Aplikasi Pelayanan Pembuatan Kartu AK....
Transcript of Aplikasi Pelayanan Pembuatan Kartu AK....
Aplikasi Pelayanan Pembuatan Kartu AK. 1
inas Tenaga Ker ja dan
DTransmigrasi (Disnakertrans)
m e r u p a k a n s a l a h s a t u
Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Lebak
yang memberikan layanan kepada masyarakat.
Salah satu bagian dari tugas pokok dan fungsi
Disnaker adalah layanan pembuatan kartu
pencari kerja atau Kartu Kuning. Pembuatan
Kartu Kuning/ Kartu Pencari Kerja sendiri
merupakan salah satu persyaratan bagi pencari
kerja dalam proses melamar pekerjaan. Kartu
Kuning tersebut tidak hanya sekedar dibutuhkan
dalam pendaftaran instansi pemerintah namun
juga perusahaan swasta.
Seiring dengan pertambahan penduduk
usia produktif Kabupaten Lebak, maka semakin
banyak pencari kerja. Berdasarkan data Laporan
Pencari Kerja Kabupaten Lebak tahun 2016,
banyaknya pencari kerja yang mendaftarkan diri
rata-rata 300 – 1.000 orang perbulan. Para
pencari kerja ini berasal dari berbagai wilayah di
seluruh Kabupaten Lebak dengan beragam latar
jenjang pendidikan dan program studi / jurusan
pendidikannya. Momentum tingginya angka
pencari kerja terjadi pada periode kelulusan
siswa SMU / SMK. Menurut data yang
dihimpun oleh Dinas Tenaga Kerja dan
Transmigrasi di tahun 2016 saja pada periode
tersebut yaitu sekitar bulan Juni-Juli mencapai
angka 3.000 orang pencari kerja. Lonjakan
angka pencari kerja juga pada momentum bulan
Ramadhan, pasca hari raya Idul Fitri ,
momentum pemberkasan CPNS dan pasca tahun
baru. Bahkan pada momen pendaftaran CPNS di
tahun 2018, tercatat sebanyak 2.097 pencari
kerja pada bulan Agustus dan September.
A. MENGAPA APLIKASI PELAYANAN PEMBUATAN AKI-1?
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
Suasana Pencari Kerja pada musim PNS dan pasca Ramdhan di Kabupaten Lebak
Terjadinya lonjakan Pendaftar Pencari Kerja
pada momentum tersebut membuat personil
aparatur Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi
harus bekerja ekstra daripada biasanya. Dengan
proses pendaftaran pencari kerja yang manual,
hampir seluruh staf Disnaker diikutsertakan
dalam pelayanan pembuatan Kartu Kuning.
Namun jumlah personil yang dimiliki tidak
seimbang dengan jumlah masyarakat yang
datang untuk mendaftar sebagai pencari kerja.
Akibatnya terdapat beberapa masyarakat yang
tidak terlayani secara maksimal. Bahkan pada
suatu waktu, terdapat masyarakat yang tidak
terlayani karena sudah terlalu banyak pendaftar
dan telah melewati batas jam kerja sehingga
tidak terlayani dan harus datang kembali di hari
berikutnya. Hal ini tentunya akan berujung pada
ketidakpuasan masyarakat terhadap pelayanan
Kartu Kuning yang dilakukan oleh Dinas Tenaga
Kerja dan Transmigrasi (Disnakertrans)
Kabupaten Lebak.
Pada sisi lain, prosedur pendaftaran pencari
k e r j a s e c a r a m a n u a l t e r s e b u t j u g a
mengakibatkan pembuatan laporan dari
database pencari kerja menjadi cukup lama.
Pembuatan laporan Informasi Pasar Kerja (IPK)
membutuhkan waktu 6 hari kerja apabila
menggunakan pendaftaran manual. Begitu pula
dengan penyusunan Laporan Pemetaan Calon
Tenaga Kerja Indonesia (CTKI) yang
membutuhkan waktu 3 hari.
Kondisi inilah yang membuat Bapak Rocky
Gumilang - staf Bidang Penempatan Perluasan
Pelatihan Tenaga Kerja dan Transmigrasi -
berfikir perlunya perubahan prosedur pada
pendaftaran Kartu Kuning. Ketika pertama kali
ditempatkan pada Disnakertrans Kabupaten
Lebak, beliau melihat fenomena pendaftaran
pencari kerja menjadi permasalahan yang perlu
dipecahkan. Bapak Rocky melihat prosedur
pendaftaran yang cukup panjang, mulai dari
pencatatan pada buku register, penulisan kartu
kuning, dan penginputan data ke komputer. Hal
ini menginspirasi beliau untuk kemudian
merancang aplikasi pendaftaran pencari kerja
berbasis Microsoft Excel dengan sistem offline.
Aplikasi Pelayanan Pembuatan Kartu AK.1
(Kartu Kuning) ini dibangun secara swadaya
oleh Disnakertrans Kabupaten Lebak dan tanpa
melibatkan bantuan pihak ketiga. Mulai dari
gagasan ide, rancangan aplikasi, dan mekanisme
kerja juga eksekusi pembuatan aplikasi
dilakukan secara mandiri oleh Dinas Tenaga
Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Lebak.
109
Aplikasi Pelayanan Pembuatan Kartu AK. 1
inas Tenaga Ker ja dan
DTransmigrasi (Disnakertrans)
m e r u p a k a n s a l a h s a t u
Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Lebak
yang memberikan layanan kepada masyarakat.
Salah satu bagian dari tugas pokok dan fungsi
Disnaker adalah layanan pembuatan kartu
pencari kerja atau Kartu Kuning. Pembuatan
Kartu Kuning/ Kartu Pencari Kerja sendiri
merupakan salah satu persyaratan bagi pencari
kerja dalam proses melamar pekerjaan. Kartu
Kuning tersebut tidak hanya sekedar dibutuhkan
dalam pendaftaran instansi pemerintah namun
juga perusahaan swasta.
Seiring dengan pertambahan penduduk
usia produktif Kabupaten Lebak, maka semakin
banyak pencari kerja. Berdasarkan data Laporan
Pencari Kerja Kabupaten Lebak tahun 2016,
banyaknya pencari kerja yang mendaftarkan diri
rata-rata 300 – 1.000 orang perbulan. Para
pencari kerja ini berasal dari berbagai wilayah di
seluruh Kabupaten Lebak dengan beragam latar
jenjang pendidikan dan program studi / jurusan
pendidikannya. Momentum tingginya angka
pencari kerja terjadi pada periode kelulusan
siswa SMU / SMK. Menurut data yang
dihimpun oleh Dinas Tenaga Kerja dan
Transmigrasi di tahun 2016 saja pada periode
tersebut yaitu sekitar bulan Juni-Juli mencapai
angka 3.000 orang pencari kerja. Lonjakan
angka pencari kerja juga pada momentum bulan
Ramadhan, pasca hari raya Idul Fitri ,
momentum pemberkasan CPNS dan pasca tahun
baru. Bahkan pada momen pendaftaran CPNS di
tahun 2018, tercatat sebanyak 2.097 pencari
kerja pada bulan Agustus dan September.
A. MENGAPA APLIKASI PELAYANAN PEMBUATAN AKI-1?
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
Suasana Pencari Kerja pada musim PNS dan pasca Ramdhan di Kabupaten Lebak
Terjadinya lonjakan Pendaftar Pencari Kerja
pada momentum tersebut membuat personil
aparatur Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi
harus bekerja ekstra daripada biasanya. Dengan
proses pendaftaran pencari kerja yang manual,
hampir seluruh staf Disnaker diikutsertakan
dalam pelayanan pembuatan Kartu Kuning.
Namun jumlah personil yang dimiliki tidak
seimbang dengan jumlah masyarakat yang
datang untuk mendaftar sebagai pencari kerja.
Akibatnya terdapat beberapa masyarakat yang
tidak terlayani secara maksimal. Bahkan pada
suatu waktu, terdapat masyarakat yang tidak
terlayani karena sudah terlalu banyak pendaftar
dan telah melewati batas jam kerja sehingga
tidak terlayani dan harus datang kembali di hari
berikutnya. Hal ini tentunya akan berujung pada
ketidakpuasan masyarakat terhadap pelayanan
Kartu Kuning yang dilakukan oleh Dinas Tenaga
Kerja dan Transmigrasi (Disnakertrans)
Kabupaten Lebak.
Pada sisi lain, prosedur pendaftaran pencari
k e r j a s e c a r a m a n u a l t e r s e b u t j u g a
mengakibatkan pembuatan laporan dari
database pencari kerja menjadi cukup lama.
Pembuatan laporan Informasi Pasar Kerja (IPK)
membutuhkan waktu 6 hari kerja apabila
menggunakan pendaftaran manual. Begitu pula
dengan penyusunan Laporan Pemetaan Calon
Tenaga Kerja Indonesia (CTKI) yang
membutuhkan waktu 3 hari.
Kondisi inilah yang membuat Bapak Rocky
Gumilang - staf Bidang Penempatan Perluasan
Pelatihan Tenaga Kerja dan Transmigrasi -
berfikir perlunya perubahan prosedur pada
pendaftaran Kartu Kuning. Ketika pertama kali
ditempatkan pada Disnakertrans Kabupaten
Lebak, beliau melihat fenomena pendaftaran
pencari kerja menjadi permasalahan yang perlu
dipecahkan. Bapak Rocky melihat prosedur
pendaftaran yang cukup panjang, mulai dari
pencatatan pada buku register, penulisan kartu
kuning, dan penginputan data ke komputer. Hal
ini menginspirasi beliau untuk kemudian
merancang aplikasi pendaftaran pencari kerja
berbasis Microsoft Excel dengan sistem offline.
Aplikasi Pelayanan Pembuatan Kartu AK.1
(Kartu Kuning) ini dibangun secara swadaya
oleh Disnakertrans Kabupaten Lebak dan tanpa
melibatkan bantuan pihak ketiga. Mulai dari
gagasan ide, rancangan aplikasi, dan mekanisme
kerja juga eksekusi pembuatan aplikasi
dilakukan secara mandiri oleh Dinas Tenaga
Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Lebak.
109
Struktur Sistem Aplikasi Pelayanan
Pembuatan Kartu AK.1 (kartu kuning) dirangkai
secara sistematis menggunakan bahasa
pemrograman Visual Basic yang diformulasi
dengan Microsoft Excel sebagai basis data, dan
juga dihubungkan dengan Microsoft Word
dalam pencetakan kartu kuning.
Penggunaan Aplikasi Pelayanan Pembuatan
Kartu AK.1 ini memiliki beberapa tujuan yang
ingin dicapai . Tujuan per tama adalah
mengurangi waktu layanan pembuatan kartu
Kuning. Selain itu dengan adanya aplikasi
pendaftaran tersebut, basis data pencari kerja
dapat terintegrasi dengan Pelaporan Informasi
Pasar Kerja (IPK) dan pemetaan Calon Tenaga
Kerja Indonesia (CTKI). Sehingga melalui
penggunaan aplikasi tersebut, diharapkan dapat
berdampak kepada pengurangan waktu
pembuatan Laporan Informasi Pasar Kerja
(IPK) dan pemetaan Calon Tenaga Kerja
Indonesia (CTKI) oleh pegawai Disnaker.
Dengan demikian, tidak hanya masyarakat
sebagai pihak penerima layanan mendapatkan
manfaat, namun juga pegawai Disnaker dalam
pengolahan data pencari kerja.
B. BERKENALAN DENGAN APLIKASI
PELAYANAN KARTU AK-1
Aplikasi Pelayanan Pembuatan Kartu AK.1
(kartu kuning) merupakan sebuah sistem
pendaftaran pencari kerja yang dikembangkan
oleh Bapak Rocky Gumilang yang merupakan
staf Bidang Penempatan Perluasan Pelatihan
Tenaga Kerja dan Transmigrasi, Disnakertrans
Kabupaten Lebak. Sejak pertama kali
ditempatkan pada Disnakrertrans, beliau merasa
kerepotan dan kewalahan setiap kali pelayanan
pembuatan Kartu Kuning. Pelayanan Kartu
Kuning nyang sebelumnya dilakukan secara
manual membuat waktu pelayanan cukup lama
dan kesulitan dalam pengolahan datanya.
Apalagi jika pada momen lulusan SMA/SMK,
setelah Hari Raya Idul Fitri, dan saat rekruitmen
CPNS dibuka. Ribuan pencari kerja dapat
menumpuk pada bulan-bulan tersebut untuk
mengantri di depan loket Disnakertrans guna
mendapatkan Kartu Kuning.
Aplikasi Pelayanan Kartu AK-1 dibuat
menggunakan Microsoft Excel (Ms. Word)
dengan bahasa pemrograman Visual Basic dan
dihubungkan dengan aplikasi Microsoft Word
(Ms. Word). Secara tampilan sebenarnya
aplikasi ini cukup sederhana untuk digunakan
karena petugas Disnakertrans hanya cukup
mengisi kolom-kolom Data Pencari Kerja.
Aplikasi ini cukup inovatif dikarenakan
menggunakan Ms. Excel sebagai database
pencari kerja. Microsoft Excel merupakan
software yang cukup dikenal luas oleh pegawai,
sehingga keputusan pembuatan aplikasi
Pelayanan Kartu AK-1 berbasis Excel dirasa
cukup tepat. Hal ini dikarenakan pengolahan
database pencari kerja akan menjadi lebih
mudah dan praktis untuk dilakukan pegawai
Disnakertrans Lebak daripada harus menginput
data dari aplikasi yang bukan berbasis Ms.
Excel.
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
Selain penggunaaan Ms. Excel terdapat
beberapa aspek kreatif dari aplikasi ini. Aspek
kreatif kedua Nampak pada pengunaan kertas
dan format baru dalam pencetakan Kartu
Kuning. Format Kar tu Kuning yang
dikembangkan oleh Disnakertrans cukup
ringkas dan hanya membutuhkan 1 sisi kertas.
Hal ini berbeda dengan format Kartu Kuning
biasanya yang tercetak pada dua (2) sisi kartu.
Kemudian terdapat perbedaan bahan
kertas dari yang biasanya digunakan. Kartu
Kuning biasanya menggunakan kertas karton
tebal berwarna kuning, tetapi Disnakertrans
Kabupaten Lebak berkreasi dengan penggunaan
kertas HVS tipis sebagai bahan pembuatan
Kartu Kuning. Hal ini dilakukan guna
mempercepat pencetakan kartu kuning melalui
aplikasi yang dibangun tanpa membutuhkan
printer dengan spesifikasi tertentu. Format dan
bahan pembuatan kartu kuning tersebut telah
disetujui oleh Disnakertrans Provinsi Banten
dan mereka sangat mendukung inovasi tersebut.
Selain itu, terdapat diskresi yang
diberikan pada aplikasi tersebut berupa
tandatangan digital pengesahan Kartu Kuning.
Sehingga petugas Kartu Kuning tidak perlu
membuat pencari kerja menunggu lama
dikarenakan petugas mengumpulkan setumpuk
kartu kuning baru diserahkan kepada pejabat
yang bersangkutan untuk menandatanganinya.
Aplikasi tersebut juga semakin inovatif
dengan penambahan SMS Gateway sebagai fitur
tambahan. Melalui SMS Gateway tersebut,
Disnakertrans Kabupaten Lebak memberikan
informasi kepada pencari kerja yang telah
mendaftar, bahwa terdapat perusahaan yang
sedang membuka lowongan dan sesuai dengan
klasifikasi pendidikan pencari kerja tersebut.
Proses otomatisasi pembuatan kartu
kuning tersebut telah memotong waktu layanan
dari sebelumnya secara manual dengan
penulisan tangan membutuhkan waktu 6 menit,
kini dapat dilakukan hanya cukup 1 menit saja.
Sebelum inovasi ini di lakukan proses
pembuatan kartu kuning secara manual harus
menempuh proses yang panjang, yakni; (a)
pencatatan buku register secara manual selama
1,5 menit, (b) penulisan data pencari kerja pada
kartu kuning selama minimal 4,5 menit, dan (c)
menunggu proses tandatangan pengesahan
Kartu Kuning yang seringkali membutuhkan
waktu yang cukup lama.
Kini setelah inovasi aplikasi AK-1
dilaksanakan, petugas kartu kuning cukup
menginput data pencari kerja melalui fotokopi
KTP dan Ijazah yang diserahkan pencari kerja
saat mendaftar di loket. Kemudian petugas dapat
mencetak kartu kuning, lalu distempel basah dan
ditempelkan pasfoto pencari kerja. Proses
tersebut telah memotong birokrasi layanan yang
sebelumnya melalui 3 langkah registrasi secara
manual menjadi cukup 2 langkah saja, yakni
menginput data ke komputer dan pencetakan
kartu kuning secara otomatis.
C. MEKANISME KERJA INOVASI
A P L I K A S I P E L A Y A N A N
PEMBUATAN KARTU AK.1
Penggunaan apl ikas i Pe layanan
Pembuatan Kartu AK.1 te lah berhasi l
memperpendek waktu layanan Kartu Kuning
dari sebelumnya minimal 6 menit menjadi
cukup 1 menit per-pemohon. Penggunaan
aplikasi berbasis Ms. Excel tersebut juga
memudahkan petugas untuk pengolahan data
dan pembuatan beberapa laporan terkait
ketenagakerjaan. Sebelum kita menguraikan
prosedur layanan Kartu Kuning melalui aplikasi
tersebut, terlebih dahulu perlu dijelaskan
mengenai fitur dan bagian yang terdapat dalam
Ms. Excel aplikasi tersebut.
1211
Struktur Sistem Aplikasi Pelayanan
Pembuatan Kartu AK.1 (kartu kuning) dirangkai
secara sistematis menggunakan bahasa
pemrograman Visual Basic yang diformulasi
dengan Microsoft Excel sebagai basis data, dan
juga dihubungkan dengan Microsoft Word
dalam pencetakan kartu kuning.
Penggunaan Aplikasi Pelayanan Pembuatan
Kartu AK.1 ini memiliki beberapa tujuan yang
ingin dicapai . Tujuan per tama adalah
mengurangi waktu layanan pembuatan kartu
Kuning. Selain itu dengan adanya aplikasi
pendaftaran tersebut, basis data pencari kerja
dapat terintegrasi dengan Pelaporan Informasi
Pasar Kerja (IPK) dan pemetaan Calon Tenaga
Kerja Indonesia (CTKI). Sehingga melalui
penggunaan aplikasi tersebut, diharapkan dapat
berdampak kepada pengurangan waktu
pembuatan Laporan Informasi Pasar Kerja
(IPK) dan pemetaan Calon Tenaga Kerja
Indonesia (CTKI) oleh pegawai Disnaker.
Dengan demikian, tidak hanya masyarakat
sebagai pihak penerima layanan mendapatkan
manfaat, namun juga pegawai Disnaker dalam
pengolahan data pencari kerja.
B. BERKENALAN DENGAN APLIKASI
PELAYANAN KARTU AK-1
Aplikasi Pelayanan Pembuatan Kartu AK.1
(kartu kuning) merupakan sebuah sistem
pendaftaran pencari kerja yang dikembangkan
oleh Bapak Rocky Gumilang yang merupakan
staf Bidang Penempatan Perluasan Pelatihan
Tenaga Kerja dan Transmigrasi, Disnakertrans
Kabupaten Lebak. Sejak pertama kali
ditempatkan pada Disnakrertrans, beliau merasa
kerepotan dan kewalahan setiap kali pelayanan
pembuatan Kartu Kuning. Pelayanan Kartu
Kuning nyang sebelumnya dilakukan secara
manual membuat waktu pelayanan cukup lama
dan kesulitan dalam pengolahan datanya.
Apalagi jika pada momen lulusan SMA/SMK,
setelah Hari Raya Idul Fitri, dan saat rekruitmen
CPNS dibuka. Ribuan pencari kerja dapat
menumpuk pada bulan-bulan tersebut untuk
mengantri di depan loket Disnakertrans guna
mendapatkan Kartu Kuning.
Aplikasi Pelayanan Kartu AK-1 dibuat
menggunakan Microsoft Excel (Ms. Word)
dengan bahasa pemrograman Visual Basic dan
dihubungkan dengan aplikasi Microsoft Word
(Ms. Word). Secara tampilan sebenarnya
aplikasi ini cukup sederhana untuk digunakan
karena petugas Disnakertrans hanya cukup
mengisi kolom-kolom Data Pencari Kerja.
Aplikasi ini cukup inovatif dikarenakan
menggunakan Ms. Excel sebagai database
pencari kerja. Microsoft Excel merupakan
software yang cukup dikenal luas oleh pegawai,
sehingga keputusan pembuatan aplikasi
Pelayanan Kartu AK-1 berbasis Excel dirasa
cukup tepat. Hal ini dikarenakan pengolahan
database pencari kerja akan menjadi lebih
mudah dan praktis untuk dilakukan pegawai
Disnakertrans Lebak daripada harus menginput
data dari aplikasi yang bukan berbasis Ms.
Excel.
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
Selain penggunaaan Ms. Excel terdapat
beberapa aspek kreatif dari aplikasi ini. Aspek
kreatif kedua Nampak pada pengunaan kertas
dan format baru dalam pencetakan Kartu
Kuning. Format Kar tu Kuning yang
dikembangkan oleh Disnakertrans cukup
ringkas dan hanya membutuhkan 1 sisi kertas.
Hal ini berbeda dengan format Kartu Kuning
biasanya yang tercetak pada dua (2) sisi kartu.
Kemudian terdapat perbedaan bahan
kertas dari yang biasanya digunakan. Kartu
Kuning biasanya menggunakan kertas karton
tebal berwarna kuning, tetapi Disnakertrans
Kabupaten Lebak berkreasi dengan penggunaan
kertas HVS tipis sebagai bahan pembuatan
Kartu Kuning. Hal ini dilakukan guna
mempercepat pencetakan kartu kuning melalui
aplikasi yang dibangun tanpa membutuhkan
printer dengan spesifikasi tertentu. Format dan
bahan pembuatan kartu kuning tersebut telah
disetujui oleh Disnakertrans Provinsi Banten
dan mereka sangat mendukung inovasi tersebut.
Selain itu, terdapat diskresi yang
diberikan pada aplikasi tersebut berupa
tandatangan digital pengesahan Kartu Kuning.
Sehingga petugas Kartu Kuning tidak perlu
membuat pencari kerja menunggu lama
dikarenakan petugas mengumpulkan setumpuk
kartu kuning baru diserahkan kepada pejabat
yang bersangkutan untuk menandatanganinya.
Aplikasi tersebut juga semakin inovatif
dengan penambahan SMS Gateway sebagai fitur
tambahan. Melalui SMS Gateway tersebut,
Disnakertrans Kabupaten Lebak memberikan
informasi kepada pencari kerja yang telah
mendaftar, bahwa terdapat perusahaan yang
sedang membuka lowongan dan sesuai dengan
klasifikasi pendidikan pencari kerja tersebut.
Proses otomatisasi pembuatan kartu
kuning tersebut telah memotong waktu layanan
dari sebelumnya secara manual dengan
penulisan tangan membutuhkan waktu 6 menit,
kini dapat dilakukan hanya cukup 1 menit saja.
Sebelum inovasi ini di lakukan proses
pembuatan kartu kuning secara manual harus
menempuh proses yang panjang, yakni; (a)
pencatatan buku register secara manual selama
1,5 menit, (b) penulisan data pencari kerja pada
kartu kuning selama minimal 4,5 menit, dan (c)
menunggu proses tandatangan pengesahan
Kartu Kuning yang seringkali membutuhkan
waktu yang cukup lama.
Kini setelah inovasi aplikasi AK-1
dilaksanakan, petugas kartu kuning cukup
menginput data pencari kerja melalui fotokopi
KTP dan Ijazah yang diserahkan pencari kerja
saat mendaftar di loket. Kemudian petugas dapat
mencetak kartu kuning, lalu distempel basah dan
ditempelkan pasfoto pencari kerja. Proses
tersebut telah memotong birokrasi layanan yang
sebelumnya melalui 3 langkah registrasi secara
manual menjadi cukup 2 langkah saja, yakni
menginput data ke komputer dan pencetakan
kartu kuning secara otomatis.
C. MEKANISME KERJA INOVASI
A P L I K A S I P E L A Y A N A N
PEMBUATAN KARTU AK.1
Penggunaan apl ikas i Pe layanan
Pembuatan Kartu AK.1 te lah berhasi l
memperpendek waktu layanan Kartu Kuning
dari sebelumnya minimal 6 menit menjadi
cukup 1 menit per-pemohon. Penggunaan
aplikasi berbasis Ms. Excel tersebut juga
memudahkan petugas untuk pengolahan data
dan pembuatan beberapa laporan terkait
ketenagakerjaan. Sebelum kita menguraikan
prosedur layanan Kartu Kuning melalui aplikasi
tersebut, terlebih dahulu perlu dijelaskan
mengenai fitur dan bagian yang terdapat dalam
Ms. Excel aplikasi tersebut.
1211
1) Fitur atau Bagian Aplikasi Pelayanan
Pembuatan Kartu AK-1
Pada aplikasi Pelayanan Kartu AK-1 ini,
terdapat terdapat setidaknya 5 sheet atau 5
bagian yang menjadi fiturnya. Sheet pertama
adalah kotak Input Data Pencari Kerja.
Setelah mendapatkan berkas ijazah dan
persyaratan yang dibawa pemohon, petugas
Disnakertrans Kabupaten Lebak memasukkan
data pencari kerja pada kotak Input Data Pencari
Kerja. Data yang dimasukkan ke dalam kotak
tersebut selanjutnya akan secara otomatis masuk
ke dalam sheet berikutnya yakni sheet Data.
Pada sheet Data tersebut, dapat
diketahui informasi detail mengenai pencari
kerja yang telah mendaftar pada Disnakertrans
Kabupaten Lebak. Informasi yang dikumpulkan
dalam sheet Data ini meliputi; Nomor Induk
Kependudukan (NIK) Pencari Kerja, tanggal
dan tempat lahir, alamat, agama, status
pernikahan, dan tingkat pendidikan terakhir
beserta nomor ijazah pencari kerja Sheet inilah
yang menjadi database keseluruhan pendaftar
Kartu Kuning Kabupaten Lebak dalam satu
tahun. Setelah informasi masuk ke dalam sheet
Data, maka selanjutnya informasi tersebut akan
otomatis terolah pada sheet Laporan Tingkat
Us ia Pencar i Ker ja . Shee t t e r s ebu t
memperlihatkan komposisi usia dan jenis
kelamin pencari kerja yang mendaftar pada
Disnakertrans Kabupaten Lebak secara time
series dari Bulan Januari hingga Desember pada
tahun yang bersangkutan.
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
Kemudian, data yang terkumpul pada Sheet
Data dan Tingkat Usia Pencari Kerja akan
berlanjut pada Sheet Rekapitulasi Tingkat
Pendidikan Pencari Kerja. Sheet ini
memperlihatkan komposisi pencari kerja
berasarkan kelompok usia dan tingkat
pendidikan terakhir yang dicapainya. Selain
itu pada sheet tersebut juga dipilah jumlah
pencari kerja berdasarkan kecamatan alamat
asalnya.
Data pada ketiga sheet sebelumnya tersebut,
yang kemudian secara otomatis menjadi data
bagi pembuatan laporan Calon Tenaga Kerja
Indonesia (CTKI) dan Resume Ikhtisar
Statistik Antar Kerja atau yang lebih sering
disebut Informasi Pasar Kerja (IPK). Sheet
keempat dalam aplikasi ini merupakan sheet
laporan CTKI, sedangkan sheet kelima
adalah sheet laporan IPK. Sheet Laporan
CTKI memuat data lengkap mengenai
pencari kerja Kabupaten Lebak yang dinilai
cukup potensial menjadi TKI. Sedangkan
pada sheet laporan IPK memuat informasi
tentang seberapa banyak pencari kerja yang
telah mendapatkan pekerjaan dan masih
menganggur, seberapa banyak pekerja yang
telah ditempatkan atau belum. Laporan
Informasi Pasar Kerja merupakan laporan
b u l a n a n y a n g w a j i b d i b u a t o l e h
Disnakertrans Kabupaten Lebak guna
memetakan informasi ketenagakerjaan
secara umum.
1413
1) Fitur atau Bagian Aplikasi Pelayanan
Pembuatan Kartu AK-1
Pada aplikasi Pelayanan Kartu AK-1 ini,
terdapat terdapat setidaknya 5 sheet atau 5
bagian yang menjadi fiturnya. Sheet pertama
adalah kotak Input Data Pencari Kerja.
Setelah mendapatkan berkas ijazah dan
persyaratan yang dibawa pemohon, petugas
Disnakertrans Kabupaten Lebak memasukkan
data pencari kerja pada kotak Input Data Pencari
Kerja. Data yang dimasukkan ke dalam kotak
tersebut selanjutnya akan secara otomatis masuk
ke dalam sheet berikutnya yakni sheet Data.
Pada sheet Data tersebut, dapat
diketahui informasi detail mengenai pencari
kerja yang telah mendaftar pada Disnakertrans
Kabupaten Lebak. Informasi yang dikumpulkan
dalam sheet Data ini meliputi; Nomor Induk
Kependudukan (NIK) Pencari Kerja, tanggal
dan tempat lahir, alamat, agama, status
pernikahan, dan tingkat pendidikan terakhir
beserta nomor ijazah pencari kerja Sheet inilah
yang menjadi database keseluruhan pendaftar
Kartu Kuning Kabupaten Lebak dalam satu
tahun. Setelah informasi masuk ke dalam sheet
Data, maka selanjutnya informasi tersebut akan
otomatis terolah pada sheet Laporan Tingkat
Us ia Pencar i Ker ja . Shee t t e r s ebu t
memperlihatkan komposisi usia dan jenis
kelamin pencari kerja yang mendaftar pada
Disnakertrans Kabupaten Lebak secara time
series dari Bulan Januari hingga Desember pada
tahun yang bersangkutan.
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
Kemudian, data yang terkumpul pada Sheet
Data dan Tingkat Usia Pencari Kerja akan
berlanjut pada Sheet Rekapitulasi Tingkat
Pendidikan Pencari Kerja. Sheet ini
memperlihatkan komposisi pencari kerja
berasarkan kelompok usia dan tingkat
pendidikan terakhir yang dicapainya. Selain
itu pada sheet tersebut juga dipilah jumlah
pencari kerja berdasarkan kecamatan alamat
asalnya.
Data pada ketiga sheet sebelumnya tersebut,
yang kemudian secara otomatis menjadi data
bagi pembuatan laporan Calon Tenaga Kerja
Indonesia (CTKI) dan Resume Ikhtisar
Statistik Antar Kerja atau yang lebih sering
disebut Informasi Pasar Kerja (IPK). Sheet
keempat dalam aplikasi ini merupakan sheet
laporan CTKI, sedangkan sheet kelima
adalah sheet laporan IPK. Sheet Laporan
CTKI memuat data lengkap mengenai
pencari kerja Kabupaten Lebak yang dinilai
cukup potensial menjadi TKI. Sedangkan
pada sheet laporan IPK memuat informasi
tentang seberapa banyak pencari kerja yang
telah mendapatkan pekerjaan dan masih
menganggur, seberapa banyak pekerja yang
telah ditempatkan atau belum. Laporan
Informasi Pasar Kerja merupakan laporan
b u l a n a n y a n g w a j i b d i b u a t o l e h
Disnakertrans Kabupaten Lebak guna
memetakan informasi ketenagakerjaan
secara umum.
1413
S a t u h a l l a i n n y a y a n g c u k u p
mempercepat layanan adalah otomatisasi
pencetakan kartu kuning. Segera setelah data
pencari kerja diinput oleh petugas melalui kotak
Input Data Pencari Kerja, maka petugas dapat
mencetak Kartu Kuning pencari kerja pada
aplikasi Ms. word yang terhubung dengan
database pada Ms. Excel. Terdapat beberapa
keunikan terkait pencetakan kartu kuning pada
Disnakertrans Kabupaten Lebak, apabila
dibandingkan dengan kondisi sebelumnya yang
bersifat manual. Pertama format Kartu Kuning
tidak seperti kartu kuning selama ini yang
berbentuk 2 sisi berisi tulisan dengan bahan
kertas khusus berwarna kuning. Pada kabupaten
Lebak mereka merubah formatnya menjadi
cukup 1 sisi dengan bahan kertas HVS berwarna
putih. Format ini telah disetujui oleh
Disnakertrans Provinsi Banten dan mereka
sangat mendukung inovasi tersebut. Kedua
mereka tidak menuliskan dengan bolpoint
secara manual pada kartu kuning, melainkan
secara otomatis dapat dicetak melalui data yang
telah diinput. Otomatisasi ini termasuk
tandatangan digital pengesahan Kartu Kuning.
Sehingga tidak perlu membuat pencari kerja
menunggu lama d ikarenakan pe tugas
mengumpulkan setumpuk kartu kuning baru
diserahkan kepada pejabat yang bersangkutan
untuk melegalisasinya.
2) P r o s e d u r L a y a n a n A p l i k a s i
Pelayanan Pembuatan Kartu AK-1
Penggunaan Apl ikas i Pelayanan
Pembuatan Kartu AK-1 telah memotong
prosedur layanan manual yang sebelumnya
dilakukan oleh Disnakertrans Kabupaten Lebak.
Terdapat beberapa langkah yang mesti dilalui
saat pelayanan masih diselenggarakan secara
manual yakni:
1. P e n c a t a t a n k e b u k u r e g i s t e r
membutuhkan waktu minimal 1,5 menit.
Proses pencatatan diawali dengan
penyerahan berkas seperti KTP dan
ijazah oleh para pencari kerja. Beberapa
item dicatat secara manual dalam buku
register antara lain; (a) nama, (b) alamat
lengkap sesuai KTP, (c) gender, (d)
jenjang pendidikan, (e) jenis kejuruan,
dan (f) tahun kelulusan.
2. Penulisan kembali data pencaker pada
k a r t u k u n i n g s e c a r a m a n u a l ,
pemasangan foto dan pengesahan
menghabiskan waktu selama 4,5 menit.
Pada saat penulisan kembali data diri
p e n c a k e r d i k a r t u p e n c a k e r
membutuhkan waktu yang lama juga
ketelitian, karena penulisan pada kartu
kuning harus jelas terbaca dan alamat
serta atribut data lainnya harus lengkap
berdasarkan dokumen yang menjadi
persyaratan. Terkadang antara data dari
dokumen ijazah dan KTP tidak sama,
disitulah perlu adanya jeda tambahan
waktu untuk mengkonfirmasi dan
verifikasi oleh pengguna layanan dan
akibatnya menambah waktu pelayanan.
Jika terjadi kesalahan penulisan di kartu
kuning, maka harus menulis kembali
data pencari kerja, pemborosan waktu
dan tenaga juga material kartu kuning itu
sendiri.
3. Proses penandatanganan pengesahan
Kartu Kuning yang telah ditulis petugas.
Proses penandatanganan seringkali
membutuhkan waktu lama dikarenakan
petugas sengaja menumpuk Kartu
K u n i n g s e b e l u m d i m i n t a k a n
t a n d a t a n g a n k e p a d a p e j a b a t
bersangkutan. Proses pengesahan ini
bisa memakan waktu lebih dari 10 menit.
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
4. Lalu, terdapat proses legalisir (stempel
basah) dan pemberian pasfoto yang
dilakukan setelah Kartu Kuning
mendapatkan tandatangan. Proses ini
bisa memakan waktu mulai dari 5 menit
atau bahkan lebih lama.
Tahapan pelayanan kartu kuning
menjadi lebih pendek melalui penggunaan
aplikasi, antara lain;
1. Proses pendaftaran tidak lagi dilakukan
secara manual ke dalam buku register,
namun cukup input ke dalam aplikasi.
Proses pengisian data pencari kerja
dilakukan oleh petugas pada sheet
pertama Ms. Excel yakni kotak Input
Data Pencari Kerja . Proses ini
membutuhkan waktu yang lebih cepat
daripada sebelumnya yakni cukup 20
detik.
2. Pada sebelumnya proses pencetakan
dilakukan secara manual dengan
menulis ulang data yang terdapat pada
buku register ke dalam Kartu Kuning.
Setelah menggunakan aplikasi, petugas
cukup mencetak dari data yang telah
diinput sebelumnya pada kota Input
Data Pencari Kerja. Proses pencetakan
ini hanya membutuhkan waktu sebanyak
1 - 3 d e t i k . P a d a t a h a p i n i ,
penandatanganan dilakukan secara
digital dan tidak perlu lagi menunggu
mendapat pengesahan dari pejabat yang
berwenang.
3. Setelah Kartu Kuning dicetak dan
ditandangani, petugas Disnakertrans
Kabupaten Lebak cukup menempelkan
pasfoto dan memberikan stempel pada
kartu kuning yang telah tercetak. Proses
penempelan pasfoto dan stempel ini
dilakukan dalam waktu kurang lebih 7
detik.
Proses pendaftaran dengan aplikasi
otomatis ini bisa dilakukan dengan lebih cepat
daripada secara manual. Terjadi pengurangan
waktu layanan yang cukup signifikan dari yang
sebelumnya 6 menit menjadi cukup 30 detik.
Setelah dilakukan inovasi, terdapat
beberapa perubahan dan manfaat yang dapat
dirasakan oleh petugas layanan Kartu Kuning
antara lain:
1. Tidak memerlukan pencatatan di buku
register, dengan menghilangkan satu
point pekerjaan berulang-ulang yang
tidak perlu. Hal ini dapat meningkatkan
efisiensi waktu dan kertas serta tenaga.
Petugas Disnakertrans Lebak membuka data pada Buku Register
Petugas menuliskan kembali data pencarikerja di Buku Register pada kartu kuning.
1615
S a t u h a l l a i n n y a y a n g c u k u p
mempercepat layanan adalah otomatisasi
pencetakan kartu kuning. Segera setelah data
pencari kerja diinput oleh petugas melalui kotak
Input Data Pencari Kerja, maka petugas dapat
mencetak Kartu Kuning pencari kerja pada
aplikasi Ms. word yang terhubung dengan
database pada Ms. Excel. Terdapat beberapa
keunikan terkait pencetakan kartu kuning pada
Disnakertrans Kabupaten Lebak, apabila
dibandingkan dengan kondisi sebelumnya yang
bersifat manual. Pertama format Kartu Kuning
tidak seperti kartu kuning selama ini yang
berbentuk 2 sisi berisi tulisan dengan bahan
kertas khusus berwarna kuning. Pada kabupaten
Lebak mereka merubah formatnya menjadi
cukup 1 sisi dengan bahan kertas HVS berwarna
putih. Format ini telah disetujui oleh
Disnakertrans Provinsi Banten dan mereka
sangat mendukung inovasi tersebut. Kedua
mereka tidak menuliskan dengan bolpoint
secara manual pada kartu kuning, melainkan
secara otomatis dapat dicetak melalui data yang
telah diinput. Otomatisasi ini termasuk
tandatangan digital pengesahan Kartu Kuning.
Sehingga tidak perlu membuat pencari kerja
menunggu lama d ikarenakan pe tugas
mengumpulkan setumpuk kartu kuning baru
diserahkan kepada pejabat yang bersangkutan
untuk melegalisasinya.
2) P r o s e d u r L a y a n a n A p l i k a s i
Pelayanan Pembuatan Kartu AK-1
Penggunaan Apl ikas i Pelayanan
Pembuatan Kartu AK-1 telah memotong
prosedur layanan manual yang sebelumnya
dilakukan oleh Disnakertrans Kabupaten Lebak.
Terdapat beberapa langkah yang mesti dilalui
saat pelayanan masih diselenggarakan secara
manual yakni:
1. P e n c a t a t a n k e b u k u r e g i s t e r
membutuhkan waktu minimal 1,5 menit.
Proses pencatatan diawali dengan
penyerahan berkas seperti KTP dan
ijazah oleh para pencari kerja. Beberapa
item dicatat secara manual dalam buku
register antara lain; (a) nama, (b) alamat
lengkap sesuai KTP, (c) gender, (d)
jenjang pendidikan, (e) jenis kejuruan,
dan (f) tahun kelulusan.
2. Penulisan kembali data pencaker pada
k a r t u k u n i n g s e c a r a m a n u a l ,
pemasangan foto dan pengesahan
menghabiskan waktu selama 4,5 menit.
Pada saat penulisan kembali data diri
p e n c a k e r d i k a r t u p e n c a k e r
membutuhkan waktu yang lama juga
ketelitian, karena penulisan pada kartu
kuning harus jelas terbaca dan alamat
serta atribut data lainnya harus lengkap
berdasarkan dokumen yang menjadi
persyaratan. Terkadang antara data dari
dokumen ijazah dan KTP tidak sama,
disitulah perlu adanya jeda tambahan
waktu untuk mengkonfirmasi dan
verifikasi oleh pengguna layanan dan
akibatnya menambah waktu pelayanan.
Jika terjadi kesalahan penulisan di kartu
kuning, maka harus menulis kembali
data pencari kerja, pemborosan waktu
dan tenaga juga material kartu kuning itu
sendiri.
3. Proses penandatanganan pengesahan
Kartu Kuning yang telah ditulis petugas.
Proses penandatanganan seringkali
membutuhkan waktu lama dikarenakan
petugas sengaja menumpuk Kartu
K u n i n g s e b e l u m d i m i n t a k a n
t a n d a t a n g a n k e p a d a p e j a b a t
bersangkutan. Proses pengesahan ini
bisa memakan waktu lebih dari 10 menit.
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
4. Lalu, terdapat proses legalisir (stempel
basah) dan pemberian pasfoto yang
dilakukan setelah Kartu Kuning
mendapatkan tandatangan. Proses ini
bisa memakan waktu mulai dari 5 menit
atau bahkan lebih lama.
Tahapan pelayanan kartu kuning
menjadi lebih pendek melalui penggunaan
aplikasi, antara lain;
1. Proses pendaftaran tidak lagi dilakukan
secara manual ke dalam buku register,
namun cukup input ke dalam aplikasi.
Proses pengisian data pencari kerja
dilakukan oleh petugas pada sheet
pertama Ms. Excel yakni kotak Input
Data Pencari Kerja . Proses ini
membutuhkan waktu yang lebih cepat
daripada sebelumnya yakni cukup 20
detik.
2. Pada sebelumnya proses pencetakan
dilakukan secara manual dengan
menulis ulang data yang terdapat pada
buku register ke dalam Kartu Kuning.
Setelah menggunakan aplikasi, petugas
cukup mencetak dari data yang telah
diinput sebelumnya pada kota Input
Data Pencari Kerja. Proses pencetakan
ini hanya membutuhkan waktu sebanyak
1 - 3 d e t i k . P a d a t a h a p i n i ,
penandatanganan dilakukan secara
digital dan tidak perlu lagi menunggu
mendapat pengesahan dari pejabat yang
berwenang.
3. Setelah Kartu Kuning dicetak dan
ditandangani, petugas Disnakertrans
Kabupaten Lebak cukup menempelkan
pasfoto dan memberikan stempel pada
kartu kuning yang telah tercetak. Proses
penempelan pasfoto dan stempel ini
dilakukan dalam waktu kurang lebih 7
detik.
Proses pendaftaran dengan aplikasi
otomatis ini bisa dilakukan dengan lebih cepat
daripada secara manual. Terjadi pengurangan
waktu layanan yang cukup signifikan dari yang
sebelumnya 6 menit menjadi cukup 30 detik.
Setelah dilakukan inovasi, terdapat
beberapa perubahan dan manfaat yang dapat
dirasakan oleh petugas layanan Kartu Kuning
antara lain:
1. Tidak memerlukan pencatatan di buku
register, dengan menghilangkan satu
point pekerjaan berulang-ulang yang
tidak perlu. Hal ini dapat meningkatkan
efisiensi waktu dan kertas serta tenaga.
Petugas Disnakertrans Lebak membuka data pada Buku Register
Petugas menuliskan kembali data pencarikerja di Buku Register pada kartu kuning.
1615
2. Waktu layanan berkurang dari 6 menit
men jad i cukup 30 de t ik . P roses
penginputan data pencari kerja secara
komputerisasi, print out kartu kuning
sampai pemasangan foto dan pengesahan
hanya menghabiskan waktu selama 30
detik. Penginputan data pencari kerja
hanya dilakukan satu kali dan data
tersebut bisa dikembangkan untuk
berbagai keperluan pelaporan.
3. Proses revisi data pencari kerja yang
cukup praktis. Jika ada revisi data, kini
petugas tidak harus menulis kembali di
kartu kuning, tetapi cukup diedit pada
lembar kerja/ worksheet.
4. Sistem pengolahan data secara otomatis.
Tidak ada penginputan raw data kembali
pasca terbuatnya kartu kuning, karena
penginputan data pencari kerja sudah
dilakukan diawal dan otomatis diolah
menjadi data laporan. Sehingga proses
input data tidak perlu dilakukan berulang.
Melalui penggunaan Aplikasi pelayanan
pembuatan AK-1, proses pendataan dan
pembuatan Laporan Informasi Pasar
Kerja (IPK) hanya membutuhkan waktu
30 menit daripada sebelumnya yang
membutuhkan waktu 7 hari kerja.
Lamanya proses pembuatan tersebut
d i k a r e n a k a n p e t u g a s h a r u s
menguraikanklasifikasi data per lokasi
kecamatan, jenis kelamin, status dan umur
pencaker, jenis pendidikan dan tahun
kelulusan. Sedangkan untuk pembuatan
Laporan Calon Tenaga Kerja Indonesia
(CTKI), dapat direduksi menjadi 30 menit
daripada sebelumnya yang masih
dilaksanakan secara manual dengan
pengetikan biasa, dan menghabiskan
waktu sebanyak 3 hari kerja.
Petugas Disnakertrans Lebak menginput data pencari kerja pada kota Input Data Pencari Kerja
Setelah data diinput, petugas mencetak kartukuning pemohon dan menempelkan pasfoto serta menstempelnya.
Tampilan Kartu Kuning yang telah disahkan
Pelayanan Kartu Kuning menggunakan
Aplikasi
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
5. Jika sebelumnya terjadi kesalahan penulisan di kartu kuning, maka petugas harus menulis kembali data pencari kerja, pemborosan waktu dan tenaga juga material kartu kuning itu sendiri.
6. Pemenuhan kebutuhan logistik kartu pencaker harus di cetak melalui percetakan atau pihak ketiga. Kini dengan penggunaan kertas HV sebagai bahan pembuatan kartu kuning, maka Disnakertrans Lebak tidak memerlukan pengadaan pihak ketiga. Efisiensi biaya dapat dicapai melalui penggunaan aplikasi tersebut.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa manfaat penggunaan aplikasi tidak hanya dirasakan pencari kerja sebagai penerima layanan pembuatan kartu kuning oleh Disnakertrans Lebak namun juga para petugas. Melalui aplikasi ini, terjadi efisensi biaya pembuatan kartu kuning dan waktu penyusunan laporan
D. SEJARAH PEMBUATAN APLIKASI AK-1 KABUPATEN LEBAK (Mekanisme Inovasinya)
Aplikasi Pelayanan Pembuatan Kartu AK.1 (kartu kuning) merupakan sebuah sistem pendaftaran pencari kerja yang dikembangkan oleh Bapak Rocky Gumilang yang merupakan staf Bidang Penempatan Perluasan Pelatihan Tenaga Kerja dan Transmigrasi, Disnakertrans Kabupaten Lebak. Sejak pertama kali ditempatkan pada Disnakrertrans pada bulan Februari 2016, beliau merasa kerepotan dan kewalahan setiap kali pelayanan pembuatan Kartu Kuning. Pelayanan Kartu Kuning yang sebelumnya dilakukan secara manual membuat waktu pelayanan cukup lama dan kesulitan dalam pengolahan datanya. Apalagi jika pada momen lulusan SMA/SMK, setelah Hari Raya Idul Fitri, dan saat rekruitmen CPNS dibuka. Ribuan pencari kerja dapat menumpuk pada bulan-bulan tersebut untuk mengantri di depan loket Disnakertrans guna mendapatkan Kartu
Kuning.
Beliau berfikir bahwa pencatatan kartu kuning bisa lebih dipermudah apabila menggunakan aplikasi sederhana yang dapat dipakai oleh orang awam seperti Microsoft Excel. Melalui penggunaan Microsoft Excel sekaligus untuk penciptaan dan pengolahan database tenaga kerja. Beliau kemudian mencari tutorial bagaimana membuat aplikasi berbasis Microsoft Excel yang terdapat di youtube. Beliau mulai belajar mengenai source code, kode-kodenya dan perintah-perintah dalam pembuatan apl ikasi . Bel iau kemudian menentukan menu-menu, form-form, dan laporan apa saja yang akan secara otomatis dihasilkan dari aplikasi tersebut. Beliau mengidentifikasi perlunya otomatisasi laporan Calon Tenaga Kerja Indonesia dan Informasi Pasar Kerja yang dihasilkan melalui aplikasi layanan pembuatan AK-1. Beliau kemudian mulai merancang aplikasi tersebut di awal tahun 2016.
Beliau menyampaikan ide mengenai aplikasi yang tengah dibangun tersebut, kepada Bapak Yono, Kepala Bidang Penempatan Perluasan Pelatihan Tenaga Kerja dan Transmigrasi dan Bpk. H. Maman Suparman, S.ST., M.Si. selaku Kepala Disnakertrans Lebak pada tahun 2016. Keduanya menyambut dengan antusias ide Bapak Rocky dalam pembuatan aplikasi tersebut. Keduanya sangat mensupport pembuatan aplikasi tersebut selama mampu memudahkan pekerjaan pegawai.
Pada bulan Juli dan Agustus 2016, prototype aplikasi diujicoba ketika terdapat banyak pencari kerja. Saat momen yang sama juga terdapat permintaan dari perusahaan swasta yang membutuhkan data khusus terkait pencari kerja. Pada bulan-bulan terakhir 2016, Bapak Rocky terus merevisi prototype aplikasi dengan sesuai dengan permintaan pencari kerja dan perusahaan pemberi kerja. Hingga pada akhirnya di awal tahun 2017, aplikasi tersebut dapat berjalan sepenuhnya.
1817
2. Waktu layanan berkurang dari 6 menit
men jad i cukup 30 de t ik . P roses
penginputan data pencari kerja secara
komputerisasi, print out kartu kuning
sampai pemasangan foto dan pengesahan
hanya menghabiskan waktu selama 30
detik. Penginputan data pencari kerja
hanya dilakukan satu kali dan data
tersebut bisa dikembangkan untuk
berbagai keperluan pelaporan.
3. Proses revisi data pencari kerja yang
cukup praktis. Jika ada revisi data, kini
petugas tidak harus menulis kembali di
kartu kuning, tetapi cukup diedit pada
lembar kerja/ worksheet.
4. Sistem pengolahan data secara otomatis.
Tidak ada penginputan raw data kembali
pasca terbuatnya kartu kuning, karena
penginputan data pencari kerja sudah
dilakukan diawal dan otomatis diolah
menjadi data laporan. Sehingga proses
input data tidak perlu dilakukan berulang.
Melalui penggunaan Aplikasi pelayanan
pembuatan AK-1, proses pendataan dan
pembuatan Laporan Informasi Pasar
Kerja (IPK) hanya membutuhkan waktu
30 menit daripada sebelumnya yang
membutuhkan waktu 7 hari kerja.
Lamanya proses pembuatan tersebut
d i k a r e n a k a n p e t u g a s h a r u s
menguraikanklasifikasi data per lokasi
kecamatan, jenis kelamin, status dan umur
pencaker, jenis pendidikan dan tahun
kelulusan. Sedangkan untuk pembuatan
Laporan Calon Tenaga Kerja Indonesia
(CTKI), dapat direduksi menjadi 30 menit
daripada sebelumnya yang masih
dilaksanakan secara manual dengan
pengetikan biasa, dan menghabiskan
waktu sebanyak 3 hari kerja.
Petugas Disnakertrans Lebak menginput data pencari kerja pada kota Input Data Pencari Kerja
Setelah data diinput, petugas mencetak kartukuning pemohon dan menempelkan pasfoto serta menstempelnya.
Tampilan Kartu Kuning yang telah disahkan
Pelayanan Kartu Kuning menggunakan
Aplikasi
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
5. Jika sebelumnya terjadi kesalahan penulisan di kartu kuning, maka petugas harus menulis kembali data pencari kerja, pemborosan waktu dan tenaga juga material kartu kuning itu sendiri.
6. Pemenuhan kebutuhan logistik kartu pencaker harus di cetak melalui percetakan atau pihak ketiga. Kini dengan penggunaan kertas HV sebagai bahan pembuatan kartu kuning, maka Disnakertrans Lebak tidak memerlukan pengadaan pihak ketiga. Efisiensi biaya dapat dicapai melalui penggunaan aplikasi tersebut.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa manfaat penggunaan aplikasi tidak hanya dirasakan pencari kerja sebagai penerima layanan pembuatan kartu kuning oleh Disnakertrans Lebak namun juga para petugas. Melalui aplikasi ini, terjadi efisensi biaya pembuatan kartu kuning dan waktu penyusunan laporan
D. SEJARAH PEMBUATAN APLIKASI AK-1 KABUPATEN LEBAK (Mekanisme Inovasinya)
Aplikasi Pelayanan Pembuatan Kartu AK.1 (kartu kuning) merupakan sebuah sistem pendaftaran pencari kerja yang dikembangkan oleh Bapak Rocky Gumilang yang merupakan staf Bidang Penempatan Perluasan Pelatihan Tenaga Kerja dan Transmigrasi, Disnakertrans Kabupaten Lebak. Sejak pertama kali ditempatkan pada Disnakrertrans pada bulan Februari 2016, beliau merasa kerepotan dan kewalahan setiap kali pelayanan pembuatan Kartu Kuning. Pelayanan Kartu Kuning yang sebelumnya dilakukan secara manual membuat waktu pelayanan cukup lama dan kesulitan dalam pengolahan datanya. Apalagi jika pada momen lulusan SMA/SMK, setelah Hari Raya Idul Fitri, dan saat rekruitmen CPNS dibuka. Ribuan pencari kerja dapat menumpuk pada bulan-bulan tersebut untuk mengantri di depan loket Disnakertrans guna mendapatkan Kartu
Kuning.
Beliau berfikir bahwa pencatatan kartu kuning bisa lebih dipermudah apabila menggunakan aplikasi sederhana yang dapat dipakai oleh orang awam seperti Microsoft Excel. Melalui penggunaan Microsoft Excel sekaligus untuk penciptaan dan pengolahan database tenaga kerja. Beliau kemudian mencari tutorial bagaimana membuat aplikasi berbasis Microsoft Excel yang terdapat di youtube. Beliau mulai belajar mengenai source code, kode-kodenya dan perintah-perintah dalam pembuatan apl ikasi . Bel iau kemudian menentukan menu-menu, form-form, dan laporan apa saja yang akan secara otomatis dihasilkan dari aplikasi tersebut. Beliau mengidentifikasi perlunya otomatisasi laporan Calon Tenaga Kerja Indonesia dan Informasi Pasar Kerja yang dihasilkan melalui aplikasi layanan pembuatan AK-1. Beliau kemudian mulai merancang aplikasi tersebut di awal tahun 2016.
Beliau menyampaikan ide mengenai aplikasi yang tengah dibangun tersebut, kepada Bapak Yono, Kepala Bidang Penempatan Perluasan Pelatihan Tenaga Kerja dan Transmigrasi dan Bpk. H. Maman Suparman, S.ST., M.Si. selaku Kepala Disnakertrans Lebak pada tahun 2016. Keduanya menyambut dengan antusias ide Bapak Rocky dalam pembuatan aplikasi tersebut. Keduanya sangat mensupport pembuatan aplikasi tersebut selama mampu memudahkan pekerjaan pegawai.
Pada bulan Juli dan Agustus 2016, prototype aplikasi diujicoba ketika terdapat banyak pencari kerja. Saat momen yang sama juga terdapat permintaan dari perusahaan swasta yang membutuhkan data khusus terkait pencari kerja. Pada bulan-bulan terakhir 2016, Bapak Rocky terus merevisi prototype aplikasi dengan sesuai dengan permintaan pencari kerja dan perusahaan pemberi kerja. Hingga pada akhirnya di awal tahun 2017, aplikasi tersebut dapat berjalan sepenuhnya.
1817
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
Pembenahan layanan Kartu Kuning (AK-1) tersebut tidak berhenti pada pembuatan aplikasi. Pada tahun 2017, dibuat kembali fitur tambahan dari Aplikasi Pelayanan Pembuatan AKI-1 yakni SMS Gateway. Melalui fitur ini, para pencari kerja mendapatkan informasi dari Disnakertrans Lebak, apabila terdapat perusahaan yang menawarkan lowongan kerja. Namun mengingat aplikasi pembuatan layanan AK-1 berbasis Excel, fitur SMS Gateway dilakukan secara manual sesuai database pencari kerja . Aplikasi dan SMS Gateway ini rencananya akan dikembangkan lebih lanjut oleh bapak Rocky Gemilang di tahun 2019 menjadi aplikasi online dan otomatis.
E. KESIMPULAN DAN LESSON LEARNED
Aplikasi Pelayanan Pembuatan AKI-1 merupakan sebuah inovasi yang berupaya memperbaiki proses layanan pembuatan kartu kuning pada Disnakertrans Kabupaten Lebak. Inovasi tersebut telah memperpendek prosedur layanan dari 3 langkah pendaftaran menjadi cukup 2 langkah saja. Selain itu inovasi ini berdampak kepada pengurangan waktu layanan kartu kuning dari semula 6 menit menjadi cukup 30 detik. Selain itu inovasi ini bertujuan untuk mempercepat proses penyusunan laporan k e t e n a g a k e r j a a n seperti Laporan Calon T e n a g a K e r j a Indonesia (CTKI) dan Laporan Informasi Pasar Kerja (IPK). Proses penyusunan Laporan CTKI dan IPK dapat dikurangi dari semula 7 dan 3 hari menjadi cukup 30 menit. Di luar hal t e r s e b u t , D i s n a k e r t r a n s Kabupaten Lebak juga
menghemat biaya pengadaan kartu kuning dari sebelumnya menggunakan pihak ketiga menjadi cukup menggunakan kertas HVS.
Dari beberapa fakta tersebut dapat disimpulkan bahwa inovasi ini memberikan beberapa dampak yang secara ringkas dapat dilihat pada tabel berikut.
Aplikasi ini juga menunjukkan kepada kita bahwa inovasi tidak selalu berbiaya mahal dan menggunakan bantuan pihak ketiga. Pembuatan aplikasi layanan pembuatan AK-1 oleh Bapak Rocky Gemilang ini cukup dengan penggunaan Microsoft Excel dengan bahasa pemrograman Visual Basic. Penggunaan Microsoft Excel juga menunjukkan bahwa inovasi berbentuk teknologi informasi tidak selalu menggunakan aplikasi yang baru namun cukup dengan aplikasi yang lumrah diketahui oleh masyarakat. Upaya Bapak Rocky dalam mempelajari pembuatan aplikasi melalui tutorial yang tersebar di dunia maya menunjukkan bahwa selama terdapat kemauan keras, inovasi dapat dilaksanakan dengan efisiensi biaya. Namun dengan syarat bahwa sang innovator diberikan keleluasaan waktu untuk berfikir kreatif dan merancang inovasi yang digagas dan mendapat dukungan penuh dari atasan seperti yang telah diutarakan Bapak Rocky.
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
A. Latar Belakang
Hadirnya Undang-Undang No.6 Tahun
2014 tentang Desa, telah menempatkan desa
sebagai ujung tombak dalam pembangunan dan
peningkatan kesejahteraan masyarakat. Desa telah
diberikan kewenangan dan sumber dana yang
memadai agar dapat mengelola potensi yang
dimiliki, guna meningkatkan ekonomi dan
kesejahtaraan masyarakat. Dalam pelaksanaannya,
s e t i a p t a h u n P e m e r i n t a h P u s a t t e l a h
menganggarkan Dana Desa yang cukup besar
untuk diberikan kepada Desa (berjumlah 72.944
Desa), dimana hal ini telah berjalan sejak Tahun
2015 lalu.
Berdasarkan data di tahun 2015, Dana Desa
telah dianggarkan sebesar Rp 20,7 triliun, dengan
rata-rata setiap desa mendapatkan alokasi sebesar
Rp 280 juta. Pada tahun 2016, anggaran Dana Desa
meningkat menjadi Rp 46,98 triliun dengan rata-
rata setiap desa sebesar Rp 628 juta, dan hingga di
tahun 2017 kembali meningkat anggaran Dana
Desa menjadi Rp 60 Triliun dengan rata-rata setiap
desa sebesar Rp 800 juta. Selama tiga tahun
pelaksanaan, telah dilakukan evaluasi terhadap
penggunaan Dana Desa in i , yang te lah
menghasilkan bukti berupa sarana/prasarana yang
bermanfaat bagi masyarakat, antara lain berupa
terbangunnya lebih dari 95,2 ribu kilometer jalan
desa; 914 ribu meter jembatan; 22.616 unit
sambungan air bersih; 2.201 unit tambatan perahu;
14.957 unit PAUD; 4.004 unit Polindes; 19.485
unit sumur; 3.106 pasar desa; 103.405 unit drainase
dan irigasi; 10.964 unit Posyandu; dan 1.338 unit
embung dalam periode 2015-2016.
KADE (Klinik KonsultasiDana Desa)
1
Kementerian Keuangan RI. Buku Pintar Dana Desa. Jakarta: Kementerin Keuangan RI. Hal. iv.1
2019