APLIKASI ARSIP DIGITAL BERBASIS WEB (STUDI KASUS : …

30

E-ISSN : 2541 – 2469

P-ISSN : 2355 – 7958

JURNAL J – CLICK Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika

Vol. 4 No. 1 Juli 2017

APLIKASI ARSIP DIGITAL BERBASIS WEB (STUDI KASUS : DINAS

ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SAWAHLUNTO)

Imam Gunawan1), Ni’mah Sofyan Redha2), Raja Ayu Mahessya3), Ikhsan4)

1,2 Sistem Informasi, STMIK Jayanusa, Jl. Olo Ladang No. 1 Padang

email: [email protected], [email protected] 3Ilmu Komputer, UPI “YPTK”, Jl. Raya Lubeg padang

email: [email protected] 4Manajemen Informatika, AMIK Jayanusa, Jl. Olo Ladang No.1 Padang

email: [email protected]

Abstract

The purpose of the authors in conducting this study is to determine the problems faced by the Office Archives

and Regional Library Sawahlunto in managing the archive data collection and also to produce Digital Archive

Applications, which can inform and manage the collection of archives via the Internet network. The study was

conducted at the Office of Archives and Regional Library of Sawahlunto for three months over two weeks using

research methodology such as Field Research, Library Research and Laboratory Research. This research

produces digital archive application designed by using Codeigniter framework and MySQL database. This

application is web-based in order to make it easier for users to access archives whenever and wherever. The

conclusion of this research can facilitate the staff of Archives and Library Service in managing and grouping

incoming archives so easy in search. In addition, it can avoid missing and damaged archives and facilitate

SKPD users / staff in accessing the archives without being limited by time and space.

Keywords: Digital Archive, CodeIngniter, Web

Abstrak

Tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui permasalah yang dihadapi oleh Dinas

Arsip dan Perpustakaan Daerah Sawahlunto dalam mengelola koleksi data arsip dan juga untuk menghasilkan

Aplikasi Arsip Digital, yang dapat menginformasikan dan mengelola koleksi arsip melalui jaringan internet.

Penelitian dilakukan pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Sawahlunto selama tiga bulan lebih dua

minggu dengan menggunakan metodoligi penelitian seperti Field Research (Penelitian Lapangan), Penelitian

Perpustakaan(Library Research) dan Laboratory Research (Penelitian Laboratorium ). Penelitian ini

menghasilkan aplikasi arsip digital yang dirancang dengan menggunakan framework Codeigniter dan database

MySQL. Aplikasi ini berbasis web agar dapat memudahkan pengguna untuk mengakses arsip kapanpun dan

dimanapun. Kesimpulan dari penelitian ini dapat mempermudah pegawai Dinas Arsip dan Perpustakaan dalam

mengelola dan mengelompokkan arsip-arsip yang masuk sehingga mudah dalam pencarian. Selain itu dapat

menghindari arsip yang hilang dan rusak serta mempermudah pengguna/pegawai SKPD dalam mengakses

arsip tanpa dibatasi ruanng dan waktu.

Kata Kunci: Arsip Digital, CodeIngniter, Web

mailto:[email protected]




31

E-ISSN : 2541 – 2469

P-ISSN : 2355 – 7958



PENDAHULUAN

Berawal dari kemunculan internet di era

teknologi yang semakin berkembang membuat

lembaga pengarsipan, baik lembaga

pemerintah dan swasta mulai gencar dalam

mengembangan aplikasi digital (digital

application) di instansi. Internet memberikan

jalan yang mudah untuk mendistribusikan

informasi kepada masyarakat luas tanpa harus

melalui proses yang panjang. Proses yang

panjang pada pengarsipan saat ini, masyarakat

harus datang langsung ke Dinas Arsip dan

Perpustakaan Daerah dan bertanya kepada

petugas terlebih dahulu tentang arsip yang

dibutuhkan, setelah itu petugas melakukan

pencarian koleksi arsip yang tersedia.

Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009,

pengertian arsip yaitu: “Rekaman kegiatan

atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi

informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, pemerintahan

daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,

dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat dan bernegara”. (Rifauddin,

2016)

Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah

Sawahlunto merupakan badan pengelola arsip

daerah yang sangat penting keberadaannya

bagi masyarakat Sawahlunto sebagai pusat

referensi arsip dan juga faktor penting di dalam

penunjang transformasi antara sumber ilmu

(koleksi) dengan pencari ilmu (pengunjung).


Sawahlunto sampai saat ini

memiliki ribuan arsipyang terdiri dari data

aktif, data dinamis, data statis, data film, data

foto, data surat serta data peminjaman arsip.


Kota Sawahlunto merupakan salah satu kantor

yang bertugas memberikan layanan kepada

semua lapisan unit kerja. Para pengguna

kearsipan tersebut pada umumnya adalah

satuan kerja perangkat daerah (SKPD) Kota

Sawahlunto. Oleh sebab itu, Dinas Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Sawahlunto harus

dapat memberikan layanan secara optimal

dengan cara mengetahui keinginan dan

kebutuhan pengguna kearsipan. Namun pada

kenyataannya di Kantor Dinas Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Sawahlunto masih

terdapat kerusakan dan hilang pada arsipnya.

Hal ini dapat dilihat dari banyaknya debu yang

menempel pada rak arsip, sampul folder arsip

yang sudah rusak, robek, hilang saat

penyimpanan dan kotor karena sering

dipegang oleh tangan manusia.

Selain itu dalam proses pemeliharaan

dan penyimpanan arsip tidak berjalan dengan

lancar karena arsip yang yang selama ini

disimpan selalu bercampur. Padahal Kantor

Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Sawahlunto didirikan dengan tujuan, yaitu

untuk tempat menyimpan arsip dari setiap

instansi yang ada di Kota Sawahlunto.

Seharusnya instansi yang ada di Kota

Sawahlunto, yang akan memanfaatkan Dinas

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Sawahluntosebagai depo arsip,

mengklasifikasi terlebih dahulu arsip-arsipnya

sebelum diserahkan ke Kantor Dinas Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Sawahlunto.

Diharapkan adanya suatu aplikasi digital

yang dapat memanajemen arsip. Manajemen

arsipdalam hal ini adalah penciptaan arsip atau

pendataan arsip, penyimpanan, pencarian

arsip, danpenyusutan arsip. Karena belum

adanya pendataan arsip sebelumnya dan arsip

yang tersebar pada berbagai unit, dibutuhkan

pengkategorian arsip atau pengelompokan per

unit agar tidak membuat kesulitan pegawai

dalam pencarian.

32

E-ISSN : 2541 – 2469

P-ISSN : 2355 – 7958



Web dapat diartiakan sebagai kumpulan

halaman yang menampilkan informasi data

teks, data gambar diam atau gerak, suara, video

dana tau gabungan dari semuanya, baik yang

bersifat statis maupun dinamis yang

membentuk suatu rangkaian bangunan yang

saling terkait dimana masing-masing

dihubungkan dengan jaringan-jaringan

halaman (hyperlink). (Septima Riyadi,

Retnandi, & Deddy, 2012)

METODE PENELITIAN

Dalam proses penelitian ini, Metode

pengerjaan Aplikasi Arsip Digital

digambarkan dalam bagan berikut :

Gambar 1. Metode Penelitian

1. Field Research (PenelitianLapangan)

Yaitu melakukan observasi langsung ke


Sawahlunto, baik melalui wawancara

langsung dengan arsiparis, user skpd,

pimpinan dinas dan pihak lainnya yang

berkaitan dengan penelitian.

2. Penelitian Perpustakaan (Library

Research). Yaitu penelitian yang

dilakukan dengan mengumpulkan data

dan bahan bacaan dari perpustakaan

maupun dari media internet, yang

berhubungan dengan bahan penelitian

yang membantu menyelesaikan

permasalahan yang sedang di hadapi.

3. Laboratory Research (Penelitian

Laboratorium). Yaitu penelitian yang

dilakukan di laboratorium komputer

dalam merancang program dan menyusun

laporan, dengan menggunakan perangkat

lunak(software) dan perangkat

keras(hardware).

HASIL DAN PEMBAHASAN

Gambaran Umum Sistem

Aplikasi Arsip Digital adalah kumpulan

prosedur–prosedur maupun cara pengolahan

harian arsip secara logis dan sistematis dengan

menggunakan abjad, numerik/nomor, huruf

ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai

identitas, bersifat manajerial dan kegiatan

strategi untuk dijadikan bahan referensi (dalam

organisasi) guna mencapai suatu tujuan yaitu

menyajikan informasi pada organisasi

tersebut.

Sistem yang berjalan saat ini dirasa

kurang efektif. Pengarsipan yang dilakukan

masih manual degan menulis dibuku arsip dan

belum tersimpan dengan baik. Ketika arsip

dibutuhkan atau dicari untuk dijadikan bahan

referensi dalam pengambilan keputusan,

arsiparis harus mencari kumpulan arsip yang

ada. Arsip yang seharusnya terpusat dan bisa

ditemukan lebih cepat saat akan dibutuhkan

atau diperlukan, pada sistem pengarsipan yang

ada di Dinas Arsip daerah Kota Swahalunto

saat ini belum tertata secara sistematis. Untuk

keamanan arsip juga dirasa belum aman,

karena arsip manual hanya disimpan dan tidak

adanya sistem kontrol.

Analisis Kebutuhan

Analisis kebutuhan sistem menguraikan

kebutuhan sistem agar dapat memberikan

gambaran tentang sistem yang diamati yang

saat ini sedang berjalan. Data yang dijadikan

bahan uji dan analisis didapatkan dari hasil

analisis sistem lama untuk pembangunan dan

penerapan sebuah aplikasi sistem yang

diusulkan.

1•Field Research

2•Library Research

3•Laboratory Research

33

E-ISSN : 2541 – 2469

P-ISSN : 2355 – 7958



Analisis Kebutuhan Fungsional

Analisis kebutuhan fungsional dilakukan

untuk mengetahui kebutuhan pengguna akan

aplikasi yang dibangun. Secara teknis, aplikasi

yang dibangun memiliki beberapa fitur yang

dapat diakses oleh pengguna (User). Dengan

adanya fitur tersebut, pengguna dapat :

a. Melihat daftar arsip yang telah di upload

oleh SKPD yang bersangkutan.

b. Melihat informasi mengenai jenis arsip

yang telah tersimpan.

c. Mencetak berbagai jenis laporan yang

dibutuhkan.

d. Membaca arsip yang telah tersimpan

Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Analisis kebutuhan non fungsional

meliputi analisis tentang kebutuhan perangkat

keras (hardware) dan perangkat lunak

(software) yang digunakan dalam membangun

aplikasi serta pengguna yang dapat

memanfaatkan aplikasi tersebut.

Analisis Kebutuhan Perangkat Keras

Untuk membangun dan

mengimplementasikan aplikasi arsip digital

dibutuhkan beberapa perangkat keras, sebagai

berikut :

Laptop / Komputer

Perangkat laptop / komputer yang dibutuhkan

untuk membangun aplikasi e-jurnal online.

Spesifikasi perangkat yang dibutuhkan adalah

laptop Acer Aspire 4755, RAM 4 GB,

Processor Intel Core i5-3337U 1.8 GHz,

Hardisk 500 GB, dan Qualcomm Atheros

AR5BWB222 Wireless Network Adapter.

Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Untuk membangun aplikasi aplikasi

arsip digital dibutuhkan beberapa perangkat

lunak sebagai berikut :

Sistem operasi Windows 10, XAMPP,

Framework Codeigniter, Mozila firefox,

Editplus 3, Macromedia dreamweaver

Analisa Pengguna

Sumber daya yang dimiliki oleh Dinas

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Sawahlunto saat ini sudah cukup memadai

untuk menjadi pengguna aplikasi arsip digital.

Serta pengguna disetiap SKPD juga

memungkinkan untuk dapat menggunakan

aplikasi arsip digital kedepannya.

Meskipun mampu mengoperasikan

komputer tetap saja admin harus diberi

pelatihan terlebih dahulu mengenai

pengoperasian sistem aplikasi arsip digital. Hal

ini tentunya akan mengurangi kebingungan

pengguna dalam pengoperasian system

aplikasi, yang semula masih konvensional

menjadi sistem yang terkomputerisasi. Dengan

demikian diharapkan akan meminimalisasi

kesalahan-kesalahan penggunaanya.

Perancangan dan Pemodelan Aplikasi

Dalam membuat rancangan dan

pemodelan aplikasi ini, digunakan beberapa

diagram sebagai berikut:

Usecase Diagram

Mendeskripsikan kelakuan sistem dari

sudut pandang pengguna, berguna untuk

membantu memahami kebutuhan. Aktor

adalah orang, proses, atau sistem lain yang

mengaktifkan fungsi dari sistem target.

Sebuah use case diagram

menggambarkan secara sederhana fungsi-

fungsi utama dari sistem dan berbagai user

yang akan berinteraksi dengan sistem tersebut.

(Suryasari, Callista, & Sari, 2012)

Adapun aktor yang terlibat dalam sistem

aplikasi arsip digital dapat dilihat pada tabel

berikut :

34

E-ISSN : 2541 – 2469

P-ISSN : 2355 – 7958



Validasi

Login Logout

Data User

Data SKPD

Data Bidang

Data

Peminjaman

Data

Pengembalian

Data Koleksi

Arsip

Surat Masuk

Surat Keluar

Laporan

Admin

Arsiparis

User SKPD

System

Gambar 2. Use case diagram Arsip Digital

Tabel 1. Deskripsi Aktor

No. Aktor Deskripsi

1. Admin Admin adalah

penguna yang dapat

mengatur kebanyakan

form master yang ada

pada aplikasi arsip

digital.

2. Pegawai(Arsiparis) Arsiparis adalah

pegawai Dinas Arsip

dan Perpustakaan yang

bertugas mengelola

arsip.

3. User SKPD User SKPD adalah

pegawai yang bekerja

pada kandor satuan

kerja perangkat daerah

(Institusi pengguna

arsip).

Class Diagram

Class adalah sebuah spesifikasi yang jika

diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek

dan merupakan inti dari pengembangan dan

desain berorientasi objek. Class

menggambarkan keadaan (atribut/properti)

suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan

untuk memanipulasi keadaan tersebut

(metoda/fungsi).

Diagram kelas memberikan gambaran

sistem secara statis dan relasi antar mereka.

(Sevin Aldilla, Sutanto, & Sutomo, 2015)

Gambar 3. Class diagram Arsip Digital

Setelah semua proses perancangan,

dilakukan desain database, dan diuji tampilan

output (laporan) Arsip digital dan tampilan

form, seperti dalam tampilan berikut :

Gambar 4. Halaman Beranda

35

E-ISSN : 2541 – 2469

P-ISSN : 2355 – 7958



Gambar 5. Koleksi Arsip

Gambar 6. Tambah Arsip

Gambar 7. Surat Masuk

Gambar 8. Tambah Surat Keluar

Gambar 9. Arsip Keluar Pinjam

Gambar 10. Arsip Keluar Kembali

36

E-ISSN : 2541 – 2469

P-ISSN : 2355 – 7958



Gambar 11. Arsip Keluar Kembali

Gambar 12. Input Data Admin

Gambar 13. Laporan Data Peminjaman Arsip

Selain dua laporan diatas juga ada

laporan per jenis arsip, per periode simpan,

data user SKPD, data arsip masuk, surat

keluar, cetak peminjaman, cetak

pengembalian, dan cetak data user,

SIMPULAN

Kesimpulan Berdasarkan implementasi

dan pembahasan maka dapat diambil

kesimpulan sebagai berikut:

1. Pengolahan data arsip menggunakan

perangkat lunak komputer menjadi lebih

memudahkan para petugas dalam

membuat Daftar Koleksi Arsip, dan

meminimalisir kesalahan pengiputan data

arsip.

2. Dengan adanya fasilitas backup data arsip

secara fisik menjadi softcopy sangat

membantu petugas dalam perawatan arsip

karena dapat menghemat tempat

penyimpanan.

3. Pembuatan laporan – laporan arsip dan

data backup data arsip menjadi lebih

mudah .

4. Sistem mampu mengidentifikasi

pembagian hak akses bagi pengguna

berdasarkan user id admin dan pegawai

kelurahan lainnya saat melakukan

registrasi user sehingga pengguna bisa

masuk sesuai dengan hak aksesnya dan

akan ada pesan peringatan jika pengguna

masuk tidak sesuai dengan hak aksesnya.

5. Sistem mampu melakukan pengolahan

dan penyimpanan data pengarsipan yang

nantinya data tersebut akan ditampilkan

dalam halaman pengguna dan pengguna

bisa mengunggah dan mengunduh data

sesuai dengan hak aksesnya.

DAFTAR PUSTAKA

Rifauddin, M. (2016). Pengelolaan arsip

elektronik berbasis teknologi. Khizanah

Al-Hikmah Jurnal Ilmu Perpustakaan,

Informasi, Dan Kearsipan, 4(Arsip

elektronik), 168–178.

37

E-ISSN : 2541 – 2469

P-ISSN : 2355 – 7958



Septima Riyadi, A., Retnandi, E., & Deddy,

A. (2012). Perancangan Sistem

Informasi Website Subsistem Guru di

Sekolah Pesantren Persatuan Islam 99

RancaBango. Jurnal Algoritma, 9.

Sevin Aldilla, M., Sutanto, T., & Sutomo, E.

(2015). JSIKA Vol. 4, No. 2. September

2015 ISSN 2338-137X. JSIKA, 4(2), 1–

8.

Suryasari, Callista, A., & Sari, J. (2012).

Rancangan Aplikasi Customer Service

Pada PT. Lancar Makmur Bersama.

Jurnal Sistem Informasi (JSI), 4(2), 468–

476.

APLIKASI ARSIP DIGITAL BERBASIS WEB (STUDI KASUS : …

Documents

Transcript of APLIKASI ARSIP DIGITAL BERBASIS WEB (STUDI KASUS : …