1

Analisis Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan

Framework COBIT 5 dengan Domain EDM04 dan BAI04

(Studi Kasus: Bidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR

Kota Salatiga)

Artikel Ilmiah

Peneliti:

Jefri Nova Dewantara ( 682010025)

Andeka Rocky Tanaamah, S.E., M. Cs

Agustinus Fritz Wijaya, S.Kom., M.Cs

Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

Oktober 2016

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1. Pendahuluan

Teknologi informasi (TI) merupakan sarana yang penting untuk mengelola

informasi karena menawarkan efisiensi dan efektivitas kerja. Banyak

organisasi/instansi telah menerapkan dan mengembangkan teknologi untuk

membantu proses bisnisnya agar memperoleh informasi yang relevan, akurat,

tepat waktu, ekonomis dan dapat membantu manajemen dalam pengambilan

keputusan. Dalam proses untuk memperoleh keberhasilan penerapan teknologi

informasi tidak hanya membutuhkan perangkat keras yang canggih melainkan

juga membutuhkan sumber daya manusia yang tangguh dan disiplin dalam

menerapkannya. Maka dari itu diperlukan sebuah standarisasi, prosedur dan

evaluasi secara sistematis yang diperoleh dalam sistem tata kelola TI sebagai

pedoman untuk mengetahui dan membandingkan kualitas dimensi layanan.

Bidang Kominfo dari Dinas Perhubungan, Komunikasi, Budaya dan

Pariwisata (DISHUBKOMBUDPAR) dikota Salatiga yang mempunyai tugas

melaksanakan segala aktivitas pemerintahan di bidang komunikasi dan

informatika untuk memenuhi kebutuhan informasi dan pelayanan kepada

masyarakat dalam proses pengawasan dan pembinaan terhadap kebutuhan

informasi. Sebagai instansi yang bergerak dalam bidang pelayanan

DISHUBKOMBUDPAR menerapkan teknologi informasi sebagai salah satu cara

untuk mencapai tujuan pemerintahan, organisasi/perusahaan. Namun, saat ini tata

kelola teknologi informasi yang baik belum dapat diterapkan sehingga belum ada

kejelasan terkait akan kebijakan tata kelola TI dan tingkat layanan TI di instansi

tersebut. Hal ini berdampak pada nilai investasi TI, dimana investasi TI yang

semakin besar ternyata tidak diimbangi dengan dukungan yang besar pula

terhadap pencapaian tujuan organisasi dan strategi TI. Selain itu, dalam

penggunaan TI terkadang tidak sesuai dengan harapan, semakin berkembangnya

teknologi informasi yang semakin canggih ketersediaan sumber daya TI masih

sangat terbatas, sehingga mengakibatkan penerapan teknologi informasi yang ada

tidak dapat dioptimalkan dan tingkat kepuasan pengguna terhadap layanan TI

menurun. Permasalahan diatas terkait dengan beberapa aspek/domain yang

terdapat pada teori COBIT 5 diantaranya mengatur ketersediaan kapasistas sistem

(BAI04) dan pengoptimalisasian sumberdaya (EDM04).

Berkenaan dengan hal diatas, maka analisis dan evaluasi tata kelola teknologi

informasi dilakukan dengan kerangka kerja COBIT 5 pada Kantor Dinas

Perhubungan, Komunikasi, Budaya dan Informatika Kota Salatiga terutama

berfokus pada domain yang dipakai dengan COBIT 5 untuk menganalisis tata

kelola TI yang akan diterapkan dibidang Kominfo yaitu pengoptimalan

sumberdaya (EDM04) dan mengatur ketersediaan kapasitas sistem (BAI04).

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui tingkat kematangan Tata

kelola TI pada bidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR kota Salatiga, serta

menganalisis optimalisasi kebutuhan sumber daya dalam pencapaian capability

level dan memberikan rekomendasi perbaikan yang dapat membangun

perkembangan sumber daya TI dimasa mendatang.

Adapun manfaat dari analisis tata kelola teknologi informasi dibidang

Kominfo DISHUBKOMBUDPAR Kota Salatiga ini adalah agar aktivitas dalam

11

pemanfaatan sumber daya teknologi informasi dapat berjalan sesuai tujuan dari

rencana (IT strategic) strategis yang telah dibuat, sehingga dapat mengoptimalkan

ketersediaan infrastruktur TI, melakukan pengendalian terhadap masalah-masalah

yang dihadapi dan mengetahui kelayakan sumber daya yang telah diterapkan pada

Dishubkominfo.

2. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 PENELITIAN TERDAHULU

Evaluasi terhadap tata kelola TI menggunakan COBIT framework

telah banyak dilakukan dalam berbagai macam penelitian dan hasil

rekomendasinya dapat digunakan untuk membantu organisasi, instansi

maupun perusahaan dalam memperbaiki tata kelola TI yang sudah ada.

Pertama, penelitian yang berjudul Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi

Menggunakan Framework COBIT 5 pada proses Manage Relationship

(APO08) Studi Kasus: PT OTO Multiartha yang membahas tentang

implementasi kerangka kerja COBIT 5 memberikan langkah-langkah untuk

menganalisis tata kelola TI perusahaan yang terkait dengan pengelolaan relasi

dan hubungan dalam bisnis. Penelitian ini hanya mencakup domain proses

align, plan and organize 08 (APO08) dari area tata kelola (Governance).

Hasil dari kajian yang dilakukan adalah memberikan gambaran bahwa

capability level APO08 pada PT OTO Multiartha untuk kondisi saat ini berada

pada level 3 artinya PT OTO Multiarta telah memiliki standar pengelolaan

relasi yang lebih baik [1].

Kedua, penelitian yang berjudul Tata Kelola Teknologi Informasi (IT

Governance) Menggunakan Framework COBIT 5 (Studi Kasus: Dewan

Kehormatan Penyelenggara Pemilu (DKPP)) mengemukakan bahwa COBIT

5 framework merupakan salah satu kerangka kerja yang digunakan untuk

menilai, mengukur dan mengendalikan kinerja institusi dalam pengelolaan

teknologi informasi. COBIT 5 juga dapat diterima dan diselaraskan dengan

para penggunanya, karena kerangka kerja ini dibangun dari tujuan, aturan dan

kebijakan institusi. Penelitian ini mencakup domain proses align, plan and

organize dengan menggunakan proses APO02 (Manage Strategy) mengelola

strategi TI, APO06 (Manage Bugdet and Costs) mengelola anggaran dan

biaya TI, dan APO09(Manage service Agreements) mengatur perjanjian

layanan. Hasil dari kajian yang dilakukan adalah memberikan gambaran pada

organisasi mengenai tata kelola TI yang baik, dan membantu organisasi dalam

mengelola strategi, investasi dan layanan TI [2].

Ketiga, pada penelitian yang berjudul Pembuatan Metode Evaluasi

Kematangan Pelaksanaan Proyek dengan Menggabungkan COBIT 5 Domain

BAI 1.11 dan MEA 1.04 dengan Best Practice PMBOK 4th (Studi Kasus:

Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) Bank Indonesia

mengemukakan tentang strategi peningkatan proses tata kelola TI di

Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) Bank Indonesia, dengan

menghitung tingkat kematangan (maturity level) masing-masing proses dalam

domain BAI 1.11 dan MEA 1.04 dengan menggabungkan best practice

PMBOK 4th

. Dari penelitian ini, diperoleh maturity level tata kelola TI

12

proses-proses dengan domain BAI dan MEA memberikan nilai lebih tinggi

dibandingkan pengukuran maturity level sebelumnya yang hanya

menggunakan PEMBOK 4th

. Dengan adanya peningkatan nilai kematangan

tersebut DPSI dapat melakukan perbaikan dan lebih berkembang pada proses

pengelolaan proyek, serta dapat memungkinkan pihak DPSI untuk memiliki

kesadaran terhadap proses perbaikan yang berkelanjutan [3].

Perbedaan penelitian yang dilakukan dengan pustaka-pustaka yang

telah dipaparkan diatas, adalah penelitian ini membahas tentang tingkat

kematangan tata kelola TI yang berhubungan dengan kebutuhan sumber daya

TI dan pengelolaan terhadap teknologi itu sendiri. Penelitian ini juga

mencakup domain proses Evaluate, Direct and Monitoring akan tetapi

menggunakan proses EDM04 (Ensure Resource Optimisation) pengoptimalan

kebutuhan TI dan BAI04 (Manage Availability and Capacity) Mengelola

Ketersediaan dan Kapasitas.

2.2 TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

Tata kelola teknologi informasi (TI) adalah wewenang an tanggung

jawab secara benar dalam menetapkan suatu keputusan untuk mendorong

perilaku dalam penggunaan teknologi informasi pada perusahaan [4].

IT governance merupakan proses merancang , membuat keputusan atas

TI, penyelarasan TI dengan bisnis, mekanisme implementasi serta pengawasan

terhadap penggunaan sumber daya TI dan evaluasi sistem tata kelola TI untuk

penanganan resiko yang terkait dengan TI secara tepat [5].

Mengacu pada pemahaman tersebut, maka tata kelola teknologi

informasi adalah sebuah cara yang dilakukan oleh pimpinan tertinggi dalam

perusahaan dan eksekutif manajemen untuk melakukan pengelolaan terhadap

teknologi informasi yang dimiliki perusahaan tersebut, yaitu untuk mendorong

penggunaan teknologi informasi, serta menyelaraskan, mempertahankan dan

memperluas pengembangan strategi-strategi TI, agar berjalan sesuai dengan

visi dan misi perusahaan demi menunjang kesuksesan dimasa mendatang.

Kegunaan tata kelola TI adalah untuk mengatur penggunaan TI, serta

untuk memastikan kinerja TI sesuai dengan tujuan berikut ini: 1) Keselarasan

TI dengan organisasi dan realisasi keuntungan-keuntungan yang dijanjikan

dari penerapan TI; 2) Penggunaan TI agar memungkinkan suatu organisasi

mengeksploitasi kesempatan yang ada dan memaksimalan keuntungan; 3)

Penggunaan sumber daya TI yang bertanggung jawab; 4) Penanganan

manajemen resiko yang terkait TI secara tepat.

2.3 COBIT 5

Dalam penelitian ini mengaplikasikan framework COBIT 5 berguna untuk

mengukur tingkat kematangan TI. COBIT 5 merupakan kerangka kerja tata

kelola dan manajemen TI yang efektif karena dapat membantu organisasi

dalam mencapai tujuan bisnis, serta dapat mengoptimalkan investasi, tingkat

resiko dan penggunaan TI sehingga memberikan keuntungan bagi stakeholder.

COBIT 5 memungkinkan pengembangan kebijakan yang jelas dan praktek

yang baik untuk kontrol teknologi informasi di dalam organisasi.

13

Alat pengukuran dari kinerja suatu sistem teknologi informasi adalah

tingkat kematangan (maturity level), Model Kapabilitas Proses (Process

Capability Model/PCM), Analisis Kesenjangan (GAP analysis). Tingkat

kematangan untuk pengelolaan dan pengendalian pada proses teknologi

informasi didasarkan pada metode evaluasi organisasi sehingga dapat

mengevaluasi sendiri dari level 0 (non –existent/tidak ada) hingga level 5

(Optimised). Tingkat kematangan dimaksudkan untuk mengetahui keberadaan

persoalan yang ada dan bagaimana menentukan prioritas peningkatan tata

kelola TI. Tingkat kematangan dirancang sebagai profil proses teknologi

informasi, sehingga organisasi akan dapat mengenalinya sebagai dekripsi

kemungkinan keadaan sekarang dan mendatang.

Gambar 1. Maturity Model (ISACA, 2012)

Dalam Model Kapabilitas Proses (Process Capability Model/PCM)

Terdapat enam tingkatan model kapabilitas yang masing-masing memiliki

sembilan atribut proses. Pencapaian level merupakan pondasi untuk meraih

level yang lebih tinggi. Dimana level 0 mengenai keberadaan proses [6].

Kegiatan penilaian adalah proses pemetaan penilaian untuk level 1 dengan

demikian level lebih tinggi yang selanjutnya akan diraih. Karena hasil dari

level 1 adalah penentuan apakah proses tersebut mencapai tujuan, maka hal

tersebut penting untuk dicapai.

14

Gambar 2. Model Kapabilitas proses dalam COBIT 5(ISACA,2013)

Seperti terlihat pada gambar 2. pengukuran kapabilitas setiap proses

dibedakan menjadi 6 (enam) tingkatan yang dapat dicapai oleh masing-masing

proses, yaitu:

1. Incomplete Process (Level 0), proses tidak diimplementasikan atau gagal

untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan.

2. Performed Process (Level 1), proses telah diimplementasikan dan

mencapai tujuan yang direncanakan.

3. Managed Process (Level 2), proses telah dijelaskan sebelumnya, sekarang

diimplementasikan dalam suatu pengelolaan (direncanakan, dimonitor,

disesuaikan) dan produk kerjanya secara tepat ditetapkan, dikendalikan

dan dipelihara.

4. Established Process (Level 3), proses yang dikelola telah dideskripsikan

sebelumnya sekarang telah diimplementasikan menggunakan proses yang

didefinisikan sehingga mampu mencapai hasil proses yang diinginkan.

5. Predictable Process (Level 4), proses yang telah ditetapkan sebelumnya

untuk dilakukan pengembangan secara berkesinambungan untuk

memenuhi tujuan bisnis yang relevan saat ini dan proyeksi mendatang.

6. Optimising Process (Level 5), proses yang telah diterapkan sebelumnya

dilakukan pengembangan secara berkesinambungan untuk memenuhi

tujuan bisnis yang relevan saat ini dan proyeksi mendatang.

Skala penilaian ditiap levelnya dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

1) N : Not achieved / tidak tercapai(proses hanya dijalankan 0 % - 15);

2) P : Partially achieved / tercapai sebagian (proses dijalankan 15% - 50%);

3) L : Largely achieved / secara garis besar tercapai(proses dijalankan 50%

- 85%);

4) F : Fully achieved / tercapai penuh (proses dijalankan 85% - 100%) [7].

Sebuah proses dapat dinyatakan mencapai tingkat kapabilitas tertentu,

apabila suatu proses atribut tersebut dapat meraih suatu level kapabilitas

15

dengan kategori largely achieved (L) atau Fully achieved (F). Proses tersebut

dapat melanjutkan penilaian ke level kapabilitas selanjutnya apabila atribut

tersebut sudah meraih kategori Fully achieved (F). Untuk pengukuran

kapabilitas level 1 berdasarkan pada aktivitas-aktivitas praktik manajemen/tata

kelola dan input/output setiap proses.

Sedangakan Gap analysis merupakan suatu alat yang digunakan dalam

evaluasi kinerja pengelolaan manajemen internal perusahaan. GAP digunakan

sebagai alat bantu mengukur kualitas perusahaan. Dalam bidang bisnis dan

manajemen GAP analysis diartikan sebagai tolak ukur kinerja actual dengan

yang ditingkatkan. Semakin rendah hasil GAP analysis, semakin baik kualitas

kinerja perusahaan tersebut. Berikut manfaat GAP analysis:

1. Menilai kesenjangan aktual dengan yang diharapkan

2. Mengetahui peningkatan kinerja untuk menutup kesenjangan

3. Dasar pengembilan keputusan untuk memenuhi standar

Untuk mengetahui nilai GAP, terlebih dahulu mengetahui tingkat

kematangan saat ini dan mengetahui tingkat kematangan yang diharapkan.

Sehingga dapat dituliskan dengan rumus.

Rumus Kesenjangan GAP

3. METODOLOGI PENELITIAN

Metode penilitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan

deskriptif kualitatif. Pendekatan ini digunakan untuk mendapatkan gambaran

yang jelas mengenai kondisi tata kelola teknologi informasi berdasarkan standar

COBIT. Perolehan data dalam penelitian ini adalah melalui hasil wawancara dan

observasi mengenai tingkat kemampuan tata kelola dan pemanfaatan teknologi

informasi. Penelitian menggunakan metode deskriptif kualitatif ini digunakan

sebagai alat untuk menganalisis keterangan mengenai kinerja teknologi informasi

yang sedang berjalan, yang dihubungan dengan teori dalam framework COBIT 5.

Tahapan dalam penelitian ini dapat digambarkan dalam flowchart berikut ini:

GAP = nilai ekspetasi – nilai realita

16

Gambar 3. Tahapan Penelitian

Pertama, tahapan penelitian yang dilakukan adalah identifikasi masalah terkait

dengan tingkat kematangan. Identifikasi masalah merupakan proses awal dalam

memulai penelitian untuk mengetahui, mendeteksi, dan menjelaskan aspek-aspek

permasalahan yang muncul dan berkaitan dengan judul penelitian TI. Kedua.

melakukan studi literatur , mengumpulkan data kepustakaan berupa buku, jurnal

ilmiah, e-book dan lain sebagainya yang berkaitan dengan penelitian. Ketiga,

melakukan pengumpulan data dengan wawancara dan observasi. Wawancara

dilakukan dengan cara diskusi tanya jawab mengenai proses bisnis dan kinerja

sumber daya dengan IT Manager bidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR.

Pertanyaan yang dibuat mengacu pada kerangka COBIT 5 dengan menggunakan

domain yang berfokus pada EDM04 dan BAI04 dari framework COBIT 5. Setelah

itu melakukan tahap pengumpulan data dengan observasi (melihat suatu kondisi)

yaitu melakukan pengamatan langsung pada objek penelitian, disini objek

penelitiannya adalah bidang Kominfo di Kantor Dinas Perhubungan, Komunikasi,

Budaya, dan Pariwisata Kota Salatiga.

Keempat, penilaian tingkat kematangan dari hasil wawancara yang diberikan

didasarkan pada process capability level yang terdiri dari level 0-5 Level dengan

acuan COBIT 5 untuk mengetahui tingkat kemampuan bidang Kominfo

DISHUBKOMBUDPAR saat ini dalam mengelola sumber daya TI. Pertanyaan

yang diajukan dalam wawancara berdasarkan Key Management Process (KMP)

pada setiap proses yaitu EDM04 (Ensure Resource Optimisation) yang terdiri dari

EDM04.01, EDM04.02, EDM04.03. BAI04 (Manage Availability and

Capacity)yang terdiri dari BAI04.01, BAI04.02, BAI04.03.

Setelah data dari hasil wawancara didapatkan, selanjutnya dilakukan analisis

terhadap pernyataan yang telah dijawab oleh responden sesuai dengan tabel

17

diagram RACI EDM04 dan BAI04 yang meliputi rekapitulasi jawaban masing-

masing responden, tahap interpretasi data yang menunjukan posisi capability level

saat ini dan capability level yang diharapkan sampai nilai maksimum capability

level.

Setelah dapat menemukan temuan-temuan dari hasil perhitungan capability

level maka penulis dapat menganalisa kesenjangan apa yang terdapat dalam hasil

temuan tersebut. Penentuan gap didapat dari analisis hasil wawancara sehingga

menghasilkan selisih dari tingkat kapabilitas yang diperoleh dengan tingkat yang

diharapkan.

Rekomendasi perbaikan diperoleh dari hasil analisis terhadap tingkat

kematangan saat ini dan tingkat kematangan yang diharapkan. Rekomendasi

tersebut diharapkan mampu memberikan hasil yang maksimal dalam pengelolaan

teknologi informasi dibidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR. Rekomendasi

disusun dengan mempertimbangkan kondisi TI yang sedang berjalan dikantor

bidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR dilihat dari sisi SDM, dan kapasitas

ketersediaan sumber daya untuk kedepannya. Beberapa rekomendasi diambil dari

sub domain framework COBIT 5 dan disesuaikan dengan strategi dan kemampuan

TI dikantor bidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR.

RACI ROLE Jabatan/Stakeholder

Responsible CIO(Chief Information

Officer)

Kepala bidang

Komunikasi dan

informatika Accountable Business Process Owner

Consulted Head IT Operation PDE / IT manager

Informed IT staff Staff TI / pengguna Tabel 1. Penentuan responden (RACI chart)

4. PEMBAHASAN Dinas Perhubungan, Komunikasi, Budaya dan Pariwisata

(DISHUBKOMBUDPAR) Kota SALATIGA merupakan suatu instansi yang

bertanggung jawab atas aktivitas pelayanan umum, kesetretarian dinas, serta

melaksanakan tugas yang diberikan Walikota terutama dibidang perhubungan,

komunikasi, kebudayaan dan pariwisata. DISHUBKOMBUDPAR memiliki unit

yang bertanggung jawab dalam pengelolaan komunikasi dan informatika

diinstansi tersebut yaitu pada sub-bidang Komunikasi dan informatika (Kominfo).

Kominfo mempunyai tugas pokok melakukan perencanaan, penyelenggaraan,

pengembangan, dan pemberdayaan sistem informasi di masyarakat, serta

melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan dalam pelaksanaan tugas tersebut.

Dibidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR penggunaan TI sudah

berjalan sesuai perencanaan, akan tetapi belum dapat melakukan pengelolaan TI

sendiri. Saat pengelolaan masih dilakukan oleh kantor pusat, sehingga

managemen TI di bidang Kominfo belum terlaksana dengan baik. Selain itu

sumberdaya manusia yang berkompeten dalam bidang TI masih terbatas. Hal ini

terlihat dalam penuturan Bapak Supramono, IT Manager bidang Kominfo

DISHUBKOMBUDPAR berikut ini:

18

“Penggunaan teknologi dan sistem informasi (TI/SI) disini sudah berjalan

sesuai dengan apa yang direncanakan, akan tetapi masih memiliki banyak

kendala seperti kondisi infrastruktur teknologi dan sistem informasi, terutama

dalam pengelolaan, penggunaan sumber daya TI serta sarana sistem informasi

yang belum memadai, contohnya : kita belum bisa melakukan pengelolaan

sumber daya TI sendiri karena pengelolaan TI dilakukan di kantor pusat, kita

juga kekurangan sumberdaya manusia (SDM) yang ahli dibidang TI serta sarana

aplikasi yang masih berbasis desktop sehingga untuk penyimpanan dan untuk

pelaporan belum dapat dilakukan dengan efektif dan efisien, contohnya aplikasi

pengujian kendaraan Sistem Informasi Kendaraan Wajib Uji (SIKWU). “1

Dari hasil analisis terhadap temuan-temuan yang ada dalam proses bisnis

dibidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR, maka dapat dilakukan analisis tata

kelola TI dengan menggunakan metode EDM04 dan BAI04. Proses EDM04

(Ensure Resource Optimation) fokus pada pengelolaan sumber daya (karyawan,

proses, dan teknologi) dan kemampuan IT yang memadai sehingga mampu

mendukung tujuan perusahaan secara efektif dengan biaya yang optimal. Proses

ini berada pada level 1 (performed process) dengan tingkat pencapaian 71% atau

sebanding dengan 1.05 sehingga dapat dikategori largely achieved dimana bidang

Kominfo DISHUBKOMBUDPAR dapat memenuhi kebutuhan akan sumber daya

untuk memaksimalkan kinerja proses akan tetapi belum dapat melakukan

pengelolaan sumber daya yang ada.

Bidang Kominfo telah melaksanakan proses pemantauan, evaluasi

penggunaan sumber daya yang sesuai standart oprasional prosedur, serta

melakukan penilaian terhadap kinerja staff dan telah dilakukan pelaporan secara

berkala ke kantor pusat. Ketersediaan dan fungsionalitas fasilitas kantor juga

diteliti dan di data secara berkala setiap tahunnya. Kekurangan sumber daya akan

dipenuhi oleh kantor pusat, seperti yang dikemukakan oleh Bapak Supramono

berikut ini:

“Bidang Kominfo ini sudah melaksanakan proses pemantauan, evaluasi

penggunaan sumber daya yang sesuai standart oprasional prosedur, juga

melakukan penilaian kinerja staff melalui dokumen DP3 (Daftar Penilaian

Pelaksanaan Pekerjaan), kita juga melakukan pelaporan secara berkala ke kantor

pusat. Ketersediaan dan fungsionalitas fasilitas kantor juga diteliti dan di data

setiap tahunnya. Jika nanti kita temui adanya kekurangan sumber daya, maka

kita bisa mengajukan dengan cara membuat usulan atau pengajuan kebutuhan

sumber daya ke kantor pusat, karena proses pengelolaan sumber daya pada

bidang kominfo masih dilakukan oleh kantor pusat.”2

Proses BAI04 (Manage Availability dan Capacity) berfokus pada

penyeimbangan kebutuhan saat ini dan masa mendatang baik dalam segi

ketersediaan, kinerja dan kapasitas dengan penyediaan layanan dan biaya yang

1 Berdasarkan wawancara dengan bapak Supramono (IT manager) bidang Kominfo pada

tanggal 26 September 2016 di Kantor DISHUBKOMBUDPAR Salatiga 2 Berdasarkan hasil wawancara pada tanggal 26 september 2016 dengan Bapak

Supramono (IT manager) dibidang Kominfo.

19

efektif. Proses perencanaan kebutuhan terhadap sumber daya di bidang Kominfo

terlaksana dengan baik tanpa adanya kendala dikarenakan seluruh pemenuhan

kebutuhan dilakukan oleh kantor pusat. Hal ini juga dipaparkan oleh Bapak

Supramono sebagai berikut:

“Pemantauan penilaian kapasitas dan kinerja sistem sudah dilaksanakan tetapi

belum dapat terlaksana sepenuhnya, karena penilaian dan pemantauan yang ada

tidak dilakukan sendiri melainkan oleh kantor pusat. Bidang kominfo hanya

melaksanakan prosesnya saja, jadi tidak dapat menentukan SOPnya sendiri.”3

Dengan kondisi yang ada saat ini, bidang kominfo belum memiliki SOP

yang tertulis menyangkut prosedur-prosedur yang harus dilakukan ketika ada

permasalahan sistem yang dihadapi. Proses ini hanya tercapai 40% atau sebanding

dengan 0.2 di level 1 (performed process) termasuk dalam kategori partially

achieved, artinya proses yang dilaksanakan saat ini belum dapat terlaksana

sepenuhnya dan belum dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan.

Dari hasil observasi memang terlihat bahwa tata kelola TI belum berjalan

dengan baik. Sumber daya TI yang tersedia belum dipergunakan dengan optimal.

Sebagian besar staff tidak memahami penggunaan dan optimalisasi fungsi

sumberdaya IT yang ada. Mereka hanya berperilaku sebagai pengguna dan

pengoperasiannya pun belum menyeluruh.

Bidang kominfo mempunyai target pencapaian yang diharapkan yaitu

pencapaian di level 3 (established process) berdasarkan keterangan Bapak

Supramono, IT manager di kantor tersebut:

“Bidang kominfo ingin dapat melakukan proses perencanaan, pengelolaan,

pemantauan dan penilaian terhadap sumber daya TI secara intern yang terkelola

dan terdefinisi mampu mencapai tujuan tersebut.” 4

Dari data yang didapatkan berdasarkan keterangan tersebut ternyata masih

terdapat kesenjangan. Kesenjangan yang ada pada masing-masing domain

kemudian dianalisis dan didapatkan nilai kesenjangan pada masing-masing

domain yaitu pada domain EDM04 sebesar 1.95 dan BAI04 sebesar 2.8. Nilai

kesenjangan Gap tersebut diperoleh dari selisih pencapaian level saat ini (existing)

dengan target level yang diinginkan. Penentuan target level tidak mengarah pada

perolehan hasil tertinggi ataupun terendah, melainkan disesuaikan dengan status

level yang dimiliki oleh kedua proses tersebut. Rata-rata gap untuk keseluruhan

domain proses yang dianalisis sebesar 2.38, nilai ini dapat digunakan untuk

melakukan penyesuaian pada masing-masing domain proses. Perbedaan kondisi

tingkat kematangan tata kelola seluruh domain proses saat ini (existing) dengan

tata kelola yang diharapkan, dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

3 Berdasarkan hasil wawancara pada tanggal 26 september 2016 dengan Bapak

Supramono (IT manager) dibidang Kominfo. 4 Berdasarkan hasil wawancara pada tanggal 26 september 2016 dengan Bapak

Supramono (IT manager) dibidang Kominfo.

20

Gambar 4. Perbandingan Tingkat Kematangan Tata kelola TI pada bidang Kominfo

DISHUBKOMBUDPAR

Berdasarkan pengukuran terhadap capability level tingkat kematangan tata

kelola TI pada bidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR, maka perlu dilakukan

perbaikan dalam pengoptimalisasian aset, sumber daya dan kemampuan TI, serta

mengatur kapasitas ketersediaan layanan TI. Adapun rekomendasi yang perlu

diberikan berdasarkan analisis pada domain EDM04 dan BAI04 yang telah

dilakukan, antara lain : 1) sebaiknya bidang Kominfo melakukan pengelolaan IT

sendiri agar dapat benar-benar mengoptimalkan segala aktivitas IT yang ada di

kantor tersebut; 2) melakukan perencanaan, pengorganisasian kembali terhadap

persediaan sumber daya dan layanan TI yang ada; 3) melakukan penanganan

dengan cepat terhadap permasalahan tentang sumber daya TI; 4) melakukan

perekrutan pegawai yang berkompeten dibidang TI agar dapat ditugaskan sebagai

staff khusus menangani TI; 5) memberikan fasilitas kepada pegawai seperti

sosialisasi dan pelatihan terhadap sumber daya manusia pengguna teknologi

informasi agar lebih dapat memanfaatkan TI dengan baik dalam menjalankan

tugas pokok dan fungsinya; 6) melakukan monitoring dan evaluasi untuk

mendapatkan penilaian kinerja terhadap aktivitas sumber daya TI yang berjalan;

7) melakukan perbaikan sistem seperti : maintenance dan update secara rutin

terhadap sistem informasi yang ada; 8) perlu juga dilakukan pengembangan

terhadap sistem informasi tersebut agar memudahkan operator dalam

pengoperasiannya, contoh : dibuat berbasis web supaya menghemat ruang

penyimpanan dan menjaga system keamanan data, serta pelaporan data ke kantor

pusat dapat lebih efektif dan efisien.

5. KESIMPULAN

Melalui analisis tingkat kematangan tata kelola TI pada bidang Kominfo

DISHUBKOMBUDPAR kota Salatiga dengan menggunakan COBIT 5 yang

meliputi domain EDM04 dan BAI04, dapat diambil kesimpulan bahwa tingkat

kematangan tata kelola TI di bidang kominfo masih berada pada level 1

(performed process.) Proses itu pun belum 100% tercapai sepenuhnya, sehingga

21

masih banyak dilakukan perbaikan-perbaikan yang perlu dilakukan. Tingkat

kapabilitas yang diukur masih jauh dari target pencapaian yang diinginkan yaitu

pada level 3 (established process). Oleh sebab itu, masih harus dilakukan

pengembangan tata kelola TI di kantor tersebut. Selain itu pelatihan TI terhadap

sumber daya manusia juga penting untuk dilakukan guna mengoptimalkan

pemakaian sumber daya TI yang tersedia. Dengan pemanfaatan sumber daya TI

yang ada diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan pelayanan di bidang

Kominfo DISHUBKOMBUDPAR kota Salatiga. hasil penelitian ini diharapkan

dapat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan perencanaan dan

pengembangan dalam mengelola TI sehingga dapat mengingkatkan kinerja TI di

kantor tersebut.

Daftar Pustaka

1. F. R. Suwarno, 2014, Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi

Menggunakan Framework COBIT 5 pada proses Manage Relationship

(APO08) Studi Kasus: PT OTO Multiartha. Jakarta: UIN Syarif

Hidayatullah.

2. M. P. Islamiah, 2014, Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance)

Menggunakan Framework COBIT 5 (Studi Kasus: Dewan Kehormatan

Penyelenggara Pemilu (DKPP)). Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah.

3. Indah Sari, dkk, 2013, Pembuatan Metode Evaluasi Kematangan

Pelaksanaan Proyek dengan Menggabungkan COBIT 5 Domain BAI 1.11

dan MEA 1.04 dengan Best Practice PMBOK 4th (Studi Kasus: Direktorat

Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) Bank Indonesia). Jurnal Teknik

Pomits, 1(1): 1-8.

4. Peter Weill and Jeanne W Ross, 2004, IT governance On One Page,

England: Institute Technologi of Cambridge, diambil dari Jurnal STMIK

AMIKOM. Rahmi Novita, dkk, 2014, Penilaian Tingkat Capability Tata

Kelola TI Pada Aspek Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta:

Universitas Gadjah Mada

5. Jogiyanto dan Willy Abdillah, 2011, Sistem Informasi Tata Kelola

Teknologi Informasi, Yogyakarta: Andi, diambil dari Jurnal Teknologi

Informasi dan Komputer. Maskur,dkk, 2016, Perancangan Tata Kelola TI

dengan Menggunakan Framework COBIT 5(Study Kasus: Pemerintah

Kab. Janeponto). Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada

6. ISACA, 2012, COBIT 5: Framework. Rolling Meadows: USA

7. ISACA, 2013, COBIT 5: Process Assesment Model (PAM). Rolling

Meadows: USA