ANALISIS SISTEMANALISIS SISTEM

Analisis sistemAnalisis sistem : adalah proses : adalah proses penelitian sistem informasi yang ada penelitian sistem informasi yang ada dan lingkungannya untuk dan lingkungannya untuk mengidentifikasi pengembangan mengidentifikasi pengembangan atau perbaikan yang potensialatau perbaikan yang potensial

Adapun Adapun fase analisis sistemfase analisis sistem dapat dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :dilihat pada gambar sebagai berikut :

PreliminarySurvey

InstallationFeasibilityStudy

SystemDesign

Operation

PRELIMINARY SURVEYPRELIMINARY SURVEY

Merupakan evaluasi sistem-sistem yang ada yang Merupakan evaluasi sistem-sistem yang ada yang dilakukan oleh suatu tim analisis dari departemen dilakukan oleh suatu tim analisis dari departemen

Sistem Sistem Informasi Manajemen, dengan tujuan sebagai berikut :Informasi Manajemen, dengan tujuan sebagai berikut :1.1. Mendapatkan pemahaman tentang sistem aplikasi Mendapatkan pemahaman tentang sistem aplikasi

yang ada.yang ada.2.2. Mengembangkan hubungan yang baik dengan Mengembangkan hubungan yang baik dengan

pengguna sistempengguna sistem3.3. Mengumpulkan data yang berguna secara Mengumpulkan data yang berguna secara

potensial dalam desain sistempotensial dalam desain sistem4.4. Mengidentifikasi sifat-sifat dasar masalah yang Mengidentifikasi sifat-sifat dasar masalah yang

diteliti.diteliti.Preliminary survey ini adalah respon dari proposal Preliminary survey ini adalah respon dari proposal penelitian sistempenelitian sistem

PROPOSAL PENELITIAN PROPOSAL PENELITIAN SISTEMSISTEM

Munculnya proposal ini biasanya disebabkan Munculnya proposal ini biasanya disebabkan oleh :oleh :

1.1. Kapasitas processing dari sistem yang Kapasitas processing dari sistem yang ada sudah tidak memadaiada sudah tidak memadai

2.2. Perubahan dalam organisasi Perubahan dalam organisasi menyebabkan pemrosesan transaksi menyebabkan pemrosesan transaksi menjadi keliru, contohnya terdapat lini menjadi keliru, contohnya terdapat lini produk baruproduk baru

3.3. Sistem tidak berfungsi seperti yang Sistem tidak berfungsi seperti yang dimaksudkan.dimaksudkan.

TIM PENELITIAN SISTEMTIM PENELITIAN SISTEM

Tim ini terdiri dari satu atau lebih Tim ini terdiri dari satu atau lebih sistem analis dan pengguna sistem.sistem analis dan pengguna sistem.

Komite pengarah sistem informasi Komite pengarah sistem informasi harus memastikan bahwa manajer harus memastikan bahwa manajer departemen pengguna sistem departemen pengguna sistem mendukung proyek dan mengijinkan mendukung proyek dan mengijinkan orang-orang kuncinya berpartisipasi orang-orang kuncinya berpartisipasi di dalamnya.di dalamnya.

LUASNYA PRELIMINARY LUASNYA PRELIMINARY SURVEYSURVEY

Dalam melaksanakan survey ini, tim penelitian sistem Dalam melaksanakan survey ini, tim penelitian sistem menentukan informasi tentang sistem yang ada menentukan informasi tentang sistem yang ada yaitu :yaitu :

1.1. Arus data : Tim mengumpulkan fakta tentang arus Arus data : Tim mengumpulkan fakta tentang arus data dalam sistem dan antar interface sistemdata dalam sistem dan antar interface sistem

2.2. Keefektifan : Tim peneliti mengevaluasi keefektifan Keefektifan : Tim peneliti mengevaluasi keefektifan sistem yang ada dimana sistem yang efektif dapat sistem yang ada dimana sistem yang efektif dapat mencapai tujuannya dengan baik.mencapai tujuannya dengan baik.

3.3. Efisien : Meskipun efisien sulit diukur, dalam Efisien : Meskipun efisien sulit diukur, dalam beberapa hal tim ini dapat menghitung efisiensi beberapa hal tim ini dapat menghitung efisiensi sebagai ratio output atas biaya input.sebagai ratio output atas biaya input.

4.4. Internal control : dalam survey ini semua Internal control : dalam survey ini semua kelemahan dan kekuatan sistem yang ada kelemahan dan kekuatan sistem yang ada dianalsis sehingga dapat menciptakan internal dianalsis sehingga dapat menciptakan internal control yang baik di dalam sistem yang baru.control yang baik di dalam sistem yang baru.

Penggunaan Peralatan SistemPenggunaan Peralatan Sistem

Dalam survey Preliminary, tim penelitian Dalam survey Preliminary, tim penelitian banyak menggunakan banyak peralatan banyak menggunakan banyak peralatan sistem. Tim penelitian ini melakukan hal-sistem. Tim penelitian ini melakukan hal-hal sebagai berikut :hal sebagai berikut :

1.1. Review DokumentasiReview DokumentasiDalam hal ini tim meneliti dokumentasi Dalam hal ini tim meneliti dokumentasi yang menjelaskan struktur organisasi yang menjelaskan struktur organisasi dan prosedur akuntansi. Lebih detailnya dan prosedur akuntansi. Lebih detailnya ditunjukkan dalam tabel berikut :ditunjukkan dalam tabel berikut :

Dokumentasi OrganisasiDokumentasi Organisasi

1. Diagram Struktur Organisasi1. Diagram Struktur Organisasi

2. Daftar Akun-akun2. Daftar Akun-akun

3. Anggaran Departemen3. Anggaran Departemen

Diagram yang menunjukkan Diagram yang menunjukkan hubungan antara atasan dan hubungan antara atasan dan bawahan.bawahan.

Daftar yang memuat akun-akun Daftar yang memuat akun-akun dalam buku besasrdalam buku besasr

Biaya dan pendapatan yang Biaya dan pendapatan yang diproyeksikan oleh pusat-pusat diproyeksikan oleh pusat-pusat pertanggungjawabanpertanggungjawaban

Dokumentasi IndividualDokumentasi Individual

1. Deskripsi pekerjaan1. Deskripsi pekerjaan

2. Prosedur manual2. Prosedur manual

3. Standar Kinerja3. Standar Kinerja

Mengidentifikasi tugas-tugas, Mengidentifikasi tugas-tugas, prosedur dan tanggung jawab prosedur dan tanggung jawab yang diembanyang diemban

Dokumen yang mengidentifikasi Dokumen yang mengidentifikasi tugas-tugas dan prosedur yang tugas-tugas dan prosedur yang tidak dikomputerisasitidak dikomputerisasi

Ukuran efisiensi, kualitas dan Ukuran efisiensi, kualitas dan kuantitas untuk pekerjaan atau kuantitas untuk pekerjaan atau prosedur yang diharapkanprosedur yang diharapkan

4. Instruksi pengoperasian 4. Instruksi pengoperasian

komputerkomputerDokumen yang menjelaskan Dokumen yang menjelaskan tugas-tugas yang dibebankan tugas-tugas yang dibebankan pada komputerpada komputer

Dokumen PemrosesanDokumen Pemrosesan

1.1. FlowchartFlowchart

2. Sample Forms2. Sample Forms

3. Sample Reports3. Sample Reports

Grafik urutan prosesGrafik urutan proses

Digunakan untuk data input Digunakan untuk data input oleh sistemoleh sistem

Salah satu hasil dari sistemSalah satu hasil dari sistem

2. Menggunakan Teknik Wawancara2. Menggunakan Teknik WawancaraWawancara bertujuan untuk mendapatkan dukungan dari Wawancara bertujuan untuk mendapatkan dukungan dari manajemen atau orang-orang kunci sehingga nantinya manajemen atau orang-orang kunci sehingga nantinya sistem dapat diterima karena didukung dari atas. Dalam sistem dapat diterima karena didukung dari atas. Dalam wawancara ini tim mendorong orang-orang yang wawancara ini tim mendorong orang-orang yang diwawancarai untuk menjelaskan fungsi kerja mereka diwawancarai untuk menjelaskan fungsi kerja mereka supaya dapat memepelajari data, masalah dan supaya dapat memepelajari data, masalah dan menganalisis solusi potensialnya.menganalisis solusi potensialnya.

3. Data Modeling3. Data ModelingData modeling adalah suatu teknik untuk Data modeling adalah suatu teknik untuk mengorganisasikan dan pendokumentasian data organisasi. mengorganisasikan dan pendokumentasian data organisasi. Salah satu pendekatan populer data modeling adalah entity Salah satu pendekatan populer data modeling adalah entity relationshiprelationship

4. Proses Modeling4. Proses ModelingProses modeling adalah suatu teknik untuk Proses modeling adalah suatu teknik untuk pengorganisasian dan pendokumentasian proses sistem, pengorganisasian dan pendokumentasian proses sistem, output, input dan data. Metode yang umum digunakan output, input dan data. Metode yang umum digunakan adalah diagram arus dataadalah diagram arus data

5. Penggunaan Kuesioner5. Penggunaan Kuesioner

Kuesioner yang digunakan memuat daftar-Kuesioner yang digunakan memuat daftar-fakta-fakta yang harus diidentifikasi atau fakta-fakta yang harus diidentifikasi atau dijawab dalam wawancara sebagai data dijawab dalam wawancara sebagai data bagi analis sistembagi analis sistem

6. Pengukuran Pekerjaan6. Pengukuran Pekerjaan

Studi pengukuran pekerjaan adalah untuk Studi pengukuran pekerjaan adalah untuk menentukan besarnya atau kuantitas menentukan besarnya atau kuantitas tugas-tugas yang ada dalam sistem. tugas-tugas yang ada dalam sistem. Teknik-teknik pengukurannya dapat Teknik-teknik pengukurannya dapat melalui kuesioner, time and motion studi melalui kuesioner, time and motion studi dan menghitung output.dan menghitung output.

7. Laporan Audit7. Laporan Audit

Internal auditor melakukan audit Internal auditor melakukan audit operasional dari departemen-operasional dari departemen-departemen dalam perusahaan dan departemen dalam perusahaan dan menulis laporan pada manajemen, menulis laporan pada manajemen, sedangkan auditor independen sedangkan auditor independen menulis manajemen leter yang berisi menulis manajemen leter yang berisi kelemahan-kelemahan internal kontrol kelemahan-kelemahan internal kontrol perusahaan. Dengan demikian auditor perusahaan. Dengan demikian auditor membantu mengidentifikasikan membantu mengidentifikasikan masalah dan saran dari auditor dapat masalah dan saran dari auditor dapat dimasukkkan dalam desain sistem dimasukkkan dalam desain sistem barubaru

Keuntungan Preliminary Keuntungan Preliminary SurveySurvey

Ada 3 keuntungan utama yaitu :Ada 3 keuntungan utama yaitu :

1.1. Memberikan evaluasi yang objektif Memberikan evaluasi yang objektif dari situasi yang menghasilkan dari situasi yang menghasilkan proposal penelitian sistemproposal penelitian sistem

2.2. Memberikan desain informasin yang Memberikan desain informasin yang perluperlu

3.3. Sebagai alat bantu dalam Sebagai alat bantu dalam mendapatkan penerimaan dari mendapatkan penerimaan dari penggunapengguna

FEASIBILITY STUDI (STUDI FEASIBILITY STUDI (STUDI

KELAYAKANKELAYAKAN))Dalam studi kelayakan tim menilai Dalam studi kelayakan tim menilai

alternatif-alternatif yang merupakan alternatif-alternatif yang merupakan perubahan potensial terhadap sistem yang perubahan potensial terhadap sistem yang ada dan menspesifikasikan tujuan serta ada dan menspesifikasikan tujuan serta luas sistem baru.luas sistem baru.

Menentukan KelayakanMenentukan Kelayakan

Supaya suatu alternatif sistem dapat Supaya suatu alternatif sistem dapat melangkah ke fase analsis sistem, maka melangkah ke fase analsis sistem, maka harus mempunyai kelayakan dalam hal :harus mempunyai kelayakan dalam hal :

1.1. Kelayakan teknis : dalam hal ini kriteria Kelayakan teknis : dalam hal ini kriteria kelayakan berkaitan dengan keadaan teknologi kelayakan berkaitan dengan keadaan teknologi komputer dan kemampuan teknologi komputer dan kemampuan teknologi perusahaan, apakah peralatan tersebut siap perusahaan, apakah peralatan tersebut siap digunakan.digunakan.

2.2. Kelayakan operasional : dalam hal ini tim Kelayakan operasional : dalam hal ini tim menentukan apakah perubahan sistem yang menentukan apakah perubahan sistem yang diusulkan dapat memampukan sistem tersebut diusulkan dapat memampukan sistem tersebut mencapai tujuan-tujuan operasionalnya. Faktor mencapai tujuan-tujuan operasionalnya. Faktor yang signifikan adalah kepuasan pengguna.yang signifikan adalah kepuasan pengguna.

3.3. Kelayakan waktu : tim menentukan apakah Kelayakan waktu : tim menentukan apakah alternatif-alternatif perubahan yang disarankan alternatif-alternatif perubahan yang disarankan dapat diimplementasikan dalam jangka waktu dapat diimplementasikan dalam jangka waktu yang masuk akal. Di sini tim memprediksi waktu yang masuk akal. Di sini tim memprediksi waktu yang dibutuhkan untuk merancang dan yang dibutuhkan untuk merancang dan mengimplementasikan sistem baru.mengimplementasikan sistem baru.

4.4. Kelayakan ekonomis : tim menentukan apakah Kelayakan ekonomis : tim menentukan apakah perubahan tersebut akan menguntungkan perubahan tersebut akan menguntungkan perusahaan secara finansial, dan apakah perusahaan secara finansial, dan apakah perubahan tersebut manfaatnya sesuai dengan perubahan tersebut manfaatnya sesuai dengan pengorbanan. pengorbanan.

Menentukan Kelayakan Menentukan Kelayakan EkonomisEkonomis

Langkah-langkahnya sebagai berikut :Langkah-langkahnya sebagai berikut :1.1. Menentukan biayaMenentukan biaya

Berapa biaya yang akan terjadi harus diproyeksikan Berapa biaya yang akan terjadi harus diproyeksikan secara akurat.secara akurat.

2. Menentukan keuntungan2. Menentukan keuntunganKeuntungan juga harus diproyeksikan secara akurat Keuntungan juga harus diproyeksikan secara akurat untuk menilai biaya yang dikeluarkan sesuai atau tidak.untuk menilai biaya yang dikeluarkan sesuai atau tidak.

Sifat dasar aplikasi sistem menentukan keakuratan Sifat dasar aplikasi sistem menentukan keakuratan estimasi keuntungan finansial dalam sistem-sistem estimasi keuntungan finansial dalam sistem-sistem tertentu mungkin dapat diprediksi secara akurat tertentu mungkin dapat diprediksi secara akurat sedangkan yang lainnya tidak. Keakuratan ini akan sedangkan yang lainnya tidak. Keakuratan ini akan mempengaruhi kegiatan pengambilan keputusan di tiga mempengaruhi kegiatan pengambilan keputusan di tiga tingkat yaitu : perencanaan strategik, pengendalian tingkat yaitu : perencanaan strategik, pengendalian manajemen, dan pengendalian operasionalmanajemen, dan pengendalian operasional

3. Membandingkan biaya dan keuntungan (Cost – Benefit)3. Membandingkan biaya dan keuntungan (Cost – Benefit)Ada beberapa metode yaitu :Ada beberapa metode yaitu :

a.a. Net Cost atau BenefitNet Cost atau BenefitCara yang paling sederhana dalam membandingkan Cara yang paling sederhana dalam membandingkan biaya dan keuntungan adalah dengan mengurangkannya. biaya dan keuntungan adalah dengan mengurangkannya. Jika benefit melebihi cost maka dapat dihitung net Jika benefit melebihi cost maka dapat dihitung net benefit, jika benefit kurang dari cost hasilnya adalah net benefit, jika benefit kurang dari cost hasilnya adalah net costcost

b. ROI (Return on Investment)b. ROI (Return on Investment)ROI diperoleh dengan keuntungan tahunan dikurangi ROI diperoleh dengan keuntungan tahunan dikurangi biaya tahunan dibagi dengan biaya pengembangan biaya tahunan dibagi dengan biaya pengembangan (investasi), dan metode ini tidak menghiraukan nilai guna (investasi), dan metode ini tidak menghiraukan nilai guna uang.uang.

c. Metode Discounted Cash Flowc. Metode Discounted Cash FlowMetode ini membandingkan biaya dan keuntungan Metode ini membandingkan biaya dan keuntungan dengan memperhatikan “timing” arus kas dan juga dengan memperhatikan “timing” arus kas dan juga besarnya arus kas.besarnya arus kas.

Laporan Pada ManajemenLaporan Pada Manajemen

Kesimpulan dari studi kelayakan ini Kesimpulan dari studi kelayakan ini dilaporkan pada manajemen. Isi dari dilaporkan pada manajemen. Isi dari laporan tersebut ditunjukkan dalam laporan tersebut ditunjukkan dalam tabel berikut :tabel berikut :

1.1. Menjelaskan masalah, kebutuhan Menjelaskan masalah, kebutuhan informasi/teknologi yang diinginkan.informasi/teknologi yang diinginkan.

2.2. Menyatakan tujuan penelitian sistem.Menyatakan tujuan penelitian sistem.

3.3. Menjelaskan prosedur survey preliminaryMenjelaskan prosedur survey preliminary

4.4. Mengidentifikasi hambatan-hambatan solusi Mengidentifikasi hambatan-hambatan solusi masalahmasalah

5.5. Mendiskusikan 2 atau 3 alternatif sistem terbaik Mendiskusikan 2 atau 3 alternatif sistem terbaik dengan :dengan :

* Mengidentifikasi solusi, tujuannya dan luasnya* Mengidentifikasi solusi, tujuannya dan luasnya

* Menjelaskan keunggulan dan kelemahan* Menjelaskan keunggulan dan kelemahan

* Meringkas biaya dan keuntungan finansial* Meringkas biaya dan keuntungan finansial

* Menyatakan asumsi utama* Menyatakan asumsi utama

6.6. Membuat rekomendasiMembuat rekomendasi

Source : Boockholdt, AIS, Fifth Edition, page 160Source : Boockholdt, AIS, Fifth Edition, page 160

Hasil-Hasil Analisis SistemHasil-Hasil Analisis Sistem

Analisis sistem mempunyai 3 hasil yang mungkin Analisis sistem mempunyai 3 hasil yang mungkin terjadi :terjadi :

1.1. Tidak mengambil keputusan apapunTidak mengambil keputusan apapunHal ini dimungkinkan jika masalah yang dihadapi Hal ini dimungkinkan jika masalah yang dihadapi tidak begitu serius, dan sistem yang ada masih tidak begitu serius, dan sistem yang ada masih memadaimemadai

2. Memodifikasi sistem yang baru2. Memodifikasi sistem yang baruKomite dapat memutuskan solusi yang memuaskan Komite dapat memutuskan solusi yang memuaskan dengan memodifikasi sistem yang ada.dengan memodifikasi sistem yang ada.

3. Mendesain sistem yang baru3. Mendesain sistem yang baruKomite dapat memandang masalah yang sedang Komite dapat memandang masalah yang sedang dihadapi sangat serius dan untuk itu membutuhkan dihadapi sangat serius dan untuk itu membutuhkan sistem yang barusistem yang baru

KESIMPULANKESIMPULAN

1.1. Analisis sistem adalah fase pertama Analisis sistem adalah fase pertama dalam SDLC yang dimulai dengan dalam SDLC yang dimulai dengan proposal penelitian sistem oleh manajer proposal penelitian sistem oleh manajer pada komite pengarah Sistem Informasi.pada komite pengarah Sistem Informasi.

2.2. Setelah dibentuk tim peneliti sistem, Setelah dibentuk tim peneliti sistem, maka dilakukan survey preliminary dari maka dilakukan survey preliminary dari sistem yang ada dan mengidentifikasi sistem yang ada dan mengidentifikasi masalahnya lalu dilakukan studi masalahnya lalu dilakukan studi kelayakan untuk mengevaluasi solusi kelayakan untuk mengevaluasi solusi alternatif bagi masalah yang ada.alternatif bagi masalah yang ada.