487

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN

DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PENGENDALIAN

INTERN PENJUALAN TUNAI (APOTEK GUARDIAN HERO

SURABAYA TUNJUNGAN PLAZA)

Putri Rafita Dewi, Tri Lestari, Arief Rahman

Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya

Pudtrii.raffitha@gmail.com

ABSTRAK

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskiptif dimana sumber

data didapatkan melalui observasi terhadap proses transaksi di apotek guardian

dan interview dengan manager di Apotek. Hasil dari penelitian adalah

ditemukannya beberapa kelemahan dalam sistem informasi akuntansi yang

dimiliki oleh apotek ini yaitu, adanya perangkapan tugas dari pramuniaga dimana

ia juga menjadi seorang kasir dan perbedaan harga ditemukkan antara harga

barang di rak dengan harga di kasir. Hal ini merupakan penyimpangan yang

terjadi pada sistem penjualan tunai pada pengendalian intern. Penyimpangan ini

dapat menyebabkan hasil yang kurang efektif dalam meningkatkan pengendalian

intern tersebut.

Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan Tunai,Sistem Pengendalian

Intern

ABSTRAK

This ‘Apotek Guardian’ has implemented accounting system in running its

business transactions. This research employed a descriptive qualitative method.

The sources of the data were from the observations towards the process of the

transactions in ‘Apotek Guardian’ and interviews with the manager of the ‘Apotek

Guardian’. The findings then revealed that it was found the weaknesses of

accounting information system belonging to this ‘Apotek Guardian’. There were

found that a shopkeeper having more that one functions, he or she is also in

charge of being a cashier and the differencess are also witnessed between the

prices shown in displays and in the available system (cashier). These matters are

able to be considered as deviations that accurs in a sales-internal control cash

transactions system. These problems are possibly going to make ineffective

results in improving the internal control its self.According to the findings, it is

recommended that the internal control runs effectively when every employee does

her or his own responsibility. So, they would be focused only in their own job

descriptions. In additions, updating the newly prices for the goods in display.

Keywords: Accounting information system, cash , internal control system

488

PENDAHULUAN

Saat ini telah terjadi perkembangan dunia usaha yang semakin meningkat

yang mengakibatkan setiap perusahaan dituntut harus mampu bersaing dalam

segala hal termasuk dalam hal pelayanan konsumen. Kondisi demikian menuntut

setiap perusahaan untuk memproduksi barang atau jasa yang bermutu tinggi

dengan harga yang kompetitif. Tujuan suatu perusahaan pada umumnya adalah

memperoleh laba secara maksimal. Salah satu cara memperoleh laba adalah

dengan cara melakukan penjualan secara efektif dan efisien. Dan diperlukan

diperlukan suatu sistem akuntansi. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir,

catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan

informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan

pengelolaan perusahaan . Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu kegiatan yang

terintegrasi yang menghasilkan laporan dibentuk data transaksi bisnis yang diolah

dan disajikan sehingga menjadi sebuah laporan keuangan yang memiliki arti bagi

pihak yang membutuhkannya. Sistem informasi akuntansi pada penjualan

menjelaskan bagaimana seharusnya prosedur dalam melakukan kegiatan

penjualan agar tindakan manipulasi terhadap penjualan dapat dihindari

Sistem informasi akuntansi penjualan memiliki hubungan yang sangat erat

dengan efektivitas pengendalian intern. Sistem informasi akuntansi penjualan

merupakan kerangka kerja yang harus dikoordinasikan dengan baik antara sumber

daya yang dimiliki perusahaan. Untuk menunjang efektivitas pengendalian intern

penjualan tunai maka perusahaan harus menerapkan suatu sistem dan prosedur

penjualan yang handal. Sistem informasi akuntansi penjualan dibuat dengan

tujuan untuk mengontrol atau mengendalikan aktivitas penjualan. Hal ini perlu

karena penjualan dapat mengakibatkan kesalahan pada sistem atau tingkat

kecurangan yang disengaja akibat kesalahan sistem itu sendiri.

Pengendalian ini bisa menjamin kebijakan dan pengarahan-pengarahan

bagi pihak managemen dan sebagai alat untuk mengiplementasikan keputusan dan

mengatur aktivitas perusahaan khususnya bagian penjualan dan untuk mendapat

tujuan utama perusahaan serta upaya perlindungan terhadap seluruh sumber daya

489

perusahaan dari kemungkinan kerugian yang diakibatan oleh kesalahan dan

kelalaian pemprosesan data-data penjualan.

PT HERO Supermarket tbk, merupakan perusahaan retail terkemuka di

Indonesia. Perusahaan yang berada dibawah manajemen Dairy Farm ini memiliki

beberapa unit bisnis, diantaranya Hero,Giant,Guardian dan Starmart. Guardian

merupakan salah satu unit bisnis dari PT Hero Supermarket tbk, sebagai ritel

farmasi yang modern, one stop shoping untuk produk kesehatan & kecantikan

termasuk pelayanan farmasi. Guardian berdiri pada tanggal 04 Agustus 1990,

merupakan toko farmasi modern pertama dengan prroduk kesehatan & kecantikan

di Indonesia. Guardian bergabung dengan Dairy Farm Indonesia sejak tahun 1997,

& bergabung dengan Hero Grup sejak oktober 2008. Sejak awal berdiri, Guardian

berkembang dengan pesat, hal ini di buktikan dengan bertambahnya outlet outlet

Guardian. Saat ini terdapat 349 outlet Guardian yang terletak di pusat

perbelanjaan, perkantoran, perumahan dan apartement.

Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Apotek Guardian adalah belum

di terapkannya sistem informasi, prosedur penjualan dan pengendalian intern yang

memadai. Hal ini terlihat dari adanya perbedaan harga antara yang ada dirak

regular dengan harga yang tertera dikasir mengakibatkan lemahnya sistem internal

kontrol pada penjualan tunai. Dan juga adanya perbedaan setoran tunai penjualan

dengan uang kas secara fisik dari penjualan tunai yang diterima mengakibatkan

kurang maksimalnya penerimaan kas yang diterima. Dalam sistem dan prosedur

penerimaan kas bagian pramuniaga juga merangkap sebagai kasir. Hal ini

mengakibatkan bagian pada pramuniaga dalam melaksanakan tugasnya tidak

dapat berkonsentrasi penuh dan tidak terciptanya internal kontrol karena adanya

perangkapan tugas.

Tujuan dari penulisan penelitian ini adalah dapat mengetahui gambaran

yang jelas mengenai penerapan pengendalian intern dan efektivitas penjualan pada

perusahaan dan mengetahui sejauh mana pengendalian intern dan efektivitas

penjualan berjalan dengan efektif dalam perusahaan serta untuk menganalisis

sistem informasi akuntansi penjualan yang ada di dalam perusa

490

TINJAUAN PUSTAKA

Sistem Informasi Akuntansi

Gelinas dan Dull (2012: 667), Sistem informasi akuntasi adalah “sebuah

subsistem khusus dari sistem informasi yang mampu mengoleksi, memproses, dan

melaporkan informasi yang berhubungan dengan aspek keuangan dalam suatu

peristiwa bisnis”.

Pengertian Penjualan Tunai

Yadiati dan Wahyu (2011),“Penjualan tunai adalah pembeli langsung

menyerahkan sejumlah uang tunai yang dicatat oleh penjual melalui register kas”.

METODE PENELITIAN

Pendekatan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah dan tujuan penelitian yang ada. Metode

yang digunakan kualitatif deskriptif yaitu, penelitian yang berusaha

mengumpulkan dan menyajikan data dari perusahaan untuk dianalisis. Peneliti

mencoba untuk menganalisis data yang diperoleh dari hasil penelitian serta

membandingkan dengan teori yang ada, serta kemudian dianalisis penerapannya

dalam praktik.

Jenis dan Sumber Data

Adapun data yang diperlukan sehubungan dengan penelitian ini adalah sebagai

berikut :

1. Data primer merupakan data yang dikumpulkan oleh peneliti dengan cara

langsung dari sumbernya. Data primer yang diperoleh dari Hasil observasi

dan hasil interview.

2. Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari perusahaan secara tidak

langsung yang berupa informasi dari sumber tertulis yang diantaranya buku –

buku literature yang berhubungan dengan data primer yang diperoleh dari

perpustakaan serta dokumen – dokumen, bukti, atupun pencatatan tentang

penjualan dan pengendalian intern yang dimiliki oleh perusahaan.

Teknik Pengumpulan Data

Prosedur pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini dengan

cara sebagai berikut :

1. Observasi

491

Mengadakan pengamatan dan pencatatan secara sistematis langsung pada

perusahaan yang menjadi objek Penelitian untuk memperoleh gambaran

tentang sistem penjualan barang pada perusahaan tersebut.

2. Interview

Mengadakan wawancara atau tanya jawab dengan pihak-pihak yang terkait

secara langsung untuk mengadakan pengecekkan terhadap sistem penjualan

barang dalam perusahaan tersebut.

3. Dokumentasi

Pengumpulan data dengan cara mengutip data perusahaan yang ada

hubunganya dengan sistem penjualan barang.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Deskripsi Obyek Penelitian

Guardian merupakan bentuk usaha retail farmasi, yang memiliki konsep

modern dibandingkan apotek konvensional yang memberikan pelayanan dengan

sistem swalayan kepada konsumenya. Sebagai suatu usaha retail farmasi,

Guardian tidak hanya menyediakan obat-obatan (obat keras dan OTC), tetapi juga

menyediakan berbagai kebutuhan konsumen seperti barang-barang Health care

lainya. Guardian Pharmacy tidak hanya terdapat di Indonesia, tetapi juga di

negara-negara lain seperti Malaysia dan Singapura. Guardian Indonesia pertama

kali didirikan pada 4 Agustus 1990 oleh PT. Rajawali Inti Retail sebagai

perusahaan franchise (waralaba) dari Guardian Singapura yang dikelola oleh

Dairy Farm, sebuah perusahaan retail terbesar di Asia Pasifik yang berpusat di

Hongkong. Outlet Guardian yang pertama yang didirikan di Indonesia adalah

Guardian Plaza Indonesia.

Aspek Kegiatan Perusahaan

Kegiatan yang dilakukan oleh Apotek Guardian adalah penjualan retail

yang meliputi kegiatan promosi dan pemasaran. Sasaran pasar Apotek Guardian

ialah konsumen semua kalangan masyarakat. Strategi pemasaran Apotek

Guardian diintegrasikan dengan kegiatan promosi. Secara berkala Apotek

Guardian menjalankan program promosi dengan cara, Kami memiliki promosi

492

yang unik pada setiap Minggunya yaitu +1000 dapat 2 dan promo 1 day special

yang memberikan pilihan produk kesehatan dan kecantikan dengan harga yang

kompetitif, disamping itu kami memiliki produk eksklusif yang beragam

Karyawan yang kompeten

Untuk mendapatkan karyawan yang berkompeten dan dapat dipercaya

dengan hal sebagai berikut :

a) Menyeleksi calon karyawan berdasarkan syarat yang dituntut oleh pekerjaan

b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan sesuai

dengan tuntutan perkembangan pekerjaan.

HASIL PENELITIAN

Permasalahan yang sering dihadapi oleh Apotek Guardian disebabkan karena

sistem penjualan yang masih lemah, antara lain sebagai berikut :

1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas

a. Dalam struktur organisasi pada bagian pramuniaga juga merangkap

sebagai kasir. Hal ini tidak terciptanya internal kontrol karena adanya

perangkapan tugas.

2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

a. Sering terjadinya perbedaan antara harga di rak produk dengan harga di

kasir hal ini menandakan lemahnya sistem internal kontrol yang terjadi

pada apotek guardian. Pada lampiran 1 menunjukkan kurangnya

komunikasi antara kasir dan pramuniaga. Untuk mendukung

keefektifan sistem internal kontrol dalam transaksi penjualan, sales

assistant bertanggung jawab untuk dapat melakukan update harga jual

barang.

b. Perbedaan setoran penjualan dengan uang kas secara fisik dari

penjualan tunai yang diterima karena keteledoran kasir dalam memberi

uang kembalian kepada pembeli, menerima uang palsu. Jika terjadi

kurang dalam penerimaan kas secara fisik maka karyawanlah yang

menganti kerugian.

3) Praktik yang sehat

493

a. Setiap bulan dilakukan pemeriksaaan jurnal penjualan oleh supervisior

area dengan store manager untuk membandingkan laporan keuangan

pusat dengan laporan toko. Dan itu sudah cukup efektif untuk praktik

yang sehat pada Apotek Guardian

4) Karyawan yang kompeten

a. Dari hasil analisa yang ditinjau dari karyawan yang kompeten yang

sesuai dengan teori yang dilakukan perusahaan dengan melalui

penyeleksian calon karyawan dan training sudah terlaksana dengan baik

dan sudah cukup efektif untuk menghasilkan karyawan yang kompeten

dan dapat dipercaya.

Fungsi-fungsi Yang Terkait

Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam pelaksanaan sistem penjualan

tunai pada “Apotek Guardian” yaitu :

1) Fungsi Penjualan

2) Fungsi Kas

3) Fungsi Akuntansi

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan

tunai adalah :

1) Jurnal Penjualan

2) Kartu Persediaan Untuk Apotek

3) Bukti Setor Toko

Dokumen yang digunakan

Adapun dokumen yang digunakan dalam “Apotek Guardian” adalah :

1) Pita Register Kas

2) Bukti Setoran Kasir

3) Setoran Penjualan

Faktor – faktor yang Mempengaruhi Kegiatan Penjualan

Kegiatan penjualan dipengaruhi oleh beberapa faktor, sebagai berikut :

1) Kondisi dan kemampuan penjualan

2) Jenis dan karakteristik barang yang ditawarkan

494

3) Harga pokok

4) Syarat penjualan, seperti penjualan, penghantar (pesan – antar ), pelayanan

sesudah penjualan, garansi dan sebagainya

Interprestasi

Usulan Pemecahan Masalah Sistem dan Prosedur Penjualan Tunai pada

“Apotek Guardian”

Usulan atau masukan kepada “Apotek Guardian” agar mencapai penjualan

tunai secara maksimal dan lebih efektif adalah sebagai berikut :

1. Bagian kasir harus melakukan update harga secara berkala setiap harinya,

dan melakukan koordinasi dengan pramuniaga. Jika ditemukan perubahan

harga jual, maka harga di rak regular harus sama dengan harga di kasir

karena perubahan harga jual bisa berubah setiap waktu dari kantor pusat

2. Perbedaan antara setoran penjualan dan kas yang diterima secara fisik

tidak selalu minim terkadang bisa lebih besar dari yang tercantum pada

setoran penjualan. Maka dari itu jika terjadi kelebihan uang kas, sebaiknya

dibuatkan pembukuan kas kecil dengan metode fluktuasi untuk mengganti

uang kas yang kurang akibat kesalahan yang terjadi.

3. Memisahkan perangkapan tugas pada pramuniaga dan kasir karena dengan

perangkapan tugas tersebut dapat menimbulkan kecurangan sehingga

mempengaruhi tujuan perusahaan dan agar bagian kasir bisa

berkonsentrasi penuh pada tugasnya.

Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan

Menurut analisis terhadap prosedur pencatatan akuntansi yang digunakan

dalam sistem penjualan yang ditinjau dari sistem otorisasi, adapun catatan

akuntansi yang diusulkan penulis agar digunakan pada “Apotek Guardian” dalam

penjualan tunai sebagai berikut :

Dari gambar bagan alir sistem penjualan tunai dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Sales Assistant

a. Menerima barang dari konsumen

b. Mengoperasikan mesin register kas

495

c. Menerima uang dari konsumen sebagai transaksi pembayaran

d. Mencetak pita register kas dan memberikanya pada konsumen bersama

barang

e. Melakukan update harga jual

f. Jika ada perubahan harga jual bagian kasir mencetak laporan perubahan

harga jual dan memberitahu bagian pramuniaga untuk mengubah label

harga di rak regular.

g. Menghitung uang hasil penjualan per shift

h. Menghitung uang hasil penjualan per shift

i. Mencetak setoran penjualan dan bukti setoran kasir

j. Menyerahkan setoran penjualan dan bukti setoran kasir kepada Store

Manager bersama uang.

2. Store Manager

a. Menerima setoran penjualan dan bukti setoran kasir dari bagian kasir

b. Mencocokkan jumlah uang dengan setoran penjualan dan bukti setoran

kasir

c. Menarik dan mencetak data master dari kantor pusat dan mengarsipnya

d. setoran penjualan dan serah terima uang cash diteruskan ke bagian

administrasi

e. Store manager mengisi bukti setor bank sebanyak 3 rangkap

f. Menyetor penerimaan cash dari penjualan tunai ke bank

g. Bukti setor bank lembar ke 1 diserahkan ke Bank bersama uang

h. Dan lembar ke 2 diteruskan ke bagian administrasi sedangkan lembar ke 3

di arsip oleh store manager sebagai dokumen sumber.

3. Bagian Administrasi

a. Menerima setoran penjualan dan serah terima uang cash dari store

manager

b. Melakukan penjurnalan atas penerimaan cash dari penjualan tunai

c. Selanjutnya setoran penjualan dan serah terima uang kas diarsipkan

sebagai dokumen sumber

d. Bagian administrasi juga menerima bukti setor bank dari store manager

496

e. Melakukan pencatatan atas bukti setor toko

f. Selanjutnya bukti setor toko diarsipkan sebagai dokumen sumber.

4. Assisten Kepala Toko

a. Menyimpan uang hasil penjualan yang diterima dari store manage (kepala

shift yang bertugas) sebelum dilakukan penyetoran.

b. Membuat laporan kenaikan dan penurunan penjualan serta promosi yang

berkaitan dengan kegiatan toko

SIMPULAN

1. Sistem pengendalian intern dari penjualan tunai pada Apotek Guardian cukup

baik dengan beberapa kekurangan. Catatan yang digunakan yaitu jurnal

penjualan dan kartu persediaan apotek, pengendalian intern yang dilakukan

yaitu setiap bulan dilakukan pemeriksaan catatan akuntansi oleh supervisior

area dengan Store Manager guna membandingkan laporan penjualan pusat

dengan jurnal penjualan toko agar terjadi kesamaan. Selain itu juga kantor

pusat melakukan pemeriksaan mendadak ke toko guna meningkatkan

pengendalian intern.

2. Perbedaan harga antara yang ada dirak regular dengan harga yang tertera

dikasir menandakan lemahnya sistem pengendalian intern penjualan tunai yang

berlaku yang mengakibatkan kurang maksimalnya penerimaan kas dari

penjualan tunai. Dan untuk memperbaiki sistem dan prosedur penjualan tunai

maka penulis memberikan solusi agar bagian kasir juga melakukan update

perubahan harga jual untuk memaksimalkan penerimaan kas dari penjualan

tunai.

3. Bagian yang terkait dalam prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai masih

terjadi adanya perangkapan tugas dimana bagian pramuniaga yang juga

merangkap sebagai kasir, hal ini sudah merupakan penyimpangan terhadap

sistem pengendalian intern penjualan tunai yang berlaku, karena dengan

perangkapan bagian tersebut memicu adanya kecurangan yang mengakibatkan

kurang efektifnya penjualan tunai. Untuk memperbaiki seluruh operasional

perusahaan agar pekerjaan lebih efektif dan pencapaian target pendapatan lebih

497

maksimal maka penulis memberikan solusi agar perangkapan bagian

pramuniaga dan kasir harus dipisahkan menurut sistem dan prosedur yang telah

ada, agar pelaksanaan pekerjaan lebih efektif dan pengendalian intern bisa

berjalan dengan sebaik mungkin.

SARAN

Dari hasil pembahasan dan kesimpulan diatas maka penulis memberikan

saran yang dapat berguna bagi perusahaan dalam mengembangkan perusahaannya

untuk ke depannya.

1. Apotek Guardian, hendaknya memperbaiki sistem dan prosedur penjualan

tunai yang baik serta didukung adanya pengendalian intern yang memadai

dengan jalan menambah beberapa fungsi atau bagian sehingga tidak akan

terjadi perangkapan tugas guna menjalankan tugasnya, disamping itu juga

memudahkan pimpinan untuk selalu memantau karyawanya.

2. Perlu adanya ketegasan dan kejelasan dalam melaksanakan semua kegiatan

penjualan dan pengendalian intern dalam melaksanakan kewajibanya sehingga

dapat terciptanya suatu pengendalian intern yang baik

3. Apotek Guardian, juga sebaiknya memperbaiki dan menyempurnakan struktur

organisasi yaitu dengan melakukan pemisahan karyawan bagian pramuniaga

dengan bagian kasir, sehingga dapat di ketahui dengan jelas fungsi, pemegang

dan tanggung jawab pada tiap tiap bagian.

DAFTAR PUSTAKA

Ariani, Devi Pitasari 2012, Analisis Penerapan Pengendalian Intern Dalam

Meningkatkan Efektivitas Pada Sistem Penjualan Di PT.Mandira Abadi

Surabaya, Universitas Bhayangkara,Surabaya.

Diana, Anastasia 2011, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama.

Irawan, Lulut 2013, Analisis Penerapan Sistem Pengendalian Intern Atas

Penjualan Tiket Pesawat Terbang Pada PT.Merpati Nusantara Airlines

Surabaya, Universitas Bhayangkara, Surabaya.

498

Mardi 2011, Sistem Informasi Akuntansi, Ghalia Indonesia, Jakarta.

Gelinas. 2012 Accounting Information System.

Hall , James, 2011, Sistem Informasi Akuntans, Selemba Empat, Edisi Keempat.

Hery 2013, Dasar Akuntansi Jakarta .

Mcleod 2013, Sistem Informasi Akuntansi, Selemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, 2013, Sistem Akuntansi, Edisi 4, Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi 2016, Sistem Akuntansi, Edisi Keempat, Selemba Empat, Jakarta.

Rohati, Lilik 2016, Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Guna Meningkatkan Pengendalian Intern Pada UD.Langgeng Jaya,

Universitas Bhayangkara, Surabaya.

Romney and Steinbart, 2014, Accounting Information system, Salemba Empat,

Jakarta.

Sugiyono 2013, Metedologi Penelitian Bisnis, Alfabeta, Bandung.

Sujarweni, Wiratna 2015, Sistem Akuntansi, Pustaka Baru Press, Yogyakarta.

Sutabri, Tata 2012, Analisis Sistem Informasi ,Yogyakarta.