Analisis Proses Pengelolaan Manajemen Pengetahuan ...

Analisis Proses Pengelolaan Manajemen Pengetahuan Berdasarkan Contingency View dengan Studi Kasus Badan Tenaga Nuklir Nasional

(BATAN)

Ananda Cikal Asadera dan Putu Wuri Handayani

Information System, Faculty of Computer Science, Universitas Indonesia

E-mail: [email protected]

Abstrak Salah satu kunci kesuksesan dalam manajemen pengetahuan adalah kemampuan proses pengelolaan pengetahuan. Pendekatan contingency view digunakan dalam penelitian ini untuk menentukan proses pengelolaan pengetahuan yang paling tepat diimplementasi oleh BATAN. BATAN yang sedang bersiap mengimplementasi manajemen pengetahuan membutuhkan pandangan dari pihak ketiga dalam memberikan panduan proses pengelolaan pengetahuan yang dibutuhkan untuk diimplementasi oleh BATAN beserta urutan prioritas proses tersebut. Hasil penelitian menunjukkan proses combination yaitu proses pembuatan pengetahuan baru dari data atau informasi tertulis yang sudah ada memiliki prioritas tertinggi. Proses routine yaitu pemanfaatan pengetahuan yang tertanam di dalam prosedur, aturan, dan norma menempati urutan kedua. Kedua proses tersebut merupakan proses yang tepat untuk diimplementasi di BATAN dengan adanya dukungan infrastruktur manajemen pengetahuan yang dimiliki oleh BATAN.

Knowledge Management Process Analysis Based On Contingency View Case Study National Nuclear Energy Agency of Indonesia (BATAN)

Abstract

One key to have successful knowledge management implementation is knowledge management process capabilities. Contingency view approach is used in this research to determine the right knowledge management process to be implemented by BATAN. BATAN which want to implements knowledge management needs third party perspective in giving guidance about the appropriate knowledge management process and the priority of the process. The result of this study tells that combination, process which make a new knowledge from existing data or information, have the highest priority. Routines, utilization of knowledge embedded in procedure, rules, and norm, in second place. Both of the processes have the highest priorities to be implemented in BATAN with the support from knowledge management infrastructure that BATAN already have. Keywords: Knowledge, Knowledge Management, Knowledge Management Solution, Nuclear Organization, Contingency View Pendahuluan Pengetahuan telah diakui sebagai suatu aset organisasi dan menyediakan dasar untuk keunggulan

kompetitif organisasi (Wood, 2005). Fenomena “brain drain” di mana karyawan meninggalkan

organisasi dan membawa semua pengetahuan yang dimilikinya menjadi faktor penting yang

Analisis proses…, Ananda Cikal Asadera, Fasilkom UI, 2013

merugikan keselamatan organisasi (Rosenblatt dan Shaeffer, 2000) dan menurut DeLong dan

Mann (2003) terkait dengan upaya organisasi untuk mendapatkan keunggulan kompetitif

(Anderson, 2009). Wood (2005) menjelaskan bahwa apabila organisasi menginginkan untuk

mengambil keuntungan dari pengetahuan yang ada di dalam organisasi maka organisasi tersebut

harus mengembangkan strategi dan kebijakan serta prosedur untuk bisa mengelola pengetahuan.

Gold, Malhotra dan Segars (2001), Lucier dan Torsilieri (1997), Malhotra (1998), Minonne

(2007), Rigby, Reichheld, dan Scheffer (2002), serta Storey dan Barnett (2000) menyatakan

bahwa sulit bagi sebuah organisasi untuk mengimplementasi dan menjaga efektifitas dari sebuah

program manajemen pengetahuan (Anderson, 2009). Gold, Malhotra, dan Segars (2001)

menjelaskan bahwa tidak efektifnya implementasi manajemen pengetahuan disebabkan oleh

organisasi tidak mempertimbangkan kemampuan yang dimiliki oleh organisasi sebelum

mengimplementasi manajemen pengetahuan (Anderson, 2009). Wood (2005) menambahkan

organisasi dapat mengoptimalkan penggunaan pengetahuan dengan memahami terlebih dahulu

kondisi organisasi di mana proses manajemen pengetahuan akan dijalankan dan kemudian

mengimplementasi manajemen pengetahuan secara efektif dan efisien.

Ketertarikan untuk melakukan penelitian di BATAN dilatarbelakangi dengan penjelasan bahwa

pihak BATAN sendiri belum mengimplementasi manajemen pengetahuan secara eksplisit dan

masih terbatas pada beberapa kelompok tertentu. Selain itu adanya rencana BATAN untuk

mengimplementasi manajemen pengetahuan secara eksplisit membuat rencana ini membutuhkan

pandangan dari pihak ketiga dalam memberikan panduan proses pengelolaan pengetahuan yang

dibutuhkan untuk diimplementasi oleh BATAN beserta urutan prioritas proses tersebut.

Berdasarkan International Atomic Energy Agency (IAEA), lembaga internasional yang

memayungi kegiatan penelitian nuklir di seluruh dunia, pada tahun 2012, manajemen

pengetahuan dapat bermanfaat untuk membantu organisasi dalam proses suksesi antara pegawai

yang pensiun atau keluar kepada pegawai yang baru. Manfaat selanjutnya adalah manajemen

pengetahuan dapat memfasilitasi pencapaian inovasi yang didapatkan dari kerjasama dan grup

kolaborasi. Manfaat lainnya adalah adaptasi manajemen pengetahuan dapat menjaga dan

mengembangkan kompetensi yang dimiliki oleh pegawai.

Proses manajemen pengetahuan yaitu sebuah proses yang terus menerus terjadi dan

menghubungkan interaksi antar individu dan bertujuan untuk mengelola pengetahuan yang ada


(Beliveau, Bernstein, dan Hsieh, 2011). Pemilihan proses manajemen pengetahuan yang tepat

dibutuhkan oleh suatu organisasi karena meskipun organisasi telah menggunakan dan

mengeksploitasi pengetahuan tidak berarti organisasi tersebut akan mudah dalam mengatur dan

menjalankan proses manajemen pengetahuan (Kucza, 2001). Becerra-Fernandez dan Sabherwal

(2004) menjelaskan bahwa penentuan proses manajemen pengetahuan dapat melihat kepada

faktor contingency di mana terdapat empat karakteristik yang memengaruhi yaitu karakteristik

tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi, dan karakteristik lingkungan.

Penelitian ini akan mencari jawaban beberapa pertanyaan berikut antara lain:

1. Bagaimana kondisi terkini di BATAN dalam mengimplementasi manajemen

pengetahuan?

2. Berdasarkan faktor-faktor contingency yaitu karakteristik tugas, karakteristik

pengetahuan, karakteristik organisasi dan karakteristik lingkungan, proses manajemen

pengetahuan apa yang paling tepat diimplementasi oleh BATAN?

Tujuan dari penelitian ini antara lain:

1. Menganalisis kebutuhan proses manajemen pengetahuan yang paling tepat untuk

diimplementasi oleh pihak BATAN dalam rangka usaha BATAN untuk

mengimplementasi manajemen pengetahuan.

2. Mengaplikasikan ilmu manajemen pengetahuan di dunia nyata dengan berkontribusi

membantu BATAN dalam implementasi manajemen pengetahuan.

3. Penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas pengelolaan pengetahuan di

BATAN di masa depan.

Tinjauan Teoritis 1) Data, Informasi, dan Pengetahuan

Dalam hirarki pengetahuan yang terdapat dalam buku Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2004)

terdapat beberapa tingkatan yang membedakan antara data, informasi, dan pengetahuan. Menurut

Becerra-Fernandez dan Sabherwal, data meliputi fakta, observasi, atau persepsi. Informasi adalah

data yang telah diproses, informasi adalah bagian dari data yang sesuai dengan tujuan yang

diinginkan. Pengetahuan berada pada level tertinggi hirarki di mana pengetahuan lebih kaya,

lebih dalam, dan lebih bernilai dibandingkan data atau informasi.


Nonaka dan Takeuchi (1995) membedakan pengetahuan menjadi pengetahuan tacit dan

pengetahuan explicit (Beliveau, Bernstein, dan Hsieh, 2011). Pengetahuan tacit adalah

pengetahuan yang berada pada individu, berdasarkan pengalaman, dan sulit diekspresikan dan

dibagikan dengan orang lain (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). Pengetahuan explicit

merupakan pengetahuan yang memiliki bentuk seperti dokumen atau paten, pengetahuan ini

merujuk kepada pengetahuan yang diekspresikan kepada kata atau angka (Becerra-Fernandez dan

Sabherwal, 2004). 2) Manajemen Pengetahuan

Manajemen pengetahuan adalah aktivitas untuk mengelola proses penciptaan, penyimpanan, dan

berbagi pengetahuan dan semua aktivitas yang terkait dengan semua proses tersebut (Kucza,

2001). Manajemen pengetahuan juga bisa didefinisikan sebagai sekumpulan aktivitas yang

termasuk di dalamnya menemukan, menangkap, membagi, dan mengaplikasikan pengetahuan

untuk meningkatkan dampak dari pengetahuan terhadap tujuan organisasi dengan biaya yang

efektif (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). Manajemen pengetahuan adalah sebuah proses

formal untuk menentukan informasi yang berguna untuk organisasi dan membuat informasi

tersebut tersedia oleh pihak yang membutuhkan (Carlson, 1999). Tujuan dari manajemen

pengetahuan tidak untuk mengelola semua pengetahuan, hanya pengetahuan penting untuk

organisasi (De Brun, 2005). 3) Proses Manajemen Pengetahuan

Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2004) menjelaskan manajemen pengetahuan bergantung

kepada empat proses utama yaitu discovery pengetahuan, capture pengetahuan, sharing

pengetahuan, dan application pengetahuan. Discovery pengetahuan adalah aktivitas

mengembangkan pengetahuan tacit atau explicit dari data atau informasi yang ada. Sub proses

dalam aktivitas ini adalah combination yaitu untuk mengembangkan pengetahuan explicit yang

baru dan socialization untuk mengembangkan pengetahuan tacit baru (Becerra-Fernandez dan

Sabherwal, 2004). Capture pengetahuan adalah proses ekstraksi pengetahuan tacit atau explicit

yang berada pada individu, artefak, atau entitas organisasi (Becerra-Fernandez dan Sabherwal,

2004). Sub proses dalam aktivitas ini adalah externalization proses mengubah pengetahun tacit

menjadi pengetahuan explicit dan internalization proses menugubah pengetahuan explicit

menjadi pengetahuan tacit (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004).


Sharing pengetahuan adalah proses di mana pengetahuan tacit dan explicit dikomunikasikan

dengan yang lain (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). Sub proses dalam aktivitas ini

adalah socialization untuk berbagi pengetahuan tacit dan exchange untuk memfasilitasi berbagi

pengetahuan explicit (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). Application pengetahuan atau

utilisasi pengetahuan bergantung kepada ketersediaan dari pengetahuan dan proses yang

mendukung pengetahuan (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). Sub proses dalam aktivitas

ini adalah routines yaitu proses menggunakan pengetahuan dan menanamkan di dalam prosedur,

aturan, atau norma dan direction yaitu proses di mana individu yang memiliki pengetahuan

mengarahkan orang lain tanpa mentransfer pengetahuan tersebut (Becerra-Fernandez dan

Sabherwal, 2004). 4) Infrastruktur Manajemen Pengetahuan

Infrastruktur manajemen pengetahuan adalah fondasi dasar di mana manajemen pengetahuan

berada (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). Terdapat lima komponen terkait dengan

infrastruktur manajemen pengetahuan yaitu budaya organisasi, struktur organisasi, lingkungan

fisik, infrastruktur teknologi informasi (TI), dan pengetahuan umum. Budaya organisasi adalah norma atau kepercayaan yang memengaruhi perilaku individu dalam

organisasi (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). Budaya merupakan salah satu faktor

pendorong aktivitas organisasi disamping dari struktur organisasi dan infrastruktur TI (Razi dan

Karim, 2010). Gold, Malhotra, dan Segars (2001) menjelaskan bahwa budaya organisasi menjadi

faktor utama dalam menentukan kinerja manajemen pengetahuan di suatu organisasi (Beliveau,

Bernstein, dan Hsieh, 2011). Manajemen pengetahuan bergantung kepada struktur organisasi (Becerra-Fernandez dan

Sabherwal, 2004). Terdapat beberapa aspek struktur organisasi terkait dengan manajemen

pengetahuan berdasarkan Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2004). Pertama berbagi

pengetahuan lebih sering terjadi di organisasi dengan struktur organisasi desentralisasi. Kedua

budaya organisasi dapat memfasilitasi manajemen pengetahuan melalui Community of Practice

(CoP). Ketiga divisi atau unit kerja penelitian dan pengembangan dapat memfasilitasi akctivitas

manajemen pengetahuan.


Tata dan Prasad (2004) menjelasakan bahwa struktur organisasi berfokus kepada dua hal yaitu

sentralisasi dan formalisasi (Beliveau, Bernstein, dan Hsieh, 2011). Kohli dan Jaworski (1990)

serta Woodman, Sawyer, dan Griffin (1993) menjelaskan bahwa struktur organisasi terpusat

dapat mencegah komunikasi, berbagi ide, dan aplikasi pengetahuan (Beliveau, Bernstein, dan

Hsieh, 2011). Formalisasi digunakan organisasi untuk mengelola proses koleksi dan diseminasi

informasi serta untuk mengidentifikasi isu strategis (Beliveau, Bernstein, dan Hsieh, 2011). Aspek terpenting dari lingkungan fisik adalah model bangunan, lokasi, ukuran, tipe, dan jumlah

dari ruangan (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). Lingkungan fisik dapat membantu

aktivitas pengembangan manajemen pengetahuan dengan menyediakan kesempatan untuk

bertemu, berdiskusi, dan berbagi pengetahuan bagi individu dalam organisasi (Becerra-Fernandez

dan Sabherwal, 2004). Pemanfaatan dari teknologi informasi dapat memfasilitasi manajemen pengetahuan (Becerra-

Fernandez dan Sabherwal, 2004). Choi dan Lee (2003) menjelaskan bahwa utilisasi dari

teknologi informasi dapat membantu aktivitas manajemen pengetahuan melalui memberikan

fasilitas untuk mengumpulkan, menyimpan, dan bertukar pengetahuan secara cepat dan

membantu menciptakan pengetahuan baru (Wood, 2005). Choi dan Lee (2003) juga menjelaskan

bahwa teknologi informasi memainkan peranan penting dalam menghapus batasan komunikasi

antara komponen di dalam organisasi (Beliveau, Bernstein, dan Hsieh, 2011). Zander dan Kogut (1995) menjelaskan bahwa pengetahuan umum merujuk kepada kumpulan

pengalaman organisasi untuk memahami beberapa aktivitas dan prinsip organisasi yang

mendukung komunikasi dan koordinasi (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). Pengetahuan

umum dapat membantu meningkatkan nilai pengetahuan individu dengan mengintegrasikan

dengan pengetahuan individu lain (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). 5) Contingency View dari Manajemen Pengetahuan

Pandangan universal manajemen pengetahuan menjelaskan bahwa terdapat satu pendekatan

manajemen pengetahuan terbaik untuk semua kondisi (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004).

Contingency view sendiri menjelaskan bahwa tidak ada pendekatan terbaik yang cocok untuk

semua kemungkinan (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). Terdapat beberapa faktor yang

menentukan proses manajemen pengetahuan yang tepat bagi organisasi yaitu karakteristik tugas,


karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi, dan karakteristik lingkungan (Becerra-

Fernandez dan Sabherwal, 2004). Karakteristik tugas dibagi menjadi dua kategori yaitu ketidakpastian pekerjaan dan

ketergantungan pekerjaan. Ketidakpastian pekerjaan yang tinggi cocok bagi proses direction dan

socialization (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). Sebaliknya, ketidakpastian pekerjaan

yang rendah cocok bagi proses routines, exchange, combination, internalization, dan

externalization (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). Ketergantungan pekerjaan yang tinggi

cocok bagi proses exchange, combination, socialization, direction, dan routines (Becerra-

Fernandez dan Sabherwal, 2004). Internalization, externalization, direction, dan routines cocok

untuk ketergantungan pekerjaan yang rendah (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). Discovery, capture, dan sharing pengetahuan dapat digunakan untuk pengetahuan prosedural

(‘know how’) atau pengetahuan deklaratif (‘know what’) (Becerra-Fernandez dan Sabherwal,

2004). Application pengetahuan hanya digunakan untuk pengetahuan prosedural (Becerra-

Fernandez dan Sabherwal, 2004). Karakteristik organisasi dibagi menjadi dua kategori yaitu ukuran organisasi dan strategi bisnis

(Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). Organisasi kecil cocok untuk proses socialization,

direction, combination, externalization, dan internalization (Becerra-Fernandez dan Sabherwal,

2004). Organisasi besar cocok untuk proses exchange, routines, combination, externalization,

dan internalization (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). Organisasi yang memiliki strategi

berfokus kepada biaya murah cocok untuk proses direction, routines, externalization,

internalization, socialization, dan exchange (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004).

Organisasi yang berfokus kepada diferensiasi cocok untuk proses socialization, combination,

externalization, internalization, dan exchange (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). Karakteristik lingkungan memiliki pengaruh dalam menentukan proses manajemen pengetahuan

(Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004). Ketidakpastian lingkungan yang rendah cocok untuk

proses socialization, exchange, externalization, dan internalization (Becerra-Fernandez dan

Sabherwal, 2004). Ketidakpastian lingkungan yang tinggi cocok untuk proses socialization,

combination, direction, dan routines (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004).


Metode Penelitian Pendekatan kuantitatif digunakan dalam penelitian ini. Aktivitas pengumpulan data terdiri dari

dua aktivitas utama, pertama yaitu wawancara untuk mengumpulkan data mengenai kondisi

terkini di BATAN terkait dengan rencana untuk mengimplementasi manajemen pengetahuan, dan

kedua yaitu survey menggunakan kuesioner untuk mendapatkan data untuk menentukan proses

manajemen pengetahuan yang tepat. Skala-Likert 5 digunakan untuk menyampaikan jawaban

responden yang memiliki nilai dari 1 (sangat tidak setuju) hingga 5 (sangat setuju). Kuesioner

kemudian di tes oleh 5 orang perwakilan pegawai BATAN untuk mengidentifikasi kesalahan dan

ambiguitas pertanyaan dan memastikan bahwa kuesioner yang dibuat telah jelas dan bisa

dipahami oleh pegawai BATAN.

Perumusan pertanyaan kuesioner berdasarkan beberapa literatur. Pertanyaan terkait dengan faktor

contingency dari manajemen pengetahuan berdasarkan pada Becerra-Fernandez dan Sabherwal

(2004) serta penelitian yang dilakukan oleh Daft dan Macintosh (1981) dalam Wood (2005).

Pengelolaan pengetahuan tacit berdasarkan penelitian Choi dan Lee (2003) dalam Wood (2005).

Pengelolaan pengetahuan explicit berdasarkan Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2001, 2003)

dalam Wood (2005) dan penelitian Choi (2002) dalam Beliveau, Bernstein, dan Hsieh (2011).

Pertanyaan kuesioner terkait dengan dukungan teknologi untuk manajemen pengetahuan

berdasarkan penelitian oleh Choi dan Lee (2003) dalam Wood (2005) dan Beliveau, Bernstein,

dan Hsieh (2011). Pertanyaan terkait dengan pemicu manajemen pengetahuan berdasarkan Choi

dan Lee (2003) serta Lee dan Lee (2007) dalam Razi dan Karim (2010), Choi dan Lee (2003)

dalam Beliveau, Bernstein, dan Hsieh (2011), Marsick dan Watkins (2003) dalam Wood (2005),

dan Lin (2007) dalam Razi dan Karim (2010). Pertanyaan terkait dengan kemampuan proses

manajemen pengetahuan berdasarkan Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2004), Choi dan Lee

(2002, 2003) dalam Razi dan Karim (2010), dan Park (2006) dalam Beliveau, Bernstein, dan

Hsieh (2011).

Populasi dari penelitian ini adalah 2040 pegawai BATAN yang bekerja di Serpong, Tangerang

Selatan dan Pasar Jumat, Jakarta Selatan. Teknik pengambilan sampel yaitu convenience

sampling dimana teknik ini mudah dilakukan, cepat, murah, dan tidak memberikan banyak

masalah (Lunsford dan Lunsford, 1995). Sampel untuk penelitian ini adalah 10% dari total


populasi yaitu 200 pegawai. Kuesioner kemudian disebarkan dengan hardcopy kepada 15 unit

kerja yang terlibat langsung dengan area teknikal BATAN. Unit kerja tersebut terbagi menjadi 10

unit kerja berada di BATAN Serpong, Tangerang Selatan yaitu PRPN (Pusat Rekayasa Perangkat

Nulir), PSJMN (Pusat Standardisasi dan Jaminan Mutu Nuklir), PTLR (Pusat Teknologi Limbah

Radioaktif), PTRKN (Pusat Teknologi Reaktor dan Keselamatan Nuklir), PKTN (Pusat

Kemitraan Teknologi Nuklir), PTBIN (Pusat Teknologi Bahan Industri Nuklir), PRSG (Pusat

Reaktor Serba Guna), PRR (Pusat Radioisotop dan Radiofarmaka), PTBN (Pusat Teknologi

Bahan Bakar Nuklir), dan PPIN (Pusat Pengembangan Informatika Nuklir) serta 5 unit kerja

berada di BATAN Pasar Jumat, Jakarta Selatan yaitu PDIN (Pusat Diseminasi IPTEK Nuklir),

PATIR (Pusat Aplikasi Teknologi dan Radiasi), PTKMR (Pusat Teknologi Keselamatan dan

Metrologi Radiasi), Pusdiklat (Pusat Pendidikan dan Pelatihan), dan PPGN (Pusat Pengembangan

Geologi Nuklir).

Data dari kuesioner kemudian akan dianalisa menggunakan metode untuk menganalisis data yang

menggunakan skala Likert (Bertram, 2006). Representasi data menggunakan grafik batang dan

persebaran titik-titik. Menentukan central tendency menggunakan median dan mode karena

metode ini tidak terpengaruh oleh outlier dan skewed data. Menilai tingkat variabilitas maka

menggunakan range dan inter-quartile range.

Hasil Penelitian Total sampel yang diambil dalam penelitian adalah 200 orang responden dengan jumlah

kuesioner yang kembali berjumlah 147 kuesioner. Setelah dilakukan pemeriksaan terhadap

kuesioner yang kembali ditemukan bahwa terdapat 12 kuesioner yang tidak valid. Kuesioner

tidak valid dengan rincian kuesioner tidak diisi sama sekali dan terdapat bagian kuesioner yang

tidak terisi. Total kuesioner yang bisa digunakan adalah sebanyak 135 kuesioner dengan tingkat

tanggapan mencapai 67,5% dari total 200 orang responden. Bagian pertama dari kuesioner

merupakan informasi umum yang berguna untuk mengetahui informasi di mana unit kerja

responden dan lama bekerja responden di unit tersebut serta untuk mengetahui apakah responden

mengetahui bahwa BATAN akan mengimplementasi manajemen pengetahuan. Kuesioner

disebarkan kepada 15 unit kerja yang penyebarannya dapat dilihat pada Gambar 1 yang

menjelaskan perbandingan antara ekspektasi yang diharapkan dengan kuesioner yang kembali.


Gambar 1. Perbandingan Antara Ekspektasi Dengan Kuesioner Yang Kembali Lama bekerja responden di dalam suatu unit kerja di BATAN bervariasi dari kurang dari 5 tahun

hingga lebih dari 30 tahun. Berdasarkan hal tersebut demografi untuk menunjukkan lama bekerja

responden terbagi menjadi 3 bagian. Bagian pertama menunjukkan lama bekerja antara 0 – 15

tahun, bagian kedua menunjukkan lama bekerja antara 16 – 25 tahun, dan bagian ketiga

menunjukkan lama bekerja lebih dari 25 tahun. Responden yang bekerja antara 0 – 15 tahun

mencapai 35,56%, sedangkan untuk responden yang bekerja antara 16 – 25 tahun mencapai

37,04%, sedangkan untuk responden yang bekerja lebih dari 25 tahun mencapai 27,41%. Gambar

2 menunjukkan persebaran lama bekerja responden di BATAN.

15

5

15 10

20 15 15 15

20

5 5

25

15

5

15 14

4

11 7

15

7

13 11 16

3 3

14

4 5 8

Perbandingan Antara Ekspektasi dengan Kuesioner yang Kembali

Responden (Ekspektasi) Responden (Realita)


Gambar 2. Periode Bekerja Responden di BATAN Informasi umum terakhir yang coba ditangkap oleh kuesioner ini adalah tingkat pengetahuan

responden terkait dengan rencana implementasi manajemen pengetahuan di BATAN. Sebanyak

70,37% mengetahui rencana implementasi manajemen pengetahuan di BATAN dan sebanyak

29,63% tidak mengetahui rencana implementasi tersebut. Gambar 3 menunjukkan jawaban

responden terkait dengan rencana implementasi manajemen pengetahuan yang akan dilakukan di

BATAN.

Gambar 3. Tingkat Responden Mengetahui Rencana Implementasi Manajemen Pengetahuan di BATAN

0 -‐ 15 16 -‐ 25 > 25 Jumlah Responden 48 50 37

0

10

20

30

40

50

60 Jumlah Re

spom

den

Lama Bekerja Responden di BATAN (Tahun)

70%

30%

Tingkat Responden Mengetahui Rencana Implementasi KM di BATAN

Ya Tidak


Pembahasan Penelitian ini bertujuan untuk menentukan proses manajemen pengetahuan yang tepat

diimplementasi oleh BATAN. Teknik yang digunakan untuk menentukan proses manajemen

yang tepat adalah metode Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2004) untuk menentukan solusi

manajemen pengetahuan pada suatu organisasi.

1) Analisis Faktor Contingency

Tahapan ini untuk menentukan karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik

organisasi, dan karakteristik lingkungan. Tabel 1 menunjukkan keluaran dari tahap pertama.

Tabel 1. Keluaran Tahap Pertama Penilaian Faktor Contingency

Faktor Contingency Median Mode Hasil

Ketergantungan Tugas

4 4 Tinggi

Ketidakpastian Pekerjaan

4 4 Rendah

Sifat Pengetahuan 5 5 Explicit 4 4 Prosedural Ukuran Organisasi

4 4 Besar

Strategi Bisnis 4 4 Differentiation Ketidakpastian Lingkungan

3 4 Tinggi

2) Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan untuk Setiap Faktor Contingency

Tahap kedua adalah melakukan identifikasi proses yang tepat untuk setiap faktor contingency.

Setiap proses yang cocok dengan faktor contingency akan diberi label ‘Yes’, label ‘No’ untuk

proses yang tidak cocok, dan ‘Ok’ untuk proses yang tidak terpengaruh oleh faktor

contingency. Tabel 2 menunjukkan identifikasi yang dilakukan pada tahap kedua. 3) Prioritas Proses Manajemen Pengetahuan

Metode penilaian mengikuti langkah yang dilakukan oleh Becerra-Fernandez dan Sabherwal

(2004) di mana untuk proses yang sesuai dengan faktor contingency dalam tahap ke dua akan

dihitung nilai kumulatifnya. Nilai kumulatif dihitung dengan mengalikan jumlah ‘Yes’

dengan 1,0, ‘No’ dengan 0,0, dan ‘Ok’ dengan 0,5 untuk setiap proses pengetahuan yang


telah dipetakan kepada faktor contingency kemudian menjumlahkan nilai tersebut menjadi

nilai kumulatif. Proses yang memiliki nilai kumulatif terbesar merupakan proses yang

memiliki prioritas paling tinggi untuk diimplementasi di BATAN. Tabel 3 menunjukkan

perolehan nilai kumulatif untuk setiap proses manajemen pengetahuan berdasarkan setiap

faktor contingency.

Tabel 2. Keluaran Tahap Kedua Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan Terkait dengan Setiap Faktor Contingency

Faktor Contingency

Proses

Ketergantungan

Pekerjaan = Tinggi

Ketidakpastian

Pekerjaan = Rendah

Pengetahuan Explicit

Pengetahuan Prosedural

Organisasi = Besar

Strategi =

Diferensiasi

Ketidakpastian Lingkungan =

Tinggi

Combination Yes Yes Yes Ok Ok Yes Yes

Socialization for Knowledge Discovery

Yes No No Ok No Yes Yes

Socialization for Knowledge Sharing

Yes No No Ok No Ok No

Exchange Yes Yes Yes Ok Yes Ok No Externalization No Yes No Ok Ok Ok No Internalization No Yes Yes Ok Ok Ok No Direction Ok No Ok Yes No No Yes Routines Ok Yes Ok Yes Yes No Yes

Tabel 3. Keluaran Tahap Ketiga Perolehan Nilai Kumulatif Untuk Setiap Proses Manajemen Pengetahuan

Prioritas Proses

Proses Jumlah Yes

Jumlah No

Jumlah Ok Nilai Kumulatif Prioritas

Combination 5 0 2 6,0 1 Socialization for Knowledge Discovery 3 3 1 3,5 3

Socialization for Knowledge Sharing 1 4 2 2,0 6

Exchange 4 1 2 5,0 2 Externalization 1 3 3 2,5 5 Internalization 2 2 3 3,5 3

Direction 2 3 2 3,0 4 Routines 4 1 2 5,0 2


4) Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan yang Berjalan di BATAN

Tahap keempat dilakukan untuk mengidentifikasi proses manajemen pengetahuan yang telah

berjalan di BATAN. Berdasarkan jawaban kuesioner, semua proses telah berjalan di BATAN

seperti ditunjukkan pada Tabel 4.

Tabel 4. Keluaran Tahap Keempat Prioritas Proses yang Telah Berjalan di BATAN

Proses Median Mode % Prioritas Combination 4 4 71.48 1 Socialization for Knowledge Discovery

4 4 55.19 5

Socialization for Knowledge Sharing

4 4 60.99 3

Exchange 4 4 69.63 2 Externalization 4 4 69.63 2 Internalization 4 4 69.63 2 Direction 2 2 60.00 4 Routines 4 4 69.63 2

5) Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan Tambahan

Tahap selanjutnya adalah melakukan perbandingan antara hasil tahapan ketiga dan tahapan

keempat untuk menambahkan atau mengurangi proses manajemen pengetahuan. Penentuan

prioritas merupakan kolaborasi metode yang dilakukan oleh Becerra-Fernandez dan

Sabherwal (2004) dan Setiawan (2012) dengan melakukan perubahan. Prioritas tinggi

meliputi proses yang memiliki nilai kumulatif lebih besar sama dengan 3,0 atau peringkat

proses 1 sampai 3 sedangkan prioritas rendah diberikan untuk proses dengan nilai kumulatif

di bawah 3,0 atau peringkat 4 sampai 8 (Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2004; Setiawan,

2012). Tabel 5 menjelaskan prioritas akhir dari penentuan proses manajemen pengetahuan. Untuk menentukan prioritas akhir maka akan dinilai dengan memerhatikan hal yang

dijelaskan oleh Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2004) diantaranya

• Apabila proses manajemen pengetahuan pada tahap ketiga dibutuhkan (prioritas yang

tinggi) dan pada tahap keempat tidak dibutuhkan (prioritas yang rendah) maka proses

tersebut diperlukan (prioritas yang tinggi).

• Sebaliknya, apabila proses manajemen pengetahuan pada tahap ketiga tidak dibutuhkan

(prioritas yang rendah) namun pada tahap keempat BATAN menganggap proses tersebut


dibutuhkan (prioritas tinggi) maka proses tersebut kurang dibutuhkan (prioritas yang

rendah).

Tabel 5. Keluaran Tahap Kelima Prioritas Akhir Manajemen Pengetahuan

Prioritas Proses

Proses Faktor Contingency Kategori Berjalan di

BATAN Kategori Prioritas Akhir

Combination 1 Tinggi 1 Tinggi Tinggi Socialization for Knowledge Discovery

3 Tinggi 5 Rendah Tinggi

Socialization for Knowledge Sharing 6 Rendah 3 Tinggi Rendah

Exchange 2 Tinggi 2 Tinggi Tinggi Externalization 5 Rendah 2 Tinggi Rendah Internalization 3 Tinggi 2 Tinggi Tinggi

Direction 4 Rendah 4 Rendah Rendah

Routines 2 Tinggi 2 Tinggi Tinggi

6) Identifikasi Infrastruktur Manajemen Pengetahuan

Budaya organisasi di BATAN memberikan kewajiban kepada peneliti untuk membuat tulisan

ilmiah dan buku yang akan berdampak kepada poin kredit peneliti yang menentukan besarnya

tunjangan sebagai peneliti. Manajemen atas di BATAN memiliki ketertarikan dengan

manajemen pengetahuan. Didukung dengan pegawai BATAN yang saling membantu, hal ini

akan memovitasi aktivitas berbagi pengetahuan di BATAN. BATAN memiliki struktur organisasi terpusat yang menjadi penghalang untuk aktivitas

berbagi pengetahuan meskipun para pegawainya memiliki keinginan untuk berkolaborasi

antar unit kerja. Pegawai BATAN ditempatkan di gedung yang berbeda-beda dan berjauhan

sehingga dapat menghalangi aktivitas berbagi pengetahuan. Namun, BATAN memiliki

perpustakaan di semua unit kerja untuk menyimpan semua tulisan ilmiah, buku, atau jurnal. Infrastruktur TI di BATAN mendukung aktivitas manajemen pengetahuan dengan berbagai

cara. Contohnya yaitu terdapat sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu Sistem

Informasi Perencanaan Litbangyasa (SIPL) yang menggabungkan semua pengetahuan dari


berbagai unit kerja, sistem persuratan yaitu Sistem Informasi Tata Persuratan (SITP) yang

membantu BATAN dalam proses administrasi surat, dan surat elektronik.

7) Mengembangkan Teknologi, Mekanisme, dan Sistem Manajemen Pengetahuan

Tahap ini bertujuan untuk memberikan rekomendasi mengenai teknologi, mekanisme, dan

sistem yang bisa diimplementasi oleh BATAN untuk mendukung aktivitas manajemen

pengetahuan. Tabel 6 menunjukkan daftar teknologi, mekanisme, dan sistem yang bisa

diimplementasi oleh BATAN.

Tabel 6. Mekanisme, Teknologi, dan Sistem yang Dapat Diimplementasi Oleh BATAN

Proses Mekanisme Teknologi yang dibutuhkan

Combination

1. Kolaborasi untuk pembuatan dokumen

2. Kolaborasi untuk memecahkan masalah

3. Pembuatan keputusan bersama

• [1],[2],[3] Web portal • [2] Data mining • [2] Best practice and lesson

learned

Routines

1. Kebijakan organisasi 2. Praktik kerja 3. Prosedur dan standar

organisasi

• [2] Expert systems • [1], [3] Management information

systems

Exchange

1. Memo 2. Manual 3. Progress report 4. Presentation

• [2], [3] Team collaboration tools • [2], [3], [4] Best practice database • [2], [4] Lesson learned system • [2], [4] Expert locator system

Internalization

1. Learning by doing 2. On the job training 3. Learning by observation 4. Face to face meetings

• [4] Komunikasi berbasis komputer • [1] Simulasi berbasis komputer

Socialization for Knowledge Discovery

1. Konferensi 2. Kegiatan magang 3. Proyek bersama antar unit

kerja 4. Inisiasi untuk pegawai baru

• [1], [3] Video conference • [2] Group diskusi elektronik • [3] Dukungan elektronik untuk

CoP

Kesimpulan Berdasarkan ruang lingkup masalah penelitian, kesimpulan ini akan menjawab dua pertanyaan

yang menjadi pemicu penelitian. Kesimpulan ini berdasarkan 135 data responden yang berhasil

didapatkan dalam penelitian ini. Kesimpulan tersebut adalah:

1. Kondisi terkini BATAN terkait usahanya untuk mengimplementasi manajemen

pengetahuan yaitu telah menjalankan semua proses manajemen pengetahuan yaitu

combination, socialization untuk discovery pengetahuan, externalization, internalization,


socialization untuk sharing pengetahuan, exchange, direction, dan routines. Hasil tersebut

berdasarkan jawaban responden yang menyetujui bahwa semua proses tersebut dilakukan

oleh responden.

2. Infrastruktur penunjang manajemen pengetahuan sebagian telah diimplementasi oleh

BATAN seperti adanya dukungan dari top management dan adanya mekanisme reward

dan punishment. Proses tersebut telah didukung dengan teknologi yang memfasilitasi

kegiatan manajemen pengetahuan antara lain sistem ERP yaitu Sistem Informasi

Perencanaan Litbangyasa (SIPL) untuk proses routines meskipun belum terdapat modul

supply chain management (SCM) dan modul procurement, adanya Sistem Informasi Tata

Persuratan (SITP), dan surat elektronik.

3. Berdasarkan faktor contingency (karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan,

karakteristik organisasi, dan karakteristik lingkungan) maka proses manajemen

pengetahuan yang paling tepat untuk diimplementasi oleh BATAN berdasarkan urutan

prioritas adalah combination, routines, exchange, internalization, socialization untuk

discovery pengetahuan, direction, externalization, dan socialization untuk sharing

pengetahuan. Prioritas tersebut melihat perolehan nilai kumulatif berdasarkan jawaban

yang didapatkan dari kuesioner.

4. Teknologi dan mekanisme manajemen pengetahuan yang bisa diimplementasi untuk

menunjang proses manajemen pengetahuan antara lain web portal untuk kegiatan

kolaborasi dan pembuatan keputusan bersama, data mining dan lesson learned untuk

menunjang kegiatan kolaborasi untuk pemecahan masalah, management information

system untuk praktik kerja dan standar organisasi, lesson learned system untuk

mekanisme manual dan progress report. simulasi berbasis komputer untuk mekanisme

learning by doing, video conference untuk konferensi, dan teknologi untuk CoP untuk

memfasilitasi kegiatan CoP dan proyek bersama.

Saran Saran yang diberikan terbagi menjadi dua bagian yaitu saran untuk pihak BATAN dan saran

untuk penelitian selanjutnya. Saran yang bisa diberikan untuk pihak BATAN adalah:

1. Kondisi yang ada saat ini terkait dengan manajemen pengetahuan dapat dipertahankan

oleh BATAN untuk tetap menjalankan aktivitas manajemen pengetahuan.


2. Apabila pihak BATAN memiliki keinginan untuk mengikuti hasil penelitian ini maka ada

baiknya BATAN berfokus kepada proses yang memiliki prioritas tertinggi yaitu

combination dan routines karena proses ini memiliki kesesuaian paling tinggi diantara

proses lainnya dengan kondisi BATAN yang lebih memanfaatkan pengetahuan explicit.

3. Dukungan top management memegang peranan penting dalam implementasi manajemen

pengetahuan. Kebijakan organisasi, peraturan organisasi, dan prosedur dapat menjadi alat

yang efektif untuk bisa memaksa pegawai BATAN untuk melakukan aktivitas manajemen

pengetahuan.

Saran yang bisa diberikan untuk penelitian selanjutnya adalah:

1. Melakukan penelitian yang sama dengan penambahan jumlah responden untuk

mengetahui apakah terdapat perbedaan di hasil penelitian.

2. Penelitian untuk mengidentifikasi pengetahuan yang ada dan dibutuhkan di suatu

organisasi.

3. Pembuatan sistem manajemen pengetahuan untuk menunjang aktivitas manajemen

pengetahuan di suatu organisasi.

Daftar Referensi Anderson, K.K. (2009). Organizational Capabilities as Predictors of Effective Knowledge

Management: An Empirical Examination. Umi Microform 3369510, Proquest LLC. Becerra-Fernandez, I., & Sabherwal, R. (2004). Knowledge Management Challenges, Solutions,

and Technologies. Pearson Education. Inc. ISBN: 0-13-101606-7. Beliveau, B., Bernstein, E. H., & Hsieh, H. J. (2011). Knowledge Management Strategy,

Enablers, and Process Capability in U.S. Software Companies. Journal of Multidisciplinary

Research. Vol. 3. No. 1. pp. 25-46. Bertram, D. (2006). Likert Scales. CPSC 681- Topic Report. pp. 1-10. April 2013.

http://poincare.matf.bg.ac.rs/~kristina//topic-dane-likert.pdf. Carlson, F. W. (1999). A Guide To Planning A Knowledge Management System. University of

Maryland Bowie State University.


De Brun. C. (2005). ABC of Knowledge Management. NHS National Library for Health:

Knowledge Management Specialist Library. International Atomic Energy Agency. (2012). Knowledge Management for Nuclear Research and

Development Organizations. IAEA. ISBN: 978-92-0-125510-5. Kucza, T. (2001). Knowledge Management Process Model. Technical Research Center of

Finland. ESPOO. VTT Publication. Lunsford, B. R., & Lunsford, T. R. (1995). The Research Sample, Part I:Sampling. JPO: Journal

of Prosthethics and Orthotics. Vol. 7. No. 3. pp. 105-112. Razi, M. J. M., & Karim, N. S. A. (2010). Assessing Knowledge Management Readiness in

Organization. IEEE. 978-1-4244-6716-7/10. Setiawan, D. (2012). Perancangan Knowledge Management Solution Pada Divisi Operasional

PT Visi Solution Teknologi. MTI UI. Wood, C. (2005). An Empirical Examination of Factors Influencing Work-Unit Knowledge

Management Effectiveness in Organizations. UMI Microform 3201107, Proquest LLC.


Analisis Proses Pengelolaan Manajemen Pengetahuan ...

Documents

Transcript of Analisis Proses Pengelolaan Manajemen Pengetahuan ...