ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI · Dokumen ini merupakan bukti pengeluarang barang...

ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem informasi akuntansi adalah informasi yang berhubungan dengan data finansial terutama informasi keuangan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan. Ada berbagai macam definisi tentang system informasi akuntansi, salah satunya : Menurut TMBooks (2015) sistem informasi akuntansi merupakan system yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan beserta informasi lainnya yang diperoleh dari proses rutin transaksi akuntansi. Menurut Krismiaji (2015:4) sistem informasi akuntansi adalah sebuah system yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Untuk dapat menghasilkan informasi yang diperlukan oleh para pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut :

1. Mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukkannya ke dalam sistem 2. Memproses data transaksi 3. Menyimpan data untuk keperluan dimasa mendatang 4. Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan, atau

memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan di komputer.

5. Mengendalikan seluruh proses sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan (Jogiyanto, 2005). Analisis perancangan sistem informasi akuntansi merupakan identifikasi terhadap permasalahan yang terjadi pada sebuah sistem informasi akuntansi, kemudian sistem informasi akuntansi tersebut diperbaiki agar kinerjanya lebih efektif dan efisien. Sistem informasi akuntansi yang lama perlu diperbaiki disebabkan karena beberapa hal, yaitu :

1. Adanya permasalahan yang timbul di sistem yang lama, dapat berupa: • Ketidakberesan • Pertumbuhan Organisasi

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan 3. Adanya instruksi-instruksi

Dalam pembelajaran ini , kita akan menganalisis dan merancang sistem baru dari 2 jenis

kegiatan sistem akuntansi , yaitu Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai dan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai.

APSIA ATA 18/19

LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 1

UNIVERSITAS GUNADARMA

KASUS SISTEM AKUNTANSI PENErIMAAN KAS DArI

PENjUAlAN TUNAI

APSIA ATA 18/19



KASUS 1 SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI

A. Pengertian Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

Sistem Akuntansi Penerimaan Kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk

kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai.

Sistem Akuntansi Penjualan Tunai didefinisikan sebagai metode dan

prosedur pencatatan dengan mengidentifikasi, merangkai, menganalisis dan

melaporkan atas pembayaran harga barang yang terlebih dahulu dilakukan pembeli.

B. Jaringan Prosedur yang yang membentuk sistem akuntansi penjualan:

a. Prosedur Order Penjualan

b. Prosedur Penerimaan Kas

c. Prosedur Penyerahan Barang

d. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank

e. Prosedur pencatatan Penjualan

C. Fungsi yang terkait

Fungsi Penjualan Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini

bertanggung jawab menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.

Fungsi ini berada di tangan kasir. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan, pencatatan penerima kas, dan pembuat laporan penjualan.

Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli serta menyerahkan barang tersebut ke Fungsi Pengiriman.

APSIA ATA 18/19



D. Dokumen Yang Digunakan

Faktur Penjualan Tunai (FPT) Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.

Pita Register Kas (Cash Register Tape) / (PRK) Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi

kas. Dokumen PRK ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan

mesin register kas (cash register).

Surat Pengeluaran Barang (SPB)

Dokumen ini merupakan bukti pengeluarang barang yang dikeluarkan oleh

fungsi Gudang.

Bukti Setor Bank (BSB)

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.

Laporan Penerimaan Kas (LPK) Laporan ini digunakan untuk memberitahukan penerimaan kas perusahaan kepada pimpinan

Surat Jalan Barang (SJB) Dokumen yang dibuat oleh vendor untuk menjelaskan barang yang telah dikirim

E. Catatan Akuntansi Yang Digunakan Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan jasa.

Kartu Persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk

mencatat harga pokok persediaan yang dibeli

APSIA ATA 18/19



1. Bagan alir dokumen (Flowchart)

Flowchart adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menggambarkan

kegiatan yang terjadi di dalam sistem. Penggunaan flowchart lebih bermanfaat dibandingkan

dengan uraian tertulis dalam menggambarkan suatu sistem.

Simbol-Simbol Flowchart Terkomputerisasi

Simbol Nama Simbol Makna Simbol

Terminal

Digunakan untuk memulai, mengakhiri, atau titik henti dalam sebuah proses atau program, juga digunakan untuk pihak eksternal.

Dokumen

Sebuah dokumen atau laporan, dokumen dapat dibuat dengan tangan atau dicetak oleh komputer

Dokumen rangkap

Digambarkan dengan menumpuk simbol dokumen

dan pencetakan nomor dokumen di bagian depan dokumen pada bian kiri atas

Input/output

Digunakan untuk menggambarkan berbagai media

input dan output dalam sebuah bagan alir program.

Menggambarkan jurnal dan buku besar dalam bagan alir dokumen

2 Faktur 1

APSIA ATA 18/19



Tampilan

Informasi ditampilkan oleh alat output on-line seperti terminal CRT atau monitor

komputer PC

Pemasukan Data

On-line

Entri data oleh alat on-line seperti terminal CRT atau komputer pribadi

Kegiatan campuran

Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan dengan menggunakan alat

selain komputer

Pemrosesan

Komputer

Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan oleh komputer, biasanya

menghasilkan perubahan

terhadap data atau informasi

APSIA ATA 18/19



APSIA ATA 18/19



SISTEM PENJUALAN TUNAI DAN PENERIMAAN KAS PADA TOKO PENDRIYANTI

Toko pendriyanti merupakan toko yang menjual berbagai jenis pakaian mulai dari

pakaian anak-anakhingga pakaian dewasa dan perlengkapan bayi. Sistem yang dijalankan

pada toko pendriyanti ini adalah penjualan tunai.

BAGIAN PENJUALAN Sistem penjualan pada toko pendrayanti dimulai dengan menerima pelanggan lalu

menerima order dari pelanggan. Kemudian membuka database barang untuk melihat

ketersediaan barang, lalu menampilkan database barang pada layar monitor PC. Kemudian

membuat Faktur Penjualan Tunai, lalu mencetak Faktur Penjualan Tunai sebanyak 3 lembar.

Kemudian FPT 1 diberikan kepada pembeli, FPT 2 diberikan pada bagian akuntansi dan

FPT 3 diarsip berdasarkan tanggal.

BAGIAN PENERIMAAN KAS

Bagian menerima FPT 1 beserta uang dari pembeli, kemudian bagian kas

mencocokan antara FPT 1 dan jumlah uang yang diterima, jika tidak cocok FPT 1 beserta

uang dikembalikan kepada pembeli. Jika cocok, FPT 1 diotorisasi dengan membubuhkan

tanda tangan. Kemudian bagian kas mengentry data kas sesuai dengan FPT 1 yang telah

ditanda tangani ke dalam database kas. Lalu, FPT 1 yang telah ditandatangani dikembalikan

kepada pembeli.

BAGIAN AKUNTANSI

Bagian akuntansi menerima FPT lembar 2 dari bagian penjualan dan menerima FPT 1 yang

telah diotorisasi dari pembeli. kemudia bagian akuntansi mencocokan antara FPT 2 dengan

FPT 1 otorisasi, jika tidak cocok FPT 1 otorisasi dikembalikan ke pembeli dan FPT 2

dikembalikan ke bagian penjualan. jika cocok bagian akuntansi akan membuat jurnal

penerimaan kas, lalu membuat laporan penerimaan Kas (LPK). kemudian mencetak LPK.

kemudian LPK diserahkan ke pimpinan, FPT 1 dan FPT 2 diarsip berdasarkan tanggal, lalu

Jurnal dicatat ke Buku Besar (BB) dan dicatat di Kartu Persediaan.

Buatlah Flowchatnya!!

APSIA ATA 18/19



SISTEM PENGENDALIAN INTERN

Sistem pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran

yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan

keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan

manajemen (Mulyadi :

Sistem Akuntansi : 163).

Pengendalian intern adalaha rencana organisasi organisasi dan metode yang

digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan

dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan

manajemen (Krismiaji: Sistem Informasi Akuntansi:216).

Sistem pengendalian intern menurut COSO (Committee of Sponsoring Organization of The Treadway Commission) :

Sistem pengendalian internal merupakan suatu proses yang melibatkan dewan

komisaris, manajemen, dan personil lain, yang dirancang untuk memberikan keyakinan

memadai tentang pencapaian tiga tujuan berikut ini:

• Efektivitas dan efisiensi operasi

• Keandalan pelaporan keuangan

• Kepetuhan kerhadap hukum dan peraturan yang berlaku)

Tujuan sistem pengendalian intern menurut mulyadi adalah :

Menjaga kekayaan organisasi

Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

Mendorong efisiensi

Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Komponen-komponen pengendalian internal menurut COSO antara lain:

1. A control environment (lingkungan pengendalian).

APSIA ATA 18/19



Merupakan tanggung jawab manajemen puncak untuk menyatakan dengan jelas

nilainilai integritas dan kegiatan tidak etis yang tidak dapat ditoleransi.

2. Risk assessment (penaksiran resiko). Perusahaan harus mengidentifikasi dan menganalisis faktor-faktor yang

menciptakan resiko bisnis baik dari intern atau ekstern dan harus menentukan

bagaimana caranya mengelola resiko tersebut.

3. Control activities (aktivitas pengendalian).

Untuk mengurangi terjadinya kecurangan, manajemen harus merancang kebijakan

dan prosedur untuk membantu menghadapi resiko-resiko tertentu yang dihadapi

perusahaan sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

4. Information and communication (informasi dan komunikasi).

Sistem informasi yang elevan terhadap tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi

mengumpulkan, mencatat, memproses, menyimpan, meringkas, dan mengkomunikasikan informasi mengenai sebuah organisasi. Sistem pengendalian internal harus dikomunikasikan dan diinfokan kepada seluruh karyawan perusahaan

dari atas hingga bawah.

5. Monitoring (pemantauan).

Sistem pengendalian internal harus dipantau secara berkala. Apabila terjadi

kekurangan yang signifikan, harus segera dilaporkan kepada manajemen puncak

dan ke dewan komisaris.

Sistem Pengendalian Internal Pada Penerimaan Kas dengan Penjualan Tunai

1. Lingkungan Pengendalian

Pada Toko Pendriyanti harus mempunyai struktur organisasi yang jelas dalam

bentuk grafis, serta harus menetapkan otoritas dan tanggung jawab bagi setiap

pekerjaan, sehingga dapat diketahui secara jelas penanggung jawabnya. Selain itu,

setiap karyawan yang direkrut oleh perusahaan harus mempunyai komitmen terhadap

integritas dan nilai nilai etika serta memiliki kemampuan yang sesuai dengan

pekerjannya.

2. Penilaian Resiko

Akuntan memainkan peran yang penting dalam membantu manajemen

mengontrol bisnis dengan mendesain sistem pengendalian yang efektif, dan

APSIA ATA 18/19 LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 10


mengevaluasi sistem yang ada untuk memastikan bahwa sistem tersebut berjalan

dengan efektif. Akuntan dapat mengevaluasi sistem pengendalian internal dengan

menggunakan strategi manajemen resiko. Toko Pendriyanti sudah terdapat bagian

akuntansi sehingga dapat membantu manajemen mengontrol bisnis dan mengevaluasi

sistem dengan baik. Namun, pada Toko Pendriyanti tidak terdapat bagian penyerahan

barang yang bertugas menyerahkkan barang kepada pembeli.

3. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan peraturan yang menjamin

bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen dicapai.

Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai menurut Mulyadi (2008) terdiri dari :

A. Struktur Organisasi

Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.

Fungsi penjualan merupakan fungsi operasi yang berhubungan dengan

penjualan dimana harus dipisahkan dari fungsi kas yang merupakan fungsi

penyimpanan kas yang diterima dari pelanggan. Penerimaan kas dilakukan

oleh bagian kasir yang nantinya dicek kebenarannya oleh Bagian Order

Penjualan, karena penerimaan kas terjadi setelah faktur penjualan dikeliarkan

oleh bagian order penjualan.

Pada Toko Pendriyanti, fungsi penjualan sudah terpisah dari fungsi

penerimaan kas. Fungsi penjualan sudah berjalan dengan baik oleh Bagian

penjualan tanpa merangkap fungsi penerimaan kas yang sudah dijalankan

oleh bagian penerimaan kas.

Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

Fungsi akuntansi merupakan fungsi yang melakukan pencatatan penjualan

tunai harus dipisahkan dari fungsi kas yang fungsinya sebagai fungsi

penyimpanan. Hal ini untuk menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.

Pada Toko Pendriyanti, fungsi kas sudah terpisah dari fungsi

akuntansi.fungsi akuntansi sudah dijalankan dengan baik oleh bagian

APSIA ATA 18/19



Accounting npa merangkap fungsi kas yang sudah dijalankan oleh bagian

penerimaan kas.

Penyerahan barang kepada pelanggan harus dilaksanakan oleh fungsi

penyerahan barang.

Tidak ada bagian penyerahan barang yang melaksanakan penyerahan barang

ke pelanggan dan mencocokan faktur dengan barang yang kemudian

mengirimnya ke pelanggan.

Pada Toko Pendriyanti, belum terdapat fungsi penyerahan barang yang

bertanggung jawab dalam mengyerahkan atau mengirim barang kepada

pelanggan yangdilaksanakan oleh bagian penyerahan barang

B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Penerimaan order dari pembelian diotorisasi oleh fungsi-fungsi

penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjulan tunai.

Transaksi penjualan tunai dimulai dengan dikeluarkannya faktur penjualan

tunai oleh fungsi penjualan. Faktur penjualan tunai harus diotorisasi oleh

fungsi penjualan agar menjadi dokumen yang sah.

Pada Toko Pendriyanti , fungsi penjualan sudah mengotorisasi dalam

menerima orderan dan pembuatan formulir faktur penjualan tunai telah

dilakukan oleh fungsi penjualan.

Penerimaan kas diotorisasikan oleh fungsi kas dengan membubuhkan cap

“lunas” pada faktur penjualan tunai disertai denga pita register kas

Sebagai bukti bahwa fungsi penerimaan kas telah menerima kas dari

pembeli, fungsi tersebut harus membubuhkan cap “ lunas” disertai dengan

pita register kas, dokumen faktur penjualan tunai dapat memberikan bukti

sah bagi fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli.

Pada Toko Pendriyanti, penerimaan kas telah diotoriasi oleh fungsi kas

dengan cara membubuhkan tanda tangan tetapi belum disertai dengan

pita register kas.



Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi penyerahan dengan cara

membuat dokumen Surat Pengeluaran Barang (SPB)

Membuat dokumen Surat Pengeluaran Barang (SPB) sebagai bukti bahwa

barang telah diserahkan kepada pelanggan.

Pada Toko Pendriyanti, belum ada fungsi penyerahan yang melaksanakan

kegiatan membuat dokumen Surat Pengeluaran Barang (SPB) saat barang

telah diserahkan kepada pelanggan

Pencatatan Akuntansi Didasarkan atas Dokumen Sumber yang Diserti

dengan Dokumen Pendukung .

Catatan informasi yang berasal dari dokumen sumber yang sah. Kesahihan

dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung

yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh bagian yang berwenang.

Pada Toko Pendriyanti sudah terlaksananya kegiatan pencatatan

akuntansi yang dilaksanakan oleh fungsi akuntansi yang menghasilkan

jurnal penerimaan kas dan Laporan Penerimaan Kas

C. Praktik yang sehat

Penggunaan Dokumen Urut Tercetak

Semua dokumen diatas merupakan dokumen sumber sebagai dasar

pencatatan biaya ke dalam jurnal dan laporan keuangan .Pengawasan

terhadap pemakaian berbagai dokumen dapat dilakukan dengan membuat

dokumen tersebut dalam bentuk bernomor urut tercetak. Penggunaan nomor

urut tercetak tersebut harus dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang

berwenang untuk menggunakannya. Pada Toko Pendriyanti dokumen-

dokumen yang digunakan sudah menggunakan nomor urut tercetak.

Penerimaan kas dari Penjualan Tunai Disetorkan Seluruhnya

ke Bank .

Penyetoran segera seluruh jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai

ke Bank akan menambah ketelitian dan keandalannya dengan

APSIA ATA 18/19



menggunakan informasi dari bank yang tercantum dalam rekening koran

bank.

Pada Toko Pendriyanti Belum terlaksananya kegiatan penyetoran kas

ke bank setelah kegiatan penjualan tunai.

4. Informasi dan Komunikasi

Pada Toko Pendriyanti setiap kebijakan, jobdesk, dan wewenang yang telah

ditetapkan oleh perusahaan harus dikomunikasikan dan diinformasikan kepada

setiap seluruh karyawan perusahaan. Serta adanya komunikasi antara manajer

puncak dengan bawahan setidaknya minimal terjalin 1 kali komunikasi sehingga

tidak mengurangi kesalahpahaman yang akan timbul. Dan harus menghasilkan

pelaporan keuangan yang mencatat semua transaksi secara absah, menguraikan

engan tepat waktu menurut periode yang ditentukan dan secara tepat menyajikan

laporan keuangan.

5. Pemantauan

Pada Toko Pendriyanti adanya pengawasan ataupun pemantauan terhadap sistem

pengendalian internal yang telah ditentukan sehingga setiap kekurangan yang

masih ada dapat langsung dilaporkan kepada manajemen puncak untuk dilakukan

evaluasi dan mengambil tindakan yang diperlukan.

Tugas :

Buatlah usulan setelah dilakukannya SPI dan buatlah flowchartnya disesuailan

usulan yang telah dibuat.

APSIA ATA 18/19



2. DFD (Data Flow Diagram) DFD (Data Flow Diagram) adalah diagram aliran data untuk memisahkan secara

jelas proses logis dalam analisis sistem dari proses fisik perancangan sistem.

Ada 3 jenis diagram dalam DFD, yaitu :

1. Diagram Konteks : Diagram yang menjelaskan gambaran umum / garis besar dalam

suatu sistem.

2. Diagram Nol : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada

dalam Diagram Konteks.

3. Diagram Level : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada

dalam Diagram Nol.

Simbol-Simbol dalam DFD : Simbol Nama Simbol Shape Keterangan

Entity

(External

Entity 1)

Miscellaneous Orang atau organisasi yang mengirim data ke atau menerima data dari sistem yang mewakili

terminal.

Proses

(Devided

Process 2)

Miscellaneous Menggambarkan pemrosesan data dalam sistem.

Arus Data Line / Connector Tool

Menggambarkan arus data dalam sistem.

Data Store

Data Flow

Diagram

Shapes

Tempat untuk menyimpan / mengambil data dalam suatu

sistem.

APSIA ATA 18/19



DFD KASUS 1

SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI

Sistem Penerimaan Kas pada Toko Pendriyanti diawali dari sistem menyerahkan Faktur

Penjualan Tunai (FPT) kepada pembeli. Kemudian sistem menerima Faktur Penjualan Tunai

(FPT) dari pembeli. Kemudian sistem menyerahkan Faktur Penjualan Tunai “lunas” (FPT

“lunas”) dan Pita Register Kas (PRK) kepada pembeli. Kemudian pembeli menyerahkan

Faktur Penjualan Tunai “lunas” (FPT “lunas”) dan Pita Register Kas (PRK) ke sistem. Lalu

sistem menyerahkan Faktur Penjualan Tunai “lunas” (FPT “lunas”) dan Pita Register Kas

(PRK) ke pembeli. Lalu, sistem menerima Bukti Setor Bank (BSB) dari Bank. Kemudian

sistem menyerahkan Laporan Penerimaan Kas (LPK) kepada pimpinan.

Dalam Sistem Penerimaan Kas terdapat 5 proses, yaitu Membuat Faktur Penjualan Tunai

(FPT), Membuat Dokumen Keuangan, Membuat Surat Pengeluaran Barang (SPB), Input

Bukti Setor Bank (BSB), dan Pencatatan Akuntansi. Dalam proses Membuat Dokumen

Keuangan terdapat proses lanjutan yaitu Membuat Pita Register Kas (PRK) dan Mencap

“lunas” FPT. Lalu dalam proses Pencatatan Akuntansi terdapat proses lanjutan yaitu

Membuat Jurnal Umum (JU) dan Membuat Laporan Penerimaan Kas (LPK).

Dalam proses Membuat Faktur Penjualan Tunai (FPT), sistem membutuhkan DATA

BARANG untuk menginput DATA BARANG. Lalu, menghasilkan Faktur Penjualan Tunai

(FPT) yang akan diserahkan kepada pembeli.

Dalam proses Membuat Dokumen Keuangan sistem menerima Faktur Penjualan Tunai (FPT)

dari pembeli. Kemudian sistem membutuhkan DATA KAS untuk menginput dan mengupdate

DATA KAS. Kemudian sistem menghasilkan FPT “lunas’ dan PRK yang akan diserahkan ke

pembeli dan proses Pencatatan Akuntansi.

Dalam proses Membuat Surat Pengeluaran Barang (SPB) sistem menerima FPT “lunas” dan

Pita Register Kas (PRK) dari pembeli. Kemudian sistem membutuhkan DATA BARANG

untuk menginput dan mengupdate DATA BARANG. Kemudian sistem menghasilkan FPT

“lunas” dan Pita Register Kas (PRK) yang diserahkan kepada pembeli. Kemudian

menghasilkan Surat Pengeluaran Barang (SPB) yang diserahkan ke proses Pencatatan

Akuntansi.

APSIA ATA 18/19



Dalam proses Input Bukti Setor Bank (BSB), sistem menerima Bukti Setor bank (BSB) dari

Bank. Lalu sistem membutuhkan DATA KAS untuk menginput DATA KAS. Kemudian

sistem menghasilkan BSB yang akan diserahkan kepada proses Pencatatan Akuntansi.

Dalam proses Pencatatan Akuntansi sistem menerima FPT “lunas” dan PRK dari proses

membuat Dokumen Keuangan, Surat Pengeluaran Barang (SPB) dari proses Membuat SPB

dan Bukti Setor Bank (BSB) dari proses Input BSB. Kemudian sistem menghasilkan LPK

yang akan diserahkan kepada pimpinan.

Dalam proses Membuat Dokumen Keuangan terdapat proses lanjutan yaitu Membuat Pita

Register Kas (PRK) dan Mencap “lunas” Faktur Penjualan Tunai (FPT). Pada kegiatan

Membuat Pita Register Kas (PRK) sistem menerima Faktur Penjualan Tunai (FPT) dari

pembeli. Kemudian sistem membutuhkan DATA KAS untuk menginput dan mengupdate

DATA KAS. Kemudian sistem menghasilkan Faktur Penjualan Tunai (FPT) dan Pita Register

Kas (PRK) yang diserahkan ke kegiatan selanjutnya yaitu Mencap “lunas” FPT. Pada

kegiatan Mencap “lunas” FPT sistem menerima Faktur Penjualan Tunai (FPT) dan Pita

Register Kas (PRK) dari kegiatan sebelumnya. Kemudian sistem menghasilkan FPT “lunas”

dan PRK yang akan diserahkan ke pembeli dan proses Pencatatan Akuntansi.

Dalam proses Pencatatan Akuntansi terdapat proses lanjutan yaitu Membuat JPK dan

Membuat LPK. Pada kegiatan Membuat Jurnal Umum, sistem menerima FPT “lunas” dan

PRK dari proses Membuat Dokumen Keuangan, Surat Pengeluaran Barang (SPB) dari proses

Membuat SPB dan Bukti Setor Bank (BSB) dari proses Input BSB. Kemudian sistem

menghasilkan JPK yang akan diserahkan ke kegiatan selanjutnya yaitu Membuat LPK. Pada

kegiatan Membuat LPK sistem menerima Jurnal Umum dari kegiatan sebelumnya. Kemudian

sistem menghasilkan LPK yang akan diserahkan kepada pimpinan.

APSIA ATA 18/19



MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access adalah program aplikasi keluaran Microsoft yang berguna untuk

membuat, mengolah, dan mengelola database (basis data).

Database (basis data) yaitu kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling relasi atau

berhubungan sehingga menghasilkan informasi.

Memulai Microsoft Access dapat dilakukan beberapa cara antara lain:

1. Memulai menu utama Window Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Access.

2. Klik dua kali ikon/shortcut Microsoft Access jika telah buat di wallpaper window.

ELEMEN DASAR MICROSOFT ACCESS

Untuk memperlancar membuat program sebaiknya mengenal elemen dasar Microsoft

Access terlebih dahulu , yang terdiri dari :

1. Baris Judul (Title Bar)

Baris judul merupakan informasi yang berisi informasi aplikasi yang sedang aktif.

2. Baris Menu (Menu Bar)

Baris menu adalah menu yang berbentuk pulldown dapat di pilih dengan

mengklik menunya. Menu pilihan antara lain: File, Home, Create, External Data,

Database Tools, Fields, dan Table.

3. Baris Toolbar (Toolbars)

Baris toolbar adalah ikon yang berisi perintah yang sering digunakan, berada di

bawah baris menu.

4. Task Pane

Task Pane adalah jendela yang ditampilkan sebelah kanan area kerja

(sebelah kiri pengguna), yang membantu pemakai dalam mengedit atau

menyunting database, isinya disesuaikan dengan pekerjaan yang sedang

dilakukan.

5. Tombol Ukuran (Sizing Button)

APSIA ATA 18/19



Tombol ukuran berisi tombol minimize untuk memperkecil ukuran window,

tombol maximize untuk memperbesar ukuran window, tombol restore untuk

mengembalikan ke ukuran semula atau ukuran sebelumnya dan tombol close untuk

menutup jendela dan mengakhiri program aplikasi.

6. Baris Penggulung (Scroll Bar)

Baris penggulung adalah fasilitas untuk melihat objek-objek yang terdapat pada

jendela database dengan menarik batang mendatar (Horizontal Scroll Bar) dan batang

tegak (Vertical Scroll Bar).

TIPE-TIPE DATA (DATA TYPE) DI MICROSOFT ACCESS

a. Text

Text dapat menerima huruf, angka, spasi dan tanda baca.Kapasitas text dapat menampung

hingga 255 karakter.

b. Memo

Memo dapat menerima teks apa saja dengan panjang maksimal 65535 karakter.

c. Number

Number dapat menerima data yang berisi bilangan.

d. Date / Time

Date / Time dapat menerima tanggal / waktu range tahun 100 hingga 9999.

e. Currency

Currency data dalam bentuk mata uang, dengan karakter 15 digit di sebelah kiri titik

desimal dan 4 digit di sebelah titik desimal.

f. AutoNumber

Auto Number berisi bilangan yang berurutan atau bilangan acak yang unik secara otomatis.

g. Yes / No

Yes / No berisi nilai Yes atau No.

h. OLE Object

OLE Object berisi objek yang dikaitkan (linked) atau disisipkan (embedded).

i. Hyperlink

Hyperlink dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) supaya terkait dengan objek atau

data yang tersimpan di lokasi tertentu.

APSIA ATA 18/19



j. Lookup Wizard

Lookup Wizard untuk memilih nilai dari tabel lain atau dari daftar nilai menggunakan

list box atau combo box.

SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI

MERANCANG DAN MEMBUAT TABLE BARU DENGAN FASILITAS CREATE TABLE IN DESIGN VIEW

Tabel adalah tempat data atau record-record diletakkan, tabel terdiri dari baris (row) sering

juga disebut dengan record dan kolom (column) sering juga disebut dengan field.

Berikut adalah struktur daftar table Keterangan :

(*) : Primary Key

(**) : Secondary Key

1. Tabel_Pembeli Field Name Data Type Field Size

*Kode_Pembeli Text 10

Nama_Pembeli Text 20

Alamat Text 40

No_Telp Text 15

2. Tabel_Memiliki Field Name Data Type Field Size Format

**Kode_Pembeli Text 10

**No_Kas_Masuk Text 25

3. Tabel_Kas Field Name Data Type Field Size Format

*No_Kas_Masuk Text 25

Tgl_Kas_Masuk Date/Time Medium Date

Jumlah_Kas Currency “Rp”#,###



4. Tabel_Mengurangi Field Name Data Type Field Size Format

**No_Kas_Masuk Text 25

**Kode_Barang Text 10

5. Tabel_Barang Field Name Data Type Field Size Format

*Kode_Barang Text 10

Nama_Barang Text 20

Jumlah_Barang Text 20

Harga_Satuan Currency “Rp”#,###

Berikut Daftar Tabel pada Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai Toko Pendriyanti:

1. Tabel_Pembeli Kode_Pembeli Nama_Pembeli Alamat No_Telp

AF Alfi JL. Lily No. 12 Cengkareng 021-100100

FR Firda JL. Tulip No. 19 Depok 021-101011

HN Hana Jl. Daisy No. 46 Kalimalang 021-110110

2. Tabel_Memiliki Kode_Pembeli No_Kas_Masuk

AF TP-434

FR TP-435

HN TP-436

3. Tabel_Kas No_Kas_Masuk Tgl_Kas_Masuk Jumlah_Kas

TP-434 08-Agst-2018 Rp 1.200.000

TP-435 23-Okt-2018 Rp 1.800.000

TP-436 12-Des-2018 Rp 2.700.000

APSIA ATA 18/19



4. Tabel_Mengurangi No_Kas_Masuk Kode_Barang

TP-434 KM-101

TP-435 DR-561

TP-436 RT-408

5. Tabel_Barang Kode_Barang Nama_Barang Jumlah_Barang Harga_Satuan

KM-101 Kemeja Motif 102 Rp 80.000

DR-561 Dress Renda 98 Rp 120.000

RT-408 Rok Tutu 55 Rp 135.000

Membuat database dengan menggunakan Ms. Access

1. MEMBUAT TABEL

Langkah-langkah membuat tabel :

1) Pilih New Blank Database-Blank Database

2) Pada kotak isian File Name, ketik nama file database Nama_Kelas

3) Klik Create

APSIA ATA 18/19



4) Lalu akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini. Pilih tool bar View

dipojok kiri dan pilih Design View. Lalu isi table name dengan Tabel_Pembeli.

Klik OK

5) Setelah itu akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini. Isi Field Name,

Data Type dan Field Size sesuai struktur Tabel_Pembeli diatas.

APSIA ATA 18/19



6) Kemudian untuk field Kode_Pembeli dijadikan kunci utama (Primary Key).

Untuk membuats uatu field yang akan menjadi kunci utama, klik field yang akan

menjadi kunci utama, kemudian klik ikon primary key atau klik kanan pada field

Kode_Pembeli dan pilih Primary Key.

7) Bila semua sudah selesai dikerjakan, maka simpanlah tabel yang telah dibuat

dengan mengklik kanan pada Tabel_Pembeli, kemudian klik kanan pilih Save.

APSIA ATA 18/19



8) Setelah itu masukkan record dengan cara mengetik manual isi data yang ada pada

Tabel_Pembeli dengan cara mengklik View pojok kiri atas pada menu bar, maka

tabel akan tampil menjadi seperti dibawah ini:

9) Untuk langkah-langkah pembuatan Tabel_Memiliki, Tabel_Kas,

Tabel_Mengurangi, dan Tabel_Barang sama saja, yang membedakan hanya

pada saat membuat beberapa field menjadi kunci utama (primary key).

2. MERELASIKAN TABEL

Untuk menjaga integritas data maka perlu menghubungkan field-field dari satu tabel

dengan tabel yang lain, hubungan antar tabel biasanya berdasarkan field-field yang

sama (field penghubung). Model objek juga dapat dipakai untuk mengetahui

hubungan antar tabel, hubungan antar tabel biasanya berdasarkan kunci utama

(primary key).

APSIA ATA 18/19



Langkah-langkah merelasikan table :

1) Close semua table, lalu pilih Database Tools pada menu bar, lalu klik

Relationship.

2) Setelah itu klik Show Table dan muncul kotak dialog. Pilih seluruh table dengan

menekan Ctrl + Nama Tabelnya, kemudian klik add.



3) Sehingga akan tampil window seperti ini:

4) Cara merelasikan fieldnya dilakukan secara manual yaitu dengan klik field kunci

primary key dari tabel pemasok lalu Drag ke masing-masing tabel lainnya sesuai

dengan field kunci yang sama, maka akan muncul kotak dialog seperti ini:

5) Beri tanda ceklis pada pilihan Enforce Referential Integrity di Edit

Relationships lalu pilih Tabel_Pembeli pada Table/Query dan pada Related

Table/Query akan keluar Tabel_Memiliki secara otomatis. Setelah itu klik

Create.

APSIA ATA 18/19



6) Lakukan langkah diatas untuk semua tabel sehingga akan menampilkan hasil

akhir relationship tabel Sistem Pembelian Tunai seperti dibawah ini :



ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem informasi akuntansi adalah informasi yang berhubungan dengan data finansial terutama informasi keuangan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan. Ada berbagai macam definisi tentang system informasi akuntansi, salah satunya : Menurut TMBooks (2015) sistem informasi akuntansi merupakan system yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan beserta informasi lainnya yang diperoleh dari proses rutin transaksi akuntansi. Menurut Krismiaji (2015:4) sistem informasi akuntansi adalah sebuah system yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Untuk dapat menghasilkan informasi yang diperlukan oleh para pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut :

1. Mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukkannya ke dalam sistem 2. Memproses data transaksi 3. Menyimpan data untuk keperluan dimasa mendatang 4. Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan, atau

memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan di komputer.

5. Mengendalikan seluruh proses sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan (Jogiyanto, 2005). Analisis perancangan sistem informasi akuntansi merupakan identifikasi terhadap permasalahan yang terjadi pada sebuah sistem informasi akuntansi, kemudian sistem informasi akuntansi tersebut diperbaiki agar kinerjanya lebih efektif dan efisien. Sistem informasi akuntansi yang lama perlu diperbaiki disebabkan karena beberapa hal, yaitu :

1. Adanya permasalahan yang timbul di sistem yang lama, dapat berupa: • Ketidakberesan • Pertumbuhan Organisasi

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan 3. Adanya instruksi-instruksi

Dalam pembelajaran ini , kita akan menganalisis dan merancang sistem baru dari 2 jenis

kegiatan sistem akuntansi , yaitu Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai dan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai.

APSIA ATA 18/19



KASUS SISTEM AKUNTANSI PENGElUArAN KAS DArI

PEMBElIAN TUNAI

APSIA ATA 18/19



KASUS 2SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DARI PEMBELIAN TUNAI

A. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian Tunai

Sistem Akuntansi Pembelian adalah sistem yang digunakan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan dimana pembayarannya dilakukan secara tunai.

Sistem ini dijalankan perusahaan saat perusahaan membutuhkan pengadaan barang yang diperlukan perusahaan baik untuk memenuhi persediaan persediaan atau memenuhi kebutuhan lainnya dari perusahaan.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian

1. Prosedur permintaan pembelian

2. Posedur pemilihan pemasok

3. Prosedur order pembelian

4. Prosedur penerimaan barang

5. Prosedur pengeluaran kas

6. Prosedur pencatatan pengeluaran kas

B. Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian

Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai

dengan posisi persediaan yang ada digudang dan untuk menyimpan barang yang telah

diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang – barang yang langsung pakai (tidak ada

persediaan barangnya di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

Fungsi Pembelian

Fungsi ini bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang,

menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order

pembeliaan kepada pemasok yang dipilih.

Fungsi Penerimaan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima barang serta melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, & kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan apakah barang tersebut dapat diterima atau tidak oleh perusahaan.

Fungsi Keuangan

Fungsi ini bertanggung jawab atas keluarnya kas perusahaan.

APSIA ATA 18/19



Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam arsip

dokumen sumber. Fungsi ini juga bertanggung jawab melakukan penjurnalan akuntansi.

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan bertanggung jawab untuk mencatat

harga pokok persediaan barang yang dicatat ke dalam kartu persediaan.

C. Dokumen terkait yang digunakan dalam system akuntansi pembelian tunai

Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini diisi oleh fungsi gudang atau pemakai barang untuk meminta fungsi

pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang

tersebut dalam surat permintaan. surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat dua

lembar.

Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang

diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantiitas seperti yang

tercantum dalam surat order pembelian

Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian.

Faktur

Bukti transaksi pembelian barang yang diterima dari pihak penjual atas dikirimnya

barang.

Faktur Lunas Faktur yang diterima dari pihak penjual sebagai bukti bahwa barang yang sudah

dikirim pihak penjual sudah dibayar secara lunas oleh perusahaan.

Laporan Pembelian Tunai

Laporan Pembelian Tunai dibuat oleh fungsi akuntansi yang akan diserahkan kepada pimpinan.

Surat Permintaan Penawaran Harga

APSIA ATA 18/19



Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang tidak bersifat berulang yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

D. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

a. Jurnal Pengeluaran Kas

Jurnal ini digunakan untuk mencatat semua pengeluaran uang tunai atau kas dari berbagai jenis transaksi yang terjadi pada perusahaan.

b. Kartu Persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga

pokok persediaan yang dibeli.

APSIA ATA 18/19



2. Bagan alir dokumen (Flowchart)

Flowchart adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menggambarkan

kegiatan yang terjadi di dalam sistem. Penggunaan flowchart lebih bermanfaat dibandingkan

dengan uraian tertulis dalam menggambarkan suatu sistem.

Simbol-Simbol Flowchart Terkomputerisasi

Simbol Nama Simbol Makna Simbol

Terminal

Digunakan untuk memulai, mengakhiri, atau titik henti dalam sebuah proses atau program, juga digunakan untuk pihak eksternal.

Dokumen

Sebuah dokumen atau laporan, dokumen dapat dibuat dengan tangan atau dicetak oleh komputer

Dokumen rangkap

Digambarkan dengan menumpuk simbol dokumen

dan pencetakan nomor dokumen di bagian depan dokumen pada bian kiri atas

Input/output

Digunakan untuk menggambarkan berbagai media

input dan output dalam sebuah bagan alir program.

Menggambarkan jurnal dan buku besar dalam bagan alir dokumen

2 Faktur 1

APSIA ATA 18/19



Tampilan

Informasi ditampilkan oleh alat output on-line seperti terminal CRT atau monitor

komputer PC

Pemasukan Data

On-line

Entri data oleh alat on-line seperti terminal CRT atau komputer pribadi

Kegiatan campuran

Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan dengan menggunakan alat

selain komputer

Pemrosesan

Komputer

Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan oleh komputer, biasanya

menghasilkan perubahan

terhadap data atau informasi

APSIA ATA 18/19



APSIA ATA 18/19



KASUS 2

SISTEM PEMBELIAN TUNAI

PT Fajar Surya Utama merupakan perusahaan yang bergerak dibidang usaha bengkel

mobil yang dikenal dengan nama “Techno Auto Care”. Kegiatanya meliputi penjualan barang

dan jasa dimana barang berupa spare part mobil dan jsa berupa service mobil. Dalam

kegiatanya perusahaan melayani khusus kendaraan dengan merk Isuzu dan Daihatsu. Untuk

dapat meningkatkan pelayanan pada pelanggan maka PT Fajar Surya Utama harus senantiasa

memenuhi permintaan pelqnggan akan spare part dan servis dengan baik.

BAGIAN GUDANG

Sistem pembelian tunai PT Fajar Surya Utama dimulai dari bagian Gudang membuka

Database Persediaan untuk melihat persediaan. Kemudian menampilkan Database Persediaan.

Lalu melanjutkan dengan kegiatan membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) berdasarkan

Database Persediaan. Kemudian mencetak SPP sebanyak 2 lembar. Selanjutnya, SPP lembar 1

diarsip berdasarkan tanggal dan bagian gudang menyerahkan SPP2 ke bagian pembelian.

Bagian gudang menerima SOP lembar 2 dari bagian pembelian. Setelah itu, menerima

Faktur bersama barang dari pemasok. Kemudian, mencocokkan SOP lembar 2, Faktur

bersama barang. Jika tidak cocok, SOP lembar 2 dikembalikan ke bagian pembelian, Faktur

bersama barang dikembalikan ke pemasok. Apabila cocok, maka akan dilanjutkan ke kegiatan

selanjutnya yaitu melakukan kegiatan entry data kedalam Database Persediaan berdasarkan

SOP lembar 2 dan Faktur. Kemudian menampilkan Database Persediaan. Setelah itu

membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB). Kemudian mencetak Laporan Penerimaan

Barang (LPB) sebanyak 2 lembar. Selanjutnya LPB lembar 1, Faktur, dan SOP lembar 2

diserahkan ke bagian keuangan, sedangkan LPB lembar 2 diarsip berdasarkan tanggal

BAGIAN PEMBELIAN

Bagian pembelian menerima SPP2 dari bagian gudang. Lalu kegiatan selanjutnya adalah

menelephone pemasok untuk mengkonfirmasi apakah spare part yang dipelukan tersedia.

Kemudian membuat Surat Order Pembelian (SOP). Kemudian mencetak SOP sebanyak 3

lembar. Setelah itu, bagian pembelian menyerahkan SOP lembar 1 kepada pemasok melalui

APSIA ATA 18/19



fax, SOP lembar 2 ke bagian gudang, sedangkan SOP lembar 3 dan SPP lembar 2 diarsip

berdasarkan tanggal.

BAGIAN KEUANGAN

Bagian keuangan menerima LPB lembar 1, Faktur, dan SOP lembar 2 dari bagian

gudang. Lalu memeriksa LPB lembar 1, Faktur, dan SOP lembar 2. Setelah itu melakukan

pembayaran via ATM. Selanjutnya, menerima Bukti Transfer (BT). Selanjutnya melakukan

kegiatan entry data kedalam Database Pembayaran berdasarkan Bukti Transfer (BT).

Kemudian menampilkan Database Pembayaran. Lalu membuat BKK berdasarkan database

pembayaran. Kemudian mencetak BKK sebanyak 2 lembar. Kemudian memfotocopy Bukti

Transfer (BT) sebanyak 1 lembar. Setelah itu, BKK lembar 1 dan Fotokopi Bukti Transfer

diberikan kepada pemasok, sedangkan BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur, SOP lembar 2,

dan Bukti Transfer (BT) diarsip berdasarkan tanggal.

Bagian keuangan menerima Faktur Lunas (FL) dari pemasok. Lalu mencocokkan

dokumen BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur, SOP lembar 2 dengan FL. Jika tidak cocok,

FL dikembalikan ke pemasok. Apabila cocok, maka BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur,

SOP lembar 2 dan Faktur Lunas (FL) diserahkan ke bagian akuntansi.

BAGIAN AKUNTANSI

Bagian akuntansi menerima BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur, SOP lembar 2 dan

Faktur Lunas (FL) dari bagian keuangan. Setelah itu, memeriksa BKK lembar 2, LPB lembar

1, Faktur, SOP lembar 2, dan Faktur Lunas (FL). Selanjutnya membuat Jurnal Penerimaan

Kas (JPK). Lalu membuat Laporan Pembelian Tunai (LPT). Kemudian mencetak LPT 1

lembar. Kemudian LPT diserahkan ke pimpinan, BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur, SOP

lembar 2 dan Faktur Lunas diarsip berdasarkan tanggal, lalu Jurnal Penerimaan Kas dicatat ke

Buku Besar (BB) dan dicatat di Kartu Persediaan.

Buatlah flowchatnya!!!

APSIA ATA 18/19



SISTEM PENGENDALIAN INTERN

Sistem pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran

yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan

keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan

manajemen (Mulyadi : Sistem Akuntansi : 163).

Pengendalian intern adalaha rencana organisasi organisasi dan metode yang

digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan

dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan

manajemen (Krismiaji: Sistem Informasi Akuntansi:216).

Sistem pengendalian intern menurut COSO (Committee of Sponsoring Organization of

The Treadway Commission) :

Sistem pengendalian internal merupakan suatu proses yang melibatkan dewan

komisaris, manajemen, dan personil lain, yang dirancang untuk memberikan keyakinan

memadai tentang pencapaian tiga tujuan berikut ini:

• Efektivitas dan efisiensi operasi • Keandalan pelaporan keuangan

• Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

Tujuan sistem pengendalian intern menurut mulyadi adalah :

Menjaga kekayaan organisasi

Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

Mendorong efisiensi Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

APSIA ATA 18/19



Komponen-komponen pengendalian internal menurut COSO antara lain:

1. A control environment (lingkungan pengendalian).

Merupakan tanggung jawab manajemen puncak untuk menyatakan dengan jelas

nilainilai integritas dan kegiatan tidak etis yang tidak dapat ditoleransi.

2. Risk assessment (penaksiran resiko).

Perusahaan harus mengidentifikasi dan menganalisis faktor-faktor yang

menciptakan resiko bisnis baik dari intern atau ekstern dan harus menentukan

bagaimana caranya mengelola resiko tersebut.

3. Control activities (aktivitas pengendalian).

Untuk mengurangi terjadinya kecurangan, manajemen harus merancang kebijakan

dan prosedur untuk membantu menghadapi resiko-resiko tertentu yang dihadapi

perusahaan sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

Unsur-unsur sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2016:130) adalah sebagai berikut:

1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan fungsi operasi yang memilih wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan harus terpisah dari fungsi akuntansi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.

2) Sistem wewenang dan prosedur pencatat yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

APSIA ATA 18/19



3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh fungsi setiap perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah:

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.

b. Pemeriksaan mendadak (suprised audit). Hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.

APSIA ATA 18/19



c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisani, tanpa ada campur tangan dari orang atau satu unit organisasi lain.

d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat ini, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkapkan oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut.

f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.

g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk

mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksaan intern. Adanya satuan pengawas intern dalam perusahaan akan menjamin efektifitas unsurunsur sistem pengendalian intern, sehingga kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya. 4. Information and communication (informasi dan komunikasi).

Sistem informasi yang relevan terhadap tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi mengumpulkan, mencatat, memproses, menyimpan, meringkas, dan mengkomunikasikan informasi mengenai sebuah organisasi. Sistem pengendalian

APSIA ATA 18/19



internal harus dikomunikasikan dan diinfokan kepada seluruh karyawan perusahaan dari atas hingga bawah.

5. Monitoring (pemantauan).

Sistem pengendalian internal harus dipantau secara berkala. Apabila terjadi kekurangan

yang signifikan, harus segera dilaporkan kepada manajemen puncak dan ke dewan

komisaris.


1. Lingkungan Pengendalian

Pada PT. Fajar Surya Utama harus mempunyai struktur organisasi yang jelas

dalam bentuk grafis, serta harus menetapkan otoritas dan tanggung jawab bagi setiap

pekerjaan, sehingga dapat diketahui secara jelas penanggung jawabnya. Selain itu, setiap

karyawan yang direkrut oleh perusahaan harus mempunyai komitmen terhadap integritas

dan nilai nilai etika serta memiliki kemampuan yang sesuai dengan pekerjannya.

2. Penilaian Resiko

Akuntan memainkan peran yang penting dalam membantu manajemen mengontrol

bisnis dengan mendesain sistem pengendalian yang efektif, dan mengevaluasi sistem yang

ada untuk memastikan bahwa sistem tersebut berjalan dengan efektif. Akuntan dapat

mengevaluasi sistem pengendalian internal dengan menggunakan strategi manajemen

resiko. PT. Fajar Surya Utama sudah terdapat bagian akuntansi sehingga dapat membantu

manajemen mengontrol bisnis dan mengevaluasi sistem dengan baik.

3. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan peraturan yang menjamin bahwa

tujuan pengendalian pihak manajemen dicapai.


Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai menurut Mulyadi (2008) terdiri

dari :

A. Struktur Organisasi

APSIA ATA 18/19



Fungsi Pembelian Harus Terpisah dari Fungsi Penerimaan

Kegiatan fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual yang dapat

dipercaya sebagai pemasok barang yang diperlukan perusahaan. Untuk menjamin

barang yang dipesan oleh fungsi pembelian, diperlukan fungsi lain untuk

melakukan pengecekan secara independen mengenai kesesuaian jenis, spesifikasi,

kuantitas dan mutu barang. Oleh karena itu, perlu dibentuk fungsi penerimaan

terpisah dari fungsi pembelian agar dapat dilakukan pengecekan intern terhadap

berbagai informasi barang yang dibeli fungsi pembelian. Pada PT. Fajar Surya

Utama, fungsi pembelian sudah terpisah dari fungsi penerimaan. Walaupun

belum ada fungsi penerimaan, tetapi fungsi pembelian sudah dijalankan dengan

baik oleh Bagian Pembelian tanpa merangkap fungsi penerimaan .

Fungsi Pembelian harus terpisah dari Fungsi Akuntansi

Dalam sistem pembelian tunai, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan

pesediaan barang dan harga pokok pembelian harus dipisahkan dari fungsi

pembelian yang melaksanakan transaksi pembelian.

Pada PT. Fajar Surya Utama, fungsi akuntansi sudah terpisah dari fungsi

penjualan. Fungsi akuntansi sudah dijalankan dengan baik oleh Bagian

Accounting tanpa merangkap fungsi pembelian yang sudah dijalankan oleh

bagian pembelian.

Fungsi Penerimaan harus terpisah dari Fungsi Penyimpanan Barang Fungsi

penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan atau penolakan barang yang

diterima oleh pemasok sementara fungsi penyimpanan barang bertanggung jawab

atas penyimpanan barang yang telah dinyatakan diterima oleh fungsi penerimaan.

Kedua fungsi tersebut perlu dipisahkan.

Pada PT. Fajar Surya Utama belum terdapat pemisahan fungsi antara fungsi

penerimaan dengan fungsi penyimpanan barang. Sehingga proses pengecekan

kualitas dan mutu barang masih dilakukan fungsi penyimpanan barang yang

seharusnya dilakukan oleh fungsi penerimaan.

APSIA ATA 18/19



B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Permintaan Pembelian Diotorisasi oleh Fungsi Gudang dengan menggunakan

Surat Permintaan Pembelian

Transaksi pembelian dimulai dengan diterimanya surat permintaan pembelian oleh

fungsi pembelian dari fungsi gudang. Kegiatan pembelian diwujudkan dalam

bentuk pembuatan surat permintaan pembelian yang dibuat oleh fungsi gudang.

Pada PT. Fajar Surya Utama fungsi gudang sudah mengotorisasi surat

permintaan pembelian sebagai awal mula terlaksananya transaksi pembelian.

Laporan Penerimaan Barang diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan Sebagai bukti

telah diterimanya barang dari pemasok, fungsi penerimaan harus membuat laporan

penerimaan barang .

Pada PT. Fajar Surya Utama belum terdapat fungsi penerimaan sehingga

otorisasi Laporan Penerimaan Barang (LPB) belum dilakukan oleh fungsi

penerimaan dan masih dilakukan oleh fungsi gudang.

Permintaan Penawaran Harga diotorisasi oleh Fungsi Pembelian dengan

menggunakan Surat Permintaan Penawaran Harga

Fungsi pembelian harus melakukan penawaran harga kepada para pemasok

sebelum akhirnya menentukan pemasok yang akan dipilih Kegiatan ini diwujudkan

dalam bentuk pembuatan surat permintaanpenawaran harga. Pada PT. Fajar

Surya Utama fungsi pembelian belum membuat Surat Permintaan Penawaran

Harga yang ditujukan kepada pemasok.

C. Praktik yang Sehat

Penggunaan Dokumen Urut Tercetak

Semua dokumen diatas merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan

biaya ke dalam jurnal dan kartu persediaan.Pengawasan terhadap pemakaian

berbagai dokumen dapat dilakukan dengan membuat dokumen tersebut dalam



bentuk bernomor urut tercetak. Penggunaan nomor urut tercetak tersebut harus

dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang berwenang untuk menggunakannya.

Pada PT. Fajar Surya Utama dokumen-dokumen yang digunakan sudah

menggunakan nomor urut tercetak.

Barang diperiksa mutu dan kuantitasnya oleh Fungsi Penerimaan Barang

Barang yang diterima harus diperiksa dahulu mutu serta kuantitas barangnya sesuai

dengan Surat Permintaan Pembelian yang diajukan oleh fungsi penyimpanan

barang untuk mencegah terjadinya kesalahan .

Pada PT. Fajar Surya Utama belum melakukan kegiatan pemeriksaan mutu dan

kuantitas barang karena belum adanya fungsi penerimaan .

Bukti Kas Keluar di cap “Lunas” oleh Fungsi Akuntansi setelah faktur diterima dari pemasok.

Bukti kas keluar harus di otorisasi dengan memberikan cap “Lunas” setelah fungsi

akuntansi menerima faktur lunas dari pemasok . Untuk memastikan bahwa kas

yang dikeluarkan sudah sesuai dengan pembayaran yang dilakukan kepada

pemasok.

Pada PT. Fajar Surya Utama belum ada kegiatan otorisai cap “Lunas” pada

Bukti Kas Keluar.

D. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya. PT. Fajar Surya Utama melakukan training secara berkala baik kepada karyawan baru

maupun lama untuk diperbaharui kemampuannya serta mengasah karyawan menjadi lebh

baik lagi. Penempatan karyawan serta pekerjaannya sudah sesuai dengan kualifikasi yang

ditetapkan perusahaan.

9. Informasi dan Komunikasi

APSIA ATA 18/19



Pada PT. Fajar Surya Utama setiap kebijakan, jobdesk, dan wewenang yang telah

ditetapkan oleh perusahaan harus dikomunikasikan dan diinformasikan kepada setiap

seluruh karyawan perusahaan. Serta adanya komunikasi antara manajer puncak dengan

bawahan setidaknya minimal terjalin 1 kali komunikasi sehingga tidak mengurangi

kesalahpahaman yang akan timbul. Dan harus menghasilkan pelaporan keuangan yang

mencatat semua transaksi secara absah, menguraikan engan tepat waktu menurut periode

yang ditentukan dan secara tepat menyajikan laporan keuangan.

10. Pemantauan

Pada PT. Fajar Surya Utama adanya pengawasan ataupun pemantauan terhadap sistem

pengendalian internal yang telah ditentukan sehingga setiap kekurangan yang masih ada

dapat langsung dilaporkan kepada manajemen puncak untuk dilakukan evaluasi dan

mengambil tindakan yang diperlukan.

Tugas :

Buatlah usulan setelah dilakukannya SPI dan buatlah flowchartnya disesuailan usulan yang

telah dibuat

APSIA ATA 18/19



2. DFD (Data Flow Diagram) DFD (Data Flow Diagram) adalah diagram aliran data untuk memisahkan secara jelas proses logis

dalam analisis sistem dari proses fisik perancangan sistem.

Ada 3 jenis diagram dalam DFD, yaitu :

1. Diagram Konteks : Diagram yang menjelaskan gambaran umum / garis besar dalam suatu

sistem.

2. Diagram Nol : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada dalam

Diagram Konteks.

3. Diagram Level : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada dalam

Diagram Nol.

Simbol Nama Simbol Shape Keterangan

Entity

(External

Entity 1)

Miscellaneous Orang atau organisasi yang mengirim data ke atau menerima data dari sistem yang mewakili

terminal.

Proses

(Devided

Process 2)

Miscellaneous Menggambarkan pemrosesan data dalam sistem.

Arus Data Line / Connector Tool

Menggambarkan arus data dalam sistem.

Data Store

Data Flow

Diagram

Shapes

Tempat untuk menyimpan / mengambil data dalam suatu

sistem.



DFD KASUS 2

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI

Sistem informasi akuntansi Pembelian Tunai PT. Fajar Surya Utama

diawali dari sistem memberikan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada pemasok.

Kemudian pemasok menyerahkan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada sistem.

Lalu sistem menghasilkan Surat Order Pembelian (SOP) yang diserahkan kepada pemasok.

Kemudian pemasok menyerahkan Faktur dan Surat Jalan Barang (SJB) kepada sistem.

Kemudian Bank memberikan Bukti Transfer kepada sistem. Lalu sistem menyerahkan Bukti

Kas Keluar (BKK) kepada pemasok. Selanjutnya sistem menerima Faktur Lunas (FL) dari

pemasok. Kemudian sistem menghasilkan Laporan Pembelian Tunai (LPT) yang diserahkan

kepada pimpinan.

Dalam sistem informasi akuntansi Pembelian Tunai terdapat 6 proses, yaitu

Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP), Membuat Dokumen Pembelian, Membuat

Laporan Penerimaan Barang (LPB), Memperbaharui Data Persediaan, Membuat Bukti Kas

Keluar (BKK), dan Pencatatan Akuntansi. Dalam proses Membuat Dokumen Pembelian

terdapat proses lanjutan yaitu proses Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)

dan Membuat Surat Order Pembelian (SOP). Lalu pada proses Pencatatan Akuntansi terdapat

proses lanjutan yaitu Otorisasi Bukti Kas Keluar (BKK), Membuat Jurnal Pengeluaran Kas

(JPK), dan Membuat Laporan Pembelian Tunai (LPT).

Dalam proses Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) sistem

membutuhkan DATA PERSEDIAAN untuk menginput DATA PERSEDIAAN. Lalu sistem

menghasilkan Surat Permintaan Pembelian (SPP) yang diserahkan ke proses selanjutnya.

APSIA ATA 18/19

LABORATORIUM AKUNTANS LANJUT A 49 UNIVERSITAS GUNADARMA

Dalam proses Membuat Dokumen Pembelian, sistem menerima Surat Permintaan Pembelian

(SPP) dari proses sebelumnya. Kemudian sistem mengirimkan Surat Permintaan Penawaran

Harga (SPPH) kepada pemasok. Lalu sistem menerima Surat Permintaan Penawaran Harga

(SPPH) dari pemasok. Selanjutnya sistem menghasilkan Surat Order Pembelian (SOP) yang

akan diserahkan kepada pemasok, proses selanjutnya yaitu Membuat Laporan Penerimaan

Barang (LPB) dan proses Memperbaharui Data Persediaan.

Dalam proses Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) sistem

menerima Surat Order Pembelian (SOP) dari proses sebelumnya. Lalu sistem juga menerima

Faktur dan Surat Jalan barang (SJB) dari pemasok. Selanjutnya sistem menghasilkan Laporan

Penerimaan Barang (LPB) yang diserahkan ke proses selanjutnya dan Faktur diserahkan ke

proses Membuat Bukti Kas Keluar (BKK).

Dalam proses Memperbaharui Data Persediaan sistem menerima Laporan

Penerimaan Barang (LPB) dari proses sebelumnya. Lalu sistem juga menerima Surat Order

Pembelian (SOP) dari proses Membuat Dokumen Pembelian. Kemudian sistem membutuhkan

DATA PERSEDIAAN untuk menginput dan mengupdate DATA PERSEDIAAN.

Selanjutnya sistem melanjutkan Laporan Penerimaan Barang (LPB) ke proses selanjutnya.

Dalam proses Membuat Bukti Kas Keluar (BKK), sistem menerima

Laporan Penerimaan Barang dari proses sebelumnya dan Faktur dari proses Membuat

Laporan Penerimaan Barang (LPB). Selain itu sistem juga menerima Bukti Transfer (BT) dari

Bank. Lalu sistem membutuhkan DATA PEMBAYARAN untuk menginput dan mengupdate

DATA PEMBAYARAN. Kemudian sistem menghasilkan Bukti Kas Keluar (BKK) ke

pemasok dan mengirimkan Bukti Kas Keluar (BKK) ke proses selanjutnya.

Dalam proses Pencatatan Akuntansi sistem menerima Faktur Lunas dari

pemasok dan Bukti Kas Keluar (BKK) dari proses sebelumnya. Kemudian sistem

menghasilkan Laporan Pembelian Tunai (LPT) yang diserahkan kepada pimpinan.

APSIA ATA 18/19


Dalam proses Membuat Dokumen Pembelian terdapat proses lanjutan yaitu Membuat

Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) dan Membuat Surat Order Pembelian (SOP).

Pada kegiatan Membuat SPPH sistem menerima Surat Permintaan Pembelian (SPP) dari

proses sebelumnya. Lalu sistem menyerahkan SPPH kepada pemasok. Lalu pemasok

menyerahkan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) ke kegiatan selanjutnya yaitu

Membuat Surat Order Pembelian (SOP). Pada kegiatan Membuat Surat Order Pembelian

(SOP) sistem menerima SPPH dari kegiatan sebelumnya. Lalu sistem menghasilkan Surat

Order Pembelian (SOP) yang akan diserahkan kepada pemasok dan proses selanjutnya yaitu

Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) dan Memperbaharui Data Persediaan.

Dalam proses Pencatatan Akuntansi terdapat proses lanjutan yaitu Otorisasi

Bukti Kas Keluar (BKK), Membuat Jurnal Pengeluaran Kas, dan Membuat Laporan

Pembelian Tunai (LPT). Pada kegiatan Otorisasi Bukti Kas Keluar (BKK) sistem menerima

Faktur Lunas (FL) dari pemasok dan Bukti Kas Keluar (BKK) dari proses sebelumnya. Lalu

sistem menghasilkan Bukti Kas Keluar Otorisasi dan Faktur Lunas yang akan dikirim ke

kegiatan selanjutnya. Pada kegiatan Membuat Jurnal Pengeluaran Kas (JPK) sistem

menghasikan Jurnal Pengeluaran Kas (JPK) yang dikirim ke kegiatan selanjutnya yaitu

Membuat Laporan Pembelian Tunai (LPT). Pada kegiatan Membuat Laporan Pembelian

Tunai (LPT) sistem menghasilkan Laporan Pembelian Tunai (LPT) yang dikirim kepada

pimpinan.

APSIA ATA 18/19


MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access adalah program aplikasi keluaran Microsoft yang berguna untuk membuat,

mengolah, dan mengelola database (basis data).

Database (basis data) yaitu kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling relasi atau

berhubungan sehingga menghasilkan informasi.

Memulai Microsoft Access dapat dilakukan beberapa cara antara lain:

1. Memulai menu utama Window Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Access. 2. Klik dua kali ikon/shortcut Microsoft Access jika telah dibuat di wallpaper window.

ELEMEN DASAR MICROSOFT ACCESS

Untuk memperlancar membuat program sebaiknya mengenal elemen dasar Microsoft Access

terlebih dahulu , yang terdiri dari :

1. Baris Judul (Title Bar)

Baris judul merupakan informasi yang berisi informasi aplikasi yang sedang aktif.

2. Baris Menu (Menu Bar)

Baris menu adalah menu yang berbentuk pulldown dapat di pilih dengan mengklik menunya. Menu

pilihan antara lain: File, Home,Create, External Data, Database Tools, Fields, dan Table.

3. Baris Toolbar (Toolbars)

Baris toolbar adalah ikon yang berisi perintah yang sering digunakan, berada di bawah baris menu.

4. Task Pane

Task Pane adalah jendela yang ditampilkan sebelah kanan area kerja (sebelah kiri pengguna), yang

membantu pemakai dalam mengedit atau menyunting database, isinya disesuaikan dengan

pekerjaan yang sedang dilakukan.

5. Tombol Ukuran (Sizing Button)

APSIA ATA 18/19


Tombol ukuran berisi tombol minimize untuk memperkecil ukuran window, tombol maximize

untuk memperbesar ukuran window, tombol restore untuk mengembalikan ke ukuran semula atau

ukuran sebelumnya dan tombol close untuk menutup jendela dan mengakhiri program aplikasi.

6. Baris Penggulung (Scroll Bar)

Baris penggulung adalah fasilitas untuk melihat objek-objek yang terdapat pada jendela database

dengan menarik batang mendatar (Horizontal Scroll Bar) dan batang tegak (Vertical Scroll Bar).

TIPE-TIPE DATA (DATA TYPE) DI MICROSOFT ACCESS

1. Text

Text dapat menerima huruf, angka, spasi dan tanda baca.Kapasitas text dapat menampung hingga 255

karakter.

2. Memo

Memo dapat menerima teks apa saja dengan panjang maksimal 65535 karakter.

3. Number

Number dapat menerima data yang berisi bilangan.

4. Date / Time

Date / Time dapat menerima tanggal / waktu range tahun 100 hingga 9999.

5. Currency

Currency data dalam bentuk mata uang, dengan karakter 15 digit di sebelah kiri titik desimal dan 4 digit di

sebelah titik desimal.

6. AutoNumber

Auto Number berisi bilangan yang berurutan atau bilangan acak yang unik secara otomatis.

7. Yes / No

Yes / No berisi nilai Yes atau No.

8. OLE Object

OLE Object berisi objek yang dikaitkan (linked) atau disisipkan (embedded).

APSIA ATA 18/19


9. Hyperlink

Hyperlink dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) supaya terkait dengan objek atau data yang

tersimpan di lokasi tertentu.

10. Lookup Wizard

Lookup Wizard untuk memilih nilai dari tabel lain atau dari daftar nilai menggunakan list box atau combo

box.

MEMBUAT DATABASE BARU

Database adalah suatu wadah tempat table-table, queries, forms, reports, pages, macros, modules dan

lainnya.

Cara membuat Database baru, sebagai berikut :

a. Pilih New Blank Database-Blank Database

b. Pada kotak isian File Name, ketik nama file database db_nama_npm Klik

Create, sehingga tampilan seperti gambar di bawah ini:

APSIA ATA 18/19


SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI MERANCANG DAN MEMBUAT TABLE BARU DENGAN FASILITAS

CREATE TABLE IN DESIGN VIEW

Tabel adalah tempat data atau record-record diletakkan, tabel terdiri dari baris (row) sering juga disebut

dengan record dan kolom (column) sering juga disebut dengan field.

Berikut adalah struktur daftar table Keterangan :

(*) : Primary Key

(**) : Secondary Key

1. Tabel_Pemasok Field Name Data Type Field Size

*Kode_Pemasok Text 10

Nama_Pemasok Text 30

Alamat Text 45

No_Telp Text 15

APSIA ATA 18/19


2. Tabel_Mengirim Field Name Data

Type Field Size

Format

**Kode_Pemasok Text 10

**Kode_Persediaan Text 10

3. Tabel Persediaan Field Name Data

Type Field Size

Format

*Kode_Persediaan Text 10

Nama_Persediaan Text 20

Jumlah_Persediaan Text 20

Harga_Satuan Currency 15 “Rp”#,###

4. Tabel_Mengurangi Field Name Data

Type Field Size

Format

**Kode_Persediaan Text 10

**Id_Transaksi Text 20

5. Tabel_Pembayaran Field Name Data

Type Field Size

Format

*Id_Transaksi Text 20

Tgl_Kas_Keluar Date/Time Medium Date

APSIA ATA 18/19


Jumlah_Kas_Keluar Currency “Rp”#,###

Berikut Daftar Tabel pada Sistem Pembelian Tunai PT.FAJAR SURYA UTAMA:

6. Tabel_Pemasok Kode_Pemasok Nama_Pemasok Alamat No_Telp

SB Sabrina

JL. Saturnus No. 23 Bekasi

021-889880

LS Lisa

JL. Uranus No. 3 Karawaci

021-888908

RH Rohana

Jl. Neptunus No. 98 021-880098

7. Tabel_Mengirim

Kode_Pemasok Kode_Persediaan

SB BP-233

LS KR-423

RH SO-105

8. Tabel_Persediaan Kode_Persediaan Nama_Persediaan Jumlah_Persediaan Harga

Satuan



BP-233 Bumper 8 Rp 1.125.000

KR-423 Kampas Rem 12 Rp 420.000

SO-105 Saringan Oli 26 Rp 34.000

9. Tabel_Mengurangi Kode_Persediaan Id_Transaksi

BP-233 FSU-225

KR-423 FSU-224

SO-105 FSU-223

10. Tabel_Pembayaran Id_Transaksi Tgl_Kas_Keluar Jumlah_Kas_Keluar

FSU-225 10-Mar-2018 Rp 1.125.000

FSU-224 26-Mei-2018 Rp 840.000

FSU-223 21-Jun-2018 Rp 170.000

Membuat database dengan menggunakan Ms. Access

1. MEMBUAT TABEL

Langkah-langkah membuat tabel : 10) Pilih New Blank Database-Blank Database

APSIA ATA 18/19


11)Pada kotak isian File Name, ketik nama file database Nama_Kelas

12) Klik Create

13) Lalu akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini. Pilih tool bar View dipojok kiri

dan pilih Design View. Lalu isi table name dengan Tabel_Pemasok. Klik OK



14) Setelah itu akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini. Isi Field Name, Data

Type dan Field Size sesuai struktur Tabel_Pemasok diatas.

15) Kemudian untuk field Kode_Pemasok dijadikan kunci utama (Primary Key). Untuk

membuats uatu field yang akan menjadi kunci utama, klik field yang akan menjadi kunci utama,

kemudian klik ikon primary key atau klik kanan pada field Kode_Pemasok dan pilih Primary Key.

16) Bila semua sudah selesai dikerjakan, maka simpanlah tabel yang telah dibuat dengan

mengklik kanan pada Tabel_Pemasok, kemudian klik kanan pilih Save.

APSIA ATA 18/19


17)Setelah itu masukkan record dengan cara mengetik manual isi data yang ada pada

Tabel_Pemasok dengan cara mengklik View pojok kiri atas pada menu bar, maka tabel akan

tampil menjadi seperti dibawah ini:

APSIA ATA 18/19


18) Untuk langkah-langkah pembuatan Tabel_Mengirim, Tabel_Persediaan,

Tabel_Mengurangi, dan Tabel_Pembayaran sama saja, yang membedakan hanya pada saat

membuat beberapa field menjadi kunci utama (primary key).

3. MERELASIKAN TABEL

Untuk menjaga integritas data maka perlu menghubungkan field-field dari satu tabel dengan tabel

yang lain, hubungan antar tabel biasanya berdasarkan field-field yang sama (field penghubung).

Model objek juga dapat dipakai untuk mengetahui hubungan antar tabel, hubungan antar tabel

biasanya berdasarkan kunci utama (primary key).

Langkah-langkah merelasikan table :

7) Close semua table, lalu pilih Database Tools pada menu bar, lalu klik Relationship.

8) Setelah itu klik Show Table dan muncul kotak dialog. Pilih seluruh table dengan menekan Ctrl +

Nama Tabelnya, kemudian klik add.

APSIA ATA 18/19


9) Sehingga akan tampil window seperti ini:

APSIA ATA 18/19


10) Cara merelasikan fieldnya dilakukan secara manual yaitu dengan klik field kunci primary

key dari tabel pemasok lalu Drag ke masing-masing tabel lainnya sesuai dengan field kunci yang

sama, maka akan muncul kotak dialog seperti ini:

11) Beri tanda ceklis pada pilihan Enforce Referential Integrity di Edit Relationships lalu

pilih Tabel_Pemasok pada Table/Query dan pada Related Table/Query akan keluar

Tabel_Mengirim secara otomatis. Setelah itu klik Create.

12) Lakukan langkah diatas untuk semua tabel sehingga akan menampilkan hasil akhir

relationship tabel Sistem Pembelian Tunai seperti dibawah ini :

APSIA ATA 18/19


APSIA ATA 18/19


ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI · Dokumen ini merupakan bukti pengeluarang barang...

Documents

Transcript of ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI · Dokumen ini merupakan bukti pengeluarang barang...