BAB ISISTEM DAN INFORMASI

A. Konsep Dasar Sistem

Dalam suatu organisasi tentunya memiliki suatu mekanisme dan prosedur kerja tertentu untuk menjalankan seluruh fungsi pada masing–masing bagian dalam pencapaian suatu tujuan organisasi. Secara umum suatu sistem dapat terlihat pada gambar dibawah ini, dengan pengertian dasar yaitu sebagai sekumpulan komponen / objek yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu dengan menerima input dan memprosesnya menjadi output. Contoh : sistem pendidikan, sistem kepegawaian, Sistem penggajian, Tata surya, keagamaan dan lain sebagainya.

Gambar 1.1. Gambaran Sistem

Pendefinisian sistem merupakan suatu perumusan pengertian dasar terhadap sistem atas tinjauan atau pendekatan yang dilakukan, sedangkan sistem sendiri merupakan sebuah obyek yang dikaji / dipelajari, dimana sebuah sistem memiliki karakteristik tertentu atau spesifikasi tersendiri, diantaranya secara umum obyek dibangun atas : elemen (unsur pembentuk), interface (penghubung antar elemen), boundary (batasan aktivitas), environment (lingkungan yang berpengaruh), activity (aktivitas pada setiap elemen atau pada obyek itu sendiri), dan goal (tujuan yang ingin dicapai), sehingga pendefinisian sistem ada dua pendapat, yaitu pendapat yang menekankan pada elemen atau komponennya dan pendapat yang menekankan pada prosedurnya.

Pendapat yang menekankan pada elemen atau komponenya mendefiniskan sistem sebagai berikut : Secara fisik, sistem adalah sekumpulan dari unsur / elemen yang berinteraksi dan

bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan atau bisa dikatakan Sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu (lebih menekankan pada elemen atau komponen sehingga memiliki cakupan yang lebih luas).Sebagai contoh : sistem tatasurya, sistem pencernaan, sistem transportasi, sistem komputerisasi, sistem informasi

Sedangkan pendapat yang lebih menekankan pada prosedur menekankan sistem sebagai berikut : Secara fungsi, sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa

urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu, atau bisa dikatakan Sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (pendekatan ini lebih menekankan pada prosedurnya). Contoh: sistem transaksi, sistem penjualan, sistem belajar

Dibawah ini beberapa pendapat tentang pendefinisian suatu sistem, diantaranya :1. Ditinjau dari aspek fisik

Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainya untuk suatu tujuan bersama.

Kamus Webster’s Unbriged adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi.

Scott (1996) mengatakan sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input) , pengolahan (processing) , serta keluaran(output), dan ciri pokok sistem menurut Gapspert ada empat, yaitu sistem itu beroperasi dalam suatu lingkungan, terdiri atas unsur-unsur, ditandai dengan saling berhubungan dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama.

2. Dinjau dari aspek fungsi Richard F. Neuschel, Jaringan kerja dari prosedur–prosedur yang saling

berhubungan, dikembangkan sesuai dengan skematis yang terintegrasi dalam melaksanakan suatu aktivitas utama di dalam bisnis. Sementara prosedur diartikan suatu urutan operasi klerikal (tulis–menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, dan diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi – transaksi bisnis yang terjadi.

Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr. Jaringan kerja dari prosedur–prosedur yang saling berhubungan dan berkumpul bersama–sama dalam melakukan aktivitas atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Sementara Mc. Leod (1995) mendifinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. Sumberdaya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan mekanisme control. Lebih

TujuanTujuan

MekanismeKontrol

MekanismeKontrol

TransformasiTransformasiInputInput OutputOutput

jelasnya elemen sistem tersebut dapat digambarkan, dengan model sebagai berikut :

Gambar 1.2. Model hubungan elemen-elemen sistem

Kemudian prosedur itu sendiri mengandung arti sebagai suatu urutan-urutan dalam operasi klerikal (tulis-menulis), yang melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen yang diterapkan untuk menjamin penanganan seragam dari transaksi-transaksi yang terjadi. Dengan kata lain prosedur merupakan urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaiman (how) mengerjakannya.

Kedua pendapat ini benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Jika kita ingin mempelajari suatu sistem, lebih tepat jika terlebih dulu memahami tentang apa yang disebut “sistem”. Pengertian sistem dapat diperoleh dari definisinya, karena dari definisi tersebut memiliki peranan yang penting didalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem.

Kesimpulannya dari definisi sistem dari pendapat diatas yang lebih menekankan pada komponen lebih mudah dan tepat didalam mempelajari suatu sistem untuk mencapai suatu tujuan dari pengembangan sistem. Sebagai contoh Sistem Kepegawaian suatu perusahaan terdiri dari sub pegawai, sub sistem, sub kepangkatan pegawai, sub sistem cuti pegawai, sub sistem penggajian dan lain sebagainya, kemudian pada sistem kepegawaian tersebut juga harus bisa interaksi dengan sub-sub sistem lainnya sehingga dapat menghasilkan sistem informasi pegawai yang diinginkan (sesuai dengan tujuan atau objektifitas atau goal yang diharapkan).

Kemudian suatu sistem dibuat untuk maksud tertentu, dalam arti pengertian maksud tertentu disini adalah untuk mencapai tujuan dan sasaran, pengertian tujuan mempunyai ruang lingkup yang lebih luas bila dibandingkan dengan sasaran. Contohnya, untuk Sistem Bisnis maka istilah tujuan lebih tepat, sedang bagian dari

INPUT OUTPUT

PROSES :Tujuan / sasaranBatasan SistemPengawasan Sistem

UMPAN BALIK

sistem bisnis tersebut yang dikenal dengan istilah sub sistem bisnis lebih tepat menggunakan istilah sasaran , tetapi seringkali tujuan dan sasaran tersebut digunakan secara bergantian.

Suatu sistem dalam mencapai tujuannya tentu memerlukan suatu proses tertentu yang terdiri dari macam-macam tipe proses, misalnya proses secara konsep, proses secara fisik, proses secara prosedur, proses secara sosial dan lain sebagainya. Sub –sub sistem yang menyusun suatu sistem antara lain adalah tujuan, tujuan tersebut bisa berupa tujuan dari organisasi tersebut, kebutuhan organisasi tersebut, masalah organisasi tersebut serta prosedur atau aturan untukmencapai suatu tujuan organisasi tersebut.

Dalam mencapai tujuan tersebut tentu perlu adanya suatu batasan yang jelas. Dimana batasan tersebut bisa berupa biaya, personil yang terlibat, peralatan yang digunakan dan peraturan-peraturan yang harus dipatuhi dan dilaksanakan.Suatu sistem dapat tercapai dengan baik bila terdapat pengawasan dan pengendalian yang berguna untuk mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan dalam pencapaian tujuan yang terdiri dari atas pengawasan dan pengendalian data masukan (input), pengawasan dan pengendalian data keluaran (output) serta pengendalian teradap proses yang terjadi dalan operasi sistem.

Masukan (input) data merupakan sub sistem yang berfungsi untuk menerima data masukan yang terdiri dari sumber masukan, frekuensi memasukannya serta jenis data masukannya. Kemudian input tersebut akan diproses yang terdiri atas pencarian, perbaikan, pengisian, pengelompokan dan lainnya. Hasil dari proses ini disebut keluaran (output), output tersebut biasanya berupa laporan atau dalam bentuk grafik, dari laporan atau output tersebut maka perlu adanya umpan balik (feeback) guna penyempurnaan dan pemeliharaan sistem agar dapat berjalan dan berlangsung lama.

Gambar 1.3. Komponen-komponen Sistem

Dari gambar diatas maka dapatlam disimpulkan bahwa komponen-komponen sistem tersebut merupakan suatu karakteristik dari suatu sistem yang terdiri dari komponen-komponen sistem, batasan sistem, lingkungan luar sistem, penghubung sistem, masukan sistem, keluaran, pengolah, sasaran atau tujuan.

1

1

54

3

2

Banyak ahli mengajukan konsep sistem dengan deskripsi yang berbeda namun pada prinsipnya hamper sama dengan konsep dasar sistem umumnya. Schronderberg (1971) dalam Suradinata (1996) secara ringkas menjelaskan bahwa sistem adalah :

1. Komponen-komponen sistem saling berhubungan satu sama lainya.2. Suatu keseluruhan tanpa memisahkan komponen pembentukanya.3. Bersama-sama dalam mencapai tujuan.4. Memiliki input dan output yang dibutuhkan oleh sistem lainnya.5. Terdapat proses yang merubah input menjadi output.6. Menunjukan adanya entropi7. terdapat aturan8. Terdapat subsistem yang lebih kecil.9. terdapat deferensiasi antar subsistem.10. Terdapat tujuan yang sama meskipun mulainya berbeda.

B. Karakteristik Sistem

Untuk memahami bentuk serta berjalannya suatu sistem dalam suatu organisasi atau mengembangkan suatu sistem yang ada menjadi sistem yang lebih maju dan berkembang, maka kita perlu membedakan unsur-unsur dari suatu sistem yang membentuknya. Unsur-unsur yang membentuk sistem inilah yang kemudian dikenal dengan karakteristik sistem, dimana karakteristik sistem ini merupakan komponen yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya, komponen-komponen tersebut, yaitu :

1. Komponen (component)Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.

2. Penghubung (interface) Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi

3. Batasan (boundary) Pengambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem.

4. Lingkungan (environment) Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala dan input terhadap suatu sistem

5. Tujuan / sasaran (goal)Merupakan parameter keberhasilan suatu sistem yang dilihat dari kesesuaian dengan rencana yang dibuat dengan pelaksanaan.

KOMPONEN SISTEM

1. Subsystem2. Interface3. Boundary4. Environment5. Goal

Gambar 1.4. Karakteristik Sistem

Selain lima komponen utama yang diterangkan diatas terdapat pula rincian dari karakteristik suatu sistem sebagai berikut :

1. Masukan Sistem (input)Energi yang dimasukan kedalam sistem berupa data yang dimasukan kedalam sistem, maintenance (pemeliharaan input), dan juga sinyal yang akan digunakan dalam proses komputer.

2. Keluaran Sistem (output)Merupakan energi yang dihasilkan dari pengolahan / proses input data dan merupakan masukan dari subsistem.

3. Pengolahan Sistem (proses)Merupakan suatu tahapan pengolahan data masukan menjadi informasik keluaran dari sebuah subsistem.

C. Pengertian SubSistem

Suatu sistem yang kompleks biasanya tersusun atas beberapa subsistem. Subsistem bisa dijelaskan sebagai sebuah sistem dalam sistem yang lebih besar.

1. Subsistem dan SupersistemSebuah sistem umumnya tersusun atas sejumlah sistem-sistem yang lebih kecil. Sistem-sistem yang berada dalam sebuah sistem itulah yang disebut subsistem. Berkaitan dengan sistem dan subsistem, istilah supersistem kadangkala dijumpai. Jika suatu sistem merupakan bagian sistem lain yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar tersebut dikenal dengan sebutan supersistem.

2. Antarmuka SubsistemAntarmuka subsistem merupakan hal yang sangat penting, sebab tanpa adanya antarmuka ini sistem hanya berisi sekumpulan subsistem yang berdiri sendiri dan tidak saling berkaitan. Bayangkan jika dalam sebuah perusahaan, antara bagian produksi dan bagian teknologi informasi tidak saling berhubungan. Barangkali yang terjadi pihak teknologi informasi akan membangun sistem

SISTEMSISTEM

subsIstem A

subsIstem A

subsistem B

subsistem B

subsistem C

subsistem C

subsubsis A-1

subsubsis A-1

subsubsis A-2

subsubsis A-2

subsubsis A-3

subsubsis A-3

subsubsis B-1

subsubsis B-1

Subsubsis B-2

Subsubsis B-2

subsubsis B-3

subsubsis B-3

yang tidak diperuntukan untuk menangani masalah sekarang pada bagian produksi, tetapi menangani masalah yang telah berlalu.

Secara prinsip, antarmuka subsitem berupa masukan dan keluaran. Dalam prakteknya, sebuah subsistem bisa saja hanya memberikan masukan atau keluaran. Sebuah antarmuka tidak sekedar menyatakan aliran data, melainkan juga melaksanakan suatu proses. Dalam sistem informasi antarmuka berfungsi sebagai :

1. Penapisan, yakni membuang derau yang tak berguna.2. Pengkodean/pengdekodean, yakni mengubah data dari suatu format ke format

yang lain.3. Pedeteksian, yakni melakukan pemeriksaan dan pembetulan kesalahan-

kesalahan terhadap standart atau kekonsistensian.4. Penyanggatan, yakni memungkinkan dua buah sistem berkerja sama tanpa

harus tersinkronisasi secara ketat.5. Pengamanan, yakni penolakan permintaan yang berasal dari pihak yang tak

berhak terhadap data dan menyediakan mekanisme proteksi yang lain.6. Pengikthtisarian, yakni menyingkat sejumlah masukan kedalam bentuk

agregat.

Sebagai contoh : Automobile adalah sistem yang terdiri dari beberapa subsistem :

• Sistem mesin• Sistem Body• Sistem Roda

Dimana setiap sub sistem bisa terdiri dari beberapa sub-subsistems, misal :• Sistem mesin : sistem karburator, sistem generator, sistem bahan bakar dan lain-lain, untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada bagan disebelah ini :

Gambar 1.5. Gambaran SubSistem

Untuk lebih mudah memahami pengertian sistem dan sistem informasi lebih jauh maka perlu diingat beberapa konsep yang penting dalam pengembangan sistem yaitu :1. Decomposition, Proses pembagian sistem ke dalam komponen komponen yang

lebih kecil sehingga memungkinkan sistem analis untuk menguraikan sistem kedalam bagian-bagian (sub sistem ) yang lebih kecil agar dapat dimanage dengan baik, artinya fokus pada 1 area pada 1 waktu dan bisa membangun komponen-komponen secara paralel

2. Modularity, Proses membagi sistem menjadi modul-modul yang relatif sama ukurannya untuk menyederhanakan desain sistem

3. Coupling, Subsistem yang saling bergantung 1 sama lain di-couple (dipasangkan)4. Cohesion, Diperluas ke sub-sub sistem yang berdiri sendiri

D. Klasifikasi Sistem

Suatu sistem harus dapat dibedakan dengan sistem lainnya sehingga sistem pasti memiliki karakteristik unik dan sifat yang berdeda antara satu sistem dengan sistem yang lain-lainnya. Jika ditinjau berdasarkan sifatnya suatu sistem dapat diklasifikasikan menjadi empat jenis sistem :a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System); Sistem

abstrak adalah "sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik". (Contoh : Sistem Teologia). Sistem fisik adalah "sistem yang ada secara fisik". (Contoh : Sistem Komputer).

b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System); Sistem alamiah adalah "sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak  dibuat manusia". (Contoh : Sistem Perputaran Bumi). Sistem buatan manusia adalah "sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin". (Contoh : Sistem Informasi).

c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan  pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer melalui program). Sistem tak tentu adalah "sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat  diprediksi karena mengandung unsur probabilitas".

d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System) Sistem tertutup adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak  terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya  (kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup), yang ada hanyalah relatively closed system.  Sistem terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan  lingkungan luarnya". Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik.

E. Pengertian Informasi

Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern. Banyak keputusan strategis yang bergantung kepada informasi. Sebagai mana diketahui, sumber daya 4M+I yang mencakup manusia, material, mesin, modal, dan informasi merupakan sumber daya yang vital bagi kelangsungan organisasi bisnis.

Kini, istilah manajemen informasi sangat popular. Yang dimaksud manajemen informasi tidak lain adalah segala kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan informasi seefektif mungkin, dan juga pembuangan kepada informasi yang tidak berguna dalam waktu yang tepat.Untuk memahami bagaimana informasi digunakan dalam manajemen, ada baiknya untuk mengetahui level-level manajemen yaitu :

Manajemen tingkat bawah bertanggung jawab terhadap pengawasan dan pengendalian kegiatan sehari-hari.

Manajemen tingkat menengah bertanggung jawab dalam hal perencanaan dan koordinasi kegiatan-kegiatan jangka pendek.

Manajemen tingkat atas bertanggung jawab terhadap perencanaan jangka panjang, yang biasa disebut rencana strategis dan menetapkan tujuan organisasi.

Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan arah vertikal dan horizontal, pada arah horizontal informasi digunakan untuk mendukung kegiatan operasional. Adapun arah vertikal informasi mengalir kepada setiap level manajemen.

1. Data, Informasi, dan Pengetahuan

Perbedaan antara data dan informasi sering menjadi titik awal untuk memahami sistem informasi. Sebagai tambahan pengetahuan juga diikutkan untuk dibahas, mengingat pada saat ini pemakain sistem pakar bebasis pengetahuan telah banyak digunakan.

a. DataSecara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh langsung terhadap pemakai. Data dapat berupa teks, citra, audio, dan video.Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya, data yang menyatakan tanggal, atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.1. Teks adalah sederetan huruf, angka, dan symbol-simbol khusus (misalnya

&*-+_&^) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual. Contoh teks adalah artikel Koran.

2. Citra (image) adalah data berbentuk gambar. Citra dapat berupa grafik, foto, hasil rontgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lainya.

3. Audio adalah data berbentuk suara. Instrument musik, suara orang, atau suara binatang, dll merupakan contoh data audio.

4. Video merupakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa saja dilengkapi dengan suara.

b. Informasi Data yang telah diproses secara sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut, menurut Shannon dan Weaver, dua orang insinyur listrik informasi adalah “jumlah ketidak pastian yang dikurangi ketika sebua pesan diterima”. Artinya dengan adanya informasi, tingkat kepastian menjadi meningkat. Menurut Davis (1999), informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.

c. PengetahuanPengetahuan adalah kombinasi dari naluri, gagasan, aturan, dan prosedur yang mengarahkan tindakan atau keputusan (Alter, 1992). Sebagai gambaran, informasi yang dipadukan dengan pengalaman masa lalu dan keahlian akan memberikan suatu pengetahuan yang tentu saja memiliki nilai yang tinggi.

d. Hirarki DataSecara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari elemen data, rekaman, dan berkas seperti berikut :

Gambar 1.6. Hirarki Data

Elemen Data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit data yang lain. Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), kolom, item, dan atribut.

Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang lain yang saling terkait. Istilah lain untuk rekaman adalah tupelo dan baris.

Berkas adalah seluruh rekaman data yang bertipe sama membentuk sebuah berkas. Berkas dapat dikatan berkaitan dengan suatu subjek. Dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili komponen yang disebut tabel atau relasi.

2. Karakteristik Data dan Informasi

Data dan informasi mempunyai banyak sifat, istilah karakteristik data atau informasi biasa digunakan untuk menyatakan hal ini. Karakteristik data atau

informasi yang dibahas pada satu literature dengan literature yang lain sangat beragam berikut beberapa tabel yang memperlihatkan kualitas informasi dan karakteristik data atau informasi.

Tabel 1_1. Kualitas informasi menurut Bodnar dan Hopwood

KarakteristikInformasi

Manajer tingkat bawah

Manajer tingkat menengah

Manajer tingkat atas

Pengendalian operasional

Pengendalian Manajemen

Pengendalian strategis

Sumber Banyak dari internal

Banyak dari eksternal

Lingkup Sempit, terdefenisi dengan baik

Sangat luas

Tingkat keringkasan Rinci RingkasGaris waktu Masa lalu Masa depanKekinian Sangat

mutakhir Usang

Cukup

Keakurasian yang diperlukan

Tinggi Rendah

Frekuensi pemakaian Sangat sering Jarang

Tabel 1.2. Karakteristik data atau informasi menurut Alter

Karakteristik Pokok permasalahanTipe data Apakah tipe data sesuai dengan tujuan?Akurasi/presisi Apakah data cukup presisi?Usia Apakah data tepat waktu?Rentang waktu Apakah rentang waktu sesuai dengan tujuan?Tingkat keringkasan Apakah data terlalu ringkas atau terlalu detail?Kelengkapan Apakan data kurang lengkap atau berlebihan?Kemudahan akses Apakah data mudah diakses?Sumber Apakah sumber bias atau tidak akurat?Relevansi/nilai Apakah data mempengaruhi keputusan?

Apakah manfaatnya sepadan dengan biaya?

Tipe DataSebagaimana telah dibahas didepan, ada berbagai macan tipe data. Masing-masing tipe data tentu saja memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Tipe data terformat cocok untuk menyimpan informasi seperti tanggal transaksi dan jam masuk karyawan. Tipe data teks cocok untuk menyatakan data yang panjang seperti biografi seseorang. Tipe data suara dapat digunakan untuk menyatakan bunyi-bunyian. Data video dapat digunakan untuk menekankan tentang suatu aktivitas atau kejadian.

3. Akurasi dan Presisi

Istilah akurasi dan presisi sering kali tidak dibedakan. Bahkan dalam kamus Oxford, kedua istilah ini diangap sama. Akurasi menyatakan derajat kebenaran terhadap informasi dan menentukan kehandalan dan realibilitas informasi. Informasi yang benar-benar bebas kesalahan dikatakan sangat akurat. Adapun presisi berkaitan dengan tingkat kerincian suatu informasi. Sebagai contoh. Anda memiliki uang di bang sebesar Rp 5.000.100,-. Jika Anda menyatakan uang Anda sebesar 5 juta infirmasi yang Anda nyatakan masih akurat walau kurang presisi.

Penyebab ketidakakurasian adalah bias dan kesalahan acak. Bias diakibatkan oleh kesalahan ketika data diukur, dihimpun dan diproses, atau disajikan. Kesalahan entri data atau kealpaan dalam mencatat transaksi merupakan penyebab ketidakakurasian informasi yang dihasilkan

4. Sumber Kesalahan :1. Metode pengukuran dan pengumpulan data yang salah.2. Tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar.3. Data hilang atau tidak terolah4. Kesalahan mencatat atau mengkoreksi data.5. Berkas sejarah/induk salah.6. Kesalahan dalan prosedur pengolahan.7. Kesalahan yang disengaja.

5. Usia dan Rentang Waktu

Karakteristik informasi yang berkaitan dengan rentang waktu adalah usia informasi, ketepatan waktu, dan rentang waktu. Usia informasi menyatakan lama waktu sejak informasi dihasilkan hingga saat sekarang. Usia informasi mudah diketahui jika informasi yang dihasilkan bersadarkan laporan internal. Namun jika informasi dihasilkan oleh pihak eksternal, usia yang pasti ada kemungkinan untuk sulit diketahui.

Ketepatan waktu menyatakan usia data yang sesuai dengan upaya pengambilan keputusan. Artinya, informasi tersebut tidak using/kadaluarsa ketika sampai kepada penerima, sehingga masih ada waktu untuk menggunakan informasi tersebut sebagai bahan pengambil keputusan. Rentang waktu atau kadang disebut juga sebagai kerangka waktu menyatakan selang waktu yang digunakan untuk mencakup data.

6. Tingkat Keringkasan dan Kelengkapan

Kadangkala informasi yang terlalu detail tidak memberikan hasil yang lebih baik, tetapi malah sebaliknya, karena informasi semakin sulit diserap dan dipahami.

Selain itu, penerima informasi mungkin tidak punya waktu untuk melakukan interprestasi. Istilah informasi yang berlebihan merupakan istilah yang ditujukan untuk menyatakan adanya informasi yang terlalu melimpah-limpah, dan membingungkan.

Namun, data yang ringkas terkadang malah menjadi sifat informasi yang tidak dikehendaki. Mengapa? Karena dapat mengaburkan yang sesunguhnya, mengingat adanya informas yang tidak disertakan. Idealnya, informasi yang penting bagi pengambilan keputusan haruslah lengkap, sehingga mengurangi faktor ketidak pastian. Namun, kenyatannya pada kondisi tertentu, kelengkapan informasi malah kadang tidak terpenuhi.

7. Kemudahan akses

Agar informasi bisa diterima oleh pemakai dengan lancar, kemudahan akses terhadap informasi harus terjamin. Oleh karena itu, pihak-pihak yang berkompeten dengan informasi biasanya dilengkapi dengan komputer pribadi yang terhubung keserver, yang menyimpan data, untuk memudahkan pengaksesan informasi.

8. Sumber

Sumber informasi dapat bersifat internal atau eksternal. Sumber internal biasanya berasal dari perusahaan itu sendiri, misalnya didapat dari sistem informasi. Sumber eksternal berasal dari lingkungan. Sebagai contoh, perusahaan mobil, data penjualan mobil produk sendiri dapat di peroleh secara internal, tetapi data penjualan mobil produk pesaing diperoleh dari sumber eksternal.Sumber informasi juga dapat bersifat formal dan informal. Sumber formal diperoleh melalui sistem informasi, dokumen-dokumen yang dipublikasikan, dan hasil pertemuan resmi, sedangkan sumber informal karenda adanya perbincangan tak resmi.

9. Relevansi dan Nilai

Relevan berarti bahwa informasi benar-benar member manfaat bagi pemakai. Berbagai contoh tentang relevansi informasi ditunjukan di bawah ini :

1. Informasi tentang penyebab kebakaran barangkali kurang/tidak relevan bagi departemen Akuntansi pada perusahaan asuransi, tetapi mempunyai tingkat relevansi yang sangat tinggi bagi tim penyidik.

2. Informasi tentang penjualan berbagai produk pada minggu lalu sangat relevan bagi manajer penjualan karena bisa dipakai sebagai bahan pengambilan keputusan penjualan barang, tetapi tidak relevan bagi manajer produksi.

Nilai informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkanya. Suatu informasi dikatakan bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkanya. Pada kenyataannya, nilai informasi tidak mudah untuk dinyatakan dalam ukuran yang bersifat kuantatif. Namun, nilai informasi dapat dijelaskan dengan skala relative. Misalnya, jika suatu informasi dapat menghasilkan hal yang mengurangi ketidakpastian bagi pengambil keputusan, maka nilai informasinya tinggi, demikan sebaliknya.

10. Kualitas Informasi

Istilah kualitas informasi terkadang juga dipakai untuk menyatakan informasi yang baik. Dari sekian karakterisitik informasi yang dibahas, kualitas informasi sering kali diukur berdasarkan :a. Relevansi.

Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima, sebab informasi ini akan digunakan untuk pengambilan suatu keputusan dalam pemecahan suatu permasalahan. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli tekhnik perusahaan.

b. Ketepatan waktu.Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab kalau informasi yang diterima terlambat, maka informasi tersebut sudah tidak berguna lagi. Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi baru.

c. Kekaurasian.Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersesbut. Dalam prakteknya mungkin dalam penyampaian suatu informasi banyak sekali gangguan-gangguan yang datang yang dapat berubah isi dari informasi tersebut ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merubah atau merusak data-data asli tersebut.

Adapun komponen akurat tersebut meliputi :1. Completness; are necessary message items present?

Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan

berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan sutu masalah dengan baik.

2. Correctness; are message items correct ?3. Security; Did the message reach all or only the inteded systems users ?

d. Ekonomis, efisien dan dapat dipercayaInformasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Selain itu informasi yang dihasilkan juga bisa dipercaya kebenarannya dan tidak mengada–ada.

Informasi Dan Tingkatan Manajemen

Berdasarkan tingkat manajemen, informasi dapat dikelompokan berdasarakan penggunaannya, yaitu :1. Informasi Strategis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakam pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.

2. Informasi TaktisDigunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi tren penjualan yang dapat dipakai untuk menyusn rencana-rencana penjualan.

3. Informasi TeknisDigunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persediaan stock, retur penjualan dan lapoiran kas harian.

F. Sistem Informasi

Gambar 1.7. Gambaran Tentang Sistem Informasi

Gambar 1.8. Domain Sistem Informasi

1. Definisi Sistem Informasi (SI) : Kombinasi dari orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber

data yang mengumpulkan, mentransformasikan, dan menyebarkan informasi dalam organisasi

Susunan dari orang, data, proses, komunikasi, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari dalam sebuah bisnis / kepentingan, serta mendukung pemecahan masalah dan pembuatan keputusan yang diperlukan oleh pihak manajemen dan pengguna.

2. Pengertian Sistem Informasi

Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak harus melibatkan komputer. Sistem informasi yang melibatkan komputer disebut sistem informasi berbasi komputer (computer based information sistem atau CBIS) dalam prakteknya, istilah sistem informasi lebih sering dipakai tanpa embel-embel komputer walaupun dalam kenyataannya komputer merupakan bagian yang penting.

Ada bermacam-macan defenis sistem informasi, dari berbagai defenisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data yang menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai sasaran atau tujuan.

Tabel 1.4. Definisi Sistem Informasi

Sumber DefenisiAlter (1992) Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur

kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mecapai tujuan dalam sebuah organisasi.

Bodnar dan Hopwood (1993)

Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data kedalam bentuk yang berguna.

Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990)

Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen-komponen bebasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada pemakai.

Hall (2001) Sistem informasi adalah sebuah rangkaian procedural formal dimana data dikelompokkan, diproses dan menjadi informasi untuk tujuan spesifik.

Turban, Mclean, dan Wetherbe (1999)

Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

Wilkinson (1992) Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan menjadi keluaran, guna mencapai sasaran-sasaran perubahan.

Istilah sistem informasi juga sering dikacaukan dengan sistem informasi manajemen (SIM). Kedua hal tersebut sebenarnya tidak sama. Sistem informasi manajemen merupakan salah satu jenis sistem informasi, yang secara khusus ditujukan untuk menghasilkan informasi bagi pihak manajemen dan untuk mengambil keputusan.

SI tidak harus menggunakan komputer, bisa lisan atau manual (dengan kertas dan pensil). SI penting bagi suatu organisasi karena merupakan salah satu komponen terpenting untuk mencapai keberhasilan bisnis maupun keberhasilan organisasi.

Gambar 9. Framework Sistem Informasi

3. Framework Sistem Informasi

a. Foundation Concepts (Konsep Dasar) : meliputi tren, komponen, dan peran-peran dalam SI, contoh : meliputi konsep dasar SI yang diturunkan dari teori sistem secara umum, ataupun konsep strategi kompetitif yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi e-business dari TI untuk keunggulan kompetitif.

b. Bussiness Applications : membahas penggunaan utama SI untuk operasi, manajemen, dan keunggulan kompetitif e-business yang meliputi penggunaan internet, intranet, ekstranet, dan TI lainnya.

c. Development Process : membahas bagaimana para profesional bisnis dan spesialis informasi merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan SI untuk mendapatkan peluang-peluang dari e-business dengan menggunakan beberapa perencanaan strategis dan pendekatan-pendekatan pengembangan aplikasi.

d. Managemen Challenges : membahas tantangan-tantangan teknologi dan strategi e-business, termasuk keamanan dan tantangan etika serta manajemen TI secara menyeluruh.

e. Information Technology : membahas konsep utama, pengembangan, dan implikasi manajerial yang melibatkan hardware, software, jaringan telekomunikasi, teknologi manajemen penanganan data, serta teknologi-teknologi berbasis internet.

Aktivitas yang berhubungan dengan Sistem Informasi : Input, contoh : optical scanning dari bar-coded tags pada merchandise Processing, contoh : menghitung gaji pegawai, pajak Output, contoh : menghasilkan laporan, menampilkan performa sales Storage, contoh : memaintain data pelanggan, pegawai, dan produk

Control, contoh : menggenerate sinyal audible untuk mengecek benar atau tidaknya data yang dimasukkan

Gambar 1.10. Integrasi Komponen Sistem Informasi

4. Komponen Sistem Informasi :

a. People Resources o End user : orang yang memanfaatkan Sistem Informasio Spesialis : orang yang khusus berkecimpung dalam pembuatan Sistem

Informasi. Contoh : analis sistem, software developer, operator sistemb. Hardware Resources

o Mesin, contoh : komputer, monitor video, magnetic disk drive, printer, optical scanner

o Media, contoh : floppy disk, optical disk, magnetic tape, plastic cardc. Software Resources

o Program (coding) : jiwa SI. Contoh : sistem operasi, spreedsheet program, word processing program, payroll program

o Prosedur : langkah-langkah / aturan dalam menggunakan Sistem Informasi. Contoh : prosedur pengisian data, error correction, paycheck distribution

d. Data Resources o Data, contoh : deskripsi produk (field), pelanggan (record), pegawai

(file), inventory (database)o Knowledge base, contoh : IP > 3,5 boleh mengambil kuliah maksimal

24 sks

e. Network Resources, contoh : media komunikasi, prosesor komunikasi, akses network, software control

f. Information Products, contoh : laporan manajemen dan dokumen bisnis menggunakan tampilan teks dan grafis, audio response, dan paper form

Definisi Teknologi Informasi (TI) : istilah kontemporer yang menggambarkan kombinasi dari teknologi komputer (hardware dan software) dengan teknologi telekomunikasi (data, image, jaringan, dan suara).

Definisi Organisasi : kumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu, contoh : perusahaan, himpunan.

Definisi Bisnis : sistem organisasi yang mempunyai input berupa economic resources yang ditransformasikan oleh berbagai proses organisasi menjadi barang dan jasa (output).

Gambar 1.11. Pengendalian Sistem Informasi

Gambar 1.12. Data dan Informasi

5. Perbedaan data dan informasi :

a. Data : sekumpulan fakta tentang suatu obyek atau kejadian. Contoh : fakta tentang organisasi dan transaksi bisnisnya. Setiap data item mempunyai arti dan berguna bagi organisasi tersebut, contoh : data penjualan

b. Informasi : data yang telah diolah sehingga menjadi bentuk yang berguna bagi pengguna untuk mengambil keputusan atau tindakan.

Gambar 1.13. Elemen Data

Sekumpulan komponen / objek yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu dengan menerima input dan memprosesnya menjadi output. Contoh : sistem pendidikan, tata surya, keagamaan.

Banyak aktivitas manusia yang berhubungan dengan sistem informasi. Tak hanya di Negara-negara maju, di Indonesia pun sistem informasi telah banyak diterapkan di mana-mana, seperti di kantor, pasar swalayan, di bandara, bahkan di rumah ketika pemakai bercengkrama dengan dunia Internet. Entah disadari atau tidak, sistem informasi telah banyak membantu manusia.

Ada bermacam-macam sistem informasi, antara lain :a. Sistem reservasi pesawat terbang : digunakan dalam biro perjalanan untuk

melayani pemesanan/pembelian tiket.b. Sistem untuk menangani penjualan kredit kendaraan bermotor.c. Sistem biometrik yang dapat mencegah orang-orang yang tak berwenang

memasuki fasilitas-fasilitas rahasia atau mengakases informasi yang bersifat rahasia.

d. Sistem POS (Point Of Sale) yang diterapkan pada kebanyakan pasar swalayan dengan dukungan pembaca barcode untuk mempercepat pemasukan data

e. Sistem telemetri atau pemantauan jarak jauh yang mengunakan teknologi radio, misalnya untuk mendapatkan suhu lingkungan pada gunung berapi atau memantau getaran pilar jembatan kereta api.

f. Sistem berbasi kartu cerdas (smart card) yang dapat digunakan oleh juru medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien yang datang kerumah sakit karna didalam kartu tersebut terekam data-data mengenai pasien.

g. Sistem yang terpasang pada tempat-tempat publik yang memungkinkan seseorang mendapatkan informasi seperti hotel, tempat pariwisata, pertokoan, dan lai-lain.

h. Sistem layanan akademis berbasi web yang memungkinkan mahasiswa memperoleh data-data akademis atau bahkan dapat mendaftarkan mata kuliah yang diambil pada semester baru.

i. Sistem pertukaran data elektronik (Electornic Data Interchange) yang memungkinkan pertukaran dokumen perusahaan secara elektronis dan data yang terkandung dalam dokumen diproses langsung oleh komputer.

j. E-government atau sistem informasi layanan pemerintahan yang berbasis internet

Perlu diketahui bahwa sistem informasi tidak harus selalu berbentuk kompleks. Sistem informasi dapat berbentuk sederhana, yaitu hanya digunakan oleh satu orang saja. Melalui sebuah computer, pemakai dapat memasukan penjualan dan setelah took ditutup, laporan harian penjualan dapat dicetak. Selanjutnya laporan tersebut digunakan untuk melakukan analisis tentang barang-barang yang terjual, yang berguna untuk pengambilan keputusan pembelian barang

Dalam bentuk yang lebih kompleks, sistem informasi melibatkan banyak pemakai dan memerlukan sarana jaringan yang memungkinkan pemakai yang tersebar di berbagai tempat yang bejauhan dapat saling berbagi informasi. Hal-hal yang bias dikerjakan oleh sistem informasi tentu saja terkait dengan kemampuan yang dapat dilakukannya.

Tabel 1.5. Kemampuan utama sistem informasi

No Kemampuan1 Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar, dan dengan kecepatan

tinggi.2 Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah,

akurat dan cepat.3 Menyimpan informasi dengan jumlah sangat besar dalam ruang yang kecil

tetapi mudah diakses.4 Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak diseluruh dunia

dengan cepat dan murah.5 Meningkatkan efektivitas dan efisensi orang-orang bekerja dalam kelompok

baik satu tempat, atau bebeda lokasi.6 Menyajikan informasi dengan jelas dan mengugah pikiran manusia.7 Mengotomasi proses-proses bisnis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara

manual.8 Mempercepat pengetian dan penyuntingan.9 Pembiayaan yang jauh lebih murah daripada pengerjaan secara manual.

Kemampuan-kemampuan ini mendukung sasaran bisnis yang mencakup:1. Peningkatan produktivitas.2. Pengurangan biaya.3. Peningkatan pengambilan keputusan.4. Peningkatan layanan ke pelanggan.5. Pengembangan aplikasi-aplikasi staregis baru.

Sistem informasi memberikan nilai tambah terhadap proses, produksi, kualitas, manajemen, pengambilan keputusan dan pemecahan masalah serta keunggulan kompetitif yang tentu saja sangat berguna bagi kegiatan bisnis.

Peningkatan penggunaan sistem informasi juga tidak terlepas dari perhatian manajemen dalam perusahaan terhadap betapa pentingnya manajemen informasi. Dalam hal ini, McLeod (1998) mengemukakan dua alasan, pertama kegiatan bisnis menjadi semakin rumit dan kedua komputer telah mencapai kemampuan yang lebih baik.

Bisnis masa sekarang menjadi lebih rumit dibandingkan dengan masa lalu. Beberapa faktor yang mempengaruhinya, antara lain:

a. Pengaruh ekonomi internasional dan dunia.b. Perkembangan teknologi.c. Batas waktu yang semakin singkat.d. Kendala sosial

Kemampuan komputer yang semakin meningkat merupakan suatu pendorong untuk memanfaatkan teknologi ini untuk mendukung kegiatan bisnis.

Harga komputer dan pendukungnya yang cenderung turun membuat komputer menjadi barang yang umum ditemukan di perkantoran atau di rumah-rumah, menurut Alter (1992), penurunan harga paling tidak 20% pertahun. Dengan tingkat penurunan sebesar ini maka komputer makin terjangkau dan makin banyak digunakan.

Dengan kemampuan yang memudahkan pengaksesan informasi, computer menjadi sangat berguna untuk siapa saja, tidak terbatas pada manajer atau staff dalam suatu organisasi, tetapi juga kepada pelanggan yang menikmati hasilnya. Oleh karena itu tidak mengherankan jika perusahaan-perusahaan bisnis masa kini melibatkan komponen perilaku dan teknologi yang berinteraksi dalam lingkungan sosioteknologi.

Ada empat peranan penting sistem informasi dalam organisasi, yaitu: 1. Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas-tugas.2. Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendali dalam sebuah subsistem.3. Mengkoordinasikan subsistem-subsistem.4. Mengintegrasikan subsistem-subsistem.

Partisipasi dalam pelaksanaan tugas berarti bahwa sistem informasi dapat melakukan hal-hal yang biasa dilakukan oleh seseorang. Istilah otomasi dapat digunakan untuk menyatakan hal ini. Selain itu, sistem informasi bias memberikan fasilitas berupa informasi yang berguna bagi seseorang untuk keperluan analisis atau pengambilan keputusan. Dengan bantuan sistem informasi, hubungan antara kegiatan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dapat dikaitkan sehingga tercapai sinergi dalam mecapai tujuan.

Sebuah organisasi tentu saja memiliki beberapa subsistem, misalnya subsistem produksi dan subsistem pemasaran. Masing-masing subsistem memiliki kegiatan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian tersendiri, tetapi antar subsistem saling berkoordinasi. Koordinasi antar subsistem ini biasa dilakukan dengan berbagi informasi. Oleh karena itu sistem informasi sangat berperan dalam proses koordinasi tersebut.

Jika dua buah subsistem terhubung secara erat, kedua subsistem tersebut berada dalam keadaan terintegrasi. Integrasi dalam suatu sistem biasa diimplementasikan dengan berbagi basis data (data base). Artinya setiap subsistem menggunakan basis data yang sama sehingga perubahan apapun dalam sistem dapat langsung diketahui oleh subsistem.

6. Klasifikasi Sistem Informasi

Klasifikasi yang umum dipakai adalah :a. Level Organisasi.b. Area Fungsional.c. Dukungan yang diberikan.d. Arsitektur Sistem Informasi.

7. Sistem Informasi Menurut Level Organisasi

Bedasarkan organisasi :a. Sistem informasi departemen.b. Sistem informasi perusahaan.c. Sistem informasi antarorganisasi.

Serupa dengan pembagian menurut level organisasi, Kroenke mengkalsifikasikan sistem informasi dalam sebuah organisasi kedalam tiga kelompok :a. Sistem informasi pribadib. Sistem informasi kelompok kerjac. Sistem informasi perusahaan

8. Sistem Informasi Fungsional

Sistem informasi fungsional adalah, sistem informasi yang ditujukan untuk memberikan informasi kepada kelompok orang yang berada pada bagian tertentu pada perusahaan. Beberapa sistem informasi fungsional yang umum adalah :a. Sistem informasi akutansib. Sistem informasi keuanganc. Sistem informasi manufakturd. Sistem informasi pemasarane. Sistem informasi SDM

9. Sistem Informasi Berdasarkan Dukungan yang Tersedia

Berdasarkan dukungan yang tersedia kepada pemakai, sistem informasi yang digunakan pada semua area fungsional dalam organisasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut :a. Sistem Pemrosesan Transaksib. Sistem Informasi Manajemenc. Sistem Otomasi Perkantorand. Sistem Informasi Keputusane. Sistem Informasi Eksekutiff. Sistem pendukung kelompokg. Sistem Pendukung cerdas

10. Klasifikasi Menurut Aktifitas Manajemen

Sistem informasi terkadang diklasifikasikan berdasarkan aktivitas yang didukungnya pada level manajemen berdasarkan hal ini, terdapat mengelompokan sebagai berikut :1. Sistem Informasi Pengetahuan2. Sistem Informasi Operasional3. Sistem Informasi Manejerial4. Sistem Informasi Strategis

11. Klasifikasi menurut arsitektur sistem;a. Sistem berbasis mainframeb. Sistem komputer pribadic. Sistem tersebar atau komputasi jaringan

G. Komponen Sistem Informasi

Komponen sistem :1. Komponen dasar

o Input : meliputi elemen yang dicapture, dirakit yang masuk ke sistem untuk diproses. Contoh : raw material, energi, data

o Proses : meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output. Contoh : proses manufaktur, kalkulasi matematika

o Output : meliputi transfer elemen yang dihasilkan oleh proses ke tujuan. Contoh : sistem manufaktur menerima raw material sebagai input dan menghasilkan barang sebagai output. SI menerima resource / data sebagai input dan memprosesnya menjadi produk (informasi) sebagai output.

2. Komponen tambahan o Feedback : data yang menyatakan performansi sistem. Contoh : data

tentang performansi penjualan adalah feedback bagi manajer penjualan.o Control : meliputi monitoring dan evaluasi feedback untuk menentukan

apakah sistem mencapai tujuan. Fungsinya adalah membuat penyesuaian untuk input sistem dan pemrosesan komponen untuk memastikan sistem menghasilkan output yang tepat.

Dari komponen sistem yang dirinci diatas, dijelaskan lagi bahwa komponen sistem mempunyai beberapa komponen yang berkenaan dengan sistem komputerisasi. Menurut Gordon B. Davis, beberapa komponen yang digunakan untuk melengkapi suatu sistem.

1. Perangkat Keras (Hardware) o Perangkat keras bagi suatu Sistem Informasi terdiri atas: o Komputer, sebagai pusat pengolah, unit masukan atau keluaran, unit

penyimpan file dan sebagainya.o Peralatan penyiapan data.o Terminal masukan dan keluaran.

2. Perangkat Lunak (Software) Perangkat Lunak (Software) dibagi menjadi 3(tiga) jenis utama, yaitu : o Sistem Perangkat Lunak Umum.

Seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan untuk pengoperasian sistem komputer.

o Aplikasi Perangkat Lunak Umum. Seperti model analisis dan keputusan.

o Aplikasi Perangkat Lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk tiap-tiap aplikasi.

3. Database Database merupakan file yang berisikan tabel-tabel yang saling berinteraksi sehingga dapat diproses dan digunakan dengan cepat dan mudah. Tabel Merupakan kumpulan data yang tersusun menurut aturan tertentu dan berhubungan dengan topik tertentu. Tabel diorganisasikan dalam dua bagian, bagian menurun atau kolom disebut dengan field dan bagian mendatar atau baris disebut dengan record. File database dibuktikan dengan adanya media penyimpanan fisik berupa, magnetic-tipe, piringan (diskette, cd) Menurut Mc. Leod, database merupakan suatu kumpulan data yang saling terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali.

4. Prosedur Prosedur merupakan komponen fisik, kerena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Terdapat 3 (tiga) jenis prosedur yang dibutuhkan, yakni.

a. Instruksi untuk pemakai.b. Instruksi untuk penyiapan masukan.c. Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

5. Personil Personil dapat terdiri dari beberapa bagian:

a. Pimpinan Sistem Informasi ( EDP Manager / IT Manager ) Merupakan orang yang merencakan, mengoranisasikan, menyusun staff, mengarahkan dan mengendalikan didalam organisasinya.

b. Sistem Analis ( Analyst System ) Bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada sekarang ini. Analisis sistem adalah pakar dalam mengidentifikasi masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.

c. Pemrogram ( Programmer ) Menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.

d. Operator Komputer ( Computer Operator ).Menangani peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe dan mini komputer. Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran-ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan tape dan disk storage, serta melakukan tugas-tugas serupa lainnya.

e. Data EntryUser yang bertugas memasukan data kedalam database melalui software aplikasi yang disediakan.

f. Teknisi Komputer Bagian yang bertugas me-maintance peralatan komputer yang ada seperti PC, Printer dan lain-lain.

H. Daur Hidup Sistem (Life Cycle System)

Siklus sistem yang merupakan kunci utama untuk melakukan perancangan terhadap sistem yang terstruktur oleh seorang sistem analis dan dilakukan secara top down. Pada daur hidup sistem ini diketahui tahapan-tahapan didalam pembentukan sebuah sistem, yang terdiri atas beberapa fase, yaitu :

1. Fase memahami kebutuhan / mengenali KebutuhanSebelum segala sesuatu ditentukan untuk pertama kalinya, langkah pertama yang harus dilakukan dan dikenali juga dipahami adalah kebutuhan atau masalah yang ada secara tepat. Masalah atau kebutuhan tersebut muncul karena perkembangan organisasi yang menyebabkan transaksi-transaksi meningkat, agar pengembangan sistem dapat berjalan secara efektif dan efisien maka setiap permasalahan yang ada harus didefinisikan dengan sangat jelas dan tepat.

2. Fase pengembangan sistemFase ini merupakan proses yang terdiri atas prosedur-prosedur yang dilaksanakan guna menganaisis kebutuhan yang muncul / ada, kemudian mulai membangun sistem sebagian saja atau keseluruhannya guna memenuhi kebutuhan tersebut.

3. Fase pemasangan sistemMarupakan fase peralihan dari pengembangan sistem ke fase operasional (atau merupakan langkah akhir dari pengembangan sistem).

4. Fase pengoperasian sistemOperasi sistem harus bersifat dinamis menyesuaikan diri dengan pertumbuhan bisnis, perubahan peraturan, kebijaksanaan baru dan perkembangan baru.

5. Fase sistem menjadi usangPerubahan-perubahan yang terjadi yang secara drastis menyebabkan sistem tidak dapat mengikuti perubahan kemudian tidak dapat ditanggulangi dengan perbaikan saja, tetapi secara teknis dan ekonomis layak untuk diganti dengan sistem yang baru.

Memahami kebutuhan /Mengenali

Kebutuhan

Sistem menjadi usang

Pengoperasian Sistem

Pemasangan Sistem

Pembangunan Sistem

Gambar 1.14. Siklus Hidup SistemI. Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem merupakan salah satu fase dari daur hidup sistem yang sangat penting dan memerlukan suatu proses yang panjang dan kompleks, meliputi penentuan kebutuhan informasi, merancang sistem informasi dan mengoperasikannya. Pengembangan sistem juga membutuhkan dukungan dari semua pihak yang memiliki kemampuan yang berbeda untuk menyelesaikan segala tugas-tugas yang direncanakan. Pengembangan sistem membutuhkan seorang analis sistem yang memberikan arah bagi pengembangan proyek tersebut. Hasil dari kegiatan analisis sistem biasanya harus dapat menyelesaikan :

a. Pengertian yang jelas dari kebutuhan atau masalah yang terjadi pada sistem yang lama/berjalan.

b. Merumuskan jawaban atas masalah yang terjadic. Menguraikan penyelesaian masalah secara jelas

Dalam daur hidup pengembangan sistem terdapat pula beberapa fase, antara lain :

1. Fase penyelidikanFase ini bermanfaat untuk menentukan masalah-masalah atau kebutuhan yang menentukan perlu atau tidaknya pengembangan sistem.

2. Fase analisis dan rancangan sistemPada fase ini kegiatan yang dilakukan adalah untuk mendefinisikan sistem yang sedang berjalan, dokumentasi prosedurnya, memahami masalah dan menentukan usulan.

3. Fase rancangan secara detail dan penerapannyaPada fase ini sebagian besar kegiatannya berorientasi ke komputer, dilaksanakan seperti spesifikasi perangkat keras dan lunak, pembuatan program, testing program, pelatihan bagi pemakai sistem, partisipasi pemakai sistem dan test sistem secara menyeluruh, bila pemakai sistem telah puas maka analis sistem meminta persetujuan pimpinan proyek untuk meneruskan pekerjaannya.

4. Fase pemasangan sistemFase ini berguna untuk menguji keserasian dalam konversi/peralihan sistem dari sistem yang lama/sedang berjalan ke sistem yang baru.

5. Fase reviewFase ini bertujuan untuk meyakinkan, apakah sistem yang baru tersebut telah berjalan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan dan apakah mungkin masih membutuhkan perbaikan/penyempurnaan (berinteraksi dengan pemakai sistem).

BAB IIMETODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM

Perlunya Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistemyang telah ada. Perlunya Pengembangan Sistem :a. Adanya permasalahan (problem) yang timbul pada sistem yang lama;

Permasalahan yang timbul dapat berupa :- Ketidakberesan- Pertumbuhan Organisasi

b. Untuk meraih kesempatan (opportunities); Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya

c. Adanya instruksi-instruksi (directives)

Prinsip Pengembangan Sistem

a. Sistem yang dikembangkan adalah unutk manajemenb. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

Investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal : Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi Investasi yang terbaik harus bernilai

c. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidikTahapan kerja dan tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem

d. Proses pengembangan sistem tidak harus urute. Jangan takut membatalkan proyekf. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem

Tahapan Pengembangan Sistem

Tahapan utama siklus hidup Pengembangan Sistem terdiri dari :1. Perencanaan Sistem ( Systems Planning)2. Analisis Sistem (System Analysis)3. Perancangan Sistem (Systems Design) Secara Umum4. Seleksi Sistem (System Selection)5. Perancangan Sistem (Systems Design) Secara Umum6. Implementasi dan Pemeliharaan Sistem (System Implementation & Maintenance)

Siklus hidup pengembangan sistem dengan langkahlangkah utamanya adalah sebagai berikut :

Gambar 13. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerjadan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan.

Perencanaan sistem dapat terdiri :1. Perencanaan jangka pendek meliputi periode 1 s.d. 2 tahun2. Perencanaan jangka panjang meliputi periode sampai dengan 5 tahun

Proses Perencanaan Sistem dapat dikelompokkan dalam 3 proses utama yaitu sebagai berikut :1. Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana sistem2. Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan dan dilakukan oleh

komite pengarah.3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan dan dilakukan oleh analis

sistem.

Perencanaan Sistem

Analisis Sistem

Desai Sistem Secara Umum

Evaluasi Sistem

Desain Sistem Secara Terperinci

Implementasi Sistem

Perawatan Sistem

Adapun tahapan dari proses perencanaan sistem untuk ketiga bagian ini adalah :1. Merencanakan proyek-proyek sistem

o Mengkaji tujuan,perencanaan strategi dan taktik perusahaano Mengidentifikasikan proyek-proyek sistemo Menetapkan sasaran proyek-proyek sistemo Menetapkan kendala proyak-proyek sistemo Menentukan proyek-proyek sistem prioritaso Membuat laporan perencanaan sistemo Meminta persetujuan manajemen

2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkano Menunjuk team analiso Mengumumkan proyek pengembangan sistem

3. Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkano Melakukan studi kelayakano Menilai kelayakan proyek sistemo Membuat usulan proyek sistemo Meminta persetujuan manajemen.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle / SDLC)

Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sebagai berikut:1. Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan

solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi.2. Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur,

perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi

3. Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak

4. Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.

5. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.

6. Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan.

Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan model klasik dari pengembangan sistem informasi. Model-model baru, seperti prototyping, spiral, 4GT dan kombinasi dikembangkan dari model klasik di atas.Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan desain digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis.

Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain :

1. Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines, material, money dan methods.

2. Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase analisis sistem.

3. Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.4. Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau

computer base.5. Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange,

summarize, calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.6. Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.

Langkah dasar dalam proses desain :1. Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan

informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.

2. Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.

3. Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah: performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total nilai yang harus dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.

4. Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities). Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sebagai berikut :

a. Mengidentifikasn output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem (system’s goal)

b. Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut

c. Mengidentifikasi input data spesifikik yang diperlukan untuk membangun field informasi yang diperlukan.

d. Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah input menjadi output yang diperlukan.

e. Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang disimpan selama pemrosesan input menjadi output.

f. Ulangi langkah a-e terus menerus samapi semua output yang dibutuhkan diperoleh.

g. Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.

h. Berdasarakan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung, estimasi cost pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang ekstrim

i. Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan data yang menentukan kualitas umum pemrosesan data.

j. Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.

5. Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak. Hal-hal yang perlu disiapkan dalam penyusunan proposal ini adalah:a. Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk

tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan kebutuhan user dan desain sistem.

b. Menyiapkan model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang akan diajukan.

c. Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikan dan merawat sistem.

d. Mengidentifikasi asumsi kritis dan masalah yang belum teratasi yang mungkin berpengaruh terhadap desain sistem akhir.

Sedangkan format dari proposal desain ini sangat bervariasi akan tetapi mengandung hal-hal di atas.

Prinsip Dasar Desain

Ada 2 prinsip dasar desain, antara lain :1. Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana yang

bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost.2. Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang memiliki

idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang terpisah sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem informasi dapat dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, antara lain : data collection, data processing, file update, data storage, data retrival, information report dan data processing controls.

Petunjuk umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem informasi :1. Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem

informasi.2. Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk me-record,

collect dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah semakin akurat.

3. Data yang dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak dimasukkan lagi ke sistem.

4. Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari pewaktuan informasi tersebut diperlukan.

5. Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal

6. Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari kebutuhan informasi.

7. Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di kumpulkan.8. Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses selanjutnya.9. Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas

prosesing yang besar dilakukan.10. Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada kendala

sistem.11. Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.12. Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.13. File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data.14. Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.15. Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik.16. Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan terakhir.

POKOK BAHASAN IANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

J. Analis Sistem dan Programmer

Sistem analis adalah orang yang menganalisis sistem dengan mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai serta mengidentifi kasikan pemecahan yang beralasan (lebih memahami aspek-aspek bisnis dan teknologi komputer). Nama lainnya : system designer, business analyst, system consultant, system engineer, software engineer, sistem analyst programmer, information system engineer.

Programmer adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancangan yang dibuat oleh system analis (lebih memahami teknologi komputer). 

Tugas dan tanggung jawab :

Sistem analis :a. Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program komputer

saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan.b. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer, tetapi

juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya. c. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan

masalah secara garis besar.d. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas pada

sesama analis sistem,programer tetapi juga pemakai sistem dan manajer.

Programmer :a. Tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer.b. Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem

komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.c. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-

instruksi program.d. Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang,terbatas

pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program.

 

Pengetahuan dan keahlian Analis Sistem

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus. Beberapa analis setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik :a. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi komputer

dan pemograman komputer Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam

penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi serta keahlian dalam menggunakan komputer.

Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang perangkat keras, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, sistem operasi, utiliti, dan paket-paket perangkat lunak lainnya.

b. Pengetahuan tentang bisnis secara umum; Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan, maka seorang analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem. Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran produksi, manajemen personalia, keuangan, perilaku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya.

c. Pengetahuan tentang metode kuantitatip;Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan metode-metode kuantitatif seperti linier programming, dynamic programming, regresion, network, decision tree, trend, simulasi.

d. Ahli memecahkan masalah kompleks ke dalam masalah kecil;Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan -permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut.

e. Ahli berkomunikasi dan membina hubungan;Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara lisan maupun tertulis. Keahlian ini diperlukan dalam wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.

f. Memahami metodologi pengembangan sistem informasi;Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia satu dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungan kerja dengan personil-personil lainnya yang terlibat, akan membuat pekerjaannya menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem tidak dapat membina hubungan yang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari pemakai sistem atau manajemen dan kecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya.

 

Team pengembangan sistem (I)

Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan hanya ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram (analis/pemrogram) atau seorang programer yang merangkap sebagai analis sistem (pemrogram/analis).

Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar atau komplek, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk tim.

Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar kecilnya ruang lingkup proyek yang akan ditangani. Tim ini secara umum dapat terdiri dari personil-personil sebagai berikut :1. Manajer Analis Sistem (manage of systems analyst)

Manajer analis sistem disebut juga sebagai koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut :

a. Sebagai ketua atau koordinator tim pengembangan sistemb. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan sistem

lainnya.c. Membuat jadual pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan

dilakukan.d. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain

sistem dan penerapannya.e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal

perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada manajemen dan pemakai sistem.

g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report).h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim.

2. Ketua analis sistem (lead systems analyst);Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analis sistem dan mewakilinya bila manajer analis sistem berhalangan.

3. Analis sistem senior;Analis sistem senior (senior systems analyst) merupakan analis sistem yang sudah berpengalaman.

4. Analis sistem junior (junior system analyst);Analisis sistem junior merupakan analis sistem yang belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih senior. Analis sistem junior ini sering juga disebut dengan analis sistem yang masih dilatih (systems analyst trainee).

5. Programer aplikasi senior (senior applications programmer);Programer aplikasi senior merupakan programer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram lainnya. Pemrogram aplikasi senior kadang-kadang juga disebut dengan pemrogram/analis.

6. Programmer aplikasi (application programmer);Programer aplikasi merupakan programer komputer yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnys tanpa harus dibimbing secara langsung lagi.

7. Programer aplikasi yunior (junior applications programmer);Programer aplikasi yunior merupakan pemrogram komputer yang belum memiliki pengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram yang lebih senior. Programer aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications programmer  trainee).

Team pengembangan sistem (II)1. Pengguna Sistem

a. User ;Sebagai end-user (operator) dan user-manager yang mengawasi pekerjaan end-user.

b. Manajemen ;Memegang perananan penting dalam menyetujui rencana pengembangan sistem dan penyediaan dana.

2. Perancang Sistem

a. Project CoordinatorBertanggungjawab agar tim dapat bekerja secara harmonis dan optimal serta mengontrol agar pelaksanaannya sesuai rencana.

b. System Analyst & DesignPersonil yang memberikan solusi dan mendesain sistem baru.

c. ProgrammerPersonil yang membuat program berdasarkan rencangan dari sistem analis.

d. Network DesignerBertanggungjawab terhadap desain jaringan, seperti LAN, MAN, WAN.

e. Technician (Hardware)Personil yang menetapkan konfigurasi-konfigurasi hardware yang tepat agar dapat bekerja secara optimal.

f. Database AdministratorPersonil yang bertanggjawab terhadap suatu sistem database, mencakup pola struktur data, integritas data, memberikan hak akses kepada user, backup, recovery dan mengoptimalkan performa database.

g. DocumenterPersonil yang membuat dokumentasi sistem, mencakup buku operasional aplikasi, teknis dan sistem.

h. Software TesterPersonil yang menjamin bahwa program aplikasi yang dibuat programmer sesuai spesifikasi.

i. Graphic DesignerPesonil yang memiliki keahlian dalam mendesain untuk aplikasi berbasis GUI (Graphic Interface).

 

Alat dan teknik pengembangan sistem

Terbagi atas :1. Graphical tools

a. HIPOb. Data Flow Diagram (DFD)c. Structure Chartd. SADTe. Warnier/Orrf. Jakson's Diagram

`2. Diagram Chart

2.1. Activity Charta. Systems Flowchartd. Program Flowchart (Program Logic Flowchart, Detailed Computer,

Program Flowchart)e. Paperwork Flowchart / Form Flowchartf. Database Relationship Flowchartg. Process Flowcharth. Gantt Chart

2.2. Layout Charting 2.3. Personal Relationship Charting

a. Working Distribution Chartb. Organization Chart

3. Technique Public

3.1. Teknik Manajemen Proyek (Penjadualan Proyek)a. CPM (Critical Path Method)b. PERT (Program Evalution and Review Technique)

3.2. Fact Finding Technique (Mengumpulkan data dan menemukan fakta) Interview, Observation, Questionaires, Sampling

3.3. Cost Effectiveness Analysis / Cost Benefit Analysis3.4. Inspection and Walkthrough3.5. Meeting

 

Alasan pentingnya mengawali analisis sistem:1. Problem-solving : sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu

analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.

2. Kebutuhan baru : adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung organisasi.

3. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.4. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.

A. Analisis Sistem

Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai :

Penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.Atau secara lebih mudahnya, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui.

Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Tugas utama analis sistem dalam tahap ini adalah menemukan kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Langkah-langkah Analisis SistemLangkah-langkah didalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih terinci. Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem :1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada3. Analyze, yaitu menganalisis sistem4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah pertama yang harus dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu sebagai berikut :1. Identify, Yaitu mengidentifikasikan masalah

Mengindentifikasikan penyebab masalah; Seringkali organisasi menyadari masalah yang tejadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya dan mestinya ada sesuatu penyebab yang menimbulkannya.Sebagai ilustrasi, kita mempunyai sebuah mobil yang jalannya tersendat-sendat. Keadaan ini merupakan suatu masalah. Untuk mengatasi masalah ini, maka perlu diidentifikasi terlebih dahulu apa penyebab yang mengakibatkan mobil tersebut jalannya tersendat-sendat. Kalau analis sistem tidak dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah, maka proses analisis sistem tidak akan berjalan dengan semestinya, yaitu tidak akan efisien dan efektif. Kalau kita akan berusaha memperbaiki kerusakan mobil tersebut, tetapi tidak dapat mengidentifikasi terlebih dahulu penyebab masalahnya, maka proses perbaikan mobil tersebut tidak akan berjalan dengan efisien dan efektif. Apakah kita akan membongkar mobil tersebut dengan melepas semua komponennya untuk menemukan mengapa mobil tersebut jalannya tersendat-sendat ? tentunya ini merupakan pekerjaan analisis yang tidak benar. Untuk kasus mobil ini, dapat diidentifikasikan bahwa penyebab masalahnya adalah karena proses pembakaran yang tidak sempurna, sehingga mengakibatkan jalannya mobil tersendat-sendat. Dengan dapat mengidentifikasi penyebab masalah ini, maka kita dapat mulai menganalisis

dari tempat dilakukannya proses pembakaran ini, tanpa harus membongkar semua komponen mobil yang tidak menyebabkan terjadinya masalah.Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulangterlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atas yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem. Sebagai misalnya, masalah yang terjadi adalah “biaya persediaan meningkat dari tahun ke tahun”. Mengapa biaya persediaan meningkat ? mengapa jalannya mobil tersendat-sendat? jawabannya adalah disebabkan oleh pembakaran yang tidak sempurna.

Demikian juga harus dicari jawaban mengapa biaya persediaan meningkat. Dari subyek masalah ini, maka dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah biayapersediaan yang meningkat ini adalah karena :

persediaan di gudang telalu banyak (over stock) dan pembelian barang tidak ekonomis.

Mengidentifikasikan titik keputusan; Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Maka selanjutnya perlu diidentifikasi lebih lanjut titik keputusan yang menyebabkan suatu proses menjadi tidak sempurna. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.

Penjelasan dari titik-titik keputusan adalah antara lain sebagai berikut :1. Penyebab masalah adalah pelayanan yang kurang baik kepada langganan.

Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah :a. “Penanganan order langganan” di bagian order penjualan. Titik

keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila waktu penanganan order penjualan lama. Penanganan order penjualan merupakan proses pertama kali menerima order dari langganan.

b. “Proses pembuatan order penjualan” di bagian order penjualan. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses pembuatan order penjualan juga lama. Proses pembuatan order penjualan adalah proses membuat dokumen tertulis dari order langganan yang telah diterima dengan tembusan-tembusannya berupa : tembusan untuk membuat faktur tembusan untuk catatan akuntasi (journal/register copy) tembusan untuk meminta barang dari gudang (stock request copy) tembusan untuk membuat slip pengepakan (packing slip) dan

laporan pengiriman (shipping notice) tembusan otorisasi kredit (credit copy)

tembusan pemberitahuan kepada langganan bahwa order telah diterima (acknowledgement copy atau advice copy)

c. “Proses evaluasi kredit” di bagian kredit. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses evaluasi kredit lama dan berbelit-belit.

d. “Proses pengambilan barang” di bagian gudang. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses pengambilan barang lama.

e. “Proses pembuatan dokumen pengiriman” (packing slip) dan laporan pengiriman (shipping notice) di bagian pengiriman. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses pembuatan dokumen dan laporan pengiriman lama. Proses pengirimannya sendiri juga harus cepat sampai barang diterima oleh langganan, tetapi proses ini tidak termasuk dalam ruang-lingkup sistem pengendalian penjualan dan pemasaran (masuk dalam sistem distribusi).

f. “Proses membuat faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses membuat faktur lama.

2. Penyebab masalah adalah barang yang dikirim sering tidak sesuai. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah :

a. “Kebenaran data di faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang tercantum di faktur bila faktur salah.

b. “Kelengkapan faktur yang didukung dengan laporan pengiriman” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang dikirim bila bagian billing tidak menerima laporan pengiriman.

3. Penyebab masalah adalah otorisasi pemberian kredit yang kurang benar. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “dukungan informasi untuk pemberian kredit” di bagian kredit.

4. Penyebab masalah adalah kurang tersedianya laporan yang berkualitas. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “proses pembuatan laporan” di bagian akuntansi. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan laporan tidak tepat waktunya bila proses pembuatan laporan lama, laporan tidak tepat nilainya bila pengendalian output tidak ada atau lemah.

Mengidentifikasikan personil-personil kunci; Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan (job description)

2. Understand, Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana

sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh data, penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedang pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci (detailed survey).

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahan-kelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, questionares, observasi, procedure analis, document survey.

Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang perlu dilakukan, yaitu sebagai berikut ini :

Menentukan jenis penelitianSebelum penelitian dilakukan, sebaiknya ditentukan terlebih dahulu jenis dari penelitian untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian(wawancara, observasi, daftar pertanyaan, pengambilan sampel) tergantung dari jenis data yang ingin diperoleh. Jenis data yang ingin diperoleh dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau input dan output yang digunakan oleh sistem. Penelitian yang menggunakan teknik wawancara dan observasi tepat digunakan untuk lokasi data yang menyebar dan mahal bila harus dikunjungi satu persatu. Penelitian yang menggunakan teknik pengambilan sampel lebih tepat digunakan untuk mengumpulkan input atau output sistem yang mempunyai jumlah banyak.

Merencanakan jadwal penelitianPenelitian akan dilakukan di tiap-tiap lokasi titik keputusan yang akan diteliti.Penelitian juga biasanya akan dilakukan oleh beberapa peneliti dan memakan waktu yang cukup lama (harian, mingguan bahkan bulanan) supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal dari penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :o dimana penelitian akan dilakukan;o apa dan siapa yang akan diteliti;o siapa yang akan meneliti;o kapan penelitian dilakukan.

a. Mengatur jadwal wawancara

Dari jadwal penelitian yang telah dibuat, berikutnya dapat dikelompokkan ke dalam jenis penelitiannya masing-masing. Untuk wawancara, selanjutnya jadwal

wawancara dapat diatur yang terdiri dari : tanggal wawancara akan dilakukan; jam wawancara untuk tiap-tiap harinya; yang melakukan wawancara; yang diwawancarai; lokasi letak wawancara akan dilakukan; topik dari wawancara yang akan dilakukan.

b. Mengatur jadwal observasiSama halnya dengan wawancara yang telah diatur jadwalnya tersendiri, observasi yang akan dilakukan juga sebaiknya dibuatkan jadwal tersendiri.

c. Mengatur jadwal pengambilan sampelDemikian juga dengan jadwal pengambilan sampel sebaiknya juga diatur tersendiri.

Membuat penugasan penelitianSetelah rencana jadwal penelitian selesai dibuat, maka tugas dari tiap-tiap anggota tim analis sistem untuk melakukan penelitian telah dapat ditentukan. Koordinator analis sistem dapat membuat surat penugasan kepada masing-masing anggota tim analis sistem ini dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitaian yang harus dilakukan. Formulir ini biasanya tidak dilampirkan di laporan hasil analisis, karena kurang bermanfaat bagi user atau manajemen. Formulir ini akan diberikan kepada tiap-tiap peneliti yang bersangkutan.

Membuat agenda wawancaraSebelum suatu wawancara dilaksanakan, akan lebih bijaksana bila waktu dan materi wawancara ini direncanakan terlebih dahulu. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Pewawancara dapat melakukan wawancara dengan dasar agenda wawancara ini. Tujuan utama pembuatan agenda wawancara yang akan digunakan dalam wawancara ini adalah suapaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

Mengumpulkan hasil penelitianFakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagaisuatu dokumentasi sistem lama. Dokumentasi dari hasil penelitian ini diperlukanuntuk beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :a. Membantu kelengkapan (aid to completeness)

Dengan digunakannya formulir-formulir standar untuk mencatat fakta, maka data yang belum terkumpul akan terlihat.

b. Membantu analisis (aid to analysis)c. Data yang dicatat dalam bentuk tabel atau bagan memungkinkan sistem

akan lebih mudah dipahami dan dianalisisd. Membantu komunikasi (aid to communication)

Formulir-formulir standar akan membantu anggota-anggota tim analis untuk berkomunikasai dengan efektif satu dengan yang lainnya. Selain itu juga dapat membantu komunikasi antara analis, pemrogram komputer, operator dan pemakai sistem

e. Membantu pelatihan (aid to training)Pelatihan akan lebih efektif bila dilampiri dengan bahan-bahan yang diperlukan secara tertulis.

f. Membantu keamanan (aid to security)Dokumentasi yang berisi dengan fakta terkumpul dapat diibaratkan sebagai bestek rancangan gedung yang telah digambar oleh arsitek dan telah dihitung oleh insinyur teknik sipil. Bila gedung yang akan dibangun tidak sesuai dengan keinginan pemakai, atau ada perubahan-perubahan yang perlu dilakukan atau misalnya gedung sudah dibuat mengalami kerusakan-kerusakan, maka dengan adanya dokumentasi, perbaikan-perbaikan atau modifikasi-modifikasi akan lebih mudah dilakukan.

Fakta-fakta yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian sistem lama adalah sebagai berikut ini :1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan

Data ini dapat diperoleh dari hasil observasi yang dilakukan pada suatukegiatan.

2. Kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan di sistem lama3. Pengambilan sampel4. Formulir-formulir dan laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem lama.5. Elemen-elemen data6. Teknologi yang digunakan di sistem lama7. Kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai sistem/manajemen

3. Analyze, Yaitu Menganalis SistemAnalis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam :

o Apa yang dikerjakan ?o Bagaimana mengerjakannya ?o Siapa yang mengerjakannya

- Menganalisis kelemahan Sistem, dilakukan untuk menjawab pertanyaan :o Mengapa dikerjakan ?o Perlukah dikerjakan ?o Apakah telah dikerjakan dengan baik ?

Tentu saja pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dalam langkah menganalisis hasil penelitian ini lebih terinci lagi dibandingkan dengan yang didaftar di atas. Sebagai tambahan dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, suatu kriteria yang tepat masih diperlukan untuk menilai sistem yang lama. Kriteria

yang tepat ini dapat diperoleh dari sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru supaya efisien dan efektif.

Wilkinson memberikan sasaran yang harus dicapai untuk menentukan kriteria penilaian sebagai berikut :

o Relevance (sesuai kebutuhan)o Capacity (kapasitas dari sistem)o Efficiency (efisiensi dari sistem)o Timeliness (ketepatan waktu menghasilkan informasi)o Accessibility (kemudahan akses)o Flexibility (keluwesan sistem)o Accuracy (ketepatan nilai dari informasi)o Reliability (keandalan sistem)o Security (keamanan dari sistem)o Economy (nilai ekonomis dari sistem)o Simplicity (kemudahan sistem digunakan)

Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan dan kriteria-kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analisis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan dari sistem yang ada.

a. Menganalisis Distribusi PekerjaanDistribusi dari pekerjaan menunjukkan beban dari masing-masing personil atau unit organisasi dalam menangani kegiatan yang sama. Untuk keperluan menganalisis distribusi dari pekerjaan dapat digunakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini :

o apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ?

o apakah tugas dan tanggungjhwab telah didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit-unit organisasi ?

Dengan mengetahui beban dari masing-masing personil, maka dapat ditentukanpersonil mana yang masih dapat diberi tambahan beban dan personil mana yang harus dikurangi bebannya untuk dialihkan ke personil lain yang masih kurang bebannya.

b. Menganalisis Pengukuran PekerjaanUntuk menganalisis pengukuran pekerjaan ini dapat dilakukan dengan menjawabpertanyaan-pertanyaan berikut ini :

o apakah kebijaksanaan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ?o apakah produktifitas karyawan memuaskan ?o apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi

dengan baik menjaga arus data dengan lancar ?

o apakah masing-masing kegiatan telah mencapai sasarannya ?o apakah terjadi operasi-operasi yang tumpang tindih ?o seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ?o apakah tedapat operasi yang menghambat arus data ?o apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ?o apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu dimutakhirkan ?

c. Menganalisis KeandalanKeandalan menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan. Semakin andal berarti semakin sedikit kesalahan yang dilakukan.Untuk menganalisis keandalan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan–pertanyaan berikut :

o Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan ?

o Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali ?

d. Menganalisis DokumenUntuk menganalisis dokumen yang digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

o seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ?o apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan

yang efektif ?o apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu ?

e. Menganalisis LaporanUntuk menganalisis laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

o dapatkah laporan-laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen-dokumen yang ada ?

o apakah terdapat duplikasi di file, catatan-catatan dan laporan-laporan ?

f. Menganalisis TeknologiUntuk menganalisis teknologi yang sudah digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

o apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentu personil, peralatan dan fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti ?

- Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemenWalaupun menganalisis kelemahankelemahan dan permasalahan-permasalahan yang terjadi merupakan tugasyang perlu, tetapi tugas ini saja belumlah cukup. Tugas lain dari analis sistem yang masih diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

4. Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis. Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering committe (komite/panitia pengarah pengembangan sistem) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :- Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan- Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan

dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen- Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen- Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan

Selanjutnya

Akurat berarti valid, yaitu data tersebut benar-benar mengukur dengan sebenarnya apa yang harus diukur. Misalnya, data tentang jumlah kemiskinan harus dapat menggambarkan kemiskinan yang ada di daerah tersebut.Data yang akurat tidak hanya diartikan dari sisi pengadaannya, melainkan juga dari sisi penyajiannya, yaitu bagaimana data tersebut ditampilkan. Oleh karena itu, perlu ada format standar.

Batasan analisis sistem :Aktifitas yang dilakukan dalam analisis sistem harus dapat menjawab pertanyaan umum, sebagai berikut :1. Sistem baru apakah yang akan dibangun ? atau 2. Sistem apakah yang akan ditambahkan atau dimodifikasi pada sistem lama yang

sudah ada ?

Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan :1. Informasi apakah yang dibutuhkan ?2. Oleh siapa ?3. Kapan ?4. Dimana ? 5. Dalam bentuk apa ?6. Bagaimana cara memperolehnya ?7. Dari mana asalnya ?8. Bagaimana cara mengumpulkannya ?

Proposal mengadakan analisis sistem, berisi :1. Definisi yang jelas dan konsisten tentang alasan untuk analisis2. Definisi batasan analisis yang akan dilakukan3. Identifikasi fakta yang akan dikumpulkan dan dipelajari selama analisis4. Identifikasi sumber dimana fakta dapat diperoleh5. Uraian tujuan dan kendala yang mungkin dalam analisis6. Proyeksi kemungkinan masalah yang akan terjadi selama analisis7. Jadwal tentatif analisis

Sumber-sumber fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem :1. Sistem yang ada2. Sumber internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara orang-organisasi

atau fungsi ada3. Sumber External : interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal, textbook

dan informasi atau ilmu lain yang berada diluar sistem

Kerangka Analisis :1. Analisis terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi):

menganalisa organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta informasi yang dihasilkan.

2. Analisis terhadap flow informasi : mengidentifikasi informasi apa yang diperlukan, siapa yang memerlukan, dari mana asalnya.

3. Analisis terhadap input dan output. Dalam analisis ini digunakan teknik dan alat bantu, a.l: interview, questionaire, observation, sampling and document gathering, charting (organisasi, flow, dfd, ER, OO, dll), decision table and matric.

Laporan hasil analisisLaporan hasil analisis harus berisi : 1. Uraian alasan dan scope (batasan) analisis2. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya.3. Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem4. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum teratasi dan potensi masalah5. Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analis sistem selama proses

analisis6. Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk desain awal7. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya yang diharapkan termasuk dalam

desain sistem baru atau memodifikasinya. Proyeksi ini termasuk kelayakan untuk proses selanjutnya.Yang terpenting adalah bagian 6 dan 7.

Katagori aspek kelayakan :1. Kelayakan teknis: kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak.2. Kelayakan ekonomi: apakah ada keuntungan atau kerugian, efisiensi biasa

operasional organisasi.3. Kelayakan operasi: berhubungan dengan prosedur operasi dan orang yang

menjalankan organisasi4. Kelayakan jadwal: dapat menggunakan model-model penjadwalan seperti PERT

dan GANTT CHART. Apakah jadwal pengembangan layak atau tidak.

Hasil akhir analisis sistem (keputusan) :1. Hentikan pekerjaan, karena proposal tidak layak.2. Tunggu beberapa saat, karena masih ada pertimbangan lain.3. Modifikasi, manajemen memutuskan modifikasi proposal dengan subsistem lain.4. Proses dengan syarat, ada persyaratan kelayakan.

5. Proses tanpa syarat, semua syarat terpenuhi. Proposal diterima dan proses dilanjutkan ke desain awal.

Kebutuhan AnalisisDalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu :a. Menjelaskan sistem saat ini secara lengkap.b. Menggambarkan sistem informasi yang ideal.c. Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan memperhatikan kendala sumber daya.d. Memberi dorongan terhadap keyakinan pemakai dalam team pengembangan sistem. Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan sistem menunjuk kan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik. Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkin pemakai mengalami kegagalan sistem informasi sebelumnya. 

Keinginan pemakai Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap keinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal. Ideal disini merupakan konsep daripada kenyataan, artinya bahwa tidak ada sistem yang ideal (tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat subyektif saja. Kalau hal ini tidak dijelaskan secara mendalam dapat menimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan end-user.

Metode kebutuhan analisisPerlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires, observation, procedure analysis, dan document survey. Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut :

Tanya jawab/wawancara (Interviews)

1. Bagaimana metode itu digunakan. Pemilihan potential interviewees. Membuat perjanjian terhadap potential interviewees. Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas. Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya.

2. Target dari metode interview. Kunci pribadi dalam proses DFD. Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors.

3. Keuntungan metode interview. Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan

menyesuaikannya sesuai situasi yang terjadi.

Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal ini dapat terjadi ?.

Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi. Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.

4. Kerugian metode interview. Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara. Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.

5. Kapan metode tersebut baik digunakan. Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci. Test kredibilitas dari interviewees. Mencari interview yang unsureness atau contradictions. Memantapkan kredibilitas team.

Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives, audience, format, weighting dan combining responses, and docummentation.

o Kuisioner (Questionnaires)

1. Bagaimana metode itu digunakan. Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner. Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users. Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.

2. Target dari metode questionnaires. Semua end-user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi

pemecahan sistem. End-user dihubungkan dengan proses pemakaian simbol-simbol dalam DFD.

3. Keuntungan metode questionnaires. Murah dan cepat dari pada interviews. Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang

dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih). Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner. Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user.

4. Kerugian metode questionnaires. Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user. Analis kurang melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi

end-user. Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk

mengembalikan questioner. Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik.

5. Kapan metode tersebut baik digunakan. Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua. Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user. Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.

o Observasi (Observation)

a. Bagaimana metode itu digunakan. Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan. Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen dan

pengolahan lembar kerja.b. Target dari metode.

Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD (Data Flow Diagram)

c. Keuntungan metode. Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion). Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan. Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui

bahwa mereka sedang diamati). Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.

d. Kerugian metode. Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati). Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin

tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan. Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis.

e. Kapan metode tersebut baik digunakan. Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya. Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak

terjadi (dibuat-buat).

Tips praktis dalam melakukan observasi : Jangan mengamati dalam waktu yang lama. Terdapat dua alasan, yaitu : dengan waktu yang lama akan mengacau operasi

yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya. Buat catatan yang ringkas. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat

tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan.

Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama. Jangan melakukan observasi tanpa rencana

o Prosedur analisis (Procedure Analysis)

a. Bagaimana metode itu digunakan. Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan aliran

dokumen kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data flow diagram (DFD).

Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem. Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada mendeskripsikan

volume distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya dikerjakan

terhadap salinan dari dokumen aslinya.b. Target dari metode.

Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram) Proses dalam DFD.

c. Keuntungan metode. Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences) yang

minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai. Prosedur aliran dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk melakukan

observasi.d. Kerugian metode.

Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi. Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis.

e. Kapan metode tersebut baik digunakan. Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu perancangan

yang baik. Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen. Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanya fungsi.

o Pengamatan dokumen (Document Survey)

a. Bagaimana metode itu digunakan. Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow

diagram). Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan. Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi field

(ukuran dan tipe),frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya (coding structure).

b. Target dari metode.Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD).

c. Keuntungan metode. Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya. Permulaan elemen kamus data. Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural.

d. Kerugian metode.Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami kebanjirandokumen dan laporan).

e. Kapan metode tersebut baik digunakan. Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan analisis,

dalammemperjelas desain sistem yang baru dan analisis dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan selanjutnya).

Merencanakan jadual penelitian

SamplingSampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistik supaya tidak mengalami kegagalan atau ancaman.   

Kendala sumber daya :

a. WaktuSebuah pengantian sistem harus diutarakan dalam kerangka kerja sejak sistem mengalami penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini dapat mempengaruhi analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak mungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu perlu membutuhkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran waktu sehingga dapat membuat alternatif yang paling baik. 

b. UangSistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya yang mahal, sehingga membutuhkan  pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karena terjadi persaingan dengan para pesaingnya dimana mereka menanamkan investasi yang besar dalam sistem informasinya.

c. Keahlian.Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup seperti masalah telekomunikasi, integrasi database, dan interactive setting. Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk menambah kemampuan mendesain. Hal ini nantinya akan diperhadapkan pada kendala biaya yang dikeluarkan untuk tenaga konsultan.

d. Teknologi.Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalam mendukung kerja sistem, sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi terus-menerus, yang konsekuensinya terjadi pengeluaran biaya yang besar dan jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan dari para pesaingnya.

e. Faktor ekternal.Banyak kendala yang datang dari luar setting design, seperti pencegahan menggunakan teknologi eksotik (exotic of technologies), mencegah memelihara data lokal dalam sebuah sistem database pusat, dan sebagainya.

 

Dokumen kebutuhan analisis

1. Arahan (conduct) analisis.   · Hubungan dengan pemakai akhir.   · Menganalisa records, forms dan laporan.   · Pengamatan proses.   · Menganalisa metode yang digunakan.   · Permasalahan dalam pengumpulan data.

2. Kebutuhan pemakai.   · Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya.   · Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya).   · Kebutuhan pelatihan.   · Pengaruh sistem baru.

3. Kendala sistem.   · Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor  ekternal.

   · Realistik sistem.

4. Dokumentasi.   · Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview).   · Konsensus statistik.   · Aliran data secara logikal dan fisik.   · Element awal dalam kamus data.

 

 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem. Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem baru dari sistem lama yang ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru.

Maka dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem artinya :1. Merupakan tahap lanjutan setelah tahap analisis sistem dalam daur hidup

pengembangan sistem2. Mendefinisikan setiap kebutuhan-kebutuhan fungsional3. Mempersiapkan rancangan implementasi sistem yang baru (usulan)4. Menggambarkan sistem baru (usulan) yang akan dikembangkan5. Mengatur dan merencanakan elemen-elemen yang terpisah serta mengkonfigurasi

perangkat lunak dan perangkat keras.

Perancangan sistem dapat dibagi dalam 2 bagian, yaitu :1. Perancangan sistem secara umum / perancangan konseptual, perancangan

logikal / perancangan secara makro.2. Perancangan sistem terinci / perancangan sistem secara phisik.

PENGERTIAN PERANCANGAN SISTEM

Verzello / John Reuter III Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem : Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi : “menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk “.

John Burch & Gary GrudnitskiDesain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

George M. ScottDesain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan ; tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem, sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.

Dengan demikian Perancangan Sistem dapat diartikan sbb :1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk5. Dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau

pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi

6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-konponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

TUJUAN PERANCANGAN SISTEM

Tahap Perancangan / Desain Sistem mempunyai 2 tujuan utama, yaitu :1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap

kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat (lebih condong pada desain sistem yang terinci).

PRODUK AKHIR PERANCANGAN SISTEM

Perancangan sistem yang diharapkan dapat menghasilkan suatu laporan yang berisikan tentang spesifikasi teknis dari bentuk-bentuk keluaran dan masukan, perangkat lunak dan perangkat keras yang akan berfungsi sebagai media / sarana pengolah data dan sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan.

SPESIFIKASI PERANCANGAN SISTEM

Pada tahap perancangan sistem informasi semua teknik-teknik yang digunakan pada tahap analisis dapat juga digunakan pada tahap ini. Elemen-elemen (komponen) sistem informasi yang dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada pemakai sistem (user). Elemen-elemen / komponen tersebut antara lain :1. Gambaran singkat sistem baru (usulan)2. Deskripsi dan prosedur sistem yang baru3. Perancangan model masukan (input)4. Perancangan mode keluaran (output)5. Perancangan file/simpanan data6. Perancangan program

PERSONIL YANG TERLIBATAnalis sistem seharusnya melibatkan beberapa personil, seperti :1. Spesialis pengendalian2. Personil penjamin kualitas3. Spesialis komunikasi data4. Pemakai sistem (user)

HAL-HAL PENTING YANG PERLU DIPERHATIKAN PADA PERANCANGAN SISTEM

Agar sistem informasi yang dibuat tidak mengecewakan para pemakainya, maka analis sistem juga harus memperhatikan hal-hal penting, sebagai berikut :1. Integrasi

Sistem informasi yang dibuat agar dapat digunakan / dimanfaatkan oleh banyak pemakai dan diupayakan keseluruh unit-unit pada organisasi yang dimaksud. Biasanya hasil dari sistem informasi tersebut disimpan dalam sebuah basis data yang mudah diakses dan terhubung dalam sebuah jaringan komputer.

2. User / sistem interfaceAgar sistem informasi mudah dipahami oleh pemakai sistem (user), maka sistem informasi yang dikembangkan haruslah fleksibel, konsisten dan mudah dikontrol oleh user.

3. Tantangan-tantangan persaingan Organisasi yang ingin bertahan dan berkembang dimasa mendatang harus memikirkan persaingan-persaingan. Informasi merupakan sebuah alternatif penting sebagai senjata yang membantu organisasi dalam bersaing. Sistem informasi juga harus dapat memperhatikan lingkungan-lingkungan persaingan seperti manajemen, jenis dan ragam produk atau jasa serta produktifitas.

4. Kualitas dan kegunaan informasiSistem informasi yang dibuat haruslah berkualitas yang berarti tepat waktu, akurat, dan relevan.

5. Kebutuhan-kebutuhan sistemMerupakan hal-hal yang sangat diperlukan dalam merancang sistem, seperti : Keandalan

Seberapa besar kemampuan sistem untuk diandalkan dalam menyelesaikan proses-proses yang dibutuhkan

Ketersediaan Sistem selalu siap dan mudah diakses oleh para pemakai (user)

KeluwesanSistem mudah beradaptasi dengan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem yang berubah-ubah.

Jadual instalasiAnalis sistem harus dapat merancang sistem yang dibutuhkan oleh organisasi sesuai dengan target waktu yang diberikan.

Umur sistemSistem yang dibangun harus dapat ditentukan masa pemakaiannya

Kemudahan perawatanPerawatan yang baik dilakukan bila menggunakan nama data dan bahasa pemrograman yang standar dan dokumentasi sistem yang lengkap. Perawatan ini penting sekali karena biasanya setelah sistem diterapkan kemudian baru akan diketahui kelemahannya.

6. Kebutuhan-kebutuhan pengolahan dataBiasanya berhubungan dengan pekerjaan sistem secara terinci seperti volume data yang terlibat dalam pengolahan data, hambatan waktu pengolahan data mulai dar proses awal sampai berakhir dan dilengkapi dengan program untuk melayani permintaan perhitungan.

7. Faktor-faktor organisasiFaktor-faktor yang mempengaruhi dan perlu pertimbangan dalam melakukan perancangan sistem, adalah : Sifat organisasi

Kebutuhan informasi setiap organisasi berbeda-beda antara perusahaan penjual barang dan jasa, informasi yang dibutuhkan tidaklah sama karena itu untuk mengidentifikasi dan memahai kebutuhan informasi bagi suatu organisasi pertamakali yang diperlukan dan diperhatikan adalah sifat organisasi tersebut.

Tipe organisasiSetiap tipe organisasi tersebut memiliki kebutuhan yang berbeda-beda pula contoh dari tipe-tipe organisasi yang berbeda tersebut antara lain : Organisasi fungsional, dimana setiap manajer bertanggung jawab hanya

untuk area fungdi tertentu (produksi, pemasaran, personalia, atau keuangan)

Organisasi divisional, dimana setiap manajer mempunyai tanggung jawab terhadap semua fungsi divisinya.

Organisasi matriks, dimana bebrapa manajer mempunyai tanggung jawab bersama terhadap suatu fungsi dan suatu proyek atau program kerja.

Ukuran organisasiFaktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi adalah ukuran organisasi, biasanya semakin besar suatu organisasi akan semakin banyak kebutuhan akan informasi.

Struktur organisasiStruktur organisasi menggambarkan tugas dan tanggung jawab setiap manajer dan divisi yang dipimpinnya, karena setiap divisi memiliki fungsi masing-masing, maka informasii yang dibutuhkan juga akan berbeda.

Gaya manajemenBiasanya gaya manajemen mempengaruhi bentuk sistem informasi pada setiap organisasi, misalnya gaya manajemen otokratik lebih menyukai sistem informasi yang terpusat / sentralisasi sedangkan gaya manajemen demokratik lebih menyukai sistem informasi yang menyebar / desentralisasi.

8. Faktor-faktor manusiaSistem informasi yang dibuat haruslah memperhatikan faktor-faktor manusia sehingga dapat menghasilkan suatu sistem informasi yang user interface (cocok)

bagi si pemakainya, sehingga dapat meningkatkan produktifitas pemakainya dan diterima oleh seluruh pemakainya.

9. Kebutuhan biaya efektifitasSetiap sistem informasi yang dibuat perlu mempertimbangkan antara biaya untuk membuatnya dengan manfaat informasi yang dihasilkannya.

10. Kebutuhan-kebutuhan kelayakanAda beberapa kelayakan yang perlu diperhatikan pada tahap perancangan, meskipun pada tahap sebelumnya pernah dilakukan karena kemungkinan adanya perubahan. Adapun kelayakan yang perlu diperhatikan, antara lain : Kelayakan teknik Kelayakan ekonomi Kelayakan hukum Kelayakan operasi Kelayakan jadual

PERANCANGAN SISTEM SECARA UMUM

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Analisis sistem dan desain sistem secara umum bergantung satu sama lain. Studi menunjukkan bahwa apa yang dikumpulkan, dianalisis dan dimodelkan selama fase analisis menyediakan dasar bagi desain sistem secara umum untuk dibuat. Fase analisis sistem merupakan investigasi dan berorientasi ke temuan. Pada fase ini, profesional sistem harus sering membuat fitur yang baru atau berbeda dari model dasar yang dibuat selama analisis sistem.

Kuncinya adalah dapatkan atau tuliskan semua ke dalam kertas tanpa mencoba untuk memperbaiki desain sistem lebih awal. Aturannya adalah : berinteraksi dengan user, periksa dengan anggota tim, periksa dengan teknisi (pemrogram); desain ulang, periksa, periksa dan periksa kembali tetapi jangan coba-coba untuk membangun detail yang lebih rendah atau spec kecil selama fase ini. Semua ini akan dilakukan jika salah satu dari desain sistem secara umum sudah dipilih untuk implementasi.

TIGA KATEGORI DESAIN SISTEM 1. Global-Based Systems2. Group-Based Systems3. Local-Based Systems

1. Global-Based Systems (Sistem Berbasis Global)Untuk mendesain sistem yang berbasis global (global-based) membutuhkan pemeriksaan secara seksama dan lengkap atau penggantian dari seluruh komponen desain umum. Beberapa tipe perubahan yang umum adalah :

Output yang lama : dari laporan berbentuk tabel setiap bulannya menjadi layar grafik berwarna 2 atau 3 dimensi

Proses baru dibuat Input diambil dari peralatan scan daripada dengan pensil dan kertas Database hirarki lama diubah ke database relasional baru dengan standar

bahasa query Kontrol yang bervariasi diinstal, termasuk UPS (Uninterruptible Power

Systems), DRP (Disaster Recovery Plans), peralatan enkripsi dan peralatan kontrol akses biometri

Platform teknologi baru yang menggabungkan seluruh topologi jaringan organisasi (komputer dan peralatannya) yang mendukung

Membutuhkan beberapa tim proyek yang langsung ditunjuk dari CIO.

2. Group-Based Systems (Sistem Berbasis Kelompok)Sistem ini melayani cabang-cabang atau group user khusus dalam organisasi. Kelompok ini memiliki kebutuhan khusus untuk menyelesaikan pekerjaan dan membuat keputusan yang tepat. Perancang sistem yang bekerja pada group ini perlu memiliki pengetahuan tentang bekerja pada sistem group-based. Perancang tidak perlu memusatkan perhatian ke perancangan desain sistem tertentu, seperti database dan platform teknologi tetapi pada output, input, proses, kontrol dan untuk platform teknologi, khusus untuk group local (LAN).

3. Local-Based Systems (Sistem Berbasis Lokal)Sistem ini khusus didesain untuk beberapa orang, sering satu atau dua, untuk aplikasi khusus tambahan. User memiliki PC dan ia direncanakan untuk memiliki sistemnya. Profesional sistem umumnya dipakai untuk bekerja sama dengan user menganalisis mendesain, mengevaluasi sistem yang berbeda, memilih satu dan mengimplementasikan dengan menggunakan jaringan dan pendukungnya.

EMPAT KUNCI ELEMEN DARI RAPID APPLICATION DEVELOPMENT (RAD) UNTUK MENDESAIN SISTEM

RAD dipopulerkan oleh James Martin.Sinergismenya adalah bahwa RAD menggabungkan elemen-elemen yang bekerja sama, sehingga dampak keseluruhannya lebih besar dibandingkan dengan jumlah dampak per individu / masing-masing.

Adapun 4 kunci elemen RAD adalah :1. Joint Application Development (JAD)2. Specialists With Advanced Tools (SWAT) teams3. Computer-Aided System and Software Engineering (CASE) tools4. Prototyping

Joint Apllication Development (JAD)Efektif untuk digunakan di sistem global-based.JAD dapat juga dipakai di sistem group-based maupun local-based.

Kunci utamanya adalah joint; user dan professional sistem bekerja sama untuk menganalisis dan mendesain sistem.

3 perbedaan model perancangan, yaitu :

a. Model Perancangan Mental Desainer (Designer’s Mental Design Model)Model ini diformulasikan dari pengalaman, pengetahuan, studi lapangan dan input dari interaksi yang dilakukan dengan user.

b. Model Perancangan Mental User (User’s Mental Design Model)Idealnya model ini dan model desain sistem konseptual adalah sama. Interaksi joint dan proses desain diulang hingga model desain sistem konseptual sama dengan model desain mental user

c. Model Perancangan Sistem Konseptual Menggambarkan modeling tool, seperti Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), decision table, screen prototype of report, decision tree, dll.

Specialists With Advanced Tools (SWAT) teams :Terdiri dari 3 atau 4 profesional sistem yang memiliki kemampuan dan motivasi. Tim proyek yang kecil lebih produktif dibandingkan dengan tim proyek untuk sistem yang lebih besar.

CASE ToolsDigunakan oleh tim SWAT untuk menambah produktifitas dan kualitas kerja dari membangun sistem.

Menambah disiplin Mengurangi kesalahan dan kekosongan desain Mengurangi kerja sistem yang berulang

PrototypingBekerja dengan JAD dimana user ditunjukkan dengan apa yang akan mereka dapatkan dan meresponnya. CASE memfasilitasi prototyping untuk membuat desain layar, model-model yang bervariasi dan dialog yang cepat serta untuk memodifikasinya saat berinteraksi dengan user.Dengan RAD, penyusunan prototyping tidak dibuang, tetapi menjadi bagian dari desain sistem akhir. Pendekatannya mencapai aturan 80:20, 80% permintaan user dapat dipenuhi dengan 20% desain sistem. Tim SWAT bekerja di akhir dari sistem. Pengalaman user membantu tim SWAT dalam mendefinisikan perubahan-perubahan yang tidak terbayangkan.Macam dari aturan 80:20 ini untuk membangun sistem adalah teknik kotak waktu DuPont (time box technique) dimana proyek sistem harus diselesaikan tidak lebih dari 90 hari. Pendekatan ini lebih ke teknik manajemen proyek. Jika melebihi 90 hari berarti kehilangan kesempatan bisnis dan akan melebihi estimasi waktu dan uang.

TAHAPAN PERANCANGAN SISTEM

A. PERANCANGAN OUTPUTPerancangan output atau keluaran merupakan hal yang tidak dapat diabaikan, karena laporan atau keluaran yang dihasilkan harus memudahkan bagi setiap unsur manusia yang membutuhkannya.

Tipe Output dapat dibedakan : Eksternal

Tujuan output untuk informasi diluar organisasi pemakai Contoh : faktur, check, tanda terima pembayaran, dll.

InternalTujuan output untuk informasi dilingkungan organisasi pemakaiContoh : laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan, dll.

Yang harus diperhatikan dalam perancangan output : Tipe output (Eksternal, Internal) Isi output (keterangan atau informasi) Format output (berupa keterangan/narrative, tabel atau grafik) Frekuensi (banyaknya pencetakan dalam periode tertentu)

Langkah-langkah Perancangan Output Secara Umum : Menentukan kebutuhan Output dari sistem yang baru Output yang akan dirancang dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah dibuat. Menentukan parameter dari Output (lihat yang harus diperhatikan dalam perancangan Output)

B. PERANCANGAN INPUT

Tujuan dari Perancangan Input adalah : Untuk mengefektifkan biaya pemasukan data Untuk mencapai keakuratan yang tinggi Untuk menjamin pemasukan data dapat diterima & dimengerti oleh pemakai

Proses Input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu : Data capture / Penangkapan data Data preparation / Penyiapan data Data entry / Pemasukan data

Input yang menggunakan alat input tidak langsung mempunyai 3 tahapan utama, yaitu data capture, data preparation dan data entry. Sedangkan input yang menggunakan alat input langsung terdiri dari 2 tahapan utama, yaitu data capture dan data entry.

Tipe Input dapat dibedakan :

EksternalPada tipe ini pemasukan data berasal dari luar organisasiContoh : faktur pembelian, kwitansi-kwitansi dari luar organisasi, dll

InternalPada tipe ini pemasukan data hasil komunikasi pemakai dengan sistem

Contoh : faktur penjualan, order penjualan, dll

Yang perlu diperhatikan dalam Perancangan Input adalah : Tipe input Fleksibel format Kecepatan Akurat Metode verifikasi Mudah dikoreksi Keamanan Mudah digunakan Kompatibel dengan sistem yang lain Biaya yang ekonomis

Langkah-langkah Perancangan Input Secara Umum : Menentukan kebutuhan Input dari sistem yang baru Input yang akan dirancang dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah

dibuat Menentukan parameter dari Input

Alat Input direct entry :MICR, OCR, OMR, Digitizer, Image Scanner, Pos Device, ATM, Mouse,

Voice recognition.

C. PERANCANGAN DIALOG

Tujuan dari perancangan Dialog adalah : Untuk menjaga agar pemasukan data benar Untuk menjawab pertanyaan yang sering diajukan oleh pemakai

Tipe Dialog : Dialog Aktif; Pemakai mengajukan pertanyaan atau memasukan data

PEMASUKAN DATA BARANG

Nomor Order Nama Barang Jumlah Barang Harga Penjual

:::::

Tanggal Pemesanan Barang Tanggal Diterima Barang

::

Dialog Pasif Pada tipe ini pemakai memilih pilihan yang tersedia

PROGRAM SISTEM INVENTORY

MENU PILIHAN1. PEMASUKAN DATA BARANG2. PROSES DATA BARANG3. CETAK LAPORAN4. SELESAI

PILIHAN ANDA : …

Yang perlu diperhatikan dalam Perancangan Dialog adalah : Mudah digunakan Dapat memberikan petunjuk Menggambarkan atau sesuai dengan keinginan pemakai Cepat memberikan respon Dapat menampilkan pesan kesalahan Fleksibel

D. PERANCANGAN PROSES SISTEM

Tujuan dari Perancangan Proses Sistem adalah : Untuk menjaga agar proses data lancar dan teratur sehingga menghasilkan

informasi yang benar Untuk mengawasi proses dari sistem

Perancangan Proses Sistem ini bisa digambarkan dengan : Sistem Flowchart DFD dll

Proses Real Time Batch Online Offline

E. PERANCANGAN DATABASE

Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya.

Tipe dari File

1. File MasterBerisi data yang tetap dimana pemrosesan terhadap data hanya pada waktu-waktu tertentu.Terdapat 2 tipe file master :

a. File ReferensiData yang tetap, dimana pengolahan terhadap data tersebut memerlukan waktu yang lama.

b. File Dinamik Data yang ada dalam file berubah tergantung transaksi

2. File Input / TransaksiBerisi data masukan yang berupa data transaksi dimana data-data tersebut akan diolah oleh komputer

3. File LaporanBerisi informasi yang akan ditampilkan

4. File Sejarah / ArsipBerisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi disimpan untuk keperluan masa datang

5. File Backup / PelindungBerisi salinan data-data yang masih aktif di database pada suatu waktu tertentu

6. File Kerja / Temporary FileBerisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara

7. File LibraryBerisi program-program aplikasi atau utility program

Akses File :Metode yang menunjukkan bagaimana suatu program komputer akan membaca record-record dari suatu file.File dapat diakses dengan 2 cara, yaitu : Sequential (urut) Direct / Random (langsung)

Organisasi File :

Pengaturan dari record secara logika didalam file dihubungkan satu dengan yang lainnya.

File Urut (Sequential File) Merupakan file dengan organisasi urut dengan pengaksesan urut pula

File Urut Berindex (Indexed Sequential File) Merupakan file dengan organisasi urut dengan pengaksesan langsung

File Akses Langsung (Direct Acces File) Merupakan file dengan organisasi acak dengan pengaksesan langsung

Alat Perancangan Database ERD Mapping Normalisasi

Langkah-langkah Perancangan Database secara umum :1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru2. Menentukan parameter dari file database

F. PERANCANGAN KONTROL

Tujuannya agar keberadaan sistem setelah diimplementasi dapat memiliki keandalan dalam mencegah kesalahan, kerusakan serta kegagalan proses sistem.

Ancaman Sistem Kesalahan manusia (lalai, kurang pelatihan) Perangkat lunak yang bersifat merusak / menipu (Salami Technique, Trojan

Horse, Logic Bomb, Worm, Virus) Penyadapan Pengaksesan yang tidak sah Perubahan / kehilangan database Kegagalan landasan teknologi Jenis Kontrol Pencegahan Pendeteksian PengkoreksianG. PERANCANGAN JARINGAN

Langkah :1. Membuat segmen bidang usaha (berdasarkan geografis, departemen, bangunan,

lantai, dsb)2. Membuat sebuah model LAN

3. Mengevaluasi LAN untuk menentukan apakah mereka cocok untuk tiap segmen diseluruh usaha

4. Interkoneksi segmen-segmen jaringan

Topologi : Bus Star Ring

H. PERANCANGAN KOMPUTER

Kelompok Komputer : Mainframe Mini Komputer Mikrokomputer

Device : Input Output Proses Penyimpanan

TEKANAN-TEKANAN PERANCANGAN

Perancangan Sistem Informasi harus memperhatikan sejumlah tekanan desain (forces design) :

1. Integrasi (Integration)2. Jalur Pemakai / Sistem (User / System Interface)3. Tekanan Persaingan (Competitive Forces)4. Kualitas dan kegunaan Informasi (Information Quality and Usability)5. Kebutuhan-kebutuhan System (Systems Requirements)6. Kebutuhan-kebutuhan Pengolahan Data (Data Processing Requirements)7. Faktor-faktor Organisasi (Organizations Factors)8. Kebutuhan-kebutuhan Biaya Efektifitas (Cost Effectiveness Requirements)9. Faktor-faktor Manusia (Human Factors)10. Kebutuhan-Kebutuhan Kelayakan (Feasibility Requirements)

Daftar Pustaka

1. Burch, J.G., System Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing Company, 1992.

2. D. Suryadi H.S., Bunawan, Pengantar Perancangan Sistem Informasi, Gunadarma, 1996.

3. Jogianto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990.

4. Senn, James A., Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill Publishing Company, 1989.

5. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, Addison-wesley Publishing Company, 1983.

6. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems, Macmillan publishing Company, New York, 1991.

7. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and practice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979

8. Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition,Yourdon Press, Prentice Hall, 1988

9. I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice Hall, 1991

10. Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-BasedInformation Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979