1

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN PERBAIKAN KENDARAAN PADA BENGKEL PENDAWA

TANJUNG ENIM SUMATERA SELATAN

NASKAH PUBLIKASI

Disusun oleh:

SRI WIRASTI

06.12.1547

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

2

3

ANALYSIS AND DESIGNING OF SYSTEM INFORMATION PAYMENT REPARATION VEHICLE AT PENDAWA WORKSHOP TANJUNG ENIM SUMATERA SELATAN

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN PERBAIKAN KENDARAAN PADA BENGKEL PENDAWA TANJUNG ENIM SUMATERA SELATAN

Sri Wirasti

Jurusan Sistem Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Company Pendawa Workshop is a workshop company engaged in the service workshop. All activities and recording transactions in the payment of vehicle repairs are still done manually. During these workshops, this company has always had difficulty in generating the data report payments made to the customer with a high level of human error and does not provide accurate information.

From the background of existing problems, then the task of this thesis will be an information processing system of payment data in a computerized vehicle repair, which later can help the user to manage data that is electronically workshop, so it is more efficient in time and increase the effectiveness of user performance.

As in the payment system include vehicle repair, employee reports, customer reports, reports of goods, transaction reports, and payment reports. Payment system application program vehicle repairs are made by using windows based software is Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000.

Keywords: Information Systems, Data Processing

.

4

1. Pendahuluan

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi

manajemen suatu organisasi atau lembaga di dalam pengambilan keputusan telah

disesuaikan pada tujuan organisasi itu sendiri, namun pada perkembangan jaman

saat sekarang ini informasi bukan hanya menjadi suatu kebutuhan melainkan

informasi sebagai penggerak dari berlangsungnya sistem organisasi tersebut.

Karena pada perkembangannya organisasi yang kurang mampu dalam

memaksimalkan pengolahan sumber daya informasinya maka organisasi tersebut

akan mengalami kesulitan dalam perkembangannya sebagai akibat kurang

mampunya dalam persaingan dan dalam mencapai suatu target atau tujuan

organisasi tersebut, meskipun dalam perkembangan suatu organisasi usaha ada

beberapa hal faktor pendukung lainnya. Sehingga pada kenyataannya sekarang ini

setiap organisasi terjadi persaingan pengolahan sumber daya informasi dalam tiap-

tiap organisasi atau lembaga berusaha memaksimalkannya, agar dalam

pemanfaatanya dapat efektif untuk kemajuan dan perkembangan dari organisasi

atau lembaga tersebut.

Maka pada perkembangannya informasi yang lebih cepat, lengkap dan

akurat dalam mengolah dan memasukan data–datanya menjadi salah satu faktor

penting keberhasilan setiap informasi atau lembaga dalam mencapai setiap

tujuannya. Untuk mewujudkannya maka pada era seperti ini tidak bisa lepas dari

penggunaan secara maksimal sistem perangkat software atau sistem pengolahan

data secara baik dan benar sehingga menghasilkan output suatu informasi yang

efektif dan efisien dan sampai tepat pada waktunya pada pihak yang tepat pula.

Sejalan dengan perkembangan teknologi di bidang komputer dan pendukungnya,

misalnya media penyimpanan yang lebih besar, generasi komputer yang paling

canggih dengan akses super cepat, dan keunggulan teknologi elektronika lainnya.

5

Maka seluruh kegiatan penanganan kearsipan dalam suatu organisasi dapat

dikerjakan dengan lebih efisien dan efektif dari segi biaya dan waktu.

Komputer merupakan alat pengolah data yang dengan akses ketelitian

maupun kecepatannya lebih dibanding dengan akses kerja otak manusia. Terlebih

lagi dengan menggunakan teknologi jaringan komputer dalam suatu area gedung

yang besar dan luas Local Area Network (LAN) membuat pengolahan data

menjangkau lebih banyak bagian yang terkait dalam suatu sistem terpadu dengan

menghemat biaya dan waktu.

Dalam suatu perusahaan jasa menjadikan suatu institut yang sedang

berkembang maka kegiatan administrasinya juga semakin kompleks. Pertambahan

jumlah kegiatan – kegiatan operasional maupun administratif setiap tahunnya yang

harus dilayani membutuhkan kecepatan pegolahan informasi yang sesuai. Berangkat

dari upaya peningkatan kecepatan dan kecermatan layanan baik dalam jasa, transfer

biaya – biaya, pengolahan dokumen dan data – data lainnya. Sistem pengolahan

data yang berbasiskan pada program software yang ada, diharapkan dengan

memaksimalkan pada pengolahan data dengan mempergunakan kelebihan dan

kecanggihan sistem komputer yang ada akan membuat kegiatan-kegiatan yang di

lakukan pada administrasi akan lebih terjangkau dengan bagian – bagian atau unit –

unit yang terkait dalam suatu sistem yang terpadu. Sistem pengolahan data yang

baik senantiasa dapat mengatasi masalah secara cepat baik dalam menghasilkan

informasi yang cepat, tepat dan akurat.

2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Dalam bab ini dijelaskan mengenai landasan teori yang relevan dengan

obyek penelitian yang digunakan sebagai dasar untuk pembahasan, Tinjauan umum

berupa struktur organisasi, penjelasan flowchart dan diagram alir data dari sistem

6

yang sedang berjalan serta perangkat lunak yang digunakan untuk membangun

sistem informasi. Suatu sistem adalah jaringan kerja dari procedure – procedure

yang saling berhubungan satu sama lain, berkumpul bersama- sama untuk

melakukan seuatu kegitan untuk menyelesaikan hasil tertentu.

Definisi sistem menurut Raymond Mc Leod, Ir (1993,3) yaitu “sekelompok

element-element yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu

tujuan”. Pengertian menurut Tavri P. Mahsori : “sistem adalah kumpulan element

yang berkaitan dan tanggung jawab memproses masukan (input) sehingga

menghasilkan masukan (output)”.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Gordon B. Davis (1995:28) mendefinisikan informasi sebagai “data yang

telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat

dalam pengambilan keputusan saat ini dan yang akan datang”.

Jogiyanto Hm (2005:8) mendefinisikan informasi adalah “ data yang diolah menjadi

bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.

Berdasarkan definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sumber

informasi adalah data. Data belum menunjukkan suatu yang bisa dipahami,

karenanya harus diproses terlebih dahulu. Informasi merupakan hasil dari

pengolahan data menjadi lebih berguna bagi yang menerimanya dan

menggambarkan suatu kejadian nyata atau alat bantu dalam pengambilan

keputusan.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi didapat dari sistem informasi (information sistem) atau disebut juga

processing sistem. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A.Leitch dan K.Roscoe

Davis sebagai berikut :

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu sistem organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang ditentukan.

2.4 Sistem Informasi Manajemen

a. Sistem Informasi Manajemen didefinisikan oleh George M.Scott adalah:

7

Kumpulan dari interaksi-interaksi sistem informasi yang menyediakan

informasi baik untuk manajerial maupun kebutuhan operasi.

b. Menurut Barry E.Cushing :

SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal

didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah

data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan

manajemen didalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

Dari beberapa definisi tersebut, dapat dirangkum bahwa SIM adalah :

a. Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi.

b. Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.

3. Analisis

3.1 Analisis PIECES

Untuk menganalisis sistem yang lama dimaksudkan untuk menemukan

penyebab sebenarnya permasalahan-permasalahan yang terjadi sehingga sistem

yang lama tidak berfungsi. Sistem yang lama akan diganti dengan sistem yang baru.

Permasalahan-permasalahan di sistem yang lama perlu ditemukan dan diperbaiki.

Jika sistem yang baru merupakan teknologi informasi maka perbaikan dari sistem

yang lama berupa perbaikan-perbaikan dalam bentuk informasi yang disediakan oleh

sistem yang baru. Supaya sistem yang baru berhasil, informasi-informasi yang

dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Menganalisis kebutuhan

informasi pemakai perlu dilakukan untuk menghasilkan informasi yang relevan.

Dengan dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi

peningkatan-peningkatan yang berhubungan dengan analisis PIECES

(Performances, Informations, Economics, Control, Eficiency, and Service).

3.1.1 Kinerja (Performance)

Adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem

yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja dapat diukur dari Troughput dan

Response Time. Troughput adalah jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan suatu

saat tertentu.

8

Tabel 3.1 Analisis Kinerja

Sistem Lama

Informasi yang diperlukan misalnya data pegawai didapat

dalam waktu yang cukup 5 menit karena proses pencarian

data masih membutuhkan arsip-arsip yang ada.

3.1.2 Informasi (Information)

Informasi merupakan hal yang penting dan sangat menunjang bagi

pimpinan dalam proses pengambilan keputusan. Laporan-laporan yang sudah

selesai diproses mestinya digunakan untuk menghasilkan informasi yang

dibutuhkan oleh manajemen maupun pihak lain yang membutuhkan. Dimana bagi

pihak manajemen laporan tersebut dapat digunakan sebagai acuan untuk

merencanakan langkah selanjutnya.

Tabel 3.2 Analisis Informasi

Sistem lama

• Informasi tentang data pembayaran yang dihasilkan tidak

akurat karena masih banyak terdapat kesalahan penulisan.

• Informasi yang dihasilkan sering tidak tepat waktu untuk

diberikan kepada penguna .

• Informasi yang diberikan tidak relevan karena kurang

memberikan manfaat,data yang dihasilkan juga masih

banyak terdapat kesalahan.

3.1.3 Ekonomi (Economy)

Adalah penilaian sistem didalam penggunaan dana dan keuntungan yang

didapat dari sistem yang dikembangkan. Nilai ekonomis merupakan motivasi paling

9

umum bagi berjalannya suatu proyek. Persoalan ekonomi dan peluang berkaitan

erat dengan biaya yang dikeluarkan oleh instansi/ perusahaan.

Tabel 3.3 Analisis Ekonomi

Sistem Lama

Pemborosan biaya dalam penggunaan kertas dan alat-alat

tulis yang digunakan untuk penyimpanan dokumen, karena

jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi dan data

yang salah tidak dapat diedit.

3.1.4 Pengendalian (Control)

Digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mendeteksi penyalahgunaan

sistem dan menjamin keamanan data dari pihak luar yang tidak berkepentingan serta

menjamin keamanan data informasi yang dihasilkan, semakin sedikit kesalahan yang

dilakukan dalam suatu kegiatan, maka tingkat pengendalian suatu sistem semakin

baik.

Tabel 3.4 Analisis Kontrol

Sistem lama

a. Pengendalian untuk mendeteksi kesalahan yang dilakukan masih

rendah.

b. Memungkinkan adanya penyalahgunaan sistem, misalnya oleh

operator yang memanipulasi data.

3.1.5 Efisiensi (Eficiency)

Efisiensi berhubungan dengan bagaimana suatu sumber daya dapat

digunkan dengan pemborosan minimal. Untuk meminimalkan sumber daya tersebut

10

bisa dilakukan dengan cara menaikkan atau menurunkan komoditas berupa orang,

uang, bahan atau sumber daya lainnya. Maksudnya adalah mendapatkan sebanyak-

banyaknya dari yang sekecil-kecilnya atau paling tidak mendapatkan lebih banyak

dari apa yang sudah ada.

Tabel 3.5 Analisis Efisiensi

Sistem Lama

Dengan beban kerja yang banyak maka

melibatkan banyak sumber daya

3.1.6 Layanan (Service)

Peningkatan pelayanan yang lebih baik pada kantor bengkel PANDAWA

dimaksudkan untuk memberi kan pelayanan yang terbaik bagi masyarakat serta

meningkatkan kepuasan kerja pegawai. Upaya peningkatan pelayanan tersebut

dapat dilakukan melalui perbaikan dalam proses pengolahan data pembayaran

.Dengan menggunakan sistem yang baru pegawai tidak perlu mengantri lama-lama

karena pelayanan lebih cepat dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi

Tabel 3.6 Analisis Servis

Sistem Lama

Pelayanan informasi yang diperlukan

membutuhkan waktu yang lama

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Sejalan dengan tujuan perancangan sistem yang akan dibuat,

diperlukan perangkat teknologi pendukungnya. Perangkat teknologi itu meliputi

personil, peralatan dan perlengkapannya. Analisis kebutuhan sistem bertujuan untuk

mengetahui sistem seperti apa yang cocok untuk kebutuhan fungsional perangkat

keras dan perangkat lunak.

11

3.2.1 Analisis Perangkat keras

Analisis perangkat keras bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat keras

yang dibutuhkan. Adapun hardware yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem

pengolahan data pegawai pada bengkel PANDAWA adalah:

- Personal Computer (PC) Pentium4 1,8 GHZ

- Motherboard ASUS P4S533 series

- VGA Card G-Force 2 64 MB

- Harddisk Seagate 80 GB/7200

- RAM 256/2700 Visipro

- CD ROOM Samsung 52x

3.2.2 Kebutuhan Perangkat Lunak

Analisis perangkat lunak bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat

lunak apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu sistem informasi.

Perangkat lunak untuk menjalankan sistem pengolahan data pembayaran adalah

system Operasi Windows XP, Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft SQL Server

2000.

3.3 Analisis Kelayakan Sistem

Studi kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau mengidentifikasi

permasalahan yang telah dijabarkan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai.

Tujuan dari studi kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan di

terapkan sebagai pengembangan dari sistem lama layak dipakai atau tidak.

1. Kelayakan Teknologi

Bengkel PANDAWA belum maksimal dalam menggunakan komputer untuk

pengolahan data . Dalam sistem ini diusulkan penggunaan teknologi komputer

sebagai alat untuk pengolahan data pembayaran agar dalam proses laporan

nantinya tidak terjadi pengulangan data.

2. Kelayakan Ekonomi

Sistem pengolahan data pembayaran muncul karena kebutuhan akan

informasi yang cepat, tepat dan akurat. Dari segi ekonomi sistem ini sangat

menguntungkan. Keuntungan sistem ini dapat diperoleh dari sistem yang baru

antara lain dari segi waktu, tenaga yang digunakan serta hasil yang optimal.

3. Kelayakan Hukum

12

Penerapan sistem yang baru harus tidak boleh menimbulkan masalah

dikemudian hari karena menyimpang dari hukum yang berlaku terutama dalam

perijinan penggunaan aplikasi pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak

yang digunakan harus resmi sesuai dengan perijinan yang ada, sehingga tidak

menyimpang dari ketentuan hukum yang berlaku dan tidak akan menimbulkan

masalah hukum baik pada waktu sekarang maupun yang akan datang. Untuk

kelayakan hukum, sistem baru layak pakai karena sudah menggunakan

software orisinal.

4. Kelayakan Sumber Daya Manusia

Dalam teknologi komputer yang digunakan sekarang ini membutuhkan

Sumber daya Manusia yang mendukung, dimana tingkat pendidikan pegawai

dalam instansi ini sangat beragam serta ketrampilan yang dimiliki oleh para

pegawai dapat dipakai secara optimal. Maka teknologi yang dipakai pada

bengkel PANDAWA dapat dimanfaatkan secara baik.

4. Implementasi Sistem

Tahap implementasi (sistem implementation) merupakan tahap

meletakkan sistem agar siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk

pembuatan database, pembuatan program, dan pembuatan layout halaman

aplikasi.

Tahap implementasi sistem dapat terdiri dari langkah – langkah :

1. Menerapkan rencana implementasi.

2. Melakukan kegiatan implementasi.

3. Tindak lanjut imlementasi1

.

4.1 Menerapkan Rencana Implementasi

Rencana implementasi (implementation plan) merupakan tahap awal dari tahap

implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan untuk mengatur

biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi.

4.2 Kegiatan Implementasi

1 Jogiyanto HM,1989. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi, hal.573.

13

Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang

direncanakan dan di implementasikan. Kegiatan pada tahap implementasi :

1. Pemilihan dan pelatihan personil.

2. Pemilihan tempat dan intalasi hardware dan software.

3. Pemrograman dan pengetesan program.

4.3 Tindak Lanjut Implementasi

Hasil penelitian dari database yang sudah dirancang. Akan

menghasilkan interface seperti yang terdapat pada gambar dibawah ini.

4.3.1 Halaman interface

Gambar 4.5 Form Login

Gambar 4.6 Form Utama

14

Gambar 4.7 Form barang

Gambar 4.8 Form Pegawai

Gambar 4.9 Form customer

15

Gambar 4.10 Form supplier

Gambar 4.11 Form Laporan Barang

16

Gambar 4.13 Form Laporan transaksi

Gambar 4.14 Form Laporan customer

Gambar 4.15 Form Laporan Pembayaran

17

5. Kesimpulan

Dari penelitian yang dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem

manual sangat tidak efektif dan tidak efesien untuk menghasilkan informasi

yang dibutuhkan.

Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer

khususnya dengan software aplikasi Visual Basic 6.0, diharapkan informasi

yang dihasilkan lebih berkualitas dan membantu dalam proses mengambil

keputusan. Karena sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan,

terutama dalam hal pengolahan data. Adapun keuntungan yang didapat dengan

adanya sistem komputerisasi antara lain:

• Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relavan.

• Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan, pemasukkan data.

• Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang serta dapat mengedit

data dengan mudah.

• Hasil-hasil laporan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh

dan tepat waktu .

18

DAFTAR PUSTAKA

Hanif Al fatta. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern.

Yogyakarta: Penerbit ANDI.

Sanjaya, Ridwan. 2006. Pemograman Database Visual Basic 6.0 Tingkat

Lanjut.

Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Junindar. 2008, Panduan Lengkap Menjadi Programmer Membuat plikasi

Penjualan Menggunakan VB.Net,

Mediakita: Jakarta.

Sismoro, Heri. 2005, Pengantar Logika Informatika Algorita dan Pemrograman

Komputer, Andi:

Yogyakarta.

Sunyoto, Andi. 2007, Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan

Microsoft SQL, Andi :

Yogyakarta.