ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SUKU CADANG

PADA TOKO BINTARA MOTOR CENTRA

NASKAH PUBLIKASI

disusun oleh

Herwanto 07.11.1629

kepada

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2012

Analysis and Design Of Information System Part Sales At Store Bintara Motor Centra

Analisis dan perancangan Sistem informasi penjualan suku cadang Pada toko bintara motor centra

Herwanto Kusrini

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In the trading business required the presentation of information quickly, precisely and accurately, in order to provide service to the buyer as well. Just as in the shop Bintara Motor Centra in need of a sales information system to be built by the author. Where in the previous system is still using manual systems, so many problems that arise, such as the amount of time required for report generation and the level of accuracy is less.

Shop Bintara Motor Centra is a trading business that sells spare parts located in the jl.pra. Kusumayudha no 10 pangkalan bun, Central Kalimantan. In designing this application will be built with the Java programming language and My SQL as the database. Data collection in this study the authors will use two techniques, namely interviews and observations, while the analysis will use the method of analysis pieces. This application has two sides of the admin and cashier with access rights that would distinguish the login. Where the cashier will deal directly with buyers who are concerned with the sale transaction, while the admin is the side where all business activities can be controlled or manipulated, for example here in the procurement of goods or purchase, report, sale pricing, manipulation of data items and so on.

With the building of applications this sale are expected to present information in a fast, precise, and accurate so that the increase in service quality and satisfaction to the buyer, and can print reports that are needed in order to control the development of business and design an appropriate strategy to obtain the expected sales effectiveness.

Keywords : information, systems, databases, Java, My SQL, sales, analysis pieces

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi memberikan peranan yang penting dalam dunia usaha,

baik dalam lingkup besar maupun kecil. Seperti halnya peranan aplikasi penjualan dalam

mengawasi dan mengendalikan kegiatan penjualan dan pembelian barang. Dengan aplikasi

penjualan yang memadai pengolahan data dan penyajian informasi dapat dilakukan dengan

cepat, tepat, dan akurat. Sehingga dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya serta

pengambilan kebijakan oleh pihak manajemen dan perancangan strategi yang tepat guna

mendapatkan efektivitas penjualan yang diharapkan.

Toko Bintara Motor Centra merupakan usaha dagang menengah yang bergerak

dalam bidang penjualan suku cadang yang berlokasi di jl.prakusumayudha no 10 pangkalan

bun, Kalimantan tengah. Pengolahan data dalam toko Bintara Motor Centra ini dilakukan

secara manual, sehingga banyak permasalahan yang timbul, seperti halnya banyaknya

waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan serta tingkat keakurasian yang kurang.

Padahal dalam perancangan strategi untuk kemajuan perusahaan dibutuhkan akurasi data

yang cepat, tepat dan akurat.

Berdasarkan pertimbangan tersebut maka akan dirancang sebuah sistem

informasi penjualan pada toko Bintara Motor Centra beserta analisanya. Aplikasi ini

diharapkan dapat membantu mengatasi permasalahan dalam pengolahan data-data

transaksi penjualan, pembelian dan stock barang, serta mempermudah dalam mencatat

semua transaksi dan pembuatan laporan yang lengkap. Aplikasi ini akan dirancang dengan

menggunakan bahasa pemrograman java dan MySQL sebagai databasenya.

2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Informasi

Sistem merupakan suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-

variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu

sama lain untuk mencapai tujuan. (Hanif, 2007) 1. Komponen Sistem

Komponen sistem merupakan kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem

yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi atau output.

Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.

2. Batasan Sistem

Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem

dan mana yang di luar sistem

3. Lingkungan Luar Sistem

Segala sesuatu yang ada di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi,

kendala, dan input terhadap suatu sistem.

4. Masukan Sistem

Masukan sistem merupakan sumber daya yang berupa data, bahan baku, peralatan,

energi dari lingkungan yang dikonsumsi dan simanipulasi oleh suatu sistem.

5. Keluaran Sistem

Keluaran merupakan sumber daya atau produk berupa informasi, laporan dokumen,

tampilan pada layer computer, ataupun barang jadi yang disediakan sistem oleh

kegiatan dalam suatu sistem.

6. Penghubung Sistem

Penghubung sistem adalah tempat dimana komponen-komponen atau sistem dan

lingkungannya bertemu dan berinteraksi.

7. Penyimpanan Sistem

Penyimpanan sistem merupakan area yang dikuasai dan digunakan untuk

penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan

sebagainya. Penyimpanan berupa media penyangga di antara komponen tersebut

bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang

berbeda dari berbagai data sama.

2.2 Karakteristik Sistem Informasi

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan

unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat

membedakan suatu sistem dengan sistem lainya (Hanif, 2007).

1. Batasan (boundary)

Yaitu penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam

sistem dan mana yang diluar sistem.

2. Lingkungan (environment)

Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan

input terhadap suatu sistem.

3. Masukan (input)

Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi

dan dimanipulasi oleh suatu sistem.

4. Keluaran (output)

Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer,

barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu

sistem.

5. Komponen (component)

Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input

menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari

sebuah sistem.

6. Penghubung (interface)

Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau

berinteraksi.

7. Penyimpanan (storage)

Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari

informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu

media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan

yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang

sama.

2.3 Konsep Penjualan 2.3.1 Pengertian Penjualan

Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-

rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli

guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba (Marwan A, 1986). Penjualan

merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari perusahaan dapat diperoleh laba

serta suatu usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka

sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasilkan. Menurut Winardi (1982), penjualan

adalah suatu transfer hak atas benda-benda. Dari penjelasan tersebut dalam memindahkan

atau mentransfer barang dan jasa diperlukan orang-orang yang bekerja di bidang penjualan

seperti pelaksanaan dagang, agen, wakil pelayanan, dan wakil pemasaran.

2.3.2 Jenis Penjualan

Penjualan jika diidentifikasi dari Perusahaannya dibedakan menjadi beberapa jenis

Martin, S dan Colleran, G 2006) :

1. Penjualan langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan

langsung dikirim ke customer.

2. Penjualan stok gudang yaitu penjualan barang dari stok yang telah tersedia di

gudang.

3. Penjualan kombinasi yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari

supplier dan sebagian dari stok yang tersedia di gudang.

2.4 Konsep Dasar Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data merupakan fakta

mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter,

atau simbol). (Kusrini, 2007)

Basis data dapat didefinisikan dalam berbagai sudut pandang seperti berikut:

1. himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian

rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah.

2. kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama

sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundacy) yang tidak perlu, untuk memenuhi

kebutuhan.

3. kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media

penyimpanan elektronik.

beberapa operasi dasar basis data, yaitu :

1. pembuatan basis data

2. penghapusan basis data

3. pembuatan file/tabel

4. penghapusan file/tabel

5. pengubahan tabel

6. penambahan/pengisian

7. pengambilan data

8. penghapusan data

2.5 MySQL MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basis data relasional

(RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License).

Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan

perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial.

MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang

telah ada sebelumnya yakni SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep

pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang

memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.

2.6 XAMPP XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi,

merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri

sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan

penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl.

Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun),

Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License

dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan

halaman web yang dinamis.

2.7 Java2 Standart Edition

Java adalah bahasa yang dapat dijalankan di sembarang platform, di beragam

lingkungan seperti internet, consumer electronic product, dan komputer applications. Salah

satu edisi java adalah Java 2 Standard Edition.

Java 2 Standard Edition atau sering disebut dengan J2SE menyediakan

lingkungan pengembangan yang kaya fitur, stabil, aman, dan cross platform. Edisi ini

mendukung konektivitas basis data, rancangan antar muka pemakai, masukan/keluaran, dan

pemrograman jaringan dan termasuk sebagai paket-paket dasar bahasa Java. (Kadir, 2004)

2.8 UML (Unified Modelling Language)

UML adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan,

memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML

dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh Grady

Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivar Jacobson. Namun demikian UML dapat digunakan untuk

memahami dan mendokumentasikan setiap sistem informasi. Penggunaan. UML dalam

industri terus meningkat. Ini merupakan standar terbuka yang menjadikannya sebagai

bahasa pemodelan yang umum dalam industri peranti lunak dan pengembangan sistem.

Proses pemodelan data menggambarkan keseluruhan proses bisnis yang akan dilakukan

oleh sebuah sistem informasi. Proses model juga menjelaskan data-data yang terlibat dalam

proses tersebut. Salah satu pemodelan data adalah dengan UML (Unified Modelling

Language). (Munawar,2005). Diagram yang digunakan dalam penulisan dan perancangan

laporan ini adalah : Diagram Use Case, Diagram Sequence dan Class Diagram.

3. Analisis 3.1. Tinjauan Umum

Pada tahap ini merupakan bagian untuk mengetahui gambaran umum objek

penelitian, yaitu toko Bintara Motor Centra serta menganalisis masalah, fungsi dan proses

penjualan, hasil dari bagian ini adalah sebuah dokumen kebutuhan yang meliputi gambaran

umum toko Bintara Motor Centra, analisis kebutuhan pengguna, dan identifikasi sistem.

3.1.1. Gambaran umum Toko Bintara Motor Centra 3.1.1.1 Sejarah

Toko Bintara Motor Centra adalah sebuah toko onderdil yang menyediakan

berbagai macam suku cadang kendaraan bermotor khususnya sepeda motor yang berlokasi

di jl. Prakusumayudha no 10 pangkalan bun kalimantan tengah. Dari pengalaman dan modal

yang cukup, maka pada tahun 1995 bapak Abdul Rozaq beserta istrinya ibu Amiroh memulai

usahaya ini dengan nama Bintara Motor Centra. Pada mulanya toko ini hanya menjual

beberapa suku cadang dan memiliki 2 karyawan. Karena bertambahnya permintaan dan

pelanggan dari tahun ketahun, menjadikan toko bintara motor centra berkembang dengan

pesat, hingga saat ini toko yang menjual suku cadang kendaraan bermotor ini memiliki luas

gudang ± 300 m2 dan Jumlah karyawan saat ini mencapai 7 orang dengan posisi atau

jabatan masing-masing.

3.1.1.2 Visi dan Misi

Untuk mencapai tujuan serta mampu memberikan kontribusi yang positif untuk

perkembangan perusahaan. Toko Bintara Motor Centra memiliki visi dan misi sebagai berikut

:

Visi

“Memberikan pelayanan dan kenyamanan serta kepuasan kepada konsumen untuk

kemajuan bersama”

Misi

“ Menjadi toko suku cadang yang solid yang mampu memberikan kepuasan kepada

konsumen di kawasan pangkalan bun ”

3.2. Analisis Sistem 3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem

1. Analisis Performance / Kinerja

No Parameter Hasil Analisis

1 Throughtput Kinerja dalam proses transaksi membutuhkan

waktu yang cukup lama karena dilakukan secara

manual, apalagi ditambah pembuatan laporan.

2 Respon time Sering terjadi penumpukan pekerjaan dalam

pembuatan laporan, sehingga informasi yang

dibutuhkan tidak tepat waktu.

2. Analisis Information / Informasi

No Parameter Hasil Analisis

1 Akurat Sering terjadi kesalahan dalam perhitungan karena

menggunakan kalkulator, sering kali dalam

penginputan data.

2 Tepat waktu Sering terjadi keterlambatan dalam penyampaian

informasi, karena data terdapat dalam nota yang

harus disatukan dulu dalam laporan, serta

pencarian data yang manual membutuhkan waktu

yang cukup lama.

3 Relevan Tidak relevan karena masih sering terjadi

kesalahan dalam pembuatan laporan.

3. Analisis Economic / Ekonomi

No Parameter Hasil Analisis

1 Biaya Dilihat dari jangka panjang biaya akan terus

meningkat sesuai dengan perkembangan usaha

dan kebutuhan alat tulis.

4. Analisis Control / Kontrol

No Parameter Hasil Analisis

1 Hak akses Tidak adanya pengamanan terhadap laporan dan

nota-nota penjualan, sehingga resiko kehilangan

data atau kerusakan data sering terjadi

5. Analisis Effiency / Efisiensi

No Parameter Hasil Analisis

1 SDM Beban kerja yang terlalu banyak yang dilakukan

secara manual mengakibatkan sering terjadinya

kesalahan-kesalahan pada pembuatan laporan

akibat faktor kelelahan.

6. Analisis Services / Pelayanan

No Parameter Hasil Analisis

1 Pelayanan Dalam pelayanan transaksi membutuhkan waktu

yang cukup lama karena dalam pencarian data

barang yang dibutuhkan dilakukan dengan cara

manual, sehingga pelanggan merasa diabaikan.

3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem

1. Kebutuhan Fungsional

• Pendataan Operator

• Pendataan Kategori

• Pendataan Barang

• Pendataan Pelanggan

• Pendataan Pemasok

• Penetapan Harga Jual

• Penetapan Diskon

• Pendataan Transaksi penjualan

• Pendataan Transaksi Pembelian

• Pembuatan laporan

2. Kebutuhan Non Fungsional

• Kebutuhan Perangkat Keras

• Kebutuhan Perangkat Lunak

3.3. Perancangan Sistem

3.3.1 Perancangan Model

1. Use Case

Untuk Operator Kasir dapat menjalankan aplikasi kasir apabila sudah melakukan

login yang telah diijinkan oleh admin, selanjutnya data yang dimasukan akan

dicocokan dengan data operator yang ada pada database. Berikut adalah

aktivitas operator kasir yang dapat dilakukan setelah login:

Gambar 3.2. Diagram Use Case Sisi Kasir

2. Class Diagram

Berikut adalah class diagram pada sisi kasir yang ditunjukkan pada Gambar 3.5

beserta deskripsinya yang akan digunakan dalam perancangan aplikasi penjualan

suku cadang pada toko Bintara Motor Centra sisi kasir :

Gambar 3.3 Class Diagram Sisi Kasir

3. Sequence Diagram Diagram sequence merupakan penjelasan dari aturan use case yang dijabarkan

berdasarkan urutan waktu kejadian. Diagram ini menunjukkan contoh objek dan

pesan yang diletakkan di antara objek-objek di dalam use case. Berikut diagram

sequence penjualan yang ditunjukkan pada Gambar 3.4 :

Gambar 3.4 Diagram Sequence Penjualan

3.3.2 Perancangan Basis Data

Berdasarkan objek-objek yang terdapat pada aplikasi, perancangan basis data

melibatkan tiga unsur tahapan, yaitu pembuatan Entity Relationship Diagram(ERD), relasi

antar tabel, dan perancangan tabel.

1. ERD (Entity Relationship Diagram)

Berdasarkan penjelasan alur sistem di atas maka relasi antar tabel pada sistem

informasi penjualan dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 3.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

2. Relasi Antar Tabel

Relasi antar tabel menunjukan hubungan antara beberapa entity. Berikut adalah

relasi antar tabel pada sistem ini yang ditunjukkan pada Gambar 3.6 :

pelanggan penjualan

operator

pembelian

barang

kategori

pemasok

detaipembelian

melalui

kepada

memiliki

detailpenjualan

kepada

melakukan

alamatno_telp

jk

id_pelanggan

nama

Id_pelanggan

no_jual

tgl_transaksiid_user

Status_bayar

Sisa_bayar

Tgl_jatuhTempo

1

nama

alamat

no_telp

username

password

hak_akses

N

no_jual

kd_detail_penjualan

kd_barang jumlah

hrg_jual

kd_barang

nm_barang

kd_kategorihrg_beli

hrg_jualjumlah

N

kddetailpembelian

no_beli

kd_barang

jumlahhrg_jual

N

1

no_beli

idPemasok

tgl_pembelian

status_bayar

sisa_bayar

jatuh_tempo

idPemasok

nama

perusahaan

alamat

no_telp

id_user

pelunasan kdPelunasan

no_belistatus

sisa_bayar

jmlh_bayar

tanggal

N

1

kd_kategori

nama_kategori

id_user

returpengembalian1 N

detailtukar

N

N

melalui

1

N1

1 N

N N

N

1

detailretur

no_jualKdt_retur

detail

1

1tanggal

Kdt_retur

hrg_jual

jumlah

kd_detail

Barang_retur

Kdt_tukar

Kdt_retur

jumlah hrg_jual

Kd_barang

user

PK id_user

nama alamat no_telp username password hak_akses

detailTukar

PK kd_Tukar

FK1 kd_Retur jumlah_tukar harga_jualFK2 kd_barang

pelanggan

PK id_pelanggan

nama alamat jns_kelamin no_telp

penjualan

PK no_jual

tgl_transaksiFK1 id_pelangganFK2 id_user

retur

PK kd_retur

tanggal status_tukarFK1 no_jual

detail_retur

PK kd_detail

FK1 kd_retur jumlah harga_jual barang_retur

barang

PK kd_barang

nm_brangFK1 kd_kategori hrg_beli hrg_jual jumlah

detail_penjualan

PK kd_detail_penjualan

FK2 no_jualFK1 kd_barang jumlah hrg_jual

detail_pembelian

PK kddetailpembelian

FK2 no_beliFK1 kd_barang jumlah hrg_beli

pembelian

PK no_beli

FK1 idPemasok tgl_pembelian status_bayar sisa_bayar jatuhTempoFK2 id_user

kategori

PK kd_kategori

nama_kategori

pelunasan

PK kdPelunasan

FK1 no_beli status sisa_bayar jmlh_bayar tanggal

pemasok

PK idPemasok

nama perusahaan alamat no_telp

setting

PK kd

discount jmlh_beli min_stock

Gambar 3.6 Relasi Antar Tabel

3. Perancangan Tabel

Perancangan tabel terdiri dari :

• Perancangan Tabel Kategori

• Perancangan Tabel Operator

• Perancangan Tabel Barang

• Perancangan Tabel Pemasok

• Perancangan Tabel Pelanggan

• Perancangan Tabel Pembelian

• Perancangan Tabel Pembelian_Detail

• Perancangan Tabel Penjualan

• Perancangan Tabel Penjualan_Detail

• Perancangan Tabel Setting

• Perancangan Tabel Retur

• Perancangan Tabel DetailRetur

• Perancangan Tabel DetailTukar

• Perancangan Tabel Pelunasan

3.3.3 Perancangan Interface

1. Perancangan Struktur Menu Aplikasi Kasir

Di bawah ini adalah susunan struktur menu yang dirancang dalam aplikasi kasir

pada sistem informasi ini, menu ini berada pada tampilan utama setelah operator

kasir melakukan login.

Gambar 3.7 Perancangan Struktur Aplikasi Kasir

2. Perancangan Struktur Menu Aplikasi Admin

Di bawah ini adalah susunan struktur menu yang dirancang dalam aplikasi Admin pada

sistem informasi ini :

Gambar 3.8 Perancangan Struktur Menu Aplikasi Admin

Menu Utama

File Pelangga

Transaksi

Retur Laporan Info

Daftar Belanja

Harga

Pembelian

Login

Logout

Exit

Operator

Kategori

Barang

Pemasok

Menu

Fil

Manajemen Data Manajemen Transaksi Setting Laporan Inf

Disko

Stok

Penjuala

Pembelian

Operator

Pemasok

Barang

Berikut tampilan menu dari aplikasi ini sebelum user melakukan login yang ditunjukkan

pada Gambar 3.9 :

Gambar 3.9 Tampilan Aplikasi Sistem Informasi Penjualan Toko Bintara Motor Centra

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif, 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. Kadir, Abdul, 2004, Dasar Pemrograman Java 2, Andi Offset, Yogyakarta. Kusrini, 2007, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta. Martin S, Colleran G, 2006, Sold! Bagaimana Memudahkan Konsumen Membeli dari Anda,

Erlangga, Jakarta. Munawar, 2005, Pemodelan Visual Dengan UML, Graha Ilmu, Yogyakarta. Nugroho Bunafit, 2005, Database Relational dengan MySQL, Andi Offset, Yogyakarta. Winardi, 1982, Management Perkantoran dan Pengawasan, Alumni, Bandung.