ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI...
Transcript of ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI...
i
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ABSENSI SISWA BERBASIS SMS GATEWAY DI SMKN 1 CIKAUM
SUBANG JAWA BARAT
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
S u p r i a d i 11.11.4921
Kepada
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMASI DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA 2014
ii
NASKAH PUBLIKASI
iii
Analysis and Design of Information Systems Student Attendance Based on SMS Gateway at SMKN 1 Cikaum Subang Jawa Barat
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Absensi Siswa Berbasis SMS Gateway di SMKN 1 Cikaum Subang Jawa Barat
S u p r i a d i
Rum Muhamad Andri
Jurusan Teknik Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
Abstrack
SMKN 1 Cikaum Subang Jawa Barat still has many deficient in fulfill the school system information, especially to deal with academic system. As information systems student attendance, schedule information, and important announcements from the school. Information systems that are still manual namely, students and parents have to come to school to get the information about his attendance, or still use letter for conveying information school to students parents, and it often becomes obstacle for parents busy with work and of their professions, or son and daughter who less open to a parent.
To solve a problem that happens, then required information systems that can be done quickly, wherever, anytime, and in seconds a message to the parents. By building student attendance information system based on Short Message Service (SMS) Gateway that is the gate for giving information, and can be solutions to help students and parents in obtaining student attendance information, schedule information, and important announcements from the school.
By implementing the design of information systems student attendance at SMK N 1 Cikaum Subang Jawa Barat based on SMS gateway is expected to make it easier to manage student attendance information, schedule information, and important announcements from the school.
Keywords: SMS Gateway, Information Systems, Student Attendance.
1
1. Pendahuluan
SMK Negeri 1 Cikaum Subang Jawa barat yang merupakan kelas jauh SMK
Negeri 2 Subang, kini telah berupaya berdiri dan menjadi SMK Negeri 1 Cikaum Subang
Jawa barat yang mandiri. Pada saat ini SMKN 1 Cikaum Subang Jawa Barat masih
memiliki kekurangan dalam memenuhi kebutuhan sistem informasi sekolah, khususnya
untuk menangani masalah akademik, seperti sistem informasi absensi, jadwal dan
pengumuman penting dari sekolah. Sistem informasi yang masih bersifat manual yaitu
orang tua siswa harus datang ke sekolah untuk mendapatkan informasi absensi siswa
dan pengumuman sekolah sering menjadi kendala bagi orang tua yang sibuk dengan
pekerjaan dan profesinya, atau anak-anak yang kurang terbuka kepada orang tuanya.
Sekolah harus melanyani dengan waktu yang sangat lama, sehingga pelayana dari
sekolah tidak efisien.
Untuk memudahkan pelayanan sekolah kepada orang tua wali, maka akan
dirancang system informasi dengan Short Message Service (SMS) Gateway. Fasilitas
mobile yang sekarang tidak asing lagi bagi masyarakat adalah fasilitas SMS. Semua
kalangan masyarakat menggunakan fasilitas mobil. Dengan media SMS akan
memberikan peningkatan pelayanan pemberian informasi sesuai kebutuhan dengan
akurat dimanapun pengguna informasi berada itu yang menjadi keunggulan yang
diberikan oleh sistem informasi SMS ini. Dengan menerapkan Sistem ini diharapkan
informasi absensi, jadwal dan pengumuman penting dari sekolah akan cepat sampai
kepada siswa atau orang tua siswa dalam hitungan detik. SMS akan dikirimkan pada saat
siswa melakukan absensi, begitu juga dengan pengumuman penting dan jadwal kegiatan
dari sekolah akan dikirim serentak secara broadcast keseluruh siswa dan orang tua atau
wali murid.
2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi
Menurut Fathansyah (Basis Data, Informatika Bandung, (2012)). Sistem adalah
sebuah tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan
satuan fungsi dan tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara bersamaan
bertujuan untuk memenuhi suatu proses tertentu.
Menurut DR. Bambang Hartono, SKM, MSc, MM (Sistem informasi Manajemen
Berbasis Komputer, PT Rineka Cipta, 2013) Sistem adalah suatu himpunan dari
berbagai bagian atau elemen, yang saling berhubungan secara terorganisasi
berdasarkan fungsi-fungsinya, menjadi suatu kesatuan.
2
Menurut Andri Kristanto (Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gava
Media, 2008) ada beberapa pengertian tentang analisis sistem, yaitu:
1. Seseorang yang mempunyai kemampuan untuk menganalisa sebuah sistem. Analisa
tersebut meliputi mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan
kebutuhan-kebutuhan pemakaian sistem.
2. Seseorang yang mempunyai pengetahuan tentang aplikasi computer yang digunakan
untuk memecahkan masalah-masalah bisnis dan masalah-masalah lainnya.
3. Seseorang yang mempunyai kemampuan untuk memilih alternative pemecahan
masalah yang paling tepat.
4. Seseorang yang mempunyai kemampuan untuk merancanakan dan menerapkan
rancangan sistemnya sesuai dengan permasalahan yang terjadi.
DR. Bambang Hartono, SKM, MSc, MM (Sistem informasi Manajemen Berbasis
Komputer, PT Rineka Cipta, 2013) mengungkapkan Informasi adalah data yang telah
diolah menjadi suatu yang memiliki arti dan kegunaan lebih luas.
Definisi sistem informasi menurut Andri Kristanto (Perancangan Sistem Informasi
dan Aplikasinya, Gava Media, 2008) adalah sebagai berikut:
1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam
organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan
informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.
3. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi, mendukung oprasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan.
2.2 Karakteristik Sistem Informasi
Sistem akan berjalan dengan baik apabila memiliki karakteristik dalam
pelaksanaannya. DR. Bambang Hartono, SKM, MSc, MM(Sistem informasi Manajemen
Berbasis Komputer, PT Rineka Cipta, 2013) mengemukakan karakteristik sistem yaitu:
1. Komponen-komponen (component). Bagian-bagian elemen-elemen, yang dapat atau
manusia, berbentuk nyata atau abstrak, dan disebut subsistem.
2. Penghubung antarbagian (interface). Suatu yang bertugas menjebatani suatu bagian
dengan bagian lain, dan memungkinkan terjadinya interaksi atau komunikasi
antarbagian.
3. Batas sistem (boundary). Sesuatu yang membedakan antara suatu system dengan
system atau dengan system-sistem lain.
3
4. Lingkungan luar (environment). Segala sesuatu yang berada diluar system dan
dapat bersifat menguntukan atau merugikan system yang bersangkutan.
5. Masukan (input). Sesuatu yang merupakan bahan untuk diolah atau diperoses oleh
system.
6. Keluaran (output). Berbagai macam bentuk hasil atau yang dikeluarkan dari
pengolahan.
7. Mekanisme Pengolahan (processing). Perangkat dan prosedur untuk mengubah
masukan menjadi keluaran dan menampilkannya.
8. Tujuan (goal/ objective). Sesuatu atau keadan yang ingin dicapai oleh sistem,
baikdalam jangka pendek maupun jangka panjang.
9. Sensor dan kendali(sensor & control). Sesuatu yang bertugas memantau dan
menginformasikan perubahan-perubahan didalam lingkungan dan dalam diri system
kepada system.
Umpan balik (feedback). Informasi perubahan-perubahan lingkungan dan perubahan-
perubahan penyimpangan dalam diri system.
2.3 Konsep Pemodelan Sistem
Pemodelan sistem dengan pembuatan diagram alir program mencakup teori
dasar Flowchart, Diagram Konteks, dan Data Flow Diagram (DFD).
2.3.1 Flowchart Flowchart atau diagram alir adalah sekumpulan simbol – simbol atau skema yang
menunjukkan atau menggambarkan rangkaian kegiatan program dari awal sampai akhir.
Inti dari pembuatan flowchart ini adalah inti dari penggambaran urutan dari langkah –
langkah pekerjaan dari suatu algoritma. Berikut adalah simbol – simbol yang digunakan
pada flowchart.
Simbol Fungsi
Dokumen atau Arsip
Proses, sesuatu yang menunjukkan
setiap pengolahan oleh komputer.
Connector, suatu prosedur yang
masuk/keluar melalui simbol ini
dalam lembar yang sama.
4
simbol ini digunakan untuk
menunjukkan arus proses kegiatan.
Harddisk Storage atau penyimpanan
data.
2.3.2 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan
hubungan antara entiti luar, masukan dan keluaran dari sistem. Diagram konteks
direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Berikut
adalah contoh diagram konteks:
2.3.3 Data Flow Diagram (DFD) DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu model logika data atau proses yang
dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar
dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan
interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan data.
DFD menunjukkan hubungan antara data pada sistem dan proses pada sistem. Ada 2
teknik dasar DFD yang umum dipakai yaitu Gane and Sarson dan Yourdon and De
Marco. Berikut adalah simbol DFD yang dipakai untuk menggambarkan data:
Gane/Sarson Yordon/De Marco Keteranagan
Entitas Eksternal dapat
berupa orang/unit yang
terkait dengan sistem Entitas
eksternal Entitas
eksternal
5
2.4 Konsep Basis Data
Menurut(Fathansyah (2012), Basis Data, Informatika Bandung, Bandung) Basis
data (Database) sediri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti:
1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasikan
sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian
rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi
berbagai kebutuhan.
3. Kumpulan file/table/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media
penyimpanan elektronik.
Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi,
karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya.
Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database sistem.
Sistem basis data ( database system ) ini adalah suatu sistem informasi yang
mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan
lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-
macam di dalam suatu organisasi.
2.4.1 Normalisasi
Normalisasi adalah suatu teknik untuk mengorganisasi data ke dalam tabel-
tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai di dalam suatu organisasi.
Perancangan normalisasi bertujuan agar tidak terjadi redudansi data. Jika kondisi
tabel tidak terdapat redudansi maka kondisi tabel normal.
Orang, unit yang
melakukan transformasi
data
Aliran data
Aliran data
Aliran data dengan arah
khusus dari sumber ke
tujuan
Data proses
Data proses Penyimpanan data tempat
data di proses
proses proses
6
Bentuk unnormal merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada
keharusan mengikuti suatu format tertentu dapat saja data tidak lengkap atau
terduplikasi, data dikumpulkan apa adanya.
Bentuk normal pertama adalah tabel yang tidak mengandung pengulangan data.
Bentuk normal tahap pertama terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai
banyak atau lebih dari satu atribut.
Bentuk normal tahap kedua terpenuhi jika pada sebuah tabel, semua atribut yang
tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional pada key
primer secara utuh. Maka atribut tersebut akan dijadikan satu.
Bentuk normal ketiga memiliki ketentuan harus telah berbentuk normal
kedua (2NF) dan relasi tidak boleh memuat kebergantungan fungsional di antara
atribut-atribut bukan utama. Bentuk normal ketiga menghilangkan kebergantungan
transitif, awalnya bentuk normal ketiga dipikir sebagai bentuk normal puncak atau paling
akhir.
2.4.2 Tabel relasi
Relasi tabel disebut juga relasi antar tabel yaitu menggambarkan hubungan
antara file-file yang ada pada suatu pengolahan data. Proses pengelompokan data
elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya yang berfungsi
untuk menentukan kunci yang mengakses data item atau merupakan database relation
sedemikian rupa sehingga database tersebut menjadi dimodifikasi.
2.4.3 Entity Relationship Diagram(ERD)
ERD adalah bentuk bagan yang menggunakan relasi entitas suatu
informasi. Entitas relasi diagram dibuat dengan menggunakan persepsi yang terdiri
dari sekumpulan objek dasar yaitu entitas dan hubungan antar entitas. Derajat
keterhubungan antar entitas pada suatu relasi tersebut dengan kardinalitas. Terdapat
tiga jenis kardinalitas diantaranya:
1. 1-1 : Menunjukan hubungan satu ke satu
2. 1-N : Menunjukan hubungan satu ke banyak
3. N-N : Menunjukan hubungan banyak ke banyak
2.5 Sistem Absensi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (Departemen Pendidikan Nasional, “
Kamus Besar Bahasa Indonesia Pusat Bahasa Edisi Keempat”, Jakarta :PT. Gramedia
Pustaka Utama, 2008.), absen adalah tidak masuknya seorang siswa/pegawai pada saat
hari masuk/kerja karen sakit, izin, alpa, atau cuti. Sedangkan absensi adalah daftar
7
kehadiran pegawai/siswa, yang berisi jam datang, jam pulang, serta alasan/keterangan
kehadiran pegawai.
2.6 Short Message Service (SMS) Gateway
Short Message Sevice (SMS) adalah salah satu fasilitas dari teknologi GSM yang
memungkinkan mengirim dan menerima pesan pesan singkat berupa teks dari Mobile
Station (MS) (Agus Saputra (2011), Step By Step Membangun Aplikasi SMS dengan
PHP & MySQL, PT Elex Media Komputindo, Jakarta.)
Menurut Wahidin (Aplikasi SMS dengan PHP untuk Orang Awam, Maxikom.
Palembang. (2010)) SMS adalah layanan yang dipakai dalam sistem pengiriman dan
penerimaan teks antar telepon selular.
Layanan SMS merupakan sebuah layanan yang bersifat nonreal time dimana
sebuah short message dapat di-submit ke suatu tujan, tidak peduli apakah tujuan
tersebut aktif atau tidak. Bila dideteksi bahwa tujuan tidak aktif, maka sistem akan
menunda pengiriman ke tujuan hingga tujuan aktif kembali. Pada dasarnya sistem SMS
akan menjamin delivery dari suatu short message hingga sampai ketujuan. (Edison,
Daud Tarigan (2012), Membangun SMS Gateway Berbasis Web Dengan Codeigniter,
Lokomedi, Yogyakarta.)
Cara kerja SMS dimulai dari SMS dikirim dari pengirim ke penerima melewati
SMSC dengan prinsip Store and Forward, dimana pesan yang dikirim ke SMSC akan
disimpan terlebih dahulu hingga masa validitas tertentu terpenuhi jika ponsel nomor yang
dituju dalam keadaan mati ataupun diluar jangkauan operator, setelah ponsel nomor
yang dituju sudah aktif atau berada dalam jangkauan operator maka pesan akan
diteruskan oleh SMSC kepada penerima. Apabila pesan yang tersimpan di SMSC sudah
melewati masa validitas yang ditentukan, pesan tersebut akan dihapus dan tidak akan
diteruskan kepada nomor yang dituju. (Edison, Daud Tarigan (2012), Membangun SMS
Gateway Berbasis Web Dengan Codeigniter, Lokomedi, Yogyakarta.)
Berdasarkan pengertian mengenai SMS dan gateway, maka SMS gateway
dapat diartikan sebagai pintu gerbang atau jalur bagi penyebaran informasi dengan
menggunakan pesan singkat melalui telephone genggam. Dengan adanya SMS gateway,
kita dapat menyebarkan pesan yang akan dikirim itu sekaligus secara otomatis dan cepat
ke banyak nomor. (Edison, Daud Tarigan (2012), Membangun SMS Gateway Berbasis
Web Dengan Codeigniter, Lokomedi, Yogyakarta.) Sistem SMS gateway memiliki fungsi-
fungsi sebagai berikut:
1. Message Management dan Delivery
a. Pengaturan pesan yang meliputi manajemen prioritas pesan, anajemen
pengiriman pesan dan manajemen antrian.
8
b. Pengiriman pesan yang dilakukan harus sedapat mungkin fail safe. Artinya, jika
terdapat gangguan pada jaringan telekomunikasi, maka sistem secara otomatis akan
mengirim ulang pesan tersebut.
2. Korelasi
Berfungsi untuk melakukan korelasi data untuk menghasilkan data baru hasil
korelasi. Pada sistem yang terpasang saat ini, arsitektur lalu lintas data melalui SMS
sudah terjalin cukup baik. Hanya saja, keterbatasan akses data dan tujuan informasi
SMS yang belum terfokus menyebabkan banyaknya jawaban standar (default replies)
masih banyak terjadi. SMS Gateway banyak digunakan dalam berbagai proses bisnis
dan usaha. Proses bisnis dan bidang layanan yang bisa ditangani oleh aplikasi SMS
Gateway, yaitu sebagai berikut :
a. Manajemen Inventori
b. CRM (Customer Relationship Management), misalnya Rumah Makan, Cafe,
Executive Club, Stasiun Radio, Stasiun TV, Lembaga Pendidikan.
SMS dikirim pengirim ke nomor yang telah ditentukan, isi SMS merupakan format
yang telah ditentukan sebelumnya. SMS diterima oleh Handphone yang bekerja sebagai
SMS Gateway kemudian akan dikirimkan ke sistem, sistem akan merespon SMS
tersebut. Jika Format SMS benar maka Handphone yang bertindak sebagai SMS
Gateway Server akan membalas SMS tersebut bahwa SMS telah ditampung begitu juga
sebaliknya. Kemudian SMS tersebut ditampung dalam database dan akan ditampilkan
kedalam Website.(Edison, Daud Tarigan (2012), Membangun SMS Gateway Berbasis
Web Dengan Codeigniter, Lokomedi, Yogyakarta.) Berikut ini adalah skema cara kerja
SMS Gateway:
2.7 Perangkat Lunak 2.7.1 Visual Basic 6
Visual Basic adalah bahasa pemograman komputer. Bahasa pemograman
adalah perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan
tugas-tugas tertentu. Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan aplikasi program yang dibuat
oleh Microsoft. Visual Basic 6.0 berjalan dalam sistem operasi Windows dan tergabung
9
dalam suite aplikasi Microsoft Visual Studio 6.0. (Bunafit Nugroho, 2014, Membuat
Aplikasi Kelinik dengan Visual Basic 6, PT Elex Media Komputindo, Jakarta).
2.7.2 Microsoft Access Menurut Hear Talib (Panduan Lengkap Microsoft Access 2010, PT Elex Media
Komputindo, 2011) Access adalah bagian dari Microsoft Office, merupakan tool untuk
mengelola dan mengolah database. Kemampuan yang disediakan Access untuk
membantu program aplikasi adalah untuk memudahkan pemakai database lain(database
user) untuk memasukkan data, menjalankan prosedur pengolahan data, dan
menampilkan informasi. Hal ini berkaitan dengan otomatisasi pekerjaan dan untuk
memudahkan pemakaian aplikasi yang awam(casual user).
2.7.3 Crystal Reports Crystal Reports merupakan salah satu paket program yang digunakan untuk
membuat, menganalisa, dan menterjemahkan informasi yang terkandung dalam
data-base ke dalam berbagai jenis laporan.
Crystal Reports dirancang untuk membuat laporan yang dapat digunakan dengan
berbagai bahasa pemrograman berbasis Windows, seperti Visual Basic, Visual C/C++,
Visual Interdev, dan Borland Delphi. Dan yang saya pakai itu, Crystal Report untuk Visual
Studio 2010. Beberapa Kelebihan dari Crystal Report adalah sebagai berikut :
1. Pembuatan laporan dengan Crystal Reports tidak terlalu rumit dan banyak
melibatkan kode program.
2. Program Crystal Reports banyak digunakan karena mudah terintegrasi dengan
bahasa lain.
3. Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format-format paket program lain,
seperti Microsoft Office, Adobe Acrobat Reader, HTML, dan sebagainya.
4. Koneksi yang mudah karena disertai beberapa form yang memudahkan koneksi.
(Boeaexplore, Apa Itu Crystal Report??,
http://boeaexplore.wordpress.com/2012/03/22/apa-itu-crystal-report, 2014)
2.8 System Development Life Cycle (SDLC)
System Development Life Cycle (SDLC) dapat dianggap sebagai kerangka kerja
formal tertua metodologi untuk membangun system informasi. Ide utama dari SDLC
adalah “untuk mengajar pengembangan system informasi dalam cara yang terstruktur
dan metodis, yang mengharuskan tahap Life Cycle dari mulai ide awal sampai pada
pengiriman tahap final system, untuk dilaksanakan secara beraturan”. Salah satu tipe
SDLC yang paling awal dan paling banyak digunakan adalah metode Waterfall. (McLeod,
Sistem Informasi Manajemen, Salemba. 2009).
10
Metode Waterfall sering dianggap sebagai pendekatan klasik dengan siklus
hidup pengembangan system. Pembangunan dengan metode Waterfall memiliki tujuan
yang berbeda untuk setiap fase pembangunan. Setelah fase pembangunan selesai, hasil
pengembangan ketahap berikutnya dan tidak ada tahap kembali. (McLeod, Sistem
Informasi Manajemen, Salemba. 2009).
Keuntungan dari pengembangan Waterfall adalah sebuah jadwal bisa diatur
dengan tanggal waktunya untuk setiap tahap pengembangan dan produk dapat
dilanjutkan melalui proses pengembangan seperti mobile di carwash, dan secara teoritis,
akan dikirim tepat waktu. Tahap metode waterfall yaitu requirement analisys, System
Design, Implementasi, Integration & Testin, Operation & Maintenance.
3. Analisis dan Perancangan 3.1 Tinjauan Umum
SMK Negeri 1 Cikaum adalah salah satu Rintisan sekolah kelas jauh dari SMK
Negeri 2 Subang, Jawa Barat. Berlokasi lebih kurang 30 km atau sekitar 40 menit
perjalanan dari Kota Subang ke arah utara. Potensi SMK Cikaum menjadi SMK yang
mandiri (SMKN 1 Cikaum)sangat besar, karena di kecamatan tersebut terdapat 2 SMP
Negeri, 2 Mts dan 1 SMP PGRI. Jumlah siswa SLTP yang lulus di Kec. Cikaum lebih
kurang 600-an siswa setiap tahun (belum jumlah lulusan dari SLTP sekitar), sementara
Sekolah setingkat SLTA baru ada dua sekolah yaitu SMK Budi Utomo dan SMK Cikaum,
sehingga keberadaan SMK Cikaum sangat berarti bagi kelangsungan pendidikan di
wilayah Cikaum. Hingga pada awal tahun 2013, SMK Cikaum resmi beralih status
menjadi SMK Negeri 1 Cikaum Subang, Jawa Barat.
3.2 Analisis 3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem
Menurut Arega (2011) Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis
yang digunakan untuk mengetahui Kekuatan (Strenghts), Kelemahan (Weakness),
Peluang (Opportunities), dan Ancaman (Threats) dalam suatu proyek atau suatu
spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (Strenght,
Weakness, Opportunities, dan Threats). (Andriyanto O, Analisis dan Perancangan
Permainan”The Treasure Of Indonesian Menggunakan Adobe Flash CS3, 2013, STMIK
Amikom Yogyakarta). Analisis SWOT Pada sistem absensi lama SMK Negeri 1 Cikaum
Subang, Jawa Barat.
11
1. Strength (Kekuatan)
Presensi yang dilakukan tepat kehadirannya, atau Guru dapat langsung mengetahui
siswa yang masuk dengan bertatap muka.
2. Weakness (Kelemahan)
a. Laporan absensi siswa kepada orang tua siswa harus menunggu pada saat
pembagian rapot siswa di akhir semester.
b. Masih memungkinkan siswa melakukan kecurangan untuk bolos sekolah.
3. Opportunity (Peluang)
Selain guru dan orang tua banyak yang bias mengatasi sistem ini.
4. Threat (Ancaman) Sistem lama tidak dapat dipercaya lagi oleh orang tua siswa.
3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Komputer terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak yang saling berinteraksi.
Perangkat lunak memberikan instruksi-instruksi kepada perangkat keras untuk
melakukan suatu tugas tertentu, sehingga dapat menjalankan suatu sistem di dalamnya.
Perangkat keras yang dibutuhkan untuk membangun aplikasi sistem absensi berbasis
SMS gateway ini adalah sebagai berikut :
1. Processor minimal 2.0 GHz.
2. RAM 1GB
3. VGA 64 MB
4. Harddisk minimal 40 GB
5. Monitor
6. Keyboard
7. Mouse
8. Modem Wevcom
9. Print Canon
Perangkat lunak digunakan dalam sebuah sistem merupakan perintah perintah yang
diberikan kepada perangkat keras agar bisa saling berinteraksi diantara keduanya.
Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk membangun aplikasi sistem absensi berbasis
SMS gateway ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem Operasi Windows 7
2. Visual basic 6
3. Crystal Report 8.5
4. Ms. Access
5. Adobe Photoshop
6. Notepad
12
3.2.3 Analisis Kelayakan Sistem 1. Kelayakan Teknologi
Aplikasi absensi yang akan diterapkan pada SMK Negeri 1 Cikaum Subang,
Jawa Barat dianggap layak secara teknologi. Kriteria kelayakan teknologi yang
digunakan adalah sebagai berikut:
a. Untuk memberikan informasi keorang tua siswa media SMS lebih peraktis
dibandingkan dengan sistem sebelumnya yang menggunakan lembaran-
lembaran kertas.
b. Komputer sangat mudah ditemui dipasaran dan komputer sekarang sangat
mendukung untuk sistem yang baru ini.
2. Kelayakan Hukum
Secara hukum, aplikasi sistem informasi absensi yang akan dibangun dianggap
layak. Karena memiliki legalitas pada setiap software yang akan digunakan dalam
pengembangan sistem.
3. Kelayakan Operasional
Ditinjau dari tujuan pembuatan sistem maka pengusulan sistem baru yang akan
dibuat dinyatakan layak. Kemampuan sistem untuk menghasilkan informasi dan
pengendalian operasi dari sistem akan menghasilakan informasi yang lebih efisien.
4. Kelayakan Ekonomi
Pengembangan sistem informasi dianggap sebagai investasi yaitu pengeluaran
sumber daya untuk mendapatkan manfaat dimasa yang akan datang. Suatu sistem
dikatakan ekonomis jika manfaat yang didapatkan lebih besar dari pada biaya yang
dikeluarkan untuk pengembangan sistem tersebut. Maka dari itu dibutuhkan analisi
biaya dan manfaat dalam sistem ini.
3.3 Perancangan Sistem
Siswa
Orang Tua Siswa
Pihak Sekolah
Info LoginInfo Pesan KeluarInfo Data SiswaInfo Data KelasInfo Data Absensi,izin, sakit dan Alpa
Info LoginInfo Data Absensi, izin, sakit dan AlpaInfo Pesan Keluar
Info Laporan
Data Absensi
SMS Broadcast berita
SMS Laporan Absensi SiswaAbsensi masuk dan absensi keluar
Operator
Data LoginData KelasData SiswaData SMS BroadcastData Olah LaporanData Absensi, Izin, Sakit dan Alpa
Sistem Informasi Absensi Siswa
Berbasis SMS Gateway
Data LoginData Absensi, izin, sakit dan AlpaData SMS Broadcast
SMS Broadcast berita
Administrator
13
4 Implementasi dan Pembahasan
Pada form login ini pengguna sudah bisa mulai menjalakan aplikasi dengan
memilih User yang akan menjalakan aplikasi, dan memasukan password yang sudah
ada.
Setelah pengguna login maka pengguna masuk ke menu utama, dan pada menu
utama bagian pojok kiri bawah terlihat status level penggun, nama pengguna, tanggal,
jam dan nama sekolah. Pada bagian menu utama ini apabila level pengguna sebagai
operator maka dua menu tidak aktif yaitu menu Master dan menu Laporan.
f
Setelah itu pengguna administrator terlebih dahulu memasukan kode kelas dan
nama kelas pada form data kelas, karena ini proses pertama yang harus dilakukan untuk
menjalakan aplikasi Absensi Siswa. Ketika Masuk pada form data kelas tombol aktif
hanya tombol New dan Refresh. Apabila ingin menambah data kelas klik tombol New,
maka tombol Insert aktif. Ketika ingin menghapus dan mengedit data terlebih dahulu
mengelik list view atau memilih data yang ingin di delete atau update, maka tombol
Update dan Delete Aktif.
14
Pada form Data Siswa sama seperti pada form Data Kelas Ketika Masuk pada
form Data Siswa tombol aktif hanya tombol New dan Refresh. Apabila ingin menambah
data siswa klik tombol New, maka tombol Insert aktif, dan tombol Pilih juga aktif. Tombol
pilih disini hanya memeilih Kode Kelas pada Data Kelas.
Ketika ingin menghapus dan mengedit data terlebih dahulu mengelik tombol
Refresh supaya list view bisa untuk di kelik, setelah itu klik list view atau pilih data yang
ingin di delete atau update pada list view, maka tombol Update dan Delete Aktif.
15
Form Absensi Masuk dan form Absensi Keluar hanya mengimputkan data NIS.
Proses absensi atau kepulangan yaitu mengetik kode NIS pada Text Box setelah selesai
klik tombol Masuk dan Pulang, maka proses absensi selesai.
Pengimputan Izin dan Alpa Yang dilakukan Manual oleh Operator, pertama
ketika masuk form Data Absen tombol aktif hanya tombol New dan Refresh.
Ketika ingin menghapus dan mengedit data terlebih dahulu mengelik tombol Refresh
supaya list view bisa untuk di kelik, setelah itu klik list view atau pilih data yang ingin di
delete atau update pada list view, maka tombol Update dan Delete Aktif. Ketika ingin
menambah data siswa klik tombol New maka tombol Insert dan Pilih Aktif, tombol Pilih
haya memilih NIS.
Setelah itu pilih option Izin yang terdiri dari option Sakit dan option Keperluan, maka
text box alasan izin aktif, tetapi ketika option alfa dipilih maka text box alasan izin dan
juga pada option izin tidak akatif.
Pada form Kirim Pesan terdapt 3 option, pertama option kirim pesan perorang, kedua
option kirim pesan peranggota kelas, dan yang terakhir option kirim pesan serentak
keseluruh siswa. Pada option perorang terdapat tombol Pilih yang hanya untuk memeilih
nomor telfon yang masuk pada form Cari Referensi setelah itu ditunjukan pada field No
Telfon. Sedangkan tombol Pilih pada perkelas juga masuk keform Cari Referensi tetapi
hanya menunjukan pada field Kode Kelas.
16
5 Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dapat diperoleh dari Analisi Sistem Informasi Absensi
Siswa Berbasi SMS Gateway di SMK Negeri 1 Cikaum Subang Jawa Barat yang telah
dibuat adalah sebagai berikut:
1. Dengan dibangunnya Sistem Absensi Siswa berbasis SMS Gateway ini dapat
mempermudah pihak sekolah dalam menyampaikan informasi kehadiran siswa dan
siswi dengan cepat kepada orang tua siswa dan siswi. 2. Dengan adanya nomor telepon yang sudah dimasukan kedalam Sistem Absensi
Siswa maka akan membantu dan mempercepat penyebaran informasi atau
berita tentang kegiatan sekolah seperti rapat wali murid, adanya tambahan
pelajaran dan lain-lain melalui SMS broadcast berita.
5.2 Saran Adapun saran terhadap penggunaan sistem yang telah dibuat adalah sebagai
berikut :
1. Sebelum mengimplementasikan Sistem Absensi Berbasi SMS Gateway ini, harus
diadakan sebuah pelatihan terlebih dulu terhadap user (pengguna) agar sistem
ini dapat dimanfaatkan seoptimal mungkin Oleh SMK Negeri 1 Cikaum Subang Jawa
barat. 2. Harus dilakukan ujicoba jangka panjang untuk melihat kesalahan dan kekurang pada
sistem ini, supaya pada penelitian selanjutnya dapat diperbaiki. 3. Untuk peneliti berikutnya diharapkan dapat mengembangkan Sistem Informasi
Absesnsi Siswa Berbasis SMS Gateway lebih lanjut dengan menambahakan
beberapa fungsi yang dapat membuat sistem ini menjadi lebih baik. 4. Untuk penelitian selanjutnya diharapkan dapat menangani masalah rentang waktu
saat melakukan absensi atau presensi yang masih antri dalam malakukan proses
presensi. Untuk penelitian selajutnya diharapkan dapat menggunakan alat presensi berupa
fingerprint atau kartu presensi supaya dapat meminimalis waktu absensi atau
presensi.
17
DAFTAR PUSTAKA
Bambang Hartono. 2013. Sistem informasi Manajemen Berbasis Komputer. Jakarta: PT
Rineka Cipta.
Departemen Pendidikan Nasional. 2008. Kamus Besar Bahasa Indonesia Pusat Bahasa
Edisi Keempat. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Edison, Daud Tarigan. 2012. Membangun SMS Gateway Berbasis Web Dengan
Codeigniter.Yogyakarta: Lokomedi.
Fathansyah. 2012. Basis Data. Bandung: Lokomedi.
Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava
Media.
Prabowo, W. (2010), Menggunakan UML. Informatika Bandung.
Saputra, Agus. 2011. Step By Step Membangun Aplikasi SMS dengan PHP & MySQL.
Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Saputro, H., Sugiri. 2008. Pengelolaan Database Mysql Dengan Phpmyadmin.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Talib, Hear. 2011. Panduan Lengkap Microsoft Access 2010. Jakarta: PT Elex Media
Komputindo.
Taufiq, Rohman. 2013. Sistem Informasi Manajemen Konsep Dasar, Analisis dan Metode
Pengembangan. Yogyakarta: Graha Ilmu.