ANALISIS DAN PERANCANGAN PEMBAYARAN SOP SISWA

DI MADRASAH ALIYAH NEGERI

PURWOREJO

Naskah Publikasi

Disusun oleh:

Irfan Nur Fathoni

07.12.2208

JURUSAN SISTEM INFORMASISEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2011

Design and Analysis Payments System SOP Students in Madrasah Aliyah Negeri Purworejo

Perancangan dan Analisis Sistem Pembayaran SOP Siswa di Madrasah Aliyah Negeri Purworejo

Irfan Nur Fathoni

07.12.2208

Jurusan S1 Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACKComputers in this generation has been widely used by many parties, even giving a

great influence on various aspects of community life. And the computer is a tool that can

perform data processing in a timely, accurate and efficient. So the current computer is a tool

commonly used by communities to assist in decision making.

In MAN Purworejo SOP payment data is still done manually and documented. With a

system that processed manually, it will become more complicated and impractical.And data

storage system in the form of paper has a lot of the risk of losing data. To further optimize the

needs of a new computerized system to produce better information than the old system.

Building Payment Applications SOP students in computer MAN Purworejo then

expected to produce the required information quickly, accurately and efficiently. This

application is based on Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000 database sebagsi made with

the purpose of this application is to save time and cope with imprecision in calculating the

payment transaction.

Keywords : a computerized system, application value, information technology, SQL Server

2000

1.1 PendahuluanPada generasi masa kini teknologi sudah berkembang dengan pesat, setiap

hari perkembangan teknologi semakin canggih dan sempurna, untuk memenuhi

kebutuhan teknologi manusia dibutuhkan suatu aplikasi yang dapat membantu dalam

pekerjaan. Komputer sudah banyak digunakan diberbagai bidang teknologi

informasi guna memperoleh hasil yang maksimal. Dalam hal ini, komputer

memegang peranan penting. Salah satu keunggulan komputer adalah dapat

menelusuri data yang semakin banyak dan rumit dengan cepat, akurat dan dapat

membantu memperlancar pekerjaan. Selain itu, komputer juga dapat menyimpan

banyak memori dalam bentuk file-file tertentu dengan aman.

Pengolahan data menjadi informasi inilah yang menjadi kelebihan komputer,

Pengunaan sistem komputerisasi dapat menunjang kegiatan, terutama pengolahan

data yang dapat mempercepat pembuatan laporan-laporan yang ditujukan kepada

pimpinan yang digunakan dalam pengambilan keputusan dan kepada pegawai

sendiri.

Pada MAN Purworejo, sistem informasi dalam bidang administrasi keuangan

pada saat ini masih menggunakan cara manual sehingga masih terasa sulit

dikerjakan dan informasi yang dibutuhkan terkadang masih mengalami kekeliruan

dan keterlambatan karena banyaknya data yang dikelola. Sehingga masalah yang

sangat mendasar di sini adalah bagaimana meningkatkan keakuratan data penulisan

sehingga data yang diperlukan dapat tersaji dengan cepat, tepat, dan akurat.

Dalam hal ini, pengolahan data Dengan sistem yang terkomputerisasi

diharapkan dapat lebih efisien dan efektif serta kecepatan informasi yang menunjang

sistem Pembayaran SOP siswa di MAN Purworejo.

2 Landasan Teori2.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

2.2 Karakteristik Sistema. Komponen sistem (Component)

b. Batasan sistem (Boundry)

c. Subsistem

d. Lingkungan luar sistem (Environtment)

e. Penghubung sistem (Interface)

f. Masukan sistem (Input)

g. Keluaran sistem (Output)

h. Pengolahan sistem (Process)

i. Sasaran sistem (Object) atau Tujuan (Goal)

2.3 Pengertian InformasiInformasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerimanya.

2.4 Pengertian Sistem InformasiSistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.( Robert A. Leith / K. Roscoe Davis “ Accounting Information System”, J, Prentice Hall, 1983, hal 6).

2.5 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi-interaksi system-sistem informasi untuk menyediakan informasi untuk kebutuhan tingkat manajerial.

2.6 Sistem Informasi Administrasi SiswaAdministrasi adalah upaya menjadikan kegiatan dan kerja sama

anggota organisasi serta unsur-unsur lainnya menjadi efektif dan efesien. Secara sadar atau tidak, setiap orang selalu terpaut dengan suatu jenis administrasi, sebab pada dasarnya administrasi itu selalu berurusan dengan tujuan bersama, cara - cara orang bekerja, pemanfaatan sumber-sumber yang ada secara efektif dan efesien. Adalah wajar bila orang perorang atau masyarakat memahami dan memahami dan menguasai administrasi, sebab dengan memahami dan menguasai ketrampilan administrasi akan meningkat daya kerja yang efektif dan efesien dan lebih dari itu.

2.7 Sistem Basis DataSistem basis data adalah sekumpulan basis data dengan para

pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama, personel-personel yang merancang dan mengelola basis data. Teknik-teknik untuk merancang dan mengelola basis data serta sisem komputer untuk mendukungnya.

2.8 Teknik Perancangan Databasea. Teknik Normalisasi

Dengan normalisasi kita ingin mendesain database relasional yang terdiri dari tabel-tabel sebagai berikut: o Berisi data yang diperlukan. o Memiliki sedikit mungkin redudansi/penyimpanan data secara berulang o Mengakomodasi banyak nilai untuk tipe data yang diperlukan. o Mengefisienkan update o Menghindari kemungkinan kehilangan data secara tidak sengaja/tidak diketahui.

b. Bentuk-Bentuk Normalisasi Adapun level dalam normalisasi adalah : o Bentuk normalisasi pertama (1NF)

o Bentuk normaliasi kedua (2NF) o Bentuk normaliasi ketiga (3NF) o Bentuk normaliasi boyce-codd (BCNF) o Bentuk normaliasi keempat (4NF) dan normaliasi kelima (5NF)

3 Analisis (Proses Penelitian)3.1 Tempat Penelitian (Madrasah Aliyah Negeri Purworejo)

Sekolah Persiapan IAIN Al Jami’ah mengalami masa transisi dengan

diterbitkannya Keputusan Bersama Menteri Agama, Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan, dan Menteri Dalam Negeri, Nomor 6 Tahun 1975, Nomor 037 Tahun

1975, Nomor 36 Tahun 1975 tanggal 24 Maret 1975 tentang Mutu Pendidikan pada

Madrasah, dan Keputusan Menteri Agama RI nomor 17 Tahun 1978 tanggal 16

Maret tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Madrasah Aliyah Negeri.

Berdasarkan Keputusan Menteri Agama RI tersebut diatas, Sekolah Persiapan IAIN

Al Jamiah Al Ilamiyah Al Hukumiyah Sunan Kalijaga Purworejo dirubah menjadi

Madrasah Aliyah Negeri (MAN) Purworejo. Dan pada hari Senin tanggal 31 Juli

1978, telah dilakukan serah terima Sekolah Persiapan IAIN “Sunan Kalijaga” dari

Rektor IAIN Sunan Kalijaga H. Zaini Dahlan, MA., kepada Kepala Kantor Wilayah

Departemen Agama Propinsi Jawa Tengah, DRS. H. Zaini Ahmad Syis.

3.2 Analisis Yang Dilakukan

Dalam melakukan analisis penulis melakukan metode analis PIECES yaitu :

a. Analisis Kinerja (Performance)

b. Analisis Informasi (Information)

c. Analisis Ekonomi (Economy)

d. Analisis Pengendalian (Control)

e. Analisis Efesiensi (Efficiency)

f. Analasis Pelayanan (Service)

3.3 Analisis Kelayakan Sistem

Tujuan utama dari pada analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui apakah

sistem yang baru dan akan ditetapkan layak dipakai atau tidak.

a. Kelayakan Teknik

b. Kelayakan Operasional

c. Kelayakan Ekonomi

d. Kelayakan Biaya dan Manfaat

3.4 Analisis Biaya Manfaat

Tabel Biaya dan Manfaat Sistem Baru

No Keterangan Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2I Biaya-biaya

1 B.Pengadaan B.Pengadaan Hardware 3.556.000 B.Pengadaan Software 3.226.500 Total B. Pengadaan 6.782.500 2 Tahap Penerapan Sistem B.Pelatihan Personil 250.000 Total B. Penerapan Sistem 250.000 3 B.Operasi dan Perawatan B.Overhead 550.000 700.000 B.Perawatan Sistem 400.000 400.000 Total B.Operasi dan Perawatan 950.000 1.100.000 Total Seluruh Biaya(TB) 7.032.500 950.000 1.100.000

II Manfaat-manfaat 1 Manfaat Berujud Pengurangan Biaya Operasi 3.890.000 4.230.000 Pengurangan Kesalahan Proses 1.500.000 1.500.000 Total Manfaat Berujud 5.390.000 5.730.0002 Manfaat tak berujud

Peningkatan kinerja personil 1.300.000 1.300.000 Total Manfaat tak berujud 1.300.000 1.300.000 Total Manfaat(TM) 6.690.000 7.030.000 Proceed (TM - TB) 5.740.000 5.930.000

1) Metode Pengembalian ( Payback Period )

Dari perhitungan untuk. Nilai payback period dari investasi sistem baru adalah 1

tahun, 2 bulan dan 19 hari.

2) Metode Pengembalian Investasi (Return Of Investment)

Sistem ini akan memberikan keuntungan pada tahun ke-2 sebesar 51,20%

dari biaya pengadaan, sehingga sistem ini layak di gunakan.

3) Metode Nilai Sekarang Bersih ( Net Present Value )

Dari hasil perhitungan yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa jumlah

keuntungan yang diterima pada tahun ke-2 adalah : Rp 3.086.508 atau NPV

lebih besar dari 0, maka proyek tersebut layak dilaksanakan.

3.5 Perancangan Sistem

a) Flowchart

Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di

dalam program atau prosedur system secara logika yang digunakan sebagai alat

Bantu komunikasi dan dokumentasi. Bagan akir system (system flowchart)

merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari

sistem, dan menunjukkan apa yang dikerjakan didalam sistem.

PengolahanData Siswa

SiswaKelas Det.BiayaBiayaPegawai

PengolahanData Det.

Biaya

PengolahanData Biaya

PengolahanData Kelas

PengolahanData Pembyrn

SOP

PengolahanData Pegawai

Input DataSiswa

Input Data Pegawai Input Data PembyrnSOP

Input DataKelas

Input DataBiaya

Input DataDet.Biaya

Data Siswa Data PegawaiData

PembayaranSOP

Data Kelas Data Biaya Data Det.Biaya

PembuatanLaporan Siswa

PembuatanLaporanPegawai

PembuatanLaporan Biaya

LaporanSiswa

LaporanPegawai Laporan Biaya

PembuatanLaporan

SPP

PembuatanLaporanlain-lain

Laporan SPP LaporanLain-lain

Pembayaran SPP Pembayaran Lain

PembuatanLaporan Det.

Biaya

Laporan Det.Biaya

Petugas

PengolahanData Petugas

Input DataPetugas

Data Petugas

PembuatanLaporan

Kelas

LaporanKelas

PembuatanLaporanPetugas

LaporanPetugas

Gambar. Flowchart yang diusulkan

b) Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)

Diagram arus data (Data Flow Diagram) merupakan alat

perancangan sistem yang berorientasi pada alur data yang dapat digunakan untuk

penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan

oleh professional sistem kepada pengguna maupun pembuat program.

Siswa Proses

PembayaranSOP

TU

Kepala Sekolah

DataSiswa

LaporanPembyrn

SOP

Input dataPengolahandata

Gambar. DFD Level 0 Sistem Pembayaran SOP

TU

1.0Olah Data

Siswa

2.0Olah DataPegawai

3.0Olah DataPembayara

n SOP

5.0Olah Data

Biaya

4.0Olah Data

Kelas

6.0Olah DataPetugas

Siswa PetugasBiayaKelasPembayaran SPPPegawai

13.0PembuatanLap. Biaya

10.0Pembuatan

Lap.Pembayaran

SPP

9.0Pembuatan

Lap.Pegawai

8.0PembuatanLap. Siswa

TU Kepala Sekolah

7.0Olah DataDet.Biaya

Det. Biaya

14.0PembuatanLap. Det.

Biaya

12.0Pembuata

n Lap.Kelas

Pembayaran Lain

11.0Pembu atan

Lap.Pembayaran

Lain

Laporan-laporan siapdi periksa

Laporan-laporanselesai di periksa

15.0Pembuatan

Lap.Petugas

Gambar. DFD Level 1 Sistem Pembayaran SOP

4 Hasil Penelitian dan Pembahasan

Implementasi merupakan tahap meletakan sistem supaya siap untuk

diopersikan. Ini adalah langkah awal untuk menentukan jangka waktu yang

diperlukan dalam tahap implementasi.

4.1 Menetapkan Rencana Implementasi

Rencana implementasi merupakan suatu arah dan batasan yang harus

dilaksanakan. Agar kegiatan implementasi dapat beroperasi sesuai dengan harapan,

maka harus disusun jadwal waktu rencana kegiatan implementasi.

4.2 Kegiatan Implementasi

Kegiatan dalam tahap ini adalah sebagai berikut :Tabel. Kegiatan Implementasi

No Rincian Kegiatan Minggu I

MingguII

Minggu III

Minggu IV

1 Seleksi Personil #####2 Instalasi Software #####

3 Testing Sistem ##### #####4 Konversi Sistem #####

4.3 Melaksankan Kegiatan Implementasi

Kegiatan Implementasi didasarkan pada bentuk kegiatan yang telah

direncanakan. Adapun bentuk kegiatan yang dilaksanakan adalah sebagai berikut:

a) Seleksi Personil

Personil yang dipilih untuk menjalankan sistem ini adalah karyawan

bagian tata usaha. Karyawan yang akan mengoperasikan sistem baru ini harus

orang yang benar-benar memahami sistem karena akan terlibat dalam

mempersiapkan masukan, memproses data, dan melakukan hal-hal yang

berkaitan dengan sistem.

User dalam hal ini adalah personil merupkan factor utama dalam

kesuksesan suatu sistem informasi. Tujuan melakukan pelatihan personil adalah

agar personil yang ditunjuk untuk menjalankan sistem yang dirancang tidak

mendapatkan kesulitan pada saat menjalankan sistem.

b) Instalasi software dan hardwarePerangkat keras harus dipersipkan adalah 1 unit komputer beserta

sebuah printer sebagai alat cetak. Ketika membeli 1 unit komputer biasanya

dilengkapi dengan perangkat lunak berserta sistem opersinya. Langkah

selanjutnya adalah menginstal program aplikasi khusus yang digunakan untuk

sistem pembayaran SOP bagi siswa di MAN Purworejo.

c) Pengetesan Program

Pengetesan program bertujuan untuk menghindari kesalahan-

kesalahan program tersebut. Jika sistem yang dibuat telah memenuhi

permasalahan yang diminta maka sistem dinyatakan layak dalam

penggunaanaya dan jika tidak sesuai maka dilakukan pengecekann dan

perbaikan ulang terhadap bentuk kekurangannya.

Pengetesan program dilakukan pada bagian pembayaran dilakukan

dengan pihal-pihak yang berkepentingan terhadap sistem tersebut. Hal ini

bertujuan untuk mengetahui apakah sistem yang dibuat sudah membantu

menyelesaikan permasalahan yang ada atau sebaliknya.

d) Untuk penerapan sistem informasi pembayaran SOP bagi siswa di MAN

Purworejo dilakukan konversi secara paralel. Sistem lama dan sistem baru akan

diopersikan secara bersama-sama untuk menyakinkan bahwa sistem baru telah

dioperasikan dengan baik sebelum sistem lama dihentikan.

e) Implementasi Program

Implementasi program merupakan bentuk program yang dijalankan

pada sistem yang dikembangkan. Untuk mengakses Aplikasi Pembayaran SOP

Siswa dapat dilakukan dengan melakukan double klik pada aplikasi

tersebut, maka nantinya akan muncul form utama dari aplikasi itu.

4.3.1 Menu Log InKita dapat mengakses Aplikasi Pembayaran SOP dengan menu

ini, yaitu dengan cara mengklik start pada menu windows kemudian pilih aplikasi

atau bisa dengan shortcut yang telah ada. Setelah itu maka akan tampil :

4.3.3.1 Menu LoginMenu Login merupakan jendela yang muncul pertama

kali sebelum masuk ke dalam program atau menu utama. Login

berfungsi untuk menjaga keamanan akses pengguna.

Gambar. Menu Login

4.3.3.2 Menu Utama

Gambar. Menu Utama

Menu utama akan tampil jika password diisi dengan benar. Menu Utama

yang digunakan untuk menampilkan File, Data, Transaksi, Laporan,

Bantuan, Lain-lain.

4.3.3.3 TransaksiTransaksi berfungsi untuk transaksi pembayaran yang berkaitan dengan

Pembayaran SOP, seperti :

a) Form Data Pembayaran SPP

Gambar. Pembayaran SPP

b) Form Data Pembayaran Lain

Gambar. Pembayaran Lain

c) Daftar Pembayaran SPP

Gambar. Daftar Pembayaran SPP

d) Daftar Pembayaran Lain

Gambar. Daftar Pembayaran Lain

5 Penutup

5.1 Kesimpulan

Dari berbagai penjelasan yang telah diuraikan dalam laporan ini. Maka dapat

disimpulkan berbagai hal sebagai berikut:

a) Lebih efisien karena proses transaksi pembayaran dapat dilakukan dengan

cepat.

b) Sistem pembukuan administrasi pembayaran lebih terstruktur karena

dilakukan secara terkomputerisasi.

c) Biaya yang dikeluarkan dari proses pencatatan pembayaran sampai

pembuatan laporan lebih kecil.

d) Informasi yang dihasilkan lebih akurat karena sistem dibuat dengan

meminimalisasi kesalahan.

5.2 Saran

Adapun saran-saran yang dapat penulis sampaikan pada perusahaan antara

lain:

1) Alangkah baiknya sistem yang baru diterapkan pada MAN Purworejo untuk

mengurangi masalah dan kelemahan sistem pembayaran.

2) Perlu adanya pengembangan dari sistem yang telah digunakan dan menjadi

sistem informasi yang baru yang lebih baik serta dapat membantu

pengolahan data pembayaran. Dengan demikian, sistem pengolahan data

pembayaran yang dahulu masih manual menjadi sistem yang baru.

3) Penerapan sistem terkomputerisasi pada MAN Purworejo ini sangat penting

untuk membantu kelancaran operasional didalam sekolah tersebut.

4) Aplikasi ini masih jauh dari kesempurnaan, jadi dalam pengembangan

system masih dibutuhkan karena masih jauh dari sempurna.

DAFTAR PUSTAKA

Country, 1998

http://kuliah.dinus.ac.id/ika/asi1.html

Jerry FitzGerald, Ardra F.FitzGerald, Warren D. Stallings, Jr., Fundamentals of System Analysis ( edisi kedua; New York:John Willey & Sons, 1981), hal 5.

Kartikawati, Etty. 1994. Materi Pokok Profesi Keguruan. Jakarta: Universitas terbuka

Robert N. Anthony, John Dearden, Management Control System, ( Edisi keempat; Illinois: Richard D. Irwin,1980 ), hal.125-126

Robert A. Leith / K. Roscoe Davis “ Accounting Information System”, J, Prentice Hall, 1983,

hal 6