BAB I

PENDAHULUAN

Manajemen praktek dokter gigi merupakan proses untuk mendapatkan dan mengalokasikan input dalam praktek (sumber daya manusia dan sumber daya ekonomi) dengan perencanaan, pengorganisasian, staffing, memimpin, dan mengendalikan untuk tujuan output produksi (pelayanan) yang diinginkan oleh pasien sehingga tujuan praktek tercapai.

Fungsi pengawasan adalah yang paling langsung berhubungan dengan analisis praktek. Fungsi ini mencakup seluruh kegiatan yang dilakukan untuk memastikan bahwa pengoperasian aktual praktek sesuai dengan operasi direncanakan. Kegiatan ini berkaitan dengan evaluasi kinerja individu serta evaluasi praktek secara keseluruhan.Dalam melaksanakan praktik dokter gigi harus sesuai dengan target dan tujuan yang telah ditetapkan, bekerja sesuai dengan tugas dari masing-masing staf, memberikan pelayanan bagi kebutuhan pasien, serta melaksanakan etika dan kedokteran yang berlaku. Pengawasan dan evaluasi praktek dokter gigi perlu dilakukan agar menjadi lebih baik dan sukses seperti yang diharapkan.

Dalam menjalankan bisnis pelayanan kesehatan, seorang dokter gigi mempunyai peran ganda. Peran pertama adalah sebagai tenaga profesional yang tugas dan fungsinya adalah memberikan pelayanan medis kedokteran gigi secara holistik kepada para pelanggan (pasien) sesuai standar profesi yang berlaku. Peran kedua adalah sebagai investor atau pemodal usaha yang tugas dan fungsinya mengupayakan roda bisnis pelayanan dapat terus berjalan sesuai tatanan manajemen, baik manajemen pelayanan, manajemen keuangan, manajemen logistik atau bentuk manajemen lainnya.Analisis praktek dapat didefinisikan sebagai penilaian atau evaluasi yang sedang berlangsung dari praktek gigi untuk menyediakan informasi untuk membuat perubahan dan mengambil tindakan korektif. Praktik analisis tergantung pada tujuan praktek, pengumpulan data yang akurat, dan pengambilan keputusan yang baik.

Beberapa hal yang harus diperhatikan apabila kita ingin praktek dokter gigi yang dijalankan berhasil antara lain mengetahui petunjuk-petunjuk sukses sebagai dental team. BAB II

TINJAUAN PUSTAKA2.1 ANALISIS PRAKTIK Tujuan dari pembahasan ini adalah untuk menyajikan prinsip-prinsip dan konsep manajemen praktek gigi dengan tujuan pengembangan keahlian yang dibutuhkan untuk mengoperasikan salah satu bentuk bisnis kecil-praktek gigi. Dokter gigi, bagaimanapun, harus tahu kapan meletakkan prinsip-prinsip ketika bekerja bekerja. Sinyal tertentu dalam praktek menunjukkan pada dokter gigi bahwa keputusan manajerial harus dilakukan. Sinyal ini dideteksi melalui analisis yang sering dan secara hati-hati. Praktisi harus bisa menganalisis semua kegiatan dalam praktek, apakah terkait dengan penjadwalan janji, kualitas asuransi, atau cash flow.

Bab ini akan menunjukkan bagaimana analisis praktek dapat diterapkan ke area financial utama dan area nonfinansial dalam praktek gigi dan bagaimana dokter dapat mendeteksi sinyal yang mengidentifikasi masalah yang memerlukan keputusan manajerial.

Manajemen praktek dokter gigi didefinisikan sebagai proses untuk mendapatkan dan mengalokasikan input dalam praktek (sumber daya manusia dan sumber daya ekonomi) dengan perencanaan, pengorganisasian, staffing, memimpin, dan mengendalikan untuk tujuan output produksi (pelayanan) yang diinginkan oleh pasien sehingga tujuan praktek tercapai.

Fungsi pengawasan adalah yang paling langsung berhubungan dengan analisis praktek. Fungsi ini mencakup seluruh kegiatan yang dilakukan untuk memastikan bahwa pengoperasian aktual praktek sesuai dengan operasi direncanakan. Kegiatan ini berkaitan dengan evaluasi kinerja individu serta evaluasi praktek secara keseluruhan. Fungsi pengawasan juga menunjukkan perlunya mengambil tindakan perbaikan ketika kinerja tidak konsisten dengan standar yang telah ditentukan atau dan tidak sesuai tujuan. Untuk mengambil tindakan perbaikan yang tepat, praktisi harus mempunyai metode untuk mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan. Setelah suatu area telah diidentifikasi, dokter harus menilai berbagai solusi yang biasanya tersedia.

Analisis praktek dapat didefinisikan sebagai penilaian atau evaluasi yang sedang berlangsung dari praktek gigi untuk menyediakan informasi untuk membuat perubahan dan mengambil tindakan korektif. Praktik analisis tergantung pada tujuan praktek, pengumpulan data yang akurat, dan pengambilan keputusan yang baik.

Praktik analisis penting untuk setiap praktek baru dan mapan. Ada banyak variabel yang dapat membuat perbedaan antara praktek yang tumbuh sehat dan satu yang berakhir dalam kebangkrutan. Banyak variabel dikenakan dalam analisis praktek telah dibagi dalam dua bidang utama: finansial dan nonfinansial. Sisa bab ini membahas area tersebut secara mendalam. Sedangkan sekilas, banyak dari area mungkin tampak tidak berhubungan, keberhasilan praktek gigi tergantung pada keterkaitan area-area tersebut..2.1.1 Bidang Keuangan

Bidang keuangan dalam praktek dokter gigi yang harus dianalisis secara teratur meliputi anggaran, laporan laba rugi, neraca, analisis arus kas, biaya, dan gaji. Seorang akuntan atau manajemen konsultan biasanya membantu dokter gigi dalam menganalisis hal-hal tersebut dan menyarankan solusi jika diperlukan. Bagaimanapun, ketergantungan pada konsultan, tidak boleh sedemikian besar sehingga dokter tidak dapat mengenali peringatan tanpa bantuan profesional. 2.1.1.1 Anggaran

Implisit dalam analisis praktek adalah rencana keuangan yang di harapkan dipatuhi oleh dokter gigi. Anggaran merupakan ekspresi formal quantitive dalam tunai dari rencana keuangan, termasuk tujuan yang diperlukan untuk pertumbuhan pribadi dan praktek. Harus jelas bahwa pribadi dan anggara praktek saling terkait, perbedaan dalam satu hal akan mempengaruhi hal lainnya.

Beberapa keuntungan mengembangkan anggaran untuk praktik adalah :

1. Untuk menentukan tanggungjawab perencanaan dengan memaksa dokter gigi berpikir ke depan

2. Untuk membantu dokter gigi mencapai tujuan praktek

3. Untuk memberikan harapan yang pasti yang berfungsi sebagai kerangka ideal untuk menilai kinerja selanjutnyaSebagian besar lembaga-lembaga pinjaman keuangan akan mengharuskan dokter gigi baru untuk mengembangkan anggaran untuk tahun mendatang jika mereka berharap untuk memperoleh pinjaman untuk memulai atau mengembangkan praktek. Mempersiapkan anggaran pribadi dan praktek yang tidak real dapat mengakibatkan penolakan pendanaan yang memadai. Anggaran praktek juga membantu merumuskan rencana yang menjamin suatu jumlah tunai yang cukup untuk membayar biaya tambahan. Ini sangat penting bagi praktisi baru yang mungkin tidak yakin berapa jumlah uang tunai yang dapat ditarik untuk penggunaan pribadi. Anggaran harus ditinjau secara berkala sehingga harapan yang tidak realistic dapat diidentifikasi dan dimodifikasi.Anggaran pribadi dokter gigi harus sesuai dengan pendapatan yang diproyeksikan bahwa praktek itu akan dapat beroperasi pada selama periode waktu yang sama. Karena itu penting untuk mengembangkan anggaran pribadi realistis dan untuk menentukan pendapatan aktual yang dibutuhkan untuk memenuhi beban secara tahunan. Dokter gigi baru bisa berdiskusi dengan akuntan dalam menentukan tingkat pendapatan yang dapat diharapkan untuk praktek serupa di daerah mereka. jika anggaran pribadi tidak dikonstruksi secara realistis, tidak harapan keuangan pribadi ataupun praktek akan terealisasi.

Anggaran praktek harus dipersiapkan setiap tahun dan dapat ditinjau kembali dengan seorang akuntan. Anggaran ini harus dibagi menjadi bagian beban dan pendapatan. Bagian beban harus mengidentifikasi semua biaya praktek bulanan. Hal yang sama berlaku juga untuk bagian pendapatan, pendapatan per bulan yang diantisipasi harus tercantum, dengan pertumbuhan rekening praktek (pasien baru), masa-masa liburan, dan hari libur. Bagian pendapatan setelah dikembangkan, dibandingkan dengan biaya yang diproyeksikan untuk menentukan apakah biaya dapat ditanggung oleh pendapatan praktik.2.1.1.2 Pernyataan PemasukanSeperti yang telah dijelaskan sebelumnya, pernyataan pemasukan dan keseimbangan lembar kerja adalah dua pernyataan keuangan yang penting yang harus dokter gigi review secara periodical. Pernyataan pemasukan, kadang-kadang menunjukkan pernyataan operasi, dan pemasukkan bersih selama periode waktu. Keseimbangan lembar kerja mengidentifikasi asset, liabilitas, dan ekuitas selama periode waktu.Pernyataan pemasukan dapat dipersiapkan dalam berbagai cara. Formatnya tergantung preferens dari dokter gigi dan akuntan. Seluruh pernyataan pemasukan, bagaimanapun juga, harus menunjukkan dasar-dasar informasi berikut : revenue, expenses, bad debts, dan pemasukkan sebelum pajak. Revenue adalah nilai dari barang dan pelayanan yang diberikan kepada pelanggan, yang adalah, fee, atau pembayaran kapitasi. Expenses adalah asset yang telah digunakan dalam seluruh revenue, atau seluruh biaya yang telah jatuh tempo selama periode waktu lampau. Perbedaan antara revenue dan expenses ditambah bad debts adalah menuju pada pemasukan dalam periode waktu.

Banyak praktisi menjadi lebih familiar dengan pernyataan pemasukan dibandingkan dengan baik dan karena lembar keseimbangan karena pernyataan pemasukkan menyebabkan keputusan hari per hari menjadi baik. Sejak pernyataan pemasukan lebih akurat, ini dapat dilakukan secara efektif dalam bulanan. Kebanyakan praktisi, mereview penyataan pemasukan lebih teratur daripada lembar keseimbangan.

Pernyataan pemasukan menujukkan hasil dari operasi untuk beberapa waktu dan dilabeli Untuk akhir periode (tanggal). Revenues - ( Expenses + Bad debts ) = Income

Kebanyakan pernyataan pemasukan digunakan oleh praktisi dental yang dikategorikan menjadi dua divisi mayor: operasi dan kapital (atau administrasi). Operating expenses adalah expenses diasosiasikan dengan biaya pelayanan antaran. Ini meliputi gaji, wages, keuntungan, layanan laboratorium, dan supplies. Capital expenses di sisi lain, kadang-kadang disebut general atau administrative expenses. Ini adalah expenses berasosiasi denagn pengaturan praktisi dan termasuk semua kategori pembayaran, utilities, asuransi, dan depresiasi. Biaya ini biasanya tidak secara langsung berelasi dengan layanan antaran.Biaya capital sering disebut biaya tidak terkontrol, biaya operasi ialah biaya terkontrol. sebagai contoh biaya tidak terkontrol biaya sewa selama lima tahun. biaya terkontrol seperti gaji.Semua dokter gigi harus cermat dalam memonitori pemasukan dan pengeluaran, terutama selama beberapa bulan pertama praktek. pemasukan bulanan harus dibandingkan dengan dana praktek selanjutnya untuk menentukan ketepatan perencanaan finansial setiap tahunnya. Deviasi utama pada pemasukan dan pengeluaran sebaiknya didiskusikan dengan akuntan atau dokter gigi lain.Analisis vertikal dan horizontal. Analisis horizontal dibandingkan bagian spesifik pemasukan dengan bagian identik dari pemasukan lain. sebagai contoh tabel 19-3 perbandingan penghasilan dari waktu ke waktu. tabel 19- 3 diindikasikan pada penghasilan rendah dari bulan Mei ke Juli. penghasilan menurun dapat terjadi secara rutin pada tahun awal ketika pasien mengambil liburan atau dokter gigi ttutup selama liburan. analisis horizontal membantu dokter gigi menguji dan membandingkan dengan yang terdahulu.May 1980July 1980

Revenue (fees earned)$6,000$4,000

Expense

Salaries$1,047$1,047

Payroll taxes100100

Automobile expense2525

Bad debts1717

Dues and subscriptions2020

Gas and electric90150

Insurance4747

Laboratory fees700450

Legal and accounting fees8383

Miscellaneous expenses2015

Office and postage expenses 4242

Professional development1000

Rent 400400

Supplies 233233

Telephone 100100

Total expenses$3,024$2,729

Net income $2,976$1,271

Tabel 19-3 analisis horizontalAnalisis vertikal merupakan teknik lain yang bisa digunakan untuk menganalisis pemasukan. Dibandinkan membandingkan pendapatan dengan perbedaan waktu, analisis vertikal dibandingkan dengan penghalisan atau biaya dengan pendapatan yang sama.Bermacam- macam rasio pada analisis vertikal sebagai indikator kelemahan dan kekuatan dokter gigi. Untuk menyelesaikan masalah harus dibantu oleh akuntan atau praktisi.Meskipun banyak rasio, yang paling sering digunakan adalah net profil ratio dan overhead ratio.1. Net profit ratio = net profit (income)

Revenue (fees earned)

= $ 35,000

$ 70,000

Net profit ratio = 1 : 2

2. overhead ratio = total expenses

revenues (fees earned)

= $ 35,000

$ 70,000

overhead ratio = 1 : 2

overhead ratio x 100 percent = overhead percent = x 100% = 50%Rasio profit bersih dihitung dengan membagi profit bersih dengan pendapatan. Bila membandingkan dengan rasio yang dihitung dari pemasukan yang lain dapat ditemukannya indikasi kenaikan atau penurunan pemasukan. Hal ini sangat penting untuk membuat perencanaan pribadi karena seorang dokter gigi harus membayar biaya praktek sebelum menghitung biaya untuk keperluan pribadinya. Berdasarkan data, perbadingan dengan rata-rata nasional atau regional, dapat menjadi suatu petunjuk untuk pertumbuhan praktek dokter gigi. Rasio pengeluaran tambahan ,dihitung dengan membagi biaya praktek dengan pendapatan, akan memberikan informasi pada dokter gigi tentang pengeluaran tambahan praktek.

Jika rasio ini dihitung dari analisis horizontal, perhitungan menunjukkan sebagai berikut:

May 1980

Ratio Profit Bersih= 1:2

Persentase Pengeluaran Tambahan =50

July 1980

Rasio Profit Bersih = 1:3

Persentase Pengeluaran Tambahan = 68

Saat melihat informasi ini, seorang dokter gigi harus memperhatikan perubahan persentase dan rasio di atas yang terjadi dalam jangka waktu tersebut. Jika dibandingkan antara keduanya, dua dollar pendapatan menghasilkan satu dollar pendapatan bersih (1:2 pada May 1980) dan juga pada July 1980, menunjukkan lebih efektifnya operasi bisnis di bulan May 1980.

Rasio ini umumnya digunakan oleh dokter gigi dan dapat dengan mudah dibandingkan dengan gambaran local maupun nasional. Banyak praktek dokter gigi yang beroperasi pada kisaran 50-60 persen untuk rasio pengeluaran tambahan. Pada praktek yang lebih besar , rasio dapat bertambah hingga 60-70 persen, tapi perlu diingat bahwa pertambahan ini dipengaruhi oleh lebih banyaknya bentuk perawatan dari dokter gigi dalam satu tempat praktek. Praktisi baru mungkin akan mendapatkan pengeluaran tambahan hingga 70-80 persen pada tahun pertamanya dikarenakan terbatasnya jumlah pendapatan kotor. Persentase ini dapat diubah berdasarkan bagaimana seorang dokter gigi menentukan kompensasi nya, sepeti gaji pegawai atau pemasukan bersih.

Seperti penjelasan sebelumnya, biaya praktek dan biaya pribadi sangat mempengaruhi pemasukan/income. Sebagai contoh, jika target income dibutuhkan untuk menghitung biaya pribadi dan jika income ini tidak cukup untuk menghitung biaya pribadi, penyesuaian budget harus dibuat. Pada kasus ini, biaya pribadi harus disesuaikan, pemasukan bersih juga harus ditingkatkan, atau lakukan peminjaman. Tidak masalah rasio mana yang digunakan untuk menganalisis gambaran financial, tapi yang jelas harus dapat menyelesaikan masalah biaya atau pemasukan. Tetapi rasio yang dipakai harus dapat dijadikan ukuran untuk gambaran financial keseluruhan praktek KG yan pasti dan dapat dipercaya.2.1.1.3 Analisa Break-even (Impas)Para praktisi pada akhirnya sering dihadapi keputusan untuk menambah staf atau membeli alat baru untuk meningkatkan kemampuan mereka memberi layanan dokter gigi. Lainnya membutuhkan tambahan informasi untuk menetapkan harga yang pantas untuk jenis layanan tertentu. Semua keputusan ini dapat dipertimbangkan secara lebih objektif dengan mempelajari buku tentang produksi dengan biaya dan pendapatan yang terlibat, yang biasa disebut analisa break-even. Teknik ini membantu dokter gigi untuk menentukan biaya dan manfaat dari setiap keputusan secara objektif.Tercakup di dalam teknik ini adalah pemahaman mengenai fixed cost (biaya tetap) dan variable cost (biaya tak tetap). (Untuk menghindari kesalah-pahaman tentang biaya dan pengeluaran, perlu diingat bahwa semua pengeluaran sebenarnya merupakan biaya. Namun istilah pengeluaran belum dapat diterapkan sebelum biaya sudah habis atau sudah digunakan. Misalnya, biaya sewa untuk gedung selama satu tahun adalah sebesar $12,000 (atau $1,000 sebulan), maka pada akhir dari bulan pertama, biaya sewa sebesar $1,000 sudah dikeluarkan). Biaya tetap adalah pengeluaran yang tidak berubah akibat produksi nyata, misalnya, uang sewa dan listrik. Sebaliknya, biaya tak tetap adalah pengeluaran yang bervariasi sesuai produksi. Untuk praktisi gigi, contohnya adalah ongkos pembelian amalgam dan karet matrix. Akuntan dapat membuat analisa break-even secara aljabar maupun grafik. Gmb.19-5 secara grafik menunjukkan konsep dari analisa break-even ini. Pada titik dimana pemasukan bersih adalah 0 disebut titik break-even/impas. Disini tingkat produksi menunjukkan pemasukan yang setara dengan pengeluaran. Seperti halnya ratio modal, maka titik break-even dapat dirubah secara nyata jika sudah dimasukkan dengan gaji dokter dan lain-lainnya sebagai biaya total praktek. Terlihat jelas bahwa jika gaji dokter gigi belum dimasukkan dalam biaya pelaksanaan usaha/praktek dokter, maka titik break-even bisa jauh lebih rendah. Pada kasus hendak menambah alat operasi pada praktek, maka dokter gigi bersama akuntan atau konsultan praktek dokter gigi perlu membuat proyeksi dari pendapatan yang akan dihasilkan jika alat/kursi operasi ditambahkan. Untuk melengkapi analisa, maka perkiraan biaya variabel/tak tetap ini perlu dihitung. Biaya tetap memang lebih mudah dihitung karena tidak berubah dengan fluktuasi produksi. Penghitungan bila menambahkan alat operasi didasari data berikut: depresiasi nilai alat, asuransi dan volume. Meski analisa break-even tidak digunakan secara rutin dalam praktek dokter gigi, hal tersebut dapat membantu para praktisi untuk membuat keputusan sehubungan perluasan praktek dan penyesuaian ongkos dokter gigi. Semua informasi yang diperlukan untuk melakukan analisa break-even dapat diperoleh dari neraca pendapatan praktek dokter gigi.2.1.1.4 Balance Sheet / Lembar Keseimbangan

Balance sheet merupakan laporan yang terdiri dari asset, passiva / pertanggung jawaban, nilai keuntungan pemilik. Asset merupakan kepunyaan yang dipergunakan dan termasuk peralatan / perlengkapan serta claim terhadap pihak lain (nilai yang dapat diterima). passiva merupakan hutang kepada pihak lain , pemegang saham, dan kreditor dari suatu pekerjaan. Nilai keuntungan pemilik adalah claim dokter gigi terhadap asset setelah tanggung jawabnya dikerjakan. Dalam pekerjaan, terdapat penggabungan / kerjasama, nilainya dapat menjadi lebih besar karena beberapa pemilik modal biasanya mengkontribusikan harta miliknya. Balance sheet biasanya mendata asset yang dimiliki pada bagian atas dan passiva pada bagian bawah. Contoh dari balance sheet untuk pekerjaan dental tanpa ada penggabungan ditunjukkan pada gambar 19-6. Asset pada gambar 19-6 menunjukkan dimana sumber dialokasikan sesuai tanggal dengan kategori tertentu dan dengan jumlah nilai tertentu.Asset biasanya dikategorikan menjadi current dan yang long term asset. Current asset dapat dengan mudah dikonversi dalam nilai uang. Asset ini didata dengan tujuan mengurangi likuiditas, jadi nilai uang biasanya didata pertama kali, biasanya diikuti oleh nilai yang dapat diterima, inventaris, pembayaran yang lebih dulu, dan pengeluaran yang tertangguhkan. Long term asset tidak dapat secara langsung dikonversi ke nilai uang; likuiditasnya rendah. Contoh umumnya adalah peralatan dental, tempat, dan fasilitas praktek. Kategori tanggung jawab dan keuntungan pemilik umunya didata dengan pengasosiasian nilai uang. Passiva dibagi menjadi kategori current dan longterm. Passiva current meruapkan kewajiban yang harus dokter gigi bayarkan dalam waktu 1 tahun. Contohnya termasuk nilai-nilai yang harus dibayarkan seperti gaji pegawai, tagihan perusahaan pemasok alat-alat dental, dan pajak. Passive longterm adalah nilai yang harus dibayarkan pada periode yang lebih dari 1 tahun. Keuntungan pemilik pada balance sheet terdiri dari sumber penghasilan atau dana yang dimiliki dokter gigi investasikan pada tempat praktek. Secara jelas, kebanyakan dokter gigi baru tidak memiliki nilai keuntungan pemilik pada balance sheet, karena pinjaman yang digunakan sebagai modal.Dinamakan balance sheet karena dana pada kedua sisi harusah sesuai. Total sumber dana financial akan selalu sesuai dengan sumber dana / modal dari pemilik. Konsep ini didasari asset = tanggung jawab + nilai keuntungan pemilik.Bagi praktisi baru, angka pinjaman jangka panjang akan menjadi besar. Jika nilai relative atau nilai absolute pinjamantidak menurun dalam satu periode. Dokter gigi bisa saja tidak mengelola praktik dengan baik. Misalnya, hutang jangka panjang yang meningkat mengibaratkan bahwa terlalu banyak uang yang dipinjam. Dokter yang tidak mengelola keuangan mereka dengan baik, maka akan jatuh ke dalam perangkap pinjaman dana pendapatan pembayaran pajak staff. Secara efektif, ini dapat menyebabkan meningkatnya hutang dengan pajak yang tinggi.Analisis horizontal dan vertical, diterapkan dengan teknik pada neraca keseimbangan mirip dengan cara membuat neraca pendapatan. Analisis ini sangat membantu untuk melihat keseimbangan pengeluaran tiap bulan maupun tiap tahun.Analisis horizontal digunakan sebagai perbandingan kategori nilai keseimbangan yang satu dengan yang lainnya. Analisis vertikal memberikan perbandingan rasio piutang untuk total aktiva lancer dan dapat menunjukkan seberapa baik kebijakan dalam bekerja. Aktiva merupakan semua sumber dana yang saat ini sedang dipakai.

Berbagai rasio dari kategori balance sheet dapat digunakan untuk mengawasi pelaksanaan praktek keuangan. Rasio yang sering digunakan dalam kegiatan kedokteran gigi adalah current ratio, yang dihitung dengan membagi jumlah modal (current asset) dengan kewajiban (current liabilities). Banyak akuntan yang setuju bahwa current ratio yang baik untuk bisnis kecil adalah 2:1. Maksudnya di sini adalah bahwa jika semua kewajiban (liabilities) harus dibayar, praktek tersebut mendapatkan dua kali modal (current asset) di mana kewajiban (current liabilities), kewajiban finansial jangka pendek dengan mudahnya dicapai. Institusi peminjaman komersil (commercial lending institution) biasanya tidak akan memberi pinjaman tambahan kepada suatu kegatan yang dilakukan terus menerus jika rasio prakteknya di bawah 2:1. Sesuai dengan rasio pemasukan, rasio balance sheet tidak akan memberitahukan pihak pelaksana akan keputusan yang harus dibuat tetapi lebih ke memberikan sinyal peringatan bahwa beberapa bentuk tindakan managerial diperlukan.

2.1.1.5 Cash Flow AnalysisCash flow dapat diartikan sebagai aliran masuk uang (inflow) ataupun aliran keluar uang (outflow). Dari kebanyakan praktek kedokteran gigi, cash flow terdiri dari 5 area finansial, yaitu inventory control, working capital, accounts receivable, checking account, dan third party payment. Meminjam pinjaman tambahan merupakan solusi yang biasa diambil bila sedang mengalami kekurangan uang untuk memenuhi kewajiban finansial. Meskipun hal ini dikenal sebagai solusi sementara, pinjaman ini sebenarnya merupakan masalah jangka panjang karena pihak pelaksana wajib mengembalikan jumlah uang yang dipinjam, yang akan menjadi tambahan baru pada pengeluarannya (outflow).

Inventory control. Tujuan dari inventory control adalah untuk mengembangkan sistem yang menyediakan laporan yang akurat dari persediaan yang ada dan melaporkan bila dibutuhkan pembelian barang-barang tambahan. Seringnya, uang diinvestasikan dalam jumlah yang besar untuk barang-barang yang tidak terlalu digunakan dalam prakteknya. Dengan meninjau balance sheet, pihak pelaksana dapat menemukan hubungan dari keseluruhan inventaris dengan modal (current asset) sebanyak 20%. Dengan contoh ini, perhatian yang lebih harus diberikan secara langsung untuk mengontrol jumlah uang yang digunakan untuk inventaris. Banyak pihak pelaksana yang menerima diskon yang besar saat membeli barang-barang inventaris atau barang-barang tambahan dalam jumlah yang besar, dengan pemikiran bahwa inflasi akan merugikan mereka jika membelinya nanti. Hal ini bukan merupakan keputusan yang bijak, bagaimana pun juga, barang-barang tersebut memiliki batas waktu (dapat kadaluarsa). Jika mereka tidak menggunakannya sebelum tanggal kadaluarsanya, maka barang-barang tersebut harus dibuang. Biaya dari barang-barang yang dibuang ini harus dipertimbangkan apakah berlawanan dengan diskon yang diterima untuk pembelian dalam jumlah besar tadi. Pertimbangan lainnya yang dihadapi adalah kehilangan kesempatan untuk menggunakan dana yang diinvestasikan dalam inventaris untuk membayar rekening lainnya atau kehilangan investasi dalam jangka pendek.Modal kerja. Modal kerja dijelaskan sebagai aset yang ada dikurangi liabiliti. Dibeberapa tempat praktek, jumlah hutang meningkat secara cepat di awal-awal tahun, khususnya jika faktor semacam aliran dana tidak terkontrol. Masalah yang sering terjadi pada praktisi baru yaitu peminjaman uang untuk membayar pajak gaji para pegawai. Hal ini terjadi karena kesalahan dokter gigi yang tidak menyisihkan dana untuk menutupi pajak gaji. Dana yang ada mungkin telah digunakan untuk menutupi pengeluaran lain atau diambil untuk diri sendiri, sehingga menyebabkan kekurangan dana saat pajak gaji harus dibayarkan.Dokter gigi harus menyadari bukan hanya ada hutang praktek tapi juga hutang pribadi. Pengeluaran pribadi yang tidak terkontrol oleh praktisi baru telah diobeservasi oleh para akuntan. Membeli rumah mewah, mobil baru dan gaya hidup mewah merupakan contohnya. Rasio 2:1 mengimplikasikan keseimbangan yang kuat, dimana modal kerja sama dengan aset yang ada dikurangi liabiliti.Modal kerja yang negatif atau modal kerja yang mendekati nol dapat menghasilkan hutang baru yang mendekati liabiliti yang ada. Daripada melakukan pinjaman baru untuk menutupi masalah modal kerja, akan lebih baik jika dokter gigi: (1) menghasilkan pemasukan tambahan dengan memberikan pelayanan lebih, (2) menaikkan tarif, (3) mengurangi pengeluaran praktek.Accounts receivable. Accounts receivable didefiniskan sebagai dana yang dimilik praktek untuk mengubah pelayanan. Akuntan memberikan berbagai saran tentang harus tidaknya dokter gigi harus memiliki accounts receivable yang formal yang terdiri dari: (1) billing cycle policy, (2) account aging analysis, (3) professional discount policy, (4) bad debt policy, (5) dental prepayment claims processing policy.Di satu sisi, beberapa akuntan merekomendasikan agar seluruh tarif dibayar tunai pada saat perawatan, dilain pihak, menyarankan dengan sistem pembayaran formal. Kebutuhan akan sirkumstansi komunitas dan finansial dari seorang dokter gigi harus dipertimbangkan ketika memutuskan untuk memiliki atau tidak memiliki program accounts receivable. Polis yang fleksibel, yang menghubungkan kedua pembayaran, bisa dibilang yang paling efektif.Faktanya, salah satu keuntungan dari praktek pembayaran tunai adalah tidak diperlukan adanya sistem pembayaran dan tidak adanya penangguhan pembayaran. Dikarenakan adanya tren inflasi beberapa tahun terakhir, uang yang dibayarkan beberapa bulan setelah perawatan, menajdi kurang bernilai dibandingkan ketika dibayarkan saat perawatan. Menentukan kebijkasanaan tentang pembayaran tunai untuk pelayanan dapat beresiko, hanya di wilayah dimana kebanyakan dokter gigi memberikan bon tagihan pada pasien atau pasien yang terbiasa dengan membayar dengan angsuran. Praktisi yang baru dapat saja kehilangan pasien jika dokter gigi lain menawarkan rencana pembayaran yang lebih fleksibel.Komponen yang paling penting dari program accounts receivable adalah aging analysis dari akuntan. Aging analysis dilakukan oleh akuntan untuk praktek atau dokter gigi yang dapat mengkorporasikannya ke iklan-iklan komersial. Banyak konsultan manajemen menyarankan accounts receivable praktek, dengan mengesampingkan usia, tidak melebihi lebih dari 1-1,5 dari produksi kotor 2 bulan. Hal lain yang lebih besar dari itu mengindikasikan dokter gigi tersebut rentan terhadap masalah aliran dana.

Nilai dolar dari semua penerimaan kontan dan jumlah yang dapat diterima adalah tidak selalu sama untuk produksi gross, disebabkan oleh : pertama, biaya profesional adakalanya dapat disesuaikan, membuat keseimbangan tanpa menerima upah. Diskon untuk pembayaran kontan dan kebaikan profesional adalah dua sebagai pertimbangan dalam penentuan biaya. Kedua, jumlah yang tidak terkumpul atau hutang yang bertambah. Banyak praktisi melaporkan bahwa tiga persen dari jumlah yang diterima adalah maksimum yang mana praktisi rata-rata adakan untuk hutang. Biasanya, ada tagihan dengan tanpa aktivitas pembayaran melebihi 90 sampai 120 hari adalah dipertimbangkan belum ditagih dan menjadi hutang. Dalam kasus ini, dokter gigi harus memutuskan apakah meneruskan mengumpulkan atau tidak hutang yang belum diselesaikan lewat pengacara atau lewat aden pengumpul. Ketiga, inflasi menyebabkan nilai nyata dari uang menurun dalam kekuatan pembayaran. Analisis berdasarkan faktor-faktor diatas harus dibuat sehingga kebijakan pengajuan rekening yang tepat dapat didirikan.

Penting bagi praktisi untuk memiliki sistem check dan balances sehingga dokter gigi tahu secara tepat apa keseimbangan yang belum diselesaikan dalam prakteknya. Sebagai tambahan, auditing bulanan dari buku kas induk dapat membantu dokter gigi dalam menentukan ketepatan pemasangan prosedur untuk jumlah yang diterima. Audit ini dapat diselesaikan dengan meneliti semua balances pada buku kas induk dan membandingkannya dengan total jumlah penerimaan lembar harian.

Cash flow dalam sistem penerimaan dapat diperbaiki dengan metode : pertama, pernyataan untuk servis yang diberikan dapat dibuat segera setelah janji terakhir rencana perawatan daripada menunggu sampai akhir bulan. Kedua, pernyataan mengenai harga dapat dibagi sesuai alfabet, pasien dengan nama akhir dimulai dengan huruf pertama sampai tengah alfabet dikirim pada tengah bulan, dan sisanya dikirim pada akhir bulan.

Pergantian dalam penerimaan hutang menyediakan ukuran tentang bagaimana mengumpulkan secara efisien uang tunai yang sewaktu waktu siap dipakai. Pergantian biasanya ditentukan oleh pengukuran jumlah rata rata dari pengumpulan harian yang dibutuhkan. Perputaran pergantian penerimaan hutang idealnya 30 hari. Pada praktisi, 45 hari adalah cukup biasa. Jika perputaran memanjang hingga 60 hari atau lebih, bagaimanapun, tindakan segera sebaiknya diberikan untuk mempercepat pengumpulan.

Rekening Giro. Seringkali seorang praktisi tidak mempunyai waktu yang cukup untuk menjaga kantor dan rekening cek pribadinya. Dana dalam rekening ini harus diawasi dengan baik. Seorang dokter gigi mempunyai tanggung jawab terbesar dalam mengawasi rekening giro kantor yaitu melakukan peninjauan. Dua kesalahan yang terjadi yaitu kurangnya pengkajian penggelapan dan akumulasi yang tidak perlu dari saldo kas yang besar. Penggelapan adalah sesuatu yang dapat terjadi di praktek mana pun. Jika dokter gigi pribadi menandatangani cek dan kemudian memeriksanya maka kemungkinan untuk penggelapan dapat diminimalisir dan kajian rutin biaya dapat dibuat. Menyimpan saldo yang besar di rekening giro regular untuk bisnis atau keperluan pribadi tidak dianjurkan, karena uang ini tidak menghasilkan bunga. Beberapa bank sekarang telah membuka rekening khusus yang dapat memberikan bunga, ini harus digunakan sedapat mungkin. Kebanyakan sistem pegboard telah menggabungkan program pemeriksaan.Beberapa praktek konsultan manajemen menganjurkan menggunaan sistem cek voucher. Ini hanya pemeriksaan dengan dua karbon yang digunakan untuk membuat akuntansi dan salinannya. Di bagian bawahnya yaitu stub di mana dokter gigi dapat memasukkan deskripsi biaya. Klasifikasi jumlah beban memungkinkan untuk dibuatnya ringkasan biaya di kemudian hari. Seringkali dokter gigi akan menugaskan pemeriksaan pemeliharaan account ini kepada seorang anggota staf atau dengan pasangan. Ini adalah pilihan yang layak jika proses tersebut cukup diawasi oleh dokter gigi.

2.1.1.6 Dental Prepayment Plans (Rencana Pembayaran Sebelumnya)Dental prepayment atau rencana pembayaran kelompok (pihak) ketiga ini umum digunakan pada kebanyakan praktek dokter gigi. Hubungan dokter pasien yang bersifat tradisional telah dimodifikasi dengan munculnya pihak ketiga yang membayar pelayanan untuk pasien. Proses tagihan yang tidak benar dapat menghasilkan penundaan dalam penerimaan pembayaran serta dapat menyebabkan masalah aliran keuangan, terutama pada tempat praktek yang sebagian besar pendapatannya berasal dari rencana pembayaran sebelumnya (dental prepayment plans). Kebanyakan perusahaan asuransi pada akhirnya akan membayarkan uang pembayaran dokter gigi yang telah diserahkan untuk membayar pelayanan untuk pasien.

Kebanyakan konsultan management praktek dokter gigi menyarankan petunjuk untuk meningkatkan hasil putaran aliran keuangan sehingga pembayaran lebih cepat diterima. Hal yang masih banyak diperdebatkan dalam sistem ini adalah mengenai apakah dokter gigi seharusnya menerima pembayaran secara langsung dari pasien dan mengizinkan pihak ketiga membayar kembali pasien atau apakah dokter gigi seharusnya dibayar kembali secara langsung oleh perusahaan pihak ketiga. Hal ini merupakan masalah pilihan, bergantung pada situasi yang ada, dapat dipilih pilihan yang sesuai. Untuk menerima pembayaran secara langsung dari perusahaan asuransi, pasien harus memberikan manfaat untuk dokter gigi.

Jika dokter gigi tidak merasa nyaman dengan menagih bayaran atas pelayanan terhadap pasien, surat kuasa yang harus ditandatangani oleh pasien. Dengan memilih opsi seperti ini, tanggung jawab untuk mengumpulkan saldo yang belum terselesaikan dari pihak ketiga akan diurus oleh dokter gigi serta stafnya. Hal ini dikenal sebagai assignment of benefits atau penyerahan kepenetingan. Perhatian harus diberikan dalam penyelesaian formulir tagihan yang tepat. Sebuah sistem harus dibentuk untuk memantau laporan penerimaan dari rencana pembayaran pihak ketiga.

Untuk tempat praktek yang menerima persentase yang besar sebagai penghasilan secara langsung dari rencana pembayaran dokter gigi, penting untuk memantau keakuratan formulir tagihan yang diajukan, waktu untuk mengajukan formulir tersebut, dan jangka waktu untuk menerima pembayaran. Perhatian yang tidak cukup pada hal-hal tersebut dapat menimbulkan masalah aliran keuangan yang berat.

2.1.1.7 Biaya Salah satu masalah umum yang dihadapi dokter gigi baru adalah memutuskan berapa banyak mereka harus mengeluarkan biaya untuk berbagai layanan. Biaya tradisional telah ditentukan oleh tiga faktor: (1) biaya overhead; (2) struktur biaya yang berlaku di daerah itu, dan (3) filsafat pribadi.

Dokter gigi baru memasuki masyarakat memiliki beberapa pilihan dimana mereka dapat menentukan biaya untuk jasa yang diberikan. Pertama, Biro Statistik Ekonomi dan Studi Perilaku Asosiasi Gigi Amerika melakukan survei biaya nasional setiap beberapa tahun. Dengan konsultasi ini, dokter gigi dapat catatan yang dikenakan biaya yang berlaku untuk layanan tertentu dalam wilayah geografis. Dengan meninjau statistik ini, jadwal biaya perwakilan dapat dikembangkan. Kedua, praktisi baru stabilished informal dapat meminta dokter gigi lain di masyarakat untuk layanan tertentu. Dokter gigi tidak dapat secara legal berkonsultasi, survei biaya lama yang mungkin telah disusun oleh masyarakat gigi lokal, namun, karena praktek ini adalah sebesar penetapan harga. Ketiga, praktisi dapat berbicara dengan operator pihak ketiga dan jadwal permintaan biaya mereka. Informasi ini dapat menyediakan dokter gigi dengan profil setempat biaya di wilayah geografis. Akhirnya, kelompok konsumen dapat dikonsultasikan. Mereka secara legal dapat mengumpulkan data tentang biaya untuk layanan medis dan gigi, dan data mereka mungkin panduan dalam membangun jadwal biaya. Hal yang penting untuk diingat adalah bahwa gigi praktisi tidak bisa secara formal membahas atau survei biaya pada tingkat lokal, karena ini bisa ditafsirkan sebagai perbaikan harga. biaya survey. Nasional, Namun, seperti yang dilakukan oleh asosiasi dokter gigi Amerika, adalah sah. Jika satu lagi untuk menghitung biaya yang tepat (harga) yang harus dibebankan untuk setiap layanan yang disediakan, banyak biaya yang berlaku yang dibebankan oleh dokter gigi harus diubah. Kadang-kadang dokter gigi sengaja akan menurunkan biaya untuk menarik pasien dalam praktek. Mereka dapat menurunkan biaya untuk layanan seperti radiologi, pemeriksaan (termasuk pengukuran tekanan darah), diagnostik gips, dan survei diagnostik. Peningkatan volume pasien dapat menebus biaya dalam waktu dan layanan. dokter gigi harus membuat keputusan ini dengan hati-hati, namun, dan harus mengakui bahwa biaya tersebut tidak mencakup biaya sebenarnya dari menyediakan layanan tersebut.Jika produksi telah meningkat namun laba bersih telah tetap sama, dokter gigi harus mempertimbangkan apakah biaya yang memadai. Dokter gigi harus terus-menerus memonitor biaya yang melibatkan semua jenis pelayanan laboratorium, karena harga tenaga kerja dan logam mulia berfluktuasi secara dramatis. Ketika mengumpulkan biaya untuk layanan ini, dokter gigi harus meminta setidaknya sebagian dari biaya yang akan menutupi semua biaya laboratorium sebelum pengiriman restorasi atau alat.Penyesuaian biaya. Penyesuaian biaya merupakan hal yang biasa dalam praktik . penyesuaian mungkin termasuk diskon untuk profesional lain, staf, anggota, keluarga, dan teman-teman. Penyesuaian tariff juga dapat mencakup diskon kepada individu-individu yang tidak mampu membayar biaya rutin dibebankan dalam prakteknya. di kebanyakan sistem ada kolom penyesuaian pada lembar hari di mana jumlah ini dapat dimasukkan. melakukan review bulanan untuk menentukan prosentase penyesuaian relatif terhadap total produksi merupakan ide yang baik untuk. mungkin mengejutkan beberapa praktisi untuk menemukan mereka memberikan diskon 10 hingga 15% dari total produksi mereka. dalam praktek baru ini mungkin suatu kebijakan yang perlu modifikasi cepatHasil aktual dari praktek dihitung dengan sejumlah produksi sebelum penyesuaian biaya. dokter gigi menemukan banyak kebijakan yang baik untuk membuat pasien menyadari penyesuaian biaya. ini dapat dilakukan dengan memasukkan biaya penuh layanan pada laporan dengan penyesuaian ditampilkan sebagai pengurang total produksi.Praktik itu harus ditentukan untuk penggantian staf karena staf harus dikembalikan sesuai dengan total produksi sebelum penyesuaian biaya. mungkin tidak adil untuk mengurangi pendapatan anggota staf karena penyesuaian biaya tidak berada di bawah kendali mereka.2.1.1.8 Gaji

Gaji yang dibayarkan kepada semua anggota staf harus ditinjau terus-menerus. Gaji biasanya merupakan persentase terbesar dari overhead kantor, terlepas dari ukuran praktek. ketika meninjau laporan laba rugi, rasio gaji dan upah untuk latihan beban total harus dihitung. Umumnya solo praktek rata-rata kurang dari 15% untuk kategori ini. praktek kelompok besar dapat memiliki persentase lebih tinggi, tetapi dalam banyak kasus tidak boleh melebihi 20% omset. Karyawan adalah indikator lain yang memungkinkan gaji tidak kompetitif. praktek dokter gigi yang memiliki pengalaman tingkat perputaran tinggi harus meninjau total paket kompensasi mereka untuk menentukan apakah gaji dan tunjangan yang ditawarkan sepadan dari yang ditawarkan oleh praktek yang sama di masyarakat2.1.2 Analisis Non-Finansial

Analisis nonfinansial intinys terfokus pada pasien dan staf. Teknik spesifik yang ada dalam menganalisis kesehatan finansial praktek belum terdapat pada area nonfinansial. Namun kedekatan terhadap konsep managemen dapat membantu dokter gigi menganalisis adanya penyimpangan pada area-area ini. Kepuasan pasien merupakan hal yang penting dalam pertumbuhan tempat praktek , sebagai hasil dari bukti penyerahan. Bagian akan menyoroti kategori nonfinancial yang utama: jaminan kualitas, produksi, efisiensi pengiriman, pekerjaan staf, jadwal kunjungan, dan menarik kembali pasien.

2.1.2.1 Jaminan KualitasMeskipun jaminan kualitas dapat memberi arti yang berbeda pada orang yang berbeda, areaini seharusnya menjadi perhatian primer pada tipe praktek kedikteran gigi apapun. Kualitas dalam buku ini mengacu pada definisi yang dikemukakan oleh Jerge dan rekannya, tingkat perawatan yang diberikan. Kualitas dinilai dalam hubungannya dengan standar pelayanan dan ukuran pendapatan yang ditentukan oleh individu yang mengetahuinya dalam bidang yang relevan. Kualitas pelayanan dapat diukur hanya oleh profesi, oleh sebab itu merupakan tanggung jawab profesi untuk meningkatkan metode-metode yang menjamin bahwa pasien akan memperoleh kualitas pelayanan yang tinggi.

Pertanggungjawaban dokter gigi: Karena profesi dokter gigi menentukan standar untuk pengajaran dan lisensi anggota-anggotanya, maka menjadi logis bahwa profesi menerima tanggung jawab untuk memastikan pasien dengan kualitas yang tinggi. Praktisi dokter gigi yang praktek sendiri biasanya berada pada kerugian yang terbesar untuk mengukur kualitas pengeluarannya. Oleh sebab itu beberapa factor harus diingat yang akan membantu dalam memonitor kualitas pelayanan. Pertama, seorang praktisi dapat dengan mudah memonitor jumlah waktu prosedur khusus yang dihabuskan oleh pasien-pasien. Hal ini dapat menjadi ukuran kualitas secara tidak langsung, karena repetisi pada pelayanan yang khusus dapat berdasarkan pada pemilihan kasus yang ringan, teknik yang lebih meningkat, pemilihan material yang rendah, dan lain-lain.

Riwayat dari pasien juga penting untuk kualitas seluruh pengobatan. Penilaian periodik dari catatan pasien, yang didasarkan pada criteria yang spesifik, dapat bagi dokter gigi ketika mencari defisiensi pada area ini. Pengukuran yang objektif untuk kepuasan riwayat pasien dengan praktek akan menjadi catatan bagi keluhan semua pasien. Dengan mengecek kembali semua keluhan, dokter gigi dapat mengambil tindakan berdasarkan hal yang berulang. Keluhan yang umum biasanya mengindikasikan adanya sesuatu yang salah dan perlu dikoreksi

Kualitas Staff. Seorang dokter gigi secara legal bertanggung jawab untuk semuar perawatan yang dilakukan selama praktek,ditinjau dari semua prosedur perawatan yang dilakukan dengan higienis, bukan sebuah kebenaran tapi sebuah kewajiban. Dokter gigi harus melatih asistennya untuk mengenali kekurangan dalam prakteknya seperti open contact, kekurangan jarak, adanya tambalan overhang. Hal ini membutuhkan pengecekan tambahan dan pengecekan keseimbangan untuk pasien yang ditambal. Pada daerah perawatan preventif, menaikkan standard melalui penggunaan bermacam-macam indeks plak akan membangkitkan keinginan pasien untuk menjaga kesehatan periodontal dan oral hygiene sebaik yang dapat dihasilkan dari pengukuran langsung kualitas pelayanan pencegahan.

2.1.2.2 Manajemen PasienDokter gigi harus mengerti bagaimana memuaskan pasien dengan perhatian yang pasien terima. Hal ini akan berdampak pada praktek secara positif dengan meningkatkan tingkat kembalinya pasien pada dokter gigi tersebut. Hal ini penting, pasien merasa puas, tidak hanya dengan perawatan yang langsung diterima, tetapi juga cara dokter gigi dan staffnya memperlakukan pasien.

Ada beberapa cara untuk mengukur tingkat kepuasan pasien. Satu cara yang paling mudah untuk membagikan kuesioner pada semua pasien setelah perawatan rutin. Kuesioner tidak dibagikan setiap kunjungan, tetapi setelah rangkaian perawatan diselesaikan atau ketika pasien diminta untuk datang kembali. Informasi yang diperoleh dari misalnya kuesioner dapat membangkitkan terjadinya perubahan pada beberapa area misalnya jadwal pertemuan, pembayaran dan hubungan interpersonal dengan staff kantor. Metode langsung tidak memakan biaya dengan dokter gigi mewawancarai pasien. Pada kasus ini, dokter gigi dapat langsung mewawancara setiap pasien ataupun secara acak setelah perawatan selesai. Hal ini akan lebih berkembang, bagaimanapun biaya dari prosedur ini dapat lebih besar daripada keuntungannya.

Semua staff harus disemangati untuk menyediakan pelayanan yang memuaskan dan menyenangkan pasien, membuat setiap percobaan untuk menjawab pertanyaan tentang prosedur dan kebijakan di praktek.

2.1.2.3 Produksi

Dalam kedokteran gigi, istilah produksi mengacu pada total nilai pelayanan dental yang telah diberikan.

Total produksi. Total produksi adalah produksi sebelum diberikan beberapa penyesuaian. Produksi seringkali dipengaruhi oleh jumlah pasien, tipe tugas yang dikerjakan oleh staf ahli, objektivitas dan preferensi praktisi, kemampuan bioteknik dan kecepatan kerja dokter gigi serta perkembangan cara pelayanan seperti sistem sit-down, four-handed.

Salah satu cara untuk mengukur produktivitas adalah dengan membagi pendapatan dalam waktu satu bulan atau satu tahun dengan jumlah waktu dokter gigi bekerja. Pengukuran ini akan memberitahukan pendapatan dokter gigi selama satu jam. Teknik yang diberikan dapat pula menentukan biaya pengeluaran selama setiap jamnya. Kalkulasi ini dicappai dengan membagi total pengeluaran dengan angka waktu (jam) praktek.

Produksi campuran. Pada dasarnya, praktisi baru akan menentukan tujuan dan sasaran yang berhubungan dengan tipe pelayanan dental yang akan diberikan,sehingga produksi campuran direkomendasikan untuk praktisi baru tersebut. Tanpa mengetahui sekilas mengenai produksi campuran, dokter gigi tidak akan pernah mendapatkan indikasi nyata apakah tujuan atau sasaran yang diinginkan telah ditemukan. Misalnya, praktisi berharap untuk memberikan pelayanan restrorasi dan periodontal, dalam waktu 6 bulan atau satu tahun, tinjauan produksi campuran pada pelayanan tersebut akan mengungkapkan apakah sasaran dan tujuan telah tercapai.Production changes over times. Sebagai praktisi yang mulai dikenal khalayak ramai, nantinya akan banyak pasien yang datang kembali. Sebagai konsekuensinya, proporsi yg lebih besar untuk pencegahan harus disediakan. Secara hipotesis, rehabilitative atau pelayanan restorative akan berkurang jika jumlah pasien menjadi stabil dan jika dokter gigi memberikan penyuluhan mengenai pelayanan preventif yang efektif. Namun, hal ini tidak akan terwujud jika terdapat pasien baru dengan jumlah yang banyak karena pasien baru membutuhkan lebih banyak perawatan. Jadi, seorang dokter gigi harus memperhatikan dengan seksama terhadap pelayanan yang diberikan, karena berhubungan dengan produktifitas. Pada penelitian objektif terhadap kondisi ini, praktisi tidak dapat lagi mengrontrol prakteknya dan membimbingnya menuju batas luar dari objektivitas pasien.2.1.2.4 Delivery EfficiencyDokter gigi juga harus memerhatikan cara mengorganisasi fasilitas praktek, bagaimana anggota staf diperlakukan, dan bagaimana untuk meminimalisasi stress dalam praktek. Tujuan keseluruhan dari delivery efficiency / efisiensi dalam pemberian pelayanan adalah untuk memberikan pelayanan yang maksimal dengan sumber daya dan usaha yang minimal, tanpa keraguan akan kualitas klinis. Pasien diuntungkan dengan biaya yang stabil, sedangkan dokter gigi dan staf diuntungkan dengan pemasukan yang meningkat karena produktivitas yang lebih besar, dan semua anggota dari praktek ini dapat menangani beban pekerjaan mereka dengan lebih efektif.

Sit down, four handed dentistry. Prasyarat dari praktek gigi modern adalah penggunaan konsep sit down, four handed dentistry / bekerja dalam keadaan duduk dan penggunaan sistem four-handed dentistry yang tepat.

Dokter gigi dapat dengan cepat menentukan betapa efektifnya menggunakan asisten dan menetapkan prinsip penghematan gerakan dengan menggunakan sistem four-handed dentistry. Pertanyaannya adalah:

1. Apakah asisten selalu digunakan?

2. Apakah suction digunakan oleh asisten sementara dokter melakukan prosedur restorasi atau bedah?

3. Apakah rubber dam digunakan secara rutin?

4. Apakah tray digunakan pada semua prosedur?

5. Apakah penyerahan instrumen antara dokter gigi dan asisten menggunakan sinyal tangan?

6. Apakah dokter gigi mempertahankan pandangan matanya pada rongga mulut atau tidak?

7. Apakah pada sisi asisten menggunakan cabinet yang dapat meminimalisasi pergerakan asisten dari tempat duduknya.

Walaupun pertanyaan-pertanyaan ini tidak meliputi semua prinsip sit-down, four-handed dentistry, namun dapat diterima dan melekat dengan prinsip-prinsip tersebut.

Analisis Tugas. Meningkatkan produktivitas erat hubungannya dengan menyerahkan tugas. Analisis tugas meninjau tiap bagian dari prosedur praktek, menjadikannya suatu tugas, menentukan tugas mana yang dapat diserahkan, dan, akhirnya, menentukan apakah tugas itu sudah diserahkan.

Ukuran Fasilitas atau Tinjauan Praktek dan Perlengkapan. Dokter gigi yang telah memiliki rencana pasti untuk mengembangkan prakteknya dengan cepat harus berlokasi pada fasilitas dimana alat-alat operasi tambahan dapat ditambahkan dengan mudah. Satu indikasi bahwa praktek harus diperbesar adalah menumpuknya janji temu dengan pasien. Penambahan perawat gigi atau dokter gigi lainnya dapat mengatasi masalah tersebut.

Tidak disarankan dalam praktek dimana ruang antara dokter-pasien dibatasi.

Penting untuk memilih fasilitas praktek yang lebih besar dari yang awalnya dibutuhkan namun yang apabila diperlukan perlengkapan operasi tambahan dapat ditempatkan dengan mudah.

Biaya untuk perlengkapan dental harus diperiksa secara berkala dengan pengertian bahwa perlengkapan itu nantinya akan harus diganti. Kemajuan teknologi pun dapat mengharuskan penggantian peralatan.

2.1.2.5 Kinerja StafUntuk membangun tempat praktek dokter gigi yang sukses dibutuhkan seorang dokter gigi yang selalu mengevaluasi cara kerja staff nya secara teliti, baik saat diberikan tugas maupun keahlian mereka dalam menambah ilmu dan kemampuan baru. Selain itu seorang dokter gigi juga harus mengevaluasi secara berkala teamnya untuk mengetahui apakah mereka bekerja secara efektif, kooperatif, dan suportif. Terdapat 2 tipe evaluasi yang akan dikemukakan, yaitu :

Evaluasi Kerja Individu. Evaluasi kinerja adalah salah satu tanggung jawab utama setiap supervisor. Evaluasi kinerja memberikan dasar untuk kenaikan gaji dan upah untuk merencanakan program pelatihan, untuk memilih individu untuk meningkatkan tanggung jawab, dan untuk memberhentikan karyawan yang tidak berkontribusi cukup untuk praktik tersebut. Dokter gigi harus mengevaluasi kinerja anggota staf secara berkelanjutan dan berkala. Evaluasi berkelanjutan kinerja adalah evaluasi yang berlangsung secara teratur dan memberikan timbal balik verbal pembantu yang berkaitan dengan tugas mereka. Jenis evaluasi dan timbal balik memastikan bahwa dokter gigi telah meluangkan waktu untuk mengamati setidaknya beberapa aspek kinerja tambahan yang secara teratur dan membantu menyadari persepsi dokter gigi tentang kekuatan dan kelemahan. Ketika dokter gigi mengamati dan memberikan timbal balik verbal tentang kejadian-kejadian yang sangat positif atau negatif, disarankan untuk membuat catatan dari mereka untuk menempatkan dalam folder personil karyawan. Catatan-catatan ini dapat digunakan ketika dokter gigi melengkapi suatu evaluasi tertulis lebih formal dari kinerja karyawan setiap tahun atau enam bulan.

Evaluasi kinerja pembantu formal setiap enam bulan atau satu tahun adalah jenis kedua dari evaluasi kinerja yang harus dilakukan dokter gigi. Evaluasi-evaluasi ini dan evaluasi atas kinerja wawancara menyediakan baik dokter gigi dan pembantu berkesempatan untuk mengidentifikasi dan mendiskusikan kekuatan dan kelemahan untuk mengembangkan rencana untuk memperbaiki kinerja di masa mendatang. Evaluasi berkala ini harus dilakukan secara tertulis dan diajukan secara kronologis dalam catatan personil karyawan. Proses ini mengurangi kesempatan adanya perbedaan pendapat tentang apa yang dikatakan dan disepakati dalam wawancara evaluasi kinerja sebelumnya. Dokter gigi harus ingat, bagaimanapun, bahwa evaluasi dan analisa kinerja anggota staf adalah sama pentingnya dengan menganalisis aspek keuangan dari praktik. Evaluasi tersebut, baik yang sedang berlangsung dan berkala, memberikan informasi yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja tambahan. Mereka juga menyediakan dokter gigi dengan catatan tertulis tentang tren kinerja dan dalam beberapa kasus dokumentasi tentang mengapa seorang pembantu dihentikan.

Tim evaluasi. Setiap dokter gigi yang berpengalaman mengakui bahwa kinerja individu efektif adalah hanya bagian dari suatu bangunan suksesnya praktik. Satu dapat memiliki sekelompok pembantu yang kompeten secara individu tetapi semua yang tidak bekerja sama secara kooperatif dan mendukung. Situasi di mana anggota staf tidak cocok, di mana ada konflik antara pembantu, atau di mana anggota tim tidak terlihat ketika orang lain berada di belakang dalam pekerjaan yang mengganggu setiap praktik dan pada saat yang merusak moral dan produktivitas. Sayangnya, dokter gigi sering menjadi orang terakhir yang mencari tahu tentang masalah antara stafnya (setelah masalah utama). Dokter gigi harus jeli pada komentar anggota staf satu sama lain atau kepada dokter gigi tersebut. Ketika komentar menunjukkan adanya masalah di antara anggota staf, dokter gigi harus mendengarkan dengan empati dan menggunakan pertanyaan tindak-lanjut untuk menentukan rincian dan beratnya masalah. Diskusi tentang kompatibilitas staf dan kemauan untuk bekerja sama juga dapat dilakukan selama wawancara penilaian kinerja. Jika diskusi ini berlangsung, dokter gigi harus membujuk anggota staf untuk membahas insiden khusus masalah yang dirasakan, bukan untuk mengkritik anggota staf lain pada umumnya.Cara lain untuk mengidentifikasi masalah yang berhubungan dengan total kinerja tim atau hubungan antara anggota tim adalah untuk mendorong diskusi mengenai isu-isu ini di rapat staf. Pembujukan diskusi kelompok secara jujur dan terbuka mengenai masalah ini, bagaimanapun, mensyaratkan bahwa dokter gigi membentuk sebuah lingkungan yang mendorong dan memperkuat diskusi tersebut. Menunjukkan kehangatan, empati, dan penghormatan terhadap anggota staf merupakan sebuah prasyarat untuk membahas masalah tim sukses dalam rapat staf.

Cara lain untuk menilai kinerja tim adalah meminta setiap anggota staf untuk mengisi kuesioner yang dirancang untuk mendapatkan apa yang dirasakan tentang hubungan komunikasi kelompok dan anggota staf. Sebuah contoh yang baik seperti kuesioner adalah Efektivitas Tim Survey. Hasil seperti kuesioner atau kuesioner dikembangkan dalam praktik singkat dapat diperiksa oleh dokter gigi sendiri atau oleh seluruh staf dalam pertemuan staf. Hasilnya akan menyediakan dokter gigi dengan informasi tambahan tentang kinerja tim dan efektivitas.

2.1.2.6 Appointment Scheduling (Penetapan Jadwal Pertemuan)Empat bidang penjadwalan janji untuk review adalah: (1). Waktu tunggu pasien untuk janji, (2). Waktu tunggu pasien di ruang tunggu; (3). Waktu yang dijadwalkan untuk setiap janji dibandingkan dengan waktu benar-benar digunakan, dan (4). Perkiraan waktu yang ditujukan untuk dokter gigi dan pembantu. Penting untuk diingat bahwa dokter gigi harus mengontrol penjadwalan janji. Tujuan khusus yang berhubungan dengan proference dokter gigi adalah untuk mengobati pasien harus ditetapkan. Sebagai contoh, di beberapa praktek Prosedur lebih kompleks yang dijadwalkan selama bagian awal dari hari dan pemutaran rutin, recall, dan prosedur klinis sederhana diselingi selama pagi dan sore hari. Pada awalnya praticioner dapat menentukan jumlah jam buka praktek sehingga pertemuan bisa dijadwalkan di awal.

Resepsionis harus mampu menyediakan dokter gigi dengan banyak faktor seperti keadaan darurat, pembatalan pasien, dan kegagalan pasien. Data ini dapat menunjukkan seberapa baik kebijakan penjadwalan yang dilaksanakan. Berbagai faktor dapat ditinjau kembali untuk menentukan efektivitas penjadwalan janji, memberikan beberapa indikasi seberapa baik dokter gigi dan waktu staf yang digunakan. 2.1.2.7 Patient RecallsSebuah program sangat penting untuk perkembangan praktek. Metode recall sangat bervariasi, tetapi harus terorganisir secara hati-hati. sehingga metode-metode tersebut tidak merusak penjadwalan praktek yang telah ada. Menurut Huntington, rata-rata sebuah sistem recall harus kembali setidaknya delapan puluh persen dari semua pasien untuk profilaksis rutin dan perawatan pencegahan lainnya. Salah satu cara untuk memastikan ini adalah mengajarkan pasien sikap yang tepat untuk evaluasi dan perawatan berkala.Beberapa praktisi telah menggunakan survei sederhana untuk menentukan mengapa pasien tidak kembali ke praktek tersebut. Dalam perumusan dapat bermanfaat dalam menentukan mana pasien yang telah berpindah praktek, pindah dari daerah, atau tidak lagi menginginkan perawatan lebih lanjut. Dalam bab sebelumnya, dinyatakan bahwa recalls adalah sumber dari praktik ini. Beberapa kali rujukan pasien baru adalah hasil langsung dari pasien yang telah di recall. Menjaga keseimbangan yang memadai antara pasien recall dan pasien yang menjalani perawatan aktif diperlukan untuk menjamin arus stabil pasien baru ke dalam praktek. Laporan bulanan dapat dipersiapkan oleh resepsionis menunjukkan jumlah recall yang sebenarnya, pasien baru, dan pasien yang aktif. Informasi ini juga harus dinyatakan dalam persentase untuk memberikan suatu profil yang mudah dari semua pasien di praktek.

2.1.3 Analisis KomputerPerkembangan teknologi komputer selama dekade terakhir ini telah berdampak pada bidang kedokteran gigi, di dua puluh lima tahun ke depan, teknologi komputer dapat digunakan secara luas dalam praktik dokter gigi sebagai komputer kantor menjadi lebih terjangkau. Hasilnya akan memungkinkan untuk berbagai jenis analisis yang mutakhir.Dalam setiap program komputer, output biasanya merupakan cerminan dari input yang disediakan. Jadi di bidang analisis praktek dental, banyak teknik yang disajikan dalam bab ini dapat dimasukkan ke dalam program komputer yang terencana. Sampai saat ini beberapa perusahaan komersial menyediakan analisa untung rugi dan laporan biaya, penganggaran, rekening hutang piutang, produktivitas, dan bahkan dalam beberapa kasus, penjadwalan janji. Kerugian dalam pembelian layanan komputerisasi adalah informasi yang berlebihan. Jika praktisi tidak bersedia untuk meninjau berbagai analisis yang telah dibeli, utilitas komputer dalam meningkatkan kinerja praktek diabaikan. Biaya juga bisa menjadi penghalang. Hal ini terutama berlaku dalam hal layanan penagihan terkomputerisasi, dimana unit biaya per laporan harus dipertimbangkan dalam memutuskan untuk berubah dari sistem manual ke sistem komputerisasi. Tidak peduli apa pun jenis sistem komputerisasi yang digunakan, sistem tidak dapat membuat keputusan praktik. keputusan praktik masih tetap diputuskan oleh praktisi individu. Biasanya itu adalah ide yang baik untuk mencari saran dari konsultan dental manajemen atau akuntan untuk menentukan kelayakan untuk mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi.2. 2 PETUNJUK-PETUNJUK SUKSES SEBAGAI DENTAL TEAMSaat Anda memulai pekerjaan baru pada suatu dental team, anda harus memacu diri Anda untuk sukses. Bagian selanjutnya akan membantu Anda membuat pengalaman ini lebih menyenangkan dan menghasilkan kesuksesan. 2.2.1 Pelajari Nama-Nama dari Anggota StafMempelajari dan mengingat nama-nama dari rekan Anda tentulah tidak sulit. Jika staf tersebut besar, mempelajari nama-nama dari rekan yang tidak satu departemen mungkin menjadi lebih sulit. Semakin cepat Anda mengingat nama rekan-rekan Anda maka akan semakin baik. Akan lebih bijak lagi bila Anda memiliki daftar nama dan posisi tiap pegawai sampai Anda dapat mengingat mereka semua.

2.2.2 Mendengarkan Dengan Penuh Perhatian

Anda harus memiliki kemauan yang besar untuk mempelajari sebanyak mungkin mengenai posisi Anda yang baru secepatnya. Dengarkan dengan seksama mengenai petunjuk-petunjuk yang ada dan hindari berbicara terus-menerus. Jika Anda bersikap tenang dan mendengarkan dengan baik, biasanya pertanyaan-pertanyaan yang Anda inginkan supaya terjawab akan terjawab. Jika tidak, jangan ragu bertanya untuk klarifikasi mengenai prosedur yang ada.

2.2.3 Membangun pertemanan Sosial Yang Berharga

Kebanyakan pegawai tidak keberatan apabila pegawai membangun pertemanan dengan pegawai lainnya. Walaupun demikian, banyak jebakan yang dapat terjadi pada haripertama Anda bekerja. Salah satu diantaranya adalah membangun hubungan yang terlalu dekat dengan satu atau dua orang terlalu cepat, yang dapat mengorbankan pertemanan dengan lainnya pada waktu yang lain. Kelompok kecil dalam kantor seringkali membuat terjadinya persaingan. Walaupun Anda harus memiliki perilaku yang ramah terhadap pegawai lainnya dalam kantor, Anda tidak perlu merasa bahwa Anda harus selalu berpartisipasi pada setiap aktifitas sosial atau demi kepentingan orang lain. Walaupun demikian, Anda harus menghindari perilaku merasa lebih unggul yang dapat diinterpretasikan tinggi hati/sombong.

2.2.4 Menggunakan Buku Catatan dan Kalender Untuk Mencatat Aktifitas Dan Prosedur Yang Penting

Saat memulai pekerjaan yang baru, banyak kebiasaan dan peraturan baru dan banyak informasi yang akan diberikan pada Anda. Untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman atau melalaikan informasi yang penting, kembangkan Kebiasaan Mencatat dan mencatat tiap informasi yang di dapat. System ini terbukti berhasil karena banyak orang sukses telah menggunakan system ini.

2.2.5 Mematuhi Jam Kerja

Dalam kebanyakan kasus jam kerja telah ditentukan sebelum Anda tiba. Efisiensi dalam suatu kantor tergantung pada bagaimana Anda menggunakan waktu sebaik-baiknya. Keterlambatan Anda menunda proses kerja dimana hal tersebut menjadi tanggung jawab Anda. Anda harus selalu memastikan adanya biaya untuk transportasi tiap waktu. Hal ini merupakan tanggung jawab Anda untuk mengantisipasi cuaca yang buruk dan mengkompensasikan tiap keterlambatan. Lebih baik datang 20 menit lebih awal daripada terlambat 2 menit.

2.2.6 Penilaian Terhadap Waktu Kerja Dan Pengambilan CutiKaryawan kadang-kadang mencoba untuk mengesankan bosnya dengan jam kerja ekstra atau melewatkan jam istirahat atau makan siang. Bagaimanapun, kita harus mecegah kelebihan jam dan kehilangan jam makan yang berkelanjutan karena ini mungkin dapat menyebabkan perselisihan dengan karyawan lain. Aksi kita ini mungkin disalahartikan dan karyawan lain mungkin membuat hidup kita tidak senang. Ini tidak berati bahwa kita tidak bisa menggunakan kebijaksanaan pada hari ketika muncul keadaan darurat yang logis dan kehadiran kita dibutuhkan untuk mempertahankan efisiensi kantor.

2.2.7 Jangan Memamerkan Pendidikan Dan Kemampuan KitaHal yang lebih menjengkelkan dari seorang karyawan baru adalah ketika dia terus-menerus memberitahukan kepada karyawan lain tentang kemampuannya yang luar biasa. Lebih baik membuktikan kemampuan kita pada pekerjaan yang kita lakukan dari pada memberitahu setiap orang tentang potensi besar yang kita miliki. Rekan kerja kita mungkin telah memiliki pengalaman bertahun-tahun dan kita bisa belajar sesuatu dari mereka jika kita memberikan mereka kesempatan untuk membantu kita.

2.2.8 Meminta Hasil Evaluasi Yang JujurKebanyakan karyawan ingin mempelajari kinerja mereka. Sebelum menerima pekerjaan baru, kita harus bertanya bagaimana kinerja kerja tersebut akan dievaluasi. Seiring berjalannya waktu, tinjauan kinerja berkala didapat dari bos dan kita harus memiliki kesempatan untuk membahas evaluasi kinerja dan menentukan cara meningkatkan kemampuan pada daerah yang perlu perbaikan. Dibawah ini adalah contoh dari bentuk evaluasi kinerja yang ditinjau secara berkala untuk mengevaluasi kinerja hari ke hari.

2.2.9 Mempertahankan Kebijakan KantorKebanyakan kantor menetapkan kebijakan agar menjadi lebih baik dan gaya seragam. Kita harus hati-hati meninjau kebijakan kantor tersebut dan mematuhinya. Selain itu, kita harus membawa pulang setiap buku-buku pegangan kantor yang digunakan karyawan dan membacanya dengan hati-hati untuk memperoleh informasi yang tepat. Jika tidak mengerti kebijakan tersebut, minta penjelasan agar tidak membuat kesalahan yang memalukan.

2.2.10 Menjadi Diri SendiriKetika membuat kesan pertama diri kita di kantor, sebaiknya jadilah diri sendiri. Harus diingat, meski kita kagumi karakteristik orang lain, tetapi kita tidak dapat menjadi orang itu. Jika kita mencoba untuk menjadi orang lain hanya akan menghancurkan diri sendiri dan semua bagian penting dari karakter yang kita miliki. Jadilah diri sendiri dan kita akan menjadi orang yang lebih bahagia.BAB III

KESIMPULAN

Dalam menganalisis setiap praktek, faktor-faktor berikut harus selalu dipertimbangkan. Pertama, dokter gigi harus menentukan area praktek mana yang harus dianalisa. Kedua, tujuan harus ditetapkan untuk setiap area yang akan dianalisis. Ketiga, metode analitik harus dipilih untuk menilai setiap daerah. Keempat, dan mungkin paling penting, dokter gigi harus bersedia untuk melakukan perubahan jika diperlukan. Ini melibatkan dokter gigi, anggota staf, konsultan, fasilitas, dan kebijakan danprosedur. Praktik analisis merupakan proses yang berkesinambungan (itu dimulai dengan pasien pertama yang dirawat di praktek dan berakhir dengan keputusan untuk pensiun dan menjual praktek tersebut. Dari semua fungsi manajemen yang dibahas dalam teks ini, kontrol adalah kunci untuk menganalisis aktivitas kantor yang rutin dan tidak rutin. Pengenalan indikator utama tidak cukup; mengetahui apa yang harus dilakukan jika tindakan korektif yang diperlukan adalah penting untuk memastikan bahwa praktek memenuhi tujuan membangun.| 26