Aloha Products

Kasus

Aloha Products adalah perusahaan yang menjual kopi dengan merek sendiri di negara-

negara bagian sebelah Barat Tengah dan Atlantik Tengah. Perusahaan ini berdiri pada tahun

1910 dan berpusat di Columbus, Ohio, Saham perusahaan dipegang oleh keluarga sendiri.

Presiden dan sekertaris bendahara merupakan bagian dari keluarga.

Kopi mentah yang menjadi bahan baku dalam proses produksi Aloha Products disebut

“kopi hijau”. Kopi biasanya tumbuh di daerah tropis. Kopi dapat dipanen di seluruh dunia

hampir tiap bulan dalam setahunnya.

Terdapat dua kategori pembeli, yaitu: pemanggang (roasters) dan makelar (broker).

Pemanggang terdiri dari perusahaan-perusahaan pemroses makanan. Philip Morris, P&G, dan

Nestle merupakan contoh perusahaan yang membeli persediaan kopi langsung dari penanamnya.

Hal tersebut karena mereka memiliki dukungan finansial yang memungkinkan untuk dapat

membeli langsung pada penanam kopi. Sedangkan untuk Aloha Product bahan baku yang berupa

kopi hijau ini diperoleh dari broker atau perusahaan dagang.

Bisnis kopi merupakan bisnis relasi. Untuk menjaga pasokan kopi yang stabil, maka

penting untuk mengembangkan hubungan yang kuat dengan para petani penanam. Hubungan

yang kuat dapat memberi dua manfaat: informasi tentang pasar kopi dan tentang jalur distribusi

kopi.

Nestle merupakan perusahaan kopi terbesar di dunia. Di Amerika, produsen kopi terbesar

adalah Philip Morris dan P&G. Mereka bersaing melalui periklanan yang kuat dan penentuan

harga agresif.

Aloha Product memiliki tiga pabrik pemanggangan di wilayah Barat Tengah (Midwest),

dan tiap pabrik bertanggungjawab atas keuntungan dan kerugian masing-masing. Besarnya

bonus yang diterima oleh manajer pabrik dihitung dari persentase dari laba kotor yang dihasilkan

pabriknya. Kebijakan penjualan dilakukan secara terpusat. Setiap awal bulan, kantor pusat akan

memberikan jadwal produksi untuk bulan berjalan dan proyeksi jadwal untuk bulan ke depannya

kepada manajer pabrik. Setiap pabrik memiliki bagian pembukuan yang mencatat semua biaya

produksi dan  mempersiapkan gaji karyawan. Sedangkan yang bertanggung jawab mengatur

tagihan, kredit, dan pungutan serta menyiapkan laporan keuangan perusahaan adalah kantor

pusat.

Manajer pabrik tidak memiliki kontrol atas pembelian biji kopi hijau. Pembelian biji kopi

hijau ini diatur oleh sebuah unit pembelian khusus yang terletak di New York. Grup ini dapat

mengadakan kontak dengan broker kopi secara konstan.

Untuk beberapa tahun lalu, manajer pabrik tidak merasa puas dengan ukuran kinerja yang

didasarkan pada pendapatan kotor. Keluhan yang terjadi tersebut dikarenakan mereka tidak

memiliki kendali atas input dan tidak dapat mengendalikan volume, harga, atau campuran

output. Oleh karena itu, presiden meminta pengawas mempelajari seluruh metode pelaporan

hasil grup operasi, penjualan dan pemasaran, serta unit penjualan pabrik.

Strategi

Perusahaan Aloha Products merupakan perusahaan yang berorientasi dibidang manufaktur.

Perusahaan ini berfokus pada kuliner berupa kopi. Strategi yang diterapkan pada perusahaan ini

adalah pengelolaan terhadap persediaan kopi hijau. Perusahaan membeli kopi hijau melalui

broker, kopi hijau tersebut diolah atau dipanggang pada tiga pabrik yang dimiliki perusahaan

berdasarkan permintaan pelanggan. Apabila terdapat sisa persediaan kopi hijau yang belum

diolah, perusahaan memilih untuk menjual kembali persediaan kopi hijau.

Pembelian kopi hijau dilakukan di pasar kontrak dimuka. Dengan menggunakan anggaran

penjualan, grup pembelian memasuki pasar kontrak di muka untuk biji kopi hijau. Kontrak di

muka tersebut mensyaratkan pengiriman kopi hijau pada 3 sampai 12 bulan ke depan pada harga

tersebut. Grup pembelian ini mempunyai hak opsi untuk pembelian pada pasar spot yaitu,

pembelian untuk pengiriman yang secepatnya. Kebijakan yang biasa dibuat adalah membuat

komitmen pembelian berdasarkan potensi permintaan maksimum pabrik dan menjual

kelebihannya pada pasar spot.

1. Evaluasi sistem pengendalian saat ini untuk departemen produksi, pemasaran, dan pembelian Aloha Products?

Evaluasi Sistem Pengendalian :

-  Departemen Produksi

   Aloha Products memiliki sistem penetapan pusat tanggungjawab yang tidak tepat pada

manajemen perusahaannya. Hal ini dapat dilihat pada ketiga unit pabrik yang ditetapkan sebagai

pusat laba namun tidak dapat bekerja selayaknya pusat laba itu sendiri karena terdapat banyak

batasan yang diberikan oleh manajemen pusat. Masalah yang terjadi pada sistem pengendalian

pabrik adalah :

a. Manajer pabrik tidak dapat menentukan jumlah input yang digunakan sebagai bahan

pokok produksi. Hal ini akan bertentangan dengan tujuan dari pusat laba karena manajer pabrik

tak akan mampu memaksimalkan tingkat laba bila tidak dapat menentukan jumlah input

produksi.

b. Jadwal dan tingkat produksi ditentukan oleh pusat. Hal ini juga menjadi batasan bagi

pabrik sebagai pusat laba karena tidak memiliki hak untuk menentukan tingkat produksi yang

efektif sesuai dengan kapasitas pabrik saat itu.

c.  Manajer pabrik tidak memiliki akses terhadap penjualan produk.

d. Sebenarnya ide pengukuran kinerja dan pemberian bonus yang didasarkan pada gross

margin cukup baik, karena dengan seperti itu setiap kepala pabrik termotivasi untuk lebih

mengefisienkan dan mengefektifkan biaya-biaya yang dapat ia kontrol di dalam pabriknya

seperti biaya pada proses pemanggangan, penggilingan dan pengemasan. Biaya bahan baku tidak

dapat ia kontrol karena itu merupakan biaya yang diberikan oleh departemen pembelian. Akan

tetapi, teknik pengukuran kinerja dan perhitungan bonus seperti ini akan efektif bila perusahaan

memberikan kebebasan pada pabrik dalam menentukan tingkat input, output, dan penjualan

produk.

-  Departemen Pemasaran

Di dalam kasus tidak banyak informasi mengenai sistem pengendalian yang ada pada

departemen ini. Akan tetapi, kita dapat melihat bahwa sering ada selisih antara pengiriman bahan

baku dengan permintaan aktual. Ini dapat mengindikasikan bahwa penjualan relatif tidak stabil,

bahkan seringkali turun. Hal ini menyebabkan perusahaan harus menjual atau membeli bahan

baku dari broker atau perusahaan lain dengan menggunaka spot price yang fluktuatif. Sehingga

dapat menimbulkan laba atau rugi yang sulit dikontrol.

-  Departemen Pembelian

Pada umumnya sistem yang digunakan untuk pembelian bahan baku yang dilakukan oleh

departemen ini sudah cukup baik, yaitu menggunakan future contracts yang bertujuan untuk

menjaga kestabilan harga ataupun nilai bahan baku. Akan tetapi, perlu diingat bahwa sering

terjadi selisih pengiriman aktual dengan permintaan, ini berarti adanya ketidak-sepahaman antara

departemen pemasaran dengan departemen pembelian.

2. Pertimbangkan strategi kompetisi perusahaan, perubahan apa yang anda sarankan untuk sistem kontrol dari ketiga departemen tersebut?

   Saran yang akan saya berikan:

-  Departemen Produksi

Bila Aloha tetap ingin mempertahankan sistem pengendaliannya seperti sekarang, akan lebih

baik bila pusat tanggung jawab pada pabrik diganti sebagai pusat biaya sehingga manajer pabrik

tidak perlu lagi memaksimalkan tingkat laba yang sebernarnya tidak dapat dimaksimalkan

karena kebijakan pusat yang tidak tepat. Bila pabrik ditetapkan sebagai pusat biaya, maka

pengukuran kinerja pabrik seharusnya dilakukan berdasarkan tingkat pengefektifan sumber daya

sehingga jumlah output akan lebih maksimal.

-  Departemen Pemasaran

Kebijakan tentang penjualan dan pemasaran sebaiknya tetap dilakukan oleh kantor pusat.

Sumber daya pemasaran akan lebih baik jika dimanfaatkan/digunakan dibawah satu unit, karena

ketiga pabrik yang ada memproduksi produk yang sama. Sehingga, apabila kantor pusat yang

menangani fungsi pemasaran, maka perusahaan dapat mempromosikan merek dengan cara yang

paling efisien dan terintegrasi. Akan tetapi, departemen pemasaran juga harus melakukan

tindakan untuk mengatasi masalah tidak stabilnya permintaan.

-  Departemen Pembelian

Akan lebih baik jika sebelum melakukan pembelian departemen pembelian meng-

komunikasikannya lebih dahulu ke departemen produksi dan pemasaran. Sehingga, pembelian

yang dilakukan tepat sasaran, yaitu sesuai dengan kapasitas produksi pabrik dan sesuai dengan

permintaan pasar. Hal ini memberikan kesempatan bagi pabrik untuk mengendalikan input

mereka sesuai dengan kebutuhan mereka. Selain itu, departemen pembelian sebaiknya

membentuk dan mempertahankan relasi baru dengan petani dan pemasok. Sehingga, dapat

menjaga kepastian tersedianya bahan baku dan juga dapat mencapai penghematan biaya dari

pembelian grosir.