ALIH MEDIA ARSIP VITAL SEBAGAI UPAYA PRESERVASI DI UNIT ... · IT, harus menyimpan dan melindungi...

ALIH MEDIA ARSIP VITAL SEBAGAI UPAYA PRESERVASI

DI UNIT PUSAT ARSIP KEMENTERIAN ENERGI

DAN SUMBER DAYA MINERAL

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

PROPOSAL

Oleh :

ETIKA MULIA SARI

NIM.11140251000004

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

1440 H / 2018 M

i

ABSTRAK

Etika Mulia Sari (11140251000004). Alih Media Arsip Vital Sebagai Upaya

Preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral. Di bawah bimbingan Nuryudi, S.Ag, S.S, MLIS. Program Studi

Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri

Syarif Hidayatullah Jakarta, 2018.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui proses alih media arsip vital

sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral, penerapan kebijakan serta prosedur pelayanan. Jenis penelitian

yang digunakan dalam penelitian ini adalah jenis penelitian deskriptif dengan

pendekatan penelitian kualitatif. Data dalam penelitian ini diperoleh melalui

observasi, wawancara dan kajian pustaka. Informan dalam penelitian ini

berjumlah tiga orang yaitu Kepala Unit Pusat Arsip dan dua orang arsiparis ahli

madya di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Hasil

dari penelitian ini adalah 1) Alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip terdiri dari

tiga tahapan yaitu tahapan sebelum alih media di antaranya identifikasi arsip,

cleaning dan sorting, dan persiapan alat alih media; tahapan alih media di

antaranya scanning, editing, dan finishing; dan tahapan setelah alih media di

antaranya penyimpanan kembali fisik arsip, indexing, dan penyimpanan hasil alih

media; 2) Kebijakan alih media berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia No. 28 tahun 2012 tentang Penerapan Undang-Undang No. 43 tahun

2009 tentang Kearsipan secara umum telah diterapkan; 3) Sistem pelayanan arsip

di UPA KESDM adalah layanan tertutup, dan prosedur pelayanan dimulai dari

mengajukan surat ke KESDM, mendapat surat balasan, mendatangi pusat arsip,

mengisi formulir peminjaman, dan terakhir pemberian arsip dalam bentuk copy.

Kata Kunci : Alih Media, Arsip Vital, Preservasi Arsip, Pelayanan Arsip.

ii

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum, WM, WB.

Bismillah wal hamdulillah, Alhamdulillahi Rabbil „alamin, segala puji

hanya milik Allah Tuhan semesta alam yang mana dengan karunia dan hidayah-

Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “Alih Media Arsip Vital

Sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral”. Shalawat dan salam semoga senantiasa selalu tersampaikan

kepada Nabi junjungan alam yakni Nabi Muhammad Shallallah „Alayhi wa

Sallam.

Banyak hal yang menjadi kendala yang penulis hadapi selama proses

penyelesaian skripsi ini, sehingga penulis mendapat bantuan dan motivasi dari

berbagai pihak yang mendukung secara moril, materil dan tenaga. Penulis

menyadari banyak kekurangan dan kelemahan dalam masa penyusunan skripsi ini.

Maka, penulis mengucapkan terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada kedua

orang tua tercinta yang selalu mendoakan Ayahanda Akhyar dan Ibunda

Tasmawati serta abang Afrijoni yang memberikan dukungan yang luar biasa dari

awal sampai akhir masa perkuliahan penulis, abang Dendi Putra, Rio Sutrisno,

Oki Sutrisno, Rino Sutrisno atas doa dan dorongan semangat yang diberikan

kepada penulis.

Skripsi ini tentunya tidak lepas dari dukungan semua pihak yang telah

meluangkan waktu dan memberikan ilmu dalam membantu penulis. Penulis

mengucapkan terimakasih kepada:

iii

1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta.

2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, MA, selaku Dekan Fakultas Adab dan

Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan.

4. Bapak Mukmin Suprayogi, M,Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu

Perpustakaan.

5. Bapak Nuryudi, MLIS, selaku Dosen Pembimbing yang telah berkenan

meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, menuntun dan

mengarahkan penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

6. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah

memberikan ilmu yang sangat bermanfaat untuk masa depan penulis.

7. Bapak Muhammad Azwar, M.Hum, Bapak Sukirno dan Ibu Siska yang telah

membantu dan memberikan motivasi kepada penulis.

8. Seluruh pihak Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral terutama kepada Bapak Tukiran Heru Susanto, S.H, Ibu Eny

Nurwianty, S.Sos, Ibu Eka Runie, S.E, M.M, dan Bapak Agus yang telah

membantu dan memberikan informasi kepada penulis.

9. Kepada para sahabat Rosmiati, Sari Wahyuni, Fitriani TH, Armelia Yunita,

Intan Indah Pratiwi, Nur Ulfa Amaniah, Aprilia Melfi, Martani Pudyastuty,

Ilham Cahyarida, Chairida Saufatunnisa, Vinna Yuliana, Abdul Hakim serta

teman-teman di Jurusan Ilmu Perpustakaan 2014 terutama untuk kelas A yang

tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, dan temen-teman KKN Sirius106.

iv

Terimakasih untuk semangatnya dan kebersamaan kita yang telah

menciptakan senyum manis tersendiri bagi penulis.

10. Pihak lainnya baik teman maupun saudara yang tidak dapat penulis sebutkan

satu persatu, terimakasih atas dukungan dan semua kebaikan yang diberikan

kepada penulis.

Kesempurnaan hanya milik Allah, tentunya masih banyak kekurangan

dalam penulisan skripsi ini, maka penulis menerima kritik dan saran yang

membangun. Semoga Allah Swt memberikan balasan yang setimpal pada semua

pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan. Akhir kata, penulis berharap

semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.

Wassalamualaikum, WM, WB.

Jakarta, Mei 2018

Etika Mulia Sari

v

DAFTAR ISI

ABSTRAK ............................................................................................................... i

KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii

DAFTAR ISI ........................................................................................................... v

DAFTAR TABEL ................................................................................................. vii

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah .............................................................................. 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah .......................................................... 6

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................................... 7

D. Defenisi Istilah ............................................................................................ 9

E. Sistematika Penulisan ................................................................................ 10

BAB II TINJAUAN LITERATUR ....................................................................... 11

A. Pusat Arsip ................................................................................................ 11

1. Arsip .......................................................................................................... 13

2. Arsip Vital ................................................................................................. 22

3. Preservasi .................................................................................................. 27

B. Alih Media ................................................................................................. 37

C. Penelitian Terdahulu ................................................................................. 46

BAB III METODE PENELITIAN........................................................................ 49

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ................................................................ 49

B. Informan .................................................................................................... 50

C. Teknik Pengumpulan Data ........................................................................ 51

1. Data Primer ............................................................................................... 51

2. Data Sekunder ........................................................................................... 52

D. Teknik Pengujian Keabsahan Data ........................................................... 53

1. Teknik Triangulasi .................................................................................... 53

2. Kajian Kasus Negatif ................................................................................ 54

3. Kecukupan Referensi ................................................................................ 54

E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data ...................................................... 54

vi

1. Reduksi Data ............................................................................................. 55

2. Penyajian Data ........................................................................................... 55

3. Penarikan Kesimpulan ............................................................................... 55

F. Jadwal Penelitian ....................................................................................... 56

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ...................................... 57

A. Profil Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral . 57

1. Sejarah Berdiri ........................................................................................... 57

2. Visi dan Misi ............................................................................................. 58

3. Struktur Organisasi .................................................................................... 59

4. Koleksi ...................................................................................................... 62

B. Hasil Penelitian ......................................................................................... 64

1. Proses Alih Media Arsip Vital sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat

Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ............................. 64

2. Penerapan Kebijakan Alih Media Arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral ............................................................... 79

3. Prosedur Pelayanan Koleksi Alih Media Arsip di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ....................................... 82

4. Hambatan/Kendala dalam Melakukan Alih Media Arsip di Unit Pusat


C. Pembahasan ............................................................................................... 88



2. Penerapan Kebijakan Alih Media Arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral ............................................................... 95


Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ....................................... 99


Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ........................... 102

BAB V PENUTUP .............................................................................................. 104

A. Kesimpulan .............................................................................................. 104

B. Saran ........................................................................................................ 106

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 107

LAMPIRAN – LAMPIRAN ............................................................................... 111

BIODATA PENULIS ......................................................................................... 135

vii

DAFTAR TABEL

Tabel 3. 1: Informan .............................................................................................. 50

Tabel 3. 2: Jadwal Penelitian ................................................................................ 56

Tabel 4. 1: Koleksi Arsip Unit Pusat Arsip Kementerian Energi ......................... 62

Tabel 4. 2 : Koleksi Alih Media UPA KESDM .................................................... 67

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1: Jenis Arsip ....................................................................................... 20

Gambar 4. 1: Struktur Organisasi Unit Pusat Arsip Kementerian Energi............. 60

Gambar 4. 2 : Arsip Vital Kontrak Karya ............................................................. 63

Gambar 4. 3 : Arsip Vital Kartografi .................................................................... 63

Gambar 4. 4 : Flowchart Tahapan Sebelum Alih Media ...................................... 70

Gambar 4. 5 : Identifikasi Arsip ............................................................................ 70

Gambar 4. 6 : Proses Cleanning ............................................................................ 71

Gambar 4. 7 : Proses Sorting ................................................................................ 71

Gambar 4. 8 : Persiapan Berkas Alih Media ......................................................... 72

Gambar 4. 9 : Persiapan Alat Alih Media ............................................................. 72

Gambar 4. 10 : Flowchart Tahapan Alih Media ................................................... 72

Gambar 4. 11 : Scanning Arsip Vital .................................................................... 73

Gambar 4. 12 : Proses Scanning Arsip Vital......................................................... 73

Gambar 4. 13 : Editing Alih Media/Cropping ...................................................... 73

Gambar 4. 14 : Editing Alih Media/Resizing dan Contras ................................... 73

Gambar 4. 15 : Tahapan Alih Media Finishing..................................................... 74

Gambar 4. 16 : Flowchart Tahapan Setelah Alih Media ....................................... 74

Gambar 4. 17 : Penyimpanan Kembali Fisik Arsip ke Rak Penyimpanan ........... 75

Gambar 4. 18 : Proses Indexing/Input Data .......................................................... 75

Gambar 4. 19 : Data yang Telah di Input .............................................................. 75

Gambar 4. 20 : Penyimpanan Koleksi Hasil Alih Media ...................................... 76

Gambar 4. 21 : Flowchart Alih Media Arsip Vital di UPA KESDM ................... 76

Gambar 4. 22 : Prosedur Pelayanan Arsip Koleksi Alih Media di UPA KESDM 84

Gambar 4. 23: Berita Acara Alih Media UPA KESDM ....................................... 99

Gambar 4. 24: Daftar Arsip Alih Media UPA KESDM ....................................... 99

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Arsip merupakan sumber acuan bagi suatu organisasi, baik sebelum

melakukan kegiatan maupun sesudah melakukan kegiatan. Informasi yang

tersimpan dalam arsip merupakan informasi yang sangat berharga yang dapat

dijadikan sebagai bukti terekam dari suatu kegiatan. Hal ini sejalan dengan

pengertian arsip berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43

Tahun 2009 Tentang Kearsipan yaitu arsip adalah rekaman kegiatan atau

peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga

negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan

kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.1 Oleh karena itu, arsip

dapat dianggap sebagai tulang punggungnya sebuah organisasi.

Arsip merupakan memori korporat bagi organisasi penciptanya. Arsip

dapat dijadikan sebagai bukti bagi tindakan, keputusan dan komuniksi serta

merupakan bahan akuntabilitas dari instansi yang memilikinya. Agar arsip

dapat dijadikan sebagai bukti, maka arsip tidak hanya harus lengkap, namun

juga harus dapat diakses, reliable, otentik, akurat dan tidak dapat diganggu

gugat. Pengelolaan arsip yang tidak baik akan menjadi boomerang bagi

pencipta arsip itu sendiri. Oleh karena itu, maka dibutuhkan suatu lembaga

atau unit untuk mengelola arsip.

1 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

2

Lembaga atau unit arsip tidak hanya bertanggungjawab dalam mengelola

dan menyimpan arsip saja, tetapi juga bertanggungjawab dalam melakukan

pelestarian arsip yang bertujuan untuk menjaga keamanan isi informasi arsip

dan juga menjaga fisik arsip. Arsip harus dirawat dan dilestarikan sedemikian

rupa mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, karena kondisi fisik arsip yang

sebagian besar berbahan dasar kertas dan terbuat dari kayu. Kondisi kertas

tersebut secara alami memiliki kadar keasaman yang dapat rapuh dengan

sendirinya. Hal ini menjadi salah satu faktor internal kerusakan arsip dan

memerlukan preservasi yang tepat. Oleh karena itu, sangat penting untuk

memperhatikan pelestarian arsip dan menerapkan kegiatan pelestarian arsip.

Pelestarian arsip atau dikenal juga dengan istilah preservasi mencakup

semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menjamin kondisi arsip tetap berada

dalam kondisi baik selama mungkin. Kegiatan preservasi dapat dimulai

dengan memperhatikan keadaan suhu, kelembapan dan pencahayaan di dalam

tempat penyimpanan arsip. Selain itu juga dibutuhkan pelatihan bagi pegawai

yang akan melaksanakan tindakan preservasi. Kallberg dalam jurnalnya yang

berjudul “Archivists 2.0: Redefining The Archivist‟s Profession in The Digital

Age” mengatakan, seorang arsiparis baik arsiparis tradisional maupun arsiparis

IT, harus menyimpan dan melindungi atau menjaga serta melestarikan arsip

untuk jangka panjang, karena arsip berisi informasi yang sangat penting.2

Preservasi bukanlah merupakan hal baru yang dilakukan pada zaman

sekarang ini, sebenarnya preservasi telah dilakukan sejak zaman Rasulullah

Saw. bersama sahabat saat mengumpulkan ayat-ayat al-Qur‟an. Jika ditinjau

2 Maria Kallberg, “Archivists 2.0: Redefining The Archivist‟s Profession in The Digital

Age,” Records Management Journal Vol. 22, no. 2 (2012).

3

lagi sejarah pengumpulan al-Qur‟an pada zaman Rasulullah Saw. ayat-ayat al-

Qur‟an dihafalkan oleh para sahabat saat Rasulullah menerima wahyu.

Pengumpulan ayat-ayat al-Quran pada zaman sahabat dilakukan dengan cara

menuliskan nya pada pelepah kurma, pohon, daun, kulit, tulang dan batu-

batuan, dikarenakan belum adanya kertas pada masa itu.3 Hal ini dibuktikan

dalam riwayat Abu Dawud dalam kitab Sunan yang berbunyi :

“Umar datang seraya berkata: Barang siapa mendapatkan suatu ayat

dari Rasulullah, hendaklah ia bawa datang. Dan mereka menuliskan

ayat-ayat itu pada shuhuf, sabak, dan pelepah-pelepah kurma. Dan dia

tidak mau menerima ayat dari seseorang pun sebelum disaksikan oleh

dua saksi”.

Hadist di atas diperjelas lagi oleh al-Qur‟an surat al-Hijr ayat 9 yang

berbunyi :

“Sesungguhnya Kami-lah yang menurunkan Al Quran, dan

sesungguhnya Kami benar-benar memeliharanya”. (QS. Al-Hijr:9)

Berdasarkan dalil di atas dapat diketahui bahwa kegiatan preservasi telah

dilakukan sejak zaman Rasulullah, preservasi yang telah dilakukan Rasulullah

bersama sahabat bertujuan supaya al-Qur‟an dapat terus bertahan bagi umat

sebagai pedoman hidup hingga saat ini dan seterusnya. Preservasi kini terus

3 Nasruddin, “Sejarah Penulisan Al-Qur‟an: Kajian Antropologi Budaya,” Jurnal Rihlah

UIN Alauddin Makasar Vol. 2, no. 1 (2015): hal. 57-60.

4

berkembang dalam berbagai bidang mulai dari perpustakaan, arsip dan bidang

lainnya.

Preservasi diberlakukan bagi semua jenis arsip, terutama pada arsip yang

sifatnya abadi dan tidak akan dimusnahkan atau dikenal dengan arsip vital.

Dimana arsip vital merupakan arsip kelas satu yaitu merupakan arsip yang

paling penting untuk kelangsungan sebuah organisasi.4 Mengingat peranan

arsip vital bagi instansi amatlah penting, maka kerusakan arsip vital dapat

mengakibatkan instansi penciptanya mengalami kerugian, collapse atau

bahkan mati. Mengingat peran penting arsip vital tersebut, maka arsip vital

harus memperoleh perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan dari

kemungkinan musnah, hilang dan rusaknya informasi ataupun fisik arsip baik

dari faktor bencana ataupun faktor manusia.5 Berdasarkan Peraturan Kepala

Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman

Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara,

metode perlindungan terhadap arsip vital dapat dilakukan dengan cara

duplikasi yaitu metode perlindungan arsip dengan menciptakan duplikat atau

salinan atau copy arsip dan menyimpan arsip.6 Menduplikat atau membuat

salinan dapat dilakukan dengan cara alih media arsip.

Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai

lembaga yang mengelola dan melestarikan arsip-arsip dari Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral telah melakukan beberapa upaya preservasi

4 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003),

hal. 234. 5 Riven Raviah Utami dan Elva Rahmah, “Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan

Arsip Vital Pengadilan Tinggi Padang,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Seri

A, Vol. 1, no. 1 (2012): hal. 18. 6 Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang

Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara.

5

di antaranya yaitu penyampulan dengan kertas kissing, melakukan fumigasi

secara berkala, menjaga suhu ruangan penyimpanan arsip, membersihkan rak

arsip yang biasa disebut dengan kegiatan jum‟at bersih dan upaya mengalih

mediakan arsip. Untuk alih media arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral saat ini dikhususkan kepada arsip vital.

Dalam melakukan alih media arsip vital ada beberapa kendala yang dihadapi

salah satunya yaitu kurangnya alat alih media yaitu scanner. Alih media arsip

vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral

merupakan salah satu bentuk usaha dalam menyelamatkan isi informasi yang

terkandung di dalam arsip vital, agar tetap terjaga dengan baik, terhindar dari

kerusakan baik dari bencana alam, kerusakan ruangan maupun oleh kelalaian

manusia.

Dalam melakukan alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral membutuhkan waktu kerja, standar kerja,

dan alur kerja yang terbagi menjadi beberapa tahapan-tahapan yang mencakup

secarah menyeluruh. Alih media sebagai upaya preservasi belum banyak

dilakukan atau diterapkan oleh lembaga arsip lainnya yang ada di Indonesia,

dikarenakan masih terbatasnya informasi mengenai preservasi arsip dengan

metode alih media. Berdasarkan hal ini, maka penulis tertarik untuk

mengangkat permasalahan ini dalam sebuah penelitian yang berjudul “Alih

Media Arsip Vital sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral”.

6

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

Agar penelitian ini dapat dilaksanakan dengan mudah, terarah, dan

mendapatkan hasil yang sesuai dengan yang diinginkan, maka fokus masalah

dalam penelitian ini adalah:

1. Proses alih media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral

2. Penerapan kebijakan dalam pelaksanaan kegiatan alih media arsip vital

sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral.

3. Prosedur pelayanan koleksi alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.

4. Hambatan/kendala yang dihadapi dalam proses alih media arsip vital



Berdasarkan pembatasan masalah di atas, maka masalah yang dapat

dikaji dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut:

1. Bagaimana proses alih media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit

Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?

2. Bagaimana penerapan kebijakan dalam pelaksanaan kegiatan alih media

arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral?

3. Bagaimana prosedur pelayanan koleksi alih media arsip vital di Unit Pusat

Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?

7

4. Apa hambatan/kendala yang dihadapi dalam proses alih media arsip vital



C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Secara umum tujuan penelitian ini adalah untuk menegetahui proses alih

media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral.

Adapun secara khusus penelitian ini ditujukan untuk menjawab hal-hal

sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui proses alih media arsip vital sebagai upaya preservasi

di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.

2. Untuk mengetahui penerapan kebijakan dalam pelaksanaan kegiatan alih

media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip


3. Untuk mengetahui prosedur pelayanan koleksi alih media arsip vital di

Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.

4. Untuk mengetahui hambatan/kendala yang dihadapi dalam proses alih

media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip


Berdasarkan tujuan penelitian yang hendak dicapai, maka penelitian ini

diharapkan mempunyai manfaat dalam alih media arsip khususnya pada arsip

vital. Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut:

8

1. Manfaat Praktis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi semua

pihak yang terkait dalam penelitian ini, diantaranya:

a. Bagi peneliti, untuk menambah pengetahuan dan pengalaman dalam

hal karya tulis, dapat meningkatkan kemampuan sebagai seorang

sarjana jurusan ilmu perpustakaan, dan secara tidak langsung dapat

meningkatkan kemampuan pribadi peneliti.

b. Bagi Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral,

untuk meningkatkan kemajuan demi standar mutu yang lebih baik

khususnya dalam hal alih media arsip vital sebagai upaya preservasi.

c. Bagi Jurusan Ilmu Perpustakaan, penelitian ini diharapkan dapat

menambah khasanah ilmu pengetahuan dalam bidang alih media arsip

khususnya alih media arsip vital sebagai upaya preservasi.

d. Bagi Universitas, hasil penelitian ini juga dapat menjadi hasil karya

akademik yang dapat menjadi rujukan ilmiah dan tersimpan di

Institutional Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Manfaat Teoritis

Manfaat teoritis penelitian ini yaitu penelitian ini diharapkan dapat

dijadikan sebagai pijakan dan referensi pada penelitian-penelitian

selanjutnya yang berhubungan dengan alih media arsip vital sebagai upaya

preservasi serta menjadi bahan kajian lebih lanjut.

9

D. Defenisi Istilah

Defenisi istilah yang digunakan dalam penelitian ini ada empat

diantaranya arsip, arsip vital, preservasi dan alih media. Adapun

penjabarannya sebagai berikut:

1. Arsip

Arsip merupakan rekaman peristiwa atau kegiatan yang dibuat dan

diterima oleh lembaga, organisasi, perusahaan dan perseorangan dalam

bentuk kertas, tulisan, gambar, suara dan lain-lain yang berguna untuk

kelangsungan aktifitas kehidupan.

2. Arsip Vital

Arsip vital merupakan arsip nomor satu atau arsip terpenting bagi

suatu organisasi atau lembaga untuk kelangsungan aktivitas organisasi

atau lembaga itu sendiri yang berguna sebagai bahan pertanggungjawaban.

3. Preservasi

Preservasi merupakan suatu tindakan berupa pelestarian,

pemeliharaan, penjagaan dan pengawetan terhadap suatu dokumen yang

dilakukan untuk menyelamatkan nilai informasi yang terkandung

didalamnya.

4. Alih Media

Alih media merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menggandakan

atau menduplikasi suatu media ke dalam bentuk media lainnya.

10

E. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dalam penelitian ini dapat dideskripsikan sebagai

berikut:

Bab I Pendahuluan

Pada bab ini berisikan latar belakang, tujuan dan manfaat

penelitian, perumusan dan pembatasan masalah, metode penelitian

serta sistematika penulisan.

Bab II Tinjauan Literatur

Pada bab ini menjelaskan secara detail tentang pusat arsip, arsip,

arsip vital, preservasi, dan alih media yang meliputi pengertian alih

media, tujuan alih media, prosedur alih media, serta kebijakan alih

media.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini membahas mengenai metode penelitian yang digunakan

yaitu terdiri dari jenis dan pendekatan penelitian, populasi dan

sampel, teknik pengumpulan data, dan teknik pengolahan data dan

analisis data.

Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini memuat isi dari profil, objek penulisan, gambaran umum,

hasil penelitian serta pembahasan.

Bab V Penutup

Bab ini berisi kesimpulan dan hasil penelitian yang dikemukakan

penulis serta saran yang berupa masukan dari penulis.

11

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Pusat Arsip

Record center dalam bahasa Indonesia dan peraturan perundang-

undangan kearsipan diistilahkan sebagai pusat arsip. Record center dalam

bahasa Inggris terdiri dari dua kata, yaitu record dan center. Record berarti

“piringan hitam, catatan, dokumen, dan riwayat pekerjaan” sedangkan center

berarti “pusat, bagian tengah “. Bila kedua kata ini digabungkan maka berarti

“pusat dokumen”.7

Pusat arsip atau record center merupakan tempat dan semua fasilitas

yang didesain secara khusus untuk mengelola arsip inaktif. Keberadaan pusat

arsip harus melalui sebuah perencanaan, artinya terbentuknya pusat arsip tidak

terjadi secara kebetulan karena suatu ruangan atau gedung telah dipenuhi

dengan tumpukan arsip. Pusat arsip dibentuk untuk memenuhi kebutuhan

organisasi sehingga harus dirancang secara khusus sesuai dengan standar dan

kriteria yang tepat sehingga mampu mendukung pencapaian tujuan

organisasi.8

Menurut Eka Kusmayadi pusat arsip merupakan suatu bangunan atau

ruangan serta seluruh kelengkapan sarana dan prasarana sebagai fasilitas

pendukung dalam pengelolaan arsip inaktif suatu organisasi atau instansi.9

7 Imam Gunarto dan Mudalsih, Manajemen Pusat Arsip (Tangerang Selatan: Universitas

Terbuka, 2014), hal. 1.7. 8 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, hal. 287.

9 Eka Kusmayadi, Imam Gunarto, dan Mudalsih, Manajemen Pusat Arsip (Tangerang

Selatan: Universitas Terbuka, 2016), hal. 1.23.

12

Menurut zulhalim pusat arsip adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang

mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.10

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pusat arsip

merupakan tempat pengelolaan arsip inaktif suatu organisasi atau instansi

yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

Pusat arsip dapat berupa milik badan korporasi namun dapat pula pusat

arsip milik komersial milik perusahaan yang menyewakan fasilitas ruangan

dengan memungut biaya. Pusat arsip hanya boleh digunakan oleh karyawan

dari badan korporasi yang bersangkutan, namun juga memiliki batasan untuk

bisa mengaksesnya. Fungsi utama didirikannya pusat arsip adalah sebagai

tempat penyimpanan arsip inaktif dan pusat rujukan atau pusat referensi dari

suatu organisasi. Secara luas pusat arsip dapat menjadi tempat dan pusat

aktivitas pengelolaan arsip inaktif atau bahan arsip dinamis instansi yang

bersangkutan. Sebagai pusat pengelolaan arsip inaktif, selain tempat

penyimpanan juga melayani penggunaan arsip inaktif, perawatan dan

pemeliharaan arsip, pemusnahan arsip yang sudah tidak digunakan

berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku dan penyerahan arsip statis

ke Arsip Nasional.11

Pusat arsip didirikan dengan tujuan utama yaitu untuk melestarikan

materi kearsipan yang dihasilkan dan diterima oleh badan korporasi atau dapat

10

Zulhalim, “Desain dan Implementasi Aplikasi Alih Media Arsip Statis Menggunakan

Visual Basic.Net, Sql Server dan Crystal Report Studi Kasus: Sistem Informasi Manajemen Arsip

Plus di Badan Perpustakaan Arsip Daerah Propinsi Dki Jakarta,” Jurnal Manajemen Informatika

Vol. 6, no. 4 (2013): hal. 2. 11

Gunarto dan Mudalsih, Manajemen Pusat Arsip, hal. 1.7.

13

disebut juga lembaga penerima.12

Adapun tujuan lainnya pembentukan pusat

arsip yaitu:

1. Mengurangi volume total arsip yang disimpan di kantor dan di tempat

penyimpanan, dengan demikian mengurangi biaya penyimpanan arsip.

2. Mengendalikan arus arsip dari kantor ke tempat penyimpanan yang hemat

biaya, mengawasi arsip dipindah ke tempat penyimpanan yang lebih murah

apabila arsip dinamis aktif berubah menjadi arsip dinamis inaktif.

3. Membebaskan ruang dari penyimpanan arsip dan mengurangi

perlengkapan yang diperlukan sehingga mampu mengurangi biaya

penyimpanan.

4. Menyusun sistem temu balik yang efesien, membuat akses ke arsip bila

diperlukan untuk mengambil keputusan.

5. Menyusun program mikrofilm bila hal itu menghemat biaya penyimpanan.

6. Menyelenggarakan pengamanan total atas arsip milik badan korporasi.

1. Arsip

Pengertian arsip jika dilihat dari segi bahasa yaitu, arsip dalam bahasa

Belanda disebut Archief, sedang dalam bahasa Ingris disebut Archieve.

Kata ini pun berasal dari bahasa Yunani, Arche yang berarti “permulaan”.

Kemudian berkembang menjadi Archia yang berarti “catatan”. Selanjutnya

berkembang lagi menjadi Ar-cheion yang berarti “gedung pemerintahan”.

Arsip dalam bahasa Latin disebut Archivum atau Archium, dari beberapa

istilah diatas dalam bahasa indonesia menggunakan istilah “arsip”.13

Pengertian arsip yang disebutkan dalam Undang-undang Republik

Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pada pasal 1 bahwa arsip

adalah:

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,

12

Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, hal. 289. 13

Utami dan Elva Rahmah, “Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Arsip Vital

Pengadilan Tinggi Padang,” hal. 17.

14

pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan

dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara.14

ARMA Internasional (an association for imformation management

professionals) menyebutkan pengertian arsip sebagai berikut:

Record as stored information, regardless of media or

characteristics, made or received by an organization that is

evidence of its operations and has value requiring its retention for

a specific period of time.

Pengertian diatas dimaksudkan arsip adalah informasi yang disimpan

dalam bentuk dan karakteristik apapun, dibuat atau diterima oleh

organisasi sebagai bukti kegiatan serta memiliki nilai dalam jangka waktu

tertentu.

ISO 15489 (International Organization for Standardization)

mendefinisikan arsip sebagai berikut:

A record is information created, received, and maintained as

evidence and information by an organization or person, in

pursuance of legal obligations or in the transaction of business.

Pengertian diatas dimaksudkan arsip adalah informasi yang dibuat,

diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan informasi bagi organisasi atau

individu untuk kepentingan hukum maupun bisnis.15

Arsip merupakan memori korporat bagi organisasi yang

menciptakannya. Menurut Anon Mirmani dalam tulisannya, arsip

merupakan hasil kumpulan (akumulasi) secara alami, akibat kegiatan

administrasi lembaga dan sudah tidak mutakhir lagi, tetapi masih harus

dipertahankan keberadaannya untuk keperluan bahan rujukan di masa

14

Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. 15

Mary Lea Ginn, Records Management (Canada: South-Western Cangage Learning,

2011), hal. 4.

15

yang akan datang. Agar tercapai penyediaan bahan rujukan tersebut, arsip

dikelola dengan cara menyimpan dan mengolah atau melindunginya

dengan baik.16

Arsip adalah sebuah kumpulan informasi yang disimpan

dalam bentuk berkas hard file atau soft file yang dibuat, diterima, atau

dikelola oleh organisasi maupun peseorangan sebagi bukti dari suatu

kegiatan, hal ini sesuai dengan pengertian arsip yang dikemukakan oleh

Dessy dalam tulisannya.17

Berdasarkan beberapa definisi diatas dapat disimpulkan arsip

merupakan rekaman peristiwa atau kegiatan yang dibuat dan diterima oleh

lembaga, organisasi, perusahaan dan perseorangan dalam bentuk kertas,

tulisan, gambar, suara dan lain-lain yang berguna untuk kelangsungan

aktifitas kehidupan.

a. Fungsi dan Tujuan Arsip

Fungsi arsip dalam organisasi adalah sebagai “minyak pelumas”

organisasi. Arsip ada karena fungsi organisasi berjalan, namun arsip

juga sebagai informasi yang merupakan sumber daya organisasi. Arsip

merupakan informasi keseluruhan proses dalam organisasi maka arsip

memiliki fungsi sebagai berikut:

1) Mendukung proses pengambilan keputusan.

2) Menunjang proses perencanaan, untuk menyusun perencanaan

dibutuhkan banyak informasi yang mendukung perkiraanyang akan

dicapai.

16

Anon Mirmani, Pengantar Kearsipan (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2013),

hal. 7. 17

Dessy Irmawati dan Yuniar Indrihapsari, “Sistem Informasi Kearsipan Untuk

Meningkatkan Kualitas Pelayanan,” Jurnal Pendidikan Teknologi dan Kejuruan Vol. 22, no. 2

(2014): hal. 137.

16

3) Mendukung pengawasan, dibutuhkan informasi terekam tentang

rencana yang telah disusun, apa yang telah dilakukan, dan apa yang

belum dilaksanakan.

4) Sebagai alat pembuktian.

5) Memori perusahaan, melestarikan ingatan lembaga/instansi.

6) Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi.18

Tujuan kearsipan dinyatakan dalam pasal 3 UU nomor 7 tahun

1971 yaitu:19

1) Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional.

2) Menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan

pemerintah.

Pertanggungjawaban merupakan elemen penting dalam

pelaksanaan kegiatan. Dalam lingkup kearsipan, yang

dipertanggungjawabkan adalah segala sesuatu yang telah

direncanakan, dilaksanakan dan diselenggarakan serta hasil-hasil

pelaksanaan kegiatan tersebut, semuanya terekam dalam arsip dalam

bentuk berbagai media. Arsip sebagai bahan pertanggungjawaban

harus terjamin keselamatannya baik isi informasi maupun fisik arsip.

Untuk mewujudkan tujuan kerarsipan diperlukan pembagian

tanggungjawab dan kewenangan dalam penyelenggaraan kearsipan.

Penyelenggaraan kearsipan bukan hanya bertujuan untuk

menyelamatkan arsip, namun juga memiliki tujuan yang lebih dinamis

yang berpusat pada optimalisasi pendayagunaan arsip yaitu:

1) Sebagai bahan operasional kegiatan pemerintah.

18

Sudjono, Penilaian dan Penyusutan Arsip (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka,

2014), hal. 2.4. 19

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

17

2) Sebagai bahan akuntabilitas kinerja aparatur.

Tujuan kearsipan menjadi titik orientasi dan organisasi kearsipan

dan merupakan landasan adanya kewajiban kearsipan. Tujuan

kearsipan merupakan landasan bagi organisasi kearsipan untuk

melaksanakan kewajiban kearsipan.20

b. Jenis Arsip

Arsip memiliki bentuk yang beragam, untuk sebagian besar kantor

arsip memang banyak dalam bentuk surat atau dokumen yang

berbentuk kertas bertulisan. Untuk dapat mengenal arsip, berikut jenis

arsip yang dilihat dari beberapa dimensi yaitu

1) Arsip Menurut Subyek atau Isinya, dibedakan menjadi:

a) Arsip Keuangan, seperti: laporan keuangan, bukti pembayaran,

daftar gaji, bukti pembelian dan surat perintah pembayaran.

b) Arsip Kepegawaian, seperti: data riwayat hidup pegawai, , surat

lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman presentasi.

c) Arsip Pemasaran, seperti: surat penawaran, surat pesanan, surat

perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

d) Arsip Pendidikan, seperti: kurikulum, satuan pelajaran, daftar

hadir siswa dan rapor.21

2) Arsip Menurut Bentuk dan Wujudnya, dibedakan menjadi:

a) Surat

b) Gambar, foto, peta

c) CD, DVD

20

Sudjono, Penilaian dan Penyusutan Arsip, hal. 2.6. 21

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional

ke Basis Komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2015), hal. 13.

18

d) Pita rekaman

e) Mikrofiolm

f) Disket22

3) Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya, dibedakan menjadi:

a) Arsip Bernilai Informasi, seperti: pengumuman, pemberitahuan

dan undangan.

b) Arsip Bernilai Administrasi, seperti: ketentuan-ketentuan

organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas

pegawai.

c) Arsip Bernilai Hukum, seperti: akte pendirian perusahaan, akte

kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan

keputusan peradilan.

d) Arsip Bernilai Sejarah, seperti: laporan tahunan, notulen rapat

dan gambar atau foto peristiwa.

e) Arsip Bernilai Ilmiah, seperti: hasil penelitian.

f) Arsip Bernilai Keuangan, seperti: kuitansi, bon penjualan dan

laporan keuangan.

g) Arsip Bernilai Pendidikan, seperti: karya ilmiah para ahli,

kurikulum satuan pelajaran dan program pengajaran.23

4) Arsip Menurut Sifat Kepentingannya, dibedakan menjadi:

a) Arsip Tidak berguna (nonesensial), seperti: surat undangan dan

memo.

22

Sutirman, “Urgensi Manajemen Arsip Elektronik,” Jurnal Efisiensi: Kajian Ilmu

Administrasi Vol. 13, no. 1 (2015): hal. 99. 23

Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional ke

Basis Komputer, hal. 14.

19

b) Arsip Berguna, seperti: presensi pegawai, surat permohonan

cuti dan surat pesanan barang.

c) Arsip Penting, seperti: surat keputusan, daftar riwayat hidup

pegawai, laporan keuangan dan buku kas.24

5) Arsip Menurut tempat atau tingkat pengelolaannya, dibedakan

menjadi:

a) Arsip Pusat, merupakan arsip yang disimpan secara sentralisasi

atau berada dipusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga

pemerintah seperti arsip nasional pusat di Jakarta.

b) Arsip Unit, merupakan arsip yang berada di unit-unit dalam

organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintahan seperti

arsip nasional daerah di ibukota provinsi.

6) Arsip Menurut Keasliannya, dibedakan menjadi:

a) Arsip Asli, yaitu dokumen utama yang dibuat dan ditujukan

pada pihak yang paling berkepentingan (pihak utama).

b) Arsip Tembusan, merupakan dokumen (biasanya dalam bentuk

surat) yang dibuat bersama-sama dengan arsip asli atau

dokumen utama, namun ditunjukan para pihak yang

berkepentingan selain pihak utama.

c) Arsip Salinan, merupakan dokumen tiruan, yang dibuat dengan

cara duplikasi, atau diketik ulang dimana isi atau kontennya

sama dengan dokumen asli. Biasanya dibuat tidak bersama-

sama dengan pembuatan dokumen asli.

24

Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, hal. 231.

20

d) Arsip Petikan, merupakan arsip yang dibuat dengan cara

mengutip sebagian dari isi dokumen asli.

7) Arsip Menurut Kekuatan Hukum, dibedakan menjadi:

a) Arsip Otentik, merupakan arsip yang diatasnya terdapat tanda

tangan asli dengan tinta (bukan photocopy) sebagai tanda

keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik

dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b) Arsip Tidak Otentik, merupakan arsip yang diatasnya tidak

terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa

photocopy, film, mikrofilm, dan hasil print komputer.25

Berdasarkan Pasal 2 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 Tentang

Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pada dasarnya arsip dapat

dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.26

Arsip

dapat dipahami melalui bagan berikut:

Gambar 2. 1: Jenis Arsip

25

Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional ke

Basis Komputer, hal. 16. 26

Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.

21

Dari bagan diatas dapat dijelaskan bahwa arsip pada dasarnya

dapat dibagi menjadi:27

1) Arsip Dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Arsip dinamis juga dapat dipahami sebagai arsip yang

dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan aktivitas organisasi pada umumnya atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan

administrasi, baik diorganisasi pemerintah maupun organisasi

swasta. Arsip dinamis juga berarti informasi terekam, termasuk

data dalam sitem komputer yang dibuat atau diterima oleh

organisasi dalam melakukan aktivitasnya. Karena masih digunakan

secara langsung dalam kegiatan organisasi, maka arsip dinamis

harus diciptakan dan dikelola untuk mendukung aktivitas

organisasi. Arsip dinamis dibagi lagi menjadi tiga yaitu:

a) Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan

persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta

arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak dapat tergantikan apabila

hilang atau rusak.

b) Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi

atau terus-menerus, dengan kata lain arsip aktif merupakan

dokumen yang masih sering dipakai atau digunakan.

27

Ridho Laksono, “Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis,”

Jurnal Diplomatika Universitas Gadjah Mada Vol. 1, no. 1 (2017): hal 48.

22

c) Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah

menurun, dengan kata lain arsip inaktif merupakan dokumen

yang sudah jarang dipakai atau digunakan.

2) Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip

Karena mempunyai nilai guna kesejarahan , telah habis masa

retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah

diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh

Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan.

2. Arsip Vital

Sulistyo-Basuki dalam tulisannya menyebutkan arsip vital atau vital

record adalah arsip dinamis yang penting bagi kegiatan badan korporasi.

Arsip vital disebut juga arsip dinamis kelas satu.28

Menurut Nita Ismayati

arsip vital merupakan arsip dinamis (rekod) yang penting bagi kegiatan

organisasi. Arsip dalam tulisan ini dimaksudkan sebagai rekod, yaitu

informasi atau data tentang bidang tertentu yang diperoleh dan dilestarikan

sebagai acuan atau untuk digunakan.29

Arsip vital merupakan arsip yang

sangat dibutuhkan untuk kelangsungan organisasi. Hal ini karena arsip

vital merupakan arsip yang sangat penting untuk kelangsungan hidup

organisasi, pengertian ini sejalan dengan pendapat yang dikemukakan oleh

Riven.30

28


Nita Ismayati, “Preservasi Arsip Vital Perguruan Tinggi: Studi Kasus di Universitas X,”

Jurnal Pustakawan Indonesia Vol. 13, no. 2 (2014): hal. 59. 30

Utami dan Elva Rahmah, “Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Arsip Vital

Pengadilan Tinggi Padang,” hal. 18.

23

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan arsip vital

merupakan arsip yang sangat penting dimana keberadaannya diperlukan

untuk berjalannya kegiatan organisasi penciptanya.

Mengingat peranan arsip vital bagi instansi adalah sangat penting,

maka kerusakan arsip vital dapat mengakibatkan instansi penciptanya

mengalami kerugian, collapse atau bahkan mati. Oleh karena pentingnya

arsip vital maka arsip vital harus memperoleh perlindungan, pengamanan,

dan penyelamatan dari kemungkinan musnah, hilang dan rusaknya

informasi ataupun fisik arsip baik dari faktor bencana ataupun faktor

manusia.

a. Ciri-Ciri Arsip Vital

Musrifah menyebutkan bahwa arsip Vital memiliki ciri-ciri

sebagai berikut:31

1) Harus ada demi kelangsungan Hidup Organisasi

Arsip memiliki manfaat yang berbeda-beda. Ada arsip yang setelah

digunakan tidak perlu disimpan lagi atau segera dimusnahkan, ada

arsip yang selesai digunakan masih perlu disimpan karena akan

digunakan lagi, ada arsip yang informasinya sudah tidak

diperlukan lagi oleh organisasi, tetapi perlu disimpan untuk

kepentingan masyarakat, ada arsip yang terus-menerus digunakan

oleh organisasi, sehingga harus tetap disimpan.

31

Musrifah, “Proteksi Arsip Vital Pada Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah di

Yogyakarta,” Jurnal Kajian Informasi dan Perpustakaan Vol. 4, no. 2 (2016): hal. 139.

24

2) Fisik dan Informasinya Memerlukan Perlindungan

Setiap informasi dalam arsip berdampak pada kelangsungan

organisasi pembuatnya, maka arsip perlu diberikan perlindungan

dan pengamanan, sehingga terhindar dari ancaman kerusakan dan

kehilangan yang disebabkan oleh bencana alam dan kesengajaan

atau ketidaksengajaan manusia.

3) Fisik Arsip Tidak Dapat Tegantikan

Tidak dapat digantikan karena informasi yang terkandung di

dalamnya tidak terdapat pada organisasi lain, karena arsip tersebut

memiliki nilai keabsahan atau legalitas terkait dengan status hukum

dan keuangan, sehingga organisasi tidak mungkin hanya

menyimpan kopiannya saja. Arsip asli harus disimpan, bila yang

disimpan hanya kopiannya saja, maka belum memberikan jaminan

bagi organisasi. Kehilangan arsip asli, berarti kehilangan bukti

yang diperlukan oleh organisasi.

4) Merupakan Aset Organisasi

Arsip adalah aset bagi sebuah organisasi. Arsip tentang

kepemilikan atau kekayaan organisasi, menunjukkan bahwa,

organisasi tersebut memiliki bukti kepemilikan atau kekayaan.

Arsip ini dapat dimanfaatkan organiasi untuk keperluan strategis

dan operasional. Dalam fungsi ini, arsip juga untuk kegiatan

rekonstruksi tentang asal-usul lahir dan perkembangan organisasi.

25

5) Memiliki Fungsi Dinamis

Informasi yang terkandung dalam arsip merupakan alat dasar

manajemen, sehingga informasi yang terkandung di dalamnya

secara langsung dipergunakan oleh organisasi penciptanya secara

terus menerus (menjadi arsip aktif), maupun jarang dimanfaatkan

(arsip inaktif). oleh karenanya arsip ini harus disimpan oleh

organisasi pencipta arsip.

6) Diklasifikasikan sebagai Arsip Tingkat/Kelas Satu

b. Fungsi Arsip Vital

Arsip vital memiliki fungsi yang sangat kompleks dan saling

berkaitan dengan ciri-ciri yang dimiliki oleh arsip vital, berikut fungsi

arsip vital diantaranya:32

1) Arsip Vital sebagai Memori Organisasi

Arsip vital adalah arsip dinamis yang di dalamnya menyimpan

memori aktivitas yang dilakukan oleh organisasi yang berupa

kebijaksanaan dan strategi bagi organisasi. Arsip vital merupakan

aset berharga bagi organisasi.

2) Arsip Vital sebagai Bukti Hukum dan Menunjang Litigasi

Salah satu legalitas pengakuan secara hukum adalah dengan

adanya arsip pengakuan hukum. Arsip ini kemudian dikategorikan

sebagai arsip dinamis vital. Semakin banyak arsip yang diperlukan

dan dipergunakan dalam kaitannya dengan hukum, maka semakin

jelas bahwa, arsip tersebut memunjang litigasi.

32

Krihanta, Pengelolaan Arsip Vital (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014), hal.

2.19.

26

3) Arsip Vital Sebagai Alat Untuk Melindungi Kepentingan Hak

Arsip vital sebagai aset organisasi berarti merupakan bagian dari

kekayaan organisasi. Informasi yang terkandung dalam arsip

tersebut mampu melindungi hak-hak pribadi dan hak-hak yang

lain, serta organisasi. Arsip vital di sini akan mendukung aktivitas

internal maupun eksternal.

c. Perlindungan Arsip Vital

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 06

Tahun 2005 Tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan

Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara, menetapkan metode

perlindungan arsip vital sebagai berikut:33

1) Duplikasi dan Dispersal (Pemencaran)

Duplikasi dan dispersal (pemencaran) adalah metode perlindungan

arsip dengan cara menciptakan duplikat atau salinan atau copy

arsip dan menyimpan arsip hasil penduplikasian tersebut di tempat

lain. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam duplikasi adalah

memilih dengan cermat bentuk-bentuk duplikasi yang diperlukan

(copy kertas, mikrofilm, mikrofisch, rekaman magnetic, elektronic

records dan sebagainya ) dan pemilihan media tergantung fasilitas

peralatan yang tersedia/biaya yang mampu disediakan.

Metode duplikasi dan dispersal dilaksanakan dengan asumsi bahwa

bencana yang sama tidak akan menimpa dua tempat atau lebih

yang berbeda. Untuk menjamin efektiffitas metode ini maka jarak

33

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 06 Tahun 2005 Tentang

Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara.

27

antar lokasi penyimpanan arsip yang satu dengan yang lainnya

perlu diperhitungkan dan diperkirakan jarak yang aman dari

bencana. Metode duplikasi dan dispersal dapat dilakukan dengan

cara alih media dalam bentuk microform atau dalam bentuk CD-

ROM. CD-ROM tersebut kemudian dibuatkan back-up,

dokumen/arsip asli digunakan untuk kegiatan kerja sehari-hari

sementara CD-ROM disimpan pada tempat penyimpanan arsip

vital yang dirancang secara khusus.

2) Dengan Peralatan Khusus (vaulting)

Perlindungan bagi arsip vital dari musibah atau bencana dapat

dilakukan dengan penggunaan peralatan penyimpanan khusus,

seperti: almari besi, filing cabinet tahan api, ruang bawah tanah,

dan lain sebagainya. Pemilihan peralatan simpan tergantung pada

jenis, media dan ukuran arsip. Namun demikian secara umum

peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar

(sedapat mungkin memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 jam

kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet untuk jenis arsip

berbasis magnetik/elektronik

3. Preservasi

Mardiyanto menyebutkan preservasi merupakan kegiatan penting

untuk menyelamatkan dan melestarikan bahan bukti otentik yang

mempunyai nilai guna untuk kegiatan kepentingan nasional.34

Sedangkan

menurut Ade Nufus preservasi arsip adalah suatu kegiatan memastikan

34

Verry Mardiyanto, “Strategi Kegiatan Preservasi Arsip Terdampak Bencana Lokasi

Kasus di Arsip Nasional Republik Indonesia,” Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan Vol.

10, no. 2 (2017): hal. 94.

28

informasi tersebut tetap dapat diakses dan digunakan seseuai dengan

keperluannya.35

Menurut Hamdani pemeliharaan arsip atau preservasi

merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, merawat, melestarikan,

mengawasi, dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin

keselamatannya baik secara fisik maupun informasi yang terkandung di

dalamnya.Dengan terjaminnya kondisi fisik arsip di lingkungan,

penyimpanan arsip berarti menjamin kelestarian dan keselamatan arsip

baik dari kerusakan, pemusnahan, maupun kebocoran terhadap

informasinya.36

Berdasarkan Definisi diatas maka dapat disimpulkan preservasi arsip

adalah tindakan perlindungan dan perawatan terhadap arsip sehingga dapat

disimpan dan dimanfaatkan dalam jangka waktu yang lama. Berdasarkan

pada pengertian ini, maka kegiatan preservasi meliputi kegiatan

pemeliharaan, penyimpanan, dan pengamanan arsip baik fisik maupun

informasinya

a. Tujuan dan Fungsi Preservasi

Tujuan utama dari preservasi adalah untuk mempertahankan

kondisi dokumen agar tidak cepat rusak dan mengalami kerusakan.

Secara khusus tujuan dari preservasi dapat disimpulkan sebagai

berikut:37

1) Menyelamatkan nilai informasi yang terkandung dalam dokumen.

2) Menyelamatkan fisik asli dokumen.

35

Ade Nufus, “Preservasi Arsip,” Libria Vol. 9, no. 2 (2017): hal. 216. 36

Hamdani Fajri dan Syahyuman, “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor

Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan,” Jurnal Ilmu Informasi

Perpustakaan dan Kearsipan, Seri E, Vol. 1, no. 1 (2012): hal. 409. 37

Nufus, “Preservasi Arsip,” hal. 213.

29

3) Mengatasi kendala kekurangan ruang penyimpanan.

4) Mempercepat proses temu kembali, seperti dokumen yang

tersimpan di dalam CD dapat dengan mudah untuk diakses, baik

dari jarak dekat maupun jauh sehingga penggunaannya menjadi

optimal.

Kegiatan pelestariannya ini diharapkan mampu menjaga kondisi

dokumen agar tetap awet dan masa pemanfaatannya menjadi lebih

lama. Berikut fungsi dari preservasi antara lain:

1) Melindungi, baik dari lingkungan seperti serangga dan suhu

maupun kondisi fisik dokumen yang mengandung kadar keasaman

terutama dokumen berbahan dasar kertas.

2) Pengawetan

3) Kesehatan, agar dokumen terbebas dan terlindungi dari jamur,

debu dan sumber kerusakan lainnya.

4) Pendidikan, sebagai sarana mengajarakan kepada pengguna bahwa

dokumen yang memuat informasi harus dijaga bersama.

5) Kesabaran dalam merawat dokumen

6) Sosial, kerjasama dalam tim pelaku pelestarian

7) Ekonomi, jika dokumen dalam kondisi baik maka akan menghemat

biaya perawatan dokumen yang rusak.

8) Keindahan.

b. Unsur Preservasi

Beberapa unsur penting yang harus diperhatikan dalam upaya

preservasi atau pelestarian arsip yaitu antara lain:

1) Manajemen

Manajemen merupakan unsur yang perlu diperhatikan dalam upaya

pelestarian arsip, perlu diperhatikan siapa yang bertanggung jawab

30

dalam pelestarian, prosedur dalam pelestarian yang akan diikuti,

mencatat arsip yang akan diperbaiki, mengetahui jenis kerusakan

arsip, dan mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan.38

2) Sumber Daya Manusia

Tenaga yang melakukan pelestarian memiliki keahlian atau

keterampilan dalam bidang pelestarian, tenaga kerja hendaknya

telah mengikuti pelatihan dalam bidang pelestarian.39

3) Laboratorium

Laboratorium merupakan ruang pelestarian yang telah dilengkapi

dengan alat untuk pelestarian arsip seperti alat potong kertas,

penjilidan, vacum cleaner, alat untuk fumigasi dan lainnya.

4) Pendanaan

Pendanaa dalam pelestarian tergantung kepada organisasi arsip

bernaung, yang diusahakan dan dikontrol langsung oleh organisasi

tersebut. Dana diperlukan dalam kegiatan pelestarian untuk

memenuhi kebutuhan pelestarian.

c. Faktor Penyebab Kerusakan Arsip

Kerusakan arsip baik dari segi fisik maupun informasi dapat

disebabkan oleh banyak hal, seperti faktor fisika, biologi, kimia, alam,

dan manusia. Namun secara umum faktor-faktor penyebab kerusakan

arsip dapat dibedakan menjadi dua faktor utama diantaranya yaitu

38

Karmidi Martoatmodjo, Pelestarian Bahan Pustaka (Tangerang Selatan: Universitas

Terbuka, 2014), hal. 1.7. 39

Endang Fatmawati, “Analisis Kebutuhan Pelestarian Bahan Perpustakaan Tercetak,”

Pustabiblia: Journal of Library and Information Science Vol. 1, no. 1 (2017): hal. 8.

31

faktor intern yaitu faktor menyebab kerusakan dari dalam dan faktor

ekstern faktor penyebab kerusakan dari luar.

Faktor perusak dari dalam (faktor intern) arsip dapat mengurangi

kekuatan arsip, apabila hal ini berlangsung terus menerus

mengakibatkan arsip akan menjadi lemah dan rapuh.40

Adapun faktor

penyebab kerusakan arsip dari dalam diantaranya yaitu:

1) Dalam Kertas

Bahan dasar arsip pada umumnya berasal dari kertas yang terbuat

dari bahan dasar kayu. Penggunaan bahan kimia dalam proses

pembuatan kertas menjadi hal yang penting. Bahan kimia ini

digunakan untuk membuat pulp untuk menghilangkan zat selulosa

yang tertinggal di dalam kayu. Pada pemasakan pulp terbentuk

senyawa-senyawa kimia dari reaksi kimia yang akan membentuk

asam pada reaksi selanjutnya. semua zat kimia yang terbentuk dari

senyawa kimia harus dihilangkan agar tidak meninggalkan residu

yang akan menambah jumlah asam di dalam kertas. Zat kimia yang

harus dihilangkan diantaranya:41

a) Lignin

Kandungan lignin di dalam kayu berkisar antara 20-30%,

kandungan lignin dalam jumlah ini dapat mengakibatkan kertas

menjadi coklat dan rapuh akibat dari reaksi oksidasi yang

40

Basir Bartos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan

Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2012), hal. 50. 41

Rio Agus Saputra dan Elva Rahmah, “Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kerusakan

Arsip di Kantor Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Kota Bukittinggi,” Jurnal Ilmu Informasi

Perpustakaan dan Kearsipan, Seri A, Vol. 1, no. 2 (2013): hal. 48.

32

menghasilkan asam. Oleh karena itu kandungan dalam lignin

harus dihilangkan.

b) Alum-Rosin Sizing

Penggunaan zat alum rosin dalam pembuatan kertas bertujuan

untuk mengurangi daya serap kertas dan membentuk asam

sulfat yang akan menghidrolisis selulosa. Sebelum

menggunakan alum rosin, zat yang digunakan adalah gelatin,

namun digantikan oleh alum rosin karena alum rosin lebih

murah dan mudah untuk diperoleh.

c) Zat Pemutih

Zat pemutih seperti hipoklorit, klor dioksida, dan peroksoida

dalam pembuatan kertas harus dihilangkan agar tidak

meninggalkan residu klorin dalam kertas yang merupakan

sumber asam.

2) Polusi Udara

Sifat kertas yang mudah menyerap gas maka keasaman kertas juga

dapat berasal dari udara. Gas-gas yang diperoleh dari udara itu

seperti sulfur dioksida yang terdapat di udara bebas yang

merupakan hasil dari bermacam-macam bahan bakar, hidrogn

sulfida yang dihasilkan dari aktivitas industri di dalam kota,

nitrogen dioksida yang dihasilkan oleh bahan bakar minyak

kendaraan bermotor, dan ozon yang dapat membahayakan kertas

33

karena dapat memutuskan rantai-rantai ikatan kimia pada polimer

selulosa membentuk fraksi-fraksi yang tidak stabil.42

3) Tinta

Asam tanat dan garam besi (fero sulfat) dalam tinta mengakibatkan

pengikisan pada kertas dan akan membentuk lubang pada bagian

yang tertulis tinta.43

Perusak arsip dari luar (faktor ekstern) berasal dari beberapa faktor

diantaranya yaitu:

1) Faktor Fisika

Perusak arsip dari faktor fisika dapat bersumber dari berbagai

macam hal yaitu:44

a) Cahaya

Paparan sinar matahari yang masuk langsung mengenai arsip

dapat mengakibatkan rusaknya tulisan pada arsip.

b) Suhu dan Kelembapan Udara

kerusakan yang diakibatkan oleh suhu dan kelembapan pada

arsip yaitu menyebabkan perekat pada penjilidan arsip menjadi

kering.

42

Andi Ibrahim, Pelestarian Bahan Pustaka (Makasar: Alauddin University Press, 2014),

hal. 197. 43

Fajri dan Syahyuman, “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Perpustakaan,

Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan,” hal. 412. 44

Aldona Gusda dan Elva Rahmah, “Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Statis di Kantor

Arsip Kabupaten Pesisir Selatan,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Seri G,

Vol. 2, no. 1 (2013): hal. 487.

34

c) Partikel Debu

Debu yang masuk keruang penyimpanan arsip dan bercampur

dengan suhu yang lembab akan menimbulkan tumbuhnya

jamur pada arsip.

2) Faktor Biota

Perusak arsip dari faktor biota dapat bersumber dari berbagai

macam hal yaitu:45

a) Fungi

Kertas yang mengandung selulosa merupakan tempat yang

dapat dihinggapi oleh spora (tempat berkembang biaknya nya

fungi) sehingga dapat merusak perekat-perekat yang ada pada

kertas dan juga dapat mengakibatkan tinta hilang dan tulisan

tidak terbaca.

b) Serangga

Banyak jenis serangga yang hidup dengan sumber makanannya

berasal dari kertas, hal ini merupakan salah satu faktor yang

dapat merusak arsip. Beberapa jenis serangga yang dapat

merusak arsip yaitu kecoa, silverfish, rayap, kutu buku,

ngengat, book worm, dan kepinding.

3) Faktor Pengguna dan Penanganan yang Salah

Manusia memiliki peranan penting dalam penggunaan dan

pemakaian arsip, apabila manusia melakukan kesalahan dalam

menjalankan peran maka manusia dapat tergolong dalam faktor

45

Febdia Najaf dan Bakhtaruddin, “Pemeliharaan Arsip di Kantor Pengadilan Tinggi

Padang,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Seri A, Vol. 1, no. 1 (2012): hal.

71.

35

penyebab kerusakan pada arsip. Arsip dapat rusak akibat

pemakaian yang berlebihan atau kebiasaan-kebiasaan buruk

pengguna seperti merobek halaman yang dianggap penting,

mengambil lampiran dan mencoret dengan tinta. Untuk itu petugas

arsip berkawajiban untuk menjaga arsip dapat dipergunakan dan

didayagunakan sedemikian rupa sehingga tidak rusak dan

membatasi pemakaian asli kepada mereka yang memerlukan.46

4) Faktor Bencana Alam dan Musibah

Bencana alam dapat mengakibatkan kerusakan arsip dalam jumlah

yang besar dan waktu yang singkat karena bencana alam yang

tidak bisa diprediksi. Oleh karena itu, petugas arsip haruslah

memperhatikan faktor-faktor keamanan, yang termasuk di

dalamnya tindakan dan langkah-langkah untuk menghadapi

kerusakan yang disebabkan oleh adanya bencana. Beberapa faktor

yang harus diperhatikan antara lain:

a) Api

Api merupakan bahaya utama karena ruang arsip yang

membutuhkan cahaya dan pendingin ruangan apabila terjadi

arus pendek listrik dapat menyebabkan kebakaran dan dapat

merusak arsip.

b) Air

Kerusakan arsip yang disebabkan oleh air bukan saja karena

bencana alam seperti banjir tetapi juga dapat disebabkan oleh

46

Ibrahim, Pelestarian Bahan Pustaka, hal. 198.

36

kerusakan pada saluran air, air buangan pada pipa, rembesan

dinding dan juga dari alat pendingin udara.

c) Pencurian

Pencurian arsip dapat saja terjadi apabila arsip tersebut

berperan penting sebagai bukti dalam sebuah kasus atau

persidangan maka oknum-oknum yang bermasalah dapat saja

mencuri dan melenyapkan barang bukti. Maka dari itu arsip

perlu dilakukan pengecekan pada arsip secara periodik.

d. Metode Preservasi Arsip

Mengingat fungsi arsip yang sangat penting bagi suatu lembaga

maupun organisasi, maka perlu dilakukan tindakan perlindungan,

pengamanan dan penyelamatan bagi arsip yang membutuhkan

perhatian khusus, agar fungsi arsip dapat tetap berjalan sebagaimana

mestinya. Berikut beberapa metode yang dapat dilakukan untuk

memelihara fisik arsip maupun informasi yang terkandung di

dalamnya:

1) Deasidifikasi

Kegiatan ini berupa mengukur skala ph yang terdapat di dalam

kertas. Keasaman yang terkandung di dalam kertas dapat

menyebabkan kertas mudah lapuk, oleh karena itu metode ini

dilakukan untuk menghilangkan keasaman pada kertas.47

47

Asep Yudha Wirajaya, “Preservasi dan Konservasi Naskah-Naskah Nusantara di

Surakarta Sebagai Upaya Penyelamatan Asset Bangsa,” Etnografi Vol. 16, no. 2 (2016): hal. 61.

37

2) Laminasi

Laminasi yaitu metode pelestarian dengan cara melapisi dokumen

dengan kertas khusus, agar dokumen menjadi lebih awet.48

3) Enkasulapsi

Enkasulapsi tidak jauh berbeda dengan laminasi, pembedanya

dengan metode enkasulapsi dokumen tidak menempel pada

pembungkusnya sedangkan laminasi sebaliknya yaitu menempel

pada pembungkusnya.49

4) Alih Media

Alih media merupakan sebuah upaya membuat salinan (back-up)

dokumen dalam bentuk media lain. upaya membuat salinan dari

dokumen ini agar menekan atau mengurangi ketergantungan

menyentuh fisik dokumen, agar terhindar dari kesalahan

penanganan.50

B. Alih Media

Menurut peraturan pemerintahan “PP”. Nomor 88 Tahun 1999,

mengatakan alih media adalah mengalih mediakan ke micro film dan media

lain yang bukan kertas dengan keamanan tinggi seperti misalnya CD-ROM

dan Worm.51

Dengan demikian alih media yang dimaksud adalah transfer

informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan

tujuan efesiensi.

48

Wirajaya, hal. 61. 49

Wirajaya, hal. 61. 50

Mardiyanto, “Strategi Kegiatan Preservasi Arsip Terdampak Bencana Lokasi Kasus di

Arsip Nasional Republik Indonesia,” hal. 98. 51

Peraturan Pemenrintah Nomor 88 Tahun 1999

38

Menurut Syafriati alih media merupakan kegiatan pemindahan informasi

dari bentuk tekstual ke elektronik, tanpa mengurangi isi informasinya, dengan

catatan media baru yang digunakan menjamin bahwa hasilnya lebih efisien

dan efektif.52

Zulhalim menyebutkan alih media merupakan kegiatan untuk

membuat duplikasi atau menggandakan media ke suatu bentuk media yang

lain. Duplikasi media tersebut dapat mempertahankan isi dari media tersebut

sehingga menjadi media bentuk lain yang bertahan lama dan dapat lebih

bermanfaat bagi penggunanya.53

Proses alih media merupakan upaya yang

memiliki peranan penting untuk mempertahankan keberadaan dan nilai guna

dokumen untuk dipertahankan dalam jangka waktu yang lama dan dapat

dimanfaatkan oleh generasi dimasa yang akan datang dengan tanpa

mengurangi nilai informasi yang terkandung di dalam fisik dokumen yang

mungkin dalam jangka waktu yang lama akan mengalami kerusakan fisik,

pengertian ini sejalan dengan yang dikemukakan oleh Albertus.54

1. Tujuan, Fungsi dan Manfaat Alih Media

Kegiatan alih media memiliki tujuan, fungsi serta manfaat bagi bahan

yang dialih mediakan. Berikut tujuan dari alih media yaitu:

a. Melestarikan kandungan informasi yang direkam dan dialihkan pada

media lain.

b. Melestarikan bentuk fisik asli arsip sehingga dapat digunakan dalam

bentuk seutuh mungkin.

52

Syafriati Fitri, “Alih Media Arsip Dinamis Inaktif ke CD-ROM di Kasubag Hukum

Pengadilan Tinggi Padang,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Universitas

Negeri Padang Vol. 4, no. 1 (2015): hal. 45. 53

Zulhalim, “Desain dan Implementasi Aplikasi Alih Media Arsip Statis Menggunakan

Visual Basic.Net, Sql Server dan Crystal Report Studi Kasus: Sistem Informasi Manajemen Arsip

Plus di Badan Perpustakaan Arsip Daerah Propinsi Dki Jakarta,” hal. 1. 54

Albertus Pramukti Narendra, “Model Transformasi Media melalui Digitalisasi: Studi

Kasus Alih Media,” Record and Library Journal Vol. 2, no. 2 (2016): hal. 216.

39

Alih media juga memiliki fungsi yang berkaitan dengan preservasi,

diantaranya sebagai berikut:

a. Fungsi Melindungi

Alih media dapat melindungi arsip asli dari tingkat pemakaian tingkat

tinggi yang dapat merusak arsip itu sendiri, sehingga cukup dengan

copy back up atau duplikat dari arsip asli yang digunakan.

b. Fungsi Pendidikan

Pemakai arsip harus belajar bagaimana cara merawat dan memakai

arsip.

c. Fungsi Ekonomi

Pelestarian yang baik akan menjadikan arsip awet dan dapat

menghemat ruangan.

Keuntungan yang diperoleh dari kegiatan alih media yaitu, cepat

dalam proses temu kembali, kerahasiaan arsip lebih terjamin, sumber daya

manusia (SDM) yang digunakan lebih sedikit sehingga bisa menghemat

biaya dan tempat simpan arsip.55

Kegiatan alih media sangat bermanfaat dalam rangka penyelamatan

informasi arsip dari berbagai hal antara lain:56

a. Kerusakan fisik arsip sehingga merusak isi informasi yang terkandung

di dalamnya.

b. Kerusakan akibat bencana baik karena kesalahan manusia maupun

bencana alam.

c. Kehilangan arsip karena dicuri, tergandakan, hilang dan sebagainya

yang bersifat meniadakan arsip itu sendiri.

55

Fitri, “Alih Media Arsip Dinamis Inaktif ke CD-ROM di Kasubag Hukum Pengadilan

Tinggi Padang,” hal. 46. 56

Rosa Widyawan, Melestarikan Bahan Perpustakaan: Menjamin Akses Informasi

(Jakarta: Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah, 2013),

hal. 174.

40

d. Mengatur arsip menjadi lebih ringkas dalam bentuk digital sehingga

tidak memakan tempat untuk menyimpan dan mudah dalam temu

kembali.

2. Prosedur Alih Media

Menurut Abdul Rahman Saleh dalam bukunya ada beberapa hal yang

perlu dipersiapkan sebelum memulai kegaiatan alih media. Hal yang perlu

dipersiapkan sebelum melakukan kegiatan alih media yaitu hardware

(perangkat keras) dan software (perangkat lunak). Adapun hardware dan

software yang dibutuhkan yaitu antara lain:57

a. Hardware meliputi komputer dan alat pemindai (scenner).

b. Software meliputi vistascan atau HPscan atau perangkat lunak

pemindaian selain itu adobe acrobat (versi lengkap) untuk

menghasilkan dokumen dalam bentuk PDF dan MSWord untuk

menulis dokumen yang kemudian disimpan dalam format DOC, RTF,

ataupun PDF.

Setelah mempersiapkan hardware dan software selanjutnya

melakukan kegiatan alih media. Menurut Abdul Rahman Saleh langkah-

langkah dalam melakukan kegiatan alih media yaitu sebagai berikut:58

a. Menyeleksi dan mengumpulkan bahan yang akan dialih mediakan agar

sesuai dengan tujuan alih media.

b. Pembongkaran jilid koleksi. Proses ini perlu dilakukan untuk

memudahkan dalam melakukan proses pemindaian lembar demi

lembar dari bahan pustaka tersebut.

c. Pembacaan halaman demi halaman dokumen menggunakan alat

pemindai yang kemudian disimpan dalam bentuk PDF. Jika

menggunakan alat pemindai yang memilliki fasilitas ADF (Automatic

Document Feeder) maka pembacaan alat pemindaian ini bisa

dilakukan secara otomatis. Hasil dari proses ini adalah dokumen dalam

bentuk elektronik atau file komputer.

d. Pengeditan hasil pemindaian. Walaupun sudah dalam bentuk

elektronik, namun masih perlu diedit, terutama jika kertas yang

ditemukan pada saat scanning miring dan tidak tepat. Oleh karena itu

57

Abdul Rahman Saleh, Membangun Perpustakaan Digital: Step by Step (Jakarta: Sagung

Seto, 2010), hal. 11. 58

Abdul Rahman Saleh, hal. 13.

41

perlu dilakukan editing seperti pemotongan pinggiran halaman,

pembalikan halaman, dan lain-lain sehingga hasilnya menjadi lebih

mudah dan lebih enak dibaca.

e. Pembuatan serta pengolahan metadata (basis data) agar dokumen

tersebut dapat diakses dengan cepat. Pembuatan basis data ini

menggunakan perangkat lunak apa saja yang dapat dikenal dan biasa

digunakan oleh manajer sistem.

f. Melengkapi basis data dengan abstrak bila perlu terutama

dokumendokumen yang berisi informasi ilmiah serta monograf

lainnya.

g. Proses selanjutnya ialah pemindahan atau penulisan dokumen PDF

serta basis data ke CD-ROM atau DVD. Setelah dokumen digital

selesai, maka tahap berikutnya adalah mengumpulkan dokumen-

dokumen tersebut, menata, serta menggandakan ke dalam CD-R atau

DVD.

h. Pejilidan kembali dokumen yang sudah dibongkar. Jika dokumen

tersebut masih diperlukan bentuk tercetaknya maka dapat

dikembalikan ke bagian koleksi yang menyimpan bahan-bahan

tercetak.

3. Kebijakan Alih Media

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28

Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan pasal 48 dan 49 bahwa dalam rangka pemeliharaan

arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam pasal 40 ayat 3 dapat

dilakukan alih media arsip. Berikut kebijakan dalam alih media arsip:59

a. Alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 dilaksanakan

dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi

dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

b. Dalam melakukan alih media arsip pimpinan masing-masing pencipta

arsip menetapkan kebijakan alih media arsip.

c. Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip

dan nilai informasi.

d. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum

berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

59

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

42

e. Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta

arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi

atau terkait dengan arsip hasil alih media.

f. Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang

disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan.

g. Berita acara alih media arsip dinamis sekurang-kurangnya memuat:

1) waktu pelaksanaan;

2) tempat pelaksanaan;

3) jenis media;

4) jumlah arsip;

5) keterangan proses alih media yang dilakukan;

6) pelaksana; dan

7) penandatangan oleh pimpinan unit pengolah dan/atau unit

kearsipan.

h. Daftar arsip dinamis yang dialihmediakan sekurang-kurangnya

memuat:

1) unit pengolah;

2) nomor urut;

3) jenis arsip;

4) jumlah arsip;

5) kurun waktu; dan

6) keterangan.

i. Pelaksanaan alih media arsip dinamis ditetapkan oleh pimpinan

pencipta arsip.

j. Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang

sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

4. Layanan Kearsipan

Layanan arsip merupakan suatu proses penyediaan informasi yang

dimiliki oleh suatu lembaga kearsipan untuk dapat disajikan kepada

umum.60

Layanan arsip juga dikenal dengan istilah akses dan jasa rujukan

(access and reference services). Akses dan jasa rujukan menunjukan pada

60

Anon Mirmani, Ratih Surtihanti, dan Yeni Budi Rahcman, Akses dan Layanan Arsip

(Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2016), hal. 1.3.

43

tersedianya arsip atau informasi oleh institusi untuk dapat digunakan dan

dimanfaatkan oleh pemakai ataupun peneliti. Pengelolaan akses atau

layanan mencakup pembuatan prosedur yang memungkinkan peraturan

hukum dan persetujuan donor tetap diperhatikan, perlindungan arsip dari

tindak kriminal, kerusakan atau penataan kembali.

Selain dikenal dengan istilah akses dan jasa rujukan (access and

reference services), layanan arsip juga dikenal dengan istilah rujukan

(reference). Rujukan adalah istilah umum yang digunakan untuk

penyediaan fasilitas dan jasa di lembaga arsip yang dapat digunakan oleh

pemakai atau peneliti apabila kesepakatan akses disetujui. Kegiatan ini

mengandung pengertian bahwa petugas arsip bukan hanya membantu

peneliti dalam mengidentifikasi, memilih, dan membaca arsip, tetapi juga

membantu kegiatan menyediakan lingkungan yang sesuai untuk meneliti,

membalas surat dan telepon serta menyediakan jasa reprografi untuk

membantu peneliti dalam memperoleh salinan atau kopi arsipnya.

Reference services dapat dilakukan dalam ruang penelitian, lewat telepon,

surat atau melalui faksimile maupun surat elektronik (E-mail).61

Layanan informasi memiliki tugas dan fungsi khusus dalam

memberikan layanan arsip kepada pengguna ataupun peneliti. Adapun

tugas dari layanan informasi yaitu sebagai berikut:62

a. Mengatur pemberian layanan konsultasi tentang pengenalan khazanah

kearsipan baik perorangan maupun kelompok atau rombongan.

b. Mengatur pemberian layanan informasi serta jasa penelusuran

kearsipan.

61

Anon Mirmani, Ratih Surtihanti, dan Yeni Budi Rahcman, hal. 1.4. 62

Anon Mirmani, Ratih Surtihanti, dan Yeni Budi Rahcman, hal. 1.5.

44

c. Mengatur semua tugas yang berhubungan dengan permintaan bahan

kearsipan dengan unit penyimpanan dan penataan arsip.

d. Mengatur penelusuran, penyediaan bahan arsip serta melaksanakan

jasa reproduksi atas permintaan pengguna arsip.

e. Mengatur penerimaan dan pengembalian arsip dari ruang transit atau

depo arsip ke ruang baca atau ruang penelitian dan sebaliknya serta

menjaga keselamatan arsip selama di ruang baca atau ruang penelitian.

Adapun fungsi layanan informasi dalam memberikan layanan arsip

kepada pengguna atau peneliti yaitu sebagai berikut:

a. Pemberian layanan informasi serta jasa penelusuran bahan arsip yang

mengandung hak legal (hukum), yang termasuk kedalam ketegori ini

adalah arsip yang berkaitan dengan catatan sipil seperti masalah

kelahiran, kematian, adopsi, perkawinan, ahli waris, famili, dan

genealogy.

b. Jasa penelusuran arsip yang bernilai kebuktian, yang termasuk

kedalam kategori ini adalah arsip yang berkaitan dengan surat atau

berkas arsip yang berisi informasi tentang keberadaan suatu organisasi

atau perusahaan seperti akte pendirian suatu badan/perusahaan,

peraturan perundangan yang memperkuat kedudukan organisasi, dan

bukti tertulis lain yang dianggap berhubungan dengan keberadaan dan

kedudukan suatu badan/perusahaan.

c. Jasa penelusuran arsip yang bernilai guna informational yang termasuk

kedalam kategori ini adalah segala arsip yang memuat informasi yang

dibutuhkan oleh berbagai kalangan, untuk berbagai kepentingan.

d. Jasa reproduksi atau alih media arsip, reproduksi bisa dalam bentuk

fotokopi, pembuatan slide, foto, mikrofilm, merekam kaset sejarah

lisan, merekam video atau film atau compact disc (CD).

45

e. Pengelolaan referensi dan bahan pustaka serta dokumentasi kearsipan.

f. Sirkulasi hasil publikasi kearsipan.

Untuk dapat menjalankan tugas dan fungsi pelayanan arsip tersebut,

petugas pelayan arsip harus dapat mengenali siapa saja pengguna arsip.

Pengguna arsip dapat dibedakan berdasarkan cara memperoleh informasi

yaitu pemakai langsung dan pemakai tidak langsung.63

a. Pemakai Langsung (Direct Use) adalah orang yang langsung

mendapatkan keuntungan dari arsip. Pengguna ini memperoleh atau

mendapatkan informasi dari arsip sebagai bahan bukti dari kegiatan.

Biasanya pengguna langsung datang sendiri atau mengadakan kontak

dengan pusat arsip atau melalui telepon atau surat dan yang tergolong

dalam kelompok ini biasanya adalah para peneliti atau client.

b. Pemakai Tidak Langsung (Indirect Use) adalah orang yang secara

tidak langsung mendapatkan keuntungan dari penggunaan arsip,

artinya mereka hanya memperoleh informasi dari produk-produk yang

dihasilkan arsip yang bisa berupa buku-buku, majalah atau koran.

Agar arsiparis dapat melayani pengguna arsip dengan baik, maka

arsiparis harus mampu mengidentifikasi jenis pengguna atau pemakai, agar

arsip yang dilayankan sesuai dengan kebutuhan pemakai. Adapun jenis

pengguna dapat diidentifikasi sebagai berikut:64

a. Vocational User, yang termasuk kedalam kelompok ini adalah staf dari

induk organisasi profesional, ilmuwan, mahasiswa serta pengajar.

63

Ishak, “Teknik Layanan Kearsipan” (2015),

https://perpustakaanreferensiuntukkuliah.weebly.com/.../teknis_layanan_kearsipan.ppt. 64

Ishak.

46

b. Avocational User, yang termasuk kedalam kelompok ini adalah

genealogist, sejarawan, serta hobbyists.

C. Penelitian Terdahulu

Penelitian terdahulu merupakan hal yang penting untuk diketahui guna

mengetahui aspek apa saja yang telah diteliti oleh peneliti terdahulu, sehingga

tidak akan terjadi pengulangan penelitian dalam aspek dan lokasi atau objek

kajian yang sama. Selain itu penelitian terdahulu akan memberikan

pengetahuan luas bagi peneliti dalam membatasi ruang lingkup

penelitiannya.65

Sarah Nurzannah (2017). “Pelestarian Arsip Kertas Dengan Metode

Enkapsulasi Di Arsip Nasional Republik Indonesia”. Skripsi Mahasiswa

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.66

Tujuan dari penelitian

ini yaitu untuk mengetahui bagaimana kebijakan pelestarian arsip kertas

dengan metode enkasulapsi, untuk mengetahui proses pelestarian arsip kertas

dengan metode enkasulapsi beserta kendala-kendala apa saja yang dihadapi

Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan enkasulapsi.

Penelitian ini memiliki persamaan dan perbedaan terhadap penelitian yang

akan dilakukan. Persamaannya terletak pada tema dan metode penelitian yaitu

preservasi arsip atau pelestarian arsip dengan menggunakan metode deskriptif

pendekatan kualitatif. Perbedaan pada penelitian ini yaitu pada teknik yang

digunakan. Peneliti sebelumnya menggunakan teknik enkapsulasi sedangkan

65

John W. Creswell, Research Design: Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif, dan Mix

(Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2010), hal. 36. 66

Sarah Nurzannah, “Pelestarian Arsip Kertas Dengan Metode Enkapsulasi Di Arsip

Nasional Republik Indonesia,” Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2017.

47

penelitian yang akan dilakukan menggunakan teknik alih media. Hasil dari

penelitian ini yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia belum memiliki

kebijakan tertulis pengenai pelestarian arsip kertas dengan metode

enkasulapsi. Proses pelestarian arsip memiliki tahapan yaitu mengkonfirmasi

kepada gedung penyimpanan arsip, mencatat arsip yang akan direstorasi,

mendiskusikan jenis restorasi yang cocok bagi arsip yang akan ditindaki

setelah tahap ini selesai makan dapat melakukan restorasi atau pelestarian

arsip. Kendala yang dihadapi dalam restorasi arsip di Arsip Nasional Republik

Indonesia adalah kurangnya anggaran dan SDM dalam restorasi arsip.

Ridho Laksono (2017). “Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses

Alih Media Arsip Statis”. Jurnal Diplomatika Vol. 1, No. 1, September 2017

hal 47-60 Universitas Gadjah Mada.67

Jurnal ini merupakan tugas akhir

mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada. Penelitian ini bertujuan

untuk mendeskripsikan pemanfaatan teknologi digital dalam alih media arsip

statis. Penelitian ini memiliki persamaan pada tema yang akan diteliti yaitu

alih media arsip. Namun perbedaan penelitian ini terletak pada jenis arsip

yaitu peneliti sebelumnya memilih arsip statis dan peneliti memilih arsip vital.

Hasil penelitian ini adalah sarana dan prasarana pendukung, kondisi arsip dan

arsiparis. Proses alih media arsip dimulai dari tahap persiapan, dilanjutkan

dengan scanning, editing, dan penyimpanan arsip di depo arsip yang telah

disiapkan.

Syafriati Fitri (2015). “Alih Media Arsip Dinamis Inaktif ke CD-ROM

di Kasubag Hukum Pengadilan Tinggi Padang”. Jurnal Ilmu Informasi

67

Ridho Laksono, “Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis,”

Jurnal Diplomatika Universitas Gadjah Mada Vol. 1, no. 1 (2017): hal. 47-60.

48

Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 4, No. 1, September 2014, hal. 45-55

Universitas Negeri Padang.68

Jurnal ini merupakan tugas akhir mahasiswa

Jurusan Ilmu Informasi Perpustakaan dan kearsipan Universitas Negeri

Padang. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tahapan dalam alih media

arsip dinamis inaktif. Penelitian ini memiliki persamaan topik yaitu alih

media arsip dengan penelitian yang akan penulis lakukan. Namun berbeda

pada jenis arsip yang diteliti, yaitu peneliti sebelumnya membahas arsip

dinamis inaktif dan peneliti membahas mengenai arsip vital. Hasil penelitian

ini yaitu proses alih media arsip dinamis inaktif ke CD-ROM di Kasubag

Hukum Pengadilan Tinggi Padang melalui 5 tahapan yaitu 1) tahap persiapam;

2) tahap melakukan pengumpulan kertas; 3) tahap melakukan Scanning; 4)

tahap pemindahan ke format PDF; dan 5) tahap pemindahan ke CD-ROM.

68

Syafriati Fitri, “Alih Media Arsip Dinamis Inaktif ke CD-ROM di Kasubag Hukum

Pengadilan Tinggi Padang,” hal. 45-55.

49

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif.

Penelitian deskriptif adalah penelitian yang bertujuan mendeskripsikan atau

menjelaskan sesuatu hal seperti apa adanya.69

Tujuan Penelitian yang hendak

dicapai dalam penelitian deskritif ini adalah untuk mendapatkan informasi

lebih mendalam tentang subjek yang akan diteliti yaitu Alih Media Arsip Vital

sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral. Penggunaan metode penelitian dimaksud untuk menemukan

data yang valid, akurat, signifikan dengan permasalahan, sehingga dapat

digunakan untuk mengungkapkan masalah yang diteliti.

Pendekatan penelitian yang dilakukan peneliti adalah dengan pendekatan

kualitatif. Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang dimaksud untuk

menghasilkan data-data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari

orang-orang yang diamati sesuai dengan pendapat, pendekatan kualitatif

menggunakan metode yaitu menerangkan gejala atau fenomena secara

lengkap dan menyeluruh.70

Melalui Pendekatan ini penulis akan

menggambarkan hasil dari penelitian dan mendapatkan pemahaman yang

mendalam sehingga dapat menarik kesimpulan.

69

Mohammad Mulyadi, “Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif Serta Pemikiran Dasar

Menggabungkannya,” Jurnal Studi Komunikasi dan Media Vol. 15, no. 1 (2011): hal. 132. 70

Naila Hayati, “Pemilihan Metode yang Tepat dalam Penelitian: Metode Kuantitatif dan

Metode Kualitatif,” Jurnal Tarbiyah al-Awlad Vol. 4, no. 1 (2015): hal. 345.

50

B. Informan

Informan adalah orang yang memberikan informasi atau orang yang

menjadi sumber data, atau disebut juga orang yang diwawancarai.71

Informan

adalah orang yang dimanfaatkan seorang peneliti untuk memberikan informasi

tentang situasi dan kondisi tentang latar penelitian. Dalam penentuan informan

ditemukan dengan cara mencari pihak yang mengetahui objek penelitian.72

Penentuan informan ditentukan dengan cara mencari tahu pihak yang paling

memahami objek penelitian dan ditentukan berdasarkan konsep purposive

sampling. Purpose sampling adalah metode penentuan informan dengan

secara sengaja memilih informan-informan tertentu dengan mengabaikan

informan lainnya karena informan tertentu ini memiliki ciri-ciri khusus yang

tidak dimiliki informan lain.73

Pemilihan informan dalam penelitian ini, mengambil informan sebanyak

tiga orang, yaitu kepala Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral, serta dua orang arsiparis ahli madya. Alasan peneliti

mengambil tiga orang informan tersebut ialah karena informan tersebut dapat

memberikan informasi yang valid terkait alih media arsip vital sebagai upaya

preservasi. Maka dari itu penulis mengambil informan diantaranya yaitu:

Tabel 3. 1: Informan

No. Nama Jabatan

1. Tukiran Heru Susanto, S.H Kepala Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber

71

Emzir, Metode Penelitian Kualitatif Analisis Data (Jakarta: Rajawali Press, 2010), hal.

53. 72

Etta Mamang Sungadji dan Sopiah, Metodelogi Penelitian - Pendekatan Praktis dalam

Penelitian, 1 ed. (Yogyakarta: Andi Publisher, 2010), hal. 21. 73

Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Pengantar

Praktis Penelitian Sosial bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula (Jakarta: STIA-LAN, 1999), hal.

183.

51

Daya Mineral

2. Eny Nurwianty, S.Sos Arsiparis Ahli Madya

3. Eka Runie, S.E, M.M Arsiparis Ahli Madya

Penulis berharap dapat mendapatkan informasi mengenai proses alih

media arsip vital sebagai upaya preservasi, penerapan kebijakan dalam

pelaksanaan alih media arsip, prosedur pelayanan koleksi alih media arsip

vital serta hambatan dan kendala yang dihadapi saat melakukan alih media

arsip vital.

C. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data merupakan langkah awal yang sangat penting untuk

menemukan fenomena-fenomena unik di lapangan.74

Data yang terkumpul

akan digunakan sebagai bahan analisis nantinya. Oleh karena itu,

pengumpulan data harus dilakukan dengan sistematis, terarah dan sesuai

dengan masalah penelitian. Pengumpulan data dalam penelitian ini

berdasarkan dengan fokus tujuan penelitian. Data yang dikumpulkan

berdasarkan data primer dan data sekunder.

1. Data Primer

Data primer adalah data yang diambil langsung, tanpa perantara, dari

sumbernya. Sumber dari data ini bisa berupa benda-benda, situs website

atau manusia.75

Dalam penelitian ini data diperoleh secara langsung dari

hasil observasi lokasi penelitian dan hasil wawancara dengan staf arsip di

Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.

74

Galang Surya Gumilang, “Petode Penelitian Kualitatif dalam Bidang Bimbingan dan

Konseling,” Jurnal Fokus Konseling Vol. 2, no. 2 (2016): hal. 153. 75

Subandi, “Deskripsi Kualitatif sebagai Satu Metode dalam Penelitian Pertunjukan,”

Jurnal Harmonia Vol. 11, no. 2 (2011): hal. 176.

52

a. Observasi merupakan suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan

dengan cara mengadakan penelitian secara teliti, serta pencatatan

secara sistematis. Data observasi berupa deskripsi faktual, cermat dan

terinci mengenai keadaan lapangan , kegiatan manusia dan situasi

sosial, serta konteks di mana kegiatan itu terjadi.76

b. Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan

penelitian dengan cara tanya jawab, sambil bertatap muka antara

pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dimana

pewawancara dan informan terlibat dalam kehidupan sosial yang

relatif lama.77

2. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari

sumbernya. Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-dokumen

(laporan, karya tulis orang lain, koran, majalah, dan sebagainya).78

a. Kajian Kepustakaan adalah penelitian yang datanya diambil terutama

atau seluruhnya dari kepustakaan (buku, dokumen, artikel, jurnal,

laporan, koran, dan lain sebagainya).79

Maka data-data kepustakaan

harus memiliki kualitas yang baik. Memiliki data yang otentik serta

data yang up-to date. Sehingga hasil dari penelitian ini dapat

terpercaya dan akurat.

76

Aunu Rofiq Djaelani, “Teknik Pengumpulan Data Penelitian Kualitatif,” Jurnal Majalah

Ilmiah Pawiyatan Vol. 20, no. 1 (2013): hal. 85. 77

Djaelani, hal. 87. 78

Subandi, “Deskripsi Kualitatif sebagai Satu Metode dalam Penelitian Pertunjukan,” hal.

176. 79

Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Pengantar Praktis

Penelitian Sosial bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula, hal. 65.

53

b. Dokumentasi merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu.80

Dokumen ini berupa foto, gambar data-data struktur organisasi Unit

Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Hasil

penelitian dari observasi dan wawancara akan semakin sah dan dapat

dipercaya apabila didukung oleh foto-foto.

D. Teknik Pengujian Keabsahan Data

Keabsahan data merupakan derajat ketepatan antara data yang terjadi

pada obyek penelitian dengan data yang dapat dilaporkan oleh peneliti.

Dengan demikian data yang valid adalah data yang tidak berbeda antar data

yang dilaporkan oleh peneliti dengan data yang sesungguhnya terjadi pada

obyek penelitian.81

Untuk memeriksa keabsahan data, ada empat indikator

yang dapat digunakan yaitu kreadibilitas, kepastian, kebergantungan dan

keteralihan.

Penelitian ini menggunakan teknik kreadibilitas yang meliputi tiga teknik

keabsahan data di antaranya teknik triangulasi, kajian kasus negatif dan

kecukupan referensi.

1. Teknik Triangulasi

Triangulasi dalam pengujian kredibilitas diartikan sebagai pengecekan

data dari berbagai sumber dengan berbagai cara, dan berbagai waktu. Pada

teknik triangulasi ini peneliti menggunakan tiga tahap penelitian yaitu

pertama, triangulasi sumber yaitu dari tempat penelitian, peristiwa dan

80

Natalina Nilamsari, “Memahami Studi Dokumen dalam Penelitian Kualitatif,” Jurnal

Wacana Vol. 13, no. 2 (2014): hal. 179. 81

Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2012), hal. 117.

54

dokumen yang berkaitan dengan penelitian. Kedua, triangulasi teknik yaitu

mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda.

Misalnya data yang diperoleh dari wawancara, lalu dicek dengan

observasi, dan dokumentasi. Ketiga, triangulasi waktu yaitu triangulasi

pengumpulan data dengan menjelaskan kapan penelitian dilakukan.

2. Kajian Kasus Negatif

Kajian kasus negatif dilakukan dengan jalan mengumpulkan contoh

dan kasus yang tidak sesuai dengan kecendrungan informasi yang telah

dikumpulkan dan digunakan sebagai bahan perbandingan.

3. Kecukupan Referensi

Keabsahan data hasil penelitian juga dapat dilakukan dengan

memperbanyak referensi yang dapat menguji dan mengoreksi hasil

penelitian yang telah dilakukan, baik referensi yang berasal dari orang lain

maupun referensi yang diperoleh selama penelitian seperti gambar, video

dilapangan, rekaman wawancara maupun catatan-catatan harian

dilapangan.82

E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data

Dalam teknik pengolahan dan analisis data kulitatif, peneliti menguraikan

data yang telah diperoleh dari lapangan dan dari informan. Data-data yang

diperoleh akan diolah dan disajikan dalam bentuk deskriptif untuk

mengemukakan permasalahan dan menemukan solusi disertai dengan teori-

teori yang mendukung. Hasil dari analisis data berupa fakta-fakta yang terkait

82

Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif (Jakarta: Kencana, 2017), hal. 267.

55

dengan objek penelitian. Data yang telah didapat akan dianalisis melalui tiga

tahapan yaitu:

1. Reduksi Data

Reduksi data adalah merangkum, memilih hal-hal yang pokok,

menfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan

demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih

jelas, dan mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data

selanjutnya dan mencarinya bila diperlukan.83

2. Penyajian Data

Dalam penelitian kualitatif penyajian data dapat dijadikan sebagai

kumpulan informasi yang tersusun sehingga memberikan kemungkinan

adanya penarikan kesimpulan. Penyajian yang sering digunakan yaitu

dalam bentuk naratif, matriks, grafik dan bagan.84

3. Penarikan Kesimpulan

Penarikan kesimpulan merupakan akhir dari analisis data dari

penelitian kualitatif. Penarikan kesimpulan dilakukan dengan pemaknaan

melalui refleksi data. Hasil paparan data tersebut di refleksikan dengan

melengkapi kembali atau menulis ulang catatan lapangan berdasarkan

kerjadian nyata di lapangan. Selanjutnya yaitu penarikan kesimpulan

dengan menggolong-golongkan ke proses kategorisasi atau tema sesuai

fokus penelitian.85

Selain itu kesimpulan dalam penelitian kualitatif

merupakan temuan baru yang sebelumnya belum pernah ada. Temuan

83

S Nasution, Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif (Bandung: Tarsito, 2003), hal. 129. 84

Subandi, “Deskripsi Kualitatif sebagai Satu Metode dalam Penelitian Pertunjukan,” hal.

178. 85

Gumilang, “Petode Penelitian Kualitatif dalam Bidang Bimbingan dan Konseling,” hal.

157.

56

dapat berupa deskripsi atau gambaran suatu obyek yang sebelumnya masih

remang-remang atau gelap sehingga setelah diteliti menjadi jelas, dapat

berupa hubungan kausal atau interaktif, hipotesis atau teori.86

F. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada 19 April 2018 sampai 15 Mei 2018,

observasi awal pada 2 Maret 2018. Penelitian bertempat di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, jalan Yaktapena Raya,

Pondok Ranji, Ciputat Timur, Tangerang Selatan. Berikut rincian jadwal

penelitian:

Tabel 3. 2: Jadwal Penelitian

86

Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif, hal. 92.

NO. Waktu

Kegiatan

Tahun 2018

Maret April Mei Juni Juli

1. Pengajuan Proposal

2. Seminar Proposal

3. Konsultasi Pembimbing

4. Menyusun Daftar

pertanyaan

5. Penelitian Lapangan

6. Analisis Data dan

Kesimpulan

7. Pengesahan Skripsi

8. Pengajuan Sidang

Skripsi

57

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral

1. Sejarah Berdiri

Gedung Pusat Arsip diresmikan oleh Menteri ESDM, yaitu Bapak

Purnomo Yusgiantoro pada tanggal 19 Oktober 2009. Gedung Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ini dibangun di atas tanah

seluas dua hektar yang diperoleh dari hibah PT. Pertamina berdasarkan

Surat Persetujuan Menteri Keuangan Nomor S-105/MK.16/1996 tanggal

27 Februari 1996 bertempat di Jl. Yaktapena Raya, Komplek Pertamina,

Pondok Ranji, Ciputat Timur, Tangerang Selatan. Tanah tersebut telah

memiliki sertifikat atas nama Departemen Pertambangan dan Energi

dengan sertifikat Hak Pakai Nomor 014 Tahun 1998.

Pada awalnya PT. Pertamina menawarkan hibah tanah untuk

pembangunan gedung Pusat Arsip di empat lokasi, yaitu Plumpang,

Kemayoran, Pancoran, Pondok Ranji. Setelah ditinjau ulang ke lokasi di

Plumpang adalah daerah rawan banjir sedangkan lokasi di Pancoran dan

Kemayoran surat kepemilikan tanahnya masih tumpang tindih. Oleh

karena itu, akhirnya diputuskan untuk memilih lokasi di daerah Pondok

Ranji yang dinilai aman dari banjir dan surat kepemilikan sah tidak

ditemukan masalah.

Pada tahun 2001, di lokasi tanah tersebut dilakukan pengurukan,

mengingat lahan dimaksud pada saat itu masih berupa rawa yang tidak

58

produktif. Kemudian, pada tahun 2005 dilaksanakan perencanaan desain

gedung Pusat Arsip berikut sarana dan prasarana penunjang oleh

Konsultan Perencana. Selanjutnya, pada tahun 2006 dimulai pelaksanaan

pembangunan gedung Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral tahap I. Tahun 2007 dilanjutkan pelaksanaan pembangunan tahap

II yang meliputi pekerjaan penyempurnaan dan lanjutan pembangunan

gedung Pusat Arsip. Sejalan dengan pelaksanaan tahap II, dimulai

pembangunan Gedung Serbaguna berikut sarana bangunan

penunjang/mess yang terdiri dari 3 (tiga) lantai yang mempunyai kapasitas

50 kamar tidur.87

2. Visi dan Misi

Visi Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, yaitu:

“Terwujudnya ketahanan dan kemandirian energi serta peningkatan nilai

tambah energi dan mineral yang berwawasan lingkungan untuk

memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi kemakmuran rakyat”.

Sementara itu, upaya untuk mewujudkan visi tersebut adalah melalui 9

Misi Pembangunan, di antaranya:

a. Meningkatkan keamanan pasokan energi dan mineral dalam negeri;

b. Meningkatkan aksesibilitas masyarakat terhadap energi, mineral dan

informasi geologi;

c. Mendorong keekonomian harga ekonomi dan mineral dengan

mempertimbangkan kemampuan ekonomi masyarakat;

87

Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral

59

d. Mendorong peningkatan kemampuan dalam negeri dalam pengelolaan

energi, mineral dan kegeologian;

e. Meningkatkan nilai tambah energi dan mineral;

f. Meningkatkan pembinaan pengelolaan dan pengendalian kegiatan

usaha energi dan mineral secara berdaya guna, berhasil guna, berdaya

saing, berkelanjutan dan berwawasan lingkungan;

g. Meningkatkan kemampuan kelitbangan dan kediklatan Energi dan

Sumber Daya Mineral;

h. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan sektor Energi dan

Sumber Daya Mineral;

i. Melaksanakan good governance. 88

3. Struktur Organisasi

88


60

Gambar 4. 1: Struktur Organisasi Unit Pusat Arsip Kementerian Energi

dan Sumber Daya Mineral

Berdasarkan struktur organisasi di atas, berikut adalah uraian

mengenai tugas pokok dan fungsi dari masing-masing bagian:

a. Biro Umum

Biro Umum mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan

koordinasi dan pengelolaan ketatausahaan, kearsipan, perlengkapan,

pengadaan barang/jasa serta kerumahtanggaan. Dalam melaksanakan

tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 96, Biro Umum

menyelenggarakan fungsi:

1) Penyiapan koordinasi dan pembinaan ketatausahaan dan kearsipan,

keprotokolan, perlengkapan, pengadaan barang/jasa dan

kerumahtanggaan.

2) Pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan.

3) Pelaksanaan urusan keprotokolan.

4) Pengelolaan kearsipan.

5) Pelaksanaan layanan pengadaan barang/jasa di lingkungan

Kementerian.

6) Pengelolaan urusan kerumahtanggaan.

7) Pelaksanaan tata usaha biro.

b. Bagian Tata Usaha dan Kearsipan

Bagian Tata Usaha dan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan pembinaan dan pengelolaan urusan ketatausahaan dan

kearsipan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam

pasal 99, Bagian Tata Usaha dan Kearsipan menyelenggarakan fungsi:

61

1) Penyiapan bahan pembinaan dan pengelolaan urusan tata usaha

Kementerian.

2) Pengelolaan urusan tata usaha Kementerian, Menteri, Sekretaris

Jenderal dan Staf Ahli.

3) Penyiapan pembinaan dan pengelolaan kearsipan Kementerian.

4) Pelaksanaan urusan tata usaha Biro.

c. Bagian Perlengkapan

Bagian Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan

perlengkapan sekretariat Jenderal dan penyusunan standar sarana

Prasarana Kementrian. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana

dimaksud dalam pasal 103, Bagian Perlengkapan menyelenggarakan

fungsi:

1) Penyusunan rencana kebutuhan barang milik negara Sekretariat

Jenderal, penyusunan standar sarana prasarana, dan pembinaan

perlengkapan Kementrian.

2) Penatausahaan bara inventaris dan penghapusan Barang Milik

Negara Sekretariat Jenderal.

3) Pelaksanaan distribusi dan pelaporan barang Inventaris.

d. Bagian Rumah Tangga

Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas melaksanakan penyiapan

pembinaan urusan kerumahtanggaan Kementerian, pelaksanaan urusan

kerumahtanggaan Menteri dan Sekretariat Jenderal, serta pembinaan

dan pelaksanaan keprotokolan pemimpin. Dalam melaksanakan tugas

62

sebagaimana dimaksud dalam pasal 107, Bagian Rumah Tangga

menyelenggarakan fungsi:

1) Penyiapan bahan pembinaan rumah tangga Kementerian serta

pelaksanaan kerumahtanggaan Sekretariat Jenderal.

2) Pelaksanaan urusan rumah tangga Menteri.

3) Pelaksanaan urusan pemeliharaan sarana dan prasarana gedung

Kementerian dan Sekretariat Jenderal.

4. Koleksi

Arsip yang tersimpan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral berasal dari unit pengelola eselon 1 Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral. Adapun jenis dan jumlah koleksi arsip

yang tersimpan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral adalah sebagai berikut:89

Tabel 4. 1: Koleksi Arsip Unit Pusat Arsip Kementerian Energi

dan Sumber Daya Mineral

No. Unit Asal Jenis Arsip Kurun

Waktu

Jumlah

1. Direktorat Jenderal

Pertambangan Umum

(sekarang Ditjen

Mineral Batubara)

Kontrak

Perjanjian

1984-1995 273 Berkas


Pertambangan Umum

(sekarang Ditjen

Mineral Batubara)

AMDA,

ANDAL

1950-2001 1.951

Berkas

3. Badan Geologi Seismogram 1950-1995 33.729

Berkas 559

Roll)

4. Badan Penelitian dan

Pengembangan ESDM

Teknik

Penambangan

dan Laporan

Penelitian

1986-2003 1.356

Berkas

89


63

5. Sekretariat Jenderal

KESDM ( Biro

Kepegawaian dan

Organisasi

Personal File 1970-2010 8.201

Berkas

6. Sekretariat Jenderal

KESDM (Biro

Keuangan)

SPM PLN 1983-2002 6.823

Berkas


Pertambangan Umum

(sekarang Ditjen

Mineral Batubara)

Kartografi 1929-2001 126 Tube


Minyak dan Gas Bumi

Dokumen UKL

dan UPL

1997-2010 1.166

Berkas


Minyak dan Gas Bumi

Dokumen

Eksplorasi

Migas

1981-2008 532 Berkas


Minyak dan Gas Bumi

Dokumen

Kerjasama

Migas

1985-2008 710 Berkas

11. Setditjen Dokumen

Lelang

2004-2010 2.311

Berkas

12. SETJEN Blueprint 2005-2007 56 Berkas

13. Minerba PKP2B 40 Berkas

Total 57. 112

Berkas 126

Tube

Dari beberapa jenis arsip yang disimpan di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, yang termasuk kedalam

arsip vital yaitu Kontrak Perjanjian, Kartografi dan PKP2B (Perjanjian

Karya Pengusahaan Pertambangan Batubara).

Gambar 4. 2 : Arsip Vital Kontrak Karya

Gambar 4. 3 : Arsip Vital Kartografi

64

B. Hasil Penelitian

Pada bagian ini penulis akan menjelaskan dan memaparkan mengenai

hasil dari observasi dan wawancara terhadap informan dalam pelaksanaan

proses alih media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Menjelaskan mengenai proses

alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral, penerapan kebijakan alih media arsip, prosedur pelayanan alih

media arsip vital serta hambatan/kendala yang dihadapi saat melaksanakan

kegiatan alih media arsip vital Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan


Penulis melakukan observasi awal pada 2 Maret 2018 dan melakukan

wawancara mendalam pada 15 Mei 2018 di ruang entri data Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Penulis melakukan

wawancara kepada informan yaitu kepala Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral Bapak Tukiran Heru Susanto, S.H, Ibu Eny

Nurwianty, S.Sos sebagai arsiparis ahli madya dan Ibu Eka Runie, S.E, M.M

sebagai arsiparis ahli madya.

Berikut penulis akan menjabarkan hasil wawancara dengan informan-

informan tersebut di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral.


Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral


mengelola berbagai macam jenis arsip dari Kementerian Energi dan

65

Sumber Daya Mineral yaitu terkait minyak dan gas bumi, mineral batu

bara, ketenaga listrikan, energi baru dan terbarukan dan konservasi energi,

serta masalah geologi. Arsip yang dikelola Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral beberapa memiliki nilai guna yang

tinggi atau dapat disebut arsip vital. Arsip vital yang disimpan di Unit

Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral seperti

sertifikat tanah dan sertifikat bangunan merupakan aset dari Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral karena arsip-arsip tersebut merupakan

bukti kepemilikan yang sah dan berfungsi sebagai alat untuk melindungi

kepentingan hak Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Arsip

vital yang disimpan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral memiliki fungsi sebagai alat bukti di mata hukum seperti

kontrak karya (KK), Perjanjian Karya Pengusahaan Pertambangan

Batubara (PKP2B). Selain itu juga memiliki fungsi dinamis seperti arsip

kartografi yang dapat dijadikan alat dasar manajemen, sehingga informasi

yang terkandung didalamnya secara langsung dipergunakan Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral.

Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral telah

melakukan beberapa upaya preservasi untuk menjaga arsip tetap dalam

keadaan fisik yang baik dan dapat digunakan isi informasi didalamnya.

Upaya preservasi yang telah dilakukan diantaranya yaitu penyampulan

dengan menggunakan kertas kising, melakukan fumigasi, menjaga suhu

ruangan, membersihkan rak arsip yang disebut dengan kegiatan jum‟at

bersih. Upaya preservasi lainnya melakukan alih media arsip yaitu

66

memindahkan arsip dalam bentuk kertas ke media digital. Mengingat arsip

vital memiliki peranan penting bagi Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral saat ini alih media dilakukan pada arsip vital.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Tukiran Heru Susanto

dan Ibu Eny Nurwianty mengatakan bahwa:

“Sumber arsip vital itu adalah kor KESDM pada bidang migas

berarti dari direktorat jendral gas dan minyak dan gas bumi

kemudian mengenai batu bara itu dari direktorat jenderal batubara,

kemudian mengenai ketenaga listrikan itu ada direktorat jenderal

ketenaga listrikan, kemudian mengenai masalah energi baru

terbarukan dan konservasi energi itu dari dikjen PKP2B. Selain itu

ada yang fungsi-fungsi penunjang dikategorikan sebagai arsip vital,

hasil dari kegiatan gunung api, itu punya fungsi penelitian dan arsip

vital juga, nah juga dari badan litbang itu hasil penelitian-penelitian

mengenai ESDM”90

“Dari unit-unit pengolah, unit kerja eselon 1 di lingkungan KESDM,

dikjen migas itu minerba, litang ada dikjen ketenagalistrikan”91

Sumber arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral adalah dari unit-unit pengolah atau unit kerja eselon

1 di lingkungan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral yaitu Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi, Direktorat

Jenderal Mineral Batubara, Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan dan

Badan Penelitian dan Pengembangan ESDM seperti dokumen penelitian.

Jenis arsip vital yang dialih mediakan di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu Kontrak Karya (KK),

Perjanjian Karya Pengusahaan Pertambangan Batubara (PKP2B),

kartografi seperti as-built drawing dari kontruksi, mekanikal elektrikal,

90

Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 91

Eny Nurwianti, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018

67

jaringan air, jaringan sumur pompa. Seperti yang disampaikan oleh bapak

Tukiran Heru Susanto sebagai berikut:

“Kontrak karya, PKP2B, As-built Drawing termasuk kartografi,

kartografi itu apa sih? Ya seluk beluk bentuknya bangunan jadi ada

As-built Drawing, konstruksi, mekanikal elektikel kemudian ada

jaringan air ada jaringan sumur pompa dan sebagainya itu peta

kartografi istilahnya, itu menjadi arsip yang vital”92

Beberapa contoh arsip vital yang telah dialihmediakan di Unit Pusat

Arsip Kementerian Energi dan sumber Daya Mineral adalah sebagai

berikut:

Tabel 4. 2 : Koleksi Alih Media UPA KESDM

No. Loker Jenis Arsip Tahun Jml Ket

1. 4 Perencanaan Pembangunan Gedung

Arsip Departemen Energi dan

Sumber Daya Mineral

2005 112 Ok

2. 5 Dokumen Gambar Perencanaan

Proyek Renovasi Wisma Departemen

Energi dan Sumber Daya Mineral

2005 16 Ok

3. 6 Renovasi Gedung Kantor Direktorat

Jenderal Gas dan Minyak Bumi

2007 136 Ok

4. 7 Peta Kawasan Rawan Bencana

Gunung Berapi Tangkuban Perahu

Provinsi Jawa Barat

2007 1 Ok

5. 13 Pekerjaan Arsitektur Tahap I,

Gedung Serbaguna Pondok Ranji

2007 61 Ok

6. 14 Pekerjaan Lanjutan Pembangunan

dan Prasarana Gedung Arsip Pondok

Ranji

2007 38 Ok

7. 19 Pekerjaan Elektrikal Tahap I 2007 47 Ok

8. 22 Gambar Rencana Arsitektur Mekanik

dan Elektrikal

2007 35 Ok

Alih media di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral dimulai pada tahun 2016, kegiatan alih media ini dilakukan secara

rutin setiap tahunnya. Sebagaimana hasil wawancara penulis dengan Ibu

Eny Nurwianty dan Ibu Eka Runie sebagai berikut:

92

Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018

68

“Pada tahun 20016 untuk alih media”93

“Sebisa mungkin rutin per tahun kita lakukan tergantung data yang

kita terima dari unit pengolah”94

Keberhasilan serta kelancaran dalam kegiatan alih media arsip

membutuhkan sarana dan prasarana yang handal dan sesuai dengan standar

kearsipan. Berdasarkan hasil wawancara dengan Ibu Eny Nurwianty dan

Ibu Eka Runie tentang sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam alih

media sebagai berikut:

“Yang pasti kita butuh scanning, selain itu butuh ruang alih

medianya juga itu sih yang paling dibutuhkan”95

“Seperangkat alat untuk alih media ya, komputer nya scannya,

ruangan untuk alih media nya juga, software itu juga termasuk”96

Sarana dan prasarana yang dibutuhkan Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral dalam kegiatan alih media arsip vital

yaitu ruang alih media yaitu tempat dilakukannya proses alih media arsip,

serangkat software dan hardware. Software yaitu program manipulasi

gambar dan hardware yaitu meliputi komputer, scanner dan alat back up

data (CD, DVD, Hardisk).

Kegiatan alih media arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral dilakukan oleh sub bagian kearsipan yang

berjumlah tiga orang arsiparis, sebagaimana hasil wawancara dengan Ibu

Eny Nurwianty dan Ibu Eka Runie sebagai berikut:

“Kalau di pusat sini ya subag kearsipan”97

93

Eny Nurwianty, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 94

Eka Runie, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 95

Eni Nurwianty, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 96


Eny Nurwianty, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018

69

“Subag kearsipan berjumlah 3 orang arsiparis”98


dan Ibu Eka Runie mengenai proses alih media arsip di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ialah sebagai berikut:

“Sebelum dokumen dialih mediakan pertama kali kita lihat fisik

arsipnya, setelah kita lihat infentarisir arsipnya kita tentukan nilai

gunanya, nilai gunanya kita pastikan ini yang arsip vital, berikutnya

kita melihat dalam bentuk fisiknya, nah fisik itu kemudian

dibersihkan dari debu, dibersihkan dari paper klip, dibersikan dari

map-map, itu dipilah-pilah semua. Nah setelah clear and clean

bentuknya lembaran-lembaran itu baru kita laksanakan untuk alih

media melalui scan , setelahnya baru kasih kode klasifikasi tadi

untuk mengetahui itu nomornya kemudian masalahnya apa termasuk

penempatannya di mana gitu buat daftar hasil scanning itu

prosedurnya begitu"99

“SOP nya itu pertama kita mengidentifikasi arsip apa yang akan

kita alih mediakan, kita lihat kondisi arsip nya kita pilah-pilah,

setelah itu dibersihkan, dilepaskan dari jilidan sampai bentuk

lembaran-lembaran gitu, dari paper clip, jika semuanya udah

selesai barulah dialihmediakan, yaitu di scanning sampai selesai,

setelah proses alihmedianya selesai kita input data atau indexing

gitu, terakhir barulah tahap penyimpanan, tidak lupa juga tadi

berita acaranya ya”100

Berdasarkan hasil wawancara dari informan tersebut dapat diketahui

bahwa prosedur alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral dilakukan dalam tiga tahapan yaitu

tahapan sebelum alih media, tahapan alih media dan tahapan setelah alih

media:

a. Tahapan Sebelum Alih Media

Tahapan sebelum alih media yaitu tahapan persiapan sebelum

dilakukannya kegiatan alih media, adapun tahapannya antara lain:

98



Eka Runie, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018

70

Gambar 4. 4 : Flowchart Tahapan Sebelum Alih Media

1) Identifikasi arsip

Identifikasi arsip meliputi beberapa kegiatan yaitu melihat jenis

arsip yang akan dialihmediakan, arsip yang akan dialihmediakan di


yaitu arsip yang memiliki nilai guna tinggi atau arsip vital dan

diutamakan kepada arsip vital yang tingkat penggunaannya tinggi.

Selanjutnya pengecekan kondisi fisik arsip apakah layak untuk

dialih mediakan, apabila kondisi fisik arsip tidak rusak dapat

langsung dialihmediakan. Selanjutnya melihat ukuran arsip, arsip

yang dialihmediakan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral disesuaikan dengan scanner yang tersedia.

Gambar 4. 5 : Identifikasi Arsip

Identifikasi Arsip

Cleaning dan Sorting

Persiapan Alat Alih Media

71

2) Proses Cleaning dan Sorting

Proses Cleaning yang dilakukan di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral meliputi pembersihan arsip dari

debu, membuka paper clip yang ada pada arsip dan mengeluarkan

arsip dari map-map arsip seperti hanging folder, map snelhecter

dan stopmap folio. Arsip yang telah di identifikasi dan dibersihkan

selanjutnya di sorting kembali. Kegiatan ini meliputi memilah-

milah arsip, mengeluarkan apabila ada halaman kosong yang tidak

perlu dialihmediakan serta memilah apabila terdapat dokumen

ganda yang akan discanning.

Gambar 4. 6 : Proses Cleanning Gambar 4. 7 : Proses Sorting

3) Persiapan Alat Alih Media

Alat-alat yang dibutuhkan dalam melakukan kegiatan alih media

yaitu seperti komputer, scanner dan juga software yaitu aplikasi

pemindai hasil scan.

72

Gambar 4. 8 : Persiapan Berkas Alih

Media

Gambar 4. 9 : Persiapan Alat Alih

Media

b. Tahapan Alih Media

Tahapan alih media yaitu proses pemindaian arsip dari bentuk

cetak ke dalam bentuk digital sampai dikemas kedalam bentuk

compack disk (CD). adapun tahapannya antara lain:

Gambar 4. 10 : Flowchart Tahapan Alih Media

1) Scanning

Scaning yaitu melakukan pemindaian arsip vital lembar per

lembarnya, dalam proses scanning direkomendasikan untuk

menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch). Setelah itu

hasil scan disimpan ke dalam file penyimpanan dalam format

JPEG.

Scanning

Editing

Finishing

73

Gambar 4. 11 : Scanning Arsip Vital Gambar 4. 12 : Proses Scanning

Arsip Vital

2) Editing

Editing yaitu proses pengeditan arsip vital dari hasil scan melalui

aplikasi hingga menyimpan hasil edit. Tahapan yang dilakukan

dalam editing ini yaitu cropping atau memotong area yang

berlebih pada gambar, resizing atau mengatur ukuran gambar,

kemudian menyimpan file kembali.

Gambar 4. 13 : Editing Alih

Media/Cropping Gambar 4. 14 : Editing Alih

Media/Resizing dan Contras

3) Finishing

Finishing yaitu tahapan pengemasan file hasil editing ke dalam

format PDF, selanjutnya disimpan ke media cakram berupa

CD/DVD.

74

Gambar 4. 15 : Tahapan Alih Media Finishing

c. Tahapan Setelah Alih Media

Tahapan terakhir setelah proses alih media arsip vital selesai maka

langkah-langkah selanjutnya yaitu:

Gambar 4. 16 : Flowchart Tahapan Setelah Alih Media

1) Penyimpanan kembali fisik arsip ke tempat penyimpanan

Arsip asli yang telah dilakukan proses alih media disimpan

kembali ke tempat penyimpanan sesuai dengan nomor klasifikasi.

Penyimpanan Kembali Fisik Arsip

Indexing/Input Data

Penyimpanan Hasil Alih Media

75

Gambar 4. 17 : Penyimpanan Kembali Fisik Arsip ke Rak Penyimpanan

2) Indexing/Input Data

Setelah proses alih media selesai kemudian operator indeks

memasukkan data field indeks sesuai dengan dokumen terkait dan

harus memastikan bahwa indeks diberikan kepada dokumen yang

tepat. Indeks arsip merupakan tanda pengenal arsip yang

membedakan antara arsip yang satu dengan arsip lainnya. Indexing

di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral

menggunakan sistem nomor/angka yaitu arsip disusun berdasarkan

urutan nomor alih media.

Gambar 4. 18 : Proses Indexing/Input

Data

Gambar 4. 19 : Data yang Telah di

Input

76

3) Penyimpanan Hasil Alih Media

Hasil alih media yang telah dikemas dalam bentuk CD/DVD

disimpan di ruang penyimpanan hasil alih media. Ruang

penyimpanan hasil alih dalam bentuk CD ditempatkan pada ruang

cold storage dengan suhu 16 derajad.

Gambar 4. 20 : Penyimpanan Koleksi Hasil Alih Media

Secara keseluruhan tahapan alih media arsip vital sebagai upaya

preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral adalah sebagai berikut :

Gambar 4. 21 : Flowchart Alih Media Arsip Vital di UPA KESDM

77

Preservasi arsip vital dengan teknik alih media di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral berfungsi melindungi arsip

dari faktor penyebab kerusakan arsip seperti kandungan zat kimia yang

ada di dalam kertas, debu, cahaya matahari, suhu dan kelembapan,

binatang pengerat, bencana alam, serta melindungi penggunaan fisik asli

arsip yang tinggi.

Waktu yang dibutuhkan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral dalam mengalih mediakan arsip vital setiap

tahunnya tidak dapat diperhitungkan secara pasti. Hal ini dikarenakan

kegiatan alih media bergantung kepada jumlah alat yang digunakan oleh

arsiparis, jika arsiparis memiliki masing-masing alat scan kegiatan alih

media akan lebih cepat. Selain itu juga kecepatan scanning juga

mempengaruhi kecepatan dalam alih media arsip vital. Sebagaimana yang

disampaikan oleh Bapak Tukiran dan Ibu Eka Runie sebagai berikut:

“Lama waktunya apa jumlahnya, kan tadi 3 orang gitu ya, kalau 3

orang itu punya alat sama-sama punya alat semua lebih cepat ya

kan lebih banyak, terus kemudian kita juga mengenai kualitas scan

nya, biasanya scan itu kan ada yang lebih cepat, lebih lambat cuma

bisa satu per satu ketergantungan nya kan disitu, selain itu juga

kompetensi sumber daya manusia nya gitu”101

“Kita tidak bisa memprediksi waktu tepatnya itu berapa lama ya,

karena ini terkait juga dengan sarana prasarana tadi, sdm nya juga,

kalau proses alih media sedang berlangsung kadang mati lampu

yang itu juga dapat mengganggu proses, dan juga tergantung

jumlah arsip yang dialihmediakan, jadi tidak bisa dipastikan”102

Arsip yang telah dialihmediakan dalam bentuk CD/hardisk di Unit

Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral saat ini

disimpan di ruangan sementara. Hal ini dikarenakan Unit Pusat Arsip

101

Tukiran Heru Sesanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 102


78

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sedang mempersiapkan

ruangan khusus untuk menyimpan koleksi hasil alih media. Sebagaimana

yang disampaikan oleh Ibu Eny Nurwianti sebagai berikut:

“Sementara ini kita sedang mempersiapkan ruangan khusus untuk

ini sekarang sedang proses yah, untuk sekarang di simpan di

ruangan pak tukiran dulu”103


memiliki target kedepannya mengenai alih media arsip. Sebagaimana yang

disampaikan oleh Bapak Tukiran Heru Susanto dan Ibu Eka Runie sebagai

berikut:

“Prinsipnya gini kedepan itu adalah bagaimana mengolah arsip

data itu menjadi informasi ya melalui sarana alih media ini gitu jadi

kita tidak langsung melihat pada fisiknya tapi melihat informasinya

bagaimana kita cara mengolah data atau arsip menjadi informasi itu

yang yang terpenting masa depannya, jadi kedepannya adalah

bagaimana arsip itu bisa diolah menjadi informasi sehingga mudah

di akses oleh publis gitu, nah tentunya nanti dalam memberikan

akses ini kita punya namanya SKKAA, SKKAA itu apa Sistem

Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip gitu, setelah dialih mediakan

dengan SKKAA itupun boleh dibuka atau tidak oleh publik gitu,

karna arsip-arsip di lingkungan KESDM itu banyak yang

mengandung kerahasiaannya terutama kaitan dengan keekonomian

negara”104

“Target kedepannya terus melakukan alihmedia arsip ini tidak

hanya untuk arsip vital saja tapi juga arsip lainnya agar arsip ini

dapat memberikan informasi kepada publik, juga itu terkait sarana

tadi kita dalam alihmedia arsip ini membutuhkan bermacam-macam

tipe scanner mudah-mudahan nya tersedia di sini”105

Dari wawancara tersebut dapat diketahui target kedepannya terkait

alih media arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral yaitu dapat mengalih mediakan arsip lainnya selain arsip

vital, dapat mengolah arsip menjadi informasi sehingga dapat dengan

103

Eny Nurwianty, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 104



79

mudah diakses oleh publik. Dalam memberikan akses kepada publik


menerapkan SKKAA (Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip).

SKKAA merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip

dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan

kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta

arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.

2. Penerapan Kebijakan Alih Media Arsip di Unit Pusat Arsip


Kebijakan alih media arsip diatur dalam Peraturan Pemerintah

Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-

Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Penerapan kebijakan

alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral pada point pertama yaitu alih media arsip sebagaimana

dimaksud dalam pasal 48 dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun

sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan

ketentuan peraturan perundang-undangan. Unit pusat arsip telah

melakukan alih media dari arsip berbentuk kertas menjadi digital yang

disimpan dalam bentuk CD/hardisk. Selanjutnya poin kedua yaitu dalam

melakukan alih media arsip pimpinan masing-masing pencipta arsip

menetapkan kebijakan alih media arsip. Berdasarkan hasil wawancara

dengan Ibu Eny Nurwianty menyatakan bahwa:

“Kita sudah punya ya, sudah ada hanya saja belum disahkan oleh

pimpinan, kita tu merujuk ke undang-undang 43 tahun 2009 itu”106

106


80

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat diketahui Unit Pusat

Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral mengenai kebijakan

alih media berpedoman kepada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan yang dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 pasal 48 dan 49. Untuk kebijakan tertulis

mengenai alih media arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral telah dirancang namun belum disahkan secara resmi

oleh pimpinan yaitu Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral.

Berdasarkan proses alih media arsip yang telah dilakukan dapat dilihat

kebijakan sementara yang diterapkan di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu sebelum melakukan kegiatan alih

media, arsip diindentifikasi terlebih dahulu. Tahapan identifikasi arsip

meliputi arsip yang dialihmediakan di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral adalah arsip yang memiliki nilai guna

tinggi atau arsip vital dan mengutamakan arsip vital yang tingkat

penggunaannya tinggi atau sering digunakan. Selanjutnya arsip yang akan

dialih mediakan dilakukan pengecekan kondisi fisik arsip, apabila kondisi

fisik arsip tidak rusak maka dapat langsung dialih mediakan. Selanjutnya

melihat ukuran arsip, arsip yang dialihmediakan di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral disesuaikan dengan

scanner yang tersedia.

Penerapan kebijakan selanjutnya pada poin ketiga mengenai alih

media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai

informasi. Hal ini dapat dilihat pada prosedur alih media arsip vital di Unit

81

Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral pada tahapan

sebelum alih media yaitu arsip diidentifikasi terlebih dahulu sebelum

dialihmediakan. Selanjutnya poin keempat mengenai Arsip yang

dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum. Hal ini dapat

dilihat pada tahapan setelah alih media, fisik arsip yang telah dialih

mediakan disimpan kembali ke tempat penyimpanan arsip. Selanjutnya

pada poin kelima yaitu alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di

lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu yang

dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media. Di Unit

Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral arsip hasil alih

media telah diautentikai oleh pimpinan Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral sebagai bentuk keaslian agar arsip hasil alih media dapat

dinyatakan valid, utuh dan terpercaya. Sebagaimana hasil wawancara

penulis dengan Bapak Tukiran Heru Susanto yaitu sebagai berikut:

“Arsip itu dinyatakan valid ya utuh dan terpercaya intinya gitu, jadi

kealiannya itu tidak diragunakan autentikasi diperlukan karena

arsip itu harus utuh dan terpercaya, jadi autentikasi itu ada oleh

pimpinan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral”107

Penerapan kebijakan alih media arsip pada point keenam yaitu

pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang

disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan. Di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral telah ada berita acara dan

daftar arsip. Seperti hasil wawancara penulis dengan Ibu Eka Runie dan

Ibu Eny Nurwianty menyatakan bahwa:

“Iya itu penting ya berita acara, kita ada”108

107



82

“Setelah tahapan alih media arsip selesai kita membuat daftar arsip

ini”109

Berdasarkan hasil wawancara tersebut di atas, secara umum Unit

Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral mengenai

penerapan kebijakan alih media arsip telah menerapkan kebijakan yang

tercantum pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28

Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan.



Layanan arsip dikenal dengan istilah akses dan jasa rujukan (access

and reference services). Akses dan jasa rujukan menunjukan pada

tersedianya arsip atau informasi oleh institusi untuk dapat digunakan dan

dimanfaatkan oleh pemakai ataupun peneliti. Pengelolaan akses atau

layanan mencakup pembuatan prosedur yang memungkinkan peraturan

hukum dan persetujuan donor tetap diperhatikan, perlindungan arsip dari

tindak kriminal, kerusakan atau penataan kembali.


dan Ibu Eny Nurwianty mengenai prosedur pelayanan koleksi hasil alih

media di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral

yaitu sebagai berikut:

“Secara garis besar memberi surat kepada sekretariat jenderal biro

umum terus kemudian setelah bersurat itu akan ada jawaban ada

atau konfirmasi, setelah ada konfirmasi nanti setelah yang

109


83

bersangkutan datang itu harus mengisi formulir terkait apa dokumen

yang akan dibutuhkan setelah surat itu turun dari pimpinan disposisi

kita selaku arsiparis tetap mencari stelah mencari

menginformasikan kepada pimpinan setelah diberitahu pimpinan

kita akan memberitahukan bahwasanya surat tersebut ketemu dan

disilahkan untuk datang ke Kementerian ESDM itu tahapannya

seperti itu, baru pencarian arsipnya setelah arsipnya ketemu mengisi

formulir berkas peminjaman setelah berkas peminjaman itu baru

pemberian berkas dimaksud dalam bentuk copy ya bukan aslinya ya

itu SOP runtutannya seperti itu gitu”110

“Untuk prosedur layanan arsip khususnya untuk alih media itu

pertama mengajukan permohonan peminjaman arsip ke kementerian

ESDM kepada biro umum, nah sebelum pemohon mendapat surat

balasan pimpinan menurunkan surat kepada kita unit pusat arsip,

setelah kita mendapatkan surat ini selanjutnya kita selaku arsiparis

disini akan mencarikan arsip yang dibutuhkan, nah apabila telah

ketemu kita beritahukan lagi kepada pimpinan tadi, setelah itu

barulah si pemohon mendapat surat balasan, selanjutnya pemohon

datang kesini untuk mengisi form peminjaman, barulah kita berikan

arsip yang dibutuhkan di pemohon tersebut dalam bentuk copy

nya”111

Berdasarkan wawancara tersebut dapat diketahui prosedur pelayanan

koleksi alih media arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral yaitu sebagai berikut:

a. Mengajukan permohonan akses arsip vital kepada kepala biro umum

sekretariat jenderal Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral di

jalan Medan Merdeka Selatan No. 18 Jakarta.

b. Pihak pimpinan dari biro umum menurunkan surat ke Unit Pusat Arsip


c. Arsiparis mencarikan arsip terkait yang dibutuhkan.

d. Setelah arsip ditemukan dan disiapkan selanjutnya diberitahukan

kepada pimpinan di biro umum.

110



84

e. Konfirmasi/ balasan surat dari biro umum kepada stakeholder yang

mengajukan.

f. Pengguna arsip datang ke Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan


g. Mengisi formulir terkait dokumen yang akan dibutuhkan.

h. Pemberian dokumen dalam bentuk copy.

Secara keseluruhan prosedur pelayanan koleksi alih media arsip vital

di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral adalah

sebagai berikut :

Gambar 4. 22 : Prosedur Pelayanan Arsip Koleksi Alih Media di UPA KESDM

Salah satu tugas dan fungsi layanan arsip adalah memberikan

informasi kepada pengguna atau pemakai arsip. Pada Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yang dapat mengakses atau

menggunakan koleksi alih media arsip vital menurut wawancara penulis

dengan Bapak Tukiran Heru Susanto ialah sebagai berikut:

85

“Terkait arsip-arsip vital, arsip yang sifatnya terbatas karena itu

siapa yang penggunanya arsip vital hasil alih media ini itu

stakholder ya KESDM siapakah stakeholder itu selain BUMN sektor

KESDM juga perusahaan-perusahaan yang terkait dengan kegiatan

wilayah kerja pertambangan dan energi, jadi stakeholder itu adalah

BUMN sektor ESDM termasuk perusahaan-perusahaan yang

berusaha di bidang ESDM, itulah stakeholder yang membutuhkan

arsip-arsip yang dialih media”112

Pengguna atau pemakai koleksi hasil alih media di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu stakeholder dari

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, yaitu merupakan BUMN

(Badan Usaha Milik Negara) sektor Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral serta perusahaan-perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan

wilayah kerja di bidang energi dan pertambangan. Hal ini dikarenakan


mengalihmediakan jenis arsip vital yang sifatnya terbatas, dimana tidak

semua dapat mengakses informasinya.



Ada 3 kendala yang ada dalam melakukan kegiatan alih media di Unit

Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, yaitu terkait

dengan Sumber Daya Manusia (SDM), sarana dan prasarana dan

pemeliharaan sarana simpan. Dari hasil wawancara yang telah dilakukan,

penulis mendapat jawaban mengenai kendala dalam alih media arsip vital

sebagai berikut:

a. Sumber Daya Manusia

112


86

Kendala pertama yang dihadapi dalam alih media arsip vital di Unit

Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu

sumber daya manusi (SDM). Sebagaimana hasil wawancara yang telah

dilakukan penulis dengan Bapak Tukiran Heru Susanto sebagai

berikut:

“Untuk alih media itu perlu satu sumber daya manusia yang

punya kompetensi ya kompetensi tentunya gini alatnya canggih ya

tapi kompetensi manusianya tidak mumpuni, nah setelah itu SDM

pun juga bisa mengkategorikan tadi arsip apa sih yang kita alih

mediakan gitu harus bisa memahami nilai guna nilai guna yang

terkait arsip vital”113

Keterbatasan sumber daya manusia atau arsiparis serta kompetensi

arsiparis merupakan salah satu kendala dalam melakukan kegiatan

alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan


b. Sarana dan Prasarana

Kendala kedua yang dihadapi dalam alih media arsip vital di Unit


sarana dan prasarana, Seperti hasil dari wawancara penulis dengan Ibu

Eka Runie menyatakan bahwa:

“Sebenarnya kendalanya itu tadi seperti scanner, arsip disini

ukurannya kan berbeda beda jadi tidak bisa cuma dengan satu

jenis scanner saja”114

Jumlah scanner yang dimiliki Unit Pusat Arsip Kementerian Energi

dan Sumber Daya Mineral masih terbatas, sedangkan alih media arsip

vital memerlukan berbagai tipe scanner karena arsip yang

dialihmediakan terdiri dari berbagai jenis ukuran kertas, seperti arsip

113



87

kartografi yang ukuran kertasnya lebih besar dari jenis arsip yang

dialihmediakan lainnya.

c. Pemeliharaan Sarana Simpan

Kendala terakhir yang dihadapi dalam alih media arsip vital di Unit


pemeliharaan sarana simpan, seperti hasil wawancara penulis dengan

Bapak Tukiran Heru Susanto sebagai berikut:

“Kendala berikutnya adalah bagaimana hasil alat simpan bentuk

eksternal hardisk maupun USB bisa untuk kebaca 2 tahun 3 tahun

yang akan datang itu perarti ini perlu migrasi setiap tahun”115

Arsip yang telah dialihmediakan disimpan dalam bentuk

CD/Hardisk memerlukan pemeliharaan khusus. Agar arsip-arsip ini

bisa tetap digunakan seterusnya maka diperlukan migrasi data setiap

tahunnya.

Dalam menghadapi kendala tersebut diatas, beberapa upaya yang

dilakukan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral

yaitu dengan melakukan GNSTA serta dengan mengikuti diklat kearsipan

bagi arsiparis. Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan Bapak

Tukiran Heru Susanto dan Ibu Eka Runie menyatakan bahwa:

“Dengan gerakan tertib arsip ya GNSTA Gerakan Nasional Sadar

dan Tetib Arsip apa sih GNSTA itu sendiri jadi tertib kebijakan

kearsipan, tertib sarana kearsipan, tertib penyelenggaraan

kearsipan, tertib sumber daya manusia kearsipan, tertib sarana dan

anggaran kearsipan GNSTA itu isinya itu, kalau kaitannya tetib

SDM kearsipan jadi termasuk kompetensi seorang arsiparis yang

mumpuni yang profesional yang mandiri seperti itu, terus kaitannya

dengan biaya tadi segala sesuatu untuk mencapai output yang

diinginkan perlu didukung dengan sumber daya anggaran, selain

115


88

sarana prasarana, kebijakan, sumber daya manusia dan

penganggaran ini wajib”116

“Dengan mengikuti diklat kearsipan”117

Upaya yang dilakukan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral dalam menghadapi kendala dalam alih media arsip

vital yaitu dengan menerapkan GNSTA (Gerakan Nasional Sadar dan

Tertib Arsip) pada setiap arsiparis. GNSTA yaitu gerakan tertib kebijakan

kearsipan, tertib sarana kearsipan, tertib penyelenggaraan kearsipan, tertib

sumber daya manusia kearsipan, serta tertib sarana dan anggaran

kearsipan. Selain itu juga dengan mengikuti diklat kearsipan bagi

arsiparis-arsiparis di lingkungan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan


C. Pembahasan




merupakan lembaga kearsipan yang mempunyai tugas dan tanggungjawab

dalam penyelenggaraan kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral. Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral

didirikan bertujuan untuk mengelola dan melestarikan arsip yang disimpan

di dalamnya.

Beberapa upaya preservasi yang telah dilakukan di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral diantaranya penyampulan

116



89

dengan menggunakan kertas kising, melakukan fumigasi, menjaga suhu

ruangan, membersihkan rak arsip yang disebut dengan kegiatan jum‟at

bersih dan preservasi alih media arsip. Preservasi arsip dengan teknik alih

media ini saat ini hanya dilakukan pada arsip vital.

Arsip vital yang akan dialihmediakan di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral berasal dari unit-unit

pengolah atau unit kerja eselon 1 Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral yaitu berasal dari Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi,

Direktorat Jenderal Mineral Batubara, Direktorat Jenderal

Ketenagalistrikan dan Badan Penelitian dan Pengembangan ESDM seperti

dokumen penelitian.

Jenis arsip vital yang dialih mediakan di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu Kontrak Karya (KK),

Perjanjian Karya Pengusahaan Pertambangan Batubara (PKP2B), dan

kartografi seperti as-built drawing dari kontruksi, mekanikal elektrikal,

jaringan air, jaringan sumur pompa.

Kegiatan alih media di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral dapat terbilang baru, kegiatan alih media dimulai

pada tahun 2016 dan dilakukan secara rutin pertahunnya. Divisi yang

bertanggungjawab dalam kegiatan alih media di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral adalah sub bagian

kearsipan yang beranggota tiga orang arsiparis.

Demi terwujudnya perencanaan terkait dengan alih media arsip vital,

perlu adanya perencanaan yang matang terkait pemilihan sarana dan

90

penyediaan prasarana yang bermutu oleh lembaga kearsipan yang

mempunyai tanggungjawab secara penuh dalam mengelola arsip.118

Sarana

dan prasarana yang dibutuhkan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral dalam kegiatan alih media arsip vital yaitu ruang

alih media yaitu tempat dilakukannya proses alih media arsip, serangkat

software dan hardware.

Arsip vital merupakan arsip yang penting bagi kegiatan bagan

korporasi. Arsip vital disebut juga arsip kelas satu.119

Arsip vital

mengandung informasi yang berharga bagi lembaga yang

mengeluarkannya, sehingga perlu dikelola, dirawat dan dilestarikan

sedemikian rupa mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, karena kondisi

fisik arsip yang sebagian besar berbahan dasar kertas yang terbuat dari

kayu sehingga dapat dengan mudah rusak karena beberapa faktor seperti

penggunaan yang terlalu sering yang memungkinkan arsip sering dapat

rusak. Tindakan alih media merupakan salah satu cara agar menekan

kemungkinan rusaknya arsip yang sering digunakan. Alih media yang

dilakukan adalah digitalisasi arsip yaitu pemindaian arsip dari bentuk hard

file ke dalam bentuk soft file dengan menggunakan sistem operasi

komputer.120

Proses alih media di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber daya mineral terdiri dari tiga tahapan yaitu, tahapan sebelum alih

118

Laksono, “Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis,” hal.

51. 119


Narendra, “Model Transformasi Media melalui Digitalisasi: Studi Kasus Alih Media,”

hal. 215.

91

media, tahapan alih media, dan tahapan setelah alih media. Adapun

tahapan alih media tersebut sebagai berikut:

a. Tahapan sebelum alih media.

Sebelum melakukan preservasi, pihak berwenang perlu memastikan

dan meyediakan perlengkapan yang berkaitan dengan kegiatan

tersebut, dimulai dari menyediakan ruang kerja yang sehat, nyaman

dan aman, serta aman bagi dokumen.121

Tahapan sebelum melakukan

alih media di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral yaitu dengan melakukan: 1) Identifikasi arsip yang meliputi

beberapa kegiatan yaitu melihat jenis arsip yang akan dialihmediakan,

arsip yang akan dialihmediakan di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu arsip yang memiliki nilai guna

tinggi atau arsip vital dan diutamakan kepada arsip vital yang tingkat

penggunaannya tinggi. Selanjutnya pengecekan kondisi fisik arsip

apakah layak untuk dialih mediakan, apabila kondisi fisik arsip tidak

rusak dapat langsung dialihmediakan. Selanjutnya melihat ukuran

arsip, arsip yang dialihmediakan di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral disesuaikan dengan scanner yang

tersedia. 2) Proses cleaning dan sorting meliputi pembersihan arsip

dari debu, membuka paper clip yang ada pada arsip dan mengeluarkan

arsip dari map-map arsip seperti hanging folder, map snelhecter dan

stopmap folio. Arsip yang telah di identifikasi dan dibersihkan

selanjutnya di sorting kembali. Kegiatan ini meliputi memilah-milah

121

Helen Forde, Preserving Archives (London: Facet Publishing, 2007).

92

arsip, mengeluarkan apabila ada halaman kosong yang tidak perlu

dialihmediakan serta memilah apabila terdapat dokumen ganda yang

akan discanning. 3) Persiapan Alat alih media, Alat-alat yang

dibutuhkan dalam melakukan kegiatan alih media yaitu seperti

komputer, scanner dan juga software yaitu aplikasi pemindai hasil

scan.

b. Tahapan Alih Media

Tahapan ini merupakan pokok dari kegiatan alih media arsip vital,

kegiatan pada tahap ini diantaranya yaitu: 1) scanning yaitu melakukan

pemindaian arsip vital lembar per lembarnya, dalam proses scanning

direkomendasikan untuk menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot

per inch). Setelah itu hasil scan disimpan ke dalam file penyimpanan

dalam format JPEG. 2) Editing yaitu melakukan pemindaian arsip vital

lembar per lembarnya, dalam proses scanning direkomendasikan untuk

menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch). Setelah itu

hasil scan disimpan ke dalam file penyimpanan dalam format JPEG. 3)

Finishing yaitu tahapan pengemasan file hasil editing ke dalam format

PDF, selanjutnya disimpan ke media cakram berupa CD/DVD.

c. Tahapan Setelah Alih Media

Tahapan terakhir dalam kegiatan alih media diantaranya yaitu: 1)

penyimpanan kembali fisik arsip ke tempat penyimpanan, Arsip

asli yang telah dilakukan proses alih media disimpan kembali ke

tempat penyimpanan sesuai dengan nomor klasifikasi. 2)

Indexing/Input data, setelah proses alih media selesai

93

kemudian operator indeks memasukkan data field indeks sesuai

dengan dokumen terkait dan harus memastikan bahwa indeks

diberikan kepada dokumen yang tepat. Indeks arsip merupakan

tanda pengenal arsip yang membedakan antara arsip yang satu

dengan arsip lainnya. Indexing di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral menggunakan sistem

nomor/angka yaitu arsip disusun berdasarkan urutan nomor alih

media. 3) Penyimpanan Hasil Alih Media, Hasil alih media yang

telah dikemas dalam bentuk CD/DVD disimpan di ruang

penyimpanan hasil alih media. Ruang penyimpanan hasil alih

dalam bentuk CD ditempatkan pada ruang cold storage dengan

suhu 16 derajad.

Tahapan alih media di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral hampir sama dengan apa yang disampaikan oleh

Abdul Rahman Saleh yaitu sebelum memulai kegiatan alih media hal yang

perlu dipersiapkan yaitu perangkat keras dan perangkat lunak seperti

komputer dan alat pemindai. Selanjutnya melakukan kegiatan alih media

mulai dari menyeleksi dan mengumpulkan bahan yang akan dialih media,

pembongkaran jilidan, melakukan pemindaian per halaman, pengeditan

hasil pemindaian, membuat dan mengelola metadata, pemindahan atau

penulisan dokumen PDF serta basis data CD-ROM atau DVD, serta yang

terakhir penjilidan kembali dokumen yang telah dibongkar.122

122

Abdul Rahman Saleh, Membangun Perpustakaan Digital: Step by Step, hal. 13.

94

Menurut hemat penulis proses mengalihmediakan arsip vital di Unit

Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral berperan

penting untuk menyelamatkan arsip, menyelamatkan nilai guna arsip agar

dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama tanpa mengurangi isi

informasi yang terkandung di dalam fisik arsip. Tidak hanya itu kelebihan

dari kegiatan alih media ini yaitu dapat melindungi fisik asli arsip dari

kerusakan akibat penggunaan yang berlebihan, karena arsip hasil alih

media dalam bentuk digital ini dapat digunakan dalam keseharian.

Selanjutnya menghemat tempat penyimpanan, mempermudah dalam hal

temu kembali, menyampaikan informasi dengan cara yang lebih interaktif,

dan juga dapat dijadikan sebagai fasilitas backup.

Target kedepannya terkait alih media arsip di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu dapat mengalih

mediakan arsip lainnya selain arsip vital, dapat mengolah arsip menjadi

informasi sehingga dapat dengan mudah diakses oleh publik. Dalam

memberikan akses kepada publik Unit Pusat Arsip Kementerian Energi

dan Sumber Daya Mineral menerapkan SKKAA (Sistem Klasifikasi

Keamanan dan Akses Arsip). SKKAA merupakan aturan pembatasan hak

akses terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk

menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi

hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.

95

2. Penerapan Kebijakan Alih Media Arsip di Unit Pusat Arsip


Kebijakan merupakan sebuah ketetapan yang berlaku yang dicirikan

oleh perilaku konsisten dan berulang, baik dari yang membuatnya maupun

yang terkena kebijakan. Dengan adanya kebijakan terkait alih media

diharapkan kegiatan alih dapat lebih terarah. Berdasarkan Peraturan

Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

pasal 48 dan 49 bahwa dalam rangka pemeliharaan arsip dinamis

sebagaimana dimaksud dalam pasal 40 ayat 3 dapat dilakukan alih media

arsip. Berikut kebijakan dalam alih media arsip:123

a. Alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 dilaksanakan

dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi

dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

b. Dalam melakukan alih media arsip pimpinan masing-masing pencipta

arsip menetapkan kebijakan alih media arsip.

c. Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip

dan nilai informasi.

d. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum

berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

e. Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta

arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi

atau terkait dengan arsip hasil alih media.

f. Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang

disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan.

g. Berita acara alih media arsip dinamis sekurang-kurangnya memuat:

1) waktu pelaksanaan;

2) tempat pelaksanaan;

3) jenis media;

4) jumlah arsip;

123

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

96

5) keterangan proses alih media yang dilakukan;

6) pelaksana; dan

7) penandatangan oleh pimpinan unit pengolah dan/atau unit

kearsipan.

h. Daftar arsip dinamis yang dialihmediakan sekurang-kurangnya

memuat:

1) unit pengolah;

2) nomor urut;

3) jenis arsip;

4) jumlah arsip;

5) kurun waktu; dan

6) keterangan.

i. Pelaksanaan alih media arsip dinamis ditetapkan oleh pimpinan

pencipta arsip.

j. Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang

sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Berdasarkan peraturan pemerintah mengenai alih media arsip tersebut

diatas, hal-hal yang telah diterapkan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi

dan Sumber Daya Mineral dalam melakukan alih media arsip vital yaitu

pada poin pertama, alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 48

dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi

informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-

undangan. Dalam hal ini Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral melakukan alih media arsip kedalam bentuk digital.

Selanjutnya pada poin kedua, dalam melakukan alih media arsip

pimpinan masing-masing pencipta arsip menetapkan kebijakan alih media

arsip. Dalam hal ini Untuk kebijakan tertulis mengenai alih media arsip di

Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral telah

dirancang namun belum disahkan secara resmi oleh pimpinan yaitu

97

Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral. Berdasarkan proses alih media

arsip yang telah dilakukan dapat dilihat kebijakan sementara yang

diterapkan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral yaitu sebelum melakukan kegiatan alih media, arsip

diindentifikasi terlebih dahulu. Tahapan identifikasi arsip meliputi arsip

yang dialihmediakan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral adalah arsip yang memiliki nilai guna tinggi atau arsip vital

dan mengutamakan arsip vital yang tingkat penggunaannya tinggi atau

sering digunakan. Selanjutnya arsip yang akan dialih mediakan dilakukan

pengecekan kondisi fisik arsip, apabila kondisi fisik arsip tidak rusak maka

dapat langsung dialih mediakan. Selanjutnya melihat ukuran arsip, arsip


Daya Mineral disesuaikan dengan scanner yang tersedia.

Selanjutnya poin ketiga, alih media arsip dilaksanakan dengan

memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi. Dalam hal ini Unit Pusat

Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sebelum melakukan

alih media ada tahapan identifikasi arsip, di mana pada tahapan ini arsip-

arsip yang akan dialihmediakan dilihat kondisi fisik arsip terlebih dahulu.

Selain itu Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral

melakukan alih media pada arsip vital dimana nilai informasi yang

terkandung di dalam arsip vital sangat penting.

Selanjutnya poin keempat, arsip yang dialihmediakan tetap disimpan

untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-

undangan. Dalam hal ini dapat dilihat dalam tahapan setelah alih media

98

arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral

yaitu penyimpanan kembali fisik arsip ke tempat penyimpanan.

Selanjutnya poin kelima, alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di

lingkungan pencipta arsip. Dalam hal ini berdasarkan hasil wawancara

penulis dengan bapak Tukiran Heru Susanto, arsip hasil alih media telah

diautentikasi oleh pimpinan Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral. Alih media akan berfungsi sebagai dokumen peradilan apabila

ada otentikasi, oleh karena itu penerapan otentikasi suatu dokumen digital

hasil alih media dirasa sangat penting.

Selanjutnya poin keenam, pelaksanaan alih media dilakukan dengan

membuat berita acara yang disertai dengan daftar arsip yang

dialihmediakan. Dalam hal ini berdasarkan hasil wawancara penulis

dengan Ibu Eka Runie dan Ibu Eny Nurwiaty, Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral telah membuat berita acara

dan daftar arsip hasil alih media. Untuk berita acara alih media arsip pada

poin ketujuh, di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral telah memuat waktu pelaksanaan alih media, tempat pelaksanaan,

jenis media, jumlah arsip yang dialihmedia, keterangan proses alih media

yang dilakuakan, pelaksana, dan penandatanganan oleh pimpinan unit

pengolah/unit kearsipan. Untuk daftar arsip hasil alih media pada poin

kedelapan, di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral telah memuat unit pengolah arsip, nomor urut, jenis arsip, jumlah

arsip, kurun waktu, dan keterangan.

99

Gambar 4. 23: Berita Acara Alih Media

UPA KESDM

Gambar 4. 24: Daftar Arsip Alih Media

UPA KESDM

Berdasarkan kebijakan alih media arsip di atas, secara umum Unit

Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral telah

menerapkan kebijakan yang tercantum pada Peraturan Pemerintah

Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-

Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.



Layanan arsip dikenal dengan dua istilah yaitu istilah akses dan jasa

rujukan (access and reference services). Akses dan jasa rujukan

menunjukan pada tersedianya arsip atau informasi oleh institusi untuk

dapat digunakan dan dimanfaatkan oleh pemakai maupun peneliti. Yang

kedua dikenal dengan istilah rujukan (reference). Rujukan adalah istilah

umum yang digunakan untuk penyediaan fasilitas dan jasa di lembaga

100

arsip yang dapat digunakan oleh pemakai atau peneliti apabila kesepakatan

akses disetujui.124

Layanan arsip memiliki tugas memberikan layanan informasi serta

jasa penelusuran bahan arsip. Dalam memberikan layanan ada proseder

yang harus diikuti. Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber daya

Mineral memiliki prosedur dalam memberikan layanan arsip kepada

pengguna arsip.

Prosedur layanan arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber daya Mineral dimulai dari pengguna arsip mengirimkan surat

permohonan akses arsip kepada kepala biro umum Sekretariat Jenderal

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yang beralamat di jalan

Medan Merdeka Selatan no. 18 Jakarta. Setelah kepala biro umum

menerima surat permohonan akses arsip, surat ini dikirim ke Unit Pusat

Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yang beralamat di

jalan Yaktapena Raya, Pondok Ranji, Tangerang Selatan. Selanjutnya

arsiparis mencarikan arsip yang dibutuhkan oleh pengguna, apabila arsip

ditemukan maka unit pusat arsip memberikan laporan kembali ke biro

umum. Selanjutnya pengguna arsip akan mendapat balasan surat bahwa

arsip yang diminta tersedia di unit pusat arsip. Selanjutnya mengguna

mendatangi Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral

dan mengisi formulir peminjaman arsip. Terakhir arsiparis memberikan

file yang diminta dalam bentuk copy kepada pengguna.

124

Minami, Ratih Surtihanti, dan Yeni Budi Rahcman, Akses dan Layanan Arsip, hal. 1.4.

101

Agar arsiparis dapat melayani pengguna arsip dengan baik, maka

arsiparis harus mampu mengidentifikasi jenis pengguna atau pemakai, agar

arsip yang dilayankan sesuai dengan kebutuhan pemakai. Ada dua jenis

pengguna dapat diidentifikasi yaitu pertama vocational user, yang

termasuk kedalam kelompok ini adalah staf dari induk organisasi

profesional, ilmuwan, mahasiswa serta pengajar. Yang kedua yaitu

avocational user, yang termasuk kedalam kelompok ini adalah

genealogist, sejarawan, serta hobbyists.125

Pengguna atau pemakai koleksi hasil alih media di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu stakeholder dari

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, yang merupakan BUMN

(Badan Usaha Milik Negara) sektor Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral serta perusahaan-perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan

wilayah kerja di bidang energi dan pertambangan. Hal ini dikarenakan


mengalihmediakan jenis arsip vital yang sifatnya terbatas, dimana tidak

semua dapat mengakses informasinya.

Berdasarkan penelitian yang telah penulis lakukan di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sistem pelayanan arsip

menerapkan sistem pelayanan tertutup dimana yang dapat mengakses arsip

hanya staf atau karyawan dan stakeholder dengan pengajuan permohonan

izin terlebih dahulu. Sementara itu, jenis pengguna berdasarkan cara

memperoleh informasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

125

Ishak, “Teknik Layanan Kearsipan.”

102

Sumber Daya Mineral adalah pemakai langsung (direct use) dimana

pengguna langsung datang ke pusat arsip untuk dapat menggunakan arsip

melalui prosedur yang telah ditetapkan. Menurut hemat penulis sitem

pelayanan arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral sudah bagus karena telah memiliki prosedur layanan, hanya saja

yang menjadi faktor kendala dalam pelayanan arsip ini yaitu jarak antara

pusat arsip dengan kementerian yang cukup jauh menjadi hambatan dalam

mengirimkan surat permohonan akses arsip sehingga memakan waktu

yang cukup lama agar arsip dapat diakses.



Kendala yang ada dalam proses alih media arsip di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dapat menjadi faktor

penghambat dalam melaksanakan kegiatan alih media arsip. Berdasarkan

hasil wawancara kendala yang dihadapi Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral dalam melaksanakan kegiatan alih

media arsip yaitu kurangnya jumlah sumber daya manusia atau arsiparis

dalam melakukan kegiatan alih media selain itu kompetensi dalam

melakukan alihmedia arsip masih terbilang minim dikarenakan

background arsiparis yang berbeda-beda.


menyimpan jenis arsip yang berbeda-beda, dengan ukuran kertas yang

berbeda-beda pula, untuk itu dibutuhkan berbagai jenis dan tipe scanner

agar dapat mengalihmediakan semua jenis arsip terutama arsip kartografi

103

yang ukurannya lebih besar dari arsip lainnya. Jumlah scanner yang

terbatas di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral menjadi kendala dalam melakukan alihmedia arsip.

Terakhir pemeliharaan sarana simpan. Arsip hasil alih media yang

telah disimpan kedalam bentuk CD/Hardisk memerlukan pemeliharaan

khusus agar dapat tetap bisa digunakan dari tahun ketahun. Agar arsip

hasil alih media tetap bisa digunakan kedepannya maka perlu melakukan

migrasi data.

Upaya yang dilakukan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral dalam menghadapi kendala mengalihmediakan arsip yaitu

dengan menerapkan GNSTA (Gerakan Nasional Sadar dan Tertib Arsip) pada

setiap arsiparis. GNSTA yaitu gerakan tertib kebijakan kearsipan, tertib

sarana kearsipan, tertib penyelenggaraan kearsipan, tertib sumber daya

manusia kearsipan, serta tertib sarana dan anggaran kearsipan.

Gerakan sadar arsip ini dipelopori oleh Arsip Nasional Republik

Indonesia (ANRI), program ini dicanangkan oleh Menteri Pendayagunaan

Aparatur Negara Reformasi Birokrasi pada tanggal 17 Agustus 2016.

Tujuan utama dari GNSTA yaitu membangun kesadaran akan pentingnya

pengelolaan arsip, membangun penyelenggaraan tertib arsip dan

menyelamatkan arsip di seluruh kementerian atau lembaga.

Selain menerapkan GNSTA upaya lainnya yaitu dengan mengikuti

diklat kearsipan bagi arsiparis-arsiparis di lingkungan Kementerian Energi

dan Sumber Daya Mineral maupun di luar kementerian.

104

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan

sebelumnya, maka dapat disimpulan hal-hal sebagai berikut:

1. Proses alih media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral terdiri dari tiga tahapan

yaitu pertama tahapan sebelum alih media yang meliputi proses

identifikasi arsip, cleaning dan sorting arsip dan persiapan alat untuk alih

media arsip; kedua tahapan alih media yang meliputi proses scanning,

editing sampai finishing; ketiga tahapan setelah alih media yang meliputi

penyimpanan kembali arsip ke tempat penyimpanan, indexing/input data,

dan menyimpan arsip hasil alih media ke tempat penyimpanan.

2. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun

2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan secara umum telah diterapkan oleh Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Penerapan kebijakan

sementara yang berlaku di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral yaitu sebelum melakukan kegiatan alih media, arsip

diindentifikasi terlebih dahulu. Tahapan identifikasi arsip meliputi arsip


Daya Mineral adalah arsip yang memiliki nilai guna tinggi atau arsip vital

dan mengutamakan arsip vital yang tingkat penggunaannya tinggi atau

105

sering digunakan. Selanjutnya arsip yang akan dialihmediakan dilakukan

pengecekan kondisi fisik arsip, apabila kondisi fisik arsip tidak rusak maka

dapat langsung dialih mediakan. Selanjutnya melihat ukuran arsip, arsip


Daya Mineral disesuaikan dengan scanner yang tersedia.

3. Prosedur pelayanan koleksi alih media di Unit Pusat Arsip Kemeneterian

Energi dan Sumber Daya Mineral dimulai dari mengirimkan surat kepada

biro umum, selanjutnya biro umum mengirimkan kepada pusat arsip,

kemudian arsiparis mencarikan arsip yang dibutuhkan, apabila telah

ditemukan pusat arsip memberikan konfirmasi kepada kementerian,

selanjutnya penguna mendapatkan surat balasan, setelah itu pengguna

datang ke pusat arsip dan mengisi formulir peminjaman, terakhir arsiparis

memberikan arsip dalam bentuk copy. Sistem pelayanan arsip menerapkan

sistem pelayanan tertutup di mana yang dapat mengakses arsip hanya staf

atau karyawan dan stakeholder dengan pengajuan permohonan izin

terlebih dahulu. Jenis pengguna berdasarkan cara memperoleh informasi di

Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral adalah

pemakai langsung (direct use) dimana pengguna langsung datang ke pusat

arsip untuk dapat menggunakan arsip melalui prosedur yang telah

ditetapkan.

4. Hambatan/kendala yang dihadapi Unit Pusat Arsip Kementerian Energi

dan Sumber Daya Mineral dalam melakukan alih media arsip vital sebagai

upaya preservasi ada tiga yaitu kurangnya sumber daya manusia,

kurangnya jumlah scanner yang tersedia dan pemeliharaan sarana simpan.

106

B. Saran

Dari kesimpulan di atas, penulis akan menyampaikan beberapa saran

yang kiranya dapat dijadikan pertimbangan bagi Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Adapun saran-saran dari

penulis sebagai berikut:

1. Penambahan staf ahli dan memberikan pelatihan khusus kepada arsiparis

yang menangani alih media arsip vital agar mempermudah proses alih

media arsip vital kedepannya.

2. Penambahan hardware yang bagus dan memadai seperti scanner

contohnya kamera pemindai agar proses alih media pada jenis arsip yang

ukurannya lebih besar dapat segera terlaksanakan.

3. Persiapan ruangan penyimpanan untuk koleksi hasil alih media dapat

segera diselesaikan agar koleksi hasil alih media arsip dapat tetap terawat

di ruangan khusus nantinya.

4. Sebaiknya dalam waktu dekat kebijakan alih media arsip di lingkungan

Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dapat

disahkan, agar arsiparis memiliki pedoman dan standar yang menjadi

acuan, sehingga alih media arsip tidak dianggap remeh dan

dikesampingkan.

5. Upaya kedepannya yaitu dapat mengalihmediakan arsip lainnya selain

arsip vital serta dapat mengolah arsip menjadi informasi sehingga dapat

dengan mudah diakses oleh publik dapat degera terlaksanakan.

107

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Rahman Saleh. Membangun Perpustakaan Digital: Step by Step. Jakarta:

Sagung Seto, 2010.

Bartos, Basir. Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan

Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara, 2012.

Bungin, Burhan. Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana, 2017.

Creswell, John W. Research Design: Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif, dan Mix.

Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2010.

Djaelani, Aunu Rofiq. “Teknik Pengumpulan Data Penelitian Kualitatif.” Jurnal

Majalah Ilmiah Pawiyatan Vol. 20, no. 1 (2013).

Emzir. Metode Penelitian Kualitatif Analisis Data. Jakarta: Rajawali Press, 2010.

Fajri, Hamdani, dan Syahyuman. “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di

Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan.”

Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Seri E, Vol. 1, no. 1

(2012).

Fatmawati, Endang. “Analisis Kebutuhan Pelestarian Bahan Perpustakaan

Tercetak.” Pustabiblia: Journal of Library and Information Science Vol.

1, no. 1 (2017).

Fitri, Syafriati. “Alih Media Arsip Dinamis Inaktif ke CD-ROM di Kasubag

Hukum Pengadilan Tinggi Padang.” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan

dan Kearsipan Universitas Negeri Padang Vol. 4, no. 1 (2015).

Forde, Helen. Preserving Archives. London: Facet Publishing, 2007.

Ginn, Mary Lea. Records Management. Canada: South-Western Cangage

Learning, 2011.

Gumilang, Galang Surya. “Petode Penelitian Kualitatif dalam Bidang Bimbingan

dan Konseling.” Jurnal Fokus Konseling Vol. 2, no. 2 (2016).

Gunarto, Imam, dan Mudalsih. Manajemen Pusat Arsip. Tangerang Selatan:

Universitas Terbuka, 2014.

Gusda, Aldona, dan Elva Rahmah. “Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Statis di

Kantor Arsip Kabupaten Pesisir Selatan.” Jurnal Ilmu Informasi

Perpustakaan dan Kearsipan, Seri G, Vol. 2, no. 1 (2013).

Hayati, Naila. “Pemilihan Metode yang Tepat dalam Penelitian: Metode

Kuantitatif dan Metode Kualitatif.” Jurnal Tarbiyah al-Awlad Vol. 4, no. 1

(2015).

108

Ibrahim, Andi. Pelestarian Bahan Pustaka. Makasar: Alauddin University Press,

2014.

Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan

Pengantar Praktis Penelitian Sosial bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula.

Jakarta: STIA-LAN, 1999.

Irmawati, Dessy, dan Yuniar Indrihapsari. “Sistem Informasi Kearsipan Untuk

Meningkatkan Kualitas Pelayanan.” Jurnal Pendidikan Teknologi dan

Kejuruan Vol. 22, no. 2 (2014).

Ishak. “Teknik Layanan Kearsipan.” Fakuiltas Ilmu Budaya Universitas Sumatera

Utara, 2015.

https://perpustakaanreferensiuntukkuliah.weebly.com/.../teknis_layanan_k

earsipan.ppt.

Ismayati, Nita. “Preservasi Arsip Vital Perguruan Tinggi: Studi Kasus di

Universitas X.” Jurnal Pustakawan Indonesia Vol. 13, no. 2 (2014).

Kallberg, Maria. “Archivists 2.0: Redefining The Archivist‟s Profession in The

Digital Age.” Records Management Journal Vol. 22, no. 2 (2012).

Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014.

Kusmayadi, Eka, Imam Gunarto, dan Mudalsih. Manajemen Pusat Arsip.

Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2016.

Laksono, Ridho. “Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip

Statis.” Jurnal Diplomatika Universitas Gadjah Mada Vol. 1, no. 1

(2017).

Mardiyanto, Verry. “Strategi Kegiatan Preservasi Arsip Terdampak Bencana

Lokasi Kasus di Arsip Nasional Republik Indonesia.” Khazanah: Jurnal

Pengembangan Kearsipan Vol. 10, no. 2 (2017).

Martoatmodjo, Karmidi. Pelestarian Bahan Pustaka. Tangerang Selatan:

Universitas Terbuka, 2014.

Mirmani, Anon, Ratih Surtihanti, dan Yeni Budi Rahcman. Akses dan Layanan

Arsip. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2016.

Mirmani, Anon. Pengantar Kearsipan. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka,

2013.

Mulyadi, Mohammad. “Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif Serta Pemikiran

Dasar Menggabungkannya.” Jurnal Studi Komunikasi dan Media Vol. 15,

no. 1 (2011).

109

Musrifah. “Proteksi Arsip Vital Pada Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah di

Yogyakarta.” Jurnal Kajian Informasi dan Perpustakaan Vol. 4, no. 2

(2016).

Najaf, Febdia, dan Bakhtaruddin. “Pemeliharaan Arsip di Kantor Pengadilan

Tinggi Padang.” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Seri

A, Vol. 1, no. 1 (2012).

Narendra, Albertus Pramukti. “Model Transformasi Media melalui Digitalisasi:

Studi Kasus Alih Media.” Record and Library Journal Vol. 2, no. 2

(2016).

Nasruddin. “Sejarah Penulisan Al-Qur‟an: Kajian Antropologi Budaya.” Jurnal

Rihlah UIN Alauddin Makasar Vol. 2, no. 1 (2015).

Nasution, S. Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif. Bandung: Tarsito, 2003.

Nilamsari, Natalina. “Memahami Studi Dokumen dalam Penelitian Kualitatif.”

Jurnal Wacana Vol. 13, no. 2 (2014).

Nufus, Ade. “Preservasi Arsip.” Libria Vol. 9, no. 2 (2017).

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 06 Tahun 2005 Tentang

Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip

Vital Negara.

Peraturan Pemenrintah Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan

Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan

Legalisasi.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Saputra, Rio Agus, dan Elva Rahmah. “Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi

Kerusakan Arsip di Kantor Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Kota

Bukittinggi.” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Seri A,

Vol. 1, no. 2 (2013).

Subandi. “Deskripsi Kualitatif sebagai Satu Metode dalam Penelitian

Pertunjukan.” Jurnal Harmonia Vol. 11, no. 2 (2011).

Sudjono. Penilaian dan Penyusutan Arsip. Tangerang Selatan: Universitas

Terbuka, 2014.

Sugiarto, Agus, dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern: Dari

Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media, 2015.

Sugiyono. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta, 2012.

110

Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,

2003.

Sungadji, Etta Mamang, dan Sopiah. Metodelogi Penelitian - Pendekatan Praktis

dalam Penelitian. 1 ed. Yogyakarta: Andi Publisher, 2010.

Sutirman. “Urgensi Manajemen Arsip Elektronik.” Jurnal Efisiensi: Kajian Ilmu

Administrasi Vol. 13, no. 1 (2015).

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok

Kearsipan.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Utami, Riven Raviah, dan Elva Rahmah. “Perlindungan, Pengamanan, dan

Penyelamatan Arsip Vital Pengadilan Tinggi Padang.” Jurnal Ilmu

Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Seri A, Vol. 1, no. 1 (2012).

Widyawan, Rosa. Melestarikan Bahan Perpustakaan: Menjamin Akses Informasi.

Jakarta: Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Pusat Dokumentasi dan

Informasi Ilmiah, 2013.

Wirajaya, Asep Yudha. “Preservasi dan Konservasi Naskah-Naskah Nusantara di

Surakarta Sebagai Upaya Penyelamatan Asset Bangsa.” Etnografi Vol. 16,

no. 2 (2016).

Zulhalim. “Desain dan Implementasi Aplikasi Alih Media Arsip Statis

Menggunakan Visual Basic.Net, Sql Server dan Crystal Report Studi

Kasus: Sistem Informasi Manajemen Arsip Plus di Badan Perpustakaan

Arsip Daerah Propinsi Dki Jakarta.” Jurnal Manajemen Informatika Vol.

6, no. 4 (2013).

LAMPIRAN – LAMPIRAN

Lampiran 1

TRANSKRIP WAWANCARA

Informan 1

Nama : Tukiran Heru Susanto, S.H

Jabatan : Kepala Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral

Hari/Tanggal : Selasa/15 Mei 2018

Tempat : Ruang Entri Data

1. Apakah jenis arsip yang disimpan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi

dan Sumber Daya Mineral?

... ya sebetulnya sesuai dengan tugas dan fungsi Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral itu, pusat arsip sebagai record centernya itu

menyimpan arsip-arsip yang sifatnya untuk kepentingan kementerian dan

kepentingan kebangsaan, mengenai jenis-jenisnya itu ada tekstual,

kartografi, seismograf dan CD, Arsip yang berbasis kertas maupun yang

berbasis elektronik bentuknya kan alih media

2. Berapakan jumlah koleksi arsip secara keseluruhan yang dimiliki oleh Unit


... .. kalau totalnya sih sekitar 57.000 berkas lebih ya, jadi prinsipnya ini

baru sebagian yang tersimpan di sini karena belum terdata secara

keseluruhan, masih di unit pengolah.

3. Darimanakah sumber arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral?

Sumber arsip vital itu adalah kor KESDM pada bidang migas berarti dari

direktorat jendral gas dan minyak dan gas bumi kemudian mengenai batu

bara itu dari direktorat jenderal batubara, kemudian mengenai ketenaga

listrikan itu ada direktorat jenderal ketenaga listrikan, kemudian

mengenai masalah energi baru terbarukan dan konservasi energi itu dari

dikjen PKP2B. Selain itu ada yang fungsi-fungsi penunjang dikategorikan

sebagai arsip vital, hasil dari kegiatan gunung api, itu punya fungsi

penelitian dan arsip vital juga, nah juga dari badan litbang itu hasil

penelitian-penelitian mengenai ESDM.

4. Apakah jenis arsip vital yang dialih mediakan di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?

Kontrak karya, PKP2B, As-built Drawing termasuk kartografi, kartografi

itu apa sih? Ya seluk beluk bentuknya bangunan jadi ada As-built

Drawing, konstruksi, mekanikal elektikel kemudian ada jaringan air ada

jaringan sumur pompa dan sebagainya itu peta kartografi istilahnya, itu

menjadi arsip yang vital.

5. Apakah sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam melakukan alih media

arsip Vital?

Kalau sarana prasarananya kita butuh ruangan ya untuk alih medianya

sendiri, komputer, scanm jadi ini kalo kaitannya sarana dan prasarana

untuk alih media itu mengingat spesifikasi arsip-arsip di lingkungan

KESDM itu banyak masalah pertambangan memerlukan scan, tetapi scan

yang berbagai tipe yang memang perlu ada di sini

6. Bagaimana prosedur alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian


Sebelum dokumen dialih mediakan pertama kali kita lihat fisik arsipnya,

setelah kita lihat infentarisir arsipnya kita tentukan nilai gunanya, nilai

gunanya kita pastikan ini yang arsip vital, berikutnya kita melihat dalam

bentuk fisiknya, nah fisik itu kemudian dibersihkan dari debu, dibersihkan

dari paper klip, dibersikan dari map-map, itu dipilah-pilah semua. Nah

setelah clear and clean bentuknya lembaran-lembaran itu baru kita

laksanakan untuk alih media melalui scan , setelahnya baru kasih kode

klasifikasi tadi untuk mengetahui itu nomornya kemudian masalahnya apa

termasuk penempatannya di mana gitu buat daftar hasil scanning itu

prosedurnya begitu.

7. Apakah ada divisi khusus yang bertanggung jawab dalam melakukan alih

media arsip vital?

Itu ada ya bagian subag kearsipan.

8. Berapa banyak arsiparis yang dibutuhkan dalam melakukan alih media arsip

vital?

Untuk alih media ada 3 orang arsiparis.

9. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan alih media arsip vital?

Lama waktunya apa jumlahnya, kan tadi 3 orang gitu ya, kalau 3 orang

itu punya alat sama-sama punya alat semua lebih cepat ya kan lebih

banyak, terus kemudian kita juga mengenai kualitas scan nya, biasanya

scan itu kan ada yang lebih cepat, lebih lambat cuma bisa satu per satu

ketergantungan nya kan disitu, selain itu juga kompetensi sumber daya

manusia nya gitu.

10. Dimanakah arsip yang telah dialih mediakan disimpan?

Untuk saat ini kita simpan di ruangan saya, ada lemari khusus, nah kita

sudah merancang ini salah satu diantaranya itu udah ada alih media

dalam bentuk disket dan scan CD Kaset itu sudah ada, nah ini akan kita

gunakan sebagai ruang penyimpanan hasil alih media ini sedang

persiapan

11. Apakah target kedepannya yang ingin dicapai dalam alih media arsip di Unit


Prinsipnya gini kedepan itu adalah bagaimana mengolah arsip data itu

menjadi informasi ya melalui sarana alih media ini gitu jadi kita tidak

langsung melihat pada fisiknya tapi melihat informasinya bagaimana kita

cara mengolah data atau arsip menjadi informasi itu yang yang terpenting

masa depannya, jadi kedepannya adalah bagaimana arsip itu bisa diolah

menjadi informasi sehingga mudah di akses oleh publis gitu, nah tentunya

nanti dalam memberikan akses ini kita punya namanya SKKAA, SKKAA

itu apa Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip gitu, setelah dialih

mediakan dengan SKKAA itupun boleh dibuka atau tidak oleh publik gitu,

karna arsip-arsip di lingkungan KESDM itu banyak yang mengandung

kerahasiaannya terutama kaitan dengan keekonomian negara

12. Apakah sudah ada kebijakan tertulis atau SOP alih media arsip di Unit Pusat


Kalau kebijakan kita pakai UU 43 tahun 2009 tentang kearsipan ya, tapi

kalau untuk kebijakan sendiri di pusat arsip ini itu sudah kita rancang.

13. Apakah ada tanda autentikasi oleh pimpinan terhadap arsip yang telah

dialihmediakan?

Arsip itu dinyatakan valid ya utuh dan terpercaya intinya gitu, jadi

keasliannya itu tidak diragunakan autentikasi diperlukan karena arsip itu

harus utuh dan terpercaya, jadi autentikasi itu ada oleh pimpinan


14. Apakah ada berita acara terkait alih media arsip?

Ada kita untuk berita acara.

15. Apakah ada daftar arsip yang telah dialih mediakan?

Itu kita buat setelah kita alih mediakan ya, jadi ada.



Secara garis besar memberi surat kepada sekretariat jenderal biro umum

terus kemudian setelah bersurat itu akan ada jawaban ada atau

konfirmasi, setelah ada konfirmasi nanti setelah yang bersangkutan

datang itu harus mengisi formulir terkait apa dokumen yang akan

dibutuhkan setelah surat itu turun dari pimpinan disposisi kita selaku

arsiparis tetap mencari stelah mencari menginformasikan kepada

pimpinan setelah diberitahu pimpinan kita akan memberitahukan

bahwasanya surat tersebut ketemu dan disilahkan untuk datang ke

Kementerian ESDM itu tahapannya seperti itu, baru pencarian arsipnya

setelah arsipnya ketemu mengisi formulir berkas peminjaman setelah

berkas peminjaman itu baru pemberian berkas dimaksud dalam bentuk

copy ya bukan aslinya ya itu SOP runtutannya seperti itu gitu.

17. Siapa saja yang dapat mengakses koleksi alih media arsip Vital di Unit Pusat


Terkait arsip-arsip vital, arsip yang sifatnya terbatas karena itu siapa

yang penggunanya arsip vital hasil alih media ini itu stakholder ya

KESDM siapakah stakeholder itu selain BUMN sektor KESDM juga

perusahaan-perusahaan yang terkait dengan kegiatan wilayah kerja

pertambangan dan energi, jadi stakeholder itu adalah BUMN sektor

ESDM termasuk perusahaan-perusahaan yang berusaha di bidang ESDM,

itulah stakeholder yang membutuhkan arsip-arsip yang dialih media.

18. Apakah hambatan atau kendala yang dihadapi dalam melakukan proses alih

media arsip?

Untuk alih media itu perlu satu sumber daya manusia yang punya

kompetensi ya kompetensi tentunya gini alatnya canggih ya tapi

kompetensi manusianya tidak mumpuni, nah setelah itu SDM pun juga

bisa mengkategorikan tadi arsip apa sih yang kita alih mediakan gitu

harus bisa memahami nilai guna nilai guna yang terkait arsip vital tadi,

setelah itu SDM sarana dan prasarana dalam bentuk scannya tadi scanner

nya tadi untuk ESDM dibutuhkan alat scanner yang betul betul sesuai

dengan kebutuhan karna sifat kertasnya yang berbeda-beda, setelah itu

kendala yang berikutnya adalah hasil alih media bisa dalam bentuk disket

internal hardisk dan sebagainya nah saat kita mengolah itu kita

menggunakan tipe-tipe tertentu nah ahsil scan itu perlu kita simpan dalam

suhu tertentu contohnya eksternal hardisk USB dan sebagainya itu kita

simpan di ruangan tertentu tadi yang sedang kita rencanakan tadi

itukemudian kita atur suhunya tertentu nah kendala berikutnya adalah

bagaimana hasil alat simpan bentuk eksternal hardisk maupun USB bisa

untuk kebaca 2 tahun 3 tahun yang akan datang itu perarti ini perlu

migrasi setiap tahun, berarti pemeliharaan sarana simpan.

19. Bagaimana cara untuk mengatasi kendala yang dihadapi dalam melakukan

proses alih media arsip?

Dengan gerakan tertib arsip ya GNSTA Gerakan Nasional Sadar dan

Tetib Arsip apa sih GNSTA itu sendiri jadi tertib kebijakan kearsipan,

tertib sarana kearsipan, tertib penyelenggaraan kearsipan, tertib sumber

daya manusia kearsipan, tertib sarana dan anggaran kearsipan GNSTA

itu isinya itu, kalau kaitannya tetib SDM kearsipan jadi termasuk

kompetensi seorang arsiparis yang mumpuni yang profesional yang

mandiri seperti itu, terus kaitannya dengan biaya tadi segala sesuatu

untuk mencapai output yang diinginkan perlu didukung dengan sumber

daya anggaran, selain sarana prasarana, kebijakan, sumber daya

manusia dan penganggaran ini wajib.

Informan 2

Nama : Eny Nurwianty, S.Sos

Jabatan : Arsiparis Ahli Madya





Jenis-jenisnya, kan ada yang tekstual, kartografi, kemudian ada yang CD

terus sama seismograf yang bentuk khusus.



Jumlahnya itu, sementara itu mengenai kontrak perjanjian itu 237 berkas,

kemudian AMDAL itu 1951 berkas, kemudian seismograf 33.729 lembar

atau 559 roll, kemudian teknik penambangan dan laporan penelitian itu

ada 1356 berkas, kemudian personal file itu ada 8201 berkas atau 566

boks, kemudian SPM PLN itu 6823 berkas, masih ada lagi kartografi 126

tube, dokumen UKL dan UPL 1166 berkas, kemudian dokumen eksplorasi

migas 532 berkas, dokumen kerjasama migas 710 berkas, kemudian

dokumen lelang 2311 berkas, kemudian ada juga blue print 56 berkas,

PKP2B 40 berkas. Belum yang alih media itu sekitar 140.



Dari unit-unit pengolah, unit kerja eselon 1 di lingkungan KESDM, dikjen

migas itu minerba, litang ada dikjen ketenagalistrikan.



Kontrak karya, PKP2B, kartografi.

5. Kapankah alih media arsip Vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral mulai dilakukan?

Pada tahun 20016 untuk alih media.

6. Apakah ada periode khusus dalam melakukan alih media arsip Vital di Unit


Pertahun sih, tergantung datanya itu.


arsip Vital?

Yang pasti kita butuh scanning, selain itu butuh ruang alih medianya juga

itu sih yang paling dibutuhkan.


media arsip vital?

Kalau di pusat sini ya subag kearsipan.


vital?

Itu 3 orang arsiparis bagian subag kearsipan.



Ini ada beberapa tahapan ya, sebelum alih media itu kita mengidentifikasi

arsip terlebih dahulu dokumen yang akan kita alih mediakan, kemudian

setelah identifikasi arsipnya dibersihkan dari debu dan membuka arsip

kalau yang dijilid dari jilid nya dari sampai bentuk lembaran, setelah

semua proses cleaning ini selesai barulah kita alih mediakan, seperti

menscan, setelahnya kita edit agar rapi barulah finishing, nah barulah

setelah kegiatan alih media ini selesai masuk ke tahapan indexing dan

mengimput data, sebelumnya kita simpan ya dokumen aslinya, dan

terakhir barulah kita pindahkan kedalam bentuk CD/Hardisk dan kita

simpan.


Tergantung sih ya, kalau scannernya bagus itu akan memakan waktu yang

cepat tapi kalau scannernya lagi ada masalah biasanya agak sedikit lama,

selain itu juga tergantung pada arsiparis yang melakukan alih medianya.


Sementara ini kita sedang mempersiapkan ruangan khusus untuk ini

sekarang sedang proses yah, untuk sekarang di simpan di ruangan pak

tukiran dulu.



Targetnya sih kita usahakan kalau memang sudah terdata itu kita akan

alih mediakan arsip-arsip seperti tadi tu kontrak karya.



Kita sudah punya ya, sudah ada hanya saja belum disahkan oleh

pimpinan, kita tu merujuk ke undang-undang 43 tahun 2009 itu.


dialihmediakan?

Iya ada.


Itu pasti ada.


Setelah tahapan alih media arsip selesai kita membuat daftar arsip ini.



Untuk prosedur layanan arsip khususnya untuk alih media itu pertama

mengajukan permohonan peminjaman arsip ke kementerian ESDM

kepada biro umum, nah sebelum pemohon mendapat surat balasan

pimpinan menurunkan surat kepada kita unit pusat arsip, setelah kita

mendapatkan surat ini selanjutnya kita selaku arsiparis disini akan

mencarikan arsip yang dibutuhkan, nah apabila telah ketemu kita

beritahukan lagi kepada pimpinan tadi, setelah itu barulah si pemohon

mendapat surat balasan, selanjutnya pemohon datang kesini untuk

mengisi form peminjaman, barulah kita berikan arsip yang dibutuhkan di

pemohon tersebut dalam bentuk copy nya.



Stakeholder Kemeneterian Energi dan Sumber Daya Mineral, itu

perusahaan yang terkait dengan kementerian ini.


media arsip?

Sumber daya manusia SDM nya masih kurang, hambatan itu yang paling

ini sih scanner ya sarana prasarana itu sih ya.


proses alih media?

Apa yah, itu gerakan tertip arsip sih ya itu salah satu cara juga untuk

menghadapi kendala.

Informan 3

Nama : Eka Runie, S.E, M.M

Jabatan : Arsiparis Ahli Madya





Banyak yah jenis arsip yang kita simpan di pusat arsip ini yaitu arsip

seismogram, kontrak perjanjian, laporan penelitian, personal file,

kartografi, PKP2B, blueprint seperti itu



Seismogram itu banyak yah sekitar 33.000 lebih, personal file 8000an

kalau ditotal itu ada 57.000 lebih itu.



Dari dikjen mineral dan batubara, dikjen minyak dan gas bumi, badan

penelitian juga litbang ya.



Arsip vital yang dialih mediakan itu PKP2B Kartografi juga termasuk

kontark karya juga.

5. Kapankah alih media arsip Vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral mulai dilakukan?

Tahun 2016

6. Apakah ada periode khusus dalam melakukan alih media arsip Vital di Unit


Sebisa mungkin rutin per tahun kita lakukan tergantung data yang kita

terima dari unit pengolah.


arsip Vital?

Seperangkat alat untuk alih media ya, komputer nya scannya, ruangan

untuk alih media nya juga, software itu juga termasuk.


media arsip vital?

Ada yah bagian subag kearsipan yang melakukan kegiatan ini.


vital?

Subag kearsipan berjumlah 3 orang arsiparis.



SOP nya itu pertama kita mengidentifikasi arsip apa yang akan kita alih

mediakan, kita lihat kondisi arsip nya kita pilah-pilah, setelah itu

dibersihkan, dilepaskan dari jilidan sampai bentuk lembaran-lembaran

gitu, dari paper clip, jika semuanya udah selesai barulah dialihmediakan,

yaitu di scanning sampai selesai, setelah proses alihmedianya selesai kita

input data atau indexing gitu, terakhir barulah tahap penyimpanan, tidak

lupa juga tadi berita acaranya ya.


Kita tidak bisa memprediksi waktu tepatnya itu berapa lama ya, karena ini

terkait juga dengan sarana prasarana tadi, sdm nya juga, kalau proses

alih media sedang berlangsung kadang mati lampu yang itu juga dapat

mengganggu proses, dan juga tergantung jumlah arsip yang

dialihmediakan, jadi tidak bisa dipastikan.


Sekarang kita simpan di ruangan sementara dulu karena ruangan khusu

untuk ini sedang dalam proses pengerjaan



Target kedepannya terus melakukan alihmedia arsip ini tidak hanya untuk

arsip vital saja tapi juga arsip lainnya agar arsip ini dapat memberikan

informasi kepada publik, juga itu terkait sarana tadi kita dalam alihmedia

arsip ini membutuhkan bermacam-macam tipe scanner mudah-mudahan

nya tersedia di sini.



Sekarang kita berpedomannya ke undang-undang 43 tentang kearsipan,

untuk kebijakan pusat arsip ini belum disahkan.


dialihmediakan?

Iya ada


Iya itu penting ya berita acara, kita ada.


Ada



Alurnya seperti ini, yaitu mengajukan surat ke sekretarian jenderal

kementerian energi dan sumber daya mineral pada biro umumnya yang

pusat di jalan merdeka selatan, lanjut pemohon akan mendapat surat

balasan, sebelumnya ini ada prosesnya ya, nanti sebelum mendapat surat

balasan, pihak pimpinan itu memberikan kabar kepada kami bahwa ada

pemohonan peminjaman arsip yang dibutuhkan, setelah itu arsiparis

disini akan mencarikan arsip terkait, setelah ditemukan barulah kita

informasikan lagi ke pimpinan bahwa arsip terkait telah disiapkan,

selanjutnya kan si pemohon mendapat surat balasan, tahap berikutnya

yang membutuhkan arsip datang ke kami ke pusat arsip dan mengisi form

peminjaman, barulah kami serahkan arsip yang dibutuhkan begitu.



Perusahaan yang memiliki kaitan dengan wilayah kerja ya, pertambangan

misalnya dan kementerian energi dan sumber daya mineral ini sendiri.


media?

Sebenarnya kendalanya itu tadi seperti scanner, arsip disini ukurannya

kan berbeda beda jadi tidak bisa Cuma dengan satu jenis scanner saja,

kompetensi arsiparis nya juga menjadi salah satu kendala, kurangnya sdm

juga.


proses alih media?

Dengan mengikuti diklat kearsipan.

Lampiran 2

LEMBAR OBSERVASI

ALIH MEDIA ARSIP VITAL SEBAGAI UPAYA PRESERVASI DI UNIT

PUSAT ARSIP KEMENTERIAN ENERGI

DAN SUMBER DAYA MINERAL

No. Tanggal Lokasi Pengamatan Hasil Pengamatan

1. 2 Maret 2018 Unit Pusat Arsip

Kementerian

Energi dan Sumber

Daya Mineral

Penulis melakukan pengamatan

terhadap arsip yang

dialihmediakan di Unit Pusat

Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral dilakukan

pada arsip-arsip yang bernilai

guna tinggi atau disebut arsip

vital.

Dalam observasi yang dilakukan

penulis menanyakan tentang

usaha preservasi yang telah

dilakukan di Unit Pusat Arsip


Daya Mineral. Dalam observasi

ini penulis mendapatkan

informasi usaha preservasi yang

telah dilakukan penyampulan

arsip dengan kertas kising,

fumigasi arsip, menjaga suhu

ruangan penyimpanan, dan

membersihkan rak arsip setiap

jum‟at (kegiatan jum‟at bersih).

2. 19 Maret 2018 Unit Pusat Arsip

Kementerian

Energi dan Sumber

Daya Mineral


terhadap SDM pengelolaan arsip,

diketahui bahwa SDM yang ada

berlatarbelakang berbagai bidang

bukan dari bidang kearsipan,

namun pada dasarnya SDM

memiliki pengalaman yang cukup

mampuni.

Dalam observasi yang dilakukan

penulis menanyakan tentang

kebijakan alih media di

lingkungan Unit Pusat Arsip


Daya Mineral. Dalam observasi

ini penulis mendapatkan

informasi kebijakan alih media di

Unit Pusat Arsip Kementerian


sudah ada tetapi belum disahkan

secara resmi oleh pimpinan.


terhadap peralatan penunjang

kegiatan alih media arsip, penulis

melihat peralatan yang

mendukung kegiatan alih media

arsip masih kurang terutama

scanner.

REDUKSI DATA

Kategori Sub

Kategori

Data Narasumber Keterangan

Alih

Media

Arsip

Vital

Sumber

Arsip Vital

Sumber arsip vital itu adalah kor KESDM pada

bidang migas berarti dari direktorat jendral gas

dan minyak dan gas bumi kemudian mengenai

batu bara itu dari direktorat jenderal batubara,

kemudian mengenai ketenaga listrikan itu ada

direktorat jenderal ketenaga listrikan, kemudian

mengenai masalah energi baru terbarukan dan

konservasi energi itu dari dikjen PKP2B. Selain

itu ada yang fungsi-fungsi penunjang

dikategorikan sebagai arsip vital, hasil dari

kegiatan gunung api, itu punya fungsi

penelitian dan arsip vital juga, nah juga dari

badan litbang itu hasil penelitian-penelitian

ESDM.

Tukiran Heru

Susanto

Dari data yang diperoleh dari dua

informan sumber arsip vital di Unit Pusat

Arsip Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral adalah dari unit-unit

pengolah atau unit kerja eselon 1 di

lingkungan Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu

Direktorat Jenderal Minyak dan Gas

Bumi, Direktorat Jenderal Mineral

Batubara, Direktorat Jenderal

Ketenagalistrikan, dan Badan Penelitian

dan Pengembangan ESDM.

Dari unit-unit pengolah, unit kerja eselon 1 di

lingkungan KESDM, dikjen migas itu minerba,

litang ada dikjen ketenagalistrikan.

Eny

Nurwianty

Jenis Arsip

Vital yang

dialihmedia

kan

Kontrak karya, PKP2B, As-built Drawing

termasuk kartografi, kartografi itu apa sih? Ya

seluk beluk bentuknya bangunan jadi ada As-

built Drawing, konstruksi, mekanikal elektikel

kemudian ada jaringan air ada jaringan sumur

pompa dan sebagainya itu peta kartografi

istilahnya, itu menjadi arsip yang vital.

Tukiran Heru

Susanto

Jenis arsip vital yang dialih mediakan di

Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral yaitu: Kontrak

Karya, PKP2B, Kartografi seperti As-built

Drawing, Kontruksi, mekanikal elektrikal,

jaringan air, jaringan sumur pompa.

Dimulai

Alih Media

Pada tahun 20016 untuk alih media. Eny

Nurwianty

Alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral dimulai pada tahun 2016.

Periode

Alih Media

Sebisa mungkin rutin per tahun kita lakukan

tergantung data yang kita terima dari unit

pengolah.

Eka Runie Kegiatan alih media di Unit Pusat Arsip


Mineral dilakukan secara rutin yaitu per

tahunnya.

Sarana dan

Prasarana

Alih media

Yang pasti kita butuh scanning, selain itu butuh

ruang alih medianya juga itu sih yang paling

dibutuhkan.

Eny

Nurwianty

Dari data yang didapat dari dua informan

sarana dan prasarana yang dibutuhkan


Sumber Daya Mineral dalam kegiatan alih

media arsip vital yaitu: Ruang alih media

yaitu tempat dilakukannya proses alih

media arsip vital; dan Perangkat software

dan hardware. Software yaitu program

manipulasi gambar dan hardware yaitu

meliputi komputer, scanner dan alat back

up data (CD, DVD, Hardisk).

Seperangkat alat untuk alih media ya, komputer

nya scannya, ruangan untuk alih media nya

juga, software itu juga termasuk.

Eka Runie

Jumlah

Arsiparis

Alih Media

Subag kearsipan berjumlah 3 orang arsiparis.

Eka Runie Arsiparis yang melakukan alih media di


Sumber Daya Mineral berjumlah sebanyak

3 orang.

Prosedur

Alih Media

Sebelum dokumen dialih mediakan pertama

kali kita lihat fisik arsipnya, setelah kita lihat

infentarisir arsipnya kita tentukan nilai

gunanya, nilai gunanya kita pastikan ini yang

arsip vital, berikutnya kita melihat dalam

bentuk fisiknya, nah fisik itu kemudian

dibersihkan dari debu, dibersihkan dari paper

klip, dibersikan dari map-map, itu dipilah-pilah

semua. Nah setelah clear and clean bentuknya

lembaran-lembaran itu baru kita laksanakan

untuk alih media melalui scan , setelahnya baru

kasih kode klasifikasi tadi untuk mengetahui itu

nomornya kemudian masalahnya apa termasuk

Tukiran Heru

Susanto

Berdasarkan data yang diperoleh dari 2

informan prosedur alih media arsip di Unit

Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral hampir sama yaitu:

a. Tahapan sebelum alih media.

Identifikasi arsip. Identifikasi terhadap

dokumen yang akan dialih mediakan

meliputi : kondisi dokumen, ukuran,

jenis, jumlah, kerahasiaan dan faktor

lainnya; Proses Cleaning dan sorting

terhadap dokumen yang akan

dilakukan proses scanning seperti

pembersihan debu, pembukaan paper

penempatannya di mana gitu buat daftar hasil

scanning itu prosedurnya begitu.

clip dan pemilahan dokumen yang

tidak perlu serta dokumen ganda yang

akan discanning.

b. Tahapan alih media. Scanning.

Melakukan pemindaian arsip vital

lembar per lembarnya; Editing. Proses

pengeditan arsip vital dari hasil scan

melalui aplikasi hingga menyimpan

hasil edit; dan Finishing. Tahap akhir

alih media arsip vital dengan

mengemas atau merapikan ke full text

PDF, lalu ke media cakram berupa

CD/DVD.

c. Tahapan setelah alih media.

Penyimpanan kembali fisik arsip ke

tempat penyimpanan; Indexing/input

data. Setelah proses alih media selesai

kemudian operator indeks

memasukkan data field indeks sesuai

dengan dokumen terkait dan harus

memastikan bahwa indeks diberikan

kepada dokumen yang tepat; dan

Penyimpanan hasil alih media. Hasil

alih media yang telah dikemas dalam

bentuk CD/hardisk disimpan di ruang

penyimpanan hasil alih media.

SOP nya itu pertama kita mengidentifikasi

arsip apa yang akan kita alih mediakan, kita

lihat kondisi arsip nya kita pilah-pilah, setelah

itu dibersihkan, dilepaskan dari jilidan sampai

bentuk lembaran-lembaran gitu, dari paper clip,

jika semuanya udah selesai barulah

dialihmediakan, yaitu di scanning sampai

selesai, setelah proses alihmedianya selesai kita

input data atau indexing gitu, terakhir barulah

tahap penyimpanan, tidak lupa juga tadi berita

acaranya ya

Eka Runie

Waktu Alih

Media

Lama waktunya apa jumlahnya, kan tadi 3

orang gitu ya, kalau 3 orang itu punya alat

sama-sama punya alat semua lebih cepat ya kan

lebih banyak, terus kemudian kita juga

mengenai kualitas scan nya, biasanya scan itu

kan ada yang lebih cepat, lebih lambat cuma

Tukiran Heru

Susanto

Waktu yang dibutuhkan Unit Pusat Arsip


Mineral dalam mengalih mediakan arsip

vital setiap tahunnya tidak dapat

diperhitungkan secara pasti, hal ini

dikarenakan kegiatan alih media

bisa satu per satu ketergantungan nya kan

disitu, selain itu juga kompetensi sumber daya

manusia nya gitu

bergantung kepada jumlah alat yang

digunakan oleh arsiparis, jika arsiparis

memiliki masing-masing alat scan

kegiatan alih media akan lebih cepat,

selain itu juga kecepatan scanning juga

mempengaruhi kcepatan dalam alih media

arsip vital.

Tempat

Penyimpana

n hasil alih

media

Sementara ini kita sedang mempersiapkan

ruangan khusus untuk ini sekarang sedang

proses yah, untuk sekarang di simpan di

ruangan pak tukiran dulu.

Eny

Nuewianty

Arsip hasil alih media disimpan di ruangan

khusus di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral. Saat ini

belum ada ruangan tersendiri untuk hasil

alih media dikarenakan sedang dalam

tahap persiapan.

Target

kedepannya

Prinsipnya gini kedepan itu adalah bagaimana

mengolah arsip data itu menjadi informasi ya

melalui sarana alih media ini gitu jadi kita tidak

langsung melihat pada fisiknya tapi melihat

informasinya bagaimana kita cara mengolah

data atau arsip menjadi informasi itu yang yang

terpenting masa depannya, jadi kedepannya

adalah bagaimana arsip itu bisa diolah menjadi

informasi sehingga mudah di akses oleh publis

gitu, nah tentunya nanti dalam memberikan

akses ini kita punya namanya SKKAA,

SKKAA itu apa Sistem Klasifikasi Keamanan

dan Akses Arsip gitu, setelah dialih mediakan

dengan SKKAA itupun boleh dibuka atau tidak

oleh publik gitu, karna arsip-arsip di

lingkungan KESDM itu banyak yang

mengandung kerahasiaannya terutama kaitan

dengan keekonomian negara

Tukiran Heru

Susanto

Harapan kedepannya terkait alih media

arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu


Sumber Daya Mineral dapat mengalih

mediakan arsip lainnya selain arsip vital;

dam Unit Pusat Arsip Kementerian Energi

dan Sumber Daya Mineral dapat mengolah

arsip menjadi informasi sehingga dapat

dengan mudah diakses oleh publik. Dalam

memberikan akses kepada publik Unit

Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral menerapkan

SKKAA (Sistem Klasifikasi Keamanan

dan Akses Arsip).

Kebijakan Kebijakan/S Kita sudah punya ya, sudah ada hanya saja Eny Kebijakan alih media arsip vital di Unit

Alih

Media

op Alih

Media

belum disahkan oleh pimpinan, kita tu merujuk

ke undang-undang 43 tahun 2009 itu

Nurwianty Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral mengacu kepada

Undang-Undang 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan, untuk kebijakan di lingkungan

UPA KESDM sudah ada namun belum

disahkan secara resmi oleh pimpinan

KESDM.

Autentikasi Arsip itu dinyatakan valid ya utuh dan

terpercaya intinya gitu, jadi kealiannya itu tidak

diragunakan autentikasi diperlukan karena arsip

itu harus utuh dan terpercaya, jadi autentikasi

itu ada oleh pimpinan Kementerian Energi dan


Tukiran Heru

Susanto

Sudah ada tanda autentikasi untuk hasil

alih media.

Berita

Acara

Iya itu penting ya berita acara, kita ada. Eka Runie Sudah ada berita acara.

Daftar

Arsip

Setelah tahapan alih media arsip selesai kita

membuat daftar arsip ini.

Eny

Nurwianty

Daftar arsip hasil alih media di UPA

KESDM dibuatkan setelah proses alih

media selesai.

Layanan

Koleksi

Prosedur

Pelayanan

arsip

Untuk prosedur layanan arsip khususnya untuk

alih media itu pertama mengajukan

permohonan peminjaman arsip ke kementerian

ESDM kepada biro umum, nah sebelum

pemohon mendapat surat balasan pimpinan

menurunkan surat kepada kita unit pusat arsip,

setelah kita mendapatkan surat ini selanjutnya

kita selaku arsiparis disini akan mencarikan

arsip yang dibutuhkan, nah apabila telah

ketemu kita beritahukan lagi kepada pimpinan

tadi, setelah itu barulah si pemohon mendapat

surat balasan, selanjutnya pemohon datang

kesini untuk mengisi form peminjaman,

barulah kita berikan arsip yang dibutuhkan di

Eny

Nurwianty

Prosedur pelayanan koleksi alih media

arsip vital di Unit Pusat Arsip


Mineral yaitu sebagai berikut:

a. Mengajukan permohonan akses arsip

vital kepada kepala biro umum

sekretariat jenderal Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral di

jalan Medan Merdeka Selatan No. 18

Jakarta.

1) Pihak pimpinan dari biro umum

menurunkan surat ke Unit Pusat

Arsip Kementerian Energi dan


pemohon tersebut dalam bentuk copy nya. 2) Arsiparis mencarikan arsip terkait

yang dibutuhkan.

3) Setelah arsip ditemukan dan

disiapkan selanjutnya

diberitahukan kepada pimpinan di

biro umum.

b. Konfirmasi/ balasan surat dari biro

umum kepada stakeholder yang

mengajukan.

c. Pemohon datang ke pusat arsip

d. Mengisi formulir terkait dokumen

yang akan dibutuhkan.

e. Pemberian dokumen dalam bentuk

copy.

Pengguna

Arsip

Terkait arsip-arsip vital, arsip yang sifatnya

terbatas karena itu siapa yang penggunanya

arsip vital hasil alih media ini itu stakholder ya

KESDM siapakah stakeholder itu selain

BUMN sektor KESDM juga perusahaan-

perusahaan yang terkait dengan kegiatan

wilayah kerja pertambangan dan energi, jadi

stakeholder itu adalah BUMN sektor ESDM

termasuk perusahaan-perusahaan yang

berusaha di bidang ESDM, itulah stakeholder

yang membutuhkan arsip-arsip yang dialih

media.

Tukiran Heru

Susanto

Pihak yang dapat mengakses arsip hasil

alih media yaitu stakeholder Kementerian


diantaranya BUMN sektor Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral dan

perusahaan-perusahaan yang terkait

dengan kegiatan wilayah kerja

pertambangan dan energi.

Hambatan/

Kendala

Kendala

dalam Alih

Media

Untuk alih media itu perlu satu sumber daya

manusia yang punya kompetensi ya kompetensi

tentunya gini alatnya canggih ya tapi

kompetensi manusianya tidak mumpuni, nah

setelah itu SDM pun juga bisa

mengkategorikan tadi arsip apa sih yang kita

alih mediakan gitu harus bisa memahami nilai

guna nilai guna yang terkait arsip vital.

Tukiran Heru

Susanto

Berdasarkan data yang diperoleh dari 2

orang informan hambatan/kendala yang

dihadapi Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral dalam

alih media arsip vital yaitu:

1. Sumber Daya Manusia (SDM)

2. Sarana dan Prasarana (Scanner)

3. Pemeliharaan Sarana Simpan (perlu

migrasi setiap tahunnya)

Sebenarnya kendalanya itu tadi seperti scanner,

arsip disini ukurannya kan berbeda beda jadi

tidak bisa cuma dengan satu jenis scanner saja.

Eka Runie

Kendala berikutnya adalah bagaimana hasil alat

simpan bentuk eksternal hardisk maupun USB

bisa untuk kebaca 2 tahun 3 tahun yang akan

datang itu perarti ini perlu migrasi setiap tahun

Tukiran Heru

Susanto

Upaya

dalam

Menghadapi

Kendala

Dengan gerakan tertib arsip ya GNSTA

Gerakan Nasional Sadar dan Tetib Arsip apa

sih GNSTA itu sendiri jadi tertib kebijakan

kearsipan, tertib sarana kearsipan, tertib

penyelenggaraan kearsipan, tertib sumber daya

manusia kearsipan, tertib sarana dan anggaran

kearsipan GNSTA itu isinya itu, kalau

kaitannya tetib SDM kearsipan jadi termasuk

kompetensi seorang arsiparis yang mumpuni

yang profesional yang mandiri seperti itu, terus

kaitannya dengan biaya tadi segala sesuatu

untuk mencapai output yang diinginkan perlu

didukung dengan sumber daya anggaran, selain

sarana prasarana, kebijakan, sumber daya

manusia dan penganggaran ini wajib.

Tukiran Heru

Susanto

Berdasarkan data dari informan upaya

yang dilakukan Unit Pusat Arsip


Mineral dalam menghadapi kendala dalam

alih media arsip vital yaitu:

1. Menerapkan program GNSTA

(Gerakan Nasional Sadar dan Tertib

Arsip.

2. Arsiparis mengikuti diklat mengenai

kearsipan

Dengan mengikuti diklat kearsipan. Eka Runie

Lampiran 3

PERSURATAN

Lampiran 4

DOKUMENTASI

Arsip Kartografi

Arsip Kartografi Setelah Dibersihkan

Pelayanan Peminjaman Arsip 2017

Form Peminjaman Arsip

Ruang Pemilahan Arsip

Ruang Penyimpanan dengan Rak Ruang Entri Data

Gedung Pusat Arsip dari Depan Foto Bersama Informan

BIODATA PENULIS

ETIKA MULIA SARI. Lahir di Batusangkar, Sumatra

Barat, 13 Mei 1996, anak terakhir dari enam bersaudara,

putri dari Bapak Akhyar dan Ibu Tasmawati. Bertempat

tinggal di Padang Laweh Kecamatan Sungai Tarab

Kabupaten Tanah Datar Provinsi Sumatra Barat.

Menyelesaikan pendidikan dasar di SDN 29 Padang Laweh

Kecamatan Sungai Tarab tahun 2008, kemudian

melanjutkan sekolah menengah pertama di SMPN 1 Sungai

Tarab selesai pada tahun 2011, dan sekolah menengah atas

di SMAN 1 Sungai Tarab selesai pada tahun 2014.

Kemudian melanjutkan pendidikan pada program studi S1 Ilmu Perpustakaan

Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta angkatan 2014.

Menyelesaikan kuliah dengan menulis skripsi berjudul “Alih Media Arsip Vital

Sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral”. Selanjutnya, mengikuti Praktek Kerja Lapangan (PKL) tahun

2017 di Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yang

beralamat di Pondok Ranji, Tangerang Selatan. Melaksanakan Kuliah Kerja Nyata

(KKN) di Kampung Roke, Desa Neglasari, Kecamatan Jasinga, Kabupaten Bogor.

Saat kuliah pernah menjadi anggota organisasi KMM (Kumpulan Mahasiswa

Minang).

ALIH MEDIA ARSIP VITAL SEBAGAI UPAYA PRESERVASI DI UNIT ... · IT, harus menyimpan dan melindungi...

Documents

Transcript of ALIH MEDIA ARSIP VITAL SEBAGAI UPAYA PRESERVASI DI UNIT ... · IT, harus menyimpan dan melindungi...