AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk...

181

Transcript of AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk...

Page 1: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 2: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-01-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2dari 7

PENGENDALIAN INFORMASI

TERDOKUMENTASI

1. Tujuan

Prosedur ini dibuat sebagai pedoman bagi seluruh personal Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA), dalam mengendalikan dokumen Sistem Manajemen Mutu (SMM), ISO 9001: 2015, dengan mengutamakan aspek mutu pendidikan.

2. Ruang Lingkup Ruang lingkup Prosedur Pengendalian Dokumen ini mencakup petunjuk untuk: persiapan dokumen, metode penulisan, metode penomoran, persetujuan penerbitan, revisi, pemusnahan, pendistribusian dan pemeliharaan, dari dokumen-dokumen: (1) manual mutu, (2) manual prosedur, (3) Instruksi Kerja dan (4) formulir/forms.

3. Referensi Persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.

4. Definisi 4.1 Perwakilan Manajemen Mutu atau Quality Management Representative (QMR), Adalah

personil yang ditunjuk Direktur untuk melaksanakan tugas pengendalian dan pejaminan implementasi dari Sistem Manajemen Mutu Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

4.2 Manual Mutu (MM); Adalah dokumen Sistem Manajemen Mutu level 1, berisi kebijakan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) tentang manajemen mutu yang mengacu kepada ISO 9001:2015, dan persyaratan terkait nasional dan internasional tentang STCW 1978 Amandemen 2010.

4.3 Prosedur (MP): Adalah dokumen Sistem Manajemen Mutu level 2, berisi urutan dan cara kerja dari setiap bagian di lingkungan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA), dan merupakan penjabaran dari pasal-pasal pada Manual Mutu (MM)

4.4 Instruksi Kerja (IK): Adalah dokumen Sistem Manajemen Mutu level 3, merupakan uraian yang lebih rinci dari suatu prosedur kerja. Berisi tata cara kerja petunjuk pengoperasian dari sebuah alat atau petunjuk keselamatan lainnya yang dijadikan pedoman/manual langkah kerja seharí-hari oleh pelaksana tugas.

4.5 Formulir (F): Adalah dokumen Sistem Manajemen Mutu level 4, berupa formulir-formulir yang terkait dengan suatu Manual Prosedur (MP) atau Instruksi Kerja (IK). Diisi oleh pelaksana kerja untuk mencatat segala kegiatan yang telah dilakukan. Formulir yang telah diisi disebut Catatan Mutu atau Record.

4.6 Kebijakan Mutu: Adalah keseluruhan maksud dan tujuan, Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) yang berkaitan dengan mutu dan dinyatakan secara formal oleh Direktur, selaku pimpinan tertinggi. Kebijakan mutu, mencakup sasaran mutu, komitmen terhadap mutu, relevansi dengan tujuan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) dan memenuhi harapan pelanggan.

4.7 Mutu : Adalah keseluruhan karakteristik dari status keberadaan yang menyertakan kemampuannya untuk memenuhi persyaratan yang dinyatakan atau diterapkan.

4.8 Sistem Manajemen Mutu : Adalah satu set standar yang diterbitkan oleh ISO untuk mendefinisikan dasar-dasar sistem Mutu.

4.9 Sistem Mutu : Adalah struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumberdaya untuk menerapkan manajemen mutu.

Page 3: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-01-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3dari 7

PENGENDALIAN INFORMASI

TERDOKUMENTASI

4.10 Dokumen terkait

Adalah dokumen yang berkaitan dengan dokumen Manual Mutu, Manual Prosedur, atau Instruksi Kerja,

4.11 Diklat Adalah Diklat Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

4.12 Direktur Adalah Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

5. Uraian Prosedur 5.1 Penulisan Manual Mutu

5.1.1 Penulisan Manual Mutu (MM) dilakukan oleh Ketua QMR melalui tahapan persiapan, yaitu pengumpulan informasi mengenai kebijakan Direktur, kegiatan pelayanan Pengajaran/Pelatihan dan kegiatan pelayanan adminstrasi lainnya.

5.1.2 Ketua QMR membuat draft Manual Mutu (MM), berisi kebijakan Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA), yang mengacu kepada persyaratan atau klausul-klausul ISO 9001:2015, persyaratan nasional dan internasional tentang STCW-1978 Amandemen 2010.

5.1.3 Dokumen Manual Mutu, ditulis menggunakan kop yang dilengkapi dengan : a) inisial Diklat, b) Manual Mutu, c) logo Diklat, d) Nomor Dokumen, e) Nomor

revisi, f) Tanggal pemberlakuan/efektif), g) nomor halaman, h) dicatat oleh QMR, h) dipersiapkan QMR dan j) disyahkan Ketua Diklat.

5.1.4 Isi dari pasal demi pasal pada Manual Mutu, berupa garis besar kebijakan Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) dan gambaran umum dari metoda kerja yang diterapkan.

5.1.5 Draft Manual Mutu di diskusikan dengan Direktur/PUDIR beserta fungsional terkait untuk mendapatkan masukan dan kesempurnaan Manual Mutu.

5.2 Penulisan Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK) dan Formulir (F) 5.2.1 Penulisan Manual Prosedur, Instruksi Kerja dan Formulir, dimulai dari masing-

masing bagian/unit kerja. Mereka mengumpulkan informasi, data dan spesifikasi yang berkaitan dengan lingkup tugasnya masing-masing

5.2.2 Ketua Program dan unit kerja, menyiapkan draft dari Manual Prosedur, Instruksi Kerja, dan Formulir yang terkait langsung dengan kegiatan di unit kerjanya, kemudian dikonsultasikan dengan QMR.

5.2.3 Draft dari Manual Prosedur, Instruksi Kerja atau Formulir yang telah disetujui, dicatat oleh QMR atau Pengendali Dokumen, dalam ”Daftar Induk Dokumen”, untuk diberi Nomor Dokumen, dan pengesyahan oleh Direktur.

5.3 Dokumen Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK) dan Formulir (F) yang telah disyahkan, diterbitkan dan/atau diperbanyak untuk didistribusikan kepada Ketua Program, Bagian Administrasi Umun dan Bagian Administrasi Akademik, Instruktur, Staf Adm/Keuangan, laboran dan personil terkait yang berkaitan dengan tugas dan fungsinya.

5.4 Pengendalian Dokumen 5.4.1 Format Dokumen

5.4.1.1 Manual Mutu a. Halaman kover:

Halaman kover muka berwarna putih tulisan berwarna biru, berisi tulisan : Sistem Manajemen Mutu, Manual Mutu Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA), Logo Akademi, Alamat lengkap Akademi, dasar penerapan yaitu klausul ISO 9001:2015, dan Ijin pengkopian/penggandaan dari Manual Mutu ini. Sedangkan pada kover halaman belakang polos warna putih.

Page 4: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-01-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 4dari 7

PENGENDALIAN INFORMASI

TERDOKUMENTASI

b. Isi Manual Mutu:

Isi dari Manual Mutu (MM) mencakup: daftar isi, catatan pemahaman, daftar distribusi, catatan perubahan/amandemen, visi dan misi, kebijakan mutu, sasaran mutu, profil, sejarah singkat, administrasi Sistem Manajemen Mutu dan uraian Sistem Manajemen Mutu berdasarkan klausul ISO 9001:20015

c. Format penulisan Manual Mutu; Format penulisan Manual Mutu mencakup: Format penulisan Manual Mutu Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA), mengikuti format yang dijelaskan dalam ISO 9001:2015 dan disesuaikan dengan ketentuan serta peraturan nasional dan internasional yang berkaitan. Manual Mutu ditulis pada lembar kertas folio ukuran A4, yang memuat kop initial Akademi : a) Sistem Manajemen Mutu, b) Manual Mutu, c) logo Diklat, Nomor Dokumen dengan initial MM-00 (MM singkatan Manual Mutu dan 01 = nomor dokumen) misalnya MM-01 artinya Manual Mutu untuk nomor dokumen 1, nomor revisi ditulis :00 artinya belum pernah direvisi, tanggal pemberlakuan/efektivitas dari manual mutu, nomor halaman, pembuatan/penyiapan dilakukan oleh QMR, pencatatan juga dilakukan oleh QMR, sedangkan pengesyahan dilakukan oleh Direktur pada bagian header-nya.

5.4.1.2 Manual Prosedur a. Halaman Depan/Kover.

Halaman depan/kover dari Manual Prosedur memuat initial : Sistem Manajemen Mutu, Manual Prosedur Sistem Mutu, Judul Prosedur, logo Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA), Kendali Dokumen yang mencakup: nomor dokumen prosedur, pemegang/kendali, revisi, tanggal pemberlakuan, dan status dokumen yaitu (TERKENDALI/ TIDAK TERKENDALI) dan kendali persetujuan, pembuatan, pencatatan dan pengesyahan/persetujuan, sedangkan halaman belakang polos.

b. Halaman isi Halaman isi Manual Prosedur (MP), memuat atribut: a) Prosedur Sistem Mutu, b) Judul Prosedur, c) Nomor Dokumen Prosedur, status revisi, tanggal pemberlakuan, nomor halaman, kendali pembuatan dan pengesyahan/persetujuannya pada footnote-nya.

c. Penulisan Prosedur mengikuti sistematika/urutan sbb: 1. Tujuan :

Memuat maksud atau tujuan dibuatnya prosedur bersangkutan 2. Ruang Lingkup:

Memuat batasan yang berlaku untuk prosedur tersebut mulai dari kegiatan apa dan berakhir pada kegiatan apa.

3. Referensi Memuat klausul yang relevan dengan Persayaratan ISO 9001:2015

4. Definisi :

Yaitu menjelaskan makna dari istilah/ungkapan yang ada didalam prosedur ini, sehingga dapat dipahami arti atau maknanya bagi orang lain.

Page 5: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-01-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 5dari 7

PENGENDALIAN INFORMASI

TERDOKUMENTASI

5. Uraian Prosedur

Memuat langkah-langkah atau urutan kerja/kegiatan dalam lingkup prosedur bersangkutan, secara garis besar. Langkah ini menjelaskan aliran kegiatan maupun proses yang dapat dijelaskan dengan kalimat/redaksional dan dapat juga dikombinasikan dengan diagram alir.

6. Acuan dokumen Memuat acuan dokumen pendukung yang dipakai untuk implentasi klausul terkait

7. Formulir Memuat acuan form yang dipakai untuk implementasi klausul yang terkait /prosedur yang terkait

8. Diagram Alir (optional)

1. Penulisan Instruksi Kerja ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop yang memuat: Sistem Manajemen Mutu, Logo Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA), Instruksi Kerja (IK), Judul Instruksi Kerja yang terkait, Nomor Dokumen: IK- YYY-xx (YYY=Nomor kode Lembaga/Biro/satuan kerja, xx= Nomor Instruksi Kerja bersangkutan, revisi, tanggal pemberlakukan, halaman dan kolom kendali yang mencakup pembuatan, pencatatan dan pengesyahan, pada bagian footnote-nya.

2. Isi Instruksi Kerja: a) Kop IK yang berisi Logo, status revisi, validasi, nomor satker

/bagian/ dept, dan nomor urut b) Pengertian, Tujuan, kebijakan, perserta, dokumen, dan prosedur

5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan

Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop yang memuat: Sistem Manajemen Mutu, Logo Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA), Job Desk ( JD), Judul Job Desk yang terkait, Nomor Dokumen: JD- YYY- xx (YYY=Nomor kode Lembaga/Biro/satuan kerja, xx= Nomor JD bersangkutan, revisi, tanggal pemberlakukan, halaman dan kolom kendali yang mencakup pembuatan, pencatatan dan pengesyahan. Pada halaman atas berisi informasi nama pekerjaan/ jabatan dan nama bagian diatasnya, serta di bagian bawah berisi penjelasan nama atasan dan bawahan.

2. Isi Job Desk a) Kop JD yang berisi Logo, status revisi, validasi, nomor satker

/bagiaan/ dept dan nomor urut b) Tugas Utama

Memuat uraian urutan kerja utama dari suatu jabatan c ) Tugas Tambahan

Memuat uraian tugas tambahan seseorang sesuai dengan jabatannya

d) Tugas Insidentil Memuat urian tugas yang bersifat insidentil atau diluar dari tugas utama dan tambahan

Page 6: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-01-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 6dari 7

PENGENDALIAN INFORMASI

TERDOKUMENTASI

e) Atasan yang bertanggung Jawab dan bawahan yang di

pimpin. 5.4.1.5 Formulir Formulir yaitu form-form yang distandarkan dan yang tidak distandarkan, disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing kegiatan. Formulir yang distandarkan harus diberi nomor pengendalian berupa: Inisial/atribut yaitu : Sistem Manajemen Mutu, Formulir, judul formulir, nomor formulir, revisi, tanggal pemberlakuan, nomor halaman, pembuatan, pencatatan, dan pengesyahan.

5.4.1.6 Metode Penomoran Dokumen a. Manual Mutu diberi penomoran sebagai berikut:

MM-001 MM = singkatan dari Manual Mutu 001 = tiga digit angka diambil dari nomor urut sistim dokumentasi.

b. Manual Prosedur MP-00-YYY MP = singkatan Manual Prosedur, 00 = dua digit angka dari nomor urut YYY = Nama Lembaga/Biro/Satuan Kerja.

c. Formulir diberi penomoran sebagai berikut: MP-00-YYY-F-000 = singkatan dari formulir, MP-00-YYY = nomor kode manual prosedur untuk formulir terkait, xx = nomor urut formulir terkait

5.5 Penggandaan dan Distribusi Dokumen Dokumen yang telah disyahkan, digandakan sesuai kebutuhan oleh Ketua QMR/Pengendali dokumen

5.6. Dokumen asli disimpan oleh QMR/Pengendali dokumen. Copy diberi nomor copy dan diberi status copy dengan stempel: “ TERKENDALI” warna ungu.

5.7 Distribusikan dokumen kepada bagian terkait, setiap pendistribusian harus dicatat dalam “daftar distribusi” sesuai formulir daftar distribusi dokumen MP-01-QMR F-002

5.8 Distribusi dokumen kepada pihak lain, harus mendapat ijin tertulis dari Direktur, dengan mengisi formulir “Permintaan Copy Dokumen” MP-01-QMR F-003 diberi status copy dengan stempel “TIDAK TERKENDALI” dengan warna merah.

5.9 Revisi, Penarikan dan Pemusnahan Revisi dibuat oleh bagian/unit kerja pemakai dokumen, kemudian diberikan kepada Ketua QMR/Pengendali dokumen, untuk dicatat.

5.10 Pengendali dokumen memberi nomor revisi dan mengisi daftar revisi dalam ”daftar induk dokumen”

5.11 Pengesyahan revisi oleh bagian dari yang membuat aslinya 5.12 Penggandaan dan pemberian nomor copy serta status copy oleh Pengendali

Dokumen/Ketua QMR

5.13. Pendistribusian dokumen revisi dan sekaligus penarikan copy dokumen lama untuk dimusnahkan, dibuat Berita Acara Pemusnahan Dokumen

5.14 Dokumen asli yang telah direvisi disimpan oleh QMR/Pengendali dokumen dan diberi status dengan stempel ”TELAH DIREVISI” warna merah.

5.15 Dokumen yang sudah direvisi dan tidak dipergunakan lagi, disimpan dan diberi stempel ” KADALUARSA” warna hitam

5.16 Dokumen yang telah melewati masa retensinya dapat dimusnahkan, dengan dilengkapi ” berita acara pemusnahan ” menggunakan formulir.

6 Acuan 7 Formulir

MP-01-QMR F-001- Daftar Induk Dokumen MP-01-QMR F-002- Daftar Distribusi Dokumen MP-01-QMR F-003- Permintaan Copy Dokumen

Page 7: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-01-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 7dari 7

PENGENDALIAN INFORMASI

TERDOKUMENTASI

MP-01-QMR F-004- Usulan Perubahan Dokumen

MP-01-QMR F-005 Berita Acara Pemusnahan

8 Diagram Alir:

Didistribusikan

1. Disosialisasikan

1. Menyiapkan draft kepada kepada semua

dokumen personil/unit personil terkait

Mulai 2. Menelaah kerja/instansi 2. diimplementasikan

kebutuhan dan terkait

kecukupannya

1. Diberi Identifikasi dokumen

2. Dicatat dalam selesai

Disetujui Daftar Induk

dokumen

Tidak Ya 3. Disyahkan

Page 8: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 9: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-02-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 3

PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI

REKAMAN

1. Tujuan

Prosedur ini memberikan pedoman dalam pelaksanaan pengendalian catatan mutu/Rekaman di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi seluruh catatan mutu yang diperlukan sebagai bukti efektifitas penerapan sistem manajemen berbasis mutu di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

3. Referensi Persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3

4. Definisi 1. Catatan mutu adalah semua dokumen berupa perangkat lunak dan perangkat keras 2. Perangkat lunak berupa kompetensi atau ilmu pengetahuan 3. Catatan mutu yang bersifat perangkat keras berupa sertifikat keterampilan, silabus,

kurikulum, bahan ajar dan lainnya. 5. Uraian Prosedur

5.1. Identifikasi Catatan Mutu dan K3. 5.1.1. Ketua Quality Management Representative membuat dan mengumpulkan catatan-

catatan mutu hasil penerapan sistem manajemen berbasis mutu dan K3 (rencana QHS, prosedur QHS, dan instruksi kerja).

5.1.2. Ketua Quality Management Representative mengelompokkan catatan mutu dan K3, memberi index dan batas retensi pada setiap gugus tugas/bagian kerja, sehingga memudahkan dalam penggunaan dan penanganan.

5.2. Penyimpanan Catatan Mutu/Rekaman Mutu. 5.2.1. Pengendalian Dokumen setiap bidang menyimpan dan memelihara catatan mutu

dengan menggunakan Formulir Daftar Catatan Mutu dan berdasarkan ketentuan yang berlaku.

5.2.2. Pengendalian Dokumen tiap satuan kerja harus menyimpan dan atau mengarsipkan catatan mutu masing-masing bagian guna mencegah kerusakan, kehilangan dan mampu telusur serta memudahkan pencarian pada saat dibutuhkan. (catatan mutu dapat disimpan dan diambil dalam waktu maksimal sepuluh menit).

5.3. Pemeliharaan dan Perlindungan Catatan Mutu.

5.3.1. Ketua Bagian (PUDIR dan KaProdi) melakukan pemeriksaan secara berkala untuk memastikan bahwa catatan mutu aman dari kerusakan perubahan fisik dan berkurangnya kemampuan catatan mutu dalam menjalankan fungsinya.

5.3.2. Pengendalian Dokumen tiap bidang, harus mem-back up secara periodik semua catatan mutu yang terdapat dalam komputer kedalam bentuk disket/cd.

5.4. Pemusnahan Catatan Mutu . 5.4.1. Pengendalian Dokumen memusnahkan catatan mutu yang sudah lewat batas

retensinya dengan membuat berita acara pemusnahan yang ditanda tangani oleh masing-masing atasannya dengan menggunakan Formulir Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu.

6. Acuan 7. Formulir

MP-02-QMR-F-001 Daftar Catatan Mutu MP-02-QMR-F-002 Berita Acara pemusnahan

Page 10: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-02-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3 dari 3

PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI

REKAMAN

8. Diagram Alir

Ketua Unit kerja/personil terkait

Mulai mengidentifikasi jenis Catatan/Rekaman mutu dari proses yang dilaksanakan

Teridentifikasi jenis& masa retensi

Sudah dilakukan

Tidak

Dilakukan penghapusan Catatan /Rekaman mutu

Selesai

Tidak Ya 1. Dicatat dlm daftar

catatan/rekaman mutu 2. Disimpan pada tempat yang

dipastikan aman

Retensi habis

Ya Tidak Ketua Unit Kerja memeriksa masa retensi semua jenis catatan mutu

Page 11: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 12: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA

Nomor : MP-03-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2dari 2

EVALUASI DAN ANALISA RESIKO DAN PELUANG

USAHA

1. Tujuan

Prosedur ini merupakan pedoman dalam melakukan analisis risiko dan peluang usaha pendidikan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

2. Lingkup Prosedur ini berlaku bagi setiap Pembantu Direktur (PUDIR), Ketua Program Studi/Ketua Panitia SPMB yang akan melakukan kegiatan mendapatkan mahasiswa baru.

3. Referensi Persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 4.1 dan 4.2

4. Definisi 4.1. Resiko adalah suatu akibat dari suatu aktifitas yang menyebabkan kerugian atas

aktifitas keadaan tersebut 4.2. Peluang Usaha adalah suatu keadaan dimana perusahaan ditawarkan oleh pemberi

kerja untuk 4.3. Faktor Internal adalah factor yang mempengaruhi organisasi yang berasal dari internal

/dalam 4.4. Faktor Eksternal adalah factor yang mempengaruhi organisasi yang berasal dari

eksternal/luar 5. Uraian Prosedur

5.1 Pembantu Direktur I bersama dengan Kaprodi dan Ketua SPMB 5.1.1. Membuat identifikasi pengaruh eksternal dan internal organsasi bersama Tim

QMR . 5.1.2. Mencari atau mendapatkan strategi peluang mendapatkan mahasiswa baru

dengan menggunakan berbagai bentuk promosi seperti: brosur, iklan di surat kabar dan lain sebagainya

5.1.3. Melakukan identifikasi peluang usaha dan risiko yang timbul dari setiap aktifitas yang akan dilakukan atau yang akan dikerjakan.

5.1.4. Melakukan mitigasi risiko yang terjadi dari setiap indentifikasi risiko yang

dilakukan.

5.1.5. Melakukan tindakan pencegahan dari setiap mitigasi risiko yang ditetapkan bersama Tim QMR.

5.1.6. Membuat matriks identifikasi, evaluasi keinginan pihak-pihak yang

berkepentingan pada Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA). 5.2. Ketua QMR

5.2.1. Mengevaluasi setiap analisis peluang dan risiko yang timbul, serta matriks Identifikasi dan evaluasi keinginan pihak-pihak yang berkepentingan yang dibuat oleh Pudir 3 atau Ketua Prodi/Ketua SPMB.

5.2.2. Menyetujui hasil analisis peluang usaha dan mitigasi risiko serta tindakan pencegahan yang dilakukan oleh Pudir 3 dan Kaprodi /Ketua SPMB.

5.3. Direktur 5.3.1. Bersama-sama dengan QMR melakukan evaluasi terhadap hasil analisis peluang

usaha dan risiko yang timbul yang dibuat oleh Pudir/Kaprodi/Ketua SPMB. 6. Acuan

Renstra AMAN JAYA Kebijakan AMAN JAYA

7. Formulir - MP-03-MR-F-001 Matriks Identifikasi Isu Internal dan Eksternal - MP-03-MR-F-002 Formulir Analisis Risiko dan Peluang Usaha - MP-03-MR-F-003 Matrik Identifikasi Keinginan dan Kebutuhan pihak terkait

8. Diagram Alir

Page 13: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

N/A

Page 14: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 15: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-04-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 2

PROGRAM KERJA MUTU

1. Tujuan

Merupakan pedoman dalam menerapkan sistem manajemen berbasis mutu untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan proses pelayanan pendidikan, guna tercapainya kualitas pelayanan pendidikan yang baik/ bermutu.

2. Lingkup Seluruh cakupan yang tercakup dalam sistem manajemen berbasis mutu, di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya

3. Referensi Persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 6.1.2

4. Definisi - Program adalah Suatu perencanaan dan kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk

mencapai sasaran mutu yang telah di tetapkan sebelumnya - Program Kerja adalah Perencanaan atas kegiatan yang dilakukan secara periodik dan

telah di programkan sebelumnya dalam sebuah sistem 5. Uraian Prosedur

5.1. Pudir/Kaprodi/KaBag 5.1.1. Mengidentifikasi dan membuat program kerja yang berhubungan dengan sistem

manajemen mutu di setiap awal tahun. 5.1.2. Meminta persetujuan Direksi setiap program kerja yang dibuat. 5.1.3. Mengevaluasi program kerja setiap 6 (enam) bulan sekali untuk satuan kerja

dibawah kendalinya

5.2. Direktur 5.2.1. Mengevaluasi dan menyetujui usulan program kerja dari Pudir, Kabag, Kaprodi

dan Ketua satuan kerja lainnya 5.2.2. Mengevaluasi program kerja Pudir I,II, dan III sistem manajemen mutu setiap 6

(enam) bulan sekali 6. Acuan

- Kebijakan Direksi AMAN JAYA - Renstra AMAN JAYA

7. Formulir - PSD-06-MR-F-001 Formulir Program Kerja Tahunan

8. Diagram Alir N/A

Page 16: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 17: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-05-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2dari 2

PENETAPAN DAN PENCAPAIAN SASARAN MUTU

1. Tujuan

Prosedur ini memberikan pedoman dalam penetapan dan pencapaian sasaran mutu Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

2. Lingkup Prosedur ini berlaku bagi setiap penetapan dan pencapaian sasaran Mutu, setiap Pudir, Prodi, bagian, lembaga yang ada di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

3. Referensi Persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 6.2

4. Defenisi a. Sasaran Mutu adalah ukuran keberhasilan dari setiap bagian satuan kerja dalam sistem

manajemen mutu. b. Sasaran mutu dibuat berdasarkan prinsip SMART (Specific, Measurable, Applicable,

Reasonable, Timely). c. Pudir : Pembantu Direktur di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) d. Direktur : Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

5. Uraian Prosedur 5.1. Pudir/Kaprodi/Kabag

5.1.1. Menetapkan sasaran mutu Lembaga/departemen di bawahnya. 5.1.2. Meminta persetujuan Direktur

5.2. Direktur 5.2.1. Mengevaluasi sasaran QMR dan departemen di bawahnya 5.2.2. Memastikan setiap sasaran departemen relevan dengan kebijakan Akademi

Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) 5.2.3. Memberikan persetujuan sasaran mutu

5.3. Ketua QMR 5.3.1. Menetapkan program pencapaian sasaran Mutu dan mengevaluasi serta

memonitor dari program pencapaian sasaran Mutu 5.3.2. Melakukan pengukuran pencapaian sasaran Mutu, secara periodik. 5.3.3. Mengevaluasi perkembangan, mengidentifikasi masalah dan hambatan dalam

pencapaian sasaran Mutu. Di ikuti dengan melaksanakan tindakan perbaikan. 5.3.4. Mendokumentasikan data hasil pencapaian sasaran mutu.

5.4. Pudir 5.4.1. Melakukan tinjauan terhadap hasil pencapaian sasaran mutu. 5.4.2. Membuat rekomendasi tindakan perbaikan yang diperlukan departemen untuk

mencapai sasaran mutu yang telah ditetapkan. 5.4.3. Menetapkan sasaran mutu baru bagi departemen yang telah berhasil mencapai

sasaran mutu yang ditetapkan. 6. Acuan

- Kebijakan Mutu AMAN JAYA - Renstra AMAN JAYA

7. Formulir - MP-05-QMR-F-001 Formulir sasaran mutu - MP-05-QMR-F-002 Formulir Program Pencapaian Sasaran - MP-05-QMR-F-003 Form Monitoring dan Evaluasi Sasaran Mutu

8. Diagram Alir N/A

Page 18: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 19: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-06-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 4

KOMUNIKASI INTERNAL DAN EKSTERNAL

1. Tujuan

Prosedur ini memberikan panduan berkomunikasi antara Pimpinan dengan karyawan/pihak eksternal dalam rangka pelaksanaan tugas/bentuk pengaturan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk berkomunikasi secara vertikal dari karyawan sampai dengan Direktur dan secara horizontal antar Pudir, KaProdi, Kabag dan lain-lain .

3. Referensi Persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 7.4

4. Defenisi 4.1. Komunikasi dalam bentuk pengaturan terdiri dari : Surat Keputusan dan Surat Edaran. 4.2. Komunikasi dalam rangka pelaksanaan tugas terdiri dari :

4.2.1. Komunikasi secara vertikal adalah komunikasi dari pimpinan ke karyawan dalam bentuk instruksi atau kebijakan dan dari karyawan ke pimpinan dalam bentuk laporan atau permohonan.

4.2.2. Komunikasi Horizontal adalah komunikasi antar divisi dalam bentuk koordinasi, pemberitahuan dan permintaan.

4.2. Prosedur ini dilaksanakan untuk memastikan bahwa interaksi antar proses yang terkait dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu berjalan efektif, termasuk bila ditemukan masalah-masalah yang harus dipecahkan bersama.

4.3. Hasil dalam komunikasi internal dicatat dan ditindak lanjuti. 4.4. Komunikasi internal di dalam divisi dikendalikan oleh masing-masing Kepala Divisi. 4.5. Komunikasi Internal secara lisan yang dilaksanakan dengan melalui rapat, menggunakan

telepon, tatap muka dan memerlukan tindak lanjut dalam bentuk laporan tertulis. 4.6. Komunikasi internal yang dilaksanakan melalui rapat, dilaporkan dalam bentuk risalah rapat

MP-06-QMR-F-001 . 4.7. Komunikasi Internal secara tertulis :

4.2.1. Dari Pudir, Kaprodi , Kabag ke Direksi dalam bentuk catatan MP-06-QMR-F-008 4.2.2. Dari Direksi kepada pejabat/karyawan dibawahnya dalam bentuk lembar disposisi

MP-06-QMR-F-002 4.2.3. Didalam satu satuan kerja/lembaga dalam bentuk Memo Intern MP-06-QMR-F-003

4.8. Bentuk Form Komunikasi Internal tertulis: 4.8.1. Nota

Bentuk Nota dibuat sebagai berikut: Nomor yang terdiri dari : No. Th buku / no. urut / Nt –

4.8.2. Lembar Disposisi Bentuk Disposisi dibuat sebagai berikut; Kolom pengirim, tanggal penerima, perihal, kolom referensi, lampiran, kolom uraian disposisi.

4.8.3. Catatan Bentuk catatan dibuat sebagai berikut: Nomor, Kepada, Melalui, Dari, Perihal, Tanggal.

4.8.4. Memo Intern Bentuk Memo Intern dibuat sebagai berikut: Kepada, Dari, Perihal

4.9. Komunikasi dalam bentuk pengaturan : 4.8.1. Surat Keputusan.

Bentuk Surat Keputusan terdiri atas dua bentuk: 4.8.1.1. Surat Keputusan berupa peraturan.

Bentuk Surat Keputusan berupa peraturan : No. Th buku / no urut / SK / Dir, TENTANG, menggunakan MP-06-QMR-F-004

4.8.1.2. Surat keputusan berupa penetapan. Bentuk surat keputusan berupa penetapan : No. Th buku / no urut / SK / Dir, TENTANG, menggunakan MP-06-QMR-F-004

4.8.2. Surat Edaran Bentuk surat edaran terdiri dari dua bentuk:

Page 20: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-06-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3 dari 4

KOMUNIKASI INTERNAL DAN EKSTERNAL

4.8.2.1. Surat edaran berupa petunjuk pelaksanaan.

Bentuk surat edaran berupa petunjuk pelaksanaan : No : th buku / no. urut / ED / Dir / bagian, TENTANG, menggunakan PM 4.1.2. / L5

4.8.2.2. Surat edaran berupa pengumuman. Bentuk surat edaran berupa pengumuman : No : th buku / no. urut / ED / Dir / Divisi , TENTANG, menggunakan MP-06-QMR-F-005

4.9. Komunikasi Ekstenal dilakukan organisasi dengan melakukan pertemuan dengan pihan eksternal (pertemuan dengan Mitra/suplier, masyarakat dan pihak Pemerintah) dengan menggunakan form Absensi pertemuan dan notolen rapat 4.9.1. Bentuk absensi rapat: Judul /tempat pertemuan. Hari/tanggal/tahun/ Jam, Meteri

pertemuan dan list absensi peserta 4.9.2. Risalah Rapat : Judul /tgl. Sifat rapat, peserta rapat, waktu rapat, pembukaan dan

pembahasan 5. Uraian Prosedur

5.1. Komunikasi Internal dalam bentuk pengaturan Surat Keputusan dan Surat Edaran : 5.1.1. KTU : Mengetik 5.1.2. Staff : Meneliti dan mengoreksi. 5.1.3. Kepala seksi : Meneliti dan memberi paraf disudut kiri bawah 5.1.4. Kepala Bagian : Meneliti dan memberi paraf di kanan tanda tangan Direksi 5.1.5. Prodi : Meneliti dan memberi paraf di kiri tanda tangan Direksi 5.1.6. Pudir : Manandatangani SK dan SE di sebelah kanan 5.1.7. Direktur : Menandatangani SK dan SE di sebelah kiri

5.2. Komunikasi Internal dalam bentuk pelaksanaan tugas: Nota, Catatan, Lembar Disposisi, dan Memo Intern. 5.2.1. KTU : Mengetik 5.2.2. Staff : Meneliti dan mengoreksi 5.2.3. Kepala seksi : Memaraf nota, menandantangani catatan, dan Memo Intern 5.2.4. Kepala Bagian : Memaraf nota, menandantangani catatan, dan Memo Intern 5.2.5. Prodi : Menandatangani nota, catatan, lembar disposisi dan memo intern 5.2.6. Pudir : Menandatangani lembar disposisi.

5.3. Partisipasi. 5.3.1. Staff Prodi : Membuat form dan kotak saran untuk masalah Mutu pelayanan di

lokasi kerja masing masing 5.3.2. QMR : Menganalisa dan membuat laporan hasil dari form kotak saran di setiap

lokasi dan melakukan tindakan pencegahan serta perbaikan untuk setiap masalah yang timbul juga Melakukan evaluasi terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan untuk masalah mutu

5.3.3. Ketua QMR memonitor hasil laporan kotak saran dan membantu menyelesaikan tindakan perbaikan dan pencegahan apabila diperlukan

7. Acuan 8. Formulir

- MP-06-QMR-F-001 Formulir Risalah Rapat - MP-06-QMR-F-002 Formulir Lembar Disposisi

- MP-06-QMR-F-004 Formulir Partisipasi Pelanggan Internal dan Eksternal - MP-06-QMR-F-005 Formulir Surat Keputusan Peraturan / Penetapan - - MP-06-QMR-F-006 Formulir Surat Edaran Peraturan / Pengumuman - MP-06-QMR-F-007 Formulir Nota - MP-06-QMR-F-008 Formulir Catatan - MP-06-QMR-F-009 Formulir lembar Kotak Saran

9. Diagram Alir

Page 21: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-06-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 4 dari 4

KOMUNIKASI INTERNAL DAN EKSTERNAL

N/A

Page 22: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 23: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-07-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari

PROSEDUR MUTU 2020

Halaman : 2dari 3

TINDAKAN PENCEGAHAN RESIKO

1. Tujuan

Prosedur ini merupakan pedoman dalam pelaksanaan tindakan pencegahan dan Pengendalian Resiko di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi setiap ketidaksesuaian potensial/Resiko yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen berbasis mutu di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

3. Referensi 4. Definisi :

Efektifitas : Sejauh mana rencana kegiatan dapat berjalan dan memberikan hasil yang sesuai Efisiensi : Ketepatan cara dalam melaksanakan kegiatan yang direncanakan dengan

waktu, tenaga dan biaya yang relatif kecil Kualitas : Hasil pekerjaan yang sesuai dengan ketentuan dan dapat memberi kepuasan

kepada konsumen Mampu telusur : Semua kegiatan terdokumentasi dan dapat dipertanggungjawabkan

5. Uraian Prosedur 5.1. Ketua QMR

5.1.1. Mengidentifikasi semua resiko yang akan timbul dari semua kegiatan proses pelayanan pendidikan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

5.1.2. Mengeluarkan permintaan tindakan pencegahan (PAR) dengan menggunakan formulir Permintaan Tindakan Pencegahan atas resiko yang ada/telah diidentifikasi

5.1.3. Mengirim PAR kepada pihak yang bertanggungjawab atas timbulnya ketidaksesuaian potensial tersebut.

5.1.4. Memonitor pelaksanaan pencegahan yang dilakukan oleh bagian terkait dengan menggunakan formulir Perkembangan Penyelesaian PAR.

5.1.5. Meninjau dan memverifikasi efektifitas hasil tindakan pencegahan yang telah dilakukan Manajer dan Staff.

5.1.6. Meminta analisis dan perbaikan ulang apabila hasil tindakan pencegahan dianggap belum efektif.

5.1.7. Menutup laporan PAR dengan menandatangani lembar PAR tersebut. 5.1.8. Mendokumentasikan copy asli PAR dan mengirim copy PAR yang telah ditandatangani

ketua QMR. 5.1.9. Melaporkan proses dan hasil kegiatan program perbaikan berkesinambungan pada

Direktur dengan tembusan ke Pudir I menggunakan formulir Hasil program perbaikan berkesinambungan

5.2. Pudir I Menerima PAR dari QMR dan mengkordinir pelaksanaan preventive action (Tindakan Pencegahan) dengan Kaprodi/Kabag/Kasie.

5.3. KaProdi/KaBag 5.3.1. Menerima PAR dari Pudir atas usulan dari QMR 5.3.2. Melakukan tindakan pencegahan terhadap ketidaksesuaian potensial yang terjadi. 5.3.3. Melaporkan hasil pelaksanaan pencegahan kepada Quality Management

Representative dengan mengembalikan formulir PAR yang telah diisi secara lengkap dan benar.

5.3.4. Menerima dan mendokumentasikan PAR yang telah disetujui oleh QMR. 5.3.5. Melaksanakan program perbaikan berkesinambungan (continual improvement) pada

satuan kerja masing-masing secara konsisten berdasarkan data yang dimiliki. 5.4. Pengendalian Dokumen satuan kerja

5.4.1. Menerima PAR asli dari QMR. 5.4.2. Mendokumentasikan PAR yang telah disetujui QMR

Page 24: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA

Nomor : MP-07-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari

PROSEDUR MUTU 2020

Halaman : 3dari 3

TINDAKAN PENCEGAHAN RESIKO

6. Acuan

- Kebijakan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) - Rencana Strategis Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

7. Formulir - MP-07-QMR-F-001Formulir Tindakan Pencegahan dan Pengendalian Resiko - MP-07-QMR-F-002Formulir Perkembangan Penyelesaian Pencegahan dan Pengendalian

Resiko - MP-03-QMR-F-003FORMULIR ANALISIS RESIKO

8. Diagram

Alir N/A

Page 25: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 26: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-08-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari

PROSEDUR MUTU 2020

Halaman : 2dari 2

EVALUASI KINERJA

1. Tujuan Prosedur ini memberikan pedoman dalam mengevaluasi kinerja dalam pelaksanaan sistim manajemen mutu di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi setiap Pudir/KaProdi/KaBag yang ada di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) dalam melakukan evaluasi kinerja terhadap satuan kerjanyanya sendiri

3. Referensi Persyaratan ISO 9001 : 2015 Klausul 9.1

4. Definisi 5.1. Kinerja adalah tingkat pencapaian pelaksanaan tugas dalam suatu organisasi untuk

mewujudkan sasaran, tujuan, visi dan misi organisasi 5.2. Evaluasi Kinerja adalah suatu aktifitas untuk menilai tingkat pencapaian pelaksanaan

tugas dalam suatu organisasi dalam mewujudkan sasaran, tujuan, visi dan misi organisasi

5. Prosedur 5.1. KaProdi/Kabag

Melakukan indentifikasi dan analisa terhadap kinerja di bagian masing-masing dan membuat laporan evaluasi kinerja minimal 3 bulan sekali terhadap pelaksanaan implementasi sistim manajemen mutu, serta kinerja organisasi dengan menggunakan form matriks evaluasi kinerja

5.2. Pudir 1. Melakukan evaluasi terhadap laporan evaluasi Kinerja KaProdi/Kabag dan

memberikan persetujuan atas form matriks evaluasi kinerja 2. Melakukan tindakan perbaikan kinerja atas usulan Direktur

5.3. Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) 1. Melakukan penilaian terhadap usulan laporan evaluasi kinerja dari Pudir, apabila

dianggap oleh Direktur tidak memenuhi persyaratan penilaian maka form matrik tersebut dikembalikan kepada bagian terkait untuk dilakukan perbaikan

2. Melakukan penetapan Kinerja terbaik dari setiap bagian dan diumumkan kepada seluruh pegawai serta diberikan Reward atas pencapaian tersebut

5.4. Tim QMR Mengumumkan hasil penilaian kinerja dari direktur untuk diumumkan kepada seluruh karyawan

6. Acuan - Kebijakan Mutu Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) - Rencana Startegis Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

7. Formulir MP-08-QMR-F-00 Matrik evaluasi Kinerja Sistim Manajemen Mutu

8. Diagram Alir N/A

Page 27: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 28: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-09-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 2

PELAYANAN YANG TIDAK SESUAI

1. Tujuan

Prosedur ini merupakan pedoman dalam mengelola pelayanan pendidikan dalam proses belajar mengajar yang tidak sesuai dengan persyaratan mutu yang telah ditetapkan.

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi pengelolaan proses pelayanan pendidikan di Kampus Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

3. Referensi Persyaratan ISO 9001 : 2015 Klausul 8.7

4. Defenisi Pelayanan yang tidak sesuai yaitu semua jenis pelayanan dalam proses belajar mengajar yang tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan mempengaruhi kepuasan pelanggan, dapat diakibatkan oleh beberapa hal seperti: mesin/peralatan laboratorium, material/bahan ajar, pelayanan administrasi dan lain sebagainya.

5. Prosedur 5.1. Staf Prodi/BAAK/BAU/dan bagian terkait

5.1.1. Mengidentifikasi dan mengevaluasi semua ketidaksesuaian pelayanan yang terjadi di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

5.1.2. Melaporkan hasil pemeriksaan dan pengujian kepada Ka.Prodi terkait ketidaksesuian tersebut

5.2. Kepala Program Studi 5.2.1. Menerima hasil laporan ketidaksesuaian pelayanan dan melakukan evaluasi

terhadap laporan tersebut 5.2.2. Melakukan tindakan perbaikan pelayanan yang tidak sesuai yang terjadi di satuan

kerjanya. Bila perbaikan tidak dapat dilakukan maka : 5.2.2.1. Mencatat ketidaksesuaian dengan menggunakan formulir laporan

ketidaksesuaian pelayanan dan penanganan 5.2.2.2. Apabila penyebab dari ketidaksesuain berupa Meterial atau

mesin/peralatan maka harus dipisahkan antara peralatan tidak yang sesuai/rusak dengan peralatan yang baik dengan memberi tanda rusak

5.2.2.3. Apabila ketidaksesuaian berupa metode atau jasa pelayanan maka pelanggan diharuskan mengisi formulir laporan ketidaksesuaian

5.2.2.4. Menyerahkan formulir yang telah terisi kepada pimpinan yang lebih tinggi untuk mendapatkan rekomendasi penanganan.

5.2.3. Mendokumentasikan catatan penanganan produk tidak sesuai dengan menggunakan dan catatan tindak lanjut untuk pelayanan tidak sesuai.

5.3. Direktur/Pudir 5.3.1. Mengkaji ulang formulir laporan pelayanan yang tidak sesuai 5.3.2. Merekomendasi tindakan perbaikan untuk pelayanan pendidikan yang tidak sesuai

6. Acuan 7. Formulir

- MP-09-QMR-F-001Formulir laporan ketidak sesuaian pelayanan dan penanganan - MP-09-QMR-F-002Formulir tindak lanjut perbaikan - MP-09-QMR-F-003Formulir List peralatan/mesin labarotorim yang rusak - MP-09-QMR-F-004Formulir List peralatan/mesin labarotorim yang sudah diperbaiki

8. Diagram Alir N/A

Page 29: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 30: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-10-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 2

PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN

1. Tujuan

Prosedur ini merupakan pedoman pelaksanaan dalam pengukuran Kepuasan Pelanggan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi setiap pelanggan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) yang menyangkut masalah mutu produk pelayanan pendidikan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

3. Referensi Persyaratan ISO 9001 : 2015 Klausul 9.1.2.

4. Defenisi 4.1. Pelanggan yang dimaksud disini adalah semua pihak perseorangan maupun institusi

yang berhubungan dengan jasa pelayanan pendidikan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA): a. Dosen b. Karyawan c. Taruna d. Orangtua/wali mahasiswa/taruna e. Lembaga yang digunakan oleh peserta pelatihan (simulasi dan COP) f. Lulusan g. Pengguna lulusan h. Perorangan/badan

4.2. Kepuasan Pelanggan yang dimaksud disini adalah pernyataan formal atas terpenuhinya persyaratan standard yang ditentukan.

4.3. Pengukuran kepuasan pelanggan ditinjau setiap 6 (enam) bulan sekali. 4.4. Pernyataan formal kepuasan atau ketidakpuasan pelanggan yang dimaksud dalam

kriteria pengukuran adalah setiap pernyataan yang dicatat dalam Sistem manajemen berbasis mutu.

4.5. Untuk setiap pelanggan dikirimkan 1 (satu) set formulir questioner survey kepuasan Pelanggan (MP-10-QMR-F-02)

5. Prosedur 5.1 QMR

5.1.1 Meninjau questioner yang akan diajukan kepada pelanggan setiap 4 (empat) bulan sekali.

5.1.2 Menerima feedback laporan kinerja dari pelanggan berupa data atau penjelasan lain.

5.1.3 Meninjau/me-review data atau penjelasan lainnya. 5.1.4 Menindaklanjuti dengan menerbitkan Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR) MP-

10-QMR-F-01, setiap feedback dari pelanggan terutama jika berupa keluhan. 5.1.5 Mengkordinasikan meeting/pertemuan dengan manajer divisi terkait untuk

menindak lanjuti feedback dari pelanggan. 5.1.6 Menjawab keluhan pelanggan dengan Customer Feedback/Complain Report (MP-

10-QMR-F-01) ) 5.2 KaProdi

5.2.1. Mengkordinir tindak lanjut Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR) yang diterbitkan oleh QMR tanpa penundaan.

5.2.2. Mengikuti meeting yang diselenggarakan oleh Ketua QMR 6. Acuan 7. Formulir

- MP-10-QMR-F-01Formulir Customer Feedback / Complain - MP-10-QMR-F-02Formulir Survey Kepuasan Pelanggan - MP-10-QMR-F-03Formulir Resume Penilaian Survey Kepuasan Pelanggan

8. Diagram Alir : N/A

Page 31: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 32: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-11-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 3

EVALUASI DAN ANALISA DATA

1. Tujuan

Prosedur ini merupakan pedoman Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) dalam pengambilan keputusan sistem manajemen berbasis mutu, yang sesuai dan efektif berdasarkan analisa data yang tepat.

2. Ruang Lingkup. Menentukan data yang relevan, mengumpulkan dan menganalisanya dalam pengambilan keputusan sistem manajemen berbasis mutu, mulai dari perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan bagi Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

3. Referensi Persyaratan ISO 9001 : 2015 Klausul 9.1.3

4. Defenisi Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) menentukan, mengumpulkan dan menganalisa data yang relevan untuk menunjukkan kesesuaian dan keefektifan Sistem manajemen berbasis mutu. Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) mengevaluasi terus menerus keefektifan Sistem manajemen berbasis mutu, dalam hal ini mencakup data yang dihasilkan dengan hasil pemantauan dan pengukuran serta sumber daya lain. Analisa Data memberikan informasi tentang: 4.1 Kepuasan Pelanggan 4.2 Pencapaian Sasaran Mutu 4.3 Analisa Pengembangan Kurikulum dan Proses Pembelajaran 4.4 Kinerja rekanan. 4.5 Laporan Tindakan Perbaikan.

5. Prosedur 5.1 Laporan 3 Bulanan

5.1.1 KaProdi Menyusun laporan 3 bulanan kinerja Satuan Kerja dalam bentuk statistik, Berisi : 1. Keluhan Pelanggan 2. Pencapaian Sasaran Mutu.

5.1.2 Pudir Mengkordinir dan me-review laporan-laporan dari Kaprodi, Kepala Bagian dan melaporkannya kepada Direktur.

5.2 Kepuasan Pelanggan Staff Prodi Mentabulasikan umpan balik dari pelanggan dan dipresentasikan dalam bentuk

statistik. 5.3 Pencapaian Sasaran Mutu Kepala Bagian 5.3.1 Melaporkan secara periodik pencapaian sasaran mutu yang dilengkapi dengan

corrective action untuk sasaran mutu, yang belum tercapai. 5.3.2 Mensosialisasikan secara internal pencapaian sasaran mutu sehingga staff dapat

dengan jelas memberikan peran dan kontribusinya. 5.4 Kinerja Rekanan

Kepala Bagian Menyusun laporan kinerja dari tiap-tiap rekanan di masing-masing satuan kerja dalam bentuk statistik yang dilengkapi oleh limit (standar) OK.

5.5 Laporan Bulanan Perkembangan Proses Pelayanan Pembelajaran dan Tindakan Perbaikan.

Kepala Program Studi 5.5.1 Menyusun laporan realisasi program kerja dan proses pembelajaran 5.5.2 Mengusulkan perubahan/penyesuaian program kerja anggaran apabila ada. 5.5.3 Membuat usulan tindakan perbaikan untuk realisasi program kerja yang belum

dicapai.

Page 33: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-11-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3 dari 3

EVALUASI DAN ANALISA DATA

6. Acuan

- Renstra Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) - Statuta Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) - Kebijakan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

7. Formulir N/A

8. Diagram Alir N/A

Page 34: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 35: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-13-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 5

AUDIT INTERNAL

1. Tujuan

Prosedur ini dibuat, sebagai pedoman melaksanakan internal audit di lingkungan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA), untuk mengetahui tentang kesesuaian dan keefektifan dari pengaturan yang telah direncanakan dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu yang diimplementasikan.

2. Ruang Lingkup Ruang lingkup dari prosedur Internal Audit, mencakup: perencanaan audit, pelaksanaan, bidang/area yang harus diaudit, hasil audit yang sebelumnya, kriteria audit, frekuensi, metode yang digunakan, pelaporan hasil audit, pemeliharaan hasil catatan/rekaman, dan pemilihan auditor.

3. Referensi Persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 9.2. Audit Internal

4. Definisi 4.1 Audit mutu internal (Internal Audit) adalah suatu penilaian yang sistematis dan mandiri

untuk menentukan apakah aktifitas mutu dan hasil-hasilnya sesuai dengan rencana serta apakah pengaturan ini telah diterapkan secara efektif dan tepat dalam rangka pencapaian sasaran.

4.2 Audit Internal adalah audit mutu yang dilakukan untuk lingkup organisasi sendiri dan dilakukan oleh auditor internal yang ditunjuk dari karyawan/petugas dilingkungan organisasi sendiri.

4.3 Auditor Internal adalah orang yang ditunjuk untuk melaksanakan Audit Internal 5. Prosedur

5.1. Pelaksanaan Audit Internal 5.1.1. QMR merencanakan jadwal pelaksanaan Audit Internal pada unit kerja terkait

dilingkungan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA), untuk jangka waktu/periode 1 tahun .

5.1.2. Audit Internal dilakukan oleh Tim Audit internal yang dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Direktur.

5.1.3. Keanggotaan Audit Internal terdiri dari para dosen dan staf akademik lainnya yang memiliki kemampuan sebagai Auditor Internal serta ditunjuk oleh Direktur.

5.1.4. Pelaksanaan Audit Internal bisa lebih sering dilakukan terhadap unit kerja yang terkait apabila terjadi hal-hal berikut ini : a. Sistem Manajemen Mutu disempurnakan. b. Banyak ketidak sesuaian ditemukan dalam satu Bagian. c. Ada usulan dari Direktur atau KaProdi.

5.1.5. QMR akan meninjau jadwal audit secara reguler/teratur dan meningkatkan frekwensi audit apabila hasilnya menunjukan kebutuhan atau atas pengarahan / perintah dan Direktur.

5.1.6. Keanggotan Tim Audit Internal 5.1.7. Kenggotaan Team Audit Internal , terdiri dari Dosen dan atau Staf, yang

mememiliki kemampuan dan pemahaman tentang Audit Internal, dibawah koordinator QMR. Internal, dapat dilakukan oleh satu orang Auditor Internal atau sebuah Tim dan hal ini tergantung besar dan kompleksitas unit kerja yang akan diaudit.

5.1.8. Internal Auditor yang ditunjuk untuk melaksanakan Audit Internal harus

mempunyai persyaratan : a. Memahami dan mengerti Sistem Manajemen Mutu. b. Independen dan tidak ada hubungan secara Iangsung dengan unit kerja yang

diperiksa. c. Telah mengikuti pelatihan tentang tata cara melakukan sistem audit. d. Memahami aspek operasional dari proses belajar mengajar.

Page 36: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-13-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3 dari 5

AUDIT INTERNAL

e. Telah dilatih dalam teknik audit dan mempunyai Sertifikat Pelatihan Internal

Audit Mutu 5.1.9. Auditor Internal yang memenuhi syarat dicatat dalam “Daftar Internal Auditor”. 5.1.10. Auditor Internal yang ditunjuk membuat rencana audit yang dikoordinasikan

dengan QMR dan diinformasikan kepada unit kerja/personil yang akan diaudit. Perencanaan audit tersebut, meliputi: a. Jadwal/tanggal pelaksanaan audit pada masing-masing Bagian/unit kerja. b. Auditor yang bertugas. c. Lingkup Audit yang direncanakan.

5.1.11. Rencana Audit tersebut harus meliputi seluruh prosedur yang berkaitan dengan unit kerja yang akan diaudit.

5.1.12. Rencana pelaksanaan Audit Internal disampaikan QMR kepada Kepala Unit Kerja/personil yang bersangkutan dengan sepengetahuan Auditor Internal yang ditunjuk, paling lambat 1 minggu sebelum pelaksanaan.

5.2. Pelaksanaan Audit Internal 5.2.1. Untuk melaksanakan Audit Internal , digunakan prosedur yang sesuai dan dalam

proses audit dapat disiapkan check List audit atau daftar pemeriksaan untuk membantu auditor.

5.2.2. Setiap bagian yang diaudit harus memberikan bukti-bukti yang objektif dari kesesuaian dengan Sistim Manajemen Mutu yang berlaku.

5.2.3. Sebagai hasil akhir dari Audit Internal ini, auditor akan membuat laporan tertulis pada auditee yang bersangkutan.

5.2.4. Apabila seorang auditor menemui / mengidentifikasi kekurangan atau ketidak-sesuaian, auditor akan menerbitkan Laporan Ketidak-sesuaian (Non conformity report/NCR), dan diberitahukan kepada personil yang bersangkutan.

5.2.5. Unit kerja yang akan diaudit agar membuat persiapan dan bekerja sama dengan auditor internal sehingga auditor internal dapat melakukan audit dengan lancar dan tenang.

5.2.6. Auditor Internal melakukan audit terhadap semua aktivitas yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu dan dalam rangka memenuhi STCW -78 dan amandemen 2010-nya, Peraturan, Undang-undang yang terkait juga memastikan bahwa semua prosedur dan bukti pelaksanaannya telah didokumentasikan.

5.2.7. Semua dokumen dan catatan di dalam Sistem Manajemen Mutu harus diperiksa dan dapat dibuktikan secara objektif.

5.2.8. Status dokumen dan penyimpanan dokumen yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu juga harus diperiksa kemutakhiran dan kebenarannya.

5.2.9. Audit Internal dilaksanakan terhadap : 1. Semua karyawan yang terkait dan mempunyai tanggung jawab terhadap

Sistem Manajemen Mutu dan prosedur yang terkait dengan unit kerja yang diperiksa.

2. Implementasi/penerapan Prosedur 3. Pemeliharan terhadap dokumen, catatan dan laporan. 4. Setiap ketidaksesuaian yang tercatat, apakah sudah diperbaiki sebagaimana

mestinya. 5.3. Pelaporan Audit Internal & Tindakan Perbaikan.

5.3.1. Setelah melaksanakan Audit Internal , Auditor menyampaikan Laporan Hasil Pemeriksaan kepada QMR dengan tembusan kepada Kepala Unit Kerja yang di audit.

5.3.2. Laporan Audit Internal berisi: a. Tanggal Audit b. Nama Auditor c. Satuan kerja yang di audit (Auditee)

Page 37: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-13-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 4 dari 5

AUDIT INTERNAL

d. Ringkasan hasil pemeriksaan. e. Ketidaksesuaian (Non Conformity Report) f. Rekomendasi tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian.

5.3.3. Hasil audit, disimpan oleh QMR dan dicatat dalam ‘Catatan Hasil Audit Internal ”. Laporan audit akan memberikan ringkasan temuan dengan: a. Memastikan bahwa bagian yang di audit adalah sesuai dengan Sistim

Manajemen Mutu.

b. Memberikan perincian di bagian mana yang tidak sesuai dengan Sistim Mutu. 5.3.4. Laporan hasil Audit Internal bersama dengan temuan ketidaksesuaian (NCR),

akan di arsipkan dan ditindaklanjuti oleh QMR. 5.3.5. Tindak lanjut dari temuan adalah menetapkan langkah perbaikan dan

pencegahan yang dilakukan dalam waktu yang telah disepakati. 5.3.6. Bila jadwal tindak lanjut audit dalam waktu yang disepakati tidak dapat

dilaksanakan, Kepala Unit Kerja/personil yang bersangkutan harus melaporkan kemajuan dari kegiatan koreksi/perbaikan yang telah dilakukan dan melaporkannya secara efektif.

5.3.7. QMR akan menginstruksikan kepada Kepala unit kerja terkait bahwa ketidaksesuaian yang ditemukan oleh Auditor supaya diperbaiki sebagaimana mestinya dan memeriksa hasil perbaikan tersebut. QMR akan melaporkan hasil audit dan tindakan perbaikan kepada Direktur pada saat Rapat Tinjauan Manajemen (Management Review Meeting).

5.3.8. Tindakan perbaikan yang dilakukan oleh unit kerja terkait harus dilaksanakan secara efektif dan mencegah ketidaksesuaian tersebut terulang kembali. Dalam tindakan perbaikan tersebut dinyatakan pula kesanggupan waktu penyelesaiannya.

5.3.9. Sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan tentang penyelesaian tindakan perbaikan auditor yang bersangkutan akan memeriksa kembali apakah ketidaksesuaian tersebut sudah diperbaiki. Jika tindakan perbaikan dinilai sudah efektif dilaksanakan dan terperbaiki, maka auditor akan menyatakan ketidaksesuaian tersebut ditutup (close-out).

6. Acuan 6.1. Undang-undang Sisdiknas nomor 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional 6.2. Undang-undang nomor 12 tahun 2012 tentang pendidikan tinggi 6.3. Undang-undang nomor 17 tahun 2018 tentang pelayaran 6.4. Peraturan Presiden nomor 08 tahun 2012 tentang kerangka kualifikasi nasional Indonesia

(KKNI) 6.5. Permenristek Dikti nomor 44 tahun 2015 tentang standar nasional pendidikan 6.6. Peraturan Negeri Aparatur Negara Reformasi dan Birokrasi no 36 tahun 2012 tentang

Standar Pelayanan Minimal 6.7. Permenristek Dikti no 62 tahun 2016 tentang sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi 6.8. Peraturan Menteri nomor PM 140 tahun 2016 sebagai pengganti peraturan menteri

nomor: PM 70 tahun 2016 sebagai pengganti peraturan menteri nomor : PM 70 tahun 2016 tentang pendidikan dan pelatihan sertifikasi serta dinas jaga laut

6.9. Peraturan kepala badan pengembangan sumber daya manusia perhubungan nomor : PK07/BPSDM-2016

6.10. QSS Pudiklat Perhubungan Laut 6.11. QSS Ditkapel 6.12. Statuta AMAN JAYA

7. Formulir - MP-13-QMR-F-001 Program Audit Internal - MP-13-QMR-F-002 Daftar Internal Auditor - MP-13-QMR-F-003 Laporan Audit : NCR, Audit log

Page 38: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-13-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 5 dari 5

AUDIT INTERNAL

- MP-13-QMR-F-005 Audit Check List

- MP-13-QMR-F-006 Umpan Balik Audit Internal

- MP-13-QMR-F-007 Jadwal Audit Internal

8. Diagram Alir

Persiapan

Jadwal Audit

Daftar

Pemilihan

Auditor

Tim Audit

Surat

Pemberitahuan Auditee

Pemberitahuan

Mendapatkan dokumen Tdk

Tinjau/Check List

terkait

Ya

Persiapan Audit

Rencana Audit

Pertemuaan Penyiapan Rencana Audit

Pembukaan

bersama dengan Auditee

yang disepakati

Audit

Tindakan

Pelaksanaan

Pertemuan

Audit

Check list

Tim

Pertemuan Pelaporan Audit Tindakan koreksi

Penutupan

Laporan Audit

Tindak Lanjut tindakan Koreksi

Perbaikan terus

QMR

QMR

QMR AUDIT

LEAD

AUDITOR

TIM AUDIT

UP

AUDITEE

Page 39: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 40: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-14-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 5

TINJAUAN MANAJEMEN

1. Tujuan

1.1 Prosedur ini dimaksudkan sebagai pedoman implementasi Sistem Manajemen Mutu Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA), sebagaimana Sistem Manajemen Mutu ini dibuat, diterapkan dan didokumentasikan, dievaluasi dan disempurnakan sesuai dengan standar ISO 9001:2015 serta STCW-1978 amandemen 2010 (Manila) dengan mengutamakan aspek mutu pelayanan pendidikan.

1.2 Sebagai pedoman menetapkan tujuan dan sasaran dalam menetapkan struktur organisasi yang dilengkapi personil yang dapat menjamin proses dan mutu serta efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu.

1.3 Untuk menjamin bahwa Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) mempertahankan kebijakan prosedur terdokumentasi dan diterapkan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

2. Ruang Lingkup 2.1 Ruang lingkup dari Prosedur ini yaitu : semua klausul persyaratan yang ditetapkan oleh

ISO 9001:2015 dan STCW 1978 amandemen 2010 regulasi I/8. 2.2 Semua kegiatan operasional proses pendidikan/pengajaran dan pelayanan akademik

lainnya. 3. Referensi

Persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 9.3. Tinjauan Manajemen 4. Definisi

a) ISO singkatan dari International Standard Organization b) STCW-1978. Singkatan dari Standard of Training and Certification Watchkeeping for

Seafarers tahun 1978, yaitu standar pendidikan dan sertifikasi untuk Dinas jaga kapal 5. Uraian Prosedur

5.1 Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) mengidentifikasi kebutuhan dalam memenuhi persyaratan Sistem Manajemen Mutu dengan menerbitkan pernyataan Kebijakan Mutu sebagai komitmen yang menjadi pedoman semua sumberdaya yaitu Pimpinan, staf, dosen dan karyawan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA)

5.2 Identifikasi atas persyaratan Sistem Manajemen Mutu antara lain mencakup : a. Konvensi STCW-1978 Amandemen 2010 Reg I/8 b. Standar ISO 9001:2015 c. Peraturan dan ketentuan Dirjen Pehubungan Laut d. Peraturan dan Ketentuan Kepala PPSDM Perhubungan Laut

5.3 Pembuatan Sistem Manajemen Mutu yang dirancang untuk memenuhi kewajiban Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) dalam mencapai dan mempertahankan aspek mutu lulusan sesuai dengan standar STCW-1978 Amandemen 2010 serta memenuhi harapan dan kebutuhan pemakai jasa sesuai persyaratan ISO 9001:2015.

5.4 Sosialisasi Kebijakan Mutu

Direktur melakukan proses sosialisasi Kebijakan mutu melalui rapat-rapat manajemen/staf, dosen dan karyawan atau melalui pemasangan kebijakan mutu pada tempat-tempat strategis.

5.5 Direktur menyediakan sumber daya material/sarana prasarana dan sumberdaya manusia yaitu tenaga instruktur dan karyawan yang memiliki kompetensi dan pengalaman dibidangnya untuk melaksanakan tugas pelayanan administrasi dan mengajar dengan baik.

5.6 Direktur melakukan pengukuran dan mengevaluasi atau meninjau kembali Kebijakan mutu untuk memastikan tingkat efektifitas dan kesesuaiannya terhadap persyaratan Sistem manajemen yang diimplementasikan.

Page 41: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-14-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3 dari 5

TINJAUAN MANAJEMEN

6. Acuan

6.1 SKB Menhub, Mendiknas, dan Menakertrans Nomor: 41 Tahun 2003, Nomor: 05/KB/U/2003 dan Nomor:kep-208-A/MEN/2003, tanggal 11 September 2003

6.2 SK Badan Diklat Nomor: SK.2162/HK.208/XI/DIKLAT-2010 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepelautan

7. FORMULIR - MP-14-QMR- F-01 - MP-14-QMR- F-02

Bahan Rapat Undangan Rapat

- MP-14-QMR- F-03Hasil Rapat Tinjuan Manajemen - MP-14-QMR- F-04Tindak Lanjut hasil Rapat Tinjuan Manajemen

8. DIAGRAM ALIR

Page 42: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-14-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 4 dari 5

TINJAUAN MANAJEMEN

Mulai

Identifikasi Kebutuhan Pertemuan

Mempersiapkan Pelaksanaan Pertemuan

Materi Bahasan

Mempersiapkan Agenda

Pertemuan

Pelaksanaan Pertemuan Tinjauan

Manajemen

Mendokumentasikan hasil rapat tinjauan

manajemen

Pemantauan hasil rapat tinjauan manajemen

Direktur/QMR QMR/BPM QMR/PUDIR/PRODI QMR/BPM Direktur/QMR/PRODI/BPM QMR/BPM QMR/BPM

Selesai

Page 43: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-14-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 5 dari 5

TINJAUAN MANAJEMEN

9. Diagram Alir

Menentukan

Mulai jadwal RTM minimal 1x per tahun

Tidak

Ya Ada

Ya

Melaksanakan Rapat Tinjauan

i Selesai

Manajemen Mutu

Lengkap

Ketua QMR menelaah agenda materi rapat: hasil audit/hasil umpan balik/proses pengajaran/tindakan perbaikan/pencegahan/ kebutuhan Sumber daya

Tidak

Ketua QMR menyiapkan undangan rapat tinjuan manajemen, dan diberikan personil yang diundang minimal 1 minggu sebelumnya

Page 44: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 45: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-15-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2dari 3

KETIDAKSESUIAN DAN TINDAKAN PERBAIKAN

1. Tujuan

Prosedur ini memberikan pedoman dalam pelaksanaan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

2. Lingkup Prosedur ini berlaku bagi setiap ketidaksesuaian yang terjadi atau ditemukan dalam penerapan sistem manajemen berbasis Mutu di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

3. Referensi PersyaratanISO 9001:2015 Klausul 10.2

4. Defenisi - Ketidaksesuaian adalah setiap aktifitas yang hasilnya tidak sesuai dengan persyaratan

mutu yang berlaku atau tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku. - Tindakan Perbaikan adalah segala tindakan untuk memperbaiki ketidaksesuaian yang

timbul dari aktifitas implementasi Sistim Manjemen Mutu 5. Uraian Prosedur

5.1. Ketua QMR 5.1.1. Mengeluarkan laporan penyimpangan dan permintaan tindakan perbaikan dengan

menggunakan formulir Laporan Penyimpangan dan Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR).

5.1.2. Mengirim Corrective Action Report kepada pihak yang bertanggung jawab atas timbulnya ketidaksesuaian.

5.1.3. Memonitor pelaksanaan tindakan perbaikan yang dilakukan oleh bagian terkait dengan menggunakan formulir Perkembangan Penyelesaian CorrectiveActionReportMP-15-QMR-F-001

5.2. KaProdi/KaBag 5.2.1. Menerima Corrective Action Report dari Ketua Tim QMR 5.2.2. Melakukan tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian untuk mengurangi akibat

negatif yang terjadi. 5.2.3. Menganalisis dan mengamati sebab-sebab utama dari ketidaksesuaian dan

mengambil tindakan untuk mencegah terulangnya masalah yang sama dikemudian hari. Penyelesaian ketidaksesuaian dilakukan berdasarkan waktu yang telah disepakati antara pihak yang terkait dengan Ketua QMR

5.2.4. Menginformasikan hasil pelaksanaan tindakan pencegahan dan perbaikan kepada Ketua QMR dengan mengembalikan formulir Corrective Action Report yang telah diisi secara lengkap dan benar.

5.3. Ketua QMR 5.3.1. Memverifikasi hasil tindakan perbaikan yang telah dilakukan oleh KaProdi/Kabag,

Verifikasi dilakukan berdasarkan data atau bukti-bukti hasil perbaikan, serta memastikan Ketua QMR akan menutup laporan Corrective Action Report dengan menandatangani lembar Corrective Action Report tersebut. Sebaliknya bila hasil perbaikan dianggap belum efektif, Ketua QMR berhak meminta dilakukan analisis dan perbaikan ulang.

5.3.2. Mendokumentasikan copy asli Corrective Action Report dan mengirim copy Corrective Action Report yang telah ditandatangani kepada KaProdi/Kabag

5.4. KaProdi, BAAK, BAU dan Bagian/Lembaga terkait 5.4.1. Menerima dan mendokumentasikan Corrective Action Report yang telah disetujui

oleh Ketua QMR. 5.4.2. Melaksanakan program perbaikan berkesinambungan dibagian masing-masing

secara konsisten berdasarkan data-data lampau yang dimiliki. 5.4.3. Melaporkan proses dan hasil kegiatan program perbaikan berkesinambungan

pada Ketua Qmr dengan menggunakan formulir Hasil Program Perbaikan Berkesinambungan.

Page 46: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-15-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3dari 3

KETIDAKSESUIAN DAN TINDAKAN PERBAIKAN

6. Acuan

- Renstra Akademi Maritim Nasional Jakarata Raya (AMAN JAYA) - Kebijakan Mutu Akademi Maritim Nasional Jakarata Raya (AMAN JAYA)

7. Formulir MP-15-QMR F-01 Formulir Laporan tindakan perbaikan. MP-15-QMR F-02 Formulir Dafatar Perbaikan

8. Diagram Alir

Mulai

Menelaah potensi penyebab Tidak Meninjau perbaikan hasil

tindakan perbaikan

ketidaksesuaian a.l.:

1. Kualifikasi instruktur

2. Ya Selesai

Keseuaian bahan ajar

3. Kehadiran dosen Mencatat hasil tindakan

yang diambil

4. Kehadiran peserta diklat

5. Kelengkapan sarpras

6. Materi pengajaran

7. Keluhan peserta diklat Ditetapkan

Tidak Ditemukan Ya Mengevaluasi dan menentukan tindakan

penyebab

yang harus diambil

ketidaksesuaian

Page 47: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 48: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-16-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 2

PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN

1. Tujuan

Merupakan pedoman dalam menerapkan Sistem manajemen berbasis mutu untuk pelaksanaan perbaikan yang berkesinambungan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

2. Ruang Lingkup Seluruh cakupan dalam Sistem manajemen berbasis mutu di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

3. Referensi Persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 10.3

4. Defenisi Perbaikan berkesinambungan adalah aktifitas untuk memperbaiki keefektifan Sistem manajemen berbasis mutu secara terus menerus melalui penggunaan: 1. Kebijakan Mutu 2. Sasaran Mutu 3. Hasil Audit baik dilaksanakan secara internal maupun eksternal dari pelanggan maupun

badan sertifikasi 4. Analisa data. 5. Corrective Action 6. Preventive Action 7. Tinjauan Manajemen 8. Peraturan /ketentuan yang berlaku

5. Prosedur 5.1. QMR

a Mengindentifikasi dan memperbaiki efektivitas Sistem manajemen berbasis mutu b Pelaksanaan Perbaikan Sistem manajemen berbasis mutu melalui: penggunaan

Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu , Hasil Audit, Analisa Data, Corrective Action, Preventive Action dan Tinjauan Manajemen

c Menyusun pencapaian Program Mutu melalui MP-16-QMR-F-01 (Program Mutu ) d Memonitor pencapaian program mutu e Mengkomunikasikan dengan kepala satuan kerja tentang Progress dan Program Mutu

5.2. Kepala Prodi

a Memberikan analisa (umpan-balik) kepada QMR Sistem manajemen berbasis mutu untuk perbaikan berkesinambungan.

b Menindaklanjuti aktivitas masing-masing yang telah dicantumkan dalam Program Mutu.

6. Acuan 7. Lampiran

MP-16-QMR-F-001 Formulir Program Mutu 8. Diagram

Alir N/A

Page 49: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 50: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-17 -QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 3

SISTIM MANAJEMEN MUTU

1. Tujuan

a. Prosedur ini dimaksudkan sebagai pedoman implementasi Sistem Manajemen Mutu Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA), bagaimana Sistem Manajemen Mutu ini dibuat, diterapkan, didokumentasikan, dievaluasi dan disempurnakan sesuai dengan standar ISO 9001:2015 serta STCW-1978 amandemen 2010 (Manila) dengan mengutamakan aspek mutu pelayanan pendidikan.

b. Sebagai pedoman menetapkan tujuan, sasaran dalam menetapkan struktur organisasi yang dilengkapi personil yang dapat menjamin proses dan mutu serta efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu.

c. Untuk menjamin bahwa Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) mempertahankan kebijakan prosedur terdokumentasi dan diterapkan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

2. Ruang Lingkup 1. Ruang lingkup dari Prosedur ini, yaitu: semua klosul persyaratan yang ditetapkan oleh

ISO 9001:2015 dan STCW 1978 amandemen 2010 regulasi I/8. 2. Semua kegiatan operasional proses pendidikan/pengajaran dan pelayanan akademik

lainnya. 3. Referensi

- Persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 4.4 4. Definisi

a) ISO singkatan dari International Standard Organization b) STCW-1978. Singkatan dari Standard of Training and Certification Watchkeeping for

Seafarers tahun 1978, yaitu standar pendidikan dan sertifikasi untuk Dinas jaga kapal 5. Uraian Prosedur

5.1 Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) mengidentifikasi kebutuhan dalam memenuhi persyaratan Sistem Manajemen Mutu dengan menerbitkan pernyataan Kebijakan Mutu sebagai komitmen yang menjadi pedoman semua sumberdaya yaitu Pimpinan staf dosen, dan karyawan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

5.2 Identifikasi atas persyaratan Sistem Manajemen Mutu antara lain mencakup : a. Konvensi STCW-1978 Amandemen 2010 Reg I/8 b. Standar ISO 9001:2015 c. Peraturan dan ketentuan Dirjen Pehubungan Laut d. Peraturan dan Ketentuan Kepala PPSDM Perhubungan Laut

5.3 Pembuatan Sistem Manajemen Mutu Sistem Manajemen Mutu, dirancang untuk memenuhi kewajiban Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) dalam mencapai dan mempertahankan aspek mutu lulusan sesuai dengan standar STCW-1978 Amandemen 2010, serta memenuhi harapan dan kebutuhan pemakai jasa sesuai persyaratan ISO 9001:2015.

5.4 Sosialisasi Kebijakan Mutu Direktur melakukan proses sosialisasi kebijakan mutu melalui rapat-rapat manajemen/staf dosen dan karyawan atau melalui pemasangan kebijakan mutu pada tempat-tempat strategis.

5.5 Direktur menyediakan sumber daya material/sarana prasarana dan sumberdaya manusia yaitu tenaga karyawan dan dosen yang memiliki kompetensi serta berpengalaman dibidangnya untuk melaksanakan tugas pelayanan administrasi dan mengajar dengan baik.

5.6 Direktur melakukan pengukuran dan mengevaluasi atau meninjau kembali Kebijakan mutu untuk memastikan tingkat efektifitas dan kesesuaiannya terhadap persyaratan Sistem manajemen yang diimplementasikan.

Page 51: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-17 -QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3 dari 3

SISTIM MANAJEMEN MUTU

6. Acuan

- SKB Menhub, Mendiknas dan Menakertrans Nomor: 41 Tahun 2003, Nomor: 05/KB/U/2003 dan Nomor: kep-208-A/MEN/2003, tanggal 11 September 2003

- SKB dan Diklat Nomor: SK.2162/HK.208/XI/DIKLAT-2010 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepelautan

7. Formulir N/A

8. Diagram Alir Tidak

Mengidentifiksi proses

Mulai yang perlu dalam SMM Memantau,

&Aplikasinya dalam

mengukur dan Dilakukan

Organisasi

Menganalisis

proses

Ya

Tidak Lengkap Menyediakan Menerapkan

Sumber daya

tindakan yang

& informasi

tepat untuk

Ya

mencapai hasil

yang

Menetukan ditetapkan

Menentukan urutan kriteria &

metode untuk

& interaksi Proses

memastikan

efektifitas Selesai

proses SMM

Page 52: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 53: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-18-PUDII

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 3

PENERIMAAN INSTRUKTUR DAN KARYAWAN

1. Tujuan

Prosedur ini digunakan sebagai pedoman bagi personil yang diberikan tugas dan tanggungjawab melaksanakan Penerimaan Instruktur dan Karyawan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA). Agar diperoleh SDM yang memiliki kualifikasi sesuai persyaratan standar mutu pendidikan kepelautan Indonesia.

2. Ruang Lingkup Ruang lingkup dari Prosedur ini mencakup: analisis kebutuhan, pemberitahuan formasi kebutuhan, proses penerimaan lamaran, proses seleksi, proses orientasi dan pemberian tugas.

3. Referensi Persyaratan ISO 9001:2015, Klausul 7.1.2

4. Definisi a) Instruktur Dosen adalah personil profesional yang melaksanakan fungsi sebagai pengajar

pada Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA). b) Karyawan atau staf adalah personil yang berfungsi melaksanakan pelayanan

administrasi pada Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA). c) ISO singkatan dari International Standard Organization d) STCW-1978. Singkatan dari Standard of Training and Certification Watchkeeping for

Seafarers tahun 1978, yaitu standar pendidikan dan sertifikasi untuk Dinas Jaga Kapal 5. Uraian Prosedur

5.1 Analisis Kebutuhan Tenaga Instruktur & Karyawan Setiap unit kerja membuat analisis kebutuhan personil (Instruktur dan Pegawai) kemudian diusulkan dalam rapat Manajemen

5.2 Tempat Pendaftaran Pendaftaran Calon Instruktur/karyawan Diklat dilaksanakan pada setiap hari kerja di Kampus /Sekretariat Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

5.3 Waktu Penerimaan Waktu pendaftaran/Penerimaan, dilaksanakan pada setiap hari kerja mulai pukul 08.00 s/d pukul 16.00 WIB.

5.4 Prosedur Penerimaan 5.4.1 Pelamar/Peminat datang sendiri, menyerahkan aplikasi dan melengkapi dokumen

administrasi yaitu : a. Menulis laparan yang ditujukan kepada Direktur Akademi Maritim Nasional

Jakarta Raya (AMAN JAYA) b. Menyerahkan Daftar Riwayat hidup/CV c. Menyerahkan fotocopi Ijazah akademik terakir atau Sertifikat Kepelautan d. Menyerahkan surat keterangan berkelakuan baik (SKCK) e. menyerahkan phasphoto 4x6 cm sebanyak 3 lembar

5.4.2 Berpendidikan minimal: a. Untuk Tenaga Instruktur minimal bersertifikat kepelautan ANT/ATT-III b. Untuk Karyawan minimal berpendidikan SMA/SMK

5.5. Proses Seleksi Calon Peserta Diklat Pelamar akan diseleksi berdasarkan persyaratan administrasi dan persyaratan akademik sebagaimana butir 7.3.1 dan 7.3.2 diatas.

5.6 Hasil seleksi diumumkan melalui surat pemberitahuan dan Peserta yang dinyatakan lulus akan diberikan orientasi dan surat tugas dari Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya.

6. Acuan 6.1. SKB Menhub, Mendiknas, dan Menakertrans Nomor: 41 Tahun 2003, Nomor:

05/KB/U/2003, dan Nomor: kep-208-A/MEN/2003, tanggal 11 September 2003 6.2 SK Badan Diklat Nomor: SK.2162/HK.208/XI/DIKLAT-2010 tentang Pedoman

Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepelautan

Page 54: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-18-PUDII

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3 dari 3

PENERIMAAN INSTRUKTUR DAN KARYAWAN

7. Formulir :

MP-18-PUDII-F-001 Daftar Pelamar MP-18-PUDII-F-002 Surat lamaran MP-18-PUDII-F-003 CV pelamar MP-18-PUDII-F-004 Pengumuman kelulusan MP-18-PUDII-F-005 Formasi kebutuhan SDM MP-18-PUDII-F-006 Daftar Hasil seleksi MP-18-PUDII-F-007 Hasil sidang kelulusan/berita acara kelulusan SK Penetapan Kelulusan

8. Diagram Alir

1. Seleksi

Stop

Membuat analisis administratif Tidak

Mulai kebutuhan 2. Seleksi

Instruktur/Karyawan kompetensi/akade Lulus

mik

Ya

Tidak Ya 1.Pemberitahuan

Stop Ada Ada Pelamar

ybs

formasi

2. Diberikan

surat tugas

Ya Tidak

3. mengikuti Memasang Menerima lamaran orientasi

pengumuman formasi

calon Instruktur/

kebutuhan

calonKaryawan

Instruktur/Karyawan Selesai

Page 55: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 56: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-19-PUDII ( AMAN JAYA) Revisi : 02

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020 REVALIDASI SERTIFIKAT Halaman : 2 dari 3

1. Tujuan Prosedur ini, merupakan pedoman bagi personil yang berwenang atau bertugas untuk menangani proses revalidasi sertifikasi Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

2. Ruang Lingkup Ruang lingkup prosedur revlidasi sertifikasi dan pengantian sertifikat yang rusak mencakup: proses diklat dan proses pengusulan persetujuan diklat dan penyerahan kepada peserta diklat yang telah dinyatakan lulus.

3. Referensi

4. Definisi 4.1. Revalidasi Sertifikat adalah pengakuan kembali sertifikat keterampilan setelah 5 tahun

sejak tanggal penerbitan dari sertifikat FF, FA, BST, PSCRB Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

4.2. Peserta Diklat adalah seseorang yang secara resmi tercatat dan mengikuti program kegiatan Diklat kepelautan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) dan dinyatakan lulus.

4.3. Ditkapel adalah singkatan dari Direktorat Jenderal perhubungan Laut yang berwenang menerbitkan sertifikat keterampilan (proficiency).

5. Prosedur 5.1. Pelaksanan membuat daftar /Rekapitulasi peserta diklat

Kepala bagian Diklat membuat daftar atau rekapitulasi peserta diklat yang dinyatakan lulus dari program diklat.

5.2. Direktur mengusulkan permohonan penerbitan sertifikat dari peserta diklat yang dinyatakan lulus kepada Direktur Jenderal Perhubungan Laut melalui Direktur Perkapalan dan Pengawakan

5.3. Direktur Perkapalan dan Pengawakan menandatangai sertifikat yang diusulkan dan menyerahkan kepada Diklat Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA), untuk diteruskan kepada peserta diklat.

5.4 Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) menyerahkan sertifikat kepada Peserta Diklat melalui berita acara penyerahan atau tanda terima sertifikat

6. Acuan 6.1. Prosedur Proses Pengajaran 6.2. Prosedur Penerimaan Peserta Mahasiswa/Taruna baru 6.3. Rencana Strategis AMAN JAYA 2017 -2022 6.4. Statuta Aman Jaya 2017

7. Formulir • MP-19-PUDII-F-001 Fotokopi sertifikat masing masing peserta diklat • MP-19-PUDII-F-002 Berita acara penyerahan/tanda terima sertifikat

Page 57: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-19-PUDII ( AMAN JAYA) Revisi : 02

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020 REVALIDASI SERTIFIKAT Halaman : 3 dari 3

8. Diagram Alir

1. Pendaftaran peserta

Pengusulan

persetujuan Disetujui

2. Memberikan Kartu

sertifikat Ditkapel

Mulai Peserta Revalidasi

revalidasi

3. Penetapan jadual

ya

4. Penunjukan

instruktur diklat 1. Menunggu

proses

Ya Tidak

penerbitan

sertifikat diklat

Tidak

Lengkap Menyelenggarakan Diklat menerima

diklat revalidasi dokemen sertifikat

dari Ditkapel dan

menyerahkan

kepada pesert

diklat

selesai Peserta diklat

menerima sertifikat

Lulus

Page 58: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 59: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-20-PDI

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2dari 4

PROSES PENGAJARAN

1. Tujuan

Prosedur ini sebagai pedoman bagi instruktur untuk melaksanakan proses pengajaran yang efektif dilingkungan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

2. Ruang Lingkup Prosedur proses pengajaran ini mencakup: tahap persiapan, pelaksanaan dan kegiatan akhir proses pengajaran.

3. Referensi - Persyaratan ISO 9001:2015, Klausul 8.5

4. Definisi 4.1 Proses pengajaran adalah interaksi antara Instruktur dengan peserta Diklat (Taruna)

dimana terjadi transfer ilmu pengetahuan dari instruktur kepada peserta Diklat (Taruna) 4.2 Metode pengajaran yaitu cara yang dipergunakan untuk melakukan proses pengajaran

yang berupa: diskusi, ceramah, simulasi, praktikum dan studi kasus 4.3. ISO singkatan dari International Standard Organization 4.4. STCW-1978. Singkatan dari Standard of Training and Certification Watchkeeping for

Seafarers tahun 1978, yaitu standar pendidikan dan sertifikasi untuk Dinas Jaga Kapal 5. Uraian Prosedur

5.1. Persiapan 5.1.1. Pada tahap persiapan, Ketua Diklat/Direktur

a). Menetapkan program kegiatan Diklat b) Menetapkan kurikulum c) Menetapkan silabus d) Menyiapkan sarana pembelajaran/fasilitas belajar e) Menetapkan /menunjuk Instruktur/Dosen pengampu mata diklat

a) Daftar hadir/absensi peserta Diklat (Taruna) b) Formulir Satuan Acara Perkuliahan (SAP) c) Formulir penilaian d) Jurnal kegiatan Pembelajaran e) Formulir monitoring kegiatan belajar

5.1.3 Kabag sarana pemeliharaan menyiapkan a) Ruang belajar b) meja/bangku belajar c) papan tulis d) Infokus e) Komputer/laptop

5.1.4 Instruktur: Sebelum melakukan proses pengajaran instruktur terlebih dahulu harus : a) Melakukan analisis silabus/materi pembelajaran b) Memiliki Rencana pengajaran (SAP) yang disyahkan Ketua Diklat/Direktur

atau personil yang ditunjuk 5.2. Tahap pelaksanaan :

Pada tahap awal proses pengajaran Instruktur harus: 1) Menjelaskan tata tertib mengikuti pengajaran 2) Menjelaskan tujuan pengajaran atau keterampilan yang akan diperoleh dari

matakuliah yang diajarkan 3) Menjelaskan metode pembelajaran dan kriteria penilaian hasil belajar dan standar

minimal kelulusan. 4) Memilih metode pengajaran yang tepat atau sesuai yaitu: ceramah, diskusi, simulasi,

tanya jawab, bermain peran, studi kasus atau lainnya 5) Menggunakan model pembelajaran yang tepat, yaitu: teori, praktikum, praktik atau

pemodelan.

Page 60: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-20-PDI

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3dari 4

PROSES PENGAJARAN

6) Menjelaskan materi sesuai dengan sequence/urutannya yang ditulis pada dokumen

sap 7) Instruktur memberikan kesempatan semua taruna bertanya untuk memperjelas materi

yang disajikan. 5.3. Tahap akhir Program.

Pada tahap akhir program Instruktur melakukan review materi yang disajikan, memberikan kuis, memberikan pertanyaan kepada peserta Diklat (Taruna), penugasan dan lainnya.

5.4. Waktu pengajaran Waktu pengajaran dilaksanakan sesuai beban belajar yang ditetapkan

6. Acuan - Kebijakan Akademi Maritim Jakarta Raya (AMAN JAYA) 2018 - Statuta Akademi Maritim Jakarta Raya (AMAN JAYA) 2017 - Renstra Akademi Maritim Jakarta Raya (AMAN JAYA) 2017 -2022

7. Formulir - MP-20- PDI -F-001 Silabus mata diklat - MP-20- PDI -F-002 Jadwal belajar - MP-20- PDI -F-003 Soal /test hasil belajar - MP-20- PDI -F-004 Daftar hadir tatap muka kegiatan perkuliahan - MP-20- PDI -F-005 SAP /RPPS - MP-20- PDI -F-006 Daftar nilai hasil belajar

Page 61: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-20-PDI

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 4dari 4

PROSES PENGAJARAN

8. Diagram alur

Ketua Diklat: Instruktur melakukan:

1. Mengesyahkan &

1. Analisis /silabus/materi

Mulai menetapkan

belajar

program/jadwal 2. Membuat SAP

/silabus diklat

3. Membuat bahan

2. Menyiapkan

ajar/materi pengajaran

sarana diklat

3. Menyiapkan adm.

pengajaran

4. Menunjuk Lengkap

Instruktur/dosen

Ya Proses belajar:

1. Instruktur

Belum

menjelaskan

Tidak Ya

tujuan

Lengkap

matakuliah

2. Beban belajar

3. Banyak

pertemuan

selesai Alir program: Tidak 4. Penilaian

5. Metode belajar

Instruktur Dilaksa

6. Menjelaskan

melakukan Ya

nakan materi

Lulus penilaian Hasil

Belajar

Ya Tidak

Page 62: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 63: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-21-PDI

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 4

PRAKTEK LABORATORIUM NAVIGASI

1. Tujuan

Prosedur ini dibuat sebagai pedoman bagi Kepala Laboratorium Bahari, Dosen, Instruktur atau asisten instruktur dan Taruna, dalam rangka melaksanakan pembelajaran praktik di Laboratorium Bahari yang efektif dan aman.

2. Ruang Lingkup Ruang lingkup dari prosedur ini, mencakup petunjuk untuk: persiapan, proses pembelajaran dan pengajaran serta kegiatan akhir dari proses pembelajaran dan pengajaran ini, juga tata tertib dalam melaksanakan praktikum.

3. Referensi Persyaratan ISO 9001:2015, Klausul 8.5

4. Defenisi 4.1 Kepala Laboratorium Bahari yaitu seseorang yang diberi tugas untuk menangani,

menata, merawat dan mengendalikan pengunaan dari bahan dan peralatan Navigasi untuk kegiatan pembelajaran dan pengajaran.

4.2 Dosen atau Instruktur, adalah seseorang yang memenuhi syarat sesuai ketentuan dan ditunjuk untuk melaksanakan tugas pengajaran atau menguji matakuliah teori dan atau praktik sesuai dengan bidang keahlian atau kompetensinya.

4.3 Bahan atau material adalah semua bahan atau material yang digunakan untuk mendukung kegiatan pembelajaran dan pengajaran praktik navigasi.

4.4 Peralatan praktik adalah semua jenis peralatan berupa perangkat keras (Hardware) dan lunak (software) yang dipergunakan untuk pembelajaran praktik.

5. Uraian Prosedur Penggunaan Laboratorium Bahari 5.1 Persiapan

Untuk melaksanakan proses pembelajaran dan pengajaran praktik pada Laboratorium Bahari yang efektif, maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 5.1.1 Persiapan Pimpinan Akademi

a) Direktur menetapkan jadwal kegiatan praktik pada laboratorium Bahari dalam satu semester dari setiap kelas/rombongan belajar berdasarkan kurikulum yang berlaku.

b) Direktur menunjuk Dosen/Instruktur yang bertugas dan bertanggung jawab untuk melaksanakan pembelajaran dan pengajaran praktik di Laboratorium Bahari.

5.1.2 Persiapan Kepala Laboratorium Bahari Kepala Laboratorium Navigasi bertanggung jawab untuk: a) Menyiapkan bahan/material, praktik yang diperlukan. b) Menyiapkan peralatan praktik yang diperlukan dalam keadaan siap

digunakan 5.1.3 Persiapan untuk Dosen/Instruktur a) Dosen atau Instruktur wajib mempersiapkan Satuan Acara Perkuliahan Praktik,

daftar hadir Taruna, lembar kerja/petunjuk, lembar penilaian atau pengamatan yang diperlukan.

b) Mengatur jumlah kelompok atau rombongan pembelajaran praktik sesuai dengan kapasitas dan efektivitas pembelajaran.

c) Memeriksa kesiapan/kecukupan bahan/material dan peralatan praktik. 5.2 Proses Pembelajaran dan Pengajaran

5.2.1 Tugas dan Tanggungjawab Dosen/Instruktur Dalam proses kegiatan pembelajaran praktik ini Dosen atau Instruktur: a) Menjelaskan tujuan pembelajaran, prosedur praktik, serta aspek lain termasuk

menjaga kondisi alat tetap baik dan aspek keselamatan lainnya. b) Menjelaskan tentang kegunaan bahan atau material yang akan digunakan

dalam praktik ini c) Menjelaskan kegunaan atau fungsi peralatan.

Page 64: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-21-PDI

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3 dari 4

PRAKTEK LABORATORIUM NAVIGASI

d) Menjelaskan penggunaan atau operasi dari suatu alat atau peraga dari alat-

alat bantu navigasi. e) Setelah dilakukan kegiatan butir a s/d d, Dosen memberikan tugas kepada

Taruna secara individu atau kelompok untuk melakukan kegiatan praktik sesuai SAP dengan memberikan pengawasan, petunjuk dan bimbingan secara intensif.

5.2.2 Tugas dan Tanggungjawab Taruna Tugas dan tanggungjawab taruna selama mengikuti pembelajaran praktik adalah : a) Mendengarkan dan melaksanakan kerja/praktik menurut petunjuk yang

diberikan oleh Dosen/Instruktur b) Menjaga ketenangan serta memelihara bahan/material dan peralatan yang

digunakan dari kerusakan. c) Menjaga keselamatan dan keamanan dari pengaruh bahan/material yang

membahayakan diri sendiri dan orang lain. d) Tidak melakukan kegiatan atau perbuatan yang bersifat coba-coba e) Menjaga kebersihan, kerapian lingkungan, serta menjaga sopan santun

selama melaksanakan kegiatan pembelajaran praktik. 5.3 Proses Akhir Pembelajaran

Pada akhir kegiatan pembelajaran dosen harus: a) Mengecek atau memeriksa kembali tentang pemakaian bahan/material, penggunaan

peralatan dan keadaan peralatan sesuai dengan kondisi saat persiapan b) Memeriksa kembali jumlah Taruna yang mengikuti kegiatan praktik c) Menyerahkan kembali dan membuat laporan tentang penggunaan bahan/material

dan peralatan kepada Ketua Laboratorium Bahari. 5.4 Tatatertib Penggunaan Laboratorium Bahari

a) Kegiatan pembelajaran dan pengajaran praktik, hanya dilakukan untuk rombongan belajar/kelas, sesuai dengan jadwal yang disediakan, kecuali dalam keadaan yang diatur tersendiri.

b) Kegiatan pembelajaran hanya diikuti oleh Taruna yang tercantum dalam rombongan belajar/kelas yang ditetapkan

c) Kegiatan pengajaran hanya boleh dilakukan oleh Dosen/Instruktur yang ditunjuk atau berdasarkan surat tugas Direktur dan sesuai dengan persyaratan kompetensinya,

d) Taruna wajib menggunakan pakaian atau baju sesuai standar keselamatan yang diperlukan.

e) Taruna dilarang melakukan kegiatan apapun yang tidak terkait dengan kegiatan pembelajaran dan pengajaran praktik untuk menjaga keamanan

f) Taruna dilarang membawa barang-barang yang berbahaya kedalam ruang pembelajaran praktik

g) Taruna dilarang mengambil atau membawa pergi bahan atau peralatan praktik h) Taruna dilarang melakukan tindakan-tindakan yang dapat merusak barang/bahan dan

peralatan yang ada di laboratorium Bahari 6. Acuan

6.1 Convention on Standar of Training and Certification watchkeeping for seafarer’s 1978 amandemen 1995 dan amandemen 2010

6.2 Keputusan Presiden no 60 tahun 1986 6.3 Peraturan Negeri Aparatur Negara Reformasi dan Birokrasi no 36 tahun 2012 tentang

Standar Pelayanan Minimal 6.4 Undang-undang Sisdiknas nomor 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional dan

Undang-undang nomor 12 tahun 2012 tentang pendidikan tinggi 6.5 Undang-undang nomor 17 tahun 2018 tentang pelayaran 6.6 Peraturan Presiden nomor 08 tahun 2012 tentang kerangka kualifikasi nasional

Indonesia (KKNI)

Page 65: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-21-PDI

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 4 dari 4

PRAKTEK LABORATORIUM NAVIGASI

6.7 Permenristek Dikti nomor 44 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan 6.8 Peraturan Internasional oleh badan dunia yaitu International Maritime Organization

tentang standard of training and certification watchkeeping for seafarer’s (STCW 1978 amandemen 2010)

6.9 Permenristek Dikti no 62 tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

6.10 Peraturan Menteri nomor: PM 140 tahun 2016 sebagai pengganti peraturan menteri nomor : PM 70 tahun 2016 tentang pendidikan dan pelatihan sertifikasi serta dinas jaga laut

6.11 Peraturan Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Perhubungan nomor : PK07/BPSDM-2016

6.12 Rencana strategis Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya 2017 – 2022 6.13 Statuta Akademi Maritim nasional Jakarta Raya 2017

7. Formulir - MP-21-PUDI-F-001 Check list Perawatan laboratorium - MP-21-PUDI-F-002 Jadwal penggunaan lab - MP-21-PUDI-F-003 Absensi mahasiswa

8. Diagram Alir N/A

Page 66: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 67: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-22-PIDI

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 4

PRAKTEK LABORATORIUM PERMESINAN

1. Tujuan

Prosedur ini dibuat sebagai pedoman bagi Kepala Laboratorium Permesinan Kapal, Dosen, Instruktur atau assisten instruktur dan Taruna Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya, dalam rangka melaksanakan pembelajaran praktik Permesinan Kapal yang efektif dan aman.

2. Ruang Lingkup Ruang lingkup dari prosedur ini, mencakup petunjuk untuk persiapan, proses pembelajaran dan pengajaran hingga akhir kegiatan proses pembelajaran dan pengajaran, serta tata tertib dalam melaksanakan praktikum.

3. Referensi - Persyaratan ISO 9001:2015, Klausul 8.5

4. Defenisi 4.1 Kepala Laboratorium Permesinan Kapal yaitu seseorang yang diberi tugas untuk

menangani, menata, merawat dan mengendalikan penggunaan dari bahan dan peralatan Permesinan Kapal untuk kegiatan pembelajaran dan pengajaran.

4.2 Dosen atau Instruktur, adalah seseorang yang memenuhi syarat sesuai ketentuan untuk melaksanakan tugas pengajaran atau menguji dari matakuliah teori dan atau praktik sesuai dengan bidang keahlian atau kompetensinya.

4.3 Bahan atau material, adalah semua alat instrumen yang digunakan untuk mendukung kegiatan pembelajaran dan pengajaran praktik permesinan kapal.

4.4 Peralatan praktik adalah semua jenis perlatan berupa perangkat keras (hardware) dan lunak (softwere), yang dipergunakan untuk pembelajaran praktik

5. Uraian Prosedur Penggunaan Laboratorium Permesinan Kapal 5.1 Persiapan

Untuk melaksanakan proses pembelajaran dan pengajaran praktik pada Laboratorium Permesinan Kapal yang efektif maka diperlukan langkah langkah sebagai berikut : 5.1.1 Persiapan Pimpinan Akademi

a) Direktur menetapkan jadwal kegiatan praktik permesinan kapal dalam satu semester dari setiap kelas/rombongan belajar berdasarkan kurikulum yang berlaku.

b) Direktur menunjuk Dosen/Instruktur yang bertugas dan bertanggung jawab untuk melaksanakan pembelajaran dan pengajaran praktik di Laboratorium Permesinan Kapal.

a) Menyiapkan bahan/material, tempat dan peralatan praktik yang diperlukan. b) Melakukan koordinasi dengan Dosen/Instruktur, untuk menyiapkan

bahan/material dan peralatan praktik yang diperlukan.

a) Dosen atau Instruktur wajib mempersiapkan dokumen administrasi untuk proses pembelajaran dan pengajaran praktik ini, yaitu Satuan Acara Perkuliahan Praktik, daftar hadir Taruna, lembar kerja/petunjuk, lembar penilaian atau pengamatan yang diperlukan.

b) Mengatur jumlah rombongan Taruna yang akan melaksanakan pembelajaran praktik,

c) Memeriksa kesiapan/kecukupan bahan/material dan peralatan praktik 5.2 Proses Pembelajaran dan Pengajaran

5.2.1 Tugas dan tanggungjawab Dosen/Instruktur a) Dosen menjelaskan tentang tujuan pembelajaran, prosedur pelaksanaan praktik

termasuk menjaga kondisi peralatan tetap baik, menghindari kerusakan karena pemakaian yang salah dan aspek keselamatan lainnya.

b) Dosen atau Instruktur melaksanakan kegiatan pembelajaran dan pengajaran praktik kepada Taruna berpedoman kepada SAP yang telah disiapkan.

Page 68: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-22-PIDI

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3 dari 4

PRAKTEK LABORATORIUM PERMESINAN

c) Dosen atau Instruktur menjelaskan tentang penggunaan bahan atau material,

Kegunaan atau manfaat dari peralatan. Menjelaskan penggunaan atau operasi dari suatu alat atau peraga dari alat alat bantu Permesinan Kapal.

d) Dosen atau Instruktur memberikan petunjuk dan bimbingan kepada Taruna untuk melakukan praktik dari penggunaan/mengoperasikan peralatan Permesinan Kapal sesuai dengan pokok bahasan/materi pembelajaran dan pengajaran, dengan memberikan pengawasan secara intensif.

5.2.2 Tugas dan Tanggungjawab Taruna a) Mendengarkan dan melaksanakan kerja/praktik menurut petunjuk yang

diberikan oleh Dosen/Instruktur b) Menjaga ketenangan dalam melakukan pembelajaran praktik serta memelihara

bahan/material dan peralatan yang digunakan dari kerusakan. c) Menjaga keselamatan dan keamanan dari pengaruh bahan/material yang

membahayakan diri sendiri dan orang lain. d) Tidak melakukan kegiatan atau perbuatan yang tidak dimengerti (coba-coba)

tanpa seijin/sepengetahuan Dosen/Instruktur e) Menjaga kebersihan dan kerapian lingkungan serta menjaga sopan santun

selama melaksanakan kegiatan pembelajaran praktik. 5.3 Proses Akhir Pembelajaran

Pada akhir kegiatan, maka Dosen: a) Mengecek atau memeriksa kembali tentang pemakaian bahan/material, penggunaan

peralatan dan keadaan peralatan sesuai dengan kondisi saat persiapan, memeriksa kembali.

b) Memeriksa kembali jumlah Taruna yang mengikuti kegiatan praktik c) Menyerahkan kembali dan membuat laporan tentang penggunaan bahan/material dan

penggunaan peralatan kepada Ketua Laboratorium Permesinan Kapal.

a) Kegiatan pembelajaran dan pengajaran praktik hanya dilakukan untuk Taruna dalam rombongan belajar/kelas sesuai dengan jadwal yang disediakan kecuali dalam keadaan yang diatur tersendiri.

b) Kegiatan pembelajaran hanya diikuti oleh Taruna yang tercantum dalam rombongan belajar/kelas yang ditetapkan

c) Kegiatan pengajaran hanya boleh dilakukan oleh Dosen/Instruktur yang ditunjuk atau berdasarkan surat tugas Direktur, dan sesuai dengan persyaratan kompetensinya,

d) Taruna wajib menggunakan pakaian atau baju, sepatu, kaca mata, penahan radiasi panas dan lainnya sesuai standar keselamatan

e) Taruna dilarang melakukan kegiatan apapun yang tidak terkait dengan kegiatan pembelajaran dan pengajaran praktik untuk menjaga keamanan

f) Taruna dilarang membawa barang-barang yang berbahaya kedalam ruang pembelajaran praktik

g) Taruna dilarang mengambil atau membawa pergi bahan atau peralatan praktik h) Taruna dilarang melakukan tindakan-tindakan yang dapat merusak barang/bahan dan

peralatan yang ada dilaboratorium navigasi 6. Acuan

6.1 Convention on Standar of Training and Certification watchkeeping for seafarer’s 1978 amandemen 1995 amandemen 2010

6.2 Keputusan Presiden no 60 tahun 1986 6.3 Peraturan Negeri Aparatur Negara Reformasi dan Birokrasi no 36 tahun 2012 tentang

Standar Pelayanan Minimal 6.4 Undang-undang Sisdiknas nomor 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan

NasionalUndang-undang nomor 12 tahunj 2012 tentang pendidikan tinggi 6.5 Undang-undang nomor 17 tahun 2018 tentang pelayaran

Page 69: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-22-PIDI

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 4 dari 4

PRAKTEK LABORATORIUM PERMESINAN

6.6 Peraturan Presiden nomor 08 tahun 2012 tentang kerangka kualifikasi nasional

indonesia (KKNI) 6.7 Permenristek Dikti nomor 44 tahun 2015 tentang standar nasional pendidikan 6.8 Peraturan Internasional oleh badan dunia yaitu International Maritime Organization

tentang standard of training and certification watchkeeping for seafarer’s (STCW 1978 amandemen 2010)

6.9 Permenristek Dikti no 62 tahun 2016 tentang sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi 6.10 Peraturan Menteri nomor PM 140 tahun 2016 sebagai pengganti peraturan menteri

nomor : PM 70 tahun 2016 tentang pendidikan dan pelatihan sertifikasi serta dinas jaga laut

6.11 Peraturan kepala badan pengembangan sumber daya manusia perhubungan nomor : PK07/BPSDM-2016

6.12 Rencana strategis Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya 2017 – 2022 6.1.3 Statuta Akademi Maritim nasional Jakarta Raya 2017

7. Formulir - MP-22-PUDI –F-01 Check list Perawatan Laboratorium - MP-22-PUDI-F-002 Jadwal penggunaan lab - MP-22-PUDI-F-003 Absensi mahasiswa

8. Diagram Alir N/A

Page 70: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 71: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-23-PUDI

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 9

PRAKTEK LABORATORIM BRIDGE SIMULATOR

1. Tujuan

Prosedur ini dibuat sebagai pedoman bagi Kepala Laboratorium Bridge Simulator, Dosen, Instruktur atau asisten instruktur dan Taruna/i dalam rangka melaksanakan pembelajaran praktik di Laboratorium Bridge Simulator. 1. Sebagai acuan bagi personil dalam pelaksanaan kegiatan belajar mengajar mengenai

alur kegiatan yang dilaksanakan, peralatan yang digunakan dalam mendukung kegiatan, serta mekanisme pelaporan.

2. Terwujudnya hasil maksimal kegiatan ini belajar dengan tepat dan terstruktur baik secara administrasi maupun pelaksanaan tugas dilapangan.

3. Terjaminnya kualitas peralatan Simulator sesuai dengan spesifikasi teknis yang dimiliki peralatan tersebut guna kepentingan operasional.

2. Ruang Lingkup

Ruang lingkup dari prosedur ini, mencakup petunjuk untuk : persiapan pembelajaran, proses pembelajaran dan pengajaran, akhir kegiatan proses pembelajaran dan pengajaran, serta tata tertib dalam melaksanakan praktikum.

3. Referensi

3. 1. Persyaratan ISO 9001:2015, Klausul 8.5 3. 2. Amandemen STCW Manila 2010 tentang kompetensi sesuai ketentuan STCW 1978

Amandemen 2010 Regulation III/I and STCW Code Section A-III/I 3. 3. Surat permohonan Direktur No. B/045/Aman Jaya/II/2016. Perihal permohonan

kepemilikan simulator Surat Persetujuan Yayasan 3. 4. Surat jawaban persetujuandari Kepala staf Angkatan Laut sebagai pembina yayasan

Nala No. B/146-12/01/01/ set tertanggal 8 April 2016 tentang persetujuan memiliki simulator satdik Aman Jaya.

3. 5. Peraturan Direktur Jendral perhubungan Laut nomor : HK.103/1/16/DJPL-2014 tentang : petunjuk teknis Penerbitan pengesahan (Approval) Program diklat Kepelautan pada lembaga Diklat Program Pembentukan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya untuk mendapatkan sertifikat Ahli Nautika (ANT) tingkat III

3. 6. Peraturan Direktur Jendral Perhubungan laut nomor :HK.103/2/16/DJPL-2014 tentang petunjuk teknis Penerbitan pengesahan (Approval) Program Diklat Kepelautan pada lembaga Diklat Program Pembentukan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya untuk mendapatkan sertifikat Teknika Tingkat (ATT) III.

4. Definisi

4.1 Kepala Laboratorium Bridge Simulator, yaitu seseorang yang diberi tugas untuk menangani, menata, merawat dan mengendalikan pengunaan dari peralatan Bridge Simulator untuk kegiatan pembelajaran dan pengajaran.

4.2 Dosen atau Instruktur, adalah seseorang yang memenuhi syarat sesuai ketentuan untuk melaksanakan tugas pengajaran atau menguji matakuliah teori dan atau praktik sesuai dengan bidang keahlian atau kompetensinya.

4.3 Bahan atau material adalah semua alat instrumen yang digunakan untuk mendukung kegiatan pembelajaran dan pengajaran praktik Bridge Simulator.

4.4 Peralatan praktik adalah semua jenis peralatan berupa perangkat keras (hardware) dan lunak (softwere) yang dipergunakan untuk pembelajaran praktikum.

4.5 Full Mission Bridge Simulator : Simulator pengoperasian anjungan kapal dengan multi tugas dalam menjalan kapal dari berbagai kepentingan untuk keselamatan kapal.

4.6 Competency : Adalah kemampuan (ability) yang didasari oleh knowledge, yang akhirnya akan menghasilkan penilaian tentang apa yang bisa dilakukan oleh seseorang bukan apa yang dilakukan.

Page 72: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-23-PUDI

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3 dari 9

PRAKTEK LABORATORIM BRIDGE SIMULATOR

4.7 Assesment atau pengukuran hasil belajar ialah pengumpulan informasi yang relevan

yang dapat dipertanggung jawabkan dalam rangka pengambilan keputusan. 4.8 Evaluation atau penilaian adalah aplikasi suatu standar atau system pengambilan

keputusan terhadap data assessment tentang besarnya kelayakan pembelajaran yang telah berlangsung.

4.9 Trainee Simulator, yang berfungsi untuk memperagakan bernavigasi dilaut melalui monitor yang ada di Bridge Simulator.

4.10 Bridge Simulator terdiri : Main Control panel, Over Head View Panel, Bearing Compas Reapeater, GMDSS panel, Light panel, Conning Pusher panel, ECDIS panel, Bino View and Bearing Indor panel, Instrument GPS, speed log panel.

4.11 Instruktur Simulator, yang berfungsi untuk memprogram scenario pelatihan terdiri dari : UPS panel, Trainee Station, Assesment Tool, camera control, instructor Station, GMDSS instruktur panel, Hanset Communication, Internet Connection and Speaker, Debriefing test unit.

5 Uraian Prosedur Penggunaan Laboratorium Navigasi (Bridge Simulator)

5.5 Persiapan Untuk melaksanakan proses pembelajaran dan pengajaran praktik pada Laboratorium Navigasi (Bridge Simulator) yang efektif maka harus dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: 5.1.1 Tahap Persiapan Pimpinan Akademi

a) Direktur menetapkan jadwal kegiatan praktik pada Laboratorium Navigasi (Bridge Simulator) dalam satu semester, dari setiap kelas atau rombongan belajar berdasarkan kurikulum yang berlaku.

b) Direktur menunjuk Dosen/Instruktur yang bertugas dan bertanggung jawab untuk melaksanakan pembelajaran dan pengajaran praktik.

5.1.2 Persiapan Kepala Laboratorium Bridge Simulator a) Melakukan koordinasi dengan Dosen/Instruktur untuk menyiapkan

bahan/material praktik yang diperlukan. b) Mempersiapkan peralatan untuk digunakan kegiatan pembelajaran praktik

kepada dosen/Instruktur dalam keadaan yang siap digunakan. c). Instrumen yang digunakan dalam melakukan pelatihan disesuaikan dengan

parameter-parameter yang akan disesuaikan dengan scenario pergerakan kapal yang diprogram di dalam CPU.

d). Metode Pengukuran : metode pelatihan yang dilaksanakan berupa teori dalam bentuk briefing singkat sebelum dilaksanakan pelatihan simulator kemudian dilanjutkan dengan praktek menggerakan kapal sesuai scenario yang telah dibuat. Pengukuran dan penilaian kompetensi menggunakan format standart STCW.

5.1.3 Persiapan Untuk Dosen/Instruktur

a) Dosen atau Instruktur wajib mempersiapkan dokumen administrasi untuk proses pembelajaran dan pengajaran praktik ini, yaitu Satuan Acara Perkuliahan (SAP) Praktik, Daftar hadir Taruna, lembar kerja/petunjuk, lembar penilaian, atau pengamatan yang diperlukan.

b) Mengatur jumlah kelompok atau rombongan belajar praktik, sesuai dengan kapasitas yang tersedia.

c) Memeriksa dan menerima kecukupan bahan/material dan peralatan praktik yang akan digunakan.

d) Kompetensi Personil :

Page 73: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-23-PUDI

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 4 dari 9

PRAKTEK LABORATORIM BRIDGE SIMULATOR

d.1. Memiliki Sertifikat Kepelautan baik luar maupun dalam negeri, memiliki

pengetahuan tentang bernavigasi di laut. d. 2. Memiliki pengetahuan tentang Simulator dan Pengoperasiannya. d. 3. Mampu mengoperasikan peralatan Simulator. d. 4. Mampu mengoperasikan setiap instrument Simulator.

5.2 Proses Pembelajaran dan Pengajaran

5.2.1 Tugas dan tanggungjawab Dosen/Instruktur a) Dosen menjelaskan kepada Taruna tujuan pembelajaran, prosedur

melaksanakan praktik, petunjuk pengoperasian peralatan yang akan digunakan dengan menjaga kondisi alat tetap baik dan aspek keselamatan lainnya.

b) Dosen atau Instruktur, menjelaskan kegunaan dan manfaat dari peralatan. Menjelaskan penggunaan atau operasi dari alat-alat pendukung atau peraga dari alat-alat bantu navigasi.

c) Dosen atau Instruktur memberikan petunjuk dan bimbingan kepada Taruna untuk melakukan praktik dari penggunaan/mengoperasikan peralatan navigasi sesuai dengan pokok bahasan/materi pembelajaran dan pengajaran.

d) Setelah langkah-langkah a s/d c dilaksanakan oleh Dosen, maka selanjutnya Taruna secara individu atau kelompok, ditugaskan untuk melaksanakan praktik sesuai dengan tujuan pembelajaran yang ditetapkan, dengan pengawasan dan bimbingan penuh dosen yang bersangkutan.

5.2.2 Tugas dan Tanggungjawab Taruna a) Mendengarkan, memahami dan melaksanakan kerja/praktik menurut petunjuk

yang diberikan oleh Dosen/Instruktur b) Menjaga ketenangan dalam melakukan pembelajaran praktik, serta memelihara

bahan/material dan peralatan yang digunakan dari kerusakan. c) Menjaga keselamatan dan keamanan dari pengaruh bahan/material yang

membahayakan diri sendiri dan orang lain. d) Tidak melakukan kegiatan atau perbuatan yang tidak dimengerti (coba-coba)

tanpa seijin/sepengetahuan Dosen/Instruktur e) Menjaga kebersihan, kerapian lingkungan, serta menjaga sopan santun selama

melaksanakan kegiatan pembelajaran praktik. 5.3 Proses Akhir Pembelajaran

Pada akhir kegiatan maka Dosen harus: a) Memeriksa kembali pemakaian bahan/material, penggunaan peralatan, dan keadaan

peralatan sesuai dengan kondisi saat persiapan. b) Memeriksa kembali jumlah Taruna yang mengikuti kegiatan praktik ini, c) Menyerahkan kembali dan membuat laporan tentang penggunaan bahan/material dan

penggunaan peralatan kepada Ketua Laboratorium Navigasi(Bridge Simulator). 5.4 Tata tertib penggunaan Laboratorium Navigasi (Bridge Simulator)

a) Kegiatan pembelajaran dan pengajaran praktik hanya dilakukan untuk Taruna dalam rombongan belajar/kelas sesuai dengan jadwal yang disediakan kecuali dalam keadaan yang diatur tersendiri.

b) Kegiatan pembelajaran hanya diikuti oleh Taruna yang tercantum dalam rombongan belajar/kelas yang ditetapkan

c) Kegiatan pengajaran hanya boleh dilakukan oleh Dosen/Instruktur yang ditunjuk berdasarkan surat tugas Direktur dan sesuai dengan persyaratan kompetensinya

d) Taruna wajib menggunakan pakaian yang memenuhi standar keselamatan yang diperlukan dalam melaksanakan pembelajaran praktik ini.

e) Taruna dilarang melakukan kegiatan apapun, yang tidak terkait dengan kegiatan pembelajaran dan pengajaran praktik ini untuk menjaga keamanan dan keselamatan

Page 74: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-23-PUDI

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 5 dari 9

PRAKTEK LABORATORIM BRIDGE SIMULATOR

f) Taruna dilarang membawa barang-barang yang berbahaya kedalam ruang

pembelajaran praktik g) Taruna dilarang mengambil atau membawa pergi, bahan atau peralatan praktik milik

Akademi h) Taruna dilarang melakukan tindakan-tindakan yang dapat merusak barang/bahan dan

peralatan yang ada di laboratorium navigasi (Bridge Simulator). i) Pelaporan

Hasil pengukuran frekuensi dan kepekaan kontra pengindraan yang dilakukan, dilaporkan secara akurat, jelas, obyektif, dan tidak meragukan, serta sesuai dengan parameter yang diukur. 1. Judul ( Laporan peralatan Simulator) 2. Waktu dan lokasi kegiatan pelatihan 3. Uraian dari situasi dan kondisi instrument Simulator 4. Hasil pelatihan dan kepekaan peralatan simulator 5. Pengesahan laporan pelatihan oleh personil pelaksanaan pelatihan 6. Dilaporkan oleh petugas yang melakukan pengukuran dan diketahui oleh kepala/

wakil Simulator. j). Prosedur kegiatan pelatihan taruna/trainee

1. Persiapan (7 hari kerja) 2. Kajur membuat konsep susunan rencana kegiatan pelatihan taruna/trainee

dan personil sesuai dengan kebutuhan untuk diserahkan kepada Direktur untuk mendapatkan persetujuan pelaksanaan pelatihan (hari pelaksanaan 7 hari kerja)

3. Konsep susunan rencana pelatihan diserahkan kepada kepala Laboratorium Simulator untuk dilaksanakan (H-3 untuk persiapan pelaksanaan)

4. Personil pelaksanaan (dosen) kegiatan pelatihan melakukan kegiatan pelatihan dan hasilnya dituangkan dalam bentuk laporan hasil kegiatan berupa laporan

5. Hasil laporan diperiksa dan diketahui kepala/wakil Laboratorium kemudian diteruskan kepada Direktur melalui Kajur

6. Hasil pelaporan dikirim ke bagian kearsipan untuk diarsipkan sesuai prosedur kearsipan Akademi.

6 Acuan

6.1 Convention on Standar of Training and Certification watchkeeping for seafarer’s 1978 amandemen 1995 amandemen 2010

6.2 Keputusan Presiden no 60 tahun 1986 6.3 Peraturan Negeri Aparatur Negara Reformasi dan Birokrasi no 36 tahun 2012 tentang

Standar Pelayanan Minimal 6.4 Undang-undang Sisdiknas nomor 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional

Undang-undang nomor 12 tahun 2012 tentang pendidikan tinggi 6.5 Undang-undang nomor 17 tahun 2018 tentang pelayaran 6.6 Peraturan Presiden nomor 08 tahun 2012 tentang kerangka kualifikasi nasional Indonesia

(KKNI) 6.7 Permenristek Dikti nomor 44 tahun 2015 tentang standar nasional pendidikan 6.8 Peraturan Internasional oleh badan dunia yaitu International Maritime Organization

tentang standard of training and certification watchkeeping for seafarer’s (STCW 1978 amandemen 2010)

6.9 Permenristek Dikti no 62 tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

Page 75: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-23-PUDI

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 6 dari 9

PRAKTEK LABORATORIM BRIDGE SIMULATOR

6.10 Peraturan Menteri nomor PM 140 tahun 2016 sebagai pengganti peraturan menteri

nomor : PM 70 tahun 2016 tentang pendidikan dan pelatihan sertifikasi serta dinas jaga laut

6.11 Peraturan kepala badan pengembangan sumber daya manusia perhubungan nomor : PK07/BPSDM-2016

6.12 Rencana strategis Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya 2017 – 2022 6.13. Statuta Akademi Maritim nasional Jakarta Raya 2017.

7 Formulir - MP-23-PUDI-F-001 Check List Perawatan Laboratorium - MP-23-PUDI-F-002 Jadwal penggunaan laboratorium - MP-23-PUDI-F-003 Absensi mahasiswa

8 Diagram Alir N/A

Page 76: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-23-PUDI

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 7 dari 9

PRAKTEK LABORATORIM BRIDGE SIMULATOR

Tahap-tahap pelatihan :

1. Identifikasi kesiapan Simulator 2. Penggunaan instrument simulator

Personil pelaksana melakukan serangkaian pemeriksaan dengan menggunakan metode fisual dan manual book yang telah disiapkan sesuai dengan parameter yang diukur

3. Pelatihan simulator dapat dimulai setelah semua peralatan siap

Mulai

Persiapan

Administrasi

Kegiatan

Pelaksanaan

Kegiatan

Belum

Siap

Kesiapan dan

Kelengkapan

Administrasi

Siap

Persiapan

Pembuatan

Pelaksanaan

Laporan

Kegiatan

Belum

Siap

Kesiapan dan

Selesai

Kelengkapan

Peralatan

NO PROGRAM DILAKSANAKAN PADA

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN SEMESTER

Page 77: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-23-PUDI

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 8 dari 9

PRAKTEK LABORATORIM BRIDGE SIMULATOR

I II III IV 1 Kompas magnet dan Alat Baring Penjera Celah

2 Kompas Gyro dan Repeater

3 Sekstan

4 Cronometer

5 Barometer dan Thermometer

6 Anemometer

7 Wind Vane dan Wind Direktion

8 VHF dan Handy Talky

9 Lampu Aldis

10 Bendera Semboyan A – Z

11 Steering Command

12 Radar

13 GPS

14 Echo Sounder

15 Telegraph

16 Stop Wach

17 Speed Log

Jakarta, 17 April 2018

Disetujui oleh : Diverivikasi oleh : Disiapkan oleh :

Direktur Pudir-I Kajur Nautika

Capt. Bangun Husodo, SE, M.Mar Soegiyo, Sos, MM Capt. Yuliana S. SE. M. Mar

TATA TERTIB Demi keamanan dan kenyamanan belajardi laboratorium Navigasi, Taruna/i wajib mengikuti tata tertib yang diberlakukan seperti dibawah ini :

Page 78: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-23-PUDI

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 9 dari 9

PRAKTEK LABORATORIM BRIDGE SIMULATOR

1. Laboratorium BRIDGE SIMULATOR hanya dapat digunakan pada jam pengajaran yang

berlaku, penggunaan diluar jam mengajar harus minta izin dari Ketua Program Studi. 2. Penggunaan Laboratorium BRIDGE SIMULATOR untuk proses belajar mengajar hanya

dapat digunakan sesuai dengan jadwal praktikum yang berlaku. 3. Rincian penggunaan Laboratorium BRIDGE SIMULATOR tertera pada jadwal

penggunaan ruang laboratorium BRIDGE SIMULATOR. 4. Taruna/i baru dapat menggunakan ruang lab. BRIDGE SIMULATOR Jika pengajar yang

bersangkutan sudah hadir atau pengajar yang bersangkutan sudah melakukan konfirmasi ke petugas.

5. Taruna/i tidak diperkenankan melakukan corat-coret pada bagian manapun dalam Laboratorium BRIDGE SIMULATOR serta menjaga kebersihan ruangan maupun menjaga keutuhan peralatan yang dipakai.

6. Selama dalam ruangan Lab. BRIDGE SIMULATOR, Taruna/i tidak diperkenankan membawa tas, makanan dan minuman serta benda tajam.

7. Taruna/i diwajibkan membawa catatan masing-masing guna kepentingan pembelajaran praktek.

8. Taruna/i wajib memakai seragam PDH praktek sesuai jadwal 9. Pengguna Lab. BRIDGE SIMULATOR yang tidak mematuhi peraturan dan tata tertip

ataupun menyebabkan kerusakan/kehilangan alat-alat Lab. Navigasi yang disebabkan kelalaiannya sendiri dapat dikenakan sangsi atau denda.

Jakarta, 17 April 2018

Disetujui oleh : Diverifikasi oleh : Disiapkan oleh :

Direktur Pudir-I Ka. Lab. Navigasi

Capt. Bangun Husodo, SE, M.Mar Soegiyo, Sos, MM Capt. Yuliana S. SE. M. Mar

Page 79: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 80: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-24-PUDII

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 2

LINGKUNGAN KERJA

1. Tujuan

Prosedur ini merupakan pedoman dalam pelaksanaan identifikasi dan pengelolaan faktor-faktor lingkungan kerja dan belajar, diantaranya ruang kerja, ruang kelas, laboratorium, bengkel, perpustakaan, dan lain-lain yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian persyaratan yang ditentukan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi seluruh lingkungan kerja di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

3. Referensi Persyaratan ISO 9001 : 2015 Klausul 7.1.4

4. Defenisi 4.1. Yang dimaksud dengan Lingkungan Kerja adalah : sesuatu yang berkaitan dengan kondisi

dimana pekerjaan dilaksanakan, termasuk kondisi fisik, lingkungan, dan faktor lain seperti (suhu ruang kantor dan lain-lain)

4.2. Prosedur ini dilaksanakan untuk menjamin faktor-faktor lingkungan kerja dipenuhi, dilaksanakan dan dipelihara secara konsisten

4.3. Faktor lingkungan kerja yang dimaksud disini mencakup : 4.3.1. Faktor kondisi penerangan lingkungan kerja 4.3.2. Faktor kondisi kenyamanan lingkungan kerja 4.3.3. Faktor kondisi kebersihan lingkungan kerja 4.3.4. Faktor kondisi kesehatan lingkungan kerja 4.3.5. Faktor kondisi keamanan lingkungan kerja

5. Uraian Prosedur 5.1. Lingkungan Internal

5.1.1. Ka Prodi/Kabag/Ka Lab/Kasie 5.1.1.1. Menetapkan standar persyaratan lingkungan

kerja

dan

menetapkan

persyaratan setiap satker/kelas/lab/dan lain lain 5.1.1.2. Menetapkan standar persyaratan lingkungan kerja dengan menggunakan

formulir Persyaratan Lingkungan Kerja MP-24-QMR-F001 5.1.1.3. Mengajukan persyaratan lingkungan kerja setiap Divisi melalui Pudir kepada

Direksi untuk persetujuan. 5.1.2. Pudir

5.1.2.1. Mengevaluasi persyaratan lingkungan kerja setiap Divisi. 5.1.2.2. Memberikan persetujuan dan atau penolakan persyaratan lingkungan kerja

yang diajukan Kaprodi/kabag/kasie dengan disertai alternatif-alternatif pemecahan yang sesuai.

5.1.2.3. Memastikan setiap persyaratan lingkungan kerja yang disetujui dan dilaksanakan secara konsisten.

6. Acuan 6.1.1. Rencana strategis AMAN JAYA 2017 – 2022 6.1.2. Statuta AMAN JAYA 2017.

7. Formulir MP-24-PUDII-F-001Formulir persyaratan lingkungan kerja MP-24-PUDII-F-002Formulir permintaan perbaikan kondisi lingkungan kerja.

8.Diagram Alir N/A

Page 81: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 82: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-25-PUDII

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku: 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 2

INFORMASI TEKNOLOGI

1. Tujuan

Prosedur ini merupakan pedoman dalam mengidentifikasi, menggunakan, merawat, dan memperbaiki sistem informasi di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

2. Lingkup Prosedur ini berlaku bagi perawatan atau perbaikan semua komputer dan peralatan pendukung sistem informasi lainnya guna menunjang pelayanan yang digunakan untuk mencapai persyaratan pelanggan/user.

3. Referensi Persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 7.1.3

4. Defenisi 4.4 Direktur adalah Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA). 4.5 Pudir I adalah Pembantu Direktur Bidang Akademik Akademi Maritim Nasional Jakarta

Raya (AMANA JAYA). 4.6 Pudir II adalah Pembantu Direktur Bidang Administrasi Umum 4.7. Pudir III Adalah Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan 4.7 PC : Personal Computer

5. Prosedur 5.1. KabagBau/IT department/IT admin

5.1.1. Membuat program kerja Mutu 5.1.1.1. Menjalankan dan memastikan PC server dalam keadaan stabil. 5.1.1.2. Melakukan proses backup rutin harian dengan menggunakan Log Book

sistem informasi. 5.1.1.3. Semua kegiatan harian, bulanan dimasukkan kedalam Log Book sistem

informasi. 5.1.2. Membuat program kerja Mutu bulanan

5.1.2.1. Backup Device external. 5.1.2.2. Membuat aplikasi pembayaran iuran aplikasi internet dengan

menggunakan Log Book. 5.1.2.3. Melakukan update antivirus, defrag, Disckcleanup secara periodik

sebulan sekali. 5.1.3. Pembelian alat IT

5.1.3.1. Membuat Check List Supplier Terpilih. 5.1.3.2. Membuat Check List calon Supplier. 5.1.3.3. Melakukan evaluasi Supplier setiap minimal 6 bulan sekali.

5.2. Staf bagian/satker/lembaga 5.2.1. Mengisi form dalam peminjaman barang unit IT. 5.2.2. Mengisi permintaan penambahan install software di bagian masing-masing. 5.2.3. Mengisi form permintaan user id baru.

5.3. Kepala BAU 5.3.1. Membuat program kerja jangka panjang dan jangka pendek pengembangan

sistem informasi Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA). 5.3.2. Memonitor seluruh pekerjaan administrasi IT dan backup operator. 5.3.3. Merencanakan pengembangan informasi sistem perusahaan.

6. Acuan 6.1. Rencana Strategis AMAN JAYA 2017-2022 6.2. Statuta AMAN JAYA 2019

7. Formulir - MP-25-PUDII- F-001 Form Inventarisasi peralatan sistem informasi - MP-25-PUDII- F-004 Form Identifikasi Personal Computer - MP-25-PUDII- F-005 FormCheck List Backup Data Bulanan - MP-25-PUDII- F-006 Log Book Sistem Informasi - MP-25-PUDII- F-007 Form Check List Maintenance PC Bulanan - MP-25-PUDII- F-009 Form Peminjaman Barang Sistem Informasi

8. Diagram Alir N/A

Page 83: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 84: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-26-PUDI ( AMAN JAYA) Revisi : 00

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku: 1 Februari 2018 PERPUSTAKAAN Halaman : 2dari 4

1. Tujuan Menjelaskan kepada Unit Perpustakaan dan Penerbitan tentang proses kerja di perpustakaan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

2. RuangLingkup Mengatur segala pekerjaan yang di lakukan di perpustakaan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

3. Referensi Persyaratan ISO 9001: 2015 Klausul 7.1.3 4. Definisi

4.1 Pudir I

4.2 Prodi

4.3 KUPP

4.4

5. Uraian Prosedur NO 5.1 RencanaPengadaan

Pembantu Direktur I AMAN JAYA, membawahi bidang

:

: Program Studi

Akademik :

Kepala Unit Perpustakaan dan Penerbitan Tim

Pengadaan barang dan jasa Tim dibawah Unit Pengadaan Barang dan Jasa

Uraian Penanggung Dokumen

Jawab terkait

5.1.1 Membuat Daftar Kebutuhan Buku

Mengkoordinasikan Daftar Kebutuhan

Buku dengan Prodi terkait

5.2 Pengesahan

5.2.1 Mengajukan Daftar Kebutuhan Buku

untuk disahkan kepada Pudir I

Mereview dan mengesahkan Daftar

Kebutuhan Buku

5.3. Pengadaan

5.3.1 Menyerahkan Daftar Kebutuhan Buku

kepada Tim Pengadaaan BARJAS

5.3.2 Melakukan pengadaan buku sesuai

dengan Daftar Kebutuhan Buku

5.4 Pengelolaan Koleksi

5.4.1 Menerima dan melakukan pengelolaan

koleksi.

5.5 LayananPeminjaman

5.5.1 Melakukan layanan peminjaman koleksi.

Daftar

KUPP Kebutuhan Buku Daftar

KUPP, Prodi Kebutuhan Buku

Daftar

KUPP Kebutuhan Buku Daftar

Pudir I Kebutuhan Buku

Daftar

KUPP Kebutuhan Buku

Tim Daftar Pengadaan Kebutuhan BARJAS Buku Unit Daftar Perpustakaan Pemeliharaan/ dan Perawatan Penerbitan Koleksi Unit Kartu Perpustakaan Peminjaman dan Koleksi Penerbitan. Perpustakaan

Page 85: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-26-PUDI ( AMAN JAYA) Revisi : 00

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku: 1 Februari 2018 PERPUSTAKAAN Halaman : 3dari 4

6. Acuan

6.1 Pedoman Mutu Terbitan B Nomor Revisi 00

6.2 Nomor : KM.28 Tahun 2010, tanggal 03 Mei 2010 tentang Organisasi dan Tata

Kerja

Nomor : KM 41 Tahun 2003, 5/U/KB/2003, KEP 208.A/MEN/2003 tanggal 11

6.3 September 2003 tentang Sistem Standar Mutu Kepelautan Indonesia KM 43 tahun

2008 tentang pendidikan dan pelatihan, ujian keahlian, serta sertifikasi kepelautan

Surat Keputusan Kepala Badan DIKLAT Perhubungan No. : SK.434/DL.002/Diklat-6.4 00 tentang kurikulum pendidikan professional kepelautan dan pendidikan teknis

fungsional kepelautan STCW Code 1995 Surat Keputusan Kepala Badan DIKLAT Perhubungan No. : SK.656/DL.002/VI /

6.5 Diklat 2010 tentang kurikulum pendidikan professional kepelautan dan pendidikan teknis fungsional kepelautan

7. Formulir MP-26-PUDI-F-001 MP-26-PUDI-F-002 MP-26-PUDI-F-003

Daftar Kebutuhan buku Daftar Pemeliharaan buku Form kartu peminjaman buku

Page 86: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-26-PUDI ( AMAN JAYA) Revisi : 00

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku: 1 Februari 2018 PERPUSTAKAAN Halaman : 4dari 4 8. DIAGRAM ALIR

Mulai

Rencana Pengadaan

Daftar Kebutuhan Buku

Pengesahan Daftar Kebutuhan Buku

Pengadaan Daftar Kebutuhan Buku

Pengelolaan Buku Daftar Pemeliharaan/ Perawatan Buku

Layanan Peminjaman Kartu Peminjaman

Perpustakaan

Pustakawan

Pudir I Tim PengadaanBarangdanJasa.

Pustakawan

Pustakawan

Selesai

Page 87: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 88: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-27-PUDII ( AMAN JAYA) Revisi : 02

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020 PELATIHAN, KESADARAN DAN KOMPETENSI Halaman : 2dari 3

1. Tujuan Prosedur ini memberikan pedoman dalam keahlian, kesadaran dan pelaksanaan pelatihan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi setiap dosen, karyawan dari tingkat bawah sampai dengan tingkat top management (Pudir, Kaprodi, Kabag) di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

3. Referensi Persyaratan ISO 9001: 2015 klausul 7.2 dan 7.3

4. Defenisi 4.1. Prosedur ini dilaksanakan untuk memenuhi tingkat kualifikasi/keahlian yang

dipersyaratkan bagi setiap karyawan sehingga yang bersangkutan mampu menjalankan fungsi jabatannya secara efektif.

4.2. Karyawan dan dosen/tenaga pengajar mendapatkan pelatihan yang sesuai dengan pekerjaannya dan mempengaruhi kesesuaian produk yang dihasilkan.

4.3. Pelaksanaan pelatihan menggunakan dua pendekatan, yaitu pelatihan secara internal dan eksternal. Pelatihan internal dilaksanakan dengan memanfaatkan tenaga pelatih (Trainer) dari dalam, sedangkan pelatihan eksternal dilaksanakan dengan memanfaatkan konsultan, lembaga pendidikan yang berada di dalam negeri/luar negeri. Metode pelatihan internal menggunakan pendekatan On the job training dengan dipandu oleh kepala satuan kerja yang bersangkutan.

4.4. Karyawan yang telah mengikuti pelatihan dilakukan evaluasi perkembangan kemampuannya, 3 bulan setelah selesai mengikuti pelatihan.

5. Uraian Prosedur 5.1. KaProdi, KaBag

5.1.1. Mengajukan program mengikuti pelatihan dengan menggunakan formulir MP-27-QMR-F-05. formulir permohonan pelatihan.

5.2. KaPersonalia 5.2.1. Menetapkan persyaratan kualifikasi bagi setiap karyawan melalui koordinasi

dengan Kepala prodi/bagian terkait dan dicatat dalam formulir persyaratan kualifikasi karyawan MP-27-QMR.-F01

5.2.2. Menetapkan program pelatihan tahunan yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan kualifikasi karyawan . MP-27-QMR-F02

5.2.3. Mengajukan program ke Direksi untuk persetujuan. 5.2.4. Mendistribusikan program pelatihan yang telah disetujui Direksi kepada

seluruh Kabag/Satker. 5.2.5. Melaksanakan program pelatihan. 5.2.6. Membuat dan mendistribusikan evaluasi hasil pelatihan kepada Kepala Divisi.

MP-27-QMR-F03 5.3. KaProdi/Kabag

5.3.1. Membuat evaluasi perkembangan yang dicapai karyawan setelah mengikuti pelatihan dengan menggunakan formulir MP-27-QMR-F04

5.3.2. Mengirim hasil evaluasi perkembangan karyawan ke Divisi SDM & Umum. 5.4. KabagPersonalia/Umum

5.4.1. Membuat evaluasi program pelatihan dan hasil-hasil pelatihan untuk mengidentifikasi perbaikan-perbaikan yang diperlukan.

5.4.2. Mendokumentasikan MP-27-QMR-F04 pada tata usaha personil dokumentasi. 5.4.3. Mendokumentasikan data-data hasil pelatihan.

6. Acuan 6.1. Rencana Strategis AMAN JAYA 2017 – 2022 6.2. Statuta AMAN JAYA 2017

7. Formulir MP-27-PUDII-F-01 Formulir persyaratan kualifikasi karyawan MP-27-PUDII-F-02 Formulir program pelatihan tahunan karyawan MP-27-PUDII-F-03 Formulir evaluasi hasil pelatihan MP-27-PUDII-F-04 Formulir evaluasi kemampuan karyawan

Page 89: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-27-PUDII

( AMAN JAYA) Revisi : 02

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PELATIHAN, KESADARAN DAN KOMPETENSI Halaman : 3dari 3

MP-27-PUDII-F-05 Formulir permohonon mengikuti pelatihan

8. Diagram Alir

Usulan

Mulai

Unit Terkait

Pelatihan

KUTK

Rekapitulasi Usulan

Tdk Swakelola?

KUTK

Tdk

Syarat Adm

Ya KAUK

Tdk

Ya

KUTK

Persiapan Pelatihan

Kesempatan

KAUK

Berikut

KSO

Subkontraktor

Pelaksanaan KUTK

Pelatihan

Tdk

Berhasil?

Subkontraktor

Ya

Sertifikat Peserta latihan

Pelaporan Pelaksana Pelatihan

Pelaksanaan

KUTK

Rekam & PDUTK

Distribusi

Selesai

Page 90: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 91: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-29-PUDII ( AMAN JAYA) Revisi : 02

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020 PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA Halaman : 2 dari 3

1. Tujuan Prosedur ini merupakan pedoman dalam mengidentifikasi, menggunakan, merawat dan memperbaiki sarana prasarana Gedung Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA): Ruang Kelas, Laboratorium, ruang mesin, ruang kerja, ruang perpustakaan, koridor gedung, toilet, lapangan olah raga, dan lain lain, termasuk perawatan AC dan peralatan elektronik mekanis.

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi perawatan atau perbaikan semua mesin dan peralatan untuk menunjang pelayanan yang digunakan untuk mencapai persyaratan mutu,

3. Referensi Persayaratan ISO 9001:2015 Klausul 7.1.3

4. Defenisi 4.1. Prosedur ini dilaksanakan untuk menjamin kesiapan mesin dan elektronik (M/E), peralatan

dan fasilitas gedung sehingga mampu mendukung proses pelayanan dalam menghasilkan jasa sesuai persyaratan mutu. 4.2. Mesin, peralatan elektronik mekanis dan peralatan pendukung/komunikasi yang

dimaksudkan diatas diidentifikasi dalam form . 4.3. Data Fasilitas Bumi dan Bangunan diindentifikasi 4.4. Perawatan dan perbaikan fasilitas bumi dan bangunan, mesin dan elektronik, peralatan

pendukung komunikasi dilakukan berdasarkan: 4.4.1. Program perawatan mandiri yang terdokumentasi dilakukan oleh teknisi berdasarkan formulir check list perawatan mesin dan peralatan pendukung komunikasi 4.4.2. Program perawatan mandiri yang terdokumentasi dilakukan oleh petugas kebersihan berdasarkan formulir check list perawatan kebersihan 4.4.3. Program perawatan mandiri yang terdokumentasi dilakukan oleh teknisi atau disubkontrakkan pada pihak luar berdasarkan formulir Check List Perawatan pekerjaan harian (Civil Work-CW) 4.4.4. Perbaikan dilakukan oleh Teknisi berdasarkan permintaan perawatan (maintenance). 4.5. Perawatan yang dimaksudkan disini adalah: aktifitas sistematis yang bertujuan untuk

memelihara dan mencegah terjadinya kerusakan. 4.6. Perbaikan yang dimaksud disini adalah kegiatan memperbaiki atau mengganti

sesuatu pada mesin, peralatan dan fasilitas infrastruktur sehingga kinerjanya kembali berfungsi dengan baik.

5. Uraian Prosedur 5.1. Mekanikal Elektrikal (M/E-Elektonik Mekanis)

5.1.1. Bagian adm 5.1.1.1. Menerima Laporan harian paling lambat pukul 10.00 hari kerja berikutnya dari

Kasi M/E di buku mutasi laporan harian PM 6.3.1/L28. 5.1.1.2. Menerima Laporan Mingguan setiap hari Senin pukul 10.00. 5.1.1.3. Menindaklanjuti ketidaksesuaian yang timbul dari hasil laporan harian dan

laporan mingguan. 5.1.2. Teknisi

5.1.2.1. Menghidupkan dan mematikan panel elektrikal, mesin, alat pendingin (AC) dan peralatan lainnya

5.1.2.2. Mengontrol dan mengisi check list harian, mingguan dan bulanan 5.1.2.3. Membuat laporan aktifitas harian dalam Log Book/buku mutasi PM 6.3.1/L28 5.1.2.4. Melakukan perbaikan sesuai dengan Perintah Kerja (Work Order-WO). 5.1.2.5. Dalam hal kerusakan tidak dapat diperbaiki, maka segera melaporkan

kepada adm/BAAK untuk ditindak lanjuti dengan menggunakan formulir laporan kerusakan mesin dan peralatan

Page 92: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-29-PUDII ( AMAN JAYA) Revisi : 02

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020 PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA Halaman : 3 dari 3

5.1.2.6. Melaksanakan aktifitas perawatan sesuai dengan jadwal tahunan. 5.1.2.7. Memelihara buku manual setiap mesin dan peralatan yang digunakan.

5.2. Kebersihan 5.2.1. staff

5.2.1.1. Membuat program/jadwal kerja Mutu 5.2.1.2. termasuk jadwal kerja Landscaping (bidang kerja) 5.2.1.3. Melakukan program kerja harian, mingguan, bulanan dan tahunan

a. Program Kerja Harian: Pembersihan Ruang Kerja Ruang Kelas, Toilet, dan Laboratorium, koridor tiap lantai, Mushola dan lapangan olah raga

b. Program Kerja Bulanan berupa General Cleaning ruang koridor, area lapangan olah raga, dan lain lain

5.2.1.4. Meneliti kebutuhan bulanan Housekeeping/kebersihan 5.2.1.5. Mengontrol log book

5.3. Pekerjaan Harian 5.3.1. teknisi

a. Membuat Program Kerja harian, mingguan, Bulanan dan tahuanan, b. Program kerja harian : check list toilet( kran, alat pembersih, alat bantu kimia ), c. Melakukan pengerjaan kerusakan sarana prasarana kampus dengan menggunakan

permohonan perbaikan pekerjaan harian. 6. Acuan

6.1. Rencana Strategis AMAN JAYA 2017- 2022 6.2. Statuta AMAN JAYA 2017 6.3. Kebijakan Direktur AMAN JAYA 2018

7. Formulir MP-29-PUDII-F-001FORM PREVENTIVE MAINTENANCE APAR MP-29-PUDII-F-002FORM PREVENTIVE MAINTENANCE KELAS MP-29-PUDII-F-003FORM PREVENTIVE MAINTENANCE Lab. Komputer / CBT MP-29-PUDII-F-004FORM PREVENTIVE MAINTENANCE Lab. BAHASA MP-29-PUDII-F-005CHECK LIST KEBERSIHAN Lab. Navigasi MP-29-PUDII-F-006CHECK LIST KEBERSIHAN Ruang Kerja MP-29-PUDII-F-007CHECK LIST KEBERSIHAN RUANG PERPUSTAKAAN MP-29-PUDII-F-008CHECK LIST KEBERSIHAN RUANG Buku Perpustakaan MP-29-PUDII-F-009CHECK LIST KEBERSIHAN Ruang Direktur dan Ruang Rapat MP-29-PUDII-F-010CHECK LIST KEBERSIHAN Ruang Bridge Simulator & Briefing MP-29-PUDII-F-010CHECK LIST KEBERSIHAN Ruang Dosen MP-29-PUDII-F-011CHECK LIST KEBERSIHAN RUANG MESIN dan Bengkel MP-29-PUDII-F-012CHECK LIST KEBERSIHAN Ruang Bubut MP-29-PUDII-F-013CHECK LIST KEBERSIHAN RUANG TOILET PRIA/WANITA MP-29-PUDII-F-014DAFTAR INVENTARIS PERLATAN

8.Diagram Alir N/A

Page 93: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 94: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-30-PUDI

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 2

KOMUNIKASI MAHASISWA, DOSEN DAN TENAGA

KEPENDIDIKAN

1. Tujuan

Terjalin bentuk komunikasi efektif antara dosen dengan mahasiswa dan dengan tenaga penunjang lainnya melalui strategi komunikasi yang telah dibuat, sehingga segala harapan dan permasalahan dapat terakomodir dengan baik di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

2. Ruang Lingkup Prosedur ini digunakan dalam berkomunikasi dengan pelanggan sehingga organisasi dapat memenuhi kepuasan pelanggan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

3. Referensi Persyaratan ISO 9001 : 2015 klausul 7.4 dan 8.2.1

4. Defenisi 4.1. Komunikasi mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan adalah Bentuk komunikasi

berupa Pertemuan Rutin setiap (tengah dan akhir) semester antara dosen, mahasiswa dan tenaga penunjang.

4.2. ISO singkatan dari International Standard Organization 4.3. STCW-1978. Singkatan dari Standard of Training and Certification Watchkeeping for

Seafarers tahun 1978, yaitu standar pendidikan dan sertifikasi untuk Dinas jaga kapal 5. Uraian Prosedur

Pelaksanaan 1. Dosen secara proaktif memfasilitasi persiapan pertemuan melalui pembentukan tim

kecil. 2. Tim kecil terdiri dari perwakilan dosen, mahasiswa dan tenaga penunjang. 3. Tim kecil membuat jadwal pertemuan dan mengumumkannya kepada seluruh dosen,

mahasiswa dan tenaga penunjang. 4. Pertemuan dilaksanakan dalam bentuk diskusi (sharing) dengan agenda menggali

harapan dan permasalahan berkenaan dengan kepentingan dosen, mahasiswa dan tenaga penunjang dalam proses pelaksanaan pengajaran.

5. Tim kecil menginventarisasi seluruh masukan dari pihak dosen, mahasiswa dan tenaga penunjang.

6. Tim kecil memformulasikan hasil inventarisasi dan menkonsultasikannya dengan seluruh dosen untuk membangun solusi.

7. Hasil diskusi berupa solusi disosialisasikan oleh tim kecil dan eksekusinya dilaksanakan oleh seluruh dosen, mahasiswa dan tenaga penunjang.

6. Acuan - 6.1. Rencana Strategis AMANJAYA 2017-2022 - 6.2. Statuta AMAN JAYA 2017

7. Formulir: - MP-30-PUDI-F-001 Form Absensi - MP-30-PUDI-F-002 FORM KONSULTASI BIMBINGAN TESIS MAHASISWA

8. Diagram Alir N/A

Page 95: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 96: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-31-PUDII

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 2

PENETAPAN DAN EVALUASI SUPPLIER /MITRA

1. Tujuan

Prosedur ini memberikan pedoman dalam pelaksanaan penetapan dan evaluasi Supplier/Mitra di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi setiap Supplier/Mitra, material dan peralatan pendukung untuk produk pelayanan pendidikan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

3. Referensi Persyaratan ISO 9001 : 2015 Klausul 8.4.2

4. Definisi 4.1. Supplier/Mitra terpilih adalah Supplier/Mitra yang lulus evaluasi (sesuai dengan kebutuhan

dan standar yang di persyaratkan) 4.2. Supplier/Mitra terpilih dievaluasi secara periodic per 6 (enam) bulan berdasarkan kinerjanya,

pada saat itu pula diseleksi Supplier/ Mitra baru. 4.3. Tim penilai supplier/mitra terdiri dari Direksi, Ka. Bag/Ka. Prodi per bidang/program studi. 4.4. Sub Kontraktor/Jasa yang dimaksud disini antara lain kalibrasi, service peralatan produksi.

perawatan AC, barang ATK dan jasa 5. Uraian Prosedur

5.1. Kepala Seksi Administrasi dan Umum (BAU) 1. Mengidentifikasikan dan mengumpulkan data calon Supplier/Mitra melalui sumber dengan

menggunakan Formulir Daftar Calon Supplier/mitra. 2. Mengajukan surat permintaan penawaran ke calon Supplier/mitra, mencakup mutu,

spesifikasi, waktu penyerahan, harga kapasitas produksi, syarat pembayaran dan garansi dengan menggunakan Formulir Permintaan Penawaran. Apabila calon Supplier/Mitra pernah menyerahkan penawaran dan berdasarkan verifikasi Purchasing (pembelian)

3. memeriksa data penawaran dan jawaban calon Supplier/Mitra, apabila ditemukan ketidakjelasan, ketidaklengkapan dan ketidaksesuaian maka, dikomfirmasikan kepada calon Supplier/Mitra yang bersangkutan. Catatan tambahan berkaitan dengan data calon Supplier/Mitra dibuat pada Evaluasi Supplier/Mitra.

5.2. Kepala BAU 1. Mengkoordinir evaluasi calon Supplier/Mitra berdasarkan data penawaran yang dikirim

calon Supplier/Mitra 2. apabila dipandang perlu untuk mengunjungi Supplier/Mitra maka disusun agenda

kunjungan ke Supplier/sub kontraktor atau mengundang Supplier/Mitra untuk melakukan presentasi dan demonstrasi. Bila diperlukan dapat melibatkan ka. seksi terkait.

3. Menetapkan Supplier/sub kontraktor terpilih dengan menetapkan Daftar Supplier/Mitra terpilih

5.3. Ka. seksi terkait 1. Membuat catatan hasil penetapan dan evaluasi Supplier/Mitra 2. Menindaklanjuti keputusan yang ditetapkan Tim Penilai Supplier/Sub Kontraktor. 3. Memelihara dan memperbaharui catatan mengenai Supplier/Sub Kontraktor.

6. Acuan

7. Formulir 8. Diagram

Alir N/A

Page 97: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 98: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-32-PUDI

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 3

PENGEMBANGAN KURIKULUM

1. Tujuan

Manual Prosedur Perencanaan, Pengembangan, dan Peninjauan Kurikulum ini dibuat sebagai acuan bagi pihak-pihak yang terkait untuk memberikan penjelasan tentang prosedur dan persyaratan untuk merencanakan, mengembangkan dan meninjau ulang Kurikulum yang digunakan dalam proses belajar mengajar di Program Studi Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

2. Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup semua proses belajar mengajar di semua Program Studi yang ada di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

3. Referensi Persyaratan ISO 9001:2015, Klausul 8.3

4. Definisi 4.1. Kurikulum adalah: perangkat mata pelajaran dan program pendidikan yang diberikan

oleh suatu lembaga penyelenggara pendidikan yang berisi rancangan pelajaran yang akan diberikan kepada peserta didik dalam satu periode pendidikan.

4.2 Tim penyusun kurikulum menyusun kurikulum dengan tahapan-tahapan sebagai berikut: a. Evaluasi diri dari Prodi dalam reformasi terhadap kebutuhan stakeholders/Pemangku

Kepentingan b. Penyusunan kompetensi lulusan berdasarkan hasil studi c. Penyusunan mata kuliah dan pembobotannya sesuai dengan kompetensi lulusan

yang diharapkan dan hasil studi d. Penentuan dan penyusunan silabus mata kuliah e. Pendistribusian

5. Uraian Prosedur 5.1. Ketua Program Studi membentuk tim penyusun dan pengembangan kurikulum yang

beranggotakan dosen, Prodi dan BAAK, dimana kurikulum yang disusun berbasis kompetensi sebagaimana yang diamanatkan pada PP No. 17 tahun 2010 pasal 97 ayat

(2) dan mengacu pada Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) dan mengacu pada peraturan Kepala Badan Pengembangan SDM Perhubungan.

5.2. Ketua program studi mengkoordinasikan penyusunan dan pengembangan kurikulum diprodi masing masing

5.3. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan dan pengembangan kurikulum di program studi antara lain: 5.3.1 Kurikulum harus memperhatikan aspek perkembangan keilmuan dan kebutuhan

stakeholders serta mengacu pada kurikulum inti Asosiasi Pendidikan ke-Maritiman (IMO) dan Kerangka Kualifikasi dari Dirjen perhubungan laut departemen perhubungan.

5.3.2 Bahan untuk penyusunan dan pengembangan kurikulum dapat berupa kurikulum sebelumnya, kurikulum dari standar profesi, inovasi internal, kurikulum dari lembaga perguruan tinggi lain, literatur, dan peraturan pemerintah tentang arah Pembangunan jangka pendek maupun jangka panjang.

5.3.3 Kegiatan pengembangan kurikulum, dilakukan melalui Rapat, Pertemuan-pertemuan, masukan dari stakeholders dan alumni, Studi Banding, ataupun Seminar yang semuanya harus disesuaikan dengan rencana Kegiatan Pengembangan Kurikulum di program studi Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

5.3.4 Susunan kurikulum harus memuat Spesifikasi program studi, Standar Kompetensi Lulusan, Daftar Mata Kuliah, Alur penempuhan mata kuliah, Silabus/ Rencana Program Pembelajaran Semester (RPPS) mata kuliah ke dalam semester

Page 99: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-32-PUDI

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3 dari 3

PENGEMBANGAN KURIKULUM

5.4 Tim penyusun kurikulum menyerahkan draft kurikulum kepada Ketua Pembuat Kurikulum

(Pudir 1) 5.5 Ketua Prodi mensosialisasikan draft kurikulum kepada seluruh dosen Prodi dan meminta

masukan dalam sebuah rapat pleno Program Studi 5.6 Draft kurikulum yang disetujui akan digunakan sebagai kurikulum yang berlaku di Prodi

tersebut 5.7 Pengesahan kurikulum oleh Pudir 1 5.8 Kurikulum tersebut disosialisasikan ke mahasiswa melalui mekanisme Buku Pedoman

Pendidikan dan pengumuman 5.9 Unit Penjaminan Mutu (QMR) mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kurikulum tiap

semester. 6. Acuan

6.1. Kebijakan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) 2018 6.2. Statuta Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) 2017 6.3. Pedoman pembelajaran (akademik) 6.4. Peraturan Kepala Badan Pengembangan SDM Perhubungan Nomor PK.07/BPSDMP-

2016 Tentang Kurikulum Program Pendidikan dan Pelatihan Pembentukan dan Peningkatan Kompetensi Bidang Pelayaran.

6.5. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar

7. Formulir MP-32-PUDI-F-01 Form Kurikulum Inti dan Institusional Prodi MP-32-PUDI-F-02 Form Kurikulum Program Pendidikan dan Pelatihan Pembentukan dan

Peningkatan Kompetensi MP-32-PUDI-F-03 Form Absensi Rapat Pembahasan Kurikulum

8. Diagram Alir N/A

Page 100: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 101: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

1. Tujuan

Manual prosedur ini adalah menyusun Rencana Program Pembelajaran Semester (RPPS) untuk dapat mengarahkan dosen pengajar dalam setiap mata kuliah yang diajarkan, agar pelaksanaan proses belajar-mengajar di kelas dapat terlaksana dengan efektif. Secara umum tujuan pembuatan RPPS adalah: a. Pedoman dosen pengajar dalam memprogram acara perkuliahannya pada setiap tatap

muka dengan mahasiswa. b. Menyiapkan bahan ajar sesuai dengan referensi dana perkuliahannya setiap kali

melakukan tatap muka dengan mahasiswa

2. Ruang Lingkup Ruang lingkup Prosedur ini mencakup semua kegiatan mengajar dan belajar yang dilakukan oleh tenaga pengajar di lingkungan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

3. Referensi Persyaratan ISO 9001: 2015, Klausul 8.1

4. Defenisi 4.1. Rencana Program Pembelajaran Semester (RPPS) adalah Pedoman pengajaran dosen

pengajar dalam memprogram acara perkuliahannya pada setiap tatap muka dengan mahasiswa.

4.2. ISO singkatan dari International Standard Organization 4.3. STCW-1978 Singkatan dari Standard of Training and Certification Watchkeeping for

Seafarers tahun 1978, yaitu standar pendidikan dan sertifikasi untuk Dinas jaga kapal

5. Uraian Prosedur a. Ketua jurusan membentuk tim penyusunan RPPS, dengan melakukan penetapan ketua

Tim yang bertanggung-jawab terhadap penyusunan RPPS jurusan b. Ketua tim memilih anggotanya dalam penyusunan RPPS jurusan c. Tim penyusunan RPPS membuat format RPPS yang disesuaikan dengan format yang

ditentukan pada tingkat Akademi (Perguruan Tinggi) d. Tim penyusunan RPPS meminta dosen-dosen pengajar untuk membuat RPPS sesuai

dengan format yang telah ditentukan dan sesuai dengan mata kuliah yang selama ini diajarkan

e. Tim penyusunan RPPS mengoreksi RPPS yang sudah dibuat oleh dosen-dosen pengajar jurusan

f. Tim penyusun RPPS mensosialisasikan RPPS yang sudah dikoreksi ke seluruh dosen pengajar jurusan

g. Tim penyusun RPPS menyempurnakan dari masukan yang diberikan oleh dosen-dosen pengajar jurusan

h. RPPS diberikan pada dosen-dosen pengajar sesuai dengan mata kuliah yang selama ini diajarkan.

6. Acuan 6.1. Kebijakan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) 2018 6.2. Rencana Strategis Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) 2017 -2022 6.3. Statuta Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) 2017

7. Formulir MP-33-PUDI –F-001 Formulir RPPS AMAN JAYA

Page 102: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

8. Diagram Alir:

Tim SAP memberikan SAP kepada dosen-dosen pengajar sesuai dengan mata kuliah yang selama ini diajarkan (1 hari)

SELESAI

MULAI

Tim RPPS membuat format RPPS yang disesuaikan dengan format Akademi

Ketua Tim RPPS memilih anggota penyusunan RPPS

Ketua Jurusan membentuk tim penyusunan RPPS

Tim RPPS mengoreksi RPPS yang sudah dibuat oleh dosen-dosen pengajar

Tim SAP mensosialisasikan SAP yang sudah dikoreksi ke seluruh dosen pengajar jurusan

Tim SAP menyempurnakan dari masukan yang diberikan oleh dosen-dosen pengajar jurusan

Tim RPPS meminta dosen-dosen pengajar untuk membuat RPPS sesuai dengan format yang telah ditentukan dan sesuai dengan mata kuliah yang

selama ini diajarkan

Page 103: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 104: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-34-PUDII

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 10 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 5

PENERIMAAN TARUNA BARU

1. Tujuan

Prosedur ini dibuat untuk mengatur pelaksanaan proses penerimaan Mahasiswa Baru di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

2. Ruang Lingkup Prosedur ini meliputi : perencanaan , pelaksanaan , evaluasi dan laporan kegiatan SPMB di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

3. Referensi Persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 8.1 dan 8.2

4. Definisi 4.1. SPMB: Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru 4.2. Calon Mahasiswa baru adalah siswa tamatan SMA/SMK yang mendaftar ke Akademi

Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) dan harus memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan

4.3. Penetapan persyaratan adalah rumusan standar persyaratan SPMB 4.4. Promosi adalah memperkenalkan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN

JAYA) kepada siswa tamatan SMA/SMK dan masyarakat umum untuk mencapai sasaran mutu

4.5. Penilaian mutu adalah pengukuran untuk memilih calon yang memenuhi standar yang ditetapkan

4.6. Peserta diklat adalah siswa yang mengikuti pembelajaran di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

5. Uraian Prosedur 5.1. Pelaksanaan Kegiatan SPMB

5.1.1. Pudir III : a. Membuat perencanaan pelaksanaan SPMB b. Membentuk Panitia SPMB c. Mengundang rapat untuk persiapan SPMB d. Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan SPMB kepada kepada

Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) 5.1.2. Ketua Pantia SPMB

a. Mengadakan rapat persiapan pelaksanaan dan evaluasi agar dapat mencapai tujuan

b. Mengkordinir semua pelaksanaan SPMBP 5.1.3. Calon Mahasiswa Baru

a. Melakukan pendaftaran baik secara online atau manual dengan mengisi form pendaftaran mahasiswa baru dan membayar uang pendaftaran mengikuti test SPMB

b. Mengikuti test potensi akademik, test fisik dan test kesehatan c. Melakukan pendaftaran ulang apabila telah dinyatakan lulus dan membayar

uang kuliah di bank yang telah ditunjuk 6. Acuan

6.1. Statuta AMAN JAYA 2017 6.2. Kebijakan Direktur AMAN JAYA 2018 6.3. SK Pengangkatan Panita SPMB

7. Formulir MP-34-PUDII –F-001 Form Perencanaan Pelaksanaan SPMB MP-34-PUDII –F-002 Form undangan rapat MP-34-PUDII –F-003 Form buku pendaftaran MP-34-PUDII –F-004 Buku pengambilan formulir pendaftaran

Page 105: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-34-PUDII

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 10 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3 dari 5

PENERIMAAN TARUNA BARU

MP-34-PUDII –F-005 Perifikasi persyaratan MP-34-PUDII –F-006 Form daftar kelulusan Penilaian Mutu Aman Jaya MP-34-PUDII –F-007 Form pendaftaran dan surat ijin orang tua Form kwitansi

MP-34-PUDII –F-008 Formulir daftar ulang MP-34-PUDII –F-009 MCU lembar Pemerikasaan Kesehatan

8. Diagram Alir:

Mulai Agendakan Rapat Rapat Untuk

PMB (PDII) Penerimaan Taruna

Legalitas

Risalah

Penerimaan

Rapat PMB

(Direktur)

Selesai (Panitia) Menyusun

SK Panitia dan

Rencana Kerja

Pelaksanaan Penerimaan Tidak

Taruna (PDII) OK ?

Pengesahan SK Panitia dan Ya

Rencana Kerja (Direktur)

PDII Notulis PDII

Page 106: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-34-PUDII

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 10 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 4 dari 5

PENERIMAAN TARUNA BARU

PETUNJUK PELAKSANAAN PENERIMAAN TARUNA

Rencana Mulai

Kerja

Penerimaan Penyebaran

TARUNA

Menyiapkan Formulir

Membuka Pendaftaran Penerimaan

Pemeriksaan Tinggi dan Berat

Tidak Stop Lolos?

Ya

Membayar Biaya Seleksi Akademik ke Bank

Menyerahkan Formulir Pendaftaran

Meneliti Berkas Pendaftaran Melengkapi

Berkas Ya Tidak

Lengkap

Panitia

Panitia

Panitia

Panitia

Panitia

Panitia

Calon Taruna

Panitia

Panitia Calon Taruna

A

Page 107: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-34-PUDII

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 10 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 5 dari 5

PENERIMAAN TARUNA BARU

A

Menyerahkan Nomor Tes/Ujian

Pelaksanaan Seleksi Akademik

Lulus ? Tidak

Gugur

Ya Stop

Membayar Biaya Seleksi Lanjutan ke Bank

Pelaksanaan Seleksi Kesehatan

Pelaksanaan Seleksi Kesamaptaan

Lulus ? Gugur

Stop

B

Panitia Panitia Panitia Direktur Calon Taruna Panitia Panitia Direktur

Menyelenggarakan Seleksi Wawancara Panitia

Tidak Direktur

Gugur

Lulus ?

Ya

Stop

Membayar Biaya Pendidikan ke Bank

Calon Taruna

Pendaftaran Ulang CalonTaruna Lulus Seleksi Panitia

Panitia

Pemberian Nomor Induk Taruna dan Kartu

Identitas

PUDIR

Rekam dan Distribusi

Selesai

Page 108: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 109: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

Nomor: MP-35-PUDII

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA

Revisi : 04

( AMAN JAYA)

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku: 10 Agustus 2020

PEMBELIAN BARANG DAN JASA Halaman: 2 dari 7

1. Tujuan

Prosedur ini sebagai pedoman Kepala Sarpras dalam melakukan aktivitas pengadaan barang dan jasa untuk mendukung pelaksanaan proses pendidikan dan latihan (Diklat) di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

2. Ruang Lingkup Prosedur ini diberlakukan untuk pengadaan barang dan jasa yang mendukung kegiatan administrasi dan belajar mengajar, baik yang menggunakan anggaran rutin maupun anggaran pembangunan serta dana operasional lainnya.

3. Referensi a. Persyaratan ISO 9001: 2015 Klausul 8.4 (Pengendalian proses, barang dan jasa yang

disediakan oleh pihak eksternal) b. Petunjuk Administrasi Pengelolaan Material Yayasan Nala.

4. Defenisi 4.1. Pengadaan adalah suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam rangka memenuhi

kebutuhan barang dan jasa dengan cara membangun, membeli, menyewa atau tukar menukar.

4.2. Pemeliharan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempertahankan dan atau meningkatkan mutu barang dan jasa yang mencakup penanganan, pengemasan, penyimpanan dan perlindungan.

4.3. Penata Usahaan adalah suatu kegiatan pengadministrasian barang dan jasa yang mengakibatkan perubahan barang atau jasa tersebut.

4.4. Penghapusan adalah suatu kegiatan pembebasan dari pertanggung jawaban pemilikan atau pengadministrasian barang dan jasa.

4.5. Barang adalah segala sesuatu yang berwujud dan tidak berwujud (misalnya: Software, Hak cipta, dll) yang menurut sifatnya dapat berupa barang bergerak dan barang tidak bergerak yang dibutuhkan.

4.6. Jasa adalah bentuk pelayanan atau pemberian konsultasi dalam rangka tersedianya suatu fasilitas dan atau hak untuk digunakan oleh perusahaan.

4.7. Pengadaan barang dan jasa untuk keperluan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) dilaksanakan :

a. Kebutuhan rutin dan investasi intern kampus dilakukan oleh kabagku/bendahara dan Umum. 4.8. Vendor/supplier adalah perusahaan yang menyuplai barang/jasa kepada Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) yang ditetapkan menurut kriteria yang ada dan dievaluasi minimal 1 tahun sekali untuk menentukan konsistensinya terhadap Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA). 4.9. Direktur Direktur AMAN JAYA. 4.10. Pudir I Pembantu Direktur Bidang Akademik 4.11. Pudir II Pembantu Direktur Bidang Administrasi Umum 4.12. Pudir III Pembantu Direktur Bidang Ketarunaan 4.13. Pengadaan Barang Kegiatan untuk mengadakan fasilitas peralatan berupa barang atau jasa tertentu dan telah diprogramkan/direncakan. 4.14. Unit Kerja Terkait merupakan satuan kerja struktural dan fungsional yang berada di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA), sebagaimana struktur organisasi AMAN JAYA. 4.15. KABAU Kepala Biro Administrasi Umum

Page 110: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

Nomor: MP-35-PUDII

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA

Revisi : 04

( AMAN JAYA)

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku: 10 Agustus 2020

PEMBELIAN BARANG DAN JASA Halaman: 3 dari 7

4.16. KASARPRAS Kepala Urusan Sarana dan Prasarana 4.17. KABAKU/BENDAHARA Kepala Urusan Keuangan 4.18. Panitia Kewajaran Harga adalah personil-personil yang ditunjuk oleh Direktur atau Pudir II

untuk menganalisis kewajaran harga yang diajukan oleh sub kontraktor/rekanan 4.19. Personil-personil yang ditunjuk oleh Direktur atau Pudir II untuk menganalisis kewajaran

harga yang diajukan oleh sub kontraktor/rekanan 4.20. Personil-personil yang ditunjuk oleh Direktur atau Pudir II untuk mengelola kegiatan

pengadaan barang dengan menggunakan sistem/cara lelang/penunjukan langsung 4.21. Personil-personil yang ditunjuk oleh Direktur atau Pudir II untuk menganalisis kesesuaian

barang yang diadakan oleh sub kontraktor/rekanan 4.22. Personil yang ditunjuk oleh Direktur atau Pudir II untuk mengadministrasikan barang-barang

inventaris Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA). 4.23. Organisasi atau badan usaha yang berperan menyediakan/memberikan pasokan berupa

barang/jasa yang diperlukan untuk menunjang kegiatan belajar mengajar Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

4.24. Tim Penjaminan Mutu 4.25. Pengendali Dokumen Kepala Sarana dan Prasarana

5. Uraian Prosedur

No Uraian Penanggung Dokumen Terkait

Jawab

5.1 Identifikasi Permintaan Barang

Mengidentifikasi permintaan barang dari unit Daftar Usulan

5.1.1 Ka. Sarpras pengadaan barang,

pengguna, spesifikasik & waktu diperlukan

MP-35-PD-II-F-002

Mencek permintaan barang atas Daftar Usulan

5.1.2 kesesuaiannya terhadap program/rencana Ka. Sarpras pengadaan barang

kebutuhan barang MP-35-PD-II-F-002

Apabila tidak sesuai dengan Daftar Usulan

5.1.3 program/rencana kerja yang berlaku, harus Ka. Sarpras pengadaan barang

dilaporkan ke Pudir II untuk dilakukan MP-35-PD-II-F-002

pembahasan .

5.2 Ketersedian Barang

Memeriksa ketersediaan jumlah barang Bendahara-

5.2.1 (sesuai permintaan) di gudang atau sub MP-35-PDII-F-001

wan Materil

kontraktor/rekanan

Jika memungkinkan terpenuhi, maka barang

5.2.2 yang diminta langsung diserahkan dengan Bendahara- MP-35-PDII-F-001

mengisi/mencatat pada salah satu kolom wan Materil

dari form permintaan barang

5.3 Pengadaan Barang

Menetapkan kepanitian yang berkaitan Direktur /

5.3.1 dengan proses pengadaan barang melalui Pudir II/ Panitia

sub kontraktor/rekanan atau pihak ketiga

Membuat dan menyampaikan surat

5.3.2 permintaan penawaran harga kepada Panitia/Pimpro Surat Penawaran

subkontraktor/rekanan

5.3.3 Melaksanakan penelitian kewajaran harga Panitia Surat Penawaran

yang telah disampaikan setiap sub Kewajaran

Page 111: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

Nomor: MP-35-PUDII

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA

Revisi : 04

( AMAN JAYA)

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku: 10 Agustus 2020

PEMBELIAN BARANG DAN JASA Halaman: 4 dari 7

kontraktor/rekanan, selambat-lambatnya 14 Harga

hari kerja sejak tanggal surat permintaan

penawaran harga. Hasil penelitian kewajaran

harga direkam dengan menggunakan

dokumen mutu

Cara Pengadaan Barang

5.4.1 Memeriksa plafon/acuan harga barang Ka Sarpas /

sebagaimana yang tercantum dalam Pimpro

Untuk plafon harga kurang atau sama

dengan 50 (limapuluh) juta rupiah, Ka Sarpras/

5.4.2 pengadaannya dengan cara penunjukan MP-35-PDII-F-008

Pimpro

langsung. Pelaksanaan cara harus merujuk

ke Juknik Keuangan

Untuk plafon harga lebih dari 50 (limapuluh)

juta rupiah s/d 200 (dua ratus) juta,

pengadaannya dengan cara lelang. Direktur / SPK/MOU

5.4.3 Pelaksanaan cara ini harus merujuk ke Pudir II /

5.4 Rujukan Juknik Keuangan Pimpro/KABAU

Pembelian di atas 200 jt , dengan

persetujuan Yayasan Nala

Menyiapkan Surat Perintah Kerja (dengan

5.4.4 mengacu kepada dokumen mutu berita Ka BAU SPK

acara Penelitian Penawaran Harga )

5.4.5 Meneliti dan menyetujui SPK Pudir II / SPK

Pimpro

5.4.6 Mensahkan SPK Direktur / SPK

Pudir II

Melaksanakan pengadaan barang sesuai Supplier/

5.4.7 kontraktor/ SPK/Berita Acara

kontrak/perjanjian yang berlaku

Rekanan

5.5 Penerimaan Barang

Meneliti spek barang yang diserahkan oleh Ka Surat Tugas

supplier/kontraktor terhadap kesesuaian

Sarpras/Panitia Packing List

5.5.1 kontrak/perjanjian pengadaan barang.

Penerima Surat Jalan

Barang yang tidak sesuai harus ditolak dan

Berita Acara

dikembalikan kepada sub kontraktor

Untuk barang yang sesuai Ka

Berita Acara

kontrak/perjanjian, diterima dengan Penyerahan dan

5.5.2 Sarpras/Panitia

membuatkan berita acara serah terima serah Terima

Penerima

dengan menggunakan dokumen mutu Pekerjaan

5.6 Penyerahan Barang

Menerima penyerahan barang dari Panitia Ka Berita Acara

5.6.1 Penerimaan Barang yang dilengkapi dengan Sarpras/Panitia

MP-35-PDII-F-001

dokumen mutu Penerima

Jika memungkinkan suatu barang Ka

diserahkan langsung ke unit kerja pemesan MP-35-PDII-F-001

5.6.2 Sarpras/Panitia

dengan mengisi/mencatat pada salah satu Tanda terima

Penerima

kolom dari

Page 112: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

Nomor: MP-35-PUDII

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA

Revisi : 04

( AMAN JAYA)

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku: 10 Agustus 2020

PEMBELIAN BARANG DAN JASA Halaman: 5 dari 7

Jika tidak memungkinkan diserahkan Ka

5.6.3 langsung kepada pemakai, harus disimpan

Tanda terima

Sarpras/Panitia

digudang dengan mengisi/mencatat pada

Penerima

salah satu kolom dari dokumen mutu

Rekaman Mutu dan Laporan

Mencatat dan menggandakan secara

5.7.1 terbatas seluruh rekaman aktivitas Ka Sarpras Rekaman

pengadaan barang.

Menyimpan dan memelihara master/asli dari

5.7.2 seluruh rekaman aktivitas pengadaan Ka Sarpras Rekaman

barang.

5.7 5.7.3 Mengirimkan Daftar Rekaman Mutu kepada Ka Sarpras Rekaman

QMR

Membuat dan menyampaikan laporan

5.7.4 bulanan semua hasil dari aktivitas Ka Sarpras Rekaman

pengadaan barang kepada Pudir II

Dokumen Mutu ini dapat direvisi dengan MP-01-QMR-F-006

5.7.5 Ka Sarpas Catatan Perubahan

mengisi Form MP-01-QMR-F-006

Dokumen

6. Acuan 6.1 Pedoman Mutu Terbitan A Nomor Revisi 00 6.2 Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara. 6.3 Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara 6.4 Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan

Layanan Umum 6.5 Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan

Barang dan Jasa Pemerintah. 6.6 Peraturan Presiden No 54 th 2010 tentang pengadaan barang/jasa pemerintah 6.7 Peraturan Menteri Keuangan No.08/PMK.02/2006 tentang kewenangan pengadaan

barang/jasa pada Badan Layanan Umum 6.8 Dokumen Rangkuman KEPRES 16 Tahun 1994 (DOK/02-03/01)

7. Formulir MP-35-PUDII-F-001 MP-35-PUDII-F-002 MP-35-PUDII-F-003 MP-35-PUDII-F-005 MP-35-PUDII-F-006 MP-35-PUDII-F-007 MP-35-PUDII-F-008 MP-35-PUDII-F-009 MP-35-PUDII-F-010 MP-35-PUDII-F-011

Formulir stok barang di gudang Formulir rencanan pengadaan barang Formulir Daftar Rekanan terpilih Format Evaluasi Suplier Terpilih Format Bon permintaan barang Format Surat Perintah Kerja Format Purchase order Format Berita Surat Jalan Formulir permintaan penawaran Form Laporan Bulanan

Page 113: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

Nomor: MP-35-PUDII

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA

Revisi : 04

( AMAN JAYA)

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku: 10 Agustus 2020

PEMBELIAN BARANG DAN JASA Halaman: 6 dari 7

8. Diagram Alir

DIAGRAM ALIR

Usulan Permintaan Ka. Sarpras

Barang

Menerima Permintaan Ka Sarpras

Barang

Sesuai

Direktur, Ka Sarpras

Pudir 2

Tidak Program ?

Ya

Adakan

Tidak

Stok

Bendaharawan Material

Stop Ya Gudang ? Ya

Tidak

Persiapan Pengadaan KABAU/Panitia Harga

Barang

B

VERIFIKASI KABAU

Tidak

Cara Lelang Ya Panitia Lelang

Cara Penunjukan

Langsung KABAU

A

Page 114: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

Nomor: MP-35-PUDII

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA

Revisi : 04

( AMAN JAYA)

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku: 10 Agustus 2020

PEMBELIAN BARANG DAN JASA Halaman: 7 dari 7

A

Pelaksanaan

kontrak Sub Kontraktor/Rekanan

Memeriksa Panitia

Kesesuaian Kontrak

Tidak Sesuai

kontrak?

Ya

Panitia/KABAU Menerima Barang

Pesanan

Ya Simpan ?

Masuk Gudang Tidak B KABAU/Panitia

KABAU/Gudang Serahkan ke

Pemesan

KA Sarpras/KABAU Rekaman dan

Distribusi

Page 115: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 116: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-36-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2dari 3

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

1. Tujuan

Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan tanggungjawab manajemen didalam operasional Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) mewujudkan sasaran secara efektif.

2. Ruang Lingkup Ruang lingkup tanggungjawab manajemen pengaturan operasional penyelenggaraaan Pengajaran.

3. Referensi Persyaratan ISO 9001:2015, Klausul 5.1

4. Definisi a) ISO singkatan dari International Organization of Standard b) STCW-1978. Singkatan dari Standard of Training and Certification Watchkeeping for

Seafarers tahun 1978,yaitu standar pendidikan dan sertifikasi untuk Dinas jaga kapal 5. Uraian Prosedur

5.1. Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) mengidentifikasi kebutuhan dalam memenuhi persyaratan Sistem Manajemen Mutu dengan menerbitkan pernyataan Kebijakan Mutu sebagai komitmen yang menjadi pedoman semua sumberdaya yaitu Pimpinan staf dosen, dan karyawan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

5.2. Identifikasi atas persyaratan Sistem Manajemen Mutu antara lain mencakup : a. Konvensi STCW-1978 Amandemen 2010 Reg I/8 b. Standar ISO 9001:2015 c. Peraturan dan ketentuan Dirjen Pehubungan Laut d. Peraturan dan Ketentuan Kepala PPSDM Perhubungan Laut

5.3. Pembuatan Sistem Manajemen Mutu Sistem Manajemen Mutu, dirancang untuk memenuhi kewajiban Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) dalam mencapai dan mempertahankan aspek mutu lulusan sesuai dengan standar STCW-1978 Amandemen 2010, serta memenuhi harapan dan kebutuhan pemakai jasa sesuai persyaratan ISO 9001:2015

5.4. Sosialisasi Kebijakan Mutu Direktur melakukan proses sosialisasi Kebijakan mutu, melalui rapat-rapat manajemen/staf dosen dan karyawan atau melalui atau pemasangan kebijakan mutu pada tempat-tempat strategis

5.5. Direktur menyediakan sumber daya material/sarana prasarana dan sumberdaya manusia yaitu tenaga instruktur dan karyawan yang memiliki kompetensi dan pengalaman dibidangnya, untuk melaksakan tugas pelayanan administrasi dan mengajar dengan baik

5.6. Direktur melakukan pengukuran dan mengevaluasi atau meninjau kembali Kebijakan mutu untuk memastikan tingkat efektifitas dan kesesuaiannya terhadap persyaratan Sistem manajemen yang diimplementasikan.

6. Acuan 6.1. SKB Menhub, Mendiknas, dan Menakertrans Nomor: 41 Tahun 2003, Nomor:

05/KB/U/2003, dan Nomor:kep-208-A/MEN/2003, tanggal 11 September 2003 6.2. SK Badan Diklat Nomor: SK.2162/HK.208/XI/DIKLAT-2010 tentang Pedoman

Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepelautan 6.3. Manual Mutu Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

7. Formulir MP-36-QMR-F-001 Form Absensi Sosialisasi Kebijakan Mutu

Page 117: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-36-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3dari 3

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

8. Diagram Alir:

Manetapkan

Menetapkan

Mulai komitmen Selesai

perencanan

manajemen

mutu

Ada Ya

Tidak Lengkap

Ya Tidak

Fokus kepada Menetapkan

Ya

pelanggan kebijakan mutu

Page 118: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 119: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-37-PUDI ( AMAN JAYA) Revisi : 02

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020 KALIBRASI ALAT UKUR Halaman : 2 dari 3

1. Tujuan Prosedur ini merupakan pedoman pemeliharaan dan pengendalian alat ukur yang digunakan oleh Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) sesuai dengan yang ditetapkan oleh lembaga pengkalibrasian.

2. Ruang Lingkup Berlaku bagi alat ukur yang mempengaruhi mutu milik Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

3. Referensi Persyaratan ISO 9001 : 2015 Klausul 7.1.5

4. Uraian Umum 4.1. Alat ukur yang mempengaruhi mutu harus dikalibrasi dan tercatat pada daftar induk

peralatan pengukuran dan pemantauan. 4.2. Master alat ukur dikalibrasi secara eksternal oleh lembaga berkompeten.

Alat ukur yang dikalibrasi memiliki laporan hasil kalibrasi dan identifikasi (penentuan) pada alat yaitu kertas label yang menjelaskan status kalibrasi dan masa berlakunya dan dikalibrasi oleh yang kompeten.

4.3. Untuk keperluan pemeriksaan dan penggunaannya, label pada alat tersebut harus ditempatkan pada bagian yang mudah terlihat. Bila label tersebut tidak memungkinkan untuk ditempatkan pada alat, maka label tersebut dapat ditempatkan pada kotak alat.

4.4. Setiap alat ukur mempunyai jadwal kalibrasi. Bila kalibrasi dilakukan secara internal maka pelaksanaannya dilakukan berdasarkan instruksi kerja kalibrasi yang terdokumentasi.

4.5. Laporan kalibrasi harus memuat; 4.5.1 Identifikasi (menentukan) alat ukur yang telah dikalibrasi digunakan untuk

mengkalibrasi alat ukur lainnya yang sejenis. 4.5.2 Kondisi lingkungan (Suhu dan Kelembaban Udara) pada saat kalibrasi dilakukan. 4.5.3 Toleransi kalibrasi (koreksi) 4.5.4 Pembacaan awal sebelum dan sesudah dilakukan penyesuaian (adjustment) 4.5.5 Nama dan Tanda tangan petugas yang melakukan kalibrasi.

4.6. Alat ukur yang baru, harus dilengkapi dengan sertifikat kalibrasi dan batas kalibrasinya masih berlaku sehingga dapat langsung digunakan. Untuk selanjutnya semua ketentuan pada prosedur kalibrasi berlaku untuk alat ukur tersebut.

4.7. Alat ukur yang digunakan untuk standar pengukuran harus dikalibrasi oleh badan atau lembaga yang telah diakui secara nasional/Internasional atau kalibrasi internal oleh personil yang telah memiliki sertifikat atau kecakapan dalam kalibrasi.

4.8. Setiap alat ukur yang digunakan, dipelihara dan disimpan berdasarkan kondisi-kondisi yang dipersyaratkan untuk menghindarkan peralatan tersebut dari kerusakan atau berkurangnya kemampuan.

4.9. Alat-alat ukur yang terkalibrasi diketahui menunjukan hasil pengukuran yang menyimpang, maka hasil pengukuran ditinjau ulang validasinya dan hasil tinjauan didokumentasikan.

4.10. Alat ukur yang mempengaruhi mutu dan pelayanan yang terkait dengan kejadian dilakukan tindakan untuk mencegah dampak yang lebih luas.

5. Prosedur 5.1. Kepala Lab/ka Bau

5.1.1. Mengidentifikasikan (Menentukan) kebutuhan aktifitas pengukuran dan pemantauan yang diperlukan untuk memastikan tercapainya persyaratan mutu pelayanan.

5.1.2. Mengidentifikasikan (Menentukan) dan menetapkan alat ukur yang dibutuhkan

perusahaan untuk memastikan tercapainya persyaratan mutu pelayanan. 5.1.3. Mengidentifikasi dan menetapkan alat ukur yang perlu dikalibrasi dengan

menggunakan Formulir Daftar Induk Alat Ukur Terkalibrasi seperti pada 5.1.4. Menetapkan jadwal kalibrasi bagi setiap alat ukur

Page 120: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-37-PUDI ( AMAN JAYA) Revisi : 02

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020 KALIBRASI ALAT UKUR Halaman : 3 dari 3

5.1.5. Menarik dan melaksanakan kalibrasi peralatan pemeriksaan, pengukuran dan pengujian berdasarkan instruksi kerja yang terdokumentasi. Bila kalibrasi tidak dapat dilakukan secara internal, kalibrasi peralatan diserahkan ke lembaga yang berkompeten.

5.1.6. Menyingkirkan alat ukur yang tidak dapat digunakan berdasarkan kalibrasi. 5.1.7. Memastikan alat ukur yang telah dikalibrasi oleh lembaga kalibrasi, bila sesuai

dengan sertifikat kalibrasi ditandatangani oleh kalibrator internal dan bila tidak sesuai, dikonfirmasikan kepada lembaga kalibrasi untuk di kalibrasi ulang.

5.1.8. Mendokumentasikan dan memelihara catatan hasil kalibrasi. 5.1.9. Memastikan setiap alat ukur yang digunakan oleh sub kontraktor telah

dikalibrasi.

5.2. Staff lab/staff BAU 5.2.1. Menggunakan dan memelihara alat ukur yang telah dikalibrasi. 5.2.2. Mencatat dan melaporkan ke Staff/Manajer mengenai alat ukur terkalibrasi yang

menunjukkan penyimpangan dengan menggunakan Formulir Daftar Alat Ukur Yang Rusak. .

6. Acuan

7. Lampiran MP-37-PUDII F-001 Formulir daftar Alat ukur yang rusak MP-37-PUDII F-002 Daftar Induk Alat Ukur Terkalibrasi. MP-37-PUDII F-003 Jadwal Alat Yang Akan Dikalibrasi

8. Diagram Alur N/A

Page 121: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-38-PUDI ( AMAN JAYA) Revisi : 02

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020 PENGABDIAN MASYARAKAT Halaman : 1 dari 3

NAMA TANDA TANGAN TANGGAL

DISIAPKAN Drs.Tukiyo, M.Pd 16 Januari 2020

ATAU

( KA. LPPM)

DITINJAU

DISETUJUI Soegiyo, S.Sos.,MM 20 Januari 2020

OLEH (PUDIR I)

STATUS REVISI: NO TANGGAL DI URAIAN PARAF

REV KELUARKAN

00 1 Februari 2018 Penerbitan Pertama

01 17 Januari 2019 Perubahan Struktur Organisasi

02 15 Januari 2020 Perubahan Logo

Page 122: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-38-PUDI ( AMAN JAYA) Revisi : 02

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020 PENGABDIAN MASYARAKAT Halaman : 2 dari 3

1. Tujuan Prosedur ini sebagai pedoman untuk melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat di AMAN JAYA.

2. Lingkup Prosedur ini meliputi Perencanaan program, pelaksanaan dan evaluasi program pengabdian kepada Masyarakat di AMAN JAYA.

3. Referensi Persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 8.1

4. Defenisi 4.1 Direktur Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

4.2 LPPM Lembaga Penelitian & Pengabdian Kepada Masyarakat

4.3 Panitia program pengabdian Panitia yang mengelola kegiatan pengabdian

5. Uraian Prosedur

NO Uraian Penanggung Dokumen

Jawab terkait

5.1 Perencanaan program Pengabdian

Identifikasi kebutuhan masyarakat, melalui Lembar

survey;

5.1.1 survey, tanggap keadaan darurat bencana, LPPM

Lembar

masukan dari pihak lain

masukan

Membuat perencanaan program

5.1.2 pengabdian: agenda, waktu, pelaksana, LPPM TOR

anggaran

5.2 Persetujuan program pengabdian

5.2.1 Mengajukan usulan perencanaan program LPPM TOR

pengabdian

5.2.2 Direktur membuat prioritasi program dan Direktur

pengesahan

5.3 Pelaksanaan program pengabdian

LPPM;

5.3.1 Pembuatan SPT dan penunjukkan Panitia SPT

pelaksana program pengabdian program

pengabdian

LPPM; SPPD;

Berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait Panitia

5.3.2 Surat

dalam pelaksanaan program

koordinasi

pengabdian

5.4 Pelaporan kegiatan pengabdian dan rekaman mutu

Membuat rekapan laporan penelitian,

mencatat dan menggandakan secara Rekapitulasi

5.4.1 terbatas seluruh rekaman aktivitas laporan LPPM; laporan

hasil penelitian. Melaporkan kegiatan Direktur kegiatan

penelitian ke direktur.

Menyimpan dan memelihara master/asli dari Daftar

5.4.2 seluruh rekaman aktivitas laporan hasil LPPM rekaman

penelitian. (daftar rekaman mutu) mutu

Daftar

5.4.3 Mengirimkan Daftar Rekaman Mutu kepada LPPM distribusi

Unit Manajemen Mutu (QMR). dokumen

terkendali

Page 123: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-38-PUDI

( AMAN JAYA) Revisi : 02

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PENGABDIAN MASYARAKAT Halaman : 3 dari 3

Formulir

5.4.4 Dokumen Mutu ini dapat direvisi dengan LPPM usulan

mengisi perubahan

dokumen

6. Acuan 6.1 Pedoman Mutu AMAN JAYA 6.2 Surat Keputusan Menteri Perhubungan

Nomor: KM 70 Tahun 2002, tanggal 02 Oktober 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Akademi Maritim

6.3 Nomor: SK.523/DL.002/Diklat-2000, tanggal 18 April 2000 tentang Statuta Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) Nomor: KM 41 Tahun 2003, 5/U/KB/2003, KEP 208.A/MEN/2003 tanggal 11 September 2003 tentang Sistem Standar Mutu Kepelautan Indonesia

7. FORMULIR MP-38-PUDI-F-001 FORM USULAN RENCANA PENGABDIAN MASYARAKAT

8. Diagram Alir

Mulai

Perencanaan program pengabdian LPPM

Lembar Survey, Lembar Masukan, Tor

Persetujuan program pengabdian

TOR LPPM : DIREKTUR

LPPM; Panitia program

Pelaksanaan program pengabdian

Pengabdian

SPT, SPPD, Surat Koordinasi

Pelaporan Kegiatan Pengabdian dan rekaman mutu LPPM; Direktur

Rekapitulasi laporan kegiatan, Daftar Rekaman Mutu, Daftar Distribusi Dokumen Terkendali, Formulir usulan perubahan dokumen

Selesai

Page 124: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 125: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-39-PUDI

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 10 Agustus 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 5

PENELITIAN

1. TUJUAN

Prosedur ini merupakan petunjuk langkah dalam melakukan kegiatan penelitian di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

2. LINGKUP Prosedur ini meliputi perencanaan, persetujuan proposal, pelaksanaan, dan pelaporan Penelitian di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

3. REFERENSI Persayaratan ISO 9001:2015 Klausul 8.1

4. Defenisi 4.1 Direktur adalah Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA). 4.2 LPPM adalah Lembaga Penelitian & Pengabdian Kepada Masyarakat 4.3. Dosen adalah seseorang berdasarkan pendidikan dan keahliannya diangkat sebagai

tenaga pengajar dengan tugas utama melaksanakan tri dharma perguruan tinggi di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA)

4.4 Tim Penguji adalah Tim yang menguji hasil penelitian 4.5 Tim Peneliti adalah Tim yang melaksanakan penelitian 4.6 Tim Pengkajian adalah Tim yang mengkaji hasil penelitian 4.7 TU adalah Tata Usaha 4.8 Panitia Seminar adalah Panitia yang mengelola kegiatan seminar

5. Uraian Prosedur

NO Uraian Penanggung Dokumen

Jawab terkait

5.1 Perencanaan Progam Penelitian

5.1.1 Membuat pengumuman dan penjelasan alur Pengumuman

LPPM ; Tata alur

penelitian

penelitian

5.1.2 Menyiapkan dan mendistribusikan materi ke LPPM Usulan

dosen penelitian

5.1.3 Meminta usulan/proposal dari dosen LPPM Usulan

&Dosen penelitian

5.1.4 Menerima, meregistrasi, dan registrasi

mengklasifikasikan usulan/proposal LPPM usulan

penelitian penelitian

5.1.5 Mengusulkan pengkajian proposal penelitian rencana

LPPM program

dan membuat rencana program penelitian

(TOR)

5.2 Persetujuan Proposal Penelitian

5.2.1 Menyusun konsep SPT dan pengesahan LPPM; SPT Tim

SPT tim pelaksana penelitian Direktur Penelitian

5.2.2 LPPM ; Tim Rekapitulasi

Mengkaji validitas proposal penelitian proposal

Penguji

penelitian

5.2.3 Menetapkan status proposal penelitian dan IK Penilaian

mengesahkan Lebih detail tentang tata LPPM;

Proposal

cara penilaian lihat ISK Penilaian Direktur

Penelitian

Proposal No .......

5.3 PelaksanaanPenelitian

.

Persiapan SPPD sesuai permintaan tim SPPD;Surat

5.3.1 LPPM; TU Permohonan

peneliti untuk mengambil data

Pengambilan

Page 126: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-39-PUDI

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 10 Agustus 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3 dari 5

PENELITIAN

Data

5.3.2 Melakukan penelitian sesuai waktu dan Tim Peneliti

anggaran yang telah disepakati

5.3.3 Penyusunan laporan penelitian Tim Peneliti Laporan

Penelitian

5.4 Pelaporandan seminar hasilpenelitian

5.4.1 Tim peneliti mengumpulkan laporan Tim peneliti Laporan

penelitian ke LPPM penelitian

5.4.2 Jadwal

Seminar;

LPPM membuat jadwal seminar dan LPPM Undangan;

membentuk tim penilai dan narasumber Susunan Tim

Penilai dan

narasumber

5.4.3 LPPM;

Pelaksanaan seminar. Tim Pengkajian Panitia ISK Penilaian

Menilai validitas hasil penelitian dan saran Seminar; hasil

perbaikan. Untuk lebih detail lihat IK Tim Peneliti; penelitian

Penilaian hasil penelitian no…… Tim no…

Pengkajian

5.4.4 Tim peneliti melakukan revisi dan LPPM; Pengesahan

menyerahkan kembali ke LPPM. Tim Tim Peneliti;

laporan

pengkajian mengesahkan hasil penelitian Tim

penelitian

sesuai ketentuan. Pengkajian

5.5 Pelaporan kegiatan penelitian dan rekaman mutu

5.5.1 Membuat rekapan laporan penelitian,

mencatat dan menggandakan secara LPPM; Rekapitulasi

terbatas seluruh rekaman aktivitas laporan laporan

Direktur

hasil penelitian. Melaporkan kegiatan kegiatan

penelitian ke direktur.

5.5.2 Menyimpan dan memelihara master/asli dari Daftar

seluruh rekaman aktivitas laporan hasil LPPM rekaman

penelitian. (daftar rekaman mutu) mutu

Daftar

5.5.3 Mengirimkan Daftar Rekaman Mutu kepada LPPM distribusi

Unit ManajemenMutu (QMR). dokumen

terkendali

Formulir

5.5.4 Dokumen Mutu ini dapat direvisi dengan LPPM usulan

mengisi FOR/00-03/06. perubahan

dokumen

6. Acuan 6.1 Manual Mutu Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) 6.2 Surat Keputusan Menteri Perhubungan Nomor: KM 70 Tahun 2002, tanggal 02 Oktober

2002 tentang Organisasi dan TataKerja 6.3 Nomor: SK.523/DL.002/Diklat-2000, tanggal 18 April 2000 tentang Statuta Akademi

Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) Nomor: KM 41 Tahun 2003, 5/U/KB/2003, KEP 208.A/MEN/2003 tanggal 11 September 2003 tentang Sistem Standar Mutu Kepelautan Indonesia

7. Formulir MP-39-PUDI-F-001 Format Proposal penelitian

Page 127: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-39-PUDI

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 10 Agustus 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 4 dari 5

PENELITIAN

MP-39-PUDI-F-002 Format daftarregistrasi proposal penelitian

MP-39-PUDI-F-003 Format pengkajian proposal penelitian

8. Diagram Alir

Mulai

Perencanaan program penelitian PPPM &Dosen

Pengumuman, Tata alurpenelitian, Format usulanpenelitian, UsulanPenelitianRegistrasiusulanpen elitian, TOR

Persetujuan proposal penelitaian PPPM, Direktur, Tim

Penguji

SPT Tim Penelitian,Rekapitulasi Proposal Penelitian, IK PenelitianProposal

Pelaksanaan penelitian PPPM, TU, Tim Peneliti

SPPD,Surat Permohonan Pengambilan Data, Laporan Penelitian

A

Page 128: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-39-PUDI

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 10 Agustus 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 5 dari 5

PENELITIAN

A

PPPM, Tim Pelaporan dan seminar hasil penelitian Peneliti,Panitia Seminar,

Tim Pengkajian

Laporan Penelitian, ISK Penelitian hasil Penelitian, Jadwal Seminar, Undangan, Susunan Tim Penilai dan Narasumber, Pengesahan Laporan Penelitian

Pelaporan kegiatan penelitian dan rekaman mutu PPPM &Direktur

Rekapitulasi Laporan Kegiatan, Daftar Rekaman Mutu, Daftar Distribusi Dokumen Terkendali, Formulir Usulan Perubahan Dokumen

Selesai

Page 129: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 130: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-40-PUDIII

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 3

PROGRAM BINTARIS

1. Tujuan

Prosedur ini sebagai pedoman bagi KPMM dalam melaksanakan pembinaan mental dan moral Taruna serta Pasis, di Pendidikan dan Latihan pada Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

2. Lingkup Prosedur ini berlaku untuk melaksanakan Masa Dasar Pembinaan Fisik dan Mental (Madabintal) bagi calon taruna Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

3. Referensi Persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 7.1.3

4. Defenisi 4.1 Direktur : Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya. 4.2 BINTARSIS : Pembinaan Taruna dan Siswa 4.3 Panitia program BINTARSIS : Panitia yang mengelola Pembinaan Taruna dan Siswa

5. Uraian Prosedur

NO Uraian Penanggung Dokumen

Jawab terkait

5.1 Perencanaan program BINTARSIS

Identifikasi kebutuhan melalui Formulir

Usulan

5.1.1 review/evaluasi kebutuhan civitas BINTARSIS

Kebutuhan 1

academica

tahun

5.1.2 Merencanakan kegiatan, detail, anggaran, BINTARSIS TOR

output, outcome, jadwal dan kebutuhan.

5.1.3 Mengusulkan dan membentuk panitia BINTARSIS

BINTARSIS

5.2 Persetujuan Program BINTARSIS.

BINTARSIS meminta persetujuan Direktur

5.2.1 untuk program BINTARSIS yang Direktur TOR

direncanakan.

5.3 Pelaksanaan Program Pembinaan

Jadwal,

BINTARSIS mempersiapkan sarana/ absensi,

5.3.1 BINTARSIS daftar

prasarana kegiatan pembinaan

kebutuhan

alat

5.3.2 BINTARSIS Mengkoordinasi dan BINTARSIS

mendistribusikan sarana/ prasarana

Memonitor pelaksanaan kegiatan

5.3.3 BINTARSIS. Detail kegiatan masing- BINTARSIS Jadwal, Daftar

masing program pembinaan, merujuk ke hadir,

Instruksi Kerja program pembinaan terkait.

5.4 Pelaporan dan evaluasi kegiatan

BINTARSIS melakukan pengambilan nilai Lembar

5.4.1 BINTARSIS evaluasi,

terhadap peserta melalui tes

kuesioner

5.4.2 BINTARSIS Melakukan pelaporan kegiatan BINTARSIS Laporan

per kegiatan kepada Direktur kegiatan

5.4.3 BINTARSIS melakukan laporan tahunan BINTARSIS Laporan

sesuai dengan TOR Tahunan

Page 131: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-40-PUDIII

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3 dari 3

PROGRAM BINTARIS

6. Acuan

6.1 Pedoman Mutu Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) 6.2 Surat Keputusan Menteri Perhubungan Nomor : KM.70 Tahun 2002, tanggal 02 Oktober

2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja 6.3 Nomor: SK.523/DL.002/Diklat-2000, tanggal 18 April 2000 tentang Statuta Akademi

Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) 6.4 Nomor : KM 41 Tahun 2003, 5/U/KB/2003, KEP 208.A/MEN/2003 tanggal 11 September

2003 tentang Sistem Standar Mutu Kepelautan Indonesia 6.5. ISK/03-01/01 Dikdastar 6.6 ISK/03-01/02 DikdastarAwal 6.7 ISK/03-01/03 DikdastarLanjutan

7. Formulir MP-40-PUDIII -F-01 DAFTAR HADIR PESERTA MP-40-PUDIII -F-02 DAFTAR INVENTARIS PERALATAN

8. Diagram Alir

Mulai

Perencanaan program BINTARSIS BINTARIS

Jadwal, kepanitian, anggaran

Persetujuan program BINTARSIS; Direktur

BINTARIS

TOR

Pelaksanaan program BINTARIS

BINTARSIS; Panitia program BINTARIS

SK panitia, jadwal, absensi, lembarevaluasi

Evaluasi, Pelaporan Kegiatan BINTARIS dan BINTARSIS; Direktur rekaman mutu

Rekapitulasi laporan kegiatan, Daftar Rekaman Mutu, Daftar Distribusi Dokumen Terkendali, Formulir usulan perubahan dokumen

Selesai

Page 132: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 133: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-41-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020

Halaman : 2 dari 5

PERSIDANGAN SENAT

1. Tujuan Prosedur Rapat Senat merupakan pedoman untuk memberikan kejelasan arah dan tatacara penyelenggaraan/pelaksanaan Rapat Senat Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) baik yang berkala maupun insidentil.

2. Lingkup Rapat senat hanya dilaksanakan untuk 2.1 Merumuskan kebijakan akademik dan rencana pengembangan Akademi Maritim Nasional

Jakarta Raya (AMAN JAYA) baik jangka pendek maupun jangka panjang. 2.2 Memberikan pertimbangan dan persetujuan atas rencana anggaran dan belanja Akademi

Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) yang diajukan oleh Direktur. 2.3 Memberikan pertimbangan kepada Yayasan berkenaan dengan calon-calon yang

diusulkan untuk diangkat menjadi Direktur dan dosen yang akan dicalonkan memangku jabatan diatas Lektor.

2.4 Menegakkan norma-norma yang berlaku bagi Civitas Academica. 3. Referensi

Persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 7.1.3 4. Defenisi

4.1 Senat Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) adalah Badan normatif dan perwakilan tertinggi di lingkungan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

4.2 Rapat Senat Tertutup adalah Rapat senat yang hanya boleh diikuti oleh anggota Senat dan Staf Sekretariat Senat.

4.3 Rapat Senat Terbuka yang dihadiri oleh seluruh anggota senat, staf sekretariat dan semua pihak yang mendapatkan undangan secara resmi dari Ketua Senat Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

4.4 Direktur adalah Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) 4.5 Sekretaris Senat adalah Pendamping Direktur yang dipilih oleh dan di antara para

anggota Senat. 4.6 Anggota Senat adalah Direktur, para Pudir, para Ketua Program Studi, dan dosen tetap

yang dipilih dari dan oleh dosen dari masing-masing Program Studi. 4.7 Peserta Rapat adalah Seluruh anggota Senat dan atau orang-orang yang mendapatkan

undangan untuk mengikuti Rapat Senat yang telah diagendakan. 4.8 Staf Sekretariat adalah Pembantu Sekretaris Senat yang terdiri dari tenaga administrasi

dan notulis. 4.9 Eksternal adalah Pihak-pihak yang terkait dengan Akademi Maritim Nasional Jakarta

Raya (AMAN JAYA) 5. Uraian Prosedur

Uraian Penanggug Dokumen

Jawab Terkait

5.1 Pengajuan Usulan Rapat

5.1.1 Usulan rapat dibedakan menjadi dua agenda:

a. Agenda rutin: terkait dengan merumuskan

kebijakan akademik, merumuskan anggaran

dan rencana pengembangan, dilakukan Direktur, Formulir

minimal dua kali dalam setahun

para Pudir, usulan

b. Agenda insidentil: terkait dengan adanya

AMAN JAYA rapat

ketidaksesuaian terhadap

aturan/prosedur/norma yang berlaku di

AMAN JAYA, dilakukan dengan melihat

urgensi kebutuhannya

Usulan rapat disampaikan kepada sekretariat Sekretariat Formulir

5.1.2 usulan

senat senat

rapat

Page 134: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-41-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020

Halaman : 3 dari 5

PERSIDANGAN SENAT

5.2 Identifikasi Kebutuhan rapat

5.2.1 Mengidentifikasi keperluan rapat senat atas

dasar berbagai masukan dari pihak-pihak

terkait, baik internal maupun eksternal Akademi

Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA). Ketua Senat

Menetapkan sifat rapat senat yakni :

a. Rapat Senat Tertutup atau

b. Rapat Senat Terbuka

5.2.2 Menentukan agenda rapat termasuk dalam Sekretaris

agenda rutin atau agenda insidentil Senat

5.2.3 Rapat luar biasa dapat dilaksanakan apabila

dipandang perlu dan mendesak untuk dicari Sekretaris

penyelesaiannya oleh sekurang-kurangnya lebih

Senat

dari separuh anggota Senat Akademi Maritim

Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

5.2.4 Pertemuan secara insidentil dilaksanakan jika

ada :

(a)Hal-hal yang sangat mendesak dan urgen

yang berdampak luas terutama pada Sekretaris

Eksternal AMAN JAYA. Senat

(b)Hal-hal yang berkaitan dengan penegakan

norma-norma yang berlaku bagi Civitas

Academica AMAN JAYA.

5.3 Pembuatan agenda rapat

5.3.1 Sumber materi rapat adalah usulan dari Usulan

Direktur, para Pudir, para pimpinan unit kerja

Sekretaris rapat,

setingkat Eselon IV, para Ketua Program Studi,

Senat agenda

para pimpinan unsur penunjang atau pihak-

rapat

pihak eksternal AMAN JAYA.

5.3.2 Seluruh materi rapat sudah disampaikan oleh

pihak-pihak terkait (sesuai butir 5.2.1 diatas) Staf

kepada Sekretariat Senat selambat-lambatnya 7 Sekretariat

(tujuh) hari kerja sebelum hari/tanggal rapat.

5.3.3 Materi rapat yang diagendakan dalam setiap

rapat senat harus memiliki relevansi yang nyata Sekretaris

dengan ruang lingkup dokumen Prosedur Rapat Senat

Senat (sesuai butir 2 diatas).

5.4 Persiapan Rapat

5.4.1 Menentukan dan menyusun pokok bahasan Sekretaris Agenda

rapat Senat. Senat rapat

Menetapkan waktu dan tempat rapat dan Sekretaris

5.4.2 sebelumnya dikonsultasikan dengan Ketua Undangan

Senat

Senat.

5.4.3 Menentukan para calon peserta rapat/rapat Sekretaris Daftar

yang akan diberikan undangan Rapat Senat. Senat Undangan

Daftar

5.4.4 Menyiapkan keperluan rapat: Daftar hadir dan Sekretaris Hadir,

Risalah rapat. Senat Undangan

Rapat

5.4.5 Menggandakan materi atau pokok bahasan Sekretaris Materi

rapat, untuk disampaikan kepada peserta rapat

Senat Rapat

dan merupakan lampiran undangan.

5.4.6 Undangan harus disampaikan 1 – 7 hari kerja Sekretaris Undangan

sebelum rapat Senat dilaksanakan. Senat

Page 135: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-41-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020

Halaman : 4 dari 5

PERSIDANGAN SENAT

5.5 Pelaksanaan Rapat

5.5.1 Setiap peserta rapat harus mengisi daftar hadir Daftar

dengan membubuhkan tandatangan pada salah Notulis

Hadir

satu kolom daftar hadir peserta rapat

5.5.2 Rapat Senat dinyatakan sah apabila dihadiri Pemimpin

sekurang-kurangnya 2/3 (dua per tiga) dari Rapat

anggota Senat AMAN JAYA.

5.5.3 Rapat Senat dipimpin oleh Ketua Senat Ketua Senat

AMANJAYA atau menunjuk Sekretaris Senat

sebagai pelaksana pimpinan rapat.

5.5.4 Memastikan bahwa rapat membahas materi Pemimpin

bahasan yang telah disiapkan sesuai dengan

Rapat

agenda rapat

5.5.5 Keputusan pada Rapat Senat ditetapkan oleh Pemimpin

pemimpin rapat dengan memperhatikan saran

Rapat

dan pendapat peserta rapat

5.5.6 Pengambilan keputusan rapat senat Pemimpin

dilaksanakan berdasarkan suara terbanyak.

Rapat

Hanya anggota Senat yang memiliki hak suara.

5.5.7 Menyusun risalah rapat dengan menggunakan Notulis Risalah

formulir mutu Rapat

Membacakan seluruh keputusan rapat Pemimpin

5.5.8 Rapat atau

sebagaimana yang dibuat oleh Notulis.

Notulis

5.6 Pendokumentasian Hasil Rapat

5.6.1 Membuat atau menyusun risalah rapat senat. Staf Risalah

Sekretariat Rapat

5.6.2 Menggandakan risalah rapat senat. Staf Risalah

Sekretariat Rapat

5.7 Pendistribusian Hasil Rapat

5.6.3 Mendistribusikan risalah rapat senat kepada Daftar

seluruh peserta dan pihak terkait (jika ada), Staf Distribusi

selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja setelah Sekretariat Dokumen

hari/ tanggal rapat berakhir. Terkendali

5.6.4 Menyimpan dan memelihara seluruh dokumen Staf Daftar

asli dari kegiatan rapat senat AMAN JAYA. Sekretariat Rekaman

6. Acuan 6.1 Pedoman Mutu AMAN JAYA 6.2 Surat Keputusan Menteri Perhubungan Nomor : KM.70 Tahun 2002, tanggal 02 Oktober

2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja 6.3 Nomor : SK.523/DL.002/Diklat-2000, tanggal 18 April 2000 tentang Statuta Akademi

Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) 6.4. Nomor : KM 41 Tahun 2003, 5/U/KB/2003, KEP 208.A/MEN/2003 tanggal 11 September

2003 tentang Sistem Standar Mutu Kepelautan Indonesia

7. Formulir MP-41-QMR–F-001 Formulir Daftar Hadir Pertemuan atau Rapat MP-41-QMR–F-003 Formulir Risalah Pertemuan atau Rapat MP-41-QMR–F-002 Formulir Usulan Rapat MP-01-QMR–F-002 Formulir Daftar Distribusi Dokumen Terkendali

Page 136: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-41-QMR

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020

Halaman : 5 dari 5

PERSIDANGAN SENAT

8. Diagram Alir

Mulai Direktur, para Pudir,

AMAN JAYA

Pengajuan Usulan Rapat

Tidak Formulir usulan rapat

Identifikasi Kebutuhan Rapat Ketua, Sekretariat

Disetujui Ketua

Ya

Pembuatan Agenda Rapat Sekretaris

Agenda/Materi

PersiapanRapat Sekretaris

Undangan, daftar undangan

Pelaksanaan Rapat Daftar Hadir

RisalahRapat Ketua / Sekretaris

Pendokumentasian Hasil Rapat Staf Sekretariat

Risalah Rapat

Rekaman Mutu Pendistribusian Hasil Rapat Staf Sekretariat

Daftar Distribusi Dokumen Terkendali

Selesai

Page 137: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 138: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-42-PUDII

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 10 Agustus 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 7

KESIAPSIAGAAN DAN TANGGAP DARURAT

1. Tujuan

Prosedur ini merupakan pedoman dalam melaksanakan penanganan keadaan darurat terhadap aset yang dimiliki Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) beserta seluruh karyawan dan tamu.

2. Lingkup Prosedur ini berlaku di lingkungan gedung kampus Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

3. Referensi

4. Defenisi 4.1 Keadaan darurat bisa disebabkan dari bahaya kebakaran, gempa bumi, ledakan atau

tumpahan bahan kimia berbahaya, banjir dan lain sebagainya yang dapat mengancam dan merugikan jiwa manusia serta harta benda.

4.2 Sebagai tindakan Preventif/pencegahan terutama dalam keadaan darurat yang disebabkan kebakaran, Tim Tanggap Darurat harus meyakinkan bahwa lokasi kerja, ruang Laboratorium dan Kelas benar-benar dalam keadaan aman dan terkendali. Kecuali keadaan darurat De Majure seperti gempa bumi, angin ribut dan lain sebagainya.

4.3 Kebakaran dan Gempa bumi adalah suatu kehadiran api dan getaran tanah/bumi yang tidak diinginkan, yang dapat mengancam dan merugikan jiwa manusia serta harta benda pada suatu obyek tertentu seperti bangunan gedung bertingkat

4.4 Kebakaran bisa disebabkan dari kesengajaan orang-orang yang tidak bertanggung jawab ataupun ketidaksengajaan, maupun trouble pada instalasi arus listrik

4.5 Unsur-unsur terjadinya kebakaran terdiri dari suhu (panas), gas (udara), dan bahan kimia dan benda lainnya.

4.6 Penyebab gempa adalah reaksi lempeng bumi yang bergerak dan menyebar serta meninggi kadar getarannya seiring dengan ketinggian gedung

4.7 Penyebab banjir adalah ketidakseimbangan volume air yang masuk dan yang mengalir keluar

4.8 Penyebab tumpahan adalah faktor ketidaksengajaan ataupun penempatan media cairan yang tidak teratur dan benar

5. Prosedur Prosedur Penanggulangan Penanganan Kebakaran/Gempa Bumi 5.1. Tugas dan tanggung jawab Tim Tanggap Darurat

5.1.1. Prosedur Standar penanganan kebakaran adalah pedoman langkah-langkah untuk semua penghuni gedung pada apa yang harus dilakukan saat sebelum sedang terjadi maupun setelah kebakaran terjadi.

5.1.2. Memastikan keselamatan perlindungan kepada jiwa manusia pada saat kejadian kebakaran dengan cara-cara yang diadopsi dari amanademen keselamatan diatas kapal (International Maritime Organizations-IMO) yaitu melalui pelatihan teori (1 hari-Menyadur dari Basic Safety Training, Advanced Fire fighting dan Medical First Aid) serta Praktek Simulasi Kebakaran (simulasi dilakukan pada jam yang dipilih dengan durasi + 2 jam, pada hari yang direncanakan)

5.1.3. Memperkecil kehilangan harta benda milik semua penghuni gedung pada saat

kejadian kebakaran dengan melatih persiapan evakuasi. 5.1.4. Membunyikan alarm kebakaran/gempa bumi (dengan kode yang menyadur dari

amandemen IMO (kebakaran adalah dengan kode satu panjang dan satu pendek diulang minimal tiga kali sedangkan Gempa bumi dengan menyadur kode dari IMO yaitu tujuh pendek satu panjang) dan bekerjama dalam usaha pertolongan pertama pada saat kejadian kebakaran.

Page 139: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-42-PUDII

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 10 Agustus 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3 dari 7

KESIAPSIAGAAN DAN TANGGAP DARURAT

5.1.5. Memudahkan para petugas Tim Tanggap Darurat untuk memadamkan

kebakaran serta Membantu proses evakuasi saat Gempa bumi dan melakukan evakuasi ke tempat titik kumpu (Muster Station).

5.2. Alarm Kebakaran /gempa bumi 5.2.1. Sinyal Alarm dapat dibunyikan dengan kode satu panjang satu pendek diulang

sebanyak minimal tiga kali (kebakaran) dan tujuh pendek satu panjang (gempa bumi), dikarenakan : 5.2.1.1. Ada pemberitahuan kebakaran dari saksi mata 5.2.1.2. Penemuan tanda-tanda kebakaran oleh saksi mata 5.2.1.3. Guncangan/gempa bum

5.2.2. Tingkatan keadaan Alarm : Tanda bersiap siaga 5.2.2.1. Alarm tingkat Satu

Ketika kode Alarm kebakaran dibunyikan, dengan kode satu panjang satu pendek diulang sebanyak tiga kali di lanjutkan dengan Pengumuman melalui Public Advisor (pengeras suara): 5.2.2.1.1. Pengumuman untuk penghuni gedung akan segera

diumumkan melalui Sistem pengeras suara dari ruang Public Advisor (pengeras suara) untuk secara tertib dan teratur melakukan evakuasi sesuai tugas dan tanggung jawabnya.

5.2.2.1.2. Menyiapkan Tim Anti Kebakaran untuk bersiap mengatasi keadaan kebakaran atau perbantuan untuk evakuasi dan Tim P3K untuk tugas medis

5.2.2.1.3. Mengumpulkan Danton untuk mengabsensi dan bertugas melakukan Evakuasi korban terjebak atau hilang

5.2.2.1.4. Melakukan panggilan kepada Tim Damkar terdekat 5.2.2.1.5. Melakukan Panggilan kepada Rumah Sakit terdekat

5.3. Saluran telepon Darurat 5.3.1. No.Telepon dalam keadaan darurat:

Dinas Pemadam Kebakaran : 113 Kantor Dinas Jakarta : 344 1309, 344 7507 Sudin Jakarta Timur : 858 0588, 858 2150 Sudin Jakarta Utara : 491 063, 493 045 Bantuan Polisi : 110 KODIM / KOREM : 122 Rumah Sakit :

5.3.2. Petugas tanggap darurat di haruskan menelpon/menghubungi saluran-saluran No. Telepon di atas atau membuat daftar telepon darurat yang ditempatkan di Pos-Ko Keamanan bilamana terjadi kebakaran di tempat kerja. 5.3.2.1. Tetap mendengarkan dengan penuh perhatian kepada pengumuman

melalui Sistem pengeras suara yang di umumkan dari ruang Public Advisor (pengeras suara).

5.4. Tindakan pencegahan jika terjadi kebakaran yang meluas atau gempa yang besar dan berkelanjutan 5.4.1. Pelapor

Seseorang yang menemukan kebakaran/gempa bumi harus dengan segera : 5.4.1.1. Membunyikan alarm kebakaran yang terdekat. 5.4.1.2. Menghubungi petugas jaga 5.4.1.3. Berusaha bersama-sama petugas jaga mencoba memadamkan api

awal yang baru terjadi dengan menggunakan peralatan pemadam kebakaran yang terdekat dengan aman.

5.4.2. Semua Karyawan/Dosen/Taruna. 5.4.2.1. Sesudah mendengar alarm pertama, semua pegawai harus segera

mengunci lemari file/dokumen yang penting, penyimpanan uang,

Page 140: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-42-PUDII

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 10 Agustus 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 4 dari 7

KESIAPSIAGAAN DAN TANGGAP DARURAT

mematikan mesin-mesin dll dan segera meninggalkan ruangan, begitupun dengan dosen dan para taruna.

5.4.2.2. Jika perintah mengungsi telah di umumkan semua pegawai di haruskan mengarahkan para nasabah/ tamu/ pengunjung yang berada di ruangan mereka untuk segera keluar ruangan dan memastikan semua ruangan-ruangan kantor dan tamu serta setiap orang pada lantai tersebut untuk mengungsi dengan menggunakan tangga keluar darurat yang terdekat dengan tertib, tenang, dan cepat tanpa berusaha untuk kembali dengan alasan apapun maupun berusaha melawan petugas yang ditunjuk.

5.4.2.3. Berikan perhatian khusus kepada anak-anak kecil, orang-orang cacat, dan wanita hamil, dll jika ada di lantai tersebut.

5.4.2.4. Semua pegawai, dosen dan taruna di arahkan oleh petugas Tim Tanggap Darurat yang bertanggung jawab untuk segera mengosongkan ruangan/gedung dengan melewati tangga darurat menuju ke tempat yang lebih aman/titik kumpul (Muster Station).

5.4.2.5. Ketika mengungsi jangan panik tetapi dengan teratur, tenang dan cepat berjalanlah menuruni tangga yang terdekat dan menuju ke tempat berkumpul

5.4.2.6. Tempat berkumpul yang di tunjuk adalah di lapangan gedung AMAN JAYA (titik kumpul/muster station).

5.4.2.7. Semua karyawan/dosen/Taruna yang sudah berada di tempat berkumpul tidak diperbolehkan memasuki gedung kembali. Tugas tersebut hanya dapat dilakukan oleh Tim Tanggap Darurat yang telah di tunjuk tanpa alasan pengecualian sama sekali sampai keadaan telah dinyatakan aman terkendali oleh Ketua Tim tanggap Darurat.

5.4.3. Pimpinan dan Anggota tim evakuasi 5.4.3.1. Jika Alarm Kebakaran berbunyi atau kebakaran terjadi :

5.4.3.1.1. Tim Tanggap Darurat memastikan bahwa telah memberitahukan Kepada Dinas Pemadam Kebakaran mengenai lokasi kebakaran pada saat semua telah terevakuasi dengan aman.

5.4.3.1.2. Memastikan bahwa pengumuman telah di buat. 5.4.3.1.3. Memastikan bahwa pengawas pemadam kebakaran

(Anggota Satuan Pengamanan dan atau Crew teknisi) pada lantai yang terbakar telah diperintahkan untuk mengatasi kebakaran dan memastikan tidak ada korban manusia yang tertinggal.

5.4.3.1.4. Tim Tanggap Darurat Siap untuk menerima status laporan

dari petugas Tim Anti kebakaran dan memperkirakan jumlah korban.

5.4.3.2. Jika regu pemadam kebakaran/gempa melaporkan bahwa : 5.4.3.2.1. Jika Keadaan dapat dikuasai :

Melaporkan kepada Ketua Tim tanggap Darurat dan atau Petugas Damkar untuk mengumumkan pemberitahuan lewat pengeras suara dari ruang Public Advisor (pengeras suara)

5.4.3.2.2. Jika bunyi alarm yang salah : Melaporkan kepada Ketua Tim tanggap Darurat dan atau Petugas SARPRAS untuk mengumumkan pemberitahuan lewat pengeras suara dari ruang Public Advisor (pengeras suara) dan melakukan perbaikan

5.4.3.2.3. Jika memerlukan Pengungsian :

Page 141: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-42-PUDII

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 10 Agustus 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 5 dari 7

KESIAPSIAGAAN DAN TANGGAP DARURAT

Melaporkan kepada Ketua Tim tanggap Darurat untuk mengumumkan pemberitahuan lewat pengeras suara dari ruang Public Advisor (pengeras suara) untuk segera mengosongkan ruangan-ruangan tersebut dan Tim Anti kebakaran sebisa mungkin memadamkan kebakaran tersebut sambil menunggu datangnya Dinas Pemadam Kebakaran yang telah dihubungi.

5.4.3.2.4. Memastikan bahwa pengungsian dari gedung telah dipantau dari tempat pertemuan/berkumpul, melalui laporan yang didapatkan dari Tim Tanggap Darurat bekerjasama dengan Danton.

5.4.3.2.5. Melaporkan keadaan api dan jumlah orang yang hilang (bila ada), Kepada Ketua Tim tanggap Darurat untuk selanjutnya diteruskan kepada di Dinas Pemadam Kebakaran yang akan melakukan penyelamatan.

5.4.3.2.6. Memastikan bahwa semua kunci ruangan yang diperlukan selalu siap tersedia di PosKo Keamanan.

5.4.4. Ketua Tim tanggap Darurat 5.4.4.1. Ketua Tim tanggap Darurat harus memastikan bahwa Tim Tanggap

Darurat telah disebar luaskan di pintu-pintu tangga keluar di lantai dasar untuk mengarahkan para pegawai/ tamu/pengunjung ke area pertemuan / berkumpul yang di tunjuk jika evakuasi telah diumumkan.

5.4.4.2. Memastikan bahwa semua pintu-pintu utama masuk dan keluar Gedung telah cukup aman di lalui dan tidak menghalangi orang-orang yang berevakuasi namun cukup terhalangi bagi yang tidak berkepentingan untuk masuk dan juga meningkatkan patroli di Gedung untuk mencegah kejahatan atau perampokan.

5.4.4.3. Memastikan bahwa Tim Tanggap Darurat telah mengetahui dengan jelas jalan-jalan yang langsung untuk memudahkan gerakan para pengungsi dimana mereka harus memotong jalan untuk mencapai area pertemuan / berkumpul.

5.4.4.4. Memastikan bahwa keadaan pengosongan Gedung telah dimonitor dari tempat pertemuan melalui laporan-laporan yang didapat dari petugas pengawas kebakaran dan laporkan status tersebut kepada Dinas Pemadam Kebakaran

5.4.4.5. Tim Tanggap darurat mematikan kendali alat-alat yang dipengaruhi oleh listrik dan saluran pipa gas.

5.4.4.6. Tim Tanggap Darurat Periksa area sekitar kebakaran dan memperkirakan tindakan-tindakan yang harus segera di ambil / dilakukan untuk mencegah perluasan api, ledakan dan meningkatnya korban.

5.4.4.7. Tim Tanggap Darurat Memudahkan prosedur–prosedur keadaan darurat dan arah-arah jalan evakuasi.

5.4.4.8. Tim Tanggap Darurat melaporkan hasil yang berhasil dicapai dan seterusnya Ketua Tim tanggap Darurat memberitahukan ke Dinas Pemadam Kebakaran mengenai hasil pemadaman (jika berhasil dipadamkan).

6. Tim Tanggap darurat Kebakaran/gempa bumi 6.1. Jika mendengar alarm kebakaran :

6.1.1. Berkumpul di titik pertemuan (Fire Station), Mempersiapkan semua perlengkapan dan bergerak untuk membantu pemadaman api sebagai tim reaksi cepat (Pioneer).

Page 142: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-42-PUDII

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 10 Agustus 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 6 dari 7

KESIAPSIAGAAN DAN TANGGAP DARURAT

6.1.2. Tim Tanggap Darurat selain Tim anti Api segera membantu proses

Evakuasi terhadap taruna, dosen dan staf lainnya hingga ke titik berkumpul (Muster Staion)

6.1.3. Ketua Tim Tanggap Darurat menghubungi Damkar terdekat dan Rumah sakit terdekat (jika ada korban), melakukan absensi yang dilakukan oleh Danton, memutuskan untuk menggerakkan tim evakuasi korban (jika ada korban), dan menunggu kedatangan petugas dari dinas Pemadam Kebakaran yang telah dihubungi.

6.1.4. Usahakan untuk memadamkan dengan menggunakan alat pemadam kebakaran yang ada atau meminimalis penyebaran kebakaran dengan hati-hati sebelum petugas dari Dinas Pemadam Kebakaran datang.

6.1.5. Tim Anti Kebakaran harus terdiri dari: Komandan Regu/Leader (ketua senat Taruna AMAN JAYA/Pasuhtar) dan 5 (lima) orang anggota (terdiri dari Petugas Teknisi dan Taruna Nautika dan Teknika).

7. Tugas dan Tanggung jawab Pegawai 7.1. Ketua Tim Tanggap Darurat

7.1.1. Mewakili kampus dalam menangani semua masalah-masalah Keselamatan kebakaran/gempa bumi (Persiapan pra kebakaran, Penanggulangan kebakaran, Pelaporan Pasca Kebakaran dan Proses Evakuasi).

7.1.2. Mempunyai tanggung jawab penuh untuk : 7.1.2.1. Menetapkan Tim tanggap darurat, tim anti Kebakaran, tim P3K,

tim evakuasi korban, tim komunikasi 7.1.2.2. Melatih para pegawai/dosen/taruna (dilakukan dalam frekwensi

paling terlambat sekali dalam tiap bulan) dengan waktu dan prosesnya di setujui oleh Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

7.1.2.3. Persiapan membuat bagan dan menguraikan kedalam rancangan Keadaan Darurat Kebakaran/gempa bumi.

7.1.3. Memastikan bahwa Rancangan Keadan Darurat Kebakaran yang telah disetujui oleh Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) harus dipatuhi oleh seluruh pegawai/dosen/taruna di lingkungan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

7.1.4. Mencatat tanggal dan jam pada setiap latihan evakuasi pada formulir yang telah ditentukan bai catatan perencanaannya dan juga evaluasi nya. Formulir ini disimpan oleh Ketua Tim tanggap Darurat sebagai bukti Kepada petugas Dinas Pemadam Kebakaran dan atau lembaga yang berkepentingan yang kesemuanya di telah disetujui oleh QMR dan Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

7.1.5. Menunjuk seseorang sebagai wakilnya selama ketidak-hadirannya di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

7.1.6. Bertanggung jawab terhadap formasi dan Pelatihan tim anti kebakaran di dalam Gedung diantara pegawai-pegawai dan taruna-taruna yang bertanggung jawab secara fisik dan psikis pantas untuk mengisi jabatan ini.

7.1.7. Memastikan bahwa pintu dan jalur keluar Gedung selalu ditutup dan tidak dikunci selama jam kerja dan juga koridor, serta tangga darurat harus bebas dari rintangan segala macam barang.

7.1.8. Memastikan bahwa alat pemadam kebakaran ringan (APAR) selalu bersamaan dengan alat pemadam/sistem perlindungan lain dan dalam kondisi yang baik (siap pakai).

7.1.9. Memastikan bahwa perumusan buku pelaksanaan pencegahan dan pemadaman kebakaran selalu diperbaharui, selama masih dan jika

Page 143: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-42-PUDII

Revisi : 03

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 10 Agustus 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 7 dari 7

KESIAPSIAGAAN DAN TANGGAP DARURAT

diperlukan yang juga dipertanggungjawabkan dalam form yang akan dilaporkan pada QMR

7.1.10. Memahami isi dari rancangan Keadaan Darurat Kebakaran/gempa bumi terutama cara-cara pengungsian

7.1.11. Memastikan bahwa para petugas keamanan telah mengetahui tugas mereka sebagaimana tertulis di dalam rancangan Keadaan Darurat Kebakaran.

7.2. Tim Anti Kebakaran/tim Tanggap Darurat dan Teknisi 7.3.1. Memahami dan mengetahui lokasi serta cara bekerja sistem kelistrikan,

pengairan, dan APAR. 7.3.2. Memahami isi dari rancangan keadaan Darurat Kebakaran dan lokasi

tangga darurat, pintu keluar dan pintu keluar darurat yang terdekat. 7.3.3. Mengetahui lokasi dan penggunaan pertolongan pertama peralatan

pemadam kebakaran (APAR). 7.3. Petugas Dinas Pemadam Kebakaran

7.4.1. Memahami isi rancangan Keadaan Darurat Kebakaran. 7.4.2. Mengetahui pesan-pesan yang akan diumumkan menurut bermacam-

macam bentuk Evakuasi. 8. Prosedur-Prosedur Latihan Kebakaran/gempa bumi

8.1. Tanggal dan jam yang tepat dan disusun oleh Ketua Tim tanggap Darurat untuk pelaksanaan latihan kebakaran/gempa bumi dan akan dilaporkan pada QMR serta disetujui oleh Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) yang lalu akan dikoordinir pada Anggota-anggotanyanya

8.2. Ketua tim tanggap darurat harus memberitahu ke Pudir III dan selanjutnya pada Direktur dan QMR Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) sebelum mengadakan latihan kebakaran/gempa bumi yang diusulkan.

8.3. Bel Alarm akan di bunyikan di waktu yang ditentukan untuk latihan kebakaran/gempa bumi.

8.4. Staf dan dosen akan diberitahu sehari sebelumnya oleh BAAK dan diingatkan kembali pada briefing pagi sebelum latihan diadakan sehingga kkondisi pembelajaran dan pekerjaan tidak terganggu serta mesin-mesin peralatan pemadaman kebakaran tidak akan memberikan reaksi breakdown jika alarm kebakaran berbunyi.

9. Prosedur-Prosedur Pelaksanaan Latihan Kebakaran 9.1. Peresmian latihan kebakaran hanya akan dilakukan oleh Ketua tim tanggap

darurat yang terlebih dahulu sudah kordinasi dengan Pudir III dan disetujui oleh Direktur dan QMR.

9.2. Para pegawai diminta untuk mengerti masing-masing jika benar-benar ada dalam keadaan kebakaran/gempa bumi.

6. Acuan

7. Formulir MP-42-PUDII-F-001 Denah Evakuasi MP-42-PUDII-F-001 Komunikasi Alur Kegiatan MP-42-PUDII-F-001 Flow chart Emergency Preparedness (Persiapan Alur Kegiatan Keadaan Darurat) : Kebakaran dan GempaBumi. MP-42-PUDII-F-001 Daftar Nomor Penting Keadaan Darurat dan Respon MP-42-PUDII-F-001 Struktur organisasi Tanggap Darurat dan Respon

8. Diagram Alir

Page 144: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 145: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-43-PUDIII

Revisi: 01

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 2 dari 3

PROSEDUR PENDAFTARAN WISUDA

1. TUJUAN

Prosedur ini sebagai pedoman agar proses pelaksanaan wisuda di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) berlangsung secara tertib, efektif dan efesien.

2. LINGKUP Prosedur ini dimulai dari pengumuman wisuda dan pengisian formulir oleh taruna/i, pembayaran biaya wisuda, pengukuran baju hingga entri data oleh bagian kemahasiswaan/ketarunaan, catatan alumni dan Tracer Studi.

3. REFERENSI Persyaratan ISO 9001:2015, Klausul 8.6

4. Pihak yang terlibat 4.1 Mahasiswa/Taruna. 4.2 Staf administrasi kemahasiswaan/ketarunaan 4.3 Jurusan 4.4 Staf administrasi keuangan

5. Uraian Prosedur NO Uraian Penanggung Dokumen

Jawab terkait

5.1 PerencanaanPendaftaran Wisuda

5.1.1 Informasi Pengumuman Wisuda kepada calon Pudir-III Pengumuman

Wisudawan

5.1.2 Merencanakankegiatan, detail, anggaran, Pudir-III

output, outcome, jadwaldankebutuhan.

5.1.3 Mengusulkan dan membentuk panitia Wisuda Pudir-III

5.2 Persetujuan Wisuda.

5.2.1 MemintapersetujuanDirekturuntuk program

Direktur

wisuda yang direncanakan.

5.3. Pelaksanaan Pendaftaran Wisuda

5.3.1 Calon Wisudawan mengambil formulir wisuda Pudir-III Formulir

di bagian kemahasiswaan/ ketarunaan

Formulir kemudian diisi dan dilengkapi sesuai

dengan persyaratan.

-Akta Kelahiran

5.3.2 -Ijasah SLTA Pudir-III

-Transkip Nilai

-Pas Foto ukuran 3x4 = 3 lembar

-Surat Keterangan sign on / off

CalonWisudawan melakukan proses Staf bagian Bukti

5.3.3 pembayaran di Bank sesuai jumlah pada

Keuangan transferi

rekening yang ditunjuk

Calon Wisudawan mengambil kwitansi asli Staf bagian Kwitansi

5.3.4 pembayaran di bagian keuangan dengan

keuangan asli

menunjukan bukti transfer

Calon Wisudawan menyerahkan formulir

wisuda yang telah diisi beserta lampirannya Kwitansi

5.3.5 dan kwitansi pembayaran wisuda yang telah Pudir-III

asli

divalidasi bank kepada bagian

kemahasiswaan/ketarunaan

Staf bagian kemahasiswaan/ketarunaan Buku

5.3.6 menerima formulir wisuda beserta lampiran Pudir-III

Pendaftaran

kemudian dicatat dalam buku pendaftaran

5.3.7 Staf bagian kemahasiswaan/ketarunaan Pudir-III

melakukan proses entri data pada komputer

Page 146: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-43-PUDIII

Revisi: 01

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Januari 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3 dari 3

PROSEDUR PENDAFTARAN WISUDA

5.3.8 Calon wisudawan melakukan pengukuran baju Pudir-III

PDU/Navy Blue untuk wisuda

6. Diagram Alir

Mulai

Perencanaan Pudir-III

Wisuda

Jadwal, Formulir, kepanitian, anggaran

Persetujuan

Wisuda Pudir III; Direktur

TOR

Pelaksanaan Pudir-III; Panitia Wisuda

Wisuda

SK panitia, jadwal,

lembar evaluasi

Evaluasi, Pelaporan Pudir-III; Direktur

Kegiatan Wisuda

Laporan kegiatan Wisuda,

Daftar Rekaman Mutu,

Daftar Distribusi Dokumen

Terkendali, Formulir

usulan perubahan

dokumen

Selesai

Page 147: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 148: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-44-PUDI ( AMAN JAYA) Revisi : 01

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020 PEMBIMBINGAN AKADEMIK Halaman : 2 dari 8

1. Tujuan Prosedur ini sebagai pedoman Pembimbingan Akademik dalam melakukan aktivitas Bimbingan dan Konseling terhadap Taruni/i untuk mendukung pelaksanaan proses pendidikan dan latihan (Diklat) di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA). 1.1 Membantu Bimbingan dan Konseling Taruna AMAN JAYA agar dapat menyesuaikan diri

dengan kehidupan kampus dan dapat mencapai prestasi akademik yang optimal. 1.2 Memahami kemampuan potensial yang dimilikinya serta memanfaatkan potensi itu sebaik-

baiknya dalam mengikuti dan menyelesaikan studinya. 1.3 Memahami kendala dan kesulitan yang dihadapinya dan mampu memecahkan atau

mengatasinya secara tepat hingga kendala dan kesulitan itu tidak menjadi hambatan dalam mengikuti dan menyelesaikan studinya.

1.4 Memahami dan memanfaatkan bimbingan yang disediakan untuk menanggulangi kesulitan. 1.5 Memahami dan menerapkan prosedur dan peraturan yang berlaku yang dapat memberikan

kemudahan untuk mengikuti dan menyelesaikan studinya. 2. Ruang Lingkup

Ruang lingkup adalah Aman Jaya menyediakan Pembimbing Akademik untuk memantau Taruna/i dalam menyelesaikan studinya. Pembimbing akademik adalah dosen yang ditunjuk dan diserahi tugas membimbing sekelompok Taruna/i yang bertujuan untuk membantu menyelesaikan studinya tepat waktu, efisien sesuai dengan kondisi dan potensi individual Taruna/i.

3. Referensi 3.1 Persyaratan ISO 9001 : 2015 Klausul 8.2.1 3.2 Surat Keputusan Menteri Perhubungan Nomor : KM 41 Tahun 2003, 5/U/KB/2003, KEP 208.A/MEN/2003 tanggal 11 September 2003 tentang Sistem Standar Mutu Kepelautan Indonesia 3.3 Nomor : KM 70 Tahun 2002, tanggal 02 Oktober 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja. 3.4 Nomor : SK.523/DL.002/Diklat-2000, tanggal 18 April 2000 tentang Statuta Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA)

4. Formulir -MP-44-PUDI -F-001 Form Daftar Taruna/i -MP-44-PUDI -F-002 Form Kartu Pembimbingan Akademik

5. Definisi 4.1 Rencana Studi adalah penyusunan program akademik oleh Taruna/i di bawah bimbingan

Pembimbing Akademik berdasarkan syarat dan peraturan yang berlaku atau IP yang diperoleh sebelumnya. Semua rencana studi wajib dikonsultasikan kepada Pembimbing Akademik berdasarkan syarat dan peraturan yang berlaku atau IP yang diperoleh sebelumnya, maksimal 24 SKS per semester.

4.2 Perubahan Rencana Studi adalah perubahan satu atau lebih mata kuliah yang telah direncanakan oleh Taruna/i setelah dikonsultasikan dengan Pembimbing Akademik. Waku perubahan rencana studi dilaksanakan berdasarkan kalender akademik.

4.3 Beban Kredit Semester adalah jumlah SKS yang diambil mahasiswa dalam satu semester. Pada semester pertama diberlakukan sisem paket dan setiap mahasiswa baru diwajibkan mengambil mata kuliah paket, yang telah ditentukan oleh jurusan masing-masing. Beban kredit semester berikutnya atas dasar Indeks Prestasi (IP) studi mahasiswa pada semester sebelumnya dan paling banyak 24 SKS.

4.4 Indeks Prestasi adalah bilangan (sampai dua angka dibelakang koma) yang menunjukan tingkat keberhasilan mahasiswa secara kuantitatif.

4.5 Bimbingan Akademik bertujuan agar mahasiswa dapat menyelesaikan studinya dengan baik sesuai dengan minat kemampuannya.

4.6 Menyiapkan daftar kehadiran bimbingan Taruna/i untuk mengetahui status Taruna/i yang menjadi perwaliannya.

Page 149: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-44-PUDI ( AMAN JAYA) Revisi : 01

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020 PEMBIMBINGAN AKADEMIK Halaman : 3 dari 8

6. Prosedur A. Tugas Dosen Wali / Pembimbing Akademik

1. Memberikan pengarahan secara tepat kepada Taruna/i dalam menyusun program dan rencana studi serta dalam memilih mata kuliah yang akan diambil.

2. Membantu mengatasi masalah-masalah studi Taruna/i yang dialami. 3. Menuliskan rekomendasi dan memberikan paraf setiap selesai melakukan

pembimbingan pada kartu bimbingan perwalian yang telah disediakan untuk setiap Taruna/i.

4. Memberi rekomendasi tentang tingkat keberhasilan studi Taruna/i untuk keperluan tertentu, termasuk dalam proses Evaluasi Studi unttuk pembinaan akademik ataupun penentuan gugur studi atau putus studi kepada Ketua Program Studi.

5. Pembimbing Akademik wajib memberikan bimbingan secara periodik selama masa studi Taruna/i, minimal 3 kali dalam 1 semester dan mencatatnya dalam kartu bimbingan akademik.

B. Tugas Khusus Dosen Wali/ Pembimbing Akademik. 1. Memantau Ketua Program Studi menginformasikan peraturan-peraturan, baik dari

pemerintah maupun dari Aman Jaya . 2. Memberi bantuan/pengarahan kepada Taruna/I tentang :

a. Cara menyusun proram belajar. b. Pengisian KRS/KHS c. Banyaknya SKS yang diambil.

3. Mengevaluasi jumlah SKS yang diajukan Taruna/i apakah sesuai dengan IP yang diperoleh.

4. Memeriksa dan menandatangani KRS. 5. Memonior beban SKS dan nilai IPK yang dicapai taruna/i 6. Menginformasikan beban studi yang akan dicapai untuk dapat menyelesaikan masa

studinya. 7. Mengetahui perkembangan Indeks Prestasi Semester/Indeks Prestasi Kumulatif taruna/i

yang dibimbingnya. 8. Memberikan laporan kepada Ketua Program Studi setiap semester serta melakukan

monitoring terhadap kemajuan belajar taruna/i. 9. Menjawab pertanyaan dari taruna/taruni menggenai hal-hal yang berkenaan dengan

akademik 10. Menyampaikan permasalahan atau keluhan dari taruna/I (masalah akademik) kepada

yang berwenang. 11. Menginformasikan kegiatan akademik yang berkaitan dengan bidang studi masing-

masing program. 12. Memberi arahan tentang cara belajar yang efektif agar sukses dalam setiap mata kuliah

yang diikuti. 13. Membantu taruna/I dalam kesulitan belajar dan cara mengatasinya. 14. Mendistribusikan kelemahan belajar taruna/I dari setiap dosen yang mengajar. 15. Membantu kelancaran studi taruna/i yang menjadi tanggung jawabnya hingga selesai. 16. Memantau taruna/i agar dapat mengembangkan sikap dan budaya akademik yang baik. 17. Mengadakan pertemuan/konsultasi dengan taruna/i minimal 3 x dalam setiap semester

untuk membicarakan masalah-masalah yang dihadapi Taruna/i terutama masalah akademik atau masalah non akademik yang berhubungan langsung dengan masalah akademik.

18. Memberikan rekomendasi kepada pihak yang berwenang mengenai berbagai kesulitan yang dihadapi oleh taruna/i baik yang berhubungan dengan masalah akademik ataupun non akademik.

Page 150: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-44-PUDI ( AMAN JAYA) Revisi : 01

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020 PEMBIMBINGAN AKADEMIK Halaman : 4 dari 8

C. Cara Bimbingan Akademik. 1. Bimbingan dapat dilakukan sewaktu-waktu, secara berkelompok maupun perorangan,

tidak perlu menunggu munculnya persoalan dari taruna/i. 2. Bimbingan Akademik dapat dilakukan atas permintaan dan keinginan taruna/i atas tugas

dari Pudir I maupun dari KaProdi Nautika dan jadwal bimbingan dapat ditentukan oleh Pembimbing Akademik.

3. Konsultasi dapat dilakukan di ruangan yang telah disediakan/ruang Pembimbing Akademik.

4. Apabila Pembimbing Akademik berhalangan hadir untuk jangka waktu minimal 1 minggu tidak dapat dihubungi, maka taruna/I dapat menghubungi Kaprodi atau Pudir I Aman Jaya untuk mendapat petunjuk mengatasi persoalan yang dihadapi.

5. Dalam satu semester Pembimbing Akademik harus melakukan bimbingan minimal sebanyak tiga kali bimbingan (diawal semester, saat berlangsung semester dan akhir semester).

6. Sosialisasi kebijakan direktur dan lain-lain harus sampai ke Penasehat Akademik. 7. Penasehat Akademik minimal membimbing 20 orang taruna/i per semester. 8. Tugas Pembing Akademik dari mulai terdaftar sebagai taruna/i sampai dengan lulus.

D. Waktu Pembimbingan. 1. Pada awal semester, sebelum taruna melaksanakan KRS online, pembimbing akademik

berkewajiban melaksanakan tugas bimbingan pada waktu dan tempat yang telah dijadwalkan dengan : a. Memberikan bimbingan perencanaan studi dalam 1 semester. b. Memastikan jenis mata kuliah yang diambil taruna dalam semester yang

bersangkutan berdasarkan IP yang diperoleh pada semester lalu. c. Mengingatkan mahasiswa agar sering membuka dan memanfaatkan menu pesan

pada portal untuk berkomunikasi dengan dosen wali. d. Memastikan semua mahasiswa bimbingan sudah melakukan KRS online dengan

mencermati pada http//amanjaya.ac.id e. Menghubungi taruna yang belum melakukan KRS online atau belum

mengoptimalkan pengambilan jumlah SKS. f. Membantu menyelesaikan masalah-masalah studi taruna/i, antara lain mencari

solusi, memotivasi dan mengarahkan bidang minat yang diinginkan. g. Mengingatkan taruna/i agar memantau rekapitulasi kehadiran di portal.amn.ac.id,

agar sebelum UAS taruna/i tetap mengikuti perkuliahan dengan baik serta memenuhi minimal 11 x kehadiran ( 80% ).

h. Mensosialisasikan beberapa ketentuan perkuliahan. Alasan ketidak hadiran dalam kuliah yang dianggap hadir hanya karena sakit dengan surat dokter atau surat tugas dari Aman Jaya atau Jurusan dan dikomunikasikan ke petugas di Jurusan.

i. Mengingatkan taruna/i agar kartu taruna distempel di TU sebagai bukti taruna yang bersangkutan aktif.

2. Pada saat sebelum Ujian Tengah Semester. Aktivitas yang dilakukan mencakup : a. Mengidentifikasi permasalahan yang muncul dalam perkuliahan. b. Memantau 6 x kehadiran taruna dan melakukan saran tindakan koreksi pada

mahasiswa agar dapat memenuhi jumlah kehadiran. c. Mengingatkan taruna/i agar memantau rekapitulasi kehadiran di portal.amn.ac.id. d. Memberi motivasi untuk mempersiapkan Ujian Tengah Semester (UTS). e. Mengingatkan taruna/i tentang memahami tata tertib ujian.

Page 151: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-44-PUDI ( AMAN JAYA) Revisi : 01

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020 PEMBIMBINGAN AKADEMIK Halaman : 5 dari 8

f. Memastikan bahwa kartu taruna/i telah distempel di TU sebagai bukti taruna yang bersangkutan aktif sebagai prasyarat ujian.

g. Memastikan taruna/i memberikan data pribadi yang valid. 3. Pada saat Evaluasi sebelum Ujian Akhir Semester

(UAS). Aktivitas yang dilakukan antara lain : a. Memberi pengarahan dan motivasi terkait persiapan Ujian Akhir Semester (UAS). b. Melakukan evaluasi tingkat kehadiran 11 kali dan kendala-kendala yang dihadapi

selama satu semester untuk perbaikan belajar semester berikutnya. c. Mengingatkan taruna/i untuk melakukan registrasi, membayar uang kuliah (SPP) dan

KRS on line tepat waktu pada semester berikutnya. 4. Pertemuan sewaktu-waktu dapat dilakukan dengan tatap muka atau menggunakan

media komunikasi (menu pesan pada portal.amn.aca.id atau lainnya yang disepakati dengan dosen wali) jika dipandang perlu oleh taruna/i atau dosen pembimbing akademik terhadap proses pembelajaran.

E. Hak Dan Kewajian Dosen Pembimbing Akademik. 1. Kewajiban administrasi PA adalah mengisi dan memantau kelengkapan berikut:

a. Bio Data / Kartu Pribadi b. Kartu Rencana Studi (KRS) c. Kartu Keberhasilan Studi (KHS) d. Kartu Konsultasi e. Daftar Hadir Tatap Muka Konsulasi f. Daftar Anggota Kelompok Taruna/i yang dibimbing. g. Laporan Perkembangan IP/IPK

2. Memperoleh Sarana berupa Ruang Konsultasi (disediakan khusus dan dijadwalkan) 3. Memberikan laporan secara berkala kepada Ketua Program Studi berkaitan dengan

anak bimbingannya. 4. Pembimbing Akademik berhak memperoleh fasilitas untuk menunjang kegiatan

Pembimbingan Akademik. F. Hak-hak dan Kewajiban Taruna/i dalam Pembimbingan.

1. Hak Taruna. a. Mendapatkan bimbingan dalam merancang matakuliah yang ditempuh dengan

memperhatikan jumlah SKS dan IP yang diperoleh sebelumnya. b. Mendapatkan penjelasan tentang sistem pendidikan di Aman Jaya/Program Studi. c. Mendapatkan bimbingan jika mendapat IP rendah dalam belajar selama studi

berlangsung. d. Mendapatkan motivasi dalam mengembangkan kreativitas berdasarkan kompetensi

mahasiswa. e. Mendapatkan waktu bimbingan, khususnya pada masa perwalian.

2. Kewajiban Taruna. a. Taruna diwajibkan membawa buku pembimbingan, pada saat berkonsultasi dengan

dosen pembimbing akademik. b. Menuliskan, permasalahannya dan manfaat pada daftar konsultasi. c. Taruna wajib menemui/berkonsultasi dengan dosen wali minimal 3 kali dalam satu

semester pada saat : Sebelum KRS online.

Sebelum mengambil kartu UTS. Sebelum mengambil kartu UAS. Konsultasi dengan dosen wali secara online menggunakan jalur yang disepakati bersama dosen wali.

Page 152: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-44-PUDI ( AMAN JAYA) Revisi : 01

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020 PEMBIMBINGAN AKADEMIK Halaman : 6 dari 8

G. Cara Pengisian Kartu Bimbingan. 1. Kolom (1) SEm/NO diisi semester berapa dan pertemuan ke berapa dengan taruna/i.

Misalnya : I/3 artinya semester I pertemuan ke 3. 2. Kolom (2) TANGGAL diisi tanggal berapa pertemuan tersebut dilakukan. 3. Kolom (3) SUBJEK diisi perwalian sesuai dengan tugas dan wewenang dosen wali.

Beberapa contoh seperti pengambilan matakuliah, evaluasi studi, persiapan UTS dan lain-lain. Dalam satu pertemuan perwalian dapat mencakup beberapa subjek.

4. Kolom (4) REKOMENDASI diisi saran kepada taruna/I untuk bekerja lebih baik dalam belajar atau saran kepada kaprodi untuk pengambilan kebijakan tertentu bagi mahasiswa (gugur studi, putus studi, ditunda kelulusan karena hal tertentu, kelonggaran masa studi, dan lain-lain). Dalam satu subjek dapat dituliskan beberapa rekomendasi.

5. Catatan : a. Jika kartu ataupun daftar kehadiran habis dapat ditambahkan pada kartu baru yang

diambil di Jurusan masing-masing. b. Kartu dan daftar disimpan oleh dosen wali untuk memudahkan pengendalian.

H. Kewajiban TU Aman Jaya Kewajiban TU / Petugas yang ditunjuk di Aman Jaya 1. Menyediakan daftar hadir dan kartu bimbingan perwalian. 2. Menstempel Kartu Tanda Mahasiswa setelah melihat bukti bimbingan mahasiswa ke

dosen wali yang yang bersangkutan. 3. Memberikan kartu UTS/UAS setelah melihat bukti bimbingan taruna/I yang ke II atau ke

III. I. DATA PRIBADI TARUNA/I A. TARUNA/I

1. Nama Lengkap : 2. NPM : 3. Jurusan : 4. Program Studi : 5. Tempat/Tanggal Lahir : a. Kabupaten/Kodya : b. Propinsi : 6. Kewarga Negaraan : 7. Jenis Kelamin : 8. Ciri-ciri a. Warna Kulit : …………………………………………………………………… b. Bentuk Wajah : …………………………………………………………………… c. Warna Rambut : …………………………………………………………………… d. Ciri Khas lainnya : …………………………………………………………………… 9. Agama : …………………………………………………………………… 10. Golongan : …………………………………………………………………… 11. Alamat Rumah : …………………………………………………………………… a. Jalan : …………………………………………………………………… b. RT/RW : …………………………………………………………………… c. Kode Pos : …………………………………………………………………… d. Nomor Telepon : …………………………………………………………………… 12. Alamat Permanen/Tetap a. Jalan : …………………………………………………………………… b. RT/RW : …………………………………………………………………… c. Kode Pos : …………………………………………………………………… d. Noomor Telepon/HP : …………………………………………………………………… 13. Status Sipil : Kawin/Belum Kawin/Janda/Duda 14. Status tempat tinggal : Keluarga/Sendiri/Kost/Asrama 15. Jenjang Pendidikan: ……………………………………………………………………

Page 153: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-44-PUDI ( AMAN JAYA) Revisi : 01

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020 PEMBIMBINGAN AKADEMIK Halaman : 7 dari 8

16. Pendidikan a. Sekolah Dasar : …………………………………………………………… b. Alamat Sekolah : …………………………………………………………………… c. Tahun lulus : …………………………………………………………………… d. SLTP : …………………………………………………………………… e. Alamat Sekolah : …………………………………………………………………… f. Tahun lulus : …………………………………………………………………… g. SMU/SMK : …………………………………………………………………… h. Alamat Sekolah : …………………………………………………………………… i. Tahun lulus : ……………………………………………………………………

17. Kursus-kursus/Pelatihan : a. ………………………………………………………………………………………………. b. ………………………………………………………………………………………………. c. ……………………………………………………………………………………………….

18. Anak ke : ………. Dari Jumlah Saudara …………. Orang 19. SatatusKawin : …………………………………………………………………… 20. a. Istri/Suami : ……………………………………………………………………

b. Nama Lenkap : …………………………………………………………………… c. Tempat/Tgl Lahir : …………………………………………………………………… d. Pendidikan : …………………………………………………………………… e. Pekerjaan : …………………………………………………………………… f. Jumlah anak : ……………………………………………………………………

21. Pekerjaan Taruna/I: …………………………………………………………………… a. Nama Pekerjaan: …………………………………………………………………… b. Penghasilan: …………………………………………………………………… c. Alamat Pekerjaan: ……………………………………………………………………

B. ORANG TUA TARUNA/I Nama Lenkap : …………………………………………………………………… Agama : …………………………………………………………………… Jenjang Pendidikan : …………………………………………………………………… Status Sipil : Kawin/Janda/Duda Status Tempa Tinggal : Keluarga/Sendiri/Kost/Asrama Alamat permanen/Tetap : …………………………………………………………………… Jalan : …………………………………………………………………… RT/RW : …………………………………………………………………… Kode Pos : …………………………………………………………………… Nomor Telepon/HP :

C. DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK Nama Lengkap Agama Jenjang Pendidikan Status Sipil Status Tempa Tinggal Alamat permanen/tetap Jalan RT/RW Kode Pos Nomor Telepon/HP

: …………………………………………………………………… : …………………………………………………………………… : Profesor/S 3/S 2. : Kawin/Janda/Duda : Keluarga/Sendiri/Kost/Asrama : …………………………………………………………………… : …………………………………………………………………… : …………………………………………………………………… : …………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………

Page 154: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-44-PUDI ( AMAN JAYA) Revisi : 01

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 20 Januari 2020 PEMBIMBINGAN AKADEMIK Halaman : 8 dari 8

J. Kartu Pembimbingan Akademik. KARTU PEMBIMBINGAN AKADEMIK

Nama : ……………………………………………………………………

NIM : ……………………………………………………………………

Program Studi : ……………………………………………………………………

Dosen Wali : ……………………………………………………………………

Hari / PARAF

NO SUBJEK REKOMENDASI DOSEN

TANGGAL

WALI

Catatan : ……………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………….

7. Diagram Alir

Mulai

Taruna/i

Taruna/i

Identifikasi

Masalah PA

Akademik?

PA

Tidak Bimbingan Konselling,

Rekomendasi PA Konsultasi dan Pembimbingan

PA/ Kajur/ Pudir I

Ya

Rekaman dan Laporan

Selesai

PA/ Kajur

Page 155: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 156: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-45-PUDII

( AMAN JAYA) Revisi : 02

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku: 10 Agustus 2020

Halaman: 2 dari 6

GUDANG PENERIMAAN, PENYIMPANAN DAN

PENGELUARAN BARANG

1. Tujuan

Prosedur ini sebagai pedoman Kepala Sarpras dan bagian gudang dalam melakukan aktivitas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang untuk mendukung pelaksanaan proses pendidikan dan latihan (Diklat) di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).

2. Ruang Lingkup Prosedur ini diberlakukan untuk penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang yang mendukung kegiatan administrasi dan belajar mengajar, baik barang yang pengadaanya menggunakan anggaran rutin maupun anggaran pembangunan serta pengadaan dari dana operasional lainnya. TKO Penerimaan dan Pemeriksaan Material Datang dipergunakan untuk proses penerimaan dan pemeriksaan material yang dibeli dari vendor

3. Referensi 3.1. ISO 9001 Klausul 7.4.3 tentang verifikasi barang yang dibeli 3.2. Pedoman Yayasan no: KEP/3/II/2014 tentang Petunjuk Administrasi Pengelolaan Material

di Lingkungan Yayasan Nala 4. Defenisi

6.1.1. Rencana Pengadaan Barang adalah formulir permintaan material/barang. 6.1.2. Surat Jalan adalah suatu pergerakan barang yang mencatat penerimaan barang dari

vendor , sebagai Berita Acara Serah Terima Material. 6.1.3. Purchase Order (PO) adalah format pemesanan material kepada vendor. 6.1.4. Vendor adalah sumber barang (agen, supplier, distributor, toko, dll) merupakan mitra usaha

terdaftar maupun tidak terdaftar di AMAN JAYA. 6.1.5. Fungsi Pengguna adalah fungsi yang bertindak sebagai pihak yang mengajukan

permintaan material persediaan. 6.1.6. Material adalah barang atau peralatan yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan belajar

mengajar. Contohnya: bahan baku, alat2 lab, alat pengajaran, peralatan mekanikal, elektrikal, furniture, dll

6.1.7. Material stock adalah material standard yang diadakan untuk disimpan, dirawat dan dicatat menurut aturan tertentu dalam gudang. Material stock terdiri dari: - Material MRO (Maintenance, Repair, Operation), yaitu material yang bersifat habis pakai

(consumables) yang dibutuhkan untuk perawatan dan reparasi peralatan seperti mesin, kendaraan, instalasi gedung dan lain-lain untuk operasi perusahaan diantaranya BBM.

- Material Program, yaitu material yang sifatnya habis pakai (consumables) yang diperlukan untuk proses pelatihan, atau program tertentu dari suatu unsur pelaksana.

6.1.8. Material Non Stock/Direct Charge adalah material yang diadakan untuk digunakan dan dibebankan langsung kepada pemakai tanpa dicatat didalam rekening persediaan dan tidak disimpan sebagai persediaan. Material Non Stock/Direct Charge AMAN JAYA antara lain: - Material IT supplies, Material ATK, Peralatan Safety. - Material sipil seperti: pasir, batubata, batu kali, kerikil, dsb.

5. Prosedur 5.1. Fungsi Pengguna membuat dokumen Permintaan Barang dalam form MP-35-PUDII-F-006 5.2. Bendahara material menyetujui permohonan barang yang ada di gudang dengan menanda

tangani form. 5.3. Bagian Penerimaan & Gudang menerima form permohonan barang kemudian memeriksa

ketersediaan material. Apabila material tersedia, maka Bagian Penerimaan & Gudang menandatangani form. Apabila material tidak tersedia atau tidak mencukupi, maka Bagian

Page 157: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-45-PUDII

( AMAN JAYA) Revisi : 02

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku: 10 Agustus 2020

Halaman: 3 dari 6

GUDANG PENERIMAAN, PENYIMPANAN DAN

PENGELUARAN BARANG

Pengadaan membuat PO (Purchase Order) pembelian material dengan persetujuan oleh Pudir II dan Direktur.

5.4. Bagian Penerimaan & Gudang menerima konfirmasi kedatangan barang dari bagian Pengadaan sesuai dengan PO yang diterima vendor.

5.5. Bagian Penerimaan & Gudang memberitahukan kepada Fungsi Pengguna, dan kepala security mengenai kedatangan material, informasi di berikan melalui email/WA/SMS

5.6. Kepala security memastikan aspek keamanan dan ketersediaan personil security pada saat proses penerimaan barang

5.7. Bagian Penerimaan & Gudang melakukan pemeriksaan jumlah dan kesesuaian material dengan PO (Purchase Order)

5.8. Bagian Penerimaan & Gudang mencatat dan menginput Barang yang diterima tersebut ke dalam Kartu Stock.

5.9. Fungsi Pengguna memeriksa kualitas barang serta kesesuaian antara fisik barang dengan spesifikasi yang sudah ditetapkan. Dalam hal ini Fungsi Pengguna dapat menunjuk pihak ketiga untuk melakukan pemeriksaan kualitas bilamana dipersyaratkan atau karena ketiadaan peralatan.

5.10. Dokumen hasil pemeriksaan berikut sertifikat material bilamana dipersyaratkan di dalam PO harus disimpan/diarsip oleh Bendahara Material.

5.11. Bagian Penerimaan & Gudang menandatangani Surat Jalan/ Delivery Order bila seluruh persyaratan penerimaan barang telah dipenuhi. Bila barang tidak sesuai, Bendahara Material mengembalikan barang ke vendor dengan menerbitkan Berita Acara Pengembalian Barang .

5.12. Bagian Penerimaan & Gudang memastikan barang yang diterima dicatat dalam Kartu Stock atau Material Non Stock (Direct Charge)

5.13. Bagian Pengadaan menyerahkan barang ke Fungsi Pengguna bila material tersebut adalah material non stock (Direct Charge), dengan menggunakan Berita Acara Serah Terima Barang Direct Charge.

6. Acuan 6.1. Pedoman Mutu Terbitan A Nomor Revisi 00 6.2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara. 6.3. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara

7. Formulir MP-35-PUDII-F-001 MP-35-PUDII-F-006 MP-35-PUDII-F-009 MP-35-PUDII-F-011

Form Stok Barang di Gudang Format Bon Permintaan Barang Format Berita Surat Jalan Form Laporan Bulanan

Page 158: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-45-PUDII

( AMAN JAYA) Revisi : 02

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku: 10 Agustus 2020

Halaman: 4 dari 6

GUDANG PENERIMAAN, PENYIMPANAN DAN

PENGELUARAN BARANG

8. DIAGRAM ALIR

DIAGRAM ALIR PROSEDUR PENERIMAAN

Bagian

Fungsi

Bagian

Penerima Ka

Deskripsi Penggun Pengadaa

an & Security

a

n

Gudang

1.Staf Penerimaan & Gudang 1

menerima konfirmasi

kedatangan barang dari

bagian pengadaan sesuai 2

4

dengan PO yang diterima

vendor.

2. Staf. Penerimaan & Gudang

memberitahukan kepada 3

Fungsi Pengguna, dan kepala security mengenai kedatangan material, informasi di berikan melalui WA/SMS/Email.

3. Kepala security memastikan aspek keamanan dan ketersediaan personil security pada saat proses penerimaan 5

barang

YA

4.Staf Penerimaan & gudang

melakukan pemeriksaan

jumlah dan kesesuaian 6 7

11

material dengan PO (Purchase

Order)

5.Staf Penerimaan & Inventory YA

mencatat dan menginput

Barang yang diterima tersebut 8

ke dalam stock card

6. Fungsi Pengguna memeriksa kualitasbarangserta kesesuaian antara fisik barang 9

dengan spesifikasi yang sudah

ditetapkan. Dalam hal ini

Fungsi Pengguna dapat

menunjuk pihak ketiga untuk 10

melakukan pemeriksaan

kualitas

bilamana

dipersyaratkan atau karena

ketiadaan peralatan. A

7.Hasil pemeriksaan yang

dilakukan baik oleh pihak

internal AMAN JAYA maupun

oleh pihak ketiga yang ditunjuk

Page 159: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-45-PUDII

( AMAN JAYA) Revisi : 02

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku: 10 Agustus 2020

Halaman: 5 dari 6

GUDANG PENERIMAAN, PENYIMPANAN DAN

PENGELUARAN BARANG

oleh Fungsi Pengguna harus dicatat dalam Berita Acara Pemeriksaan Barang Datang yang ditanda tangani oleh Fungsi Pengguna, Staf Penerimaan & gudang.

8. Dokumen hasil pemeriksaan berikut sertifikat material bilamana dipersyaratkan di dalamPOharus disimpan/diarsip oleh Administrasi Pergudangan.

9. Staf Penerimaan & gudang menandatangani Surat Jalan bila seluruh persyaratan penerimaan barang telah dipenuhi.

10. Bila Barang tidak sesuai, bagian Pengadaan mengembalikan barang ke vendor dengan menerbitkan Berita Acara Pengembalian Barang , Staf Penerimaan & gudang melakukan pemeriksaan pencatatan di stock card.

11. Material non stock dengan menggunakan Berita Acara Serah Terima Barang .

Page 160: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-45-PUDII

( AMAN JAYA) Revisi : 02

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku: 10 Agustus 2020

Halaman : 6 dari 6

GUDANG PENERIMAAN, PENYIMPANAN DAN

PENGELUARAN BARANG

DIAGRAM ALIR PROSEDUR PENGELUARAN

Deskripsi Fungsi Pengguna Staff Penerimaan Pengadaan

dan Gudang

1. Fungsi Pengguna membuat

dokumen Permintaan Barang 3a

dengan form MP-35-PUDII-F-006 1

2. Bagian Pengadaan dan Pengawas Fungsi Pengguna menyetujui dengan menandatangani .

3. a. Bagian Penerimaan & Gudang TIDAK

3d

menerima form MP-35-PUDII-F- 3b

006

b. Kemudian memeriksa keterse-

diaan material. YA

c. Apabila material tersedia, maka

3c

Bag. Penerimaan & Gudang

mengeluarkan barang

d. Apabila material tidak tersedia

atau tidak mencukupi, maka

bagian Pengadaan membuat

4

PO (Purchase Request)

pembelian material dengan

persetujuan oleh Pudir II dan

Direktur.

4. Bagian Penerimaan & Gudang

5

menyerahkan material kepada

Fungsi Pengguna

5. Bagian Penerimaan & Gudang mencatat pergerakan material di Kartu Stock Selesai

Page 161: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 162: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-46-PUDIII

Revisi : 01

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku : 20 Jan 2020

PROSEDUR MUTU

Halaman : 3 dari 3

KEGIATAN PRADA - PRALA

7. Diagram Alir

DIAGRAM ALIR PRADA - PRALA

Mulai

Perencanaan Kegiatan Prada - Prala

Prada - Prala

Persetujuan pimpinan pusat

Tindak lanjut

persetujuan Prada - Prala ; Direktur

Kegiatan

Prada - Prala TOR

Pelaksanaan Kegiatan Prada - Prala

Prada - Prala

Pelaksanaan penyaluran Prada - Prala

Pelaporan dan Evalusi Kegiatan Prada - Prala Prada - Prala ; Direktur dan rekaman mutu

Rekapitulasi laporan kegiatan, Daftar Rekaman Mutu, Daftar Distribusi Dokumen Terkendali, Formulir usulan perubahan dokumen

Selesai

Page 163: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 164: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-47-PUDI

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku: 20 Jan 2020

Halaman : 2 dari 4

PRAKTEK LABORATORIUM KPNK

1. Tujuan

Prosedur ini dibuat sebagai pedoman bagi Kepala Laboratorium KPNK , Dosen, Instruktur atau asisten instruktur dan Taruna dalam rangka melaksanakan pembelajaran praktik di Laboratorium Perkantoran dan Laboratorium Komputer KPNK.

2. Ruang Lingkup Ruang lingkup dari prosedur ini, mencakup petunjuk untuk : persiapan pembelajaran, proses pembelajaran dan pengajaran, akhir kegiatan proses pembelajaran dan pengajaran, serta tatatertib dalam melaksanakan praktikum.

3. Referensi - Persyaratan ISO 9001:2015, Klausul 8.5

4. Definisi 4.1 Kepala Laboratorium KPNK, yaitu seseorang yang diberi tugas untuk menangani,

menata, merawat dan mengendalikan pengunaan dari peralatan Lab Perkantoran & Lab Komputer untuk kegiatan pembelajaran dan pengajaran.

4.2 Dosen atau Instruktur, adalah seseorang yang memenuhi syarat sesuai ketentuan untuk melaksanakan tugas pengajaran atau menguji mata kuliah teori dan atau praktik sesuai dengan bidang keahlian atau kompetensinya.

4.3 Bahan atau material adalah semua alat instrumen yang digunakan untuk mendukung kegiatan pembelajaran dan pengajaran praktik KPNK dalam perusahaan.

4.4 Peralatan praktik adalah semua jenis peralatan berupa perangkat keras (hardware) dan lunak (softwere) yang dipergunakan untuk pembelajaran praktikum.

5. Uraian Prosedur Penggunaan Laboratorium KPN K 5.1 Persiapan

Untuk melaksanakan proses pembelajaran dan pengajaran praktik pada Laboratorium KPNK yang efektif maka harus dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: 5.1.1 Tahap Persiapan Pimpinan Akademi

a) Direktur menetapkan jadwal kegiatan praktik pada Laboratorium KPNK dalam satu semester, dari setiap kelas atau rombongan belajar berdasarkan kurikulum yang berlaku.

b) Direktur menunjuk Dosen/Instruktur yang bertugas dan bertanggung jawab untuk melaksanakan pembelajaran dan pengajaran praktik.

5.1.2 Persiapan Kepala Laboratorium KPNK a) Melakukan koordinasi dengan Dosen/Instruktur untuk menyiapkan

bahan/material praktik yang diperlukan. b) Mempersiapkan peralatan untuk digunakan kegiatan pembelajaran praktik

kepada dosen/Instruktur dalam keadaan yang siap digunakan. 5.1.3 Persiapan Untuk Dosen/Instruktur

a) Dosen atau Instruktur wajib mempersiapkan dokumen administrasi untuk proses pembelajaran dan pengajaran praktik ini, yaitu Satuan Acara Perkuliahan (SAP) Praktik, Daftar hadir Taruna, lembar kerja/petunjuk, lembar penilaian, atau pengamatan yang diperlukan.

b) Mengatur jumlah kelompok atau rombongan belajar praktik, sesuai dengan kapasitas yang tersedia.

c) Memeriksa dan menerima kecukupan bahan/material dan peralatan praktik yang akan digunakan.

5.2 Proses Pembelajaran dan Pengajaran 5.2.1 Tugas dan tanggung jawab Dosen/Instruktur

a) Dosen menjelaskan kepada Taruna tujuan pembelajaran, prosedur melaksanakan praktik, petunjuk pengoperasian peralatan yang akan digunakan dengan menjaga kondisi alat tetap baik dan aspek keselamatan lainnya.

Page 165: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-47-PUDI

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku: 20 Jan 2020

Halaman : 3 dari 4

PRAKTEK LABORATORIUM KPNK

b) Dosen atau Instruktur, menjelaskan kegunaan dan manfaat dari peralatan.

Menjelaskan penggunaan atau operasi dari alat-alat pendukung atau peraga dari alat-alat bantu Lab Perkantoran KPNK dan Lab Komputer.

c) Dosen atau Instruktur memberikan petunjuk dan bimbingan kepada Taruna untuk melakukan praktik dari penggunaan/mengoperasikan peralatan lab sesuai dengan pokok bahasan/materi pembelajaran dan pengajaran.

d) Setelah langkah-langkah a s/d c dilaksanakan oleh Dosen, maka selanjutnya Taruna secara individu atau kelompok, ditugaskan untuk melaksanakan praktik sesuai dengan tujuan pembelajaran yang ditetapkan, dengan pengawasan dan bimbingan penuh dosen yang bersangkutan.

5.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab Taruna a) Mendengarkan, memahami dan melaksanakan kerja/praktik menurut petunjuk

yang diberikan oleh Dosen/Instruktur b) Menjaga ketenangan dalam melakukan pembelajaran praktik, serta memelihara

bahan/material dan peralatan yang digunakan dari kerusakan. c) Menjaga keselamatan dan keamanan dari pengaruh bahan/material yang

membahayakan diri sendiri dan orang lain. d) Tidak melakukan kegiatan atau perbuatan yang tidak dimengerti (coba-coba)

tanpa seijin/sepengetahuan Dosen/Instruktur e) Menjaga kebersihan, kerapian lingkungan, serta menjaga sopan santun selama

melaksanakan kegiatan pembelajaran praktik. 5.3 Proses Akhir Pembelajaran

Pada akhir kegiatan maka Dosen harus: a) Memeriksa kembali pemakaian bahan/material, penggunaan peralatan, dan keadaan

peralatan sesuai dengan kondisi saat persiapan. b) Memeriksa kembali jumlah Taruna yang mengikuti kegiatan praktik ini, c) Menyerahkan kembali dan membuat laporan tentang penggunaan bahan/material dan

penggunaan peralatan kepada Ketua Laboratorium KPNK . 5.4 Tata tertib Penggunaan Laboratorium KPNK

a) Kegiatan pembelajaran dan pengajaran praktik hanya dilakukan untuk Taruna dalam rombongan belajar/kelas sesuai dengan jadwal yang disediakan kecuali dalam keadaan yang diatur tersendiri.

b) Kegiatan pembelajaran hanya diikuti oleh Taruna yang tercantum dalam rombongan belajar/kelas yang ditetapkan

c) Kegiatan pengajaran hanya boleh dilakukan oleh Dosen/Instruktur yang ditunjuk berdasarkan surat tugas Direktur dan sesuai dengan persyaratan kompetensinya

d) Taruna wajib menggunakan pakaian yang memenuhi standar keselamatan yang diperlukan dalam melaksanakan pembelajaran praktik ini.

e) Taruna dilarang melakukan kegiatan apapun, yang tidak terkait dengan kegiatan pembelajaran dan pengajaran praktik ini untuk menjaga keamanan dan keselamatan

f) Taruna dilarang membawa barang-barang yang berbahaya kedalam ruang pembelajaran praktik

g) Taruna dilarang mengambil atau membawa pergi, bahan atau peralatan praktik milik Akademi

h) Taruna dilarang melakukan tindakan-tindakan yang dapat merusak barang/bahan dan peralatan yang ada di laboratorium Perkantoran dan Laboratorium Komputer KPNK .

6. Acuan 6.1 Keputusan Presiden no 60 tahun 1986 6.2 Peraturan Negeri Aparatur Negara Reformasi dan Birokrasi no 36 tahun 2012 tentang

Standar Pelayanan Minimal 6.3 Undang-undang Sisdiknas nomor 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional

Undang-undang nomor 12 tahun 2012 tentang pendidikan tinggi

Page 166: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor: MP-47-PUDI

Revisi : 02

( AMAN JAYA)

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku: 20 Jan 2020

Halaman : 4 dari 4

PRAKTEK LABORATORIUM KPNK

6.4 Undang-undang nomor 17 tahun 2018 tentang pelayaran 6.5 Peraturan Presiden nomor 08 tahun 2012 tentang kerangka kualifikasi nasional

Indonesia (KKNI) 6.6 Permenristek Dikti nomor 44 tahun 2015 tentang standar nasional pendidikan 6.7 Peraturan Internasional oleh badan dunia yaitu International Maritime Organization

tentang standard of training and certification watchkeeping for seafarer’s (STCW 1978 amandemen 2010)

6.8 Permenristek Dikti no 62 tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

6.9 Peraturan Menteri nomor PM 140 tahun 2016 sebagai pengganti peraturan menteri nomor : PM 70 tahun 2016 tentang pendidikan dan pelatihan sertifikasi serta dinas jaga laut

6.10 Peraturan kepala badan pengembangan sumber daya manusia perhubungan nomor : PK07/BPSDM-2016

6.11 Rencana strategis Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya 2017 – 2022 6.12. Statuta Akademi Maritim nasional Jakarta Raya 2017.

7. Formulir - MP-23-PUDI-F-001 Check List Perawatan Laboratorium - MP-23-PUDI-F-002 Jadwal Penggunaan Laboratorium - MP-23-PUDI-F-003 Absensi Mahasiswa

8. Diagram Alir N/A

Page 167: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 168: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-48-QMR

( AMAN JAYA) Revisi : 00

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 29 Nov 2019

PENANGANAN COMPLAIN , FEED BACK & Halaman : 2 dari 4

COORECTIVE ACTION

1. Tujuan

1.1 Prosedur Operasi Standar (SOP) ini menjelaskan bagaimana keluhan yang diterima harus

ditangani. 2. Ruang Lingkup

2.1 SOP ini berlaku untuk pengaduan/complain yang diterima terhadap produk dan layanan

Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya.

3. Penanggung Jawab

3.1 Semua personel yang menerima pengaduan harus mencatat pengaduan pada Formulir Catatan

Pengaduan (FORM-MP-48-QMR-F-001). 3.2 Badan Penjaminan Mutu/QMR bertanggung jawab untuk mengeluarkan nomor kasus untuk

setiap keluhan, memelihara Daftar Catatan Pengaduan (FORM-MP-48-QMR-F-002) dan file

yang ditujukan untuk keluhan/ pengaduan. 3.3 Badan Penjaminan Mutu/QMR dengan bantuan departemen lain harus melakukan penyelidikan

yang diperlukan. Badan Penjaminan Mutu/QMR bertanggung jawab untuk meninjau dan

memastikan bahwa keluhan ditangani dengan tepat, diselidiki dan tindakan yang tepat diambil

sehubungan dengan complain untuk mencegah kekambuhan.

4. Prosedur

4.1 Pengaduan dapat diterima dari sumber internal atau eksternal dan sebagai umpan balik lisan

atau umpan balik tertulis. Umpan balik verbal dapat diterima secara langsung atau melalui

percakapan telepon. Keluhan tertulis dapat diterima dalam bentuk surat, Kotak saran, faks,

email, WA, dll. Namun demikian, semua keluhan harus direkam menggunakan Formulir

Catatan Pengaduan (FORM-MP-48-QMR-F-001). 4.2 Pengaduan dapat diajukan terhadap layanan (mis. Pelayanan akademik/ Tenaga kependidikan)

atau sarana prasarana, dan semua keluhan harus ditangani dengan tepat. Semua keluhan

terkait harus dilaporkan ke BPM/QMR segera. Kadang-kadang pelanggan juga dapat meminta

untuk mengembalikan biaya yang telah dibayarkan, dalam hal ini penilaian harus dibuat untuk

menentukan apakah itu disebabkan (atau berpotensi menyebabkan) masalah besar, kasus

tersebut harus ditangani sebagai keluhan setelah evaluasi yang tepat. 4.3 Badan Penjaminan Mutu/QMR setelah pemberitahuan keluhan, akan mendokumentasikan

keluhan pada Formulir Catatan Pengaduan (FORM-MP-48-F-002) dengan informasi: nomor

kasus keluhan, pelanggan (nama, alamat dan nomor telepon), nomor batch, jumlah yang

terlibat , sifat / alasan pengaduan. Jika ada data yang tidak mencukupi, informasi tambahan

dari sumber yang berasal harus diminta.

Page 169: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-48-QMR

( AMAN JAYA) Revisi : 00

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 29 Nov 2019

PENANGANAN COMPLAIN , FEED BACK & Halaman : 3 dari 4

COORECTIVE ACTION

4.4 Badan Penjaminan Mutu/QMR (dengan bantuan departemen lain) harus segera memulai

investigasi pengaduan. 4.5 Jika penyelidikan mengungkapkan masalah kualitas pelayanan yang serius dan / atau

berpotensi menjadi penyebab reaksi yang merugikan, tindakan perbaikan harus segera

dilakukan dengan melibatkan semua otoritas AMAN JAYA termasuk penyebab adanya

pengaduan. 4.6 Jika penyelidikan mengungkapkan hal kecil yang tidak akan mempengaruhi kualitas pelayanan

keseluruhan, tindakan korektif juga harus diusulkan untuk mencegah terulangnya. 4.7 Investigasi harus diselesaikan dalam waktu 3 hari sejak tanggal penerimaan pengaduan.

4.8 Hasil investigasi, setiap keputusan atau tindakan yang diambil sebagai akibat dari pengaduan

dan tindakan korektif untuk mencegah terulangnya harus dicatat dalam Formulir Catatan

Pengaduan (FORM-MP-48-QMR-F-002) dan dirujuk ke catatan no log book yang sesuai. 4.9 Suatu daftar pengaduan (FORM-MP-48-QMR-F-001) harus dipertahankan, harus mencakup

nomor kasus pengaduan, tanggal, deskripsi singkat pengaduan, tanggal penyelesaian yang

diusulkan dan tanggal penyelesaian aktual, dan komentar. 4.10 Semua keluhan harus ditinjau sebagai bagian dari Rapat Tinjauan Manajemen tahunan untuk

menentukan apakah ada masalah khusus atau berulang yang mungkin memerlukan perhatian

dan mungkin membenarkan peninjauan kebijakan yang dijalankan. Untuk masalah berulang,

tren harus ditetapkan untuk mengidentifikasi kemungkinan cacat sistemik. 5. Referensi

5.1 Formulir Catatan Pengaduan (FORM-MP-48-QMR-F-001)

5.2 Daftar Keluhan/Pengaduan/Complain (FORM-MP-48-QMR-F-002)

5.3 SOP tentang Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan (SOP-MP-15-QMR)

Page 170: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-48-QMR

( AMAN JAYA) Revisi : 00

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 29 Nov 2019

PENANGANAN COMPLAIN , FEED BACK & Halaman : 4 dari 4

COORECTIVE ACTION

FLOW CHART PROSEDUR PENANGANAN COMPLAIN

RESOLUSI FRONTLINE

Tahap 1 Resolusi Garis Depan

Selalu berusaha untuk menyelesaikan pengaduan

dengan cepat dan untuk kepuasan pengadu

Berikan keputusan tentang keluhan dalam waktu lima hari kerja kecuali jika ada keadaan

luar biasa

Apakah pengadu

puas dengan keputusan?

YES

Komplain ditutup dan hasilnya dicatat

Komplain dapat dibuat secara langsung, kotak

saran, WA, melalui telepon, melalui email atau STAGE 2

secara tertulis. Pertimbangan pertama Anda COMPLAIN /

adalah apakah keluhan harus ditangani pada INVESTIGASI

Tahap 1 (resolusi Garis Depan) atau Tahap 2

(Keluhan / Investigasi)

Komplain / Investigasi Tahap 2

1. Selidiki di mana pengadu masih tidak puas

setelah komunikasi keputusan pada Tahap 1.

2. Selidiki di mana jelas bahwa pengaduan tersebut sangat kompleks atau akan membutuhkan penyelidikan terperinci.

Kirim pemberitahuan setelah 3 hari kerja.

Berikan keputusan sesegera mungkin tetapi dalam waktu 20 hari kerja, kecuali ada alasan

yang jelas untuk memperpanjang skala waktu

ini.Sertakan informasi. NO

Komunikasikan

keputusan secara tertulis.

Beritahu pengadu tentang SPSO dan

batas waktu

Komplain ditutup dan hasilnya dicatat

Page 171: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 172: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

Nomor: MP-49-PUDIII AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA

Revisi: 00 ( AMAN JAYA)

Tgl berlaku:01 Juli 2019

PROSEDUR MUTU

Halaman: 2dari 5

PROSEDUR PEDANG PORA

1. PENDAHULUAN

Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) dibawah pengelolaan Yayasan

NALA TNI–AL memiliki 3 program studi yaitu Nautika, Teknika dan D3 Ketatalaksanaan

Pelayaran Niaga dan Kepelabuhan (KPNK) telah menghasilkan lulusan ribuan Taruna/i baik

yang bekerja dilaut maupun di darat yang tersebar diseluruh pelosok nusantara dan penjuru

dunia.

Manusia adalah mahluk sosial dimana pada suatu saat para Taruna lulusan dari

AMANJAYA akan melangsungkan Perkawinan untuk membangun keluarga, Bagi Taruna

suatu kebanggaan dan kehormatan jika pada saat resepsi perkawinan tersebut diiringi

dengan tradisi Pedang Pora.

AMANJAYA mempunyai pasukan khusus Pedang Pora yang dilaksanakan oleh para

Taruna/I aktip yang dididik oleh para seniornya.

Pedang Pora sendiri berasal dari kata Pedang Pura atau Gapura Pedang yang

maksudnya adalah tradisi pernikahan bagi taruna. Prosesi itu dilaksanakan dalam rangka

melepas masa lajang taruna yang diiringi dengan rangkaian pedang berbentuk gapura.

Dengan kata lain itu merupakan sebuah penghormatan bagi taruna yang akan memulai hidup

baru dalam bahtera rumah tangga.

Pada dasarnya Pedang Pora adalah sebuah tradisi wajib yang sudah dilakukan turun-

menurun dalam dunia Militer/Taruna. Di balik upacara wajib itu sendiri ternyata terselip

sebuah tujuan, yakni untuk memperkenalkan dunia ketarunaan kepada mempelai pria/wanita

serta untuk ajang promosi bagi AMANJAYA.

Selain itu, simbol Pedang Pora sendiri pun melambangkan solidaritas, persaudaraan,

permohonan perlindungan pada Tuhan untuk para Taruna. Sedangkan Pedang Pora yang

membentuk gapura ketika dilewati oleh kedua mempelai mengartikan kalau telah

dimasukinya pintu gerbang kehidupan rumah tangga yang baru.

2. DEFINISI

2.1 Pedang Pora berasal yang berasal dari kata Pedang Pura atau Gapura Pedang adalah tradisi pernikahan bagi perwira militer/taruna yang dilaksanakan dalam rangka melepas

masa lajang dengan diiringi rangkaian pedang berbentuk gapura yang dibentuk oleh

hunusan pedang dari rekan-rekan perwira atau adik angkatan dari sang mempelai pria.

2.2 Mempelai adalah alumni dari Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya.

2.3 Pembiayaan Pedang Pora ditanggung sepenuhnya oleh Mempelai/Taruna.

Page 173: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

Nomor: MP-49-PUDIII AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA

Revisi: 00 ( AMAN JAYA)

Tgl berlaku:01 Juli 2019

PROSEDUR MUTU

Halaman: 3dari 5

PROSEDUR PEDANG PORA 3. TUJUAN

3.1 Prosedur ini dibuat untuk mengatur pelaksanaan proses kegiatan Pedang Pora.

3.2 Untuk memperkenalkan dunia ketarunaan kepada mempelai pria/wanita.

3.3 Sebagai ajang promosi bagi AMANJAYA agar lebih dikenal luas dimasyarakat.

3.4 Mempererat ikatan rasa kebersamaan dan menghormati seniornya antara junior dangan para

alumni.

4. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi : perencanaan , pelaksanaan , evaluasi dan laporan kegiatan Pedang

Pora.

5. PIHAK YANG TERLIBAT

5.1 Direktur

5.2 Pembantu Direktur III (Pudir-III)

5.3 Pasuhtar

5.4 KABAU

5.5 Pihak yang ditunjuk/terkait

5.6 Taruna/I Pedang Pora 6. URAIAN PROSEDUR

NO Uraian Penanggung Dokumen

Jawab terkait

6.1 Perencanaan Pedang Pora

6.1.1 Seterimanya surat permohonan Pedang Pora, Pudir-III

melakukan koordinasi

6.1.2 Merencanakan pelatihan, gladi kotor dan gladi Pasuhtar

bersih.

6.1.3 Mengikuti pelatihan, gladi kotor dan gladi Taruna/i

bersih

6.2 Pelaksanaan Pedang Pora

6.2.1 Meminta persetujuan Direktur untuk Pedang Direktur

Pora.

Page 174: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

Nomor: MP-49-PUDIII

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA

Revisi: 00

( AMAN JAYA)

Tgl berlaku:01 Juli 2019

PROSEDUR MUTU

Halaman: 4dari 5

PROSEDUR PEDANG PORA

6.2.2. Mempersiapkan surat Tugas untuk Irup dan KABAU Surat Tugas

Peserta Pedang Pora baik didalam kota

maupun diluar kota

6.3. Evaluasi Pedang Pora

6.3.1 Evaluasi pelaksanaan Pedang Pora Pasuhtar

6.3.2 Periksa evaluasi Pedang Pora Pudir-III

6.3.3 Persetujuan evaluasi Pedang Pora Direktur

7. PROSEDUR PERMOHONAN

7.1 PEMOHON (ALUMNI AMANJAYA)

7.1.1 Mengirimkan surat permohonan permintaan pasukan Pedang Pora kepada Direktur.

7.1.2 Permohonan diajukan paling lambat 1 (satu) bulan sebelum pelaksanaan.

7.1.3 Membuat surat pernyataan kesanggupan untuk membiayai semua kegiatan Pedang

Pora (Transportasi dan Akomodasi) untuk Team dan Irup.

7.1.4 Konfirmasi kepastian paling lambat 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan.

7.1.5 Menyiapkan kendaraan (bus) atau tiket kereta/pesawat dan penginapan jika diluar kota.

7.1.6 Memberikan dana kontribusi untuk pemeliharaan dan perawatan material Pedang Pora

kepada Amanjaya melalui Pudir-III/Staff.

7.2AMANJAYA

7.2.1 Mengkoodinasikan, menyiapkan, latihan dan melaksanakan Pedang Pora.

7.2.2 Mengeluarkan surat tugas untuk team Pedang Pora dan Irup.

7.2.3 Direktur menyetujui dengan membuat surat tugas untuk Inspektur Upacara (IRUP).

Page 175: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

Nomor: MP-49-PUDIII AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA

Revisi: 00 ( AMAN JAYA)

Tgl berlaku:01 Juli 2019

PROSEDUR MUTU

Halaman: 5dari 5

PROSEDUR PEDANG PORA 8 DIAGRAM ALIR PERMOHONAN PEDANG PORA

Mulai

Permohonan dan Pernyataan Tertulis Dari Calon pemakai

Diterima oleh Direktur

Diterima oleh

Pudir-III

Pudir-III melakukan koordinasi

Permohonandisetujui olehDirektur

-Surat Permohonan -Surat Pernyataan DisposisidariDire ktur -Hasil Koordinasi dengan Pasuhtar dilaporkan ke Direktur.

Calon Mempelai/Alumni Amanjaya Direktur

Pudir-III

Pudir-III; Pasuhtar

Direktur

Penerbitan Surat Surat TugasIrup

Surat TugasPedangPora

Tugas

KABAU, Direktur

Pelaksanaan PedangPora

Evaluasi PedangPora

Team Pedang Pora

Pasuhtar,Pudir-III, Direktur

Selesai

Page 176: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 177: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

1. Tujuan 1.1 Prosedur Operasi Standar (SOP) ini menjelaskan proses urutan taruna masuk area kampus di

Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya dan berisi prosedur tahapan kedatangan & masuk

kampus, diperiksa, beraktifitas selama proses belajar, baik di kelas maupun di ruang praktek,

meninggalkan kampus dan tindak lanjut dirumah jika diperlukan pada masa normal baru dan

keluhan yang diterima harus ditangani.

2. Ruang Lingkup 2.1 SOP ini berlaku untuk pelayanan terhadap taruna/I selama masa pandemik covid 19 dan new

normal yang diterapkan terhadap produk dan layanan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya.

3. Penanggung Jawab 3.1 Petugas jaga harus mencatat keluhan demam, batuk, pilek, nyeri tenggorokan atau sesak

nafas ataupun suhu diatas 38o

3.2 Pudir II melalui bagian K3 bertanggung jawab untuk membantu taruna/I yang mengalami

masalah kesehatan pada saat kedatangan.

pada logbook Absen Taruna/I Masuk.

3.3 Pudir II melalui bagian K3 melakukan koordinasi dengan departemen lain untuk melakukan

penanganan.

4. Prosedur 4.1 Alat dan Bahan: 1. Formulir Catatan Taruna/i Suspek Pneumonia Covid-19 (FORM-MP-50-PDII-F-001) 2. Tempat cuci tangan 3. Sabun cuci tangan 4. Termometer

Petugas yang melaksanakan: 1. Petugas Jaga/piket harian

Langkah-langkah: 1. Petugas jaga memastikan taruna/i menggunakan masker sebelum memasuki lingkungan

kampus Aman Jaya 2. Petugas jaga mengarahkan taruna/i untuk cuci tangan ke tempat yang sudah disediakan 3. Petugas jaga mengukur suhu tubuh pasien 4. Petugas jaga menanyakan keluhan pasien apakah saat ini terdapat keluhan demam, batuk,

pilek, nyeri tenggorokan atau sesak nafas. 5. Apabila suhu tubuh pasien >38o

6. Petugas jaga mengarahkan taruna/i untuk tetap menjaga jarak minimal 1 meter selama berada di area kampus Aman Jaya

C atau terdapat keluhan batuk, pilek, nyeri tenggorokan atau sesak nafas, maka Alur Diagnosis Taruna/i Suspek Pneumonia Covid-19, dimasukkan diruang tersendiri untuk dilakukan penanganan dengan dibawa ke rumah sakit, dan dicatat identitas lengkap pada FORM-MP-50-PDII-F01, Formulir Catatan Taruna/i Suspek Pneumonia Covid-19.

7. Dosen Pengajar mengarahkan taruna/i untuk tetap menjaga jarak selama proses belajar mengajar dalam kelas dengan diisi 50% dari kapasitas ruangan.

Page 178: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

8. Dosen Pengajar mengarahkan taruna/i untuk tetap menjaga jarak selama proses pelajaran praktek di laboratorium, bengkel dan ruang simulator, dengan diisi 50% dari kapasitas ruangan

9. Taruna/I dianjurkan membawa peralatan sholat sendiri, sajadah keci, mukena. 5. Referensi 5.1 Formulir Catatan Taruna/i Suspek Pneumonia Covid-19 (FORM-MP-50-PDII-F01)

FLOW CHART PROSEDUR AUDIT MINGGUAN

Compliance rate (CR) = ∑ Ya x 100 % = %

∑ Ya+Tidak

Mengetahui, QMR Auditor

NO LANGKAH KEGIATAN YA TDK TDK BER

LAKU 1 Apakah petugas jaga memastikan taruna/i menggunakan masker

sebelum memasuki lingkungan kampus Aman Jaya?

2 Apakah petugas jaga mengarahkan taruna/i untuk cuci tangan ke tempat yang sudah disediakan?

3 Apakah petugas jaga mengukur suhu tubuh pasien?

4 Apakah petugas jaga menanyakan keluhan pasien apakah saat ini terdapat keluhan demam, batuk, pilek, nyeri tenggorokan atau sesak nafas?

5 Apakah petugas jaga mencatat dan melaporkan apabila ditemukan suhu tubuh taruna/i >38o

C atau terdapat keluhan batuk, pilek, nyeri tenggorokan atau sesak nafas untuk mengikuti Alur Diagnosis Taruna/i Suspek Pneumonia Covid-19?

Page 179: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop
Page 180: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-51-PDI ( AMAN JAYA) Revisi : 00

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 12 Agt 2020

PROSEDUR PEMBELAJARAN JARAK JAUH Halaman : 2 dari 3 1. Tujuan

1.1 Menjamin/memastikan bahwa proses pelaksanaan pelayanan belajar mengajar di Akademi

Maritim Nasional Jakarta Raya berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, dan

mengikuti prinsip transparasi dan akuntabilitas, juga tertib dan sistematis sesuai dengan

proses dan tujuan pembelajaran.

1.2 Memudahkan akses materi kuliah oleh mahasiswa ataupun dosen. 1.3 Mahasiswa dapat mempelajari materi setiap waktu. 1.4 Meningkatkan aksesibilitas materi kuliah bagi masyarakat umum.

2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku dan mengatur aktivitas persapan pelaksanaan dan akhir pelaksanaan dari

kegiatan belajar mengajar (PJJ) di lingkup Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya.

3. Standar Mutu Terkait

3.1 Panduan Pembelajaran On Line edisi pertama (revisi 00) Google Classroom oleh Sugiyo.,

S.Sos., 2020 3.2. Panduan Sistim Akdemik (SIAKAD AMAN JAYA rev.01) 2019

.

4. Prosedur

4.1 Siapkan file sajian presentasi mata kuliah yang sudah sesuai templat, ataupun bentuk materi

kuliah lainnya. (Word, Excel, Power point, Video, Link) 4.2 Buka aplikasi Google Classroom jika menggunakan perangkat mobile (ponsel pintar ataupun

komputer tablet). Login ke http://google classroom.com

jika menggunakan komputer biasa.

4.3 Buat kelas sesuai Mata Kuliah dan share kode kelas ke Taruna/i. 4.4 Buka Kelas dan unggah MATERI KULIAH yang telah ditambahkan ke my drive(drive saya).

4.5 Atau cari di folder dokumen kemudian unggah ke Classroom, absen kehadiran Taruna/i .

4.6 Kuliah dan diskusi dua arah dilakukan sesuai jadwal dan waktu yang sudah ditetapkan BAAK.

4.7 Isi nomor pertemuan yang didasarkan pada urutan pertemuan dan Berita Acara sesuai dengan

Rencana Pembelajaran Semester (RPS) mata kuliah tersebut yang sedang berjalan. 4.8 Isi daftar absen dosen di kelas monitoring kaprodi.

4.9 Isi daftar hadir, tugas, nilai UTS, nilai UAS, sebagai syarat kelulusan dalam menghasilkan nilai

ahir Mata Kuliah dan publikasi ke Taruna/i oleh Kaprodi.

Page 181: AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA …5.4.1.4. Uraian Tugas /Job Desk 1. Penulisan Job Desk ditulis pada kertas folio A4 atau pada ukuran lain sesuai efektifitasnya, dengan kop

AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA Nomor : MP-51-PDI ( AMAN JAYA) Revisi : 00

PROSEDUR MUTU Tgl berlaku : 12 Agt 2020

PROSEDUR PEMBELAJARAN JARAK JAUH Halaman : 3 dari 3

Mulai

Tim Membuat konsep jadwal pembelajaran

Kurikulum

Kalender akademik dan jadwal kuliah

BAAK Mengumumkan jadwal kuliah

PUDIR I

Menyiapkan standar kuliah PJJ

Dosen & Truna/i Hadir pada waktu dan jadwal mata kuliah

yang sudah ditentukan

Dosen

Memberikan pembelajaran sesuai dengan

metode yang telah ditentuka ditentukan

Dosen dan taruna/i Mengisi Presensi kehadiran

Dosen

Memasukkan data kehadiran, nilai, tugas,

berta acara ke SIAkAD AMAN JAYA

Selesai