ADMINISTRASI DAN AKUNTANSI ASRAMA PESANTREN Oleh: Mukhamad Fathoni, M.Pd.I.

Disampaikan pada Pembinaan dan Orientasi Pengurus Kelurahan Asrama Sunan Kalijaga Program Takhasus

Pondok Pesantren Nurul Huda Sukaraja OKU TIMUR, 9 Nopember 2014

Administrasi

Administrasi organisasi merupakan proses pencatatan atau inventarisasi fasilitas dan

aktivitas organisasi. Dengan administrasi yang tepat, semua fasilitas dan aktivitas organisasi

dapat terorganisir dengan sistematis. Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai aktivitas

yang berhubungan dengan ketatausahaan (tulis-menulis) yaitu pengelolaan data dan informasi

tertulis yang dilakukan secara teratur, sistematis, dan terus-menerus mengikuti kegiatan

organisasi untuk mencapai keberhasilan organisasi. Dalam pengertian yang lebih luas,

administrasi merupakan proses penyelenggaraan dan pengendalian suatu organisasi secara

keseluruhan yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan.

Dalam administrasi setidaknya terdapat unsur-unsur: manusia, tujuan, tempat/wadah,

pekerjaan/tugas, kerja sama, teknologi/mesin, struktur koordinasi, dan lingkungan pendukung.

Unsur-unsur tersebut secara bersistem diperlukan untuk melakukan aktivitas administrasi

meliputi: menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan.

Aktivitas-aktivitas tersebut dilaksanakan di seluruh kegiatan organisasi seperti personalia,

keuangan, sarana prasana, dan lain-lain.

Beberapa kelengkapan administrasi dalam organisasi antara lain:

1. Buku induk anggota, untuk mencatat biodata anggota organisasi.

Nomor Nama

Jenis

Kelamin

Tempat/Tanggal

Lahir Alamat Contact

Pas

Photo Urut Anggota

2. Buku induk pengurus

Nomor Nama

Tempat/Tanggal

Lahir Jabatan Alamat

Pas

Photo Urut Anggota

3. Buku inventaris barang

Nomor Nama

Barang Spesifikasi Asal Barang

Tanggal

Beli

Harga

Beli Ket

Urut Inventaris

4. Buku agenda kegiatan

Bidang Nama/Jenis

Kegiatan Waktu Tempat Peserta Biaya

Catatan

Kegiatan

5. Buku tamu

6. Buku kejadian khusus

7. Program kerja

8. Jadwal kegiatan

9. Rencana anggaran

10. Surat-menyurat dan kearsipan

11. Buku kas harian/bulanan

12. Laporan keuangan

13. Dan lain-lain

Akuntansi

Dalam sebuah organisasi, pembukuan sangat penting, karena dengan melihat laporan

keuangan organisasi dapat menentukan langkah-langkah ke depan untuk organisasi tersebut.

1. Kas Harian/Bulanan

Digunakan untuk mencatat setiap bentuk penerimaan dan pengeluaran dana organisasi

pada setiap hari atau bulan.

No Tanggal Uraian Transaksi Debet Kredit Ket

Saldo

Jumlah

2. Buku Pembantu Kas

Digunakan untuk mencatat detail dari transaksi pada Buku Kas Harian/Bulanan, seperti

Buku Pembantu Hutang, Buku Pembantu Piutang, Buku Pembantu Pembelian, Buku

Pembantu Pajak, Buku Bank dan lain-lain.

3. Laporan keuangan

Untuk mengetahui keadaan keuangan organisasi pada akhir tahun, minimal dengan

menghitung selisih antara penerimaan dan pengeluaran.

Penerimaan:

1. Rp

2. Rp +

Jumlah Penerimaan Rp

Pengeluaran:

1. Rp

2. Rp

3. RP

4. Rp +

Jumlah Pengeluaran Rp -

Saldo/Laba Rp

4. Dokumen-dokumen transaksi

Beberapa dokumen pendukung transaksi keuangan sangat penting untuk disimpan.

Dokumen-dokumen tersebut antara lain:

a. Faktur, yaitu bukti transaksi pembelian atau penjualan secara kredit.

b. Kuitansi, yaitu bukti transaksi penerimaan uang karena ada pembayaran.

c. Cek, surat perintah kepada bank untuk membayar sejumlah uang yang tertera dalam cek

kepada orang yang namanya tertera di cek tersebut.

d. Nota kontan, yaitu bukti transaksi terjadi pembelian/penjualan tunai.

e. Dokumen perbankan.

f. Dokumen lain-lain.

---===Semoga Bermanfaat===---