ADMINISTRASI UMUM (PERHOTELAN DAN JASA

PARIWISATA)

(C2) KELAS X

Rina Kuntari

PT KUANTUM BUKU SEJAHTERA

ADMINISTRASI UMUM (PERHOTELAN DAN JASA PARIWISATA)SMK/MAK Kelas X© 2019Hak cipta yang dilindungi Undang-Undang ada pada Penulis.Hak penerbitan ada pada PT Kuantum Buku Sejahtera.

Penulis : Rina KuntariEditor : Faiza Kartika SariDesainer Kover : Achmad FaisalDesainer Isi : Achmad FaisalTahun terbit : 2019ISBN : 978-602-53560-6-3

Diterbitkan oleh PT Kuantum Buku SejahteraAnggota IKAPI No. 212/JTI/2019Jalan Pondok Blimbing Indah Selatan X N6 No. 5 Malang - Jawa TimurTelp. (0341) 438 2294, Hotline 0822 9951 2221; Situs web: www.quantumbook.id

Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apapun, baik secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam atau dengan sistem penyimpanan lainnya, tanpa izin tertulis dari PT Kuantum Buku Sejahtera.

iii

Daftar Isi

Daftar Gambar ................................................................................................................... vPrakata ..................................................................................................................... ixBab 1 Dokumen Kantor ............................................................................................... 1 A. Pemahaman Dokumen .................................................................................................... 2 B. Jenis Dokumen .................................................................................................................... 3 C. Manfaat dan Fungsi Dokumen ...................................................................................... 6 D. Ruang Lingkup Dokumen ............................................................................................... 7 E. Jenis Dokumen Hotel ........................................................................................................ 7 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 13 Bab 2 Dasar Surat-menyurat ....................................................................................... 17 A. Pemahaman Surat .............................................................................................................. 19 B. Fungsi Surat .......................................................................................................................... 19 C. Jenis-Jenis Surat .................................................................................................................. 20 D. Bentuk Surat ......................................................................................................................... 45 E. Sistem Penanganan Surat ............................................................................................... 53 F. Perlengkapan Penanganan Surat ................................................................................. 57 G. Lipatan Surat ........................................................................................................................ 65 H. Surat-Menyurat di Hotel .................................................................................................. 69 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 75

Bab 3 Sistem Kearsipan ............................................................................................... 81 A. Pemahaman Arsip .............................................................................................................. 82 B. Tujuan Sistem Pengarsipan ............................................................................................ 83 C. Ciri-Ciri Sistem Kearsipan ................................................................................................ 84 D. Jenis-Jenis Arsip .................................................................................................................. 84 E. Asas-Asas Kearsipan .......................................................................................................... 86 F. Sistem Kearsipan ................................................................................................................ 87 G. Peralatan Sistem Kearsipan ............................................................................................ 93 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 99

Bab 4 Penerimaan dan Pengeluaran Uang ................................................................ 103 A. Hotel Accounting ............................................................................................................... 104 B. Kas ............................................................................................................................................ 107 C. Perlengkapan Pengelolaan Dana Kas Kecil ............................................................... 108 D. Sistem Pengelolaan Kas Kecil ......................................................................................... 110 E. Prosedur Penerimaan Kas Kecil di Hotel .................................................................... 111 F. Prosedur Pengeluaran Kas Kecil di Hotel ................................................................... 114 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 118

iv

Bab 5 Bukti Pembayaran ............................................................................................. 123 A. Pemahaman Transaksi ...................................................................................................... 125 B. Bukti Pembayaran Secara Umum ................................................................................. 125 C. Bukti Pembayaran di Hotel ............................................................................................. 129 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 133

Bab 6 Laporan Kas Kecil .............................................................................................. 139 A. Metode Impres .................................................................................................................... 140 B. Metode Fluktuatif ............................................................................................................... 142 C. Laporan Kas Kecil Hotel .................................................................................................... 146 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 157

Bab 7 Pencarian Data Komputer ................................................................................ 163 A. Perangkat Komputer ......................................................................................................... 164 B. Mengenal Sistem Operasional Komputer ................................................................. 166 C. Mengenal File di Komputer ............................................................................................ 170 D. Pencarian Data di Komputer .......................................................................................... 172 E. Jenis Data di Hotel ............................................................................................................. 176 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 179

Bab 8 Membuat Dokumen di Dalam Komputer ........................................................ 183 A. Membuat Dokumen Baru di MS Word ........................................................................ 184 B. Menulis dokumen di MS Word ...................................................................................... 187 C. Menyimpan Dokumen Baru di MS Word ................................................................... 188 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 200

Bab 9 Dokumen Bisnis ................................................................................................. 205 A. Memahami Dokumen Bisnis .......................................................................................... 206 B. Manfaat Dokumen Bisnis ................................................................................................. 207 C. Jenis Dokumen Bisnis ....................................................................................................... 207 D. Pedoman Membuat Dokumen Bisnis ......................................................................... 208 E. Membuat Dokumen Bisnis Hotel.................................................................................. 213 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 219

Glosarium.......... ................................................................................................................. 224Daftar Pustaka ................................................................................................................... 226Biodata Penulis .................................................................................................................. 228Biodata Konsultan ............................................................................................................. 229Tim Kreatif.......... ................................................................................................................ 230

v

Daftar Gambar

Gambar 1.1 Contoh Dokumen Pribadi ............................................................................................................... 2Gambar 1.2 Dokumen Paspor ................................................................................................................................ 3Gambar 1.3 Dokumen berupa nota ..................................................................................................................... 3Gambar 1.4 Dokumen sejarah berupa naskah proklamasi ......................................................................... 4Gambar 1.5 Dokumen Pemerintah ...................................................................................................................... 4Gambar 1.6 Dokumen Literer ................................................................................................................................ 4Gambar 1.7 Dokumen Korporir ............................................................................................................................. 5Gambar 1.8 Dokumen Privat .................................................................................................................................. 5Gambar 1.9 Reservation Form ................................................................................................................................. 8Gambar 1.10 Guest History Card ............................................................................................................................ 8Gambar 1.11 Registration Card .............................................................................................................................. 9Gambar 1.12 Brosur Hotel ....................................................................................................................................... 9Gambar 1.13 Room Acoount Sheet ..................................................................................................................... 10Gambar 1.14 Loading Approval ............................................................................................................................ 10Gambar 2.1 Alat dan Bahan untuk Membuat Surat ....................................................................................... 18Gambar 2.2 Surat Pribadi ......................................................................................................................................... 22Gambar 2.3 Surat Resmi ........................................................................................................................................... 24Gambar 2.4 Surat Keluarga ..................................................................................................................................... 25Gambar 2.5 Surat Setengah Resmi ...................................................................................................................... 25Gambar 2.6 Surat Permintaan Penawaran ........................................................................................................ 27Gambar 2.7 Surat Penawaran ................................................................................................................................. 27Gambar 2.8 Surat Pesanan ...................................................................................................................................... 28Gambar 2.9 Surat Pengiriman Pesanan .............................................................................................................. 28Gambar 2.10 Surat Pengakuan Penerimaan Pembayaran ........................................................................... 29Gambar 2.11 Surat Pengaduan ............................................................................................................................. 29Gambar 2.12 Surat Keberatan ................................................................................................................................ 30Gambar 2.13 Surat Permintaan Penangguhan Pembayaran ...................................................................... 30Gambar 2.14 Surat Tagihan ..................................................................................................................................... 31Gambar 2.15 Surat Edaran ...................................................................................................................................... 31Gambar 2.16 Surat Promosi Penjualan ............................................................................................................... 32Gambar 2.17 Surat Dinas ......................................................................................................................................... 33Gambar 2.18 Surat Dinas Pemerintah ................................................................................................................. 34Gambar 2.19 Surat Pengantar ................................................................................................................................ 35Gambar 2.20 Kartu Pos ............................................................................................................................................. 35Gambar 2.21 Telegram ............................................................................................................................................. 36Gambar 2.22 Surat Bersampul ............................................................................................................................... 36Gambar 2.23 Warkat Pos .......................................................................................................................................... 36Gambar 2.24 Surat Rahasia ..................................................................................................................................... 37Gambar 2.25 Memo ................................................................................................................................................... 37Gambar 2.26 Nota Dinas .......................................................................................................................................... 38Gambar 2.27 Pengumuman ................................................................................................................................... 38Gambar 2.28 Surat Edaran ...................................................................................................................................... 39Gambar 2.29 Surat Kilat............................................................................................................................................ 39Gambar 2.30 Surat Pemberitahuan ..................................................................................................................... 40Gambar 2.31 Surat Perintah ................................................................................................................................... 41Gambar 2.32 Surat Peringatan .............................................................................................................................. 41Gambar 2.33 Surat Permintaan ............................................................................................................................. 42Gambar 2.34 Surat Panggilan ................................................................................................................................ 42Gambar 2.35 Surat Susulan ..................................................................................................................................... 43

vi

Gambar 2.36 Surat Keputusan ............................................................................................................................... 43Gambar 2.37 Surat Perjanjian ................................................................................................................................ 44Gambar 2.38 Surat Izin ............................................................................................................................................. 44Gambar 2.39 Surat Laporan .................................................................................................................................... 45Gambar 2.40 Bentuk Surat Resmi ......................................................................................................................... 46Gambar 2.41 Bentuk Surat Lurus Penuh ............................................................................................................ 48Gambar 2.42 Bentuk Surat Lurus .......................................................................................................................... 49Gambar 2.43 Bentuk Surat Setengah Lurus ...................................................................................................... 50Gambar 2.44 Bentuk Surat lekuk .......................................................................................................................... 51Gambar 2.45 Bentuk surat mengantung ........................................................................................................... 52Gambar 2.46 Bentuk Surat Indonesia Baru ....................................................................................................... 53Gambar 2.47 Baki Surat ............................................................................................................................................ 57Gambar 2.48 Buku Agenda ..................................................................................................................................... 57Gambar 2.49 Kartu Kendali ..................................................................................................................................... 58Gambar 2.50 Meja Kerja ........................................................................................................................................... 58Gambar 2.51 Map ....................................................................................................................................................... 58Gambar 2.52 Alat Tulis .............................................................................................................................................. 59Gambar 2.53 Stempel ............................................................................................................................................... 59Gambar 2.54 Stempel Tanggal .............................................................................................................................. 59Gambar 2.55 Gunting ............................................................................................................................................... 59Gambar 2.56 Sampul Surat Niaga ........................................................................................................................ 60Gambar 2.57 Sampul Surat Keamanan ............................................................................................................... 60Gambar 2.58 Sampul Rekat Silang Tertutup ..................................................................................................... 61Gambar 2.59 Sampul Berjendela .......................................................................................................................... 61Gambar 2.60 Sampul Dua Jendela ....................................................................................................................... 61Gambar 2.61 Sampul Lapisan Sisi ......................................................................................................................... 61Gambar 2.62 Sampul Katalog ................................................................................................................................ 61Gambar 2.63 Sampul Dokumen ............................................................................................................................ 62Gambar 2.64 Sampul Berkancing ......................................................................................................................... 62Gambar 2.65 Sampul Gereja................................................................................................................................... 62Gambar 2.66 Sampul Film Ronsen X Ray ........................................................................................................... 62Gambar 2.67 Sampul Visiting Card ...................................................................................................................... 62Gambar 2.68 Sampul Koin ...................................................................................................................................... 63Gambar 2.69 Sampul Drug ..................................................................................................................................... 63Gambar 2.70 Sampul Bifold .................................................................................................................................... 63Gambar 2.71 Sampul Official ................................................................................................................................. 63Gambar 2.72 Sampul Eyelet and Clasp ............................................................................................................... 63Gambar 2.73 Sampul Invoice Tag ......................................................................................................................... 64Gambar 2.74 Sampul Receipt And Page ............................................................................................................ 64Gambar 2.75 Sampul Air Mail ................................................................................................................................ 64Gambar 2.76 Buku Ekspedisi .................................................................................................................................. 64Gambar 2.77 Sampul Formulir Tanda Terima ................................................................................................... 64Gambar 2.78 Disposisi .............................................................................................................................................. 65Gambar 2.79 Lipatan Perancis ............................................................................................................................... 65Gambar 2.80 Lipatan Baron .................................................................................................................................... 66Gambar 2.81 Lipatan Baku ...................................................................................................................................... 67Gambar 2.82 Lipatan Akordion ............................................................................................................................. 67Gambar 2.83 Lipatan Tunggal ................................................................................................................................ 68Gambar 2.84 Lipatan Akordion Rendah ............................................................................................................. 68Gambar 2.85 Sampul Lipatan Ganda Sejajar .................................................................................................... 69Gambar 2.86 Mail Forwarding Card ..................................................................................................................... 70Gambar 2.87 Confirmation Letter ........................................................................................................................ 70Gambar 3.1 Ruang Kantor ....................................................................................................................................... 82

vii

Gambar 3.2 Penataan Dokumen Sistem Abjad ............................................................................................... 89Gambar 3.3 Penataan Dokumen Sistem Subjek atau Pokok Soal ............................................................. 90Gambar 3.4 Penataan Dokumen Sistem Tanggal ........................................................................................... 90Gambar 3.5 Penataan Dokumen Sistem Nomor Urut ................................................................................... 91Gambar 3.6 Penataan Dokumen Sistem Terminal Digit ............................................................................... 91Gambar 3.7 Penataan Dokumen Sistem Middle Digit .................................................................................. 92Gambar 3.8 Penataan Dokumen Sistem Duplex Numerical ....................................................................... 92Gambar 3.9 Penataan Dokumen Sistem Wilayah ........................................................................................... 93Gambar 3.10 Filing Cabinet .................................................................................................................................... 93Gambar 3.11 Stopmap Folio ................................................................................................................................... 94Gambar 3.12 Hanging Map (Map Gantung) ..................................................................................................... 94Gambar 3.13 Schnelhecter Map ........................................................................................................................... 94Gambar 3.14 Ordner .................................................................................................................................................. 95Gambar 3.15 Lemari Arsip ....................................................................................................................................... 95Gambar 3.16 Komputer dan CPU ......................................................................................................................... 96Gambar 3.17 Numerator .......................................................................................................................................... 96Gambar 3.18 Perforator ............................................................................................................................................ 96Gambar 3.19 Stapler .................................................................................................................................................. 96Gambar 4.1 Pengamatan Keuangan ................................................................................................................... 104Gambar 4.2 Contoh Struktur Organisasi Departemen Accounting Hotel ............................................. 105Gambar 4.3 Ilustrasi Uang ....................................................................................................................................... 108Gambar 4.4 Formulir Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil ................................................................. 108Gambar 4.5 Formulir Permintaaan Pengeluaran Kas Kecil .......................................................................... 109Gambar 4.6 Jurnal Pengeluaran Kas .................................................................................................................... 109Gambar 4.7 Buku Jurnal Kas Kecil ........................................................................................................................ 109Gambar 4.8 Buku Laporan Penggunaan Dana Kas Kecil .............................................................................. 110Gambar 4.9 Bukti Pengeluaran Kas Kecil ........................................................................................................... 110Gambar 4.10 Kalkulator............................................................................................................................................ 110Gambar 5.1 Pengamatan Bukti Pembayaran ................................................................................................... 124Gambar 5.2 Kuitansi .................................................................................................................................................. 126Gambar 5.3 Contoh Cek ........................................................................................................................................... 126Gambar 5.4 Contoh Bilyet Giro .............................................................................................................................. 127Gambar 5.5 Contoh Faktur ...................................................................................................................................... 127Gambar 5.6 Contoh Nota Kontan ......................................................................................................................... 128Gambar 5.7 Nota Kredit dan Debet ..................................................................................................................... 128Gambar 5.8 Bukti Memo .......................................................................................................................................... 129Gambar 5.9 Rekening Koran ................................................................................................................................... 129Gambar 5.10 Guest Bill 3 Kolom............................................................................................................................ 130Gambar 5.11 Guest Bill 7 Kolom............................................................................................................................ 130Gambar 5.12 Outlet Bill ............................................................................................................................................ 131Gambar 5.13 Cash Receipe ..................................................................................................................................... 131Gambar 5.14 Remitance of Fund .......................................................................................................................... 131Gambar 6.1 Pengamatan Laporan Kas ............................................................................................................... 140Gambar 6.2 Outlet Bill ............................................................................................................................................... 147Gambar 6.3 Guest Bill/Rekening Tamu ............................................................................................................... 149Gambar 6.4 Cara Mengisi Guest Bill ..................................................................................................................... 150Gambar 6.5 Kuitansi .................................................................................................................................................. 151Gambar 6.6 Kuitansi isi ............................................................................................................................................. 151Gambar 6.7 Room Sales Recapitulation ............................................................................................................. 152Gambar 6.8 Room Sales Recapitulation Bagian 1 ........................................................................................... 153Gambar 6.9 Room Sales Recapitulation Bagian Kedua ................................................................................ 153Gambar 6.10 Room Sales Recapitulation Isi ..................................................................................................... 155Gambar 7.1 Case Komputer .................................................................................................................................... 164

viii

Gambar 7.2 Monitor .................................................................................................................................................. 165Gambar 7.3 Keyboard ............................................................................................................................................... 165Gambar 7.4 Mouse ..................................................................................................................................................... 165Gambar 7.5 Flashdisk ................................................................................................................................................ 166Gambar 7.6 Printer ..................................................................................................................................................... 166Gambar 7.7 Tampilan Sistem Word ...................................................................................................................... 167Gambar 7.8 Tampilan Max OS ................................................................................................................................ 168Gambar 7.9 Tampilan linux ..................................................................................................................................... 168Gambar 7.10 Tampilan Android ............................................................................................................................ 169Gambar 7.11 Tampilan New Document pada Ms Word ............................................................................... 172Gambar 7.12 Tampilan menu ................................................................................................................................. 173Gambar 7.13 Tampilan Submenu ......................................................................................................................... 173Gambar 7.14 Memilih Folder .................................................................................................................................. 173Gambar 7.15 Memilih File dalam Folder ............................................................................................................ 174Gambar 7.16 Mancari File Cepat ........................................................................................................................... 174Gambar 7.17 Mencari Data yang Terhapus ....................................................................................................... 175Gambar 7.18 Menggunakan Menu Downloads .............................................................................................. 175Gambar 7.19 Menggunakan Menu Recent Places ......................................................................................... 176Gambar 8.1 Pengamatan data komputer .......................................................................................................... 184Gambar 8.2 Membuat Dokumen Baru di MS Word dengan menu start ................................................ 186Gambar 8.3 Membuat Dokumen Baru di MS Word dengan menu file ................................................... 187Gambar 8.4 Membuat Dokumen Baru di MS Word ........................................................................................ 188Gambar 8.5 Menyimpan Dokumen Baru di MS Word ................................................................................... 190Gambar 8.6 Membuat Dokumen Baru di exel dengan menu start .......................................................... 191Gambar 8.7 Membuat Dokumen Baru di Excel dengan Menu File .......................................................... 192Gambar 8.8 Menulis Dokumen Baru di Excel ................................................................................................... 193Gambar 8.9 Pembuatan data dengan progran simple biz .......................................................................... 196Gambar 8.10 Pembuatan data dengan progran VHP .................................................................................... 197

ix

Salah satu upaya negara dalam pemenuhan SDM level menengah yang berkualitas adalah pembinaan pendidikan kejuruan. Menurut Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 Pasal 15, pendidikan kejuruan merupakan pendidikan menengah yang mempersiapkan peserta didik terutama untuk bekerja dalam bidang tertentu. Guru mempunyai peranan penting dalam mempersiapkan peserta didik untuk bekerja dalam bidang tertentu, oleh karena itu penulis termotivasi untuk menulis buku Administrasi Umum Perhotelan kelas X. Buku ini akan menjadi salah satu sumber belajar bagi peserta didik SMK Pariwisata khususnya program keahlian perhotelan kelas X dan bagi mereka yang berminat mempelajarinya.

Buku Administrasi Umum Perhotelan ini disusun berdasarkan tuntutan paradigma pengajaran dan pembelajaran kurikulum 2013 serta dipakai sebagai sumber belajar peserta didik karena isinya yang lengkap, padat informasi, dan mudah dipahami. Materi dalam buku ini terbagi menjadi sembilan bab sebagaimana KI-KD yang tercantum dalam kurikulum 2013 terbaru yaitu dokumen kantor, dasar surat-menyurat, sistem kearsipan, penerimaan dan pengeluaran uang, bukti pembayaran, laporan kas kecil, pencarian data komputer, pembuatan dokumen di dalam komputer, dan dokumen bisnis.

Untuk memudahkan peserta didik dalam memahami setiap pembahasan, buku ini disajikan dengan bahasa yang lugas, ilustrasi gambar, penugasan berbasis STEM dan soal latihan yang mengacu pada HOTS. Penulis mohon saran dan kritikan yang bersifat membangun agar kualitas buku ini sesuai dengan harapan pengguna.

Malang, Januari 2020

Penulis

Prakata

x

Do not Pray for an Easy life,

pray for the strength to endure a difficult one

Jangan kamu berdoa untuk hidup yang mudah,Berdoalah agar diberi kekuatan supaya bisa

menghadapi hidup yang sulit.

"Bruce Lee"

Dokumen Kantor 1

3.1 Menganalisis Dokumen Kantor4.1 Menyusun Dokumen Kantor

Kompetensi Dasar

1BAB

Dokumen Kantor

Setelah membaca, mengerjakan tugas, dan menyelesaikan evaluasi pada bab ini, peserta didik mampu memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang diperlukan untuk melakukan penyusunan dokumen kantor di hotel.1. Pembentukan Konsep Pengetahuan Pada konsep pengetahuan peserta didik dapat: a. Menjelaskan pemahaman dokumen b. Menjelaskan jenis dokumen kantor c. Menjelaskan manfaat dan fungsi dokumen d. Menjelaskan ruang lingkup dokumen e. Menjelaskan jenis dokumen hotel f. Menganalisis dokumen kantor pembentukan konsep keterampilan2. Pada konsep keterampilan peserta didik dapat: a. Menyebutkan pemahaman dokumen b. Mengidentifikasi jenis dokumen kantor c. Mengidentifikasi manfaat dan fungsi dokumen d. Mengidentifikasi ruang lingkup dokumen kantor e. Mengidentifikasi jenis dokumen hotel f. Menyusun dokumen kantor3. Pembentukan Sikap Pada pembentukan sikap peserta didik pada saat belajar akan bersikap: a. Teliti dan cermat b. Jujur c. Bertanggung jawab d. Berbicara dengan santun e. Bersikap sopan f. Menghargai pendapat orang lain g. Gembira h. Disiplin

Tujuan Pembelajaran

Administrasi Umum Perhotelan2

Pembelajaran Berbasis STEM

SainsFaktual: Definisi atau pengertian dokumen banyak dikemukakan oleh para ahli dan lembaga rujukan.Konseptual:Dokumen dikelompokkan menurut beberapa indikator pengelompokan.Prosedural:Dokumen diterbitkan oleh pihak tertentu dengan memiliki informasi dan ciri tertentu.Metakognitif:Mengetahui manfaat dan fungsi dokumen.

TeknologiDokumen dibuat dan disimpan menggunakan peralatan khusus dan ruangan khusus.

EngineeringMerancang sistem penyimpanan dokumen.

MatematikaMenggunakan sistem atau metode penyimpanan dokumen.

Dokumen tidak dapat dilepaskan dari kehidupan kita sebagai warga negara dan warga dunia. Dokumen menjadi alat bukti tertentu tentang diri, kepemilikan, ataupun hal-hal yang berhubungan dengan aktivitas bisnis dan kedinasan. Perhatikan gambar dokumen berikut ini. Anda pasti juga memilikinya. Apa yang anda ketahui tentang dokumen tersebut?

SHU Laporan hasil belajar siswaGambar 1.1 Contoh Dokumen Pribadi

Sumber: Rina Kuntari

A. Pemahaman Dokumen

Setiap orang mempunyai dokumen bahkan semenjak ia dilahirkan, namun tahukah Anda tentang definisi atau pengertian dokumen? Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan. Ada banyak pendapat tentang pengertian dokumen dari beberapa ahli dan beberapa rujukan seperti Ensiklopedia Indonesia, Kamus Besar Bahasa Indonesia, dan Kamus Kepegawaian Dokumen.

Dokumen Kantor 3

B. Jenis Dokumen

Untuk lebih memahami dan mengidentifikasi jenis dokumen dalam kehidupan bermasyarakat dan bernegara maka perlu kita pelajari.1. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Pemakaiannya atau Kepentingannya

a. Dokumen milik pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan bagi perorangan yang terkait dengan surat pembuktian terhadap sebuah peristiwa yang telah dilakukan. Contohnya: KTP, SIM, paspor dan ijazah.

Gambar 1.2 Dokumen PasporSumber: Rina Kuntari

b. Dokumen niaga, merupakan dokumen yang berkaitan dengan jenis perniagaan. Berupa surat niaga untuk membuktikan peristiwa sebuah transaksi perdagangan atau perniagaan. Contohnya: nota pembelian, kuitansi dan surat.

Gambar 1.3 Dokumen berupa notaSumber: Rina Kuntari

c. Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah yang bisa digunakan untuk mendukung atau membuktikan sebuah peristiwa di masa yang telah lalu. Contohnya: fosil, tugu, dan naskah proklamasi.

Administrasi Umum Perhotelan4

Gambar 1.4 Dokumen sejarah berupa naskah proklamasiSumber: Arsip Nasional RI

d. Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan sebuah negara. Contohnya Undang-Undang, peraturan dan panduan teknis.

Gambar 1.5 Dokumen PemerintahSumber: Rina Kuntari

2. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknyaa. Dokumen literer, merupakan dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar,

atau direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, dan film.

Gambar 1.6 Dokumen LitererSumber: Rina Kuntari

Dokumen Kantor 5

b. Dokumen korporil, dokumen yang merupakan benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan di museum).

Gambar 1.7 Dokumen KorporirSumber: Ahmad Ginanjar Syabaan/alif.id

c. Dokumen privat, dokumen yang berupa surat/arsip (disimpan dengan sistem kearsipan).

Gambar 1.8 Dokumen PrivatSumber: Rina Kuntari

3. Dokumen Ditinjau dari Nilai KegunaannyaJenis dokumen dapat ditinjau dari nilai kegunaannya terbagi menjadi empat macam, yaitu:a. Nilai Penerangan

Dokumen ini merupakan surat berharga yang bisa digunakan menjadi alat bukti pada saat akan memberikan informasi kepada masyarakat.

b. Nilai perdaganganDokumen ini merupakan surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli di dunia perniagaan atau perdagangan.

c. Nilai YuridisNilai yuridis adalah nilai sebuah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian yang sah secara hukum di hadapan pengadilan.

d. Nilai HistorisNilai historis adalah surat berharga tersebut dapat digunakan sebagai alat untuk membuktikan sebuah peristiwa penting yang terjadi di masa lalu.

Administrasi Umum Perhotelan6

4. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan FungsinyaDilihat dari segi fungsinya, jenis dokumen terdiri dari dokumen dinamis dan dokumen statis.a. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam

proses penyelesaian pada pekerjaan kantor. Dokumen dinamis ada tiga macam, yakni dokumen dinamis aktif, semi aktif, dan inaktif.

b. Dokumen statis, adalah dokumen yang tidak secara langsung dapat digunakan dalam proses pekerjaan kantor.

5. Jenis Dokumen Ditinjau dari PenelitianJenis dokumen dapat juga ditinjau dari penelitian, dokumen ini dibedakan menjadi tiga. a. Dokumen primer, merupakan dokumen yang berisi informasi penelitan yang berasal

langsung dari sumbernya. Contoh: hak paten penelitian, laporan penelitian, dan disertasi.

b. Dokumen sekunder, merupakan dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer. Contohnya bibliografi.

c. Dokumen tersier, merupakan dokumen yang berisikan informasi mengenai sebuah literatur sekunder. Contohnya buku teks, buku petunjuk teknis, dan buku panduan literatur.

6. Jenis Dokumen Ditinjau dari SumbernyaBerdasarkan sumbernya jenis dokumen dapat dibedakan menjadi lima. Kelima jenis dokumen tersebut adalah:a. Dokumen yang bersumber dari pihak pemerintah yang mempunyai berkekuatan

hukum, contohnya undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan pemerintah, surat keterangan yang dikeluarkan oleh pemerintah.

b. Dokumen yang bersumber dari pihak swasta dan juga memiliki kekuatan hukum, contohnya akta notaris, visum dokter, surat penghargaan.

c. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang, antara lain surat perjanjian jual beli, surat kontrak kerja, dan contrack rate.

d. Aktivasi lembaga persuratkabaran dan penerbitan, misalnya kliping, kaleidoskop, pamflet, dan sebagainya.

e. Perseorangan,  misalnya koleksi keramik, koleksi perangko, benda antik, dan sebagainya.

C. Manfaat dan Fungsi Dokumen

1 Ciri-Ciri DokumenDokumen mempunyai ciri tertentu yang dapat membedakan dengan hal lain. Ciri tersebut adalah:a. dapat memberi informasi kepada pihak-pihak tertentu yang membutuhkannya;b. dapat membantu pihak manajemen tingkat (top management) dalam proses

pengambilan sebuah keputusan;c. memiliki nilai hukum, sehingga dokumen bisa dijadikan bukti atas apa yang sudah

dilakukan atau dikerjakan oleh seseorang;d. memberi atau menjadi pedoman untuk menyelesaikan jika terjadi masalah atau

pekerjaan tertentu; dane. membantu sebuah proses penyelesaian pekerjaan kantor.

Dokumen Kantor 7

2 Fungsi DokumenDokumen yang diterbitkan memiliki tujuan tertentu di antaranya adalah sebagai:a. alat komunikasi.b. bukti dari kegiatan yang telah dikerjakan atau lakukan oleh seseorang.c. data pendukung apabila terjadi atau menghadapi masalah.d. data pendukung untuk melakukan proses pengurusan barang atau kargo.

3 Manfaat DokumenDokumen mempunyai berbagai manfaat sebagai berikut.a. dapat memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada pihak tertentu

yang memerlukannya.b. menjadi rujukan dalam menyiapkan alat bukti, data-data tentang suatu keterangan

dokumen.c. menyimpan serta menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.d. dapat melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.e. menjadi acuan bagi peneliti dalam menyiapkan isi dokumen sebagai bahan

penelitian pada ilmuwan.f. mampu mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan negara.g. mampu menjamin keutuhan sebuah informasi yang dimuat dalam dokumen.

D. Ruang Lingkup Dokumen

Ruang lingkup dokumen meliputi beberapa cakupan atau ruang lingkup, yaitu:1. Dokumentasi Literer

Ruang lingkup dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan yaitu merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur, dan bahan pustaka lainnya yang akan disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah ketika akan mencari bahan bacaan (buku) yang diinginkan dan diperlukan.

2. Dokumentasi KorporilRuang lingkup dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman yang merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang akan disimpan di museum serta akan disusun berdasarkan sistem tertentu.

3. Dokumentasi PrivatRuang lingkup dokumentasi privat yaitu meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini adalah kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip, atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan akan disimpan menurut sistem tertentu agar diperlukan akan mudah ditemukan.

E. Jenis Dokumen Hotel

Dokumen hotel sangat banyak, di antaranya sebagai berikut.1. Berdasarkan Pemakaiannya atau Kepentingannya

Reservation formBermanfaat sebagai bukti pemesanan kamar.

Administrasi Umum Perhotelan8

Gambar 1.9 Reservation Form

Sumber: Rina Kuntari

2. Ditinjau dari Nilai KegunaannyaGuest history cardBerfungsi sebagai alat perekam tentang riwayat kedatangan tamu.

Gambar 1.10 Guest History CardSumber: Rina Kuntari

3. Dokumen Berdasarkan FungsinyaRegistration card Berfungsi sebagai bukti bahwa tamu telah terdaftar di receptionist dan sah menginap di hotel.

Dokumen Kantor 9

Gambar 1.11 Registration CardSumber: Rina Kuntari

4. Berdasarkan Bentuk FisiknyaBrosurBermanfaat sebagai alat promosi dan komunikasi dengan tamu.

Gambar 1.12 Brosur HotelSumber: Rina Kuntari

5. Ditinjau dari Penelitian Room Account SheetBermanfaat sebagai alat untuk mengevaluasi kemajuan hunian dan pendapatan hotel.

Administrasi Umum Perhotelan10

Gambar 1.13 Room Acoount SheetSumber: Rina Kuntari

6. Ditinjau dari SumbernyaLoading approvalDibuat oleh bagian marketing hotel untuk pelanggan sebagai pernyataan terjaminnya pesanan tamu.

Gambar 1.14 Loading ApprovalSumber: Rina kuntari

Dokumen Kantor 11

Tugas Individu 11. Tanyakan kepada tiga orang teman Anda dokumen apa yang mereka punya.2. Kumpulkan data melalui wawancara dan pengamatan tentang jenis, ciri, manfaat, dan

ruang lingkup dokumen.3. Buatlah laporan hasil pengamatan pada laporan pengamatan yang disediakan.

Tugas Kelompok 1. Buatlah kelompok yang beranggotakan 3 orang.2. Pilihlah satu lokasi untuk dikunjungi seperti perpustakaan sekolah, perpustakaan daerah,

dan museum daerah.3. Lakukanlah pengamatan tentang jenis dokumen, teknik penyimpanan, peralatan yang

digunakan, dan ruang penyimpanan yang ada di tempat tersebut.4. Buatlah laporan hasil pengamatan pada laporan pengamatan yang disediakan.

Tugas Individu 21. Tanyakan kepada orangtua Anda tentang dokumen yang dimiliki di rumah.2. Kumpulkan data melalui wawancara dan pengamatan tentang prosedur penyimpanan.3. Lakukan analisis tentang penyimpanan.4. Buatlah laporan hasil pengamatan pada laporan pengamatan yang disediakan.

Sumber: 089photoshootings/pixabay.com

1. Ada banyak pendapat tentang pengertian dokumen dari beberapa ahli dan beberapa rujukan seperti Ensiklopedia Indonesia, Kamus Besar Bahasa Indonesia, dan Kamus Kepegawaian Dokumen.

2. Jenis dokumena. jenis-jenis dokumen berdasarkan pemakaiannya atau kepentingannyab. jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknyac. dokumen ditinjau dari nilai kegunaannyad. jenis-jenis dokumen berdasarkan fungsinyae. jenis dokumen ditinjau dari penelitianf. Jenis dokumen ditinjau dari sumbernya

3. Fungsi dan manfaat dokumena. alat komunikasib. bukti dari kegiatan yang telah dikerjakan atau dilakukan oleh seseorangc. data pendukung apabila terjadi atau menghadapi masalahd. data pendukung untuk melakukan proses pengurusan barang atau kargo

Rangkuman

Administrasi Umum Perhotelan12

4. Manfaat dokumen antara lain:a. dapat memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada pihak

tertentu yang memerlukannyab. menjadi rujukan dalam menyiapkan alat bukti, data-data tentang suatu

keterangan dokumenc. menyimpan serta menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumend. dapat melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahane. menjadi acuan bagi peneliti dalam menyiapkan isi dokumen sebagai bahan

penelitian pada ilmuwanf. mampu mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan

negarag. mampu menjamin keutuhan sebuah informai yang dimuat dalam dokumen

5. Ruang lingkup dokumentasia. dokumentasi litererb. dokumentasi korporilc. dokumentasi privat

6. Jenis dokumen hotelDokumen hotel sangat banyak, di antaranya sebagai berikut.

No Jenis dokumen Nama Dokumen

Manfaat Dokumen

1 Berdasarkan Pemakaiannya atau Kepentingannya

Reservation form Bukti pemesanan kamar

2 Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Brosur Alat promosi dan komunikasi dengan tamu

3 Dokumen Ditinjau dari Nilai Kegunaannya

Confirmation letter

Menyatakan bahwa pesanan kamar sudah tersedia

4 Dokumen Berdasarkan Fungsinya

Guarantee letter Pembayaran tamu terjamin

5 Ditinjau dari Penelitian Tingkat hunian kamar

Untuk mengevaluasi kemajuan hunian dan pandapatan hotel

6 Ditinjau dari Sumbernya IMB Dari pemerintah izin mendirikan bangunan hotel

Dokumen Kantor 13

Uji KompetensiA. Soal Pilihan GandaPilihlah salah satu jawaban yang paling tepat.1. Ketika pulang sekolah Anda menemukan sebuah KTP terjatuh dan tertulis nama

Sekarjati. Menurut Anda, Sekarjati telah kehilangan ….a. dokumen pemerintah d. dokumen sejarahb. dokumen niaga e. dokumen literasic. dokumen pribadi

2. Pada saat Anda melakukan sebuah transaksi pembelian kipas angin, Anda mendapatkan sebuah nota pembelian. Menurut Anda dokumen tersebut termasuk berupa ....a. dokumen pemerintah d. dokumen sejarahb. dokumen niaga e. dokumen literasic. dokumen pribadi

3. Indragiri adalah siswa SMK kelas X. Hari ini ia bersama teman sekelasnya mengunjungi museum Zoologi. Di sana mereka mengamati fosil ikan hiu. Menurut Anda mereka sedang mengamati dokumen ....a. dokumen niaga d. dokumen literasib. dokumen pribadi e. dokumen pemerintahc. dokumen sejarah

4. Hari ini Mentari mendapat tugas dari gurunya mencari informasi tentang sejarah kotanya di Perpustakaan Daerah, menurut Anda di perpustakaan banyak terdapat ....a. dokumen niaga d. dokumen literasib. dokumen pribadi e. dokumen pemerintahc. dokumen sejarah

5. Anda akan melakukan perjalanan wisata ke Inggris. Anda harus mempunyai paspor karena termasuk ....a. dokumen pemerintah d. dokumen sejarahb. dokumen niaga e. dokumen literasic. dokumen pribadi

6. Ketika Anda dilahirkan maka orang tua membuatkan dokumen pribadi yang menyatakan tentang keterangan kelahiran Anda. Dokumen tersebut berupa ....a. surat keterangan lahir d. surat keterangan keluargab. akta kelahiran e. surat keterangan kelurahanc. surat keterangan penduduk

7. Anda akan membuat KTP di kantor Catatan Sipil. Petugas meminta dokumen penyerta yang menyatakan bahwa Anda adalah anggota sebuah keluarga. Dokumen penyerta tersebut adalah ....a. surat keterangan lahir d. surat keterangan keluargab. akta kelahiran e. surat keterangan kelurahanc. surat keterangan penduduk

8. Anda membuat rekening tabungan di sebuah bank maka Anda akan diisyaratkan mengisi sebuah formulir yang berisi tentang informasi diri. Informasi tersebut akan dinyatakan sah bila telah sama dengan keterangan yang berada di dokumen ....

Administrasi Umum Perhotelan14

a. surat keterangan lahirb. akta kelahiranc. surat keterangan tanda pendudukd. surat keterangan keluargae. surat keterangan kelurahan

9. Pak Husain dan pak Bangau memiliki sebidang tanah yang berdekatan, namun mereka berselisih tentang luas tanah. Saat sedang melakukan persidangan tentang luas tanah yang mereka miliki, pak Hakim menanyakan surat tanah milik keduanya. Pada saat situasi seperti itu dokumen tersebut berfungsi sebagai ....a. alat komunikasib. sumber informasic. bukti dari apa yang kita kerjakan/lakukand. data pendukung apabila ada masalahe. data pendukung untuk proses pengurusan kargo

10. Melati melakukan pelanggaran lampu lalu lintas. Melati mendapat dokumen surat tilang petugas kepolisian. Menurut Anda dokumen tersebut berfungsi sebagai ….a. alat komunikasib. sumber informasic. bukti dari apa yang kita kerjakan/lakukand. data pendukung apabila ada masalahe. data pendukung untuk proses pengurusan kargo

11. Menur mendapat paket dari PT Barokah, kemudian Menur mencocokkan barang yang diterima dengan surat yang menyertai paket tersebut, ternyata barang yang ia terima tidak sama. Menurut Anda surat tersebut sedang berfungsi sebagai ….a. alat komunikasib. sumber informasic. bukti dari apa yang kita kerjakan/lakukand. data pendukung apabila ada masalahe. data pendukung untuk proses pengurusan kargo

12. Pak Gafur memesan kamar di sebuah di Hotel Mahakarya. Pihak hotel akan menulis data Pak Gafur pada sebuah dokumen bernama ….a. reservation form d. brosurb. guarantee letter e. IMBc. confirmation letter

13. Tamu yang akan menginap di hotel oleh petugas dapat dipastikan pembayarannya karena ia memiliki dokumen ….a. reservation formb. guarantee letterc. confirmation letterd. brosure. IMB

14. Ibu Syukur sangat gembira karena pesanan kamarnya sudah pasti ada karena bu Syukur mendapat … dari pihak hotel.a. reservation form d. brosurb. guarantee letter e. IMBc. confirmation letter

Dokumen Kantor 15

15. Setiap hotel menginginkan mempunyai tamu yang banyak setiap hari, untuk itu hotel harus melakukan promosi kepada masyarakat. Salah satu sarana promosi yang dilakukan hotel adalah membuat satu inforrmasi berupa ….a. reservation formb. guarantee letterc. confirmation letterd. brosure. IMB

B. Soal EsaiJawablah dengan tepat dan benar.1. Anda sudah melaksanakan proses belajar di kelas X selama satu tahun dan telah

menempuh seluruh penilaian yang disyaratkan. Pada saat Anda dinyatakan naik kelas ke tingkat XI Anda akan mendapat dokumen ....

2. Jika Anda akan melakukan perjalanan ke luar negeri Anda harus memiliki dokumen ....3. Saat Anda membayar rekening listrik maka Anda akan mendapat dokumen berupa ....4. Dokumen yang menyatakan bahwa Anda adalah pemilik sebuah kendaraan adalah .…5. Anda telah berusia 17 tahun dan sudah berhak membawa kendaraan roda namun Anda

harus memiliki dokumen ....6. Buku yang Anda baca termasuk dokumen ....7. Dokumen yang menyatakan bahwa Anda adalah pelajar yang terdaftar sah dari sekolah

tertentu adalah ....8. Dokumen yang menyatakan Anda adalah pemilik bangunan tersebut adalah ....9. Anda mengunjungi museum bahari, di sana Anda tertarik dengan sebuah patung

kemudian mengamati berbagai hal tentang patung tersebut. Patung yang Anda amati termasuk dokumen ....

10. IMB atau izin mendirikan bangunan merupakan dokumen ....

C. Soal Esai UraianJawablah dengan ringkas dan benar.1. Tuliskan pengertian dokumen menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia!2. Anda sudah berusia enam belas tahun dan sudah menempuh jenjang pendidikan dasar

dan menengah. Berapa banyak dokumen yang Anda miliki. Jelaskan mengapa Anda memerlukan dokumen tersebut!

3. Sumi pergi ke museum. Banyak hal yang dapat ia lihat dan pelajari. Tuliskan jenis dokumen yang terdapat di museum!

4. Pak Hamdani baru saja membeli sebidang tanah. Saat ini beliau sedang mengurus dokumen balik nama (sertifikat tanah) dari pemilik lama ke nama pak Hamdani. Tuliskan fungsi dan manfaat dokumen yang sedang diurus Pak Hamdani!

5. Tuliskan tiga dokumen dokumen hotel dengan tepat!6. Tuliskan dokumen yang ada di museum!

Administrasi Umum Perhotelan16

Laporan Tugas Berbasis STEMGunakan laporan tugas berikut untuk membuat laporan tugas yang telah disarankan pada bagian tugas.