ADMINISTRASI PENJUALAN TIKET KAPAL LAUT DI PT … · Tugas Akhir, Program Studi Manajemen...

118
i ADMINISTRASI PENJUALAN TIKET KAPAL LAUT DI PT PELAYARAN NASIONAL INDONESIA (PERSERO) CABANG SEMARANG TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh: IKA NUR FITRIATI D1513045 PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2016

Transcript of ADMINISTRASI PENJUALAN TIKET KAPAL LAUT DI PT … · Tugas Akhir, Program Studi Manajemen...

i

ADMINISTRASI PENJUALAN TIKET KAPAL LAUT

DI PT PELAYARAN NASIONAL INDONESIA (PERSERO)

CABANG SEMARANG

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh:

IKA NUR FITRIATI

D1513045

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2016

ii

PERSETUJUAN

ADMINISTRASI PENJUALAN TIKET KAPAL LAUT

DI PT PELAYARAN NASIONAL INDONESIA (PERSERO)

CABANG SEMARANG

Disusun Oleh:

IKA NUR FITRIATI

D1513045

Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing,

Endang Kurnia Maharani S.Sos

NIP 197010301997032004

iii

PENGESAHAN

ADMINISTRASI PENJUALAN TIKET KAPAL LAUT

DI PT PELAYARAN NASIONAL INDONESIA (PERSERO)

CABANG SEMARANG

Disusun Oleh:

IKA NUR FITRIATI

D1513045

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari :

Tanggal :

Tim Penguji Nama Tanda tangan

1. Penguji 1 Drs. Suryatmojo M.Si ………………..

2. Penguji 2 Endang Kurnia Maharani S.Sos ..………………

Mengetahui,

Dekan, Kepala Program Studi,

Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si Drs. Ali, M.Si

NIP. 196108251986012001 NIP. 195408301985031002

iv

PERNYATAAN

Nama : Ika Nur Fitriati

N I M : D1513045

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Administrai

Penjualan Tiket Kapal Laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang

Semarang” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya,

dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar

pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2016

Yang Membuat Pernyataan,

Ika Nur Fitriati

v

MOTTO

“Nilai seseorang sesuai dengan kadar tekadnya, ketulusannya sesuai dengan kadar

kemanusiaannya, keberaniannya sesuai dengan kadar penolakannya terhadap

perbuatan jahat dan kesucian hati nuraninya sesuai dengan kadar kepekaannya

terhadap kehormatan dirinya”

(Ali bin Abi Thalib)

“It’s nice to be important, but it’s more important to be nice”

(John Cassis)

“Jika kamu tidak bergerak, kamu akan tetap berada di tempat yang sama. Jika

kamu tidak mengerjar apa yang kamu inginkan, kamu tidak akan pernah

memilikinya”

(Penulis)

vi

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada:

1. Bapak dan Ibu Tercinta

2. Para Sahabat

3. Seluruh Keluarga Besar PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)

Cabang Semarang

4. Teman-teman DIII Manajemen Administrasi 2013

5. Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS).

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulliah penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang

senantiasa memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Administrasi Penjualan Tiket

Kapal Laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang

Semarang” sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Ahli Madya

Jurusan Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Politik di

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Terlepas dari kekurangan yang ada, Tugas Akhir ini tidak dapat

terselesaikan tanpa bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam

kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Prof. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan

Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta

2. Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi,

Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta

3. Drs. Is Hadri Utomo M.Si selaku pembimbing akademik

4. Endang Kurnia Maharani S.Sos selaku Dosen Pembimbing yang telah

membimbing dan mengarahkan penulis selama penyusunan Tugas Akhir

5. Drs. Suryatmojo M.Si selaku Dosen Penguji

6. Prasojo Hendi selaku Asisten Manager Sumber Daya Manusia dan Umum PT

Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang, atas izin yang telah

diberikan untuk melakukan magang kerja

7. Edi Rachman selaku Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa PT

Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang telah

mengizinkan penulis untuk melakukan pengamatan

8. Seluruh pegawai PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang

Semarang yang telah memberikan bantuan selama kegiatan magang

berlangsung dan pencarian data-data yang penulis butuhkan

9. Seluruh Dosen Pengajar Program Studi Manajemen Administrasi yang telah

memberikan ilmunya kepada penulis

viii

10. Seluruh karyawan perpustakaan fakultas dan pusat atas bantuan dan

informasinya

11. Kedua orangtua yang selalu mendoakan penulis, memberikan motivasi dan

dukungan serta semangat kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir

ini

12. Semua teman-teman Manajemen Administrasi 2013 atas kebersamaan dan

persahabatan selama ini

13. Semua pihak yang belum penulis sebutkan satu persatu yang juga ikut

membantu dalam penyusunan Tugas Akhir.

Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis

dan para pembaca maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan penulisan

Tugas Akhir ini.

Surakarta, Juni 2016

Penulis

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i

PERSETUJUAN ..................................................................................................... ii

PENGESAHAN ..................................................................................................... iii

PERNYATAAN ..................................................................................................... iv

MOTTO .................................................................................................................. v

PERSEMBAHAN .................................................................................................. vi

KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi

DAFTAR BAGAN ............................................................................................... xii

ABSTRAK ........................................................................................................... xiii

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ............................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 3

C. Tujuan .......................................................................................................... 3

D. Manfaat Pengamatan .................................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN .................... 5

A. TINJAUAN PUSTAKA .............................................................................. 5

1. Administrasi ............................................................................................. 5

2. Penjualan ................................................................................................ 16

3. Tiket Kapal Laut ..................................................................................... 21

B. METODE PENGAMATAN ...................................................................... 22

1. Lokasi Pengamatan ................................................................................. 22

2. Jenis Pengamatan ................................................................................... 23

3. Penentuan Sampel dan Sumber Data ...................................................... 24

4. Teknik Pengumpulan Data ..................................................................... 26

5. Teknik Analisis Data .............................................................................. 28

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA........................................................................ 30

A. Profil Perusahaan ....................................................................................... 30

B. Sejarah Peusahaan ...................................................................................... 30

x

C. Kegiatan Usaha .......................................................................................... 32

D. Sumber Daya Manusia ............................................................................... 34

E. Tata Kelola Perusahaan .............................................................................. 36

F. Visi dan Misi Perusahaan ........................................................................... 38

G. Budaya Perseroan ....................................................................................... 38

H. Struktur Organisasi dan Deskripsi Pekerjaan PT Pelayaran Nasional

Indonesia (Persero) Cabang Semarang ...................................................... 40

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ................................. 49

A. Prosedur PembelianTiket ........................................................................... 49

B. Prosedur Penunjukkan Agen Penjualan tiket PT Pelayaran Nasional

Indonesia .................................................................................................... 52

C. Prosedur Issued dan Pencetakan Tiket ....................................................... 56

D. Hasil Entry Data Tiket ............................................................................... 75

BAB V PENUTUP ................................................................................................ 82

A. KESIMPULAN .......................................................................................... 82

B. SARAN ...................................................................................................... 83

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 85

LAMPIRAN-LAMPIRAN

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4. 1 Formulir Pemesanan Tiket ............................................................... 50

Gambar 4. 2 Posisi Awal Pencetakan Tiket .......................................................... 73

Gambar 4. 3 Pencetakan Tiket .............................................................................. 74

Gambar 4. 4 Blanko Tiket Kosong PELNI ........................................................... 76

Gambar 4. 5 Tiket Tercetak PELNI ...................................................................... 77

xii

DAFTAR BAGAN

Bagan 2. 1 Transaksi Penjualan ............................................................................ 16

Bagan 2. 2 Model Analisis Interaktif .................................................................... 29

Bagan 3. 1 Struktur Organisasi PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)

Cabang Semarang ............................................................................... 40

Bagan 4. 1 Alur Administrasi Penjualan Tiket ..................................................... 80

xiii

ABSTRAK

IKA NUR FITRIATI D1513045, ADMINISTRASI PENJUALAN TIKET

KAPAL LAUT DI PT PELAYARAN NASIONAL INDONESIA (PERSERO)

CABANG SEMARANG. Tugas Akhir, Program Studi Manajemen

Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik,

Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2016, 85 halaman.

Tiket kapal laut merupakan dokumen perjalanan laut yang wajib dimiliki

oleh penumpang. Badan Usaha pengoperasian kapal merupakan perusahaan yang

salah satu pendapatan terbesarnya berasal dari penjualan tiket kapal laut.

Berkaitan dengan hal tersebut, pelaksanaan administrasi yang efektif dan efisien

dalam hal penjualan tiket sangat dibutuhkan sebagai upaya mengembangkan

perusahaan. Administrasi penjualan tiket adalah serangkaian aktivitas yang

berlangsung dari awal dimulainya proses penjualan tiket sampai dengan

berakhirnya proses penjualan tiket.

Landasan teori yang digunakan penulis dalam pengamatan ini berupa buku,

undang-undang, internet, serta sumber-sumber lain yang dapat mendukung materi

penulis. Tujuan pengamatan yang dilakukan penulis adalah untuk mengetahui

bagaimana administrasi penjualan tiket kapal laut di PT Pelayaran Nasional

Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Jenis pengamatan yang digunakan penulis

adalah deskriptif kualitatif dengan metode observasi berperan aktif. Pengamatan

mengambil lokasi di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang

Semarang. Sumber data diperoleh dari narasumber (informan), tempat atau

kejadian, dan dokumen di mana teknik pengumpulan data dilakukan melalui

wawancara, observasi serta pengkajian dokumen. Teknik analisis data yang

digunakan penulis yaitu reduksi data, sajian data serta penarikan simpulan dan

verifikasi.

Hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis yaitu administrasi penjualan

tiket kapal laut dilakukan di loket penjualan dan juga di agen penjualan. Proses

administrasi penjualan dimulai dari pesanan oleh calon pembeli, kemudian

pengisian formulir pemesanan tiket yang diberikan secara gratis oleh petugas

loket. Formulir yang diisi kemudian diserahkan kepada petugas loket sebagai

referensi untuk issued tiket. Proses issued tiket dilakukan secara online

menggunakan aplikasi ticketing. Setelah selesainya issued serta pembayaran tarif

tiket, tiket dapat dicetak dan diserahkan kepada pemesan sebagai dokumen

perjalanan penumpang. Pada berakhirnya proses penjualan, Asisten Manager

Pemasaran dan Penjualan Jasa, wajib melaporkan Rekapitulasi Kas List Harian

atau laporan penjualan tiket harian kepada divisi keuangan untuk menjadi bahan

laporan pendapatan.

Kata Kunci: Administrasi, Penjualan, Tiket

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Sebuah perusahaan merupakan wadah atau tempat atas

penyelenggaraan pekerjaan-pekerjaan kantor, karena dalam suatu

perusahaan terdapat suatu tujuan tertentu yang dalam pencapaiannya dapat

ditempuh dengan melaksanakan manajemen perkantoran.

Winardi (1990: 10) mengatakan bahwa:

Sebagian besar pekerjaan kantor berhubungan dengan catatan-

catatan sebuah perusahaan. Catatan-catatan demikian meliputi hal-

hal seperti misalnya: data finansial, rekening-rekening yang harus

ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai

persediaan dan data penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti

tertulis guna menyimpan atau meneruskan pengetahuan mengenai

kejadian-kejadian lampau. Pekerjaan yang berhubungan dengan

catatan-catatan kerap kali dianggap sebagai pekerjaan administratif

(elerical work).

Pengertian mengenai administrasi sendiri sebenarnya tidak hanya

terbatas pada kegiatan catat-mencatat saja, tetapi secara lebih luas seperti

yang dikatakan oleh The Liang Gie (1970: 10), bahwa “administrasi

merupakan segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama

kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu”.

Menurut Prajudi Atmosudirdjo (1981: 43):

Administrasi adalah “the over-all management of an organisation”,

di mana administrasi memiliki 10 aspek yaitu: (1) sebagai fungsi

(kegiatan-kegiatan jenis dan bertujuan tertentu), (2) sebagai hayat

organisasi yang membuat organisasi “hidup”, (3) sebagai kekuatan

yang merekat unsur-unsur organisasi, (4) sebagai team pimpinan

organisasi, (5) sebagai management jenis tertentu, (7) sebagai

tingkah laku atau sikapkelakuan (behavior) tertentu, (8) sebagai

proses kerjasama mengejar tercapainya tujuan-tujuan tertentu, (9)

sebagai tehnik untuk menangani masalah-masalah “administratif”,

dan (10) sebagai ilmu, skills, atau seni kemampuan tertentu.

Dalam dunia usaha, tujuan utama dari suatu perusahaan adalah

memperoleh laba yang optimal demi memaksimalkan tumbuh kembang

2

perusahaan. Sumber pendapatan atau laba perusahaan diperoleh dari

kegiatan penjualannya. Dalam melaksanakan penjualan, sistem

administrasi sangat penting untuk melancarkan transaksi penjualan serta

sebagai suatu pendukung dalam mencapai tujuan perusahaan. Transaksi

penjualan yang baik didukung dengan sistem administrasinya yang efektif

dan efisien. Adanya administrasi dalam suatu perusahaan juga berperan

dalam pengambilan keputusan demi perkembangan perusahaan. Dalam hal

pejualan, administrasi yang baik bertujuan untuk mencapai transaksi

penjualan yang efektif sehingga diperoleh pendapatan yang optimal serta

pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan atau pembeli. Administrasi

penjualan sangat penting untuk mendukung penyajian berbagai informasi

mengenai penjualan. Kebutuhan akan informasi dalam suatu perusahaan

sangat tinggi karena berhubungan dengan penentuan dan pengambilan

keputusan dalam menetapkan kebijakan perusahaan. Karena pentingnya

informasi maka sangat dibutuhkan sistem administrasi yang dapat

menyajikan informasi secara efektif dan akurat.

Masalah yang berkaitan dengan administrasi penjualan masih sering

ditemui dalam suatu perusahaan. Hal ini berkaitan dengan sistem

administrasi yang masih kurang diperhatikan atau belum dilaksanakan

secara optimal. Masalah-masalah administrasi biasanya disebabkan

penggunaan sistem administrasi penjualan yang masih menggunakan cara

manual. Cara ini sering menyebabkan kesalahan dan ketidakefektifan

misalnya adanya kesalahan-kesalahan pencatatan atau kerangkapan data

dan adanya data yang tidak sesuai, tidak bisa menyajikan informasi secara

cepat dan akurat serta keterlambatan dalam pembuatan laporan penjualan,

proses pendataan, transaksi serta laporan yang cukup lama sehingga

menyebabkan kinerja karyawan kurang optimal, kesulitan dalam

penyimpanan data yang berakibat kurang amannya data atau informasi.

Keberhasilan dari sistem administrasi suatu perusahaan dapat dilihat dari

penyajian informasi yang efektif dan akurat. Selain itu administrasi yang

3

berhasil dapat membuat orang-orang yang terkait di dalamnya

bekerjasama sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.

PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang

sebagai badan usaha yang memberikan pelayanan berupa jasa transportasi

laut merupakan salah satu perusahaan yang sumber pendapatan

terbesarnya berasal dari hasil penjualan tiket kapal yang dioperasikannya.

Oleh karena itu, pelayanan yang baik dan penyajian informasi penjualan

tiket kapal yang efektif dan akurat dalam perusahaan ini menjadi salah

satu bagian penting yang menentukan perkembangan perusahaan. Maka

dibutuhkan sistem administrasi yang baik untuk mendukung tercapainya

tujuan perusahaan.

Didasari oleh masalah yang telah dikemukakan di atas, maka penulis

melakukan pengamatan dan menyusun laporan Tugas Akhir ini dengan

judul “Administrasi Penjualan Tiket Kapal Laut di PT Pelayaran

Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka

penulis membuat rumusan masalah, yaitu:

“Bagaimana administrasi penjualan tiket kapal laut di PT Pelayaran

Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang?”

C. Tujuan

1. Tujuan Operasional

Untuk mengetahui bagaimana kegiatan administrasi penjualan tiket

penumpang kapal laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)

Cabang Semarang

2. Tujuan Fungsional

Agar hasil pengamatan dapat bermanfaat bagi semua pihak yang

berkepentingan, baik sebagai pengetahuan, masukan maupun bahan

4

pertimbangan bagi pihak costumer maupun lembaga yang melayani

penjualan tiket penumpang kapal laut

3. Tujuan Individual

Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada

Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial

dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

Manfaat dari kegiatan magang dan penulisan Tugas Akhir ini, yaitu:

1. Mengetahui secara jelas administrasi penjualan tiket kapal laut di PT

Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang

2. Menambah informasi kepada pembaca mengenai administrasi

penjualan tiket kapal laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia

(Persero) Cabang Semarang

3. Penulis memperoleh pengalaman serta pengetahuan dalam dunia kerja

nyata.

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. TINJAUAN PUSTAKA

1. Administrasi

Pekerjaan-pekerjaan kantor yang dilaksanakan dalam suatu

perusahaan, berkaitan dengan kegiatan administrasi. Administrasi

merupakan serangkaian kegiatan yang menunjang atau mendukung

tercapainya suatu tujuan yang telah ditentukan dalam suatu

perusahaan.

Pengertian Administrasi menurut The Liang Gie (1970: 5)

adalah:

Segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama

sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Rangkaian

perbuatan menyelenggarakan ini terbentang di antara saat

ditentukannya tujuan yang ingin dicapai sampai detik

terpenuhinya tujuan itu.

Di Indonesia istilah administrasi yang berasal dari bahasa

Belanda “administratie”, sering dipergunakan dalam arti sempit, yakni

sama dengan “tata usaha”, bahkan lebih sempit lagi dalam arti

“pembukuan, pencatatan, surat menyurat, arsip, ekspedisi, dan

sebagainya” (Prajudi Atmosudirdjo, 1981: 26-27).

Pengertian administrasi dapat berbeda-beda jika dilihat dari

berbagai pendekatan. Menurut Poerwanto (2006: 7), telah

menyebutkan bahwa dalam perjalanannya, administrasi dipahami

secara berbeda-beda karena perbedaan pendekatan dan pemikiran

masing-masing. Jika dilihat melalui pendekatan sosial, administrasi

dipahami sebagai proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam

upaya mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam pendekatan manajemen,

administrasi dipandang sebagai ketatausahaan, sedangkan jika dilihat

dari pendekatan organisasi, administrasi dipandang sebagai pengaturan

6

terhadap unsur-unsur organisasi. Masing-masing metode pendekatan

tersebut dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah, dan jika

dipandang dari sudut pengertian pokok kegiatan administrasi yaitu

kerja sama, terdapat kesamaan pandang yaitu administrasi sebagai

penyelenggaraan. Administrasi adalah rangkaian aktivitas yang terdiri

dari berbagai unsur yang diawali dari pemikiran dan kesepakatan

antara dua orang atau lebih. Unsur-unsur tersebut mencakup: manusia,

tujuan, kemampuan, pembagian tugas, serta sumber daya. Manusia

merupakan titik sentral dari administrasi karena manusia adalah

penyelenggara atau pengatur utama unsur-unsur lain. Tujuan,

pembagian tugas, serta pemanfaatan sumber daya sangat tergantung

dari rasionalitas manusia dalam bekerja sama. Sebagai sebuah proses

kerja, administrasi tidak berdiri sendiri tetapi terkait dengan elemen-

elemen atau bidang lain yaitu: politik, budaya, ekonomi, psikologi,

hukum, sumber daya alam, dan teknologi.

Menurut Prajudi Admosudirdjo (1982: 26) bahwa dalam

menjalankan administrasi terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu: (1)

Membentuk atau mencipta dan mengembangkan organisasi, (2)

mencipta dan mengembangkan sistem tata usaha atau “sistem

penanganan informasi”, dan (3) mencipta serta mengembangkan

sistem management.

The Liang Gie (1970: 8) berpendapat bahwa walaupun

administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan,

namun untuk tatatertib pelaksanaannya dapat dibedakan dalam 8

unsur, yaitu:

a. Pengorganisasian

Rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka yang menjadi

wadah bagi segenap kegiatan usaha kerjasama yang bersangkutan

.

7

b. Manajemen

Rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan

mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama itu

benar-benar tercapai.

c. Tata hubungan

Rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari suatu pihak ke

pihak lain dalam usaha kerjasama itu.

d. Kepegawaian

Rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga-tenaga kerja

yang diperlukan dalam usaha kerjasama itu.

e. Keuangan

Rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam

usaha kerjasama itu.

a. Perbekalan

Rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian,

mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan segenap

perlengkapan dalam usaha kerjasama itu.

b. Tata usaha

Rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah,

menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan

yang diperlukan dalam usaha kerjasama itu.

c. Perwakilan

Rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan dukungan

dari masyarakat sekeliling terhadap usaha kerjasama itu.

Masing-masing unsur administrasi tersebut di atas mencakup

beberapa pola perbuatan. Dan ke-8 unsur itu saling bertautan secara

erat sekali sehingga merupakan kesatuan tak terpisah-pisahkan yang

menunjang seluruh proses pengerjaan yang dilakukan oleh

sekelompok orang dalam usaha kerjasama untuk mencapai sesuatu

tujuan tertentu.

8

Di samping pendapat dari The Liang Gie, pendapat lain dari

Prajudi Atmosudirdjo (1982: 44-46) menyatakan bahwa untuk

membangun administrasi sebagai sistem diperlukan beberapa unsur

(elements) penting yang terdiri dari:

a. Organisasi

Organisasi ini dicipta secara konstitusionil oleh pimpinan

daripada badan usaha, dan akan menjadi wahana (wadah),

struktur, dan rangka dasar (framework) daripada administrasi.

b. Lingkungan

Lingkungan yang mengelilingi administrasi yang “berada” di

dalam organisasi terdiri atas berbagai “lapis”: geografis, fysik,

biologis (flora, fauna), sosial, budaya, ekonomis, psikologis,

politik, tehnologis.

Administrasi (organisasi) akan bergerak sambil berpindah-

pindah lapis setiap kali berganti persoalan atau urusan.

c. Situasi

Situasi berada di dalam lingkungan dan berada dalam

keadaan bergerak serta berubah secara terus-menerus.

Situasi adalah seperangkat faktor-faktor lingkungan yang

secara langsung maupun tidak langsung mempunyai pengaruh

terhadap peri keadan, peri kehidupan, dan gerak-gerik administrasi

(organisasi).

Faktor-faktor situasionil yang secara langsung menetukan

daya-gerak daripada administrasi (organisasi) di sebut kondisi.

d. Lokasi

Lokasi adalah bagian daripada lingkungan terdiri atas semua

faktor yang mempunyai relevansi (hubungan kepentingan) dengan

administrasi (organisasi) dan mempunyai arti letak dengan diukur

menurut jarak transportasi dan komunikasi.

9

e. Wilayah operasi dan yurisdiksi

Wilayah operasi atau wilayah yurisdiksi adalah bagian

daripada lingkungan yang dijadikan atau merupakan sasaran-

sasaran kegiatan atau tindakan daripada administrasi (organisasi).

Wilayah operasi ini terdiri atas tiga unsur, yakni: (i) wilayah

personil, terdiri atas semua orang-orang dan badan-badan yang

mempunyai kepentingan dengan administrasi (organisasi), (ii)

wilayah materiil, terdiri atas semua urusan-urusan dan persoalan-

persoalan yang menjadi tugas dan kewajiban administrasi

(organisasi), dan (iii) wilayah tutorial, yakni wilayah geografis

dengan batas-batas tertentu yang tidak boleh dilampaui.

f. Persil (site)

Persil terdiri dari tanah halaman dan gedung di mana

kegatan-kegiatan utama pimpinan dan pimpinan administrasi

(organisasi) berada.

g. Mesin dan peralatan (equipment)

Terdiri dari semua barang modal yang merupakan

“hardware” daripada administrasi (organisasi).

h. Program-usaha (software) dan mission

Terdiri atas peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur

konstitusionil, dirakit dengan suatu filosofi bisnis dan filosofi

administrasi yang merupakan kerangka dan rangka dasar berpikir

dan berusaha.

i. Legitimitas

Kekuatan sosial-politik-yuridis yang berasal dari undang-

undang, konsessi, lisensi, patent, dan sebagainya.

j. Pimpinan

Pimpinan itu terdiri atas semua manager dan staffer yang

ditanam oleh para pemilik badan usaha untuk bertindak sebagai

“kader”, sebagai bingkai penegak filosofi bisnis daripada para

pemilik badan-usaha.

10

k. Personil

Personil terdiri atas semua warga organisasi (administrasi)

yang secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi

daripada administrasi (organsasi).

Administrasi dapat dipandang dalam dua arti yaitu arti luas dan

arti sempit. J. Wajong dalam The Liang Gie (1970: 11), menyatakan

bahwa:

1) Dalam arti luas administrasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk

mengendalikan suatu usaha. Kegiatan itu bersifat merencanakan,

mengorganisasi dan memimpin.

2) Dalam arti sempit kegiatan administrasi meliputi pekerjaan

tatausaha, yang bersifat mencatat segala sesuatu yang terjadi

dalam suatu usaha (organisasi) untuk menjadi bahan keterangan

bagi pimpinan.

Pekerjaan administratif dalam suatu organisasi pada dasarnya

bertujuan untuk menyajikan informasi bagi pihak-pihak yang

berkepentingan dan berfungsi dalam pengambilan keputusan dan

penetuan kebijakan organisasi tersebut. Dalam menyajikan berbagai

informasi tersebut, adanya formulir, catatan dan juga laporan menjadi

sangat penting.

a. Formulir-formulir Kantor

Menurut Winardi (1990: 69) menjelaskan bahwa formulir-

formulir kantor merupakan alat-alat dasar bagi semua pekerjaan

administratif (elerical work). Mereka membantu mencatat

transaksi-transaksi, mentransmisi keterangan-keterangan,

memberikan data untuk pengawasan, dan mengurangi kesalahan-

kesalahan administratif. Formulir kantor merupakan bahan-bahan

dasar; mereka merupakan alat untuk mencapai tujuan khusus

sebuah perusahaan. Catatan-catatan dan laporan-laporan

merupakan hasil akhir (end products).

11

Sebuah formulir kantor merupakan sehelai kertas tercetak

yang menyediakan ruangan untuk dimuat catatan-catatan,

informasi atau instruksi-instruksi yang akan diteruskan kepada

individu-individu, departemen-departemen, atau perusahaan-

perusahaan lain. Ada dua klasifikasi formulir kantor yaitu formulir

intern dan formulir ekstern. Formulir-formulir intern adalah

formulir yang digunakan di dalam lingkungan sebuah perusahaan

antara pengawas, pegawai dan wakil-wakil sebuah perusahaan.

Contoh: tiket-tiket biaya, formulir pengeluaran, order-order pabrik,

permohonan-permohonan bahan-bahan, data mengenai penjualan,

keterangan mengenai hasil pekerjaan pegawai. Di samping itu

digunakan pula formulir-formulir ekstern di luar lingkungan

perusahaan yang mana formulir-formulir tersebut dikirimkan

kepada para rekanan dan pelanggan. Contoh: order-order

pembelian, faktur-faktur dan memo-memo kredit.

Alasan-alasan terpenting mengapa formulir-formulir

digunakan adalah:

1) Untuk memberikan sanksi resmi kepadanya

2) Memungkinkan adanya pengulangan (repetition)

3) Meniadakan tindakan meng-kopi

4) Memungkinkan dicapainya keseragaman

5) Berguna sebagai petunjuk untuk bekerja

6) Meng-implementasi operasi-operasi mekanis.

b. Catatan-catatan Kantor dan Laporan-Laporan

Winardi (1990: 59) menyatakan bahwa, guna membina

perusahaan secara efisien, maka harus dicapai laporan-laporan

mengenai fakta-fakta dan kejadian-kejadian secara tertulis, yang

kemudian didistribusi dan disimpan. Sebuah catatan merupakan

sebuah laporan tertulis mengenai fakta-fakta atau kejadian untuk

tujuan disimpan. Catatan-catatan merupakan data. Mereka

digunakan pada setiap fase kegiatan sebuah perusahaan sebagai

12

dasar untuk menarik sesuatu kesimpulan. Ada macam-macam jenis

catatan, di antaranya:

1) Catatan-catatan mengenai personil (personnel records)

Dalam catatan-catatan ini tercantum misalnya: nama, alamat,

usia, status, perkawinan, kebangsaan, pendidikan, pengalaman

kerja seorang pekerja.

2) Catatan-catatan mengenai produksi (production records)

Catatan ini memuat misalnya: jumlah potong yang dihasilkan

dan jumlah potong yang di-afkir, jenis bahan yang

dipergunakan, jenis mesin yang dipergunakan.

3) Catatan-catatan mengenai inventaris (inventory records)

Catatan ini menunjukkan: nama dan jumlah artikel-artikel

dalam persediaan dan di samping ukuran, gaya, lokasi, kondisi

dan persediaan mereka.

4) Catatan mengenai penjulan (sales records)

Catatan ini menunjukkan: nama, jumlah dan harga artikel-

artikel yang dijual, begitu pula daerah penjualan, para verkoper

dan alat-alat pengangkutan.

5) Catatan-catatan finansial (financial records)

Catatan ini menunjukkan: syarat-syarat kredit, tanggal

pembayaran, jumlah uang yang harus ditagih, data mengenai

gaji/upah yang harus dibayarkan, kartu-kartu waktu (time clock

cards).

Tujuan-tujuan utama catatan adalah:

1) Menyediakan fakta-fakta

Informasi-informasi (keterangan-keterngan) yang tercatat

berhubungan dengan kejadian-kejadian sebenarnya, perjanian-

perjanjian untuk melakukan sesuatu (commitments) dan

konsekuensi-konsekuensi tertentu.

2) Untuk meng-orientasikan manajer

13

Melalui catatan-catatan dapat diketahui di mana perusahaan

sedang “berada” dan bagaimana perusahaan mencapai posisi

demikian, apakah perusahaan mengalami kemajuan,

menunjukkan perkembangan statis ataukah justru sedang

mengalami kemunduran.

3) Membuat perbandingan-perbandingan

Hasil-hasil dapat dibandingkan satu sama lain dengan jalan

menyediakan alat-alat pengukur posisi relatif dan efisiensi.

Kesatuan perbandingan dapat berupa misalnya: jangka-jangka

waktu, dan jenis-jenis produk, atau bagian dengan bagian,

kantor dengan kantor, cabang dengan cabang dan perusahaan

dengan perusahaan.

4) Menemukan penghamburan dan kesalahan-kesalahan

Catatan-catatan merupakan alat guna mengukur deviasi-deviasi

dari sesuatu standar.

5) Menstandardisasi catatan tertulis

Catatan-catatan membantu memberikan uniformitas kepada

tugas menulis data perusahaan dan kejadian-kejadian.

6) Memenuhi syarat-syarat undang-undang (legal requirements)

Catatan-catatan memberikan bukti-bukti dan perhitungan.

Ketentuan-ketentuan yang berlaku, seperti misalnya kontrak-

kontrak penjulan, asuransi pengangguran, jaminan sosial dan

order-order pembelian membutuhkan catatan-catatan sebagai

bukti.

7) Cacatan-catatan berguna sebagai dasar pembuatan

kebijaksanaan

Analisis, syntesis dan penafsiran catatan-catatan seringkali

menunjukkan bidang-bidang kekuatan dan kelemahan.

Berdasarkan pengetahuan ini timbullah berbagai macam

keputusan manjerial dan kebijaksanaan-kebijaksanaan

perusahaan.

14

Dengan adanya catatan-catatan maka akan dapat dibuat

sebuah laporan. Sebuah laporan (reports) merupakan sesuatu

pernyataan tertulis yang didasrakan atas pengumpulan catatan-

catatan dan yang biasanya menyatakan nilai catatan yang disingkat

dan yang bersifat interpretatif. Secara singkat dapat dinyatakan

bahwa sesuatu laporan merupakan sebuah pernyataan yang

diformalisasi yang didasarkan atas catatan-catatan. Hal tersebut

berhubungan dengan hasil masa lampau, kondisi masa sekarang

atau perkembangan masa yang akan datang yang mungkin terjadi.

Laporan dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe, yaitu

sebagai berikut:

1) Pribadi (private)

2) Umum (public)

3) Perusahaan (company)

4) Departemental (departemental)

5) Rahasia (restricted)

6) Bukan rahasia (non-restricted)

7) Teknis (technical)

8) Non-teknis (non-technical)

Tetapi untuk penggunaan di lingkungan kantor, ketiga macam

kelompok, yaitu:

1) Laporan-laporan pimpinan (executive reports)

Di dalam klasifikasi ini termasuk:

a) Neraca (balance sheet)

b) Daftar baiaya barang-barang yang dijual (statement of cost

goods sold)

c) Daftar rugi-laba (statement of profit and loss)

d) Budget (budgetary statement)

e) Laporan tahunan dari berbagai departemen (annual

departemental report)

f) Laporan untuk para pemilik saham (report to stockholders)

15

2) Laporan-laporan periodik (periodic reports)

Laporan-laporan ini terutama berhubungan dengan aktivitas-

aktivitas departemental. Di dalamnya termasuk:

a) Laporan bulanan mengenai pekerjaan (montly reports

operation)

b) Catatan hasil pekerjaan secara departemental

(departemental records of performance)

c) Laporan-laporan kredit bulanan (montly credit records)

d) Laporan-laporan mengenai pembelian (purchashing

reports)

e) Laporan-laporan para verkoper (salesman’s reports)

f) Laporan-laporan mengenai pengerjaan bahan-bahan

(material handling reports)

g) Laporan-laporan mengenai pengiklanan dan promosi

penjualan (advertising and sales promotion)

h) Laporan-laporan mengenai manajemen personil (personnel

manajemen records).

3) Laporan Khusus (special Reports)

Aktivitas-aktivitas yang tidak tercakup secara teratur oleh

laporan-laporan lain, dimasukkan ke dalam laporan-laporan

khusus. Laporan-laporan ini dipublikasi pada waktu-waktu

yang tidak tentu, karena berhubungan dengan subyek-subyek

khusus yang bersifat diskontinu.

Dalam pengamatan ini, yang dimaksud dengan administrasi

adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan catat-mencatat

serta tata hubungan atau usaha pelayanan langsung kepada konsumen,

di mana dalam kegiatan tersebut melibatan sejumlah perangkat dan

personil perusahaan serta pemanfaatan teknologi untuk menunjang

pelaksanaannya agar dapat menyajikan informasi secara akurat bagi

semua pihak yang berkepentingan demi tercapainya tujuan yang telah

ditentukan.

16

2. Penjualan

Secara umum, sebuah organisasi dapat dianggap mempunyai 3

fungsi utama seperti yang dinyatakan oleh Winardi (1990: 44). 3

fungsi utama itu terdiri dari produksi, penjualan, dan pembiayaan,

serta dua buah fungsi pembantu (facilitating functions) yaitu personil

dan bidang perkanotoran (the office).

Menurut Basu Swastha (1989: 8-9), menyatakan bahwa menjual

adalah ilmu dan seni mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh

penjual untuk mengajak orang lain membeli barang atau jasa yang

ditawarkannya. Jadi adanya penjualan dapat tercipta suatu proses

penukaran barang dan atau jasa antara penjual dengan pembeli. Pada

umumnya, alat transaksi yang digunakan adalah menggunakan uang.

Dengan alat penukar berupa uang, orang akan lebih mudah memenuhi

segala keinginannya; dan penjualan menjadi lebih mudah dilakukan.

Secara sederhana, transaksi penjualan yang dilakukan oleh penjual

dan pembeli dapat digambarkan seperti bagan berikut:

Bagan 2. 1

Transaksi Penjualan

Sumber: Basu Swastha (1989: 9)

Soehardi Sigit (1982: 55) menerangkan mengenai pentingnya

penjualan di dalam pemasaran. Dalam marketing selling (penjualan)

adalah sasaran inti di antara kegiatan-kegiatan lainnya, sebab di sini

dilakukan perundingan, persetujuan tentang harga, dan serah terima

barang serta pembayarannya. Kegiatan selling adalah kegiatan terakhir

daripada kegiatan-kegiatan lainnya. Kegiatan-kegiatan lainnya itu

Penjual

Barang atau Jasa

Uang

Pembeli

17

diadakan agar supaya dapat menciptakan kegiatan selling dengan

memuaskan.

Menurut Basu Swastha (1989: 80), pada umumnya para

pengusaha mempunyai tujuan mendapatkan laba tertentu (mungkin

maksimal), dan mempertahankan atau bahkan berusaha

meningkatkannya untuk jangka waktu lama. Tujuan tersebut dapat

direalisir apabila penjualan dapat dilaksanakan seperti yang

direncanakan. Bagi perusahaan, pada umunya mempunyai tiga tujuan

umum dalam penjualannya, yaitu:

a. Mencapai volume penjualan tertentu

b. Mendapatkan laba tertentu

c. Menunjang pertumbuhan perusahaan.

Basu Swastha (1989: 11-12) juga menyatakan bahwa jenis-jenis

penjualan sering digolongkan menurut jenis-jenis hubungan pembeli

yang terlibat dalam penjualan. Jenis-jenis penjualan tersebut yaitu:

a. Trade Selling

Trade selling dapat terjadi bilamana produsen dan pedagang besar

mempersilahkan pengecer untuk berusaha memperbaiki distributor

produk-produk mereka. Hal ini melibatkan para penyalur dengan

kegiatan promosi, peragaan, persediaan dan produk baru. Jadi titik

beratnya adalah pada “penjualan melalui” penyalur daripada

“penjualan ke” pembeli akhir.

b. Missionary Selling

Dalam misionary selling, penjualan ditingkatkan dengan

mendorong pembeli untuk membeli barang-barang dari penyalur

perusahaan. Di sini, wiraniaga lebih cenderung pada “penjualan

untuk” penyalur. Jadi, wiraniaga sendiri tidak menjual secara

langsung produk yang ditawarkan, misalnya penawaran obat

kepada dokter.

18

c. Tecnical Selling

Tecnical selling berusaha meningkatkan penjualan dengan

pemberian saran dan nasehat kepada pembeli akhir dari barang dan

jasanya. Dalam hal ini, tugas utama wiraniaga adalah

mengidentifikasikan dan menganalisis masalah-masalah yang

dihadapi pembeli, serta menunjukan bagaimana produk atau jasa

yang ditawarkan dapat mengatasi masalah tersebut.

d. New Business Selling

New business selling berusaha membuka transaksi baru dengan

merubah calon pembeli menjadi pembeli. Jenis penjualan ini sering

dipakai oleh Perusahaan Asuransi.

e. Responsive Selling

Setiap tenaga penjualan diharapkan dapat memberikan reaksi

terhadap permintaan pembeli. Jenis penjualan seperti ini tidak akan

menciptakan penjualan yang terlalu besar meskipun layanan yang

baik dan hubungan pelanggan yang menyenangkan dapat menjurus

kepada penjualan ulang.

Dalam penjualan sendiri terdapat beberapa cara yang digunakan

untuk menjual suatu produk yang ditawarkan. Penjualan yang

dilakukan oleh satu orang atau perusahaan dapat berbeda dengan

orang atau perusahaan lain. Menurut Basu Swastha (1989: 124-126)

cara penjuualan yang dapat dilakukan adalah:

a. Penjualan Langsung

Penjualan langsung merupakan cara penjualan di mana penjual

langsung berhubungan atau berhadapan atau bertemu muka dengan

calon pembeli atau langganannya. Di sini pembeli dapat langsung

mengemukakan keinginannya, bahkan sering terjadi tawar-

menawar untuk mencapai kesesuaian. Penjual sebagai alat

penghubung bagi perusahaan dan sebagai wakil dari perusahaan

dalam menghadapi pembeli, dapat membatu pembeli untuk

menentukan pilihannya. Tetapi sering terjadi bahwa penjual justru

19

mempengaruhi pembeli dalam pembeliannya. Penjualan langsung

ini dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: (1) penjualan melalui

toko, dan (2) penjualan di luar toko.

1) Penjualan melalui toko

Dalam penjualan ini pembeli harus datang ke toko untuk

mendapatkan kebutuhannya. Jadi, transaksi jual beli yang

dilakukan oleh penjual dan pembeli terjadi di toko.

2) Penjualan di luar toko

Penjualan di luar toko dapat dilakukan oleh wiraniaga dari

sebuah perusahaan, oleh para pedagang kaki lima, ataupun oleh

para penjaja keliling yang menawarkan barangnya ke rumah-

rumah konsumen. Jadi, transaksi jual-belinya terjadi di luar

toko atau di rumah konsumen. Berbeda dengan penjualan di

toko, maka dalam penjualan di luar toko, penjuallah yang

sering harus mendekati pembeli. Cara seperti ini tidak hanya

dilakukan oleh para pengecer atau pengusaha kecil saja,

melainkan pengusaha besar pun juga sering melakukannya.

b. Penjualan Tidak Langsung

Di samping penjualan tatap muka, dalam praktek terdapat variasi

“menjual” yang dilakukan oleh para penjual, yaitu tidak

menggunakan individu atau tenaga-tenaga penjualan. Adapun

faktor-faktor atau masalah-masalah yang dapat mempengaruhi

terjadinya penjualan tidak langsung ini adalah:

1) Jarak antara penjual dengan pembeli cukup jauh

2) Responsi masyarakat terhadap sebuah iklan atau katalog

3) Biaya penggunaan wiraniaga cukup besar bagi perusahaan

4) Biaya pemesanan langsung cukup besar bagi pembeli

5) Terbatasnya waktu yang dimilki oleh pembeli maupun penjual.

Karena penjual atau produsen tidak berhadapan muka secara

langsung dengan calon pembeli atau langganannya, maka transaksi

jual beli itu dapat dilakukan melaui:

20

1) Penjualan melalui surat atau pos

Praktek penjualan melalui surat atau pos ini sering terjadi

bilamana:

a) Konsumen tertarik dan membeli produk seperti yang

terdapat dalam sebuah iklan atau katalog

b) Konsumen mengisi formulir pesanan yang diterima secara

langsung dari penjual, atau

c) Langganan mengirim pesanan kepada penjual melaui pos.

2) Penjualan melaui telepon

Kadang-kadang pembeli menginginkan agar pesanannya cepat

sampai atau cepat diterima oleh penjual. Untuk maksud

tersebut dapatlah dilakukan dengan menggunakan telepon.

Baik untuk jarak jauh maupun dalam kota, cara tersebut mudah

dilakukan. Dalam penjualan melalui telepon ini, biasanya

penjual lebih mengutamakan langganan atau pembeli yang

sudah dikenalnya. Di lain pihak, pembeli yang memesan lewat

telepon biasanya sudah mengenal produk yang dipesan atau

sudah menjadi langganan.

3) Penjualan dengan mesin otomatis

Penjulan dengan mesin otomatis (automatic vending machine)

ini dapat dilakukan untuk jenis produk yang relatif kecil

bentuknya dan nilai per unitnya rendah, seperti permen.

Dengan memasukkan koin atau uang logam ke dalam mesin,

pembeli akan mendapatkan barang tersebut setetlah menekan

tombol. Karena bentuk mesin ini kebanyakan kecil, tidak

terlalu besar, maka pengoperasiannya sering dilakukan di

dalam toko, bukannya di luar toko. Hal ini dimaksudkan untuk

menjaga keamanan di samping penjual sendiri dapat

mengawasinya. Penjual yang menggunakan mesin otomatis ini

memandang bahwa biaya yang harus dikeluarkan untuk

21

mengoperasikannya masih lebih murah daripada menggunakan

pelayan atau tenaga penjualan.

3. Tiket Kapal Laut

Menurut Peraturan Menteri Perhubungan Republik Indonesia

Tahun 2015 Tentang Standar Pelayanan Penumpang Angkutan Laut,

Kapal adalah kendaraan air dengan bentuk dan jenis tertentu, yang

digerakkan dengan tenaga angin, tenaga mekanik, energi lainnya,

ditarik atau ditunda, termasuk kendaraan yang berdaya dukung

dinamis, kendaraan di bawah permukaan air, serta alat apung dan

bangunan terapung yang tidak berpindah-pindah.

Salah satu dokumen perjalanan yang dibutuhkan oleh

penumpang yang menggunakan angkutan laut berupa kapal adalah

tiket. Sesuai Peraturan Menteri Perhubungan Republik Indonesia

Nomor PM 28 Tahun 2016 tentang Kewajiban Penumpang Angkutan

Penyeberangan Memiliki Tiket, Tiket adalah suatu dokumen

perjalanan yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan yang berisi

pelabuhan asal dan tujuan, tanggal, harga, data penumpang yang

digunakan untuk melakukan perjalanan.

Dalam wikipedia, tiket adalah kartu atau slip yang digunakan

agar bisa memasuki suatu lokasi atau even. Tiket kendaraan adalah

dokumen yang diciptakan oleh operator kendaran umum atau agen

perjalanan untuk menyatakan bahwa seseorang telah memesan sebuah

kursi di sebuah kendaraan.

Tiket Kapal Laut berarti dokumen yang menyatakan bahwa

sesorang telah memesan kursi di suatu kapal laut. Menurut Peraturan

Jederal Perhubungan Darat Tahun 2011 Tentang Daftar Penumpang

dan Kendaraan Angkutan Penyeberangan, setiap penumpang sebelum

masuk terninal penumpang wajib membeli tiket. Petugas operator

pelabuhan di loket penjualan tiket wajib mencatatkan data identitas

penumpang. Data identitas penumpang yang dimaksud memuat:

22

a. Nama

b. Jenis kelamin

c. Usia

d. Alamat (kota domisili).

Sebelum masuk ke dalam kapal, penumpang yang telah

memiliki tiket wajib menyerahkan tiketnya kepada petugas operator

kapal. Petugas operator kapal wajib menyobek tiket dari penumpang.

Kemudian petugas operator kapal tersebut menyerahkan potongan

tiket kepada penumpang.

Berdasarkan Peraturan Menteri Perhubungan Republik

Indonesia Nomor PM 28 Tahun 2016 tentang Kewajiban Penumpang

Angkutan Penyeberangan Memiliki Tiket, setiap penumpang angkutan

penyeberangan baik penumpang pejalan kaki maupun penumpang

pada kendaraan wajib memiliki tiket. Tiket dapat berbentuk potongan

kertas yang dapat dicetak melaui perangkat elektronik, di mana

informasi yang terdapat tiket harus sesuai dengan identitas

penumpang.

Tiket dapat diperoleh pada loket penumpang pejalan kaki, loket

kendaraan penumpang, dan tempat atau layanan tiket berbasis

teknologi informasi. Setiap penumpang wajib menyerahkan tiket

kepada petugas operator kapal. Petugas operator kapal wajib menolak

penumpang yang tidak memiliki tiket untuk masuk kapal angkutan

penyeberangan. Yang dimaksud dengan Operator Kapal adalah Badan

Hukum Indonesia yang kegiatannya mengusahakan kapal yang

digunakan untuk melayani angkutan penyeberangan.

B. METODE PENGAMATAN

1. Lokasi Pengamatan

Menurut H.B. Sutopo (2002: 52-53) dalam bukunya

“Metodologi Penelitian Kualaitatif”, menyatakan bahwa tempat atau

lokasi yang berkaitan dengan sasaran atau permasalahan penelitian

23

juga merupakan salah satu jenis sumber data yang bisa dimanfaatkan

oleh peneliti. Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau

aktivitas dilakukan bila digali lewat sumber lokasinya baik yang

merupakan tempat maupun lingkungannya. Dari pemahaman lokasi

dan lingkungannya peneliti bisa secara cermat mencoba mengkaji dan

secara kritis menarik kemungkinan simpulan yang berkaitan dengan

permasalahan penelitian. Dari pengamatan pada tempat dengan

keragaman benda yang berada di lokasi, peneliti sering bisa

memperoleh informasi yang berkaitan dengan perilaku atau peristiwa

yang terjadi, atau bahkan sangat berkaitan dengan sikap dan

pandangan para pelakunya.

Pengamatan mengenai administrasi penjualan tiket kapal laut ini

mengambil tempat di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)

Cabang Semarang yang merupakan badan usaha pengoperasian kapal

laut yang beralamat di Jalan Mpu Tantular Nomor 25 Semarang.

Lokasi ini dipilih oleh penulis dengan pertimbangan:

a. PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang

dianggap dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan

permasalahan yang diamati.

b. Penulis memperoleh izin untuk melakukan pengamatan di tempat

tersebut.

2. Jenis Pengamatan

Pengamatan ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif di

mana data yang dikumpulkan berupa kata-kata, kalimat atau gambar

yang memiliki arti lebih dari pada sekedar angka atau frekuensi.

Peneliti menekankan catatan yang menggambarkan situasi sebenarnya

guna mendukung penyajian data (H.B. Sutopo, 2002: 35). Pengamatan

dilakukan dengan menggunakan teknik observasi berperan. Menurut

H.B. Sutopo (2002: 64) menyatakan bahwa teknik observasi

digunakan untuk menggali data dari sumber data yang berupa

24

peristiwa, tempat atau lokasi, dan benda, secara langsung maupun

tidak langsung. Pada observasi langsung dapat dilakukan dengan

mengambil peran atau tak berperan. Spradley dalam H.B. Sutopo

(2002: 65) menjelaskan bahwa pelaksanaan teknik dalam observasi

dapat dibagi menjadi (1) tak berperan sama sekali, (2) observasi

berperan, yang terdiri dari (1) berperan pasif, (2) berperan aktif, (3)

berperan penuh, dalam arti peneliti benar-benar menjadi warga

(bagian) atau anggota kelompok yang sedang diamati.

Jenis observasi yang digunakan dalam pengamatan ini adalah

observasi berperan aktif. H.B. Sutopo (2002: 67), menjelaskan bahwa

dalam observasi berperan aktif peneliti tidak bersikap pasif sebagai

pengamat, tetapi memainkan berbagai peran yang dimungkinkan

dalam suatu situasi yang berkaitan dengan penelitiannya, dengan

mempertimbangkan akses yang bisa diperolehnya yang bisa

dimanfaatkan bagi pengumpulan data. Peneliti bahkan bisa berperan

yang tidak hanya dalam bentuk dialog maupun bercakap-cakap yang

mengarah pada pendalaman dan kelengkapan datanya, tetapi juga bisa

mengarahakan peristiwa-peristiwa yang sedang dipelajari demi

kemantapan datanya.

Di dalam melakukan pengamatan ini selain melihat dan

mengamati setiap peristiwa yang terjadi di lokasi, penulis juga turut

berpartisipasi atau berperan dalam melakukan kegiatan yang berkaitan

dengan permasalahan yang diamati, yaitu mengenai administrasi

penjualan tiket.

3. Penentuan Sampel dan Sumber Data

a. Teknik Penetuan Sampel: Purposive Sampling

Untuk mendapatkan data yang akurat sesuai dengan permasalahan

yang diamati maka penulis harus menentukan teknik penetuan

sampel yang tepat. Menurut H.B. Sutopo (2002: 56) dalam

penelitian kualitatif sumber data yang digunakan tidak mewakili

25

populasinya tetapi cenderung mewakili informasinya. Karena

pengambilan cuplikan didasarkan atas berbagai pertimbangan

tertentu, maka pengertiannya sejajar dengan jenis teknik cuplikan

yang dikenal sebagai sebagai purposive sampling, dengan

kecenderungan peneliti untuk memilih informan yang dianggap

mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat

dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap.

b. Sumber Data

Dalam bukunya, H.B. Sutopo menyatakan bahwa pemahaman

mengenai berbagai sumber data merupakan bagian yang sangat

penting bagi peneliti karena ketepatan memilih dan menentukan

jenis sumber data akan menentukan ketepatan dan kekayaan data

atau informasi yang diperoleh. Data tidak akan bisa diperoleh tanpa

adanya sumber data. (2002: 49). Sumber data yang dipilih penulis

adalah:

1) Narasumber (informan)

Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data manusia

(narasumber) sangat penting perannya sebagai individu yang

memiliki informasinya. Peneliti dan narasumber di sini

memiliki peran yang sama, dan narasumber bukan sekedar

memberikan tanggapan pada yang diminta peneliti, tetapi ia

bisa lebih memilih arah dan selera dalam menyajikan informasi

yang ia miliki (H.B. Sutopo, 2002: 50).

Untuk mendapatkan data yang dibutuhkan, penulis

menggali informasi dari narasumber yaitu Bapak Edi Rachman

sebagai Assisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa PT

Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang.

2) Tempat atau Kejadian

Tempat atau lokasi merupakan salah satu sumber data

yang bisa dimanfaatkan oleh peneliti dengan cara mengamati

kondisi dari peristiwa atau aktivitas dari lokasi itu. Dalam hal

26

ini penulis mengamati berbagai kejadian atau aktivitas yang

terjadi di tempat magang khususnya kegiatan yang berkaitan

dengan masalah yang ingin diamati.

Menurut H. B. Sutopo (2002: 51), dari pengamatan pada

peristiwa atau aktivitas, peneliti bisa mengetahui proses

bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena

menyaksikan sendiri secara langsung.

3) Dokumen

H. B. Sutopo (2002: 54), menyatakan bahwa dokumen

merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu

peristiwa atau aktivitas tertentu. Ia merupakan rekaman tertulis

(tetapi juga berupa gambar atau benda peninggalan yang

berkaitan dengan suatu aktivitas atau peristiwa tertentu).

Untuk mendapatkan data dan informasi yang akurat,

penulis harus mampu membaca dan memahami berbagai

literatur yang ditemui di tempat magang baik berupa data,

arsip, atau benda lain yang khususnya yang berkaitan dengan

permasalahan yang diamati.

4. Teknik Pengumpulan Data

Adapun startegi pengumpulan data dalam penelitian kualitatif

secara umum dikelompokkan ke dua cara, yaitu metode atau teknik

pengumpulan data yang bersifat interaktif dan noninteraktif (Goets &

LeCompe dalam H. B. Sutopo, 2002: 58).

Dalam pengamatan ini, teknik pengumpulan data yang

digunakan adalah metode atau teknik pengumpulan data yang bersifat

interaktif yang terdiri dari:

a. Wawancara

Sumber data yang sangat penting dalam penelitian kualitatif adalah

berupa manusia yang dalam posisi sebagai narasumber atau

informan. Untuk mengumpulkan informasi dari sumber data ini

27

diperlukan teknik wawancara, yang dalam penelitian kualitatif

khususnya dilakukan dalam bentuk wawancara mendalam (H. B.

Sutopo, 2002: 58).

Untuk menggali informasi secara akurat penulis melakukan

wawancara kepada pihak yang dianggap mengerti dan menguasai

mengenai permasalahan yang sedang diamati. Wawancara

dilakukan di PT Pelayaran Nasioanal Indonesia (Persero) Cabang

Semarang selama periode magang dengan narasumer Bapak Edi

Rachman selaku Assisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa.

b. Observasi

Menurut H. B. Sutopo (2002: 64), menyatakan bahwa

teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data

yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi, dan benda, serta

gambar. Observasi pada pengamatan ini dilakukan dengan

menggunakan teknik observasi berperan aktif.

Teknik observasi berperan aktif dilakukan oleh penulis

selama periode magang di PT Pelayaran Nasional Indonesia

(Persero) sebagai lokasi magang dengan cara mengamati dan turut

aktif dalam kegiatan atau peristiwa yang berkaitan dengan

permasalahan yang diteliti.

c. Pengkajian Dokumen

H. B. Sutopo (2002: 69), menjelaskan bahwa dokumen

merupakan sumber data yang sering memiliki posisi penting dalam

penelitian kualitatif. Dokumen bisa memiliki beragam bentuk, dari

yang tertulis sederhana sampai yang lenih lengkap, dan bahkan

bisa berupa benda-benda lainnya sebagai peninggalan masa

lampau. Peneliti harus bisa bersikap kritis dan teliti terhadap

dokumen sebagai sumber data. Sehingga, selain mencatat isi

penting yang tersurat dalam dokumen harus memahami tentang

maknanya yang tersirat serta dikaji kebenarannya.

28

5. Teknik Analisis Data

Miles & Huber dalam H. B. Sutopo (2002: 91), menyatakan

bahwa dalam proses analisis terdapat tiga komponen utama yang

harus benar-benar dipahami oleh setiap peneliti kualitatif. Tiga

komponen utama tersebut adalah (1) reduksi data, (2) sajian data, dan

(3) penarikan simpulan serta verifikasinya. Tiga komponen tersebut

menurut H. B. Sutopo (2002: 91-93) terlibat dalam proses analisis dan

saling berkaitan serta menentukan hasil akhir analisis.

a. Reduksi Data

Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang

merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan

abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang

pelaksanaan penelitian. Reduksi data adalah bagian dari proses

analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus,

membuang hal-hal yang tidak penting, dan mengatur data

sedemikian rupa sehingga simpulan penelitian dapat dilakukan.

b. Sajian Data

Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi

dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan penelitian

dapat dilakukan. Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun

secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca, akan bisa mudah

dipahami berbagai hal yang tejadi dan memungkinkan peneliti

untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain

berdasarkan pemahamannya tersebut. Sajian data selain dalam

bentuk narasi kalimat, juga meliputi berbagai jenis matriks,

gambar/skema, jaringan kerja kaitan kegiatan, dan juga tabel

sebagai pendukung narasinya.

c. Penarikan Simpulan dan Verifikasi

Simpulan perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar-benar

bisa dipertanggunngjawabkan. Oleh karena itu perlu dilakukan

proses pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data

29

kembali dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran kedua yang

timbul melintas pada peneliti pada waktu menulis sajian data

dengan melihat kembali sebentar pada catatan lapangan.

Model dari analisis interaktif seperti yang telah dijelaskan di atas

dapat dilihat pada bagan 3.1 berikut ini:

Bagan 2. 2

Model Analisis Interaktif

Sumber: H.B. Sutopo (2002: 96)

Reduksi data dan sajian data ini harus disusun pada waktu peneliti

sudah mendapatkan unit data dari sejumlah unit yang diperlukan dalam

penelitian. Pada waktu pengumpulan data sudah berakhir, peneliti mulai

melakukan usaha untuk menarik kesimpulan dan verifikasinya

berdasarkan semua hal yang terdapat dalam reduksi maupun sajian

datanya. Bla simpulan dirasa kurang mantap karena kurangnya rumusan

dalam reduksimaupun sajian datanya, maka peneliti wajib kembali

melakukan kegiatan pengumpulan data yang sudah terfokus untk mencari

pendukung simpulan yang ada dan juga bagi pendalaman data (H.B.

Sutopo, 2002: 96).

Reduksi

Data

Pengumpulan Data

Penarikan

Simpulan /

Verifikasi

Sajian

Data

30

BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA

A. Profil Perusahaan

Nama Perusahaan : PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)

Nama Sebutan : PT PELNI (Persero)

Bidang Usaha : Pelayaran

Status Badan Hukum : Perseroan Terbatas

Dasar Hukum : Keputusan Menteri Perhubungan Nomor

M.2/1/2 tanggal 28 Februari 1952 dan No.

A.2/1/2 tanggal 19 April 1952

Jumlah Kantor : 1 Kantor Pusat dan 47 Kantor Cabang

1. Kantor Pusat

Alamat : Jalan Gajahmada Nomor 14 Jakarta Pusat

10130

Nomor Telepon : +62-21-6334342

Nomor Fax : +62-21-63854130

Call Center : +62-21-79180606

Website : http://www.pelni.co.id

E-mail : [email protected]

2. Kantor Cabang Semarang

Alamat : Jalan Mpu Tantular Nomor 25 Semarang,

Jawa Tengah

Nomor Telepon : (024) 3546723, 3546723, 3580814

Nomor Fax : 024-3555156

E-mail : [email protected]

B. Sejarah Peusahaan

Sejarah berdirinya PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)

bermula dengan dikeluarkannya Surat Keputusan Bersama (SKB) antara

31

Menteri Perhubungan dan Menteri Pekerjaan Umum tanggal 5 September

1950 yang isinya mendirikan Yayasan Penguasaan Pusat Kapal-kapal

(PEPUSKA).

Latar belakang pendirian Yayasan PEPUSKA diawali dari penolakan

pemerintah Belanda atas permintaan Indonesia untuk mengubah status

maskapai pelayaran Belanda yang beroperasi di Indonesia, N.V. K.P.M

(Koninklijke Paketvaart Matschappij) menjadi Perseroan Terbatas (PT).

Pemerintah Indonesia juga menginginkan agar kapal-kapal KPM dalam

menjalankan operasi pelayarannya di perairan Indonesia menggunakan

bendera Merah Putih. Pemerintah Belanda dengan tegas menolak semua

permintaan yang diajukan oleh pemerintah Indonesia.

Dengan modal awal 8 (delapan) unit kapal dengan total tonage

4.800 DWT (Death Weight Ton), PEPUSKA berlayar berdampingan

dengan armada KPM yang telah berpengalaman lebih dari setengah abad.

Persaingan benar-benar tidak seimbang ketika itu, karena armada KPM

selain telah berpengalaman, jumlah armadanya juga lebih banyak serta

memiliki kontrak-kontrak monopoli.

Akhirnya pada 28 April 1952 Yayasan Pepuska resmi dibubarkan.

Pada saat yang sama didirikanlah PT PELNI dengan berdasarkan Surat

Keputusan Menteri Perhubungan Nomor M.2/1/2 tanggal 28 Februari

1952 dan No. A.2/1/2 tanggal 19 April 1952, serta Berita Negara Republik

Indonesia No. 50 tanggal 20 Juni 1952. Sebagai Presiden Direktur

Pertamanya diangkatlah R. Ma'moen Soemadipraja (1952-1955).

Delapan unit kapal milik Yayasan Pepuska diserahkan kepada PT

PELNI sebagai modal awal. Karena dianggap tidak mencukupi maka Bank

Ekspor Impor menyediakan dana untuk pembelian kapal sebagai tambahan

dan memesan 45 "coaster" dari Eropa Barat. Sambil menunggu datangnya

"coaster" yang dipesan dari Eropa, PT PELNI mencarter kapal-kapal asing

yang terdiri dari berbagai bendera. Langkah ini diambil untuk mengisi

trayek-trayek yang ditinggalkan KPM. Setelah itu satu persatu kapal-kapal

yang dicarter itu diganti dengan "coaster" yang datang dari Eropa.

32

Kemudian ditambah lagi dengan kapal-kapal hasil pampasan perang dari

Jepang.

Status PT PELNI mengalami dua kali perubahan. Pada tahun 1961

pemerintah menetapkan perubahan status dari Perusahaan Perseroan

menjadi Perusahaan Negara (PN) dan dicantumkan dalam Lembaran

Negara RI No. LN 1961. Kemudian pada tahun 1975 status perusahaan

diubah dari Perusahaan Negara (PN) menjadi Perseroan terbatas (PT)

PELNI sesuai dengan Akte Pendirian No. 31 tanggal 30 Oktober 1975.

Perubahan tersebut dicantumkan dalam Berita Negara RI No. 562-1976

dan Tambahan Berita Negara RI No. 60 tanggal 27 Juni 1976.

Seiring dengan perjalanan waktu dan perkembangan usaha,

perusahaan mengalami beberapa kali perubahan bentuk Badan Usaha.

Pada tahun 1975 berbentuk Perseroan sesuai Akta Pendirian Nomor 31

tanggal 30 Oktober 1975 dan Akte Perubahan Nomor 22 tanggal 4 Maret

1998 tentang Anggaran Dasar PT PELNI yang diumumkan dalam Berita

Negara Republik Indonesia tanggal 16 April 1999 Nomor 31 tambahan

Berita Negara Nomor 2203.

PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) memiliki 47 cabang

yang beroperasi di seluruh Indonesia. Sejarah PT PELNI bersifat

nasionalisasi, sehingga seluruh cabang mengikuti atau menyesuaikan

dengan sejarah PT PELNI Pusat, salah satunya yaitu PT PELNI Cabang

Semarang. Tanggal berdiri dan beroperasinya PT PELNI Cabang

Semarang diperingati dan dirayakan sesuai dengan berdirinya PT PELNI

Pusat, begitu juga dengan seluruh cabang di Indonesia.

C. Kegiatan Usaha

1. Usaha Pokok

Usaha pokok PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) adalah

menyediakan jasa angkutan transportasi laut yang meliputi jasa

angkutan penumpang dan jasa angkutan muatan barang antar pulau.

Saat ini perusahaan mengoperasikan 28 unit armada kapal penumpang

33

yang diklasifikasi berdasarkan kapasitas jumlah penumpang,

diantaranya : Kapal tipe 3.000 pax, tipe 2.000 pax, tipe 1.000 pax, tipe

500 pax, tipe Ro-Ro (Roll on-Roll off) dan 1 unit kapal ferry cepat

dengan kapasitas seluruhnya berjumlah 36.913 penumpang. Disamping

itu PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) juga mengoperasikan 4

unit armada kapal barang dengan total bobot mati berjumlah 1.200 ton.

Wilayah Indonesia yang terdiri dari 17.503 pulau, sangat

membutuhkan sarana transportasi laut untuk menghubungkan pulau-

pulau yang tersebar di seluruh Indonesia. Sesuai SK Dirjen Perla no.

AT 55/I/8/DJPL-06 Tgl 5 April 2006 tentang penetapan jaringan

trayek tetap dan teratur (Liner) angkutan laut penumpang dalam negeri

untuk PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero). Tempat yang

disinggahi berjumlah 91 pelabuhan dengan 47 kantor cabang dan

kurang lebih 300 travel agent yang tersebar diseluruh Indonesia.

Sesuai misinya “Mengelola dan mengembangkan angkutan laut

guna menjamin aksesibilitas masyarakat untuk menunjang

terwujudnya wawasan nusantara”, PT Pelayaran Nasional Indonesia

(Persrro) melaksanakan tanggung jawabnya dengan tidak hanya

terbatas melayari route komersial, tetapi juga melayani pelayaran

dengan route pulau-pulau kecil terluar (Pepres No.78 tahun 2005

tentang Pengelolaan Pulau-pulau Kecil Terluar). Di samping itu

pemanfaatkan sumber daya alam dalam rangka pembangunan yang

berkelanjutan dan pemberdayaan masyarakat dalam rangka

peningkatan kesejahteraan dapat tercapai sesuai target sasaran.

PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang

sampai saat ini melayani perjalanan kapal laut dengan mengoperasikan

atau memberangkatkan 6 kapal motor, yaitu KM Ciremai, KM Egon,

KM Binaiya, dan KM Kelimutu, KM Leuser dan KM Lawit. Route

perjalanan dari kapal-kapal tersebut terdiri dari beberapa pulau di

Indonesia, di mana pelabuhan tujuan oleh kapal yang diberangkatkan

dari pelabuhan Semarang dapat dilihat pada lampiran, yaitu pada

34

Jadwal Keberangkatan Kapal PT PELNI TD Tanjung Mas (Semarang),

Rencana Kedatangan dan Keberangkatan Kapal Penumpang di Tg.

Mas Semarang Bulan Februari 2016 dan Daftar Tarif Tiket Kapal Dari

Pelabuhan Tanjung Mas-Semarang.

2. Usaha Terkait Lainnya

a. Usaha Sampingan

1) Hotel Bahtera Cipayung, Bogor, Jawa Barat

b. Usaha Penunjang (Unit Bisnis Strategis)

1) Angkutan Bandar

2) Keagenan Kapal

3) Dock/Perbengkelan Kapal (Galangan Surya, Surabaya, Jawa

Timur)

4) Pelayanan Penumpang Kapal

5) Property Management PELNI

c. Anak Perusahaan

1) PT. SBN : Bongkar Muat & EMKL

2) PT. PIDC : Freight Forwarding, Pengelolaan Over bagasi

3) Rumah Sakit PELNI

D. Sumber Daya Manusia

Selain terus meningkatkan pelayanan dan produktifitas kepada para

karyawan, manajemen menyadari bahwa sumber daya manusia merupakan

sebuah aset terbesar dan juga merupakan salah satu kunci utama untuk

mempertahankan posisi perusahaan sebagai pelaku pasar yang kuat dan

layak diperhitungkan dalam era globalisasi.

Sejalan dengan hal tersebut, perusahaan mengembangkan program

pelatihan khusus dan berkala yang ditujukan untuk meningkatkan

kemampuan teknis dan manajerial para karyawannya.

35

1. Tenaga Kerja

Jumlah sumber daya manusia pada akhir tahun 2012

diperkirakan sebanyak 4.535 pegawai dengan rincian sebagai berikut:

a. PT. PELNI

1) Kantor Pusat : 405

2) Kantor Cabang : 568

3) Pegawai Laut/ABK : 2.588

Sub Jumlah : 3.561 Pegawai

b. Usaha Sampingan

1) Galangan Surya : 20

2) Wisma Bahtera Cipayung : 23

Sub Jumlah : 43 Pegawai

c. Perusahaan Anak

1) PT SBN : 136

2) RS. PELNI Petamburan : 792

3) PT PIDC : 3

Sub Jumlah : 931 Pegawai

Jumlah Total : 4.535 Pegawai

d. Jumlah Tenaga Kerja PT PELNI (Persero) Cabang Semarang: 18

Pegawai

2. Pelatihan

Perusahaan telah mengembangkan program pelatihan khusus

dan berkala untuk meningkatkan keahlian operasional para

karyawannya. Pelatihan dititikberatkan pada spesialisasi teknik dan

manajerial dibidang masing-masing guna meningkatkan kinerja dan

kompetensi yang mengarah pada peningkatan mutu pelayanan yang

berkualitas tinggi.

Profesionalisme ABK (Anak Buah Kapal) yang dilengkapi

dengan Sertifikasi Pengawakan (sesuai STCW 95) antara lain:

a. Sertifikat Keahlian:

1) ANT (Ahli Nautika Tingkat)

36

2) ATT (Ahli Teknik Tingkat)

b. Sertifikat Ketrampilan:

1) BST (Basic Safety Training)

2) AFF (Advance Fire Fighting)

3) GMDSS (Global Maritime Distress Safety Sistem)

4) SCRB (Survival Craft and Rescue Boat)

5) MEFA (Medical First Aid)

6) Medical Care on Board

7) Radar Simulator

8) ARPA Simulator

9) Crowd Management

10) Crisis Management

11) BRM (Bridge Resource Management)

E. Tata Kelola Perusahaan

PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) memiliki kewajiban

untuk menerapkan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate

Governance) dengan tujuan agar perusahaan memiliki daya saing yang

kuat, baik secara nasional maupun internasional sehingga mampu

mempertahankan keberadaannya dan hidup berkelanjutan untuk mencapai

maksud dan tujuan Bada Usaha Milik Negara (BUMN) serta terciptanya

dunia usaha yang semakin dinamis dan kompetitif.

Penerapan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate

Governance) di lingkungan PT PELNI (Persero) sesuai dengan Peraturan

Menteri Negara BUMN tanggal 01 Agustus 2011 nomor: PER-01

/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good

Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara dan Surat

Keputusan Sekretaris Kementerian BUMN nomor: SK-16/S.MBU/2012

tanggal 6 Juni 2012 tentang Indikator/Parameter Penilaian dan Evaluasi

atas Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate

Governance) pada Badan Usaha Milik Negara.

37

Dengan memperhatikan pentingnya tujuan penerapan GCG, maka

PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) berkomitmen untuk mengelola

perusahaan sesuai dengan prinsip-prinsip GCG yaitu transparancy,

accountability, responsibility, indepedency dan fairness.

Komitmen ini diwujudkan dalam:

1. Pedoman GCG & SK Pedoman GCG PT Pelayaran Nasional

Indonesia (Persero)

2. Pedoman Code of conduct & SK Pedoman Code of Conduct PT

Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)

3. Tata Laksana Kerja (Bord Manual) Direksi & Dewan Komisaris PT

Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)

4. Benturan Kepentingan (Conflict of Interest) PT Pelayaran Nasional

Indonesia (Persero):

a. Benturan Kepentingan Dewan Komisaris

b. Benturan Kepentingan Direksi

5. Pakta Integritas PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)

a. Pakta Integritas Dewan Komisaris

b. Pakta Integritas Direksi

6. Pedoman Penanganan Gratifikasi PT Pelayaran Nasional Indonesia

(Persero)

7. Manajemen risiko PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)

8. Annual Report PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero):

a. AR 2009

b. AR 2010

c. AR 2011

d. AR 2012

e. AR 2013

f. AR 2014

Aturan dan ketetapan tersebut di atas merupakan dasar bagi insan PELNI

untuk menjalankan perusahaan.

38

F. Visi dan Misi Perusahaan

1. Visi:

“Menjadi Perusahaan Pelayaran yang Tangguh dan pilihan Utama

Pelanggan”

2. Misi:

a. Mengelola dan mengembangkan angkatan laut guna menjamin

aksesibilitas masyarakat untuk menunjang terwujudnya wawasan

nusantara.

b. Meningkatkan kontribusi pendapatan bagi negara, karyawan serta

berperan di dalam pembangunan dan pelayanan kepada

masyarakat.

c. Meningkatkan nilai perusahaan melalui kreativitas, inovasi, dan

pengembangan kompetensi Sumber Daya Manusia.

d. Menjalankan usaha secara adil dengan memperhatikan azas

manfaat bagi semua pihak yang terlibat (Stakeholders), dan

menerapkan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG).

G. Budaya Perseroan

Dalam mencapai visinya, PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)

berkomitmen untuk menerapkan Tata Nilai Utama (Core Value) sebagai

berikut:

1. Integritas

Setiap INSAN PELNI harus bertindak dengan integritas (kejujuran,

konsisten, komitmen, berani dan dapat dipercaya) dalam rangka

mencapai keunggulan dalam kinerja berdasarkan tuntutan

“stakeholders”

2. Service Exellence

Fokus pada pelanggan untuk memberikan pelayanan prima dan

memastikan produk atau jasa yang dikerjakan dapat memenuhi

kebutuhan pelanggan

39

3. Continous Learning

Setiap INSAN PELNI harus mampu mentransformasikan dirinya

secara berkelanjutan, berdasarkan tuntutan yang sedang maupun akan

terjadi

4. Careness

Menjaga keselamatan, keamanan dan kesehatan lingkungan untuk

pekerja, mitra kerja, pelanggan maupun masyarakat pada umumnya.

40

H. Struktur Organisasi dan Deskripsi Pekerjaan PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang

1. Struktur Organisasi

Bagan 3. 1

Struktur Organisasi PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang

Sumber: PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang.

41

3. Deskripsi Tugas dan Pekerjaan

a. Kepala Cabang

1) Menyiapkan konsep rencana kerja jangka panjang, menengah,

pendek, dan program kerja perusahaan di cabang

2) Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian, dan pelaporan

bidang perencanaan, pendayagunaan dan pengembangan usaha

cabang

3) Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian, dan pelaporan

bidang adm. cabang

4) Mengorganisir dan mengendalikan efektivitas serta efisiensi

kegiatan property management, meliputi bidang perencanaan,

pendayagunaan, dan pengembangan usaha serta adm. cabang

5) Memantau dan mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan

bidang perencanaan, pendayagunaan dan pengembangan serta

administrasi di Kantor Sub. Cabang

6) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan cabang, yang

meliputi kegiatan: perencanaan, pendayagunaan, dan

pengembangan usaha serta administrasi Cabang

7) Mengorganisir dan mengendalikan pengelolaan SDM

pelaksana kegiatan di cabang

8) Mengorganisir dan mengendalikan ketertiban pengelolaan adm.

Kegiatan cabang

9) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan pengelolaan data,

informasi dan pelaporan hasil kegiatan di cabang

10) Melaksanakan tugas tambahan dan tugas lain yang diberikan

oleh atasan atau BOD.

42

b. Kepala Operasi

1) Menyiapkan konsep rencana kerja jangka panjang, menengah,

pendek, dan program kerja perusahaan di bidang perencanaan,

pengendalian dan pengembangan kegiatan usaha cabang

2) Menyiapkan konsep pengaturan kebijakan, kegiatan

perencanaan, pengendalian dan pengembangan usaha cabang

yang meliputi penyiapan administrasi, pengelolaan dan

pengendalian operasional usaha cabang serta dokumen

termasuk dan tidak terbatas meliputi kegiatan sebagaimana

dibutuhkan dalam kegiatan pemasaran jasa perusahaan,

pelayanan kapal, Departure Control System (DCS),

pemanfaatan fasilitas kepelabuhanan, penetapan dan

pengendalian operasi layanan kapal sesuai dengan ketentuan

yang berlaku agar dicapai kinerja produksi jasa angkutan laut,

on time performance kapal, kepuasan pengguna jasa (customer

satisfaction) serta efektivitas dan efisiensi usaha cabang yang

optimal

3) Menyelenggarakan kegiatan perencanaan, pengendalian, dan

pengembangan usaha cabang yang meliputi penyiapan

administrasi, pengelolaan dan pengendalian operasional usaha

cabang serta dokumen termasuk dan tidak terbatas meliputi

kegiatan sebagaimana dibutuhkan dalam kegiatan pemasaran

jasa perusahaan, pelayanan kapal, Departure Control System

(DCS), pemanfaatan fasilitas kepelabuhanan, penetapan dan

pengendalian operasi layanan kapal sesuai dengan ketentuan

yang berlaku agar dicapai kinerja produksi jasa angkutan laut,

on time performance, kepuasan pengguna jasa (customer

satisfaction), serta efektivitas dan efisiensi usaha cabang yang

optimal

4) Memantau, mengkoordinir dan mengendalikan

penyelenggaraan kegiatan perencanaan dan pengendalian

43

kegiatan operasi pelayanan kapal perusahaan pada Kantor

Cabang

5) Mengorganisir dan mengendalikan pengelolaan SDM

pelaksana kegiatan perencanaan dan pengendalian operasional

usaha cabang

6) Mengorganisir dan mengendalikan ketertiban pengelola

administrasi kegiatan perencanaan dan pengendalian usaha

cabang

7) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan pengelolaan

administrasi usaha cabang

8) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan pengelolaan data,

informasi, dan pelaporan serta laporan khusus hasil kegiatan

perencanaan dan pengendalian layanan usaha cabang sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

9) Melaksanakan tugas tambahan dan tugas lain-lain yang

diberikan oleh atasan.

c. Kepala Administrasi Keuangan

1) Menyiapkan konsep rencana kerja jangka panjang, menengah,

pendek dan program kerja perusahaan di bidang administrasi

keuangan

2) Menyiapkan konsep pengaturan kebijakan administrasi

keuangan perusahaan termsuk pembuatan pedoman

pengelolaan hutang, pencairan piutang, penempatan dana,

penerimaan dan pengeluaran kas/bank berikut verifikasi bukti-

buktinya, pemotongan dan penyetoran iuran pegawai,

administrasi dan penyimpanan surat berharga serta bkti-bukti

kekayaan perusahaan

3) Mengorganisir dan mengendalikan efektivitas serta efisiensi

kegiatan administrasi keuangan perusahaan

44

4) Memantau dan mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan

administrasi keuangan perusahaan di kantor cabang, kapal, dan

SBU

5) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan administrasi

keuangan, termasuk pengelolaan hutang, pencairan piutang,

penempatan dana, penerimaan dan pengeluaran kas/bank

berikut verifikasi bukti-buktinya, pemotongan dan penyetoran

iuran pegawai, administrasi dan penyimpanan surat berharga

beserta bukti-bukti kekayaan perusahaan yang optimal

6) Mengorganisir dan mengendalikan pengelolaan SDM

pelaksana kegiatan administrasi keuangan

7) Mengorganisir dan mengendalikan ketertiban pengelolaan

administrasi kegiatan administrasi keuangan perusahaan

8) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan pengelolaan

administrasi perkantoran bidang administrasi keuangan

9) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan pengelolaan data,

informasi dan pelaporan hasil kegiatan administrasi keuangan

perusahaan

10) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan administrasi

perkantoran dan layanan umum kerumahtanggaan kantor

cabang

11) Melaksanakan tugas tambahan dan tugas-tugas lain yang

diberikan oleh atasan.

d. Asisten Manager Keuangan

1) Penyerahan RKA

2) Ketepatan Laporan Perpajakan

3) Penyerahan Laporan Bulanan

4) Penyerahan Laporan Triwulan

5) Penyerahan Laporan Tahunan

e. Asisten Manager Pelayanan Jasa

1) Penyerahan RKA

45

2) Realisasi RKA

3) Response Time atas masalah operasional

4) Service ability performance peralatan penunjang pelayanan

5) Tanggal akhir pelaporan berkala

6) Melaksanakan pengawasan EMB/DBD

f. Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa

1) Penyerahan SKA

2) Realisasi SKA

3) Melakukan pengawasan terhadap kegiatan penjualan tiket kapal

4) Melakukan pengawasan terhadap kegiatan boarding di

pelabuhan

5) Pelaporan hasil penjualan tiket harian

g. Pjs. Asisten Manager Sumber Daya Manusia (SDM) dan Umum

1) Penyerahan SKA

2) Realisasi SKA

3) Penyiapan fasilitas bidang umum (pemeliharaan aset atau

inventaris)

4) Produktivitas SDM

5) Tanggal akhir pelaporan berkala RKA

6) Pelaporan absensi

h. Senior Staff 1

1) Membuat konsep surat-surat (surat keluar cabang, nota dinas,

SPJ dan lain-lain dan pengarsipan)

2) Melakukan rekap data aset dan inventaris cabang

3) Membuat data check list dan kontrol service aset atau

inventaris barang kantor

4) Kegiatan pelayanan tamu

5) Melakukan koordinasi dengan instansi terkait pelaksanaan

sertifikasi ABK (insidental)

i. Junior Staff 1

1) Membuat JV

46

2) Melayani permintaan tiket, administrasi agent atau travel

3) Membuat laporan tiket bulanan

4) Membuat laporan bulanan, triwulan ke kantor pusat

5) Administrasi tiket batal dan rusak

j. Junior Staff 2

1) Melaksanakan kegiatan penjualan tiket kapal penumpang

2) Mencetak laporan penjualan tiket harian

k. Junior Staff 3

1) Membuat surat-surat pelk clearence kapal

2) Mengajukan biaya uang rambu ke kapal

3) Melakukan koordinasi ke instansi terkait utk proses clearence

4) Melaksanakan EMB/DBD kapal

5) Melaksanakan clearence kapal turis

l. Sub Cabang Cirebon

1) Melakukan kegiatan Administrasi ticketing (penjualan,

membuat rekap dan laporan ticketing, entry data ticketing

oracle)

2) Melakukan pengecekan, pemeliharaan aset kantor sub cabang

Cirebon

3) Melakukan Administrasi keuangan (membuat estimasi biaya

dan melaporkan ke Cabang Semarang, administrasi

pembayaran telepon, listrik, air, administrasi pembayaran

pensiun)

4) Melakukan administrasi umum (pembayaran SPJ, surat

pengantar berobat, clearence in out)

m. Junior Officer 1

1) Membuat atau menghitung biaya disbursement kapal keagenan

lokal atau asing

2) Membuat surat keluar utk urusan UPK

3) Membuat invoice kapal-kapal keagenan

4) Mengurus perpanjangan sertifikat kapal-kapal

47

5) Membuat laporan sweping kapal-kapal

6) Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait proses

clearence

n. Junior Officer 2

1) Membuat dokumen atau surat-surat internal

2) Kegiatan pelayanan tamu

3) Melakukan rekap data OB

o. Kasir

1) Membuat BPU

2) Membayar tagihan CBV

3) Membuat laporan posisi keuangan

4) Membuat daftar dan melakukan pembayaran pensiunan PELNI

p. Administrasi Officer 1

1) Mengentry data kas harian

2) Memilah dan mengarsip data kas, bank, memo, dan dokumen

lainnya

3) Membantu membuat laporan ticketing bulanan

4) Mengumpulkan data-data KP1danKP2 Keagenan

5) Mengambil rekening koran Mandiri dan BNI

6) Mencetak dan mengarsip buku besar

q. Administrasi Officer 2

1) Membuat jadwal kapal

2) Mengetik PPKB masuk

3) Menyiapkan tangga kapal

4) Menghubungi petugas air pelindo

5) Melaksanakan EMB/DBD

6) Mencatat laporan harian

7) Membuat laporan bulanan ke ADPEL PELINDO

r. Administrasi Officer 3

1) Melengkapi nomor Dokumen BL

2) Membuat resi mualim, cargo list, tiket kendaraan, BPU

48

3) Menyelesaikan pembuatan manifest

4) Menyelesaikan laporan B60B

5) Melakukan penggandaan atau arsip muatan

Dalam pengamatan ini, penulis mempelajari mengenai

administrasi penjualan tiket kapal laut, di mana pada PT Pelayaran

Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang penjualan tiket

dilakukan oleh Petugas Loket sebagai Staff Pemasaran dan Penjualan

Jasa yang bertugas di bawah Asisten Manager Pemasaran dan

Penjualan Jasa. Semua urusan penjualan tiket menjadi tugas dan

tanggung jawab Petugas Loket atau Staff Pemasaran dan Penjualan

Jasa dengan pengawasan dari Asisten Manager Pemasaran dan

Penjualan Jasa. Petugas Loket bertanggung jawab atas penjualan

sampai dengan pencetakan Rekapitulasi Kas List Harian Loket,

sedangkan untuk pelaporan Rekapitulasi tersebut menjadi tanggung

jawab Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa.

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

Administrasi penjualan tiket kapal laut merupakan serangkaian kegiatan

yang menyangkut proses penjualan tiket, syarat dan ketentuan serta dokumen-

dokumen yang dibutuhkan dalam proses penjualan tersebut. Dalam hal ini, penulis

membahas tentang administrasi penjualan tiket kapal laut di PT Pelayaran

Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang telah penulis pelajari selama

magang. Rangkaian kegiatan administrasi penjualan tiket kapal laut yang akan

penulis sampaikan berkaitan dengan hal-hal berikut:

A. Prosedur Pembelian Tiket

Semua proses yang berkaitan dengan kegiatan pemasaran tiket,

termasuk penjualan tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) diatur

dengan adanya Standard Operasional Procedure (SOP) Pemasaran Tiket

PT PELNI (Persero). Sesuai ketentuan umum penjualan tiket PELNI, tiket

dapat dijual mulai H-90 sebelum keberangkatan kapal sampai 2 (dua) jam

sebelum keberangkatan kapal kecuali ditentukan lain oleh ketentuan

umum perusahaan. Penjualan tiket wajib dilakukan secara online melalui

aplikasi ticketing kecuali dalam hal terjadi gangguan sistem ticketing dan

force majure dilayani secara offline menggunakan blanko tiket.

Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis, tahap awal

dari semua rangkaian kegiatan penjualan tiket adalah adanya pesanan dari

pembeli. Dari pemesanan ini, kemudian dapat terjadi transaksi jual-beli

tiket. Pembelian tiket dapat dilakukan oleh calon penumpang ataupun

diwakilkan dengan cara datang langsung ke loket penjualan tiket di kantor

PT Pelayanan Nasional Indonesia (Persero) di cabang-cabang terdekat atau

di agen resmi penjulan tiket PELNI yang telah terdaftar. Sesuai

pengamatan penulis serta dokumen yang diperoleh penulis selama

magang, tatacara pembelian tiket sesuai dengan Standard Operasional

50

Procedure (SOP) Pemasaran Tiket PT PELNI (Persero) adalah sebagai

berikut:

1. Mengisi formulir yang disediakan petugas secara gratis dengan jelas.

Setiap calon pembeli yang datang di loket penjualan tiket atau di

agen penjualan tiket PELNI akan diberikan selembar formulir

pemesanan tiket secara gratis. Formulir ini wajib diisi dengan jelas dan

lengkap oleh pembeli, karena data yang tercantum di dalam formulir

tersebut akan digunakan sebagai referensi untuk proses issued atau

pengisian data tiket agar tiket dapat dicetak. Data yang harus diisi

dalam formulir ini terdiri dari nama kapal; tujuan; tanggal

keberangkatan; kelas yang diinginkan; identitas penumpang yang

terdiri dari: nama calon penumpang (sesuai dengan kartu identitas),

jenis kelamin serta usia calon penumpang; identitas pemohon atau

pemesan yang terdiri dari: nama pemohon, alamat, nomor telepon atau

HP, nomor KTP/Pasport; tanda tangan pemohon atau pemesan.

Bentuk formulir pemesanan tiket tersebut adalah sebagai berikut:

Gambar 4. 1

Formulir Pemesanan Tiket

Sumber: Loket Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia

(Persero) Cabang Semarang.

51

2. Menyerahkan formulir yang telah diisi kepada loket yang telah tersedia

secara tertib, antri.

Setelah mengisi formulir yang diberikan secara jelas dan

lengkap, calon pembeli dapat menyerahkan formulir tersebut kepada

petugas loket yang melayani. Pembeli harus tertib dan antri dengan

sesama pembeli lainnya agar proses pembelian dapat berjalan dengan

lancar.

3. Petugas menerima formulir kemudian tiket di-issued.

Dari data yang telah tercantum pada formulir, petugas kemudian

dapat melakukan pengisian data tiket atau issued tiket. Pengisian data

tiket ini dilakukan dengan menggunakan aplikasi ticketing milik PT

Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) melalui menu penjualan. Data

yang diisikan pada proses issued ini harus sesuai dengan data yang

tercantum pada formulir agar tidak terjadi kesalahan pada hasil

pencetakan tiket berkaitan dengan identitas calon penumpang.

4. Calon pembeli tiket menyerahkan uang sesuai permintaan petugas

loket berdasarkan formulir kemudian tiket diserahkan.

Setelah semua data yang diperlukan selesai di-input pada

aplikasi ticketing, maka akan muncul berapa harga atau tarif yang

harus dibayarkan oleh calon pembeli sesuai dengan ketentuan tarif

yang berlaku. Sebelum tiket dicetak, petugas loket akan meminta uang

kepada calon pembeli sejumlah total harga yang harus dibayarkan.

Setelah pembeli menyerahkan uang yang dimaksud, petugas kemudian

mencetak tiket yang dipesan dan menyerahkannya kepada pembeli.

5. Calon pembeli harus memperhatikan apakah tiket yang diterima dari

petugas sudah sesuai dengan permintaan sebelum meninggalkan ruang

antrian.

Pembeli harus teliti dan melakukan pengecekan setelah

menerima tiket yang diberikan oleh petugas sebelum meninggalkan

tempat antrian untuk memastikan ada atau tidaknya kesalahan data

atau informasi yang tercantum pada tiket yang diterimanya. Jika semua

52

informasi yang tertera pada tiket sudah benar, maka pembeli dapat

meninggalkan loket.

B. Prosedur Penunjukkan Agen Penjualan tiket PT Pelayaran Nasional

Indonesia

Menurut informan di tempat magang, selain dilakukan di loket-loket

penjualan tiket di kantor cabang PT Pelayaran Nasional Indonesia

(Persero), penjualan tiket kapal PT PELNI juga dapat dilakukan pada

agen-agen resmi penjualan tiket PT PELNI. Agen resmi penjualan tiket

kapal PT PELNI adalah badan usaha yang telah memiliki kontrak resmi

atau telah ditetapkan sebagai agen penjualan tiket PT Pelayaran Nasional

Indonesia (Persero). Proses pemesanan tiket sampai dengan pencetakan

tiket yang dilakukan pada agen penjualan adalah sama dengan proses

penjualan di loket cabang PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero),

tetapi untuk pembelian tiket di agen penjualan akan dikenakan biaya

administrasi sebesar Rp 10.000,-.

Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan narasumber, syarat

umum untuk dapat menjadi agen penjualan tiket PT Pelayaran Nasional

Indonesia (Persero) adalah sebagai berikut:

1. Berbentuk badan hukum, seperti PT, CV, Firma serta badan usaha

berbadan hukum lainnya.

2. Memiliki Akte Pendirian Perusahaan

3. Memiliki Tanda Daftar Perusahaan (TDP)

4. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

5. Memiliki Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)

6. Sebagai Anggota Asosiasi Travel

7. Memiliki Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP)

8. Memiliki perangkat komputer on-line dengan sistem PT PELNI

9. Memiliki jaringan telepon dan email

10. Memiliki brankas untuk penyimpanan blanko tiket

11. Memasang papan nama dengan standar PT PELNI.

53

Selain syarat-syarat umum di atas, badan usaha yang ingin menjadi

agen penjualan tiket kapal PT Pelayaran Nasioanal Indonesia (Persero)

juga harus memenuhi persyaratan lain yaitu berupa persyaratan kantor

agen penjualan yang terdiri dari:

1. Memiliki struktur organisasi perusahaan.

2. Memiliki pegawai dengan kompetensi sesuai kebutuhan standar dan

memiliki sertifikasi standar reservasi PT PELNI.

3. Menempati gedung kantor yang dilengkapi dengan:

a. Telepon atau akses internet

b. Facsimile

c. E-mail

d. Papan informasi

e. Komputer.

4. Memilki papan nama informasi agen penjualan tiket kapal PT PELNI

yang disertai pemasangan logo PT Pelayaran Nasioanal Indonesia

(Persero).

5. Agen penjualan tiket wajib memasang syarat dan ketentuan

pengangkutan penumpang serta tarif tiket penumpang angkutan laut.

Proses untuk menjadi agen penjulan tiket PT Pelayaran Nasional

Indonesia (Persero) melalui beberapa tahap, yaitu sebagai berikut:

1. Calon agen penjualan mengajukan permohonan secara tertulis yang

ditujukan kepada Direktur Komersial serta melampirkan kelengkapan

persyaratan umum.

2. Senior Manager PKP mengevaluasi surat permohonan calon agen,

kelengkapan atau kebenaran administrasi, dan melakukan survei

lokasi.

3. Apabila hasil evaluasi dan survei menyatakan kebenaran dan layak

untuk disetujui, selanjutnya Senior Manager PKP memberitahukan

persetujuannya secara tertulis melalui surat kepada calon Agen

Penjualan Tiket Kapal PT PELNI.

54

4. Setelah mendapat persetujuan dari Senior Manager PKP, Agen

Penjualan Tiket Kapal PT PELNI diminta untuk mempersiapkan

infrastruktur yang dibutuhkan dengan spesifikasi yang diatur lebih

lanjut dalam perjanjian.

5. Apabila infrastruktur dinyatakan siap beroperasi, dilakukan penanda

tanganan kontrak perjanjian kerjasama oleh Kepala Cabang dengan

pimpinan Agen Penjualan Tiket Kapal PT Pelayaran Nasional

Indonesia (Persero).

6. Divisi PKP memberikan nomor registrasi atau ijin akses online kepada

Agen Penjualan Tiket Kapal PT Pelayaran Nasional Indonesia

(Persero).

Untuk membuat perikatan antara PT Pelayaran Nasional Indonesia

(Persero) dengan Agen Penjualan, dituangkan dalam kontrak Perjanjian

Kerja Sama yang ditanda tangani oleh Direktur Komersial dan Pimpinan

Agen Penjualan. Perjanjian dibuat rangkap dua dan masing-masing

bermaterai cukup dengan kekuatan hukum yang sama untuk masing-

masing pihak. Lingkup hak dan kewajiban PT Pelayaran Nasional

Indonesia (Persero) dengan agen penjualan diatur dalam perjanjian atau

Kontrak yang telah disepakati.

Setelah resmi menjadi agen penjualan tiket kapal PT Pelayaran

Nasional Indonesia (Persero), agen penjualan dapat melakukan

pengambilan blanko tiket kapal PT PELNI ke kantor cabang. Proses

permintaan blanko tiket oleh agen penjualan ke kantor cabang adalah

sebagai berikut:

1. Pimpinan agen penjualan membuat permintaan tiket kepada Kepala

Cabang PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) setempat sesuai

dengan kebutuhan dengan melampirkan:

a. Daftar rekapitulasi penjualan tiket

b. Laporan sisa blanko tiket yang belum terjual

c. Laporan tiket yang rusak

d. Bukti pembayaran penggantian tiket rusak

55

e. Laporan tiket batal

f. Laporan blanko tiket hilang bilamanna terjadi kehilangan blanko

tiket dengan menjelaskan penyebab kehilangan dan melampirkan

keterangan kehilangan dari kepolisian

g. Bukti pembayaran penggantian tiket hilang

h. Surat kuasa pengambilan tiket apabila dikuasakan.

2. Jumlah fisik tiket yang menjadi stock agen penjualan harus sesuai

dengan jumlah uang jaminan tiket yang didepositkan.

3. Agen penjualan diperkenankan menambah jumlah jaminan tiket

dengan membayar uang penambahan jaminan tiket yang didepositkan.

4. Besaran uang jaminan per tiket diatur dalam Peraturan Perusahaan PT

Pelayaran Nasioanal Indonesia (Persero)

5. Surat permintaan blanko tiket dari agen penjualan ke kantor cabang

diproses selambat-lambatnya satu hari setelah diterima di kantor

cabang.

6. Setelah memeriksa permintaan blanko tiket dari agen penjualan dan

mempertimbangkan persediaan, maka cabang mengalokasikan dan

selanjutnya agen penjualan mengambil blanko tiket.

7. Pengambilan blanko tiket disesuaikan data tiket pada aplikasi

ticketing.

Sesuai keternggan dari narasumber, ketentuan pembayaran Deposit

dan Jaminan Transaksi Agen Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional

Indonesia (Persero) dilakukan dengan cara menyetor atau transfer ke

rekening PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) pada bank yang

ditunjuk. Setelah agen penjualan melakukan pembayaran deposit transaksi,

maka jumlah saldo akan berubah secara otomatis pada aplikasi ticketing.

Kerjasama antara PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) dengan

Agen Penjualan dalam hal penjualan tiket ini dapat berakhir dengan

ketentuan-ketentuan tertentu sesuai dengan peraturan yang telah

disepakati. Sesuai dengan tata auran penjualan tiket, PT Pelayaran

Nasioanl Indonesia (Persero) Cabang melakukan evaluasi terhadap Agen

56

Penjualan tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) berdasarkan

kinerja tahunan yang mencakup beberapa aspek meliputi pencapaian

kinerja, administrasi dan keuangan yang hasilnya akan digunakan sebagai

bahan pertimbangan utama untuk memperpanjang kerjasama pada tahun-

tahun berikutnya.

Saat ini PT Pelayaran Nasioanal Indonesia (Persero) Cabang

Semarang memiliki 22 Agen Penjualan Resmi. Daftar agen resmi tersebut

dapat dilihat pada lampiran di bawah rencana kedatangan dan

keberangkatan kapal penumpang di Tg. Mas Semarang bulan Februari

2016.

C. Prosedur Issued dan Pencetakan Tiket

Proses issued atau entry data tiket adalah salah satu proses dalam

kegiatan pelayanan penjualan tiket kepada pelanggan, di mana proses ini

terjadi setelah ada pemesanan dari pelanggan untuk kemudian dapat

mencetak tiket yang telah dipesan. Pengisian atau input data tiket

dilakukan oleh petugas loket yang melayani penjualan tiket setelah

menerima formulir yang telah diisi lengkap oleh pemesan atau calon

pembeli. Seperti yang dijelaskan pada prosedur pembelian tiket bahwa

data yang di-input harus sesuai dengan yang tertulis pada formulir. Semua

proses entry data tiket dilakukan secara online menggunakan aplikasi

ticketing. Menurut hasil wawancara penulis dengan narasumber, aplikasi

ticketing adalah aplikasi oracle yang diciptakan khusus untuk pengelolaan

tiket. Aplikasi ticketing dapat dibuka dan digunakan bagi pihak-pihak yang

berkepentingan atau pihak yang memiliki tugas pokok dan fungsi

berkaitan dengan ticketing. Informasi yang terdapat dalam aplikasi ini juga

dapat diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan berdasarkan

kewenangannya masing-masing sesuai dengan password yang telah

dimiliki untuk login pada aplikasi ini, maka informasi yang dapat diakses

adalah informasi yang sesuai dengan batas kewenangan mereka.

57

Komputer yang digunakan pada loket penjualan tiket adalah

komputer yang telah di-setting dengan aplikasi ticketing. Sesuai dengan

hasil pengamatan yang telah dilakukan penulis selama berpartisipasi dalam

penjualan tiket, untuk melakukan penjualan dengan proses issued secara

online, harus memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Login

Langkah pertama yang harus dilakukan oleh petugas loket

adalah aplikasi ticketing untuk dapat login. Setelah aplikasi ticketing

terbuka, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Ketika muncul tampilan seperti di atas, petugas harus login

dengan mengisi kolom username dan password yang mereka miliki.

Jika sudah diisi dengan benar, kemudian klik login maka petugas

sudah masuk pada aplikasi ticketing.

2. Pilih user type

58

Saat sudah login, secara otomatis aplikasi ticketing akan

memunculkan tampilan sebagai berikut:

Klik pada tanda panah ke bawah pada kolom user type,

kemudian akan muncul pilihan sebagai berikut:

59

Untuk penjualan tiket, maka petugas loket harus memilih loket

dengan cara menyorot kemudian klik pada tulisan loket, setelah itu

klik go di bawah kolom user type.

3. Pilih menu pada tampilan menu utama

Tampilan menu utama akan muncul setelah user type nya telah

ditentukan. Tampilan menu utama yang muncul untuk tipe loket dan

password oleh petugas penjualan tiket adalah sebagai berikut:

Untuk melakukan penjualan, tentu saja pilih menu penjualan

dengan cara klik pada menu penjualan.

4. Pilih sub menu pada menu penjualan

Pada menu penjualan terdapat 3 pilihan menu lagi yaitu sebagai

berikut:

60

Penjualan termasuk dalam kegiatan transaksi, maka menu

selanjutnya yang harus dipilih adalah menu transaksi. Caranya adalah

dengan klik tanda panah pada samping tulisan transaksi dan kemudian

akan muncul sub menu di bawah menu transaksi seperti di bawah ini:

61

Saat sudah muncul tampilan sub menu transaksi seperti di atas,

langkah selanjutnya adalah dengan klik tanda panah pada sub menu

penjualan tiket lalu akan muncul pilihan di bawah sub menu penjualan

tiket seperti berikut:

Kemudian pilih atau klik new.

5. Pilih jadwal keberangkatan

Tampilan yang muncul pada aplikasi ticketing ketika sudah

dipilih new pada penjualan tiket adalah sebagai berikut:

62

Yang perlu diisi pertama kali saat sudah muncul tampilan seperti

di atas adalah jadwal keberangkatan kapal. Jadwal keberangkatan diisi

berdasarkan permintaan pemesan sesuai dengan jadwal kapal yang

dimiliki PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang,

yang dapat dilihat pada lampiran. Langkah yang dilakukan yaitu

dengan klik pada tulisan pilih jadwal keberangkatan kapal, lalu akan

muncul tampilan sebagai berikut:

63

Setelah muncul tampilan di atas maka dapat ditentukan jadwal

keberangkatan kapal yang dikehendaki sesuai pada formulir yang telah

diisi oleh calon pembeli. Cara pengisiannya yaitu dengan mengetikkan

tanggal keberangkatan pada kolom jadwal berangkat dengan format

penulisan tahun bulan tanggal. Kemudian masukkan kode kapal sesuai

dengan daftar kode dan nama kapal pada kolom kapal. Setelah itu pada

kolom embarkasi diisi dengan kode pelabuhan keberangkatan sesuai

dengan daftar kode dan nama pelabuhan. Baik kode dan nama

pelabuhan maupun kode dan nama kapal dapat dilihat pada lampiran.

dan Kode debarkasi atau pelabuhan tujuan dapat langsung diketikkan

langsung pada kolom debarkasi atau setelah pengisian kode embarkasi

dapat langsung klik search, maka muncul pilihan misalnya seperti

berikut ini:

64

Jika sudah muncul tampilan seperti di atas, maka cara

memilihnya adalah dengan memilih pelabuhan tujuan sesuai dengan

yang dikehendaki kemudian memilih angka terkecil di belakang kode

dan nama embarkasi serta angka terkecil di belakang kode dan nama

debarkasi, misalnya embarkasi 494 Semarang 1 dan debarkasi 946

Ambon 1 atau embarkasi 494 Semarang 1 dan debarkasi 921 Bau-bau

1. Klik lingkaran pada kolom select yang menunjukkan baris yang

dikehendaki hingga muncul tanda hijau pada lingkarannya, kemudian

klik tanda select di atas kolom tersebut.

6. Isi booking kabin

Setelah semua proses pengisian jadwal keberangkatan selesai,

contoh tampilannya akan menjadi seperti ini:

65

Selanjutnya dilanjutkan dengan pengisian booking kabin. Kabin

adalah fasilitas di atas kapal berupa tempat tidur untuk penumpang.

Ada 3 jenis booking yang disediakan untuk penjualan tiket kapal

PELNI yaitu kabin umum, kabin keluarga dan single occupancy.

Kabin umum adalah kabin yang dijual secara umum. Kabin keluarga

adalah kabin yang dijual kepada kelompok atau keluarga sesuai

permintaan. Single occupancy adalah kabin yang diperuntukkan bagi

penumpang yang ingin menempati seluruh seat dalam suatu ruangan

dengan tarif sejumlah seat yang akan ditempatinya. Kabin hanya dapat

terisi dengan jenis kelamin yang yang sama kecuali untuk kabin

dengan jenis keluarga.

Pada kolom tipe booking dan jenis booking secara otomatis telah

terisi yaitu tipe booking partai dan jenis booking umum, karena pada

umumnya yang selalu digunakan adalah tipe dan jenis booking tersebut

jika untuk penjualan tiket secara umum. Tipe dan jenis booking dapat

diganti jika memang ada permintaan secara khusus. Cara

66

menggantinya yaitu dengan cara klik tanda panah pada pinggir

kolomnya lalu pilih salah satu tipe booking maupun jenis booking.

Kemudian, tentukan jenis kelas yang dipilih sesuai permintaan

calon pembeli. Pada dasarnya setiap kapal memiliki jenis kelas yang

berbeda-beda. Untuk kapal-kapal PELNI sendiri jenis kelas beserta

kapasitas pada kapal penumpang adalah sebagai berikut:

a. Kelas 1/I A kapasitas 2 seat

b. Kelas 2/I B kapasitas 4 seat

c. Kelas 3/II A kapasitas 6 seat

d. Kelas 4/II B kapasitas 8 seat

e. Wisata kapasitas 1 seat

f. Bisnis kapasitas 1 seat

g. Utama kapasitas 1 seat

h. Tatami kapasitas 1 seat

i. Ekonomi kapasitas 1 seat

Untuk mengisi jenis kelas, caranya adalah dengan klik tanda

senter pada pinggir kolom kelas kemudian akan muncul pilihan

misalnya seperti tampilan di bawah ini:

67

Pada gambar di atas hanya terdapat satu jenis kelas yang tersisa

pada kapal yang ingin dipesan. Jika seperti itu, maka tidak perlu

memilih jenis kelas apabila memang kapal itu hanya menyediakan satu

jenis kelas ataupun hanya jenis kelas itu yang tersisa dan sudah terjadi

persetujuan dengan pembeli. Pada umumnya, calon pembeli sebelum

memesan akan menanyakan beberapa informasi jika mereka belum

mengetahui secara jelas seperti jenis kelas, tanggal keberangkatan,

harga, dan lain-lain.

Jika hanya terdapat satu jenis kelas seperti di atas, maka

langsung klik select dan kelas sudah terisi. Tetapi jika terdapat lebih

dari satu jenis kelas, maka pilih salah satu jenis kelas yang dikehendaki

oleh calon pembeli. Caranya dengan klik tanda lingkaran pada kolom

select sesuai pada baris jenis kelas yang diinginkan sampai muncul

tanda hijau pada lingkaran tersebut, kemudian klik tanda select di atas

kolomnya, maka jenis kelas sudah terisi sesuai dengan pilihan calon

pembeli.

Pengisian booking kabin yang terakhir adalah pengisian

permintaan seat. Permintaan seat diisi sejumlah calon penumpang

sesuai usia. Pengisian ini akan berpengaruh pada tarif yang nantinya

harus dibayar oleh calon pembeli. Terdapat beberapa jenis tiket yang

disesuaikan dengan jenis kelas dan kategori penumpang seperti daftar

tarif yang tercantum pada bagian lampiran. Jenis-jenis tarif tiket

menurut usia penumpang terdiri dari:

a. Tarif penumpang dewasa, yaitu penumpang yang berusia lebih dari

12 tahun dikenakan tarif sebesar 100% dari ketentuan tarif yang

berlaku.

b. Tarif penumpang anak-anak, yaitu penumpang yang berusia di atas

2 tahun sampai dengan di bawah 12 tahun dikenakan tarif sebesar

75% dari ketentuan tarif penumpang dewasa.

68

c. Tarif penumpang bayi, yaitu penumpang yang berusia sampai

dengan 2 tahun dikenakan tarif sebesar 10% dari ketentuan tarif

penumpang dewasa.

Selain tiga kategori penumpang tersebut, terdapat satu kategori

lagi untuk pengisian permintaan seat, yaitu kategori non-seat.

Penjualan tiket non-seat dapat dilakukan oleh loket Cabang PT

Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) dan atau agen penjualan.

Penjualan tiket non-seat dapat dilakukan apabila seat yang tersedia di

atas kapal telah habis terjual, di mana tarifnya mengikuti tarif batas

atas. Petugas wajib menanyakan kesediaan penumpang untuk membeli

tiket non-seat dan menginformasian bahwa di atas kapal tidak akan

mendapatkan fasilitas seat.

Pada permintaan seat, dapat diisikan jumlah penumpang yang

telah ditulis pada formulir. Pengisan dengan menggunakan angka,

dengan ketentuan penumpang dewasa dan anak-anak diisikan pada

kolom wanita dan pria sesuai dengan jenis kelaminnya, sedangkan

untuk penumpang bayi dapat diisikan pada kolom bayi.

7. Pengisian informasi penumpang

Dibawah kolom booking kabin terdapat kolom informasi

penumpamg yang harus diisi dengan lengkap. Informasi tersebut

terdiri dari nama pemesan atau pemohon, nomor telepon atau HP

pemesan atau pemohon, serta alamat penumpang. Semua informasi

tersebut diisikan sesuai dengan identitas yang telah diisikan oleh

pemesan pada formulir. Setelah diisi dengan lengkap, kemudian klik

submit di bawah kolom.

69

8. Pengisian informasi tiket

Setelah diisi dengan lengkap dan di klik submit, maka contoh

tampilannya akan menjadi seperti di bawah ini:

70

Gambar di atas menunjukkan bahwa jumlah permintaan seat

yang telah diisikan sebelumnya adalah sejumlah 2 orang pria. Jika ada

penumpang anak-anak dalam permintaan tersebut maka pada status

penumpang dapat diganti dengan cara klik tanda panah di samping

kolom yang bertuliskan jenis kelamin misalnya pria, maka akan

muncul pilihan lain yaitu wanita dan anak lalu klik anak maka status

penumpang akan berganti menjadi anak. Termasuk juga jika terjadi

kesalahan pengisian jenis kelamin sebelumnya pada pengisian

permintaan seat, maka dapat diganti pada tahap ini, kecuali untuk

penumpang bayi harus sudah diisi pada pengisian permintaan seat

karena tidak dapat diganti pada tahap ini. Pada tahap ini yang perlu

diisi adalah nama penumpang, usia, serta nomor tiket. Nama

penumpang diisi dengan menggunakan huruf kapital tanpa

menggunakan tanda baca apapun. Usia diisi dengan menggunakan

angka sesuai usia penumpang tersebut. Kemudian nomor tiket diisi

sesuai dengan nomor yang terdapat pada blanko tiket yang akan

dicetak untuk penumpang tersebut. Nomor tiket tersebut tidak boleh

salah atau tertukar. Selain informasi tiket yang harus diisi tersebut,

yang penting juga adalah menentukan tipe printer dan jenis cetakan

tiket. Klik tanda panah ke bawah pada kolom tipe printer dan klik tipe

printer yang digunakan, yaitu TMU950. Untuk jenis cetakan blanko

tiket harus diganti dengan cetakan baru karena cetakan lama sudah

tidak digunakan lagi yaitu dengan cara klik lingkaran di samping

tulisan ST Baru sampai muncul tanda hijau di dalam lingkarannya.

Contoh pengisiannya adalah sebagai berikut:

71

Jika semua informasi sudah dipastikan diisi dengan benar maka

dapat langsung klik submit. Setelah di submit, maka akan muncul total

harga atau tarif yang harus dibayar oleh pemesan. Misalnya sebagai

berikut:

72

9. Pencetakan Tiket

Sesuai prosedur, pencetakan tiket dilakukan setelah petugas

menerima uang dari pemesan sejumlah total tarif yang harus

dibayarkan. Maka sebelum mencetak tiket, petugas harus meminta

uang tersebut kepada pemesan tiket. Baru petugas dapat mencetak tiket

jika uang yang diterima sudah memenuhi jumlah yang harus dibayar.

Cara mencetak tiket adalah dengan menyiapkan printer dan blanko

tiket yang akan dicetak terlebih dahulu, kemudian klik cetak, lalu akan

muncul tampilan seperti di bawah ini:

Untuk mencetak tiket, langsung klik OK, kemudian masukkan

blanko tiket ke dalam printer, seperti gambar berikut:

73

Gambar 4. 2

Posisi Awal Pencetakan Tiket

Sumber: Loket Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia

(Persero) Cabang Semarang.

Jika posisi blanko tiket sudah seperti gambar di atas, kemudian

blanko tiket di dorong masuk seperti gambar di bawah ini:

74

Gambar 4. 3

Pencetakan Tiket

Sumber: Loket Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia

(Persero) Cabang Semarang.

Tiket akan secara otomatis tercetak dan dapat diambil.

Pencetakan ini dilakukan sejumlah tiket yang dipesan dengan cara

yang sama.

10. Tiket diserahkan kepada pemesan

Jika pemesan sebelumnya menyerahkan uang tarif pembayaran

tiket dengan uang lebih, maka sebelum tiket diserahkan kepada

pemesan terlebih dahulu harus dihitung jumlah uang kembali yang

harus diserahkan kepada pembeli. Misalnya sebagai berikut:

75

Jika sudah diketahui jumlah uang kembalian kepada

pemesannya maka tiket dapat diserahkan kepada pemesan beserta uang

kembalinya.

D. Hasil Entry Data Tiket

Semua proses entry data tiket pada aplikasi ticketing akan

menyajikan informasi yang diperlukan bagi pihak-pihak yang

berkepentingan. Menurut hasil pengamatan penulis, hasil atau output dari

proses input data tersebut terdiri dari:

1. Tiket Tercetak

Tiket merupakan dokumen hasil entry data dari formulir

pemesanan tiket yang telah diisi oleh pemesan tiket yang kemudian

hasil pencetakkan tiket ini diserahkan kepada calon penumpang. Tiket

penumpang kapal PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) berupa

selembar kertas yang memuat berbagai informasi yang berkaitan

dengan penumpang, perusahaan dan kapal. Spesifikasi tiket fisik harus

mempertimbangkan:

76

a. Ketahanan;

b. Mudah dibaca;

c. Informatif;

d. Memuat kebijakan perusahaan;

e. Keamanan (nomor dan kode reservasi unik, tidak mudah

dipalsukan).

Bentuk dari blanko tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia

sebelum dicetak adalah sebagai berikut:

Gambar 4. 4

Blanko Tiket Kosong PELNI

Sumber: Loket Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia

(Persero) Cabang Semarang.

Setelah terjadi proses issued tiket oleh petugas penjualan tiket

dan terjadi kesepakatan dengan pemesan, maka blanko tiket tersebut

dapat dicetak. Informasi yang akan tertulis pada tiket yang telah

dicetak terdiri dari:

a. Pelabuhan asal atau berangkat dan pelabuhan tujuan

Informasi ini sesuai dengan jadwal keberangkatan kapal yang dapat

dilihat di lampiran.

b. Jenis kelas dan status atau kategori tiket berkaitan dengan usia

77

Informasi ini sesuai dengan jenis-jenis kelas dan usia yang tertera

pada daftar tarif tiket yang dapat dilihat pada lampiran.

c. Waktu keberangkatan (tanggal dan jam) serta nama kapal

Informasi ini sesuai dengan jadwal keberangkatan kapal yang dapat

dilihat pada rencana kedatangan dan keberangkatan kapal serta

jadwal keberangkatan kapal di lampiran.

d. Nama penumpang dan jenis kelamin

Nama penumpang dan jenis kelamin ini berdasarkan data yang

telah tertulis pada formulir pemesanan tiket yang harus sesuai

dengan kartu identitas calon penumpang.

e. Tarif atau harga tiket

Informasi ini sesuai dengan tarif yang telah ditentukan atau tarif

yang berlaku. Daftar tarif tiket dapat dilihat di lampiran.

f. Lokasi pembelian tiket dan tanggal pembelian.

Lokasi pembelian tiket bisa dari loket PELNI cabang maupun

Agen Penjualan Tiket PELNI.

Bentuk atau tampilan dari tiket yang telah dicetak adalah

sebagai berikut:

Gambar 4. 5

Tiket Tercetak PELNI

Sumber: Loket Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia

(Persero) Cabang Semarang.

78

Tiket yang telah tercentak seperti di atas, merupakan tiket yang

siap diserahkan kepada pembeli untuk selanjutnya digunakan oleh

calon penumpang sebagai dokumen perjalanan atau penyeberangan.

Sesuai Standart Operasional Procedur (SOP) Pemasaran Tiket, tiket

penumpang ini nantinya akan diperlukan pada saat proses Departure

Control System (DCS), Embarkasi dan Debarkasi dengan ketentuan

sebagai berikut:

a. Setiap calon penumpang wajib menunjukkan tiket dan kartu

identitas kepada petugas counter Departure Control System (DCS)

di depan pintu masuk terminal. Kemudian petugas counter

Departure Control System (DCS) melakukan validasi atas tiket

dengan alat pembaca keabsahan tiket. Penumpang yang dinyatakan

valid diperkenankan memasuki terminal penumpang. Tetapi

apabila ditemukan ketidaksesuaian data pada tiket seperti nama

kapal, tanggal keberangkatan dan tujuan maka penumpang tersebut

harus ditangani sesuai ketentuan yang berlaku oleh petugas yang

ditunjuk kepala cabang. Untuk setiap penumpang transit yang ingin

turun dan keluar dari terminal, penumpang wajib membawa kartu

identitas kemudian akan memasuki terminal kembali harus melalui

counter Departure Control System (DCS) untuk divalidasi dan

diperiksa kebsahan tiketnya.

b. Pada proses embarkasi, penumpang melewati counter Departure

Control System (DCS) dan menunjukkan tiket kepada petugas

Departure Control System (DCS) untuk divalidasi dan selanjutnya

menuju ruang tunggu naik ke kapal.

c. Pada proses debarkasi, tiket diperlukan untuk penumpang transit

apabila ingin keluar, maka harus membawa tiket dan kartu

identitas.

2. Rekapitulasi Kas List Harian

79

Hasil dari proses input data di aplikasi ticketing selain tiket

adalah berupa Rekapitulasi Kas List. Menurut Asisten Manager

Pemasaran dan Penjualan Jasa selaku informan, rekapitulasi ini

merupakan bentuk laporan dari hasil penjualan tiket untuk setiap

harinya. Rekapitulasi Kas List ini telah terekam pada semua aplikasi

ticketing baik di loket penjualan tiket di kantor cabang maupun di agen

penjualan. Laporan ini dapat diakses melalui aplikasi ticketing dan

dicetak oleh Staff Pemasaran dan Penjualan Jasa per tanggal.

Pencetakan dilakukan setiap hari setelah selesai penjualan dan

dilaporkan per tanggal pada hari itu. Setelah dicetak dan ditanda

tangani oleh Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa,

kemudian Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa di loket

kantor cabang malaporkan atau menyerahkan Rekapitulasi Kas List

tersebut pada bagian keuangan, untuk selanjutnya dapat diolah atau

direkap sebagai laporan pendapatan perusahaan dengan pendapatan-

pendapatan lainnya. Laporan ini selanjutnya dapat digunakan sebagai

bahan pertimbangan kebijakan perusahaan.

Informasi-informasi yang terdapat pada Rekapitulasi Kas List

Harian seperti yang dapat dilihat pada lampiran, terdiri dari:

a. Nama perusahaan;

b. Nama pencetak;

c. Tanggal penjualan dan tanggal pencetakan;

d. Jenis pembayaran;

e. Jumlah halaman;

f. Tempat atau lokasi penjualan;

g. Informasi penjualan yang terdiri dari: nama kapal dan total

penjualannya, Estimated Time of Departure (waktu perkiraan

keberangkatan kapal), kelas yang terjual, pelabuhan keberangkatan,

pelabuhan tujuan, nomor tiket yang terjual, klasifikasi tiket yang

terjual, rincian biaya atau tarif, serta jumlah total dari hasil

penjualan pada hari tersebut;

80

h. Kota atau lokasi pencetakan, tanggal pencetakan, tanda tangan

serta nama dan jabatan pencetak.

Semua proses administrasi penjualan secara garis besar dari mulai

pemesanan sampai dengan penyerahan tiket kepada pemesan serta

pelaporan Rekapitulasi Kas List Harian, dapat digambarkan menjadi suatu

alur seperti bagan 4.1 berikut:

Bagan 4. 1

Alur Administrasi Penjualan Tiket

Sumber: PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang.

Sesuai dengan bagan di atas, administrasi penjualan tiket kapal laut

di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dapat

Pemesanan Tiket

Pengisian Formulir

Penyerahan Formulir

Proses Issued Tiket

Rekapitulasi Kas

List Harian

Tiket Tercetak

Divisi Keuangan Pemesan/Penumpang

81

diuraikan secara singkat, yaitu bahwa proses penjualan dimulai dari

datangnya pelanggan untuk memesan tiket, kemudian petugas loket

memberikan formulir secara gratis kepada pelanggan. Setelah menerima,

formulir tersebut, calon pembeli mengisi formulir secara lengkap

kemudian menyerahkannya kembali kepada petugas loket. Formulir yang

terisi tersebut kemudian dijadikan sebagai referensi dalam proses issued

oleh petugas loket yang selanjutnya dapat menghasilkan dua jenis output,

yaitu tiket tercetak dan Rekapitulasi Kas List Harian. Tiket yang telah

tercetak kemudian diserahkan kepada pemesan dan digunakan sebagai

dokumen perjalanan penumpang, sedangkan Rekapitulasi Kas List Harian

adalah sebagai bentuk laporan hasil penjualan tiket harian yang akan

dilaporkan oleh Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa kepada

Divisi Keuangan.

82

BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Tiket merupakan salah satu dokumen perjalanan yang harus dimiliki

oleh penumpang sebagai pengguna angkutan penyeberangan yaitu kapal

laut. PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang

merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dalam

bidang pengoperasian kapal. Pelayanan penjualan tiket kapal laut PT

Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) dapat dilakukan pada Loket

Penjualan tiket di Kantor Cabang maupun pada Agen Penjualan resmi.

Yang dimaksud dengan agen penjualan resmi adalah agen yang telah

terdaftar dan memiliki kontrak kerja dengan PT Pelayaran Nasional

Indonesia (Persero) dalam hal penjualan tiket. Penjualan tiket pada Loket

Penjualan di Kantor Cabang maupun pada Agen Penjualan dilakukan

dengan prosedur administrasi yang sama, hanya saja terdapat biaya

administrasi tambahan untuk pembelian tiket di Agen Penjualan.

Administrasi penjualan tiket yang dilakukan di PT Pelayaran

Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang merupakan serangkain

proses penjualan dari mulai pemesanan tiket sampai dengan penyerahan

tiket untuk penumpang serta diceataknya Rekapitulasi Kas List Harian

setiap selesainya penjualan. Secara garis besar, proses administrasi

tersebut dimulai dari pesanan tiket oleh caon pembeli, kemudian pemohon

atau pemesan mengisi formulir pemebelian tiket yang diberikan oleh

petugas loket secara gratis. Formulir yang telah diisi secara lengkap harus

diserahkan oleh pemesan tiket kepada petugas loket agar dapat dijadikan

sebagai referensi dalam proses issued atau pengisian data tiket. Proses

issued ini dilakukan dengan sistem online menggunakan aplikasi oracle

ticketing yang telah dirancang khusus untuk mempermudah pelaksanaan

administrasi penjualan tiket. Setelah selesainya proses issued tiket dan

83

pembayaran tarif oleh pemesan, maka tiket dapat dicetak dan diserahkan

kepada pemesan sebagai dokumen perjalanan penumpang kapal laut. Hasil

atau output dari kegiatan administrasi penjualan tiket ini, adalah tiket

tercetak yang diserahkan kepada penumpang serta Rekapitulasi Kas List

Harian yang harus dilaporkan setiap harinya oleh Asisten Manager

Pemasaran dan Penjualan Jasa kepada Divisi Keuangan agar dapat diolah

dan dapat menyajikan informasi maupun bahan pertimbangan bagi pihak-

pihak yang berkepentingan.

B. SARAN

Agar pelaksanaan administrasi penjualan tiket di PT Pelayaran

Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dapat dilakukan dengan

lebih efektif dan efisien serta dapat menyajikan informasi yang lebih jelas

dan akurat serta memuaskan semua pihak yang berkepentingan, penulis

mencoba memberikan saran dan masukan khususnya untuk Divisi

Pemasaran dan Penjualan Jasa PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)

Cabang Semarang, di antaranya:

1. Untuk mengurangi resiko kesalahan pada pencetakan tiket, maka perlu

dilakukannya pengecekan terhadap blanko tiket kosong terkait dengan

nomor seri tiket untuk memastikan ada atau tidaknya nomor tiket yang

hilang atau tidak tercantum.

2. Untuk mempercepat dan melancarkan proses penjualan tiket, pihak PT

Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang harus

memperbanyak informasi kepada calon pembeli dalam berbagai

bentuk yang bisa dengan mudah dilihat dan diterima oleh calon

pembeli mengenai informasi tiket, misalnya mengenai jadwal

keberangkatan, tarif, serta beberapa pelabuhan tujuan berbagai jenis

kapal termasuk cara pengisian formulir pemesanan tiket yang benar

sehingga pertanyaan-pertanyaan mengenai informasi tiket dapat

diminimalisir serta mencegah terjadinya terlalu banyak kesalahan.

Dengan begitu, proses penjualan tiket akan lebih efektif.

84

3. Untuk memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan,

dalam hal memudahkan pembelian tiket, sistem penjualan tiket PT

Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) perlu diperbaiki seiring dengan

perkembangan teknologi, yaitu dengan menerapkan sistem e-ticketing

bagi semua jenis tiket kapal PT PELNI.

85

DAFTAR PUSTAKA

Atmosudirdjo, Prajudi. 1982. Kesekertarisan dan Administrasi Perkantoran.

Jakarta: Ghalia Indonesia.

Poerwanto. 2006. New Business Administration. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Sigit, Soehardi. 1982. Marketing Praktis. Yogyakarta: Armurrita.

Sutopo, H.B. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta: Sebelas Maret

University Press.

Swastha, Basu. 1993. Manajemen Penjualan. Yogyakarta: BPEE.

The Liang Gie. 1979. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:

Pertjetakan Radya Indria.

Winardi. 1990. Manajemen Perkantoran Modern. Bandung: Maju Mundur.

Sumber-sumber lain:

https://id.wikipedia.org/wiki/Tiket. diakses tanggal 29 Februari 2016

Peraturan Jederal Perhubungan Darat Tahun 2011 Tentang Daftar Penumpang dan

Kendaraan Angkutan Penyeberangan.

Peraturan Menteri Perhubungan Republik Indonesia Nomor PM 28 Tahun 2016

tentang Kewajiban Penumpang Angkutan Penyeberangan Memiliki Tiket.

Peraturan Menteri Perhubungan Republik Indonesia Tahun 2015 Tentang Standar

Pelayanan Penumpang Angkutan Laut.

Standard Operasional Procedure (SOP) Pemasaran Tiket PT Pelayaran Nasional

Indonesia (Persero).

Website resmi PT Pelayaran Nasional Indonesia Persero (http://www.pelni.co.id).

Diakses tanggal 3 April 2016

LAMPIRAN

Tabel Daftar Kode Kapal dan Kode Pelabuhan

Daftar Kode Kapal Daftar Kode Pelabuhan

Kerinci 100 Semarang 494

Kambuna 101 Surabaya 563

Rinjani 102 Banjarmasin 774

Umsini 103 Benoa/Bali 613

Kelimutu 104 Kumai 747

Lawit 105 Sampit 746

Tidar 106 Makassar 893

Tatamailau 107 Larantuka 687

Sirimau 108 Pontianak 714

Awu 109 Tg. Priok 431

Ciremai 110 P. Batam 256

Dobonsolo 111 Tg. Balai Karimun 266

Leuser 112 Belawan 144

Binaiya 113 Kijang 251

Bukit Raya 114 Bitung 835

Tilongkabila 115 Ternate 942

Bukit Siguntang 116 Ambon 946

Lambelu 117 Baubau 921

Sinabung 118 Tg. Pandan 336

Kelud 119 Blinyu 322

Pangrango 120 Banggai 908

Sangiang 122 Sorong 971

Fudi/Roro 124 Serui 975

Ganda Dewata 125 Jayapura 974

Egon 126 Biak 973

Dorolonda 127

Nggapulu 128

Labobar 131

Gunung Dempo 132

Agomas 151