Adminirtasi Pend

download Adminirtasi Pend

of 44

  • date post

    14-Jun-2015
  • Category

    Documents

  • view

    3.107
  • download

    10

Embed Size (px)

description

ll

Transcript of Adminirtasi Pend

STANDAR OPERATING PROCEDURE INVENTARISASI BARANG UIN SUNAN KALIJAGATUJUAN Dalam rangka meningkatkan dan menyempurnakan aspek ketatalaksanaan dalam bidang perlengkapan diperlukan suatu pedoman pelaksanaan yang dapat dijadikan dasar , tuntunan dan pegangan, dalam melakukan pengelolaan barang milik/kekeyaan negara di lingkungan UIN Sunan Kalijaga. Salah satu cara untuk memperoleh data yang benar, lengkap, mutakhir dan dapat dipertanggungjawabkan adalah melaksanakan pembukuan dan inventarisasi barang secara tertib, teratur, dan terarah menurut ketentuan yang berlaku. SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai : 1. Tercapainya tertib administrasi pengelolaan barang milik/kekayaan negara 2. Mempermudah pengawasan dan penyelamatan barang milik/kekayaan negara 3. Mempermudah dalam menghitung kekayaan negara 4. Tercapainya penghematan keuangan negara

RUANG LINGKUP 1. Menyediakan data untuk merencanakan dan menentukan kebutuhan barangbarang milik/kekayaan negara 2. Memberikan informasi untuk dijadikan bahan masukan untuk pengadaan barang milik/kekayaan negara 3. Menjadi pedoman dalam pendistribusian barang milik/kekayaan negara

4. Memberikan informasi dalam pemeliharaan barang milik/kekayaan negara 5. Menyediakan data/informasi dalam menentukan kondisi barang milik/kekayaan negara ( tua, rusak, berlebih ) dan penghapusan serta pertanggungjawabannya 6. Membina katalogisasi dan standarisasi barang milik/kekayaan negara.

DEFINISI ( PENGERTIAN-PENGERTIAN ) 1. Pedoman Pembukuan dan inventarisasi barang milik/kekayaan negara di lingkungan UIN Sunan Kalijaga adalah rangkaian ketentuan yang harus dilaksanakan dan dijadikan pegangan, tuntutan dan dasar dalam melakukan pembukuan dan inventarisasi barang milik/kekayaan negara di lingkungan UIN Sunan Kalijaga. 2. Pembukuan Barang milik/kekayaan negara adalah kegiatan untuk melakukan pencatatan barang milik/kekayaan negara baik data asal barang, penempatan barang di unit kerja, mutasi barang maupun inventarisasi barang 3. Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pencatatan dan pendaftaran barang milik/kekayaan negara pada suatu saat tertentu 4. Barang Milik/Kekayaan Negara adalah semua barang milik negara yang berasal/dibeli dengan dana yang bersumber untuk seluruhnya atau sebagian dari APBN ataupun dengan dana dari luar APBN yang dikuasai/dibawah pengurusan Departemen, Lembaga-lembaga Negara, Lembaga Non Pemerintah Non Departemen serta unit-unit di dalam lingkungannya yang terdapat baik di dalam maupun di luar negeri. 5. Barang adalah bagian dari kekayaan negara yang terdiri dari satuan-satuan tertentu yang dapat dihitung, diukur, ditimbang dan tidak termasuk uang dan surat berharga. 6. Barang bergerak adalah barang milik/kekayaan negara yang menurut sifat penggunaannya dapt dipindah-pindahkan. Misalnya alat pengankut, peralatan kantor, alat kesehatan dan lainnya.

7. Barang tidak bergerak adalah barang milik/kekayaan negara yang menurut aturan perundang-undangan yang berlaku ditetapkan sebagai barang tidak bergerak misalnya tanah, bangunan, dermaga, landasan dan lainnya. 8. Barang persediaan adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan negara yang masih disimpan dalam ruang penyimpan ( gudang ) dan belum digunakan dalam kegiatan dinas. 9. Barang pakai habis adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan negara yang menurut sifatnya dipakai habis untuk keperluan dinas atau jangka waktu pemakaian kurang dari 1 tahun 10. Barang Inventaris adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan negara baik berupa barang bergerak maupun tidak bergerak yang berada dalam penguasaan dan pengurusan departemen/non departemen yang jangka waktu pemakaiannya lebih dari 1 tahun dan telah digunakan dalam kegiatan dinas. 11. Daftar Inventaris barang adalah daftar yang memuat catatan barang inventaris yang berada dalam lingkungan satuan kerja.

PENGGUNA ( USER ) 1. Pengguna barang milik/kekayaan negara adalah satuan Unit Kerja di lingkungan UIN Sunan Kalijaga yang melakukan kegiatan dinasnya sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya serta tujuan pengadaan barang oleh pihak UIN Sunan Kalijaga. 2. Pengguna SOP Pembukuan dan Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Negara adalah Bagian Inventaris Kekayaan Negara ( Ka.Bagian Rumah Tangga UIN Sunan Kalijaga Buku Inventaris adalah buku yang mencatat barang inventaris yang berada dalam Kantor/ Satuan Kerja/Proyek http://adhiewibowo.wordpress.com/2008/10/10/pengelolaan-inventaris-muhammadiyah/

PENGELOLAAN INVENTARIS MUHAMMADIYAHPosted on October 10, 2008 by adhiewibowo Oleh : ISMET WIBOWO, BA PENGELOLAAN INVENTARIS I. PENDAHULUAN Dalam Rangka meningkatkan pelaksanaan salah satu fungsi administrasi, yaitu mencatat secara rapi dan teratur pengadaan sarana berupa perlengkapan atau barang-barang yang menjadi hak milik persyarikatan memegang peranan yang sangat penting. Hal ini berkaitan dengan erat dari akibat dikeluarkan biaya untuk pembelian barang-barang yang menjadi inventaris/hak milik persyarikatan yang harus dipertanggungjawabkan pada tiap akhir tahun, sebagaimana tersebut pada ART Muhammadiyah pasal 29 ayat 3. Pelbagai macam nama/jenis perlengkapan/barang baik yang dikelola oleh pimpinan persyarikatan termasuk majelis atau bagian maupun yang dikelola langsung oleh unit-unit amal usaha (sekolah-sekolah, panti asuhan, rumah sakit dll.) masih banyak yang belum diketahui secara langsung, karena belum terdapat tata pencatatan barang yang dianggap baik dan sama atau seragam. Menyadari akan hal tersebut dan sambil menunggu pedoman dari Pimpinan Pusat Muhammadiyah, Pimpinan Wilayah Muhammadiyah DIY merasa perlu menyusun buku petunjuk pengelolaan inventaris/hak milik persyarikatan, bagi pimpinan Muhammadiyah, termasuk majelis, bagian dan unit amal usaha di DIY, sehingga dapat melaksanakan pencatatan atau pengadministrasian inventaris/hak milik persyarikatan secara mudah dan seragam. Maksud dan tujuan Petunjuk Pengelolaan Inventaris/Hak Milik Persyarikatan adalah untuk menyeragamkan tata cara pengadministrasian pengelolaan inventaris di seluruh eselon pimpinan (ranting, cabang, daerah, wilayah) majelis, bagian maupun unit-unit amal usaha, yaitu sekolah-sekolah dari SD, SLTP, SLTA Muhammadiyah dan unit amal usaha lainnya. II. INVENTARISASI A. PENGERTIAN Yang dimaksud dengan inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan dan pendaftaran barang inventaris/hak milik. Daftar barang inventaris /hak milik adalah suatu dokumen berharga yang menunjukkan sejumlah barang milik persyarikatan Muhammadiyah dan dikuasai pimpinan persyarikatan; yang berada di majelis-majelis daan bagian maupun yang berada di seluruh unit amal usaha, bauk yang bergerak maupun yang tidak bergerak. Adanya daftar inventaris yang lengkap, teratur dan berkelanjutan di semua tingkat eselon pimpinan persyarikatan mempunyai fungsi dan peranan yang sangat dihajatkan dalam rangka : 1. Tertib administrasi dan tertib barang/hak milik, 2. Pendaftaran, pengendalian dan pengawasan setiap hak milik, 3. usaha untuk memanfaatkan penggunaan setiap barang/hak milik secara maksimal

dalam melancarkan pencapaian maksud dan tujuan persyarikatan, 4. Menunjang pelaksanaan Penyelenggaraan Pimpinan Persyarikatan. B. PELAKSANAAN INVENTARISASI Dalam usaha tertib administrasi pengelolaan barang/hak milik persyarikatan, semua eselon pimpinan termasuk majelis dan bagian maupun pimpinan unit-unit amal usaha, melaksanakan pencatatan dengan mengggunakan buku sebagai berikut : 1. Kartu inventarisasi ruangan (format inventaris 1) 2. Kartu inventarisasi barang (format inventaris 2-1 s.d. 2.4) 3. Buku inventaris barang (format inventaris 4) Pengertian masing-masing jenis kartu dan buku adalah sebagai berikut : a. Kartu inventaris ruangan dibuat ditempatkan dalam setiap ruangan kantor persyarikatan atau amal usaha yang memuat segala jenis barang yang ada dalam ruangan itu. b. Kartu inventaris barang adalah kartu yang berisi catatan barang inventaris yang terpisah atau kumpulan lengkap c. Buku inventaris merupakan buku yang berisi semua catatan barang yang berasal dari format inventaris 1 dan format inventaris 2 secara lengkap dan terperinci C. MUTASI BARANG Mutasi barang terjadi karena bertambah dan berkurang. 1. Bertambah, dapat disebabkan : a. Pengadaan baru karena pembelian b. Adanya sumbangan, wakaf atau hibah c. Penyewaan d. Perubahan peningkatan kuantitas 2. Berkurang, dapat disebabkan : a. Rusak/hilang b. Dihibahkan/atau disumbangkan atas keputusan rapat c. Dijual atau ditukartambahkan atas dasar keputusan rapat pimpinan D. APARAT PELAKSANA Sebagaimana halnya dengan pengelolaan keuangan, maka pengelolaan inventaris/hak milik menganut sistem pengurusan umum/pengurusan unsur penguasaan/penanggung jawab dan pengurusan khusus (pengurusan bendaharawan) yaitu pengurusan yang mengandung kewajiban untuk menerima, mencatat, menyimpan, mengatur penggunaan, memelihara dan mempertanggungjawabkan inventaris yang dimiliki persyarikatan. Pimpinan persyarikatan berwenang mengatur dan bertanggung jawab atas penyelenggaraan administrasi penggunaan dan perawatan barang-barang inventaris di tingkatnya masing-masing. E. PELAPORAN Pimpinan persyarikatan masing-masing tingkat berkewajiban membuat laporan tahunan tentang kekayaan/kehartabendaan yang dimiliki termasuk yang dikelola majelismajelis/bagian-bagian serta unit amal usaha dan disampaikan kepada pimpinan di atasnya dengan format inventaris 5

Mekanisme penyampaian inventarisasi barang dilaksanakan sebagai berikut : F. KODE LOKASI DAN KODE BARANG Semua barang inventaris yang dikuasai dan menjadi tanggung jawab pimpinan persyarikatan, majelis-majelis/bagian-bagian dan unit-unit amal usaha harus diberi tanda hak milik persyarikatan dengan kode lokasi dan kode barang seperti contoh : Keterangan : A : kode lokasi di kantor pimpinan persyarikatan 01 : tanah 00 : masih kosong (belum dimanfaatkan) 81 : tahun perolehan 01 : nomor register Pada dasarnya barang yang dimiliki atau d