Adm Format Baru

7/24/2019 Adm Format Baru

1/32

MODUL 1MENGIDENTIFIKASI SURAT/DOKUMEN

A. Pengertian, Fungsi, Jenis Dan entu! Surat1. Pengertian surat

surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnyadan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain.Surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis. Begitu juga dalamorganisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasiantara sesama pegawai/pejabat baik secara interim maupun denganpihak luar secara timbal balik. Lalu lintas persuratan kemudianmenimbulkan kebiasaan kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukurantertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dankoda etik tertentu yang dalam bahasa administrasi di sebut tatapersatuan.

!. "ungsi Surat.a. sebagai wakil dan pengirim surat # wakil instansi $b. sebagai bahan pembukti%c. sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari

suatu masalah

d. sebagai alat pengukur kegiatan instansi%e. sebagai sarana untuk memperpendek jarak.

&. 'enis 'enis Surata. (enurut Sifatnya

1$ Surat pribadi #pri)e$*dalah surat yang ditulis seseorang, isinya menyangkutkepentingan pribadi.a$ (acam macam surat pribadi+

Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan+ suratperkenalan, surat untuk orang tua, kakak, dsbSurat pribadi yang bersifat setengah resmi+ suratlamaran pekerjaan, surat ijin tidak masuk kerja, suratijin tidak masuk sekolah, dsb

b$ iri ciri surat pribadi-aya bahasa sangat personal, bebas, tidak resmi sertaboleh menggunakan bahasa sehari hari

idak ada sistematika penyusunan surat yang bakuPesan, amanat dan isi surat sangat beragam.

ergantung mood atau keperluan si pembuat

1


2/32

idak memerlukan kop surat dan aturan penulisan suratresmi lainnya

c$ (anfaat menulis surat pribadiPesan dapat tersampaikan meskipun jarak jauh(empererat tali persaudaraanSarana latihan menulis efektif

!$ Surat niaga*dalah surat yang dibuat oleh badan badan usaha atauperusahaan yang isinya untuk kepentingan niaga.a$ (acam macam surat niaga

Surat permintaan penawaranSurat penawaranSurat pesananSurat pengiriman barangSurat pengakuan penerimaan pembayaranSurat pengaduanSurat keberatanSurat permintaan penangguhan pembayaranSurat tagihanSurat edaranSurat promosi penjualanSurat telegram dan penegasannya

&$ Surat dinas*dalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinyamenyangkut soal kedinasan.

a$ (acam macam surat dinas

Surat dinas swasta+ surat penugasan, surat penelitian,surat pemberhentianSurat dinas pemerintah+ surat perintah tugas, suratperjalanan dinas, surat teguran

b$ etentuan penyusunan surat dinasSurat dibuat singkat, jelas, dan menggunakan bahasayang baik dan benar.

ata kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah

ada padanannya dalam bahasa 0ndonesia.-unakan kata kata yang nyata dan positif.

!


3/32

indari pengulangan kata / kalimat yang sama. 2ntuk urusan rutin yang terjadi berulang ulang dalam

bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalambentuk formulir.

*lamat surat ditujukan kepada pejabat yang dituju,bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada instansitersebut tidak diketahui, gunakan istilah 3P0(P04*45.

6alam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju,yaitu S*26*7* atau B*P* , bisa ditingkat menjadi3S675 atau 3BP5 asal diikuti dengan nama pejabattersebut.Pengganti untuk pengirim surat menggunakan kata3kami5Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan.Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatanpenandatanganan surat dan namanya.

b. (enurut jangkauannya.1$ Surat intern, yaitu surat yang di kirim oleh pimpinan kepada

unit unit di lingkungan instansi, atau surat dikirim oleh unit /pejabat lainnya dalam instansi yang sama.

!$ Surat ekstern, yaitu surat yang di kirim oleh suatu instansikepada instansi lain # baik surat dari pimpinan instansi,maupun surat dari pejabat lainnya $.

c. (enurut prosedur pengurusannya.1$ Surat masuk, yaitu surat yang di terima dari instansi lain.!$ Surat keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain.

d. (enurut urgensi pengirimannya.1$ Surat sangat segera/kilat, yaitu surat yang harus dikirim/

diselesaikan/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas

waktu !8 jam%!$ Surat segera, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/

disampaikan paling lambat dalam waktu ! 9 !8 jam%&$ Surat biasa, yaitu surat yang pengirimanya menurut asas "0":

yaitu pengirimannya menurut urutan urutan yang diterimaoleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanancaraka/kurir. 6engan batas waktu ; hari.

e. (enurut keamanan isinya.

1$ Surat sangat rahasia # biasa diberi kode S7 $, yaitu surat yangtingkat keamanannya tertinggi sangat erat hubungan

&


4/32

keselamatan negara. 'ika disiarkan secara tidak sah atau jatuhke tangan yang tidak berhak akan membahayakan keamanandan keselamatan negara.

!$ Surat rahasia # biasa diberi kode 7 $, yang isinya harus

dirahasiakan oleh pihak pihak yang bersangkutan. *pabilasurat ini di bocorkan secara tidak sah, maka akan dapatmenurunkan martabat dan kewibawaan 4egara, dapatmengakibatkan kerugian besar bagi 4egara, ataumenimbulkan kegoncangan didalam masarakat.

&$ Surat terbatas/kon


5/32

bawahan$, agar yang bersangkutan segera menghadap ataumenemui sipengirim surat.

>$ Surat Susulan, yaitu surat yang merujuk kepada surat yangdikirim terlebih dahulu #sebelumnya$.

?$ Surat eputusan, yaitu surat yang membuat sesuatukebijaksanaan. Surat semacam ini biasanya dikeluarkan olehpimpinan.

@$ Surat Perjanjian, yaitu surat yang berisi kesepakatan antarapihak yang satu dengan pihak lainnya untuk melaksanakansesuatu.

A$ Surat 0 in, yaitu surat keterngan yang diberikan kepadaseseorang untuk meperoleh suatu hak atau fasilitas ataudispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya,untuk suatu periode tertentu.

1C$ Surat Laporan, yaitu surat yang berisi informasi yangdisampaikan oleh bawahan kepada atasan.

h. (enurut wujudnya.1$ artu pos!$ Darkat pos&$ Surat bersampul8$ 4ota;$ (emorandum>$ elegram?$ ele9@$ Surat pengantar

. Pengertian Surat Masu! "an Ke#uar

Surat masuk adalah surat surat yang diterima oleh suatuorganisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatuorganisasi.Surat keluar adalah surat surat yang dikeluarkan/dibuat suatu

organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baikperseorangan maupun kelompok.Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat surat. (ungkin satuhari ada 1 surat, ! surat, bahkan ratusan surat. 'umlah yang banyaktersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikanbanyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.

erugian kerugian tersebut antara lain+1. Surat dan informasinya bisa hilang!. antor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang

tidak tertata

;


6/32

&. Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusundengan teratur

(anfaat yang diperoleh jika ditangani dengan baik+

1. Surat akan tercatat dengan baik!. Prosedur penanganan surat jelas&. Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan8. 7ahasia akan terjaga

$. P%#a Kegiatan A"&inistrasi

6alam penyelenggaraan administrasi, ada dua pola yang digunakan+1. Pola sentralisasi

(erupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secaraterpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantoryang bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada dikantor tersebut, termasuk menangani surat masuk atau keluar. Polaini banyak digunakan di lembaga pemerintahan atau B2(4. 6an

tidak memungkinkan swasta pun menggunakan pola ini

!. Pola desentralisasiPola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiapbagian dari unit yang ada pada kantor. *rtinya tidak ada unit tatausaha atau sekretariat di lingkungan kantor. Pola ini banyak dipakaidi perusahaan swasta karena lebih e


7/32

Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakansistem kartu kendali. 6igunakan untuk mencatat data surat yangmasuk maupun keluar

8. Secretaries desk


8/32

MODUL (MENANGANI SURAT

A. Menangani Surat Masu!

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejakpenerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surattersebut tersimpan.*da dua macam penanganan surat masuk, yaitu%1. Sistem buku agenda!. Sistem kartu kendali1. Penanganan surat &asu! siste& )u!u agen"a

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat

surat surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yangmengagendakan surat disebut agendaris.Buku agenda ada & macam%a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang

dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligusberurutan pada tiap halaman

b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yangdipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelahkiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan

nomor urut sendiri sendiri.

@


9/32

c. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakanuntuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan bukusendiri sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu+

a. Buku )erbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatatsurat keluar selama satu tahun. 6isebut juga buku agenda keluar.Petugasnya disebut )erbalis.

b. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantarsurat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnyadisebut ekspeditor

c. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatatsurat yang akan disimpan terbagi menurut kode kode suratdengan nomor urutnya masing masing.

d. 6isposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitandengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan

e. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khususuntuk membuat konsep surat

f. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala suratyang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan

g. aklik, yaitu suatu tanda #biasanya paraf$ dari petugas yangbertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketiksebelum ditandatangani oleh pimpinan

h. ap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada suratmasuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isianyang diperoleh dari buku agenda tersebut

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalahsebagai berikut+a$ Penerimaan Surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanyabekerja di bagian depan kantor atau front oEce, seperti satpam

dan resepsionis #receptionist$. Bahkan ada di perusahaan yangkecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga.

egiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip,arena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu

kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantaroleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yangsering kali menerima surat.

ugas penerima surat adalah+a. mengumpulkan setiap surat yang masuk,

b. meneliti ketepatan alamat

A


10/32

c. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudahditerima. 'angan sampai ada surat yang salah alamat. jikaalamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepadapetugas pos atau kurir. etapi jika sudah tepat maka surat itu

harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha ataubagian administrasi.b$ Penyortiran Surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya suratdipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untukperseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka suratdapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapiapabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkutkepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harusdiproses lebih lanjut.

c$ Pencatatan SuratPencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda.Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahuiapakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting ataurahasia. 2ntuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkanmembaca surat, kecuali sudah dii inkan oleh pimpinan.Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui)olume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. 'ugamemudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebihmudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugasmembubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa suratsudah dicatat. emudian petugas memberikan surat tersebutkepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untukmencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atauproses selanjutnya dari surat tersebut.

d$ Pengarahan SuratPengarahan surat adalah menentukan siapa saja yangselanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan

permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan,karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadappenanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskaninstruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yangharus memproses surat tersebut.Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksidari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari suratyang diterima dari pihak lain. :rang yang ditunjuk oleh pimpinanuntuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani

surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.e$ Penyampaian Surat

1C


11/32

'ika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi,maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikankepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis dilembar disposisi. 'ika prang yang dimaksud tersebut lebih dari

satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiapprang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saatsurat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, makayang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di hukuekspedisi intern.Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu+a. Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk

mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yangdisampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaansendiri.

b. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untukmencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepadapihak lain di luar organisasi/perusahaan.

ontoh+f$ Penyimpanan Surat

'ika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harusdiserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan denganmenggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistemabjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistemnomor.

(. Penanganan surat &asu! siste& Kartu Ken"a#i

a. Pengertian !artu !en"a#iSistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuknama kearsipan pola baru. artu kendali adalah Lembar isianyang digunakan untuk pencatatn surat

). $iri*+iri !artu !en"a#i1$ Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan

surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa!$ Lembar kartu kendali terdiri atas & warna yaitu+ Lembar 1berwarna kuning, Lembar ! berwarna hijau dan Lembar &berwarna merah

+. Keuntungan &engguna!an !artu !en"a#iLebih e


12/32

(enghilangkan pencatatan berulang(udah melacak lokasi surat yang diproses(emudahkan penyusunan arsip(emudahkan in)entarisasi dan penilaian arsip

". I"enti !asi !ateg%ri surat 'enting, )iasa "an ra-asiaategori surat penting adalah sebagai berikut.

'ika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkankesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapatdiganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.

Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harusdilaksanakan.

0nformasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak

terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidakdiketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akanmenimbulkan kesulitan.

ategori surat biasa adalah sebagai berikut. alau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan

menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan. Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya. 0nformasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula

dalam surat lain.

'ika petugas penilai surat ragu ragu menentukan surat pentingatau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supayatidak terdapat kesalahan dalam penilaian.

ategori surat rahasia adalah sebagai berikut. Surat bersampul lebih dari satu sampul surat. Pada sampul surat terdapat kode 7 S atau S7 S.

e. Pr%se"ur surat &asu! 'entinga$ Penerimaan surat

Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiapinstansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterimamelalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. al ini akan lebihmemudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. 6alampelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukankecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampaidengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri.

al ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkankepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu

mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

1!


13/32

ugas penerima surat #juru terima surat$ adalah sebagaiberikut. (enerima surat masuk dari instansi lain dan

menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi

cap tanggal pada sampul surat. (enyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang

terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera,surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.

(enyerahkan surat tersebut ke pencatat surat. (enerima surat keluar dari instansi sendiri untuk

dikirimkan melalui pos atau kurir.

b$ Pencatatan surat

Surat surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tigakategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. egiatan inimemerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segalapersoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.2ntuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartukendali rangkap tiga. 2ntuk surat yang biasa menggunakanlembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakanlembar pengantar surat rahasia.

ugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab

petugas pencatat harus dapat benar benar menentukanindeks dan kode secara tepat. alau petugas pencatattersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknyadikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah #atasan$untuk mengisi kolom tersebut. alau memang diperlukankecepatan dan )olume surat penting banyak sekali, makapencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapapetugas lain yang juga telah terlatih.

ugas pencatat surat #juru catat surat$ adalah sebagai berikut.1$ (encatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat

biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasiamenggunakan lembar pengantar surat rahasia.

!$ (enyatukan kartu kendali dengan surat menggunakanpaper clip dan meneruskan ke pengarah surat.

olom kartu kendali+0ndeks+ 6iisi indeks surat

ode+ 6iisi kode klasi


14/32

( / + 6iisi apakah surat masuk atau surat keluarPerihal+ 6iisi hal surat0si ringkasan+ 6iisi ringkasan suratLampiran+ Lampiran surat

6ari+ *lamat pengirim surat kalau merupakan suratmasukepada+ *lamat yang dikirimi surat untuk surat keluaranggal surat+ 6iisi tanggal surat

4o surat+ 6iisi nomor suratPengolah+ 6iisi unit pengolahParaf+ 6iisi paraf pengolah surat

c$ Pengarahan atau pengendalian suratPetugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan#misalnya+ epala ata 2saha$. ugas pengarah surat antaralain sehagai herikut.1$ (enerima surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu

kendali.!$ (enentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana

surat diteruskan.&$ (engisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu

kendali.8$ (engamhil kartu kendali 1 #putih$ dan disimpan disimpan

di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alatpengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.

;$ (eneruskan kartu kendali ! dan & kepada unit pengolah.

d$ Penyampaian surat ke unit pengolah2nit pengolah terdiri dari hagian bagian herikut.1$ ata usaha unit pengolah

ugasnya adalah sehagai herikut.a$ (enerima surat dan kartu kendali ! dan & serta

memarafnya sehagai hukti hahwa surat sudah diterima.b$ (engembalikan kartu kendali ! kepada pengarah surat

untuk diteruskan kepada penata arsip #arsiparis$, kartukendali & tetap melekat pada surat.

c$ (embuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkansurat herikut lemhar disposisi 1 dan ! untukdisampaikan kepada pimpinan unit pengolah.

d$ (enerima kembali surat, kartu kendali & dan lembardisposisi 1 clan ! yang telah diisi oleh pimpinan unit

pengolah.e$ (enyimpan kartu kendali & dan meneruskan surat

18


15/32

herikut dengan lembar disposisi kepada pelaksanasesuai instruksi yang ada di disposisi.

f$ (enerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali daripelaksana, jika surat tersehut sudah selesai diproses,

untuk kemudian disimpan beherapa lama. 'ika surattersehut sudah menurun nilai gunanya #in aktif$, makasurat herikut kartu kendali & diserahkan kepada penataarsip dan ditukar dengan kartu kendali !, sehagai huktihahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penataarsip.

!$ Pimpinan unit pengolah ugasnya adalah sebagai berikut.a$ (enerima surat, kartu kendali &, dan lembar disposisi 1

dan ! dari tata usaha unit pengolahb$ (engisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat

yang masuk.c$ (enyerahkan kembali surat, kartu kendali &, dan lembar

disposisi 1 dan ! kepada tata usaha unit pengolah.

&$ Pelaksana ugasnya adalah sebagai berikut.a$ (enerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari

tata usaha unit pengolah.b$ (elaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar

disposisi.c$ (enyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata

usaha unit pengolah jika surat sudah selesaidiproses/ditindaklanjuti.

e$ Penyimpanan atau penataan arsip ugas penata arsip #arsiparis$ adalah sebagai berikut.1$ (enerima kartu kendali ! yang telah diparaf tata usaha

unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagaibukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.

!$ (enerima surat yang sudah selesai diproses oleh unitpengolah dan menukar kartu kendali ! dengan kartukendali &.

&$ (enyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

. Pr%se"ur 'engurusan surat &asu! )iasa

1;


16/32

6alam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perludicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembarpengantar surat biasa. *lur kerjanya juga sedikit lebih pendek

jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu

cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1atau ! hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatandapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satulembar pengantar surat biasa. 'ika menggunakan kartu kendali,satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendalirangkap &, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalamsatu kartu kendali. arena bersifat biasa, penyimpanan surattidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja,tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusanarsipnya pun dilakukan di unit pengolah.Langkah langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagaiberikut.1$ Surat surat masuk biasa dikumpul 1 atau ! hari, setelah

banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasarangkap !.

!$ Setelah dicatat, maka surat surat tersebut disampaikan keunit pengolah bersama lembar pengantarnya.

&$ 2nit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar.Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepadapencatat.

g. Pr%se"ur 'engurusan surat &asu! ra-asia6alam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanyapimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang bolehmengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudahditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepadapimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.

Langkah langkah pengurusan surat masuk rahasia adalahsebagai berikut.1$ Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan

kepada pencatat surat.!$ Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam

lembar pengantar surat rahasia #rangkap !$ lalu menyerahkankepada pengarah surat.

&$ Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar danmeneruskan kepada pimpinan unit pengolah.

8$ Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembarpengantar 1 dan !.

1>


17/32

;$ Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembarpengantar !, lembar pengantar

. Menangani Surat Ke#uar

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatuinstansi/kantor kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompokmaupun suatu lembagaSurat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang

diterima.!. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin

mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.&. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan,

surat edaran.

1. Penanganan surat !e#uar siste& )u!u agen"a

a. Pembuatan onseponsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan

belum menggunakan komputer #masih menggunakan mesin tikmanual atau mesin tik elektrik$ untuk membuat surat harusdibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertasbergaris/kertas buram/lembar konsep surat. al ini karena jikalangsung diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tiksudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudahdigantikan oleh komputer yang lebih canggih. onsep yang ditulistangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudahlangsung diketik dengan komputer. 4amun demikian, masih adayang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuatkonsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakankomputer.Dalau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya

juga dibuat dengan balk, disusun secara lengkap sesuai denganaturan pembuatan surat, dengan bagian bagiar surat dibuatlengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingg% tidak terjadibanyak perbaikan atau re)isi pada saat pengetikaPembuatan konsep dapat dilakukan secara+a. Sentralisasi + dipusatkan pada unit tertentu yang menangani

kegiatan administrasi persuratan%b. 6esentralisasi + dibuat oleh masing masing unit atau bagian

tertentu sesuai dengan kebutuhar masing masing.

Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh+1$ *tasan atau pimpinan

1?


18/32

onsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanyauntuk surat rahasia.

onsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik. onsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara

lengkap oleh sekretaris. onsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau

pembantunya.!$ :rang yang ditunjuk # onseptor$

Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercayauntuk membuat konsep surat.

*gar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat.Sebaiknya konsep ditulis di lembar konsep surat. Selain agarlebih rapi juga memudahkan dalam membuat konsep dan

mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas dalampertanggungjawabannya.

b. Persetujuan onsep 'ika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, makakonsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan.

ujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebutsudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsepsudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinanakan memberi tanda/paraf #acc$ pada konsep tersebut.

c. Pencatatan Suratonsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan daripimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluaruntuk diregistrasi atau didaftarkan. al ini bertujuan untukmendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturanpemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. "ormatbuku agenda dan cara pengisiannya dapat lihat pada materipengurusan surat masuk sistem buku agenda.

d. Pengetikan onsep Suratonsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan

mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. 'angan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.

e. Pemeriksaan Pengetikan 'uru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebutdiprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikansekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun. *palagi

jika berupa angka angka, harus diteliti, karena beda angkaadalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa jugapengetikan tersebut, sehingga benar benar sesuai dengan

1@


19/32

konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya denganpensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

f. Penandatanganan SuratSetelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat

yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebutdan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.g. Pemberian ap 6inas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab,selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnyasurat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukankeabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiritanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangantersebut.

h. (elipat SuratSurat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipatsecara rapi menggunakan aturan melipat surat. Serrientara itu,tembusannya atau lembar ke ! disimpan sebagai arsip, tanpadilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci


20/32

c. tujuan/alamat surat%d. )olume/banyaknya surat.Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.1$ (elalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk

mengantar langsung surat kepada alamat yatud ju Saatmenyerahkan suraFpada orang yang dituju, petugas kurirmeminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudahdisampaikan dengan menggunakan Buku =kspedisi =kstern.

!$ (elalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dandiserahkan ke petugas pos dengan menggunakan Buku=kspedisi =kstern untuk meminta cap pos setempat bahwasurat sudah dikirim melalui pos. 'ika hanya dimasukkan kekotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat sajadalam buku ekspedisi hahwa pengiriman dilakukan melaluikotak surat.

&$ (elalui perusahaan jasa pengiriman #6 L, 0 0, "=6=G, dansebagainya$.

8$ (elalui 0nternet #akan dijelaskan tersendiri dalam egiatanBelajar 8 H(engelola dan (engirim = (ailH$.

k. Penyimpanan SuratSurat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkantembusan atau lembar ke ! disimpan sebagai arsip.Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistempenyimpanan, (isalnya+ sistem abjad, sistem subjek, sistemtanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.

atatan+a. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk

alamat yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip.b. *pabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. (isalnya+

surat edaran, maka surat cukup dibuat satu lembar saja,setelah di tandatangani kemudian diperbanyak dengan mesinpengganda, misalnya mesin fotokopi atau risograph, yang asli

untuk arsip, salinannya untuk alamat yang dituju.(. Penanganan surat !e#uar siste& !artu !en"a#i

1. Prosedur penanganan surat keluar pentingSeperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting di manapencatatan dan pengendalian menggunakan kartu kendali, makapenanganan surat keluar yang bersifat penting punmenggunakan kartu kendali. eduanya tetap melalui satu pintuutama keluar masuknya surat yaiti unit kearsipan.Langkah Langkah pengurusan surat keluar penting adalahsebagai berikut.

!C


21/32

a. 2nit pengolahSurat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja yangberkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan dengankartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan. 6apat juga

dilakukan di unit pengolah, asalkan kartu kendali 1 dan kartukendali ! diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unitkearsipan selalu mengetahui apa yang telah diproses di unitpengolah. ata usaha unit pengolah mengisi & kartu kendali,setelah itu surat asli beserta tembusannya dar kartu kendali 1dan ! diteruskan ke unit kearsipan. artu kendali & disimpandi unit pengolah. embusan yang telah diproses di pencatatsurat, selanjutnya disimpan di unit pengolah.

b. Pencatatan surat ugas pencatat surat adalah sebagai berikut.1$ (enerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1

dan ! dari unit pengolah.!$ (emberikan stempel pada surat.&$ artu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk

disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol.8$ (emberikan paraf pada kartu kendali !, kemudian

mengembalikan kartu kendali & dan tembusan kepada unitpengolah.

;$ (emberikan surat kepada petugas ekspedisi untukdikirimkan kepada alamat instansi.

c. Pengarahan surat ugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalahmenerima kartu kendali 1 dari pencatat surat danmenyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai kontrolatau pengendali dari surat yang dikirimkan.

d. Penataan arsip ugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartukendali ! dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak

kartu kendali sebagai pengganti arsip yang ada di unitpengolah. 'ika arsip yang berada di unit pengolah sudah inaktif, kartu kendali ! di penata arsip ditukar dengan kartukendali & dan tembusan di unit pengolah.

e. Pengiriman surat2mumnya pengirim surat menggunakan ekspeditor atau kurir.

ugasnya menerima surat surat yang akan dikirim kepadapihak lain dan mengirimkannya dengan cara cara tertentuyang telah menjadi aturan di suatu kantor.

6ari uraian di atas dapat dilihat bahwa pada dasarnyapenanganan surat harus dilakukan dengan sebaik baiknya

!1


22/32

dengan aturan yang jelas. Penanganan surat, baik suratmasuk maupun surat keluar dengan menggunakan bukuagenda maupun kartu kendali bertujuan untuk mempermudahpenanganan surat, jelas prosedurnya, dapat mengamankan

surat surat dengan menyimpannya.

Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendalidilihat dari langkah langkah penanganannya adalah sebagaiberikut.4o

Sistem Buku *genda Sistem artuendali

1.!.

&.

8.

Sistem pola lamaPencatatanmenggunakan bukuagendaPenyampaian suratmenggunakan bukuekspedisiPencatatan hanyadilakukan satu orangkarena hanyamenggunakan satubuku

Sistem pola baruPencatatanmenggunakan kartukendaliPenyampaian suratmenggunakan kartukendaliPencatatan dapatdilakukan beberapaorang dalam waktuyang bersamaan

!. Prosedur penanganan surat keluar biasaPenanganan surat keluar biasa atau rutin sama sepertimenangani surat masuk biasa, yaitu menggunakan lembarpengantar surat biasa.Langkah langkah pengurusan surat keluar biasa adalah sebagaiberikut.a. 2nit pengolah

2nit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam

dua lemhar pengantar surat biasa, kemudian surat ash,lembar pengantar #lembar 1 dan lembar !$, tembusanditeruskan ke pencatat surat di unit kearsipan. Selanjutnyamenerima kembali tembusan surat yang sudah diberi capstempel tanggal oleh pencatat surat dan lembar pengantarsurat hiasa #lembar !$ untuk disimpan. al ini digunakansebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yangdituju.

b. Pencatatan surat

Pencatat surat menerima surat, tembusan clan lembarpengantar surat biasa #lembar 1 dan !$, kemudian memberi

!!


23/32

cap stempel tanggal pada tembusan surat danmengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar !kepada unit pengolah. al ini sebagai tanda bahwa suratsudah diterima dan dikirimkan. Surat ash dikirimkan ke alamat

yang dituju melalui ekspeditor.

&. Prosedur penanganan surat keluar rahasiaSeperti halnya pengurusan surat masuk rahasia, untukpengurusan surat keluar rahasia juga menggunakan lembarpengantar surat rahasia.Langkah langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah sebagaiherikut.a. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dihuat oleh

seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikuttembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam lemharpengantar surat rahasia, tembusan disimpan.

b. Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia #lembar 1dan !$ diserahkan kepada pengarah surat. emudian suratdiserahkan kepada ekpeditor untuk dikirim dan lemharpengantar 1 diserahkan kepada penata arsip clan lembarpengantar ! kepada unit pengolah.

!&


24/32


25/32

mempermudah penyortiran lebih lanjut, surat harusdikelompokkan, antara lain dengan cara berikut.1$ Surat yang dikelompokkan penting. (isalnya surat dari

cabang, pelanggan, para relasi, mitra kerja, biro perjalanan,

dan pemasok.!$ Surat kelompok utama adalah surat surat berharga, suratkontrak/perjanjian jual beli, surat surat yang bersampulberjendela. 2ntuk surat surat seperti itu, berilah tanda bintang#I$ di belakang alamat. *pabila alamat tidak lengkap, berilahtanda silang #9$ pada sampul kiri bawah. al ini untukmempermudah susunan surat yang akan disampaikan kepadapimpinan.

b. Surat surat pribadi2ntuk mengelola surat surat pribadi, petugas penerima suratperlu mempunyai cara tersendiri. *pabila jumlah surat yangditerima cukup banyak, surat diseleksi, kecuali surat sangatpenting dengan kode kilat khusus harus segera disampaikankepada yang berkepentingan. 'ika surat berharga, seperti suratsurat dari bank, deposito, surat surat pribadi untuk pimpinan,

jangan sekali kali dibuka terlebih dahulu. Setelah ada pesan daripimpinan untuk dibuka, maka barulah dibuka yang kemudiandiserahkan kepada pimpinan.

c. Surat surat iklanSurat surat iklan #ad)ertensi$ diterima dalam bentuk sampulyang beraneka ragam, baik mengenai ukuran, bentuk, warnamaupun jenisnya. Petugas perlu selektif, jangan sampai terbawaarus oleh iklan. 'enis surat ini bukan termasuk surat utama dan

biasanya disampaikan kepada pimpinan dalam bentuk terbuka.!. Pembukaan Surat

Setelah meneliti surat yang masuk, selanjutnya membuka suratsurat tersebut satu per satu. 2ntuk menghindari agar surat tidakrobek, ketika sampul surat dibuka dengan alat pembuka, sebaiknyasurat diketok ketok di atas meja supaya lembar surat turun kebawah. emudian surat dikeluarkan dari sampulnya. Petugas harusmemeriksa dengan teliti, ada atau tidak lampiran yang menyertaisurat tersebut. Bila ada lampiran, gabungkanlah dengan suratnya

dengan menggunakan penjepit kertas #klip$. alau ada lampiranyang hilang, sebaiknya petugas mencatat pada surat tersebut

!;


26/32

waktu itu juga. emudian cocokkanlah alamat surat dengan alamatyang tertera pada sampul, maupun alamat pengirim untukdigabungkan dengan surat. Selanjutnya diperiksa lagi apakah suratbertanggal atau tidak. 'ika surat tidak bertanggal, cantumkanlah

tanggal yang tertera pada stempel pos di atas surat dilakukandengan hati hati. itu. 6engan demikian, tanggal cap pos dianggapsebagai tanggal surat. Setelah itu, petugas memberi cap stempelagenda pada setiap surat yang diterima di bagian yang kosong.Setelah diberi stempel agenda, kemudian semua surat yangditerima itu dicatat ke dalam buku agenda surat masuk.

&. Penyortiran SuratSetelah surat dibuka, selanjutnya surat dibaca satu per satu agardapat dipisahkan menurut penerimanya, yaitu+a. surat untuk pimpinan%b. surat untuk bagian yang lain di kantor%c. surat surat yang memerlukan perhatian sekretaris%d. surat surat lainnya.

al yang perlu diperhatikan oleh petugas ketika membaca surat,yaitu+1$ *da/tidaknya hubungan surat yang dibaca dengan surat

sebelumnya yang tersimpan dalam arsip, dan komentarpimpinan mengenai surat tersebut.

!$ Perlu/tidaknya penyampaian surat yang dibaca kepada orang lainatau bagian lain di kantor. alau memang perlu, sampaikanlahsegera surat itu kepada pihak yang bersangkutan.

&$ *da/tidaknya lampiran pada surat yang dibaca. 'ika lampiranyahilang, masukkanlah surat itu dalam golongan surat surat yangmemerlukan perhatian sekretaris, dan harus diberitahukankepada pengirim surat yang bersangkutan bahwa lampiran tidakada.

8$ *da/tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat. 'ika ada, hendaknya membuat catatan khusus untuk barang yang

dikirim yang diharapkan.Berikut adalah bentuk catatan tersebut.

4amaPengirim

anggalSurat

(acamBarang

anggalPengiriman

;$ 'ika isi surat menyebutkan adanya pertemuan dan batas waktubalasan surat, laporanlaporan juga hal hal yang lain, perlu

dicatat oleh sekretaris. al hal yang perlu dicatat antara laintanggal, waktu dan tempat pertemuan, untuk mengingatkan

!>


27/32

pimpinan mengenai hal ini.8. Pembagian Surat

a. Surat surat untuk pimpinanSurat surat untuk pimpinan harus segera disampaikan. 2sahakan

agar surat sudah berada di atas meja pimpinan sebelumpimpinan datang ke kantor. 'ika ini tidak mungkin dilakukan,surat itu dapat diserahkan segera setelah ia tiba di kantor.(asukkan surat ke dalam map dan susunlah menurutkepentingannya, yang paling penting letakkanlah paling atas danyang kurang penting di bawah. 'ika pimpinan *nda sedangmelaksanakan tugas perjalanan dinas atau sedang cuti,tanggung jawab *nda lebih besar.

al hal yang harus *nda laksanakan harus sesuai denganpetunjuk berikut.1$ Persiapkanlah segala sesuatunya yang berhubungan dengan

surat. 'ika suatu waktu tertentu pimpinan *nda menelepon kekantor untuk menanyakan keadaan kantor, *nda dapatdengan segera memberikan keterangan yang diperlukanpimpinan.

!$ *pabila pimpinan *nda tidak menelepon, teleponlah ataukirimkanlah surat melalui jasa pengiriman surat. al iniberlaku kalau ada sesuatu hal yang sangat penting danmendesak.

&$ 'ika sedang melaksanakan tugas di luar kantor, kirimkanlahkepadanya salinan surat yang memerlukan perhatiannya.

8$ alau sedang berlibur, simpanlah surat ke dalam map.Pisahkanlah mana yang perlu ditelaah dan mana yang berupalaporan dan sebagainya.

b. Surat surat untuk orang/bagian lain di kantor(asing masing kantor mempunyai sistem tersendiri dalam

penyampaian surat antarbagian. Laksanakanlah sesuai sistemyang dipergunakan di kantor tersebut dan gunakanlah bukuekspedisi intern untuk memudahkan pengawasan.

c. Surat surat yang memerlukan perhatian sekretarisSeandainya pimpinan sedang melaksanakan tugas di luar kantor,

jika ada surat penting yang diterima segera dibahas, maka tugassekretarislah untuk mengolah surat tersebut. hususnya untukmembalas surat yang hertujuan memberitahukan bahwasuratnya sudah diterima.

!?


28/32

$. Pe&i#i-an Jasa Pengiri&an

'asa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapatdipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat baik surat masukatau surat keluar. :leh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman suratyang tepat. 6alam menggunakan jasa pengiriman surat, perludiperhatikan jenis surat, informasi yang tercantum dalam surat, tujuanatau alamat surat, dan )olume/banyak surat.Beberapa jenis pengiriman surat adalah sebagai berikut.1. urir instansi perusahaan!. urir kantor pos&. = mail #situs$ perusahaan8. urir jasa pengiriman swasta #6 L, 0 0, "=6=G, dan lain lain$

MODUL 0MENGELOLA DAN MEMPROSES E*MAIL

A. Pengertian Surat E#e!tr%ni! E*Mai#2

=mail merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan ataugambar melalui internet.

!@


29/32

. Ke#e)i-an "an Ke#e&a-an Surat E#e!tr%ni! E*Mai#2

egiatan surat menyurat sebagai penunjang kegiatan perkantorantidak selalu dalam bentuk wujud


30/32

!. Login =mailLangkah langkah +

(asuk ke situs www.yahoo.comlik sign in. emudian akan masuk ke sign in to Jahoo. 0silah userid dan paswordnya. alau sudah klik sign in.Setelah memasukan user name dan pasword akan kembali ke

jendela awal ketika pertama kali membuka yahoo. emudian klik3(*0L52ntuk melakukan cek email klik email masuk.

&. irim =mailLangkah langkah kirim email +a. lik 3tulis pesan5seperti yang tertera pada gambar di bawah inib. 0silah kolom di bawah ini

epada isi dengan alamat email ditujuc merupakan tembusan. olom ini diisi hanya jika

diperlukan'udul untuk judul pesan yang akan dikirim'ika memerlukan lampiran dalam bentuk


31/32

yang *nda terima secara otomatis ke dalam isi surat *nda. 'ikaharus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e mail, usahakanmenghapus bagian bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawabbagian bagian yang rele)an saja.

!. Perlakukan = (ail secara Pribadi 'ika seseorang mengirim informasi atau gagasan secarapribadi,*nda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, sepertikelompok grup, atau mailing list+ = mail pada dasarnya adalah alatkomunikasi personal.

&. 'angan -unakan uruf apitalSeperti halnya membaca surat kabar atau surat, membaca pesan email yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidakenak dilihat. Selain itu, terutama dalam tata krama berkomunikasidengan e mail/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap

berteriak. (ungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekananpada maksud *nda.

8. 'angan (embicarakan :rang Lain 'angan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekankejelakannya. Berhati hatilah terhadap apa yang anda tulis. = mailmemiliki fasilitas bernama H"orwardH, yang mengi inkan si penerimaakan meneruskannya #forward$ ke orang lain.

;. 'angan -unakan 'ika*nda ingin mengirim e mail ke sejumlah orang #misalnya dimailing list$, jangan cantumkan nama nama pada kolom . 'ika*nda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e mail *nda,akan bisa melihat alamat alamat e mail orang lain. 2mumnya,orang tidak suka jika alamat e mailnya dibeberkan di depan umum.Selalu gunakan B #blind carbon copy$. 6engan cara ini, setiaporang hanya bisa melihat alamat e mailnya sendiri.

>. 'angan -unakan "ormat (L 'ika *nda mengirim sebuah pesan penting ke rekan *nda, jangangunakan format (L tanpa *nda yakin bahwa program e mailrekan *nda bisa memahami kode (L. 'ika tidak, pesan *nda

sama sekali tidak terbaca atau kosong, sebaiknya gunakan plainte9t.?. 'awablah Secara (asuk *kal

'awablah setiap pesan e mail secara masuk akal. 'angan menjawabdua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. *palagi, menjawab pesane mail yang panjang lebar, dan *nda menjawab dalam satu kata+H-oodH. Dah, ini sangat menyebalkan.

&1


32/32

DAFTAR PUSTAKA

=ndang 7, (ulyani, dkk. !CCA. Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (Mail Handling) untuk SMK dan MAK . 'akarta+ =rlangga

=ndang 7, (ulyani, dkk. !C11. Modul Menangani Surat / Dokumen Masuk

untuk SMK dan MAK . 'akarta+ =rlanggaLasahido, 0lhan, S=.((,.!CC>. (odul Penanganan Surat. 'akarta+

6epartemen euangan 7epublik 0ndonesiaSutarni, ati. 6ra. 6kk. !C11. *dministrasi Perkantoran. Bandung+ 2P

Adm Format Baru

Documents

Transcript of Adm Format Baru