BAB I - PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah salah satu syarat kelulusan

yang harus ditempuh oleh mahasiswi program Diploma III jurusan

sekretaris, Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco. Praktek Kerja

Lapangan dapat dilakukan di perusahaan swasta atau di instansi

pemerintahan yang jelas memiliki relevansi atau hubungan dengan studi

yang Penulis ambil di Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco, yaitu

sekretaris.

Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang (DJPU) adalah salah satu

instansi Pemerintah yang bertugas untuk mengelola utang negara. Dalam

pengelolaan tersebut, DJPU membutuhkan dokumen-dokumen Negara mulai

dari persiapan utang, penerbitan dokumen perjanjian utang, hingga dokumen

pelunasan utang. Disamping tugas utama tersebut, DJPU juga melaksanakan

tugas administrasi perkantoran pada umumnya

Harapan dari Penulis dengan mengikuti Praktek Kerja Lapangan

tersebut untuk menambah pengetahuan dan wawasan mengenai dunia kerja

sebelum Penulis memasuki dunia kerja serta ilmu yang didapatkan pada

Praktek Kerja Lapangan tersebut dapat diterapkan pada saat bekerja.

1.2. Perumusan Masalah

Salah satu tugas sekretaris adalah melaksanakan administrasi perkantoran di

tempat kerja. Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen - Direktorat

Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian Keuangan. Direktorat Jenderal

2

Pengelolaan Utang mempunyai tugas untuk mengelola utang Negara

termasuk mengadministrasikan dokumen utang Negara dengan baik dan

benar. Setiap dokumen perjanjian utang seharusnya tersimpan dengan baik

dan mudah dicari ketika dibutuhkan.

1.3. Pembatasan Masalah

Mengingat dokumen utang negara sangat banyak dan beragam, maka

Penulis membatasi diri untuk melakukan pengelolaan arsip dokumen

pembayaran utang negara yaitu berupa dokumen surat notifikasi atau

sejenisnya beserta dokumen Surat Perintah Membayar.

1.4. Tujuan Praktik Kerja Lapangan

Tujuan dalam mengikuti Praktek Kerja Lapangan ini, agar Penulis dapat

mengetahui seputar pekerjaan dalam dunia kerja serta mempersiapkan diri

dalam memasuki dunia kerja nantinya.

1.5. Manfaat Praktek Kerja Lapangan

Manfaat dalam mengikuti Praktek Kerja Lapangan ini, agar Penulis dapat

mempraktekan pengetahuan yang didapatkan selama di kampus,

menghadapi masalah serta mencari solusi atas permasalahan yang ada.

3

BAB II – LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten

atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang

tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau

tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya

melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan

pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian

besar sekretaris adalah wanita.

Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan

perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal

Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung

jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang

mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab

kepada perusahaan secara umum.

Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada

perbedaan di antara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia,

umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu

hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya

misalnya di Hongkong contohnya di mana dunia kerja di sana lebih

profesional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.

Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke

kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan

yang menarik sebagai citra dari atasan yang diwakilinya.

Dalam suatu organisasi atau perusahaan, pimpinan perusahaan pada

umumnya dibantu oleh sekretaris. Sekretaris membantu pimpinannya salah

satunya melalui kegiatan tata usaha yang telah dijelaskan di atas.

Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang

rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan

4

penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama

dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini, orang

yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu

kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Secara definisi, kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi :

1. Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari

seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan

surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan

pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan

melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna

meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya

yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.

2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang

petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat

termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang

pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan

pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.

Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola

dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak

langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan

perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu

pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan

tugasnya secara efektif dan efisien.

Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu

yang harus dipenuhi dengan baik jika tidak pelaksanaan tugas dan fungsi

kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum, syarat

5

untuk menjadi seorang sekretaris harus mempunyai minat untuk

melaksanakan tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang

kesekretarisan sesuai dengan pengertian atau definisi tentang sekretaris.

Sedangkan syarat-syarat lain untuk menjadi sekretaris sebagai berikut :

1. Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang

menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik,

pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll.

2. Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang

perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan

pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi,

politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran

pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris

menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan

oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang

terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.

3. Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan

dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat

pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya

formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.

4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris

yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti

kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.

5. Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari,

seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan

pimpinan.

Berdasarkan perkembangan tugas dan fungsi sekretaris dewasa ini, makna

sekretaris dapat mempunyai makna ganda, seperti :

1. Orangnya, yaitu seseorang yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu

dan dipandang mampu serta cakap dalam melaksanakan tugas-tugas

kesekretarisan.

6

2. Jabatannya, yaitu wewenang dengan sekelompok tugas yang

merupakan tanggung jawab tertentu, yakni tanggung jawab

kesekretarisan.

Dengan demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas

dan tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan seorang

sekretaris merupakan jabatan yang menuntut profesional yang tinggi. Jadi,

kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas

sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada tugas

seorang sekretaris.

2.2. Peran dan Tugas Sekretaris

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil

tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini

tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi.

Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :

1. Peranan sekretaris terhadap atasan :

a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang

baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam

memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.

c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam

pelaksanaan tugas.

d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan

pimpinan dan bawahan.

2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :

a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil,

yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan

kecakapan dan kemampuan (rule of the place).

b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga

pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.

7

c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam

menjalankan pekerjaan.

d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih

mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai

bawahan.

Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan

sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap

pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif

akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan

sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara

penyelesaiannya.

Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi

jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat

dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam

mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu :

1. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara

lisan maupun tertulis.

2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu

tertentu dengan pegawai bawahan.

3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada

pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan

yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pmbinaan.

4. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan

agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.

Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat

penting. Peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya

biasanya dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal

dengan istilah ”human relations”.

8

Human relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan

berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi.

Benturan psikologis dan konflik antara kepentingan pribadi dengan

kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan

karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang dapat

mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.

Semua organisasi memerlukan human relation. Sekretaris harus dapat

membiasakan diri dalam kehidupan sehari-hari dengan berbagai macam

tipe manusia atau dapat bergaul (memiliki keahlian interpersonal yang

cakap).

Seorang sekretaris supaya dapat mengatasi permasalahan dalam hubungan

antar manusia atau menjalin hubungan dengan manusia yang lain dengan

baik, ia harus memahami kehendak dasar orang, apa yang mereka

perkirakan dan perlukan dari orang-orang di tempat mereka bekerja.

Menurut Abraham Maslow, ada kebutuhan yang harus dipenuhi oleh

manusia dan kebutuhan ini bersifat hierarki. Artinya, seorang manusia

tidak akan memenuhi kebutuhannya yang lain sebelum ia memenuhi

kebutuhan yang harus dipenuhinya terlebih dahulu. Menurut Abraham

Maslow, kebutuhan manusia dibagi menjadi 5 dan bersifat hierarki, yaitu :

Kebutuhan fisiologis, seperti sandang, pangan, dan papan. Inilah

kebutuhan mendasar bagi manusia.

1. Kebutuhan keamanan, kebutuhan untuk bebas dari kekhawatiran akan

hal-hal yang akan dialami di masa depan, seperti uang pensiun,

keamanan, kehidupan hari tua yang terjamin, dll.

2. Kebutuhan sosial, kebutuhan yang diperoleh dari interaksi sosial,

seperti rasa cinta dari orang lain, diterima oleh rekan kerja, dll.

9

3. Kebutuhan akan penghargaan diri, seperti penghormatan dari orang

lain, reputasi, status, dll.

4. Kebutuhan aktualisasi diri, kebutuhan akan terpenuhinya keinginan

manusia yang sempurna, seperti realisasi potensi diri untuk terus

tumbuh dan pengembangan diri.

Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris

tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat

karena selain betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia

juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan

kegiatan bawahannya.

Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Menerima dikte dari pimpinan.

2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat

termasuk telepon, telegram, dan faksimile).

3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

4. Menerima tamu-tamu pimpinan.

5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan

dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan

kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.

7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.

8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.

9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.

10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk

menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat

penting bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena

mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan

sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.

10

2.3. Pengelolaan Arsip

Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya, secara umum arsip merupakan

salah satu produk pekerjaan kantor selain formulir, surat dan laporan.

Sedangkan kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau

pekerjaan tatausaha yang dilakukan oleh setiap badan usaha/instansi

pemerintah.

Arsip dapat digolongkan ke dalam beberapa kategori berikut :

1. Menurut subyek/isinya : arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip

pemasaran, arsip pendidikan

2. Menurut bentuk/wujudnya : surat, pita rekaman, piringan hitam, mikrofilm

3. Menurut nilai/kegunaannya : nilai kegunaan administrasi, hukum,

keuangan, kebijaksanaan, pelaksanaan kegiatan, sejarah dan penelitian.

4. Menurut sifat kepentingannya : arsip non essensial, arsip yg diperlukan,

arsip penting, arsip vital

5. Menurut Keseringan penggunaannya :arsip aktif, pasif dan abadi.

6. Menurut fungsinya : arsip dinamis dan statis

7. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya : arsip sentral dan unit

8. Menurut keasliannya : arsip asli, tembusan/tindasan, salinan dan berupa

petikan.

Di Indonesia, pada awalnya pengelolaan arsip dikenal dengan dua sistem,

yaitu Sistem Kearsipan Agenda dan Sistem Kearsipan Kartu Kendali.

Dinamakan Sistem Kearsipan Agenda karena salah satu alat Bantu utama

yang digunakan untuk melaksanakan system tersebut adalah buku agenda.

Sedangkan system yang dinamakan Sistem Kartu Kendali karena alat Bantu

utama yang dipergunakan untuk mengelola atau melaksanakan kearsipan

adalah kartu kendali.

Saat ini system filing telah berkembang menjadi 5 sistem dasar yang dapat

digunakan, yaitu:

1. Alfabetis, adalah penyimpanan atau penempatan dokumen diurutkan

berdasarkan alphabet atau abjad. Yang diurutkan disini adalah nama orang

11

atau nama perusahaan. Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad

berdasarkan huruf pertama. Penempatan dan pengurutannya sama persis

dengan pengurutan kata-kata pada kamus.

2. Numeric, atau system angka, yaitu penyimpanan arsip yang pengurutannya

didasarkan pada nomor. Dapat menggunakan nomor surat tetapi dapat juga

menggunakan kode yang terdiri dari angka-angka.

3. Subjek, yaitu penyimpanan arsip yang didasarkan pada subjek surat. Jadi

arsip-arsip dikelompokkan berdasarkan pada subjek atau perihal surat.

4. Tanggal, yaitu penyimpanan arsip yang diurutkan berdasarkan tanggal

surat atau tanggal datangnya surat. Sistem ini juga di kenal dengan istilah

sistem kronologis.

5. Geografi/Wilayah, yaitu penyimpanan warkat yang dikelompokkan

berdasarkan asal darimana warkat tersebut dikirim.

Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian

besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan

pada umumnya. Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan

arsip, minimal terdiri dari:

1. Map, berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk

penyimpanan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut

stopmap folio, stopmap bertali (portapel), map jepitan (snellhechter), map

tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner.

Penyimpanan ordner lebih baik di rak atau lemari, bukan di filing cabinet

dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan stopmap folio dan

snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila

yang menggunakan snelhechter gantung) didalam filing cabinet,

sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat

memuat banyak lembaran arsip.

2. Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat

panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau

satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti

12

stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi dengan daun penutup, atau mirip

snelhechter tetapi tidak dilengkapi jepitan. Biasanya folder menggunakan

tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang berfungsi untuk

menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang

bersangkutan.

3. Guide, adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan

sebagai penunjuk dan/atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide

terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan

kode-kode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan

badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam system filing

adalah sebanyak pembagian pengelompokkan arsip menurut subyeknya.

Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subjek utama

(main subjek), guide ke dua untuk menempatkan sub-subyek, guide ke tiga

untuk yang lebih khusus lagi dst.

4. Sekat, biasanya digunakan untuk memberi batas antara arsip-arsip yang

berbeda kategori di dalam 1 filing cabinet.

5. Filing Cabinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang

yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan

berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang

memiliki gawang untuk tempat menyangkutkan folder gantung. Filing

cabinet terdiri berbagai jenis ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, dsb.

13

BAB III - PEMBAHASAN

3.1. Gambaran Umum Instansi

1. Sejarah Singkat Instansi

Pada tahun 1997 – 1998 telah terjadi krisis keuangan di

Indonesia yang menyebabkan Bank - Bank Nasional berpotensi

mengalami kebangkrutan. Pada tahun tersebut banyak bank yang

dinyatakan sebagai Bank Beku Operasi (BBO) dan Bank Take Over

(pengambilalihan kepemilikan oleh pemerintah). Bank-bank tersebut

perlu di-rekap, yaitu pemerintah menyuntikan dana tambahan ke Bank –

Bank Nasional tersebut agar dapat bertahan hidup hingga sekarang ini.

Beberapa bank akhirnya melakukan merjer, misalnya Bank Mandiri

yang berasal dari Bank (Bank Bumi Daya, Bank Dagang Negara, Bank

Exim, Bank Pembangunan Indonesia). Sebagai akibat kebijakan

rekapitalisasi perbankan tersebut pemerintah membuat Surat Utang

kepada Bank Indonesia. Pada awalnya Surat Utang tersebut berjumlah

sekitar Rp. 400 triliun. Hal ini berdampak kepada jumlah utang

pemerintah bertambah, disamping utang pemerintah yang berasal dari

pinjaman Luar Negeri. Dengan demikian utang pemerintah berasal dari

dua sumber yaitu utang yang berasal dari pinjaman dan utang yang

berasal dari penerbitan surat utang negara.

Secara organisasi, dua jenis utang tersebut dikelola oleh dua

instansi yang berbeda. Utang yang berasal dari pinjaman, dulu dikelola

oleh Direktorat Pengelolaan Pinjaman dan Hibah Luar Negeri, dan utang

14

yang berasal dari penerbitan surat utang negara dikelola oleh Direktorat

Pengelolaan Surat Utang Negara.

Pengelolaan Surat Utang Negara (SUN) sendiri telah dilakukan

sejak tahun 2000 dengan dibentuknya tim Debt Management Unit

(DMU) berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan (KMK) nomor

101/KMK.017/2000. Selanjutnya pada tahun 2001, melalui KMK nomor

2/KMK.01/2001, tim DMU berubah menjadi Pusat Manajemen Obligasi

Negara (PMON) dan berubah lagi menjadi Direktorat Pengelolaan Surat

Utang Negara (DPSUN) berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan

nomor 302/KMK.01/2004. Seiring dengan proses reorganisasi di tubuh

Departemen Keuangan, pada tahun 2006 organisasi ini berkembang

menjadi setingkat eselon 1 berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan

Nomor 466/KMK.01/2006 yang telah diubah dengan Peraturan Menteri

Keuangan nomor 131/PMK.01/2006 dengan nama Direktorat Jenderal

Pengelolaan Utang (DJPU).

Salah satu pertimbangan pembentukan DJPU pada tahun 2006

adalah pemerintah menyadari bahwa pengelolaan utang perlu berada

pada satu atap sehingga dibentuklah unit baru setingkat Eselon I

bernama Direktorat Jendral Pengelola Utang ( DJPU ) yang berasal dari

dua unit Eselon II yakni Direktorat Pengelola Dana Utang Negara dan

Direktorat Pengelola Pinjaman dan Hibah Luar Negeri.

2. Visi dan Misi Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang

15

1. Visi Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian Keuangan -

Jakarta

“Menjadi unit yang profesional dalam mendukung pembiayaan

APBN secara efisien dan aman untuk menuju kemandirian

keuangan negara”.

2. Misi Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian Keuangan -

Jakarta

1) Mewujudkan pengelolaan portofolio utang pemerintah yang

efektif, transparan, dan akuntabel dengan strategi yang

mengedepankan peningkatan daya dukung terhadap ketahanan dan

kesinambungan fiskal;

2) Mengendalikan pengadaan/penerbitan utang melalui penetapan

kapasitas berutang yang mendukung stabilitas fiskal;

3) Mewujudkan kemandirian pembiayaan pembangunan nasional

melalui upaya mengedepankan sumber-sumber dalam negeri dan

pengembangan pasar keuangan domestik yang efisien dan stabil;

4) Mewujudkan kerjasama internasional dalam rangka memperoleh

sumber pembiayaan alternatif, sekaligus mendukung stabilitas

pasar keuangan regional.

3. Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang -

Kementerian Keuangan - Jakarta

Di dalam struktur organisasi Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan

Setelmen - Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian

16

Keuangan - Jakarta dikepalai oleh seorang Direktur Jenderal yang

membawahi beberapa beberapa eselon II. Direktur Evaluasi, Akuntansi

dan Setelmen itu sendiri membawahi : Sub Direktorat Monitoring dan

Evaluasi, Sub Direktorat Administrasi dan Verifikasi, Sub Direktorat

Setelmen Transaksi, dan Sub Direktorat Akuntansi dan Pelaporan.

Struktur organisasi sebagaimana berikut :

Penulis ditempatkan pada Subdirektorat Setelmen Transaksi – Direktorat

Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen. Subdirektorat Setelmen Transaksi

mempunyai tugas melaksanakan penyiapan data dan informasi perkiraan

pembayaran kewajiban, pengesahan dokumen Surat Pengesahan Hibah

Barang dan Jasa (SPHBJ), penerbitan Surat Perintah Pembukuan

Penarikan Pinjaman dan/atau Hibah (SP4H), rekonsiliasi realisasi

pembayaran kewajiban, rekonsiliasi jumlah utang; penyiapan data

pelaksanaan dan pembayaran, perhitungan, pemrosesan pembayaran,

17

pencatatan, dan pelaporan transaksi, serta pelaksanaan pengendalian

internal atas input dan output terkait dengan penyelesaian pengelolaan

transaksi pinjaman, hibah, Surat Utang Negara, dan instrumen

pembiayaan syariah.

Dalam melaksanakan tugas, Subdirektorat Setelmen Transaksi

menyelenggarakan fungsi:

a. penyiapan data dan informasi perkiraan pembayaran kewajiban,

pengesahan dokumen Surat Pengesahan Hibah Barang dan Jasa

(SPHBJ), penerbitan Surat Perintah Pembukuan Penarikan Pinjaman

dan/ atau Hibah (SP4H), rekonsiliasi realisasi pembayaran kewajiban,

rekonsiliasi jumlah utang, penyiapan data penarikan dan pembayaran,

perhitungan, pemrosesan pembayaran, pencatatan, dan pelaporan

transaksi, serta pelaksanaan pengendalian internal atas input dan

output terkait dengan penyelesaian pengelolaan transaksi pinjaman dan

hibah;

b. penyiapan data dan informasi perkiraan pembayaran kewajiban,

rekonsiliasi realisasi pembayaran kewajiban, rekonsiliasi jumlah utang,

penyiapan data hasil penjualan, pembelian, peminjaman dan

pembayaran, perhitungan, pemrosesan pembayaran, pencatatan, dan

pelaporan transaksi, serta pelaksanaan pengendalian internal atas input

dan output terkait dengan penyelesaian pengelolaan transaksi Surat

Utang Negara;

c. penyiapan data dan informasi perkiraan pembayaran kewajiban,

rekonsiliasi realisasi pembayaran kewajiban, rekonsiliasi jumlah utang,

18

penyiapan data hasil penjualan, pembelian, peminjaman dan

pembayaran, perhitungan, pemrosesan pembayaran, pencatatan, dan

pelaporan transaksi; serta pelaksanaan pengendalian internal atas input

dan output terkait dengan penyelesaian pengelolaan transaksi

instrumen pembiayaan syariah, serta tugas lain yang ditetapkan oleh

Direktur.

Subdirektorat Setelmen Transaksi terdiri atas (a) Seksi Setelmen

Transaksi Pinjaman dan Hibah I; (b) Seksi Setelmen Transaksi Pinjaman

dan Hibah II; (c) Seksi Setelmen Transaksi Surat Utang Negara; dan (d)

Seksi Setelmen Transaksi Instrumen Pembiayaan Syariah.

4. Fasilitas Yang Tersedia

Untuk mendukung operasional instansi sehari-hari, Direktorat

Evaluasi,Akuntansi dan Setelmen - Direktorat Jenderal Pengelolaan

Utang - Kementerian Keuangan mempunyai fasilitas-fasilitas pendukung

antara lain :

Meja dan kursi kerja

Komputer dan Printer

Mesin Scanner

Filing Cabinet

Mesin Foto copy

Mesin Fax

Peralatan ATK

Telepon

19

Internet

3.2. Posisi Dan Kegiatan Selama Praktek Kerja Lapangan

Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan selama satu bulan di Direktorat

Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen - Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang -

Kementerian Keuangan - Jakarta, Penulis ditempatkan pada Kasi Setelmen

Transaksi Instrumen Pembiayaan Syariah -Subdirektorat Setelmen

Transaksi. Subdit tersebut mempunyai tugas melaksanakan penyiapan data

dan informasi perkiraan pembayaran kewajiban, pengesahan dokumen Surat

Pengesahan Hibah Barang dan Jasa (SPHBJ), penerbitan Surat Perintah

Pembukuan Penarikan Pinjaman dan/atau Hibah (SP4H), rekonsiliasi

realisasi pembayaran kewajiban, rekonsiliasi jumlah utang; penyiapan data

pelaksanaan dan pembayaran, perhitungan, pemrosesan pembayaran,

pencatatan, dan pelaporan transaksi, serta pelaksanaan pengendalian internal

atas input dan output terkait dengan penyelesaian pengelolaan transaksi

pinjaman, hibah, Surat Utang Negara, dan Instrumen Pembiayaan Syariah.

Seksi Setelmen Transaksi Instrumen Pembiayaan Syariah mempunyai tugas

melakukan pengumpulan data dan informasi perkiraan pembayaran

kewajiban, rekonsiliasi realisasi pembayaran kewajiban, rekonsiliasi jumlah

utang; penyiapan data hasil penjualan, pembelian, peminjaman, dan

pembayaran, perhitungan, pemrosesan pembayaran, pencatatan, dan

pelaporan transaksi terkait dengan pengelolaan instrumen pembiayaan

syariah, serta tugas lain yang ditetapkan oleh Direktur.

Kegiatan Penulis selama Praktek Kerja Lapangan dijelaskan berikut ini.

20

1. Mengatur kearsipan aktif dan tidak aktif

Dokumen-dokumen yang sudah tidak aktif dipisahkan dengan dokumen-

dokumen yang masih aktif, kemudian dokumen-dokumen yang sudah

tidak aktif tersebut disimpan ditempat khusus atau bahkan dimusnahkan

apabila dokumen tersebut sudah benar-benar tidak diperlukan lagi.

Adapun jenis jenis dokumen tersebut adalah Surat Perintah Pembukuan

Dan Penarikan Pinjaman Dan Hibah Luar Negeri (SP4), Undangan

Rapat, Notice of Payment (NoP), Daftar hadir rapat, bahan-bahan

presentasi dan dokumen tidak penting.

2. Mengatur File sesuai dengan Jenis Surat dan Tahun

Dokumen/surat-surat Negara yang sudah tidak aktif dipisahkan menurut

jenis suratnya lalu diurutkan berdasarkan tahun dokumen/surat.

Surat/dokumen tersebut walaupun bukan termasuk dalam arsip aktif dan

secara operasional juga tidak dibutuhkan lagi tidak dapat dimusnahkan

karena sewaktu – waktu digunakan dalam proses hukum. Adapun jenis

jenis dokumen tersebut, SUN (Surat Utang Negara), SULNI (Surat

Utang Luar Negeri), BSPUN (Buku Saku Perkembangan Utang

Pemerintah), Data Requested kegiatan pengarsipan ini sebenarnya diluar

jobdesk Penulis, Penulis hanya membantu Subdit Akuntansi dan

Pelaporan.

3. Mencopy dan Scan dokumen - dokumen Penting

Dokumen-dokumen yang penting dicopy dan discan lalu disimpan dalam

folder yang telah disediakan. Dokumen-dokumen tersebut disimpan

dalam format Pdf. Dan untuk dokumen-dokumen yang difotocopy

21

selanjutnya diproses (diinput ke dalam komputer sesuai dengan jenisnya)

dan diserahkan kepada pihak yang bersangkutan sesuai dengan disposisi.

Adapun proses sebelum melakukan scaning dan mencopy dokumen

adalah, surat masuk ataupun surat keluar yang berupa Surat Perintah

Pembukuan Dan Penarikan Pinjaman Dan Hibah Luar Negeri (SP4),

Notice of Payment (NoP) disampaikan terlebih dahulu kepada Kasubdit

lalu dicek dan diberikan disposisi lebih lanjut

4. Menangani Surat Yang Harus Didisposisikan

Bila ada surat yang harus didisposisikan kepada Kasi Setelmen

Transaksi Pinjaman dan Hibah I atau Pinjaman dan Hibah II maka surat

tersebut langsung disampaikan kepada pihak yang sesuai dalam

disposisi. Dokumen yang diproses dalam hal ini adalah Surat Perintah

Pembukuan Dan Penarikan Pinjaman Dan Hibah Luar Negeri (SP4),

Nota Dinas, Surat Perintah Membayar (SPM), dan Surat Undangan

Rapat.

5. Menginput dokumen lelang

Dokumen-dokumen mengenai lelang hibah barang/jasa diproses dari

data yang sudah discan dalam bentuk Pdf untuk diinput dalam excel.

Adapun dokumen-dokumen lelang hibah barang/jasa itu adalah lelang

dari beberapa lender seperti Bank Mandiri berupa barang.

6. Menghandle surat masuk

Surat masuk yang diterima dipilah-pilah antara lain registrasi, Notice of

Disbursment (NoD), Notice of Payment (NoP), atau dokumen surat

lainnya kemudian dicatat ke Agenda Surat Masuk yang terdapat di

22

program excel. Surat tersebut dicatat nomor surat, document id, tanggal

surat, perihal/subject, darimana surat tersebut berasal, alamat tujuan dari

surat tersebut . Surat masuk tersebut diberi lembar disposisi, diisi nomor

agenda surat, tanggal surat tersebut diterima. Setelah itu surat-surat

masuk tersebut dihantarkan ke Kasubdit Setelmen Transaksi untuk

diparaf, setelah diparaf dipilah-pilah untuk disampaikan ke masing-

masing di lingkungan Setelmen Transaksi.

7. Menginput Surat Keluar

Surat keluar seperti nota dinas, surat undangan rapat dan surat perintah

pembayaran (SPM) yang dikeluarkan instansi diinput terlebih dahulu

oleh Penulis melalui program komputer excel yang telah disediakan, lalu

Penulis mengisi tanggal, pengirim, dan perihalnya pada agenda surat

dikomputer. Selanjutnya diberi nomor pada surat sesuai agenda

dikomputer dan diberikan kepada pihak pengirim untuk diperiksa dan

ditandatangan.

8. Mengoperasikan Fax

Mengirim surat keluar kepada pihak yang dituju dengan menggunakan

mesin fax. Jenis surat DoP (Debt Outstanding Position), GoP (Grant

Outstanding Position) pada Bank Luar Negeri seperti, Exim bank of

China, MAFF Japan, ING Bank Amsterdam, Exim bank Korea, Banque

De France dan BNP Paribas London. Adapun cara memfax dimulai

dengan menekan nomor 007+ untuk kode keluar negeri dan menekan

nomor yang dituju.

9. Membuat Notulensi

23

Dalam beberapa kesempatan Penulis diikutsertakan dalam kegiatan

rapat. Dalam membuat notulen, ada beberapa hal yang harus

diperhatikan antara lain tempat, waktu rapat, peserta rapat, topik, dan

kronoligis jalannya rapat.

Isi risalah rapat minimal berisikan pembukaan, hasil pembahasan, dan

kesimpulan yang dibacakan oleh si pemimpin rapat tersebut (contoh

notulen terlampir).

Sebelum rapat dimulai, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan antara

lain kesiapan ruang rapat, LCD, komputer, Meja, Kursi dan layout dari

ruang rapat itu sendiri oval shape. Jika tersedia snack, maka petugas

yang mempersiapkan rapat memberikan snack, petugas yang

mempersiapkan rapat memberikan snack pada tempat duduk masing-

masing peserta.

Pada awal rapat, pemimpin rapat membuka rapat tersebut dengan

menyampaikan tema dan tujuan dari rapat tersebut lalu pemimpin rapat

mempersilahkan pelaksana yang ditunjuk menjelaskan materi rapat /

presetnasi. Kepada peserta rapat diberikan waktu untuk memberikan

pendapat. Pada akhir rapat, pemimpin rapat membacakan kesimupulan

rapat. Saat mengikuti rapat Penulis mencatat hal-hal penting apa saja

yang dibahas dalam rapat tersebut. Setelah notulen dibuat lalu diberikan

kepada seksi yang bersangkutan untuk dicek perlu dilakukan revisi atau

tidak. Adapun hal – hal yang dibahas dalam rapat tersebut adalah,

masalah Mekanisme Setelmen Transaksi Surat Utang Negara (SUN).

10. Kajian Sistem File di Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen

24

Pada saat Penulis melakukan survey diLapangan ditemukan bahwa arsip

pada Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen kurang baik

disebabkan beberapa faktor

a. Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen baru saja pindah ke

gedung baru oleh karena itu arsip yang ada belum tersusun dengan

baik pada tempatnya.

b. Tempat yang dijadikan untuk peletakan arsip belum siap untuk

digunakan.

Adapun arsip yang tidak diletakan pada ruang penyimpan arsip dan juga

kurang memenuhi syarat pengarsipan yang baik dan benar. Maka dengan

itu Penulis merapikan arsip di beberapa unit yang ada di Direktorat

Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen, contohnya Subdit AkLap (Akuntansi

dan Pelaporan), ST (Setelmen Transaksi) dan AV (Administrasi dan

Verifikasi). Arsip – arsip tersebut diurutkan sesuai dengan perihal dan

tahun dari dokumen. Adapun saran untuk arsip – arsip yang diletakan

diruang arsip terlampir pada laporan.

3.3. Hambatan Dan Penyelesaian Selama Praktek Kerja Lapangan

Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan Penulis tidak menemukan

hambatan-hambatan yang berarti. Hanya saja Penulis merasa sedikit asing

dalam menggunakan alat-alat elektronik kantor, karena selama perkuliahan

di kampus kurang memperkenalkan dan mengopersikan alat-alat elektronik

kantor yang semakin lama semakin berkembang.

1. Hambatan Intern

25

Penulis sering sekali mendapatkan hambatan dalam mengirim surat

melalui mesin fax otomatis ke luar Negeri, Penulis sering mendapatkan

respon dari mesin fax surat yang dikirim pending dan error misalnya

dengan message Comm.Error.

Penyelesaian :

Melaporkan kejadian tersebut kepada Pihak yang menugaskan Penulis,

kemudian Pihak yang menugaskan meminta untuk mengulang

pengiriman. Sebagian dapat berhasil, sebagian pending. Hal ini lebih

disebabkan adanya perbedaan zona waktu kerja antara Jakarta dengan

waktu negara yang dituju.

2. Hambatan Ekstern

Penulis mendapatkan hambatan pada saat gangguan Server yang

mengakibatkan seluruh staff tidak dapat melakukan pekerjaannya

masing-masing antara lain, tidak dapat menginput data surat masuk dan

keluar, tidak membuka file.

Penyelesaian :

Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen menghubungi Bagian

Teknologi Informasi untuk mengatasi gangguan server.

26

BAB IV - PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan pada Praktek Kerja Lapangan yang telah dilakukan

selama satu bulan penuh di Instansi, maka Penulis dapat menarik kesimpulan

yang merupakan gambaran umum mengenai keseluruhan laporan yaitu :

1. Yang didapatkan oleh Penulis selama PKL / selama kerja 1 bulan ialah :

Selama Praktek Kerja Lapangan di Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan

Setelmen -Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian

Keuangan - Jakarta, Penulis mendapatkan banyak pengetahuan dan

wawasan berupa teori maupun praktek. Penulis menjadi tahu bagaimana

ruang lingkup pekerjaan intansi pemerintahan sesungguhnya. Penulis juga

banyak tahu mengenai cara memfax dokumen ke luar negeri, membuat

notulen rapat format pemerintahan, menginput surat masuk, surat keluar,

menomori nota dinas. Selama PKL Penulis juga semakin akrab mengenal

satu sama lain tiap-tiap karyawan.

2. Inti umum tugas-tugas Penulis di perusahaan

a. Dalam dunia kerja yang sesungguhnya keuletan, dan ketepatan waktu

dalam menyelesaikan tugas sangat dibutuhkan.

b. Memberi nomor pada Surat Keluar seperti nota dinas (ND).

c. Menginput data – data pada form Agenda Surat Masuk.

27

d. Mengcopy data atau dokumen yang akan diberikan ke Seksi Setelemen

Transaksi.

e. Menghadiri rapat serta membuat notulensi rapat tersebut.

f. Membantu Subdit Akuntansi dan Pelaporan untuk mengarsip dokumen

dan surat.

4.2. Saran

1. Untuk Instansi

Saran Penulis untuk Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen -

Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian Keuangan - Jakarta

adalah :

a. Sistem filing arsip agar lebih diperbaiki dan teratur berdasarakan

kronologisnya, geografis, instansi, numerik.

b. Surat – surat yang sekiranya tidak begitu penting harap dimusnahkan.

c. Saat jam pulang kerja disarankan agar setiap ruangan dibersihkan tidak

hanya sampah yang dibersihkan.

d. Diharapkan untuk setiap ruangan diberikan AC.

e. Lift diharapakan untuk diperbaiki pintunya.

2. Untuk Kampus Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco

Saran Penulis untuk Kampus Akademi Sekretari dan Manajemen Don

Bosco adalah sebagai berikut :

a. Disarankan adanya peningkatan fasilitas di kampus terutama mengenai

jaringan komputerisasi (Internet) agar lebih baik lagi karena fasilitas

28

tersebut merupakan fasilitas penunjang yang cukup penting khususnya

untuk mata kuliah komputer.

b. Fasilitas kamar mandi disarankan agar diperbesar ruangannya, lebih

bersih lagi dan harum. Apalagi hand shoap dikamar mandi seringkali

tidak diisi.

c. Loker harap dipasang CCTV karena sering terjadi kejadian kehilangan

barang – barang di loker dan tidak ada pihak yang mau bertanggung

jawab pada hal tersebut.

d. Disarankan untuk sistem pengajaran bagi dosen tidak hanya

memberikan tugas-tugas saja pada saat mengajar tetapi memberikan

teori ataupun praktek.

e. Keadaan ruang kelas agar diperbaiki warna cat temboknya yang sudah

tua dan mengelupas.

f. Diharapkan kampus mengadakan kegiatan – kegiatan atau acara yang

tidak membosankan karena hanya ingin mengejar Satuan Kredit

Partisipasi (SKP) saja, seperti mengadakan acara musik atau pameran

yang mengundang mahasiswa dari Universitas lain untuk menjalin

persahabatan dan mempromosikan Asekma Don Bosco.

3. Untuk Adik-Adik Mahasiswi Akademi Sekretari dan Manajemen Don

Bosco

Saran kami untuk adik-adik mahasiswi Akademi Sekretari dan Manajemen

Don Bosco adalah sebagai berikut :

a. Disarankan agar adik-adik mahasiswi mencari tempat Praktek Kerja

Lapangan tiga bulan sebelum melakukan Praktek Kerja Lapangan.

29

b. Diharapkan untuk adik-adik dalam melaksanakan Praktek Kerja

Lapangan melakukan perjalanannya dengan baik agar selalu dapat

menjaga nama baik Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco.

c. Disarankan untuk tidak malu bertanya apabila menemukan kesulitan

dalam mengoperasikan alat-alat kantor.

d. Diharapkan untuk terus membina hubungan baik dengan karyawan

perusahaan walaupun sudah selesai melaksanakan Kegiatan Praktek

Kerja Lapangan.

30

DAFTAR PUSTAKA

___________. 2011. Pengelola Surat Utang Negara

<http://obligasinegara.wordpress.com/2011/09/28/pengelola-surat-

utang-negara/>.

_________. 2012. Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang. <www.dmo.or.id>.

Kementerian Keuangan. 2011. Pedoman Tata Naskah Dinas Di Lingkungan

Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang. Jakarta: Kementerian

Keuangan

Kementerian Keuangan. 2007. Standard Operating Procedure. Jakarta :

Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang

Ignatius Wursanto. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Andi

Offset

31

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I. Data Pribadi

Nama Lengkap : Esra Lestari

Nama Panggilan : Echa

Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 19-02-1991

Usia : 21th

Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Kristen Protestan

Alamat Rumah : Jl. Sawo TMII Pintu II Rt 09/Rw 04

No.13

Jakarta Timur

Status : Belum Menikah

Kewarganegaraan : Indonesia

II. Pendidikan

SMPN 246 2003-2006

SMAN 113 2006-2009

Asekma Don Bosco 2009-2012

III. PENGALAMA KERJA

1. SPG Wings Food 2011

2. SPG Gramedia 2011

3. Pustakawati WKRI 2010-2011

IV. PENGALAMAN ORGANISASI

1. Sekretaris kelas 3.1 2011

2. Panitia Natal Asekma Don Bosco 2009

32

V. SEMINAR

1. Grooming and Appearance, Asekma Don Bosco 2009

2. Workshop Komputer, Asekma Don Bosco 2010

3. Table Manner, Asekma Don Bosco 2011

4. Memasuki Dunia Kerja, Asekma Don Bosco 2012

5. Enterpreneurship,Asekma Don Bosco 2012

6. How to be an Extraordinary Woman 2012

Beauty Class by Oriflame 2012

33

LAMPIRAN: NOTULENSI RAPAT

1. Latar belakang : 1. Perkembangan Mengenai Keberadaan Mahasiswi

PKL 2. Monitoring Evaluasi Kerja Mahasiswi PKL

2. Tujuan : Evaluasi terhadapat mahasiswi yang sedang menjalankan Praktek Kerja Lapangan. Evaluasi form penilaian (penetapan waktu).

3. Waktu dan Tempat : Rapat dilaksanakan pada hari Senin, 16 Juli 2012 di ruang rapat Dit.EAS, Gedung Frans Seda Lt.7, Jakarta.

4. Peserta : Rapat dipimpin oleh Kasubdit Setelmen dan Transaksi Dit EAS dan dihadiri oleh, Mahasiswi PKL, Perwakilan dari Setelmen dan Transaksi, AKLAP, AV dan Monev

5. Agenda Rapat : Pembahasan Evaluasi Kerja Mahasiswi PKL di Dit.EAS

6. Detil Notulensi Kesepakatan Rapat :

Dari hasil diskusi serta pembahasan rapat, dihasilkan beberapa kesepakatan, yaitu

a. Sistem Filing akan diterapkan dan dibenahi sehingga pengaturan dokumen dapat lebih teratur.

b. Mahasiswi PKL akan lebih dimanfaatkan sehingga ilmu yang didapat bisa diterapkan.

c. Form penilaian sudah bisa diisi pada minggu ke-3 d. Setiap mahasiswi wajib menyerahkan laporan PKL untuk pihak kampus dan

Dit.EAS 7. Kesimpulan dan Tindak Lanjut

Rapat berjalan sesuai dengan agenda yang ditetapkan, hasil rapat telah disepakati bersama dan dijadikan pedoman dalam hal Evaluasi Kerja Mahasiswi PKL Dit.EAS

Jakarta, 16 Juli 2012

Mengetahui, Notulen Rapat Muller Sagala Esra Lestari

NIP 195705081980031001 S.2009.2989

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PENGELOLAAN UTANG

DIREKTORAT EVALUASI, AKUNTANSI DAN SETELMEN

GEDUNG FRANS SEDA LANTAI 7, JALAN DR. WAHIDIN RAYA NO. 1 JAKARTA 10710 Telepon : 021-3449230 Psw. 5650, 021-3864778, Facsimile 021-3864783, 021-3843712

34

LAMPIRAN: PENGAMATAN ARSIP DJPU – DIT.EAS

1. Pokok Permasalahan

Sistem kearsipan yang belum teratur, mengakibatkan sulitnya menemukan

sebuah data, Sehingga terjadinya penumpukan dokumen-dokumen, karena

dengan penumpukan dokumen mangakibatkan data yang diperlukan tidak

dapat dicari dengan cepat.

Pokok permasalahan adalah jika diperlukan suatu dokumen misalnya

dokumen Notice of Payment untuk tahun bulan Januari 2012 maka sulit untuk

mencari karena masih berada dalam kardus. Dokumen – dokumen tersebut

juga berasal dari beberapa Negara sehingga untuk mencari pasti membutuhkn

waktu yang sangat lama. Kardus – kardus tersebut banyak dan bertumpuk –

tumpuk, sehingga sulit untuk dijangkau.

2. Hasil Pengamatan

Pada hari senin 23 juli 2012 kami berkesempatan mengunjungi arsip DJPU di

lantai basement dengan hasil pengamatan :

a. Belum adanya cara pengaturan pengarsipan dari dokumen-dokumen yang

ada.

b. Tempat penyusunan arsip belum siap untuk digunakan.

c. Dokumen masih berada dalam kardus yang bertumpuk - tumpuk

Penyebabnya :

Sulitnya menemukan data yang diperlukan ialah karena Direktorat Jenderal

Pengelolaan Utang baru saja berpindah gedung ke gedung yang baru, yaitu ke

gedung Frans Seda.

Di gedung lama, berkas-berkas Negara belum tertata rapi dengan menggunakn

rak dan roll-o-pack

Di gedung baru, semua arsip ditempat di basement Gedung Frans Seda untuk

semua arsip yaitu arsip Sesditjen Pengelolaan Utang, Direktorat Pinjaman dan

35

Hibah, Direktorat Surat Utang Negara, Direktorat Pembiayaan Syariah,

Direktorat Strategi dan Portofolio Utang, dan Direktorat Evaluasi, Akuntansi

dan Setelmen. Dokumen-dokumen tersebut masih dalam kardus dan belum

ditata rapi.

3. Analisis permasalahan Arsip DJPU – DIT EAS

Permasalahan :

a. Berdasarkan kondisi/pengamatan diatas, permasalahan yang mungkin

antara lain:

1) Sulit mencari dokumen

2) Potensi kebakaran

3) Potensi banjir

4) Debu (karna tidak dibersihkan, bayak binatang yang mengkibatkan

dokumen rusak)

Khusus untuk dokumen Pinjaman atau Loan dan Dokumen-dokumen

masih tertumpuk di dalam kardus berdasarkan Negara dimana Negara

tersebut memiliki beberapa lender, dan semua arsip untuk semua eselon II

berada dalam satu ruangan.

4. Solusi

a. Dokumen nota dinas dipisahkan dari dokumen yang memiliki jangka

retensi satu tahun.

b. Didalam roll opack berisikan dokumen berdasarkan Negara sebagai nama

induk dari dokumen yang didlamya diberi Sub.bab sesuai judul surat,

kemudian disusun berurut sesuai nomor ID.

c. Nota dinas dipisahkan berdasarkan subjectnya, kemudian dipisahkan

berdasarkan bulan.

d. Jika bisa, arsip menggunakan system komputerisasi agar mudah dalam

pencarian.

e. Arsip disimpan dengan menggunakan system Tahun-Negara - bulan.