ANALISIS HUBUNGAN AKTIVITAS

VI Activity Relationship Analysis Fred E. Meyer & Matthew P. Stephen

PendahuluanAliran dalam manufakturing telah dibahas terdahulu, tetapi departemen lain seperti, jasa dan fasilitas harus dilibatkan guna menciptakan aliran yang baik secara keseluruhan. Aliran bahan dari receiving, ke stores, ke warehouse dan ke shipping. Informasi yang mengalir antara kantor dan fasilitas lainnya, dan manusia yang bergerak dari satu tempat ke tempat lainnya. Setiap departemen, kantor dan jasa fasilitas harus diletakkan secara tepat sesuai dengan hubungannya masing-masing. Teknik yang akan dibahas disini akan membantu untuk mendapatkan penempatan yang optimum dari kebutuhan ruang. Kadang ruang yang sangat kecil diperlukan, sebagai contoh, lokasi tempat masuk karyawan sangat penting bagi jalan masuk karyawan. Dari tempat parkir ke tempat jalan masuk, ke time clock, ke kantin, ketempat ruang kerja. Teknik-teknik tersebut adalah: 1. 2. 3. 4. The activity relationship diagram The worksheet The dimensionless block diagram The flow analysis

Teknik ini akan membantu perancang untuk menempatkan setiap departemen, kantor dan area lainnya pada lokasi yang sesuai. Tujuannya adalah untuk memberikan kepuasan sebanyak mungkin kepentingan hubungan dalam rangka menciptakan layout yang paling effisien.2

Diagram Hubungan AktivitasDiagram ini dapat juga disebut affinity analysis diagram yang menunjukkan hubungan setiap departemen, kantor, atau area jasa lain dengan setiap departemen dan area. (lihat gambar 6-1)

3

Penjelasan mengenai kode-kode berikut ini: Code A dibatasi hanya untuk pergerakan sejumlah besar bahan antara departemen. Contoh, ruang bahan baja mentah (raw steel storeroom) dan shear departemen dalam manufakturing diberi kode A. Untuk alasan yang sama, departemen penerimaan baja harus dekat dengan ruang penyimpanan baja. Kebutuhan akan sejumlah orang yang banyak dapat diklasifikasikan sebagai kode A. Code E bila terdapat keraguan pada code A. Banyak material dan orang yang bergerak antara dua departemen, tetapi semuanya tidak bergerak bersamaan pada waktu yang sama. Contoh, semua orang perlu ke toilet atau ruang istirahat, tetapi tidak setiap saat, sehingga kode E cocok untuk departemen yang memiliki beberapa orang. Code I & O diperlukan bila tingkat kepentingan diperlukan, tetapi kode terdekat lainya tidak banyak berguna. Code U menyatakan tidak adanya aktivitas atau interaksi yang dibutuhkan antara dua departemen tersebut. Sehingga departemen ini dapat ditempatkan jauh dari yang lainnya. Code X kode ini sama pentingnya dengan kode A, tetapi untuk alasan yang berbeda. Contoh, departemen pengecatan dan departemen pengelasan bila bedekatan dapat mengakibatkan kemungkinan adanya ledakan. Kebisingan, panas, debu dingin dan lain sebagainya merupakan alasan yang cukup untuk menggunakan kode X ini.4

Langka-langkah dalam membuat activity relationship diagram: 1. Catat semua departemen dalam kolom vertikal disebelah kiri formulir (lihat abar 6-1) 2. Mulai dengan jalur 1 (fabrication), tentukan kode hubungan untuk setiap masingmasing departemen. Dalam menetapkan kode hubungan ini diperlukan pengetahuan mengenai semua departemen dalam hal sikap manajemennya dan penentuan kemungkinan layout yang efisien. 3. Kode alasan dapat menggunakan asterik. Contoh, bila anda tidak ingin receiving dan shipping dekat satu dengan lainnya. Kenapa? Bisa diletakan angka 1 dibawah kode X. Dan alasan-alasan tersebut dapat dibuatkan diagram sebagai berikut dibawah ini:

5

Menentukan kode hubunganKode-kode hubungan ini menyatakan derajat/tingkatan keterkaitan antara dua pusat aktivitas. Setiap kode dapat di pecah dalam komponen kuantitatif dan kualitatif untuk menfasilitasi penugasan dari kode-kode tersebut. Komponen kuantitatif andatara dua departemen atau work center dapat didasarkan pada aliran bahan yang sesungguhnya. Pertimbangannya adalah berapa banyak komponent setiap harinya, atau berapa macam komponen yang berbeda, atau berapa ton material yang bergerak atara dua work center. Hal ini dapat membantu dalam menentukan kode hubungan yang sesuai antaa dua aktivitas tersebut. Garis aliran dapat digambarkan diantara dua kode aktivitas yang menggambarkan pergerakan material atau orang. Jumlah garis atau intensitas aliran akan mengindikasikan derajat kedekatannya. Satu angka atau bobot dapat mewakili nilai dari kode hubungan seperti: A=4; E=3; I=2 dan O=1. Dengan menggunakan skala yang sama, dapat dievaluasi intensitas dari aliran garis antara pusat aktivitas. Pada komponen kualitatif dalam menentukan kode hubungan dapat didasarkan pendapat dari para ahli dan putusan dari beberapa individu dimana dua departemen seharusnya diletakkan dalam hubungannya satu dengan lainnya dan menentukan angka relatif dari hubungan tersebut. Untuk membuat sederhana dan juga mencegah kemungkinan bahwa kriteria flow-related & non flow-related tidak saling tumpang tindih disarankan untuk menggunakan skala rangking yang sama. Nilai rata-rata dari gabungan aktivitas flow dan non-flow-related dapat memberikan arahan yang jelas dalam menentukan kodekode hubungan tersebut.

6

WorksheetWorksheet ini merupakan langkah sementara diantara activity relationship diagram dan dimensionless block diagram. Worksheet ini akan menggantikan activity relationship diagram dan worksheet ini akan menterjemahkan activity relationship diagram dan menjadi data dasar untuk dimensionless block diagram. (lihat gambar 6-2) Berikut dibawah langkah-langkah prosedurnya: 1. Catat/tulis semua aktivitas kebawah pada sisi kiri dari kertas kerja. 2. Buat enam kolom kearah kanan dan beri judul masing-masing kolom dengan A, E, I, O, U dan X 3. Ambil satu aktivitas (departemen, kantor, atau jasa fasilitas), tulis jumlah aktivitas dibawah sesuai dengan kode hubungannya. Dua hal yang akan membantu perancangan: a. Yakinkan setiap nomor aktivitas muncul disetiap line(1-14 harus ada disetiap line) b. Kode relationship pada aktivitas akan tertulis dibawah dan diatas nama aktivitas, sesuai dengan arah panah dalam gambar 6-1. Contoh, line 2(welding) kode relationship dengan fabrication adalah A dan terletak pada koordinat 1-2.

7

Diamensionless block diagramMerupakan layout yang pertama kali dilakukan dan merupakan hasil dari diagram hubungan aktivitas dan worksheet. Walaupun layout ini tidak berdimensi(dimensionless), tetap berdasarkan master layout dan plot plan. Setelah ukuran setiap departemen, kantor dan penunjang fasilitas telah ditentukan, ruangan akan dialokasikan pada setiap aktivitas per layout dimensionless block diagram. Bila di patuhi kode-kode aktivitas tersebut, layout yang baik akan dapat dihasilkan. Kadang kala agak sulit untuk menerapkan dimensionless block diagram ketika ukuran yang sebenarnya telah ada, karena departemen yang besar cenderung memiliki hubungan A dan E yang lebih dibandingkan dengan departemen yang kecil dan dapat memiliki departemen pada garis batasnya. Berikut prosedur langkah langkahnya: 1. 2. 3. Potong selembar kertas dengan ukuran 2 x 2 inch (lihat gambar 6-3) dalam hal ini diperlukan 14 potongan kertas. Letakkan nomor aktivitas ditengah potongan kertas tersebut. Ambil satu potong kertas potongan tersebut, buat template untuk aktivitas dengan meletakkan kode hubungan seperti dalam gambar 6-3, sebagai berikut: a. Kode A pada ujung kiri atas b. Kode E pada ujung kanan atas c. Kode I pada ujung kiri bawah d. Kode O pada ujung kanan bawah e. Kode U diabaikan f. Kode X pada tengah-tengah kertas potongan Setiap pusat aktivitas diwakili oleh satu lembar potongan kertas (lihat gambar 6-4) Setelah ke-14 template tersebut siap, tempatkan dimana pengaturan yang akan memuaskan sebanyak mungkin kode aktivitas. Dimulai dengan aktivitas yang memiliki kode kedekatan yang sangat penting. Contoh, (lihat gambar 6-2) aktivitas 1 dan 4 memiliki dua A dan dua E. 8

4. 5.

Mulai dengan salah satu aktivitas tersebut. Tempatkan template yang dipilih ditengah meja kerja. Lihat kode A, temukan template aktivitas yang mempunyai kode A, dan tempatkan template tersebut disebelah template pertama tadi. Pada contoh gambar 6-3, ambil template untuk aktivitas fabrication dan letakkan ditengah meja kerja. Kemudian tempatkan template 2 dan 6 (karena ada hubungan A dengan 1). Tempatkan template 2 pada salah satu dari 4 sisi template 1, yakinkan sisinya bersinggungan. Tempatkan template 6 pada sisi template 1, tetapi perhatikan bahwa template 6 harus dekat template 2 (mempunyai hubungan I), sehingga ujungnya bersinggungan. Lanjutkan dengan mengambil hubungan A lainnya dan tempatkan dimana sesuai dengan hubungan aktivitas hingga semua departemen mendapatkannya.

9

Bila memiliki tempat yang lebih untuk meletakkan tempate, pertimbangkan template yang kurang penting hubungannya (dengan kode E, I, O) lihat gambar 6-4. Karena ini adalah dimensionless diagram sehingga bentuk tidak penting. Dimensionless berarti tidak memiliki bentuk yang dipentingkan disini adalah hubungan setiap departemen. Semua kode A pada setiap sisinya seharusnya bersinggungan penuh sedangkan semua kode E paling tidak sudutnya bersentuhan. Sebaliknya yang berkode X tidak bersinggungan.

Diamensionless block diagramFlow analysis sekarang dilakukan pada dimensionless block diagram. Dimulai dengan receiving, menunjukkan pergerakkan material ke stores, ke fabrication, ke welding, ke paint, ke assembly dan packout, ke warehouse, dan ke shipping. Flow analysis akan menjamin bahwa hubungan yang penting akan dipertahankan dan layout tersebut lebih sesuai. Sebaiknya tidak ada material yang mengalir melalui sisi ujung departemen atau melompati satu atau lebih dari departemen. Atau terdapat departemen receiving/shipping terletak ditengah-tengah bangunan.

10

Computer-Generated Activity Relationship ChartFactoryPLAN, merupakan seri software dari interactive menu, yang membantu mengatur layout berdasarkan rating kedekatan antara sepasang aktivitas. Software ini dapat digunakan untuk membuat layout fasilitas manufaktur discrete product lines menggunakan data berdasarkan aliran material, personnel interactions, shared equipment dan bermacam variasi lainnya. Analisis tersebut bekerja dengan tiga langkah berikut dibawah ini: 1. 2. Membuat file data yang berisi nama aktivitas, tipe aktivitas, material handling, inspection, office dan ruang yang diperlukan. Bila telah komplit, pengguna bisa langsung memulai untuk membuat kode affinity antara sepasang work center. (lihat gambar 6-8). Menunjukkan menu untuk memasukkan kode hubungan antara fabrication dan welding. Kode A dan alasannya kode 2. Bila hubungan antara fabrication dengan departemen lainya telah lengkap maka secara otomatik akan berlanjut dengan aktivitas berikutnya. Langkah terakhir dari analisis ini adalah mengembangkan activity relationship chart dan flow path diagram.

3.

11

Gambar 6-9 menunjukkan activity relationship chart yang dikembangkan dari software FactoryPLAN berdasarkan data yang diberikan oleh planner. Pada contoh ini diambil dari gambar 6-1, sehingga dapat dilihat perbedaan antara manual dan hasil bantuan computer. Toolroom, locker room, cafeteria, dan office dikeluarkan untuk memberikan kejelasan pada diagram alir ini. Bila diperhatikan pada diagram ini terdapat area BLDG-OUT yang dikembangkan oleh software. Aktivitas tiruan ini dibuat untuk mewakili antara aktivitas dalam fasilitas dan dunia luar seperti aliran material ke receiving dan keluar dari shipping departemen. Setiap kotak terdapat kode kedekatan dan alasannya. Software juga mengabaikan kode U. Software akan mengembangkan layout yang optimum berdasarkan data yang masukkan. Layout dapat dimanupulasikan dan diatur hanya dengan merubah work center dan memindahkan lokasi.

12

13

14

15

16

17

18

19