› xmlui › bitstream › handle... Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhirmenjamin...
Transcript of › xmlui › bitstream › handle... Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhirmenjamin...
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-1
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Gudang
2.1.1 Definisi Gudang
Menurut Mulcahy (1994), gudang merupakan tempat menyimpan berbagai produk
dengan kuantitas besar maupun kecil antara waktu produk tersebut diproduksi
oleh perusahaan sampai produk tersebut diperlukan oleh konsumen atau stasiun
kerja yang ada dalam lantai produksi. Dalam definisi lainnya, gudang adalah
ruangan yang digunakan untuk menyimpan dan menangani barang dan material.
Menurut Hadiguna dan Setiawan (2008), gudang merupakan salah satu area yang
memfasilitasi proses dan aktivitas pengelolaan barang, terdapat beberapa fungsi
utama dari gudang yaitu:
1. Penerimaan (receiving) yaitu menerima material pesanan perusahaan,
menjamin kualitas material yang dikirim pemasok, serta mendistribusikan
material ke lantai produksi.
2. Persediaan, yaitu menjamin agar permintaan dapat dipenuhi karena tujuan
perusahaan adalah memenuhi kebutuhan pelanggan.
3. Penyisihan (put away) yaitu menempatkan barang-barang dalam lokasi
penyimpanan.
4. Penyimpanan (storage) yaitu bentuk fisik barang-barang yang disimpan
sebelum ada permintaan.
5. Pengambilan pesanan (order picking) yaitu pengambilan barang dari gudang
sesuai pesanan dan kebutuhan.
6. Pengepakan (packaging) yaitu langkah pengemasan atau langkah pilihan
setelah proses pengambilan (picking).
7. Penyortiran, yaitu pengambilan batch menjadi pesanan individu dan
akumulasi pengambilan yang terdistribusi disebabkan variasi barang yang
besar.
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-2
8. Pengepakan dan pengiriman, yaitu pemeriksaan barang dalam kontainer atau
moda distribusi hingga pengiriman.
2.1.2 Peranan dan Kegunaan Gudang
Arwani (2009), menjelaskan peranan gudang dapat dikategorikan dalam tiga
fungsi:
1. Fungsi penyimpanan (storage and movement)
Merupakan fungsi paling mendasar dari sebuah gudang, yakni penyimpanan
barang. Penyimpanan tersebut dapat berupa bahan mentah, setengah jadi,
maupun barang jadi, hingga peralatan produksi.
2. Fungsi melayani permintaan pelanggan (order full-filment)
Aktivitas menerima barang dari pemasok dan memenuhi permintaan dari
cabang atau pelanggan menjadikan gudang sebagai fokus aktivitas logistik.
Gudang berperan menyediakan pelayanan dengan menjamin ketersediaan
produk dan siklus order yang beralasan.
3. Fungsi distribusi dan konsolidasi (distribution and consolidation)
Fungsi distribusi ini menjadikan gudang sebagai kepanjangan tangan dari
penjualan dan pemasaran dalam memastikan penyampaian produk dan
informasi kepada pelanggan sebagi titik penjualan.
2.2 Audit
Menurut Kohler (2009), pengertian kata audit berasal dari bahasa latin, yaitu
“audire” yang berarti mendengar atau memperhatikan. Mendengar dalam hal ini
adalah memperhatikan dan mengamati pertanggungjawaban suatu organisasi atau
sebuah sistem. Pada perkembangan terakhir, pendengar tersebut dikenal dengan
sebutan Auditor. Untuk dapat lebih memahami lebih lanjut pengertian auditing
maka perlu dikemukakan pendapat Kohler yang menyatakan sebagai berikut;
auditing is an explorotary, critical review by professional of the underlying
internal control and accounting rdcord of a business enterprise or other economic
unit, precedent to the expression bythe auditor of an opinion of the propriety
(fairness) of its financial statement.
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-3
Kohler (2009) juga mengungkapkan bahwa audit atau pemeriksaan dalam arti luas
bermakna evaluasi terhadap suatu organisasi, sistem, proses, atau produk. Audit
dilaksanakan oleh pihak yang kompeten, objektif, dan tidak memihak, yang
disebut auditor. Tujuannya adalah untuk melakukan verifikasi bahwa subjek dari
audit telah diselesaikan atau berjalan sesuai dengan standar, regulasi, dan praktik
yang telah disetujui dan diterima.
Menurut Kohler (2009), Ada beberapa macam jenis audit menurut objek auditnya,
yakni:
1. Audit Keuangan atau finansial
Audit keuangan adalah audit terhadap laporan keuangan suatu entitas
(perusahaan atau organisasi) yang akan menghasilkan pendapat (opini) pihak
ketiga mengenai relevansi, akurasi, dan kelengkapan laporan-laporan
tersebut. Audit keuangan umumnya dilaksanakan oleh kantor akuntan
publik atau akuntan publik sebagai auditor independen dengan berpedoman
pada standar profesional akuntan publik.
2. Audit Operasional
Audit Operasional adalah pengkajian atas setiap bagian organisasi
terhadap prosedur operasi standar dan metoda yang diterapkan suatu
organisasi dengan tujuan untuk mengevaluasi efisiensi, efektivitas, dan
ekonomis (3E).
3. Audit Ketaatan
Audit Ketaatan adalah proses kerja yang menentukan apakah pihak yang
diaudit telah mengikuti prosedur, standar, dan aturan tertentu yang ditetapkan
oleh pihak yang berwenang.
4. Audit Investigasi
Audit Investigatif adalah Serangkaian kegiatan mengenali (recognize),
mengidentifikasi (identify), dan menguji (examine) secara detail informasi
dan fakta-fakta yang ada untuk mengungkap kejadian yang sebenarnya dalam
rangka pembuktian untuk mendukung proses hukum atas dugaan
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-4
penyimpangan yang dapat merugikan keuangan suatu entitas
(perusahaan/organisasi/negara/daerah).
Jadi, audit itu adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyangkut:
� Proses pengumpulan dan evaluasi bahan bukti
� Informasi yang dapat diukur. Informasi yang dievaluasi adalah
informasi yang dapat diukur. Hal-hal yang bersifat kualitatif harus
dikelompokkan dalam kelompok yang terukur, sehingga dapat dinilai
menurut ukuran yang jelas, seumpamanya Baik Sekali, Baik, Cukup,
Kurang Baik, dan Tidak Baik dengan ukuran yang jelas kriterianya.
� Entitas ekonomi. Untuk menegaskan bahwa yang diaudit itu adalah
kesatuan, baik berupa Perusahaan, Divisi, atau yang lain.
� Dilakukan oleh seseorang (atau sejumlah orang) yang kompeten dan
independen yang disebut sebagai Auditor.
� Menentukan kesesuaian informasi dengan kriteria penyimpangan yang
ditemukan. Penentuan itu harus berdasarkan ukuran yang jelas. Artinya,
dengan kriteria apa hal tersebut dikatakan menyimpang.
� Melaporkan hasilnya. Laporan berisi informasi tentang kesesuaian
antara informasi yang diuji dan kriterianya, atau ketidaksesuaian
informasi yang diuji dengan kriterianya serta menunjukkan fakta atas
ketidaksesuaian tersebut.
5. Audit Gudang
Audit gudang dapat disimpulkan sebagai serangkaian proses mengenali,
mengidentifikasi dan menguji kinerja gudang dalam perannya sebagai salah
satu faktor penting pada sebuah sistem logistik ataupun rantai pasok.
2.3 Kinerja dan Benchmarking
Kinerja merupakan seperangkat hasil yang dicapai dan merujuk pada
tindakan pencapaian serta pelaksanaan suatu pekerjaan yang diminta
(Stolovitch and Keep: 1992).
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-5
Kinerja merupakan suatu fungsi dari motivasi dan kemampuan untuk
menyelesaikan tugas atau pekerjaan. Dalam menyelesaikan pekerjaan,
seseorang harus memiliki derajat kesediaan dan tingkat kemampuan tertentu.
Kesediaan dan keterampilan seseorang tidaklah cukup efektif untuk
mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tentang apa yang akan
dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya (Harsey and Blanchard: 1993).
Menurut Suma’mur (2001) pengertian kinerja adalah penampilan hasil karya
personel baik kuantitas maupun kualitas dalam suatu organisasi. Kinerja
dapat merupakan penampilan individu mapun kelompok personel.
Penampilan hasil karya tidak terbatas kepada personel yang memangku
jabatan fungsional maupun struktural, tetapi juga kepada keseluruhan jajaran
personel di dalam organisasi.
Menurut Yusuf (2004), penilaian kerja merupakan proses yang berkelanjutan
untuk menilai kualitas kerja personel dan usaha untuk memperbaiki unjuk
kerja personel dalam organisasi. Penilaian kerja adalah proses penelusuran
kegiatan pribadi personel pada masa tertentu dan menilai hasil karya yang
ditampilkan terhadap pencapaian sasaran sistem manajemen.
Kata kinerja (performance) dalam konteks tugas, sama dengan prestasi kerja.
Para pakar banyak memberikan definisi tentang kinerja secara umum, dan
dibawah ini disajikan beberapa diantaranya:
1. Kinerja: adalah catatan tentang hasil-hasil yang diperoleh dari fungsi-
fungsi pekerjaan atau kegiatan tertentu selama kurun waktu tertentu.
2. Kinerja: Keberhasilan seseorang dalam melaksanakan suatu pekerjaan
3. Kinerja adalah pekerjaan yang merupakan gabungan dari karakteristik
pribadi dan pengorganisasian seseorang
4. Kinerja adalah apa yang dapat dikerjakan sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-6
Dari berbagai pengertian tersebut diatas, pada dasarnya kinerja menekankan
apa yang dihasilkan dari fungsi-fungsi suatu pekerjaan atau apa yang keluar
(out-come). Bila disimak lebih lanjut apa yang terjadi dalam sebuah pekerjaan
atan jabatan adalah suatu proses yang mengolah input menjadi output (hasil
kerja). Penggunaan indikator kunci untuk mengukur hasil kinerja individu,
bersumber dari fungsi-fungsi yang diterjemahkan dalam kegiatan atau
tindakan dengan landasan standar yang jelas dan tertulis. Mengingat kinerja
mengandung komponen kompetensi dan produktivitas hasil, maka hasil
kinerja sangat tergantung pada tingkat kemampuan individu dalam
pencapaiannya.
Menurut Suma’mur (2001) faktor – faktor yang mempengaruhi kinerja
personel adalah :
1. Karakteristik pribadi, baik karakteristik yang dapat diubah seperti
pengetahuan dan sikap maupun karakteristik yang tidak dapat dirubah
seperti umur, jenis kelamin, lama kerja, dan pendidikan.
2. Motivasi
3. Pendapatan dan gaji
4. Keluarga
5. Organisasi
6. Supervisi
7. Pengembangan karir
Kinerja gudang adalah suatu serangkaian kemampuan hasil dari pekerjaan
yang dilakukan dalam fungsi gudang yang meliputi proses penerimaan,
checking, controlling, penyimpanan, pensortiran, konsolidasi, dan distribusi
berdasarkan standar atau regulasi yang berlaku dalam perusahaan.
Sistem pengukuran kinerja merupakan kunci untuk memandu dan menguji
hasil dari proses perbaikan, tetapi tidak mengindikasikan bagaimana suatu
proses harus di perbaiki. Salah satu pendekatan yang dapat membantu
melengkapi hal tersebut adalah benchmarking.
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-7
Benchmarking merupakan suatu proses untuk mengukur kinerja terhadap
perusahaan yang terbaik dalam kelasnya, kemudian menggunakan analisis
untuk memenuhi dan melebihi perusahaan tersebut (Pryor dan Katz 1993).
Benchmarking merupakan perbandingan sistematis terhadap proses dan
kinerja untuk menciptakan standar baru dan atau meningkatkan proses
(Steven et al.2003).
Benchmarking dapat dipergunakan dalam berbagai industri, baik jasa dan
manufaktur. Perusahaan melakukan benchmarking karena berbagai alasan.
Alasan bisa umum, seperti peningkatan produktivitas atau bisa spesifik,
seperti peningkatan desain dan kinerja.
Untuk dapat melakukan benchmarking yang berhasil, manajemen hendaknya
memahami terlebih dahulu proses-proses yang dimiliki. Beberapa hal yang
penting diperhatikan adalah:
1. Manajemen melakukan pemetaan proses untuk mendefinisikan proses
yang ada, termasuk top-down flowcharts, wall maps, product process
maps atau value-added flow analysis.
2. Mengidentifikasi harapan pelanggan terhadap proses yang dimiliki
dengan cara mereview pengukuran kinerja proses yang ada
dibandingkan dengan harapan pelanggan.
3. Mendefinisikan kinerja proses.
4. Menggunakan teknik analisis tertentu untuk memahami sebab-sebab
tidak efisiennya proses (beberapa teknik seperti cause-effect diagram,
Pareto diagram, dan control charts).
5. Mengidentifikasi target benchmark berbasis analisis kinerja pesaing,
dan harapan pelanggan.
2.4 Audit Kinerja Gudang
2.4.1 Warehouse Check up
Warehouse check-up adalah salah satu metode yang dikembangkan untuk
memenuhi kebutuhan dalam melakukan audit atau check-up menyeluruh dalam
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-8
tujuh perspektif yang berbeda (Arwani, 2009). Setiap perspektif ini memiliki
perhatian dan fokusnya masing-masing. Dengan metode ini, perusahaan dapat
melihat kinerja manjemen gudangnya dari perspektif strategi, proses, operasi,
biaya, infrastruktur, sistem informasi, dan sumber daya manusianya. Gambar 2.1
dibawah ini menunujukkan gambaran tujuh perspektif gudang:
Gambar 2.1 Tujuh perspektif Warehouse Check-up
(Sumber : Arwani, 2009)
Arwani (2009), menjelaskan bahwa proses warehouse check-up meliputi:
� Menentukan kebutuhan audit
Manajemen menetukan terlebih dahulu tingkat kebutuhan audit: perlu,
penting, atau tidak. Kemudian tentukan juga ruang lingkup yang akan diaudit.
� Menentukan waktu dan frekuensi pelaksanaan
Berangkat dari hal tersebut, manajemen puncak menentukan siapa pelaksana
audit
� Perencanaan check-up
Dalam warehouse check-up, penilaian dilakukan terhadap tujuh perspektif
dengan melakukan pembobotan kriteria sebelumnya. Hasil akhir dari
penilaian akan menuju pada status gudang, yaitu apakah manajemen gudang
dalam kondisi teramat baik, kurang baik, tidak baik atau bahkan dalam
kondisi kritis. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 2.1 dan Tabel 2.2
berikut:
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-9
Tabel 2.1 Skala nilai dan bobot ke-tujuh perspektif warehouse check-up
(Sumber: Arwani, 2009)
Tabel 2.2 status gudang berdasarkan hasil warehouse check-up
(Sumber: Arwani, 2009)
� Implementasi check-up
Auditor akan melakukan wawancara dan mengajukan pertanyaan terkait
kinerja gudang kepada key person gudang objek penelitian.
2.4.2 Perspektif pada Warehouse check-up
Menurut Arwani (2009), temuan dapat dikategorikan sebagai Mayor apabila
temuan tersebut sangat mengganggu kegiatan proses pergudangan maupun
kegiatan perusahaan secara langsung. Sedangkan temuan dikategorikan Minor
apabila temuan tersebut sedikit mempengaruhi proses dan nilai yang terdapat
dalam pergudangan. Ada tujuh perspektif yang dilakukan audit kinerja gudang,
adapun ketujuh perspektif tersebut akan dijabarkan secara rinci sebagai berikut:
1. Strategi
Tahapan ini dilakukan audit untuk memastikan bahwa strategi gudang yang
dijalankan selaras dengan strategi divisi logistik dan perusahaan. Dengan
memastikan strategi pergudangan sesuai dengan strategi divisi logistik dan
perusahaan, maka menunjukan kesepahaman antara strategi dan tujuan yang
ingin dicapai. Fokus pertanyaan adalah seputar keterkaitan strategi, yaitu visi,
misi dan tujuan perusahaan, strategi divisi dan strategi gudang.
No PERSPEKTIF SCORE BOBOT
1 STRATEGI 10-100 20%
2 PROSES 10-100 15%3 OPERASI 10-100 15%4 BIAYA 10-100 15%5 INFRASTRUKTUR 10-100 15%6 SISTEM INFORMASI 10-100 10%7 SDM 10-100 10%
TOTAL SCORE 100%
SCORE90 – 10080 – 9070 – 8050 – 70
< 50
STATUS GUDANG
Extemely Need Improvement (ENI)Need Fundamental Improvement (NFI)
Well Managed (WM)Running Properly (RP)Need Improvement (NI)
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-10
2. Proses
Pemeriksaan pada perspektif proses ini dilakukan layaknya audit kepatuhan
yang bertujuan untuk menentukan apakah manajemen gudang beserta stafnya
mengikuti kebijakan, prosedur dan tata cara yang telah disusun dan
ditetapkan. Pada tahapan ini, kegiatan check-up proses akan memeriksa
kinerja gudang dari beberapa hal:
a. Kebijakan manajemen pergudangan.
b. Standar prosedur yang sudah ditetapkan.
c. Teknis dan pelaksanaan kegiatan operasional.
3. Operasi
Pada perspektif ini, audit dilakukan untuk mengukur Key Performance
Indicator yang telah ditetapkan dengan pencapaiannya.
4. Biaya
Pada perspektif ini, audit dilakukan untuk membandingkan antara biaya
operasional pergudangan yang telah diterapkan dengan pencapaian
pengeluarannya.
5. Infrastruktur
Pada perspektif ini, audit dilakukan untuk menilai kelayakan fasilitas yang
dimiliki perusahaan.
6. Sistem informasi
Pada perspektif ini, audit dilakukan untuk menganalisis sistem informasi yang
ada pada perusahan apakah sudah berjalan dengan baik.
7. Perspektif Sumberdaya Manusia
Pada perspektif ini, audit dilakukan untuk menilai kinerja dari seluruh
pegawai perusahaan apakah sudah sesuai dengan job description.
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-11
2.4.3 Proses Scoring
Dari hasil studi lapangan (observasi) dan wawancara kemudian dilakukan proses
scoring untuk menentukan level gudang yang diteliti. Table 2.3 Dibawah ini
merupakan tabel scoring dan bobot terhadap tujuh perspektif:
Tabel 2.3 Scoring dan bobot terhadap tujuh perspektif warehouse check up
(Sumber: Arwani, 2009)
2.4.4 Penentuan Level Kinerja Gudang
Setelah penilaian dan evaluasi terhadap ketujuh perspektif mendapatkan hasil,
langkah selanjutnya adalah menentukan level kinerja gudang sesuai dengan hasil
scoring yang telah dilakukan berdasarkan tujuh perspektif warehouse check up.
Berikut adalah kategori level kinerja gudang yang tertera pada table 2.4:
Tabel 2.4 Kategori Gudang berdasarkan warehouse check up
(Sumber: Arwani, 2009)
PERSPEKTIF SKALA BOBOT
1. Strategi(strategic), 10 – 100 20%
2. Proses (process), 10 – 100 15%
3. Operasional (operations), 10 – 100 15%
4. Biaya(costs), 10 – 100 15%
5. Sistem informasi (information system), 10 – 100 15%
6. Fasilitas (infrastructure), 10 – 100 10%
7. Sumber daya manusia (people). 10 – 100 10%
TOTAL 100%
STATUS GUDANG TOTAL SCORE
Well Managed (WM) 90 – 100
Running Properly (RP) 80 – 90
Need Improvement (NI) 70 – 80
Extemely Need Improvement (ENI) 50 – 70
Need Fundamental Improvement(NFI)
< 50
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-12
Score awal 100No Deskripsi Elemen Check Up Ya Tidak Catatan/Keterangan Status Score Bobot Final Score
1Apakah visi dan misi perusahaan tercatat secara jelas?
2Apakah visi dan misi perusahaan disosialisasikan kepada seluruh karyawan?
3 Apakah terdapat visi dan misi divisi gudang?
4Apakah visi dan misi divisi gudang tercatat secara jelas?
5Apakah visi dan misi divisi gudang disosialisasikan kepada seluruh karyawan gudang?
6Apakah visi dan misi perusahaan dijadikan dasar dalam merumuskan visi dan misi divisi gudang ?
7Apakah visi dan misi gudang selalu di review dan dievaluasi secara berkala?
8Apakah semua karyawan gudang mengerti terhadap visi, misi dan strategi gudang?
9Apakah gudang menetapkan target-target kinerja untuk dicapai?
10Apakah terdapat target yang ditetapkan untuk setiap seksi/bagian di dalam divisi gudang?
11Apakah capaian targetnya selalu direview secara berkala? Bagaimana porsesnya?
12
Apakah selalu diadakan meeting berkala dalam departemen gudang untuk melakukan review dan sosialisasi terhadap strategi dan target kinerja departemen dan atau divisi?
20%Total Score
20%
Audit Warehouse Performance PT Pertamina EP Region Jawa 1Perspektif Strategi
2.4.5 Deskripsi elemen warehouse check up
Pada tabel 2.5 adalah menjelaskan mengenai deskripsi element check up dari
perspektif startegi:
Tabel 2.5 Deskripsi Audit Warehouse Check Up Strategi
(Sumber: Arwani, 2009)
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-13
Score awal 100No Deskripsi Elemen Check Up Ya Tidak Catatan/Keterangan Status Score Bobot Final Score
1
Apakah ada seorang Wakil Manajemen yang memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk memastikan Sistem Kualitas Management Pergudangan? (apa dibuktikan dengan adanya struktur organisasi, surat penunjukkan dan job
desk)?
2
Apakah internal audit dilakukan (setidaknya setahun terakhir) untuk memverifikasi persyaratan standar pergudangan?
3
Apakah temuan-temuan dan tindakan korektif didokumentasikan, diselesaikan dan diketahui oleh pihak manajemen?
4
Apakah ada dokumen manajemen pergudangan yang terkontrol didalam gudang? (misalnya Policy, SPO, Work Instruction)?
5
Apakah ada prosedur ataupun catatan "record" yang tersedia untuk mendokumentasikan segala aktivitas didalam gudang dan pengiriman? Catatan ini dimulai dari dokumen penerimaan, pengecekan pengiriman, penyimpanan, pembersihan bangunan, pengembalian stock, pengembalian barang, catatan penarikan barang, dll.?
6
Apakah terdapat catatan 'record' yang mudah disajikan sesuai dengan kebutuhan? Apakah catatan dibuat real time, apakah catatan dibuat sesuai pada saat kegiayan berlangsung?
7
Apakah semua prosedur ditandatangani oleh Wakil Management (manager operasi atau wakil management) yang ditunjuk bertanggung jawab untuk menerapkan standar manajemen pergudangan?
8
Adakah informasi yang tertulis maupun elektronis untuk setiap produk mengenai kondisi penyimpanan yang direkomendasikan dan persyaratan-persyaratan khusu lainnya?
9
Apakah ada catatan untuk setiap penerimaan dan pengiriman barang? Apakah catatang didokumentasikan? Apakah dalam catatan tersebut termasuk diantaranya: (1) Deskripsi barang (2) Jumlah unit, (3) kualitas, (4) nama prinsipal,(5) no batch/serial number, (6) tanggal terima/kirim, dan data spesifik lainnya yang terkait?
10Apakah produk yang ditarik dapat diidentifikasi dan secara fisik terpisah?
11Apakah catatan pengembalian barang di 'maintance' dan disimpan?
15%Total Score
15%
Audit Warehouse Performance PT Pertamina EP Region Jawa 2Perspektif Proses
Pada tabel 2.6 adalah menjelaskan mengenai deskripsi element check up dari
perspektif proses:
Tabel 2.6 Deskripsi Audit Warehouse Check Up Proses
(Sumber: Arwani, 2009)
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-14
Score awal 100No Deskripsi Elemen Check Up Ya Tidak Catatan/Keterangan Status Score Bobot Final Score
1Berapa service level yang ditetapkan oleh departemen gudang? Apakah tercapai?
2Apakah terdapat standar order cycle time yang ditetapkan oleh departemen gudang (misal: waktu mulai dari customer mengirimkan pesanan hingga barang diterima)?
3Apakah departemen gudang mengatur ketersediaan barang? Seberapa besar dibanding dengan permintaan? Seberapa sering terjadi stock-out?
4Apakah sistem gudang saat ini saat ini memudahkan dalam pelayanan pesanan terhadap cutomer?
5Apakah kesan customer terhadap kinerja gudang, terutama dalam pemenuhan pesanan mereka?
6
Apakah selalu dilakukan pengiriman dalam sehari? Bagaimana jika ada penambahan volume pesanan dari customer yang tiba-tiba?
7Apakah permintaan konsumen selalu dapat terpenuhi dengan tepat?
8Apakah gudang memberikan response dengan cepat terhadap pesanan yang muncul?
9
Apakah kinerja gudang terkait dengan akurasi order, akurasi stock, pengiriman tepat waktu, pemenuhan pesanan?
10 Apakah banyak komplain yang terjadi setiap bulan?
11Apakah invoice akurat? Seberapa akurat invoice tercetak dalam sebulan?
15%Total Score
15%
Audit Warehouse Performance PT Pertamina EP Region Jawa 3Perspektif Operasi
Pada tabel 2.7 adalah menjelaskan mengenai deskripsi element check up dari perspektif
operasi:
Tabel 2.7 Deskripsi Audit Warehouse Check Up Operasi
(Sumber: Arwani, 2009)
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-15
Score awal 100No Deskripsi Elemen Check Up Ya Tidak Catatan/Keterangan Status Score Bobot Final Score
1Apakah pemilihan vendor atau suplier untuk semua peralatan di gudang mempertimbangkan masalah cost?
2Apakah ada cost comparison dalam hal pemilihan vendor?
3
Apakah sering terjadi overtime sehingga mengakibatkan cost tambahan? Apakah kejadian ini terjadi secara reguler atau insidental? Bagaimana langkah antisipasinya?
4Apakah manajemen gudang mengoptimalisasi nilai persediaannya?
5
Apakah manajemen gudang melakukan kontrol terhadap biaya yang terjadi di gudang terhadap budget yang sudah ditetapkan?
6
Apakah manajemen gudang dapat cepat merealisasikan perubahan budget dalam kegiatan gudang?
7
Apakah manajemen gudang memiliki dan menentukan standar biaya untuk setiap kegiatan/aktivitas gudang?
8
Bagaimana mekanisme kontrol terhadap penggunaan biaya? Apakah ada indikator/standard yang telah ditetapkan? Jika melebihi standard biaya apa yang harus dilakukan?
9
Jika terjadi suatu peristiwa yang mengharuskan terjadi perubahan budget, bagaimana proses verifikasi dan adjusment-nya?
15%Total Score
Audit Warehouse Performance PT Pertamina EP Region Jawa 4Perspektif Biaya
15%
Pada tabel 2.8 adalah menjelaskan mengenai deskripsi element check up dari
perspektif biaya:
Tabel 2.8 Deskripsi Audit Warehouse Check Up Biaya
(Sumber: Arwani, 2009)
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-16
Score awal 100No Deskripsi Elemen Check Up Ya Tidak Catatan/Keterangan Status Score Bobot Final Score
1
Apakah area loading dan unloading dijaga tetap kering, bersih, rapi? Apakah lokasi loading dan unloading dijaga dari elemen-elemen lingkungan untuk mencegah kerusakan produk dan kemasan?
2
Apakah saluran masuk dan keluar drainase pada bangunan gudang terbebas dari hama? Jika iya, adakah larangan terpasang ditempat tersebut untuk mecegah kontaminasi produk?
3Apakah lantai terbuat dari solid material, dan material yang mudah untuk dibersihkan saat aktivitas gudang sedang berjalan?
4Apakah lantai dalam keadaan bersih, rapi, baik, tidak ada yang rusak dan sambungan yang terbuka?
5Apakah bila lantai rusak, dilakukan perbaikan dengan segera dan menggunakan material pengganti yang sesuai?
6Apakah langit-langit terjaga kebersihannya dan dalam keadaan baik?
7
Apakah gudang memiliki pencahayaan/lampu yang cukup terang sesuai dengan aktivitas setempat? Apakah ini sesuai dengan peraturan mengenai persyaratan keselamatan?
8
Apakah seluruh peralatan pergudangan dan infrastruktur seperti conveyor, rak, pallet, thermometer, forklift, sistem komputer, dll dalam keadaan baik? Bagaimana sistem perawatannya?
9
Apakah semua peralatan (yang mencerminkan fungsi operasi pergudangan dan distribusi) memiliki catatan program perawatan dan perbaikan secara rutin? Dan apakah dilakukan kalibrasi, inspeksi atau dilakukan pengecekan untuk memastikan kinerjanya sesuai?
10Apakah catatan kalibrasi tersimpan dan sesuai order (sesuai dengan jadwal dan diperbaiki jika dibutuhkan)?
11
Apakah catatan 'record' kontrol suhu tersedia? Apakah catatan tersebut di-review oleh seorang supervisor atau orang yang bertanggung jawab terhadap area tersebut?
12
Apakah alat angkut/transportasi sesuai dengan persyaratan operasi? Apakah alat angkut benar-benar terlihat bersih, kering, bebas hama dan terawat, sehingga tetap menjaga kualitas barang yang diangkut?
13
Apakah perawatan alat angkut/transportasi sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan? Jika menggunakan pihak ketiga,apakah kebijakan dan prosedur yang sama dilakukan disana?
15%Total Score
15%
Audit Warehouse Performance PT Pertamina EP Region Jawa 5Perspektif Infrastruktur
Pada tabel 2.9 adalah menjelaskan mengenai deskripsi element check up dari
perspektif infrastruktur:
Tabel 2.9 Deskripsi Audit Warehouse Check Up Infrastruktur
(Sumber: Arwani, 2009)
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-17
Score awal 100No Deskripsi Elemen Check Up Ya Tidak Catatan/Keterangan Status Score Bobot Final Score
1
Apakah WMS yang digunakan support dengan teknologi seperti Radio Frequency dan Barcode?
2
Apakah WMS benar-benar terintegrasi sempurna dengan inventory control, purchasing, dan entry order?
3
Apakah WMS yang digunakan akan support terhadap perkembangan bisnis perusahaan dalam beberapa tahun mendatang?
4Apakah WMS menjamin update informasinya benar-benar realtime?
5
Apakah akurasi report dari WMS berpengaruh terhadap 'live' operasional di gudang?
6
Apakah dilakukan penghapusan secara berkala di sistem untuk lokasi-lokasi yang sudah tidak terpakai?
7Bagaimana memastikan bahwa stock barang yang dilaporkan oleh sistem sesuai dengan fisik?
8Apakah ada sistem otorisasi penggunaan WMS?
9Apakah sistem WMS dapat membedakan barang yang saleable, non-saleable, good, bad?
10
Apakah dokumen sebagai bukti validasi terhadap sistem informasi tersedia dan terdokumentasi dengan baik?
11Apakah sistem melakukan adjustment jika terjadi ketidaksesuaian stock?
10%Total Score
Audit Warehouse Performance PT Pertamina EP Region Jawa 6Perspektif Sistem Informasi
10%
Pada tabel 2.10 adalah menjelaskan mengenai deskripsi element check up dari
perspektif informasi:
Tabel 2.10 Deskripsi Audit Warehouse Check Up Sistem Informasi
(Sumber: Arwani, 2009)
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-18
Score awal 100No Deskripsi Elemen Check Up Ya Tidak Catatan/Keterangan Status Score Bobot Final Score
1
Apakah setiap karyawan mengerti akan job description-nya masing-masing? Apakah setiap karyawan mengerti target kerja setiap seksi di dalam manajemen gudang?
2
Apakah setiap karyawan mendapatkan penjelasan mengenai indikator/target kinerja masing-masing?
3Apakah jumlah karyawan mencukupi untuk memastikan penyimpanan dan penanganan produk?
4
Seberapa sering dalam sebulan terjadi overtime? Apa alasan dilakukannya overtime? Apakah pelaksanaannya sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku?
5Apakah karyawan gudang mendapatkan pelatihan mengenai standar manajemen pergudangan?
6
Apakah karyawan gudang mendapatkan penyegaran setiap tahun mengenai standard manajemen pergudangan untuk memastikan bahwa mereka secara berkala mendapatkan update terhadap persyaratan-persyaratan tersebut?
7
Apakah karyawan gudang mengenakan pakaian yang bersih setiap saat? Adakah seragam yang membedakan antara section yang berbeda dalam gudang?
8Apakah ada karyawan yang tidak mengenakan tanda pengenal dan peralatan keamanan seperti helm, safety shoes?
9
Apakah ada area yang didesain untuk area merokok? Apakah merokok dilarang digudang? Apakah larangan ini jelas dipahami oleh karyawan dengan pernyataan dan rambu larangan?
10
Apakah ada area yang didesain untuk makan dan minum? Apakah area tersebut dilengkaspi dengan fasilitas pembuangan sampah? Apakah makanan dilarang dibawa di area gudang?
11
Apakah ada area yang diperuntukkan untuk penyimpanan barang-barang pribadi milik karyawan gudang seperti loker? Apakah area loker didesain terbatas sebagai tempat ganti baju dan tidak digunakan untuk makan dan minum?
10%Total Score
10%
Audit Warehouse Performance PT Pertamina EP Region Jawa 7Perspektif Sumber Daya Manusia
Pada tabel 2.11 adalah menjelaskan mengenai deskripsi element check up dari
perspektif sumber daya manusia:
Tabel 2.11 Deskripsi Audit Warehouse Check Up Sumber Daya Manusia
(Sumber: Arwani, 2009)
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-19
2.4.6 Auditng Warehouse Performance (Ackerman)
Menurut Ackerman (2004), audit kinerja gudang dibagi menjadi empat bagian.
Bagian pertama adalah meliputi dasar-dasar audit dari gudang tersebut, bagian
kedua adalah membahas hubungan antara audit gudang dan operasi gudang,
bagian tiga adalah menyajikan metode untuk secara efektif mengelola aspek
sumber daya manusia pergudangan, dan bagian yang terakhir adalah melakukan
rincian terhadap metodologi untuk mengaudit hubungan pelanggan dan
pelayanan. Berikut adalah kerangka pembahasan auditing warehouse performance
menurut Ackerman (2004):
1. Fundamental of Auditing
Pada dasarnya pergudangan tidak lebih dari pengelolaan ruang dan waktu.
Dalam hal ini auditor menentukan seberapa baik manajemen dalam
melakukan penggunaan ruang dan waktu. Menggunakan ruang yang
efisien berarti mengelola ruang untuk menempatkan barang dengan
maksimal. Sedangkan penggunaan waktu bisa dilakukan dengan efektifitas
pekerjaan yang dilakukan oleh setiap karyawan. Pergudangan merupakan
salah satu kegiatan komersial sebagai pencegah terhadap terjadinya resiko
kelangkaan suatu barang. Berikut adalah kegiatan pada perspektif
fundamental auditing:
• Element of warehouse management
• Auditing warehouse performance
• Practicing Pareto Practically
• Making the Warehouse More Effective
• An Audit Approach to Improvement
• Benchmarking for better productivity
• Scorecard Performance Measurement
• Grading Warehouses
• Housekeeping for Best Performance
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-20
2. Auditing Operation
Dalam perspektif ini akan dilakkan eksplorasi hal-hal yang membuat
operasi gudang yang unik dan berbeda dengan kegiatan usaha yang
lainnya. Perspektif ini akan mengevaluasi kinerja gudang berdasarkan
operasi. Operasi gudang merupakan fungsi pelayanan bagi perusahaan,
dengan demikian perlu dilakukan inspeksi mengenai kegiatan-kegiatan
operasi layanan pada gudang dan diukur dengan standar atau regulasi yang
telah ditetapkan. Berikut adalah kegiatan pada perspektif auditing
operation:
• Measuring Operations Performance
• Meaning Operation Metrics
• Measuring and Maximizing Space
• Storing Newly Received Items
• Efficient Warehouse Layout
• Using What You Have
• A new Look at Managing Inventory
• Auditing the Sequence
• Understanding Unit Cost
3. Auditing People
Pada setiap perusahaan bisnis, memimpin orang merupakan hal yang
sangat susah. Untuk itu perusahaan harus dapat mengelola sumber daya
manusia dengan baik. Pada perspektif ini menggambarkan pengawasan
dalam mengelola kinerja semua orang di tim pergudangan. Prosesnya
dimulai dengan menekankan perlu atau tidaknya manajemen melakukan
target atau capaian yang diharapkan dapat dikerjakan oleh karyawan
termasuk supervisor, manajer dan petugas. Deskripsi ini meliputi
persyaratan bahwa manajemen memastikan bahwa setiap karyawan tahu
apa yang mereka lakukan, bagaimana mereka melakukannya dan
bagaimana melakukannya dengan benar setiap waktu. Manajemen juga
diharapkan perlu mengawasi kinerja pekerja. Penghargaan terhadap
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-21
prestasi yang dicapai oleh pekerja perlu dilakukan agar membantu para
pekerja dalam meningkatkan kualitas kinerja pekerja tersebut. Berikut
adalah kegiatan pada perspektif auditing people:
• Auditing People Performance
• Smarter Interviewing and Hiring
• The Managers Role in Ergonomics
• Transitions from Worker to Manager
• Its About Time
• Improving Warehouse Communications
• Ears: Warehouse Managers Secret Tool
• Maintaining Management Productivity
4. Auditing Customer Relations
Kegiatan operasi gudang paling efisien akan gagal jika pekerjaan yang
dilakukan tidak dapat memuaskan pelanggan. Sayangnya, kemampuan
untuk memuaskan pelanggan kadang-kadang diabaikan dalam penilaian
kinerja pergudangan. Menurut Ackerman, dia percaya bahwa kepuasan
adalah cara utama untuk mempertahankan pelanggan, tapi pelanggan yang
puas tidak akan selalu menjaga bisnis mereka dengan gudang yang sama.
Itu dikarenakan aspek kepuasan pelanggan belum menjamin adanya kerja
sama yang sinergis karena adanya aspek-aspek lain diatas aspek kepuasan
pelanggan seperti aspek biaya dan aspek operasi. Akan tetapi kita tidak
boleh mengabaikan aspek kepuasan pelanggan yang tetap berkontribusi
dalam melakukan audit kinerja gudang. Dalam industri jasa pergudangan,
pesaing terus bekerja untuk meningkatkan nilai yang mereka berikan
kepada pelanggan mereka. Itulah mengapa persaingan sangat sulit hari ini,
pelanggan menuntut nilai yang meningkat dalam pelayanan kepada
pelanggan. Pertanyaannya adalah apa yang bisa dilakukan perusahaan
untuk menang dalam persaingan ini? Jawabannya adalah memberikan nilai
lebih yang dirasakan oleh pelanggan daripada pesaing. Kuncinya adalah
menggunakan informasi yang lebih baik tentang apa yang pelanggan
inginkan sehingga dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan
Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir
Rachmat Mauludin 0508035 II-22
dibandingkan kompetitor lainnya. Berikut adalah kegiatan pada perspektif
auditing customer relation:
• Its About Value as Well as Satisfaction
• Quality in Warehouse Service
• The Customers
• What Do You Customers Want?
Ackerman (2004), dalam bukunya menjelaskan kepada pembaca mengenai
“Mengapa?” dan “Bagaimana?” Audit kinerja gudang itu. Menurut Ackerman
pergudangan ini tampak sederhana, fungsi gudang begitu mendasar bahkan setiap
manajer yang berkompeten dapat menjalankan sebuah gudang yang efektif. Akan
tetapi gudang suatu perusahaan berpotensi mengalami masalah, biasanya masalah
yang dihadapi tiba-tiba muncul dan tidak terdeteksi serta berdampak pada sulitnya
memperbaiki masalah tersebut. Sebagai contoh adalah ketidakharmonisan
hubungan dengan pelanggan yang diakibatkan adanya keterlambatan atau
kerusakan barang yang dialami oleh fungsi distribusi. Dilakukannya Auditing
warehouse performance bertujuan menganalisis dampak terjadinya masalah-
masalah yang timbul digudang. Dalam menganalisis masalah, Ackerman
melakukan analisis terhadap standar pekerjaan yang dilakukan, bila diperlukan
Ackerman melakukan revisi terhadap standar kinerja tersebut agar dapat
meningkatkan kualitas, produktivitas, dan pelayanan.