A · Web viewSurat adalah alat komunikasi tertulis. Dibandingkan dengan komunikasi lisan, surat...

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah selesai melaksanakan kegiatan belajar mengajar, peserta didik diharapkan dapat :

1. Membuat surat niaga berbahasa Indonesia

2. Mencari data yang akan ditulis dalam surat dari internet

3. Mencetak dan melipat surat

B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI

1. ADM.PK02.007.01

2. ADM.PK membuat dokumen

C. PRASAYARAT

Sebelum mengikuti kegiatan belajar mengajar peserta didik harus sudah mempelajari dan

trampil :

1. Berkomunikasi dalam bahasa Indonesia

2. Mengoperasikan komputer Microsoft office

3. Berkomunikasi dengan kolega dan pelanggan

4. Menggunakan peralatan kantor

D. PERALATAN DAN BAHAN

1. 1 unit Komputer yang terkoneksi internet

2. 1 unit printer

3. Kertas HVS ukuran A4, dan F4

4. Kertas HVS ber kop

5. Amplop panjang

BPPK JAKARTA SELATAN JOB 1

MEMBUAT SURAT NIAGA

Kode : ADM.PK02.007.01Waktu : 8 x 60 menit

E. KESELAMATAN KERJA

Agar semua kegiatan yang dilakukan dalam proses belajar mengajar ini berhasil sesuai

dengan tujuan, berjalan dengan lancar dan tidak ada ganguan, maka :

1. Sebelum melaksanakan kegiatan harus berdoa terlebih dulu

2. Laksanakan prosedur operasional pemakaian mesin dengan baik. Nyalakan dan

matikan mesin sesuai aturan.

3. Ikuti semua petunjuk kerja secara tertib, sesuai dengan urutan dan aturan.

F. LANGKAH KERJA

1. Pelajari teori pendukung dengan seksama. Carilah sumber belajar lain untuk

memperluas pengetahuanmu. Bila masih ada yang kurang jelas tanyakan kepada

guru/instruktur.

2. Pahami perintah dengan benar, jangan mulai bekerja bila anda belum jelas maksud

dari perintah tersebut.

3. Nyalakan komputer

4. Kerjakan dengan seksama

5. Bacalah dalam hati dengan intonasi yang benar, untuk mengecek apakah isi surat

sudah dibuat sesuai tujuan dan ditulis dengan benar

6. Sebelum dicetak, cek sekali lagi apakah margin dan tampilan sudah sesuai dengan

keinginan melalui print preview

7. Cetak surat dengan kertas yang sesuai.

8. Cetak amplop dengan benar (jangan sampai terbalik)

9. Lipat surat, kemudian masukkan dalam amplop.

G. TEORI PENDUKUNG

1. Pengertian surat dan fungsi surat

Surat adalah alat komunikasi tertulis. Dibandingkan dengan komunikasi lisan, surat

memiliki kelebihan karena dapat digunakan sebagai bukti tertulis.

Ada beberapa fungsi surat, tetapi fungsi yang terpenting dalam dunia usaha/industri,

surat berfungsi sebagai duta/wakil dari pengirim kepada tujuan/alamat yang dituju.

Karena kedudukan itu, maka surat harus dibuat sebaik mungkin, baik dari segi

bahasa maupun tampilan agar dapat merepresentasikan pengirimnya.

2. Isi surat

Secara umum isi surat ada 3 alinea yaitu alinea pembuka, alinea inti dan alinea

penutup. Pada umumnya alinea pembuka berisi tentang alasan mengapa surat

tersebut dibuat. Alinea inti berisi tentang maksud utama penulisan surat, dan linea

penutup biasanya berisi tentang harapan dan ucapan terima kasih.

Dalam menulis isi surat, harus menggunakan bahasa yang baik dan benar dengan

menggunakan kata yang jelas, lugas, umum dan baku. Karena bila ada kesalahan

dalam memilih kata akan mengakibatkan pembaca/penerima surat tidak akan

memahami maksud pengirimnya. Selain itu dalam penulisannya harus

menggunakan EYD.

3. Bagian-bagian surat

Yang dimaksud dengan bagian surat adalah hal-hal/unsur-unsur yang ada dalam

sebuah surat. Secara umum bagian-bagian surat terdiri dari;

a. Kop

b. Tanggal surat

c. Alamat dalam

d. Nomor surat

e. Perihal / hal

f. Salam pembuka

g. Isi surat

h. Salam penutup

i. Nama pengirim

j. Nama penanggung jawab

k. Nama jabatan

l. Lampiran

m. Tembusan (bila diperlukan)

4. Bentuk-bentuk surat

Bentuk surat adalah penempatan bagain-bagain surat dalam sebuah surat.

Berikut ini adalah skema bentuk surat yang sering digunakan dalam surat niaga

secara/versi internasional.

FULL BLOCK

XXXXXXXXXXXXXXXXXJl. …………………………

XXXXXXXXXXX

………….. 2008

Nomor : …………

Kepada………………………………………………..………..

Hal : ……………………………

Dengan hormat,

………………………………………………………………………………….2 X enter…………………………………………………………………………………………………………………………………………….2 X enter…………………………………………………………………..

Hormat kami,

Nama penangg jawabNama jabatan

Lampiran : …………………….

BLOCK


XXXXXXXXXXX

Nomor : ………… ……………. 2008

Kepada………………………………………………..………..

……………………………

Dengan hormat,

………………………………………………………………………………….2 X enter…………………………………………………………………………………………………………………………………………….2 X enter…………………………………………………………………..

Hormat kami,

Nm penang jawabNama jabatan

Lampiran : …………………….SEMI BLOCK


XXXXXXXXXXX

Nomor : ………… ……………. 2008

Kepada

……………………

…………………………..

………..

……………………………

Dengan hormat,

……………………………………………………

…………………………….

……………………………………………………

……………………………………………………

………………………………….

……………………………………………………

……………..

Hormat kami,

Nm penang jawab

Nama jabatan


INDENTEDXXXXXXXXXXXXXXXXX

Jl. …………………………XXXXXXXXXXX

Nomor : ………… ……………. 2008

Kepada

……………………

(5) …………………………..

(10) ………..

XXXXXXXXXXXXXX

Dengan hormat,

……………………………………………………

…………………………….

……………………………………………………

……………………………………………………

………………………………….

……………………………………………………

……………..

Hormat kami,

Nm penang jawab

Nama jabatan


HANGINGXXXXXXXXXXXXXXXXX

Jl. …………………………XXXXXXXXXXX

Nomor : ………… ……………. 2008

Kepada………………………………………………..………..

……………………………

Dengan hormat,

………………………………………………………………………………….

2 X enter……………………………………………………

……………………………………………………………………………………….

2 X enter……………………………………………………

……………..

Hormat kami,

Nm penang jawabNama jabatan


OFFICIAL


XXXXXXXXXXX

Nomor : ………… ……………. 2008Lamp. : ............H a l : ............ Kepada

……………………

………………………

……..

……………………………

Dengan hormat,

……………………………………………………

…………………………….

……………………………………………………

……………………………………………………

………………………………….

……………………………………………………

……………..

Hormat kami,

Nm penang jawab

Nama jabatan


Selain secara internasional seperti di atas, di Indonesia juga ada bentuk surat secara/versi Lembaga Administrasi Negara (LAN). Dalam bentuk ini pada prinsipnya penempatan bagian-bagiannya sama, hanya ada perbedan pada penempatan Nomor, Lampiran dan Hal, yang dibuat secara berurutan dibawah kop sebelah kiri.

5. Jenis-jenis surat niaga

Surat Niaga adalah surat yang isinya berhubungan dengan kegiatan

perniagaan atau jual beli barang/jasa antara pengirim dan alamat tujuan

(komunikator dan komunikan)

Jenis surat niaga tergantung dari isi surat tersebut, antara lain :

a. Surat Perkenalan

Surat yang dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli untuk

memperkenalkan diri atau produk (barang/jasa) yang dijualnya.

Selin itu surat ini juga berisi promosi.

b. Surat Permintaan Penawaran

Surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta

penjual mengirimkan surat penawaran tentang suatu produk.

Surat ini dapat dibuat karena calon pembeli tertarik dengan

surat perkenalan/iklan/promosi, atau dapat juga dibuat atas

inisiatifnya sendiri. Pada dasarnya isi surat ini meminta

penjelasan secara rinci tentang berbagai hal yang berhubungan

dengan produk yang akan dibelinya. Yang paling pokok dalam

surat ini berisi tentang nama produk, harga, cara pembayaran

dan cara penyerahan barang serta hal-hal lain yang dianggap

perlu.

c. Surat Penawaran

Surat dari penjual kepada calon pembeli yang bertujuan

menawarkan produk. Isi pokok surat ini adalah menyampaikan

informasi tentang produk yang dijual, baik berupa harga,

kualifikasi, cara pembayaran dan lain-lain. Surat ini dapat

dibuat karena membalas surat permintaan penawaran atau

karena kebutuhan sendiri. Bila sebagai jawaban, maka isinya

harus mengacu pada informasi yang diminta oleh pengirim

surat permintaan penawaran.

Untuk meyakinkan calon pembeli, surat ini sering dilampiri

dengan brosur, daftar harga.

d. Surat Pesanan

Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh pembeli kepada

penjual yang isinya meminta/memesan produk yang akan

dibeli. Surat ini dapat dibuat karena adanya iklan/penawaran

yang masuk atau karena kebutuhan. Isinya yang paling penting

adalah menyebutkan nama dan jenis barang yang dipesan

berikut harganya. Juga disertai dengan cara pembayaran yang

diinginkan. Bila pembayaran menggunakan uang muka yang

dikirim melalui bank, maka copy bukti pengiriman/transfer

harus dilampirkan.

e. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Surat ini dibuat oleh penjual sebagai jawaban atas

pesanan/permintaan pembeli, berisi tentang pemberitahuan

bahwa pesanan disetujui dan siap dikirim. Disamping berguna

agar pembeli tahu, juga agar pembeli dapat mempersiapkan diri

dalam menerima barang tersebut. Surat seperti ini biasanya

hanya dibuat dalam pengiriman barang partai besar dan jauh.

Dalam surat ini dijelaskan tentang jenis barang, dan jumlahnya.

Juga dengan alat angkut apa yang digunakan serta perkiraan

barang akan sampai ditempat pembeli. Bila diperlukan agar

lebih jelas dilampiri dengan dokumen-dokumen pengiriman,

asuransi dan packing list.

f. Surat Pengaduan

Surat ini dibuat oleh pembeli karena adanya masalah yang

terjadi dengan produk yang diterimanya. Masalah tersebut

timbul karena adanya ketidak sesuaian antara pesanan dengan

barang yang diterimanya, misalkan barang rusak, jumlah atau

kualitas yang tidak sesuai dan lain sebagainya.

Isi surat pengaduan memuat beberapa hal, yaitu :

Pernyataan tentang telah sampainya barang yang dipesan.

Pernyataan maaf atas adanya ketidak sesuaian.

Usulkan solusi untuk mengatasi masalah tersebut

Bila dipandang perlu nyatakan belum dapat memnuhi

kewajiban sesuai pesanan, sebelum masalah diselesaikan.

g. Surat Jawaban Pengaduan

Bila penjual menerima surat pengaduan harus secepatnya

ditindaklanjuti dengan menjawab surat tersebut. Isi surat ini

antara lain :

Ucapkan terima kasih atas surat pengaduan yang telah

diterimanya

Sampaikan penyesalan atas masalah yang terjadi dan

berikan alasannya.

Berikan keputusan dalam memecahkan masalah tersebut

Bila masalah terjadi diluar tanggung jawab penjual, berikan

saran agar pembeli dapat mengurusnya dan siap

memberikan bantuan bila diperlukan

Yakinkan pembeli bahwa masalah tersebut tidak akan

terjadi lagi di waktu mendatang

i. Surat Pengiriman Pembayaran

Setelah pembeli menerima kiriman produk seperti yang dipesannya

dan tidak ada masalah dengan produk tersebut, maka dia wajib

melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan sebelumnya.

Surat ini hanya dibuat bila pembayaran dilakukan tidak secara cash

pada saat produk/barang diterima oleh pembeli atau dibayarkan

secara langsung. Yang perlu dicantumkan dalam surat ini adalah :

Hubungkan dengan surat pesanan dan pemberitahuan

pengiriman barang. Bila sebelum pengiriman pembayaran,

pembeli mengajukan pengaduan maka hubungakan juga surat

jawaban pengaduan bila ada.

Sebutkan jumlah uang yang sudah dibayarkan

Jelaskan cara pembayaran

Lampirkan bukti pembayaran

Jika Tidak Bisa Membayar Secara Penuh Jelaskan Alasannya

j. Surat Penagihan

Surat penagihan dibuat oleh penjual kepada pembeli karena

pembeli sampai batas waktu yang telah disepakati sebelumnya

belum juga membayar/melunasi kewajibannya atau dengan kata

lain pembeli masih berutang kepada penjual. Isi surat penagihan

pada intinya adalah meminta pembeli untuk segera

melusi/membayar utangnya. Hal-hal yang perlu dicantumkan

dalam surat ini adalah :

Sampaikan bukti bahwa pembeli belum membayar/melunasi

utangnya

Hubungkan dengan surat pesanan atau pengiriman barang dan

faktur

Ingatkan bahwa tanggal jatuh tempo sudah lewat

Sebutkan jumlah utang yang belum dibayar

Akhiri surat dengan penuh harapan agar pembeli segera

membayarnya dalam batas waktu

Bila lewat 2 minggu setelah batas waktu yang diberikan belum juga

dibayar, maka penjual dapat membuat surat penagihan kedua. Dan bila

penagihan kedua juga tidak mendapat reaksi pembeli, maka dapat

dilayangkan surat penagihan ketiga. Bila penagihan ketiga juga tidak

mendapatkan tanggapan, maka penjual dapat melayangkan penagihan

keempat yang isinya disertai ancaman bahwa bila sampai batas waktu

tertentu tidak juga diselesaikan, permasalahan ini akan dibawa ke

pengadilan.

k. Surat Penangguhan Pembayaran

Surat ini dibuat oleh pembeli bisa karena inisiatifnya sendiri, atau

karena adanya surat penagihan dari penjual. Isinya menyatakan :

Pernyataan/hubungkan bahwa pembeli telah menerima kiriman

barang atau telah menerima surat penagihan

Nyatakan penyesalan karena adanya masalah sehingga belum

dapat memenuhi kwajibannya sesuai dengan kesepakatan.

Jelaskan masalah tersebut.

Mohonkan penjadwalan ulang dan cara pembayarannya

Berjanji untuk segera melunasinya

l. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

Surat ini hanya dibuat oleh penjual apabila pembeli mengirimkan

surat penangguhan pembayaran. Isi suratnya adalah :

Sampaikan bahwa surat permohonan penangguhan telah

diterima

Bila penjual dapat memahami permasalahan yang dihadapi oleh

pembelim nyatakan persetujuannya dan selanjutnya buat

keputusan tentang cara pembayarannya.

Namun bila penjual tidak dapat menyetujuinya, nyatakan

dengan jelas alasannya.

Yakinkan bahwa permasalahan akan segera berakhir

6. Alur kerja pembuatan surat niaga

Keterangan :

a. Surat niaga dapat dibuat karena untuk membalas surat yang masuk

atau karena adanya kebutuhan dari pengirimnya.

b. Selanjutnya pimpinan meminta untuk membuat surat sesuai dengan

kondisi di atas.

c. Pembuatan surat dilaksanakan dimulai dari pengumpulan data yang

dibutuhkan seperti, surat, iklan, situasi dan kondisi dll.

d. Surat diketik lengkap dengan amplopnya.

e. Surat dicatat dalam buku agenda/verbal untuk mendapatkan nomor

surat.

f. Selanjutnya surat dilipat dan dikirim. Bila surat dikirim dengan e-

mail maka tidak perlu dibuatkan amplopnya.

.

7. Pengetikan amplop

Adanya surat masuk Adanya kebutuhan/ Inisiatif Perusahaan

Perintah pembuatan surat

atau

Catatan : Setiap mengetik surat harus dibuat minimal dua rangkap (asli untuk dikirim dan copy untuk disimpan).

Pencarian data yang dibutuhkan

Pembuatan Surat & amplop

Pencatatan dalam buku agenda/verbal

Pengiriman

Salah satu cara mengetik amplop adalah melalui menu tools, klik

letters and mailing, klik envelopes and labels, pilih envelope.

Ketikkan nama dan alamat yang dituju pada bagian delivery address

dan nama dan alamat pengirim pada return address.

Selanjutnya pilih add document disisi kanan, lalu rapikan bentuk

ketikannya.

8. Melipat surat dan memasukkan ke dalam amplop

Untuk surat yang diketik dengan kertas F4 atau folio, dilipat menjadi 4

bagian. Bagian yang tertulis kop, diletaakan dibagian atas dan dapat

dibaca (terbuka). Sedangkan untuk kertas A4, dilipat tiga.

Kertas Folio

Kertas A4 dan Quarto

XXXXXXXXXXXXXXXXJl ………………………………

XXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXJl. ………………………….

XXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXJl ………………………………

XXXXXXXXXXX

Garis lipatan surat

Setelah dilipat, surat dimasukkan kedalam amplop dengan cara sebagai

berikut :

H. LATIHAN

Buatkan surat niaga 3 diantara 5 tugas di bawah ini (sesuai

permintaan instruktur). Waktu untuk menyelesaikan setiap tugas

berikut adalah 40 menit !1. Saat ini Anda diposisikan sebagai pegawai Administrasi di CV SEJAHTERA

MULYA, Jl. Raden Saleh 10 Semarang. Perusahaan ini bergerak dalam bisnis

Retail dengan menjual segala macam kebutuhan rumah tangga. Karena

persediaan sabun cuci merk Rinso habis, maka pimpinan meminta Anda untuk

XXXXXXXXXXXXJk. …………………..

XXXXXXXX

Garis lipatan surat

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Jl. …………………………………………xxxxxxxxxxxxx

Kertas surat masuk ke amplop

amplop

KOP

membuat surat pesanan ke PT Unilever Indonesia, Jl. Rasuna Said No. 55

Jakarta Selatan. Dengan perincian ukuran 1 Kg 500 buah, ukuran 0,5 Kg 800

buah. Sampiakan bahwa uang muka sebesar Rp 7.500.000,00 telah ditransfer

melalui Bank Mandiri cabang Kuningan, dan sisanya akan dilunasi paling

lambat 2 minggu setelah barang diterima. Mintakan pengiriman paling lambat

akhir bulan ini.

Ketik pada kertas A4 tanpa kop. Bentuk Semi block Internasional. Tanggal

hari ini dan nomor karang sendiri.

2. Anda bekerja di perusahaan TIFANI Tour & Travel, Jl. Mayapada 15, Bogor.

Pada tanggal 17 April 2010, telah menerima kiriman 2 buah Laptop dengan

merk Toshiba dari Toko Media Electronika, Pusat Pertokoan Ambassador,

Blok O 11 Lantai II, Jl. Kasablangka, Jakarta Selatan. Ternyata pada Laptop

type ZX200 speaker tidak dapat berfungsi dengan baik, selain itu tas yang

dijanjikan sebagai bonusnya ternyata tidak sesuai dengan brosur. Mintakan

perbaikan untuk masalah speaker dang ganti tas sesuai brosur. Pembayaran

belum dapat dibayarkan sebelum ada perbaikan dan penggantian tas.

Ketik pada kertas Folio tanpa kop. Bentuk block Internasional. Tanggal hari

ini dan nomor karang sendiri.

3. Pimpinan Anda meminta untuk membalas surat berikut pada kertas A4

berkop. Bentuk Full block Internasional. Tanggal hari ini dan nomor karang

sendiri.

Toko Buku TUJUH SAUDARA

Jl. Manyaran 23SEMARANG

Nomor : 115/PS/IV/2010 10 April 2010

KepadaPT MULYA JAYAJl. Dipati Ukur No. 45SURABAYA

PENGADUAN BUKU TULIS

Dengan hormat,

Kiriman Saudara atas pesanan kami 1000 eklempar buku tulis merk KIYOSI yang diangkut oleh perusahaan ekspedisi “Tiara Kilat” telah kami terima dengan baik.

Namun setelah kami teliti ternyata terjadi kesalahan pengiriman karena buku tersebut berukuran kecil dengan isi 36 lembar, sedangkan yang kami minta berukuran sedang dengan isi 36 lembar.

Mengingat saat ini buku tersebut sangat diminati masyarakat di kota kami, maka kami mohon Saudara dapat segera mengirimkan kembali buku seperti yang kami minta. Dan untuk masalah buku yang sudah terlanjur kami terima, kami bersedia membantu untuk menjualkannya dengan catatan pembayaran akan kami lakukan 2 bulan mendatang.

Karena permasalahan ini, kami mohon maaf belum dapat membayar faktur nomor 345 seperti yang Saudara kirimkan. Dan kami belum akan menjual buku tersebut sebelum Saudara memberikan persetujuan.

Kami menunggu kabar dan kiriman Saudara secepatnya. Terima kasih atas perhatian Saudara.

Hormat kami,

Angkasa SejatiPemilik

Pro Admin,Setuju untuk penawaran penjualan buku yang salah kirim, dan buku yang sebenarnya akan dikirim paling lambat minggu ini.

7 SD

4. Anda bekerja di UD MOTOR OIL, Jl. Slamet Riyadi No. 50, Solo. Perusahaan bergerak dalam penjualan berbagai minyak untuk berbagai jenis mesin. Pimpinan Anda tertarik untuk menjadi agen sesuai dengan iklan yang dipasang diharian Kompas pada hari Minggu, tanggal 18 April 2010. Anda diminta oleh atasan untuk membuat surat permintaan penawaran sehubungan dengan harga barang dan sarat-sarat yang harus dipenuhi. Iklan tersebut berbunyi sebagai berikut :

Surat diketik pada kertas A4 tanpa kop dengan bentuk indented internasional. Tanggal surat hari ini dan nomor surat karang sendiri.

5. PT DUNIA MAJU, Jl. Pasar Pagi No. 32, Jakarta, adalah perusahaan yang

baru dan bergerak dalam bidang Event Organizer, dalam berbagai bidang

kegiatan, baik berhubungan dengan pelatihan karyawan, penanganan rapat,

penanganan pernikahan dll, dengan biaya yang bersaing. Dengan motto

kualitas pelayanan adalah jaminan kepuasan pelanggan. Anda diminta untuk

mengirimkan perkenalan untuk BPPK V, Jl. Camat Gabun II, Lenteng Agung,

di Jakarta Selatan. Tanggal hari ini, nomor surat silakan dikarang sendiri.

Surat diketik pada kertas A4, dengan bentuk hanging internasional.

MY GREEN OIL

ANDA MERASA BERAT DENGAN KENAIKAN BBM ?

Kami telah menemukan terobosan baru dalam penghematan pemakaian BBM. Produk ini telah mendapat sertifikasi dari BPPT dan Lab. POLRI. Cocok untuk segala jenis mesin yang digerakkan dengan minyak bumi. Selain hemat produk ini terbukti dapat memperhalus suara mesin sehingga menjadi lewih awet.

Kami yakin ini adalah terobosan besar ditengah kemelut kenaikan harga minyak dunia.

Kami mencari agen untuk seluruh kota di Indonesia. PT BUMI PERSADA OILJl. Bungur Besar 10, Bekasi

Telp. (021) 884 7889

B A R U !!!

Kunci jawaban No. 1

CV SEJAHTERAJl. Raden Saleh, No. 10

SEMARANG

Nomor : 234/Psn/2010 19 April 2010

KepadaPT UNILEVER INDONESIAJl. Rasuna Said No. 55Jakarta Selatan

Pesanan Rinso

Dengan hormat,

Berhubung persediaan kami telah menipis, maka kami minta Saudara dapat segera mengirimkan 500 bungkus Rinso 1 Kg dan 800 bungkus Rinso 0,5 Kg.

Uang muka sebesar Rp. 7.500.000,00 (Tujuh juta lima ratus ribu rupiah) telah kami transfer ke rekening Saudara di Bank Mandiri cabang Kuningan (bukti copy transfer terlampir). Sedangkan kekurangannya akan kami lunasi 2 minggu setelah kiriman kami terima.

Kami harap barang tersebut sudah kami terima paling lambat akhir bulan ini. Atas perhatian Saudara kami haturkan terima kasih.

CV SEJAHTERA

Priambodo Wicaksono, SEPemilik

Lampiran : Copy bukti transfer

Kunci jawaban No. 2

TIFANI Tour & TravelJl. Mayapada 15

B O G O R

Nomor : 111/Cl/IV/10 19 April 2010

KepadaToko MEDIA ELECTRONIKAPusat Pertokoan AmbassadorBlok O 11, Lantai IIJl. KasablangkaJakarta Selatan

PENGADUAN LAP TOP

Dengan hormat,

Kami informasikan bahwa Laptop TOSHIBA pesanan kami sebanyak 2 unit telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 April 2010.

Namn sayang sekali setelah kami cek, pada type ZX 200, speaker tidak berfungsi. Selain itu tas yang Saudara janjikan sebagai bonus, ternyata tidak sesuai dengan brosur yang Saudara tawarkan kepada kami. Untuk itu kami mohon, Saudara dapat mengirimkan teknisi untuk memperbaikinya sekaligus membawakan ganti tas yang sesuai.

Atas kejadian ini, kami mohon maaf belum dapat mengirimkan pembayaran sebagai mana yang kami janjikan seperti dalam pesanan. Kami berjanji setelah permasalahan ini selesai, kewajiban akan segera kami laksanakan.

Kami harap perbaikan akan dilaksanakan paling lama dua minggu terhitung dari tanggal surat ini. Terima kasih atas perhatian Saudara.

TIFANI Tour & Travel,

EVALINA WIJAYADirektur

PT MULYA JAYA

Kunci jawaban No. 3

Jl. Dipati Ukur No. 45SURABAYA

19 April 2010Nomor : 315/JCL/10

Kepada Yth. Ibu Angkasa SejatiPemilik Toko Buku TUJUH SAUDARAJl. Mnyaran 23SEMARANG

Hal : PENGADUAN BUKU TULIS

Dengan hormat,

Surat Saudara nomor 115/PS/IV/2010, tertanggal 10 April 2010, tentang perihal di atas telah kami terima dengan baik, untuk itu kami ucapkan terima kasih.

Kami sangat menyesal atas kejadian tersebut, dan untuk itu kami mohon maaf. Sehubungan dengan penawaran Saudara untuk menjualkan buku yang salah kirim beserta cara pembayarannya kami dapat menyetujuinya. Sedangkan untuk buku pengganti akan kami kirim paling lambat minggu ini.

Kami berjanji kesalahan seperti ini tidak akan terjadi lagi, dan semoga hubungan dagang kita dapat berjalan lancar di masa depan. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT MAJU JAYA

Alena Suteja, SE, MMManager Pemasaran

UD MOTOR OIL

Kunci Jawaban No 4

Jalan Slamet Riyadi No. 50S O L O

Nomor : 098/PP/2010 19 April 2010

KepadaPT BUMI PERSADA OIL

Jl. Bungur Besar 10BEKASI

AGEN MY GREEN OIL

Dengan hormat,

Kami tertarik dengan iklan Saudara di harian Kompas edisi Minggu, 18 April 2010, tentang MY GREEN OIL.

Melalui kesempatan ini kami ingin mengajukan diri sebagai agen pemasaran minyak tersebut untuk daerah Solo dan sekitarnya. Kami yakin produk ini akan cepat berkembang, karena selain mampu menjawab kebutuhan masyarakat, juga toko kami berada di tengah kota dengan bangunan yang cukup representatif, sehingga mudah dan cepat diakses dari arah manapun.

Untuk itu kami ingin mengenal produk tersebut lebih rinci baik harga, kemasan, kelebihan dan kekurangannya serta syarat-syarat yang harus kami penuhi. Kami akan sangat senang apabila Saudara dapat mengirimkan petugas untuk mensurvei tempat kami sekaligus memberikan penjelasan seperti yang kami minta.

Kami berharap jalinan kerjasama ini dapat saling menguntungkan, untuk itu kami menunggu kabar dari Saudara secepatnya. Atas perhatian Saudara kami haturkan terima kasih.

Hormat kami,

AGUS DARMAWANPemilik

PT DUNIA MAJUJl. Pasar Pagi No. 3

Jakarta

Nomor : 023/DM/10 19 April 2010

KepadaYth. Kepala BPPK VJl. Camat Gabun II, Lenteng AgungJakarta Selatan

Dengan hormat,

Perkenalkan bahwa perusahaan kami bergerak dalam bidang Event Organizer baik untuk kegiatan kantor maupun pribadi. Dengan motto „Kualitas Pelayanan adalah Jaminan Kepuasan Konsumen“, maka setiap event yang kami tangani baik partai besar maupun kecil akan kami tangani dengan penuh perhatian dan teliti.

Dengan motto tadi, kami yakin akan dapat melayani kebutuhan Bapak/Ibu dalam mengorganisasikan kegiatan yang akan dilakukan. Sebagai gambaran berikut kami lampirkan brosur untuk dapat Bapak/Ibu pelajari. Kami juga siap melayani apabila Bapak/Ibu menghendaki pelayanan yang berbeda dari apa yang telah kami tawarkan.

Kami menunggu kerjasama yang tak terlupakn dengan Bapak/Ibu. Kapanpun dikehendaki kami siap membantu. Atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT DUNIA MAJU,

SURYA ANDIKA, SEManager Pemasaran

I. PENILAIAN

Kunci Jawaban No. 5

LEMBAR PENILAIANMEMBUAT SURAT NIAGA

No. Unsur PenilaianPerolehan nilai

Ket.Maks 1 2 3 4 5

1 Persiapana. Langkah

kerjab. Sikap kerjac. Penggunaa

n alatd. Keselamata

n kerja

3723

2 Proses Kerjaa. Pengoperasian

computer untuk pembuatan surat

b. Pengoperasian computer untuk pembuatan amplop

20

10

3 Hasil kerjaa. Bentuk suratb. Isi suratc. Lipatan suratd. Amplope. Surat masuk di

amplop

1030555

Total 100

Catatan : Bila sampai batas waktu yang diberikan tidak dapat diselesaikan, dapat diberi tambahan waktu 5 menit. Dan bila sudah ditambah belum juga selesai, maka siswa dinyatakan belum kompeten, dan harus mengulang.

BPPK JAKARTA SELATAN JOB 2

MEMBUAT SURAT NIAGA

DENGAN LAMPIRAN

GRAFIK DAN DIKIRIM

MELALUI E-MAIL

Kode : ADM.PK02.007.01Waktu : 4 x 60 menit


Setelah selesai melaksanakan kegiatan belajar mengajar, peserta didik

diharapkan dapat :

1. Membuat surat niaga berbahasa Indonesia dengan lampiran grafik

2. Mencari data yang akan ditulis dalam surat dari internet

3. Mengirim surat melalui e-mail


1. ADM.PK

2. ADM.PK

C. PRASAYARAT

Sebelum mengikuti kegiatan belajar mengajar peserta didik harus sudah

mempelajari dan trampil :

1. Membuat surat niaga (Job 1)

2. Membuat tabel melalui microsoft excel

3. Mengoperasikan komputer sebagai alat komunikasi

4. Setiap siswa telah memiliki alamat e-mail


1. 1 unit Komputer yang terkoneksi internet

2. 1 unit printer

3. Kertas HVS A4


Agar semua kegiatan yang dilakukan dalam proses belajar mengajar ini

berhasil sesuai dengan tujuan, berjalan dengan lancar dan tidak ada ganguan,

maka :

1. Sebelum melaksanakan kegiatan harus berdoa terlebih dulu

2. Laksanakan prosedur operasional pemakaian mesin dengan baik. Nyalakan

dan matikan mesin sesuai aturan.

3. Ikuti semua petunjuk kerja secara tertib, sesuai dengan urutan dan aturan.

F. LANGKAH KERJA

1. Pelajari teori pendukung dengan seksama. Carilah sumber belajar lain

untuk memperluas pengetahuanmu. Bila masih ada yang kurang jelas

tanyakan kepada guru/instruktur.

2. Pahami perintah dengan benar, jangan mulai bekerja bila anda belum jelas

maksud dari perintah tersebut.

3. Nyalakan komputer

4. Kerjakan dengan seksama

5. Bacalah dalam hati dengan intonasi yang benar, untuk mengecek apakah

isi surat sudah dibuat sesuai tujuan dan ditulis dengan benar

6. Buatkan grafik melalui microsoft excel sebagai lampiran.

7. Kirim surat dan lampiran dengan e-mail

8. Cetak lampiran tersebut.

G. TEORI PENDUKUNG

1. Lampiran Surat

Lampiran adalah dokumen yang disertakan dalam pengiriman surat.

Fungsinya sebagai bukti pendukung dan untuk memperjelas isi surat.

2. Membuat grafik melalui microsoft excel

Grafik adalah data tabel yang disajikan dalam bentuk gambar. Jenis grafik

antara lain adalah batang (column), lingkaran (pie), garis (line), bar dll.

Langkah-langkah membuat grafik adalah sebagai berikut :

a. Buka microsoft excel

b. Ketikan data tabel yang dibutuhkan

c. Blok tabel tersebut

d. Klik insert, pilih Chart

e. Pilih chart type/jenis tabel yang diinginkan, pilih chart sub-type, next

f. Klik chart title (judul grafik), ketik category X, category Y (sumbu X

dan sumbu Y) dan sumbu lain yang dibutuhkan

g. Lengkapi data grafik dari sub menu yang ada di bagian atas jendela.

Next

h. Pilih As new sheet.

i. Siap di cetak

j. Simpan

3. Mencari data melalui internet

Data yang akan ditulis dalam surat dapat bersumber dari berbagai tempat,

antara lain dari surat yang masuk, kondisi yang ada, pusat informasi, iklan

baik melalui media massa ataupun dari internet. Untuk data dari internet,

tentu saja harus diperoleh melalui browsing pada alamat yang tersedia,

misal google, yahoo dll.

4. Mengirim surat melalui e-mail

E-mail adalah singkatan dari electronic mail atau surat elektronik, yaitu

surat yang ditulis melalui form tertentu pada satu penyedia situs, seperti

yahoo, plasa telkom, alamat web tertentu dll. Syarat utama untuk bisa

berkirim surat melalui e-mail adalah harus memiliki alamat e-mail.

Langkah-langkah mengirim e-mail dengan lampiran adalah sebagai berikut

:

a. Buka alamat e-mail anda

b. Pilih surat

c. Isi alamat yang dituju

d. Buat surat di format e-mail

e. Lampirkan lampiran yang dibutuhkan

f. Kirim

H. LATIHAN

1. Berikut ini adalah data Laporan Penjualan Mobil tahun 2010 triwulan

pertama pada PT MUTIARA MOBILINDO, Jl. Sisingamangaraja No.

15, Jakarta.

Bulan Januari terjual merk Honda sebanyak 33 unit, Toyota, 53 unit,

Suzuki, 40, Daihatsu, 25 unit, Lain-lain, 20 unit. Bulan Februari, masing-

masing, 30,60,42,20,15. Bulan Maret, masing-masing terjual,

36,59,40,22,20. Buatkan grafik laporan tersebut dalam bentuk :

a. Column (Batang) 3 D.

b. Pie, untuk penjualan bulan Januari 2010.

2. Buatlah surat permintaan penawaran berdasarkan data yang diperoleh

dari internet tentang iklan/penawaran suatu produk (barang/jasa). Surat

diketik pada kertas A4 tanpa kop, dalam bentuk Semi blok internasional.

Dibuat pada hari ini dengan nomor karang sendiri. Anda diberi

kewenangan untuk menandatangani surat tersebut. Selanjutnya surat

dikirim ke e-mail BPPK V dengan alamat ...................

3. Anda bekerja di PT Indodarma Nusantara Cabang Surabaya, Jl. Pasar

Turi No. 34, Surabaya. Perusahaan bergerak dalam penjualan Motor

merek Yamaha. Anda diminta untuk membuat laporan kepada kantor

pusat yang berkantor di jalan Pahlawan Revolusi No. 51, Jakarta Timur.

Surat dilampiri dengan grafik bentuk pie dari penjualan selama bulan

Maret 2010. Penjualan yang telah diraih adalah sebagai berikut; Merk

Mio, 235 unit, Nuvo, 175 unit, RX King, 45 unit, Jupiter, 20 unit. Surat

dibuat diatas kertas A4, dalam bentuk block internasional. Surat dan

lampiran dikirim melalui e-mail ke alamat BPPKV.

KUNCI JAWABAN

1. a.

b.

2.

3.

PT INDODARMA NUSANTARACabang Surabaya

Jl. Pasar Turi No. 34SURABAYA

Nomor : 122/Lap/VI/2010 19 April 2010

KepadaYth. Direktur PT INDODARMA NUSANTARAKantor PusatJl. Pahlawan Revolusi No. 51Jakarta Timur

LAPORAN TRIWULAN I

Dengan hormat,

Berikut ini kami sampaikan Laporan Penjualan selama Triwulan I dengan perincian sebagai berikut :

No Jenis Jumlah1 Mio 2352 Nuvo 1753 RX King 454 Jupiter 20

Untuk lebih mempermudah dalam mempelajarinya kami sampaikan laporan ini dalam bentuk grafik seperti nampak dalam lampiran berikut.

Semoga laporan ini dapat digunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian Bapak kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

DAMAR WULAN, SEKepala Cabang

Lampiran : Grafik Laporan Penjualan

Kunci Jawaban 3

H. PENILAIAN

LEMBAR PENILAIANMEMBUAT GRAFIK

No Unsur Penelian Maks Perolehan Nilai KeteranganDicapai 1 Dicapai 21 Persiapan

a. Langkah kerjab. Sikap kerjac. Penggunaan alatd. Keselamatan kerja

101055

2 Proses KerjaPengoperasian computer 20

3 Hasil kerjaa. Bentuk bentuk grafikb. Kelengkapan grafikc. Tampilan grafik

103010

Total 100


LEMBAR PENILAIANMEMBUAT SURAT DENGAN LAMPIRAN GRAFIK

No Unsur Penilaian Maks Perolehan Nilai Keterangan

1 Persiapana. Langkah kerjab. Sikap kerjac. Penggunaan alatd. Keselamatan kerja

101055


3 Hasil kerjaa. Bentuk suratb. Kelengkapan suratc. Isi suratd. Kebenaran grafike. Pelipatan suratf. Amplopg. Pemasukan surat ke

amplop

551510555

Total 100


LEMBAR PENILAIANMEMBUAT SURAT DIKIRIM MELALUI E-MAIL

No Unsur Penilaian Maks Perolehan Nilai Keterangan

1 Persiapana. Langkah kerjae. Sikap kerjaf. Penggunaan alatg. Keselamatan kerja

101055


3 Hasil kerjaa. Bentuk suratb. Kelengkapan suratc. Isi suratd. Isi e-maile. Surat beserta

lampiran terkirim

55201010

Total 100


BPPK JAKARTA SELATAN

JOB 4MENYUSUN

SURAT NIAGA BERBAHASA INGGRISKode : ADM.PK02.007.01

Waktu : 4 x 60 menit


Setelah melaksanakan kegiatan ini siswa diharapkan dapat :

Menyusun surat niaga berbahasa Inggris


1. ADM.PK.

2. ADM.PK berbahasa inggris

C. PRASYARAT

Sebelum melaksanakan praktek ini siswa harus sudah :

1. Mampu berkomunikasi dalam bahasa Inggris secara tertulis pada tingkat

operasional dasar

2. Telah kompeten dalam membuat surat Niaga

3. Mampu mengoperasikan computer program MS Word


1. Satu set Komputer lengkap dengan printer

2. Dua lembar kertas A4 tanpa kop

3. Satu lembar kertas A4 dengan kop

4. Tiga amplop panjang (# 10)


1. Berdoa sebelum mulai bekerja

2. Ikuti prosedur menyalakan dan mematikan computer dengan benar

3. Lakukan langkah kerja secara urut (tertib) sesuai petunjuk

F. LANGKAH KERJA

1. Pelajari materi secara seksama. Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada

hal yang belum jelas.

2. Pahami perintah dengan teliti

3. Nyalakan computer

4. Sebelum melakukan pencetakan, yakinkan diri bahwa ketikan sudah sesuai

kebutuhan. (lihat print preview)

5. Aktifkan printer dan pasang kertas dengan benar

6. Lipat surat

7. Masukkan ke amplop

8. Bila telah selesai matikan printer dan computer secara tertib

G. TEORI PENDUKUNG

1. Kind of Business Letters (Macam-macam surat niaga dalam Bahasa

Inggris)

b. Inquiry Letters Surat permintaan informasi

c. Offering/Sales Letters Surat Penawaran

d. Ordering Letters Surat Pesanan

e. Execution Letters Surat Pengiriman pesanan

f. Complains Letters Surat Pengaduan

g. Remittance Letters Surat penyelesaian pembayaran

h. Adjustments Letters Surat penyelesaian pengaduan

i. Collections Letters Surat Penagihan

2. Parts of Business Letters (Bagian-bagian surat)

a. Heading/Letterhead Kepala surat

b. Dateline Tanggal surat

c. Reference line Initial

d. Inside address Alamat dalam

e. Attention line Untuk perhatian (bila diperlukan)

f. Salutation Salam pembuka

g. Subject line/Re-line Perihal

h. Body of letter Isi surat

i. Complimentary close Salam penutup

j. Signature Tanda tangan disertai nama jelas

k. Enclosure Lampiran

DAI CHIOFFICE EQUIPMENTCENTRERaffies City Tower 27-03SINGAPORE

Ref : TY/SW 29th June 2008

PT BUSMIFAK INDOJl. Pintu Besar Selatan No. 99JakartaIndonesia

Attention : Mr. Bustami

Dear Sirs,

DAI CHI FILING CABINET

We thank you for your inquiry letter of 25th June 2008 asking for catalogue and pricelist of our Dai Chi Filing Cabinet.

We have pleasure in enclosing herewith our catalogue which gives you full details about various models together with prices and our business term.

The articles can be delivered from stock two weeks after receiving your order.

We should be glad to have your order as soon as possible.

Yours faithfully,

Thee Yo KinSales Manager

Encl : Catalogue

Letterhead

Dateline

Reference line

Inside address

Attention line

Salutation

Subject line

Body of letter

Complimentary close

Signature

Enclosure

http://wb4.indo-work.com/pdimage/18/618618_elite-b444-3-2c.jpg

3. Type of Letters

a. Full Block Style

b. Block Style

c. Semi block style / Modified block style

d. Indented style

e. Hanging Paragraph

H. LATIHAN

Waktu untuk menyelesaikan setiap kasus adalah 40 menitSusunlah bagian-bagian surat berikut menjadi sebuah surat yang baik!

1. Bentuk full block, pada kertas A4 tidak berkop

Inside address : Miyoshi Trading Company

045-17 Homura Chome

Uchigawa – Tokyo

Japan

Lettterhead : Malindo Corporation

1024 Jl. Jend. Sudirman

Bandung – West Java

Indonesia

Dear Sirs,

Ref : AA/DR

24thMay 2008

RE : Miyoshi Electric Key Telephone

We are interested in your Key Telephone advertised in Kompas a few

days ago. Would you please send us your full details and prices of all

Miyoshi products you hold in stock, also details of trade discount and terms

of payment.

We look forward to receiving your early reply.

If you can quote us your competitive prices, we may place our substantial

order with you soon.

Lucy Mamora

Chief Buyer

Yours truly,

2. Bentuk Modified Block pada kertas A4 berkop

KITCHEN EQUIPMENT

111 Orchid Road

Manchester, England

Dear Mr. Subronto

Yours sincerely,

Encl : catalogue

PT Multi Indah & Co. Ltd.

76 Jl. Suryopranoto

Jakarta

Indonesia

The equipment you mentioned in your letter has been a very great success

and we have already exported them to several European countries and our

prices and terms are competitive.

We thank you for your letter of 22 June, 2008 asking full particulars of our

Kitchen Equipment, and are sending you herewith our latest illustrated

catalogue which gives you fill details of prices, models and terms.

Though prices have gone up steadily since March we have not yet raised our

quotations. We would, therefore, recommend you to place your order as

soon as possible.

J. Clark / Sales Manager

3. Bentuk Indented styk pada kertas A4 tanpa kop

To : Veredicals Shoes Manufactures

268 Jl. Kopo Utama

Bandung

West Java

From : The Modern Shoes Centre

158 Pucang Anom Raya

Surabaya

Ref: AC/YS

Encl : Order form no. 67

Dear Sirs,

Yours truly,

H. Ahmad Kholil

Chief Buyer

25th June 2008

OUR ORDER NO. 67

If you can accept our order in these terms, we would ask you to arrange

for immediate delivery.

Thank you for your quotation and illustrated catalogue of your shoe

products you send us. As we should like to buy 100 pairs of men’s shoes we

are enclosing herewith our order no. 67, but on the condition a trade

discount 5 % must be given.

We should appreciate your early attention to this order.

MALINDO CORPORATION1024 Jl. Jend. SudirmanBandung – West Java

INDONESIA

Ref : AA/DR April, 19th 2010

Miyoshi Trading Company

045-17 Homura Chome

Uchigawa – Tokyo

Japan

RE : Miyoshi Electric Key Telephone

Dear Sirs,

We are interested in your Key Telephone advertised in Kompas a few days ago. Would you please send us your full details and prices of all Miyoshi products you hold in stock, also details of trade discount and terms of payment.

If you can quote us your competitive prices, we may place our substantial order with you soon.

We look forward to receiving your early reply.

Yours truly,

Kunci Jawaban 3

Lucy MamoraChief Buyer

KITCHEN EQUIPMENT111 Orchid Road

MANCHESTER, ENGLAND

Ref : 19th April, 2010

PT Multi Indah & Co. Ltd.76 Jl. Suryopranoto JakartaIndonesia

Dear Mr. Subronto,

We thank you for your letter of 22 June, 2008 asking full particulars of our Kitchen Equipment, and are sending you herewith our latest illustrated catalogue which gives you fill details of prices, models and terms.

The equipment you mentioned in your letter has been a very great success and we have already exported them to several European countries and our prices and terms are competitive.

Though prices have gone up steadily since March we have not yet raised our quotations. We would, therefore, recommend you to place your order as soon as possible.

Yours sincerely,

J. Clark / Sales Manager

Encl : catalogue

Kunci Jawaban 2

THE MODERN SHOES CENTRE158 Pucang Anom Raya

SURABAYA

Ref : AC/YS 25th June 2009

Veredicals Shoes Manufactures

268 Jl. Kopo Utama

Bandung

West Java

OUR ORDER NO. 67

Dear Sirs,

If you can accept our order in these terms, we would ask you to arrange for

immediate delivery.

Thank you for your quotation and illustrated catalogue of your shoe products you

send us. As we should like to buy 100 pairs of men’s shoes we are enclosing herewith

our order no. 67, but on the condition a trade discount 5 % must be given.

We should appreciate your early attention to this order.

Yours truly,

H. Ahmad Kholil

Chief Buyer

Kunci Jawaban 3

Encl : Order form no. 67

I. PENILAIAN

LEMBAR PENILAIANMENYUSUN SURAT NIAGA BERBAHASA INGGRIS

No. Unsur PenilaianPerolehan nilai

KeteranganMaks Dicapai 1

Dicapai 2

Dicapai 3

1 Persiapana. Langkah kerjab. Sikap kerjac. Penggunaan alatd. Keselamatan kerja

101055

2 Proses KerjaPengoperasian computer untuk pembuatan surat

20

3 Hasil kerjaa. Bentuk suratb. Isi surat

2030

Total 100


A · Web viewSurat adalah alat komunikasi tertulis. Dibandingkan dengan komunikasi lisan, surat...

Documents

Transcript of A · Web viewSurat adalah alat komunikasi tertulis. Dibandingkan dengan komunikasi lisan, surat...