9061 SK Pedoman JRA - unair.ac.idunair.ac.id/filer/KR-9061-2013'.pdf · komprehensif, KKL, PPL,...

UNIVERSITAS AIRLANGGA

Kampus C Mulyorejo Surabaya 60115 Telp. (031) 5914042, 5914043, 5912546, 5912564 Fax (031) 5981841

Website : http://www.unair.ac.id ; e-mail : [email protected]

SALINAN

KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA

NOMOR 9061/UN3/KR/2013

TENTANG

PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) SUBSTANTIF DAN FASILITATIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka pengelolaan arsip di Lingkungan

Universitas Airlangga, perlu penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif dan Fasilitatif sebagai pedoman penataan arsip;

b. bahwa sehubungan dengan maksud pada huruf a, telah disetujui hasil telaah dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) perlu dilakukan penetapan Jadwal Retensi Arsip (JRA);

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a, perlu menetapkan Keputusan Rektor tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Airlangga.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-

Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964);

2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);

3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071);

4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 5336);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 57 Tahun 1954 tentang Pendirian Universitas Airlangga di Surabaya sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 1955 tentang Pengubahan Peraturan Pemerintah Nomor 57 Tahun 1954. (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1954 Nomor 99 Tambahan Lembaran Negara Nomor 695 juncto Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1955 Nomor 4 Tambahan Lembaran Negara Nomor 748);

6.: ....

2

6. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1975 Nomor 51);

7. Peraturan Pemerintah Nomor 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen;

8. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2006 tentang Penetapan Universitas Airlangga sebagai Badan Hukum Milik Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 66);

9. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 145/U/2004 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian;

10. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Perguruan Tinggi Negeri dan Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Departemen Pendidikan Nasional;

11. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional;

12. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif;

13. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/01/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip;

14. Peraturan Majelis Wali Amanat Universitas Airlangga Nomor 12/P/MWA-UA/2008 tentang Anggaran Rumah Tangga Universitas Airlangga;

15. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Airlangga Nomor 34/H3.MWA/K/2010 tentang Pengangkatan Rektor Universitas Airlangga Periode 2010-2015;

16. Peraturan Rektor Universitas Airlangga Nomor 26/H3/PR/2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Airlangga sebagaimana diubah dengan Peraturan Rektor Universitas Airlangga Nomor 1/H3/PR/2012;

17. Keputusan Rektor Universitas Airlangga Nomor 9636/UN3/KR/2013 tentang Pembentukan Bidang Kearsipan Pada Sekretariat Universitas Airlangga.

Memperhatikan : Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor

P.JRA/07/2013, tanggal 17 Juli 2013.

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : KEPUTUSAN REKTOR TENTANG PEDOMAN JADWAL

RETENSI ARSIP (JRA) SUBSTANTIF DAN FASILITATIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA.

PERTAMA : Menetapkan Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif dan

Fasilitatif di Lingkungan Universitas Airlangga, sebagaimana tercantum dalam daftar Lampiran I, II dan III Keputusan ini.

KEDUA : ....

3

KEDUA : Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagaimana dikamsud pada diktum PERTAMA menjadi pedoman dalam penataan dan pemusnahan arsip pada semua unit kerja di Lingkungan Universitas Airlangga.

KETIGA : Biaya untuk pelaksanaan keputusan ini dibebankan pada dana

Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Universitas Airlangga Tahun 2013.

KEEMPAT : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Surabaya pada tanggal 31 Juli 2013

REKTOR,

ttd

FASICH NIP. 194612311974121001

BIDHUK

Salinan disampaikan Yth : Pimpinan Unit Kerja di Lingkungan UA

Salinan sesuai dengan aslinya Sekretaris Universitas, ttd, Dr. M. Hadi Shubhan, S.H., M.H., CN. NIP. 19730406 200312 1 002

LAMPIRAN I KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA

NOMOR : 9061/UN3/KR/2013, TANGGAL 31 JULI 2013

TENTANG : PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) SUBSTANTIF DAN

FASILITATIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF


NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU

SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

A PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN

2 tahun 3 tahun

Musnah, kecuali

rekapitulasi daya

tampung Dinilai

kembali

1 Penerimaan mahasiswa baru

a Daya tampung mahasiswa

b

Administrasi dan seleksi mahasiswa baru

1 tahun 3 tahun

Musnah, kecuali

penetapan

penerimaan dan

daftar mahasiswa

yang diterima

Permanen

- Daftar calon mahasiswa

- Tes masuk (SNMPTN/

SBMPTN/Umum/Undangan/Mandiri)

- Hasil penilaian test mahasiswa baru

-

Pengumuman penerimaan mahasiswa

baru termasuk daftar mahasiswa yang

diterima

c Naskah soal

1 tahun

setelah

pelaksanaan

-

Musnah, kecuali

master Dinilai

kembali

d Data mahasiswa yang diterima 1 tahun 2 tahun Permanen

e

Berkas pendaftaran 1 tahun -

Masuk ke berkas

perorangan

mahasiswa 1 Yang diterima

2 Yang tidak diterima 1 tahun - Musnah

f

Orientasi mahasiswa baru

1 tahun 4 tahun

Musnah, kecuali

sertifikat masuk

ke berkas

perorangan

mahasiswa

- Sertifikat /piagam/surat keterangan

- Administrasi penyelenggaraan

- Laporan orientasi

2 Pendaftaran ulang mahasiswa, meliputi :

2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali

kasus a

Registrasi administrasi, termasuk

kelengkapan administrasi, bukti

Sumbangan Pembangunan Pendidikan/SPP

b

Registrasi akademik

Selama yang

bersangkutan

masih

terdaftar

sebagai

mahasiswa

2 tahun Musnah

1

Daftar registrasi mahasiswa baru

reguler dan non-reguler (swadana

transfer, diploma,paralel), meliputi:

KRS, KHS, KRP, KHP

2

Daftar registrasi mahasiswa lama

reguler dan non-reguler (swadana

transfer, diploma,paralel), meliputi:

KRS, KHS

3 Kalender akademik (administrasi

sampai dengan penetapan) 2 tahun - Musnah

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

3 Perkuliahan

1 tahun - Musnah

a

Administrasi dan jadwal perkuliahan

1 Administrasi

penyusunan/jadwal/perkuliahan

2 Jadwal kuliah semester (gasal, genap) 2 tahun 3 tahun Musnah

b

Daftar kehadiran 2 tahun - Musnah

1 Mahasiswa

2 Dosen

1 tahun

setelah

penetapan

angka kredit

- Musnah

3 Laporan kehadiran dosen dan

mahasiswa 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

4 Evaluasi kehadiran 1 tahun - Musnah

c Daftar mahasiswa peserta mata kuliah

Selama yang

bersangkutan

masih aktif

kuliah

4 tahun

Musnah, kecuali

pejabat negara dan

tokoh nasional

Permanen

4 Kurikulum

Selama masih

berlaku 4 tahun

Asli penetapan

kurikulum

Permanen, hasil

cetak Musnah

a

Administrasi pelaksanaan kurikulum

- Sajian mata kuliah/mata ajar (MPK,

MKK, MKB, MPB,MBB)

- Silabus

- GBPP

- SAP

b

Bahan ajar/media pembelajaran, meliputi :

2 tahun 2 tahun Dinilai kembali 1 Penyusunan bahan ajar/bahan

penunjang pendidikan

2 Teknik pembuatan alat peraga dan

model pembelajaran 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

3 Pengembangan proses belajar mengajar 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

c Evaluasi dan pengembangan kurikulum Selama masih

berlaku 4 tahun Permanen

- Penetapan kurikulum baru

5 Program studi

Selama masih


a

Administrasi penyelenggaraan program

studi

1 Persetujuan usulan sampai dengan

penetapan pembukaan program studi

baru

2 Penolakan usulan pembukaan program

studi baru 1 tahun 2 tahun Musnah

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

6 Evaluasi mahasiswa

2 tahun 3 tahun Musnah

a

Ujian kompetensi dasar/terpadu

1 Administrasi ujian kompetensi dasar

(tahapan1,2,3,4)

2 Nilai hasil ujian kompetensi dasar

(tahapan 1,2,3,4)

Selama yang

bersangkutan

masih aktif

kuliah

3 tahun

Dinilai kembali,

kecuali pejabat

negara dan tokoh

nasional Permanen

3

Kuliah Kerja Nyata (KKN)/Kegiatan

Magang Mahasiswa (KMM), meliputi

administrasi penyelenggaraan kegiatan

KKN/KMM sampai dengan

piagam/sertifikat KKN/KMM

1 tahun

setelah

kegiatan

dilaksanakan

2 tahun

Musnah, kecuali

piagam/sertifikat

masuk berkas

perorangan

mahasiswa

b

Tugas akhir (skripsi, thesis, desertasi,

komprehensif, KKL, PPL, magang

mahasiswa) 1 tahun

setelah ujian

dilaksanakan

2 tahun

Musnah, kecuali

laporan akhir

Dinilai kembali 1

Administrasi penyusunan/pelaksanaan

tugas akhir mahasiswa

2 Nilai tugas akhir

1 tahun

setelah ujian

dilaksanakan

2 tahun

Masuk ke berkas

perorangan

mahasiswa

7 Kelulusan (yudisium) 1 tahun 1 tahun Musnah

a Administrasi kelulusan

b Penetapan kelulusan 1 tahun 3 tahun Permanen

c

Ijazah dan transkrip

1 tahun 3 tahun Vital - Berkas pengusulan pengadaan blangko

- Salinan pengganti ijazah dan transkrip

d Buku induk nomor registrasi lulusan 1 tahun 3 tahun Vital

8 Dosen 1 tahun

setelah

penetapan

angka kredit

- Musnah

a

Pengajaran

1 Daftar hadir mengajar

2 Beban Kerja Dosen (BKD) 2 tahun 3 tahun Masuk berkas

perorangan dosen

3 Laporan realisasi pengajaran 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

b Evaluasi mahasiswa terhadap dosen 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

c

Pembimbingan dan pengujian mahasiswa

2 tahun 3 tahun Masuk berkas

perorangan dosen

- Dosen pembimbing akademik

- Dosen pembimbing tugas akhir

- Dosen penguji ujian kompetensi dasar

(1,2,3,4)

- Dosen penguji ujian tugas akhir

- Dosen pendamping asistensi

d Evaluasi Program Studi Berdasarkan

Evaluasi Diri (EPSBED) 2 tahun 3 tahun Permanen

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

9 Penunjang pendidikan

2 tahun 1 tahun Musnah a

Administrasi pelaksanaan kegiatan

(laboratorium, perpustakaan, arsip

perguruan tinggi, kebun percobaan, studio,

bengkel)

b

Ketentuan pemakaian (laboratorium,

perpustakaan, arsip perguruan tinggi,

kebun percobaan, studio, bengkel)

Sampai

dengan tidak

berlaku

2 tahun Dinilai kembali

10 Alumni 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali

a Data alumni

b Organisasi alumni 2 tahun 3 tahun Permanen

c Program kegiatan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

d Penelusuran alumni 1 tahun 2 tahun Musnah

e Laporan perkembangan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

B PENELITIAN 2 tahun 1 tahun Musnah

1 Penawaran penelitian

2 Perencanaan penelitian, meliputi :

2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

a

Proposal penelitian

1

Proposal yang disetujui (tim/satgas

penelitian, program penelitian surat

ijin penelitian)

2 Proposal ditolak 1 tahun - Musnah

3

Laporan dan evaluasi hasil penelitian 2 tahun 3 tahun

Dinilai kembali,

kecuali yang

berskala nasional

Permanen

4 Penyebaran hasil penelitian 2 tahun 3 tahun Musnah

5 Penemuan teknologi terbaru 2 tahun 3 tahun Permanen

6 Forum komunikasi penelitian dan

pengembangan 1 tahun 2 tahun Musnah

7 Data statistik penelitian 2 tahun 3 tahun

Musnah, kecuali

master Permanen

8 Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil

penelitian 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

9 Sosialisasi dan diseminasi hasil penelitian,

pengkajian dan pengembangan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

C PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT 2 tahun 1 tahun Musnah

1 Penawaran pengabdian

2 Perencanaan pengabdian 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

a Proposal pengabdian yang disetujui

b Proposal pengabdian yang ditolak 1 tahun - Musnah

3

Laporan dan evaluasi hasil pengabdian 2 tahun 3 tahun

Dinilai kembali,

kecuali yang

berskala nasional

Permanen

4 Penyebaran hasil pengabdian 2 tahun 3 tahun Musnah

5 Forum komunikasi pengabdian 1 tahun 2 tahun Musnah

6 Data statistik pengabdian 2 tahun 3 tahun

Musnah, kecuali

master Permanen

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

7 Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil

pengabdian 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

8 Penyuluhan dan konsultasi 2 tahun 3 tahun Musnah

10 Bantuan sosial 2 tahun 3 tahun Musnah

D TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI

5 tahun 3 tahun Permanen 1 Majelis Wali Amanah (berkaitan dengan ide

atau gagasan menyangkut kebijakan perguruan

tinggi)

2 Senat Akademik (berkaitan dengan ide atau

gagasan menyangkut perguruan tinggi) 5 tahun 3 tahun Permanen

3 Perencanaan program kerja, pembinaan,

penilaian, pengembangan pada komisi-komisi

di senat akademik

5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

4 Badan Penjamin Mutu Akademik

5 tahun 3 tahun Permanen Berkaitan dengan pengujian dan

pengembangan mutu, laporan, dan evaluasi

5 Badan Audit Internal

Berkaitan dengan audit internal, laporan dan

evaluasi


E DATA DAN INFORMASI AKADEMIK


master Permanen

1 Data akademik

- Data kepakaran

- Data lulusan mahasiswa

- Data mahasiswa asing

2 Data mahasiswa


master Permanen

- Data prestasi mahasiswa

- Data inventori mahasiswa

- Data nilai akhir/transkrip

- Data mahasiswa asing

3 Statistik perguruan tinggi 2 tahun 3 tahun

Musnah, kecuali

master Permanen

4 Informasi akademis


master Permanen

- Profil lembaga

- Publikasi dan informasi

- Buku pedoman akademik

- Buku wisuda

- Buku dies natalis

- Orasi Ilmiah

5 Bursa kerja dan bursa pendidikan 1 tahun - Musnah

F KEMAHASISWAAN

1 tahun 2 tahun Musnah 1 Status mahasiswa, meliputi :

a Cuti/selang mahasiswa

b Putus kuliah/Drop-Out (DO) 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

c Laporan status mahasiswa 1 tahun - Musnah

2

Dispensasi tidak mengikuti kuliah 1 tahun -

Masuk berkas

perorangan

mahasiswa

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

3

Keputusan pemulihan mahasiswa 2 tahun 3 tahun

Masuk berkas

perorangan

mahasiswa

4 Pembinaan/pelatihan mahasiswa


Latihan Keterampilan Managemen

Mahasiswa (LKMM)

b Bimbingan dan konseling 2 tahun 2 tahun Musnah

c Pengembangan kewirausahaan 2 tahun 2 tahun Musnah

5 Kesejahteraan dan fasilitas mahasiswa,

meliputi :

Selama masih

menerima

beasiswa

4 tahun

Musnah, kecuali

penetapan

penerimaan dan

perpanjangan

beasiswa masuk

berkas perorangan

a

Beasiswa

- Ketentuan beasiswa

- Tawaran beasiswa

- Daftar calon penerima beasiswa

- Seleksi calon penerima beasiswa

- Penetapan penerima beasiswa

- Perpanjangan beasiswa

b

Keringanan SPP


- Penawaran/ketentuan keringanan SPP

- Seleksi calon penerima beasiswa

- Usulan calon penerima keringanan

SPP

- Penetapan penerimaan keringanan

SPP

c

Dana kasih (Bidikmisi)

1 tahun - Musnah - Usulan/permohonan

- Tanda terima

d

Asuransi kesehatan

1 tahun - Musnah - Usulan/permohonan

- Tanda terima

e Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya

(asrama, poliklinik, transportasi)

Sampai

dengan tidak

berlaku

- Musnah

6 Organisasi mahasiswa, meliputi :


Administrasi organisasi mahasiswa (BEM,

BEMFA, UKM, HMJ, DMF)

b Proses pembentukan pengurus 2 tahun 3 tahun Musnah

c Pengangkatan pengurus

1 tahun

setelah

pergantian

pengurus


d Laporan pelaksanaan kegiatan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

7 Kegiatan mahasiswa

1 tahun

setelah

pemeriksaan

3 tahun

Musnah, kecuali

yang berprestasi

skala nasional dan

internasional

- Program kreatifitas mahasiswa

- Kegiatan ilmiah, minat bakat, dan

penalaran

- Proposal kegiatan mahasiswa yang ditolak

- Laporan kegiatan

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

8 Lomba Kegiatan Kemahasiswaan

Lokal/Nasional/Internasional 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali

9 Pengembangan sains, teknologi, seni, budaya,

dan olah raga 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

10 Mahasiswa berprestasi

1 tahun 2 tahun

Musnah, kecuali

penghargaan

masuk berkas

perorangan

mahasiswa

- Administrasi pendaftaran dan seleksi

- Penetapan penghargaan

11

Mahasiswa meninggal dunia 2 tahun -

Masuk berkas

perorangan

mahasiswa

12 Berkas perorangan mahasiswa

Selama

menjadi

mahasiswa

3 tahun

Musnah, kecuali

pejabat negara dan

tokoh nasional

Permanen

- Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

- Kartu Tanda Anggota Perpustakaan

(KTAP)

- Kartu Rencana Studi (KRS)

- Kartu Hasil Studi (KHS)

- Kartu Tanda Registrasi/Administrasi

Mahasiswa (KTRM)

- Surat keterangan izin/tugas

Surabaya, 31 Juli 2013

REKTOR,

ttd

FASICH

NIP. 19461231 197412 1 001


LAMPIRAN II KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA




JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF NON KEUANGAN DAN NON KEPEGAWAIAN


NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

I PERENCANAAN

Selama


1 Pokok-pokok kebijakan dan strategi pembangunan

pendidikan

a Rencana Pembangunan pendidikan Jangka

Menengah Nasional (RPJMN)

b Rencana Pembangunan pendidikan Jangka Panjang/

Master plan (RPJP)

c Rencana Strategis

2 Program Kerja Tahunan 2 tahun 3 tahun

Musnah, kecuali

draf akhir a Usulan Universitas Airlangga

b Usulan unit kerja beserta data pendukung 2 tahun - Musnah, kecuali

draf akhir

c Program kerja tahunan Unit kerja Universitas

Airlangga 2 tahun 3 tahun Permanen

d Program kerja tahunan unit kerja 1 tahun 2 tahun

Musnah, setelah

masuk laporan

tahunan

Perguruan tinggi

3 Penetapan/ Kontrak Kinerja 3 tahun 4 tahun Permanen

a Pimpinan/ rektor dan wakil rektor/Direktur

b Pimpinan unit kerja 3 tahun 4 tahun

Musnah, kecuali

Pembantu

Direktur dan

Ketua Jurusan

Permanen

4 Laporan 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali

a Laporan Insidental

b

Laporan Berkala 1 tahun 1 tahun

Musnah, setelah

menjadi laporan

triwulanan 1 Laporan Bulanan Unit Kerja

2 Laporan Triwulanan Unit Kerja 1 tahun 1 tahun

Musnah, setelah

menjadi laporan

semesteran

3 Laporan Semesteran Unit Kerja 1 tahun 2 tahun

Musnah, setelah

menjadi laporan

tahunan

Perguruan tinggi

4 Laporan Tahunan Unit Kerja 2 tahun 3 tahun

Musnah, setelah

menjadi laporan

tahunan

Perguruan tinggi

5 Laporan Tahunan 2 tahun 4 tahun Permanen

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

5 Monitoring dan Evaluasi Program

2 tahun 4 tahun

Musnah, setelah

masuk laporan

program

perguruan tinggi a Monitoring dan evaluasi program Unit Kerja

b Monitoring dan evaluasi program 2 tahun 4 tahun Permanen

II HUKUM

Selama


1 Peraturan Rektor Universitas Airlangga (mulai dari

rancangan awal sampai rancangan akhir dan telaah

hukum)

2

Keputusan/ Ketetapan Rektor Universitas Airlangga

(mulai dari rancangan awal sampai rancangan akhir

dan telaah hukum)

Selama

berlaku 5 tahun

Dinilai Kembali,

kecuali yang

bersifat

pengaturan

Permanen

3

Keputusan/ Ketetapan Dekan/ Direktur/ Ketua Pusat/

Lembaga Universitas Airlangga

Selama

berlaku 5 tahun

Dinilai Kembali,

kecuali yang

bersifat

pengaturan

Permanen

4 Instruksi/ Surat Edaran Rektor Universitas Airlangga

Selama

berlaku 5 tahun

Dinilai Kembali,

kecuali yang

bersifat

pengaturan

Permanen

(mulai dari rancangan awal sampai dengan rancangan

akhir dan telaah hukum)

5 Standar/ pedoman/ prosedur kerja/ petunjuk

pelaksanaan/ petunjuk teknis yang bersifat nasional/

regional/ instansional termasuk rancangan awal

sampai dengan rancangan akhir

Selama

berlaku 3 tahun

Asli permanen,

hasil cetak

musnah

6 Nota Kesepahaman/ Memorandum of Understanding

(MoU)/ Kontrak/ Selama


Perjanjian Kerja sama Dalam Negeri dan Luar Negeri

7 Dokumentasi hukum Sampai

dengan tidak

berlaku

- Simpan di

perpustakaan

Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan

Presiden, dan

Peraturan-peraturan yang dijadikan referensi

8 Sosialisasi/ penyuluhan/ pembinaan hukum

2 tahun 3 tahun Musnah -

Berkas yang berhubungan dengan kegiatan

sosialisasi atau penyuluhan hukum

- Laporan hasil Pelaksanaan Sosialisasi Penyuluhan

Hukum

9 Bantuan/ konsultasi hukum/advokasi 1 tahun

setelah

diperoleh

keputusan

berkekuatan

hukum tetap

3 tahun Dinilai kembali Berkas tentang pemberian bantuan/konsultasi hukum

(Pidana, Perdata, Tata Usaha Negara dan Agama)

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

10 Kasus/ sengketa hukum 1 tahun

sampai

keputusan

berkekuatan

hukum tetap

dan

dipenuhi

hak dan

kewajiban

3 tahun Dinilai kembali a

Pidana

Berkas tentang kasus/ sengketa pidana, baik

kejahatan maupun pelanggaran:

- proses verbal mulai dari penyelidikan,

penyelidikan sampai dengan vonis

- berkas pembelaan dan bantuan hukum

- telaah hukum opini hukum

b

Perdata 1 tahun

sampai

keputusan

berkekuatan

hukum tetap

dan

dipenuhi

hak dan

kewajiban


Berkas tentang kasus/ sengketa perdata:

- proses verbal mulai dari penyelidikan,

penyelidikan sampai dengan vonis


- telaah hukum dan opini hukum

c

Tata Usaha Negara 1 tahun

sampai

keputusan

berkekuatan

hukum tetap

dan

dipenuhi

hak dan

kewajiban


Berkas tentang kasus/ sengketa Tata Usaha Negara:

- proses persidangan sampai dengan vonis



d

Arbitrase 1 tahun

sampai

keputusan

berkekuatan

hukum tetap

dan

dipenuhi

hak dan

kewajiban


Berkas tentang kasus/ sengketa Arbitrase:

- proses verbal mulai dari pelimpahan sampai

dengan putusan



11 Perizinan Sampai

dengan izin

diperbaharui

3 tahun Dinilai kembali Berkas perizinan sejak permohonan sampai dengan

diterbitkannya surat izin

12 Hak atas Kekayaan Intelektual (HaKI) Sampai

dengan

HaKI

diperbaharui

2 tahun Permanen

- Hak cipta

-

Hak paten

Paten biasa

Paten sederhana

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

III ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN Selama

berlaku - Vital

1 Statuta Perguruan Tinggi

2 Struktur organisasi di lingkungan Perguruan Tinggi

Selama


- Pembentukan

- Pengubahan

- Pembubaran

3 Uraian jabatan dan tata kerja

Selama


4 Evaluasi kelembagaan 1 tahun 5 tahun Permanen

5 Standar kompetensi jabatan struktural dan fungsional

Selama


IV KEARSIPAN

1 tahun 2 tahun Musnah 1 Administrasi persuratan

a Buku agenda

b Lembar pengantar/ buku ekspedisi 1 tahun - Musnah

c Formulir/ catatan permintaan dan layanan

penggandaan dokumen/ arsip 1 tahun 2 tahun Musnah

2 Penyimpanan dan pemeliharaan arsip Selama

diperguna-

kan

- Musnah a Daftar arsip

b Pemeliharaan arsip dan ruang penyimpanan (seperti

kegiatan fumigasi) 1 tahun 2 tahun Musnah

c Daftar pencarian arsip

Selama

diperguna-

kan

- Musnah

3 Layanan arsip (peminjaman, penggunaan arsip) 1 tahun 2 tahun Musnah

4 Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Sampai

ditetapkan 3 tahun Permanen

5 Penyusutan arsip

Selama

berlaku 2 tahun Musnah

a

Pemindahan arsip inaktif

- Berita acara pemindahan

- Daftar arsip yang dipindahkan

b

Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna

2 tahun 3 tahun Permanen

- Berita acara pemusnahan

- Daftar arsip yang dimusnahkan

- Rekomendasi/ pertimbangan/ pemusnahan arsip

dari instansi terkait

- Surat Keputusan pemusnahan

c

Penyerahan arsip statis

2 tahun 3 tahun Permanen - Berita acara serah terima arsip

- Daftar arsip yang diserahkan

6 Pembinaan kearsipan:

1 tahun 2 tahun Musnah -

Apresiasi/ sosialisasi/ penyuluhan kearsipan/

lokakarya/ workshop

- Bimbingan teknis

- Supervisi dan monitoring

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

V KETATAUSAHAAN DAN

KERUMAHTANGGAN

1 tahun - Musnah

1 Telekomunikasi:

Administrasi pengggunaan/ langganan peralatan

telekomunikasi meliputi: telepon, faksimile, radio,

teleks, TV kabel, dan internet

Administrasi penggunaan/ langganan peralatan

telekomunikasi

2 Perjalanan dinas:

2 tahun 3 tahun Musnah - Dalam negeri

- Luar negeri

3 Administrasi penggunaan fasilitas kantor meliputi

permintaan dan penggunaan 2 tahun - Musnah

ruang, gedung, kendaraan, wisma, rumah dan fasilitas

kantor lainnya

4 Risalah/ notulen rapat 1 tahun 4 tahun Permanen

a Rapat Pimpinan

b Rapat staf 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali

5 Administrasi penyediaan konsumsi dan akomodasi 2 tahun - Musnah

6 Pengurusan kendaraan dinas:

2 tahun 3 tahun Dinilai kembali - pengurusan surat-surat kendaraan dinas

- pemeliharaan dan perbaikan

- pengurusan kehilangan dan masalah kendaraan

7 Pemeliharaan gedung dan taman:


- Pertamanan/ landscaping

- Penghijauan

- Perbaikan gedung

- Perbaikan rumah dinas/ wisma

- Kebersihan gedung dan taman

8 Pengelolaan jaringan listrik, air, telepon dan komputer:

2 tahun 3 tahun Musnah - Perbaikan/ pemeliharaan

- Pemasangan

9 Ketertiban dan keamanan


a Pengamanan, penjagaan dan pengawal terhadap

pejabat, kantor, dan rumah dinas:

- Daftar nama satuan pengamanan

- Daftar jaga/ daftar piket

- Catatan gangguan/ pelanggaran/ kejadian

- Surat izin keluar masuk orang atau barang

b Laporan ketertiban dan keamanan


- Kehilangan

- Kerusakan

- Kecelakaan

- Gangguan

10 Administrasi pengelolaan parkir 2 tahun - Musnah

11 Administrasi pakaian dinas pegawai, satpam, petugas

kebersihan, dan sopir 2 tahun - Musnah

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

VI HUBUNGAN MASYARAKAT


1 Keprotokolan:

a

Penyelenggaraan acara kedinasan (pelantikan,

peresmian, dan jamuan termasuk acara peringatan

hari-hari besar)

b Buku Tamu 1 tahun 2 tahun

Musnah, kecuali

memuat pejabat

negara/ tokoh

nasional

Permanen

c Agenda kegiatan Pimpinan Universitas Airlangga 1 tahun 4 tahun Musnah

d

Kunjungan dinas dalam dan luar negeri

1 tahun 4 tahun Permanen 1

Kunjungan dinas Pimpinan Universitas

Airlangga

2 Kunjungan dinas pimpinan Selain Rektor

Universitas Airlangga / pegawai 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali

e Daftar nama/ alamat kantor/ pejabat Selama

berlaku - Dinilai kembali

2 Dokumentasi/ liputan kegiatan dinas pimpinan, acara

kedinasan, dan peristiwa-peristiwa bidang masing-

masing, dalam berbagai media: kertas/ foto/ video/

rekaman suara/ multimedia 1 tahun 4 tahun Permanen

1 Rektor

2 Pejabat lain/ pegawai 1 tahun 3 tahun Dinilai kembali

3 Pengumpulan, pengolahan dan penyajian informasi

kelembagaan:

1 tahun 4 tahun

Musnah, kecuali

yang berkaitan

dengan kasus

tertentu Dinilai

kembali a Kliping koran

b Brosur/ leaflet/ poster/ plakat 1 tahun 2 tahun

Musnah, kecuali

master Dinilai

Kembali

c Pengumuman/ pemberitaan 1 tahun 2 tahun Musnah

4 Hubungan antar lembaga negara dan badan

pemerintahan/ instansi: 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali

a Hubungan antar lembaga pemerintah

b Hubungan dengan swasta/ LSM 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali

c Hubungan dengan dunia usaha dan industri 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali

d Hubungan dengan perguruan tinggi lain 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali

e Forum kehumasan (Bakohumas/ Perhumas) 1 tahun 2 tahun Musnah

f

Hubungan dengan media massa:

1 tahun 4 tahun

Musnah, kecuali

Direktur

permanen 1

Siaran pers/ konferensi pers/ press

release/wawancara

2 Kunjungan wartawan/peliputan 1 tahun 2 tahun Musnah

5 Dokumen rapat dengar pendapat DPR/DPRD 1 tahun 4 tahun Permanen

6 Penerbitan majalah, buletin, dan jurnal 1 tahun 3 tahun

Musnah kecuali

master Permanen

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

7 Publikasi melalui media cetak maupun elektronik 1 tahun 3 tahun

Musnah kecuali

master Permanen

8 Pameran/sayembara/ lomba/ festival/ pembuatan

spanduk dan iklan 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali

9 Penghargaan/ tanda kenang-kenangan

2 tahun 3 tahun Permanen Administrasi pemberian penghargaan/ tanda kenang-

kenangan kepada masyarakat yang memiliki jasa

prestasi besar

10 Ucapan terima kasih, ucapan selamat, belasungkawa,

permohonan maaf 1 tahun - Musnah

VII KEPUSTAKAAN

2 tahun 3 tahun Musnah 1 Penyimpanan Deposit Bahan Pustaka

a Bukti Penerimaan Koleksi Bahan Pustaka Deposit

b Administrasi pengelolaan Deposit Bahan Pustaka 2 tahun 3 tahun Musnah

2 Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka Sampai

tidak

dipergunaka

n

3 tahun Vital a Buku induk koleksi

b Daftar buku terseleksi 1 tahun 3 tahun Musnah

c Daftar buku dalam pemesanan 1 tahun 2 tahun Musnah

d Daftar buku dan permintaan 1 tahun 2 tahun Musnah

e Daftar penerimaan bahan pustaka hasil pembelian,

hadiah deposit, hibah 1 tahun 2 tahun Musnah

f Daftar pengiriman Bahan Pustaka Surplus 1 tahun 2 tahun Musnah

g Lembar kerja pengolahan BP (Buram,

Pengkatalogan) 1 tahun 2 tahun Musnah

h Shelf List/Jajaran Kartu utama (master list)

Sampai

tidak

dipergunaka

n

2 tahun Musnah

i Daftar tambahan Buku (Assesion list) 2 tahun 3 tahun Musnah

j Daftar/jajaran kendali (Subyek dan Pengarang)

Selama

dipergunaka

n

2 tahun Musnah

VIII INFORMATIKA/ SIM/ TIK Selama

berlaku 5 tahun Permanen 1 Rencana Strategis/master plan Pembangunan Sistem

Informasi (SIM)

2 Dokumentasi Arsitektur dan implementasi

1 tahun 5 tahun Dinilai kembali - Sistem Informasi

- Sistem Aplikasi

- Infrastruktur

3 Perekaman dan Pemutakhiran Data:


- Formulir Isian

- Daftar Petugas Perekaman

- Jadwal Pelaksanaan

- Laporan hasil perekaman dan pemutakhiran data

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

4 Migrasi Sistem Aplikasi dan Data:


- Perencanaan Migrasi

- Pelaksanaan Migrasi

- Berita Acara Kegiatan Migrasi

- Daftar sistem aplikasi dan data yang dimigrasi

- Laporan hasil migrasi

5 Dokumen hosting:

1 tahun 3 tahun Dinilai Kembali - Formulir permintaan hosting

- Laporan hasil uji kelayakan

- Laporan pelaksanaan hosting

6 Layanan Back-up Data Digital 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali

IX PENGAWASAN

5 tahun 10 tahun Permanen 1 Rencana Pengawasan

a Rencana Strategis Pengawasan

b Rencana Kerja Tahunan 2 tahun 3 tahun Permanen

c Rencana dan Penetapan Kinerja Tahunan 2 tahun 3 tahun Permanen

2 Pelaksanaan Pengawasan

Setelah

tindak

lanjut

selesai

3 tahun Permanen

a - Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hail

Pemeriksaan (LHP), Laporan Hasil

Pemeriksaan Operasional (LHPO), Laporan

Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan

(LA), Laporan Auditor Independen (LAI)

yang memerlukan tindak lanjut (TL)

-

Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang

mengandung unsur Tindak Pidana Korupsi

(TPK) dan memerlukan tindak lanjut

Setelah

keputusan

mempunyai

kekuatan

hukum tetap

3 tahun Permanen

b - Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hail

Pemeriksaan (LHP) Laporan Hasil

Pemeriksaan Operasional (LHPO), Laporan

Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan

(LA), Laporan Auditor Independen (LAI)

yang tidak memerlukan tindak lanjut (TL)


- Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang

mengandung unsur Tindak Pidana Korupsi

(TPK) dan tidak memerlukan tindak lanjut


c Laporan Perkembangan Penanganan Surat

Pengaduan Masyarakat

Setelah

tindak

lanjut

selesai


1 Laporan yang memerlukan tindak lanjut

2 Laporan yang tidak memerlukan tindak lanjut 2 tahun 3 tahun Musnah

d Laporan Perkembangan Barang Milik Negara 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

e Laporan Kegiatan Pendampingan Penyusunan

Laporan Keuangan dan Review Perguruan Tinggi 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

X PERLENGKAPAN

2 tahun - Musnah 1. Rencana Kebutuhan Barang

a. Unit Kerja/ satuan kerja

b. Perguruan Tinggi 1 tahun 3 tahun Dinilai kembali

2 Pengadaan Barang

1 tahun

setelah

pemeriksaa

n


a. Telaahan pelaksanaan lelang/ pemilikan/

penunjukan langsung

b.

dokumen lelang

-

Barang Inventaris Kantor/barang bergerak,

(penawaran pengumuman pemenang, daftar

rekanan, sampai dengan kontrak dan serah

terima barang.

-

Barang Investasi (penawaran pengumuman

pemenang, daftar rekanan, sampai dengan

kontrak dan serah terima barang.

3 Penyimpanan barang dan distribusi

1 tahun

setelah

pemeriksaa

n

10 tahun Dinilai kembali a

Penyimpanan inventaris kekayaan negara

- surat bukti barang masuk

- surat bukti pengeluaran barang

b Pendistribusian

- Surat jalan

4 Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN) 1 tahun

setelah

tahun

anggaran

2 tahun Dinilai kembali a SIMAK BMN

b

Pembukuan BMN

2 tahun 3 tahun Dinilai kembali - Daftar barang kuasa/ pengguna

- Kartu identitas barang

- Buku penerimaan PNBP

c Daftar barang ruangan

1 tahun

setelah

diperbaharu

i

- Dinilai kembali

d

Inventarisasi BMN

Selama

barang ada - Vital

- Keputusan pembentukan tim

- Rencana kerja pelaksanaan inventarisasi

- Kertas kerja inventarisasi

- Berita acara inventarisasi

- Daftar inventaris/Buku barang/Daftar barang

lainnya

- Laporan hasil inventarisasi

e

Laporan BMN


- Laporan kondisi barang

- Laporan barang kuasa pengguna

- Berita acara rekonsiliasi eksternal dan internal

- Laporan persediaan habis pakai

- Laporan persediaan tidak habis pakai 2 tahun 3 tahun Musnah

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

5

Dokumen kepemilikan aset (sertifikat tanah, IMB,

BPKB, STNK, Blueprint dan Lain-lain)

Sampai

dengan

dihapuskan

atau

dipindah-

tangankan

- Vital

6 Penghapusan Barang Milik Negara (inventaris dan

Investasi) 2 tahun 3 tahun Musnah

XI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Setelah

menjadi

pedoman

4 tahun Musnah 1 Kurikulum-Kurikulum Diklat

2 Modul-Modul Diklat Selama


3 Panduan Fasilitator

4 Saran/ Rekomendasi Penyelenggaraan Diklat 1 tahun 2 tahun Musnah

5 Notulen Sosialisasi/ Rapat Koordinasi Kebijakan

Diklat 1 tahun 2 tahun Musnah

6 Rencana Tahunan Diklat 2 tahun 2 tahun Musnah

7 Rencana Penyelenggaraan Diklat 2 tahun 2 tahun Musnah

8 Penyelenggaraan Diklat

1 tahun 2 tahun

Musnah kecuali

sertifikat/STTPL

permanen

- Surat Pemanggilan Peserta

- Surat keputusan tim penyelenggara diklat

- Surat keputusan tim pengajar diklat

- Panduan Diklat

- Laporan penyelenggaraan dikat

- Sambutan pembukaan dan penutupan dikat

- Daftar Peserta Diklat

- Bahan Ajar Diklat

- Daftar Hadir Peserta Diklat

- Daftar Hadir Widyaiswara

- Formulir evaluasi peserta diklat

- Formulir evaluasi widyaiswara

- Sertfikat/ STTPL

9 Jenis Diklat :


- Diklat prajabatan

- Diklat kepemimpinan

- Diklat fungsional

- Diklat teknis

10 Akreditasi lembaga Diklat

Selama


- Surat permohonan akreditasi

- Laporan hasil verifikasi lapangan

- Berita acara rapat tim penilai

- Surat keputusan penetapan akreditasi

- Sertifikasi akreditasi

- Laporan akreditasi lembaga diklat

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

11 Sertifikasi Sumber Daya Manusia

Selama


- Surat permohonan Sertifikasi

- Laporan hasil verifikasi lapangan

- Berita acara rapat tim penilai

- Surat keputusan penetapan Sertifikasi

- Sertifikat Sertifikasi

- Laporan Sertifikasi indvidual

12 Sistem informasi diklat

1 tahun

setelah

diperbaharu

i

5 tahun Musnah

- Data lembaga diklat

- Data prasarana diklat

- Data sarana diklat

- Data pengelola diklat

- Data penyelenggara diklat

- Data program diklat

13 Registrasi sertifikat/ STTPL peserta diklat

15 tahun 10 tahun Permanen - Surat permohonan kode registrasi

- Buku registrasi

- Surat penyampaian kode registrasi

14

Pengelolaan data dan informasi diklat

1 tahun

setelah

update data

2 tahun Musnah

15 Laporan penyelenggaran Diklat 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

16 Evaluasi :

2 tahun 3 tahun Dinilai kembali - Penyelenggaraan Diklat

- Sistem diklat


REKTOR,

ttd

FASICH

NIP. 19461231 197412 1 001

Salinan sesuai dengan aslinya Sekretaris Universitas,

ttd,

Dr. M. Hadi Shubhan, S.H., M.H., CN. NIP. 19730406 200312 1 002

LAMPIRAN III KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA




JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN

PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA

UNIVESITAS AIRLANGGA

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1 Formasi Pegawai 2 tahun,

setelah tahun

anggaran

2 tahun Musnah a. Usulan dari Unit Kerja

b. Usulan Permintaan Formasi kepada Menpan dan

RB dan Kepala BKN 2 tahun,

setelah tahun

anggaran

3 tahun Musnah c. Persetujuan Menpan dan RB

d. Penetapan Formasi

e. Penetapan Formasi Khusus

2 tahun,

setelah

realisasi

3 tahun Permanen

2 Pengadaan Pegawai:

2 tahun,

setelah semua

diangkat PNS

2 tahun Musnah a.

Proses Penerimaan Pegawai meliputi:

1 Pengumuman

2 Seleksi Administrasi

3 Pemanggilan Peserta Test

4 Pelaksanaan Ujian Tertulis

5 Keputusan Hasil Ujian

6 Wawancara

b. Penetapan Pengumuman Kelulusan

2 tahun,

setelah semua

diangkat PNS

2 tahun Musnah

c. Berkas Lamaran yang Tidak Diterima

1 tahun,

setelah tahun

anggaran

- Musnah

d. Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP - - Masuk berkas

perorangan

e.

Nota Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri

Sipil (CPNS)

1 tahun,

setelah Surat

Keputusan 2 tahun Masuk berkas

perorangan menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS) lebih dari 2

(dua) tahun

(SK)

ditetapkan

f. Surat Keputusan CPNS/PNS Kolektif

2 tahun,

setelah

Petikan SK

ditetapkan

3 tahun Dinilai Kembali

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

3 Pembinaan Karir Pegawai

1 tahun,

setelah SK

ditetapkan

2 tahun Musnah a.

Diklat/Kursus/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Ijin

Belajar Pegawai

- Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Ijin

- Laporan Kegiatan Pengembangan Diri

b. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan

(STTPL)/Sertifikat - -

Masuk berkas

perorangan

c. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)/

Standar Kinerja Pegawai (SKP)

1 tahun,

setelah SK

ditetapkan

3 tahun Musnah

d. Daftar Usul Penetapan Angka Kredit

1 tahun

anggaran

berjalan

2 tahun

Musnah, kecuali

SK PAK masuk

berkas perorangan

e.

Disiplin Pegawai 1 tahun

anggaran

berjalan

2 tahun Musnah - Daftar Hadir

- Rekapitulasi Daftar Hadir

f. Berkas Hukuman Disiplin

1 tahun

anggaran

berjalan

2 tahun

Musnah, kecuali

BAP dan SK

masuk berkas

perorangan

g. Penghargaan dan Tanda Jasa

2 tahun

setelah SK

ditetapkan

2 tahun

Musnah, kecuali

SK masuk

berkas

perseorangan

4

Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai

1 tahun,

setelah

memperoleh

keputusan

tetap

5 tahun

Dinilai kembali,

kecuali SK

Penetapan masuk

berkas perorangan

5 Mutasi Pegawai

1 tahun,

setelah SK

ditetapkan

2 tahun

Musnah, kecuali

Nota dan SK

masuk berkas

perorangan a.

Alih Status, Pindah Instansi, Pindah Wilayah

Kerja, Diperbantukan, Dipekerjakan, Penugasan

Sementara, Pemindahan Sementara, Mutasi antar

Unit

b. Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN - - Masuk berkas

perorangan

c.

Mutasi Keluarga

- - Masuk berkas

perorangan

- Surat Izin Pernikahan/Perceraian

- Surat Penolakan Izin Pernikahan/Perceraian

- Surat Nikah/Cerai

- Akte Kelahiran Anak

- Surat Keterangan Meninggal Dunia

d. Usul Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan

1 tahun

setelah SK

ditetapkan

2 tahun

Musnah, kecuali

Nota dan SK

masuk berkas

perorangan

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

e. Usul Pengangkatan dan Pemberhentian dalam

Jabatan Struktural/Fungsional

1 tahun

setelah SK

ditetapkan

2 tahun Musnah, kecuali

SK masuk berkas

perorangan

f. Usul Penetapan Perubahan Data

Dasar/Status/Kedudukan Hukum Pegawai

1 tahun

setelah SK

ditetapkan


Surat Persetujuan

dan SK masuk

berkas perorangan

g. Peninjauan Masa Kerja

2 tahun

setelah SK

ditetapkan


Nota dan SK

masuk berkas

perorangan

h. Berkas Baperjakat

1 tahun

setelah SK

ditetapkan

5 tahun Musnah

6 Administrasi Pegawai 2 tahun

setelah

pelaksanaan

2 tahun

Musnah, kecuali

SK masuk berkas

perorangan a. Surat Perintah Dinas/Surat Tugas

b. Cuti Besar

1 tahun

setelah SK

ditetapkan

- Masuk Berkas

perorangan

c. Cuti Sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan

1 tahun

setelah

pelaksanaan

2 tahun Musnah

d. Cuti Alasan Penting

1 tahun

setelah

pelaksanaan

2 tahun Musnah

e. Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)

3 tahun

setelah

pelaksanaan

- Masuk berkas

perorangan

f.

Dokumentasi Identitas Pegawai

1 tahun

setelah

identitas

ditetapkan

2 tahun Musnah

- Usul Penetapan Karpeg/KPE/Karis/Karsu

- Keanggotaan organisasi profesi/kedinasan

- Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P)

- Keterangan Penerimaan Pembayaran

Penghasilan Pegawai (KP4)

g. Berkas Kepegawaian dan Daftar Urut

Kepangkatan (DUK) 2 tahun - Musnah

7 Kesejahteraan Pegawai

2 tahun - Musnah

a. Berkas tentang Layanan Pemeliharaan Kesehatan

Pegawai

b. Berkas tentang Layanan Asuransi Pegawai

c. Berkas tentang Layanan Tabungan Perumahan

d. Berkas tentang Layanan Bantuan Sosial

e. Berkas tentang Layanan Olahraga dan Rekreasi

f. Berkas tentang Layanan Beras/Pakaian Dinas

g. Berkas tentang Layanan Pengurusan Jenazah

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

8

Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun

1 tahun

setelah SK

ditetapkan

2 tahun Masuk berkas

perorangan

9

Perselisihan/Sengketa Kepegawaian

1 tahun

setelah

memperoleh

keputusan

yang bersifat

tetap

2 tahun

setelah

hak dan

kewajiban

nya habis

Dinilai Kembali

10 Usul Pemberhentian dan Penetapan Pensiun

Pegawai/Jandanya/ Dudanya & PNS yang tewas

1 tahun

setelah SK

ditetapkan

2 tahun

Musnah, kecuali

SK masuk berkas

perorangan

11 Berkas Perseorangan Pegawai Negeri Sipil :

1 tahun

setelah

berhenti/pen-

siun

2 tahun

setelah

hak &

kewajiban

nya habis

Musnah, kecuali

Rektor dan

Pimpinan

Universitas

Airlangga

lainnya yang

secara individual

ditentukan oleh

instansi dan PNS

yang

berjasa/terlibat

peristiwa berskala

nasional

Permanen

a Berkas lamaran yang diterima

b Nota Penetapan NIP dan Kelengkapannya

c Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN

d S.K. Pengangkatan CPNS

e Hasil Pengujian Kesehatan

f S.K. Pengangkatan PNS

g S.K. Peninjauan Masa Kerja

h S.K. Kenaikan Pangkat

i Surat Pernyataan Melaksanakan

Tugas/Menduduki

Jabatan/Surat Pernyataan Pelantikan

j S.K.Pengangkatan dalam atau Pemberhentian

dari Jabatan Struktural/Fungsional

k S.K.Perpindahan Wilayah Kerja

l S.K. Perpindahan Antar Instansi

m S.K. Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)

n Berita Acara Pemeriksaan

o S.K.Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS

p S.K.Perbantuan/Dipekerjakan di luar Instansi

Induk

q S.K.Penarikan Kembali dari

Perbantuan/Dipekerjakan

r S.K.Pemberian Uang Tunggu

s S.K.Pembebasan dari Jabatan Organik karena

diangkat sebagai Pejabat Negara.

t SK. Pengalihan PNS

u S.K.Pemberhentian sebagai PNS

v S.K.Pemberhentian Sementara

w Surat Keterangan Pernyataan Hilang

x Surat Keterangan Kembalinya PNS yang

dinyatakan hilang

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU


AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

y S.K.Penggantian Nama

1 tahun

setelah

berhenti/pen-

siun

2 tahun

setelah

hak &

kewajiban

nya habis

Musnah, kecuali

Rektor dan

Pimpinan

Universitas

Airlangga

lainnya yang

secara individual

ditentukan oleh

instansi dan PNS

yang

berjasa/terlibat

peristiwa berskala

nasional

Permanen

z Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran

aa Akta Nikah/Cerai

bb Akta Kelahiran

cc Isian Formulir PUPNS

dd Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji PNS

dan Jabatan

ee Surat Permohonan Menjadi Anggota Parpol

ff Surat Keterangan Mutasi Keluarga

gg Surat Keterangan Meninggal Dunia/Hilang

hh Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan

jj Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional

jj Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus

kk Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala

ll Surat Tugas/Ijin Belajar Dalam/Luar Negeri

m

m

Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri

nn Kartu Pendaftaran Ulang (Kardaf) PNS

oo Ijasah/Sertifikat

pp S.K.Penempatan/Penarikan Pegawai

qq S.K.Pengangkatan pada Jabatan di luar Instansi

Induk

rr Surat Pertimbangan Status PNS

ss S.K.Pengaktifan Kembali Sebagai PNS

tt Surat Pernyataan Pengunduran Diri dari

Jabatan Organik karena dicalonkan sebagai

Kepala/ Wakil Kepala Daerah.

uu SK Pensiun


REKTOR,

ttd

FASICH

NIP. 19461231 197412 1 001


9061 SK Pedoman JRA - unair.ac.idunair.ac.id/filer/KR-9061-2013'.pdf · komprehensif, KKL, PPL,...

Documents

Transcript of 9061 SK Pedoman JRA - unair.ac.idunair.ac.id/filer/KR-9061-2013'.pdf · komprehensif, KKL, PPL,...