5S

Tujuan Pelatihan

• Dapat memahami konsep 5 S

• Mengetahui urutan pelaksanaan 5 S

• Mengetahui penggunaan 5 S di tempat kerja

• Mampu melakukan Audit 5 S

• Memahami penerapan visual control

• Mampu mengidentifikasi Seven Waste (Tujuh Pemborosan) dan cara menghilangkannya

• Dapat menghitung cost saving dari implementasi 5 S

Apa Itu 5SUrutan 5S Tindakan Slogan

1Seiri/ Sort/ Ringkas

Pindahkan barang yang tidakdiperlukan dari tempat kerjaAnda

“Bila mengganggu,BUANG saja”

2Seiton/

Straighten/ Rapi

Tempatkan segalanya sesuaikegunaan

“TEMPAT untuksemua, dan semuapada TEMPATNYA”

3Seiso/ Sweep/

Resik

Bersihkan dan hilangkansumber kekotoran

“Cara terbaik untukBERSIH adalah

dengan tidak perlumembersihkan”

4Seiketsu/

Standardize/ Rawat

Buat menjadi rutin dan standarsesuatu yang sudah baik

“LIHAT dan KENALI apa yang harus

dikerjakan”

5Shitsuke/ Self-

discipline/ Rajin

Pertahankan denganmembuat 5S menjadikebiasaan

“Semakin sedikit kitaberusaha DISIPLIN,

semakin baik”

Tujuan Aktivitas 5S

• Menciptakan lingkungan kerja yang aman dan nyaman

• Meningkatkan produktivitas kerja

• Kepuasan pelanggan melalui peningkatan mutu

• Mencapai tingkat kedisiplinan yang tinggi

Nilai Tambah Aktivitas 5S

• Memberi Anda kesempatan untuk memberikan masukan kreatif terkait dengan pengaturan tempat kerja Anda dan bagaimana Anda dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih baik

• Membuat pekerjaan Anda lebih memuaskan

• Membuat Anda nyaman bekerja di meja Anda

• Menghilangkan penghalang dan frustasi dalam pekerjaan Anda.

• Membuat lebih mudah berkomunikasi dengan rekan sekerja.

Seiri / RingkasPENGERTIAN

• MEMISAHKAN BARANG YANG PERLU DENGAN BARANG YANG TIDAK PERLU

• MENYINGKIRKAN BARANG YANG TIDAK PERLU

• BARANG YANG TIDAK PERLU ADALAH BARANG YANG TIDAK/BELUM/JARANG DIPERGUNAKAN PADA SAAT INI

INGAT : TIDAK ADA KATEGORI BARANG YANG NANTI MUNGKIN DIPERLUKAN

SASARAN

• MENGHINDARI ADANYA BARANG-BARANG BERSERAKAN, BERTUMPUK, TERLALU LAMA DISIMPAN ATAU TERCECER

MANFAAT

• MENCIPTAKAN EFISIENSI TEMPAT KERJA• MEMUDAHKAN KONTROL DAN PERAWATAN TERHADAP

BARANG FASILITAS• MEMUDAHKAN MOBILITAS MANUSIA DAN BARANG• MENGURANGI STRESS SAAT MENCARI ALAT YANG SERING

DIGUNAKAN

Seiri / Ringkas

4 LANGKAH MENUJU

RINGKAS

• PENYERAGAMAN PEGERTIAN ATAS KONDISI DAN MANFAAT RINGKAS

• MELAKSANAKAN KEGIATAN MERINGKAS

• PEMERIKSAAN SECARA BERKALA TERHADAP KONSISTENSI KONDISI RINGKAS

• MELEMBAGAKAN RINGKAS SEBAGAI BAGIAN DARI STANDAR PERUSAHAAN

Seiri / Ringkas

LANGKAH PENERAPAN:

• PISAHKAN BARANG YANG DIPERLUKAN DAN YANG

TIDAK DIPERLUKAN

• KELUARKAN BARANG YANG TIDAK DIPERLUKAN DARI TEMPAT KERJA

• KELUARKAN BARANG-BARANG YANG BERLEBIH DARI TEMPAT KERJA, TERMASUK BARANG YANG DIKERJAKAN, PASOKAN, BARANG PRIBADI , PERALATAN, DAN MESIN

• GUNAKAN LABEL MERAH UNTUK MEMBUANG BARANG-BARANG YANG TIDAK DIPERLUKAN

• SIMPAN BARANG-BARANG YANG DIGUNAKAN OLEH BANYAK ORANG PADA TEMPAT PENYIMPANAN BERSAMA

• TUNJUK PERSONIL UNTUK MENGELOLA TEMPAT PENYIMPANAN BERSAMA

• SEDAPAT MUNGKIN SIMPAN BARANG-BARANG YANG HANYA DIGUNAKAN OLEH SATU ORANG PADA TEMPAT KERJANYA

Seiri / Ringkas

No. Label Merah

Tanggal Diberi Label

Departemen

1 Persediaan

2 Mesin dan Perlengkapannya

3 Alat Bantu

4 Gambar

5 Lain-lain (Jelaskan)

Jumlah

Nilai Total (Rp)

Tanggal

a Pindah ke Lokasi Label Merah

b Dibuang

c Pindah ke Lokasi Lain

d Dibiarkan Tetap di Lokasi

LABEL MERAH

Disposisi/Evaluasi

Keterangan

Kategori

• Evaluasi Barang-Barang Berlabel Merah

• Dokumentasikan Hasil Penempelan Label

• Setelah satu minggu di lokasi label merah, barangberlabel harus:

•Dibuang jika dianggap tidak diperlukan – jual, pindah, buang

•Disimpan, jika dianggap diperlukan

Seiri / Ringkas

OBJEK AKTIVITAS RINGKAS

• INVENTORY : material dan produk jadi

• SARANA KERJA: pallet, forklift, handlift, tools, papan nama, papan

pengumuman, meja kerja, kursi, dll

• LOKASI : lantai, rak barang/dokumen, ruangan

• DOKUMEN : catatan, edaran, notulen, laporan/’report, instruksi kerja,

memo intern, form kosong, dll.

• MESIN : mesin produksi, komputer, mesin penghancur kertas, dll.

• PERLENGKAPAN KANTOR: folder, binder, map dokumen, lemari, tempat

alat tulis dll.

• ALAT TULIS : pensil, ballpoint, fulpen, penghapus, klip kertas dll.

• PERALATAN KERJA : tang, obeng, kunci-kunci, dll.

• LAIN-LAIN : kartu nama, buku, majalah, koran, dll.

Seiri / Ringkas

Identifikasi Pemilahan• Pilahkan barang yang diperlukan dan tidak diperlukan

diatas meja Anda.

• Sebutkan yang tidak diperlukan sekarang.

Seiton / Rapi

PENGERTIAN:

• Menempatkan/menata barang pada tempat yang paling tepat

• Tiap barang memiliki tempat tertentu

• Memberi tanda, petunjuk, alamat, batas pada tiap

barang/tempat penyimpanan

• Menentukan prioritas penempatan berdasarkan frekwensi

pemakaian, mis: selalu dipakai, sering dipakai, jarang dipakai

TUJUAN:

• Menghilangkan kegiatan yang tidak perlu

• Menghilangkan ketidakpastian peletakan barang

• Mengurangi resiko kehilangan/kesalahan pengambilan

Manfaat:

• Menempatkan/menata barang pada tempat yang

paling tepat

• Tiap barang memiliki tempat tertentu, mudah menemukan kembali

• Memberi tanda, petunjuk, alamat, batas pada tiap barang/tempat

penyimpanan sehingga orang lain dapat mencari dan membantu

mengambil saat diperlukan

• Menentukan prioritas penempatan berdasarkan frekwensi

pemakaian, mis: selalu dipakai, sering dipakai, jarang dipakai

Seiton / Rapi

5 LANGKAH MENUJU RAPI:

• pengelompokan barang (mis: jenis, ukuran, bentuk, fungsi)

• persiapan tempat

• pemberian tanda batas antara tempat

• pemberian tanda pengenal/ identifikasi barang

• peta/denah penempatan barang

Seiton / Rapi

LANGKAH PENERAPAN:

• Buat denah /layout untuk semua area penempatan barang

• Buat identitas pada masing-masing lokasi/tempat simpan dengan

identitas yang jelas (nama, kode, jumlah, lama penyimpanan, dll)

• Gunakan teknik pewarnaan untuk memudahkan identifikasi

• Letakkan di lokasi simpan sesuai dengan prioritas yang telah

ditentukan (mis: frekwensi penggunaan)

• Tempatkan barang yang frekwensi penggunaannya tinggi pada

tempat terdekat

Seiton / Rapi

Prosedur Rapi

SIAPA

SAJA

SEGERA

1. DAPAT MELIHAT

2. DAPAT MENGELUARKAN

3. DAPAT MENGEMBALIKAN

STANDAR PENYIMPANAN

DIMANA?

APA?

BERAPA?

POSISI TETAP

BARANG TETAP

JUMLAH TETAP

3 KUNCI

STANDAR PELABELAN

1. DIMANA?

2. APA?

3. BERAPA?

POSISI TETAP (TEMPAT)

BARANG TETAP (IDENTIFIKASI)

JUMLAH TETAP (JUMLAH)

PENENTUAN

•AREA

•SUB AREAPENENTUAN

•RAK

•BARANG

PENENTUAN

•JML MAX

•JML MIN

3 KUNCI

Prosedur Rapi

AREA WARNA CATATAN

AREA KERJA HIJAU

LORONG JINGGA CAT BERSINAR

AREA ISTIRAHAT BIRU

GUDANG ABU-ABU

STANDAR PEWARNAAN LANTAI

Prosedur Rapi

AREA JENIS WARNA LEBAR BENTUK

AREA KERJA Garis pemisahTempat keluar/masukTanda pintu terbukaGaris arus lalu lintas

KuningKuningKuningKuning

10 cm10 cm10 cm

Garis tdk putusGaris putusGaris putusPanah

AREABERBAHAYA

Garis selang seling Kuning& Hitam

Sesuaitempat

Garis tidak putus

AREASIMPAN

Sedang dikerjakanMeja KerjaTempat sampahBarang cacat/scrap

PutihPutihPutihPutih

5 cm5 cm3 cm5 cm

Garis tdk putusGaris sudutGaris putusGaris putus

STANDAR PEWARNAAN GARIS LANTAI

Prosedur Rapi

Aturlah Kantor Anda

Telepon Oh Telepon.....!

• Jika tidak kidal, taruh telepon pada SISI KIRI meja sehingga Anda dapat menerima telepon sambil mencatat

• Jangan merasa terbebani untuk selalu MENGANGKAT telepon setiap kali berdering. Lebih baik sediakan layanan voice mail selama pekerjaan yang tidak dapat ditunda.

• Beritahukan melalui voice mail Anda bahwa Anda akan MENELEPON BALIK dan lakukan pemeriksaan pada voice mail Anda.

• VOICE MAIL juga dapat digunakan sebagai pengingat dan perekam terhadap apa yang Anda butuhkan, Bagaimana menghubungi Anda dan kapan saat yang tepat menghubungi Anda.

• Daripada meninggalkan pesan, Tanyakan adakah

ORANG LAIN yang dapat membantu Anda. Ini dapat

lebih membantu dan mempercepat pekerjaan.

• Ketika Anda meninggalkan pesan pada orang saat

menelepon, mintalah orang tersebut MENGULANG pesan

Anda, agar menghindari kesalahan.

• Hargai waktu orang lain dengan mencatat atau

mempersiapkan SEBELUM menelepon, hal – hal yang akan diperbincangkan atau ditanyakan.

• Pelajari semua FUNGSI telepon Anda dan gunakan dengan efektif.

Telepon Oh Telepon.....!

• KURSI yang Ergonomis akan membantu Anda lebih produktif. Kursi Ergonomis dimana Anda dapat menapakkan kaki secara rata di lantai, paha paralel dengan lantai dan tulang punggung Anda dapat ditegakkan.

• Jika kursi Anda terlalu tinggi, gunakan penyangga kaki yang membantu Anda duduk pada posisi yang tepat.

• Tempatkan semua yang Anda sering gunakan dalam JANGKAUAN TANGAN Anda. Jangan sampai tanggan Anda melakukan memutar, meregang atau menanjak untuk meraih sesuatu.

• Gunakan keyoard tray untuk memposisikan tangan Anda tepat di keyboard dengan faktor lelah terkecil dan menjaga pinggang Anda tetap tegak saat mengetik.

Dimana Anda Duduk...?

• Jangan hanya simpan pekerjaan

Anda dalam 1 FOLDER DASAR,

gunakan pemilahan identitas atau partisi lain dan tetapkan standar penamaannya.

• Buat direktori untuk menyimpan E-MAIL sesuai dengan topik atau pengirim.

• HAPUS file / program yang sudah tidak terpakai 1 tahun 1 kali

Para Pecinta Komputer

Meja Yang Indah• Gunakan KOTAK KECIL dalam laci untuk

menyimpan klip, pembuka surat, staples, selotip, lem dan atk lain agar teratur.

• Pilih tempat penyimpanan surat seperti TRAY BERTINGKAT yang dapat menampung seluruh ukuran surat.

• Buatlah aturan MINIMUM STOK atk dan belilah saat atk telah mencapai minimum stok. Lakukan pula pemantauan terhadap KARTU STOK.

• Jika Anda memiliki gudang ATK, belilah ATK secara GROSIR sehingga lebih menghemat uang Anda karena harganya relatif murah.

• Siapkan KOTAK SAMPAH didekat Anda biasa memilah surat masuk agar mudah dalam membuang surat yang tidak terpakai.

• Gunakan format STANDAR pada form, laporan atau checklist yang memudahkan Anda untuk langsung mengisinya sehingga menghemat waktu Anda

Bagaimana File dan Laporan Anda disimpan?• Buat sistem penyimpanan file dengan pemisahan

KATEGORI dan bagilah masing – masing dalam subkategorinya serta susun dalam urutan Abjad (agar mudah mencarinya)

• Awali nama folder dengan KATA BENDA, bukan kata kerja / sifat. Contoh : "clients: current" bukan "current clients."

• FILE YANG SERING DIAKSES seperti daftar telepon, katalog, dsb sebaiknya disimpan dimeja Anda.

• Jika Anda memiliki tempat terbatas, sebaiknya gunakan JASA PENYIMPANAN DOKUMEN diluar perusahaan.

• Satukan dokumen yang berhalaman banyak dengan STAPLES, bukan klip kertas yang akan menempel pada dokumen lain.

• Tentukan MASA SIMPAN masing – masing dokumentasi dan disposisikan dokumentasi tersebut saat sudah kadaluwarsa.

Sudahkah Anda Rapi Hari Ini ?

Visual Control (Pengendalian Visual

Pengendalian VisualSUATU SISTEM PENGENDALIAN YANG MERUPAKAN ALAT BANTU

DARI PENERAPAN RAWAT

TUJUAN:

• MEMASTIKAN MASALAH, KETIDAKNORMALAN, ATAU

PENYIMPANGAN DARI STANDAR DAPAT LANGSUNG DIKETAHUI

OLEH SETIAP ORANG

• MEMPERCEPAT DILAKSANAKANNYA TINDAKAN PERBAIKAN

BENTUK-BENTUK PENGENDALIAN VISUAL:

• WARNA

• GARIS

• LAMPU

CONTOH PENGENDALIAN VISUAL

• PAPAN PETUNJUK LETAK BARANG

• MODEL/WARNA MAP UNTUK MASING-MASING JENIS

ARSIP

• GARIS TEMPAT PELETAKAN BARANG YANG TETAP

• ARAH PETUNJUK LOKASI BARANG

• LABEL DSB

• TEMPAT PENYIMPANAN YANG TRANSPARAN

Pengendalian Visual

Seiso / Resik

PENGERTIAN:

• KEBERSIHAN DISEGALA BIDANG (LINGKUNGAN, MATERIAL,

ALAT, ORANG, DLL)

• KEBERSIHAN DISETIAP SAAT OLEH KITA MASING-MASING

TUJUAN DAN MANFAAT:

• MENJAGA KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA

• MENCIPTAKAN TEMPAT KERJA YANG INDAH DAN NYAMAN

• MENCEGAH KERUSAKAN TERHADAP BENDA KERJA

• MENINGKATKAN SEMANGAT KERJA PARA PEKERJA

4 LANGKAH MENUJU RESIK:

• MEMPERSIAPKAN SARANA

KEBERSIHAN

• MELAKSANAKAN KEGIATAN

PEMBERSIHAN SECARA TERATUR

• PEREMAJAAN TEMPAT KERJA

• PELESTARIAN RESIK,

SENANTIASA MEMELIHARA

KEBERSIHAN

Seiso / Resik

LANGKAH PENERAPAN:

• TENTUKAN PENANGGUNG JAWAB AREA

• BERSIHKAN SEGALA SESUATU DENGAN

MENGGUNAKAN ALAT SEPERLUNYA

TAPI MEMADAI

• HILANGKAN SUMBER-SUMBER YANG

MEMBUAT KOTOR

• BERI PENERANGAN YANG CUKUP

• LAKUKAN PEMERIKSAAN HARIAN YANG

BERKESINAMBUNGAN

Seiso / Resik

Mengapa Anda Bersih ?

• Apakah keuntungan Anda bersih ?

• Apakah keuntungan Tempat Kerja Anda bersih ?

• Sebutkan 2 kesulitan menjadi bersih

Seiketsu / Rawat

PENGERTIAN

• PEMELIHARAAN TERHADAP KEADAAN YANG TERTATA DAN

BERSIH DENGAN MENGIKUTI DISIPLIN 3S YANG TELAH

DILAKSANAKAN

TUJUAN DAN MANFAAT:

• TERJAGANYA LINGKUNGAN DALAM KONDISI TETAP BAIK

• MENJAGA AGAR ALAT KERJA SELALU SIAP PAKAI

• MENJAGA MUTU HASIL KERJA

• MENCEGAH PEKERJAAN SIA-SIA TERUS BERULANG

5 langkah menuju rawat

• Penentuan butir kendali

• Penetapan kondisi tak wajar

• Menetapkan mekanisme pantau

• Tindak lanjut penyimpangan

• Pemeriksaan berkala

Seiketsu / Rawat

LANGKAH PENERAPAN

• Lakukan monitoring sesuai dengan tanggung jawab area

masing-masing

• Biasakan untuk mengembalikan barang yang habis dipakai ke

tempat asalnya

• Budayakan 3 prinsip tidak:

– Tidak ada barang yang tak diperlukan disekitar kita

– Tidak ada barang berserakan disekitar kita

– Tidak ada kotoran/sampah disekitar kita

Seiketsu / Rawat

Shitsuke / Rajin

PENGERTIAN:

• MELAKUKAN SEGALA SESUATU DENGAN BENAR

SESUAI KETENTUAN.

TUJUAN:

• MEMBUDAYAKAN 5S SEBAGAI SARANA UNTUK

MENCIPTAKAN KONDISI TEMPAT KERJA YANG LEBIH

BAIK

4 LANGKAH MENUJU RAJIN

• PENETAPAN TARGET BERSAMA

• TELADAN DARI ATASAN

• PEMBINAAN HUBUNGAN KARYAWAN

• KESEMPATAN BELAJAR BAGI

KARYAWAN

Seiketsu / Rawat

Garis Besar Penerapan 5S

BENTUK PANITIA PENERAPAN 5S

• Susun rencana untuk tiap S/R

• Pencanangan awal program 5S oleh pimpinan perusahaan

• Tentukan hari dimana setiap orang membersihkan dan menata

tempat kerjanya masing-masing

• Evaluasi hasil penerapan 5S melalui:

– Kegiatan patroli 5S

– Audit 5S

• Laksanakan tindakan perbaikan atas temuan

Menuju Sukses Implementasi 5S• Libatkan semua orang

• Integrasikan 5S dalam pekerjaan sehari – hari

• Komunikasikan pentingnya 5S, peran para peserta dan bagaimana 5S di implementasikan

• Konsisten dalam melaksanakan 5S di semua area

• Pastikan senior management terlibat. Komitmen mereka jelas dibutuhkan.

• Ikuti sesuai urutan. Tuntaskan apa yang sudah dimulai. Hubungkan 5S dengan aktifitas perbaikan berkesinambungan

• Pastikan 5S adalah menyenangkan

Saya tahu ini berantakan, tapi saya tahu dimana semuanya

berada........

Before After

Before After

Before After

Before

Before

BeforeAfter

After

After

Before After

Beberapa Keuntungan:•Mudah mencari alat •Perbaikan meja kerja dapat menghemat waktu untuk melakukan set-up •Mendapatkan 10% atau lebih tempat kosong di area kerja

BeforeAfter

Before After

Tiap nama pekerja

diurutkan berdasarkan

huruf untuk memudahkan

akses.

Penyusunan binder yang memudahkan mendeteksi

kekurangan dan urutan