5.1 Modul Pedoman Teknis SPIP: Pemantauan Berkelanjutan

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS

PENYELENGGARAAN SPIP

SUB UNSUR

PEMANTAUAN BERKELANJUTAN

(5.1)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009

TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

5.1 Pemantauan Berkelanjutan i

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan

Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan

salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas

sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab

menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-

masing.

Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan

tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:

1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;

2. sosialisasi SPIP;

3. pendidikan dan pelatihan SPIP;

4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan

5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern

pemerintah.

Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka

penerapan unsur-unsur SPIP, yaitu:

1. lingkungan pengendalian;

2. penilaian risiko;

3. kegiatan pengendalian;

4. informasi dan komunikasi; dan

5. pemantauan pengendalian intern.

5.1 Pemantauan Berkelanjutan ii

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan

SPIP, BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum

Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman

tentang hal-hal apa saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan

dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman

tersebut dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan

masing-masing sub unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur

ini merupakan acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan

dalam penyelenggaraan sub unsur SPIP.

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP Sub unsur

Pemantauan Berkelanjutan pada unsur Pemantauan merupakan

acuan yang memberikan arah bagi instansi pemerintah pusat dan

daerah dalam menyelenggarakan sub unsur tersebut, dan dapat

disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi, yang

meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut.

Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,

masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat

diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009

Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno

NIP 19500910 197511 1 001

5.1 Pemantauan Berkelanjutan iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................. i

DAFTAR ISI ................................................................................ iii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ......................................................... 1

B. Sistematika Pedoman ............................................... 2

BAB II GAMBARAN UMUM

A. Pengertian ................................................................ 6

B. Tujuan dan Manfaat .................................................. 8

C. Parameter Penerapan .............................................. 9

D. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 14

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN

A. Tahap Persiapan ..................................................... 17

B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 20

C. Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil Pemantauan

Berkelanjutan ............................................................ 23

D. Tahap Pelaporan ...................................................... 29

BAB IV PENUTUP

5.1 Pemantauan Berkelanjutan iv

5.1 Pemantauan Berkelanjutan 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun

2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP),

para menteri/ pimpinan lembaga, gubernur, bupati/walikota wajib

melakukan pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan

pemerintahan. Pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan

pemerintahan tersebut dilaksanakan dengan berpedoman

kepada sistem pengendalian intern pemerintah, sebagaimana

diatur dalam peraturan pemerintah tersebut.

Pimpinan instansi pemerintah wajib melakukan

pemantauan terhadap kinerja sistem pengendalian intern

pemerintah untuk memastikan bahwa sistem telah berjalan

efektif. Pemantauan sistem pengendalian intern dilaksanakan

melalui pemantauan berkelanjutan (on going monitoring),

evaluasi terpisah (separate evaluation), serta tindak lanjut

rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya.

Untuk meningkatkan efektivitas pemantauan sistem

pengendalian intern tersebut, diperlukan Pedoman Teknis

Penyelenggaraan SPIP. Sesuai dengan amanah Peraturan

Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, BPKP memiliki kewajiban

untuk menyusun pedoman teknis dimaksud. Pedoman ini

merupakan pedoman tentang hal-hal apa saja yang perlu

dibangun dan dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan

SPIP.


Buku ini merupakan Pedoman Teknis Pemantauan

Berkelanjutan atas Sistem Pengendalian Intern di lingkungan

pemerintahan pusat dan daerah yang merupakan bagian yang

tak terpisahkan dari Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP

lainnya.

Pedoman ini disusun dengan tujuan agar tersedia standar

acuan yang memberi arah bagi instansi pemerintah pusat dan

daerah dalam melaksanakan pemantauan penyelenggaraan

sistem pengendalian intern. Dalam penerapannya, pedoman

ini hendaknya disesuaikan dengan karakteristik masing-masing

instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas

instansi tersebut.

B. Sistematika Pedoman

Sistematika penyajian Pedoman Teknis Pemantauan

Berkelanjutan ini adalah sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab ini menguraikan latar belakang perlunya pedoman,

tujuan dan ruang lingkup pedoman, serta sistematika

pedoman.

Bab II Gambaran Umum Pemantauan Berkelanjutan

Bab ini menguraikan pengertian, maksud, tujuan, dan

parameter penerapannya.

Bab III Langkah-Langkah Penerapan Pemantauan

Berkelanjutan

Bab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu

dilaksanakan dalam menerapkan sub unsur

Pemantauan Berkelanjutan, yang terdiri dari tahap

persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan


Bab IV Penutup

Bab ini merupakan penutup, yang berisi hal-hal

penting yang perlu diperhatikan kembali dan penjelasan

atas penggunaan pedoman ini.


BAB II

GAMBARAN UMUM

Pemantauan sistem pengendalian intern adalah suatu proses

penilaian kualitas kinerja pengendalian intern dalam suatu periode

tertentu. Pemantauan pengendalian intern pada dasarnya adalah

memastikan bahwa sistem pengendalian intern pada suatu instansi

pemerintah berjalan sesuai dengan yang diharapkan dan perbaikan-

perbaikan yang diperlukan telah dilaksanakan sesuai dengan

perkembangan.

Sebagai ilustrasi dari halaman 45 Guidelines for Internal

Control Standards for the Public Sector INTOSAI menyatakan:

“Internal Auditors regularly provide information about the functioning

of internal control, focusing considerable attention on evaluating the

design and operation of internal control.”. Artinya, auditor intern

secara berkala memberikan informasi terkait fungsi-fungsi dari

pengendalian intern yang menitikberatkan pada evaluasi atas desain

dan operasional dari pengendalian intern tersebut. Dengan

demikian, terkait pengembangan Sistem Pengendalian Intern

di instansi pemerintah yang berkaitan dengan unsur pemantauan

(monitoring), pimpinan instansi pemerintah harus memahami bahwa:

1. Penilaian atau evaluasi atas SPI adalah sesuatu hal yang biasa

dilakukan;

2. Pihak yang dapat melakukan penilaian tersebut adalah pihak

yang tidak terkait dengan kegiatan dan independen, seperti unit

lain dalam organisasi, APIP, konsultan, atau auditor eksternal.


Dalam penilaian atas SPI, fokus perhatian yang besar

diarahkan kepada rancangan/desain dan operasional dari

pengendalian intern. Rancangan dan operasional dari pengendalian

tersebut merupakan tanggung jawab pimpinan instansi pemerintah.

Pimpinan instansi harus mempunyai perhatian serius terhadap

kegiatan pemantauan sistem pengendalian intern. Pengendalian

intern tidak terlepas dari perkembangan visi dan misi

organisasi. Berhubung visi dan misi organisasi berkembang

terus, pengendalian intern tidak boleh sta tis, tetapi

juga berkembang mengikuti perkembangan organisasi. Salah

satu bentuk pemantauan yang dapat dilakukan adalah pemantauan

berkelanjutan.

A. Pengertian

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pemantauan

berarti:

1. Menengok, menjenguk;

2. Mengawasi, mengamati atau mengecek dengan cermat,

terutama untuk tujuan khusus;

3. Mengatur atau mengontrol kerja mesin, proses, dan

sebagainya;

4. Mengecek atau mengatur volume bunyi atau suara dalam

merekam.

Makna berkelanjutan adalah terus menerus dan tidak

berhenti. Hakikat dari prinsip berkelanjutan adalah proses

yang berlangsung terus-menerus untuk perbaikan yang

berkesinambungan.


Dengan demikian, pemantauan berkelanjutan adalah

pengecekan atas mutu kinerja sistem pengendalian intern

secara terus menerus dan menyatu dalam kegiatan instansi

pemerintah. Hal ini mencakup proses penilaian capaian

kualitas pengendalian intern dalam suatu jangka waktu

tertentu, memastikan apakah pengendalian intern telah

berfungsi seperti yang diharapkan, dan memastikan bahwa

perbaikan yang dilakukan telah sesuai dengan kebutuhan.

Pemantauan harus menilai apakah seluruh tujuan umum yang

ditetapkan dalam pengendalian intern telah tercapai. Pengertian

tersebut telah sejalan dengan pasal 43 Peraturan Pemerintah

Nomor 60 Tahun 2008 tentang SPIP dan penjelasannya.

Pemantauan berkelanjutan mencakup pelaksanaan atau

prosedur rutin, seperti: supervisi dan reviu atas transaksi yang

terjadi, yang membantu untuk memastikan apakah kegiatan

operasional telah sesuai dengan sistem dan prosedur

pengendalian intern yang telah ditetapkan. Pemantauan

berkelanjutan dibangun dalam kegiatan normal instansi

pemerintah dan bersifat fleksibel, sehingga dapat berfungsi

meskipun terjadi perubahan dalam kegiatan normal.

Lebih lanjut, dengan perkembangan teknologi informasi,

pemantauan berkelanjutan juga sudah memanfaatkan kemajuan

teknologi tersebut, antara lain otomatisasi alat yang secara

elektronis melakukan evaluasi terhadap sistem pengendalian

atau suatu transaksi.


Untuk melihat sejauh mana efekti vitas pemantauan

berkelanjutan, maka dilakukan evaluasi terpisah secara berkala.

Apabila pemantauan berkelanjutan sudah berjalan efektif, maka

evaluasi terpisah digunakan hanya untuk konfirmasi ulang

terhadap apa yang sudah dihasilkan pada pemantauan

berkelanjutan, dan sasaran evaluasi difokuskan pada efektivitas

pengendalian intern yang tidak tercakup dalam sasaran

pemantauan berkelanjutan.

Setiap orang dalam organisasi bertanggung jawab atas

kegiatan pemantauan pengendalian intern walaupun fokusnya

tidak sama. Fokus utama bagi pegawai staf adalah

memantau bahwa pekerjaan tersebut telah dilaksanakan

sebagaimana mestinya. Pimpinan menengah menilai sejauh

mana pengendalian berfungsi pada berbagai unit di bawah

kendalinya. Sementara pimpinan tertinggi dalam organisasi

memusatkan kegiatan pemantauan pada kegiatan utama

instansi. Karena fokusnya lebih luas, pimpinan suatu instansi

pemerintah perlu menekankan pemantauan pada pencapaian

tujuan instansinya.

B. Tujuan dan Manfaat

Pemantauan sistem pengendalian intern bertujuan untuk

menilai kinerja sistem tersebut sudah berjalan sebagaimana

mestinya. Dengan adanya pemantauan, diharapkan dapat

mengidentifikasi kelemahan dari pengendalian yang dirumuskan

oleh manajemen, menentukan penyebab gagalnya aktivitas

pengendalian, serta pengaruhnya terhadap pencapaian

tujuan instansi.


Pemantauan sistem pengendalian intern juga

dimaksudkan untuk menilai efisiensi prosedur yang telah

ditetapkan manajemen. Prosedur yang tidak efisien akan

dikomunikasikan kepada manajemen untuk diperbaiki.

Dengan adanya pemantauan berkelanjutan, maka setiap

saat dapat dilakukan pengecekan apakah pelaksanaan seluruh

kegiatan sudah sesuai dengan standar yang ditentukan dan

tindakan perbaikan dapat segera direncanakan dan

dilaksanakan.

Bila pemantauan berkelanjutan dirancang dan diterapkan

dengan baik, instansi pemerintah akan mendapatkan manfaat,

yaitu:

1. Dapat mengidentifikasi dan memperbaiki masalah yang

berhubungan dengan pengendalian intern;

2. Menghasilkan informasi yang akurat dan terpercaya untuk

pengambilan keputusan;

3. Menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu;

4. Dapat memberikan penilaian secara berkala terhadap

efektivitas pengendalian intern.

C. Parameter Penerapan

Dalam menyelenggarakan SPIP, terdapat faktor-faktor

utama atau hal-hal penting yang perlu dipertimbangkan

sebagai penentu berfungsinya pengendalian intern. Sebagai

parameter penerapan penyelenggaraan perlu diperhatikan hal

sebagai berikut:


1. Pimpinan instansi pemerintah memiliki strategi untuk

meyakinkan bahwa pemantauan berkelanjutan efektif dan

dapat memicu evaluasi terpisah pada saat persoalan

teridentifikasi atau pada saat sistem berada dalam keadaan

kritis, serta pada saat pengujian secara berkala diperlukan.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:

a. Strategi pimpinan instansi pemerintah menyediakan umpan

balik rutin, pemantauan kinerja, dan mengendalikan

pencapaian tujuan.

b. Adanya strategi pemantauan yang meliputi metode untuk

menekankan pimpinan program atau operasional bahwa

mereka bertanggung jawab atas pengendalian intern dan

pemantauan efektivitas kegiatan pengendalian sebagai

bagian dari tugas mereka secara teratur dan setiap hari.

c. Adanya strategi pemantauan yang meliputi metode untuk

menekankan pimpinan program bahwa mereka

bertanggung jawab atas pengendalian intern dan bahwa

tugas mereka adalah untuk memantau efektivitas kegiatan

pengendalian secara teratur.

d. Adanya strategi pemantauan yang mencakup identifikasi

kegiatan operasi penting dan sistem pendukung

pencapaian misi yang memerlukan reviu dan evaluasi

khusus.

e. Adanya strategi yang meliputi rencana untuk mengevaluasi

secara berkala kegiatan pengendalian atas kegiatan

operasi penting dan sistem pendukung pencapaian misi.


2. Dalam proses melaksanakan kegiatan rutin, pegawai instansi

pemerintah mendapatkan informasi berfungsinya

pengendalian intern secara efektif. Hal-hal yang perlu

dipertimbangkan adalah sebagai berikut:

a. Laporan operasional sudah terintegrasi atau direkonsiliasi

dengan data laporan keuangan dan anggaran dan

digunakan untuk mengelola operasional berkelanjutan,

serta pimpinan instansi pemerintah memerhatikan adanya

ketidakakuratan atau penyimpangan yang dapat

mengindikasikan adanya masalah pengendalian intern.

b. Pimpinan yang bertanggung jawab atas kegiatan

operasional membandingkan informasi kegiatan atau

informasi operasional lainnya yang didapat dari kegiatan

sehari-hari dengan informasi yang didapat dari sistem

informasi, dan menindaklanjuti semua ketidakakuratan atau

masalah lain yang ditemukan.

c. Pegawai operasional harus menjamin keakuratan laporan

keuangan unit dan bertanggung jawab jika ditemukan

kesalahan.

3. Komunikasi dengan pihak eksternal harus dapat menguatkan

data yang dihasilkan secara internal atau harus dapat

mengindikasikan adanya masalah dalam pengendalian intern.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:

a. Pengaduan rekanan mengenai praktik tidak adil oleh

instansi pemerintah harus diselidiki.


b. Badan legislatif dan badan pengawas mengomunikasikan

informasi kepada instansi pemerintah mengenai kepatuhan

atau hal lain yang mencerminkan berfungsinya

pengendalian intern dan pimpinan instansi pemerintah

menindaklanjuti semua masalah yang ditemukan.

c. Kegiatan pengendalian yang gagal mencegah atau

mendeteksi adanya masalah yang timbul harus direviu.

4. Struktur organisasi dan supervisi yang memadai dapat

membantu mengawasi fungsi pengendalian intern. Hal-hal

yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:

a. Pengeditan dan pengecekan otomatis, serta kegiatan

penatausahaan digunakan untuk membantu dalam

mengontrol keakuratan dan kelengkapan pemrosesan

transaksi.

b. Pemisahan tugas dan tanggung jawab digunakan untuk

membantu mencegah penyelewengan.

c. Aparat pengawasan intern pemerintah harus independen

dan memiliki wewenang untuk melapor langsung

ke pimpinan instansi pemerintah dan tidak melakukan tugas

operasional apapun bagi kepentingan pimpinan instansi

pemerintah.

5. Data yang tercatat dalam sistem informasi dan keuangan

secara berkala dibandingkan dengan aset fisiknya, dan jika

ada selisih, harus telusuri. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan

adalah sebagai berikut:


a. Tingkat persediaan barang, perlengkapan, dan aset lainnya

sudah dicek secara berkala; selisih antara jumlah yang

tercatat dengan jumlah aktual harus dikoreksi dan

penyebab selisih tersebut harus dijelaskan.

b. Frekuensi pembandingan antara pencatatan dan fisik aktual

didasarkan atas tingkat kerawanan aset.

c. Tanggung jawab untuk menyimpan, menjaga, dan

melindungi aset dan sumber daya lain dibebankan kepada

orang yang ditugaskan.

6. Pimpinan instansi pemerintah mengambil langkah untuk

menindaklanjuti rekomendasi penyempurnaan pengendalian

internal yang secara teratur diberikan oleh aparat pengawasan

intern pemerintah, auditor, dan evaluator lainnya.

7. Rapat dengan pegawai digunakan untuk meminta masukan

tentang efektivitas pengendalian intern. Hal-hal yang perlu

dipertimbangkan adalah sebagai berikut:

a. Masalah, informasi, dan masukan yang relevan berkaitan

dengan pengendalian intern yang muncul pada saat

pelatihan, seminar, rapat perencanaan, dan rapat lainnya

diterima dan digunakan oleh pimpinan untuk mengatasi

masalah atau untuk memperkuat sistem pengendalian

intern.

b. Saran dari pegawai mengenai pengendalian intern harus

dipertimbangkan dan ditindaklanjuti sebagaimana mestinya.

c. Pimpinan instansi pemerintah mendorong pegawai untuk

mengidentifikasi kelemahan pengendalian intern dan

melaporkannya ke atasan langsungnya.


8. Pegawai secara berkala diminta untuk menyatakan secara

tegas apakah mereka sudah mematuhi kode etik atau

peraturan sejenis mengenai perilaku yang diharapkan. Hal-hal

yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:

a. Pegawai secara berkala menyatakan kepatuhan mereka

terhadap kode etik.

b. Tanda tangan diperlukan untuk membuktikan

dilaksanakannya fungsi pengendalian intern penting,

misalnya rekonsiliasi.

Setiap pimpinan instansi pemerintah wajib menetapkan dan

mengembangkan parameter penerapan SPIP, sebagaimana

daftar uji Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, yang

disesuaikan dengan situasi, kondisi dan risiko masing-masing

instansi pemerintah.

D. Peraturan Perundang-undangan Terkait

Ketentuan yang terkait dengan pemantauan berkelanjutan, antara

lain:

1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan

Negara;

2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan

Negara;


BAB III

LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN

Agar pemantauan berkelanjutan terlaksana dengan baik, maka

harus memenuhi prinsip dasar berikut ini.

1. Membangun dasar untuk melakukan pemantauan, mencakup:

a. Sikap dan perilaku para pimpinan terhadap penerapan sistem

pengendalian intern dengan memberikan keteladanan dan

memotivasi seluruh pegawai untuk peduli terhadap

pengendalian (tone at the top);

b. Struktur organisasi yang efektif, yang menugaskan

pemantauan kepada pihak yang memiliki kemampuan yang

memadai, obyektif, dan memiliki wewenang yang cukup;

c. Ada titik awal yang jelas untuk melakukan pemantauan. Dalam

melakukan pemantauan berkelanjutan pimpinan instansi

pemerintah harus mendasarkan pada perencanaan yang

matang sehingga dalam pelaksanaannya dapat dilakukan

secara efektif dan efisien.

2. Merancang dan melaksanakan prosedur pemantauan, mencakup:

a. Prioritas risiko;

b. Identifikasi pengendalian;

c. Identifikasi informasi yang tersedia mengenai pengendalian;

dan

d. Menerapkan prosedur pengendalian

3. Menilai dan melaporkan hasil pemantauan, mencakup:

a. Prioritas temuan;

b. Melaporkan hasil; dan

c. Menindaklanjuti dengan koreksi.

5.1 Pemantauan Berkelanjutan

Hal tersebut di atas dapat digambarkan sebagai berikut:

Pemenuhan prinsip dasar tersebut dilakukan dengan

melaksanakan berbagai

berikut ini:

1. Tahap Pemahaman dan Penyamaan Persepsi (

2. Tahap Pemetaan (

3. Tahap Pembangunan Infrastruktur (

4. Tahap Internalisasi (

5. Tahap Pengembangan Berkelanjutan (

Tahap-tahap di atas dapat dikelompokkan menjadi tiga

kelompok, yaitu:

1. Tahap Persiapan, merupakan

ditujukan untuk memberikan

kesadaran yang lebih baik

penerapan;

Berkelanjutan

al tersebut di atas dapat digambarkan sebagai berikut:


melaksanakan berbagai kegiatan dari tahap penyelenggaraan SPIP

Tahap Pemahaman dan Penyamaan Persepsi (Knowing

Tahap Pemetaan (Mapping);

Tahap Pembangunan Infrastruktur (Norming);

Tahap Internalisasi (Forming); dan

Tahap Pengembangan Berkelanjutan (Performing).

tahap di atas dapat dikelompokkan menjadi tiga

, merupakan tahap awal implementasi

ditujukan untuk memberikan pemahaman (knowing

kesadaran yang lebih baik, serta pemetaan (mapping

16

al tersebut di atas dapat digambarkan sebagai berikut:


kegiatan dari tahap penyelenggaraan SPIP

Knowing);

tahap di atas dapat dikelompokkan menjadi tiga

tahap awal implementasi, yang

knowing) atau

mapping) kebutuhan


2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil

pemetaan, yang meliputi pembangunan infrastruktur (norming);

internalisasi (forming), dan upaya pengembangan berkelanjutan

(performing);

3. Tahap pelaporan, meliputi pelaporan semua kegiatan yang

dilakukan pada tahap persiapan dan pelaksanaan.

Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya dapat

dilakukan secara bersamaan dengan pelaksanaan penyelenggaraan

unsur/sub unsur lainnya.

Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu

dilaksanakan dalam rangka pemantauan berkelanjutan.

A. TAHAP PERSIAPAN

1. Penyiapan Peraturan, SDM, dan Rencana Penyelenggaraan

Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian,

lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan

penyelenggaraan SPIP, selanjutnya instansi pemerintah

membuat rencana penyelenggaraan, yang antara lain memuat:

a. Jadwal pelaksanaan kegiatan;

b. Waktu yang dibutuhkan;

c. Dana yang dibutuhkan; dan

d. Pihak-pihak yang terlibat.

Berdasarkan peraturan tersebut, perlu dibentuk Satuan

Tugas (Satgas) Penyelenggaraan SPIP yang ditugaskan untuk

mengawal pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, termasuk

penerapan pemantauan berkelanjutan.


Satgas tersebut terlebih dulu diberi pelatihan tentang

SPIP, khususnya sub unsur pemantauan berkelanjutan agar

dapat menyelenggarakan sub unsur tersebut.

2. Pemahaman (Knowing)

Pada tahap pemahaman dan penyamaan persepsi

mengenai SPIP, diberikan pemahaman mengenai SPIP

kepada seluruh pegawai secara mendalam untuk

membangun kesadaran mengenai penting dan manfaat

pemantauan berkelanjutan. Pada tahap ini juga diberikan

pemahaman kepada seluruh pegawai instansi mengenai

peran dan tanggung jawab mereka dalam proses

pengendalian.

Metode yang dapat ditempuh untuk melakukan

sosialisasi dapat dipilih dari beberapa metode komunikasi

penyampaian informasi yang dirasa cocok dan tepat bagi

instansi dalam membangun pemahaman yang dimaksudkan.

Adapun metode tersebut antara lain menggunakan:

a. metode tatap muka;

b. metode penggunaan situs jaringan (website) penyampaian

informasi;

c. metode penyampaian dengan menggunakan multimedia

interaktif;

d. metode penyampaian yang menggunakan majalah atau

buku saku;

e. metode penyampaian dengan penggunaan saluran

komunikasi yang umum; dan

f. metode pemberian akses ke jaringan informasi (network),

dengan menggunakan password.


Kegiatan tersebut di atas, selain ditujukan untuk

memberikan pemahaman kepada semua pihak yang terkait

dengan pelaksanaan pemantauan, juga diharapkan

menimbulkan kepedulian untuk membangun dan

mengembangkan sistem pengendalian intern.

3. Pemetaan (Mapping)

Setelah dilakukan kegiatan sosialisasi, diperlukan suatu

kegiatan pemetaan atau diagnostic assessment terhadap

keberadaan infrastruktur untuk menerapkan pemantauan

berkelanjutan atas sistem pengendalian intern tersebut.

Keberadaan infrastruktur diwujudkan dalam bentuk kebijakan

dan prosedur. Pemetaan juga diarahkan untuk mendapatkan

gambaran bagaimana kondisi penyelenggaraan SPIP yang

sudah berjalan, kesesuaian penyelenggaraan dengan

kebijakan sehingga didapatkan area of improvement (AOI).

Kegiatan ini dilakukan melalui pemetaan untuk

mengetahui antara lain apakah:

a. instansi pemerintah telah memiliki peraturan/kebijakan yang

melandasi kegiatan pemantauan berkelanjutan;

b. peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuai dengan

ketentuan di atasnya;

c. instansi pemerintah telah memiliki SOP atau pedoman

untuk menyelenggarakan peraturan tersebut;

d. SOP atau pedoman dimaksud telah sesuai dengan

peraturan yang ada dan atau yang akan dibangun;

e. SOP atau pedoman yang ada telah dilaksanakan dan

didokumentasikan dengan baik.


Hasil pemetaan tentunya dapat untuk mengetahui

infrastruktur apa saja yang masih perlu dibangun (area of

improvement). Area of improvement (AOI), yaitu area untuk

perbaikan atau pembangunan SPIP. Pembangunan

infrastruktur dilaksanakan berdasarkan hasil pemetaan melalui

pembentukan kebijakan dan prosedur yang harus

dilaksanakan untuk memastikan dilaksanakannya arahan

pimpinan instansi pemerintah untuk mengurangi risiko yang

telah teridentifikasi selama proses penilaian risiko.

B. Tahap Pelaksanaan

Tahap pelaksanaan meliputi pembangunan infrastruktur

(norming), internalisasi (forming), dan tahap pengembangan

berkelanjutan (performing).

1. Pembangunan Infrastruktur (Norming)

Setelah dilakukan pemetaan, akan diketahui kebijakan

dan aturan apa saja yang perlu dibuat atau ditetapkan.

Kebijakan atau peraturan atau prosedur kegiatan baku yang

perlu dibuat/disusun dan ditetapkan, meliputi semua bidang

yang berhubungan dengan pengendalian intern bidang tugas

yang bersangkutan. Dalam menyusun infrastruktur perlu

memerhatikan kebijakan atau aturan lebih tinggi yang berlaku

pada instansi, teori, serta indikator penerapannya. Kebijakan

terkait pemantauan berkelanjutan yang perlu dibangun

setidak-tidaknya meliputi:

a. Pelaksanaan pemantauan berkelanjutan. Kebijakan ini

mencakup strategi pimpinan untuk memperoleh umpan balik

rutin, pemantauan atas kinerja, dan pengendalian dalam


mencapai tujuan instansi. Kebijakan pemantauan

berkelanjutan menekankan bahwa tanggung jawab atas

pengendalian intern dan pemantauan efektivitasnya

merupakan tanggung jawab pimpinan program atau

operasional dan hal tersebut merupakan bagian dari tugas

operasional mereka.

b. Pimpinan instansi pemerintah menetapkan kewajiban untuk

melakukan inspeksi mendadak (sidak) sebagai upaya untuk

menilai berjalannya sistem pengendalian intern sehingga

jika ditemukan suatu yang menghambat atau

penyimpangan dalam program atau kegiatan dapat segera

diperbaiki dan dibangun mitigasi yang diperlukan.

c. Struktur organisasi dan supervisi yang memadai

diperlukan untuk membantu mengawasi fungsi

pengendalian intern. Dalam hal tertentu, pimpinan

instansi pemerintah dapat menunjuk/menugaskan tim

yang akan melakukan pemantauan atas sistem

pengendalian intern instansi tersebut.

2. Internalisasi (Forming)

Tahap internalisasi adalah proses mewujudkan

infrastruktur yang sudah dibangun menyatu atau menjadi

bagian dari kegiatan operasional instansi. Terwujudnya

internalisasi tercermin pada sejauh mana infrastruktur yang

ada memengaruhi pimpinan instansi dalam mengambil

keputusan dan memengaruhi perilaku pegawai dalam

melaksanakan kegiatan.


Internalisasi pemantauan berkelanjutan dilakukan dengan

kegiatan berikut:

a. Adanya strategi pimpinan dalam melakukan

pemantauan sistem pengendalian intern yang ada pada

lingkup kerjanya.

b. Pembuatan laporan operasional terintegrasi atau

direkonsiliasi dengan data laporan keuangan dan

anggaran. Sebagai hasilnya, informasi tersebut dapat

digunakan untuk mengelola operasi yang berkelanjutan. Bila

terjadi ketidakakuratan pada saat dilakukan rekonsiliasi,

pimpinan segera memerhatikan ketidakakuratan atau

penyimpangan dan mengambil langkah perbaikan.

c. Dilakukan pembandingan antara informasi yang diperoleh

dari sistem informasi dan informasi yang diperoleh dari

kegiatan lainnya.

d. Adanya jaminan bahwa laporan keuangan masing-masing

unit atau informasi pendukung yang berasal dari masing-

masing unit akurat.

e. Pimpinan membuat sarana komunikasi yang dapat

mengakomodasi pengaduan, baik dari pihak luar maupun

dalam instansi.

f. Struktur organisasi untuk melaksanakan pemantauan

berkelanjutan yang memadai sehingga dapat membantu

mengawasi fungsi pengendalian intern.

g. Pembandingan antara data sistem informasi dan keuangan

dengan fisik aset.

h. Peningkatan tingkat pemahaman dan kepatuhan terhadap

kode etik.


3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)

Penyelenggaraan pengendalian intern harus terus

dipantau dan dievaluasi secara terus menerus untuk

mengetahui apakah pengendalian intern tersebut

terselenggara sesuai dengan yang diharapkan.

Pemantauan dilaksanakan untuk membantu meyakinkan

bahwa pengendalian intern secara terus menerus berfungsi

dengan efektif.

Pengendalian intern yang tidak dipantau makin lama

cenderung semakin memburuk. Lingkungan organisasi, baik

lingkungan intern maupun ekstern selalu berubah, sehingga

pengendalian juga harus berkembang sesuai dengan

perkembangan organisasi. Pemantauan diperlukan untuk

melihat apakah pengendalian yang ada masih memadai

sesuai dengan perkembangan organisasi.

C. Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil Pemantauan Berkelanjutan

Tindak lanjut atas Rekomendasi Hasil Pemantauan

Berkelanjutan lainnya merupakan bagian dari unsur pemantauan

(monitoring), yang merupakan salah satu kekhasan dari Sistem

Pengendalian Intern Pemerintah yang ditetapkan dengan

Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008.

Faktor-faktor yang memengaruhi efektivitas tindak lanjut:

1. Peran Pimpinan Instansi Pemerintah

Beberapa hal yang perlu dibangun oleh pimpinan instansi

pemerintah agar prosedur tindak lanjut Rekomendasi Hasil

Pemantauan Berkelanjutan dapat berjalan secara efektif:


a. Kebijakan dari pimpinan instansi pemerintah tentang

pentingnya prosedur tindak lanjut Rekomendasi Hasil

Pemantauan Berkelanjutan harus dibuat secara tertulis

dan dikomunikasikan kepada seluruh pimpinan unit

di bawahnya, sedapat mungkin kebijakan dan

pengomunikasian kebijakan tersebut diperbarui setiap awal

tahun anggaran.

b. Pimpinan instansi pemerintah harus menunjuk salah satu

pimpinan unit di bawahnya yang bertanggung jawab untuk

mengoordinasikan pelaksanaan evaluasi, pemberian

tanggapan, dan proses perbaikan yang diperlukan dalam

rangka menindaklanjuti Rekomendasi Hasil Pemantauan

Berkelanjutan.

c. Pimpinan instansi pemerintah dapat meminta APIP untuk

membantu pelaksanaan tindak lanjut yang berkaitan

dengan perbaikan dan penyempurnaan sistem

pengendalian intern instansi pemerintah.

d. Pimpinan instansi pemerintah menetapkan pedoman

tertulis yang berisi prosedur untuk memastikan bahwa

seluruh Rekomendasi Hasil Pemantauan Berkelanjutan

ditentukan tanggapan yang tepat, dan dilaksanakannya

tindakan perbaikan. Pedoman tersebut dikomunikasikan

kepada seluruh pejabat unit di bawahnya untuk

dilaksanakan dan dikoordinasikan oleh pimpinan unit yang

ditunjuk.

e. Kegiatan tindak lanjut yang dilakukan oleh setiap unit

dilaporkan secara berkala kepada pimpinan instansi

pemerintah.


f. Monitoring atas efektivitas pelaksanaan tindak lanjut perlu

dilakukan untuk mencegah agar Rekomendasi Hasil

Pemantauan Berkelanjutan yang sama tidak terjadi

berulang di dalam organisasi instansi pemerintah.

2. Pengendalian atas Pelaksanaan Rekomendasi Hasil

Pemantauan Berkelanjutan

Beberapa komponen aktivitas pengendalian yang harus

dibangun dan dipelihara oleh pimpinan instansi pemerintah

dalam melaksanakan tindak lanjut Rekomendasi Hasil

Pemantauan Berkelanjutan, antara lain:

a. Setiap instansi pemerintah harus mempunyai pedoman

tertulis yang memuat prosedur untuk memastikan bahwa

seluruh Rekomendasi Hasil Pemantauan Berkelanjutan

lainnya segera dievaluasi, ditentukan tanggapan yang

tepat, dan dilaksanakann tindakan perbaikannya.

b. Prosedur tindak lanjut harus dilaksanakan dalam waktu

sesegera mungkin, terutama untuk Rekomendasi Hasil

Pemantauan Berkelanjutan yang memiliki nilai signifikan,

memengaruhi penyajian laporan keuangan, berkaitan

dengan pengamanan aset instansi pemerintah,

memengaruhi efektivitas dan efesiensi pencapaian tujuan

organisasi, dan berpotensi menimbulkan masalah hukum

di kemudian hari.

c. Pejabat yang ditunjuk untuk mengoordinasikan

pelaksanaan tindak lanjut Rekomendasi Hasil Pemantauan

Berkelanjutan, membuat daftar rencana tindak lanjut yang

berisi rekomendasi yang akan ditindaklanjuti oleh pejabat

terkait, waktu pelaksanaan tindak lanjut, dan hasil atau

output dari tindak lanjut yang dilaksanakan.


d. Terdapat mekanisme pelaporan berkala dari pejabat yang

mengoordinasikan pelaksanaan tindak lanjut serta

komunikasi yang efektif dengan unit atau instansi yang

melaksanakan Pemantauan Berkelanjutan.

3. Pengomunikasian Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil

Pemantauan Berkelanjutan

Pengomunikasian tindak lanjut merupakan kegiatan

yang melibatkan pimpinan instansi pemerintah dan pejabat

unit di bawahnya dengan tim dan pimpinan unit/instansi yang

melaksanakan Pemantauan Berkelanjutan. Beberapa hal yang

perlu dibangun dalam pengomunikasian tindak lanjut hasil

Rekomendasi Hasil Pemantauan Berkelanjutan adalah:

a. Komunikasi yang efektif harus dibangun dengan tim

audit/tim reviu pada saat pelaksanaan audit. Pimpinan

instansi pemerintah dan pejabat unit terkait dengan proses

Pemantauan Berkelanjutan harus memastikan keandalan

temuan Pemantauan Berkelanjutan pada saat

pembahasan temuan tersebut dengan tim Pemantauan

Berkelanjutan.

b. Pimpinan instansi pemerintah dan pejabat unit terkait harus

mengapresiasi temuan-temuan Pemantauan Berkelanjutan

yang bersifat memperkuat sistem pengendalian intern dan

mendiskusikan dengan tim audit/tim reviu terkait mengenai

permasalahan yang ditemukan.

c. Dalam hal temuan hasil audit dan hasil reviu lainnya

berdasarkan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan

tidak tepat, maka informasi berupa tanggapan atas hasil


Pemantauan Berkelanjutan supaya segera disampaikan

kepada tim Rekomendasi Hasil Pemantauan Berkelanjutan

dan mengupayakan adanya persepsi yang sama mengenai

permasalahan tersebut sehingga dicapai kesepakatan

bahwa temuan Hasil Pemantauan Berkelanjutan tersebut

tidak perlu ditindaklanjuti.

d. Pimpinan instansi harus memberi perhatian terhadap

semua temuan Hasil Pemantauan Berkelanjutan yang

sudah disepakati dan harus segera ditindaklanjuti. Untuk

mencapai tindak lanjut yang efektif dan efisien, pimpinan

instansi pemerintah atau pejabat unit terkait, terlebih

dahulu dapat melakukan konsultasi dengan unit yang

merekomendasi hasil Pemantauan Berkelanjutan.

e. Pimpinan instansi pemerintah dalam kesempatan pertama

segera menginformasikan kepada pimpinan unit yang

melakukan Pemantauan Berkelanjutan perihal

pelaksanaan tindak lanjut yang telah dilakukan oleh

instansi pemerintah atau unit di bawahnya.

f. Pimpinan instansi pemerintah harus memiliki database

yang mencatat semua informasi hasil Pemantauan

Berkelanjutan berdasarkan laporan hasil Pemantauan

Berkelanjutan yang diterima dari unit yang melakukan

Pemantauan Berkelanjutan. Database tersebut di-update

berdasarkan tindak lanjut hasil Pemantauan Berkelanjutan

lainnya yang telah dilaksanakan dan disetujui oleh unit

yang melakukan Pemantauan Berkelanjutan.


Hasil updating database tersebut dilaporkan oleh pejabat

yang mengordinasikan tindak lanjut hasil Pemantauan

Berkelanjutan kepada pimpinan instansi pemerintah.

4. Pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut

Pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut hasil

Pemantauan Berkelanjutan merupakan tahap penting yang

harus dilakukan oleh instansi pemerintah, dengan maksud

untuk memastikan bahwa tindak lanjut yang dilakukan telah

dapat memerbaiki kondisi yang tidak diharapkan atau

menghilangkan penyebab dari kelemahan, serta memberikan

penekanan kepada pimpinan instansi pemerintah atau pejabat

unit di bawahnya bahwa dengan sudah dilaksanakannya

tindak lanjut atas temuan Pemantauan Berkelanjutan tersebut,

maka temuan yang sama diharapkan tidak terjadi berulang-

ulang di tempat yang sama.

Beberapa hal yang harus dibangun dalam rangka pemantauan

atas pelaksanaan tindak lanjut Pemantauan Berkelanjutan

adalah:

a. Pimpinan instansi pemerintah bersama-sama dengan

pimpinan unit yang melaksanakan Pemantauan

Berkelanjutan, secara berkala melakukan koordinasi untuk

melakukan pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut

hasil Pemantauan Berkelanjutan lainnya.

b. Untuk efektivitas pemantauan tindak lanjut hasil

Pemantauan Berkelanjutan, pimpinan instansi pemerintah

dapat mendelegasikan tugas pemantauan tersebut kepada

pejabat unit di bawahnya.


c. Secara berkala pejabat unit yang mempunyai tugas,

melakukan koordinasi untuk Pemantauan Berkelanjutan

dengan pimpinan instansi pemerintah.

d. Pimpinan instansi pemerintah harus melakukan analisis

yang cukup terhadap temuan-temuan hasil Pemantauan

Berkelanjutan yang tidak dapat ditindaklanjuti secara

tuntas. Hasil analisis tersebut dapat digunakan oleh

pimpinan instansi pemerintah untuk memutuskan alternatif

tindak lanjut yang harus dilakukan agar permalahan

temuan Pemantauan Berkelanjutan menjadi tuntas dan

kegiatan organisasi dapat dilaksanakan secara efektif dan

efisien.

e. Pimpinan instansi pemerintah juga harus melakukan

evaluasi yang cukup atas efektivitas pelaksanaan tindak

lanjut hasil Pemantauan Berkelanjutan, yang dilakukan

dengan maksud agar kondisi yang menunjukkan

kelemahan sistem pengendalian intern dan penyebab dari

kelemahan yang ditemukan sudah dapat diatasi, serta

mencegah agar permasalahan yang sama tidak terulang

dalam pelaksanaan kegiatan yang sama.

D. Tahap Pelaporan

Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan

penyelenggaraan sub unsur perlu didokumentasikan.

Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang

tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan

penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi:


1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri atas:

a. Peningkatan pemahaman yang mencakup kegiatan

sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan

fokus grup) mengenai pentingnya penerapan pemantauan

berkelanjutan dan kegiatan penyampaian pemahaman

melalui website, multimedia, literatur, dan media lainnya.

b. Pemetaan infrastruktur dan penerapan, yang mencakup

penjelasan mengenai pentingnya penerapan sub unsur

pemantauan berkelanjutan, persiapan penyusunan

kebijakan, pedoman, mekanisme pemantauan

berkelanjutan yang efektif, serta pemberian masukan atas

rencana tindak yang tepat untuk internalisasi penerapan

pemantauan berkelanjutan.

c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang mencakup

penyusunan kebijakan, pedoman, mekanisme pemantaan

berkelanjutan, serta penyusunan kebijakan, pedoman,

mekanisme reviu atas kinerja instansi pemerintah.

d. Pelaksanaan internalisasi, yang mencakup kegiatan dalam

rangka pemantapan penerapan pemantauan berkelanjutan

dalam kegiatan operasional di lingkungan instansi

pemerintah masing-masing.

e. Pengembangan berkelanjutan, yang mencakup kegiatan

pemantauan, usaha meningkatkan kualitas komunikasi,

baik kepada internal dan eksternal yang efektif, serta usaha

meningkatkan kualitas sarana komunikasi.


2. Hambatan kegiatan

Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan

kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan

kegiatan tersebut, agar dijelaskan penyebab terjadinya

hambatan kegiatan.

3. Saran

Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan

pelaksanaan kegiatan yang memerlukan pemecahan

masalah agar kejadian serupa tidak terulang dan guna

peningkatan pencapaian tujuan. Saran/rekomendasi yang

diberikan agar realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.

4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya

Bagian ini melaporkan tindak lanjut yang telah dilakukan atas

saran/rekomendasi yang diberikan pada kegiatan periode

sebelumnya.

Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi

penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan

penyusunan laporan dapat dilihat pada buku Pedoman Teknis

Umum Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian

menjadi tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya

disampaikan kepada pimpinan instansi pemerintah sebagai

bentuk akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan

SPIP di instansi pemerintah yang bersangkutan.


BAB IV

PENUTUP

Pemantuan berkelanjutan yang efektif merupakan salah satu

sub unsur penting dalam unsur pemantauan pengendalian intern.

Dengan dilaksanakannya hal ini secara efektif memungkinkan

dilaksanakannya kewajiban pengendalian intern dan tanggung

jawab operasional secara optimal. Setiap personil dalam organisasi

akan dapat segera melakukan tindakan koreksi atas kelemahan yang

muncul dari pelaksanaan sistem pengendalian intern.

Pemantauan berkelanjutan menunjukkan arti strategis

unsur pemantauan pengendalian intern terhadap pelaksanaan

pengendalian intern secara keseluruhan. Tanpa melaksanakan

pemantauan yang teratur dan sistematis, keempat aspek lainnya

yang telah dibangun dengan sumber daya yang besar akan

menjadi tidak efektif, karena tidak mendapatkan umpan balik

berupa penilaian dan perbaikan guna penyempurnaan sistem

pengendalian intern pada suatu organisasi.

Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah

acuan mendasar yang berlaku secara umum bagi seluruh

instansi pemerintah, yang minimal perlu dipenuhi dalam

menerapkan pemantauan berkelanjutan, dan tidak mengatur

secara spesifik bagi instansi tertentu. Instansi pemerintah

hendaknya dapat mengembangkan lebih jauh langkah-langkah

yang perlu diambil sesuai dengan kebutuhan organisasi, dengan

tetap mengacu dan tidak bertentangan dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

5.1 Modul Pedoman Teknis SPIP: Pemantauan Berkelanjutan

Government & Nonprofit

Transcript of 5.1 Modul Pedoman Teknis SPIP: Pemantauan Berkelanjutan