5-PENGELOLAAN ARSIP AKTIFmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/5-PENGELOLAAN...Ir. Rahayu...
Transcript of 5-PENGELOLAAN ARSIP AKTIFmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/5-PENGELOLAAN...Ir. Rahayu...
1
PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
“ARSIP”UU No. 43 Tahun 2009 tentang KEARSIPAN :
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalamberbagai bentuk dan media sesuai denganberbagai bentuk dan media sesuai denganperkembangan teknologi informasi dankomunikasi yang dibuat dan diterima oleh :- lembaga negara - pemerintahan daerah
- lembaga pendidikan - perusahaan- orpol dan ormas - perseoranganorpol dan ormas perseorangandalam rangka kehidupan bermasyarakat,berbangsa dan berbegara
ARSIP DI ORGANISASI/PERUSAHAAN
ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS
Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi dan disimpan selama jangka waktu tertentu
Arsip yang dihasilkan oleh organisasi karena memiliki nilai guna kesejarahan, yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidaklangsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan
ARSIP DINAMISARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF
Arsip yang frequensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perusahaan
Arsip yang frequensi penggunaannya sudah menurun- berada di Record
centre organisasi/
- berada`di unit keja/unit pengolah
perusahaan
2
KONDISI SAAT INI
Kurangnya perhatian pimpinan dalam pengelolaan arsiparsip,Kemampuan teknis pegawai terbatas dalam mengelola arsip,Tidak ada biaya/anggaran pengelolaan arsip,Minimnya peralatan pemberkasan,Penataan berkas tidak menggunakan kode klasifikasi, tetapi menggunakan nomor urut agendatetapi menggunakan nomor urut agenda,
Masalah arsip di sebagian besar instansi....
1. Arsip aktif dan inaktif masih bercampur di ruang kerjag j
2. pemberkasan tidak menggunakan klasifikasi, tetapi masih didasarkan pada nomor urutagenda,
3. terjadi penumpukan arsip ruang kerja
ARSIP (sebelum ditata)
SURATMASUK
2015
SURATKELUARTh. 2015
SURATMASUK
2016
ORDNERORDNER
ORDNER
3
Cuti Tahunan
2015
KendaraanDinas
Th. 2015
Anggaran Rutin2015
ORDNERORDNER
ORDNER
CutiTahunan
2015
KendaraanDinas
Th. 2015
Anggaran Rutin2015
ORDNERORDNER
ORDNER
ARSIP DI UNIT KERJA (setelah ditata)PENGORGANISASIAN ARSIP AKTIF
DI ORGANISASI/PERUSAHAAN
F k l /Rektor
Fakultas/jurusan
Fakultas/JurusanSekretariat/Kabag TU/Kabag Umum
Fakultas/Jurusan
Tersentral melalui Sekretaris
RECORD CENTRE
4
Tujuan Pengelolaan Arsip Aktif
t k i f i imenyatukan informasi arsip,Memudahkan temu balik arsip- cepat- tepat- lengkap- aman- amanMemudahkan pelaksanaan penyusutan arsip
JENIS ARSIP APA SAJA YANG ADA DI UNMUH ?
1. ARSIP DOSEN DAN KARYAWAN
Arsip RektorArsip RektorArsip DekanArsip Ketua JurusanArsip Dosen TetapArsip Dosen Tidak Tetap (Dosen Luar Biasa)p p ( )Arsip Karyawan TetapArsip Karyawan Tidak tetap
2. ARSIP PRODUK HUKUM
Ekstern untuk dokumentasi : -- Peraturan/SK/Instruksi/SE e a u a /S / s u s /S
Intern (yg dibuat perusahaan) - Peraturan Rektor- SK Rektor- SE RektorSE Rektor- SK Dekan- SE Dekan
5
3. ARSIP KEUANGAN
Arsip gaji karyawanArsip anggaran kegiatanArsip pembelian barangArsip pengadaan peralatan kantorArsip biaya pemeliharaan gedung dan tamantamanArsip rekening listrik, telepon
4. ARSIP PROFIL UNMUH
Arsip mengenai data profil universitas, terdiri dari :- Sejarah berdirinya universitas- Struktur organisasi- Kantor Pusat dan Cabang
A d k i t t h- Agenda kegiatan tahunan- kerjasama dengan universitas lain
5. ARSIP ASSET
sertifikat tanah kantorIMB pembangunan kantorBPKB dan STNK kendaraan dinasFaktur/kuitansi pembelian peralatan kantor, seperti : AC, komputer, laptop, meubeler,
j k jmeja kerja
SARANA DAN PRASARANAPENATAAN BERKAS
6
SARANA PEMBERKASAN
PERANGKAT PERANGKATPERANGKAT KERAS :
- FILING CABINET, LEMARI ARSIP, ORDNER
PERANGKAT LUNAK :
- KLASIFIKASI- KODE
INDEKSORDNER- SEKAT/GUIDE,
FOLDER,
- INDEKS- TUNJUK
SILANG
Contoh KODE KLASIFIKASI SURAT
OT - ORGANISASI TATA LAKSANA00. ORGANISASI01. TATA LAKSANA
HM - KEHUMASANHM - KEHUMASAN00. PENERANGAN01. HUBUNGAN02. DOKUMENTASI DAN PERPUSTAKAAN03. KEPROTOKOLAN
KP - KEPEGAWAIAN00. PENGADAAN01. TATA USAHA KEPEGAWAIAN02. PENDIDIKAN DAN PELATIHAN03. KORPRI04. PENILAIAN DAN HUKUMAN05. SCREENING06. PEMBINAAN MENTAL07. MUTASI08. KESEJAHTERAAN09. PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
FOLDER
GUIDE ATAU SEKAT
TERTIER
SEKUNDER
PRIMERPRIMER
OT.00.2 PERUBAHAN ORGANISASI
TAHUN 2010
OT.00.2 PERUBAHAN ORGANISASI
OT.00 ORGANISASI
OT. ORGANISASI
TATA LAKSANA
7
TAB
FOLDER
35 5 cm
2 cm8 cm
35,5 cm
24 cm
Folder dengan tab di atas
Tab
24 cm
35,5 cm
2 cm
8 cm
Folder dengan tab disamping
FILING CABINET
Tampak Depan Tampak Samping
Almari Arsip
8
TAHAPAN PENATAAN BERKAS
memeriksa surat/berkas apakah sudah siap untuk disimpan, dengan cara :- lihat disposisi (simpan, file, arsip)- lihat lampiran surat (apakah sudah
lengkap)
Setiap surat yang akan diberkaskan dibaca terdahulu isi informasinya, kemudian dibuatlah INDEKS = Kata tangkap/ringkas atau Judul berkasatau Judul berkas,Setelah diindeks, surat diberi kode klasifikasi (pokok masalah, sub-maslah, dan sub-sub masaah).Menyiapkan sekat I, II, III dan folder untuk melakukan penataan berkas,Menempatkan sekat dan folder yg telah diberi kode klasifikasi, kedalam filing kabinet
MEMBUAT INDEKS
Menentukan unit atau bagian dari kata t k i f i d i ktangkap informasi pada arsip, yang akan dijadikan sebagai tanda pengenal arsip. Indeks dapat berupa: indeks nama orang, indeks nama badan, indeks nama tempat, Indeks subjek indeks angka
KEGUNAAN INDEKS• UNTUK MENGELOMPOKKAN UNTUK MENGELOMPOKKAN
DAN MEMBERKASKAN ARSIP YANG MEMPUNYAI
KODE DAN KEGIATAN YANG SAMA;
• SEBAGAI SARANA UNTUK MEMUDAHKAN PENEMUAN
KEMBALI ARSIP YANG DIBUTUHKAN
9
SYARAT INDEKS
• SINGKAT;JELAS DAN• JELAS DAN
MUDAH DIINGAT• KATA BENDA
ATAU KATA YANG
MEMBERIKAN PENGERTIANPENGERTIAN KEBENDAAN;
• DIAMBIL DARI ISI ARSIP ATAU ISI
SURATNYA.
Indekslah berkas atau surat berikut :1. Surat Rektor UNMUH Yogyakarta kepada
Kopertis. tentang Perubahan struktur organisasi UNMUHg
2. Surat Rektor UNMUH kepada Menteri Agama tentang Program Kerja Tahun 2016
3. Surat dari Dinas Kominfo Kota Samarindatentang Seminar “Peranan IT dalam Manajemen Perguruan TinggiMuhammadiyah”
4. Surat dari Universitas Udayana Denpasar kepada Rektor UNMUH Jakarta tentang studi banding
5. Kumpulan surat penempatan karyawan tahun 2015
6. Pengumunan Pembantu Rektor II bidang administrasi tentang Penerimaan karyawan g ytahun 2014
7. Berkas kondite tahun 20158. Berkas kenaikan gaji karyawan tahun 2015
INDEKS NAMA ORANG/PERUSAHAAN
. Straigth order
. Indexing order
10
STRAIGTH ORDER
Nama Orang/Perusahaan/OrganisasiNama Asli Indeks
Dr Achmad Sagalana Achmad Sagalana DrDr Achmad Sagalana Achmad Sagalana,Dr.Ir. Rahayu Effendi Rahayu Effendi, Ir.Prof. Dr. Ali Hardi Ali Hardi, Prof., Dr.Sandra Lintang Sandra LintangSylvester Stallone Sylvester StallonePT Angin Ribut Angin Ribut PTPT. Angin Ribut Angin Ribut, PT.CV. Sama Suka Sama Suka, CV.
INDEXING ORDER
Nama Orang/ Perusahaan/OrganisasiN A li I d kNama Asli Indeks
Drs. Achmad Sagalana Sagalana, Achmad, Drs.Ir. Rahayu Effendi Effendi, Rahayu, Ir.Prof. Dr. Ali Hardi Hardi, Ali, Prof., Dr.Sandra Lintang Lintang, SandraSylvester Stallone Stallone, Sylvestery , yPT. Angin Ribut Ribut, Angin, PT.CV. Sama Suka Suka, Sama, CV.Dra. Lies Didit Prasetyo Prasetyo,Didit,Lies, Dra.
Cara Pengaturan Berkas : Model Indexing Order
Situmorang G T (Mayor CAJ)
Sutarto, Endriartono (Jenderal
H i N di (P f)
Magetsari, Noerhadi (Prof, Dr)
Hom, George (Mr)
Situmorang, G.T. (Mayor CAJ)
Robert, Sandra (Ms)
Bisri, Cholis (KH)
Hari., Nurdin (Prof)
Cara Pengaturan Berkas : Model Indexing Order
R R b t
Rendra, W.S.
Suharti, Ami
Lubis, T. Mulya
Noer, Jajang C.
Pangaribuan, Luhut MP
R., Robertus
Dillon, HS
Harrington, Charles
11
Cara Pengaturan Berkas : Model Indexing Order
Shangrila, Hotel
Tugu, Wisma
Balai Kartini, Ged.
Gajah, Museum
Hilton, Hotel
Manggala Wanabhakti, Ged.
Aryanti, Wisma
CONTOH LABEL INDEKS
Subjek
Rapat Paripurna DPR, Agustus 1999
Anwari, Thomas, Dr., Ir.
Nama orangNama orang
INDEKS SUBJEKSurat tentang tagihan rekening telepon mei 2015
Indeksnya : tagihan listrik Mei 2015Kodenya : Primer : KUI - KEUANGANSekunder : KU.05 - PEMBAYARANTersier : KU.05.07 - REKENING LISTRIKFolder : KU.05.07 - Tagihan Listrik Mei 2015
KU.05.07Tagihan Listrik
Mei 2010
KU.05.07REKENING LISTRIK
KU.05PEMBAYARAN
KUKEUANGAN
12
INDEKS DAPAT BERUPA :
Masalah/subjekNama OrangNama Organisasi/instansiNama Tempat/wilayah
BERKAS
Himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis
PENATAAN BERKAS
Kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur berkas dalam tatanan yang sistimatis
TUJUAN PENATAAN BERKAS
Menemukan kembali informasi dengan cepat dan tepatMempermudah penyusutan arsip
13
BERKAS KESAMAAN MASALAH(Rubrik)
DOKUMEN YANG MASALAHNYA SAMA DIHIMPUN DALAM SATU BERKAS- Berkas Kenaikan pangkat dosen unmul 2014- Berkas pengadaan ATK unmul 2014
BERKAS KESAMAAN JENIS
Berkas yang sama jenisnya dihimpun dalam berkas (seri) yang sama :- Seri Surat Edaran Rektor Unmul th 2014- Seri SK Kenaikan pangkat peg. Unmul 2015- Seri SK KGB peg. Unmul 2014
BERKAS KESAMAAN URUSAN(DOSIER)
Dokumen yang merupakan hasil satu kegiatan dihimpun dalam satu berkas.Berkas akan mencerminkankegiatan sejak awal hingga akhir- Berkas Penerimaan mahasiswa baru unmul 2015- Berkas Proyek Revovasi gedung Rektorat Unmul 2014y g g
PEMBERIAN KODE KLASIFIKASI
Setiap surat yang akan diberkaskan diberi indeks dan kode klasifikasi terlebih dahulu sesuai dengan Kode Klasifikasi surat
14
KEGUNAAN KLASIFIKASIMENGELOMPOKKAN ARSIP YANG MASALAHNYA SAMA DALAM SATUMASALAHNYA SAMA DALAM SATU BERKAS;
MENGATUR PENYIMPANAN ARSIP SECARA LOGIS DAN SISTEMATIS;
UNTUK MEMUDAHKAN DALAM KEGIATAN PENEMUAN KEMBALI
Catatan :
1.Penataan atau pemberkasan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah
2. Penataan atau pemberkasan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunya Daftar Arsip Aktif
3. Daftar Arsip Aktif terdiri dari : Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas
Daftar Berkas
UNIT PENGOLAH
NOMOR BERKAS
KODE KLASIFIKASI URAIAN INFORMASI BERKAS
KURUN WAKTU JUMLAH KETERANGAN
Daftar Isi Berkas
NOMOR BERKAS
NOMOR ITEM ARSIP
KODE KLASIFIKASI
URAIAN INFORMASI
BERKAS
TANGGAL JUMLAH KETERANGAN
15
TUNJUK SILANG
• SARANA ATAU TANDA YANG SECARA LANGSUNGSECARA LANGSUNG
MENUNJUKKAN KE TEMPAT PENYIMPANAN YANG LAIN
• SARANA PADA TEMPAT PENYIMPANAN YANG
MENUNJUKKAN TEMPAT YANGMENUNJUKKAN TEMPAT YANG LAIN DI MANA DOKUMEN
TERSEBUT DISIMPAN
PENGGUNAAN TUNJUK SILANG
• JIKA SATU SURAT MEMPUNYAI 2 MASALAH ATAU LEBIHMASALAH ATAU LEBIH
• JIKA ADA PERUBAHAN NAMA, BAIK ORANG, TEMPAT ATAU ORGANISASI
• JIKA SURAT MEMPUNYAI LAMPIRAN YANG BUKAN MERUPAKAN SURAT
SEPERTI DISKET, FOTO, BUKU, DLL.
CONTOH PENGGUNAAN FORMULIR TUNJUK SILANG
Indeks :PENGUMUMAN LELANG BARANG
Kode:PL.08.01
TanggalNo.
: 19 MARET 2010:
Lihat :PENGADAAN BARANG
Indeks :PENGADAAN BARANG
Kode :PL.03
TanggalNo.
: 10 MEI 2010:
LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP AKTIF
Karena sifatnya tertutup perlu ada batasan, siapa yg berhak meminjam arsip & siapa yg berhak mengijinkanJangka waktu peminjaman dibatasi maksimal 1 minggu dan dpt diperpanjangAda pengendalian/ pencatatan sbg bukti terjadinya transaksi peminjamanMenempatkan kembali arsip yg dipinjam sesuai dgn penempatan semula
16
Peralatan Peminjaman Arsip
Buku Peminjaman ArsipNO.
URUTKODE /
NO.SURATISI RINGKAS JUMLAH
BERKASNAMA
PEMINJAMPARAF / TGL
PINJAMPARAF / TGL
KEMBALI
OUT INDICATOR
Sebagai pengganti arsip yang dipinjam.
1 folder - outguide1 atau beberapa lembar - outsheet
OUT GUIDENo Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf
OUT SHEETNo Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf
PENEMUAN KEMBALIARSIP AKTIF
BUKU KENDALI SURAT
17
LATIHAN :
1.Buatlah pemberkasan arsip pegawai berdasarkan Geografis mulai dari Propinsi Kabupaten/kota
2. Buat Daftar Arsip Aktif terdiri dari : Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas
Nama Nama PegawaiPegawaiSyahriniSyahrini
Kab. KotaSamarinda
PropinsiKALTIM.
PulauKALIMANTAN