INTEGRASI SPIP DAN QMS ISO 9001:2015SEBAGAI KUNCI KEBERHASILAN

PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI BADAN POM DALAM RANGKA MEWUJUDKAN

GOOD GOVERNANCE DAN CLEAN GOVERNMENT

Oleh :Dra. Zulaimah, Apt., M.Si

Inspektur Badan POMPeningkatan Kompetensi Tim Quality Assurance QMS Badan POM

Jakarta, 19 Mei 2016

Kunci Keberhasilan Pelaksanaan RBSasaran Indikator Satuan Baseline Target 2019

Birokrasi yang bersih

dan akuntabel

1. Opini WTP atas Laporan

Keuangan K/L% 74 95

2. Tingkat kapabilitas APIP Skor 1-5 1 3

3. Tingkat kematangan

implementasi SPIPSkor 1-5 1 3

4. Instansi pemerintah yang

akuntabel (skor B atas SAKIP) K/L% 39,3 85

5. Penggunaan e-procurement

terhadap belanja pengadaan% 30 80

Birokrasi yang efektif

dan efisien

1. Indeks RB rata-rata nasional K/LSkor 1-

10047 75

2. Indeks profesionalitas ASNSkor 1-

10076 86

3. Indeks e-gov nasional K/L Skor 0-4 2,66 3,4

Birokrasi yang memiliki

pelayanan publik

berkualitas

1. Indeks integritas nasional (Pusat) Skor 0-10 7,22 9

2. Survei Kepuasan Masy % 80 95

3. % kepatuhan pelaks UU Pelay

Publik (Zona Hijau) K/L%

K : 64

L : 15100

PERANAN SPIP DALAM MENENTUKAN

KEANDALAN PELAPORAN

Keandalan Pelaporan

Keuangan dan Kinerja

LAPORAN KEUANGAN

LAPORAN KINERJA

Keandalan SPI menjadi dasar

dari pemberian opini

Sistem AkuntansI

Instansi (SAI)

Sistem Akuntabilitas

Kinerja Instansi

Pemerintah (SAKIP)

Full Disclosure

Keandalan SPI

Kepatuhan

Terhadap Peraturan

OUTCOMES: KESEJAHTERAAN, SUSTAINABLE DEVELOPMENT, DAN

SOCIAL RESPONSIBILITIES

Dasar pemberian opini

3

SAP

Pentingnya SPIP (Amanah UU 1/2004)

Pasal 55 ayat (4) ; Statement of Responsibility

Menteri/pimpinan lembaga selaku pengguna anggaran/ pengguna barangmemberikan pernyataan bahwa pengelolaan APBN telah diselenggarakanberdasarkan sistem pengendalian yang memadai dan akuntansi keuangan telahdiselenggarakan sesuai dgn SAP.

PP 60/2008 :

Merupakan komitmen yang nyata dari pemerintah untuk memperbaiki akuntabilitaskeuangan negara resep agar tidak disclaimer dan mencegah penyimpangan(prevention)

4

5

Untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi tercapainya :a) Efektivitas dan Efisiensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pemerintahan negarab) Keandalan Laporan Keuanganc) Pengamanan aset negarad) Ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.

TUJUAN SPIP

PP NOMOR 60 TAHUN 2008 Pasal 2 ayat (3)

PRINSIP DASAR SISTEM PENGENDALIAN INTERN

•SPI adalah suatu proses yang terintegrasi danmelibatkan semua tahapan manajemen dalam suatuorganisasi,

•SPI diharapkan memberikan keyakinan yangmemadai (reasonable assurance) atas tercapainyatujuan organisasi

•Memiliki Hard Control (kebijakan dan prosedur,struktur organisasi, birokrasi) dan Soft Control(kompetensi, komitmen trust, nilai-nilai luhur dankepemimpinan)

PENGELOLAAN

KEUANGAN NEGARA.................KESEHATAN

BEBAS KKNYANBLIK.................

Peru-musan

Kebijakan

Perenca-naan

Pengang-garan

Pelaksa-naan

Anggaran

Panata-usahaan

Pelapo-ran

Monev

AKUNTABILITAS KEUANGAN

AKUNTABILITAS KINERJA

WAJAR TANPAPENGECUALIAN

WTP

WILAYAH TERTIB ADMI-NISTRASI

WILAYAHBEBASKORUPSI

WTA

WBK

GOODGOVERNA

NCE& CLEAN GOVERN-

MENTSPIP

REFORMASI

BIROKRASI

NAWACITA

Hard Control Soft Control

8 AREA PERUBAHAN

SPIP YANG EFEKTIF PADA SELURUH TAHAPAN PROSES MANAJEMEN

PENGELOLAAN KEUANGAN DAN KINERJA

DAPAT MEWUJUDKAN GOOD GOVERNANCE DAN CLEAN GOVERNMENT

9

SISTEM MANAJEMEN MUTU

PENGELOLAAN KEUANGAN

NEGARA & KINERJA

PP 60/2008 – SPIP

10

SPIPBab IV

Penutup

Bab I

Umum

Bab III

Penguatan

Bab II

Unsur SPIP

Pengawasan

Intern

PembinaanUmum

Lingkungan

Pengendalian

Kegiatan

Pengendalian

Umum Pemantauan

Informasi &

Komunikasi

DAFTAR UJI

Ps. 47

Ps. 48-58

Ps. 59

Ps. 60-61Ps. 1-2

Ps. 3

Penilaian

Risiko

Ps. 4-12

Ps. 13-17 Ps. 18-40

Ps. 41-42

Ps. 43-46

Definisi Pengendalian Intern – SPIP

11

“Proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan

secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk

memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi”

Proses Dipengaruhi

manusia

Keyakinanmemadai

Mencapai

tujuan

• Pimpinan

• Pegawai

• Tidak mutlak

•Memiliki

keterbatasan

• Terintegrasi

• Terus-

menerus

Operasi,

pelaporan,

ketaatan,

pengamanan aset

12

Keyakinan memadaikarena memiliki keterbatasan.

• Pertimbangan (judgement)• Gangguan (breakdown)• Pengabaian manajemen• Kolusi• Biaya vs manfaat

Visualisasi Pengendalian Intern – SPIP

13

LINGKUNGAN PENGENDALIAN

PENILAIAN RISIKO

KEGIATAN PENGENDALIAN

INFORMASI & KOMUNIKASI

PEMANTAUANU

N

I

T

A

U

N

I

T

B

K

E

G

I

A

T

A

N

1

K

E

G

I

A

T

A

N

2

UNSUR

LINGKUPIMPLEMENTASI

TUJUAN

SPIP Terintegrasi Dengan Kegiatan Instansi Pemerintah

14

Unsur SPIP:• Dapat diterapkan pada level instansi

maupun level kegiatan• Menyatu dan menjadi bagian integral

kegiatan instansi pemerintah• Disesuaikan dengan kebutuhan instansi

Dasar Integrasi SPIP dengan kegiatan Instansi Pemerintah (manajemen)Pimpinan instansi pemerintah bertanggung jawab untuk mengembangkan kebijakan, prosedur dan praktik detil untuk menyesuaikan dengan kegiatan

instansi pemerintah dan untuk memastikan bahwa unsur tersebut telah menyatu dan menjadi bagian integral dari kegiatan instansi pemerintah.

(Penjelasan Pasal 3 ayat (2) PP 60/2008)

LINGKUNGAN PENGENDALIAN

15

“Kondisi dalam instansi pemerintah

yang mempengaruhi efektivitas

pengendalian intern.”

S P I P

Lingkungan Pengendalian

16

Struktur organisasi yang

sesuai kebutuhan

Kepemimpinan yang kondusif

Komitmen terhadap kompetensi

Penegakan integritas dan

etika

Hubungan kerja yang baik

Peran APIP yang efektif

Kebijakan yang sehat tentang

pembinaan SDM

Pendelegasian wewenang dan

tanggung jawab yang tepat

S P I P

PENILAIAN RISIKO

17

“Penilaian atas kemungkinan kejadian

yang mengancam pencapaian tujuan

dan sasaran instansi pemerintah.”

S P I P

• Menentukan dampak

risiko terhadap tujuan.

• Prinsip kehati-hatian

untuk menentukan risiko

yg dapat diterima

• Menggunakan metodologi yg

sesuai dengan tujuan.

• Mengenali risiko dari faktor

eksternal dan internal.

• Menilai faktor lain yg dapat

meningkatkan risiko.

Penilaian Risiko

18

Analisis RisikoIdentifikasi RisikoPenetapan tujuan

• Tujuan instansi

• Tujuan kegiatan

S P I P

KEGIATAN PENGENDALIAN

19

“Tindakan yang diperlukan untuk mengatasi

risiko serta penetapan dan pelaksanaan

kebijakan dan prosedur untuk memastikan

bahwa tindakan mengatasi risiko telah

dilaksanakan secara efektif.”

S P I P

Kegiatan Pengendalian

20

Reviu atas kinerja instansi pemerintah Pembinaan SDM Pengendalian pengelolaan sistem informasi Pengendalian fisik atas aset Penetapan & reviu indikator & ukuran

kinerja Pemisahan fungsi Otorisasi transaksi dan kejadian penting Pencatatan yang akurat dan tepat waktu Pembatasan akses atas sumber daya Akuntabilitas terhadap sumber daya Dokumentasi atas SPI

• Sesuai dengan tusi

• Diutamakan pada kegiatanpokok

• Dikaitkan dgn penilaianrisiko

• Prosedur harus ditetapkandan dijalankan

• Evaluasi secara teratur

S P I P

INFORMASI DAN KOMUNIKASI

21

“Identifikasi, pencatatan, dan komunikasi informasi

dilakukan untuk memudahkan pelaksanaan

pengendalian dan tanggung jawab.”

S P I P

Informasi dan Komunikasi

22

Identifikasi, pencatatan, dan komunikasiinformasi dalam bentuk dan waktu yg tepat.

Komunikasi atas informasi wajibdiselenggarakan secara efektif.

Penyediaan dan pemanfaatan berbagaibentuk dan sarana komunikasi.

Pengelolaan, pengembangan, dan perbaruansistem informasi secara terus menerus.

S P I P

PEMANTAUAN

23

“Proses penilaian atas mutu kinerja sistem

pengendalian intern dan proses yang

memberikan keyakinan bahwa temuan audit

dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti.”

S P I P

Pemantauan

24

Pemantauan berkelanjutanPengelolaan rutin, supervisi, pembandingan,

rekonsiliasi, dan tindakan lain yang terkait dalampelaksanaan tugas

Evaluasi terpisahPenilaian sendiri, reviu, dan pengujian efektivitas SPIP melalui:

PM-EPITE, RPT, TPPU, DUPU, TOPU, LHPPU, LAS PPU

Tindak LanjutDiselesaikan dan dilaksanakan sesuai

mekanisme penyelesaian rekomendasi hasil audit danreviu lainnya yang ditetapkan

S P I P

Penguatan Pemantauan SPIP dan QMSMelalui Three Lines of Defense

25

PENERAPAN

SPIP&QMS

Unit Operasional

PEMANTAUAN

Satgas&AI

ASSURANCE

Inspektorat

Unit operasional (Manajemen & seluruh pegawai)

menerapkan SPIP & QMS sepanjang waktu.

Satgas SPIP & Auditor Internal membantu

manajemen pada setiap level organisasi dengan

melakukan pemantauan SPIP & QMS.

Inspektorat (APIP sekaligus Koordinator Auditor

Internal) memberikan assurance dan konsultasi

penerapan SPIP & QMS.

Konsep Tiga Lini PertahananSPIP & QMS

26

Manajemen & seluruh

pegawai

Fungsi Pemantauan

(Satgas SPIP & Auditor

Internal)

Fungsi Assurance(Inspektorat)

Lini Pertahanan Pertama Lini Pertahanan Kedua Lini Pertahanan Ketiga

Lini pertahanan terpenting dalam mencegah kesalahan,

mendeteksi kecurangan, serta mengidentifikasi

kelemahan dan kerentanan pengendalian.

Memantau SPIP dan QMS di setiap tingkatan manajemen

dan memperingatkan lini pertahanan pertama bila

dijumpai kelemahan rancangan dan pelaksanaan

pengendalian intern

Memberikan konsultasi dan assurance penerapan pengendalian intern,

melaporkan kecurangan atau kekeliruan yang terjadi dan

kelemahan pengendalian yang membahayakan organisasi

KESIMPULAN

• Implementasi QMS merupakan bagian tidak terpisahkan yangmendukung implementasi SPIP.

• QMS merupakan siklus manajemen (PDCA) yang berlaku umum danlebih bersifat hard control, sedangkan SPIP merupakan ruh/jiwaseluruh siklus manajemen dan lebih bersifat soft control.

• Pelaksanaan SPIP dan QMS yang terintegrasi dalam pelaksanaankegiatan rutin secara efektif, sangat menunjang pelaksanaan ReformasiBirokrasi Badan POM secara terus-menerus dan berkesinambungandalam mewujudkan Good Governance dan Clean Government.

28