PENYUSUNAN BISNIS PROSES DIKLAT

UNTUK PENERAPANSISTEM MANAJEMEN MUTU

ISO 9001:2008

PEMERINTAH KABUPATEN PAMEKASANDINAS PENDIDIKAN

SMK NEGERI 1 PAKONG Jl. Raya Pakong Telp. (0324) 7710207 Fax. (0324) 335934 Pamekasan 69352

2010

Hamimnova 1

SESI 4

Hamimnova 2

BISNIS PROSES

1. Pengertian

Bisnis proses adalah rangkaian aktifitas yang ada dalam organisasi/institusi, yang merupakan aliran input dan output yang terkait dari Departemen satu kepada Departemen lain atau dari pelanggan kepada organisasi.Untuk dapat mengetahui proses-proses apa yang dilakukan pada organisasi maka diperlukan analisis pemetaan bisnis proses (Business process mapping).

Sebagai contoh : SMK melakukan proses pendidikan dan pelatihan.Untuk dapat menentukan bisnis proses di SMK maka kita harus mampu menganalisa dan menjabarkan rangkaian aktivitas yang ada di SMK tersebut.

2. Analisa bisnis proses

Untuk dapat melakukan analisa bisnis proses maka harus menjabarkan peran, tugas dan tanggung jawab yang ada pada :

a Struktur organisasib Mekanisme dan koordinasi dalam struktur organisasic Menjabarkan aktivitas yang ada pada struktur meliputi tugas, tanggung jawab

dan wewenang

Hamimnova 3

CONTOH SMKN ...............

Struktur Organisasi dan Stafing

Hamimnova 4

Kepala Sekolah.................... DU / DIKomite Sekolah

WMM...........................

Wk Kurikulum………………

Wk Humas………………….

.

Wk Kesiswaan..........................

Wk Sarpras…………………

….

Ka. Tata UsahaImam Mursoli, S.Pd

KOMPETENSI KEAHLIAN

Contoh Uraian Tugas

3.3.1. Kepala Sekolah

Nama Jabatan/Fungsi : Kepala Sekolah

Bertanggungjawab kepada : Kepala Dinas Pendidikan Daerah

Berhubungan dengan :

1.Semua unit kerja SMK ...............

2.Dinas Pendidikan Daerah

3.Dinas Dikbud Propinsi

4.Direktorat Pembinaan SMK

5.Du/Di

6.Pemkot ................

Tanggung Jawab :

1. Menyusun program kerja sekolah

2. Membuat Pedoman Mutu Sekolah.

3. Menjabarkan, melaksanakan dan mengembangkan Diklat Kurukulum

SMK.

4. Mengembangkan SDM.

5. Melakukan pengawasan dan supervisi tenaga pendidik dan kependidikan.

6. Melakukan hubungan kerjasama dengan pihak luar

7. Merencanakan, mengelola dan mempertanggungjawabkan keuangan

Wewenang :

1. Mengangkat dan menetapkan personal struktur organisasi.

2. Menerbitkan dokumen yang dikeluarkan sekolah.

3. Memberi pembinaan warga sekolah

4. Memberi penghargaan dan sanksi

5. Mengesahkan perubahan kebijakan mutu organisasi

6. Melegalisasi dokumen organisasi

7. Memutuskan mutasi siswa

8. Mengusulkan promosi dan mutasi

Hamimnova 5

SMM ISO 9001:2008, pada pasal 5.5.1 tanggung jawab dan wewenang dinyatakan“Pucuk pimpinan harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang dan dikomunikasikan dalam organisasi”.

Untuk dapat mengkomunikasikan tanggung jawab dan wewenang maka Kepala Sekolah dan Kasubag Taus harus membuat uraian jabatan kepada masing-masing personel yang menduduki jabatan dalam struktur organisasi sekolah dari wakil kepala sekolah sampai kepada ketua program keahlian dan struktur lain yang ada di sekolah. Di dalam SMM ISO 9001:20080 penyusunan tanggung jawab dan wewenang disarankan seperti format dibawah ini :

Tanggungjawab dan Wewenang

Tanggungjawa

bWewenang

Posisi Yang

berwenang

Dilaporkan

Kepada

Jika tidak ada

didelegasikan

Hubungan

Dengan

Unit Kerja

Kebijakan Mutu Pengesahan dan

perubahan

Kepala Sekolah Kepala

Dinas Dikda

Wk Kurikulum,

Humas,

Kesiswaan,

Sarpras

Semua unit

kerja

Pengendalian

implementasi

ISO

Mengendalikan

mutu lulusan

Kepala

Sekolah

Kepala

Dinas Dikda

WMM Semua unit

kerja

Penerimaan

siswa baru

(PSB)

Perencanaan,

seleksi, verifikasi

dan pengumuman

Wk. Kesiswaan Kepala

Sekolah

diteruskan

Dikda

Panitia PSB Semua

Ketua

Program

Keahlian

Proses Belajar

Mengajar

Perencanaan,

pelaksanaan,

evaluasi, pelaporan

Wk. Kurikulum Kepala

Sekolah

Staf Kurikulum Semua unit

kerja

Pengembangan

Fasilitas

Perencanaan,

pelaksanaan,

M & R

Wk. Sarpras Kepala

Sekolah

Ka. TU Semua unit

kerja

Pengembangan

Sumber Daya

Manusia

Perencanaan,

penyiapan

Ketua Unit

Kerja

Kepala

Sekolah

Sekretaris / staf

unit kerja

Semua unit

kerja

Bimbingan

Penyuluhan

Perencanaan,

pelaksanaan,

Koordinator BP Ketua

Program

Guru BP Wali kelas

Hamimnova 6

pembinaan Keahlian

Bursa Kerja

Khusus

Perencanaan,

pelaksanaan,

penelusuran,

penyaluran

Wk. Humas Kepala

Sekolah

Koordinator BKK Semua unit

kerja

Untuk menjamin bahwa setiap personel di SMK memahami tugas, tanggung jawab dan wewenang maka SMK harus menjabarkan bahwa struktur organisasi diuraikan dan dijabarkan menjadi tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing. Dari struktur organisasi tersebut, harus dianalisis, apakah mampu mendukung visi dan misi sekolah dan mampu mendukung proses “Peningkatan Mutu” (Quality Improvement).Sekolah harus mampu mengukur keefektifan sistem organisasinya, apakah mampu memenuhi tuntutan/kebutuhan pelanggannya, untuk itu apakah struktur yang ada mampu memberikan pelayanan kepada pelanggan secara prima.Apabila tidak mampu memenuhi tuntutan pelanggan maka perlu dilakukan proses perbaikan bahkan kalau perlu dilakukan reorganisasi atau Re-engineering/pembaharuan kembali.

3. Keterkaitan proses

Keterkaitan proses di Sekolah dengan Bisnis Proses /lainnya yang di persyaratkan oleh SMM ISO 9001:2008 untuk melakukan analisis proses yang ada di Sekolah maka perlu diuraikan proses di Sekolah dari mulai penerimaan siswa baru (PSB, pelaksanaan KBM, sampai ke proses penelusuran tamatan. Untuk hal tersebut sebagai contoh : proses-proses atau aktivitas yang ada di Sekolah antara lain:

a. Penerimaan siswa baru (PSB)b. Promosi sekolah c. Pengembangan kurikulum dan penerapannya d. PBMe. Ujian akhir sekolahf. Uji kompetensi/sertifikasi ( Untuk SMK )g. Ujian akhir nasionalh. Pembelajaran di industri ( Untuk SMK )i. Penelusuran tamatanj. Pengelolaan fasilitask. Pengelolaan unit produksi ( Untuk SMK )l. Pelatihan SDM sekolahm. Bimbingan karir (guru dan siswa)n. Penyusunan bahan ajar (modul)o. Kegiatan extra kurikulerp. Pengadaan guru tamu/out sourcingq. Kerjasama antar lembagar. Penyusunan program sekolah dengan komite sekolahs. Kegiatan kreatifitas siswa

Hamimnova 7

Dari proses-proses tersebut diatas dijadikan kerangka proses yang menyatu sehingga menjadi alur yang mengalir dari hulu sampai hilir, yaitu dari mulai penerimaan siswa baru sampai menamatkan siswa dan melakukan penelusuran tamatan.Untuk dapat membuat kerangka bisnis proses maka perlu menyusun matrik analisis antara proses yang ada di SMK dipadankan dengan pasal-pasal SMM ISO 9001:2008 dijelaskan dalam uraian dan tugas itu menjadi tanggung jawab siapa.Untuk melakukan proses analisis penyusunan bisnis plan dapat menggunakan contoh matrik di bawah ini.

Contoh Analisis keterkaitan proses dengan pasal-pasal/persyaratan-persyaratan SMM ISO 9001:2008. Untuk membuat keterkaitan tersebut maka perlu di buat matrik keterkaitan sbb :

Tabel Keterkaitan Matrik Proses dengan Pasal-pasal ISO

No Proses di Sekolah Pasal-pasal ISO

Uraian Tanggung jawab

1 Penerimaam siswa

Baru

7.2.2 Tujuan persyaratan berkaitan dengan kompetensi

Waka Kesiswaan

2 Pengembangan Kurikulum

7.3.3 Perancangan dan pengembangan

Waka Kurikulum

3 PBM di program keahlian

7.5.1 Pengendalian Proses PBM

Ketua Program keahlian

4 Pengadaan guru tamu 7.4 Pembahasan SDM luar sekolah

Waka Humas

Dalam matrik tersebut diatas maka seluruh proses di Sekolah harus dapat dianalisis dan dimasukkan dalam tabel keterkaitan tersebut diatas.

Dari data matrik tersebut diatas dipergunakan untuk menyusun pemetaan alur bisnis proses Sekolah.Sekolah dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 lingkup yang ditetapkan adalah di bidang pendidikan. Untuk itu pemetaan bisnis prosesnya adalah yang mendukung kegiatan di bidang pendidikan. Untuk menyusun pemetaan tersebut, proses analisis jabatan dan penyusunan uraian jabatan serta matrik keterkaitan telah selesai. Dari data tersebut merupakan masukan dalam penyusunan bisnis proses.

4. Menyusun Peta Proses

Hamimnova 8

Untuk dapat menggambarkan rangkaian dari proses-proses yang ada di Sekolah maka diperlukan proses pemetaaan, dan proses-proses menjadi suatu aliran yang mengalir dari hulu ke hilir.

Contoh : bisnis proses lembaga pendidikan

5. Manfaat bisnis proses dalam organisasi

Dalam pemetaan bisnis proses maka organisasi akan mampu :a. Mengidentifikasi proses-proses yang dilakukan di organisasi b. Mengukur keefektifan proses yang dilakukan dalam melayani kebutuhan

pelangganc. Memutuskan pasal-pasal SMM ISO 9001:2008 dalam rangkaian proses di

organisasi d. Mempermudah pihak ekternal dan internal untuk mendapatkan alur proses dan

organisasie. Membantu auditor struktural memahami proses-proses yang ada di organisasi

Hamimnova 9

MANAJEMEN

QUALITY ASSURANCE

Pelaksanaan PBM

Perencanaan dan

Pengembangan

Promosi

Pelanggan

Kepuasan

Pelanggan

Persyaratan

Dukungan Non

Teknis

Pengadaan

Keuangan

PSDM

BP/BK

Ekstrakurikuler

Lakukanlah analisis proses-proses yang ada di Sekolah ………, dengan menguraikan proses-proses tersebut menjadi matrik keterkaitan dengan SMM ISO 9001:2008

No Proses Diklat Pasal-pasal ISO

Rician proses Tanggung jawab

Hamimnova 10

LEMBAR LATIHAN 1

Buatlah pemetaan bisnis proses pendidikan dan latihan di Sekolah .............

Tugas :

1. Tetapkan siapa pelanggan Anda2. Siapa yang menerima pelanggan Anda3. Siapa yang menyusun program 4. Siapa yang melaksanakan program5. Siapa yang melakukan evaluasi program6. Siapa yang melakukan verifikasi dan validasi program7. Siapa yang mendukung proses dari perencanaan sampai evaluasi8. Siapa yang melakukan outsourcing apabila kebutuhan tidak ada di dalam SMK9. Buatlah alur bisnis prosesnya.

Hamimnova 11

LEMBAR LATIHAN