4. ANALISA DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Struktur Organisasi ... · 17 Universitas Kristen Petra 4....

17 Universitas Kristen Petra

4. ANALISA DAN PENGOLAHAN DATA

4.1 Struktur Organisasi Departemen Purchasing

Departemen Purchasing di PT Insera Sena bertugas untuk mengelola

pengadaan bahan baku yang diperoleh dari berbagai supplier. Supplier yang

bekerja sama dengan PT Insera Sena terdiri dari supplier dalam negeri maupun

supplier luar negeri. Struktur organisasi Departemen Purchasing sesuai dengan

Job Description Departemen Purchasing terdiri dari general manager, manajer,

kepala bagian purchasing, kepala bagian shipping import, staf purchasing, staf

import, admin purchasing-import, dan staf operasional import. Struktur organisasi

dapat dilihat pada Gambar 4.1.

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Departemen Purchasing

Total karyawan yang terdapat dalam Departemen Purchasing ialah 24

orang. General manager membawahi satu orang manajer Purchasing. Manajer

membawahi dua orang kepala bagian Purchasing dan satu orang kepala bagian

shipping import. Staf Purchasing berjumlah 7 orang dan admin Purchasing juga

berjumlah 7 orang. Staf import dan staf operasional import masing-masing

berjumlah satu orang. Admin import berjumlah tiga orang.

petra.ac.id

http://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classification

http://digilib.petra.ac.id/help.html


Tanggung jawab dan tugas masing-masing bagian yang terdapat di Job

Description Departemen Purchasing meliputi:

General manager

Tanggung jawab utama:

- Memonitor dan melaksanakan proses purchasing dan import sesuai

kebijaksanaan dan standar

- Mengembangkan sumber daya manusia di Departemen Purchasing

- Menjalankan fungsi 5R dan nilai safety di Departemen Purchasing

Perencanaan:

- Bertanggung jawab atas purchasing yaitu perencanaan pembelian lokal

maupun import, kebijaksanaan-kebijaksanaan yang ada, serta

pengembangan dalam mencari supplier

- Membuat strategic planning dengan produk development atau marketing

export untuk menentukan jenis komponen yang akan digunakan dengan

pertimbangan kemudahan kerja sama dengan supplier, peluang

mendapatkan barang terbaik, murah, dan mendapat keuntungan

Pelaksanaan:

- Mengambil keputusan

- Menjaga keseimbangan dengan mempertimbangkan biaya inventori,

consistency, supply, dan jumlah order yang menarik bagi supplier

- Mencari info kemampuan pabrik supplier dalam konsistensi produk,

harga, dan pengelolaannya

Pengawasan:

- Memonitor pelaksanaan dan menyelesaikan kasus claim yang terjadi

Manajer

Tanggung jawab dan job description manajer sama dengan general manager,

namun dalam tahap pelaksanaan seorang manajer juga berkewajiban untuk

memeriksa semua PR dan menyetujui PO.


Kepala Bagian Purchasing


- Memonitor staf dan memberi masukan ke manajer

- Bertanggung jawab terhadap ketepatan waktu pembelian dan kedatangan

barang berdasarkan PR

Perencanaan:

- Membuat jadwal pelaksanaan terhadap rencana pembelian barang

berdasarkan PR yang masuk dengan melihat urgensi

Pelaksanaan:

- Membuka hubungan seluas-luasnya dengan supplier untuk mendapatkan

info harga dan kualitas barang

- Berkoordinasi dengan departemen lain dalam memutuskan kualitas barang

yang ditawarkan supplier

- Berkoordinasi dengan manager dalam memutuskan harga barang yang

dibeli

Pengawasan:

- Memonitor konfirmasi dan schedule pengiriman order dari supplier

- Memonitor kelancaran dan kelengkapan dokumen import yang dibutuhkan

export import

Kepala Bagian Shipping Import


- Bertanggung jawab atas kelancaran urusan import baik internal maupun

eksternal

- Bertanggung jawab atas pelaporan bea cukai (KITE)

Perencanaan:

- Membuat rencana pemasukan barang import

Pelaksanaan:

- Import : menerima dokumen import dari purchasing, memeriksa kebenaran

dokumen import (PIB), memeriksa laporan import secara global dan detail


- KITE : memeriksa laporan import sebelum ke bea cukai

- Memeriksa dan membayar tagihan dari EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal

Laut), pelayaran, dan forwarding

Pengawasan:

- Memonitor pembuatan PIB, pemasukan barang import, pembuatan laporan

realisasi import per akhir bulan, dan pembuatan laporan import (KITE)

Staf Purchasing


- Bertanggung jawab terhadap penyelesaian pekerjaan yang berkaitan

dengan pembelian sesuai dengan PR dari departemen lain yang terkait

- Bertanggung jawab untuk menyelesaikan kasus atau claim

- Bertanggung jawab untuk menjaga 5R dan safety di dalam departemen

Purchasing

Perencanaan:

- Melakukan pembuatan jadwal pelaksanaan terhadap rencana pembelian

berdasarkan PR yang masuk dengan melihat urgensi

- Melakukan pembuatan jadwal kunjungan supplier dengan pertimbangan

beberapa aspek terkait dengan barang yang dihasilkan supplier yang

dikunjungi

Pelaksanaan:

- Bertanggung jawab terhadap penyelesaian pekerjaan yang berkaitan

dengan pembelian, ketepatan terhadap waktu pembelian dan kedatangan

barang sesuai PR

- Bertanggung jawab terhadap kasus claim

Pengawasan:

- Memonitor konfirmasi dan schedule pengiriman order dari supplier

- Memonitor kelancaran dan kelengkapan dokumen import yang dibutuhkan

export import

- Memonitor claim


Admin Purchasing-Import


- Bertanggung jawab dalam mengelola tugas administrasi dalam

Departemen Purchasing

Perencanaan: -

Pelaksanaan:

- Membuat laporan realisasi import secara global dan detail

- Memeriksa kelengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman (invoice,

packing list, bill of lading, airway bill) dari supplier

Pengawasan:

- Memonitor dan memeriksa status dokumen shipment

Staf Import


- Bertanggung jawab terhadap kelancaran proses pengeluaran barang import

dan pelaporan barang import

- Melakukan negosiasi terhadap EMKL, shipping line, dan forwarding

- Memeriksa tagihan dari EMKL, shipping line, dan forwarding

- Bertanggung jawab terhadap pengurusan perijinan import

Perencanaan:

- Membuat rencana pemasukan barang import

Pelaksanaan:

- Membuat dan melaporkan dokumen import (PIB) kepada bea cukai

- Membuat dan melaporkan PIB dan SKB kepada kantor pajak apabila ada

pembebasan PpH

- Mengatur barang import yang masuk setiap hari dengan melakukan

koordinasi terhadap PPIC dan Gudang

- Memeriksa kebenaran PIB

- Memonitor pembuatan PIB

- Memeriksa laporan import global dan detail


- Melakukan negosiasi dengan pihak forwarding dan shipping line

- Memeriksa dan membayar tagihan dari EMKL, shipping line, dan

forwarding

Pengawasan:

- Memonitor barang import yang masuk sampai gudang sesuai dengan

schedule

Staf Operasional Import

Tanggung Jawab Utama:

- Bertanggung jawab atas kelancaran proses pembayaran tagihan import ke

EMKL, shipping line, dan forwarding

- Bertanggung jawab atas kelancaran arus dokumen import dari dan ke

EMKL serta bank

- Bertanggung jawab atas pengeluaran barang import melalui udara

Perencanaan: -

Pelaksanaan:

- Membayar semua tagihan dan pengambilan dokumen import ke EMKL,

shipping line, dan forwarding

- Sebagai perantara untuk kelancaran arus dokumen import dari dan ke

EMKL serta bank

- Mengurus pengeluaran barang import melalui udara

Pengawasan: -

4.2 Prosedur Kerja Departemen Purchasing

Urutan-urutan kerja yang terdapat dalam Prosedur Kerja Departemen

Purchasing meliputi proses pengadaan barang, proses pemasukan barang import,

proses claim jika ada permintaan barang yang tidak sesuai, serta proses seleksi

dan evaluasi supplier.


4.2.1 Proses Pengadaan Barang

Proses pengadaan barang dimulai ketika adanya form PR (purchase

requisition) yang masuk ke Departemen Purchasing melalui program SAP

perusahaan. SAP (System Application and Product) merupakan software

terintegrasi yang dikembangkan perusahaan untuk membantu perusahaan

merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari. PR adalah dokumen

yang dibuat oleh internal organisasi untuk memberitahukan kepada Departemen

Purchasing mengenai permintaan barang terkait. PR yang telah disetujui akan

diolah menjadi PO (purchase order). PO adalah dokumen yang berisi daftar

pemesanan atas suatu barang dari pemesan ke supplier. Output dari rangkaian

proses pengadaan barang ini berupa PO yang telah diterima oleh supplier.

Flowchart proses pengadaan barang dapat dilihat pada Gambar 4.2.

4.2.2 Proses Pemasukan Barang Import

Proses pemasukan barang import terjadi ketika PO yang dikirim ke

supplier luar negeri dapat dipenuhi dan menghasilkan output berupa barang

pesanan yang diterima oleh PT Insera Sena. Pengiriman barang diatur oleh

Departemen Purchasing dan supplier luar negeri. Barang yang masuk ke

Indonesia harus terlebih dahulu melalui regulasi pemerintah. Proses pengaturan

pengiriman barang, proses pembayaran, dan proses regulasi pemerintah inilah

yang tercakup dalam rangkaian proses pemasukan barang import. Flowchart

pemasukan barang import dapat dilihat pada Gambar 4.3.

4.2.3 Proses Claim

Proses claim hanya dilakukan ketika barang yang masuk ke gudang PT

Insera Sena tidak sesuai dengan pesanan atau didapati cacat sehingga tidak dapat

digunakan untuk proses produksi. Proses claim dilakukan oleh staf purchasing

dengan tujuan memberi informasi kepada supplier bahwa ada barang pesanan

yang tidak sesuai ataupun cacat. Flowchart proses claim dapat dilihat pada

Gambar 4.4.


4.2.4 Proses Seleksi Supplier

Proses seleksi supplier bertujuan untuk menyeleksi calon supplier apakah

dapat dijadikan partner kerja dalam pengadaan barang atau tidak. Keputusan

supplier lolos seleksi atau tidak ditentukan oleh manajer. Flowchart proses seleksi

supplier dapat dilihat pada Gambar 4.5.

4.2.5 Proses Evaluasi Supplier

Proses evaluasi supplier dilakukan setiap enam bulan sekali dengan

kriteria penilaian meliputi deviasi keterlambatan pengiriman, kualitas barang,

kuantitas yang dapat dipenuhi, konfirmasi order, dan kecepatan tanggapan.

Evaluasi masing-masing supplier dilakukan oleh setiap staf purchasing yang

menanganinya. Hasil analisa evaluasi supplier selanjutnya akan diinformasikan

kepada supplier yang berkaitan dengan tujuan agar hubungan kerjasama berjalan

lebih baik ke depannya. Flowchart proses evaluasi supplier dapat dilihat pada

Gambar 4.6.


Gambar 4.2 Flowchart proses pengadaan barang

Human Resource Flowchart Dokumen Keterangan

START

Membuat PR dengan menggunakan program SAP

untuk raw material dan menggunakan form PR

manual untuk non raw material

Review dan memutuskan PR disetujui atau tidak

PR disetujui ?

Memutuskan supplier yang akan digunakan

Membuat PO dengan menggunakan program SAP

Mengirim PO ke supplier via email dalam bentuk

PDF dan via fax dalam bentuk print out SAP

Follow up supplier untuk memastikan PO sudah

diterima

Konfirmasi PO

sudah diterima?

Terima konfirmasi PO dari supplier

Update konfirmasi PO di SAP

Filing PO dan konfirmasi PO

Memonitor PO dan follow up kedatangan barang

supaya tidak terlambat

FINISH

ya

tidak

ya

tidak

PR

Form PR

Manual

PO

Konfirmasi PO max. 3 hari

setelah tanggal PO

Konfirmasi PO dapat berupa :

- Supplier tanda tangan di PO

- Supplier membuat confirmation

order atau performa invoice

- Supplier confirm by phone dan

staff mencatat

Departemen lain yang terkait

Manager purchasing / direktur

Manager purchasing

Staff purchasing

Staff purchasing

Staff purchasing

Staff purchasing

Staff purchasing

Staff purchasing

Admin purchasing


Gambar 4.3 Flowchart proses pemasukan barang import

START

Mengatur pengiriman barang import dengan supplier

Memberitahu rencana pengiriman barang import pada staff import

Menerima shipping document dari supplier saat kapal berangkat

Menyerahkan shipping document ke admin purchasing

Menerima arrival notice dari forwarding/shipping line

Pengecekan data oleh admin purchasing dengan menggunakan SAP

Input data ke SAP

Mengatur pembayaran

Mengirim shipping document ke accounting

Membuat PIB dan mengirim PIB ke bea cukai via program komputer

OK?

Menerima shipping document (hard copy) dari supplier

Distribusi shipping document ke staff import, warehouse, IQC

Menyimpan shipping document

Mengirim PIB ke EMKL Mengurus custom clearance ke bea cukai

Memonitor barang import via program untuk mengetahui barang

masuk jalur hijau atau jalur merah

Jalur

merah?

Melakukan koordinasi dengan EMKL dan bea cukai untuk proses

pemeriksaan barang

Membuat jadwal pengeluaran container dan diserahkan ke EMKL

Memonitor barang sampai gudang

ya

laut udara

ya

FINISH

tidak

tidak

Staff purchasing

Staff import

Staff purchasing

Staff import

Admin purchasing

Staff purchasing

Staff purchasing

Admin purchasing

Staff import

Staff import

Operational

import

Staff import

Staff import

Staff import

Shipping

instruction

Freight

cost

Shipping

document

Arrival

notice

Shipping

document

Arrival

notice

Shipping

document

Shipping

document

PIB

PIB

Jadwal

pengeluaran

Human Resource Flowchart Dokumen


Gambar 4.4 Flowchart proses claim

START

Menerima info claim dari receiving warehouse barang baku

Claim?

Melengkapi data web claim dan menutup claim

Melengkapi data web claim

Mengirim report ke supplier

Ada

konfirmasi

supplier?

Memperbarui data SAP dan webclaim

FINISH

tidak

ya

ya

tidak

Document

web claim

Document

claim report

Flowchart Dokumen


Gambar 4.5 Flowchart proses seleksi supplier

Human Resource Flowchart

START

Menerima/meminta penawaran dari/ke supplier

Menerima/meminta contoh barang ke supplier dan diserahkan ke

departemen lain untuk diperiksa

Memeriksa contoh barang untuk memastikan barang sesuai spesifikasi

Menyeleksi supplier dari harga, syarat pembayaran, kemampuan

memenuhi permintaan

Memutuskan supplier lolos seleksi atau tidak

Spesifikasi

OK?

Lolos

seleksi?

Input data supplier yang lolos seleksi ke program SAP

ya

ya

FINISH

tidak

Staff purchasing

Departemen lain:

QA, R&D Frame,

R&D Assembly,

R&D Painting

Manager purchasing

Staff purchasing

tidak

Manager purchasing

Multipurpose

form

Testing

report

Approved

vendor list

Profile

vendor

Dokumen


Gambar 4.6 Flowchart proses evaluasi supplier

4.3 Pengamatan Awal Departemen Purchasing

Pengamatan awal pada penelitian ini dilakukan dengan metode work

sampling untuk mengetahui persentase produktif masing-masing karyawan yang

diamati. Pengamatan dilakukan terhadap 2 orang kepala bagian purchasing dan 7

orang staf purchasing pada tanggal 17 September 2013 hingga 5 Oktober 2013.

Staf purchasing itu sendiri dibedakan menjadi dua bagian menurut supplier yang

ditangani sehari-hari, yaitu regular staf dan project staf. Regular staf ialah staf

purchasing yang menangani supplier yang memasok bahan-bahan baku

kebutuhan produksi sehari-hari, sedangkan project staf ialah staf purchasing yang

menangani supplier yang memasok bahan-bahan untuk kebutuhan event khusus

atau proyek tertentu.

Jumlah regular staf yang diamati ialah 5 orang dari total 7 orang staf

purchasing, selanjutnya akan didefinisikan sebagai Regular Staf 1 hingga Regular

Staf 5. Jumlah project staf yang diamati ialah 2 orang, selanjutnya akan

didefinisikan sebagai Project Staf 1 dan Project Staf 2. Kepala bagian purchasing

akan didefinisikan sebagai Kabag 1 dan Kabag 2.

Flowchart Dokumen

START

Evaluasi supplier tiap 6 bulan sekali mengenai :

Deviasi keterlambatan pengiriman, kualitas, kuantitas, konfirmasi

order, dan kecepatan tanggapan

Menyerahkan hasil evaluasi ke manager untuk dianalisa dan ditetapkan

tindak lanjut

Mengirim hasil evaluasi ke supplier untuk meminta respon

Follow up respon supplier

Memutuskan supplier tetap dapat digunakan atau tidak

FINISH

Staff purchasing

Staff purchasing

Manager purchasing

Form Eval

Vendor

Approved

vendor list

Human Resource


Pengamatan awal dilakukan sebanyak 10 kali dengan mencatat jumlah

kejadian yang idle. Tabel 4.1 merupakan persentase produktif awal masing-

masing karyawan yang diamati.

Tabel 4.1 Persentase Produktif Awal pada Karyawan Departemen Purchasing

Karyawan

yang Diamati

Jumlah

idle

Jumlah

tidak idle

Persentase

Produktif Awal

Regular Staf 1 2 8 80%





Project Staf 1 3 7 70%

Project Staf 2 4 6 60%

Kabag 1 2 8 80%

Kabag 2 2 8 80%

Jumlah pengambilan data berkisar antara 106 hingga 284 kali. Angka

persentase produktif masing-masing karyawan Departemen Purchasing dengan

menggunakan tingkat kepercayaan (k) sebesar 95% dapat dilihat pada Tabel 4.2

beserta tingkat ketelitiannya masing-masing.

Tabel 4.2 Angka Persentase Produktif Karyawan Departemen Purchasing

Bagian Jumlah

idle

Jumlah

pengambilan

data

Tingkat

ketelitian Produktivitas

Regular Staff 1 8 106 7,61% 92,45%

Regular Staff 2 9 106 7,61% 91,51%

Regular Staff 3 19 182 6,66% 89,56%

Regular Staff 4 33 284 5,70% 88,38%

Regular Staff 5 18 182 6,66% 90,11%

Project Staff 1 20 182 6,66% 89,01%

Project Staff 2 39 284 5,70% 86,27%

Project Staff 3 32 284 5,70% 88,73%

Kabag 1 8 106 7,61% 92,45%

Kabag 2 10 106 7,61% 90,57%


Angka produktif masing-masing kepala bagian purchasing dan staf

purchasing yang diamati tergolong tinggi yaitu rata-rata sebesar 90,03%. Jumlah

kejadian idle yang diamati juga sedikit, dengan kata lain kepala bagian purchasing

dan staf purchasing cenderung lebih banyak bekerja daripada menganggur.

Aktivitas-aktivitas yang dilakukan kepala bagian purchasing dan staf purchasing

selama jam kerja akan dianalisa lebih lanjut dengan menggunakan time card.

4.4 Pengamatan Departemen Purchasing dengan Time Card

Pengamatan untuk mengetahui aktivitas-aktivitas Departemen Purchasing

dilakukan dengan menggunakan time card. Pengisian time card ini dilakukan oleh

kepala bagian dan staf Purchasing selama 17 September 2013 hingga 5 Oktober

2013. Informasi yang terdapat dalam time card antara lain aktivitas yang

dilakukan, nama supplier yang ditangani, serta waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan aktivitas tersebut. Format rancangan time card selengkapnya dapat

dilihat pada Lampiran 2. Aktivitas-aktivitas yang terdapat pada time card disusun

sesuai dengan aktivitas yang terdapat dalam job description dan prosedur kerja

Departemen Purchasing. Aktivitas-aktivitas tersebut antara lain:

Membuat PO

Aktivitas membuat catatan pesanan barang dengan menggunakan SAP

berdasarkan PR yang diperoleh dari departemen lain maupun kebutuhan

Departemen Purchasing sendiri.

Mengirim PO ke supplier

Aktivitas mengirim catatan pesanan barang ke supplier melalui e-mail atau fax

maupun alat komunikasi lainnya.

Follow up PO

Aktivitas untuk memastikan PO yang dikirim telah diterima oleh supplier.

Output dari follow up PO ialah PI (Proforma Invoice) yang berisi pernyataan

kesiapan supplier untuk menyediakan barang kepada pihak pembeli dengan

harga tertentu.

Update konfirmasi PO di SAP

Aktivitas update SAP mengenai informasi PO yang telah dikonfirmasi oleh

supplier, baik PO yang dapat dipenuhi atau tidak dapat dipenuhi oleh supplier.


Follow up barang ke supplier

Aktivitas follow up barang yang telah dipesan pada supplier untuk

memastikan barang dapat dikirim sesuai tanggal yang diminta.

Koresponden e-mail

Aktivitas memberikan respon terhadap e-mail supplier yang masuk ke e-mail

Departemen Purchasing selain e-mail yang terkait dengan aktivitas follow up,

contohnya koresponden e-mail mengenai spesifikasi barang, jadwal produksi,

e-mail mengenai pembayaran, dan sebagainya.

Mengatur shipment

Aktivitas berkoordinasi dengan supplier mengenai rencana pengiriman barang

pesanan yang telah siap dikirim.

Membuat shipping document

Aktivitas membuat dan menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan

dalam pengiriman barang, seperti aturan pengiriman barang, dan sebagainya.

Follow up shipment

Aktivitas follow up ke supplier untuk memastikan status barang sudah dikirim

atau belum dan juga untuk memastikan posisi barang.

Mengatur pembayaran dan mengirim invoice ke accounting

Aktivitas mengatur perjanjian dan alur pembayaran dengan supplier dan

memberikan invoice ke bagian accounting.

Melengkapi data webclaim

Aktivitas melengkapi data yang diperlukan jika terjadi claim, seperti nama dan

spesifikasi barang, jumlah barang yang tidak sesuai, foto kecacatan barang,

dan sebagainya.

Mengirim report claim ke supplier

Aktivitas menginformasikan kepada supplier mengenai adanya claim dengan

cara mengirim laporan claim beserta data-data webclaim.

Memperbarui data SAP dan web claim

Aktivitas memperbarui informasi di SAP jika terjadi claim dan melakukan

update informasi saat supplier memberikan respon terhadap claim tersebut.


Maintain produk development

Aktivitas berkoordinasi dengan departemen lain yang terkait mengenai

spesifikasi produk yang diminta dengan tujuan menghindari kesalahan dalam

pemesanan barang ke supplier. Aktivitas ini terjadi apabila produk yang

diminta belum pernah dipesan ke supplier manapun sebelumnya atau

merupakan produk sejenis yang berbeda spesifikasi dengan produk

sebelumnya.

Melakukan penawaran harga

Aktivitas berkoordinasi dengan supplier mengenai harga barang hingga

menemukan harga yang disepakati oleh kedua pihak.

Maintain info record

Aktivitas update informasi di SAP mengenai data yang berkaitan dengan

supplier, seperti contohnya update harga, data vendor, data bank, dan

sebagainya.

Mengatur jadwal kunjungan supplier dan menemani tamu

Aktivitas berkoordinasi dengan supplier mengenai jadwal kunjungan atau

kedatangan ke PT Insera Sena, termasuk di dalamnya aktivitas menemani

supplier saat kunjungan di PT Insera Sena.

Meeting

Aktivitas meeting terbagi menjadi dua, yaitu meeting koordinasi dan meeting

midterm. Meeting koordinasi terdiri dari meeting koordinasi internal

Departemen Purchasing, meeting koordinasi dengan departemen lain dan

meeting dengan supplier. Meeting koordinasi internal Departemen Purchasing

membahas target, masalah, maupun segala hal yang berkaitan dengan

pengadaan barang. Meeting dengan departemen lain membahas hubungan

proses purchasing dengan departemen lain. Meeting dengan supplier

membahas barang-barang yang dipesan dari supplier terkait dan juga

membahas segala bentuk kerjasama yang dapat dilakukan. Meeting midterm

merupakan meeting staf purchasing dengan departemen PPIC untuk

berkoordinasi mengenai PO yang belum dikonfirmasi vendor.


Tutor atau training

Aktivitas pembelajaran untuk memahami pengetahuan tentang part sepeda

beserta spesifikasinya, maupun pembelajaran mengenai hal-hal yang berkaitan

dengan job description departemen purchasing. Bagian yang memberikan

tutorial atau training pada umumnya ialah general manager, manager, kepala

bagian, maupun Departemen HRD. Bagian yang diberi tutorial atau training

ialah staf purchasing maupun admin purchasing import.

Forecast

Aktivitas memberi informasi mengenai ke supplier mengenai barang yang

seharusnya akan dikirim untuk beberapa periode berikutnya.

Cek Barang Karantina

Aktivitas memeriksa barang-barang yang masuk ke PT Insera Sena, akan

tetapi sebenarnya tidak diperlukan untuk proses produksi. Hal ini disebabkan

karena kesalahan dalam memesan barang, kesalahan supplier dalam mengirim

barang, dan sebagainya. Aktivitas ini merupakan proyek yang dipercayakan

kepada beberapa staf purchasing.

Follow up barang yang sudah masuk

Aktivitas memastikan barang-barang yang masuk di PT Insera Sena.

Merekap data

Aktivitas merekap data untuk mengetahui kinerja selama periode waktu

tertentu dan pada umumnya aktivitas ini dilakukan oleh kepala bagian.

Request SO DO

Aktivitas meminta dokumen sales order (SO) dan delivery order (DO) ke

departemen marketing export untuk keperluan pengadaan barang ke supplier.

Update informasi untuk internal (export, PPIC, RnD, accounting, warehouse)

Aktivitas memberikan informasi kepada departemen lain yang terkait

mengenai informasi barang, supplier atau segala hal yang berkaitan dengan

pengadaan barang.

Lain-lain

Aktivitas yang masuk dalam kategori lain-lain seperti melaksanakan

kewajiban 5R dan adanya gangguan server down.


Idle

Idle terjadi saat staf atau kepala bagian yang diamati tidak melakukan aktivitas

apapun karena tidak ada yang dikerjakan.

Aktivitas-aktivitas tersebut berdasarkan frekuensi pengerjaannya

dikelompokkan menjadi aktivitas rutin dan conditional. Aktivitas yang bersifat

rutin merupakan kegiatan yang harus dilakukan oleh Departemen Purchasing.

Frekuensi kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam aktivitas rutin dilakukan harian,

mingguan, dan sebagainya. Aktivitas conditional merupakan kegiatan yang dapat

terjadi sewaktu-waktu jika diperlukan.

Aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam Departemen Purchasing

dipengaruhi oleh kendali eksternal dan internal. Aktivitas yang dipengaruhi oleh

kendali eksternal merupakan aktivitas yang melibatkan pihak luar Departemen

Purchasing seperti supplier atau departemen lain, sehingga waktu aktivitas juga

bergantung pada waktu respon pihak luar Departemen Purchasing. Aktivitas yang

dipengaruhi oleh kendali internal merupakan aktivitas yang dilakukan dalam

Departemen Purchasing itu sendiri tanpa melibatkan pihak luar dalam

pengerjaannya. Pengelompokkan seluruh aktivitas yang dilakukan di dalam

Departemen Purchasing berdasarkan kendali dan frekuensi pengerjaannya dapat

dilihat pada Tabel 4.3.


Tabel 4.3 Pengelompokkan Aktivitas Departemen Purchasing

No Aktivitas Frekuensi Kendali

1 Membuat PO Rutin Internal

2 Mengirim PO ke supplier Rutin Internal

3 Follow up PO Rutin Eksternal

4 Update konfirmasi PO di SAP Rutin Internal

5 Follow up barang ke supplier Rutin Eksternal

6 Koresponden e-mail Rutin Internal

7 Mengatur Shipment Rutin Internal

8 Membuat Shipping Document Rutin Internal

9 Follow Up Shipment Rutin Eksternal

10 Mengatur pembayaran dan kirim invoice

ke accounting Rutin Internal

11 Melengkapi data webclaim Conditional Internal

12 Mengirim report claim ke supplier Conditional Internal

13 Memperbarui data SAP dan webclaim Conditional Internal

14 Maintain produk development Conditional Eksternal

15 Melakukan penawaran harga Conditional Eksternal

16 Maintain info record Conditional Internal

17 Mengatur jadwal kunjungan supplier dan

menemani tamu Conditional Eksternal

18 Meeting Rutin Internal

19 Tutor atau training Conditional Internal

20 Forecast Rutin Internal

21 Cek Karantina Conditional Internal

22 Follow up barang yang sudah masuk Rutin Eksternal

23 Merekap data Rutin Internal

24 Request SO DO Conditional Internal

25 Update informasi untuk internal (export,

PPIC, RnD, accounting, warehouse) Conditional Internal

26 Lain-lain Conditional -

27 Idle Idle -

Aktivitas yang merupakan aktivitas rutin sebanyak 14 aktivitas dan

aktivitas conditional sebanyak 12 aktivitas. Aktivitas yang termasuk dalam

kendali internal ialah sebanyak 18 aktivitas, sedangkan aktivitas yang termasuk

kendali eksternal sebanyak 7 aktivitas.


4.5 Analisa Beban Kerja Karyawan Departemen Purchasing Berdasarkan

Time Card

Beban kerja masing-masing karyawan Departemen Purchasing dianalisa

dengan cara membandingkan jam kerja operasional dan total waktu kerja aktual

yang didapatkan dari time card selama pengamatan. Jam kerja operasional

dihitung dari akumulasi jam kerja selama tiga minggu pengamatan. Jam kerja

operasional Departemen Purchasing meliputi hari Senin hingga Jumat pukul

08.00 hingga pukul 16.30 dengan waktu istirahat pukul 11.45 – 13.00, sedangkan

hari Sabtu pukul 08.00 – 11.45. General manager Departemen Purchasing

menetapkan standar minimal 85% dari total jam kerja operasional untuk seorang

karyawan melakukan aktivitas pekerjaannya. Beban kerja masing-masing

karyawan dalam Departemen Purchasing dapat dilihat pada Tabel 4.4.

Tabel 4.4 Beban Kerja Karyawan Selama Tiga Minggu Pengamatan

Karyawan yang

Diamati

Jam Kerja

Operasional

(menit)

Total Waktu

Kerja Aktual

(menit)

Jam Kerja

Lembur

Aktual (menit)

Beban

Kerja

Regular Staf 1 6765 7865 880 116,26%

Regular Staf 2 6540 6315 85 96,56%

Regular Staf 3 6765 6399 160 94,59%

Regular Staf 4 6540 5121 18 78,30%

Regular Staf 5 6765 7126 600 105,34%

Project Staf 1 6765 6556 485 96,91%

Project Staf 2 6765 4909 41 72,56%

Kabag 1 6330 7435 970 117,46%

Kabag 2 6330 6042 273 95,45%

Jam kerja operasional pada Tabel 4.4 berbeda-beda tiap karyawan karena

ada beberapa karyawan yang tidak masuk dengan ijin cuti atau sakit pada saat tiga

minggu pengamatan. Total waktu kerja aktual didapatkan dari akumulasi seluruh

waktu dalam time card yang digunakan karyawan untuk melakukan aktivitas, baik

aktivitas yang terjadi di dalam maupun di luar jam kerja operasional. Jam kerja

lembur aktual didapatkan dari akumulasi seluruh waktu dalam time card yang


digunakan karyawan untuk melakukan aktivitas di luar jam kerja operasional.

Rata-rata beban kerja karyawan Departemen Purchasing ialah 97,05%, tidak

berbeda jauh dengan rata-rata persentase produktif karyawan pada Tabel 4.2 yaitu

90,03%.

Tabel 4.4 menjelaskan bahwa beban kerja antar tiap karyawan tidak

merata. Beban kerja Regular Staf 1, Regular Staf 5, dan Kabag 1 lebih dari 100%

atau dapat dikatakan lembur. Jam kerja lembur aktual juga menunjukkan bahwa

Regular Staf 1, Regular Staf 5, dan Kabag 1 memiliki jam kerja lembur yang lebih

banyak daripada karyawan lainnya. Beban kerja Regular Staf 4 dan Project Staf 2

masih berada di bawah standar 85%. Hal ini menunjukkan bahwa beban kerja

antar karyawan belum merata, sehingga diperlukan adanya penyeimbangan beban

kerja.

Beban kerja karyawan apabila ditinjau per minggu nilainya tidak jauh

berbeda dengan ditinjau secara keseluruhan. Persentasenya masing-masing dapat

dilihat pada Tabel 4.5. Karyawan yang lebih sering bekerja lembur ialah Regular

Staf 1, Regular Staf 5, dan Kabag 1. Karyawan yang masih bekerja di bawah

standar 85% ialah Regular Staf 4 selama dua minggu dan Project Staf 2.

Tabel 4.5 Beban Kerja Karyawan Tiap Minggu Pengamatan

Bagian Beban Kerja

Week 38 Week 39 Week 40

Regular Staff 1 110,94% 116,46% 120,42%

Regular Staff 2 93,68% 96,67% 98,54%

Regular Staff 3 81,63% 100,42% 99,38%

Regular Staff 4 81,38% 64,42% 89,96%

Regular Staff 5 111,20% 113,71% 92,17%

Project Staff 1 98,98% 88,92% 103,21%

Project Staff 2 74,35% 74,75% 68,92%

Kabag 1 100,51% 115,27% 133,13%

Kabag 2 92,82% 94,54% 99,19%

Total waktu kerja aktual per aktivitas yang diperlukan oleh keseluruhan

kepala bagian dan staf Departemen Purchasing untuk menyelesaikan setiap


aktivitas selama tiga minggu pengamatan dapat dilihat pada Tabel 4.6. Waktu

terbesar digunakan untuk aktivitas koresponden e-mail yaitu 10183 menit. Data

total waktu kerja aktual per aktivitas pada Tabel 4.6 kemudian digambarkan ke

dalam Pareto chart pada Gambar 4.7 untuk mengetahui beberapa aktivitas terbesar

yang dilakukan selama pengamatan.

Tabel 4.6 Durasi Aktivitas Keseluruhan Departemen Purchasing

Aktivitas Durasi (menit) Persentase

Membuat PO 3470 5,38%

Cek Karantina 1685 2,61%

Follow up barang ke supplier 5894 9,13%

Follow up barang yang sudah masuk 308 0,48%

Follow up PO 4368 6,77%

Follow Up Shipment 1324 2,05%

Forecast 269 0,42%

Mengirim PO ke supplier 165 0,26%

Mengirim report claim ke supplier 1255 1,94%

Koresponden e-mail 10183 15,78%

Lain-lain 1010 1,56%

Melengkapi data webclaim 665 1,03%

Maintain info record 1820 2,82%

Maintain produk development 2457 3,81%

Meeting 7654 11,86%

Melakukan penawaran harga 799 1,24%

Mengatur jadwal kunjungan supplier dan

menemani tamu 2021 3,13%

Mengatur pembayaran dan kirim invoice ke

accounting 1786 2,77%

Mengatur Shipment 955 1,48%

Memperbarui data SAP dan webclaim 1736 2,69%

Merekap data 735 1,14%

Request SO DO 58 0,09%

Membuat Shipping Document 2185 3,39%

Tutor atau training 1308 2,03%

Update informasi untuk internal (export, PPIC,

RnD, accounting, warehouse) 581 0,90%

Update konfirmasi PO di SAP 3077 4,77%

Idle 6771 10,49%

TOTAL 64539 menit


Gambar 4.7 Pareto Chart Durasi Aktivitas Keseluruhan Departemen Purchasing

Pareto chart pada Gambar 4.7 menunjukkan bahwa 80% aktivitas terbesar

seperti koresponden e-mail, meeting, waktu idle, follow up, membuat PO,

maintain product development, dan beberapa aktivitas lainnya disebabkan oleh

20% penyebab. Aktivitas koresponden e-mail mengambil waktu terbesar yaitu

sebanyak 15,78% dari total waktu. Jumlah e-mail yang masuk ke Departemen

Purchasing kurang lebih berjumlah 200 hingga 300 e-mail setiap harinya dan

harus dibalas satu persatu, sehingga aktivitas ini tidak dapat dikurangi. Aktivitas

meeting selanjutnya diminimalkan dengan membedakan aktivitas meeting yang

dapat dihilangkan dan meeting yang harus tetap dilakukan.

Waktu idle dapat diminimalkan dengan menyeimbangkan beban kerja

antar karyawan. Aktivitas follow up, maintain produk development dan menemani

tamu tidak dapat diminimalkan karena aktivitas-aktivitas tersebut juga bergantung

pada kendali supplier maupun departemen lain. Aktivitas pembuatan PO akan

dianalisa mengenai total durasi pembuatan PO dan jumlah item yang dibuat pada

bab selanjutnya.

Co

un

t

Pe

rce

nt

Aktivitas

Count 218520211820178617361685132413081255101010183 9557992781Percent 16 12 10 9 7 5

76545 4 3 3 3 3 3 3 2 2

67562 2 1 1 4

58944368347030772457

Oth

er

Mela

kuka

n pe

nawar

an h

arga

Men

gatu

r Ship

men

t

Lain-la

in

Meng

irim re

port

claim

ke su

pplie

r

Tuto

r ata

u tra in

ing

Follo

w Up Sh

ipmen

t

Cek Kar

antin

a

Mem

perba

rui d

ata SAP

dan w

ebcla

im

Menga

tur p

emba

yaran

dan

kirim

invo

ice ke acc

ountin

g

Mainta

in in

fo re

cord

Menga

tur j

adwal

kun

jung

an su

pplie

r dan

men

eman

i tam

u

Mem

buat

Ship

ping Doc

umen

t

Main

tain

prod

uk dev

elopm

ent

Update

konf

irmas

i PO di S

AP

Membu

at P

O

Follow u

p PO

Follo

w u

p ba

rang

ke su

pplie

rId

le

Mee

ting

Kore

spon

den e-m

ail

70000

60000

50000

40000

30000

20000

10000

0

100

80

60

40

20

0

Pareto Chart of Aktivitas


Proses pembuatan PO ini harus selesai maksimal 3 hari terhitung dari

tanggal keluarnya PR yang telah disetujui oleh manager Departemen Purchasing.

PO yang selanjutnya dikirim ke supplier ini harus sudah dikonfirmasi oleh

supplier maksimal 3 hari setelah tanggal pengiriman PO. Keterlambatan pada

salah satu tahap atau keduanya dapat menyebabkan keterlambatan pada tahap-

tahap pengadaan barang selanjutnya. Gambar 4.8 menunjukkan status konfirmasi

item PO yang dibuat saat periode pengamatan.

Gambar 4.8 Grafik Status Konfirmasi PO

Item PO yang telah mendapat konfirmasi supplier tepat waktu ialah

sebesar 26% dari total 2589 item. Item PO yang telah dikonfirmasi menjelaskan

bahwa supplier bersedia untuk memenuhi permintaan barang tersebut. Item PO

yang terlambat mendapat konfirmasi oleh supplier ialah sebesar 74%.

Keterlambatan konfirmasi PO ini nantinya dapat berdampak pada terhambatnya

proses produksi akibat belum adanya kepastian mengenai permintaan barang.

Keterlambatan konfirmasi PO disebabkan oleh 3 hal, yaitu keterlambatan

karyawan Purchasing membuat PO berdasarkan PR (faktor internal),

keterlambatan supplier memberi konfirmasi PO (faktor eksternal), dan bahkan

kedua faktor internal dan eksternal tersebut. Persentase masing-masing faktor

dapat dilihat pada Gambar 4.8.

Penelitian ini tidak menganalisa aktivitas update konfirmasi PO di SAP,

membuat shipping document, maintain info record, mengatur pembayaran dan

26%

1%

20%

53%

Status Konfirmasi PO

PO dikonfirmasi tepat waktu

Keterlambatan karena aktivitas pembuatan

PO lebih dari 3 hari

Keterlambatan karena aktivitas pembuatan

PO lebih dari 3 hari dan supplier memberi

konfirmasi PO lebih dari 3 hari

Keterlambatan supplier memberi konfirmasi

PO (lebih dari 3 hari)


mengirim invoice ke accounting. Hal ini disebabkan karena tidak ada data satuan

output untuk aktivitas-aktivitas tersebut.

4.6 Analisa Frekuensi Aktivitas Departemen Purchasing Berdasarkan

Time Card

Total waktu kerja aktual yang diperoleh dari time card selanjutnya

dianalisa lebih dalam berdasarkan frekuensi masing-masing aktivitas, yaitu rutin

maupun conditional. General manager Departemen Purchasing menetapkan

standar minimal 85% dari total jam kerja operasional untuk seorang karyawan

melakukan aktivitas, baik aktivitas rutin maupun conditional. Performance

Departemen Purchasing yang baik ditunjukkan dengan persentase aktivitas rutin

yang lebih besar daripada aktivitas conditional. Analisa perbandingan antara

frekuensi aktivitas rutin dan conditional Departemen Purchasing tampak pada

Tabel 4.7.

Tabel 4.7 Frekuensi Aktivitas Keseluruhan Departemen Purchasing

Frekuensi

Aktivitas

Total Waktu

(menit) Persentase

Rutin 43012 66,64%

Conditional 14756 22,86%

Idle 6771 10,49%

TOTAL 64539

Tabel 4.7 menunjukkan bahwa persentase total aktivitas yang dilakukan

oleh keseluruhan kepala bagian dan staf Departemen Purchasing lebih besar dari

standar yang ditetapkan, yaitu sebesar 89,51%. Aktivitas rutin yang dilakukan

juga lebih besar daripada aktivitas conditional. Hal ini menunjukkan bahwa

apabila ditinjau secara keseluruhan antara kepala bagian dan staf, performance

Departemen Purchasing sudah memenuhi standar. Tabel 4.8 hingga Tabel 4.11

selanjutnya akan menjelaskan frekuensi aktivitas rutin dan conditional ditinjau

dari masing-masing level staf dan level kepala bagian.


Tabel 4.8 Frekuensi Aktivitas Seluruh Staf Departemen Purchasing

Frekuensi

Aktivitas

Total Waktu

(menit) Persentase

Rutin 31532 62,96%


Idle 5792 11,56%

Total 50083

Persentase total aktivitas yang dilakukan oleh staf Departemen Purchasing

berada di atas standar yaitu sebesar 88,44%. Aktivitas rutin yang dikerjakan lebih

besar daripada aktivitas conditional, persentasenya dapat dilihat pada Tabel 4.8.

Hal ini menunjukkan bahwa performance Departemen Purchasing pada level staf

sudah memenuhi standar. Frekuensi aktivitas pada level staf ini apabila ditinjau

dari masing-masing staf dapat dilihat pada Tabel 4.9.

Tabel 4.9 Frekuensi Aktivitas Masing-Masing Staf Departemen Purchasing

Frekuensi

Aktivitas

Regular

Staf 1

Regular

Staf 2

Regular

Staf 3

Regular

Staf 4

Regular

Staf 5

Project

Staf 1

Project

Staf 2

Rutin 90,76% 69,88% 72,71% 45,76% 46,40% 86,42% 58,02%

Conditional 25,50% 26,68% 21,88% 32,54% 58,94% 10,50% 14,55%

Idle - 3,44% 5,41% 21,70% - 3,09% 27,44%

Tabel 4.9 menunjukkan bahwa sebagian besar staf sudah bekerja sesuai

standar kecuali Regular Staf 4, Regular Staf 5, dan Project Staf 2. Persentase total

aktivitas rutin dan conditional yang dikerjakan oleh Regular Staf 4 masih di

bawah 85%, yaitu 78,30%. Hal tersebut juga dialami oleh Project Staf 2, yaitu

persentasenya sebesar 72,56%. Persentase total aktivitas yang masih di bawah

standar ini menjelaskan bahwa sebenarnya masih bisa ditambahkan beberapa

aktivitas pekerjaan kepada Regular Staf 4 dan Project Staf 2. Persentase total

aktivitas yang dialami oleh Regular Staf 5 sudah berada di atas standar 85%, akan

tetapi aktivitas conditional yang dikerjakan lebih besar daripada aktivitas rutin.

Hal ini menunjukkan bahwa Regular Staf 5 belum bekerja sesuai standar.


Tabel 4.10 Frekuensi Aktivitas Seluruh Kepala Bagian Departemen Purchasing

Frekuensi

Aktivitas

Total Waktu

(menit) Persentase

Rutin 11480 79,41%


Idle 979 6,77%

Total 14456

Persentase total aktivitas yang dilakukan oleh kepala bagian Departemen

Purchasing berada di atas standar yaitu sebesar 93,23%. Angka ini lebih besar

daripada persentase total aktivitas yang dilakukan oleh karyawan Departemen

Purchasing pada level staf. Hal ini menunjukkan bahwa kepala bagian lebih

banyak menghabiskan waktu untuk bekerja dibandingkan dengan staf Departemen

Purchasing. Aktivitas rutin yang dikerjakan lebih besar daripada aktivitas

conditional, persentasenya dapat dilihat pada Tabel 4.10. Persentase total aktivitas

apabila dilihat dari masing-masing kepala bagian memiliki kondisi aktivitas rutin

yang lebih besar daripada aktivitas conditional. Frekuensi aktivitas pada level

kepala bagian apabila ditinjau dari masing-masing orang dapat dilihat pada Tabel

4.11.

Tabel 4.11 Frekuensi Aktivitas Masing-masing Kepala Bagian Departemen

Purchasing

Frekuensi

Aktivitas Kabag 1 Kabag 2

Rutin 100% 81,36%

Conditional 17,46% 14,09%

Idle - 4,55%

4.7 Analisa Kesesuaian Aktivitas Aktual dengan Job Description

Departemen Purchasing

Hasil pengamatan terhadap aktivitas aktual Departemen Purchasing

dengan menggunakan time card menunjukkan bahwa tidak ada perbedaan yang

menonjol antara aktivitas yang dilakukan staf dengan aktivitas yang dilakukan


kepala bagian. Kepala bagian melakukan aktivitas yang sama dengan staf dan juga

melakukan aktivitas memonitor kinerja staf untuk menjalankan fungsinya sebagai

kepala bagian. Hasil pengamatan tersebut mendorong untuk dilakukan penelitian

lebih dalam dengan membandingkan aktivitas aktual yang terdapat dalam time

card dengan Job Description Departemen Purchasing. Perbedaan tugas dan

tanggung jawab antara kepala bagian dan staf Departemen Purchasing

berdasarkan Job Description serta pelaksanaannya dapat dilihat pada Tabel 4.12.

Tabel 4.12 Perbedaan Tugas dan Tanggung Jawab Karyawan Departemen

Purchasing Berdasarkan Job Description dan Pelaksanaannya

Tugas dan Tanggung Jawab

Job Description Pelaksanaan

Kepala

Bagian Staf

Kepala

Bagian Staf

Memonitor staf dan memberi masukan ke

manager ● ●

Bertanggung jawab terhadap ketepatan

waktu pembelian dan kedatangan barang

berdasarkan PR

● ● ● ●

Membuat jadwal pelaksanaan terhadap

rencana pembelian barang berdasarkan PR

yang masuk dengan melihat urgensi

● ● ● ●

Membuka hubungan seluas-luasnya dengan

supplier untuk mendapatkan info harga dan

kualitas barang

● ● ●

Berkoordinasi dengan departemen lain

dalam memutuskan kualitas barang yang

ditawarkan supplier

● ● ●

Berkoordinasi dengan manager dalam

memutuskan harga barang yang dibeli ● ● ●

Memonitor konfirmasi dan schedule

pengiriman order dari supplier ● ● ● ●

Memonitor kelancaran dan kelengkapan

dokumen import yang dibutuhkan export

import

● ● ● ●

Bertanggung jawab untuk menyelesaikan

kasus atau claim ● ● ●


Tabel 4.12 Perbedaan Tugas dan Tanggung Jawab Karyawan Departemen

Purchasing Berdasarkan Job Description dan Pelaksanaannya (sambungan)

Tugas dan Tanggung Jawab

Job Description Pelaksanaan

Kepala

Bagian Staf

Kepala

Bagian Staf

Bertanggung jawab untuk menjaga 5R dan

safety di dalam departemen Purchasing ● ● ●

Melakukan pembuatan jadwal kunjungan

supplier dengan pertimbangan beberapa

aspek terkait dengan barang yang

dihasilkan supplier yang dikunjungi

● ● ●

Penjelasan untuk masing-masing poin tugas dan tanggung jawab pada

Tabel 4.12 adalah sebagai berikut:

Memonitor staf dan memberi masukan ke manager

Tanggung jawab memonitor staf ini dilakukan oleh kepala bagian dengan

tujuan staf dapat menjalankan proses purchasing dengan lancar. Aktivitas

dalam poin tanggung jawab ini yang teramati ialah aktivitas tutor, selain itu

aktivitas memonitor staf lainnya belum teramati.

Bertanggung jawab terhadap ketepatan waktu pembelian dan kedatangan

barang berdasarkan PR

Poin tanggung jawab ini dilakukan oleh kepala bagian dan staf. Aktivitas yang

mendukung ialah follow up barang ke supplier, mengatur shipment, dan

mengatur pembayaran serta mengirim invoice ke accounting.

Membuat jadwal pelaksanaan terhadap rencana pembelian barang berdasarkan

PR yang masuk dengan melihat urgensi

Poin tanggung jawab ini dilakukan oleh kepala bagian dan staf. Aktivitas yang

mendukung ialah membuat dan mengirim PO ke supplier, follow up PO,

koresponden e-mail, dan update konfirmasi PO di SAP.

Membuka hubungan seluas-luasnya dengan supplier untuk mendapatkan info

harga dan kualitas barang

Poin tanggung jawab ini merupakan tanggung jawab kepala bagian. Aktivitas

yang termasuk di dalamnya ialah meeting dengan supplier, kunjungan


supplier, dan juga maintain info record untuk menyimpan informasi mengenai

data supplier terkait.

Berkoordinasi dengan departemen lain dalam memutuskan kualitas barang

yang ditawarkan supplier

Aktivitas yang termasuk dalam poin tanggung jawab ini adalah aktivitas

maintain produk development. Poin ini merupakan tanggung jawab kepala

bagian, namun dalam pelaksanaannya dilakukan oleh kepala bagian dan staf.

Berkoordinasi dengan manager dalam memutuskan harga barang yang dibeli

Aktivitas yang mendukung poin tanggung jawab ini ialah melakukan

penawaran harga. Poin ini seharusnya merupakan tanggung jawab kepala

bagian Purchasing.

Memonitor konfirmasi dan schedule pengiriman order dari supplier

Aktivitas yang termasuk dalam tanggung jawab ini adalah aktivitas forecast,

follow up shipment, dan follow up barang yang sudah masuk. Poin ini

merupakan tanggung jawab kepala bagian dan staf Purchasing.

Memonitor kelancaran dan kelengkapan dokumen import yang dibutuhkan

export import

Poin ini merupakan tanggung jawab bersama antara kepala bagian dan staf

Purchasing. Aktivitas yang termasuk di dalamnya ialah pembuatan shipping

document.

Bertanggung jawab untuk menyelesaikan kasus atau claim

Penyelesaian claim merupakan tanggung jawab staf Purchasing. Aktivitas

penyelesaian claim antara lain melengkapi data webclaim, mengirim report

claim ke supplier, dan memperbarui data SAP dan webclaim.

Bertanggung jawab untuk menjaga 5R dan safety di dalam departemen

Purchasing

Job description menjelaskan bahwa tanggung jawab ini dilakukan oleh staf,

akan tetapi pada pelaksanaannya seluruh karyawan harus bertanggung jawab

untuk menjaga kebersihan dan keselamatan kerja melalui budaya 5R. Poin

tanggung jawab ini digolongkan ke dalam aktivitas lain-lain.


Melakukan pembuatan jadwal kunjungan supplier dengan pertimbangan

beberapa aspek terkait dengan barang yang dihasilkan supplier yang

dikunjungi

Aktivitas yang terkait dalam poin tanggung jawab ini adalah aktivitas

mengatur jadwal kunjungan supplier yang seharusnya dilakukan oleh staf

Purchasing.

Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab kepala bagian maupun staf

Departemen Purchasing tidak sesuai dengan job description yang ada sehingga

perlu dilakukan perbaikan job description. Tanggung jawab mengenai

memutuskan kualitas dan harga barang yang dibeli, mengatur jadwal kunjungan

supplier, dan menyelesaikan kasus claim yang seharusnya dilakukan oleh salah

satu kepala bagian atau staf Departemen Purchasing saja, dalam pelaksanaannya

dilakukan oleh kepala bagian dan staf Departemen Purchasing.

4. ANALISA DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Struktur Organisasi ... · 17 Universitas Kristen Petra 4....

Documents

Transcript of 4. ANALISA DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Struktur Organisasi ... · 17 Universitas Kristen Petra 4....