3.6 SPIP Pemisahan Fungsi

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS PENYELENGGARAAN

SPIP UNSUR KEGIATAN PENGENDALIAN

SUB UNSUR PEMISAHAN FUNGSI

(3.6)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009

TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

3.6. Pemisahan Fungsi i

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah (SPIP) adalah tanggung jawab Badan Pengawasan

Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem

Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan salah

satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas sistem

pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab menteri/ pimpinan

lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai penyelenggara

sistem pengendalian intern di lingkungan masing-masing.

Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan

tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:

a. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;

b. sosialisasi SPIP;

c. pendidikan dan pelatihan SPIP;

d. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan

e. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern

pemerintah.

Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan

unsur-unsur SPIP, yaitu:

a. lingkungan pengendalian;

b. penilaian risiko;

c. kegiatan pengendalian;

d. informasi dan komunikasi; dan

e. pemantauan pengendalian intern.

3.6. Pemisahan Fungsi ii

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,

BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan

SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa

saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka

penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan

ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing sub

unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan

acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam

penyelenggaraan sub unsur SPIP.

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP sub unsur

Pemisahan Fungsi pada unsur Kegiatan Pengendalian merupakan

acuan yang memberikan arah bagi instansi pemerintah pusat dan

daerah dalam menyelenggarakan sub unsur tersebut, dan

hendaknya disesuaikan dengan karakteristik masing-masing

instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas

instansi tersebut.

Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,

masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat

diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009

Plt. Kepala,

Kuswono SoesenoNIP 19500910 197511 1 001

3.6. Pemisahan Fungsi iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................ i

DAFTAR ISI ............................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ........................................................ 1

B. Sistematika Pedoman ............................................. 3

BAB II GAMBARAN UMUM

A. Pengertian ............................................................... 5

B. Tujuan dan Manfaat ................................................. 11

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 12

D. Parameter Penerapan ............................................. 13

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN

A. Tahap Persiapan....................................................... 16

B. Tahap Pelaksanaan.................................................. 18

C. Tahap Pelaporan...................................................... 21

BAB IV PENUTUP

3.6. Pemisahan Fungsi iv

3.6. Pemisahan Fungsi 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dengan diundangkannya Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian

Intern Pemerintah (PP 60 Tahun 2008 tentang SPIP) maka

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah merupakan suatu hal

mutlak yang perlu dibangun dan dilaksanakan pada setiap unit

organisasi pemerintahan. Tujuan penyelenggaraan SPIP agar

setiap instansi pemerintahan dapat memberikan keyakinan

memadai (reasonable assurance) bagi tercapainya efektivitas

dan efisiensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pemerintahan,

keandalan pelaporan keuangan, pengamanan asset Negara, dan

ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pada akhirnya, diharapkan pengelolaan keuangan negara yang

efektif, efisien, transparan, dan akuntabel dapat tercapai.

Dalam rangka penyelenggaraan SPIP, BPKP telah

membuat Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP sebagaimana

yang diamanatkan oleh pasal 59 PP 60 Tahun 2008. Pedoman

tersebut memberikan acuan dan arahan secara umum untuk

menyelenggarakan SPIP pada instansi pemerintah. Pedoman

tersebut masih perlu didukung dengan pedoman yang lebih rinci,

khususnya untuk unsur SPIP, yaitu kegiatan pengendalian.

Penerapan kegiatan pengendalian didasarkan pada hasil

penilaian risiko dalam upaya meminimalkan risiko untuk

mencapai tujuan instansi pemerintah. Kegiatan pengendalian

terdiri dari sebelas sub unsur sebagai berikut:


1. Reviu atas kinerja instansi pemerintah yang bersangkutan;

2. Pembinaan sumber daya manusia;

3. Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi;

4. Pengendalian fisik atas aset;

5. Penetapan dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja;

6. Pemisahan fungsi;

7. Otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting;

8. Pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan

kejadian;

9. Pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya;

10. Akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya; dan

11. Dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern,

serta transaksi dan kejadian penting.

Dari kesebelas unsur tersebut, pedoman ini akan

menjelaskan lebih lanjut sub unsur keenam, yaitu pemisahan

fungsi yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP. Sub unsur ini sangat

penting bagi tercapainya tujuan SPIP secara keseluruhan,

karena penerapan pemisahan fungsi dalam pelaksanaan

kegiatan instansi pemerintah akan mendorong terlaksananya

sistem pengendalian intern secara efektif, dengan adanya saling

uji (check and balance) atas transaksi atau kejadian penting

penyelenggaraan pemerintahan, sehingga tujuan organisasi

secara keseluruhan dapat tercapai secara efektif.


Tujuan pedoman teknis ini adalah memberikan acuan

teknis secara umum mengenai pemisahan fungsi dalam

mengembangkan dan melaksanakan sistem pengendalian intern

pada instansi pemerintah.

Penerapan pedoman ini dapat disesuaikan dengan

karakteristik masing-masing instansi, baik pemerintah pusat

maupun pemerintah provinsi/kabupaten/kota, sesuai dengan

fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitasnya.

B. Sistematika Pedoman

Sistematika penyajian pedoman teknis pemisahan fungsi

ini sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab ini menguraikan latar belakang perlunya pedoman,

hubungan dengan pedoman sebelumnya, dan

sistematika pedoman.

Bab II Gambaran Umum

Bab ini menguraikan pengertian, maksud, tujuan,

parameter penerapan, serta keterkaitan dengan

peraturan yang berlaku.

Bab III Langkah-Langkah Penerapan

Bab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu

dilaksanakan dalam menyelenggarakan sub unsur

pemisahan fungsi, yang terdiri dari tahap persiapan,

pelaksanaan, dan pelaporan.

Bab IV Penutup

Bab ini merupakan penutup, yang berisi hal-hal penting

yang perlu diperhatikan kembali dan penjelasan atas

penggunaan pedoman ini.


BAB II

GAMBARAN UMUM

Konsep pemisahan fungsi didasarkan pada risiko yang

melekat pada kegiatan manusia sebagai individu, dalam

melaksanakan kegiatan operasional dalam instansi pemerintah,

seperti terjadinya kesalahan dalam membuat kebijakan atau

mengotorisasi/menyetujui transaksi karena tidak akuratnya data,

kesalahan melakukan pencatatan, bahkan keteledoran dalam

melakukan tanggung jawab penyimpanan aset berharga yang

berakibat hilangnya/rusaknya aset tersebut, yang paling parah

adalah adanya kecenderungan untuk melakukan kolusi. Untuk

mencegah atau mengurangi terjadinya hal yang demikian, maka

kegiatan pengendalian yang harus dilakukan dalam penerapan

sistem pengendalian yang efektif adalah adanya pemisahan fungsi

terhadap aspek utama transaksi atau kejadian penting dalam

instansi pemerintah.

A. Pengertian

Pemisahan fungsi, didasarkan pada konsep

sebagaimana diperoleh dari kamus perbendaharaan dari

Information System Audit and Control Association (ISACA)

A basic internal control that prevents or detects errors and

irregularities by assigning to separate individuals responsibility

for initiating and recording transactions and custody of assets to

separate individuals.


Sementara kamus Wikipedia menyatakan bahwa: separation of

duties is the concept of having more than one person required

to complete a task.

Sementara R.A.Botha and J.H.P. Eloff dari IBM menyatakan

bahwa konsep pemisahan tugas adalah prinsip mengamankan

yaitu:

Separation of duty, as a security principle, has as its primary

objective the prevention of fraud and errors. This objective is

achieved by disseminating the tasks and associated privileges for

a specific business process among multiple users. This principle

is demonstrated in the traditional example of separation of duty

found in the requirement of two signatures on a check.

Mengacu kepada ketiga konsep di atas maka pemisahan

tugas adalah adanya otorisasi atas kejadian/transaksi, khususnya

yang terkait aset (uang/barang), proses pencatatan transaksi dan

penyimpanan asetnya tidak dilakukan oleh satu orang, dengan

tujuan mencegah terjadinya kesalahan atau kecurangan.

Oleh karena adanya keterbatasan sifat dan perilaku dari

orang akan berpengaruh kepada kesalahan (manusiawi) dalam

membuat suatu keputusan/pertimbangan (otorisasi), kesalahan/

kecurangan dalam pencatatan dan penyimpanannya, maka untuk

menciptakan pengendalian intern yang memadai, harus ada

pemisahan tugas/pekerjaan kepada beberapa orang yang

berbeda untuk melaksanakan (proses) suatu terkait dengan

transaksi atau kejadian utama di dalam suatu organisasi. Dengan

demikian, terdapat saling mengecek guna mencegah terjadinya

kesalahan dan/atau kecurangan.


Pemisahan tugas dalam setiap struktur organisasi akan

berbeda karena bergantung pada ukuran, sifat, dan jenis

usahanya. Salah satu konsep pemisahan tugas, dikategorikan

ke dalam empat fungsi terhadap proses suatu transaksi/kejadian

utama dari awal sampai akhir, yaitu: adanya otorisasi,

penyimpanan, pencatatan, dan rekonsiliasi. Untuk

perancangan dan pelaksanaan sistem yang sempurna, maka

sebaiknya satu orang tidak menangani lebih dari satu fungsi

tersebut.

Istilah pemisahan tugas sudah dikenal dalam sistem

akuntansi keuangan. Beberapa perusahaan dengan semua

ukuran telah memahami bahwa tidak mungkin menyatukan tugas

dalam memroses suatu transaksi atau kejadian penting hanya

pada satu orang untuk melakukan antara lain: penerimaan cek

dengan yang mengotorisasi penghapusan piutang, penyimpanan

kas dengan rekonsiliasi bank, menyetujui kartu absensi dengan

pemegang cek pembayaran.

Istilah pemisahan tugas dan pemisahan fungsi juga telah

digunakan dalam Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003

tentang Keuangan Negara (APBN/APBD) dan Undang-Undang

Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, yang

menyebutkan bahwa Presiden membagi tugas Menteri Keuangan

sebagai Chief Financial Officer dan Menteri/Pimpinan Lembaga

sebagai Chief Operational Officer dengan alasan untuk:

meningkatkan akuntabilitas dan menjamin terselenggaranya

saling uji (check and balance) dalam proses pelaksanaan

anggaran perlu dilakukan pemisahan secara tegas antara

pemegang kewenangan administratif dengan kewenangan

kebendaharaan (fungsi pembayaran).


Pada pemerintah daerah, maka Undang-Undang dimaksud

ditindaklanjuti dengan Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun

2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (APBD), yang

mengatur pemisahan kewenangan, yaitu bahwa pelaksanaan

atas penguasaan keuangan oleh Gubernur/Bupati/Walikota

harus dilaksanakan oleh Kepala Satuan Kerja Pengelolaan

Keuangan Daerah (SKPKD) sebagai Pejabat Pengelola

Keuangan Daerah (PPKD) dan Pengguna Anggaran/Barang

adalah Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah (Ka.SKPD) .

Pemisahan fungsi yang demikian memberikan kejelasan dalam

pembagian wewenang dan tanggung jawab, terlaksananya

mekanisme checks and balances, serta mendorong upaya

peningkatan profesionalisme penyelenggaraan tugas

pemerintahan.

Berdasarkan uraian di atas, pemisahan tugas dalam

perancangan sistem pengendalian intern pada instansi

pemerintah pusat dan pemerintah provinsi/kabupaten/kota

diarahkan pada fungsi penyelesaian (proses) atas transaksi atau

kegiatan penting. Sesuai dengan tujuannya, sistem pengendalian

intern pemerintah dibangun terhadap sistem pengelolaan

keuangan negara (APBN/APBD) yang akuntabel dan transparan,

maka konsep pemisahan tugas dalam pedoman ini akan disebut

sebagai pemisahan fungsi, dan secara khusus terkait dengan

pengelolaan keuangan negara (APBN/APBD).


Hal ini sesuai dengan ketentuan pasal 36 ayat (1) dan ayat (2)

beserta penjelasan PP 60 Tahun 2008 bahwa:

Pimpinan instansi pemerintah wajib melakukan pemisahan

fungsi untuk mengurangi risiko terjadinya kesalahan,

pemborosan atau kecurangan, yang dalam pelaksanaannya

pimpinan instansi pemerintah harus menjamin bahwa seluruh

aspek utama transaksi atau kejadian tidak dikendalikan oleh

satu orang

Transaksi atau kejadian penting dalam instansi

pemerintah terkait dengan pengelolaan keuangan negara adalah

kejadian yang timbul dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi

instansi pemerintah yang berdampak pada penerimaan dan

pengeluaran keuangan negara (APBN/APBD).

Transaksi atau kejadian penting dimaksud, terutama terdapat

antara lain dalam pengelolaan SDM, pengelolaan uang dan

barang/jasa, serta pengelolaan utang/piutang.

Aspek utama transaksi atau kejadian dalam, melakukan

pemisahan fungsi sehingga dapat memenuhi efektifitas sistem

pengendalian intern dan sesuai dengan ketentuan PP 60 Tahun

2008 akan meliputi fungsi-fungsi sebagai berikut, otorisasi,

persetujuan, pemrosesan dan pencatatan, pembayaran dan

penerimaan dana, penyimpanan dan penanganan aset, reviu

dan audit.

Otorisasi adalah keputusan yang dilaksanakan oleh orang

yang berwenang terhadap kebijakan yang ditetapkan atas suatu

transaksi atau kejadian yang bersifat umum dan khusus.


Persetujuan (approval) adalah tindak lanjut atas otorisasi

yang telah dilaksanakan terhadap transaksi atau kejadian yang

bersifat umum dan bersifat khusus,

Pemrosesan dan pencatatan, adalah kegiatan untuk

merealisasikan transaksi atau kejadian yang telah diotorisasi,

untuk kemudian dicatat secara berkala (harian/bulanan) atau

diinput ke dalam suatu program aplikasi, sebagai akuntabilitas

atas transaksi/kejadian yang telah direalisasikan, termasuk

pencatatan atas pembayaran dan penerimaan dana atas realisasi

transaksi/kejadian.

Pembayaran atau penerimaan dana kegiatan/proses

yang dilakukan karena adanya realisasi transaksi/kejadian yang

telah diotorisasi.

Penyimpanan dan penanganan aset adalah cara atau

metode yang digunakan untuk melakukan pengamanan atas

aset yang timbul dari adanya transaksi/kejadian yang telah

diotorisasi.

Audit merupakan proses pengujian atas

transaksi/kejadian apakah benar terjadi, telah dicatat, dan telah

dipertanggungjawabkan dengan tepat, termasuk dalam proses ini

adalah: kas opname, rekonsiliasi bank, dan pengujian fisik atas

barang milik negara/daerah (BMN/BMD).

Reviu merupakan proses membandingkan kinerja dengan

tolok ukur kinerja yang ditetapkan.


B. Tujuan dan Manfaat

Tujuan akhir (ultimate goal) dari penerapan sub unsur

pemisahan fungsi dari kegiatan pengendalian adalah

terimplementasikannya pemisahan fungsi dalam pengelolaan

keuangan Negara (APBN/APBD), sehingga tercipta adanya

kegiatan saling uji (check and balances) secara otomatis dari

beberapa orang yang berbeda terhadap satu transaksi/kejadian

yang sama untuk seluruh aspek pengelolaan keuangan Negara

(APBN/APBD), sehingga akan mengurangi kesempatan

terjadinya kolusi yang berdampak pada kerugian negara.

Tujuan tersebut dapat dicapai dengan sasaran sebagai

berikut :

1) Pimpinan instansi pemerintah menetapkan kebijakan yang

menjamin bahwa seluruh aspek utama transaksi atau kejadian

tidak dikendalikan oleh satu orang.

2) Pegawai dan atasannya memahami pentingnya pemisahan

fungsi dalam melaksanakan kegiatan organisasi khususnya

dalam menangani transaksi atau kejadian penting.

3) Penerapan pemisahan fungsi kepada orang yang berbeda

untuk melaksanakan pengendalian setiap aspek utama

transaksi atau kejadian

4) Penerapan pemisahan tugas kepada orang yang berbeda

untuk menangani transaksi atau kejadian penting,

mengotorisasinya, menyetujuinya, mencatatnya, dan

melakukan pembayaran atau penerimaan uangnya, serta

menyimpan aset atas transaksi tersebut.


5) Penerapan pemisahan fungsi kepada orang yang berbeda

untuk melaksanakan secara terpisah penyimpanan uang tunai,

surat berharga, dan aset berisiko tinggi lainnya.

6) Pelaksanaan rekonsiliasi, konfirmasi, dan pengujian fisik

secara berkala sesuai dengan kebijakan yang harus

ditetapkan dan dilaksanakan oleh orang yang berbeda dari

orang yang mengangani atau menyimpan aset tersebut.

7) Pengawas yang ditugaskan telah mereviu berfungsinya

kegiatan pemisahan fungsi dalam sistem pengendalian intern,

dan terhadap penyimpangan atau timbulnya masalah dalam

penerapannya telah diambil tindak lanjut secara tepat waktu.

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait

Pengaturan pemisahan fungsi penyelenggaran

pemerintahan sesuai dengan struktur instansi pemerintah telah

ditetapkan dalam beberapa peraturan perundang-undangan

antara lain:

1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan

Negara.

2. Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang Kementerian

Negara, terkait dengan tugas, fungsi dan susunan organisasi

dari kementerian negara. (Menteri Koordinator, Menteri, dan

Menteri Negara).

3. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang

Pengelolaan Keuangan Daerah.


Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah.



Organisasi Perangkat Daerah, yang di dalamnya mengatur

mengenai kedudukan, tugas dan fungsi, susunan organisasi

dan tata kerja Perangkat Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota).

6. Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan,

Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja

Kementerian Negara Republik Indonesia sebagaimana telah

beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden

Nomor 94 Tahun 2006.

7. Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005 tentang Perubahan

Keenam Atas Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001

tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan

Organisasi, Dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah

Non-Departemen.

8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006

tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah

sebagaimana telah diperbaharui dengan Peraturan Menteri

Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007 tentang Pedoman

Pengelolaan Keuangan Daerah.

D. Parameter Penerapan

Parameter penerapan kegiatan pemisahan fungsi dalam

penerapan sistem pengendalian intern yang memadai, sesuai

dengan pasal 18 ayat 3 (f) PP 60 Tahun 2008 adalah tersusun

dan terlaksananya kebijakan mengenai pemisahan fungsi/tugas

terhadap aspek utama transaksi atau kejadian sehingga

mekanisme saling uji (check and balances) secara sistem dan

terkendali oleh beberapa orang sesuai dengan tanggung


jawabnya untuk mengurangi kesempatan terjadinya kolusi,

dengan memenuhi kriteria sebagai berikut:

Pengendalian atas setiap aspek utama transaksi atau

kejadian, harus diberikan kepada beberapa orang berbeda

sesuai dengan kompetensinya, dengan diberikan batasan

tanggung jawab atas tugasnya, sehingga tidak seorangpun

diperbolehkan mengendalikan seluruh aspek utama transaksi

atau kejadian.

Proses penyelenggaraan suatu transaksi atau kejadian

penting dari awal sampai akhir, telah diberikan kepada orang

yang berbeda untuk melaksanakan masing-masing fungsi

otorisasi, memberikan persetujuan (approvals), melaksanakan

proses transaksi/kejadian tersebut, pencatatan, pembayaran

atau penerimaan dana, dan penyimpanan dan penanganan

aset atas hasil transaksi/kejadian, serta reviu, dan audit.

Penanganan aset berharga dan berisiko tinggi, seperti orang

yang menyimpan uang tunai, seharusnya terpisah dari orang

yang menangani penyimpanan surat berharga (deposito,

saham/obligasi) maupun orang yang menangani aset berisiko

tinggi lainnya (seperti: emas, berlian, atau aset tetap yang

berisiko sangat tinggi terhadap kerusakan/kecurian).

Terdapat mekanisme rekonsiliasi/konfirmasi terhadap saldo

bank, hak atau kewajiban yang berdampak kepada nilai uang.

Rekonsiliasi/konfirmasi harus dilakukan oleh orang yang tidak

menangani (independen) dari kegiatan pengelolaan/

penanganan atas saldo bank, saldo piutang, dan saldo


utang. Termasuk dalam kegiatan ini adalah melakukan

penghitungan/ pengujian fisik secara berkala terhadap saldo

kas atau aset tetap.

Dengan terlaksananya kebijakan pemisahan fungsi maka

keberhasilan penerapan SPIP dapat ditunjukkan dengan

parameter sebagai berikut:

1) Tidak seorangpun diperbolehkan mengendalikan seluruh

aspek utama transaksi atau kejadian.

2) Tanggung jawab dan tugas atas transaksi atau kejadian

dipisahkan di antara pegawai berbeda yang terkait dengan

otorisasi, persetujuan, pemrosesan dan pencatatan,

pembayaran atau penerimaan dana, reviu dan audit, serta

fungsi-fungsi penyimpanan dan penanganan aset.

3) Tugas dilimpahkan secara sistematis ke sejumlah orang untuk

memberikan keyakinan adanya checks and balances.

4) Jika memungkinkan, tidak seorangpun diperbolehkan

menangani sendiri uang tunai, surat berharga, dan aset

berisiko tinggi lainnya.

5) Saldo bank direkonsiliasi oleh pegawai yang tidak memiliki

tanggung jawab atas penerimaan, pengeluaran, dan

penyimpanan kas.

6) Pimpinan instansi pemerintah mengurangi kesempatan

terjadinya kolusi karena adanya kesadaran bahwa kolusi

mengakibatkan ketidakefektifan pemisahan fungsi.


BAB III

LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN

Dalam bab ini, penerapan Sub Unsur Pemisahan Fungsi

dikelompokkan dalam tiga tahap utama yaitu:

1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal penerapan, yang

ditujukan untuk memberikan pemahaman (knowing) atau

kesadaran yang lebih baik serta pemetaan (mapping) kebutuhan

penerapan.

2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas

pemetaan, yang meliputi pembangunan infrastruktur,

internalisasi, dan pengembangan berkelanjutan.

3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap melaporkan kegiatan.

Setiap tahapan penerapan dan beberapa contoh akan diuraikan

di bab ini.

A. Tahap Persiapan

Tahap persiapan merupakan tahap awal dalam penerapan

SPIP, yang terdiri dari proses pemahaman dan pemetaan yaitu:

1. Pemahaman (Knowing)

Tahap pemahaman merupakan langkah awal dalam

membangun kesadaran terhadap arti penting pemisahan

fungsi.


Tahap pemahaman ini diawali dengan pengomunikasian

pentingnya pemisahan fungsi dalam rangka penyediaan

informasi yang relevan dan terpercaya untuk pengambilan

keputusan. Pengomunikasian dapat dilakukan secara terpisah

dan bersamaan dengan sosialisasi SPIP.

Untuk memenuhi hal tersebut, instansi pemerintah

dapat memberikan pemahaman melalui sosialisasi, pendidikan

dan pelatihan (diklat), pelatihan di kantor sendiri (PKS) dan

sebagainya. Komitmen seluruh pegawai perlu dibangun untuk

melakukan pemisahan fungsi.

Pengabaian dalam penyelenggaraan pemisahan

fungsi, dapat memicu terjadinya penyelewengan dalam

operasional organisasi yang menyangkut keuangan dan

nonkeuangan.

2. Pemetaan (Mapping)

Setelah dilakukan pemahaman kepada pegawai,

diperlukan suatu pemetaan terhadap pemahaman yang diterima

seluruh pegawai dan pemetaan terhadap keberadaan

pemisahan fungsi. Instansi pemerintah perlu melakukan

pemetaan atas penyelenggaraan pemisahan fungsi di lingkungan

kerjanya, untuk mendapatkan informasi antara lain:

- Seberapa jauh pemahaman pentingnya penyelenggaraan

pemisahan fungsi dan bagaimana penerapannya saat ini.

Pemetaan ini menjadi masukan kepada pimpinan instansi

pemerintah atas seberapa jauh pemahaman bahwa

pemisahan fungsi sangat berpengaruh pada informasi yang

bermutu, andal, dan relevan.


- Mengidentifikasikan sejauh mana adanya unsur-unsur yang

dapat mendukung pemisahan fungsi.

- Mengklasifikasikan kategori pemisahan fungsi.

- Menetapkan unit-unit internal yang terkait dengan

pemisahan fungsi yang dibutuhkan untuk pengambilan

keputusan.

B. Tahap Pelaksanaan

Setelah tahap persiapan dilaksanakan, tahap berikutnya

adalah tahap pelaksanaan. Pada tahap pelaksanaan ini,

termasuk di dalamnya tahap membangun fondasi / infrastruktur

(norming), tahap internalisasi (forming), dan tahap

pengembangan berkelanjutan (performing).

Dalam tahap pelaksanaan ini, apabila langkah

pelaksanaan pemisahan fungsi sudah ada / sudah berjalan

efektif, maka langkah pelaksanaan tersebut tinggal dilanjutkan.

Apabila suatu langkah pelaksanaan pengendalian belum ada

atau belum efektif, maka langkah-langkah tersebut di atas perlu

ditetapkan dan dilaksanakan. Langkah pelaksanaan minimal

yang harus ada antara lain sebagaimana diuraikan di bawah ini.

1. Pembangunan Infrastuktur (Norming)

Tahap pembangunan infrastuktur dilakukan setelah

tahap pemetaan dilaksanakan. Pembangunan infrastuktur ini

meliputi pembangunan kebijakan, prosedur dan mekanisme

yang dibutuhkan untuk melaksanakan pengendalian intern

sub unsur pemisahan fungsi. Instansi pemerintah harus

membangun infrastuktur disesuaikan dengan kebutuhan


berdasarkan hasil pemetaan serta melihat indikator yang

ingin diraih dengan memperhatikan peraturan terkait yang

berlaku.

Infrastuktur minimal yang perlu ada/dibangun

di suatu instansi pemerintah dalam melaksanakan sub unsur

pemisahan fungsi adalah adanya kebijakan umum dan

prosedur secara tertulis atas pemisahan fungsi tersebut.

2. Internalisasi (Forming)

Setelah pemahaman dan perangkat pengendalian

intern terbangun, tahap selanjutnya adalah tahap

internalisasi. Internalisasi adalah mewujudkan dalam

keseharian semua yang diperlukan dalam menyelenggarakan

SPIP, khususnya pemisahan fungsi.

Penerapan sub unsur pemisahan fungsi adalah

terlaksananya pemisahan fungsi, mulai dari tingkat entitas

organisasi sampai tingkat aktivitas organisasi.

Pemisahan fungsi sebagaimana telah diuraikan pada

bab sebelumnya disusun dan dilaksanakan sebagai

pendorong efektifitas kegiatan pengendalian guna mencapai

efektifitas sistem pengendalian intern dalam pengelolaan

keuangan negara (APBN/APBD).

Penerapan sub unsur pemisahan fungsi ditandai

dengan adanya pemisahan fungsi yang dibangun sesuai

dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku,

mengarah kepada tujuan organisasi, untuk selanjutnya

diformalkan dalam suatu keputusan pimpinan instansi


pemerintah, dikomunikasikan kepada seluruh jajaran pimpinan

dan pegawai dalam instansi pemerintah, serta dilaksanakan

dalam kegiatan operasional pemerintahan. Sebagai gambaran

implementasi adanya pemisahan fungsi, berikut ini diberikan

contoh penerapan pemisahan fungsi pada tingkat instansi

pemerintah pusat dan pemerintah daerah.

3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)

a. Pemantauan

Pemisahan fungsi dalam instansi pemerintah

sebagaimana telah diuraikan di muka, yang telah

didasarkan pada peraturan perundang-undangan harus

ditetapkan dengan suatu kebijakan/ketetapan sebagai

dasar untuk melaksanakan secara prosedural dan

sistematis. Kebijakan tersebut juga merupakan dasar untuk

melakukan pengembangan berkelanjutan.

Pengembangan berkelanjutan, antara lain dengan

melakukan pemantauan atas pelaksanaan pemisahan

fungsi, terutama pada tingkat aktivitas di setiap instansi

pemerintah, sehingga dapat memastikan bahwa :

Tidak adanya transaksi/kejadian penting yang tidak

diotorisasi oleh pejabat yang berwenang,

Tidak adanya kesalahan atas kesengajaan yang

berakibat pada hilangnya aset (kerugian negara),

khususnya dalam proses transaksi maupun

penyimpanan terutama aset berharga.

Tidak adanya kesalahan yang bersifat kelalaian dalam

melakukan pencatatan atas transaksi yang ada.


Tingkat risiko kehilangan, serta kerusakan dalam

penyimpanan uang tunai dan aset berharga lainnya

rendah.

Laporan hasil reviu atau audit atas kerugian negara

sebagai akibat kelalaian atau kesengajaan pelaksana

ditindaklanjuti oleh pimpinan instansi pemerintah,

dengan menerapkan sanksi yang sesuai dengan

peraturan terhadap orang yang melakukan kelalaian

atau kesengajaan tersebut.

b. Evaluasi berkala

Evaluasi dilakukan terhadap hasil yang diperoleh

dari pemantauan yang telah dilakukan, dengan mengacu

pada ketentuan/peraturan yang berlaku pada instansi

pemerintah, serta dilakukan perbaikan secara terus

menerus, khususnya apabila tujuan dari penerapan

kebijakan dan prosedur otorisasi atas transaksi dan

kejadian yang penting belum/tidak tercapai.

C. Tahap Pelaporan

Selanjutnya, sebagai bentuk pertanggungjawaban atas

segala pelaksanaan kegiatan penerapan unsur maupun sub

unsur pemisahan fungsi, maka perlu didokumentasikan dalam

bentuk laporan, yang meliputi pelaksanaan kegiatan:

1. Pemahaman, yang mencakup :

a. kegiatan sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja,

dan fokus grup) mengenai pentingnya penerapan

pemisahan fungsi;


b. kegiatan penyampaian pemahaman melalui website,

multimedia, literatur, dan media lainnya.

2. Hasil pemetaan infrastruktur dan penerapan, yang mencakup:

a. Pentingnya penerapan pemisahan fungsi menurut persepsi

pegawai dan bagaimana penerapannya;

b. Persiapan penyusunan kebijakan, pedoman, dan

mekanisme pemisahan fungsi;

c. Masukan atas rencana tindak yang tepat untuk internalisasi

penerapan pemisahan fungsi.

3. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang mencakup :

a. Penyusunan kebijakan, pedoman, dan mekanisme

pemisahan fungsi;

b. Kebijakan, pedoman dan mekanisme atas penyediaan,

serta pemanfaatan berbagai bentuk dan sarana pemisahan

fungsi.

4. Pelaksanaan internalisasi, yaitu yang mencakup kegiatan

dalam rangka pemantapan penerapan Sistem Pengendalian

Intern dalam kegiatan operasional di lingkungan instansi

pemerintah masing-masing.

5. Pengembangan berkelanjutan yang mencakup kegiatan

pemantauan.


BAB IV

PENUTUP

Pemisahan fungsi merupakan suatu cara/alat untuk

melaksanakan pengendalian dalam mengatasi risiko terhadap

kesalahan yang dilakukan oleh seorang pegawai/sekelompok orang

karena kelalaiannya atau karena kesengajaannya yang dapat

berdampak pada kerugian negara.

Penerapan pemisahan fungsi, diawali dari adanya

pemahaman yang sama oleh seluruh pegawai dalam instansi

pemerintah tentang pentingnya pemisahan fungsi dalam upaya

pengamanan aset yang seharusnya dikuasakan pada instansi

pemerintah sebagai akuntabilitas pengelolaan APBN/APBD.

Pemahaman dimaksud dapat dilakukan dengan menyosialisasikan

kebijakan-kebijakan terkait pemisahan fungsi melalui media apa

pun (surat edaran, diskusi, rapat,dll). Untuk selanjutnya, sesuai

dengan kebijakan yang ada, dilakukan pemetaan supaya

terpenuhinya syarat pemisahan fungsi, sehingga dapat dibangun

infrastruktur agar syarat tersebut dapat dipenuhi penerapan

pemisahan fungsi, dengan memantau parameter penerapan yang

telah ditetapkan.

Pedoman ini disusun untuk memberikan acuan praktis bagi

pimpinan instansi pemerintah untuk melaksanakan penerapan

pemisahan fungsi sehingga tercipta sistem saling uji (check and

balances) setiap transaksi/kejadian penting dalam penyelenggaraan

pemerintahan dalam mencapai tujuan sistem pengendalian intern

yang efektif.


Pedoman teknis ini merupakan acuan mendasar bagi seluruh

instansi pemerintah yang berlaku secara umum dan minimal harus

dipenuhi khususnya dalam penerapan kegiatan pemisahan fungsi,

dan tidak mengatur secara spesifik bagi instansi tertentu. Instansi

Pemerintah hendaknya dapat mengembangkan lebih jauh langkah-

langkah yang perlu diambil sesuai dengan kebutuhan organisasi

dengan tetap mengacu dan tidak bertentangan dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik-praktik

sistem pengendalian intern, pedoman ini perlu disesuaikan secara

terus menerus.

3.6 SPIP Pemisahan Fungsi

Documents

Transcript of 3.6 SPIP Pemisahan Fungsi