3.4 SPIP Pengendalian Fisik Atas Aset

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS PENYELENGGARAAN

SPIP UNSUR KEGIATAN PENGENDALIAN

SUB UNSUR PENGENDALIAN FISIK

ATAS ASET

(3.4)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009

TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset i

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan

Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan pasal 59

Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem

Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). Pembinaan ini merupakan

salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas

sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab

menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-

masing.

Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan

tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:

a. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;

b. sosialisasi SPIP;

c. pendidikan dan pelatihan SPIP;

d. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan

e. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern

pemerintah.

Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan

unsur-unsur SPIP, yaitu:

a. lingkungan pengendalian;

b. penilaian risiko;

c. kegiatan pengendalian;

d. informasi dan komunikasi; dan

e. pemantauan pengendalian intern.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset ii

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,

BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan

SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa

saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka

penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan

ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing sub

unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan

acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam

penyelenggaraan sub unsur SPIP.

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP sub unsur

Pengendalian Fisik atas Aset pada unsur Kegiatan Pengendalian

merupakan acuan yang memberikan arah bagi instansi pemerintah

pusat dan daerah dalam menyelenggarakan sub unsur tersebut, dan

hendaknya disesuaikan dengan karakteristik masing-masing

instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas

instansi tersebut.

Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,

masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat

diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009

Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno

NIP 19500910 197511 1 001

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................ i

DAFTAR ISI ............................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ........................................................ 1

B. Sistematika Pedoman ............................................. 2

BAB II GAMBARAN UMUM

A. Pengertian ............................................................... 4

B. Tujuan dan Manfaat ................................................. 7

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 7

D. Parameter Penerapan ............................................. 8

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN

A. Tahap Persiapan....................................................... 12

B. Tahap Pelaksanaan.................................................. 16

C. Tahap Pelaporan...................................................... 33

BAB IV PENUTUP

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset iv

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam pasal 2 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun

2008 tentang SPIP dinyatakan bahwa menteri/pimpinan

lembaga, gubernur, dan bupati/ walikota bertanggung jawab atas

efektivitas penyelenggaraan sistem pengendalian intern

di lingkungan masing-masing. SPIP, yang ditetapkan dengan

Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tersebut,

mencakup lima unsur, yaitu lingkungan pengendalian, penilaian

risiko, kegiatan pengendalian, informasi dan komunikasi, serta

pemantauan pengendalian intern. Penerapan kelima unsur SPIP

tersebut dilaksanakan menyatu dan menjadi bagian integral dari

kegiatan instansi pemerintah. Selanjutnya, pada pasal 18

Peraturan Pemerintah tersebut mewajibkan pimpinan instansi

pemerintah menyelenggarakan kegiatan pengendalian, sesuai

dengan ukuran, kompleksitas, dan sifat dari tugas, serta fungsi

instansi pemerintah yang bersangkutan.


2008 dinyatakan bahwa pimpinan instansi pemerintah wajib

melaksanakan pengendalian fisik atas aset. Tujuan

pengendalian fisik atas aset yang dimiliki oleh instansi

pemerintah adalah agar aset tersebut aman dari risiko hilang,

rusak, atau digunakan tanpa hak. Untuk itu, pimpinan instansi

pemerintah harus menetapkan kebijakan dan prosedur

pengamanan fisik atas aset, mengimplementasikan, dan

mengomunikasikan kepada seluruh pegawai.


Untuk mencapai tujuan pengendalian fisik atas aset,

diperlukan pedoman teknis sebagai penjabaran lebih lanjut dari

Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman sub

unsur ini merupakan pedoman teknis bagi pimpinan instansi

pemerintah, baik instansi pemerintah pusat maupun daerah,

guna mewujudkan pengendalian fisik atas aset yang efektif.

B. Sistematika Pedoman

Sistematika yang digunakan dalam pedoman ini adalah

sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab ini menjelaskan latar belakang perlunya

pengendalian fisik atas aset, maksud dibuatnya

pedoman, dan sistematika pedoman.

Bab II Gambaran Umum

Bab ini menjelaskan konsep dasar aktivitas

pengendalian dan sub unsur pengendalian, keterkaitan

pengendalian dengan penilaian risiko, keharusan

mempertimbangkan efektivitas aktivitas pengendalian,

tujuan dan manfaat pengendalian fisik atas aset

dikaitkan dengan peraturan yang berlaku, serta uraian

mengenai parameter penerapan.

Bab III Langkah-Langkah Penerapan

Bab ini menguraikan secara terinci tahap-tahap yang

harus dijalani oleh instansi pemerintah dalam

melaksanakan pengawasan fisik atas aset, disesuaikan

dengan daftar uji pengendalian.

Bab IV Penutup

Menguraikan kembali hal-hal penting dan menjelaskan

penggunaan pedoman ini.


BAB II

GAMBARAN UMUM

A. Pengertian

Kegiatan pengendalian adalah kebijakan dan prosedur

yang dapat membantu memastikan dilaksanakannya arahan

pimpinan instansi pemerintah, untuk mengurangi risiko yang

telah diidentifikasi selama proses penilaian risiko. Kebijakan dan

prosedur dikembangkan untuk meminimalkan risiko, sehingga

membantu memberi keyakinan yang memadai bahwa tujuan

instansi pemerintah dapat dicapai. Kebijakan dibuat untuk

mengarahkan apa yang seharusnya dikerjakan dan berfungsi

sebagai dasar bagi penyusunan prosedur. Prosedur adalah

rangkaian urutan tindakan, dilakukan oleh satu atau beberapa

orang, dengan peralatan dan waktu tertentu dalam

melaksanakan kegiatan tertentu. Kebijakan dan prosedur harus

dibuat secara tertulis.

Pimpinan instansi pemerintah wajib menyelenggarakan

kegiatan pengendalian, sesuai dengan ukuran, kompleksitas,

serta sifat dari tugas, dan fungsi instansi pemerintah yang

bersangkutan. Penyelenggaraan kegiatan pengendalian,

sekurang-kurangnya memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Kegiatan pengendalian diutamakan pada kegiatan pokok

instansi pemerintah;

2. Kegiatan pengendalian harus dikaitkan dengan proses

penilaian risiko;

3. Kegiatan pengendalian yang dipilih disesuaikan dengan sifat

khusus instansi pemerintah;


4. Kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara tertulis;

5. Prosedur yang ditetapkan harus dilaksanakan sesuai dengan

yang tertulis;

6. Kegiatan pengendalian dievaluasi secara teratur untuk

memastikan bahwa kegiatan tersebut masih sesuai dan

berfungsi seperti yang diharapkan.

Kebijakan dan prosedur pengendalian harus dibuat

berdasarkan hasil penilaian risiko dari kegiatan pokok dan

karakter khusus dari instansi pemerintah. Hal ini terlihat dari

kenyataan bahwa atas semua risiko yang relevan, pimpinan

instansi pemerintah telah mengidentifikasi tindakan dan kegiatan

pengendalian yang diperlukan dalam menangani risiko tersebut.

Hal tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Identifikasi

Analisis

Respon/Kelola

RisikoTujuanInstansi

Pemerintah

Gambar 1: Implementasi Kegiatan Pengendalian


Kegiatan pengendalian meliputi kegiatan pengendalian

yang bersifat detektif dan preventif. Setelah terdeteksi adanya

penyimpangan atau kelemahan, harus dilakukan tindakan

koreksi untuk menyempurnakan kegiatan pengendalian,

sehingga diperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan

organisasi dapat tercapai.

Kegiatan pengendalian terjadi di semua tingkat organisasi,

kegiatan, unit, dan fungsi instansi pemerintah. Kegiatan

pengendalian merupakan suatu bagian yang tidak terpisahkan

dari perencanaan, penerapan, serta reviu kinerja dari instansi

pemerintah. Dalam menetapkan kegiatan pengendalian, harus

dipertimbangkan hubungannya dengan proses penilaian risiko,

dan kecukupan kegiatan pengendalian.

Penerapan pengendalian pada suatu instansi pemerintah

dapat berbeda dengan instansi pemerintah lainnya. Perbedaan

penerapan tersebut antara lain disebabkan oleh perbedaan:

1. visi, misi, dan tujuan;

2. lingkungan dan cara beroperasi;

3. tingkat kerumitan organisasi;

4. sejarah atau latar belakang serta budaya; dan

5. risiko yang dihadapi.

Meskipun instansi pemerintah mempunyai misi, tujuan,

sasaran, dan struktur organisasi yang sama, dapat menerapkan

kegiatan pengendalian yang berbeda. Hal ini karena

pertimbangan pimpinan, implementasi, dan manajemen. Semua

faktor tersebut memengaruhi kegiatan pengendalian intern

sehingga pengendalian tersebut harus dirancang untuk

memberikan sumbangan dalam pencapaian misi, tujuan, dan

sasaran instansi.


Kegiatan pengendalian terdiri dari sebelas sub unsur, yaitu:

1. reviu atas kinerja instansi pemerintah yang bersangkutan;

2. pembinaan sumber daya manusia;

3. pengendalian atas pengelolaan sistem informasi;

4. pengendalian fisik atas aset;

5. penetapan dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja;

6. pemisahan fungsi;

7. otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting;

8. pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan

kejadian;

9. pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya;

10.akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya; dan

11.dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern,

serta transaksi dan kejadian penting.


2008 dinyatakan bahwa pimpinan instansi pemerintah wajib

melaksanakan pengendalian fisik atas aset. Tujuan pengamanan

fisik atas aset yang dimiliki oleh instansi pemerintah adalah agar

aset tersebut aman dari risiko hilang, rusak, atau digunakan oleh

pihak lain tanpa hak. Untuk itu, pimpinan instansi pemerintah

harus menetapkan kebijakan dan prosedur pengamanan fisik,

mengimplementasikan, serta mengomunikasikan kepada seluruh

pegawai.

Untuk mencapai tujuan pengamanan fisik atas aset,

diperlukan pedoman teknis sebagai penjabaran lebih lanjut dari

pedoman teknis penyelenggaraan SPIP.


B. Tujuan dan Manfaat

Pedoman Sub Unsur Pengendalian Fisik atas Aset ini

merupakan pedoman teknis bagi pimpinan instansi pemerintah,

baik instansi pemerintah pusat maupun daerah, guna

mewujudkan pengendalian fisik atas aset yang efektif.

Diharapkan, pedoman teknis ini dapat diaplikasikan secara nyata

oleh pimpinan instansi pemerintah dalam mengamankan fisik

aset dari risiko hilang, rusak, dan penggunaan/pemanfaatan oleh

pihak yang tidak berhak.

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait

Pengendalian fisik atas aset yang dibangun oleh setiap

instansi pemerintah mengacu pada peraturan perundang-

undangan yang berlaku. Peraturan yang terkait dengan

pengendalian fisik atas aset instansi pemerintah antara lain:

1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun 1994 tentang Rumah

Negara;

3. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang

Standar Akuntansi Pemerintahan;

4. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang

Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah, yang telah diubah

dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2008 tentang

Perubahan Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006;

5. Peraturan Presiden Nomor 11 Tahun 2008 tentang Tata Cara

Pengadaan, Penetapan Status, Pengalihan Status, dan

Pengalihan Hak atas Rumah Negara;


6. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 96/PMK.06/2007

tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan,

Penghapusan, dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara;

7. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 97/PMK.06/2007

tentang Penggolongan dan Pengodifikasian Barang Milik

Negara;

8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007

tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah;

9. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Negara Nomor

38/PB/2006 tentang Pedoman Akuntansi Konstruksi dalam

Pengerjaan dan Nomor 40/PB/2006 tentang Pedoman

Akuntasi Persediaan;

10.Keputusan Menteri/Kepala Lembaga/Gubernur/Bupati terkait

dengan Pengamanan Fisik atas Aset;

Keputusan pimpinan instansi pemerintah, kepala satuan

kerja/satuan kerja perangkat daerah, terkait pengamanan fisik

atas aset harus mengacu pada ketentuan peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

D. Parameter Penerapan

Parameter penerapan pengendalian fisik atas aset adalah

sebagai berikut:

1. Pimpinan instansi pemerintah menetapkan,

mengimplementasikan, dan mengomunikasikan rencana

identifikasi, kebijakan, dan prosedur pengamanan fisik aset

kepada seluruh pegawai. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan

adalah sebagai berikut:


a. Kebijakan dan prosedur pengamanan fisik aset telah

ditetapkan, diimplementasikan, dan dikomunikasikan

kepada seluruh pegawai.

b. Instansi pemerintah telah mengembangkan rencana untuk

mengidentifikasikan dan mengamankan aset infrastruktur.

c. Aset yang berisiko hilang, dicuri, rusak, digunakan tanpa

hak, seperti uang tunai, surat berharga, perlengkapan,

persediaan, dan peralatan, secara fisik diamankan, dan

akses ke aset tersebut dikendalikan.

d. Aset, seperti uang tunai, surat berharga, perlengkapan,

persediaan, dan peralatan, secara periodik dihitung dan

dibandingkan dengan catatan pengendalian. Setiap

perbedaan diperiksa secara teliti.

e. Uang tunai dan surat berharga yang dapat diuangkan,

dijaga dalam tempat terkunci, dan akses ke aset tersebut

secara ketat dikendalikan.

f. Formulir, seperti blangko cek dan Surat Perintah

Membayar/Surat Perintah Pencairan Dana, diberi nomor

urut tercetak (prenumbered), secara fisik diamankan, dan

akses ke formulir tersebut dikendalikan.

g. Penanda tangan cek mekanik dan stempel tanda tangan

secara fisik dilindungi dan aksesnya dikendalikan dengan

ketat.

h. Peralatan yang berisiko dicuri, diamankan dengan

dilekatkan atau dilindungi dengan cara lainnya.

i. Identitas aset dilekatkan pada mebeler, peralatan, dan

inventaris kantor lainnya.

j. Persediaan dan perlengkapan disimpan di tempat yang

aman secara fisik dan dilindungi dari kerusakan.


k. Seluruh fasilitas dilindungi dari api dengan menggunakan

alarm kebakaran dan sistem pemadaman kebakaran.

l. Akses ke gedung dan fasilitas dikendalikan dengan pagar,

penjaga, atau bentuk pengendalian lainnya.

m. Akses ke fasilitas di luar jam kerja dibatasi dan

dikendalikan.

2. Pimpinan instansi pemerintah menetapkan,

mengimplementasikan, dan mengomunikasikan rencana

pemulihan setelah bencana (disaster recovery plan) kepada

seluruh pegawai.

Setiap pimpinan instansi pemerintah harus menetapkan

dan mengembangkan parameter penerapan SPIP dengan

mengacu kepada Daftar Uji Pengendalian Intern Pemerintah

dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, yang

disesuaikan dengan situasi, kondisi, dan risiko masing-masing

instansi pemerintah (lihat Lampiran Peraturan Pemerintah

Nomor 60 Tahun 2008 tentang Daftar Uji Pengendalian Intern

Pemerintah-Pendahuluan, paragraf ke-6).


BAB III

LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN

Penerapan sub unsur pengendalian fisik atas aset ditandai

dengan adanya rencana identifikasi, kebijakan dan prosedur, serta

rencana pemulihan setelah bencana (disaster recovery plan), yang

dibangun sesuai dengan karakteristik organisasi dan mengarah pada

pencapaian tujuan organisasi, serta dikomunikasikan kepada seluruh

jajaran pimpinan dan pegawai dalam organisasi instansi pemerintah.

Pedoman ini memberikan panduan dalam penerapan sub

unsur pengendalian fisik atas aset yang sesuai dalam tiga tahap

utama, yaitu:

1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi yang

ditujukan untuk memberikan pemahaman mengenai

pengamanan fisik atas aset dan pemetaan atas kondisi yang

ada, sebagai masukan dalam menentukan kebutuhan untuk

pembangunan dan penerapan infrastruktur yang diperlukan untuk

terciptanya suatu aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik

atas aset.

2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas

pemetaan, yang meliputi kegiatan pembangunan infrastruktur,

internalisasi, dan pengembangan aktivitas pengendalian dalam

pengamanan fisik atas aset yang berkelanjutan.

3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap penginformasian atas

kemajuan pelaksanaan/implementasi aktivitas pengendalian

dalam pengamanan atas aset secara menyeluruh, mulai dari

tahap persiapan sampai dengan tahap pelaksanaan, yang

mencakup kemajuan kegiatan pembangunan infrastruktur,

internalisasi, dan pengembangan aktivitas pengendalian dalam

pengamanan fisik atas aset, serta hambatan yang dihadapi, dan

langkah mengatasinya.


Tahapan untuk implementasi aktivitas pengendalian dalam

pengendalian fisik atas aset, mencakup langkah-langkah sebagai

berikut:

A. Persiapan

Tahap persiapan, merupakan tahap awal dalam

penyelenggaraan SPIP, yang terdiri dari proses pemahaman dan

pemetaan, yaitu:

1. Penyiapan Peraturan, Sumber Daya Manusia, dan

Rencana Penyelenggaraan

Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap

kementerian/lembaga dan pemerintah daerah. Berdasarkan

peraturan penyelenggaraan SPIP, selanjutnya instansi

pemerintah membuat rencana penyelenggaraan, yang antara

lain memuat:

a. jadwal pelaksanaan kegiatan;

b. waktu yang dibutuhkan;

c. dana yang dibutuhkan;

d. pihak-pihak yang terlibat.

Berdasarkan peraturan tersebut, Satuan Tugas

Penyelenggaraan SPIP, yang diberi tugas mengawal

pelaksanaan penerapan kebijakan dan praktik pengendalian

fisik atas aset yang ditetapkan. Satgas tersebut terlebih

dahulu diberi pelatihan tentang SPIP, khususnya sub unsur

terkait agar dapat menyelenggarakan sub unsur tersebut.

2. Pemahaman (Knowing)

Tahap pemahaman adalah suatu langkah untuk

memberikan pemahaman bagaimana pembentukan

pengamanan fisik atas aset dapat memberikan kontribusi


dalam penyelenggaraan aktivitas pengendalian, yang

mendukung secara keseluruhan berfungsinya sistem

pengendalian intern instansi pemerintah.

Tahap pemahaman, diawali dengan pengomunikasian

pentingnya aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik

atas aset, yang mencakup rencana identifikasi, kebijakan,

dan prosedur yang ditetapkan dalam rangka pengamanan

fisik atas aset, serta rencana pemulihan setelah bencana

(disaster recovery plan). Pengomunikasian pentingnya

aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset

akan menghasilkan kesamaan persepsi dan kepedulian

pentingnya pengamanan fisik atas aset.

Komitmen seluruh pegawai perlu dibangun untuk

mengamankan fisik aset. Instansi pemerintah dapat

memberikan pemahaman dan membangun komitmen

pegawai melalui sosialisasi. Metode yang dapat ditempuh

untuk melakukan sosialisasi dapat dipilih dari beberapa

metode komunikasi penyampaian informasi yang dirasa

cocok dan tepat bagi instansi dalam membangun

pemahaman yang dimaksudkan. Adapun metode tersebut

antara lain menggunakan:

a. metode tatap muka;

b. metode penggunaan situs jaringan (website) penyampaian

informasi;

c. metode penyampaian dengan menggunakan multimedia

interaktif;

d. metode penyampaian yang menggunakan majalah atau

buku saku;


e. metode penyampaian dengan penggunaan saluran

komunikasi yang umum; dan

f. metode pemberian akses ke jaringan informasi (network),

dengan menggunakan password.

Beberapa kasus tidak optimalnya instansi pemerintah

menyelenggarakan aktivitas pengendalian dalam

pengamanan fisik atas aset, tercermin dari belum adanya

aktivitas pengendalian yang memadai, dan jika pun telah ada

kebijakan dan prosedur yang jelas dalam pengamanan fisik

atas aset, ternyata terdapat faktor lain yang kurang

mendukung berjalannya aktivitas pengendalian, yaitu tidak

dipahaminya kebijakan dan prosedur pengamanan fisik atas

aset tersebut oleh jajaran pimpinan dan pegawai. Salah satu

indikator yang tampak jelas adalah saling lempar tanggung

jawab di dalam penyelesaian masalah yang terjadi. Tidak

jelasnya siapa mengerjakan apa, siapa melapor kepada

siapa, dan siapa yang bertanggung jawab, merupakan

cerminan yang menggambarkan tidak berfungsinya aktivitas

pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset.

Salah satu manfaat yang dapat diperoleh dari kegiatan

pengomunikasian dan penyebaran informasi mengenai

aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset

adalah adanya masukan (feedback) dari para pejabat dan

pegawai yang memiliki posisi sebagai pemangku

kepentingan dalam pengelolaan aset, berupa dorongan

kepada pimpinan instansi pemerintah untuk melakukan

pembaruan atau perbaikan atas rencana identifikasi,

kebijakan, dan prosedur, dalam rangka pengamanan fisik

atas aset, serta perbaikan untuk rencana pemulihan setelah

bencana (disaster recovery plan).


Dengan demikian, yang ingin dicapai dari tahap

pemahaman tersebut adalah seluruh pimpinan dan pegawai

memahami kedudukan, peran, dan tanggung jawab dalam

pengamanan fisik atas aset, serta mendorong timbulnya

kepedulian dari pimpinan instansi pemerintah, untuk selalu

melakukan koreksi atau perbaikan atas rencana identifikasi,

kebijakan, dan prosedur pengamanan fisik aset ke arah yang

lebih sempurna, serta perbaikan untuk rencana pemulihan

setelah bencana (disaster recovery plan), sehingga tujuan

organisasi dapat dicapai dengan baik, khususnya yang terkait

dengan terwujudnya pengamanan atas aset negara.

3. Pemetaan (Mapping)

Setelah dilakukan kegiatan sosialisasi, diperlukan suatu

kegiatan pemetaan atau diagnostic assessment terhadap

keberadaan infrastruktur untuk menerapkan pengendalian

fisik atas aset tersebut. Keberadaan infrastruktur diwujudkan

dalam bentuk kebijakan dan prosedur. Pemetaan juga

diarahkan untuk mendapatkan gambaran bagaimana kondisi

penyelenggaraan SPIP yang sudah berjalan, kesesuaian

penyelenggaraan dengan kebijakan sehingga didapatkan

areas of improvement (AOI).

Pemetaan dilakukan untuk memperoleh informasi atau

gambaran mengenai:

a. Sejauh mana instansi pemerintah telah memiliki

peraturan/ kebijakan yang mendasari pengendalian fisik

atas asset.

b. Peraturan/kebijakan yang ada telah sesuai dengan

ketentuan di atasnya.


c. Instansi pemerintah telah memiliki SOP atau pedoman

untuk melaksanakan peraturan tersebut.

d. Pedoman atau petunjuk dimaksud telah sesuai dengan

peraturan yang ada dan/atau yang akan dibangun.

e. SOP atau pedoman tersebut telah dipraktikkan dan

didokumentasikan dengan baik.

Dari pemetaan ini, diharapkan dapat memberikan

masukan atas rencana tindak yang paling tepat untuk

pembentukan infrastruktur dan internalisasi aktivitas

pengendalian untuk sub unsur pengamanan fisik atas aset,

yang sesuai dengan kebutuhan instansi pemerintah.

B. Pelaksanaan

Tahapan pelaksanaan terdiri dari proses pembangunan

infrastruktur dan internalisasi, serta pengembangan

berkelanjutan mengenai aktivitas pengendalian dalam

pengamanan fisik atas aset, yang terdiri dari rencana identifikasi,

kebijakan, dan prosedur pengamanan fisik aset, serta rencana

pemulihan setelah bencana (disaster recovery plan).

1. Pembangunan Infrastruktur (Norming)

Pada tahap pembangunan infrastruktur, pimpinan

instansi pemerintah bertanggung jawab untuk menyediakan

rencana identifikasi, kebijakan, dan prosedur pengamanan

aset berupa perangkat keras pengamanan atas fisik, yang

sesuai dengan kebutuhan instansi pemerintah. Hal-hal yang

perlu dilakukan dalam membangun infrastruktur

pengendalian fisik atas aset dapat dilakukan dengan cara:


a. Identifikasi Kebijakan dan Prosedur Pengendalian

Fisik atas Aset

Salah satu tugas dan fungsi instansi pemerintah adalah

mengelola aset negara. Jenis fisik aset negara yang

dikelola oleh instansi pemerintah secara umum dapat

dibedakan dalam dua kategori besar, yaitu aset kas dan

aset nonkas.

Untuk mengelola aset negara, baik yang berbentuk kas

maupun nonkas, maka dalam setiap organisasi instansi

pemerintahan, secara umum harus ditetapkan satuan

kerja yang bertanggung jawab untuk mencatat,

memantau, melakukan pengecekan fisik aset secara

periodik, dan melaporkan aset negara tersebut. Untuk

melakukan pengelolaan aset negara tersebut, diperlukan

adanya kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh

pimpinan instansi pemerintah.

Pada tahap awal pembangunan infrastruktur

pengendalian fisik atas aset, pimpinan instansi

pemerintah harus menyusun rencana untuk melakukan

identifikasi terhadap semua kebijakan dan prosedur

tertulis yang diperlukan, dalam rangka pengamanan aset

negara. Kebijakan dan prosedur tersebut, merupakan

bagian dari komitmen pimpinan instansi pemerintah,

dalam rangka mengantisipasi hasil penilaian risiko atas

pengelolaan aset.

Dalam hal hasil identifikasi kebijakan dan prosedur

menunjukkan adanya suatu kelemahan yang dapat

memengaruhi pencapaian tujuan organisasi, pimpinan

instansi pemerintah harus segera menindaklanjuti hasil

identifikasi tersebut dengan menyempurnakan kebijakan

dan prosedur pengendalian atas fisik aset.


Hasil identifikasi diharapkan juga dapat mengungkapkan

secara lebih jelas mengenai keselarasan kebijakan dan

prosedur pengendalian aset, yang berlaku untuk setiap

jenjang organisasi instansi pemerintah, serta

keselarasannya dengan peraturan perundang-undangan

yang berlaku.

b. Identifikasi Fisik atas Aset Yang Dimiliki oleh Instansi

Pemerintah

Rencana identifikasi atas aset, juga mencakup kebutuhan

aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset,

melalui kegiatan pengidentifikasian yang dilaksanakan

secara berkala, sehingga jumlah, jenis, dan sebaran

aset instansi pemerintah dari waktu ke waktu dapat

diketahui, baik kondisi maupun nilainya.

Kebijakan dan prosedur pengendalian dalam rangka

identifikasi fisik atas aset yang harus diakomodasi oleh

instansi pemerintah, sekurang-kurangnya mencakup hal-

hal sebagai berikut:

1) Untuk fisik aset berupa kas atau setara kas, maka

pengidentifikasian keberadaan dan keamanannya

harus dilakukan secara teratur, sekurang-kurangnya

sebulan sekali atau waktu yang lebih pendek, sesuai

dengan kebutuhan, melalui pembandingan fisik kas

dan setara kas dengan catatan dan laporan. Demikian

juga, dalam hal aset berupa kas dan setara kas

tersebut ditempatkan di bank, maka identifikasi melalui

prosedur rekonsiliasi dan konfirmasi perlu dilakukan

oleh pimpinan instansi pemerintah.


2) Untuk mengetahui bahwa aktivitas pengendalian

dalam pengamanan fisik atas aset berupa kas dan

setara kas telah berjalan sesuai kebijakan dan

prosedur yang berlaku, maka atasan langsung

bendahara pada instansi pemerintah melakukan

identifikasi, melalui pemeriksaan fisik kas dan setara

kas secara mendadak, tanpa diketahui lebih dulu oleh

bendahara terkait.

Demikian pula, untuk pengamanan fisik atas aset

bersifat nonkas, setiap pengelola aset harus

melakukan identifikasi secara berkala, minimal sekali

dalam satu periode tahun buku, atau sesuai dengan

kebutuhan/ketentuan yang berlaku bagi instansi

pemerintah yang bersangkutan, terutama untuk

mengetahui keberadaan, penguasaan, kondisi, dan

kebutuhan untuk menambah, atau mengurangi fisik

aset. Identifikasi dilakukan dengan cara melakukan

pemeriksaan atau observasi atas fisik aset.

3) Untuk memastikan bahwa aset nonkas seperti

persediaan barang pakai habis telah dijaga secara

aman, maka perlu ditetapkan secara jelas

bendahara/penyimpan barang, yang juga

berkewajiban untuk menyelenggarakan administrasi

dan pencatatan kartu persediaan. Untuk inventaris

kantor, aset tetap yang bergerak, dan tidak bergerak,

termasuk infrastruktur lain yang dikuasai instansi

pemerintah, perlu diberi tanda/label/ atau plang nama

yang dapat menunjukkan tahun perolehan, dan status

kepemilikannya.


Kegiatan pengidentifikasian aset kas dan setara kas

serta aset bersifat nonkas tersebut, harus tertuang

dalam rencana identifikasi yang diketahui oleh


c. Pengendalian Fisik atas Aset dari Risiko Hilang,

Pencurian, Rusak, dan Digunakan Tanpa Hak

Pimpinan instansi pemerintah harus menjaga secara

aman semua fisik aset dari risiko kehilangan, rusak, dan

digunakan tanpa hak. Tingkat pengamanan fisik atas aset

bergantung pada sifat dari fisik aset tersebut, yaitu:

1) Fisik aset berupa perlengkapan, persediaan, dan

peralatan ditempatkan pada tempat serta ruang yang

terjaga secara aman, dibuat catatan yang dapat

menunjukkan mutasi penerimaan dan penggunaan,

serta saldonya. Barang persediaan yang rusak segera

dipisahkan, dicatat, dan dilaporkan sebagaimana

mestinya.

2) Fisik aset berupa barang bergerak dan barang tidak

bergerak harus dikendalikan, dengan cara penetapan

pejabat dan pegawai yang diberi wewenang untuk

mengelola aset bergerak dan tidak bergerak, oleh


3) Pimpinan instansi pemerintah harus menjaga secara

aman semua surat-surat yang membuktikan kepemilikan

atas aset bergerak dan tidak bergerak, serta

menyimpannya pada tempat yang aman dan terjaga.

4) Fisik aset tidak bergerak berupa tanah dan bangunan

harus dilindungi batas-batasnya dan diberi

tanda/label/plang yang dapat dilihat secara jelas

bahwa kepemilikan aset tersebut berada pada instansi

pemerintah.


d. Penanganan/Tindakan yang Dilakukan Apabila Aset

Hilang, Rusak, dan Bermasalah

Pimpinan instansi pemerintah harus menangani semua

fisik aset yang hilang, rusak, dan bermasalah, untuk

mengurangi dampak atau kerugian yang ditimbulkannya.

Proses penanganan atas aset yang hilang, rusak, dan

bermasalah dilakukan sesuai dengan ketentuan

perundang-undangan yang berlaku, antara lain:

1) Pengenaan Tuntutan Perbendaharaan dan Tuntutan

Ganti Rugi (TP/TGR);

2) Penghapusan atas fisik aset yang hilang dan rusak;

3) Penyelesaian secara hukum atas fisik aset yang

bermasalah.

Kebijakan dan prosedur untuk pengamanan terhadap

kehilangan, kerusakan, dan aset-aset bermasalah

tersebut dibuat secara tertulis dan dikomunikasikan

kepada semua unit dalam organisasi pemerintah.

e. Inventarisasi Fisik Aset Instansi Pemerintah

Pimpinan instansi pemerintah menetapkan kebijakan dan

prosedur pengendalian yang tepat untuk mencatat dan

melaporkan aset. Aset berupa kas dan setara kas,

perlengkapan, persediaan, dan peralatan, harus dicatat

secara uptodate dan teratur mengenai mutasi penerimaan

dan penggunaan, serta saldonya setiap saat. Untuk

menjaga secara aman atas fisik aset tersebut, prosedur

inventarisasi fisik harus dilakukan secara periodik,

sekurang-kurangnya sebulan sekali atau dalam jangka

waktu tertentu, sesuai dengan kebutuhan.


Dalam hal hasil inventarisasi menunjukkan terjadi selisih

antara jumlah menurut catatan dengan jumlah fisiknya,

maka selisih tersebut harus diteliti penyebabnya, dicatat,

dan dilaporkan kepada pimpinan instansi pemerintah.

Untuk selisih fisik kurang yang berpotensi menimbulkan

kerugian keuangan negara, perlu ditindaklanjuti dengan

evaluasi terpisah (separate evaluation), sehingga dapat

ditentukan tindak lanjut yang harus diambil untuk

penyelesaian permasalahan tersebut, serta pemulihan

kerugian keuangan negara yang timbul.

Formulir berita acara inventarisasi aset yang digunakan

dalam inventarisasi fisik atas aset dibuat dan ditetapkan

oleh pimpinan instansi pemerintah.

Hasil inventarisasi diinformasikan dan dilaporkan kepada

pimpinan instansi pemerintah dan pejabat lain yang

berwenang untuk melaksanakan dan memantau tindak

lanjut yang diperlukan.

f. Pengendalian Fisik Aset Kas dan Setara Kas

Tingkat pengendalian terhadap fisik aset kas dan setara

kas menempati prioritas utama, sehingga pimpinan

instansi pemerintah harus mempunyai kepedulian yang

tinggi dalam melaksanakan aktivitas pengendalian

terhadap aset tersebut. Kebijakan dan prosedur

pengendalian terhadap fisik aset kas dan setara kas yang

harus dibangun oleh pimpinan instansi pemerintah, yaitu:

1) Fisik aset berupa kas dan setara kas harus disimpan

pada tempat yang aman. Saldo kas berupa uang tunai

yang disimpan dalam brankas bendahara tidak boleh

melebihi jumlah yang sudah ditetapkan, sesuai


dengan peraturan perundang-undangan, serta

brankas ditempatkan pada ruangan yang aman dan

mempunyai kunci yang hanya dipegang oleh

bendahara kas.

2) Fisik aset kas berupa uang tunai yang jumlahnya

melebihi jumlah yang dapat disimpan di brankas harus

segera disimpan dalam rekening jabatan di bank yang

sudah ditetapkan, atas seizin Menteri Keuangan, atau

pejabat lain yang berwenang.

3) Setiap penerimaan kas berupa uang tunai harus

diterima fisik uangnya lebih dahulu sebelum dicatat

oleh bendahara dalam catatan/buku kas, sedangkan

untuk setiap pengeluaran kas harus dicatat lebih

dahulu sebelum uang tunai dikeluarkan/dibayarkan.

4) Fisik aset setara kas, seperti surat berharga harus

disimpan di tempat dan dijaga secara aman dari risiko

hilang, rusak, atau disalahgunakan. Dalam hal nilai

surat berharga dipandang sangat material, maka

pimpinan instansi pemerintah harus menyimpan surat

berharga tersebut di dalam safe deposit bank, atau

di lembaga custodian yang terpercaya.

5) Akses ke tempat penyimpanan aset berupa kas dan

setara kas, hanya diberikan kepada pihak-pihak

tertentu, berdasarkan persetujuan dari pimpinan

instansi pemerintah.

g. Pengendalian Terhadap Berbagai Formulir

Pimpinan instansi pemerintah menetapkan formulir-

formulir yang digunakan, sesuai dengan kebutuhan unit

kerja instansi pemerintah dalam melaksanakan kegiatan.


Formulir seperti blanko cek, surat perintah membayar/

surat perintah pencairan dana, bukti voucher kuitansi

penerimaan dan pengeluaran kas, serta formulir lain yang

diperlukan, diberi nomor dan kode yang dapat melindungi

instansi pemerintah dari penyalahgunaan formulir-formulir

tersebut oleh pihak yang tidak berwenang. Formulir-

formulir tersebut dicatat berdasarkan tanggal pencetakan

dan disimpan pada tempat yang terjaga secara aman,

serta terlindung dari risiko rusak, hilang, atau dapat

diakses oleh pihak lain yang tidak berwenang.

Dalam hal terdapat penggunaan formulir-formulir yang

bersifat umum dan dapat diakses melalui internet atau

e-form, maka pimpinan instansi pemerintah harus

membuat standarisasi formulir tersebut, serta

memberikan ruang dalam formulir yang memungkinkan

dilakukannya verifikasi oleh pejabat berwenang terhadap

keabsahan formulir yang digunakan.

h. Otorisasi Penanda Tangan Cek

Pimpinan instansi pemerintah harus menetapkan dua

orang pejabat yang berwenang menandatangani cek.

Untuk penandatanganan cek yang dilakukan secara

mekanik dan penggunaan stempel tanda tangan, harus

dilakukan di hadapan pejabat yang berwenang dan dibuat

daftarnya terlebih dahulu, sehingga penggunaan tanda

tangan secara mekanik dan penggunaan stempel tanda

tangan tersebut dapat dikendalikan secara tertib.

Penyimpanan mesin tanda tangan mekanik dan stempel

tanda tangan hanya dilaksanakan oleh pejabat yang

ditetapkan oleh pimpinan instansi pemerintah.


Untuk menghindari penyalahgunaan cek dan berbagai

formulir lainnya, pimpinan instansi pemerintah atau

pejabat lain yang berwenang dilarang menandatangani

cek yang belum tertulis atau formulir kosong.

i. Pengendalian atas Peralatan yang Berisiko Dicuri

Pimpinan instansi pemerintah menetapkan pejabat dan

pegawai yang bertanggung jawab untuk mengelola

peralatan. Pejabat dan pegawai yang menggunakan

peralatan yang bersifat permanen, harus menandatangani

surat pernyataan pemakaian peralatan, serta

berkewajiban merawat dan mengembalikan peralatan

tersebut, apabila yang bersangkutan dipromosikan atau

dimutasikan ke unit/satuan kerja yang berbeda.

Setiap peralatan diberi label atau tanda, yang berisi kode

peralatan yang tidak mudah dilepas, tetapi mudah dilihat.

Untuk peralatan yang baru dibeli dan berlaku garansi, maka

pemberian label atau tanda tersebut secara permanen baru

dilakukan setelah masa garansinya berakhir.

Penyimpanan peralatan yang bersifat barang bergerak,

harus ditempatkan secara khusus pada ruangan yang

terjaga secara aman, serta untuk peralatan yang

mempunyai nilai material sebaiknya diasuransikan,

sehingga terlindungi dari upaya pencurian oleh pihak

yang tidak bertanggung jawab.

Pimpinan instansi pemerintah menetapkan kebijakan dan

prosedur mengenai pemeriksaan fisik atas aset secara

berkala dan memastikan bahwa kebijakan dan prosedur

tersebut dilaksanakan dan dilaporkan sesuai dengan yang

telah ditetapkan, serta jika terjadi kehilangan telah

dilakukan tindak lanjut yang tepat.


j. Pengendalian Aset dengan Melekatkan Identitas Aset

Untuk menjaga keamanan aset dan kemudahan

pengidentifikasian, maka semua mebeler, peralatan, dan

inventaris kantor lainnya diberi identitas yang jelas,

dengan melekatkan label/stiker yang tidak mudah lepas,

tetapi mudah dilihat.

Dalam hal terdapat kerusakan barang-barang seperti

tersebut di atas, penanggung jawab ruangan atau pejabat

dan pegawai yang menguasai barang segera melaporkan

kepada pimpinan instansi pemerintah, atau pejabat yang

diberikan wewenang untuk mencatat barang milik negara,

serta pihak yang memantau dan menindaklanjuti

perbaikan yang diperlukan. Laporan kerusakan barang

sekurang-kurangnya memuat informasi mengenai kode

barang, seperti termuat dalam label/stiker.

k. Pengendalian Fisik Persediaan dan Melindungi dari

Kerusakan

Fisik aset berupa persediaan dan perlengkapan, harus

disimpan di ruangan yang tepat, sehingga dapat

menjamin keamanan fisiknya dan terlindungi dari

kerusakan. Khusus untuk persediaan dan perlengkapan

yang mempunyai nilai material, sebaiknya diasuransikan.

Penyimpanan barang-barang persediaan yang mudah

rusak, seperti bahan-bahan kimia, reagen, obat-obatan,

atau barang-barang lain yang sejenis, penyimpanannya

harus dilakukan secara khusus, pada tempat yang sesuai

dengan sifat barang tersebut. Dalam hal terdapat

persediaan dan peralatan yang rusak, maka bendahara/

penyimpan barang segera melaporkan kepada pimpinan


instansi pemerintah dan pejabat yang diberikan

wewenang untuk mencatat barang milik negara, dan

dibuatkan berita acara mengenai kondisi barang yang

rusak, sehingga memiliki dasar yang layak untuk

pencantuman kondisi fisik aset persediaan dan peralatan

dalam catatan aset instansi pemerintah.

l. Pengendalian Aset dari Bahaya Kebakaran

Aset berupa bangunan atau fasilitas sarana dan

prasarana yang dimiliki instansi pemerintah, harus

dilindungi dari risiko bahaya kebakaran, dengan cara

menggunakan alarm kebakaran dan sistem pemadaman

kebakaran, sesuai dengan kebutuhan.

Pimpinan instansi pemerintah juga harus melakukan

pencegahan terhadap kemungkinan timbulnya risiko

kebakaran, dengan cara:

1) membuat peraturan yang mewajibkan para pejabat

dan pegawai instansi pemerintah untuk memadamkan

semua peralatan elektrik, apabila tidak digunakan;

2) membuat peraturan larangan merokok pada semua

areal yang dianggap berbahaya dan ruangan khusus

merokok harus ditempatkan secara khusus, serta jauh

dari fasilitas-fasilitas yang mudah terbakar;

3) melakukan simulasi pengamanan bangunan dan

fasilitas, jika terjadi kebakaran;

4) mengasuransikan semua fasilitas yang mudah

terbakar; dan

5) khusus untuk instansi pemerintah yang melaksanakan

pelayanan publik, sedapat mungkin menyediakan

fasilitas cadangan untuk mengantisipasi jika bahaya


kebakaran benar-benar terjadi, namun pelayanan

publik harus tetap dapat berjalan sebagaimana

mestinya.

m. Pengendalian Berupa Pembatasan Akses ke Gedung

dan Fasilitas

Pimpinan instansi pemerintah harus memastikan

bahwa akses ke gedung dan fasilitas dikendalikan dengan

membuat pagar, menyediakan penjaga, atau dengan

pengendalian fisik lainnya, sesuai dengan tingkat

keamanan gedung yang diperlukan. Pagar yang dibuat

harus dapat mencegah pihak-pihak yang tidak

berkepentingan memasuki atau merusak gedung. Pagar

harus disesuaikan dengan estetika gedung, serta

pembangunannya harus dilaksanakan secara ekonomis

dan efisien.

Penjaga gedung atau satuan pengamanan harus

diberikan pelatihan yang cukup, sehingga dapat bertindak

secara tegas, tetapi tetap menjaga kesopanan dan

kesantunan. Jika memungkinkan, untuk pengamanan

gedung dapat memanfaatkan teknologi kamera pemantau

atau closed-circuit television (CCTV).

n. Pembatasan Akses Terhadap Fasilitas

Pimpinan instansi pemerintah harus menetapkan

kebijakan dan prosedur yang ketat atas penggunaan atau

akses terhadap fasilitas yang tersedia. Setiap

penggunaan fasilitas di luar jam kerja atau untuk

kepentingan di luar kedinasan harus mendapat

persetujuan dari pimpinan instansi pemerintah atau

pejabat yang berwenang.


Pimpinan instansi pemerintah juga harus menetapkan

pejabat yang berwenang melakukan pemantauan

terhadap penggunaan atau akses terhadap penggunaan

fasilitas yang tersedia, dan melakukan tindakan

pengamanan yang diperlukan.

2. Internalisasi (Forming)

Tahap internalisasi adalah suatu proses untuk

mewujudkan infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan

operasional sehari-hari. Perwujudannya, dapat tercermin dalam

operasionalisasi infrastruktur yang dibangun dan memberikan

kontribusi dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi.

Untuk tujuan internalisasi tersebut, maka pimpinan unit

organisasi/instansi dapat melakukan aktivitas sebagai berikut:

a. Mengomunikasikan Pengendalian Fisik atas Aset

kepada Seluruh Pegawai Secara Berkelanjutan

Tahap awal penginternalisasian kegiatan pengendalian

dalam pengamanan fisik atas aset adalah

mengomunikasikan peraturan/kebijakan pengendalian

fisik atas aset, yang telah dibangun/disempurnakan,

secara berkelanjutan kepada seluruh lapisan pegawai

di instansi pemerintah. Komunikasi ini menjadi penting

untuk membangkitkan arti pentingnya pengendalian fisik

atas aset dan tanggung jawab yang melekat kepada

masing-masing pegawai yang ditugaskan untuk

mengelola aset, sesuai dengan kondisi lingkungan yang

ada. Misalnya, diumumkan pada papan pengumuman

resmi, leaflet, maupun dimasukkan dalam media

informasi, komunikasi internet, dan intranet pada instansi

yang bersangkutan.


b. Mendorong Jajaran Pimpinan dan Seluruh Pegawai

untuk Menerapkan Pengendalian Fisik atas Aset dan

Menyadari Tugas dan Tanggung Jawabnya dalam

Organisasi

Pengendalian fisik atas aset merupakan salah satu

bagian dari pengelolaan aset di dalam organisasi. Aset

merupakan alat bagi organisasi dalam menjalankan

aktivitas utama. Jajaran pimpinan instansi pemerintah

merupakan pemangku kepentingan, yang memiliki peran

penting dalam menjalankan aktivitas utama organisasi,

sehingga menjadi tugas dan tanggung jawabnya

mendorong seluruh pegawai di dalam instansinya untuk

mengefektifkan kebijakan dan prosedur pengendalian fisik

aset. Masing-masing pegawai juga memiliki tugas dan

tanggung jawab melakukan pengendalian fisik aset yang

menjadi kewenangannya maupun aset instansi secara

umum.

c. Mendorong Jajaran Pimpinan dan Pegawai untuk

Memahami Hubungan antara Pengendalian Fisik atas

Aset dalam Mendukung Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern merupakan proses yang

terintegrasi. Masing-masing komponen saling

berhubungan, sehingga kelemahan satu komponen dapat

menyebabkan kelemahan komponen lainnya. Dengan

demikian, apabila terjadi kelemahan dalam pengendalian

fisik atas aset, dapat menyebabkan terganggunya

pengendalian intern yang dibangun, serta dapat

menggangu pencapaian tujuan. Oleh karena itu, setiap

jajaran pimpinan dan pegawai yang ada di bawah

kepemimpinannya, perlu didorong untuk mengetahui


secara jelas hubungan tersebut. Media yang dapat

digunakan untuk mendorong efektivitas pemahaman ini

antara lain adalah prosedur operasi baku (standard

operating procedure/SOP) yang jelas.

d. Mendorong Jajaran Pimpinan dan Seluruh Pegawai

untuk Memahami Peran SPIP

Penerapan pengendalian intern merupakan tanggung jawab

seluruh pegawai instansi pemerintah yang bersangkutan.

Pimpinan sebagai sosok teladan (tone at the top), memiliki

kewajiban untuk mendorong dirinya sendiri dan seluruh

pegawai di lingkungannya untuk menerapkan sistem

pengendalian intern. Jajaran pimpinan harus memiliki

pengetahuan dan pemahaman yang memadai dalam

permasalahan sistem pengendalian intern. Jajaran

pimpinan memantau tingkat pengetahuan dan pemahaman

pengendalian intern atas seluruh pegawai di lingkungannya.

Sosialisasi yang efektif harus selalu diadakan untuk

mencapai tingkat pemahaman tersebut.

3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)

Penerapan sistem pengendalian intern pemerintah

dipantau secara periodik untuk mengetahui apakah sudah

efektif diterapkan, sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

Pemantauan ini dilakukan secara berkelanjutan atau evaluasi

secara periodik untuk dilakukan perbaikan dan pemanfaatan

umpan balik dari hasil pemantauan yang dilakukan.

a. Pemantauan dan Evaluasi

Pengendalian fisik atas aset memerlukan pemantauan

terus menerus, sebagaimana halnya dengan sistem

pengendalian intern. Kontribusi pengendalian fisik atas

aset diharapkan dapat menjaga efektivitas kegiatan


pengendalian yang terbangun. Apabila pengendalian fisik

atas aset menjadi tidak efektif, maka hal ini memberikan

sumbangan yang cukup signifikan dalam menggangu

pencapaian tujuan. Ketika tujuan tidak dapat dicapai atau

tidak mencapai hasil yang diharapkan, maka perlu

dilakukan evaluasi ulang apakah kebijakan dan prosedur

pengendalian fisik atas aset masih memadai.

Kegiatan pemantauan dan evaluasi atas pengendalian fisik

atas aset dapat dilakukan pada setiap level organisasi.

Hasil dari pemantauan dan evaluasi ini, diharapkan dapat

memberikan umpan balik untuk penyempurnaan kebijakan

dan prosedur pengendalian fisik atas aset pada instansi

pemerintah di masa yang akan datang.

b. Audit Kinerja atas Kebijakan dan Prosedur

Pengendalian Fisik Aset

Audit kinerja atas kebijakan dan prosedur pengendalian

fisik atas aset merupakan bentuk audit yang dilaksanakan

untuk menguji lebih lanjut apakah pengendalian fisik atas

aset masih efektif. Hal ini menjadi penting, mengingat

organisasi pemerintah bersifat melayani publik, sehingga

apabila roda organisasi mengalami hambatan, maka

pelayanan kepada masyarakat pun akan terganggu.

c. Pemanfaatan Umpan Balik Hasil Pemantauan

Umpan balik dari hasil pemantauan dan evaluasi dapat

langsung ditindaklanjuti oleh jajaran pimpinan terkait,

berupa perbaikan/peningkatan pengendalian fisik atas

aset secara terus menerus. Tentunya, setiap hambatan

atau permasalahan memiliki penyebab. Jajaran pimpinan

dapat menetapkan alternatif solusi permasalahan,

sehingga tujuan pengendalian fisik atas aset akan selalu

terjaga.


C. Pelaporan

Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan

penyelenggaraan sub unsur pengendalian fisik atas aset perlu

didokumentasikan. Pendokumentasian ini merupakan satu

kesatuan (bagian yang tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan

berkala dan tahunan penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian

dimaksud meliputi:

1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari:

a. Kegiatan pemahaman, antara lain seperti kegiatan

sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan

fokus grup) mengenai pengendalian fisik atas aset.

b. Kegiatan pemetaan keberadaan dan penerapan

infrastruktur, antara lain berisi: 1) pemetaan penerapan

pengendalian fisik atas aset; 2) masukan atas rencana

tindak yang tepat untuk menyempurnakan kebijakan dan

prosedur pengendalian yang sudah ada, baik pengendalian

umum maupun pengendalian aplikasi.

c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, antara lain berisi:

1) kebijakan dan prosedur pengendalian fisik atas aset;

2) penyusunan kebijakan dan prosedur pengendalian

umum dan pengendalian aplikasi.

d. Kegiatan internalisasi, antara lain berisi: 1) kegiatan

sosialisasi kebijakan dan prosedur pengendalian fisik atas

aset; 2) kegiatan yang memastikan seluruh pegawai telah

menerima informasi dan memahami kebijakan dan

prosedur pengendalian fisik atas aset.

e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, antara lain

berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan

prosedur pengendalian fisik atas aset; 2) masukan bagi

pimpinan instansi pemerintah untuk menyatakan asersi

(pernyataan manajemen) bahwa pengendalian fisik atas

aset telah dikelola dengan baik.


2. Hambatan kegiatan

Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam

pelaksanaan kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya

target/tujuan kegiatan tersebut, agar penyebabnya dijelaskan.

3. Saran

Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan

pelaksanaan kegiatan, dan dicarikan saran pemecahan

masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa, serta guna

peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan adalah

saran yang realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.

4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya

Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah

dilakukan atas saran yang telah diberikan pada kegiatan

periode sebelumnya.

Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi

penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan

penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum

Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi

tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan

kepada pimpinan instansi pemerintah sebagai bentuk

akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP

di instansi pemerintah terkait.


BAB IV

PENUTUP

Pedoman ini disusun dengan tujuan agar tersedia acuan bagi

instansi pemerintah pusat dan daerah dalam membangun aktivitas

pengendalian, khususnya pada sub unsur pengendalian fisik atas

aset. Lebih lanjut, dengan terwujudnya pengendalian yang baik ini

dapat mendorong kegiatan pengendalian terbangun dan bekerja

secara efektif.

Langkah-langkah yang tertuang dalam pedoman ini

merupakan langkah pelaksanaan minimal yang sebaiknya

dibangun/diteguhkan. Instansi pemerintah hendaknya dapat

mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil,

sesuai dengan kebutuhan organisasi, dengan tetap mengacu pada

(dan tidak boleh bertentangan dengan) peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

Kami sadar bahwa pedoman ini belum sempurna, dan kami

pun mengerti bahwa perkembangan teori dan praktik-praktik sistem

pengendalian intern tidak mungkin terhentikan. Oleh karenanya,

pedoman ini akan terus diperbarui dan perlu masukan-masukan dari

pihak mana pun demi lebih baiknya pedoman ini.

3.4 SPIP Pengendalian Fisik Atas Aset

Documents

Transcript of 3.4 SPIP Pengendalian Fisik Atas Aset