3.11 Modul Pedoman Teknis SPIP Dokumentasi yang Baik atas SPI

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS

PENYELENGGARAAN SPIP

SUB UNSUR

DOKUMENTASI YANG BAIK ATAS SISTEM

PENGENDALIAN INTERN SERTA

TRANSAKSI DAN KEJADIAN PENTING

(3.11)

NOMOR : PER- 1326/K/LB/2009

TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting i

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah (SPIP) adalah tanggung jawab Badan Pengawasan

Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan

salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas

Sistem Pengendalian Intern yang menjadi tanggung jawab

menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-

masing.

Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan

tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:

a. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;

b. sosialisasi SPIP;

c. pendidikan dan pelatihan SPIP;

d. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan

e. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern

pemerintah.

Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka

penerapan unsur-unsur SPIP yaitu:

a. lingkungan pengendalian;

b. penilaian risiko;

c. kegiatan pengendalian;

d. informasi dan komunikasi; dan

e. pemantauan pengendalian intern.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting ii

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan

SPIP, BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum

Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman

tentang hal-hal apa saja yang harus dibangun dan dilaksanakan

dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman

tersebut dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan

masing-masing sub unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur

ini merupakan acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan

dalam penyelenggaraan sub unsur SPIP.

Pedoman teknis penyelenggaraan SPIP Sub Unsur

Dokumentasi yang Baik atas Sistem Pengendalian Intern serta

Transaksi dan Kejadian Penting pada Unsur Kegiatan Pengendalian

merupakan acuan yang memberi arah bagi instansi pemerintah

pusat dan daerah dalam menyelenggarakan sub unsur tersebut dan

dapat disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi,

yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi

tersebut.

Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,

masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat

diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009

Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno

NIP 19500910 197511 1 001

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................ i

DAFTAR ISI ............................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ........................................................ 1

B. Sistematika Pedoman ............................................. 2

BAB II GAMBARAN UMUM

A. Pengertian ............................................................... 3

B. Tujuan dan Manfaat ................................................. 7

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 9

D. Parameter Penerapan ............................................. 10

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN

A. Tahap Persiapan........................................................ 11

B. Tahap Pelaksanaan................................................... 15

C. Tahap Pelaporan........................................................ 21

BAB IV PENUTUP

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting iv

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kegiatan pengendalian dalam sistem pengendalian intern

pemerintah (SPIP), salah satunya adalah dokumentasi yang baik

atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian

penting. Pimpinan instansi pemerintah wajib memiliki, mengelola,

memelihara, dan memutakhirkan dokumentasi secara berkala.

Dokumentasi berguna bagi para pimpinan dalam mengendalikan

pengoperasian atau pelaksanaan kegiatan sehari-hari untuk

mencapai tujuan. Dokumentasi yang baik ini juga berfungsi

sebagai alat uji atas efektivitas sistem pengendalian intern yang

diselenggarakan instansi pemerintah.

Dokumentasi yang dimaksud, adalah berupa kebijakan

administratif, pedoman akuntansi, dan pedoman lainnya yang

berlaku dan diterapkan pada instansi pemerintah. Ciri-ciri

dokumentasi yang baik adalah tertulis, lengkap, akurat, tersedia

setiap saat, dipelihara, dikelola, dan dimutakhirkan.

Pedoman ini dimaksudkan untuk memberikan panduan

maupun acuan dalam memahami dan melakukan dokumentasi

yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan

kejadian penting bagi instansi pemerintah. Pedoman ini

merupakan penjabaran lebih lanjut dari pedoman teknis

penyelenggaraan SPIP.


B. Sistematika Pedoman

Sistematika penyajian pedoman ini adalah sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Dalam bab ini dijelaskan latar belakang dari penulisan

pedoman ini dan sistematika penyajian pedoman teknis

dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern

serta transaksi dan kejadian penting.

Bab II Gambaran Umum

Dalam bab ini dibahas secara garis besar konsep dasar

dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern

serta transaksi dan kejadian penting. Konsep dasar

dimaksud terdiri dari definisi, perlunya, dan parameter

penerapannya. Selain itu, dibahas juga keterkaitan

antara pendokumentasian yang baik dengan peraturan

perundang-undangan.

Bab III Langkah-Langkah Penyelenggaraan

Dalam bab ini diuraikan langkah-langkah

penyelenggaraan, berupa tahapan dalam

pendokumentasian yang baik, yang meliputi persiapan,

pelaksanaan, dan pelaporan.

Bab IV Penutup

Penutup berisikan hal-hal penting yang perlu

diperhatikan kembali dan penjelasan atas penggunaan

pedoman ini.


BAB II

GAMBARAN UMUM

A. Pengertian

Kegiatan pengendalian intern adalah kebijakan dan prosedur

yang dapat membantu memastikan dilaksanakannya arahan

pimpinan instansi pemerintah untuk mengurangi risiko yang telah

diidentifikasi selama proses penilaian risiko.

Pimpinan instansi pemerintah wajib menyelenggarakan

kegiatan pengendalian sesuai dengan ukuran, kompleksitas, dan

sifat dari tugas dan fungsi instansi pemerintah yang

bersangkutan. Penyelenggaraan kegiatan pengendalian

sebagaimana dimaksud, sekurang-kurangnya memiliki

karakteristik sebagai berikut:

1. kegiatan pengendalian diutamakan pada kegiatan pokok

instansi pemerintah;

2. kegiatan pengendalian harus dikaitkan dengan proses

penilaian risiko;

3. kegiatan pengendalian yang dipilih harus disesuaikan dengan

sifat khusus instansi pemerintah;

4. kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara tertulis;

5. prosedur yang tertulis harus dilaksanakan dengan konsisten;

6. kegiatan pengendalian harus dievaluasi secara teratur untuk

memastikan bahwa kegiatan tersebut tetap berfungsi dan

sesuai dengan yang diharapkan.

Kegiatan pengendalian yang diterapkan dalam suatu instansi

pemerintah dapat berbeda dengan yang diterapkan pada instansi

pemerintah lain. Perbedaan tersebut antara lain disebabkan oleh

perbedaan dalam:


1. visi, misi, dan tujuan;

2. lingkungan dan cara beroperasi;

3. tingkat kerumitan organisasi;

4. sejarah atau latar belakang serta budaya; dan

5. risiko yang dihadapi.

Kegiatan pengendalian sebagaimana dimaksud terdiri atas:

1. reviu atas kinerja instansi pemerintah yang bersangkutan;

2. pembinaan sumber daya manusia;

3. pengendalian atas pengelolaan sistem informasi;

4. pengendalian fisik atas aset;

5. penetapan dan reviu atas parameter dan ukuran kinerja;

6. pemisahan fungsi;

7. otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting;

8. pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan

kejadian;

9. pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya;

10. akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya;

11. dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern (SPI)

serta transaksi dan kejadian penting.

Terkait dengan pedoman dokumentasi ini, pimpinan instansi

pemerintah wajib menyelenggarakan dokumentasi yang baik atas

SPI serta transaksi dan kejadian penting, sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 18 ayat (3) huruf k Peraturan Pemerintah Nomor 60

Tahun 2008. Dalam menyelenggarakan dokumentasi yang baik

tersebut, pimpinan instansi pemerintah wajib memiliki, mengelola,

memelihara, dan secara berkala memutakhirkan dokumentasi

yang mencakup seluruh SPI serta transaksi dan kejadian penting.

Pendokumentasian yang baik tersebut dilakukan agar kegiatan

dapat dikendalikan dan dievaluasi.


Dokumentasi atas SPI mencakup identifikasi, penerapan,

dan evaluasi atas tujuan dan fungsi instansi pemerintah pada

tingkat kegiatan serta pengendaliannya yang tercermin dalam

kebijakan administratif, pedoman akuntansi, dan pedoman

lainnya. Dokumentasi atas SPI juga mencakup dokumentasi yang

menggambarkan sistem informasi yang otomatis, pengumpulan

dan penanganan data, serta pengendalian umum dan

pengendalian aplikasi. Dokumentasi atas transaksi dan kejadian

penting dilaksanakan secara lengkap dan akurat untuk

memfasilitasi penelusuran transaksi, kejadian, dan informasi

terkait, sejak tahap otorisasi, inisiasi, pemrosesan, sampai

dengan penyelesaian.

Dokumentasi diartikan sebagai suatu proses pemberian bukti,

atau bahan/materi yang digunakan dalam berkomunikasi dan

pemberian dokumen. Kadang-kadang, dokumentasi juga diartikan

sebagai pemberian alat-alat yang bertujuan untuk mengenali

dokumen, atau bidang pembahasan yang diperuntukkan dalam

mempelajari dokumen atau sumber rujukan (referensi).

Dokumentasi bila dikelompokkan dalam bidang-bidang

pendokumentasian dapat dibagi menjadi:

Dokumentasi keilmuan (scientific documentation);

Dokumentasi teknis (technical documentation), seperti

dokumentasi perangkat lunak (software documentation) dan

ciri-ciri produk (product specification);

Dokumentasi hukum (legal documentation);

Dokumentasi administratif (administrative documentation);

Dokumentasi sejarah (historical documentation).


Dokumentasi yang dikenal umum sebagai dokumen adalah

tiap material/bahan (seperti tulisan, video, suara/audio, atau

kombinasi diantaranya), yang digunakan dalam menjelaskan

suatu atribut atau ciri dari suatu obyek, suatu sistem, atau suatu

prosedur.

Keberagaman pendokumentasian dalam sistem

pengendalian intern dari suatu instansi pemerintah akan

bergantung pada faktor-faktor intern dan ekstern yang

memengaruhi instansi pemerintah. Organisasi yang lebih besar,

biasanya memiliki dokumentasi berupa pedoman-pedoman resmi

yang tertulis tentang kebijakan, bagan organisasi, uraian

pekerjaan, perintah operasi/pelaksanaan, alur sistem informasi

dan seterusnya. Organisasi yang lebih kecil, umumnya memiliki

dokumentasi berupa pedoman tertulis yang jauh lebih sedikit dan

simpel.

Pengendalian intern yang efektif tidak selalu dicerminkan

oleh adanya pendokumentasian yang baik. Banyak organisasi

atau instansi yang memiliki sistem pengendalian intern efektif,

namun tidak terdokumentasikan dengan baik. Sebaliknya,

pendokumentasian yang baik akan berfungsi sebagai alat bantu

yang efektif dalam mengevaluasi sistem pengendalian intern,

sehingga evaluasi dapat berjalan lebih efisien. Selain itu,

pendokumentasian yang baik akan menjadikan lebih mudah

dalam menjelaskan bagaimana bekerjanya suatu sistem

pengendalian intern, dan untuk melakukan modifikasi/perubahan

ketika diperlukan.


Sifat dan luasnya dokumentasi biasanya menjadi lebih

bersifat substantif (dapat dirinci) ketika pernyataan tentang sistem

atau evaluasi dibuat untuk pihak-pihak tambahan. Dokumentasi

yang baik diperlukan ketika manajemen membuat pernyataan

kepada pihak luar mengenai efektivitas SPI di instansinya, dan ini

berfungsi sebagai pendukung atas pernyataannya. Dokumentasi

seperti ini, akan berguna ketika pernyataan manajemen kepada

pihak luar tersebut dipertanyakan/diragukan.

B. Tujuan dan Manfaat

Tujuan penerapan sub unsur dokumentasi yang baik atas

SPI serta transaksi dan kejadian penting adalah

terselenggaranya dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi

dan kejadian penting.

Tujuan tersebut dapat dicapai melalui sasaran sebagai berikut:

pimpinan instansi pemerintah wajib memiliki, mengelola,

memelihara, dan secara berkala memutakhirkan dokumentasi, yang

mencakup seluruh SPI, serta transaksi dan kejadian penting.

Penerapan sub unsur dokumentasi yang baik atas SPI serta

transaksi dan kejadian penting dapat memberi manfaat sebagai

berikut :

1. Meningkatkan keandalan dari pengendalian intern.

Dokumentasi atas kebijakan dan prosedur pengendalian intern

akan lebih menjadikan andalnya suatu SPI. Tanpa

dokumentasi yang cukup atas kebijakan dan prosedur

pengendalian, keandalan suatu SPI akan bergantung pada

konsistensi sikap dan kemampuan perseorangan yang

melaksanakan prosedur pengendaliannya. Dengan demikian,

keandalan SPI dapat berubah-ubah sepanjang waktu.


Dokumentasi atas kebijakan dan prosedur pengendalian yang

baik akan mengurangi keberagaman dalam keandalan SPI

tersebut, karena dokumentasi yang baik akan memudahkan

terpeliharanya konsistensi dan pemenuhan kriteria kebutuhan

pengendalian oleh siapa pun yang ditugaskan untuk

melaksanakannya.Terlebih lagi, bila dinyatakan secara jelas

parameter (batasan-batasan) ukuran dari suatu prosedur

pengendalian yang harus dilakukan.

2. Memungkinkan pemantauan yang efektif. Manajemen

diwajibkan untuk melaporkan perubahan-perubahan yang

material/berpengaruh besar dalam pengendalian intern secara

berkala. Dokumentasi yang baik memberi wadah untuk

melakukan hal ini. Dokumentasi yang baik ini dapat merupakan

refleksi (gambaran yang muncul) dari sistem pengendalian

intern. Seperti ketika seseorang melihat bayangan dirinya

dalam cermin, maka orang tersebut akan melihat secara jelas

gambaran dari bayangan dirinya dalam cermin tersebut.

Dengan gambaran tersebut, orang itu dapat menilai seberapa

baik tampilan dirinya, dan menjadi alat baginya dalam

memperbaiki tampilan dirinya tersebut.

Demikian halnya dengan dokumentasi yang baik, tentunya

dapat digunakan sebagai alat pemantauan yang efektif untuk

menilai seberapa baik atau seberapa efektifnya sistem

pengendalian yang berjalan dibandingkan dengan efektivitas

yang diinginkan. Suatu SPI yang terdokumentasi dengan

memadai tentunya dapat dilihat seberapa baik tampilannya

dari pendokumentasian yang dilaksanakan. Dengan demikian

dokumentasi yang baik tentunya memungkinkan pemantauan

yang efektif atas pelaksanaan dari SPI yang dijalankan.


Dokumentasi juga memberi wadah (memfasilitasi) bagi

manajemen untuk menilai efektivitas sistem pengendalian intern,

dengan memberikan landasan dalam:

mengevaluasi efektivitas dari rancangan sistem pengendalian

intern yang diinginkan; dan

merencanakan untuk menguji efektivitas pengoperasian.

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait

Di samping Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008

tentang Sistem pengendalian intern Pemerintah, peraturan-

peraturan yang berkaitan dengan sub unsur dokumentasi yang

baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian

penting antara lain:

1. Undangp-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-

Ketentuan Pokok Kearsipan.

2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

3. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang

Penyusutan Arsip.

4. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar

Akuntansi Pemerintahan.

5. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan

Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah.

6. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 91/PMK.05/2007 tentang

Bagan Akun Standar.

7. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007

tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan

Pemerintah Pusat.


D. Parameter Penerapan

Sebagai ukuran keberhasilan pelaksanaan penyelenggaraan

sub unsur ini, terdapat beberapa parameter penerapan sebagai

berikut:

1. Terdapat dokumentasi tertulis yang mencakup Sistem

Pengendalian Intern instansi pemerintah dan seluruh transaksi

dan kejadian penting.

2. Dokumentasi tersedia setiap saat untuk diperiksa.

3. Dokumentasi atas Sistem Pengendalian Intern mencakup

identifikasi, penerapan, dan evaluasi atas tujuan dan fungsi

instansi pemerintah pada tingkatan kegiatan, serta

pengendaliannya yang tercermin dalam kebijakan

administratif, pedoman akuntansi, dan pedoman lainnya.

4. Dokumentasi atas Sistem Pengendalian Intern mencakup

dokumentasi yang menggambarkan sistem informasi otomatis,

pengumpulan dan penanganan data, serta pengendalian

umum dan pengendalian aplikasi.

5. Terdapat dokumentasi atas transaksi dan kejadian penting

yang lengkap dan akurat sehingga memudahkan penelusuran

transaksi dan kejadian penting sejak otorisasi, inisiasi,

pemrosesan, hingga penyelesaian.

6. Terdapat dokumentasi, baik dalam bentuk cetakan maupun

elektronis, yang berguna bagi pimpinan instansi pemerintah

dalam mengendalikan kegiatannya dan bagi pihak lain yang

terlibat dalam evaluasi dan analisis kegiatan.

7. Seluruh dokumentasi dan catatan dikelola dan dipelihara

secara baik, serta dimutakhirkan secara berkala.


BAB III

LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN

Penyelenggaraan SPIP pada suatu instansi pemerintah

ditempuh melalui tahapan berikut:

1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang

ditujukan untuk memberikan pemahaman atau kesadaran yang

lebih baik, serta pemetaan kebutuhan penerapan.

2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil

pemetaan yang meliputi pembangunan infrastruktur dan

internalisasi, serta upaya pengembangan yang berkelanjutan.

3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatan.

Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya

dapat dilakukan secara bersamaan dengan pelaksanaan

penyelenggaraan unsur/sub unsur lainnya.

Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu

dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan dokumentasi yang

baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting di setiap tahapan.

A. Tahap Persiapan

1. Penyiapan Peraturan, Sumber Daya Manusia, dan

Rencana Penyelenggaraan

Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian,

lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan

penyelenggaraan SPIP, selanjutnya instansi pemerintah

membuat rencana penyelenggaraan yang antara lain memuat:


jadwal pelaksanaan kegiatan;

waktu yang dibutuhkan;

dana yang dibutuhkan; dan

pihak-pihak yang terlibat.

Berdasarkan peraturan tersebut, perlu dibentuk tim

satuan tugas penyelenggaraan (Tim Satgas) SPIP yang

ditugaskan mengawal pelaksanaan penyelenggaraan SPIP,

termasuk penerapan pendokumentasian yang baik atas SPI

serta transaksi dan kejadian penting ditetapkan. Tim Satgas

tersebut terlebih dulu diberi pelatihan tentang SPIP,

khususnya sub unsur terkait agar dapat menyelenggarakan

sub unsur dalam unsur SPIP.

2. Pemahaman (Knowing)

Langkah selanjutnya dalam mempersiapkan penerapan

sub unsur dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian

intern serta transaksi dan kejadian penting adalah pemberian

pemahaman akan pentingnya dokumentasi yang baik.

Pemahaman terhadap dokumentasi yang baik atas sistem

pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting

mencakup upaya untuk membangun kesadaran akan

pentingnya penerapan dokumentasi yang baik terhadap hal-

hal berikut ini:

a. Hubungan antara tujuan pengendalian dengan kebijakan

dan prosedur pengendaliannya.

b. Penjelasan atas kebijakan dan prosedur pengendalian

untuk mencapai tujuan pengendalian.


c. Terselenggaranya informasi mengenai:

1) bagaimana transaksi diawali/dimulai, dicatat, diproses,

serta dilaporkan; dan

2) arus transaksi untuk mengenali dimana terjadi

kesalahan pernyataan material karena kesalahan atau

timbul karena kecurangan (fraud).

d. Terselenggaranya penjelasan mengenai:

1) bagaimana prosedur harus diterapkan;

2) siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan

prosedur; dan

3) seberapa sering prosedur harus dilaksanakan

Kegiatan pemahaman tersebut dilakukan dengan

melaksanakan kegiatan sosialisasi, yang mencakup:

a. pentingnya dokumentasi yang baik atas sistem

pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting;

b. siapa yang bertanggung jawab untuk mendokumentasikan

sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian

penting; dan

c. pemilikan, pemeliharaan, pengelolaan termasuk

pendistribusian, dan pemutakhiran dokumentasi yang baik

atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan

kejadian penting.

Metode yang dapat ditempuh untuk melakukan

sosialisasi dapat dipilih dari beberapa metode komunikasi

penyampaian informasi yang dirasa cocok dan tepat bagi

instansi dalam membangun pemahaman yang dimaksudkan.


Adapun metode tersebut, antara lain menggunakan:

a. tatap muka;

b. penggunaan situs jaringan (website) penyampaian

informasi;

c. penyampaian dengan menggunakan multimedia interaktif;

d. penyampaian yang menggunakan majalah atau buku saku;

e. penyampaian dengan menggunakan saluran komunikasi

yang umum; dan

f. pemberian akses ke jaringan informasi (network), dengan

menggunakan password.

3. Pemetaan (Mapping)

Setelah dilakukan kegiatan sosialisasi, diperlukan suatu

kegiatan pemetaan atau diagnostic assessment terhadap

keberadaan infrastruktur untuk menerapkan dokumentasi yang

baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan

kejadian penting tersebut. Keberadaan infrastruktur

diwujudkan dalam bentuk kebijakan dan prosedur. Pemetaan

juga diarahkan untuk mendapatkan gambaran bagaimana

kondisi penyelenggaraan SPIP yang sudah berjalan,

kesesuaian penyelenggaraan dengan kebijakan, sehingga

didapatkan areas of improvement (AOI).

Kegiatan ini dilakukan melalui pemetaan untuk

mengetahui antara lain apakah instansi:

a. telah memiliki peraturan/kebijakan yang melandasinya;

b. dalam peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuai

dengan ketentuan di atasnya;


c. telah memiliki SOP atau pedoman untuk

menyelenggarakan peraturan tersebut;

d. dalam SOP atau pedoman dimaksud telah sesuai dengan

peraturan yang ada dan atau yang akan dibangun;

e. Telah diselenggarakannya praktik dokumentasi yang baik

sesuai dengan SOP atau pedoman yang ada.

Hasil pemetaan tentunya dapat untuk mengetahui

infrastruktur apa saja yang masih perlu dibangun (areas of

improvement). Area of improvement (AOI), yaitu area untuk

perbaikan atau pembangunan SPIP. Pembangunan

infrastruktur dilaksanakan berdasarkan hasil pemetaan,

melalui pembentukan kebijakan dan prosedur yang harus

dilaksanakan untuk memastikan dilaksanakannya arahan

pimpinan instansi pemerintah untuk mengurangi risiko yang

telah teridentifikasi selama proses penilaian risiko.

B. Tahap Pelaksanaan

Tahap pelaksanaan terdiri dari tiga tahap kegiatan, yaitu

membangun infrastruktur (kebijakan, prosedur, dan pedoman)

berdasarkan hasil pemetaan, menyusun parameter dan peraturan

terkait, kemudian menginternalisasikan atau menerapkan

kebijakan yang telah dibangun ataupun disempurnakan tersebut.

Setelah internalisasi atau penerapan ini berjalan perlu dilakukan

pemeliharaan dan perbaikan terus menerus terhadap

pendokumentasian yang baik agar sesuai dengan tujuan

pengendalian intern yang diinginkan.


1. Membangun Infrastruktur (Norming)

Dalam membangun infrastruktur perlu memerhatikan

kebijakan atau aturan lebih tinggi, yang berlaku pada instansi

seperti tata naskah dinas, standar prosedur baku, atau aturan

lainnya yang memengaruhi validitas suatu dokumen, teori

serta parameter penerapannya.

Kebijakan dan prosedur yang diperlukan dalam rangka

dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian

penting, akan meliputi:

a. Kebijakan Dokumentasi pada Tingkatan Entitas

Pimpinan tertinggi pada instansi pemerintah harus

mengeluarkan kebijakan dokumentasi pengendalian penting

untuk tingkat entitas (keseluruhan instansi). Kebijakan

tersebut mencakup dokumentasi atas budaya organisasi,

hubungan antara tujuan dan pengendalian, identifikasi

risiko, pengungkapan pengendalian dan prosedur, serta

proses pelaporan keuangan di tingkat pimpinan.

b. Kebijakan Dokumentasi pada Tingkatan Kegiatan

Di samping kebijakan dokumentasi pada tingkat entitas,

pimpinan instansi setempat sebaiknya juga mengeluarkan

kebijakan dokumentasi pengendalian penting untuk tingkat

kegiatan. Dokumentasi atas sistem pengendalian intern

pada tingkat kegiatan mencakup identifikasi, penerapan dan

evaluasi atas tujuan dan fungsi instansi pemerintah

di tingkat kegiatan serta pengendaliannya yang tercermin

dalam kebijakan administratif, pedoman akuntansi, dan

pedoman lain yang diberlakukan khusus pada instansinya.


Sebelum mendokumentasikan pengendalian pada

tingkat kegiatan, perlu dipahami hal-hal berikut:

1) Tujuan instansi secara keseluruhan;

2) Transaksi-transaksi penting yang rutin dilakukan instansi

untuk mencapai tujuan tersebut;

3) Risiko kegiatan yang terkait dengan transaksi tersebut;

4) Tujuan pengendalian terkait risiko tersebut.

2. Internalisasi (Forming)

Tahap internalisasi adalah suatu proses untuk mewujudkan

apa yang dituangkan dalam infrastruktur menjadi bagian dalam

kegiatan operasional sehari-hari. Perwujudannya dapat

tercermin dalam konteks seberapa jauh proses internalisasi

memengaruhi pimpinan instansi pemerintah dalam mengambil

keputusan, dan memengaruhi perilaku pegawai dalam

pelaksanaan kegiatan sehari-harinya.

Kegiatan internalisasi dalam sub unsur ini bertujuan

mengomunikasikan dan membangun kesadaran pimpinan

instansi pemerintah beserta seluruh pegawai untuk melakukan

dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian

penting. Langkah-langkah internalisasi untuk mengomunikasikan

dan membangun kesadaran adalah sebagai berikut:

a. Pengomunikasian kebijakan dokumentasi yang baik

Kebijakan yang sudah dikeluarkan sehubungan dengan

pentingnya dokumentasi yang baik pada tingkat entitas dan

pada tingkat kegiatan harus dikomunikasikan kepada

seluruh pegawai instansi pemerintah agar seluruh pegawai

siap untuk mendokumentasikan SPI serta transaksi dan

kejadian penting.


b. Pengembangan dokumentasi pada tingkatan entitas

Dokumentasi pada tingkat entitas, meliputi dokumentasi

tata kelola (governance) instansi, dokumentasi kebijakan

dan pedoman sumber daya manusia, pedoman kebijakan

akuntansi, dan lainnya.

Penjelasan ringkas mengenai pendokumentasian atas

governance yang dapat menunjukkan tujuan-tujuan

pengendalian tingkat keseluruhan instansi secara umum,

antara lain adalah:

1) Dokumentasi mengenai visi dan misi instansi; dan

2) Dokumentasi mengenai aturan perilaku (code of

conduct).

c. Pengembangan dokumentasi pada tingkat kegiatan

Dokumentasi pada tingkat kegiatan, meliputi

dokumentasi arus informasi mulai dari tahap inisiasi sampai

kepada pembukuan dan pelaporan, dokumentasi atas

transaksi dan kejadian, dokumentasi mengenai

pemeliharaan integritas informasi untuk penggunaan

selanjutnya.

Dokumentasi yang berkualitas tinggi, memungkinkan

untuk mengomunikasikan dan menjelaskan prosedur

pengendalian agar menjadi lebih efektif sepanjang waktu.

Dokumentasi mendorong konsistensi kinerja dan

pemantauan pengendalian, dan mendorong

dilembagakannya (menjadi bagian sehari-hari) serta

diterapkannya pengendalian intern. Dokumentasi yang baik

dapat mengefektifkan sistem pengendalian intern, karena

dengan dokumentasi yang baik akan mudah menjaga dan


meningkatkan kompetensi tiap individu pegawai melalui

pelatihan yang dibutuhkan, sehingga tidak terlalu bertumpu

pada kompetensi dan kerajinan yang dimiliki oleh seorang

pegawai saja.

Terdapat tiga teknik dasar dokumentasi, yaitu:

1) Bagan Arus (Flowcharts);

2) Narasi (Narratives); dan

3) Matrik (Matrixes)

Masing-masing teknik memiliki kelebihan dan

kekurangan. Umumnya, kombinasi dari dua atau tiga teknik

tersebut digunakan untuk mendokumentasikan transaksi

atau bisnis proses.

Dalam mendesain dokumentasi sistem pengendalian

intern, biasanya meliputi tahapan berikut:

1) Tetapkan tujuan dokumentasi. Sebagai contoh, apakah

dokumentasi disiapkan hanya untuk memenuhi

persyaratan penilaian pengendalian intern? Atau apakah

instansi pemerintah menginginkan dokumentasi

didistribusikan secara luas di keseluruhan instansi untuk

mengomunikasikan prosedur dan tanggung jawab

pengendalian.

2) Tentukan isi dokumentasi yang dibutuhkan untuk

mencapai tujuan instansi pemerintah.

3) Putuskan teknik dokumentasi mana yang paling cocok

untuk mengomunikasikan isi informasi dalam

dokumentasi dan melayani fungsi-fungsi yang diperlukan;

4) Mendesain per satuan dokumen dan keseluruhan

arsitektur dokumen. Apa pun teknik dokumentasi yang

digunakan, perlu mendesain dokumen secara satuannya


atau menyusun pedoman dasar untuk membuatnya.

Instansi pemerintah juga harus menentukan bagaimana

dokumen secara satuan berhubungan dengan dokumen

lainnya, itulah arsitektur dokumen.

d. Pengembangan dokumentasi sistem informasi otomatis

Melakukan dokumentasi pada database sistem

informasi yang otomatis, meliputi pemahaman pengguna

terhadap operasi entitas, konsep pengendalian intern, dan

proses pelaporan keuangan. Integritas informasi harus

dipelihara melalui penggunaan pengendalian akses (log in)

dan pengendalian terhadap pemutakhiran data secara

sistematis. Perubahan dokumentasi harus diketahui dan

dimonitor untuk tujuan pengungkapan. Sistem informasi

yang otomatis didesain untuk memfasilitasi:

1) Database dokumentasi pengendalian intern; dan

2) Proses kegiatan instansi secara otomatis, yang terdiri

dari dua tingkatan berbeda, yaitu pengujian dan evaluasi

pengendalian intern serta implementasi kebijakan dan

prosedur pengendalian intern.

3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)

Setelah internalisasi dan implementasi dilaksanakan,

dilanjutkan dengan pengembangan berkelanjutan agar

dokumentasi yang baik dapat terjaga. Langkah-langkah yang

harus dilakukan dalam pengembangan berkelanjutan antara

lain:

a. Setiap langkah persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi perlu

didokumentasikan agar mudah dilakukan dalam

penelusuran kembali.


b. Setiap langkah persiapan dan pelaksanaan perlu dipantau

atau memiliki mekanisme pemantauan (built-in monitoring).

c. Dilakukan evaluasi/assessment terhadap efektivitas

penerapan SPI secara berkala.

d. Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi, diperoleh area-

area yang perlu perbaikan sebagai umpan balik untuk

mengembangkan dan meningkatkan sistem secara

berkelanjutan.

C. Tahap Pelaporan

Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan

penyelenggaraan sub unsur perlu didokumentasikan.

Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang

tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan

penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi:

1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari:

a. Kegiatan pemahaman, antara lain seperti kegiatan

sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan

fokus group) mengenai dokumentasi yang baik atas SPI

serta transaksi dan kejadian penting lainnya.

b. Kegiatan pemetaan keberadaan dan penerapan

infrastruktur, yang antara lain berisi: 1) pemetaan penerapan

pengendalian atas dokumentasi yang baik atas SPI serta

transaksi dan kejadian penting lainnya; 2) masukan atas

rencana tindak yang tepat untuk menyempurnakan

kebijakan dan prosedur pengendalian yang sudah ada.


c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lain berisi:

1) kebijakan dan prosedur dokumentasi yang baik atas SPI

serta transaksi dan kejadian penting lainnya; 2) pedoman

penyusunan dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi

dan kejadian penting lainnya; 3) persyaratan yang harus

dipenuhi oleh pelaksana pendokumentasian yang baik atas

SPI serta transaksi dan kejadian penting lainnya.

d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi: 1) kegiatan

sosialisasi kebijakan dan prosedur dokumentasi yang baik

atas SPI serta transaksi dan kejadian penting lainnya;

2) kegiatan yang memastikan bahwa dokumentasi yang baik

atas SPI serta transaksi dan kejadian penting lainnya telah

dilaksanakan.

e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain

berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan

prosedur dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi

dan kejadian penting lainnya; 2) masukan bagi pimpinan

instansi pemerintah untuk perbaikan sistem dokumentasi

yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting

lainnya.

2. Hambatan kegiatan

Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan

kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan

kegiatan tersebut, dijelaskan penyebab terjadinya hambatan

tersebut.


3. Saran

Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan

pelaksanaan kegiatan dan dicarikan saran pemecahan

masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa dan guna

peningkatan pencapaian tujuan. Saran/rekomendasi yang

diberikan agar yang realistis dan benar-benar dapat

dilaksanakan.

4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya

Disini dilaporkan tindak lanjut yang telah dilakukan atas saran

yang telah diberikan pada kegiatan periode sebelumnya.

Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi

penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan

penyusunan laporan dapat dilihat pada buku Pedoman Teknis

Umum Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian

menjadi tanggung jawab pelaksana kegiatan yang hasilnya

disampaikan kepada pimpinan instansi pemerintah sebagai

bentuk akuntabilitas, melalui satuan tugas penyelenggaraan

SPIP (Satgas SPIP) di instansi pemerintah yang bersangkutan.


BAB IV

PENUTUP

Dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta

transaksi dan kejadian penting merupakan salah satu unsur penting

kegiatan pengendalian dalam SPIP, untuk mendukung keandalan

pelaksanaan kegiatan dan sistem pengendalian intern, serta

memungkinkan pemantauan pengendalian intern berjalan dengan

efektif.

Mewujudkan dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian

intern serta transaksi dan kejadian penting, diawali dengan

pemahaman bersama akan pentingnya dokumentasi yang baik dan

dilaksanakannya pemetaan terhadap pemahaman dan kebutuhan

akan dokumentasi yang perlu diselenggarakan. Pembangunan

infrastruktur dan penerapannya dalam keseharian di instansi

pemerintah, menjadi komitmen bersama pimpinan dan seluruh

jajaran manajemen, dan semua pegawai instansi pemerintah, serta

harus dilaksanakan secara konsisten. Sementara itu,

pengembangan berkelanjutan merupakan langkah kontinu

penerapan dokumentasi yang baik secara terpantau sehingga dapat

dirumuskan rencana tindakan yang tepat untuk mengatasi setiap

kelemahan yang dijumpai.

Pedoman ini disusun untuk memberikan acuan praktis dan

pedoman bagi pimpinan instansi pemerintah beserta jajarannya

dalam menyelenggarakan sistem pengendalian intern, khususnya

untuk unsur kegiatan pengendalian dengan sub unsur dokumentasi

yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan

kejadian penting.


Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan

dasar yang berlaku umum bagi seluruh instansi pemerintah dalam

menerapkan dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian

intern serta transaksi dan kejadian penting. Oleh karenanya,

pedoman ini tidak berlaku spesifik hanya bagi instansi pemerintah

tertentu. Instansi pemerintah hendaknya dapat mengembangkan

lebih jauh langkah-langkah yang diperlukan disesuaikan dengan

kebutuhan sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

3.11 Modul Pedoman Teknis SPIP Dokumentasi yang Baik atas SPI

Government & Nonprofit

Transcript of 3.11 Modul Pedoman Teknis SPIP Dokumentasi yang Baik atas SPI