3.10 Modul SPIP Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS

PENYELENGGARAAN SPIP

SUB UNSUR

AKUNTABILITAS TERHADAP SUMBER

DAYA DAN PENCATATANNYA

(3.10)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009

TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

3.10 Akuntabilitas Terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya i

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan

Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan

salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas

sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab

menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota, sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-

masing.

Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan

tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:

1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;

2. sosialisasi SPIP;

3. pendidikan dan pelatihan SPIP;

4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan

5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern

pemerintah.

Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan

unsur-unsur SPIP, yaitu:

1. lingkungan pengendalian;

2. penilaian risiko;

3. kegiatan pengendalian;

4. informasi dan komunikasi; dan

5. pemantauan pengendalian intern.

3.10 Akuntabilitas Terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya ii

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,

BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan

SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa

saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka

penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan

ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing sub

unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan

acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam

penyelenggaraan sub unsur SPIP.

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP Sub Unsur

Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya pada

unsur Kegiatan Pengendalian merupakan acuan yang memberikan

arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam

menyelenggarakan sub unsur tersebut, dan hendaknya disesuaikan

dengan karakteristik masing-masing instansi, yang meliputi fungsi,

sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut.

Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,

masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat

diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009

Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno

NIP 19500910 197511 1 001

3.10 Akuntabilitas Terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................. i

DAFTAR ISI ............................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang .......................................................... 1

B. Sistematika Pedoman ............................................... 3

BAB II GAMBARAN UMUM

A. Pengertian ................................................................. 5

B. Tujuan dan Manfaat .................................................. 7

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 8

D. Parameter Penerapan .............................................. 9

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN

A. Tahap Persiapan ....................................................... 13

B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 16

C. Tahap Pelaporan ...................................................... 22

BAB IV PENUTUP

3.10 Akuntabilitas Terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya iv

3.10 Akuntabilitas Terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun

2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP),

para menteri/pimpinan lembaga/gubernur/bupati/walikota

diwajibkan melakukan pengendalian atas penyelenggaraan

kegiatan pemerintahan. Pengendalian atas penyelenggaraan

kegiatan pemerintahan tersebut dilaksanakan dengan

berpedoman kepada sistem pengendalian intern pemerintah

sebagaimana diatur dalam peraturan pemerintah tersebut.

Agar sistem pengendalian intern dapat terselenggara

dengan baik, diperlukan Pedoman Teknis Penyelenggaraan

SPIP. Sesuai dengan amanah Peraturan Pemerintah Nomor 60

Tahun 2008, BPKP menyusun pedoman teknis dimaksud.

Pedoman tersebut memberikan arahan tentang hal-hal apa saja

yang harus dibangun dan dilaksanakan dalam rangka

penyelenggaraan SPIP. Pedoman teknis tersebut lebih lanjut

dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-

masing sub unsur pengendalian.

SPIP terdiri dari lima unsur, yaitu:

1. lingkungan pengendalian;

2. penilaian risiko;

3. kegiatan pengendalian;

4. informasi dan komunikasi; dan

5. pemantauan pengendalian intern.


Kegiatan pengendalian merupakan salah satu unsur dari

SPIP. Kegiatan pengendalian merupakan penetapan dan

pelaksanaan kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk

mengatasi risiko, untuk membantu meyakinkan bahwa tindakan-

tindakan yang diidentifikasi oleh manajemen diperlukan untuk

pencapaian tujuan secara efektif. Salah satu sub unsur, yang

sekaligus merupakan salah satu bentuk kegiatan pengendalian

adalah ”Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan

Pencatatannya”.

Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya

merupakan pengendalian yang penting, sebagai perwujudan

pertanggungjawaban seseorang atau unit organisasi dalam

mengelola sumber daya yang diberikan/dikuasakan kepadanya

dalam rangka pencapaian tujuan. Dengan penyelenggaraan sub

unsur pengendalian intern tersebut, diharapkan terwujudnya

pertanggungjawaban atas sumber daya serta adanya umpan

balik bagi perbaikan instansi pemerintah.

Pedoman ini disusun dengan tujuan agar tersedia standar

acuan yang memberi arah bagi instansi pemerintah pusat dan

daerah dalam penyelenggaraan sistem pengendalian intern pada

sub unsur Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan

Pencatatannya. Ruang lingkup penggunaan pedoman ini

meliputi instansi pemerintah pusat maupun pemerintah daerah.

Pedoman teknis sub unsur Akuntabilitas terhadap Sumber

Daya dan Pencatatannya pada unsur Kegiatan Pengendalian ini

merupakan penjabaran Pedoman Teknis Umum

Penyelenggaraan SPIP.


B. Sistematika Pedoman

Sistematika penyajian pedoman teknis sub unsur

Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya adalah

sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab ini menguraikan latar belakang perlunya pedoman,

hubungan dengan pedoman sebelumnya, tujuan dan

ruang lingkup pedoman, serta sistematika pedoman.

Bab II Gambaran Umum

Bab ini menguraikan pengertian, maksud, tujuan dan

manfaat, peraturan terkait yang berlaku, serta

parameter penerapannya.

Bab III Langkah-langkah Penyelenggaraan

Bab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu

dilaksanakan dalam menerapkan sub unsur

Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan

Pencatatannya, yang terdiri dari tahap persiapan,

pelaksanaan, dan pelaporan.

Bab IV Penutup

Bab ini merupakan penutup yang berisi penekanan

kembali hal-hal penting yang perlu diperhatikan dan

penjelasan atas penggunaan pedoman ini.


BAB II

GAMBARAN UMUM

A. Pengertian

Kegiatan Pengendalian adalah tindakan yang diperlukan

untuk mengatasi risiko, serta penetapan dan pelaksanaan

kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan

mengatasi risiko telah dilaksanakan secara efektif. Kebijakan

dan prosedur harus ditetapkan, serta dilaksanakan untuk

membantu meyakinkan bahwa tindakan-tindakan yang

diidentifikasi oleh manajemen diperlukan untuk pencapaian

tujuan secara efektif. Sebagai salah satu sub unsur dari kegiatan

pengendalian, maka Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan

Pencatatannya juga merupakan penetapan serta pelaksanaan

kebijakan dan prosedur, dalam rangka mengatasi risiko guna

membantu meyakinkan manajemen dalam pencapaian tujuan

secara efektif.

Secara sempit, akuntabilitas dapat diartikan sebagai

kemampuan untuk memberi jawaban kepada otoritas lebih tinggi

atas tindakan seseorang atau sekelompok orang, sedangkan

pengertian sumber daya adalah segala sesuatu yang berguna

dan bernilai. Dalam konteks bernegara, sumber daya umumnya

berupa sumber daya manusia (aparatur pemerintah), sumber

daya alam, sarana dan prasarana, dana, serta metode kerja.

Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya dapat

diartikan sebagai perwujudan pertanggungjawaban seseorang

atau unit organisasi dalam mengelola sumber daya yang telah

diberikan dan dikuasai dalam rangka pencapaian tujuan, melalui


suatu media berupa laporan akuntabilitas secara periodik.

Pembahasan selanjutnya dalam pedoman ini, akuntabilitas

sumber daya manusia dikecualikan mengingat segala sesuatu

yang terkait dengan hal tersebut dibahas dalam pedoman teknis

sub unsur tersendiri.

Penyelenggaraan kegiatan pengendalian berupa

Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya, perlu

memerhatikan sekurang-kurangnya hal-hal sebagai berikut:

1. diutamakan pada kegiatan pokok instansi pemerintah;

2. harus dikaitkan dengan proses penilaian risiko;

3. disesuaikan dengan sifat khusus instansi pemerintah;

4. ditetapkan dalam kebijakan dan prosedur secara tertulis;

5. prosedur yang telah ditetapkan harus dilaksanakan sesuai

dengan yang ditetapkan secara tertulis;

6. dievaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa kegiatan

tersebut masih sesuai dan berfungsi seperti yang diharapkan.

Dalam menyelenggarakan kegiatan pengendalian berupa

Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya, harus

memertimbangkan kecukupan pengendalian tersebut

dihubungkan dengan proses penilaian risiko. Risiko yang umum

timbul terkait dengan sumber daya, antara lain penyalahgunaan

dan penggunaan sumber daya yang tidak tepat.

Penyelenggaraan akuntabilitas tersebut sedapat mungkin

meliputi pengendalian yang bersifat preventif dan detektif.

Setelah terdeteksi adanya penyimpangan atau kelemahan, harus

dilakukan tindakan pengendalian yang bersifat korektif untuk

memeroleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan organisasi

dapat tercapai.


Namun demikian, harus diperhatikan bahwa

penyelenggaraan akuntabilitas harus mencapai keseimbangan

yang tepat antara kecukupan pengendalian atas risiko yang

dihadapi dengan kelancaran kegiatan instansi pemerintah yang

mungkin terganggu karena adanya pengendalian yang berlebih.

Dalam pelaksanaannya, penyelenggaraan kegiatan

pengendalian yang terkait dengan Akuntabilitas terhadap

Sumber Daya dan Pencatatannya dapat bersinggungan dengan

sub unsur kegiatan pengendalian lainnya. Suatu bentuk

pengendalian yang dibangun suatu instansi pemerintah mungkin

dapat meliputi lebih dari satu penyelenggaraan sub unsur

kegiatan pengendalian. Sub unsur kegiatan pengendalian yang

sangat erat kaitannya dengan sub unsur Akuntabilitas terhadap

Sumber Daya dan Pencatatannya adalah sub unsur Pembatasan

Akses atas Sumber Daya dan Pencatatannya.

B. Tujuan dan Manfaat

Penyelenggaraan SPIP bertujuan untuk memberikan

keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi, melalui

kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan

keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap

peraturan perundang-undangan. Setiap unsur dan sub unsur

pengendalian harus ditujukan untuk keempat hal tersebut.

Efektivitas penyelenggaraan unsur dan sub unsur pengendalian

ikut menentukan efektivitas pencapaian tujuan organisasi.

Tujuan antara yang ingin dicapai dan manfaat yang dapat

diperoleh dari penyelenggaraan sub unsur Akuntabilitas

terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya adalah:

1. terwujudnya pertanggungjawaban atas sumber daya;

2. tersedianya umpan balik bagi perbaikan.


Tujuan antara tersebut dapat dicapai melalui pencapaian

sasaran sebagai berikut:

1. terselenggaranya kebijakan dan prosedur dalam rangka

pelaksanaan kegiatan pengendalian, yang dilakukan oleh

pegawai yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan

sumber daya dan pencatatannya;

2. terselenggaranya kebijakan dan prosedur dalam rangka

pelaksanaan reviu atas kegiatan pengendalian tersebut

di atas secara berkala.

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait

Penetapan kebijakan dan prosedur dalam rangka

penyelenggaraan Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan

Pencatatannya harus mengacu, mempertimbangkan, dan tidak

boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan

yang berlaku. Beberapa peraturan perundang-undangan yang

dapat dijadikan bahan referensi antara lain sebagai berikut:

1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan

Negara;

2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara;

3. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang

Standar Akuntansi Pemerintah;


Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah;


Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006

tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah;


6. Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas

Kinerja Instansi Pemerintah;

7. Keputusan Menteri Keuangan Nomor-18/KMK.018/1999

tentang Klasifikasi dan Kodifikasi Barang Inventaris

Milik/Kekayaan Negara;

8. Keputusan Menteri Keuangan Nomor-01/KMK.12/2001

tentang Pedoman Kapitalisasi Barang Milik/Kekayaan Negara

dalam Sistem Akuntansi Pemerintah;

9. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor-

25/KEP/M.PAN/2/2004 tentang Pedoman Umum

Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan

Instansi Pemerintah;

10.Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor-

26/KEP/M.PAN/2/2004 tentang Petunjuk Teknis Transparansi

dan Akuntabilitas dalam Penyelenggaraan Pelayanan Publik;

11.Peraturan Menteri Keuangan Nomor-59/PMK.6/2005 tentang

Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah

Pusat;

12.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007

tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah;

13.Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor-

239/IX/6/8/2003 tentang Perbaikan Pedoman Penyusunan

Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.

D. Parameter Penerapan

Parameter penerapan sub unsur Akuntabilitas terhadap

Sumber Daya dan Pencatatannya sebagai cerminan bahwa sub

unsur tersebut telah diselenggarakan adalah Pimpinan Instansi

Pemerintah menugaskan pegawai yang bertanggung jawab


terhadap penyimpanan sumber daya dan pencatatannya serta

melakukan reviu atas penugasan tersebut secara berkala. Hal-

hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:

1. Pertanggungjawaban atas penyimpanan, penggunaan, dan

pencatatan sumber daya ditugaskan pegawai khusus.

2. Penetapan pertanggungjawaban akses untuk penyimpanan

sumber daya secara periodik direviu dan dipelihara.

3. Pembandingan berkala antara sumber daya dengan

pencatatan akuntabilitas dilakukan untuk menentukan

kesesuaiannya dan, jika tidak sesuai, dilakukan audit.

4. Pimpinan Instansi Pemerintah menginformasikan dan

mengomunikasikan tanggung jawab atas akuntabilitas

sumber daya dan catatan kepada pegawai dalam organisasi

dan meyakinkan bahwa petugas tersebut memahami

tanggung jawabnya.

Namun demikian, perlu diperhatikan bahwa penerapan

parameter dimaksud harus sejalan dengan risiko yang ingin

dikendalikan.


BAB III

LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN

Penyelenggaraan SPIP pada suatu instansi pemerintah

ditempuh melalui tahapan sebagai berikut:

1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi yang

ditujukan untuk menyiapkan peraturan/kebijakan, sumber daya

manusia, dan rencana penyelenggaraan, memberikan

pemahaman atau kesadaran yang lebih baik, serta pemetaan

kebutuhan penerapan.

2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil

pemetaan, yang meliputi pembangunan infrastruktur dan

internalisasi, serta upaya pengembangan berkelanjutan.

3. Tahap Pelaporan, merupakan proses pendokumentasian atas

langkah-langkah yang telah dilakukan dan hasil yang telah

diperoleh dari penyelenggaraan pengendalian sub unsur terkait,

dalam rangka mendukung pelaporan kegiatan penyelenggaraan

SPIP secara keseluruhan.

Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkah

di atas dapat dilakukan secara bersamaan dengan pelaksanaan

penyelenggaraan unsur/sub unsur lainnya.

Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu

dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan Akuntabilitas terhadap

Sumber Daya dan Pencatatannya di setiap tahapan.


A. Tahap Persiapan

1. Penyiapan Peraturan/Kebijakan, Sumber Daya Manusia,

dan Rencana Penyelenggaraan

Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan

peraturan/kebijakan yang mendasari pelaksanaan

penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian, lembaga, dan

pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan penyelenggaraan

SPIP, selanjutnya instansi pemerintah membuat rencana

penyelenggaraan, yang antara lain memuat:

a. Jadwal pelaksanaan kegiatan;

b. Waktu yang dibutuhkan;

c. Dana yang dibutuhkan;

d. Pihak-pihak yang terlibat.

Berdasarkan peraturan tersebut, perlu dibentuk Satuan

Tugas (Satgas) Penyelenggaraan SPIP, yang ditugaskan

untuk mengawal pelaksanaan penerapan seluruh unsur dan

sub unsur pengendalian, termasuk penerapan kebijakan dan

praktik akuntabilitas terhadap sumber daya dan

pencatatannya. Satgas tersebut terlebih dahulu diberi

pelatihan mengenai SPIP, khususnya sub unsur terkait.

2. Pemahaman (Knowing)

Tahapan pemahaman dan penyamaan persepsi,

minimal meliputi langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pemberian pemahaman dan penyamaan persepsi kepada

seluruh pegawai mengenai Peraturan Pemerintah Nomor

60 Tahun 2008 secara umum serta mengenai SPIP

secara mendalam. Pada tahapan ini perlu dibangun

kesadaran mengenai manfaat dan peran penting sub


unsur Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan

Pencatatannya, sebagai bentuk kegiatan pengendalian

atas risiko yang dihadapi. Tahapan ini bertujuan untuk

memberikan pemahaman kepada seluruh individu dalam

organisasi mengenai peran dan tanggung jawab mereka

dalam proses pengendalian.

Pemberian pemahaman dan penyamaan persepsi dapat

dilakukan melalui metode, antara lain:

1) tatap muka;

2) penggunaan situs jaringan (website) penyampaian

informasi;

3) penyampaian dengan menggunakan multimedia

interaktif;

4) penyampaian yang menggunakan majalah atau buku

saku;

5) penyampaian dengan penggunaan saluran komunikasi

yang umum; dan

6) pemberian akses ke jaringan informasi (network),

dengan menggunakan password.

Sosialisasi dilaksanakan oleh instansi pemerintah

pembina penyelenggaraan SPIP atau oleh instansi

lainnya yang berkompeten setelah berkoordinasi dengan

instansi pemerintah pembina penyelenggaraan SPIP.

b. Pemberian pemahaman kepada para pegawai mengenai

langkah-langkah yang akan dilaksanakan Tim Satuan

Tugas Penyelenggaraan SPIP (pada instansi

pemerintah), yang diberi tugas menjadi koordinator dalam

pelaksanaan penyelenggaraan Akuntabilitas terhadap

Sumber Daya dan Pencatatannya.


3. Pemetaan (Mapping)

Setelah terbentuk pemahaman yang utuh, instansi

pemerintah perlu melakukan pemetaan sistem pengendalian

intern yang ada. Dengan pemetaan ini akan diketahui kondisi

apa saja yang memerlukan perbaikan (areas of improvement)

agar SPIP yang diharapkan dapat terbangun secara utuh.

Pemetaan atas penyelenggaraan sub unsur

Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya,

yang merupakan bagian dari pemetaan atas SPIP, dilakukan

untuk mengetahui antara lain:

1) kebijakan dan prosedur yang melandasi Akuntabilitas

terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya telah dimiliki

oleh instansi pemerintah;

2) peraturan/kebijakan yang ada tersebut, telah sesuai

dengan peraturan/kebijakan yang lebih tinggi;

3) instansi pemerintah memiliki prosedur operasi baku atau

standard operating procedure (SOP) untuk mejalankan

peraturan/kebijakan dimaksud;

4) SOP atau pedoman dimaksud, telah sesuai dengan

peraturan yang ada dan atau yang akan dibangun;

5) SOP atau pedoman tersebut telah dipraktikan dan

didokumentasikan dengan baik.

Hasil pemetaan tentunya dapat untuk mengetahui

infrastruktur apa saja yang masih perlu dibangun atau

diperbaiki (area of improvement). Pembangunan infrastruktur

dilaksanakan berdasarkan hasil pemetaan, dengan

menyusun kebijakan dan prosedur yang harus dilaksanakan,

untuk memastikan dilaksanakannya arahan pimpinan instansi

pemerintah guna mengurangi risiko, yang telah teridentifikasi


selama proses penilaian risiko. Langkah-langkah

pelaksanaan pemetaan tertuang dalam pedoman teknis

tersendiri yaitu dalam “Pedoman Pemetaan/Diagnostic

Assessment”.

B. Tahap Pelaksanaan

Setelah tahap persiapan dilaksanakan, tahap berikutnya

adalah tahap pelaksanaan. Pada tahap pelaksanaan ini,

termasuk di dalamnya adalah tahap membangun

fondasi/infrastruktur (norming), tahap internalisasi (forming), dan

tahap pengembangan berkelanjutan (performing).

Tahap pelaksanaan sangat ditentukan oleh hasil

pemetaan. Apabila berdasarkan hasil pemetaan ternyata

kegiatan pengendalian telah dibangun dan berjalan efektif sesuai

dengan kebutuhan, maka langkah pelaksanaan dapat langsung

kepada tahap pengembangan berkelanjutan. Namun, apabila

masih terdapat kegiatan pengendalian yang belum dibangun,

maka keseluruhan langkah dalam tahap pelaksanaan ini harus

ditempuh. Berikut ini adalah langkah pelaksanaan minimal yang

harus ada dalam menerapkan kegiatan pengendalian sub unsur

Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya.

1. Pembangunan Infrastruktur (Norming)

Penentuan infrastruktur kegiatan pengendalian apa saja

yang perlu dibangun (areas of improvement), didasarkan

kepada hasil pemetaan, parameter penerapan yang perlu

ada, dan peraturan terkait, serta harus disesuaikan dengan

kebutuhan sebagaimana hasil penilaian risiko instansi

tersebut. Pembangunan infrastruktur dilaksanakan melalui

penyusunan kebijakan dan prosedur. Kebijakan yang dibuat


harus mampu mengarahkan apa yang seharusnya dikerjakan

dan berfungsi sebagai dasar bagi penyusunan prosedur.

Prosedur merupakan rangkaian urut-urutan tindakan, yang

harus dilakukan oleh satu atau beberapa orang dengan

peralatan dan waktu tertentu dalam melaksanakan kegiatan

tertentu. Kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara

tertulis dan ditetapkan oleh manajemen sebagai dasar

pelaksanaan kegiatan pengendalian.

Kegiatan pengendalian, selain berupa kebijakan dan

prosedur, juga mencakup teknik dan mekanisme. Teknik

menjelaskan prosedur secara lebih rinci, dan mekanisme

menjelaskan siapa dan bagaimana teknik tersebut dilakukan.

Langkah penyusunan kebijakan dan prosedur minimal

yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan

Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya

adalah sebagai berikut:

a. Menetapkan kebijakan/prosedur rekrutmen petugas yang

ditunjuk untuk mengemban tanggung jawab atas

akuntabilitas sumber daya dan pencatatannya.

Kebijakan/prosedur tersebut harus dapat menjamin bahwa

petugas yang diberi tanggung jawab atas akuntabilitas

sumber daya dan pencatatannya telah memenuhi

kompetensi yang telah ditetapkan.

b. Menetapkan kebijakan masa pengenalan/orientasi

penugasan pada setiap pengangkatan petugas baru yang

diberi wewenang untuk menyimpan, menggunakan, dan

mengadministrasikan sumber daya dan pencatatannya.


c. Menetapkan kebijakan penyediaan sarana dan prasarana

yang memadai untuk keperluan penyimpanan sumber

daya dan pencatatannya sehingga dapat menjamin

efektivitas pekerjaan penyimpanan.

d. Menyusun dan menetapkan SOP untuk penyimpanan,

penggunaan, dan pencatatan sumber daya. SOP tersebut

harus mengatur prosedur tetap untuk menentukan tingkat

tanggung jawab setiap tingkat manajemen dalam hal

terdapat ketidaksesuaian antara sumber daya dan dengan

catatannya pada saat dilakukan rekonsiliasi.

e. Prosedur baku untuk penyimpanan, penggunaan, dan

pencatatan sumber daya, serta pemutakhiran

pencatatannya secara berkala.

f. Menetapkan kebijakan tentang kewajiban penyusunan

laporan pertanggungjawaban penyimpanan sumber daya

dan pencatatannya, termasuk kebijakan pelaksanaan

reviu atas laporan tersebut.

g. Menetapkan kebijakan pelaksanaan pembandingan

berkala (inventarisasi dan rekonsiliasi) antara sumber

daya dan pencatatannya, yang mencakup kebijakan

prosedur pelaksanaan audit dalam hal terdapat

ketidaksesuaian antara sumber daya dengan

pencatatannya.

2. Internalisasi (Forming)

Tahap internalisasi adalah suatu proses untuk

mewujudkan infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan

operasional sehari-hari. Langkah-langkah internalisasi

minimal yang harus dilakukan dalam rangka



Pencatatannya ke dalam kegiatan operasional sehari-hari

adalah sebagai berikut:

a. Pelaksanaan proses rekrutmen petugas yang akan

diserahi tanggung jawab atas akuntabilitas sumber daya

dan pencatatannya.

b. Penerbitan surat keputusan penetapan petugas yang

bertanggung jawab untuk penyimpanan, penggunaan, dan

pencatatan sumber daya.

c. Pelaksanaan kegiatan penyampaian informasi dan

pengomunikasian tanggung jawab atas akuntabilitas

sumber daya dan pencatatannya kepada pegawai yang

ditunjuk dalam rangka memberikan keyakinan bahwa

pegawai yang ditunjuk tersebut telah memahami tugas

dan tanggung jawabnya.

d. Pelaksanaan sosialisasi SOP pengelolaan sumber daya

dan pencatatannya yang mencakup penyimpanan,

penggunaan, dan pencatatan sumber daya, kepada

seluruh anggota organisasi, disertai arahan agar seluruh

anggota organisasi dapat melaksanakan SOP tersebut

dengan penuh tanggung jawab.

e. Penerapan SOP penyimpanan, penggunaan, dan

pencatatan sumber daya dalam aktivitas instansi sehari-

hari, serta aktivitas monitoring atas penyelenggaraan SOP

tersebut.

f. Penyusunan dan penyampaian laporan

pertanggungjawaban penyimpanan sumber daya

pencatatannya secara periodik oleh petugas yang

bertanggungjawab.


g. Pelaksanaan reviu periodik atas penetapan petugas yang

bertanggung jawab dalam tugas penyimpanan sumber

daya dan pencatatannya. Kegiatan ini ditindaklanjuti

dengan proses pemutakhiran yang diperlukan dalam hal

terdapat ketidaksesuaian antara kondisi dengan kriteria

yang telah ditetapkan sebelumnya.

h. Pelaksanaan pembandingan berkala (rekonsiliasi) antara

sumber daya dengan catatannya untuk menentukan

kesesuaiannya. Apabila terdapat ketidaksesuaian antara

sumber daya dengan catatannya, agar dilakukan audit

untuk memperoleh kejelasan tentang hal tersebut, antara

lain menyangkut berapa jumlah dan nilai ketidaksesuaian,

kapan dan bagaimana terjadinya selisih, apa

penyebabnya, siapa yang melakukan, siapa yang

bertangung jawab dan bagaimana penyelesaian

permasalahan tersebut yang seharusnya ditempuh,

termasuk upaya pencegahannya di kemudian hari.

3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)

Penyelenggaraan pengendalian intern perlu selalu

dipantau dan dievaluasi secara terus menerus untuk dapat

mengetahui apakah pengendalian intern tersebut telah

terselenggara dengan baik, sesuai dengan yang diharapkan

atau masih memerlukan perbaikan. Pemantauan dibutuhkan

karena lingkungan internal maupun eksternal organisasi

selalu berubah, sehingga pengendalian intern pun perlu

selalu disesuaikan dengan perubahan. Dengan demikian,

sistem pengendalian intern akan memerlukan

pengembangan yang berkelanjutan.


Demikian pula halnya dengan kegiatan pengendalian

sub unsur Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan

Pencatatannya. Bentuk kegiatan pengendalian ini juga

memerlukan pengembangan yang berkelanjutan.

Pada tahap awal penyelenggaraan SPIP, pemantauan

penyelenggaraan kegiatan pengendalian dilaksanakan oleh

Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP. Pada periode di saat

penyelenggaraan SPIP telah berjalan dengan baik,

pemantauan menjadi bagian yang integral dari sistem

pengendalian intern.

Langkah-langkah yang diperlukan dalam

pengembangan berkelanjutan atas penyelenggaraan

kegiatan pengendalian sub unsur Akuntabilitas terhadap

Sumber Daya dan Pencatatannya minimal sebagai berikut:

a. Setiap langkah dalam pembangunan/penyelenggaraan

kegiatan pengendalian didokumentasikan untuk

memudahkan penelusuran kembali;

b. Penerapan kegiatan pengendalian dipantau secara terus

menerus;

c. Secara periodik, efektivitas penerapan kegiatan

pengendalian dievaluasi;

d. Berdasarkan hasil pemantauan dan evaluasi, area-area

yang memerlukan perbaikan diidentifikasi dan dijadikan

umpan balik bagi pengembangan dan peningkatan

kegiatan pengendalian lebih lanjut.


C. Tahap Pelaporan

Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan

penyelenggaraan sub unsur perlu didokumentasikan.

Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang

tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan

penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi:

1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari:

a. Kegiatan pemahaman, yang antara lain mencakup:

1) kegiatan sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat

kerja, dan kelompok diskusi terfokus) mengenai

pentingnya penerapan Akuntabilitas terhadap Sumber

Daya dan Pencatatannya;

2) kegiatan penyampaian pemahaman melalui website,

multimedia, literatur, dan media lainnya.

b. Kegiatan pemetaan keberadaan dan penerapan

infrastruktur, yang antara lain mencakup:

1) persepsi menurut pegawai atas pentingnya penerapan

dan pelaksanaan akuntabilitas terhadap sumber daya

dan pencatatannya;

2) persiapan penyusunan kebijakan, prosedur, dan

mekanisme akuntabilitas terhadap sumber daya, serta

pencatatannya;

3) masukan atas rencana tindak yang tepat untuk

internalisasi penerapan akuntabilitas terhadap sumber

daya dan pencatatannya.

c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang mencakup

penyusunan kebijakan, prosedur, dan mekanisme

akuntabilitas terhadap sumber daya, serta pencatatannya.


d. Kegiatan internalisasi, yang mencakup kegiatan dalam

rangka pemantapan penyelenggaraan sistem

pengendalian intern sub unsur Akuntabilitas terhadap

Sumber Daya dan Pencatatannya, dalam kegiatan

operasional sehari-hari di lingkungan instansi pemerintah

masing-masing. Dalam internalisasi, kegiatannya antara

lain sosialisasi kebijakan dan prosedur dalam rangka

memastikan bahwa pegawai yang ditunjuk telah

menerima informasi dan memahami kebijakan dan

prosedur, serta pelaksanaan kebijakan dan prosedur itu

sendiri.

e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan yang mencakup

kegiatan pemantauan dan upaya meningkatkan efektivitas

akuntabilitas terhadap sumber daya serta pencatatannya.

2. Hambatan kegiatan

Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan

kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya tujuan

kegiatan tersebut, penyebabnya dijelaskan penyebab

terjadinya hambatan.

3. Saran

Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan

pelaksanaan kegiatan yang memerlukan pemecahan

masalah agar kejadian serupa tidak berulang dan guna

peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan agar

realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.


4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya

Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan

atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode

sebelumnya.

Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi

penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan

penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum

Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi

tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan

kepada pimpinan instansi pemerintah sebagai bentuk

akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP

di instansi pemerintah terkait.


BAB IV

PENUTUP

Penyelenggaraan Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan

Pencatatananya merupakan bagian dari penyelenggaraan SPIP

yang dilaksanakan oleh manajemen instansi pemerintah sebagai

bentuk kegiatan pengendalian atas risiko yang dihadapi.

Penyelenggaraan Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan

Pencatatannya diawali dengan pemahaman bersama.

Pembangunan infrastruktur yang dibutuhkan untuk

menyelenggarakan kegiatan pengendalian didasarkan pada hasil

pemetaan setelah mempertimbangkan hasil penilaian risiko. Setelah

infrastruktur dibangun, selanjutnya adalah bagaimana kegiatan

pengendalian dijalankan. Pelaksanaan kegiatan pengendalian

secara konsisten harus menjadi suatu komitmen bersama seluruh

jajaran di instansi pemerintah terkait. Selanjutnya, agar


Pencatatannya dapat selalu sesuai dengan kebutuhan, perlu

dilakukan pengembangan berkelanjutan.

Pedoman ini disusun untuk memberikan acuan praktis bagi

pimpinan instansi pemerintah dalam membangun dan

menyelenggarakan Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan

Pencatatannya di lingkungan instansi yang dipimpinnya. Hal-hal

yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan mendasar

yang berlaku secara umum bagi seluruh instansi pemerintah, yang

minimal harus dipenuhi dalam penyelenggaraan Akuntabilitas

terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya. Instansi pemerintah

hendaknya dapat mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang

perlu diambil, sesuai dengan kebutuhan organisasi, dengan tetap

mengacu dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-

undangan yang berlaku.


Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik-praktik sistem

pengendalian intern, pedoman ini akan disesuaikan secara terus

menerus.

3.10 Modul SPIP Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya

Government & Nonprofit

Transcript of 3.10 Modul SPIP Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya