3 Bab 3

Metode Perancangan Sistem

3.1 Metode Perancangan Sistem Prototype Model

Dalam pengembangan sistem informasi persediaan barang

pada toko besi dan bangunan Sederhana menggunakan metode

prototype. Dengan metode prototype ini pengembang dan

pengguna dapat saling berinteraksi selama proses pembuatan

sistem.

Terkadang pengguna sistem hanya memberikan beberapa

kebutuhan umum software tanpa detil input, proses atau detil

output. Di lain waktu mungkin dimana tim pembangun tidak

yakin terhadap efisiensi dari algoritma yang digunakan, tingkat

adaptasi terhadap sistem operasi atau rancangan form user

interface. Ketika situasi seperti ini terjadi model prototype sangat

membantu proses pembangunan software. Proses pada model

prototype yang digambarkan pada gambar 3.1, bisa dijelaskan

sebagai berikut (Sommerville, 2004):

1. Pengumpulan kebutuhan: Pengembang dan Pengguna

sistem bertemu dan menentukan tujuan umum, kebutuhan

yang diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan

dibutuhkan berikutnya. Detil kebutuhan mungkin tidak

dibicarakan disini, pada awal pengumpulan kebutuhan.

19  

20  

2. Perancangan: Perancangan dilakukan cepat dan rancangan

mewakili semua aspek software yang diketahui, dan

rancangan ini menjadi dasar pembuatan prototype.

3. Evaluasi prototype: Pengguna sistem mengevaluasi

prototype yang dibuat dan digunakan untuk memperjelas

kebutuhan software.

Gambar 3.1 Metode Prototype (Sommerville, 2004)

3.2 Proses Bisnis Toko besi dan bangunan sederhana yang terletak di kota

Daruba kecamatan Morotai Selatan, Halmahera Utara merupakan

sebuah perusahaan dagang. Sebagai perusahaan dagang toko ini

menyediakan berbagai macam barang dagang seperti misalnya

semen, seng, seng galvarom, triplek, cat, dan kebutuhan bahan

bangunan lainnya. Dalam hal penjualan toko besi dan bangunan

sederhana melayani pembayaran secara tunai maupun kredit

(untuk pelanggan tertentu).

Untuk pemenuhan kebutuhan persediaan, toko besi dan

bangunan Sederhana memiliki beberapa supplier dari dua kota

yang berbeda. Toko mengambil dari supplier yang berasal dari

  

21  

Makasar untuk memenuhi persediaan semen dan supplier dari

Surabaya memasok barang penting lainnya. Karena jarak yang

jauh dari para supplier maka toko besi dan bangunan Sederhana

memesan tiga minggu hingga satu bulan sebelum persediaan di

gudang habis.

Setelah barang dagang yang dipesan tiba, maka semua

barang akan disimpan ke dalam gudang dan pihak toko

membayar ke supplier. Kemudian jumlah persediaan barang dan

nota- nota pembelian akan dicatat secara manual dengan

microsoft excel dan di catat kedalam buku sebagai arsip dan

laporan toko.

3.2.1 Prosedur Persediaan Barang

1. Toko besi dan bangunan Sederhana melakukan pembelian

barang dagang untuk memenuhi persediaan barang

dagang dalam gudang.

2. Barang dagang dibeli pada saat persediaan didalam

gudang sudah mencapai batas minimal tertentu. Dilihat

dari setiap pencatatan persedian.

3. Pencatatan pemesanan dilakukan pada saat toko

melakukan pembelian dan saat barang dagang sudah tiba.

Pencatatan ditulis pada Microsoft excel, pada kolom

persediaan bertambah/ masuk pada masing-masing tabel

jenis barang yang dipesan.

 

22  

4. Pada saat barang terjual maka akan dicatat pada kolom

microsoft excel sebagai persediaan berkurang/ keluar pada

tabel jenis barang yang laku terjual.

5. Untuk mengetahui sisa jumlah persediaan digudang maka

pihak toko akan melihat dari jumlah barang dagang yang

dibeli ditambahkan dengan persediaan awal dan dikurangi

barang yang laku terjual.

  

23  

3.2.2 Flowchart Proses Bisnis

Gambar 3.2 Flowchart Proses Bisnis

• Toko menyediakan barang dagang untuk dijual kepada para

konsumen. Pembayaran untuk konsumen dilayani dengan

dua cara yaitu dengan cara tunai dan kredit. Untuk memenuhi

jumlah persediaan barang dagang pihak toko membelinya

 

24  

dari dua supplier yang berbeda, persediaan semen di ambil

dari supplier yang berada di Makasar dan barang

kelengkapan lainnya di beli dari supplier yang berada di

Surabaya. Setelah melakukan pemesanan maka pihak toko

akan menerima barang pesanan dalam waktu yang

ditentukan. Setelah menerima barang pesanan maka barang

pesanan akan di masukan ke dalam gudang sebagai barang

persediaan toko. Maka setelah itu toko akan segera

melakukan pembayaran kepada supplier dan mencatat nota

sebagai pembukuan.

3.2.3 Rancangan Sistem

Data Flow Diagram

Level 0

Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level 0

• Karyawan memasukan laporan transaksi toko antara lain

laporan persediaan awal, penjualan dan pembelian ke

aplikasi kemudian sistem informasi persediaan barang akan

mengolah data inputan dari karyawan menjadi laporan

  

25  

transaksi yang lengkap untuk pemilik. Maka pemilik dapat

menentukan untuk pembelian persediaan barang yang harus

dilakukan, mengetahui keuntungan yang diperoleh serta data

barang mana yang harus selalu di jaga ketersediaannya

digudang karena dianggap menguntungkan meskipun

kertersediaan barangnya sedikit dan karywan akan menerima

mengetahui data pesanan selanjutnya.

Data Flow Diagram

Level 1

Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level 1

Karyawan memasukan laporan-laporan transaksi sebagai arsip ke

aplikasi. Kemudian aplikasi menyimpan data dari laporan yang

dimasukan ke database yang tersedia. Aplikasi juga melakukan

proses klasisfikasi barang dagang yang nantinya akan digunakan

 

26  

dalam analisis ABC dari data penjualan yang ada. Aplikasi akan

memberikan laporan transaksi yang terjadi selama periode

tertentu dan informasi persediaan barang dagang yang tersisa

secara lengkap.

Data Flow Diagram Level 2

Menginput Data

Karyawan

1. 1Login ke aplikasi

User name Pasword

Aplikasi

Akses

Data Login Karyawan

1. 2Memasukan Data Barang

Hak akses

Tabel Penjualan

Tabel Pembelian

Persediaan dan

Transaksi

Tabel Stok

Tabel Suplier

TabelPemesanan

Barang Masuk

Barang Keluar

Stok

Suplier

Pesanan

Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 2 Menginput Data

• Untuk input data karyawan membutuhkan hak akses dari

aplikasi dengan mengisikan username dan password yang

sudah di sediakan. Setelah karyawan berhasil login sistem

mereka dapat memulai untuk memasukan data-data transaksi

  

27  

dan persediaan ke dalam aplikasi yang akan diteruskan ke

masing-masing tabel oleh aplikasi.

Data Flow Diagram Level 2

Menyimpan Data

Gambar 3.6 Data Flow Diagram Level 2 Menyimpan Data

• Aplikasi menyimpan data transaksi yang telah dimasukan ke

dalam masing- masing tabel dalam database. Data-data ini

akan digunakan untuk melakukan beberapa proses

perhitungan laba kotor serta perhitungan analisis ABC yang

nantinya menjadi laporan untuk pemilik.

 

28  

Data Flow Diagram Level 2

Pengklasifikasian Data

Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 2 Pengklasifikasian Data

• Database memberikan data-data transaksi yang sudah

disimpan sebelumnya ke aplikasi. Sehingga aplikasi akan

mengolah data dari data perhitungan penjualan untuk

mengklasifikasikan barang dagang dengan menggolongkan

masing-masing barang sesuai dengan tingkat penjualan untuk

menentukan barang apa saja yang terdapat pada kelompok A/

B/ C.

  

29  

Data Flow Diagram Level 2

Output Data

Gambar 3.8 Data Flow Diagram Level 2 Output Data

• Semua hasil dari pengolahan data yang dilakukan oleh sistem

akan di laporakan ke pemilik. Dengan begini maka pemilik

dapat mengetahui sejauh mana hasil kinerja dari toko dan

dapat memutuskan tindakan yang perlu dilakukan

selanjutnya untuk mencapai hasil yang maksimal.

 

30  

3.2.4 Analisis Kebutuhan

Proses untuk melengkapi bahan-bahan penelitian

dilakukan pengumpulan data sebagai bahan penelitian. Teknik

yang digunakan oleh penulis dalam pengumpulan data adalah:

3.2.5 Wawancara

Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan

dengan cara tanya jawab langsung dengan pemilik yang terkait di

dalamnya. Wawancara dilakukan kepada Bapak Yudianto

Wibisono pemilik utama dan Bapak Didit Fajar Aditya Purnomo

pemilik ke dua Toko Besi dan Bangunan Sederhana. Wawancara

yang dilakukan mengenai manajemen persediaan yang terjadi

pada pada Toko Besi dan Bangunan Sederhana bertujuan untuk

menentukan kebutuhan yang harus dipenuhi untuk merancang

aplikasi yang akan dibangun.

3.2.6 Studi literatur

Studi Literatur, adalah Pencarian data dan informasi pada buku-

buku/kepustakaan sebagai bahan referensi yang berhubungan

dengan materi penelitian, seperti definisi persediaan oleh

Rudianto (2008), manajemen sediaan oleh J.David Viale(2000)

dan metode analisis ABC oleh Heizer dan render (2005).

  

31  

3.2.7 Perancangan

Desain Antar Muka

Gambar 3.9 Desain Form Login

Penggunaan sistem informasi persediaan mengharuskan

setiap pengguna untuk melakukan login pada aplikasi untuk

mengoperasikan.

Gambar 3.10 Desain Form Persediaan Barang

 

32  

Gambar 3.10 adalah desain Form Persediaan Barang, ini

adalah form untuk mengisikan data barang yang masuk ke dalam

gudang toko. Semua data yang telah dimasukan akan disimpan

kedalam database. Yang bisa dilakukan didalam form ini adalah

memasukan, memperbarui, menghapus, dan menyimpan semua

data barang.

Gambar 3.11 Desain Form Penjualan

Pada Form Desain Penjualan semua data dimasukan guna

untuk mengetahui perhitungan sisa persediaan dalam gudang dan

data penjualan akan digunakan untuk menghitung berbagai

laporan-laporan selanjutnya.

  

33  

Gambar 3.12 Desain Form Pemesanan

Gambar 3.12 merupakan Desain Form Pemesanan. Form

pemesanan berguna untuk melihat apakah kita sedang melakukan

pemesanan barang dagang atau tidak.

Gambar 3.13 Desain Form Pembelian

 

34  

Pada Desain Form Pembelian ini digunakan untuk

mengetahui jumlah pengeluaran toko, jenis barang yang dibeli,

dan pada supplier mana toko mengambil barang dagang untuk

catatan toko besi dan bangunan.

Gambar 3.14 Desain Lihat Pesanan

Desain Form Lihat Pesanan adalah tampilan dari tombol

lihat pesanan yang ada pada Desain Form Pembelian. Daftar

pesanan barang yang dipesan akan ditampilkan dan kita bisa

melihat kecocokan tanggal dari jadwal yang sudah ditentukan

pada form pemesanan dengan tanggal dimana kita menerima

barang yaitu tanggal pada Desain Form Pembelian.

  

35  

Gambar 3.15 Desain Form Supplier

Gambar 3.15 adalah Desain Form Supplier untuk

mengisi dan melihat data para supplier.

Gambar 3.16 Desain Form Riwayat Transaksi

 

36  

Gambar 3.16 adalah Desain Form Riwayat Transaksi

yang akan menunjukan semua daftar transaksi yang telah

dilakukan baik penjualan maupun pembelian dan persediaan

awal.

Gambar 3.17 Desain Perhitungan Laba Kotor

Pada gambar 3.17 Desain Form Perhitungan Laba

Kotor kita bisa melihat laba kotor dari toko besi Sederhana ini

secara periodik waktu tertentu. Form Perhitungan Laba Kotor ini

menghitung seluruh barang yang ada berdasarkan kelas analisis

ABC yang sudah ada.

  

37  

 

Gambar 3.18 Desain Output Analisis ABC

Gambar 3.18 adalah Desain Output Analisis ABC yang

menentukan barang mana yang harus selalu di jaga

ketersediaannya didalam gudang. Berdasarkan kelas A, B, dan C.