27. Perwali Tata Kearsipan

download 27. Perwali Tata Kearsipan

of 65

  • date post

    09-Jul-2016
  • Category

    Documents

  • view

    327
  • download

    18

Embed Size (px)

Transcript of 27. Perwali Tata Kearsipan

  • WALIKOTA BATU

    PERATURAN WALIKOTA BATU NOMOR 27 TAHUN 2012

    TENTANG

    TATA KEARSIPAN

    DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

    WALIKOTA BATU,

    Menimbang : a. bahwa dalam rangka meningkatkan dan

    memperlancar penyelenggaraan pemerintahan dan

    pembangunan, perlu dilakukan penataan kearsipan

    sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan

    teknologi sehingga berdaya guna dan berhasil guna;

    b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana

    dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan

    Peraturan Walikota Batu tentang Tata Kearsipan;

    Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang

    Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari

    Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (Lembaran Negara

    Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75,

    Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

    Nomor 3851);

    2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2001 tentang

    Pembentukan Kota Batu (Lembaran Negara Republik

    Indonesia Tahun 2001 Nomor 91, Tambahan

    Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4118);

    3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

    Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik

    Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan

    Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437)

    sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir

    dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008

    tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang

    Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan

    Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia

    Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara

    Republik Indonesia Nomor 4844);

    4. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

    Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia

    Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran

    Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

  • 5. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang

    Pembentukan Peraturan Perundang-undangan

    (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011

    Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik

    Indonesia Nomor 5234);

    6. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012

    tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43

    Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara

    Republik Indonesia Nomor 53, Tambahan Lembaran

    Negara Republik Indonesia Nomor 5286);

    7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 38

    Tahun 2005 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan

    Departemen Dalam Negeri;

    8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 53 Tahun

    2011 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah;

    9. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun

    2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas

    di Lingkungan Pemerintah Provinsi;

    10. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26

    Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan di lingkungan

    Pemerintah Provinsi Jawa Timur;

    11. Peraturan Gubernur Nomor 23 Tahun 2011 tentang

    Pedoman Pengelolaan Arsip Vital di Lingkungan

    Pemerintah Provinsi Jawa Timur;

    12. Peraturan Daerah Kota Batu Nomor 3 Tahun 2008

    tentang Urusan Pemerintahan Daerah Kota Batu;

    13. Peraturan Walikota Batu Nomor 71 tahun 2009

    Tentang Penjabaran Tugas Fungsi Kantor

    Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi Kota

    Batu;

    14. Peraturan Walikota Batu Nomor 38 Tahun 2010

    Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan

    Pemerintah Kota Batu;

    MEMUTUSKAN:

    Menetapkan : PERATURAN WALIKOTA TENTANG TATA KEARSIPAN.

    BAB I

    KETENTUAN UMUM

    Pasal 1

    Dalam Peraturan Walikota ini yang dimaksud dengan:

    1. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Daerah

    Kota Batu.

    2. Walikota adalah Walikota Batu.

    3. Wakil Walikota adalah Wakil Walikota Batu.

  • 4. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya

    disingkat DPRD adalah Badan Legislatif Daerah

    Kota Batu.

    5. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah

    Kota Batu.

    6. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya

    disingkat SKPD adalah Sekretariat Daerah,

    Sekretariat DPRD, Dinas, Badan, Kantor Daerah

    dan Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan dan

    Kelurahan, dan Satuan Polisi Pamong Praja

    Pemerintah Kota Batu.

    7. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya

    disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh

    atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh

    Pemerintah Kota Batu melalui penyertaan secara

    langsung yang berasal dari kekayaan Pemerintah

    Kota Batu yang dipisahkan.

    8. Kantor Perpustakaan, Kearsipan, dan Dokumentasi

    adalah Kantor Perpustakaan, Kearsipan, dan

    Dokumentasi Kota Batu.

    9. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

    berbagai bentuk dan media sesuai dengan

    perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

    yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,

    pemerintah daerah, lembaga pendidikan,

    perusahaan, organisasi politik, organisasi

    kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

    pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa

    dan bernegara.

    10. Arsip dinamis adalah arsip yang masih

    dipergunakan secara langsung dalam kegiatan

    pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu

    tertentu.

    11. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi

    penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.

    12. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi

    penggunaannya telah menurun.

    13. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh

    pencipta arsip karena memiliki nilai guna

    kesejarahan, telah habis retensinya, dan

    berketerangan dipermanenkan yang telah

    diverifikasi basik secara langsung maupun tidak

    langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia

    (ANRI) dan/atau lembaga kearsipan.

    14. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya

    merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan

    operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui,

    dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

    15. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta

    arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab

    mengolah semua arsip yang berkaitan dengan

    kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

  • 16. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada SKPD yang

    mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam

    penyelenggaraan kearsipan.

    17. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses

    pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif,

    dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan,

    dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

    18. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian

    arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis

    meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,

    pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan

    publik dalam suatu sistem kearsipan.

    19. Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga

    keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik

    fisik maupun informasinya.

    20. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam

    suatu himpunan yang tersusun secara sistematis

    dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya

    sehingga menjadi satu berkas karena memiliki

    hubungan informasi, kesamaan jenis atau

    kesamaan masalah dari suatu unit kerja.

    21. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian

    arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis

    meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,

    pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan

    publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.

    22. Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur

    yang sistematis dan terencana yang bertujuan

    untuk memberikan perlindungan dan

    menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat

    darurat atau setelah terjadi musibah.

    23. Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan

    yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.

    24. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat

    JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya

    jangka waktu penyimpanan arsip atau retensi, jenis

    arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi

    tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan,

    dinilai kembali, atau dipermanenkan yang

    dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan

    penyelamatan arsip.

    BAB II

    PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

    Pasal 2

    (1) Penyelenggaraan kearsipan di tingkat kota

    merupakan tanggung jawab Walikota sesuai

    kewenangannya.

  • (2) Penyelenggaraan kearsipan di tingkat kota

    sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi

    kegiatan:

    a. pembinaan kearsipan; dan

    b. pengelolaan arsip.

    (3) Penyelenggaraan kearsipan di lingkungan

    Pemerintah Kota Batu mengacu kepada

    penyelenggaraan kearsipan di tingkat nasional.

    BAB III

    PEMBINAAN KEARSIPAN

    Pasal 3

    (1) Kantor Perpustakaan, Kearsipan, dan Dokumentasi

    bertanggung jawab melakukan pembinaan

    kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan

    Pemerintah Kota Batu.

    (2) Unit kearsipan pada masing-masing SKPD dan

    BUMD bertanggung jawab melakukan pembinaan

    internal dalam pengelolaan arsip di lingkungannya.

    BAB IV

    PENGELOLAAN ARSIP

    Pasal 4

    (1) Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam

    Pasal 2 ayat (2) huruf b terdiri atas:

    a. pengelolaan arsip dinamis; dan

    b. pengelolaan arsip statis.

    (2) Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip

    vital, arsip aktif, dan arsip inaktif.

    (3) Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab

    SKPD.

    (4) Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab

    Kantor Perpustakaan, Kearsipan, dan Dokumentasi.

    Pasa