2. Strategic Project Management Rev 1

68
MANAJEMEN PROYEK STRATEGIS MANAJEMEN PROYEK DALAM KERANGKA PENCAPAIAN TUJUAN STRATEGIS PERUSAHAAN

description

2. Strategic Project Management Rev 1

Transcript of 2. Strategic Project Management Rev 1

MANAJEMEN PROYEK STRATEGIS

MANAJEMEN PROYEK DALAM KERANGKA

PENCAPAIAN TUJUAN STRATEGIS PERUSAHAAN

MANAJEMEN PROYEK STRATEGIS

• PENDAHULUAN• KERANGKA MANAJEMEN

STRATEGIS• IMPLEMENTASI

PENDAHULUAN

Arti

• Mengimplementasikan rencana strategis berbasis proyek sehingga tercapai tujuan strategis

Penggunaan

1. Memanfaatkan Peluang2. Menyelesaikan Masalah

Kesenjangan

• Mengidentifikasi kesenjangan antara kenyataan sekarang dan harapan

Solusi

• Usaha dan langkah langkah untuk menutup kesenjangan sehingga harapan menjadi kenyataan

Memanfaatkan Peluang

1. Arah dan Pilihan Strategi2. Dorongan Strategi3. Alur Strategi4. Ukuran Kinerja

Indicators of SBU Strength and Market Attractiveness

Strategy Guidelines Based on Directional Policy Matrix

Pemanfaatan Peluang• Business Dev Projects

– New Products– New Markets– Selling more to exixtsing customers– New Value cretaing – New distribution cahnnels– New Technologies

• Change Management• Akusisi, aliansi dan Joint venture

– Akusisi– Alliansi dan Joint Venture

• Perbaikan Operasional– Perluasan– Penghematan Biaya

Menyelesaikan masalah

• Keadaan yang diinginkan• Keadaan sekarang• Identifikasi masalah• Mencari Solusi• Memilih Solusi Paling Tepat

Vision and Goal Achievement Cycle

The Discipline of Successful Execution

Benefit/Learning

Management

Benefit/Learning

Management

ProgramManagement

ProgramManagement

Solution

Management

Solution

Management

Program & ProjectManagement

Strategic Management

ProjectManagement

ProjectManagement

Dreams/Vision

Dreams/Vision

1

2

3

4

5

6

Strategy-driven Project Management®

Problem Management

Problem Management

Level 1 feedback

Level 2 feedback

Level 3 feedback

Goals Performance Indicators

Policy, strategy, criteria

Program, Budget, schedule

Project Standard Manual Close out and Transition/implementation

New dream

Hari G Soeparto©2002

Portfolio Project Management

EnterpriseEnvironmental Factor

4. Dari Strategi Menuju Realisasi yang Berhasil

Strategic Project Management

• Strategic project management is the term lately used by researchers and practitioners of project and program management to refer to the effective and efficient management of project-based organizations

• Strategic project management focuses on the best utilization and alignment of the resources of the project-based organization to meet its vision and goals.

• Strategic project management focuses on the providing means to the management enabling them to provide guidance for more than one project at a time in a way that the strategic intent of the project-based organization is met

Masalah

• Banyak proyek-proyek yang telah dan sedang di laksanakan akan tetapi tidak memberikan manfaat yang berarti bagi organisasi yang melaksanakannya, karena proyek proyek hanya terfokus kepada proses pelaksanaan proyek kurang memperhatikan manfaat yang lebih luas secara strategis dari proyek tersebut

Apa Manajemen Proyek Strategis itu?

• "Penggunaan pengetahuan manajemen proyek, keterampilan, alat dan teknik yang tepat dalam konteks tujuan dan sasaran perusahaan sehingga deliverable proyek akan memberikan kontribusi nilai bagi perusahaan dengan cara yang dapat diukur" (Callahan & Brooks, 2004, p 23).

• "Proses yang memperhitungkan cara perusahaan melakukan bisnis, memungkinkan untuk kemungkinan hasil yang signifikan dengan risiko yang lebih sedikit" (Callahan & Brooks, h. 30).

Asal Manajemen Proyek Strategis?

• Manajemen proyek strategis terdiri dari kegiatan dalam memilih, mengelola dan mengukur hasil proyek untuk memastikan nilai yang optimal bagi suatu organisasi.

• Semua proyek dilakukan oleh sebuah organisasi harus memenuhi seperangkat kriteria yanng ditetapkan oleh pemimpin organisasi untuk memastikan keselarasan dengan visi strategis organisasi.

Elemen Utama Manajemen Proyek Strategis• Pastikan bahwa semua proyek selaras secara strategis –

– Menurut penelitian Stanleigh ditemukan 68 persen organisasi tidak ada pendekatan sistematis untuk memprioritaskan proyek-proyek atau menghubungkan mereka dengan tujuan perusahaan dan strategis." (Stanleigh, h. 2).

• Menciptakan pemfokusan budaya Manajemen Proyek – – Stanleigh menjelaskan perlunya budaya manajemen

proyek untuk menyebar dalam sebuah organisasi dari tim kepemimpinan eksekutif sampai tenaga bantuan administratif (Stanleigh, p. 4).

• Menerapkan praktek-praktek Manajemen Proyek Strategis terbaik – – penelitian Stanleigh menunjukkan bahwa sangat sedikit

penerapan Project Managerment Office dalam organisasi "tidak menganggap lesson learned sebagai penting dalam tugas mereka secara keseluruhan" (Stanleigh, hal 4).

• Buat sistem pengukuran proyek strategis – – penelitian Stanleigh menunjukkan pandangan yang

sangat taktis untuk pengukuran manajemen proyek. Hasil survei menunjukkan bahwa proyek kebanyakan organisasi 'sistem pengukuran keberhasilan manajemen hanya didorong pengukuran taktis seperti "proyek tepat waktu, proyek-proyek sesuai anggaran, persyaratan ruang lingkup dicapai, persyaratan pelanggan dipenuhi dan mencapai semua delivery milestone" (Stanleigh, hal 5).

(Stanleigh-2006)

Kerangka SPM • 1 Alignment Strategis Proyek -.

– Suatu organisasi harus memastikan bahwa setiap proyek yang dilakukan sejalan dengan tujuan dan sasaran organisasi . Untuk melakukan ini, tim pemimpinan eksekutif perlu terlibat dalam penentuan prioritas dan seleksi proyek serta definisi hasil proyek. DSalam kerangka SPM dijelaskan lebih rinci merupakan bagian selanjutnya dalam kuliah ini.

• 2 Kembangkan Budaya Manajemen Proyek – – Sebuah organisasi harus memulai sesi pelatihan untuk

melatih personil tentang pentingnya manajemen proyek dan alat-alat dan metodologi yang digunakan untuk mengelola proyek. Budaya manajemen proyek membantu untuk menciptakan kerja sama tim, pemahaman tanggung jawab, dan akuntabilitas dalam organisasi.

• 3 Lakukan Praktik Terbaik – – Setiap organisasi perlu membuat dokumen 'praktik

terbaik' manajemen proyek untuk menjelaskan metodologi yang digunakan dalam memilih dan mengelola proyek. Dokumen ini seharusnya tidak hanya garis besar prosedur yang akan digunakan untuk mengelola proyek, tetapi juga informasi yang harus dikumpulkan selama dan setelah proyek untuk memastikan pengetahuan yang diperoleh selama proyek ini diteruskan.

Kerangka SPM (2)• 4 Melacak dan Mengukur Proyek dan Hasil -.

– Salah satu aspek yang lebih penting dari PMBOK adalah 'mengendalikan "proyek. Proses yang digunakan untuk mengontrol proyek yang sangat baik didefinisikan sebagai mekanisme pelacakan dan pelaporan proyek-proyek. Meskipun demikian ada bidang yang perlu ditingkatkan penekanannya, seperti mengukur ROI, ROC dan pengukuran berbasis nilai lain yang akan membantu organisasi untuk mengukur dan melaporkan bahwa proyek tersebut telah memberikan nilai tambah.

• 5 Buat Saluran Komunikasi Terbuka – Merupakan kunci untuk implementasi dan praktek yang

sukses dalam SPM dan manajemen proyek. Tanpa komunikasi yang terbuka dan jujur di seluruh organisasi, proyek dapat dipastikan tidak berhasil seperti diharpakan dan sangat mungkin gagal untuk sama sekali.

KERANGKA MANAJEMEN PROYEK STRATEGI

GOAL

INITIATIVES

OBJECTIVES

PROGRAM & PROJECTS

INTERNAL ASSESSMENT

STRATEGY

INITIATE

ANALYSE

DESIGN

BUILD

VALIDATE

IMPLEMENT

BUSINESS

CASE

ONGOING

METRICS

LESSON

LEARNED

PRIORITIZATION

APPROVAL

ANAYSIS

STRATEGIC MANAGEMENT

PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT

PROGRAM/PROJECT MANAGEMENT

23

Manajemen Proyek Strategis

24

1. TAHAP STRATEGI

• PENETAPAN: – MISI/VISI– KINERJA

• KEPUASAN PELANGGAN• KEBERHASILAN FINANSIIL

– PROSES USAHA• MARKETING• PROPOSAL• DEAL CLOSING• PELAKSANAAN PROYEK• PENUTUPAN

25

TAHAP STRATEGI (2)• ASSET YANG DIPERLUKAN

– INTELLECTUAL• RELATIONSHIP• ORGANIZATIONAL• HUMAN RESOURCES

– FINANSIAL• FISIK• MONETER

• TARGET DAN SASARAN• ANALISIS KESENJANGAN

26

TAHAPAN STRATEGI (3)• ANALISIS KESENJANGAN• INITIATIVE/USULAN PROYEK

PROYEK• SELEKSI DAN PRIORITASI

– MENUNJANG SASARAN STRATEGIS– BATASAN ANGGARAN– KETERSEDIAAN SUMBER DAYA

• DAFTAR PROYEK PROYEK YANG DISEPAKATI UNTUK LAKSANAKAN

27

2.TAHAP PELAKSANAAN

• PERSIAPAN PELAKSANAAN– PENYIAPAN SUMBER DANA– PENYIAPAN PRASARANA PELAKSANAAN PROYEK– PELAKSANAAN PROYEK– PENGENDALIAN DAN MONITOR– PENUTUP

• PELAKSANAAN– INISIASI– PERENCANAAN PROYEK – PELAKSANAAN– MONITOR DAN PENGENDALIAN– PENUTUPAN

28

3. TAHAP PENGGUNAAN

• PENGGUNAAN• PEMELIHARAAN

1. TAHAP STRATEGI

PERUBAHAN PARADIGMA

MISI/VISI

• Misi– Raison d’etre

• Visi– How will our company be in the

future

Asset Proses

Kinerja

KINERJA

KINERJA

• KEPUASAN PELANGGAN• KEBERHASILAN FINANSIIL

PROSES USAHA

1. MARKETING2. PROPOSAL3. DEAL CLOSING4. PELAKSANAAN PROYEK5. PENUTUPAN

ASSET

INTELLECTUAL

• RELATIONSHIP• ORGANIZATIONAL• HUMAN RESOURCE

FINANSIAL

• FISIK• MONETER

GOAL

• KEPUASAN PELANGGAN• KEUNTUNGAN PERUSAHAAN• EFEKTIFITAS DAN EFESIENSI

PROSES USAHA• PERKEMBANGAN TERUS

MENERUS

KESENJANGANBAGAIMANA SAAT INI PERNYATAAN SASARAN

• KEPUASAN PELANGGAN

• KEUNTUNGAN PERUSAHAAN

• EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI PROSES USAHA

• PERKEMBANGAN TERUS MENERUS

• KEPUASAN PELANGGAN

• KEUNTUNGAN PERUSAHAAN

• EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI PROSES USAHA

• PERKEMBANGAN TERUS MENERUS

40

INVESTMENT INITIATIVE COMPONENT MANAGEMENT

41

Element of Investment Initiative Component

Management• Value• Benefit• Goal• Strategic/Tactical• External/Internal• Longterm/Shortterm

42

Value

• Tujuan /Sarasan• Mutu• Pengorbanan• Batasan• Hambatan

43

MANFAAT

44

Benefit Criteria of Success

• Benefit– Financial Benefit– Non Financial Benefit

• Pengembangan Kemampuan• Pengakuan Brand• Tempat Kerja Pilihan• Sosial• Lingkungan

• Batasan

45

Proses untuk mendapatkan Manfaat

• Identifying • Structuring Benefits• Planning Benefits Realisation• Realising & Tracking Benefits• Evaluation

46

Tools & Techniques to attain the benefit

• Program Architecture• Roadmap• Governance• Stakeholder Management• Financial Framework• Benefit Management• Risk• Communication• Capacity Management

Identifying & Structuring

Benefits

Early Stage Benefit Identification

Planning Benefits

Realisation

Realising & Tracking Benefits

Evaluation

Benefit Owner Identification & Engagement

Detailed Benefit Identification

Benefit Modelling

Benefit Profiling

Benefit Realisation Plan

Benefit Management Strategy

Continual Benefits Management

Post Project Review

48

GOAL

49

Goal Criteria of Success

• Sasaran– Scope– Quality

• Batasan– Time– Cost

50

Process

• Initiation• Plan• Execute• Monitor • Close

51

Tools & Technique• Scope Management• Quality Management• Risk Management• Communication

Management• Integration Management• Resources Management

– Time – Cost – Human Resource – Procurement

• Material• Services

1. Scope Management2. Quality Management3. Risk Management4. Communication

Management5. Integration

Management6. Time 7. Cost 8. Human Resource9. Procurement PMBOK-PMI

52

Dimensi Waktu

• Jangka Pandjang• Jangka Pendek

SELEKSI DAN PRIORITASI

• MENUNJANG SASARAN STRATEGIS

• BATASAN ANGGARAN • KETERSEDIAAN SUMBER

DAYA

• DAFTAR PROJECT YANG DISEPAKATI UNTUK LAKSANAKAN

55

PELAKSANAAN DIPANDANG DARI SUDUT STRATEGIS

56

Taktis -Internal

• Prosess dan Metodologi – Lifecycle proyek dan manajemen prosess

standar• Sarana

– Penjadwalan Proyek dan sarana dan sistem manajemen

• Governance– Project deliverable and milestone based

governance• Metrics and Knowledge

– Project management knowledge center, performance standards and metrics.

57

Taktis-External

• Methodology and process– Internal and external project scope, management

supported by standard schedule, budget and resources communication and reporting process

• Tools– Scope, schedule, budget, resource management,

communication and reporting tools and systems.• Governance

– Project governance communications, and reporting.

• Metrics and Knowledge– Communication for enterprise use with

centralized customer feedback and lessons learned improvement and communications

58

Strategic-Internal • Methodology and process

– Enterprise project reporting, monitoring, analysis and internal and external benchmarking and closed loop improvement processes.

• Tools– Project portfolio management and oversight

tools and systems.• Governance

– Project portfolio governance.• Metrics and Knowledge

– Project portfolio management knowledge center, performance standards and metrics.

59

Strategis-External• Methodology and process

– Enterprise project portfolio quantitative and qualitative analysis and closed loop benefits realization processes.

• Tools– Portfolio performance measurement, benefits

realization, and accountability tools and systems.• Governance

– Project portfolio lifecycle performance governance.

• Metrics and Knowledge– Project portfolio performance standards and

metrics based upon business plan and forecast

2. PELAKSANAAN

PENYIAPAN PELAKSANAAN

• PENYIAPAN SUMBER DANA• PENYIAPAN PRASARANA

PELAKSANAAN PROYEK-PROYEK

• PELAKSANAAN PROYEK PROYEK

• PENGENDALIAN DAN MONITOR• PENUTUP

PELAKSANAAN

• INISIASI• PERENCANAAN PROYEK • PELAKSANAAN• MONITOR DAN PENGENDALIAN

• PENUTUPAN

Benefit Management• Identifikasi Manfaat Strategis• Komitment Stake Holder• Owner ship manfaat yang

diluar Business case• Proses Pengelolaan,

Pengendalian Realisasi Benefit• Penyesuaian diri Business case

bila lingkungan berubah

BUSINESS CASE• Menilai/memperkirakan manfaat bahwa

program/ proyek harus dapat memberikan jawaban atas pertanyaan - 'apakah proyek/program layak dilakukan?'‘

• Dokumentasikan proses identifikasi, pemantauan dan perealisasian manfaat

• Pastikan rencana / proses tersebut digunakan untuk memeperoleh manfaat yang diinginkan

• Tentukan manfaat semula untuk memungkinkan perbandingan dengan manfaat yang diproyeksikan

• Menentukan batas-batas dengan program lain / proyek untuk memastikan bahwa manfaat tidak 'dihitung ganda'.

Benefit Management Process

• Identifying & Structuring Benefits

• Planning Benefits Realisation • Realising & Tracking Benefits • Evaluation

3. TAHAP PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN

FACILITY AND ASSET MANAGEMENT

• EMERGENCY & SECURITY MANAGEMENT

• SAFETY MANAGEMENT• PENGGUNAAN• PEMELIHARAAN FASILITAS

Dimensi Kematangan dan dampaknya terhadap faktor keberhasilan proyek

Kehebatan Operasi

Fokus Strategi

Kepemimpinan terinspiirasi

efisiensi

Kepuasan Pelanggan

Keberhasilan bisnis

Efektivitas Tim

Propek Kedepan

Keberhasilan menyeluruh

Keberhasilan proyek

Manajemen Project