1.MP Pembuatan&Penandatanganan kerjasama final

1

Manual Prosedur

Pembuatan dan Penandatanganan

Piagam Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama

BAAK

Universitas Brawijaya

Kode Dokumen : 090000206020

Revisi : 6

Tanggal : 2 Mei 2014

Disiapkan oleh : Kabag. Kerjasama

Ir. Pudji Usmanto

Dikaji ulang oleh :

Management Representative

Disahkan oleh : Ka BAAK

Dra. Ernani Kusdiantina, MM

2

Daftar Isi

1. Tujuan ………………………………………………………………………………

1

2. Ruang Lingkup ………………………………………………………………………………

1

3. Definisi ………………………………………………………………………………

1

4. Referensi ………………………………………………………………………………

1

5. Garis Besar Prosedur ………………………………………………………………………………

1

6. Bagan Alir ………………………………………………………………………………

2

7. Lampiran ………………………………………………………………………………

4

3

1. Tujuan

Agar pelaksana dan unit-unit yang terkait memahami proses pelaksanaan kerjasama di UB.

2. Ruang Lingkup

Semua bentuk kegiatan kerjasama yang dilakukan Universitas Brawijaya dengan instansi pemerintah, swasta,

dalam dan luar negeri.

3. Definisi

a. Piagam Kesepakatan Bersama adalah kesepakatan kedua belah pihak yang dituangkan secara tertulis ke

dalam bentuk piagam. b. Perjanjian Kerjasama adalah kesepakatan bersama kedua belah pihak yang tertulis secara rinci dalam

bentuk naskah perjanjian kerjasama sebagai tindak lanjut dari piagam kesepakatan bersama.

4. Referensi

a. Undang-undang No. 24/2009 tentang Bendera, Bahasa dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan. b. Undang-undang No. 12/2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan.

c. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.30 tahun 1990 tentang Pendidikan Tinggi d. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No.444/0/1992 tentang Statuta

Universitas Brawijaya

e. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 19/0/1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya

f. Rencana strategis Universitas Brawijaya Tahun 2011-2015

5. Garis Besar Prosedur

a. Rektor memberikan disposisi surat kerjasama ke PR I/PR II/PR III. b. Ka BAAK menerima disposisi surat kerjasama dari PR I/PR II/PR III untuk di proses dan selanjutnya

mendisposisi ke Kabag. Kerjasama. c. Kabag. Kerjasama menerima Disposisi Surat Kerjasama untuk ditindak lanjuti dengan mengadakan

penjajakan dan negosiasi selanjutnya mendisposisi ke Kasubag Kerjasama.

d. Kasubag Kerjasama menerima Disposisi Surat Kerjasama hasil penjajakan dan negosiasi untuk ditindak lanjuti.

e. Kasubag Kerjasama mengkonsep surat kerjasama, membuat draft naskah Piagam Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama.

f. Kabag. Kerjasama, Ka BAAK dan Instansi terkait mengoreksi draft piagam kesepakatan bersama/Perjanjian

Kerjasama. g. Draft yang telah disetujui kedua belah pihak kemudian dilakukan pencetakan piagam kesepakatan

bersama/perjanjian kerjasama. h. Kedua belah pihak melakukan penandatanganan naskah Piagam Kesepakatan Bersama/Perjanjian

Kerjasama. i. Staf Bagian Kerjasama mengirimkan/menyerahkan naskah asli yang telah ditandatangani.

j. Jika Terjadi pemutusan perjanjian ditengah jalan oleh para pihak maka para pihak sepakat untuk

membicarakan lebih lanjut dengan cara menqirimkan surat pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak lainnya/ jika terjadi focre majure yang tidak dapat dihindari maka perjanjian batal demi hukum.

4

6. Bagan Alir

Rektor Ka BAAK Ka Bag Kerjasama Ka Subbag Kerjasama Ka Subbag Kerjasama Ka Bag Kerjasama, Ka BAAK dan Instansi terkait

Setuju

Memberikan disposisi tentang surat kerjasama ke PR I/PR II/PR III

(5 hari)

Mengkonsep surat kerjasama, membuat draft naskah Piagam

Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama

(1 hari)

Kartu Kendali 090000206020.01 Surat Permohonan Kerjasama 090000206020.02

Surat Penawaran Kerjasama 090000206020.03

Surat balasan kerjasama 090000206020.04 Draft Piagam Kesepakatan Bersama 090000206020.05

Draft Perjanjian Kerjasama 090000206020.06

Mengoreksi draft naskah

piagam kesepakatan

bersama/perjanjian kerjasama

(1 hari)

Tidak disetujui

Menerima Disposisi Surat Kerjasama untuk ditindak lanjuti

(1 hari)

Menerima Disposisi Surat Kerjasama untuk ditindak lanjuti dengan mengadakan penjajakan

dan negosiasi (5 hari)



Menerima Disposisi Surat Kerjasama hasil penjajakan dan negosiasi untuk

ditindak lanjuti

(1 hari)





A

Mulai

5

Lanjutan :

Staf Kerjasama Kedua belah pihak Staf Kerjasama

Melaksanakan penandatanganan

Piagam Kesepakatan Bersama/

Perjanjian kerjasama

(7 hari)

Mengirimkan/menyerahkan berkas Piagam

Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama

asli yang telah ditandatangani

(1 hari)

A

Selesai

Mencetak dan mengecek ulang Piagam

Kesepakatan Bersama/

Perjanjian Kerjasama

(1 hari)

Piagam kesepakatan bersama 090000206020.07

Perjanjian kerjasama 090000206020.08

Piagam kesepakatan bersama 090000206020.07 Perjanjian kerjasama 090000206020.08 Surat Pengantar 090000206020.09

Tanda Terima 090000206020.10

Jika Terjadi pemutusan perjanjian ditengah jalan oleh para pihak maka para pihak sepakat untuk membicarakan lebih lanjut dengan cara menqirimkan surat pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak lainnya/ jika terjadi focre majure yang tidak dapat dihindari maka perjanjian batal demi hukum.

6

KARTU KENDALI KERJASAMA No. Dok. 090000206020.01

Revisi 4

Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2,

Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420,

Email:[email protected]

Tgl. Efektif 5 Oktober 2012

Halaman

BAAK-UB

7

SURAT PERMOHONAN KERJASAMA No. Dok. 090000206020.02

Revisi 4


Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420,



Halaman

BAAK-UB

8

SURAT PENAWARAN KERJASAMA No. Dok. 090000206020.03

Revisi 4


Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420,



Halaman

BAAK-UB

9

Nomor : ......./J10/LL/2009

Lampiran : 1 (satu) bendel / Lembar

Perihal : Permohonan Kerjasama

Kepada Yth. : ………………………….

………………………….........

Menindak lanjuti surat saudara nomor : ............................ tertanggal .../....../.... perihal

sebagaimana pokok surat, bersama ini kami sampaikan bahwa pada prinsipnya Universitas

Brawijaya menyambut baik dan menyetujui dilakukan kerjasama dalam bidang pendidikan

dalam rangka Tri Dharma Perguruan Tinggi Berkaitan dengan hal tersebut, kami lampirkan

draft piagam kesepakatan bersama antara Universitas Brawijaya dengan ………………. untuk

mendapatkan koreksi/tanggapan.

Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Malang,

Rektor,

Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito

NIP. 19510122 197903 1 002

Tembusan :

- Ka. BAAK

SURAT BALASAN KERJASAMA No. Dok. 090000206020.04

Revisi 4


Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420,



Halaman

BAAK-UB

10

DRAFT PIAGAM KESEPAKATAN BERSAMA No. Dok. 090000206020.05

Revisi 4


Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420, Email:[email protected]


Halaman

PIAGAM KESEPAKATAN BERSAMA

Nomor : ....../UN10/DN/2012

--------------------------------------- Nomor : ....../......./......../2012

Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa dan didasari oleh keinginan bersama untuk saling mendukung

dalam melaksanakan tugas-tugas Pembangunan Bangsa dan Negara, maka yang bertanda tangan di bawah ini :

REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Berkedudukan di Jalan Veteran Malang, dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Universitas Brawijaya.

dan

INSTANSI YANG AKAN KERJASAMA

Berkedudukan di ..............................., dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Instansi yang bekerjasama

Selanjutnya secara bersama-sama disebut PARA PIHAK, sepakat mengadakan Kesepakatan Bersama dalam bidang Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat serta peningkatan kualitas

Sumber Daya Manusia.

Hal-hal yang menyangkut tindak lanjut Kesepakatan Bersama ini, akan diatur dalam Perjanjian Kerjasama tersendiri.

Kesepakatan Bersama ini berlaku untuk jangka waktu ...........(....) tahun sejak tanggal

ditandatangani dan dapat diperpanjang sesuai dengan kesepakatan PARA PIHAK.

Dibuat dan ditandatangani oleh PARA PIHAK dalam rangkap 2 (dua) bermeterai cukup, masing-masing mempunyai kekuatan hukum yang sama, dan dipegang oleh PARA PIHAK.

Ditandatangani : di ................. Pada tanggal : ....................2012

Instansi YANG AKAN KERJASAMA

……………………………. …………………..

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito Rektor

BAAK-UB

Logo

Instansi

11

DRAFT PERJANJIAN KERJASAMA No. Dok. 090000206020.06

Revisi 4




Halaman

NOTA KESEPAHAMAN

ANTARA

INSTANSI YANG AKAN KERJASAMA

DAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

NOMOR : NOMOR :

TENTANG

KERJA SAMA DALAM BIDANG PENGEMBANGAN APARATUR

PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA DAN PENGABDIAN MASYARAKAT

Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa dan didasari oleh keinginan untuk melakukan kerja sama dalam bidang pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat, maka pada hari ini ................ tanggal ............... bulan .............. tahun ............. ( ....-....-......), bertempat di Jakarta, kami yang bertanda tangan di bawah ini : 1. FAUZI BOWO : Gubernur Provinsi DKI Jakarta, berkantor di Jalan Medan

Merdeka Selatan Nomor 8 – 9 Kota Administrasi Jakarta Pusat;

Dalam hal ini menjalani jabatannya sebagaimana tersebut di

atas sesuai Pasal 25 Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008, oleh karenanya sah bertindak untuk dan atas nama Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

Untuk selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.

2. Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito : Rektor Universitas Brawijaya berkantor di Jalan Veteran

Malang,

Dalam hal ini menjalani jabatannya sebagaimana tersebut di

atas berdasarkan Surat Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 72/M Tahun 2010, tanggal 8 Juni 2010, oleh karenanya sah bertindak untuk dan atas nama Universitas Brawijaya.

Untuk selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

BAAK-UB

12

Bahwa PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA masing-masing menjalani jabatannya tersebut di atas secara bersama-sama disebut PARA PIHAK terlebih dahulu menerangkan bahwa PARA PIHAK sepakat untuk mengadakan kerja sama untuk saling menunjang pelaksanaan tugas dalam bidang pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat.

Sehubungan dengan hal tersebut, maka PARA PIHAK sepakat untuk membuat Nota Kesepahaman tentang Kerja Sama dalam Bidang Pengembangan Aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan Pengabdian Masyarakat, dengan ketentuan dan syarat sebagai berikut :

PASAL 1 MAKSUD DAN TUJUAN

(1) Maksud Nota Kesepahaman ini adalah :

a. untuk mewujudkan hubungan yang saling menguntungkan, saling menghormati dan saling

mendukung berdasarkan prinsip keadilan serta keseimbangan sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan dalam bidang pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi

Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat;

b. untuk mendukung pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta

dan pengabdian masyarakat dalam rangka optimalisasi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi

Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

(2) Tujuan Nota Kesepahaman ini adalah sebagai dasar pelaksanaan kegiatan untuk mendukung

pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian

masyarakat dengan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki PARA PIHAK sesuai dengan tugas

dan fungsi masing-masing.

PASAL 2

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup Nota Kesepahaman ini adalah kerja sama dalam bidang pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat yang meliputi hal sebagai berikut : a. pengembangan organisasi dan tata laksana;

b. pengembangan kompetensi sumber daya manusia;

c. pengembangan penelitian; dan

d. pengabdian masyarakat.

PASAL 3

PELAKSANAAN KEGIATAN

(1) Pelaksanaan kegiatan akan diatur lebih lanjut oleh PARA PIHAK sesuai dengan jenis kegiatan

yang akan dilaksanakan dan akan dituangkan dalam suatu Nota Kesepahaman ini akan

ditindaklanjuti oleh PARA PIHAK dengan membuat Perjanjian Kerja Sama (PKS).

(2) PIHAK PERTAMA dapat menunjuk Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah berdasarkan Surat

Kuasa untuk menandatangani Perjanjian Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1).

(3) PIHAK KEDUA dapat menunjuk Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

untuk menandatangani Perjanjian Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1).

(4) PARA PIHAK menjamin kerahasiaan dan tidak akan menyebarluaskan hasil-hasil kegiatan yang

bersifat rahasia kepada pihak manapun tanpa ijin tertulis dari PARA PIHAK.

13

PASAL 4 PRINSIP KESEPAHAMAN

PARA PIHAK dalam melaksanakan Nota Kesepahaman ini dengan prinsip kesepahaman sebagai berikut : a. Objek kerja sama dalam rangka pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus

Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat.

b. Kerja sama ini dilakukan dengan prinsip saling menguntungkan, saling menghormati dan saling

mendukung berdasarkan prinsip keadilan serta keseimbangan sesuai dengan prosedur dan

ketentuan peraturan perundang-undangan.

c. PARA PIHAK bersama-sama melakukan pengawasan, pengendalian dan evaluasi dalam rangka

pelaksanaan Nota Kesepahaman ini.

PASAL 5

JANGKA WAKTU

(1) Nota Kesepahaman ini berlaku untuk jangka waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal

ditandatangani oleh PARA PIHAK dan dapat diubah atau dihentikan setiap waktu atas persetujuan

PARA PIHAK.

(2) Nota Kesepahaman ini dapat diperpanjang atas persetujuan PARA PIHAK.

(3) Dalam hal salah satu pihak akan mengubah, menghentikan, atau memperpanjang Nota

Kesepahaman ini, salah satu pihak wajib memberitahukan secara tertulis kepada pihak lainnya

paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum diadakan perubahan, penghentian, atau perpanjangan.

(4) Perubahan, penghentian, atau perpanjangan Nota Kesepahaman sebagaimana dimaksud pada

ayat (3) dituangkan dalam bentuk Addendum dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari

Nota Kesepahaman ini.

(5) Apabila dalam jangka waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) PARA PIHAK belum membuat Perjanjian Kerja Sama, maka Nota Kesepahaman ini berakhir dan dapat ditinjau kembali atas kesepakatan PARA PIHAK.

--------------------------------------- DEMIKIAN NOTA KESEPAHAMAN INI -----------------------------

dibuat dan ditandatangani di Jakarta, pada hari dan tanggal tersebut di atas, dalam rangkap 2 (dua) masing-masing bermaterai cukup dan mempunyai kekuatan hukum yang sama, 1 (satu) eksemplar asli untuk PIHAK PERTAMA dan 1 (satu) eksemplar asli untuk PIHAK KEDUA.

PIHAK KEDUA

REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA

PROF. DR. IR. YOGI SUGITO

PIHAK PERTAMA GUBERNUR PROVINSI DAERAH KHUSUS

IBUKOTA JAKARTA,

FAUZI BOWO

14

PIAGAM KESEPAKATAN BERSAMA No. Dok. 090000206020.07

Revisi 4




Halaman

BAAK-UB

15

PERJANJIAN KERJASAMA No. Dok. 090000206020.08

Revisi 4




Halaman

BAAK-UB

19

SURAT PENGANTAR No. Dok. 090000206020.09

Revisi 4




Halaman

BAAK-UB

20

TANDA TERIMA No. Dok. 090000206020.10

Revisi 4




Halaman

TANDA TERIMA

Nomor : ………/UN10/LL/2012 Lampiran : - Perihal : ……………. Tanggal : ……………. Fak/Unit Kerja:...............................

Yang menerima, ............................. (Nama terang dan tanda tangan)

BAAK-UB

1.MP Pembuatan&Penandatanganan kerjasama final

Documents

Transcript of 1.MP Pembuatan&Penandatanganan kerjasama final