1904112050PANDUANRINGKAS-TTOLA ARSIPINAKTIF

PANDUAN RINGKAS TATA KELOLA ARSIP INAKTIF

DI LINGKUNGAN

UNIVERSITAS GADJAH MADA

Machmoed Effendhie

Zudimat

AL. Anung Nugroho

Zaenudin

Heri Santosa

Isti Maryatun

Eko Paris B Yulianto

Muhartini

Arsip Universitas Gadjah Mada

2011

i

PENGANTAR

Panduan ringkas dan sederhana ini, yang diberi judul “Panduan Ringkas Tata

Kelola Arsip Inaktif di Lingkungan UGM”, merupakan akumulasi pemikiran dari tim

penulis. Walaupun mereka mempunyai latar belakang dan pengalaman berbeda.

Namun ini merupakan perwujudan dari komitmen mereka untuk terus melanjutkan

penulisan panduan-panduan yang sangat dibutuhkan oleh Arsip Universitas maupun

pengguna. Sekecil apapun kontribusi mereka namun ia harus tetap dihargai karena

buku panduan semacam ini sangat berguna bagi instansi Arsip Universitas ketika ia

akan mengembangkan institusinya dan memberikan layanan prima internal kepada

penggunanya.

Arsip, dalam semua format dan media, merupakan memori kelembagaan dari

perguruan tinggi atau universitas. Arsip tersebut memainkan peranan penting dalam

manajemen sumber daya informasi institusi. Untuk mendukung peran penting itu,

institusi Arsip Universitas Gadjah Mada (Gadjah Mada University Archives)

bertanggung jawab tidak hanya terhadap pengumpulan, pengelolaan dan

pemeliharaan arsip-arsip terutama yang mempunyai nilai evidensial mengenai

perkembangan dan keberadaan universitas tetapi juga bertanggung jawab terhadap

pelaksanaan pengelolaan arsip di lingkungan universitas, baik itu pengelolaan arsip

dinamis aktif maupun arsip dinamis inaktif. Panduan ringkas ini merupakan salah satu

instrumen untuk mendukung pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip inaktif di unit-

unit kerja di lingkungan UGM.

Rasanya tidak terlalu berlebihan jika pertama tama diucapkan rasa terima

kasih yang sedalam-dalamnya kepada teman-teman Tim Penulis panduan ini,

terutama penulis inti yang telah bekerja keras dan sepenuh hati mendukung

program penulisan panduan sehingga Panduan Ringkas ini dapat terselesaikan.

Akhirnya, sekalipun telah diusahakan menyusun buku panduan ini sebaik mungkin

namun disadari disana sini tentu masih banyak kekurangannya dan apapun

hasilnya semuanya menjadi tanggung jawab tim penulis.

Kepala Arsip Universitas Gadjah Mada

(Head of Gadjah Mada University Archives)

Machmoed Effendhie

ii

DAFTAR ISI

PENGANTAR ….................................................................................................. ii

DAFTAR ISI ….................................................................................................. iii

BAB I PEDAHULUAN …............................................................................. 1

A. Latar Belakang …............................................................................. 1

B. Dasar Hukum …............................................................................. 2

C. Maksud dan Tujuan .….................................................................. 2

D. Prinsip-Prinsip Dasar Pengelolaan Arsip Inaktif …............................. 3

E. Pengertian Umum ….................................................................. 4

BAB II PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF TERATUR DAN PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP INKATIF TIDAK TERATUR …......................... 7

A. Rekonstruksi Arsip ….................................................................. 7

B. Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif Teratur ...................................... 9

C. Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif Tidak Teratur …........................ 13

BAB III PUSAT ARSIP (RECORDS CENTER) …...........................….............. 16

A. Pemilihan Lokasi .................................................................... 17

B. Pemilihan Cara Pengelolaan .......................................................... 18

C. Lay Out Ruangan Records Center Ideal ...................................... 19

D. Peralatan yang Diperlukan .......................................................... 21

E. Kontrol Lingkungan …................................................................. 26

F. Keamanan dan Keselamatan …....................................................... 27

BAB IV PROSEDUR PELAYANAN ARSIP INAKTIF ..................................... 29

DAFTAR PUSTAKA …..................................................................................... 33

iii

Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif

BAB I

PEDAHULUAN

A. Latar Belakang

Universitas Gadjah Mada sebagai salah satu perguruan tinggi tertua di

Indonesia, selama perjalanan melaksanakan kegiatan Tri Dharma, sejak awal sampai

saat ini, telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai bentuk dan jenis media.

Arsip yang tercipta pada umumnya masih tersimpan di berbagai unit atau subkerja di

lingkungan UGM. Arsip-arsip tersebut umumnya belum dikelola secara baik dan tepat

sesuai kaidah-kaidah manajemen kearsipan, sehingga informasi yang tersimpan di

dalamnya, baik sebagai rujukan atau referensi pelaksanaan kegiatan universitas,

belum termanfaatkan secara optimal. Sementara itu, masing-masing jenis dan media

simpan arsip yang berbeda memerlukan penanganan yang berbeda pula. Jika sampai

saat ini bermacam-macam jenis dan media arsip sebagai hasil dari pelaksanaan

kegiatan universitas juga belum ditangani secara optimal, maka tidak menutup

kemungkinan informasi-informasi penting terkait dengan pelaksanaan kegiatan

universitas akan berakhir di tempat peleburan kertas atau di tempat sampah.

Dengan semakin meningkatnya kegiatan di suatu unit kerja di lingkungan UGM

maka akan meningkat pula volume arsip yang tercipta. Jika arsip-arsip yang tercipta

tersebut tidak segera ditanganai secara cepat dan tepat maka tidak menutup

kemungkinan ruang simpan arsip akan menjadi penuh dan bahkan mungkin sudah

tidak cukup menampung lagi, yang akhirnya arsip menumpuk di kolong meja, di atas

almari, di pojok ruang kerja, atau di bawah tangga dan sebagainya. Kondisi seperti itu

dapat menghadirkan pemandangan yang tidak sedap bahkan dapat mengganggu

kenyamanan kerja serta rentan dengan kesehatan. Persoalan tersebut seharusnya

tidak perlu terjadi apabila tipa-tiap unit kerja mampu mengelola arsip dinamis (aktif

dan inaktif) secara benar menurut kaidah manajemen kearsipan. Manajemen

kearsipan (records management) pada tahap proses didefinisikan sebagai suatu

kegiatan pengelolaan seluruh daur hidup arsip (life cycle of records) dari proses

penciptaan (creation), penggunaan (use), pemeliharaan (maintenance) sampai

dengan arsip tersebut disusutkan (disposition) (Rick, 1993). Dalam Records

Management itu, tata kelola arsip inaktif berada pada tahap penyusutan (Disposition),

khususnya pada pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah arsip ke Pusat Arsip atau

Records Center (RC) di lingkungan unit pencipta arsip (Pasal 6 Peraturan Rektor UGM

No. 408/P/SK/HT/2009). Pada tahap ini arsip (inaktif) sudah jarang digunakan, dan

tinggal menunggu sampai retensi arsip habis sesuai JRA. Arsip yang sudah tidak

berguna lagi dapat dimusnahkan dan arsip yang mempunyai nilai guna kesejarahan

Arsip Universitas Gadjah Mada 1


diserahkan ke Arsip Universitas sebagai arsip statis.

Arsip Universitas Gadjah Mada, sebagai salah satu unit Unsur Penunjang

Universitas (UPU), mempunyai tugas diantaranya adalah menyusun Petunjuk

Pelaksanaan (juklak) dan Petunjuk Teknis (juknis) dalam bidang kearsipan, serta

melaksanakan pengembangan sistem kearsipan dinamis. Penyusunan Panduan

Ringkas Tata Kelola Arsip Dinamis Inaktif di Lingkungan Universitas Gadjah Mada ini

adalah merupakan salah satu perwujudan dari tugas tersebut.

B. Dasar Hukum

Penyusunan Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Dinamis Inaktif di Lingkungan

Universitas Gadjah Mada berdasarkan:

1. Undang-undang Republik Indonesia, nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

2. Peraturan Pemerintah RI, nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip;

3. Keputusan Presiden RI, nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip

Statis;

4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional, nomor 37 Tahun 2006 tentang Tata

Kearsipan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional;

5. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional, nomor 1 Tahun 2006 tentang Pedoman

Pelaksanaan Penyerahan Arsip Statis di Lingkungan Departemen Pendidikan

Nasional;

6. Keputusan Kepala ANRI, nomor 10 Tahun 2000 tentang Standar Folder dan

Guide Arsip;

7. Keputusan Kepala ANRI, nomor 11 Tahun 2000, tentang Standar Boks Arsip;

8. Keputusan Kepala ANRI, nomor 12 Tahun 2000, tentang Standar Penyimpanan

Fisik Arsip;

9. Peraturan Rektor UGM, nomor 408/P/SK/HT/2009, tentang Jadwal Retensi Arsip

dan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan UGM;

C. Maksud dan Tujuan

Maksud penyusunan Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Dinamis Inaktif di

Lingkungan Universitas Gadjah Mada ini agar pengelolaan arsip inaktif di lingkungan

UGM dapat dilaksanakan secara konsisten dan benar, memudahkan penyimpanan,

memudahkan temu balik, sehingga arsip inaktif tersebut benar-benar dapat menjadi

bahan referensi atau rujukan para pengambil kebijakan dalam rangka pengembangan



organisasi atau unit kerja. Selain itu, dengan panduan ringkas ini juga diharapkan agar

unit pencipta (creating agency) dan pengguna (user) arsip dapat memahami

pentingnya pengelolaan arsip inaktif sesuai dengan kaidah tata kelola arsip inaktif,

sehingga pengelolaan arsip inaktif dapat dilaksanakan secara tepat dan konsisten oleh

masing-masing unit kerja di lingkungan UGM. Berangkat dari kesadaran dan

pemahaman itu diharapkan kepedulian terhadap penataan, perawatan, serta

penyelamatan arsip yang bernilai kesejarahan menjadi meningkat.

Tujuan penyusunan panduan ringkas tata kelola arsip inaktif adalah:

1. Unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan arsip inaktif miliknya dengan cara

yang mudah dan sesuai dengan kaidah-kaidah tata kelola arsip inaktif;

2. Unit kerja dapat menyelamatkan/mengamankan arsip yang bernilai

kesejarahan, baik fisik arsip maupun informasinya;

3. Arsip yang dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat-waktu, tepat-

orang dan tepat-arsip, serta biaya serendah mungkin.

D. Prinsip-prinsip Dasar Pengelolaan Arsip Inaktif

Prinsip-prinsip dasar pengelolaan arsip inaktif meliputi:

1. Pengelolaan arsip inaktif harus murah

Murah dalam pengertian pengelolaan arsip tidak diartikan sedikit, namun

merupakan rasio antara input yang lebih kecil dari pada output-nya. Dengan

input yang seminimal mungkin termasuk biaya, sumber daya manusia, alat dan

lain-lain namun menghasilkan sesuatu yang besar. Pengelolaan arsip inaktif

yang murah terutama dikaitkan dengan ruang simpan/gedung, alat murah, dan

mampu menampung banyak arsip dengan biaya operasional yang murah.

2. Pengelolaan arsip inaktif harus accessible

Accessible artinya arsip dapat ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan. Oleh

karena itu, dalam pengelolaan arsip inaktif di Pusat Arsip senantiasa harus

dikembangkan sistem penemuan kembali yang tepat sehingga dapat menjamin

ditemukannya arsip dengan cepat-waktu, tepat-orang, dan tepat-arsip.

3. Pengelolaan arsip inaktif harus menjamin keamanan

Keselamatan dan keamanan arsip menyangkut fisik maupun informasinya.

Dengan demikian tempat penyimpanan dan pengelolaan arsip inaktif yakni

Pusat Arsip (Records Center) harus representatif atau sekurang-kurangnya

memenuhi unsur-unsur minimal dari sebuah Records Center. Dalam Records



Center inilah -- yang merupakan tempat atau fasilitas yang dirancang dan

didesain untuk menyimpan arsip inaktif -- terdapat aktifitas-aktifitas tidak

hanya pengolahan arsip tetapi juga aktifitas yang terkait dengan keamanan

arsip seperti pemeliharaan, pencegahan dan penanggulangan kerusakan arsip,

kehilangan arsip, dan kebocoran informasi arsip.

E. Pengertian Umum

1. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum

dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah

penemuan dan pemanfaatan arsip

2. Arsip adalah rekaman informasi yang dibuat dan diterima oleh Universitas

Gadjah Mada dalam berbagai bentuk yang terekam dalam media kertas, audio

visual, komputer/elektronik dan media khusus, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan Tri Dharma

Perguruan Tinggi dan administrasi universitas.

3. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dalam bidang kearsipan

yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan

kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan

kegiatan kearsipan.

4. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus

menerus.

5. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan

pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam

penyelenggaraan kegiatan universitas mulai menurun dan telah selesai

digunakan untuk pertanggungjawaban administratif.

7. Arsip inaktif teratur adalah arsip inaktif yang semasa aktifnya telah ditata

berdasarkan suatu sistem kearsipan tertentu dan masih utuh penataannya.

8. Arsip inaktif tidak teratur adalah arsip inaktif yang sistem penataannya tidak

dapat disusun kembali seperti pada waktu aktif (tidak ditata sebagaimana

ketentuan tata kearsipan) terjadi campur aduk antara arsip dengan nonarsip,

permasalahan satu dengan yang lain (berbagai masalah jadi satu) dan

bercampurnya tahun arsip tercipta.

9. Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung

dalam pelaksanaan kegiatan oleh pencipta arsip tetapi masih mempunyai nilai



guna evidentsial dan kesejarahan serta disimpan permanen di Arsip UGM

sebagai memori kolektif universitas.

10.Arsip Universitas adalah Arsip Universitas Gadjah Mada.

11.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi

kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak

tergantikan apabila rusak atau hilang.

12.Daftar Pencarian Arsip dan Daftar Pertelaan Arsip yang selanjutnya disingkat

DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang

telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga

kearsipan dan diumumkan kepada publik.

13.Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang di dalamnya berisi jenis

arsip beserta jangka waktu simpannya, dan keterangan simpan permanen,

musnah atau dinilai kembali.

14.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

15.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara

efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan

pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

16.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara

pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan

arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada

lembaga kearsipan.

17.Petugas arsip/pengelola arsip adalah staf yang ditunjuk untuk melaksanakan

tugas di bidang kearsipan.

18.Pusat Arsip atau Records Center (RC) adalah unit yang khusus digunakan untuk

menyimpan dan mengelola arsip inaktif.

19.Retensi arsip adalah jangka waktu simpan arsip yang telah ditentukan

berdasarkan nilai guna arsip.

20.Unit pencipta arsip adalah seluruh init kerja di lingkungan Universitas Gadjah

Mada, yakni: Kantor Pimpinan Universitas, Lembaga Penelitian dan Pengabdian

kepada Masyarakat, Pusat Studi, Perpustakaan, Pusat Pelayanan Teknologi

Informasi dan Komunikasi (PPTIK), Arsip UGM, Laboratorium Penelitian dan

Pengujian Terpadu (LPPT), Kebun Pendidikan, Penelitian dan Pengembangan

Pertanian (KP4), Pusat Pengembangan Pendidikan, Satuan Audit Internal,

Satuan Keamanan Kampus, Kantor Administrasi Alumni dan Pengembangan



Usaha, Kantor Administrasi Kerjasama, Career Development Center (CDC),

Kantor Administrasi Fakultas, dan Sekolah Pascasarjana.

21.Unit Pengolah arsip atau Central File adalah salah satu unit di dalam unit

pencipta arsip yang diserahi tugas dan tanggung jawab mengelola arsip

dinamis aktif.



BAB II

PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF TERATUR DAN

PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF TIDAK TERATUR

A. Rekonstruksi Arsip

Pada dasarnya pengelolaan arsip inaktif, baik yang teratur maupun yang tidak

teratur, adalah melakukan rekonstruksi arsip. Oleh karena itu, instrumen penting

dalam rekonstruksi arsip adalah survei, yakni kegiatan pengumpulan data dan

informasi yang dilakukan dengan cara pengamatan terhadap arsip dengan segala

kelengkapannya (Sistem, kelembagaan, sarana dan prasarana, fungsi dan

kegunaannya). Tujuan survei adalah mempersiapkan langkah-langkah yang perlu

diambil dalam pembenahan arsip. Dari hasil survei ini akan diketahui apakah arsip

tersebut teratur atau tidak. Untuk arsip teratur tidak banyak menimbulkan persoalan

karena dengan mudah akan dapat diolah berdasarkan prinsip asal-usul (principle of

provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order). Prinsip Asal Usul

(Principle of Provenance) yaitu penataan arsip sesuai dengan asal usul arsip ketika

masih aktif, artinya arsip-arsip tersebut harus tetap merupakan satu kesatuan

informasi yang utuh yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari instansi yang

menciptakannya. Arsip yang kesasar atau ditemukan di tempat lain harus

dikembalikan sesuai dengan asalnya/unit penciptanya. Prinsip Aturan Asli (Principle of

Original Order) yaitu penataan arsip disesuaikan dengan penataan arsip ketika masih

aktif, artinya dalam melakukan penataan kembali arsip, aturan/struktur arsip yang

lama kalau bisa tetap dipertahankan atau sebisa mungkin aturan tersebut

dipergunakan sebagai dasar penyusunan kembali. Jika pada saat masih aktif arsip

diatur dengan tata naskah maka penataannya harus dikembalikan ke tata naskah.

Sementara itu, untuk arsip-arsip yang tidak teratur terdapat 3 (tiga) kategori,

yaitu:

1. Arsip kacau, adalah arsip yang tidak teratur disebabkan terjadinya

percampuradukan antara arsip dengan non arsip, berserakan tidak beraturan.

2. Arsip dengan susunan kronologis, yaitu terdapat batas tahun yang masih jelas,

tetapi masalah satu dengan yang lainnya masih bercampur, begitu juga antara

arsip dan non arsip.

3. Arsip yang sudah tersusun secara fisik dalam boks. Secara fisik sudah terlihat

teratur namun apabila diperlukan, untuk penemuan kembali (retrieval) sulit

dilakukan karena tidak memiliki sarana jalan masuk.



Dalam survei arsip terdapat dua kegiatan, yaitu:

1. Survei terhadap kelembagaan/organisasi yaitu survei mengenai sejarah

perkembangan organisasi atau unit kerja, perubahan organisasi, tugas serta

fungsi, dan unit kearsipannya.

2. Survei terhadap fisik arsip secara menyeluruh, yaitu survei arsip dilakukan

untuk mengetahui jumlah (volume arsip), kondisi arsip, umur arsip, tempat

penyimpanan arsip, dan jenis media arsip. survei ini sangat penting sebelum

melakukan pengelolaan arsip inaktif karena di samping untuk mengetahui

kondisi fisik arsip juga untuk mengetahui sistem pemberkasan yang digunakan

ketika arsip masih aktif. Selain itu, hasil survai ini dapat digunakan untuk

perencanaan pelaksanaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia, waktu

pengerjaan, kebutuhan peralatan (folder, boks arsip, rak arsip, masker, ATK,

dan lain-lain), dan anggaran biaya.

Berikut adalah contoh blanko survei yang biasa digunakan :

ASAL ARSIP

KONDISI FISIK

JENISTEKSTUAL AUDIO VISUAL KARTOGRAFI/GAMBAR TEKNIK

KUANTITAS M/MLINIER :BOKS :KARUNG :LEMARI :FILING CABINET :

KURUN WAKTU

JALAN MASUKKLASIFIKASI: AGENDA INDEKS TIDAK ADA

PENATAANKLASIFIKASI: DOSIR SERI KACAU

PANANGGUNG

JAWAB

surveiOR: TANGGAL survei

Berdasarkan hasil survei (dalam bentuk isian dalam formulir survei), prosedur

berikutnya adalah membuat Daftar Ikhtisar Arsip. Daftar Ikhtisar Arsip dibuat

berdasarkan formulir survei yang telah terisi lengkap. Setiap data dalam formulir

dipindahkan kedalam Daftar Ikhtisar Arsip, yang penyusunannya dapat dibuat



sistematis menurut Unit Kerja dan atau tempat penyimpanannya. Jadi Daftar ini

merupakan rekapitulasi formulir hasil dari survei fisik yang dilakukan. Daftar ini

digunakan sebagai dasar untuk mengelola arsip inaktif.

Contoh Daftar Ikhtisar Arsip :

Daftar Ikhtisar Arsip

Instansi :

Alamat :

Telephone :

No.Unit Kerja Asal Arsip

Kurun Waktu

Jenis FisikJalan

MasukPenataan Lokasi Ket.

1

2

3

B. Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif Teratur

1. Pemindahan Arsip

Arsip inaktif teratur tidak banyak menimbulkan masalah karena akan lebih

mudah diolah berdasarkan prinsip asal-usul (principle of provenance) dan prinsip

aturan asli (principle of original order) dibandingkan dengan arsip inaktif yang tidak

teratur. Apalagi arsip inaktif teratur tersebut sudah dilengkapi dengan JRA.

Pengolahan arsip inaktif tersebut difokuskan pada prosedur pemindahan arsip inaktif

dari Central File ke Records Center. Pemindahan arsip inaktif dari unit Pengolah Arsip

(Central File) yang berada di unit pencipta arsip ke Pusat Arsip (Records Center)

merupakan langkah awal yang harus dilaksanakan dalam kegiatan pengelolaan arsip

inaktif teratur. Kegiatan ini dilaksanakan secara bersama – sama oleh arsiparis atau

pengelola arsip di unit pengolah arsip dengan arsiparis atau pengelola arsip di Pusat

Arsip (Records Center).

Prosedur pemindahan arsip inaktif teratur sebagai berikut:

a. Unit Pengolah Arsip di tiap-tiap unit pencipta arsip di lingkungan UGM

mengadakan penelitian untuk menentukan arsip yang sudah mencapai masa

inaktif sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA)

b. Arsiparis atau pengelola arsip di unit Pengolah Arsip melakukan pemilahan



serta mengadakan penataan untuk mengelompokkan arsip yang akan

dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke Pusat Arsip

c. Hasil pemilahan atau penyeleksian dituangkan dalam daftar arsip yang dipindah

dan juga daftar arsip yang dimusnahkan (Daftar Arsip Pindah maupun Daftar

Arsip Musnah (lihat Lampiran III dan IV Peraturan Rektor Nomor

408/SK/HT/2009). Daftar tersebut diajukan kepada pimpinan unit pencipta arsip

untuk diteliti dan mendapatkan persetujuan. Setelah mendapat persetujuan,

arsip yang akan dimusnahkan dapat segera dimusnahkan. Sedangkan arsip

yang akan dipindah, dibuatkan daftar yang disebut dengan Daftar Pertelaan

Arsip Pindah (dengan prosedur seperti yang terdapat pada Peraturan Rektor

UGM No. 408/SK/HT/2009 tentang JRA dan Pedoman Penyusunan Arsip di

Lingkungan UGM). Arsip yang dipindah selanjutnya ditata dan bisa dibungkus

dengan kertas chasing atau dimasukkan dalam folder sesuai serinya dan diberi

nomor kode kemudian dimasukkan dalam boks arsip, kemudian boks diberi

nomor sebagai label. Nomor ini harus sesuai dengan nomor yang terdapat pada

Daftar Pertelaan Arsip Pindah. Dianjurkan dalam satu boks berisi satu jenis arsip

saja bila memungkinkan

d. Unit pengolah arsip sekurang-kurangnya setiap satu tahun sekali melakukan

pemindahan arsip inaktif ke Pusat Arsip (Records Center)

e. Penyiapan ruang simpan

Arsiparis atau pengelola arsip menyiapkan ruang dan alat penyimpanan arsip di

Pusat Arsip (Records Center). Ruang simpan tidak harus baru, tetapi dapat

memanfaatkan ruang yang ada dan dilakukan penataan ruang untuk

pengelolaannya beserta peralatan dengan memanfaatkan apa yang ada

sebelum peralatan yang standar tersedia.

f. Penerimaan arsip

Penerimaan arsip inaktif yang baru dipindahkan dari central file (unit pengolah

arsip) dilakukan oleh arsiparis atau pengelola arsip yang bertugas di Pusat Arsip

(Records Center). Arsip tersebut harus diteliti kelengkapannya, kondisi dan

kesesuaiannya dengan Daftar Pertelaan Arsip Pindah yang dilengkapi dengan

Berita Acara Pemindahan Arsip (lihat lampiran II dan III Peraturan Rektor Nomor

408/SK/HT/2009).



2. Penataan dan Penyimpanan

Kegiatan penataan dan penyimpanan di Pusat Arsip (Records Center) yang

harus dilakukan yaitu:

a. Pemeriksaan

Kegiatan ini merupakan kontrol awal sebelum dilakukan penyimpanan arsip.

Pemeriksaan perlu dilakukan untuk memastikan apakah arsip tersebut benar-

benar arsip inaktif dengan menggunakan Jadwal Retensi Arsip dan untuk

memastikan kelengkapan setiap series arsip. Apabila dalam series arsip kurang

lengkap, diupayakan kelengkapannya dengan cara meneliti/memeriksa Daftar

Pertelaan Arsip pindah atau menanyakan pada unit asal (unit pengolah arsip).

Apabila belum ditemukan, dapat menghubungi pejabat yang berwenang pada

unit pencipta arsip untuk membuat semacam arsip pengganti. Pemeriksaan

terhadap kondisi fisik arsip juga harus dilakukan perlembar (untuk arsip

tekstual) dan apabila ada arsip yang rusak segera diadakan perbaikan

seperlunya.

b. Penataan Arsip dan Boks

Penataan arsip dalam boks juga harus memperhatikan penataan arsip ketika

masih aktif. Sebaiknya setiap boks arsip hanya berisi satu series arsip saja atau

series yang sangat berdekatan dengan retensi yang sama. Jika satu boks arsip

berisi beberapa series arsip dan retensinya berbeda akan mempersulit ketika

arsip tersebut akan dilakukan penyusutan setelah chasing atau folder yang

berisi arsip diberi kode dimasukkan dan ditata dalam boks arsip. Boks arsip

tersebut diberi nomor dan atau kode yang diperlukan, sesuai dengan nomor

urut dan atau kode maupun nomor lokasi penyimpanan jika diperlukan. Setelah

itu dapat dilanjutkan dengan menata boks dalam rak arsip.

Penataan boks dalam rak arsip sangat tergantung pada sistem penomoran boks

yang digunakan, sedangkan sistem penomoran boks arsip sangat tergantung

pada ruang dan alat simpannya (rak). Bila terdapat banyak ruang simpan maka

perlu diberi nomor/kode atau huruf untuk setiap ruang simpan yang ada. Jika

terdapat beberapa rak arsip dalam suatu ruang simpan arsip, maka harus juga

dipersiapkan kode untuk setiap raknya sehingga pada boks arsip bisa diberi

kode sebagai berikut:

Contoh kode 1 :

RA.01.01: artinya disimpan dalam Ruang Arsip, rak nomor 01 dan boks arsip

nomor 01.



RA : Ruang Arsip

01 : rak nomor 01

01 : boks arsip nomor 01

Contoh kode 2 :

02.02.60: artinya disimpan dalam ruang dengan kode 02, ditata pada rak 02

dan boks nomor 60.

Jika penomoran dilaksanakan dengan cara seperti tersebut di atas, maka

penataan boks pada setiap rak harus dilakukan pula dengan cara yang cermat

dan mudah serta efisien, misalnya dengan pengaturan boks arsip dengan

nomor terkecil berada di ujung kiri atas rak arsip, kemudian terus ke kanan,

turun ke bawah, bisa dilanjutkan dari sisi kiri atau kanan rak, kemudian turun ke

bawah lagi dan demikian seterusnya.

Contoh label boks :

Cara penataan ini tidak baku, bisa dengan cara/ sistem lain yang penting

konsisten dan sesuai dengan lokasi simpan yang terdapat pada Daftar

Pertelaan Arsip simpannya.

c. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip

Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dilakukan setelah tahapan di atas

selesai. DPA tersebut dapat digunakan untuk pengendalian dalam proses

penyusutan arsip. Selain itu, daftar tersebut juga dapat berfungsi sebagai alat

bantu penemuan arsip (finding aids) di Pusat Arsip (Records Center), karena

daftar tersebut memuat informasi deskripsi/masalah/jenis arsip inaktif dan kode

simpan arsip dari suatu koleksi arsip unit pencipta arsip yang tersusun secara

teratur berkas arsipnya.


RA . 01 .01

12


Contoh Daftar Pertelaan Arsip :

DAFTAR PERTELAAN ARSIP

Kode DT.00

Kelompok Subjek Akademik

No. Jenis/Series Arsip Tahun Volume Cara Penataan No. BoksRetensi

(tahun)

1Administrasi Tim / Panitia

Penyelenggara Ujian1996 1 Boks Subjek RA. 01.01 2

2

3

Catatan:

Daftar Pertelaan Arsip memiliki variasi yang disesuaikan dengan kondisi alat simpan

dan arsip yang disimpan. Pada prinsipnya daftar tersebut harus selalu dijaga

akurasinya dan aktualisasinya serta sesuai dengan kondisi arsip yang disimpan.

C. Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif Tidak Teratur

Tahapan kerja dalam penanganan arsip inaktif tidak teratur adalah:

a. Melakukan pemilahan arsip dan nonarsip

Langkah pertama adalah memisahkan antara arsip dan nonarsip. Nonarsip

misalnya: blanko kosong, ordner, sampul, amplop, duplikat dll.

b. Pemberkasan/pengelompokan arsip

Dalam pemberkasan sebaiknya petugas menggunakan prinsip aturan asli maka

pada tahap ini diperlukan pengetahuan tentang sejarah organisasi dan

tupoksinya. Tetapi jika hal tersebut sulit dilakukan maka pemberkasan dapat

dilakukan berdasarkan: series (kesamaan jenis), rubrik (kesamaan

permasalahan), dosier (kesamaan urusan/kegiatan).

c. Pendeskripsian

Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap

berkas arsip. Secara standar pendeskripsian arsip berisi hal-hal sebagai berikut,

antara lain: nama unit pencipta, no sementara, no definitif, kode, indeks, isi,

keterangan, tahun. (Hal-hal yang tercantum dalam kartu deskripsi disesuaikan

dengan kebutuhan/arsip yang dikerjakan).



Contoh Kartu Deskripsi:

Pencipta Arsip : Inisial Petugas / No sementara No Definitif :

Kode: Indeks:

Isi masalah arsip:

Keterangan : Jumlah : Tahun:

Keterangan kartu deskripsi :

• Pencipta Arsip : Nama lembaga/unit pencipta arsip.

• Kode Petugas : Kode nama petugas yang menangani arsip.

• No Sementara : Nomor yang bersifat sementara karena setelah semua

arsip dibuatkan daftarnya maka nomor ini akan diganti

dengan nomor definitif/nomor berkas yang tetap.

• No Definitif : Nomor berkas yang tetap setelah dilakukan penggabungan

berkas yang sama dan dibuat daftarnya.

• Kode : Kode klasifikasi yang ada pada arsip.

• Indeks : Kata tangkap yang bisa mewakili isi arsip.

• Isi Masalah Arsip : Menggambarkan informasi arsip secara lengkap.

• Keterangan : Berisi kondisi fisik arsip, tingkat keaslian arsip.

• Jumlah : Berisi informasi tentang jumlah arsip.

Tahun : Periode terbitnya atau tahun terciptanya arsip sejak awal

hingga ditutupnya suatu series arsip sebagai tanda

selesainya kegiatan.

d. Pembuatan skema pengelompokan arsip

Yaitu pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu

deskripsi. Penyusunan ini bisa berdasarkan: pola klasifikasi, struktur organisasi,

tupoksi, deskripsi, atau kombinasi.



e. Manuver kartu deskripsi

Manuver kartu deskripsi adalah suatu proses penggabungan kartu deskripsi

yang mempunyai kesamaan masalah dan mengurutkan sesuai dengan skema.

f. Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi

Kartu deskripsi yang telah tersusun berdasarkan skema, diberi nomor definitif

yang akan digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.

g. Manuver berkas

Proses pemanggilan dan penggabungan berkas arsip yang mempunyai

kesamaan masalah serta menyusunnya sesuai dengan skema.

h. Penomoran Berkas

Pemberian nomor definitif/nomor urut pada berkas yang telah tersusun

berdasarkan skema.

i. Memasukkan arsip ke dalam folder

Berkas yang telah tersusun dimasukkan ke dalam folder dan diberi kode

masalah arsip dan nomor urut arsip.

j. Memasukkan folder ke dalam boks dan pelabelan boks

Berkas yang telah dimasukkan dalam folder kemudian dimasukkan dalam boks

kemudian diberi label yang mencantumkan informasi kode masalah arsip dan

nomor urut arsip.

k. Membuat Daftar Pertelaan Arsip

Tahap terakhir adalah membuat Daftar Pertelaan Arsip yang berisi: nomor,

uraian masalah, tahun penciptaan, jumlah, lokasi simpan. Daftar Pertelaan Arsip

berfungsi sebagai sarana penemuan kembali arsip, sarana penyusutan, serta

digunakan untuk membantu dalam menentukan nilai guna arsip dan retensi

arsip.

Contoh Daftar Pertelaan Arsip:

NO URAIAN MASALAH TAHUN JUMLAH LOKSIM

1Berkas pembangunan

Masjid Kampus UGM1999 1 berkas A4.R2.B3

2 Berkas beasiswa2000-

20055 Folder A5.R1.B10

3 dst



BAB III

PUSAT ARSIP (RECORDS CENTER)

Manajemen Arsip Inaktif pada dasarnya mencakup dua aspek, yaitu Penyusutan

Arsip Inaktif dan Pengelolaan Records Center (RC). Arsip inaktif adalah arsip-arsip

yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

Dengan menurunnya kegunaan pada akhirnya arsip-arsip tersebut sebagian besar

tidak diperlukan lagi. Pada kondisi demikian arsip-arsip inaktif tersebut harus

dikurangi atau disusutkan agar tidak menjadi beban bagi unit-unit kerja yang pada

gilirannya menimbulkan ketidakefisienan dalam penyelenggaraan kearsipan.

Pengurangan atau penyusutan tersebut tidak dilakukan sembarangan agar tidak

malah merugikan unit kerja itu sendiri atau mungkin merugikan kepentingan yang

lain (UGM). Dalam konteks tersebut di atas maka diperlukan adanya Program

Penyusutan Arsip oleh setiap unit kerja di lingkungan UGM. (Untuk prosedur dan tata

cara penyusutan arsip lihat Keputusan Rektor No. 408/P/SK/HT/2009)

Aspek yang tidak kalah penting dalam hubungannya dengan arsip inaktif adalah

pengelolaan Records Center. Walaupun arsip inaktif sudah berkurang atau menurun

kegunaannya, tidak berarti sebagai “barang bekas” yang kurang mendapat perhatian.

Arsip-arsip tersebut harus dikelola di Records Center dalam tahapan-tahapan yang

benar hingga dapat didayagunakan. Di Records Center inilah segala aktifitas yang

berkaitan dengan pengelolaan arsip inaktif dilakukan, seperti pengolahan,

penyimpanan, penyusutan/pemusnahan, pemeliharaan, penyajian dan pelayanan

(housing and reference services).

Berdasarkan hasil penelitian tahun 2002, diperoleh data bahwa unit kerja-unit

kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada memiliki lingkup kerja yang beragam

(ada yang luas dan ada yang sempit/kecil) sehingga tidak semua unit kerja

direkomendasi untuk secara khusus memiliki Record Center, tetapi yang perlu

ditekankan adalah setiap unit kerja harus memperhatikan pengelolaan arsip

inaktifnya. Dalam konteks ini konsep “record and center” tidak berarti harus berupa

ruang tersendiri atau gedung tersendiri tetapi dapat berupa rak atau filing cabinet

tersendiri disesuaikan dengan volume arsip yang dimiliki oleh masing-masing unit

kerja. Prinsip dasarnya adalah ada pemisahan yang tegas antara pengelolaan arsip

dinamis aktif (di Central File) dan pengelolaan arsip dinamis inaktif (di Pusat

Arsip/Records Center)

Pusat arsip (records center) adalah tempat dengan spesifikasi tertentu yang



dirancang untuk menyimpan, memelihara, merawat dan mengelola arsip inaktif

dengan maksud agar tercapai efisiensi dan efektivitas. Arsip inaktif perlu dibuatkan

tempat tersendiri mengingat arsip tersebut menempati jumlah terbanyak daripada

jenis arsip lainnya, lebih-lebih jika mekanisme penyusutan tidak berjalan. Tujuan

pembentukan Pusat Arsip (Records Center) adalah untuk mengurangi volume arsip

inaktif yang disimpan di unit pencipta arsip (Central File), mengendalikan arus arsip

inaktif dari Central File ke Records Center, memudahkan penemuan kembali arsip

(retrieval), menghemat biaya, dan menjamin keamanan arsip inaktif, baik fisik

maupun informasinya.

A. Pemilihan Lokasi

Berdasarkan lokasinya, terdapat dua jenis Records Center yakni Onsite dan

Offsite. Jenis Onsite yaitu Records Center yang dibangun menyatu dengan gedung

perkantoran atau dalam lingkungan lokasi perkantoran tersebut. Adapun jenis Offsite

yaitu Records Center yang dibangun terpisah dengan gedung perkantoran atau di luar

lingkungan lokasi perkantoran. Records center jenis Offsite ini dapat dibangun sendiri

dan dapat juga menyewa dari pihak lain. Apabila diputuskan untuk membangun

sendiri Records Center yang baru, maka perlu dipertimbangan hal-hal sebagai berikut.

1. Lokasi

Lokasi gedung RC relatif lebih murah daripada perkantorannya

Hindari lokasi yang memiliki kandungan polusi udara tinggi

Hindari lokasi bekas hutan atau perkebunan

Hindari lokasi rawan kebakaran

Hindari lokasi rawan banjir

Hindari lokasi yang berdekatan dengan pemukiman penduduk atau

kawasan pabrik

Cari lokasi yang mudah dijangkau untuk transportasi dan mudah diakses

2. Konstruksi dan Bahan Baku

Pondasi dan dinding gedung didesain secara kuat agar mampu menahan

terpaan angin dan hujan.

Pondasi didesain khusus untuk menjaga uap atau udara lembab naik ke

tembok karena daya resapan kapiler.

Kontruksi bangunan dirancang agar dapat bertahan dari gangguan cuaca

dan tidak mudah terbakar.

Menggunakan bahan bangunan yang tidak mendatangkan rayap maupun

binatang perusak lainnya. Minimalisir penggunaan kayu.



Jendela dan pintu diperkuat dengan metode tertentu untuk mencegah

terpaan hujan dan tapiasnya air.

Jika bertingkat ketinggian lantai berkisar 260 – 280 cm.

Jika tidak bertingkat tinggi ruangan disesuaikan dengan tinggi rak yang

akan digunakan.

Konstruksi panggung dapat digunakan di daerah yang kelembabannya

tinggi atau banyak rayap. Jika panggung tiang penyangga didesain anti

rayap.

Lantai didesain secara kuat dan tidak mudah terkelupas untuk menahan

beban arsip dan rak.

Lantai bangunan sebaiknya disuntik dengan Gammaxane atau

Penthachlorophenol hingga kedalaman 50 cm untuk mencegah rayap.

Rekomendasi:

Untuk unit-unit kerja di lingkungan UGM bila akan mendirikan Records Center sendiri

tidak perlu membangun gedung baru karena volume arsipnya relatif tidak banyak.

Cukup memanfaatkan ruang yang tidak terpakai untuk dijadikan Records Center. Luas

ruangan tergantung dari volume arsip inaktif yang akan dikelola. Bisa jadi luas

Records Center di satu unit kerja perlu ruangan seluas 3 X 5 meter atau lebih,

sementara di unit kerja yang lain cukup dilakukan penyekatan saja.

B. Pemilihan Cara Pengelolaan

1. Tipe Minimal

Records center yang paling sederhana ini kepentingannya hanya untuk

menyimpan arsip yang jarang sekali diakses bahkan hanya menunggu untuk

dimusnahkan. Ciri-ciri pengelolaannya antara lain:

a. Pengelolaan tidak disertai daftar arsip sebagai sarana penemuan kembali,

b. Boks arsip hanya ditandai dengan isi dan tanggal pemusnahan,

c. Arsip ditata dalam rak secara berkelompok sesuai unit pemilik arsip.

2. Tipe Standar

Records Center yang paling ideal karena sudah ada standarisasi. Ciri-ciri

pengelolaannya antara lain:

a. Ruang standar,

b. Fasilitas dan peralatan standar,

c. Sistem pengelolaan standar ,

d. Pelayanan standar,



e. Pemeliharaan dan perawatan standar.

Rekomendasi :

Untuk unit kerja dilingkungan UGM akan lebih baik jika mempunyai Records Center

tipe standar walaupun belum dapat 100%. Minimal untuk pengelolaan, pelayanan, dan

perawatan diusahakan mendekati standar karena arsip-arsip unit kerja di lingkungan

UGM masih sering digunakan misalnya: untuk akreditasi, penelitian, dan penulisan

sejarah unit kerja.

C. Lay Out Ruangan Records Center Ideal

Records Center yang ideal sekurang-kurangnya harus mempunyai 4 ruang

sesuai fungsinya. Adapun ruangan tersebut adalah:

1. Ruang kantor

Ruang ini diperuntukkan bagi pegawai, arsiparis, pengelola arsip. Luas

ruangannya tergantung dari jumlah pegawai yang ada di Recrods Center dan

umumnya berada di bagian depan.

2. Ruang referensi/ruang baca

Ruang ini digunakan untuk membaca atau mengakses arsip oleh pengguna

internal. Luasnya tergantung pada volume peminjaman arsip, banyaknya

peralatan baca arsip serta jumlah pengguna. Biasanya terletak di bagian depan

atau sejajar dengan ruang kantor.

3. Ruang pemrosesan

Ruang ini digunakan untuk memproses atau mengolah arsip. Idealnya terdiri

dari beberapa bagian, yaitu:

a. Ruang transit/ruang penerimaan yang digunakan untuk menampung

sementara arsip yang dipindahkan ke Records Center sebelum diproses.

Ruang ini biasanya berdekatan dengan lokasi bongkar muat arsip,

b. Ruang fumigasi yang digunakan untuk membersihkan atau “mengobati”

arsip sebelum diproses,

c. Ruang pengolahan yang digunakan untuk pemeriksaan, pengelompokan,

pendeskripsian, penomoran, penataan boks, dan pembuatan daftar arsip,

d. Ruang pemusnahan yang digunakan untuk memusnahkan arsip yang telah

habis retensinya atau tidak bernilai guna.



4. Ruang penyimpanan

Ruang ini digunakan untuk menyimpan arsip inaktif beserta semua peralatan

simpannya. Ruangan ini menempati area paling luas dan umumnya terletak di

bagian paling belakang. Karena ruangan ini menyangga beban yang tidak

ringan maka harus ada standarisasi sebagai berikut ini :

a. Kekuatan lantai ruang simpan harus mempertimbangkan berat rak dan arsip

dimana 1 ML’ ( meter liniar, satuan arsip) arsip rata-rata berbobot 50 kg

sedangkan 1 m3 arsip rata-rata berbobot 600 kg,

b. Beban arsip dengan rak konvensional (rak statis/stationary stacks) rata-rata

1.200 kg per meter persegi, sedang beban arsip dan rak compact

shelving/roll o’pack rata-rata 2.400 kg per meter persegi,

c. Rata-rata setiap 200 m2 ruang simpan dengan ketinggian 260 cm dapat

menyimpan 1000 ML’ arsip dengan mengunakan rak konvensional, sedang

penyimpanan dengan rak padat (compact shelving/roll o’pack) menampung

1.800 ML’ arsip,

d. Antara arsip tekstual (arsip kertas) dan arsip audio visual (foto, video, film,

rekaman suara, arsip elektronik) penyimpanannya terpisah karena peralatan

simpan maupun pengaturan suhu dan kelembabannya berbeda.

Contoh Pemisahan ruang kerja dan penyimpanan :

Rekomendasi:

Untuk lay out Records Center di unit kerja di lingkungan UGM tidak harus ideal seperti

di atas, minimal terdapat ruang simpan, tempat kerja (pengolah) dan tempat untuk

petugas. Untuk lay out dapat disesuaikan dengan ruang yang tersedia dan bila



diperlukan, Arsip UGM bersedia membantu meredesain ruangan yang dipersipkan

untuk Records Center di unit-unit kerja.

D. Peralatan yang Diperlukan

1. Rak konvensional

a. Rak arsip sebaiknya terbuat dari metal atau baja yang tidak mudah berkarat

b. Minimalisir penggunaan rak kayu karena mudah terbakar dan mudah

dimakan rayap

c. Rak arsip sebaiknya dapat menjamin sirkulasi udara yang cukup

d. Rak dibuat hampir setinggi ruangan dengan jarak 60 cm dari langit-langit

agar penggunaan ruangan optimal.

e. Antar rak bagian atas diikat dengan kawat baja agar kuat dan stabil.

f. Rak sebaiknya tidak berada di bawah pipa air, kabel listrik dan lampu

g. Jarak antara rak dan tembok berkisar antara 70 – 80 cm

h. Jarak antar rak berkisar 100 – 110 cm

Contoh gambar rak konvensional :

2. Roll O’pack

a. Penyimpanan arsip dengan Roll O’pack mempunyai kelebihan antara lain:

mampu menampung arsip lebih banyak, keamanan arsip lebih terjaga serta

lebih rapi.



b. Kekurangannya: lebih mahal, arsip tidak dapat diakses secara bersamaan,

tidak dapat menyesuaikan ketinggian ruangan karena ukuran roll o’pack

sudah standar, sirkulasi udara tidak lancar, dan menuntut konstruksi

bangunan yang lebih kuat.

Contoh gambar roll o'pack :

3. Boks

a. Boks mempunyai standar 2 ukuran :

UKURAN PANJANG (cm) LEBAR (cm) TINGGI (cm)

Boks Arsip Kecil 37 9 27Boks Arsip Besar 37 19 27

b. Boks dibuat dari bahan karton gelombang, berbentuk kotak empat persegi

panjang, berlubang sisi depan dan belakangnya serta memiliki penutup

untuk menjamin sirkulasi udara dan kebersihan.

c. Boks dari bahan plastik bebas asam karena mahal jarang digunakan tetapi

boks ini lebih kuat dibanding boks karton.

d. Lubang ventilasi udara untuk boks besar berdiameter 3 cm dan untuk boks

kecil berdiameter 2,5 cm.

e. Boks arsip dapat berwarna coklat, coklat muda, biru muda atau warna lain

yang tidak menyilaukan dan tidak terlalu gelap.

f. Setiap boks arsip kecil diisi maksimal 8 cm, sedang toleransi kekosongan



boks ± 1 cm, untuk boks besar maksimal 18 cm.

g. Arsip ditata secara vertikal dalam boks.

h. Untuk memudahkan pengambilan dan pengembalian arsip, boks jangan diisi

terlalu penuh, sebaliknya supaya tidak melengkung boks jangan diisi terlalu

sedikit.

Contoh rancang bangun boks arsip ukuran kecil :

Contoh gambar boks arsip ukuran besar :



Gambar boks plastik bebas asam :

4. Folder dan pembungkus

a. Sebelum dimasukkan dan ditata di dalam boks, arsip perlu dibungkus

supaya terlindungi dan kesatuannya relatif terjaga. Kertas yang biasa

digunakan untuk membungkus arsip antara lain: kertas payung, kertas roti

atau kertas chasing lainnya.

b. Akhir-akhir ini pemakaian kertas bungkus arsip sudah diganti dengan folder.

Adapun Standarisasi folder sebagai berikut :

folder arsip terbuat dari kertas manila karton

folder mempunyai 2 ukuran yaitu: besar yang berfungsi untuk

menyimpan arsip kertas dan kecil yang berfungsi untuk menyimpan kartu

kendali atau kartu deskripsi

bentuk folder menyerupai map dengan tab di sisi kanan sebagai tempat

untuk menuliskan kode atau indeks

warna folder disesuaikan dengan kebutuhan instansi

setiap folder maksimal dapat menampung 3 cm arsip atau ± 150 lembar

kertas dan minimal 5 lembar arsip

satu folder digunakan untuk menyimpan satu subjek atau 1 berkas. Jika

tidak cukup maka dapat digunakab lebih dari satu folder

folder diletakkan di belakang guide/sekat dalam boks arsip

lipatan skor folder digunakan sesuai dengan ketebalan atau jumlah arsip

yang disimpan



Contoh gambar folder :

5. Guide atauSekat

a. guide arsip terbuat dari kertas karton 2 mm sehingga kaku dan tidak

melengkung.

b. guide arsip berbentuk 4 persegi panjang dan memiliki tab.

c. menurut ukuran guide terdiri atas: guide besar (untuk mengelompokkan

arsip) dan guide kecil (kartu kendali/deskripsi).

GUIDE TAB

JENIS PANJANG (cm) LEBAR (cm) PANJANG (cm) LEBAR (cm)

BESAR 35 23 9 2

KECIL 15 10 3.5 1.5

d. menurut penggunaan, guide terdiri atas: guide primer, sekunder, tertier.

e. Guide diletakkan diantara kelompok berkas yang sudah disimpan di folder

dalam boks arsip.

f. Tab guide digunakan untuk mencantumkan kode klasifikasi, indeks dan

subjek arsip.



Contoh gambar guide :

Rekomendasi:

Untuk rak arsip disarankan menggunakan rak konvensional karena biayanya lebih

murah dibanding Roll O’Pack. Jika perlu, untuk sementara, dapat menggunakan rak

kayu atau almari yang tidak terpakai.

E. Kontrol Lingkungan

Kontrol lingkungan dalam konteks ini adalah upaya pengendalian terhadap

suhu dan kelembaban, cahaya dan kualitas udara di dalam ruang penyimpanan.

Pengendalian faktor-faktor tersebut dimaksudkan agar supaya arsip terjamin

keamanan dan terjaga dari faktor-faktor perusak arsip.

1. Suhu dan Kelembaban

a. Suhu dan kelembaban ruang simpan arsip kertas tidak boleh lebih dari 27o C

dan 60%.

b. Suhu dan kelembaban ruang simpan arsip audio visual tidak boleh lebih dari

20o C dan 50%.



c. Perlu dipasang alat pengukur suhu dan kelembaban udara

(Hygrothermograph atau Hygrothermometer) untuk memantau kelembaban

setiap saat

Contoh Hygrothermograph dan Hygrothermometer :

2. Cahaya

a. Sinar matahari tidak boleh mengenai arsip secara langsung. Jika sinar masuk

melalui jendela tidak dapat dihindari maka dapat dipakai tirai penghalang

b. Lampu penerang ditata sedemikian rupa sehingga tidak tepat berada di atas

rak arsip tetapi di lorong-lorong atau sela-sela rak

c. Cahaya dan penerangan tidak menyilaukan, berbayang dan sangat kontras

sebaiknya menggunakan lampu TL/neon anti ultra violet

3. Udara

a. Ruang simpan arsip harus diupayakan agar kualitas udaranya bersih, dan

perlu dikontrol melalui pengaturan ventilasi udara.

b. Untuk memperlancar sirkulasi udara dan menyedot partikel debu sebaiknya

menggunakan Fan Blower

F. Keamanan dan Keselamatan

1. Pencegahan Kebakaran

Minimal disediakan tabung pemadam

2. Pencegahan Bahaya Serangga

a. Pemeliharaan arsip dengan menggunakan kapur barus, thymol, fastoxin,

paradeclorobensin,

b. Tidak diperkenankan makan, minum dan merokok di dalam ruang simpan

arsip.


(a) Hygrothermometer (b) Hygrothermograph

27


3. Pencegahan Kehilangan Arsip

a. Ruang simpan harus steril dan hanya petugas yang boleh masuk atau

pejabat yang berwenan,

b. Orang lain selain petugas yang ditunjuk yang akan masuk ruang simpan

harus mendapat izin dari pejabat yang berwenang.

4. Kesehatan dan Keselamatan

a. Ruang pegawai harus terpisah dengan ruang simpan,

b. Penyediaan makanan bergizi yang cukup dan pemeriksaan kesehatan secara

periodik bagi petugas arsip/arsiparis yang menangani Records Center,

c. Apabila akan dilakukan fumigasi harus memperhatikan ketentuan teknik

atau bisa memakai jasa pihak ketiga,

d. Pemusnahan arsip sebaiknya tidak dibakar atau menggunakan bahan kimia

karena dapat megganggu lingkungan.



BAB IV

PPROSEDUR PELAYANAN ARSIP INAKTIF

Arsip dinamis inaktif bersifat tertutup untuk publik dan hanya dapat

dibuka/diakses oleh unit pencipta arsipnya. Apabila ada unit pencipta arsip lainnya

atau perorangan di lingkungan UGM yang akan mengakses/membuka harus mendapat

izin khusus dari unit pencipta arsip yang bersangkutan. Adapun konsep akses dan

layanan untuk arsip dinamis inaktif bersifat ke dalam, yakni layanan internal hanya

untuk lingkungan UGM saja. Pelayanan arsip dinamis inaktif berupa peminjaman arsip

atau pemberian layanan informasi yang terkandung di dalam arsip yang disimpan.

Prosedur kegiatan layanan arsip inaktif meliputi:

1. Permintaan

Permintaan penggunaan arsip atau pelayanan informasi arsip bagi pengguna

(user) dapat dilaksanakan melalui lisan, tertulis, telepon, atau menggunakan

perangkat elektronik lainnya. Untuk kegiatan ini sebaiknya disiapkan formulir

peminjaman arsip yang juga merupakan alat pemesanan arsip. Formulir ini

minimal memuat nama pengguna, alamat unit pencipta arsip pengguna,

tanggal peminjaman, tanggal kembali, masalah/subyek arsip yang dipinjam,

kode, jumlah, dan keterangan, kolom tanda tangan dan nama petugas

peminjaman serta tanda tangan dan nama pengguna arsip (user). Formulir ini

dibuat rangkap 2 (dua), satu untuk pengguna (user) yang satu lagi untuk

disimpan oleh petugas pusat arsip (records center).



Contoh formulir peminjaman arsip :

Formulir Peminjaman Arsip

Nama : Tanggal Pinjam :

Alamat : Tanggal Kembali :

No Masalah / Subjek Kode Jumlah Keterangan

1 2 3 4 5

Petugas Peminjaman Peminjam Arsip

(…..............) (…..............)

2. Pencarian

Pencarian arsip dilaksanakan melalui daftar pertelaan arsip yang telah dibuat

oleh arsiparis/pengelola arsip maupun alat bantu penemuan arsip (finding aids)

lainnya. Arsiparis/pengelola arsip harus mengetahui masalah atau series apa

yang akan dipinjam oleh pengguna (user) kemudian mencari masalah/series

arsipnya. Masalah/series arsip yang ada dalam daftar pertelaan arsip akan

merujuk pada nomor boks, rak, dan lokasi ruang simpan arsip yang diinginkan.

3. Pengambilan Arsip

Setelah menemukan boks yang dicari, kemudian arsiparis/pengelola arsip

mengambil arsip dari tempatnya. Sebelum kegiatan ini dilakukan, terlebih

dahulu harus dipersiapkan tanda keluarnya arsip (out indicator), bila yang

diambil 1 (satu) lembar maka perlu dipersiapkan out indicator berupa lembaran,

bila yang diambil 1 (satu) folder/map, perlu dipersiapkan out indicator berupa

guide atau folder, bila yang diambil 1 (satu) boks perlu dipersiapkan out

indicator berupa boks.

Tulisan yang tertera pada out indicator bisa berupa nomor/kode yang sesuai

pada daftar pertelaan arsip, dan jika perlu dapat ditambah tulisan lain yang



menerangkan bahwa arsip tersebut sedang dipinjam atau keluar antara lain

diberi label “KELUAR”, perlu juga dilampiri semacam formulir yang memuat

tentang siapa peminjam arsip, arsip apa yang dipinjam dan tanggal

peminjaman serta sampai kapan arsip dipinjam.

Setelah out indicator dipersiapkan dan formulir telah diisi secara benar, maka

arsip tersebut diambil dari tempatnya kemudian tempat tersebut diganti

dengan out indicator. Penggunaan out indicator semacam ini biasanya disebut

charge out procedure, yang akan sangat berguna untuk mengontrol arsip yang

dipinjam atau diakses dan memudahkan dalam menyimpan kembali arsip,

sehingga tidak salah tempat. Berikut ini contoh out indicator :

KELUAR

NO ARSIP YANG KELUAR PEMINJAMTANGGAL

JML KET.PINJAM PERPANJANG KEMBALI

Keterangan :

Formulir di atas ditempelkan pada guide/folder/boks yang diberi label OUT, dengan

warna menyolok. Bila telah terisi penuh, formulir ini dapat dilepas, kemudian disimpan

untuk dijadikan alat menghitung frekuensi penggunaan arsip.

4. Pencatatan Arsip

Arsip yang akan dipinjam dicatat dalam sarana peminjaman berupa buku, dan

yang perlu dicatat adalah: nama dan unit pencipta arsip peminjaman, jenis

arsip (series/masalah), jumlah, keaslian, jumlah (lembar, folder, boks), kapan

dipinjam dan kembali. Apabila di pusat arsip (records center) sudah

menggunakan formulir peminjaman, maka tidak harus menggunakan buku

pencatatan, cukup formulir yang telah diisi dan disetujui, kemudian disimpan

pada wadah/tempat yang mudah diketahui oleh petugas di pusat arsip (records

center) (lihat pada buku Panduan Akses dan Layanan Kearsipan di Arsip UGM).

5. Pengendalian

Pengendalian ini dilakukan untuk mengamankan arsip baik fisik maupun

informasinya, sehingga arsip dapat terpantau sejauh mana arsip beredar dan

disampaikan serta kapan harus kembali ke tempat penyimpanannya.

Pemantauan yang terutama selain siapa penggunanya adalah tentang batas

waktu penggunaan arsip yaitu paling lama 5 (lima) hari kerja. Jika batas waktu



telah terlampaui dan pengguna masih membutuhkan, dengan berbagai

pertimbangan, dapat diperpanjang. Petugas arsip atau arsiparis wajib

melaporkan mengenai habisnya masa peminjaman kepada pihak yang

berwenang (misal kepala unit pencipta arsip) sesuai dengan waktu yang tertera

dalam formulir atau buku peminjaman. Bila masa peminjaman boleh

diperpanjang maka sebaiknya melalui prosedur yang telah ditetapkan dan bila

tidak bisa diperpanjang karena berbagai pertimbangan, sebaiknya pengelola

arsip atau arsiparis meminta arsip yang dipinjam dengan membawa dan

menunjukkan buku atau formulir peminjaman yang dahulu pernah disepakati.

Bila terjadi kelalaian pengembalian arsip, arsiparis/pengelola arsip wajib dan

berhak mengingatkan pengguna, bisa secara lisan atau tertulis. Bila masih

tetap saja lalai, maka dapat diatur dengan pemberitahuan semacam surat

peringatan yang pengirimannya ditujukan kepada pengguna dan tembusannya

kepada atasan langsung pengguna. Apabila akhirnya terjadi kehilangan arsip

karena kelalaian pengguna, maka perlu dibuat berita acara kehilangan arsip

dan bagi pengguna yang menghilangkan arsip bisa diberi sanksi sesuai dengan

berat ringannya perbuatan yang dilakukan (pasal 83 mengenai sanksi dalam UU

No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

6. Penyimpanan Kembali

Setelah arsip yang dipinjam dikembalikan, arsiparis atau pengelola arsip perlu

melakukan penandaan pada sarana peminjaman baik yang berupa buku atau

formulir peminjaman agar tidak menimbulkan kesalahpahaman dikemudian

hari. Sebelum arsip disimpan kembali ke tempat semula, maka out indicator

perlu diambil dan diberi catatan bahwa arsip telah kembali. Kemudian arsip

ditempatkan dengan posisi yang benar.


DAFTAR PUSTAKA

ANRI. 1981. Surat Edaran Kepala ANRI. Nomor: SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah (Nomor 34 Tahun 1979) tentang Penyusutan Arsip. Jakarta.

ANRI. 1983. Surat Edaran Kepala ANRI. Nomor: SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip. Jakarta.

ANRI. 2000. Keputusan Kepala ANRI Nomor 03 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip. Jakarta.

ANRI. 2000. Keputusan Kepala ANRI Nomor 10 Tahun 2000 tentang Standar Folder dan Guide Arsip. Jakarta.

ANRI. 2000. Keputusan Kepala ANRI Nomor 11 Tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip. Jakarta.

ANRI. 2000. Keputusan Kepala ANRI Nomor 12 Tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip. Jakarta.

Basuki, Ari. 2009. Pengantar Manajemen Records Center (Pusat Arsip) Pointer Materi Diklat Arsip UGM. Yogyakarta.

Dirjen Dikti, ANRI. 2002. Bahan Ajar Diklat Manajemen Arsip Dinamis. Manajemen Arsip Inaktif. Jakarta.

Dirjen Dikti, ANRI. 2002. Bahan Ajar Diklat Manajemen Arsip Dinamis. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta.

Dirjen Dikti, ANRI. 2002. Bahan Ajar Diklat Manajemen Arsip Inaktif. Jakarta.

Kementrian Pendidikan Nasional. 2006. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta.

Kementrian Pendidikan Nasional. 2006. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional Nomor 1 Tahun 2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Penyerahan Arsip Statis di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta.

Machmoed Effendhie, dkk. 2002. Panduan Akses dan Layanan Kearsipan. Arsip UGM. Yogyakarta.

Martono, Boedi. 1994. Penataan Berkas dalam manajemen Kearsipan. Pustaka Sinar Harapan. Jakarta.

Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai. 2009. Bahan Ajar Diklat Manajemen Kearsipan. Sawangan.

Pusdiklat Kemendiknas. 2009. Bahan Ajar Diklat Manajemen Kearsipan. Depok.

Republik Indonesia. 1979. Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. Sekretariat Negara. Jakarta.

Republik Indonesia. 2004. Keputusan Presiden RI Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis. Sekretariat Kabinet RI. Jakarta.

Republik Indonesia. 2009. Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Sekretariat Negara. Jakarta.

Rusidi. 2008. Artikel Mengenai Penanganan Arsip Tidak Teratur. Yogyakarta.

UGM. 2009. Peraturan Rektor UGM. Nomor 408/P/SK/HT/2009 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan UGM. Yogyakarta.

Wardoyo, Sauki Hadi. 2002. Terminologi Kearsipan Nasional. ANRI. Jakarta.

33

1904112050PANDUANRINGKAS-TTOLA ARSIPINAKTIF

Documents

Transcript of 1904112050PANDUANRINGKAS-TTOLA ARSIPINAKTIF