Standar Operasional ProsedurEsti HandayaniDisampaikan pada pelatihan Pelayanan Prima di Bapelkes Murnajati, 9 12 April 2012.

IstilahStandard Operating Procedure (SOP)Standar Prosedur Operasional (SPO)Prosedur Operasional Standar Prosedur KerjaPROTAP atau Prosedur Tetap Petunjuk PelaksanaanPetunjuk Teknis

SOP prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi. Membantu mengurangi yan sub standar dengan memberikan tahapan yang sudah diuji

Definisidokumen prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis Sistem informasi manajemen memuat himpunan yang terdiri dari komponen-komponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional

TUJUANAgar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif dan aman, serta senantiasa meningkatkan mutu pelayananmelalui pemenuhan pencapaian standar profesi dan standar pelayanan RS

Tujuan Khusus (1)Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilan kinerja suatu kegiatan secara optimal2. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, supervisor, surveyor dsb3. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan4. Merupakan salah satu cara dan parameter dalam meningkatkan mutu pelayanan

Tujuan Khusus (2)Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektifUntuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkaitMelindungi RS dan petugas bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan malpraktek dan kesalahan administratif lainnya

MANFAATMemenuhi persyaratan standar yan. RSMendokumentasi kebijakan & prosedur RSMemastikan pegawai RS tahu pekerjaannyaDuplikasi wewenang & tanggung jawab tidak adaMemastikan tidak adanya daerah abu-abuOverlapping & underlapping wewenang tidak adaBukti adanya manajemen mutu di RS.

PRINSIP SOP (1)SOP memuat segala indikasi dan syarat yang harus dipenuhi pada setiap upaya, dan tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan pelayananSOP memberikan arah kegiatan yang langsung atau tidak langsung berhubungan dengan pasienGunakan bahasa sehari-hari, harus memudahkan pemakaian (user friendly), mempunyai urutan, tidak bermakna gandaSelalu berubah mengikuti perubahan standar profesi serta perkembangan IPTEK profesi ybs, serta kebijakan dan peraturan formal. Harus selalu didokumentasikan.

PRINSIP SOP (2)Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi serta perkembangan IPTEK profesi ybs, serta kebijakan dan peraturan formal. Harus selalu didokumentasikan.

Jenis SOP Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten. Flowcharts yang berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.

SOP Profesi - Pelayanan Medik - Pelayanan Keperawatan - Profesi lain : radiologi, lab, rehab, dll

SOP Pelayanan

SOP Administrasi

SOP PROFESIMemuat proses kerja yg bersifat keilmuan teknis tertentu utk Dx, Tx, tindakan, asuhan profesi medis, keperawatan & profesi lainnya.

Contoh : SOP perdarahan antepartum, SOP apendisitis akut, SOP lumbal punksi, SOP pemberian obat , SOP kejang demam

SOP PELAYANANMemuat proses kerja yg bersifat manajerial/administratif dlm yanmed, keperawatan & penunjang medik yg berhubungan dng pelayanan langsung kepada pasienContoh : SOP dokter jaga ruangan, SOP konsultasi medis, SOP rujukan keluar RS

SOP AdministrasiMengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja & kegiatan-2; umumnya kegiatan non medisContoh : SOP pendaftaran pasien, SOP petunjuk teknis penyelenggaraan RM, SOP perencanaan program/proyek/kegiatan, SOP keuangan (billing sysstem, akutansi,dll)

Tim akreditasi disarankan mempunyai seluruh SOP RS

Buat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan & evaluasi & revisi SOPKetua tim akreditasi RS orang yg berwenang utk mengelola SOP

PERENCANAAN SOPHal-hal yang perlu diingat :Siapa yang menulisBagaimana SOP akan direncanakan & dikembangkanBagaimana prosedur dapat dikenaliBagaimana memperkenalkan prosedur kepada personilBagaimana pengendaliannya (nomor, revisi, distribusi)

SYARAT PENYUSUNAN SOP (1)Identifikasi kebutuhan apakah yg digunakan saat ini ada, apakah masih efektifSOP harus ditulis oleh mereka yg melakukan pekerjaan bersama dng pejabat yg memiliki tanggung jawab utamaKomitmen terhadap SOP hanya diperoleh dng adanya keterlibatan dlm penyusunan SOP

SYARAT PENYUSUNAN SOP (2)Mencatat proses itu sendiri & orang lain disuruh memberi tanggapanProsedur harus jelas ringkas & dpt dilaksanakanMerupakan flow chart dari suatu kegiatan

TATA CARA PENYUSUNAN SOP

Format SOP menggunakan format dari KARSSiapa yang menyusun ?Tetapkan siapa yang akan menandatangani dokumen, bila yg menandatangani bukan Direktur agar dibuatkan SK pelimpahan tugasTetapkan siapa yang akan mengecek dokumen mutu sebelum di tandatangani pimpinan utk menghindari tumpang tindih dokumen antar unit kerja

PENULISAN SOPUntuk memperoleh pengertian yg jelas bagi subyek, penulisan SOP dimulai dng membuat flow chart dari kegiatan yg dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yg menggambarkan langkah penting dari seluruh proses

Menempatkan di Gudang Obat Periksa BarangPenerimaan BarangContoh : Pembelian obat utk digunakan di rumah sakitPemilihan pemasokMengkomunikasikanpersyaratan

Ada staf yg mampu & mau aspek pekerjaan & aspek psikologisAda target waktu target & jadwal agar disusun & disepakatiAda komitmen pimpinan dukungan fasilitas & sumber daya lainnyaAda anggaranAda pemantauan & pelaporan evaluasi kemajuan penyusunan dokumen

Semua SOP harus diberi nomor, tetapkan siapa yang melakukan penomoran susun tata cara penomoran

Tata cara penomoran tergantung pola pendekatan yang digunakan dalam menyusun SOP bisa mengikuti tata persuratan RS atau dengan nomor digit

Judul & nomor SOP agar dibuatkan indeks

Indeks dibuat sentral buat katalog SOP

Yg dimaksud dng distribusi adalah keg. atau usaha menyampaikan SOP kepada seluruh karyawan atau staf yg memerlukan SOP tsb sbg panduan utk melaksanakan pekerjaanTetapkan penanggung jawab pendistribusian dokumen sentralisasi atau desentralisasiJenis SOP yg didistribusikan * SOP hanya utk unit kerja tertentu * SOP utk seluruh unit kerja

SOP yang di lapangan adalah yg berlaku, SOP lama tidak boleh ada di unit kerja lagi tetapi harus disimpan di sekretarist Tim akreditasi/Tata usaha

Pendistribusian memakai buku ekspedisi atau dng formulir tanda terima

Yg dimaksud dng penyimpanan disini adalah bgmn SOP tersebut disimpanTim akreditasi/Tata usaha RS wajib mempunyai copy dari seluruh SOP yang ada di RS perlu ada SOP penyimpananUnit kerja hanya menyimpan SOP yg sah sesuai jenis kegiatan yg saat ini dilakukan SOP yg sdh tdk dipakai dikembalikan ke Tim akreditasi/Tata Usaha utk disimpan sebagai arsip dng batas waktu yg ditentukan

Tetapkan siapa penanggung jawab penyimpanan Tim akreditasi atau tata usahaLama penyimpanan SOP yang sudah tidak berlakuPenyimpanan di unit kerja diletakkan ditempat yg mudah dilihat, diambil & dibaca oleh pelaksana

Tujuan : membudayakan internal auditEvaluasi dilaksanakan - berkala, maksimal 3 th sekali - sesuai kebutuhan misal karena ada kesulitan dalam melaksanakan SOP tersebutTetapkan pelaksana evaluasi bisa oleh Tim AkreditasiBuat protap tata cara evaluasi SOP Kembangkan format/check list evaluasiHasil evaluasi perbaikan/revisi atau pembaharuan SOP

Yg dimaksud dng revisi adalah keg. atau usaha utk memperbaiki suatu SOP, yg perlu diperbaiki isinya baik sebagian maupun seluruh isi SOPRevisi perlu dilakukan bila : * prosedur kerja/urutan kerja tdk sesuai lagi dng keadaan yg ada * adanya perkembangan ilmu & teknologi * adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru Pergantian direktur SOP tidak perlu direvisi

Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur Pelayanan Medik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni 2001, perihal bentuk SOP

Mulai diberlakukan Januari 2002

Format ini dapat diberi tambahan (judul) materi sesuai dng ketentuan yg berlaku di RS ybs, kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait

BENTUK SOPDokumen TertulisDiagram atau alur kerja (flow chart)

RUMAH SAKITJUDUL SOP No Dokumen No. revisi HalamanPROSEDUR TETAPTanggal terbit Ditetapkan DirekturPengertianTujuanKebijakanProsedurUnit terkait

Heading & kotaknya dicetak pada setiap halamanKotak RS diberi nama & logo RS (bila RS memp. Logo)Judul SOP : diberi judul/nama SOP sesuai proses kerjanya, misal : Konsultasi medis, Biopsi ginjal, Persiapan pasien operasi,dsbNo. Dokumen : diisi sesuai dng ketentuan penomoran yg berlaku di RS ybs yg dibuat sistematis agar ada keseragamanNo. revisi : diisi dng status revisi, bisa menggunakan huruf atau angka. Contoh penggunaan huruf : dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi I diberi huruf B,dst; Contoh penggunaan angka : untuk dokumen baru diberi nomor 00, dokumen revisi pertama diberi angka 01, dst

Halaman : diisi nomor halaman dng mencantumkan juga total halaman utk SOP tsb. Misal SOP dng 5 halaman halaman peratma : 1/5; halaman kedua 2/5,dstProsedur tetap diberi penamaan sesuai ketentaun (istilah) yg digunakan RS, misalnya Prosedur, Prosedur tetap, Petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja,dsbTanggal terbit : diberi tanggal sesuai dng tanggal terbitnya yg harus sesuai dng tanggal diberlakukannya SOP tersebutDitetapkan Direktur : diberi tanda tangan Direktur dan nama jelasKotak heading pada halaman-halaman berikutnya dapat hanya memuat : kotak nama RS, judul SOP, No dokumen, No revisi & halaman

Pengertian : berisi penjelasan & atau definisi tentang istilah yg mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertianTujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ..Kebijakan : berisi kebijakan (RS dan atau bidang/departemen) yg menjadi dasar & garis besar dibuatnya SOP tsb. Dapat berisi (terkait dengan) bbrp kebijakan yg mendasari SOP tsb. Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar bbrp SOP, sehingga tercantum dlm bbrp SOP yg dipayungi

4. Prosedur: bagian ini mrpk bagian utama yg menguraikan langkah-2 kegiatan utk menyele-saikan proses kerja ttt, & staf/petugas yg berwenang. Didalamnya dpt dicantumkan alat/formulir/fasilitas yg digunakan, waktu, frekuensi dalam proses kerja yg digunakan. Diuraikan secara lengkap dalam bentuk prosedur tertulis maupun diagram alir. 5. Unit terkait: berisi unit-unit yg terkait & atau prosedur terkait dalam proses kerja tsb6. Diagram alir : menggambarkan urutan kegiatan secara runtun disertai dokumen pendukungnya.

Simbol-simbol: diagram alir Proses : Pencabangan (keputusan): Mulai/Terminator (start/hatl) Penguhubung (Connector) Off-Page Connector

Tulislah yang anda kerjakandankerjakan yang anda tulisBuktikan !

Write what you do and Do what you writeProve it !

*****************************************