12-Manajemen Perkantoran Modern
-
Upload
marthakastriah -
Category
Documents
-
view
253 -
download
0
Transcript of 12-Manajemen Perkantoran Modern
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
1/23
Manajemen perkantoranmodern
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
2/23
Materi
• Pengertian dan prinsip-prinsip perkantoranmodern.– Kantor
–Manajemen perkantoran– Perkantoran modern
– Prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern
• Pelaksanaan perkantoran modern– Tugas-tugas dalam perkantoran modern
– Efisiensi perkantoran modern.
• Teknologi informasi untuk perkantoran modern.
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
3/23
Kantor
• Pengertian kantor :– Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolaan,
penyimpanan, dan pendistri!usian data " informasi.
– Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolaan, penyimpanan, dan
pendistri!usian data " informasi.
– #arana pemusatan kegiatan-kegiatan yang !ersifatadministratif, manajerial, dan fasilitatif.
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
4/23
Manajemen perkantoran
• $angkaian aktifitas merencanakan,mengorganisasikan, mengarakan, menga%asi,
dan mengendalikan ingga penyelenggaraan
teradap suatu al !erjalan terti!.
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
5/23
Manajemen perkantoran
• &al yang terkena ole rangkaian pekerjaanterse!ut pada umumnya adala pekerjaan
perkantoran.
• 'ingkup kegiatan manajemen perkantoran tidakanya kegiatan perkantoran, tetapi juga al-al
yang !erkaitan dengan kegiatan perkantoran
terse!ut, antara lain : pega%ai kantor, !iayaperkantoran, prosedur, metode perkantoran,
dan lain-lain.
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
6/23
Kegiatan administrasi
• Mengimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yangmencari dan mengusaakan tersedianyasegala keterangan yang tadinya !elum adaatau !erserakan dimana-mana seingga siapuntuk dipergunakan !ila diperlukan.
• Mencatat, yaitu kegiatan yang !eru!ungandengan !er!agai peralatan tulis yang
diperlukan seingga ter%ujud tulisan yangmuda di!aca, dikirim, dan disimpan termasukdengan alat rekam.
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
7/23
Kegiatan administrasi• Mengola, yaitu !ermacam-macam kegiatan
mengerjakan keterangan-keterangan denganmaksud agar muda digunakan.
• Mengganda, yaitu kegiatan memper!anyak
dengan !er!agai cara dan alat se!anyak jumlayang diperlukan.
• Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikandengan !er!agai cara dan alat dari satu piak
ke piak lain.• Menyimpan, yaitu kegiatan menaru dengan
!er!agai cara dan alat ditempat tertentu yang
aman.
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
8/23
Perkantoran modern
• Karakteristik kantor modern :– Punya !angunan dan tata ruang yg !aik
– Perlengkapan, alat"pera!ot yg tepat
– Pega%ai yg melaksanakan tugas dgn disiplin, akunta!el
– (ekerja analitis, sistematis, rational, ter!uka dan demokratis
– Memiliki sikap, cara !erpikir, !ertindak sesuai perk. jaman
– Mendaya gunakan !iaya ) tata laksana yg efektif, efisien,
produktif
– Mendasarkan atas sistem informasi *information !ased
organi+ation
– omputer !ased
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
9/23
Prinsip kerja efektif Leffingwell
. Perencanaan : merencanakan secara !enar/. 0ad%al : pekerjaan arus dijad%alkan dengan
!aik
1. Pelaksanaan : Pekerjaan arus dilaksanakandgn !aik
2. 3kuran : arus diukur sesuai kemampuan
dan standar4. 5m!alan : 5m!alan yg sesuai : kondisi kerja,
keseatan, pengem!angan diri, gaji.
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
10/23
Prinsip manajemen perkantoran
• Manajer kantor, seorang eksekutif yang arusmem!uat rencana, menyusun organisasi, dan
melakukan penga%asan teradap se!agian
!esar pekerjaan kantor yang arusdilaksanakan, serta memimpin para pega%ai
dalam melaksanakan tugas mereka.
• Tata ruang kantor.
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
11/23
Prinsip manajemen perkantoran
• Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapanyang otomatis.
• (ussiness Process $edesign *(P$, sistem danprosedur kerja arus diupayakan agar le!i
efisien sekaligus dilakukan pengukuran danpenyederanaan kerja.
• #istem manajemen arsip arus dikem!angkansesuai dengan penga%asan arsip, termasuk
mengilangkan metode pengarsipan yang tidakefisien, penetapan jad%al pemusnaan arsip,per!aikan sistem penelusuran arsip, danperencanaan per!aikan formulir kantor.
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
12/23
Prinsip manajemen perkantoran
• &u!ungan kepega%aian yang le!i ilmiaarus dikem!angkan melalui analisispekerjaan, program diklat, nasiatkepega%aian, dan panduan perinta.
• #tandar kualitas dan kuantitas pekerjaankantor arus dikem!angkan dandigunakan.
• Kesadaran kerja, !ersamaan dengankonsep dasar manajemen ilmia dalampekerjaan kantor arus dikem!angkan.
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
13/23
Pelaksanaan perkantoran modern
• Menerima informasi• Merekam informasi
• Mengatur informasi
• Mem!eri informasi
• Melindungi aset
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
14/23
Efisiensi perkantoran modern
5 unsur sumber kerja sehubungandengan efisiensi di dalampelaksanaan perkantoran modern,yaitu :
1. Pikiran
2. Tenaga
3. Waktu
. !uang
5. "ilai
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
15/23
Teknologi informasi untuk
perkantoran modern
• 6tomasi perkantoran• #istem elektronik formal dan informal
• Kantor 7irtual
• 6rganisasi 7irtual
• 8plikasi otomasi perkantoran
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
16/23
Otomasi perkantoran
• #ejak pertama kali munculnya pengola kata,teknologi lain diterapkan pada pekerjaan
kantor, dan semua itu dise!ut dengan otomasi
perkantoran.• 6tomasi perkantoran meliputi semua sistem
elektronik formal maupun informal yang
mem!erikan peratian pada komunikasiinformasi dari dan kepada orang-orang ke
dalam dan ke luar perusaaan.
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
17/23
Sistem elektronik formal dan informal
• #istem otomasi perkantoran adala formal sejaudirencanakan dan didokumentasikan secara
tertulis.
• #istem formal di%ujudkan pada !asis perusaaanuntuk memenui ke!utuan organisasional dalam
!anyak cara se!agaimana #5M.
• #istem informal yang tidak direncanakan dan tidak
didokumentasikan secara tertulis di%ujudkan dalam!anyak cara se!agaimana 9##.
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
18/23
Kantor virtual
• Kemampuan otomasi perkantoran yangmengu!ungkan orang-orang secara elektronik
tela mem!uka jalan !aru !agi pekerjaan
kantor, yang mengilangkan ke!utuanmelakukan pekerjaan kantor di kantor,
seingga pekerjaan kantor dapat dikerjakan di
mana saja pekerja !erada.
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
19/23
Pengaruh kantor virtual
• Keuntungan kantor 7irtual– Menekan !iaya fasilitas.
– Menekan !iaya peralatan.
– 0aringan komunikasi formal.
– Menekan pengentian kerja.
– Kontri!usi sosial.
• Keuntungan-keuntungan terse!ut adalakeuntungan untuk perusaaan, anya kontri!usisosial yang merupakan keuntungan !ersamadengan pekerja.
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
20/23
• Kerugian kantor 7irtual– Tidak !erperasaan.
– Keka%atiran keilangan pekerjaan.
– #emangat renda.• Kerugian-kerugian terse!ut adala kerugian
untuk pekerja, sedangkan !agi perusaaan
tidak !egitu !erpengaru.
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
21/23
Strategi kantor virtual
• Menyediakan sum!erdaya komputer.
• Menyediakan akses pada sum!er informasi.
• Menyediakan pasokan non komputer.
• Menyusun for%arding panggilan telepon.
• Menggunakan conference call.
• Menjad%alkan pertemuan rutin.
• Mengikuti kerja rutin.
Kantor 7irtual mem!utukan kerjasama antaraperusaaan dan pekerja.
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
22/23
Organisasi virtual
• 5de se!ua kantor 7irtual dapat diperluas denganmenerapkannya pada seluru perusaaan, itulayang dinamakan dengan organisasi 7irtual.
•9alam organisasi 7irtual, operasi melaluiperusaaan dirancang sedemikian seingga tidakterikat pada lokasi fisik.
• 9engan demikian akan le!i muda untuk
!e!erapa operasi dan !e!erapa perusaaan, dan juga dapat menjadi strategi yang !aik !agi !er!agai jenis perusaaan untuk diikuti untuk meningkatkanefisiensi secara keseluruan.
-
8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern
23/23
Aplikasi otomasi perkantoran
• ord processing.• Electronic mail.
• ;oice mail.
• Electronic calendaring.• 8udio conferencing.
• ;ideo conferencing.
•omputer conferencing.
•