12 Communication

25
Komunikasi

description

manajemen komunikasi

Transcript of 12 Communication

Slide 1

KomunikasiPesan berantai

Step 1Besok akan ada gerhana matahari total pada jam sembilan pagi. Ini adalah kejadian yang tak bisa kita lihat setiap hari. Untuk menyambut dan melihat peristiwa langka ini, seluruh karyawan diminta untuk berkumpul di lapangan dengan berpakaian rapi. Saya akan menjelaskan fenomena alam ini kepada mereka. Bila hari hujan, dan kita tidak bisa melihatnya dengan jelas, kita berkumpul di kantin saja.Managing Director ke Division HeadStep 1Sesuai dengan perintah Managing Director, besok pada jam sembilan pagi akan ada gerhana matahari total. Bila hari hujan, kita tidak bisa berkumpul di lapangan untuk melihatnya dengan berpakaian rapi. Dengan demikian, peristiwa hilangnya matahari ini akan dijelaskan oleh Managing Director di kantin. Ini adalah kejadian yang tak bisa kita lihat setiap hari.Division Head ke Department HeadStep 1Sesuai dengan perintah Managing Director, besok kita akan mengikuti peristiwa hilangnya matahari di kantin pada jam sembilan pagi dengan berpakaian rapi. Managing Director akan menjelaskan apakah besok akan hujan atau tidak. Ini adalah kejadian yang tak bisa kita lihat setiap hari.Department Head ke Section HeadStep 1Jika besok turun hujan di kantin, kejadian yang tak bisa kita lihat setiap hari, Managing Director, dengan berpakaian rapi, akan menghilang jam sembilan pagi.Section Head ke SupervisorStep 1Besok pagi, pada jam sembilan, Managing Director akan menghilang. Sayang sekali, kita tidak bisa melihatnya setiap hari.Supervisor ke ForemanStep 6Supervisor ke Foreman :

KomunikasiKomunikasi: Penyebaran informasi untuk mencapai sebuah pemahaman yang sama

Komunikasi yang baik:Meningkatkan kualitas produk barang dan jasaMeningkatkan responsiveness to customersMeningkatkan efisiensi dan efektivitasMemperluas inovasi

Proses KomunikasiSenderMessageEncodingMediumDecoding by receiverReceiver (now sender)MessageEncodingMediumDecoding by receiver (now receiver)NOISETransmissionFeedback

10Fase Proses KomunikasiTransmission: Penyebaran InformasiFeedback: Pencapaian pemahaman yang sama

Proses dimulai oleh sender (individual atau grup) yang akan mengirim informasi.Senders harus memutuskan informasi apa yang dikirimkan dan encode pesan tersebut dengan simbol atau bahasa.Proses Komunikasi

11Medium: jalur atau saluran dimana pesan disebarkan (seperti: telepone, catatan tertulis, e-mail).

Receiver: orang atau pihak yang menerima pesan.

Feedback dari receiver kepada sender memastikan bahwa pesan telah diterima dan dimengerti atau harus dikirim ulang.Proses Komunikasi

12Jenis KomunikasiVerbal CommunicationProses pengkodean/ penyim-bolan pesan menjadi kata-kata, baik lisan maupun tulisan

NonverbalProses pengkodean/penyim-bolan pesan melalui ekspresi muka, bahasa tubuh, dan ungkapan perilaku.13Fungsi Persepsi dalam KomunikasiPerception Proses yang dilalui dimana seseorang memilih, mengelola, dan menginterpretasikan daya sensor inderanya untuk memberi arti akan dunia sekelilingnya

Biases kecenderungan sistematis dalam penggunaan informasi tentang orang lain dengan cara yang dapat menghasilkan persepsi yang tidak tepat

Stereotypes Keyakinan yang tidak akurat mengenai karakteristik dari orang atau kelompok tertentu

14Information RichnessJumlah informasi yang dapat dibawa oleh media komunikasi

Tingkatan dimana media komunikasi memungkinkan sender dan receiver mencapai pemahaman yang sama

Tiga cara utama untuk berkomunikasi : Expressions/gesturesTone of voice Words

Face-to-facecommunicationSpoken communication electronically transmittedPersonally addressed written communicationImpersonal written communicationHigh Information richnessLow Information richnessInformation Richness

E-Mail: Dos and DontsPenulisan pesan dalam bentuk all CAPITALS terlihat sebagai screaming bagi receiver.

Gunakan tanda baca pada pesan untuk kemudahan membaca dan jangan menyimpang dari topik pembicaraan.

Perhatikan ejaan dan perlakukan pesan seperti surat tertulis.

Baca ulang dan edit sebelum dikirim.

17Communication NetworksCommunication Networks: Alur perjalanan dimana informasi mengalir di dalam group atau teams dan seluruh organisasi.

Pilihan communication network bergantung kepada:Bentuk dari tugas dan tanggung jawab grupTingkat kebutuhan anggota dan grup untuk berkomunikasi antara satu dengan yang lainnya untuk mencapai target atau goal grup.

18Communication Networks dalam GroupsWheel NetworkInformation flows to and from one central member.Chain NetworkMembers communicate only with the people next to them in the sequence.Wheel and chain networks provide little interaction

19Communication Networks dalam GroupsCircle NetworkMembers communicate with others close to them in terms of expertise, experience, and location.All-Channel NetworkNetworks found in teams with high levels of communications between each member and all others.

20Organization Communication NetworksOrganization ChartMerangkum formal reporting channels dalam sebuah organisasi.Alur komunikasi dalam organisasi baik formal maupun informalVertical communications mengalir ke atas dan ke bawah sesuai dengan hirarki perusahaan.Horizontal communications mengalir diantara pekerja pada level yang sama.Informal communications dapat mencakup jenjang tingkat dan bagian/unitAudit komunikasi biasanya menemukan bahwa banyak komunikasi yang tidak mengalir di struktur organisasi sebenarnya.

21Barriers to Effective CommunicationMessages:Tidak jelas, tidak lengkap atau susah dimengertiDikirim dengan media yang tidak sesuaiTanpa syarat untuk memberi feedbackDiterima tetapi salah dimengerti atau diabaikanDikirim melalui sistem otomatis yang sedikit sekali elemen manusianya

22Communication SkillKirim pesan yang jelas, lengkap dan akurat supaya menghindari rumor.Isyaratkan pesan dalam simbol yang dimengerti receiver; misalnya jangan menggunakan bahasa slang ketika berbicara dengan orang asing.Pilih media yang cocok yang dapat dipantau oleh receiver.Hindari penyaringan (holding back information) dan distorsi seperti pesan berantai kepada anggota tim yang lain.Masukan mekanisme feedback untuk memastikan kesepahaman bersama sudah dicapai.

23Perhatikan dan jadilah pendengar yang baik; your ears are a far more important management tool than your mouth.Ajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi pengertian Saudara.Berusaha ber-empati untuk memahami apa yang sender rasakan.Pahami gaya bahasa (linguistic styles); different people speak differently.Kecepatan, nada, jeda, semuanya berpengaruh kepada proses komunikasi.Communication Skill

24

The end of slidesFriends! This is

25