BAB 3

ORGANIZATION - BPM FOUNDATION

3.1 Organization Foundation

• Aspek Internal Organisasi

Tabel 3.1 Aspek Internal Organisasi

Aspek Internal Organisasi

Kekuatan - BINUS University mengimplementasikan Sistem

Manajemen Mutu yang berdasarkan pada ISO 9001

Quality Management System. Sistem Manajemen Mutu ini

telah secara langsung dan berkelanjutan terus

meningkatkan kualitas dan produktifitas manajemen

penyelenggaraan perguruan tinggi.

- Setelah dilakukan studi untuk mempelajari berbagai

Sistem Manajemen Mutu Internasional yang ada, akhirnya

diputuskan bahwa Malcolm Baldridge National Quality

Award Criteria yang telah diakui di dunia internasional,

adalah criteria yang dinilai paling sesuai bagi kondisi

BINUS University saat ini untuk mencapai visinya ke

depan

- Evaluasi dan sertifikasi terhadap seluruh kegiatan di

32

Aspek Internal Organisasi

BINUS University dari Badan Sertifikasi Internasional

yang independent dan memiliki reputasi yang baik, SGS,

pada awal tahun 2008, yang mencakup kriteria yang lebih

komprehensif yang merupakan kombinasi dari ISO

9001:2000 maupun Education Criteria for Performance

Excellence based on Malcolm Baldridge, menyatakan

bahwa BINUS University sebagai institusi pendidikan

pertama di Indonesia yang berhasil mengimplementasikan

dan mendapatkan sertifikasi berdasarkan kriteria Malcolm

Baldridge, Service Excellence dan IWA 2:2007

- BINUS University telah mencanangkan pula untuk

mendapatkan akreditasi akademik internasional.

- BINUS University dikenal dengan image world-class-nya.

- BINUS University dikenal sebagai universitas yang

menghasilkan mahasiswa yang berprestasi, khususnya

dalam bidang teknolgi Informasi

- BINUS melalui unit Character Building Development

Center (CBDC) berpartisipasi secara aktif pada program

yang diusulkan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi

(DIKTI) yaitu Program Hibah Kompetisi K-1 dengan

tujuan mengembangkan konten pembelajaran yang terbuka

untuk digunakan secara bersama oleh perguruan tinggi di

33

Aspek Internal Organisasi

Indonesia yang terhubung dalam portal EDUHUB melalui

jaringan INHERENT, dan mengembangkan Virtual

Character Education Research Center (VCERC) serta

menerapkan VRCM (Virtual Research Center for

Management) untuk membantu dan meningkatkan kualitas

penelitian dan komunitas melalui interaksi dengan

universitas lain, industri dan masyarakat sehingga terjadi

pertukaran pengetahuan yang juga melalui jaringan

INHERENT.

Kelemahan - BINUS University berada di lokasi rawan macet

dikarenakan jalan yang sempit di sekitar area kampus

ditambah lagi dengan makin banyaknya jumlah

mahasiswa.

- Belum adanya budaya Research diterapkan di BINUS

University.

Kompetensi - Dengan dukungan kompetensi di bidang teknologi

informasi (TI) serta sumber daya manusianya, Direktorat

Teknologi Informasi BINUS siap membantu masyarakat

dan industri, baik dalam maupun luar negeri, untuk

membuat, mengembangkan, memberi pelatihan, jasa

konsultasi, dan menerapkan teknologi informasi sesuai

dengan kebutuhan masing-masing.

34

Aspek Internal Organisasi

- Pada tanggal 9 Desember 2000, website BINUS mendapat

penghargaan 12BC e-Award sebagai ”The Best Indonesian

Net Company” untuk kategori institusi/sektor publik dan

organisasi non profit bidang pendidikan. Penilaian ini

diberikan oleh MarkPlus & Co. dan 12BC (Indonesian

Internet Business Community).

- Menyelenggarakan program studi yang menunjang

pengembangan dan penerapan Teknologi Informasi,

kemampuan bahasa asing, komunikasi, kepemimpinan,

kemampuan berinovasi, berwirausaha dan berkarakter

baik.

Keterbatasan - Kualitas pengajar sebagai bagian dari sumber daya

intelektual masih terbatas dan harus terus dibina dan

dikembangkan selaras dengan visi dan misi organisasi

• Aspek Eksternal Organisasi

Tabel 3.2 Aspek Eksternal Organisasi

Aspek Eksternal Organisasi

Kompetisi - Budaya belajar Binusian yang menerapkan Student

Centered Learning (SCL), Constructivism, dan Deep

Learning, Keahlian Entrepreneurship

- Pembelajaran Modern (Multi Channel Learning)

35

Aspek Eksternal Organisasi

BINUS Univeristy menerapkan MCL (Multi Channel

Learning) sebagai metode pembelajaran dengan

menggunakan teknologi terkini sehingga BINUSIAN

dapat belajar dimana saja dan kapan saja.

- Best IT Services

BINUS University memberikan sarana berupa akses

intranet dan internet, yaitu dengan menggunakan fiber

optic untuk akses intranet dari area 5 km di sekitar

kampus, dilengkapi infrastruktur internet dengan

bandwith 30 MBps (international link) dan 1 Gbps

(national link), serta free akses hotspot di kampus

BINUS University.

- Pengembangan Karakter

BINUS University melakukan terobosan dengan

mengadakan kuliah Character Building agar BINUSIAN

menjadi manusia yang smart and good

- Entrepreneurship yang merupakan keahlian yang penting

dewasa ini, sehingga BINUS University menjadikannya

sebagai mata kuliah tersendiri.

- Kegiatan Mahasiswa

BINUS University mempunyai banyak Kegiatan

Mahasiswa dan Himpunan Mahasiswa Jurusan,

36

Aspek Eksternal Organisasi

jumlahnya bahkan mencapai lebih dari 45 Unit. Dengan

begitu, BINUSIAN dapat memilih kegiatan tempat ia

akan mengembangkan bakat, minat dan hobinya.

- Layanan Karir

BINUS University melalui unit BINUS CAREER

menyediakan layanan karir, dimana BINUS CAREER

bekerja sama dengan perusahaan nasional dan

internasional dalam menyediakan lowongan pekerjaan

bagi para Binusian.

Dampak

Terhadap

Lingkungan

- Fasilitas e-learning seperti apa yang telah dilakukan oleh

BINUS University sejak lama mulai di oleh universitas-

universitas lain.

- Dampak BINUS University terhadap lingkungan sekitar

dapat terlihat jelas, yaitu penciptaan lapangan pekerjaan

dan juga bisnis-bisnis yang dikembangkan oleh

masyarakat sekitar dalam kaitannya untuk memenuhi

kebutuhan mahasiswa. Misalnya dengan membangun

rumah kos, tempat makan, warnet, dll

- BINUS University dengan Yayasan Mitra Netra

meluncurkan perangkat lunak MiBee Braille Converter

(MBC) Versi 4 dimana hasil dari penelitian ini benar-

benar bermanfaat bagi masyarakat.

37

Aspek Eksternal Organisasi

- BINUS University berperan dalam kemajuan bangsa

melalui bidang-bidang yang merupakan kompetensinya

sebagai wujud tanggung jawab, misalnya riset terapan

untuk industri dan program mentoring untuk Usaha Kecil

Menengah (UKM).

• Visi dan Misi Organisasi

Visi Organisasi

BINUS University memiliki visi BINUS VISION 20/20 “a world-

class university in continuous pursuit of innovation and enterprise”. Maksud

dari visi BINUS University tersebut yaitu :

‐ A world class berarti graduates of UBINUS will be accepted in the global

market through the highest of education excellence encompassing teaching,

learning and applied research

‐ Knowledge institution berarti a university characterized by the utilization

of evolving knowledge to create economic value through its distinctive

competences

‐ Innovation berarti the economically successful introduction and

application of new and existing scientific knowledge and teaching-learning

process for practical purposes in order to create superior stakeholder

value

38

‐ Entreprise berarti innovative business practices relating to an individual or

organization’s capability to drive positive changes in the global market and

environment..

Misi Organisasi

BINUS University commits to deliver excellence in education and

research for the global community by :

1. Providing a learning experience that encourages and rewards innovation

Definition :

- Applying an international-standard teaching- learning process and

environment

- Life-long globally – oriented journey through student centered

learning

- Vibrant learning environment that places greater emphasis on

developing intellectual curiosity, exploration and the spirit of

enterprise

- Superior academic quality that inspires, challenges, and develops

skills and values that enables stakeholders to reach their fullest

potential

- Excellent and unparalleled service at every touch point

2. Creating high impact applied knowledge

Definition :

- Constructive contribution and effective dissemination to the universal

body of knowledge that is relevant to stakeholders current needs and

emerging trends in line with the spirit of enterprise

39

3. Pursuing a positive contribution to the quality of life

Definition :

- Achieving success through the betterment of peoples lives by

discovering potential and developing high ethical values

4. Contributing to outstanding leadership

Definition :

- Becoming a role-model University in the creation of new

opportunities

- Moving towards the future by influencing others to reach shared

purposes

5. Leading corporate entrepreneurship

Definition :

- Innovative and successful creation of business opportunities to

enchance competitive advantage and strategic renewal

• Tujuan Organisasi

o World Class : graduates of BINUS University will be accepted in the

global market and environment through the highest level of education

excellence encompassing teaching, learning and applied.

o Knowledge Institution : A University characterized by the utilization of

evolving knowledge to create economic value through its distinctive

competence.

40

o Innovation : The economically successful introduction and application of

new and existing scientific knowledge and teaching- learning process for

practical purposes in order to create superior stakeholder value.

o Enterprise : innovative business practices relating to an individual or

organization’s capability to drive positive changes in the global market and

environment.

• Sasaran Organisasi

Berikut adalah sasaran yang berorientasi pada Quality Objectives

BINUS University antara lain :

‐ 90% of students graduated on time.

‐ 100% of study programs accredited ”A” by the nation.

‐ 85% of lecturers having good performance index.

‐ 80% of employees satisfied with the overall university performance.

‐ 80% of lecturers satisfied with the overall university performance.

‐ 80% of students satisfied with the overall university performance.

‐ 80% of graduates employed or becoming entrepreneurs at graduation.

41

• Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi BINUS University

42

• Nama Unit & Deskripsi Umum

Bidang yang akan dibahas dalam skripsi ini adalah Alumni dan External

Relationship Services yang meliputi unit-unit BAC (BINUS Alumni Center),

BEC (BINUS Entrepreneurship Center), BICAR (BINUS Career), dan BCC

(BINUS Collaboration Center).

BAC (BINUS Alumni Center)

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Unit BAC

Komunitas Alumni BINUS adalah salah satu keluarga besar yang

ada di BINUS University. Kita dapat membangun banyak hal yang positif.

Banyak peluang yang dapat diciptakan dengan komunitas ini, seperti

peluang pekerjaan, network, bisnis dan lainnya. Semua dapat tercipta

tentunya dengan adanya kontribusi dari semua alumni.

43

BEC (BINUS Entrepreneur Center)

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Unit BEC

BEC mengasah jiwa kewirausahaan mahasiswa dengan

mendorong Binusian untuk mengembangkan ide dan membangun

keterampilan wirausaha baik secara teori maupun praktik, dengan harapan

akan banyak mahasiswa yang setelah lulus kuliah akan memilih

wirausahawan sebagai karir masa depan mereka.

44

BICAR (BINUS Career Center)

Gambar 3.4 Struktur Organisasi Unit BICAR

BINUS Career bekerja sama dengan sekitar 1.000 perusahaan

setiap tahunnya, dan memberikan informasi 10.000 lowongan kerja setiap

tahun di dalam dan luar negeri, yang didukung oleh fasilitas job portal

melalui www.binuscareer.com.

BINUS Career menjembatani BINUSIAN dan perusahaan untuk

perekrutan lulusan melalui layanan seperti :

o Online Recruitment

o Campus Hiring, di mana tes / wawancara dari perusahaan dilakukan di

kampus BINUS UNIVERSITY

o BINUS Job Expo, berlokasi di kampus BINUS University dan diikuti

oleh sekitar 70 perusahaan nasional dan multinasional serta dihadiri

oleh 4.000 pencari kerja

45

o Direct Placement

o Holiday Job / Part Time Job Training

Sebagai Career Development Center, BINUS Career secara reguler

melakukan berbagai aktivitas yang bertujuan mempersiapkan BINUSIAN

agar memiliki nilai dan sikap kerja yang baik, sehingga siap berkompetisi

untuk menjadi yang terbaik, baik pada saat seleksi maupun setelah bekerja,

yang didukung oleh perusahaan rekanan dan institusi pendidikan

professional.

BCC (BINUS Collaboration Center)

Gambar 3.5 Struktur Organisasi Unit BCC

BINUS Collaboration Center (BCC) memfasilitasi kerja sama

BINUS University dengan pihak eksternal, untuk memberikan inovasi

pembelajaran dan kegiatan mahasiswa sehingga kelak menjadi lulusan yang

46

lebih berkualitas. Mitra kerja sama mulai dari institusi pendidikan, dunia

industri, lembaga pemerintahan, sampai dengan asosiasi profesi, baik skala

nasional maupun internasional.

• Strategi Untuk Mencapai Tujuan dan Sasaran

Adapun strategi yang dilakukan dengan dasar orientasi pada Quality

Policy, yaitu:

“By setting up world-class standards in higher education, BINUS

UNIVERSITY provides a learning experience that encourages and rewards

innovation, and thus aims to give a positive contribution to the nation through

the continued practice of outstanding leadership and corporate

entrepreneurship”

47

• Strategi Implementasi Organisasi

Balanced Score Card

Gambar 3.6 Building Block pada Balanced Score Card

Balanced Scorecard Approach yang digunakan sebagai strategi

implementasi telah dirancang secara harmonis dengan pengembangan

48

kemampuan dan pengetahuan yang didukung dengan quality management

system serta langkah-langkah untuk meningkatkan kualitas materi dan sumber

daya manusia.

Perspektif yang digunakan dalam BINUS Balance Scorecard adalah:

1. Growth (Financial)

2. Recognition

3. Capability Building & Execution

4. Enabler

Pemilihan Strategi

BINUS menerapkan strategic choice yaitu dengan menggunakan

operational excellence.

Tabel 3.3 Operational Excellence

Operational Excellence

Proses Kunci Kerjasama yang saling menguntungkan

antara Bina Nusantara dengan partner kerja

sama (BCC)

Menjalin kerjasama dengan industri untuk

mempermudah mahasiswa BINUS

University mencari pekerjaan sesuai ilmunya

dan industri untuk mempekerjakan seseorang

yang berpotensi di bidangnya (BICAR)

Mengadakan kegiatan dengan para alumni,

49

agar terbuka peluang pekerjaan. Network

bisnis, dan lainnya (BAC)

Mengadakan mata kuliah Entrepreneurship

sebagai mata kuliah wajib tiap jurusan untuk

memunculkan intuisi bisnis para Binusian

dan mengadakan seminar-seminar dengan

para pakar yang berpengalaman yang

menambah pengetahuan tentang

entrepreneurship (BEC)

Organisasi dan Skill Harus adanya persetujuan terlebih dahulu

dari kepala unit yang besangkutan. Juga

dengan persetujuan dari partner-partner yang

terkait

Variabel Proses Kunci Mengurangi biaya dan waktu dalam

memperluas networking dengan adanya

kontribusi dari para alumni

Sistem Manajemen Menjaga hubungan dan komunikasi yang

baik dengan partner kerjasama, pemerintah,

dan para alumni

Memberikan konsultasi yang dilakukan oleh

BICAR

Adanya umpan balik dengan menggunakan

kuesioner

50

Konteks Model Bisnis

Pelanggan

Pelanggan dari BINUS University terdiri dari mahasiswa D3, S1

Reguler dan Internasional, dan S2 yang jumlahnya kurang lebih 23.000

mahasiswa aktif.

Produk dan Pelayanan

Layanan utama diberikan oleh BINUS ini sudah pasti dalam bentuk

pendidikan, adapun beberapa layanan pendukung lainnya yaitu sebagai

berikut:

o Academic affairs & development

o Academic operation & administrative service

o Student, alumni & collaboration

o Academic support service

o Quality

o Technology

Program Studi Sarjana (S1) yang ditawarkan pada BINUS University :

o Fakultas Ilmu Komputer :

‐ Teknik Informatika

‐ Sistem Informasi

‐ Sistem Komputer

‐ Komputerisasi Akuntansi

51

o Fakultas Sains dan Teknologi :

‐ Arsitektur

‐ Teknik Sipil

‐ Teknik Industri

‐ Matematika

‐ Statistik

o Fakultas Ekonomi dan Bisnis :

‐ Akuntansi

‐ Manajemen

‐ Manajemen Perhotelan

o Fakultas Bahasa dan Budaya :

‐ Sastra China

‐ Sastra Inggris

‐ Sastra Jepang

o Fakultas Komunikasi dan Multimedia :

‐ Desain Komunikasi Visual

‐ Desain Interior

‐ Komunikasi Pemasaran

o Fakultas Psikologi :

‐ Psikologi

o Program Ganda :

‐ Matematika & Teknik Informatika

‐ Statistik & Teknik Informatika

52

‐ Akuntansi & Sistem Informasi

‐ Manajemen & Sistem Informasi

‐ Teknik Industri & Sistem Informasi

‐ Teknik Industri & Manajemen

Program Studi Pasca Sarjana (S2) Fakultas Ilmu Komputer yang

ditawarkan pada BINUS University yaitu:

1. Magister Teknik Informatika (MTI)

2. Magister Sistem Informasi (MSI)

Program studi yang ditawarkan pada BINUS International yaitu :

‐ Computer Science (RMIT, Murdoch University, University of

Wollongong)

‐ Information System (Curtin University, Cologne Business School)

‐ Accounting (Curtin University, Cologne Business School)

‐ Marketing (Curtin University, Cologne Business School)

‐ Hospitality & Tourism Management

‐ Desain Komunikasi Visual (Northumbria University, LimKokWing

University)

‐ Bisnis Internasional

Program studi yang ditawarkan pada BINUS Business School yaitu :

o MM Business Management

53

‐ Young Professional Program

‐ Professional Program

o MM Applied Finance

o MM Strategic Marketing

o MM Executive

Pemasok/Rekan Kerjasama

Pemasok terdiri atas industri-industri sebagai sponsor dari acara-

acara yang diselenggarakan oleh BINUS University.

BINUS menjalin kerja sama dengan berbagai lembaga, mulai dari

institusi pendidikan, dunia industri, lembaga pemerintahan, hingga

organisasi/asosiasi profesi, dalam skala nasional maupun internasional,

demi meningkatkan kualitas secara langsung, signifikan, dan

berkesinambungan dan bertujuan untuk meningkatkan jaringan kerjasama

dan kualitas proses pembelajaran. Secara garis besar inisiatif kerjasama

yang dilakukan telah merambah 4 benua, dan lebih dari 30 negara di dunia

dengan jenis institusi yang sangat bervariatif agar dapat meningkatkan

luasnya jaringan kerjasama. Hal ini dilakukan agar pembangunan visi

BINUS 2020 menjadi “World Class University” akan terwujud dengan

lebih cepat.

Berikut adalah beberapa institusi yang bekerja sama dengan BINUS:

Kerja sama dengan institusi-institusi pendidikan, antara lain:

Asia

54

- University of Toyama, Jepang

- Xiamen University, China

- The National University of China Overseas – Hua Da ( Huaqiao

University), China

- The Sirindhorn International Thai-German Graduate School of

Engineering, Thailand

- University Sains Malaysia, Malaysia

- Limkokwing University College of Creative Technology, Malaysia

- Universitas Indonesia, Institut Pertanian Bogor, Universitas Institut

Teknologi Bandung, dan Universitas Gajah Mada dalam kerja sama

akademik.

- Dengan Universitas Kristen Duta Wacana, dalam hal perjanjian

Cisco Networking Lokal Academy

Australia

- Murdoch University, Australia

- The University of Wollongong, Australia

- Curtin University of Technology, Australia

- MacQuarie University, Australia

- The Royal Melbourne Instute of Technology, Australia

Eropa

- Northumbria University, Inggris

- Cologne Business School, Jerman

- Erasmus University Rotterdam, Belanda

- INHOLLAND University, Belanda

55

- Netherlands Education Centre, dalam hal pengembangan pusat

informasi pada BINUS Career yang didedikasikan untuk pelajar-

pelajar BINUS.

Amerika

- Simon Fraser University, Canada

Kerja sama dengan industri-industri, antara lain:

‐ Fullcast Technology Co. Ltd., Jepang

‐ Global Needs, Inc., Jepang

‐ Dream Picture 21 Co. Ltd, Korea

‐ Geosoft Technical Support (GTS), Singapura

‐ QS Asia Quacquarelli Symonds Pte Ltd, Singapura

‐ MKEA Architects, Australia

‐ Plaxis bv, Belanda

‐ SGS/JAS-ANZ, Swiss

‐ Oracle Indonesia, PT

‐ ABN Amro Bank, NV., Jakarta

‐ AIG Life, PT

‐ Allianz Indonesia

‐ Cisco Systems, Inc

‐ Dell Asia Pacific SDN – Jakarta Representative Office

‐ JW Marriott Jakarta Hotel

‐ PT. Acer Indonesia, dalam penelitian dan pengembangan di dalam

Teknologi Informasi.

56

‐ PT. Ad Quantum Advertising, kerja sama dalam bidang akademik

dan industri.

‐ PT. Astra Internasional Tbk, dalam hal penelitian,

pendidikan/pelatihan dan layanan konsultasi.

Kerja sama dengan institusi-institusi pemerintah, antara lain:

‐ Dinas Pendidikan Menengah dan Tinggi (DIKMENTI) Provinsi

DKI Jakarta

‐ Departemen Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia,

dalam hal pengembangan, pendidikan, pelatihan dan penelitian di

dalam komunikasi dan teknologi informasi.

‐ Pusat Data dan Informasi Departemen Pertanian (PUSDATIN)

‐ Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI

‐ Departemen Kebudayaan dan Pariwisata Republik Indonesia

‐ Direktorat Jenderal Pemasyarakatan Departemen Humuk dan Hak

Asasi Manusia Republik Indonesia

‐ Komisi Pemberantasan Korupsi

Associations / Organisations / Foundations, antara lain:

‐ BEA Photographic, dalam hal Program perbaikan gempa bumi di

Yogyakarta.

‐ Creative Circle Indonesia (CCI), dalam hal kerja sama akademik

dan industri.

‐ Ikatan Arsitek Indonesia Daerah Jakarta, dalam hal Jakarta

architecture database dan information.

57

New Collaboration, antara lain:

‐ Northumbria University (United States), dalam kerja sama

akademik.

‐ Xiamen University (China), dalam hal kerja sama akademik.

‐ Macquarie University (Australia), dalam hal Program Ganda :

Graduate Accounting & Commerce Centre (GACC) Programs &

Magister.

Kerja sama BINUS Internasional (BI), antara lain:

‐ Curtin University of Technology (Australia), dalam hal kerja sama

akademik (Institusi Pendidikan).

‐ Cisco Sytems, Inc, dalam hal Cisco Networking Academy

Agreement “Standard” (Industri).

‐ Asian Development Bank / ADB (United States), dalam hal Program

Funding (Association / Organization / Foundation)

Pembeda Utama Organisasi

Penggunaan teknologi informasi pada semua produk dan jurusan

merupakan kunci perbedaan BINUS University karena BINUS University

merupakan lembaga pendidikan yang berbasis pada teknologi informasi

dimana itu menjadi salah satu nilai tambah di mata pelanggan ataupun

calon mahasiswa, dan sekaligus bukti sebagai lembaga dengan moto

People, Innovation, Excellence.

58

Sumber Daya

Gedung yang dimiliki BINUS UNIVERSITY berjumlah 3 yaitu :

1. Kampus Syahdan

Terletak di Jl. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480.

2. Kampus Anggrek

Terletak di Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat

11530.

3. Kampus Kijang

Terletak di Jl. Kemanggisan Ilir III No. 45, Kemanggisan / Palmerah,

Jakarta Barat 11480.

Gedung yang dimiliki BiNus International hanya 1 yaitu Kampus JWC

(Joseph Wibowo Center) yang terletak di Jl. Hang Lekir I No. 6,

Kebayoran Baru, Jakarta Selatan 12120.

Gedung yang dimiliki BINUS School yaitu:

1. BINUS School Simprug

Jl. Sultan Iskandar Muda Kav. G-8

Jakarta Selatan 12220

2. BINUS School Serpong

Jl. Lengkong Karya - Jelupang No. 58, Lengkong Karya / Serpong

Tangerang 15322

Gedung yang dimiliki BINUS CENTER yaitu:

1. BINUS Center Head Office

Jl. KH. Syahdan No. 20

Kemanggisan - Palmerah

59

Jakarta Barat 11480

Phone: (62-21) 5345830 ext 3203

Email: info@binuscenter.com, syahdan@binuscenter.com

2. BINUS Center Grogol

Jl. Kyai Tapa

Ruko Taman Gloria No. 215H

Jakarta Barat 11450

DKI Jakarta, Indonesia

Phone: (62-21) 560 7606, 560 7607

Fax: (62-21) 560 7554

E mail: grogol@binuscenter.com

3. BINUS Center Kedoya

Jl. Panjang

Kedoya Elok Plaza Blok DC No. 45

Jakarta 11520

DKI Jakarta, Indonesia

Phone: (62-21) 580 2803, 580 2819

Fax: (62-21) 582 3623

E mail: kedoya@binuscenter.com

• Strategi Pembeda Utama

BINUS University sebagai salah satu institusi pendidikan tinggi yang

pertama di Indonesia yang mendapatkan sertifikasi internasional, berikut ini:

60

1. ISO 9001:2000

2. Education Criteria for Performance Excellence based on MBNQA

Criteria

3. IWA 2:2007 (Guidelines for the application of ISO 9001:2000 in

Education)

4. Service Excellence Certification Criteria

Pembeda lainnya, sebagai berikut :

1. Sistem pembelajaran yang digunakan di BINUS University yaitu Multi

Channel Learning yang terdiri dari: Self Study, Pembelajaran Self Study,

dan Off Class

2. Infrastructure, application and content yang lengkap dan canggih

3. Digital Library

61

3.2 Process Foundation

Gambar 3.7 Proses Model

Gambar 3.8 Education Value Chain

62

Proses nilai rantai dalam industri pendidikan (BINUS University) terdiri

dari proses inti dimana yang pertama adalah market dan financial analytical yang

melakukan analisis kondisi pasar dan keuangan, lalu academic development and

content preparation menyiapkan pengembangan akademik dan menyiapkan

kurikulum, serta facilities management yang mengelola fasilitas-fasilitas yang

digunakan dalam melaksanakan kegiatan pembelajaran. Proses admission yang

menangani penerimaan siswa/mahasiswa baru, didukung oleh ketiga proses diatas.

Ada terdapat proses lecturer/teacher dan assistant management yang mengatur

ataupun mengelola para pengajar yang dibutuhkan. Proses ini bersama dengan

proses admission akan berlanjut ke proses registration and scheduling yang

mengatur kegiatan registrasi dan penjadwalan kegiatan pembelajaran. Selanjutnya

adalah proses teaching learning (Multi Channel Learning) mengatur kegiatan

belajar mengajar yang berlangsung, dimana kegiatan belajar mengajar itu terbagi

menjadi 2 yaitu kegiatan belajar mengajar di kelas dan di laboratorium. Setelah itu

terdapat proses examination and evaluation yang menangani kegiatan ujian dan

pengevaluasian hasil ujian, dan kemudian pada akhir masa studi siswa/mahasiswa

akan berlangsung proses thesis/graduation, yang menangani hal-hal yang berkaitan

dengan skripsi/tugas akhir dan kelulusannya. Setelah kelulusan terdapat proses

alumni yang menangani kegiatan dan kebutuhan para alumni yang berkaitan

dengan almamaternya. Kemudian ada career development yang membantu

pengembangan karir bagi para lulusan yang ingin bekerja pada perusahaan rekan

kerjasama BINUS Career. Selain itu ada pula proses entrepreneurship yang

membantu mempersiapkan diri para Binusian yang ingin menjadi wirausaha

63

(entrepreneur). Adapun Endowment programs menangani program pendanaan

alumni.

Selain proses inti yang telah dijelaskan diatas, ada pula proses-proses lain

yang mendukung proses-proses inti diatas, antara lain; process financial services

yang menangani hal-hal yang berkaitan transaksi keuangan, proses

lecturer/teacher and assistant management services yang memberikan pelayanan

berupa pengembangan dan pelatihan bagi para pengajar, proses digital library

services yang menyediakan layanan perpusatakaan secara digital, proses

extraculicular and student organization services yang menangani kegiatan

organisasi siswa/mahasiswa, dan industry and government relationship services

yang menangani hubungan dengan industri dan pemerintah serta proses evaluation

management services yang memberikan layanan manajemen pendidikan.

• Arsitektur Awal Proyek

Berikut ini adalah timeline schedule pelaksanaan proyek ini :

o Timeline

Tabel 3.4 Timeline Schedule

64

• Gambaran Proses Organisasi

Gambar 3.9 Organization Process View

65

• Daftar Proses End-to-end

Untuk entrepreneur (BEC) :

- penyelenggaraan event

- pengelolaan website

Untuk kerjasama (BCC) :

- pembuatan kerjasama

- monitoring kerjasama

- kerjasama tidak diteruskan atau dihentikan

- kerjasama atau proyek selesai atau dihentikan

Untuk karir (BICAR) :

- layanan penyaluran tenaga kerja

a. pendaftaran perusahaan ke BICAR

b. BICAR melakukan campus hiring

c. Placement

d. Membership

- Klien melakukan konsultasi

- Pengadaan Co Op

Untuk alumni (BAC) :

- kerjasama event

- membership ARC

- pembentukan ikatan Alumni

- penyampaian informasi

66

3.3 Technology Foundation

• Gambaran dan Blue print Arsitektur TI

Gambar 3.10 Overview dan Blue Print Arsitektur TI

67

• Penentuan Peralatan dan Teknologi yang Dibutuhkan

Tabel 3.5 Peralatan dan Teknologi yang Dibutuhkan

Unit Require Tools

BAC (BINUS Alumni Center) - Visual Studio.Net 2008 untuk website

alumni

- Database SQL 2000

- Crystal Report 8.5

- Windows application menggunakan

invragistic pada website alumni

- Bahasa pemrograman C# (CSharp)

BCC ( BINUS Collaboration Center) - Database SQL 2000

- Crystal Report 8.5

BEC (BINUS Entrepreneurship Center) - ASP Classic untuk website

- Database SQL 2000

- Crystal Report 8.5

- Bahasa pemrograman C# (CSharp)

BICAR (BINUS Career) - Visual Studio.Net 2003

- Database SQL 2000

- Crystal Report 8.5

- Bahasa pemrograman C# (CSharp)

68

• Identifikasi Sistem yang sedang Berjalan

Di sini ada beberapa legacy system yang terlibat di dalam proses yang

berhubungan dengan alumni dan external relationship services, yaitu dengan

adanya beberapa website diantaranya website Alumni yang digunakan baik

untuk BINUS University maupun untuk BINUS International dan S2, website

Binus Career, dan website BEC (Binus Entrepreneur Center).

• Canonical Data and Data Source Dictionary

Gambar 3.11 Canonical Data

Dan untuk dokumentasi data digunakan ERD Database. Berikut adalah ERD

69

Front Contents

Gambar 3.12 ERD Front Contents

MU1

70

Gambar 3.13 ERD MU1 MU2

71

Gambar 3.14 ERD MU2

Testi

72

Gambar 3.15 ERD Testi

Industry nw

Gambar 3.16 ERD Industry nw E-magz

73

Gambar 3.17 ERD E-magz Events and Acts

Gambar 3.18 ERD Events and Acts News

74

Gambar 3.19 ERD News

Business nw

Gambar 3.20 ERD Business nw

Success prof

75

Gambar ERD 3.21 ERD Success prof

Service sol

76

Gambar ERD 3.22 ERD Service sol

Sharing

77

Gambar ERD 3.23 ERD Sharing Hits

Gambar 3.24 ERD Hits Email

78

Gambar 3.25 ERD email Member

Gambar 3.26 ERD Member

79

• Portofolio Fungsionalitas Bisnis Awal

Tabel 3.6 Portofolio Fungsionalitas Bisnis Awal

Proses Bisnis Unit Parameter/Business Services

1. Menyelenggarakan

event

BEC ‐ create_ proposal

‐ read_check_list

‐ create_laporan_akhir

‐ update_laporan_akhir

‐ save

‐ print

2. Pengelolaan

Website

BEC

‐ Check_kelayakan_business_plan_dari_dosen_atau

mahasiswa

‐ Evaluate_business_plan

‐ Approval

‐ Upload(update)_summary_business_plan

‐ save

‐ check_business_plan_yang_ada_di_website

‐ create_draft_news_dan_event

‐ evaluate_kelayakan_news_dan_event

‐ uploade(update)_news_dan_event

‐ check_news_dan_event_yang telah_diupload

‐ evaluate_kelayakan_knowledge

‐ upload(update)_knowledge

80

Proses Bisnis Unit Parameter/Business Services

‐ check_knowledge_yang_telah_di_upload

3. a Pembuatan

Kerjasama

BCC ‐ Update_proposal_kerjasama

‐ Create_draft_dokumen_kerjasama

‐ Update_dokumen_kerjasama_(bila_ diperlukan)

‐ Save

3. b. Monitoring

Kerjasama

BCC ‐ Create_laporan_kerjasama

‐ Create_rekap_laporan_kerjasama

‐ Evaluate_kerjasama

‐ Update_isi_dokumen_kerjasama

‐ Create_addendum_atau_Lampiran

_dokumen_kerjasama

‐ Create_laporan_kegiatan_akhir_proyek_kerjasama

‐ Save

4. a. Pendaftaran

Layanan Penyaluran

Tenaga Kerja

BICAR ‐ Create_account_perusahaan_(bila_sudah_membayar)

‐ Update_posisi_yang_ditawarkan_

perusahaan_pada_website_Binus _Career

‐ Aktivasi_account_perusahaan

‐ Write_account_perusahaan_di_buku_rekapitulasi

_penjualan

‐ Create_laporan_penjualan_mingguan

‐ Check_kesesuaian_rekapitulasi_dan_laporan_penjualan

81

Proses Bisnis Unit Parameter/Business Services

_mingguan_dengan_binder_bukti_pembayaran

‐ Create_laporan_rekapitulasi_penjualan_mingguan

‐ Write_metrik_penjulalan

4. b. Campus Hiring BICAR - Create_surat_peminjaman_ruangan _dan_fasilitasnya

- Create_daftar_hadir

- Create_kuesioner

- Save

- Print

4. c. Placement BICAR - Create_jadwal_pengiriman_kandidat

- Save_berkas_kandidat

- Create_kuesioner_layanan_recruitment

- Save

4. d. Membership BICAR - Update_iklan_di_website_Binus_Career

- Save_berkas_lamaran

- Create_kuesioner_layanan_recruitment

- Save_form_kuesioner

5. Konsultasi BICAR - Create_pendaftaran_talent_assessment_atau_

personality_assessment_atau_konsultasi_dan _tes

- Create_laporan_konsultasi_dan_assessment

- Save

- Print

6. Co OP (Cooperative BICAR - Create_Proposal_Co_OP

82

Proses Bisnis Unit Parameter/Business Services

Education) - Create_Perjanjian_Kerjasama_dengan_UKM

- Create_kontrak_kerja_bila_kandidat_diterima

_perusahaan

- Create laporan pelaksanaan program Co Op

- Save

- Print

7. Kerjasama Event BAC - Create_proposal

- Update_proposal

- Create_persetujuan_kerjasama

- Update_hasil_kerjasama

- Save

- Print

CF - Entry_banner_industry_network

8. Membership ARC BAC - Create_proposal

- Create_persetujuan_kerjasama

- Save_bukti_kerjasama

- Print

9. Pembentukan ikatan

alumni

BAC - Create_proposal_acara

- Create_persetujuan_hasil_rekomendasi_ketua _alumni

- Save_data_ketua_alumni

10. Penyampaian

Informasi

BAC - Create_informasi_dari_Alumni_atau_Jurusan

_atau_UKM_atau_HMJ

83

Proses Bisnis Unit Parameter/Business Services

- Update_informasi

- Save_informasi_yang_telah_di_upload

- Approval_testimonial_dari_alumni

- Approval_success_profile_dari_alumni

- Approval_alumni_business_network

• Penentuan Tim Proyek Teknis yang Dibutuhkan

o Project Manager

Tugas :

1. Mengelola perencanaan proyek, dan memonitor proses yang ada dan

memasukan ke dalam cakupan proyek

2. Mengelola timeline schedule agar tetap waktu yang diharapkan

3. Mengelola tim proyek

4. Mendefinisikan, menganalisa dan menyelesaikan masalah

5. Menyiapkan sumber daya yang dibutuhkan oleh proyek

6. Melakukan koordinasi dengan sesama anggota tim proyek

7. Melakukan proses kontrol dan pengawasan proyek

8. Mengelola pembagian aplikasi untuk mengisi kebutuhan terhadap

penggunaan aplikasi untuk mempercepat proses bisnis

9. Memastikan pembersihan data hasil konversi dan migrasi data

10. Menjaga hubungan baik dengan pemilik (stakeholder)

11. Berinteraksi dengan manajemen dan pengguna

84

12. Menetapkan status proyek

13. Menyusun laporan akhir pelaksanaan kegiatan analisa dan perancangan

sistem dan melaporkannya kepada manajemen

14. Menyiapkan presentasi untuk manajemen.

o Business Analyst

Tugas:

1. Melakukan survey kebutuhan informasi dengan cara:

Memperlajari bisnis dan standar operasional

Wawancara

Kuisioner

2. Menyusun dokumen kebutuhan bisnis/sistem

3. Memeriksa apakah sistem yang dirancang oleh System Designer sudah

sesuai dengan dokumentasi kebutuhan bisnis/sistem

4. Membuat laporan status perkembangan kegiatan untuk dilaporkan

kepada Project Manager

5. Menyiapkan presentasi hasil analisa untuk disampaikan kepada

pimpinan

o System Analyst

Tugas :

1. Melakukan analisis dan evaluasi terhadap prosedur bisnis yang ada

maupun yang sedang diajukan atau terhadap kendala yang ada untuk

memenuhi keperluan data processing

85

2. Mengumpulkan informasi untuk menganalisa dan evaluasi sistem yang

sedang berjalan dan untuk rancangan suatu sistem

3. Riset, perencanaan, instalasi, konfigurasi, troubleshoot, pemeliharaan,

dan upgrade perangkat keras, perangkat lunak, serta sistem

pengoperasian dan antisipasi bila ada kesalahan

4. Mempersiapkan flow chart dan diagram yang menggambarkan

kemampuan dan proses dari sistem yang digunakan

5. Mencatat dan memelihara laporan tentang perlengkapan perangkat

keras dan lunak, lisensi situs dan server, serta akses dan security

pengguna

6. Menjamin konektivitas dan keserasian proses di antara sistem yang ada

7. Melakukan riset yang bersifat teknis atas sistem upgrade untuk

menentukan feasibility, biaya dan waktu, serta kesesuaian dengan

sistem yang ada

8. Menjaga kerahasisaan informasi yang diproses dan disimpan dalam

jaringan

9. Menyimpan dokumentasi atas sistem dan kekurangannya serta solusi

terhadap sistem yang ada sebagai catatan untuk masa yang akan datang

o System Designer

Tugas:

1. Membantu Business/System Analyst dalam penyusunan dokumen

kegiatan analisa seperti:

‐ Rich picture

86

‐ Dokumen kebutuhan bisnis/pengguna

2. Membuat rancangan sistem.

3. Menyusun laporan status perkembangan kegiatan perancangan untuk

dilaporkan kepada Pimpinan Business/System Analyst.

o Software Architect

Tugas :

1. Memungkinkan untuk kemudahan dalam pencarian dan pemakaian

service

2. Memastikan IT selalu melaporkan dan memberikan dukungan untuk

melayani praktek pembuatan service catalogue dalam organisasi

3. Memastikan service catalogue selalu jelas, singkat, dan diperbaharui

o Database Designer

Tugas:

1. Merancang database yang terstruktur sesuai dengan kebutuhan

2. Memastikan database yang ada saling berhubungan dengan

relationship yang benar sesuai dengan kebutuhan sistem

o Network Specialist

Tugas:

1. Merancang sistem jaringan komputer yang diperlukan

2. Memastikan seluruh komputer terhubung ke server yang telah di

tentukan

87

o Application Developer (Programmer)

Tugas:

1. Berdiskusi dengan pengguna untuk mendapatkan kebutuhan perubahan

atau modifikasi program yang sudah ada

2. Menganalisa kinerja program dan mengambil tindakan untuk

memperbaiki kekurangan berdasarkan konsultasi dengan pengguna

3. Mengembangkan program rinci logika dan coding perubahan

4. Perbaiki data dan format produk akhir

5. Membuat perubahan yang diperlukan dan disetujui

6. Pengujian dan atasi masalah memanfaatkan program yang sesuai

hardware, database, pemrograman dan teknologi

7. Menjaga kerahasiaan mengenai informasi pemrosesan, penyimpanan

atau pengaksesan

8. Mendokumentasikan masalah program dan resolusi untuk referensi di

masa mendatang

o System Testing

Tugas:

1. Memastikan bahwa sistem yang dibangun memenuhi semua kebutuhan

fungsional dan kebutuhan sistem dari suatu organisasi

2. Melakukan pengujian untuk mengetahui bila terjadi kesalahan atau

error pada sistem yang baru dikembangkan

3. Membuat laporan hasil pengujian sistem

88

o System Documentation

Tugas:

1. Menyusun dokumentasi hasil analisa, perancangan dan usulan

rekomendasi ICT

3.4 BPM Foundation

• Definisi Pihak yang Berkepentingan (Stakeholder) dalam Proyek

Stakeholder dari BINUS University adalah semua pihak yang

mempunyai kepentingan terhadap BINUS University. Jadi, yang termasuk

dalam stakeholder yaitu:

o Mahasiswa

Mahasiswa berkepentingan terhadap BINUS University untuk

mendapatkan pelayanan berupa pendidikan.

o Orangtua

Orang tua memiliki kepentingan terhadap BINUS University dalam hal

kualitas layanan pendidikan yang diterima oleh anak-anak mereka yang

menjadi mahasiswa di BINUS University.

o Dosen

Dosen berkepentingan terhadap BINUS University yang berkaitan dengan

penghasilan yang didapatkannya dari mengajar di BINUS University.

o Pimpinan

Manajemen berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal

penghasilan dan pengakuan yang didapatkan dari perkembangan dan

keberhasilan dari mahasiswa dan BINUS University sendiri.

89

o Staf

Staf berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan

mereka dengan bekerja di BINUS University dan melayani customer. Staf

yang berkaitan dengan ruang lingkup ini adalah

Untuk unit BAC

‐ BAC Manager

‐ Alumni Partnership Section Head

‐ Alumni Engagement Section Head

‐ Alumni Partnership Section staff

‐ Alumni Engagement Section staff

Untuk unit BCC

‐ BCC Manager

‐ Collaboration Section Head

‐ Collaboration saff

Untuk unit BEC

‐ BEC Manager

‐ Administration staff

‐ Operation Section Head

‐ Program Development Section Head

‐ Operation Section staff

‐ Program Development staff

Untuk unit BICAR

‐ BICAR Manager

90

‐ Administration staff

‐ Consultant

‐ Recruitment Service Section Head

‐ Web Database Administrator

‐ Account Relation staff

‐ Public Promotion staff

‐ Customer Service staff

‐ Recruitment Service staff

o Pemerintah

Pemerintah berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas

pendidikan dari lulusan yang dihasilkan oleh BINUS University dalam

hubungannya dengan peningkatan kualitas sumber daya manusia Indonesia.

Pihak pemerintah yang terkait yaitu :

- Kopertis III

- DIKTI

o Industri

Industri berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas

lulusan yang diperlukan industri untuk memenuhi kebutuhan akan tenaga

kerja yang kompeten, yang dapat mendukung kemajuan industri.

o Asisten

Asisten berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan

dan pengalaman yang didapatkan dengan mengajar di BINUS University.

91

• Harapan Pihak Berkepentingan (Stakeholder) yang Disetujui dan

Didokumentasikan

Kebutuhan akan adanya registrasi yang dapat dilakukan melalui website

BEC, yang dapat memberi kemudahan bagi perusahaan ataupun industri-

industri yang ingin melakukan kerjasama dengan unit BEC. Karena

sebelumnya proses ini dilakukan secara manual, dimana perusahaan atau

industri yang ingin melakukan registrasi untuk bekerjasama harus datang

secara langsung.

Kebutuhan akan adanya proses perekrutan yang dapat dilakukan melalui

website BEC. Dimana apabila ada perusahaan atau industri yang mau

melakukan perekrutan terhadap mahasiswa, maka dapat melakukannya

secara online dengan melihat CV dari mahasiswa tersebut yang dimana

data CV tersebut disimpan di dalam website.

Karyawan BCC memerlukan aplikasi baru yang dapat mempermudah

pelaksanaan kegiatan operasional mereka, seperti mendata semua

kerjasama antara pihak Bina Nusantara dengan pihak luar, memonitor

progres yang ada, dan membuat laporan kerjasama.

BAC ingin menambahkan fitur donasi pada website-nya dimana alumni

dapat memberikan donasi ke BAC dengan pemberitahuan melalui website

BAC.

Selain itu BAC membuat suatu fitur dalam website alumni yang berupa

program membership. Dimana alumni yang menjadi member program ini

dapat menikmati fasilitas-fasilitas seperti meminjam buku pada

perpustakaan sebagai alumni, dibantu untuk mengurus surat-surat yang

92

diperlukan dari almamaternya seperti transkrip nilai, ikut serta bila

diadakan reuni, gathering, dan lain-lain. Caranya dengan mendaftar secara

online dan membayar biaya keanggotaan sebesar Rp 150.000,- yang

berlaku untuk 2 tahun.

• Process Selection Matrix (PSM)

Gambar 3.27 Process Selection Matrix (PSM)

93

• Daftar Proses Bisnis yang Teridentifikasi dan Metrik Awal (PWM)

Tabel 3.7 Process Worth Matrix (PWM)

Worth

Asset Liability

Proses penyelenggaraan event

Proses pengelolaan website

Proses kerjasama

Proses penyaluran tenaga kerja

Layanan Konsultasi

Proses Co Op

Proses Kerjasama event

Proses Membership ARC

Proses Pembentukan Ikatan

Alumni

Proses Penyampaian Informasi

94

• Proses yang Diprioritaskan untuk Tahap Elaborasi

Dari kebutuhan-kebutuhan para stakeholder maka dibuat prioritas

sebagai berikut :

‐ Kebutuhan untuk membuat aplikasi baru yang dapat mempermudah

pelaksanaan kegiatan operasional karyawan BCC

‐ Kebutuhan akan adanya registrasi yang dapat dilakukan melalui website

untuk perusahaan atau industri yang ingin melakukan kerjasama dengan

unit BEC

‐ Kebutuhan alumni untuk mendapatkan fasilitas-fasilitas yang ditawarkan

program membership (dimana untuk menjadi anggota, alumni dapat

mendaftar secara online)

‐ Kebutuhan akan adanya perekrutan yang dapat dilakukan melalui website

BEC.

‐ Kebutuhan untuk menambahkan fitur donasi pada website BAC

• Project Management ( Initial Draft of the Project Plan)

o Project charter document

Berikut adalah gantt chart dari analisa dan perancangan Enterprise

Resource Planning (ERP) Education (Studi Kasus pada Area Alumni dan

External Relationship Services)

95

Gambar 3.28 Gantt Chart

o Dokumen Lingkup Proyek

Tahap 1 : Organization Foundation

Dalam tahap ini, membahas tentang aspek internal dari organisasi yaitu

kekuatan, kelemahan, kompetensi, dan keterbatasan dari organisasi. Lalu

juga dibahas dari sisi aspek eksternal organisasi yaitu kompetisi organisasi

dan dampak terhadap lingkungan, visi & misi organisasi, serta tujuan dan

sasaran organisasi tersebut. Disini juda turut disertakan struktur organisasi,

nama unit & deskripsi umum dari organisasi, strategi apa yang harus

digunakan untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi, strategi

implementasinya, dan pemilihan strategi. Kemudian dibahas pula tentang

konteks model bisnisnya, yang meliputi pelanggan, produk dan pelayanan,

pemasok, rekan kerja sama dan pembeda utama organisasi beserta sumber

daya apa saja yang dimiliki organisasi. Lalu yang terakhir dibahas adalah

strategi pembeda utamanya.

96

Tahap 2: Process Foundation

Tahap ini membahas gambaran proses bisnis organisasi. Dalam fase ini

menghasilkan gambaran keseluruhan proses bisnis yang sedang berjalan,

timeline schedule proyek, gambaran hubungan antar unit terkait.

Tahap 3: Technology Foundation

Dasar teknologi berisi teknologi dan tools yang dibutuhkan oleh BINUS

University dan gambaran sistem yang sedang berjalan serta data-data yang

diperlukan. Disini disertakan pula gambar relasi antar entitas data dari unit-

unit yang terkait, dan portfolio fungsionalitas bisnis awal yang isinya

adalah bisnis fungsional yang dibuat berdasarkan user interface dari sistem

yang digunakan oleh setiap proses bisnis. Dalam tahap dasar teknologi ini,

dituliskan tim proyek teknis yang dibutuhkan secara teknis dalam proyek

ini, yaitu aktor-aktor yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek beserta

job description yang merupakan rincian tugas, tanggung jawab, dan

wewenang dari masing-masing aktor.

Tahap 4: BPM Foundation Phase

Di tahap ini, di identifikasikan harapan-harapan atau kebutuhan-kebutuhan

dari stakeholder terhadap organisasi. Lalu dibuat prioritas berdasarkan

waktu pelaksanaan pengembangan. Disini juga ditampilkan gambaran

proses bisnis yang dilakukan oleh unit organisasi yang terkait beserta

metrik awalnya, dan menajemen proyek. Manajemen proyek meliputi

project charter document (gantt chart) dan dokumen lingkup proyek.

97

Tahap 5: Elaboration Phase

Pada tahap ini, dilakukan pengumpulan transactional information,

transactional data, direct labor, IT cost dan overheads yang didapatkan

melalui observasi, investigasi, dan wawancara terhadap user. Lalu,

mengumpulkan informasi mengenai penyebab adanya kebutuhan dari para

stakeholder. Dilakukan pula analisa proses dengan metrics analysis dan

analisa kemampuan staf dari unit yang berkaitan dengan people capability

matrics, serta menentukan bentuk perubahan atau pengembangan yang

dilakukan berdasarkan informasi yang ada saat ini.

Tahap 6: Improvement Phase

Fase ini dilakukan modifikasi dari sistem yang lama agar sesuai dengan

kebutuhan atau proses bisnis saat ini, sesuai dengan tahap elaborasi. Disini

juga dipaparkan simulasi biaya yang dikeluarkan.

Tahap 7: People and Technology Development Phase

Fase Pengembangan Manusia dan Teknologi perlu dikembangkan secara

paralel walaupun terdiri dari aspek-aspek yang berbeda yang berperan

dalam pengembangan. Se-otomatis apapun proses bisnis dan sebaik apapun

struktur organisasi, manusialah yang menjalankan dan membuat proses itu

berjalan dengan efektif dan efisien.

Pengembangan teknologi dilakukan untuk menyediakan fleksibilitas yang

cukup untuk mengatasi perubahan pada bisnis dan proses bisnis, dengan

98

cara integrasi sistem internal, otomatisasi proses bisnis, dan kolaborasi

dengan entitas internal.

Tahap 8: Deployment Phase

Tahap ini bisa dikatakan sebagai penindaklanjutan dari pengembangan

tahap-tahap sebelumnya ke dalam sistem baru untuk dijalankan dalam

kegiatan operasional. Fase ini meliputi kegiatan pemilihan strategi

implementasi (deployment), dan pelatihan terhadap pengguna sistem baru

(staf) agar dapat memanfaatkan sistem tersebut secara optimal sesuai

dengan tujuan awalnya.

Tahap 9: Benefit And Realization Phase

Perlu ditetapkan sebuah kerangka untuk mengelola manfaat proyek bisnis,

menetapkan target, ukuran dan berusaha untuk mencapainya. Setelah itu

pastikan adanya struktur pengendalian yang cocok yang dibutuhkan untuk

mencapai manfaat tersebut.

Pada fase ini feedback sangat diperlukan untuk membandingkan antara

proses bisnis awal dengan hasil aktual dari proyek yang dikembangkan

sehingga dapat dilakukan perbaikan ataupun perubahan yang diperlukan

untuk mencapai hasil yang maksimal.

Tahap 10: Continuous Improvement Phase

Dalam tahap ini dijelaskan mekanisme untuk mengelola bisnis proses agar

pengembangan sistem dapat tetap berjalan seiring dengan perkembangan

99

dan perubahan bisnis. Proses harus secara berkesinambungan ditingkatkan

dan didesain ulang, apabila sebaliknya maka akan menjadi kurang optimal.

o Strategi Komunikasi Awal

Ada beberapa hal yang biasa dilakukan di BINUS University dalam

membagikan knowledge kepada seluruh staf, misalnya dengan cara :

‐ IT Directorate mengadakan pelatihan dan jasa konsultasi terhadap staf

di BINUS University yang berkepentingan untuk akses jaringan

(infrastruktur), sistem informasi/aplikasi (web based atau desktop

application), content e-learning, video dan animasi.

‐ Melakukan sharing knowledge (dikenal dengan istilah CSK/Create

sharing Knowledge) yang dapat diadakan secara periode mingguan.

o Analisa Resiko Awal

Resiko yang harus diantisipasi bila prioritas dari kebutuhan tersebut gagal

dipenuhi yaitu :

Apabila pembuatan aplikasi baru untuk karyawan BCC tidak

terwujud, maka para karyawan tersebut tetap menggunakan cara

manual seperti saat ini, dimana persentase terjadinya human error

lebih besar dibandingkan dengan sistem yang lebih terkomputerisasi.

Apabila penambahan fungsi registrasi pada website BEC tidak dapat

dijalankan sesuai dengan tujuan awalnya, maka perusahaan atau

industri yang akan mendaftar untuk bekerjasama dengan unit BEC

100

tidak dapat melakukan registrasi melalui website, dan harus datang

langsung.

Apabila program membership yang ada pada website gagal dijalankan

maka alumni tidak bisa mendapatkan fasilitas dari almamaternya,

seperti melakukan peminjaman buku di perpustakaan, meminta

bantuan untuk mengurus surat-surat yang diperlukan dari

almamaternya (contohnya transkrip nilai), dan lain-lain. Dan

kalaupun bisa, biaya yang harus dikeluarkan jauh lebih mahal

daripada ikut program ini.

Tujuan dari adanya penambahan fungsi berupa perekrutan yang dapat

dilakukan melalui website adalah agar memberikan kemudahan dan

mempertemukan antara perusahaan dengan mahasiswa sebagai

sumber daya manusia yang akan menjalin hubungan kerja dengan

perusahaan tersebut. Namun apabila fungsi ini tidak dapat berjalan

sebagaimana mestinya, maka proses perekrutan ini akan dijalankan

dengan cara sebelumnya, dimana perusahaan yang ingin melihat CV

dari calon kandidat ini dapat melihatnya secara langsung dengan

datang ke ruang BEC.

Tujuan dari fitur donasi adalah untuk mempermudah para donator

memberikan donasi tanpa melalui proses yang rumit seperti

memberikan konfirmasi dahulu kepada pihak BAC bahwa alumni

akan melakukan donasi, dan proses-proses lainnya. Tapi apabila fitur

donasi pada website BAC tidak dapat dijalankan sesuai dengan tujuan

101

awalnya, maka para alumni yang ingin menjadi donatur tidak bisa

menyampaikan donasinya.

o Cara Mengantisipasi Resiko Awal

Untuk mengantisipasi timbulnya resiko dari pengimplementasian

aplikasi baru pada unit BCC sebaiknya pengimplementasian

dilakukan secara bertahap (parallel) misal pada staf dahulu dan yang

lainnya masih menggunakan sistem yang lama, bila berhasil, baru

diteruskan pada section head dan manager. Ini dilakukan agar apabila

ternyata ada kesalahan pada aplikasi tersebut, maka unit ini masih

dapat menjalankan kegiatan operasionalnya dengan sistem yang lama

untuk sementara sampai aplikasi tersebut selesai diperbaiki dan dapat

dijalankan sesuai dengan fungsi yang diharapkan.

Untuk mengantisipasi apabila fungsi baru registrasi pada website

BEC tidak dapat berjalan sesuai dengan tujuan awalnya, maka

sebelum benar-benar diluncurkan , sebaiknya fitur ini di uji dulu

kelayakan dan fungsinya apakah sudah sesuai dengan yang

diharapkan agar kemungkinan untuk gagalnya sangat kecil. Namun

bila ternyata setelah diimplementasikan fungsi ini baru terlihat

kekurangan atau kegagalannya, maka untuk sementara fungsi

registrasi pada website ini harus diperbaiki terlebih dahulu sampai

berhasil dan bisa dijalankan kembali. Dan selama masa perbaikan itu

maka proses registrasi dapat dilakukan secara langsung dengan

datang ke ruang BEC.

102

Bila ternyata program membership alumni ini gagal, maka cara untuk

mengantisipasi resiko tersebut adalah dengan memperbaiki website

alumni dan untuk sementara waktu tidak bisa digunakan sampai

berhasil dan dapat dijalankan kembali.

Untuk mengantisipasi apabila fungsi baru perekrutan pada website

BEC tidak dapat berjalan sesuai dengan tujuannya, maka harus

dilakukan uji coba terlebih dahulu sebelum fungsi ini benar-benar

digunakan. Tetapi apabila setelah diimplementasikan dan ternyata

fungsi ini baru terlihat kekurangan atau kegagalannya, maka untuk

sementara fungsi perekrutan pada website ini harus diperbaiki terlebih

dahulu sampai berhasil dan bisa dijalankan kembali. Dan selama

masa perbaikan itu maka proses perekrutan dapat dilakukan secara

melalui via telepon atau datang secara langsung.

Cara mengantisipasi apabila tambahan fitur donasi pada website BAC

tidak dapat berjalan sesuai dengan tujuan awalnya, yaitu sebelum

diluncurkan, sebaiknya fitur ini di uji dulu kelayakan dan fungsinya

apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan agar kemungkinan

untuk gagalnya sangat kecil. Namun bila ternyata setelah

diimplementasikan fitur ini baru terlihat kekurangan atau

kegagalannya, maka untuk sementara fitur ini harus diperbaiki

terlebih dahulu sampai berhasil dan bisa dijalankan kembali. Dan

selama itu, proses donasi kembali dilakukan secara manual via

telepon atau email.