STANDAR PELAYANAN

RAPAT PERSIDANGAN

DADANG SUWANDA, SE, MM, Ak, CA.

Batam, 06 Maret 2014

MANAJEMEN PERSIDANGAN

ADALAH SERANGKAIAN TATA PERSIDANGAN RESMI

YANG MELIPUTI ATURAN MENGENAI TATA

TEMPAT, TATA PERSIDANGAN DAN TATA

PENGHORMATAN SEHUBUNGAN DENGAN

JABATAN DAN/ATAU KEDUDUKANNYA

DILINGKUNGAN LEGISLATIF

MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud :

Menciptakan Segi Ketertiban DalamPenyelenggaraan Sidang DilingkunganLegislatif

Tujuan :

Penghormatan Dan Perlakuan TerhadapProses Penyelenggaraan Sidang YangMerupakan Suatu Cara Untuk MemecahkanMasalah Sesuai Tugas Dan Fungsi Legislatif

RAPAT PENGENALAN MASALAH

(Pemerintah dan Dewan)

Sifat Rutin Sifat SulitSifat

BenangKusut

Sifat HukumSifat

AdministrasiSifat

Kerjasama

TurunLapangan

JENIS-JENIS RAPAT

RAPAT KOMISI

RAPAT FRAKSI

RAPAT PARIPURNA

RAPAT GABUNGAN (Perhatikan Tatib PP 16)

Langkah-Langkah Dalam Persidangan

PENYATUAN ASPIRASI (RUMUSAN AWAL)

KOMUNIKASI KEBIJAKAN ADVOKASI (RAPAT PIMPINAN)

PENGGANDAAN DAN PERUBAHAN KONSEP

PENENTUAN WAKTU, TEMPAT DAN PENYUSUNAN AGENDA UNDANGAN DAN LAMPIRAN (RAPAT PIMPINAN)

PENYEBARAN UNDANGAN

SUSUNAN ACARA PERSIDANGAN

1. PEMBUKAAN (MC)- DOA;

2. SAMBUTAN KETUA DPRD, KEPALA

DAERAH, Pj. PEMERINTAH ATAU YG

MEWAKILI;

3. PENUTUP/DOA (MC)

SUSUNAN ACARA RAPAT PEMBAHASAN/PENETAPAN PERDA

Pengantar/Pembukaan Ketua DPRD

Pilihan ; Pembacaan Tatib DPRD, PembacaanSusunan Acara, Rapat Pengesahan Urutan Acara

Pilihan; Perkelompok/Bersama-sama,Pembahasan Pasal Demi Pasal Dibahas, BagianDemi Bagian, Bab Per Bab;

Penyampaian Pemandangan Umum/Kata PutusKetua Bidang/Komisi (Menerima AtauMenolak);

Rapat Pengesahan/Penetapan (Penandatanganan)

ACARA RESMI

Adalah Acara Yang Bersifat Resmi Yang

Diatur Dan Dilaksanakan Oleh Pemerintah

Atau Lembaga Tinggi Negara Dalam

Melaksanakan Tugas Dan Fungsi Tertentu,

Dan Dihadiri Oleh Pejabat Negara

Dan/Atau Pejabat Pemerintah Serta

Undangan Lainnya

PENGHORMATAN DAN PERLAKUAN TERHADAP

PEJABAT LEGISLATIF DALAM ACARA PERSIDANGAN

HAK DALAM TATA TEMPAT (PRESEANCE / ORDER OF

PRESEDENCE) YAITU TATA URUTAN SESUAI DENGAN KEDUDUKAN /

JABATANNYA.

HAK DALAM TATA PERSIDANGAN (ROTATION ATAU SUSUNAN )

SESEORANG YANG BERKEDUDUKAN UTAMA, KEDATANGANNYA DAN

SAMBUTANNYA PALING AKHIR DALAM SUATU ACARA YANG BERSIFAT

CEREMONIAL, BERLAKU SEBALIKNYA (PENGARAHAN PALING UTAMA).

HAK DALAM PERLAKUAN (TREATMENT) YAITU PEMBERIAN PERLINDUNGAN,

KEAMANAN, KETERTIBAN DAN FASILITAS SEBAGAIMANA MESTINYA,

AGAR DAPAT MELAKSANAKAN TUGAS JABATANNYA SECARA LEBIH BERHASIL GUNA DAN BERDAYA GUNA, NAMUN TIDAK BOLEH MENIMBULKAN SIKAP

MEWAH.

TATA PERSIDANGAN DEWAN

ADALAH ATURAN UNTUK

MELAKSANAKAN

PERSIDANGAN

DILINGKUNGAN LEGISLATIF

LINGKUP TATA PERSIDANGAN

TATA PERSIDANGAN DALAM ACARA RESMI DIMAKSUDKAN UNTUK :

- KESERAGAMAN

- KELANCARAN

- KETERTIBAN

- KEHIDMATAN JALANNYA PERSIDANGAN

MELIPUTI :

- SUSUNAN DAN URUTAN PERSIDANGAN

- PENYELEGGARAAN PERSIDANGAN

- KELENGKAPAN PERSIDANGAN

- PERLENGKAPAN PERSIDANGAN

- PAKAIAN PERSIDANGAN

BENTUK PERSIDANGAN

1. SIDANG BIASA;

2. SIDANG PLENO;

3. SIDANG LUAR BIASA

SIFAT PERSIDANGAN

1. Tergantung Pada Sifat Acara Yang Berlangsung (Acara

Kenegaraan Atau Acara Resmi).

2. Kemungkinan Sifat Acara Yang Dipersamakan

Dengan Acara Resmi, Misalnya : Sidang Orpol

Dihadiri Oleh Pejabat Negara Atau Pejabat

Pemerintah.

TIGA UNSUR PENTING DALAM

PERSIDANGAN

1. TATA CARA .

2. TATA KRAMA.

3. PENERAPAN ATURAN.

Setiap Persidangan HarusDilaksanakan Dengan TertibDan Lancar. Segala TindakannyaMenurut Aturan Dan/Atau AdatKebiasaan Setempat

TATA CARA:

TATA KRAMA

Penggunaan Kata KataBaik Dan Tepat DalamRangka Membawakan

Acara.

Mengungkapkan SesuatuMaksud Dan Segi Segi

Pelayanan.

Tidak Boleh TerjadiSeseorang Atau BanyakOrang Merasa Kecewa

Karena Tidak MemperolehPerlakuan Sebagaimana

Mestinya.

PENERAPAN ATURAN

Aturan Yang Berkenaan Dengan Pengaturan Tata

Tempat, Tata Persidangan Belum Ada.

Aplikasi Harus Selaras Dengan Situasi Dan Kondisi

Berdasarkan Peraturan Perundang-undangan Yang

Berlaku.

PEDOMAN PENYELENGGARAN

PERSIDANGAN

Ruang Lingkup

Perencanaan Persidangan

Pelaksanaan Persidangan

RUANG LINGKUP

Supaya Persidangan Tertib, Hidmat DanLancar Perlu Dibuat PedomanPersidangan.

Pedoman Persidangan MenurutPerencanaan Dan PelaksanaanPersidangan Untuk Dapat MenjawabApa, Siapa Harus Berbuat Apa,Dimana, Bilamana, Dan BagaimanaTata Caranya

PERENCANAAN PERSIDANGAN

Meliputi:

Kelengkapan Persidangan.

Perlengkapan Persidangan.

Langkah Langkah Persidangan.

Penetapan Pakaian Persidangan.

Susunan Acara Persidangan.

Juklak Persidangan.

KELENGKAPANPERSIDANGAN

PejabatPersidan

gan.

Penanggung

JawabPersidan

gan.

Undangan

Persidangan.

PesertaPersidan

gan.

PetugasPersidan

gan.

PERLENGKAPAN PERSIDANGAN

MENUNJUK PADA DIMENSI MATERIALS :

TEMPAT PERSIDANGAN.

PERLENGKAPAN FISIK DAN SEGALA SESUATU YANG

BERNUANSA LOGISTIK.

PERALATAN UNTUK MENDUKUNG JALANNYA

PERSIDANGAN.

LANGKAH LANGKAH PERSIAPAN

MELIPUTI :

KOORDINASI

ADMINISTRASI

MENYUSUN LAYOUT

MENYUSUN SEATING ARRANGEMENT

ANTISIPASI TERHADAP HAL HAL YANG RENTAN TERJADI DAN UPAYA SOLUSINYA

MENYUSUN ACARA

MENYUSUN JUKLAK PERSIDANGAN.

Pelaksanaan Persidangan Adalah Tertib Persidangan

Yg Harus Dilaksanakan Dengan Memperhatikan Hal-

hal Sbb:

1. Harus Berdasarkan Ketentuan/ Pedoman Peraturan Perundang Undang Yg

Berlaku Dan Memperhatikan Adat Istiadat/ Adat Kebiasaan Setempat.

2. Harus Dilaksanakan Check Dan Re-check.

3. Melaksanakan Kordiman (Koordinasi, Monitoring, Antisipasi).

4. Menegakkan Disiplin Acara, Harus Konsekwen Melaksanakan Susunan Acara

Persidangan Yang Ditetapkan.

5. Mengutamakan Segi Kehati Hatian, Perhitungan Yang Tepat, Pertimbangan

Yang Mantap, Memperhatikan Etika, Mewujudkan Segi Estetika,

Menjaga Kehormatan Pemimpin Persidangan, Menjaga Ketertiban Dan

Keamanan.

PRINSIP PRINSIP PENYELENGGARAAN

PERSIDANGAN

1. DIDASARKAN KEPADA PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN YANG BERLAKU.

2. HARUS MENCERMINKAN SEGI SEGI ETIKA DAN ESTETIKA .

3. HARUS BERUSAHA SEOPTIMAL MENCIPTAKAN KETERTIBAN DALAM PERSIDANGAN.

4. TERAPKAN KORDINASI, CHECK DAN RECHECK, KOMUNIKASI EFEKTIF.

5. HINDARI SEGI SEGI YANG BERNADA INSTRUKTIF DAN EMOSIONAL.

PAKAIAN PERSIDANGAN

1. Disesuaikan Menurut Jenis Acara, Apakah

Persidangan Resmi Atau Persidangan Biasa.

2. Acara Kenegaraan :

- PSL

- PDU Kebesaran

- Pakaian Nasional

3. Acara Resmi :

- PSH Atau Seragam Lainnya

Yang Ditentukan.

PSH :Untuk Bekerja Sehari Hari Maupun Untuk Keperluan Lain Yang BersifatUmum.

PSR : Untuk Menghadiri Acara Kenegaraan, Menerima Tamu-tamu Dan DipakaiDimalam Hari.

PSL :Untuk Kegiatan Resmi Kenegaraan Atau Bepergian Keluar Negeri

PSDH (pakaian Sipil Dasi Hitam): Untuk Jamuan Resepsi Resmi AtauKenegaraan Khususnya Dalam Menjamu Tamu Tamu Resmi/ Kenegaraan Dari Atau Kunjungan Resmi/ Kenegaraan Keluar Negeri.

PSN (pakaian Sipil Nasional): Untuk Menghadiri Acara Acara Resmi/ Kenegaraan Diluar Negeri.

Peci Nasional:

Harus Dipakai Pada Pakaian Sipil Nasional Dapat Dipakai Secara Suka Rela Pada Setiap Jenis Pakaian Sipil, Harus Dipakai Pula Apabila Ada Ketentuan Khusus Untuk Memakai Peci Nasional Itu.

MEKANISME MANAJEMEN PERSIDANGAN

PLANNING ( PERENCANAAN )

ORGANIZING ( PENGORGANISASIAN )

ACTUATING ( PENGGERAKAN )

COMMANDING ( PEMBERIAN PERINTAH )

COORDINATION

CONTROLLING (PENGENDALIAN )

CONTOH; TATA TEMPAT SEATING ARRANGEMENT

PELANTIKAN KDH DAN WAKIL KDH

1. 5 3 1 2 4 6

X X X X X X

1 = Pejabat Pelantik, Duduk Ditengah.

2 = Pimpinan DPRD, Duduk disamping kiri

pejabat Pelantik.

3,5 = KDH dan Wakil KDH, Disamping Kanan

Pejabat Pelantik.

4,6 = Calon Terpilih KDH dan Wakil KDH, Disamping

Kiri Ketua DPRD.

MEJA PIMPINAN

PADA SAAT PENGAMBILAN SUMPAH / JANJI DAN PELANTIKAN

4 6

X X

X

1

- 4,6 = CALON KDH DAN WAKIL KDH BERDIRI

MENGHADAP PEJABAT PELANTIK (1).

- = MEJA UNTUK PENANDATANGANAN

B.A. PENGAMBILAN SUMPAH/JANJI

DAN SERTIJAB DILETAKKAN SEBELAH

KIRI PEJABAT PELANTIK.

3. ROCHANIWAN BERDIRI DIBELAKANG / DISAMPING

PEJABAT YANG AKAN DIAMBIL SUMPAHNYA.

4. PADA SAAT SERTIJAB, MANTAN KDH DAN WAKIL KDH

BERDIRI DISAMPING KANAN KDH DAN WAKIL KDH

YANG BARU DILANTIK.

KELENGKAPAN PERSIDANGAN

PIMPINAN SIDANG.

PENANGGUNG JAWAB SIDANG.

PESERTA SIDANG.

NOTULEN SIDANG.

TIM PERUMUS HASIL.

NARASUMBER/ STAF AHLI.

PEMBAWA/PEMBACA ACARA.

PERLENGKAPAN SIDANG

TEMPAT SIDANG.

BENDERA KEBANGSAAN DAN PERANGKATNYA.

MIMBAR/MEJA SIDANG.

SOUND SYSTEM.

NASKAH YANG AKAN DIBACA.

DLL YG BERDIMENSI LOGISTIK /PERALATAN (CASET RECORDER, DOKUMENTASI)

TAHAPAN ACARA DAN URUTAN ACARA

DALAM PERSIDANGAN RESMI

1. Acara Pendahuluan / Persiapan.

Adalah Bag. Awal Dari Suatu Sidang Yg Meliputi Persiapan Diruang Sidang Di

Pimpin Oleh Pimpinan Sidang.

2. Acara Pokok

Adalah Substansi Acara Yg Dilaksanakan / Di Pimpin Oleh Pimpinan Sidang Yg

Kegiatannya Di Mulai Dari Pembukaan Dan Di Akhiri Dengan Salam

Penghormatan Peserta Sidang.

3. Acara Penutup;

Adalah Kegiatan Akhir Dari Suatu Persidangan Yg Di Pimpin Oleh Pimpinan

Sidang, Para Undangan Meninggalkan Sidang.

4. Acara Tambahan;

Adalah Kegiatan Acara Setelah Acara Pokok Dimana Pimpinan Sidang

Menambahkan Atau Mengarahkan Sesuatu Yg Dipandang Urgen.

SKENARIO ACARA PERSIDANGAN RESMI

AcaraPendahuluan/Persiapan

Peserta Sidang MemasukiRuangan;

Pimpinan Sidangmemasuki ruangan.

Laporan Panitia.

Pimpinan sidangmengambil alih sidang.

Penutupan Sidang

Pimpinan Sidang

Menutup Secara Resmi,

Mengucapkan Terima

Kasih Dan Meminta

Maaf Kepada

Peserta,selanjutnya Para

Undangan Meninggalkan

Ruangan Sidang

PERLU DIPERHATIKAN PROTOKOLER

TATA TEMPAT

1. PENGERTIAN

Adalah Aturan Mengenai Urutan Tempat Bagi Pejabat

Negara, Pejabat Pemerintah dan Tokoh Masyarakat

Tertentu Dalam Acara Kenegaraan Atau Acara Resmi.

Pada Hakekatnya Mengandung Unsur Unsur Siapa Yg

Berhak Lebih DiDahulukan, Siapa Yg Memperoleh Hak

Menerima Prioritas Dalam Urutan.

ATURAN DASAR TATA TEMPAT

a. POSISI BERJAJAR,

ORANG YANG BERADA DIKANAN LEBIH TINGGI DARI PADA ORANG YANG BERADA DI KIRI.

(2.1) (3.1.2) (4.2.1.3) (5.3.1.2.4)

RUMUS: SETELAH MENENTUKAN NO.URUT 1.MAKA NOMOR URUT BERIKUT RUMUSNYA ADALAH; JIKA JUMLAHNYA GENAP ANGKA GENAP DIKIRI, JIKA JUMLAHNYA GANJIL ANGKA GANJIL DI KIRI, HAL INI TERGANTUNG JUMLAH DAN KEMANA ARAH MENGHADAPNYA, RUMUSAN INI BIASA DIBERLAKUKAN UNTUK FRONT ROW (BARIS UTAMA).

b. POSISI BERJAJAR PADA GARIS YANG SAMA RUMUSNYA:

c. APABILA NAIK KENDARAAN:

* PESAWAT TERBANG: V.V.I.P. NAIK PALING

AKHIR TURUN LEBIH AWAL.

* KAPAL LAUT/MOBIL/KERETA API : V.VIP. NAIK

DAN TURUN PALING DAHULU.

d. DATANG DAN PULANG PADA SUATU ACARA:

V.V.I.P. DATANG PALING AKHIR, PULANG LEBIH DAHULU.

e. JAJAR KEHORMATAN :

* PENYAMBUTAN TERHADAP V.V.I.P.

V.V.IP. HARUS DATANG DARI ARAH SEBELAH KANAN

DARI PARA PENYAMBUT.

* V.V.I.P. YANG MENYAMBUT.

YANG DI SAMBUT HARUS DATANG DARI ARAH SEBELAH

KIRI V.V.I.P.

3. PENETAPAN PRESEANCE (TATA TEMPAT) PEJABAT

NEGARA PEMERINTAH DAN TOKOH MASYARAKAT

TERTENTU DI TINGKAT NASIONAL

a. PRESIDEN R.I.

b. WAKIL PRESIDEN.

c. MANTAN PRESIDEN DAN MANTAN WAPRES.

d. KETUA LEMBAGA TERTINGGI /TINGGI NEGARA.

e. PERINTIS PERGERAKAN KEBANGSAAN / KEMERDEKAAN.

f. MENTERI NEGARA/SETINGKAT,WK.KETUA,LTTN, PANGLIMA TNI, KAS ANGKATAN, KAPOLRI.

g. KETUA UMUM DPP PARPOL.

h. KETUA MUDA M.A,ANGOTA LTTN, TERMASUK HAKIM AGUNG PADA M.A.

i. PEMILIK TANDA KEHORMATAN R.I BERBENTUK (ADIPURA, ADIPRADANA, UTAMA, PRATAMA DAN NARARYA).

j. PIMPINAN LPMD DAN PEJABAT PEMERINTAH TERTENTU.

k. KETUA UMUM M.U.I, KETUA PRESIDIUM W..G.I, KETUA PERSEKUTUAN G.G.I, KETUA PARISADA HINDU DHARMA, KETUA WALUBI.

PENETAPAN PRESEANCE (TATA TEMPAT) PEJABAT

NEGARA, PEJABAT PEMERINTAH, DAN TOKOH

MASYARAKAT TERTENTU DI TINGKAT DAERAH.

a. GUBERNUR, KETUA DPRD PROPINSI.

b. PANGDAM/DANREM, KOMANDAN TINGGI KESATUAN

ANGKATAN DAN POLR, KETUA PENGADILAN TINGGI,

KEPALA KEJAKSAAN TINGGI.

c. WAKIL GUBERNUR, SEKWILDA, WAKIL KETUA DPRD.

d. KEP.KANWIL DEPARTEMEN/PIMPINAN LPND, WALIKOTA

/ BUPATI, KETUA PENGADILAN NEGERI, KEPALA

KEJAKSAAN NEGERI, DANREM/SETINGKAT TOMASTU

TINGKAT DAERAH.

e. PEJABAT PEMDA LAINNYA SETINGKAT ASSISTEN.

KETENTUAN TATA TEMPAT

Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah Dan TomastuMendapat Penghormatan Dan Perlakuan Sesuai Dengan

Kedudukannya. Jika Mereka Tidak Memperoleh HakSebagaimana Mestinya Dalam Suatu Acara, Maka Hal Itu

Disebut Pelecehan Jabatan.

PENETAPAN PRESEANCE BAGI PERORANGAN

a. ISTERI / SUAMI : MEMPEROLEH PRESEANCE

SETINGKAT SUAMI/ISTRINYA YG BERKEDUDUKAN

SEBAGAI PEJABAT NEGARA/PEJABAT

PEMERINTAH/TOMASTU.

b. TUAN RUMAH : MENDAMPINGI PEMBESAR UPACARA

(TUAN RUMAH ADALAH

GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA).

c. MANTAN PEJABAT NEGARA/PEMERINTAH :

MEMPEROLEH TATA TEMPAT SETINGKAT LEBIH

RENDAH DARI YG BERDINAS AKTIF, TETAPI

MENDAPAT TEMPAT PERTAMA DALAM GOLONGAN

YG SETINGKAT LEBIH RENDAH.

d. PEJABAT YANG MEWAKILI : TIDAK

MEMPEROLEH URUTAN TEMPAT DARI PEJABAT

YG DIWAKILI, BAGINYA BERLAKU URUTAN

TEMPAT SESUAI DENGAN KEDUDUKAN

JABATANNYA.

e. JABATAN RANGKAP : SESEORANG YG

MEMANGKU JABATAN LEBIH DARI SATU YANG

TIDAK SAMA TINGKATNYA, MAKA BAGINYA

BERLAKU TATA TEMPAT YANG URUTANNYA

LEBIH DAHULU.

SEATING ARRANGEMENT

A. PENGERTIAN:

ADALAH PENGATURAN TEMPAT

DUDUK BAGI PIMPINAN SIDANG,

ISTRI/SUAMI DARI PEJABAT TERTENTU

DAN PARA UNDANGAN DALAM SUATU

SIDANG YG BERSIFAT RESMI.

PRINSIP DALAM MENYUSUN SEATING

ARANGEMENT

ADALAH JUMLAH ORANG HARUS MENYESUAIKAN DENGAN

KAPASITAS RUANGAN SIDANG,AGAR TERWUJUD ESTETIKA DAN

ETIKA DALAM PENGATUARAN SUATU PERSIDANGAN.

MEKANISME PENYUSUNAN

SEATING ARRANGEMENT

1. Identifikasi Gol: Penerima Preaseance Vip Dan V.I.C (Very

Important Citiwen) Dari Kelompok Pejabat Negara, Pejabat Pem.

Dan Tomastu.

2. Membagi Kelompok Kelompok Dalam Ruangan Sidang

Menjadi:

Front Row (Baris Utara)

First Row (Baris Pertama Sayap Kanan Dan Kiri Front Row)

Behind Front Row (Belakang Baris Utama)

Second Row (Baris Kedua Di Belakang Baris Pertama)

Row Lainnya.

3. Menentukan Siapa Yang Berhak Duduk Di Front Row

Mendampingi V.V.I.P/ Pimpinan Sidang (2.1) (3.1.2)

(4.2.1.3) (5.3.1.2.4) (6.4.2.1.3.5).

4. Menentukan Siapa Yang Berhak Duduk Difirst Row

Disebelah Kanan Front Row : 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.

5. Menentukan Siapa Yang Berhak Duduk Di First Row

Disebelah Kiri Front Row; 10.9.8.7.6.5.4.3.2.1.

6. Menentukan Siapa Yang Berhak Duduk Dibelakang Front

Row (Penyusunan Nya Sama Dengan Front Row).

Catatan :Penghormatan Dan PerlakuanTerhadap Lagu Kebangsaan

Dalam Persidangan.

Pada Saat Lagu KebangsaanDiperdengarkan/ Dinyanyikan Seluruh

Peserta Sidang Mengambil SikapSempurna Dan Memberikan

Penghormatan.

...Perbuatan hari ini Harus Lebih Baik dari Harikemarin, sedangkan Perbuatan Hari esok harus

lebih baik dari hari ini...

Insya Allah

TERIMA KASIH