1. Pos Penggunaan Dokumen Smkn 1 Pakong

PROSEDUR OPERASI STANDAR

SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00

Tgl Berlaku 12 Juli 2010

Halaman 1 dari 22

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Distribusi :

NO. UNIT KERJA KODE UK.

1 Kepala Sekolah 01

2 Wakil Manajemen Mutu 02

3 Kepla Tata Usaha 03

4 Koord. Perpustakaan 03.01

5 Waka Kurikulum 04

6 Waka Humas dan Ketenagaan 05

7 Waka Kesiswaan 06

8 Koord .BP/BK 06.01

9 Waka Sarpras 07

10Ka.Kompetensi Keahlian Teknik Komputer dan

Jaringan08

11 Ka.Kompetensi Keahlian Teknik Audio Video 09

12 Ka.Kompetensi Keahlian Busana Butik 10

13 Koord. Normatif 11

14 Koord. Adaftip 12

Disetujui oleh,Kepala Sekolah

MOH. SYAFFAK, S.Pd.NIP. 19640402 199412 1 003

Dibuat oleh,WMM

MUH. HAMIM NOVA ADILANIP.

Form : F/02/02 Revisi : 00Tanggal : 12 Juli 2010


SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 2 dari 22

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

1. Tujuan

Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara dan tanggung jawab dalam

mengendalikan dokumen.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini dipakai di semua bagian dan untuk semua dokumen, baik yang berasal

dari dalam instansi maupun yang berasal dari luar.

3. Acuan

3.1. SMM ISO 9001 : 2008 pasal 4.2.3

3.2. Pedoman mutu bab 4 pasal 4.2.3.

4. Definisi

4.1. “Master” adalah naskah asli dokumen, lengkap dengan tanda-tanda

keabsahannya, tetapi tanpa cap tanda terkendali.

4.2. “Revisi” adalah perubahan yang dilakukan pada dokumen sesuai dengan

kebutuhan.

5. Prosedur

5.1 Tanggung jawab dan wewenang

Tanggung jawab untuk pemeriksaan dan pengendalian dokumen serta wewenang

untuk menyetujui dokumen dirincikan dalam Lampiran A, Daftar Pengendalian

Dokumen.



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 3 dari 22

5.2 Pengendalian

5.2.1 Dokumen dibedakan antara yang dikendalikan (lihat rincian prosedur

pengendalian dokumen) dan yang tidak dikendalikan. Semua dokumen yang

dipakai sebagai rujukan kerja haruslah dokumen yang dikendalikan,

termasuk dokumen yang berasal dari luar.

5.2.2 Copy dokumen yang dikendalikan ditandai dengan cap "terkendali" seperti

yang ditunjukkan oleh Lampiran B, Contoh Cap Tanda Pengendalian,

Pemberlakuan, dan Revisi. Hal ini tidak berlaku bagi semua sertifikat yang

diterbitkan oleh Instansi Pemerintah dan instansi lainnya, seperti yang tertera

dalam Lampiran D, Daftar Dokumen Terkendali Tanpa Cap Terkendali

5.2.3 Copy dokumen yang tidak bertanda cap terkendali itu dianggap sebagai

dokumen yang tidak dikendalikan.

5.2.4 Semua dokumen yang terdiri dari lembar-lembar lepas dibuat dalam keadaan

terjilid, sehingga tanda terkendali pada lembar terdepan dari dokumen yang

tersusun, namun status kemutakhirannya harus tertera setiap halaman.

Untuk dokumen yang lembarannya lepas dikendalikan oleh lembar

pengendalian yang terdapat pada tiap halaman, begitu juga pengesahannya.

5.2.5 Semua dokumen, kecuali yang berasal dari luar, harus ada “master”nya, yang

disimpan oleh pengendali atau pengelola dokumen. Penggandaan dokumen

hanya dilakukan dari master.



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 4 dari 22

5.2.6 Institusi bertanggungjawab untuk memutakhirkan (updating) semua

dokumen yang dikendalikan.

5.2.7 Semua dokumen yang dikendalikan harus jelas distribusinya, dan bukti telah

diterimakannya dokumen yang dikendalikan kepada pemegang dokumen,

kemudian disimpan oleh pengendali dokumen yang bersangkutan.

5.3 Revisi

5.3.1. Semua dokumen dapat mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan.

Perubahan pada dokumen dinamakan “revisi”.

5.3.2. Siapa pun dapat mengajukan usulan revisi dengan mengisi formulir seperti

Lampiran C, Usulan Revisi Dokumen.

5.3.3. Revisi pada dokumen harus jelas di bagian mana revisi itu dilakukan, dan

bagaimana bentuk atau bunyi revisi itu. Usulan Revisi Dokumen ini

diletakkan setelah halaman yang akan direvisi.

5.3.4. Status revisi tiap dokumen dinyatakan oleh tanggal pengesahan dokumen

itu.

5.3.5. Untuk mengetahui status revisi tiap dokumen disediakan “Daftar Induk

Status Revisi” yang menunjukkan revisi terakhir dari tiap dokumen.

5.3.6. Dokumen lama, yang digantikan oleh dokumen yang direvisi, ditarik

kembali oleh pengendali dokumen yang bersangkutan untuk digantikan

dengan yang baru. Dan status dokumen yang ditarik menjadi rekaman.



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 5 dari 22

5.3.7. Jika diperlukan, dan dengan pengecualian, dokumen yang lama mungkin

tidak ditarik kembali, asalkan diberi tanda revisi seperti

yang dicontohkan dalam Lampiran B, Contoh Cap TIDAK BERLAKU.

Lampiran

Lampiran A : Daftar Pengendalian Dokumen. Lampiran B : Contoh Cap Tanda Pengendalian, Pemberlakuan, dan Revisi.

Lampiran C : Usulan Revisi Dokumen.

Lampiran D : Daftar Dokumen Terkendali Tanpa Cap Terkendali

Lampiran E : Metode Penomoran Dokumen

Lampiran F : Penerbitan Instruksi Kerja

Lampiran G: Penerbitan Formulir

Lampiran H : Penerbitan Rekaman

Lampiran I : Ketentuan Penulisan Kop Sekolah

Lampiran J : Daftar Dokumen Induk



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 6 dari 22

LAMPIRAN A

Daftar Pengendalian Dokumen

JENIS DOKUMEN DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEHPedoman Mutu Tim ISO Kepala SekolahProsedur Operasi Standar

Tim ISO WMM

Instruksi Kerja Ketua Unit Kerja Ketua Unit KerjaManual Mutu Wakil Manajemen Mutu Kepala SekolahRencana Mutu Tim ISO Kepala SekolahDaftar Dokumen Sekretaris WMM Ketua Unit KerjaDokumen Dari Luar Kepala Tatausaha Ketua Unit KerjaDaftar Formulir Sekretaris WMM Ketua Unit KerjaDaftar Instruksi Kerja Sekretaris WMM Ketua Unit KerjaDaftar Rekaman Sekretaris WMM Ketua Unit Kerja



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 7 dari 22

LAMPIRAN B

PENGELOLAAN DOKUMEN(SISTEM PENGGUNAAN STEMPEL)

JENIS STEMPEL PENGGUNAANNYA

SMKN 1 PAKONGNo. Dok. :

Tanggal :

TERKENDALI

Semua dokumen yang dipakai sebagai rujukan kerja adalah dokumen yang dikendalikan termasuk dokumen yang berasal dari luar.Semua foto copy dokumen yang dikendalikan harus dicap/stempel ”TERKENDALI” dan diberi nomor urut sesuai dengan nomor urut pada daftar distribusi


Tanggal :

TIDAK BERLAKU

Semua dokumen /format yang sudah tidak digunakan atau direvisi dan menjadi baru,maka dokumen lama distempel ”TIDAK BERLAKU” sedangkan yang baru distempel ”TERKENDALI”


Tanggal :

RUSAK

Semua dokumen/format yang rusak,tidak dapat dibaca dan tidak dapat dipakai sesuai fungsinya distempel ”RUSAK”



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 8 dari 22

SMKN 1 PAKONG

NamaUnit KerjaTanggalParaf

::::

VERIFIKASI

Pemberian cap ”VERIFIKASI” dilakukan oleh orang atau tim yang menyelesaikan suatu pekerjaan dengan mengacu pada standar.Verivikasi dapat dilakukan oleh pejabat yang berwenang dari segi kelayakan dan kesesuaiannya. Keterangan :Nama : Nama yang memverifikasiUnit Kerja : Unit kerja yang terkaitTanggal : Tanggal verivikasiParaf : Yang memverifikasi

JENIS STEMPEL PENGGUNAANNYA

SMKN 1 PAKONGBEBAS

TANGGUNGAN

Pemberian stempel ” BEBAS TANGGUNGAN ” digunakan sebagai bukti yang bersangkutan tidak memiliki tanggungan di sekolah. Dilakukan oleh orang atau tim yang menyelesaikan suatu pekerjaan dengan mempertimbangkan kesesuaiannya dan persyaratannya.Keterangan :1.Pinjam alat2.Perpustakaan 3.Dsb.

SMKN 1 PAKONG

NamaUnit KerjaTanggalParaf

::::

TINJAUAN

Pemberian cap ”TINJAUAN” dilakukan oleh orang atau tim yang akan meneruskan penyelesaian pekerjaan agar bisa dilanjutkan pemrosesannya.Juga dapat dilakukan oleh pejabat yang berwenangKeterangan :Nama : Nama yang meninjauUnit Kerja : Unit kerja peninjauTanggal : Tanggal meninjauParaf : paraf peninjau



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 9 dari 22

LAMPIRAN C

USULAN REVISI

Jenis : Dokumen Rekaman

Nama dokumen/rekaman : ......................................................................

Tanggal : ......................................................................

Diusulkan Oleh : ......................................................................

Yang direvisi : ......................................................................

........................................................................

........................................................................

........................................................................

Alasan direvisi : ......................................................................

........................................................................

........................................................................

........................................................................

Diusulkan pada tanggal :..........................................

Oleh :..................................................... Disetujui

Tidak disetujui

................................................. ............................................



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 10 dari 22

LAMPIRAN D

DAFTAR DOKUMEN TERKENDALI TANPA CAP TERKENDALI

No. Jenis Dokumen Diterbitkan Oleh Dikendalikan Oleh

1. Surat Keputusan Kepegawaian Taus2. Surat Tugas Kepegawaian Taus3. MOU Kepegawaian Taus4. Pengumuman Pejabat Unit Kerja Sekretaris Unit Kerja5. Undangan Pejabat Unit Kerja Sekretaris Unit Kerja6. Raport Pejabat Unit Kerja Wali kelas7. Sertifikat Lembaga Diklat Taus



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 11 dari 22

LAMPIRAN E

METODE PENOMORAN DOKUMEN

NO NAMA DOKUMEN PENOMORAN KETERANGAN

1 Pedoman Mutu PM/XX/YY PM : Kode Pedoman MutuXX : Kode Unit KerjaYY : Nomor Urut Dokumen

2 Sasaran Mutu SM/XX/YY SM : Kode Sasaran MutuXX : Kode Unit KerjaYY : Nomor Urut Dokumen

3 Prosedur Kerja PK/XX /YY PK : Kode Prosedur KerjaXX : Kode Unit KerjaYY : Nomor Urut Dokumen

4 Prosedur Operasi Standard POS/XX/YY SM : Kode Sasaran MutuXX : Kode Unit KerjaYY : Nomor Urut Dokumen

5 Lampiran Pedoman Mutu Lamp./PM/XX/YY Lamp. Kode LampiranPM Pedoman MutuXX Kode Unit KerjaYY Nomor Urut Lampiran

6 Instruksi Kerja IK./XX /YY IK : Instruksi KerjaXX : Kode Unit KerjaYY : Nomer Urut Dokumen

7 Formulir F/XX/YY F : KodeFormulirXX : Kode Unit Yang MengeluarkanYY : Nomor Urut formulir

8 Penomoran DokumenYang belum bernomor(Misal:Undangan)

NK/ YY – XX/ NK : XXYY

: Nomor Dokumen Asal: Kode Jenis dokumen: Nomor urut dokumen



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 12 dari 22

LAMPIRAN FPENERBITAN INSTRUKSI KERJA

1. Identifikasi kegunaan Instruksi Kerja/ format

2. Perencanaan Instruksi Kerja/ format

3. Membuat Instruksi Kerja/ format

4. Memberi identitas Instruksi Kerja/ format

5. Verifikasi Instruksi Kerja/ format oleh Tim SMM

6. Pencatatan judul dan nomor Instruksi Kerja/ format di WMM

7. Produksi Instruksi Kerja/ format

8. Menyerahkan copy master Instruksi Kerja/ format ke WMM

9. Pencatatan identitas Instruksi Kerja/ format di daftar Instruksi Kerja/format Unit

Kerja

10. Menyimpan master Instruksi Kerja/format di Unit Kerja penerbit

11.Penggunaan Instruksi Kerja/ format.



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 13 dari 22

LAMPIRAN GPENERBITAN FORMULIR

1. Identifikasi kegunaan Formulir/ format

2. Perencanaan Formulir/ format

3. Membuat Formulir/ format

4. Memberi identitas Formulir/ format

5. Verifikasi Formulir/ format oleh Tim SMM

6. Pencatatan judul dan nomor Formulir/ format di WMM

7. Produksi Formulir/ format

8. Menyerahkan copy master Formulir/ format ke WMM

9. Pencatatan identitas Formulir/ format di daftar Formulir/format

Unit Kerja

10. Menyimpan master Formulir/format di Unit Kerja WMM

11. Penggunaan Formulir/ format.



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 14 dari 22

LAMPIRAN HPENERBITAN REKAMAN/catatan

1. Identifikasi kegunaan Rekaman

2. Perencanaan Rekaman

3. Membuat Rekaman

4. Memberi identitas Rekaman

5. Verifikasi Rekaman oleh Sekretariat WMM/MR

6. Pencatatan judul dan nomor Rekaman/ format di WMM

7. Produksi Rekaman/ format

8. Menyerahkan copy master Rekaman/ format ke WMM

9. Pencatatan identitas Rekaman/ format di daftar Rekaman/format Unit Kerja

10. Menyimpan master Rekaman/format di Unit Kerja WMM

11. Penggunaan Rekaman/ format.



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 15 dari 22

LAMPIRAN IKETENTUAN PENULISAN KOP SEKOLAH

Penulisan:

1. SMK NEGERI 1 PAKONG dengan huruf kapital model Times New Roman dengan tinggi (pica) 14 di Bold

2. Jl. Raya Pakong menggunakan huruf model Arial dengan tinggi (pika) 12

3. Dibagian kiri identitas sekolah dilengkapi logo SMK NEGERI 1 PAKONG dengan ukuran 1,5 cm x 1,5 cm

4. Margin:

Atas = 2 cm

Bawah = 2 cm

Kiri = 3,0 cm

Kanan = 2 cm

Kolom catatan bagian atas (header) = 1,27 cm

Kolom catatan bagian bawah (footer) = 0,8 cm

5. Digunakan untuk lingkungan interen sekolah antara lain :

Jadual

Pengumuman

Program

Surat undangan

Format-format



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 16 dari 22

LAMPIRAN JDAFTAR DOKUMEN INDUK

No. Nama Dokumen Nomor Dokumen No.RevisiTanggal Terbit Keterangan

1 PROFIL SMK NEGERI 1 PAKONG

2 KEBIJAKAN MUTU sekolah

3 STRUKTUR ORGANISASI

4 SISTEM MANAJEMEN MUTU

5 TANGGUNG JAWAB KEPALA SEKOLAH

6 PENGELOLAAN SUMBER DAYA

7 PENGELOLAAN DIKLAT

8PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PERBAIKAN

9MANUAL MUTU VISI DAN MISI WAKIL MANAJEMEN MUTU

10MANUAL MUTU STRUKTUR ORGANISASI WMM

11 MANUAL MUTU SASARAN MUTU WMM

12MANUAL MUTU SETRATEGI PENCAPAIAN SASARAN

13

MANUAL MUTU TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG UNIT KERJA WMM

14MANUAL MUTU TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG WMM



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 17 dari 22

15PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

16PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

17 PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN

18 PROSEDUR AUDIT INTERNAL

19PROSEDUR PENGENDALIAN JASA DIKLAT TIDAK SESUAI

20 PROSEDUR TINDAKAN KOREKSI

21 PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

22INSTRUKSI KERJA

KODE INSTRUKSI KERJA

23 DAFTAR INSTRUKSI KERJA

24 DAFTAR FORMULIR

25 DAFTAR DOKUMEN

26 DAFTAR REKAMAN

27 DAFTAR DOKUMEN LUAR



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 18 dari 22

LAMPIRAN KMATRIK KORELASI

KLAUSUL

URAIANBAB PEDOMAN

MUTUPROSEDUR

4 Sistem Manajemen Mutu 4.1 Persyaratan Umum I.4, I.5, III.1, III.2 -4.2 Persyaratan Dokumentasi II.2, II.3, III.3, III.4,

III.5, III.6PM Pengendalian Dokumen (PM/01)

PM Pengendalian Arsip (PM/01)

PM Pengelolaan Rekam (PM/05)

5 Tanggung Jawab Manajemen

5.1 Komitmen Manajemen II, V.3, V.4, VI PM Komunikasi Internal

(PM/08/2008)PM Rapat Tinjauan

Manajemen (PM/02/2008)

5.2 Fokus pada Pelanggan II.3, IX.5 PM Pengukuran Kepuasan Pelanggan

(PM/06/2008)5.3 Kebijakan Mutu II.2 -5.4 Perencanaan II.3, III.1 -5.5 Tanggung Jawab,

Wewenang, dan Komunikasi

V.1, IV, V.1, V.3 PM Komunikasi Internal

(PM/08/2008)5.6 Tinjauan Manajemen V.4 PM Rapat Tinjauan

Manajemen (PM/02/2008)

6 Pengelolaan Sumber Daya



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 19 dari 22

6.1 Penyediaan Sumber Daya V.2 PM Pengelolaan Anggaran

(PM/04/2008)6.2 Sumber Daya Manusia VI.1, VI.2, VI.3 PM Pengelolaan

Pegawai (PM/03/2008)

PM Diklat Kepemimpinan (PM/03/2008)

PM Pendidikan dan Pelatihan

(PM/10/2004)6.3 Prasarana VI.4 PM Pemeliharaan

Sarana (PM/07/2008)

6.4 Lingkungan Kerja VI.5 PM Santasi Lingkungan

(PM/08/2008)7 Realisasi Produk

7.1 Perencanaan Realisasi Produk

III.2 -

7.2 Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan

VII.2, IX.5 PM Pelayanan Administrasi

Terpadu (PM/..........)PM Pengukuran

Kepuasan Pasien (PM/06/2008)

7.3 Desain dan Pengembangan

- -

7.4 Pembelian VIII.7, VIII.8 PM Pemilihan dan Evaluasi Rekanan

(PM/06/2008)PM Pengadaan

Barang dan Jasa (PM/06/2008)



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 20 dari 22

7.5 Produksi dan Penyediaan Jasa

VII.3 s/d VII.8

7.6 Pengendalian Sarana Pemantauan dan Pengukuran

VIII.9 PM Pemeliharaan Sarana (PM/072008)

8 Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan

8.1 Umum IX -8.2 Pemantauan dan

Pengukuran IX.4, IX.5 PM Audit Mutu

Internal (PM/03/2008)

PM Pengukuran Kepuasan Pasien

(PM/08/2008)8.3 Pengendalian Produk

Tidak SesuaiIX.1 PM Penanganan

pelayanan Tidak Sesuai(PM/05/2008)

8.4 Analisis Data IX.3 PM Evaluasi dan Pelaporan

(PM/06/2008)8.5 Perbaikan II.2, II.3, V.4, IX.2,

IX.3, IX.4PM Rapat Tinjauan

Manajemen (PM/02/2008)PM Tindakan

Perbaikan dan Pencegahan

(PM/….)PM Evaluasi dan

Pelaporan (PM/06/2008)PM Audit Mutu

Internal (PM/03/2008)



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 21 dari 22



Dibuat oleh,WMM




SMK NEGERI 1 PAKONG

No. Dok POS/02/01

Revisi 00


Halaman 22 dari 22

LAMPIRAN LTABEL KEWENANGAN PENGESAHAN DOKUMEN

NO NAMA DOKUMEN DIBUAT DIPERIKSA Disyahkan

1 Pedoman Mutu Kepala Sekolah Wakil Manajemen Mutu

Kepala Sekolah

2 Kebijakan Mutu Kepala Sekolah Wakil Manajemen Mutu

Kepala sekolah

3 Sasaran Mutu Lembaga

Kepala Sekolah Wakil Manajemen Mutu-

Kepala Sekolah

4 Sasaran Mutu Unit Kerja

Ketua Unit Kerja - Atasan Langsung

5 Rencana Mutu Lembaga

Kepala Sekolah Wakil Manajemen Mutu

6 Manual Mutu Unit Kerja

Ketua Unit Kerja - Atasan Langsung

7 Prosedur Operasi Standar

Wakil Manajemen Mutu Kepala Sekolah



Dibuat oleh,WMM



1. Pos Penggunaan Dokumen Smkn 1 Pakong

Documents

Transcript of 1. Pos Penggunaan Dokumen Smkn 1 Pakong