02 SOP Pengurusan Surat Keluar Untuk Surat Dinas Atau Resmi

KEMENTERIAN AGAMA RI UIN SYARIF HIDAYATULLAH

Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia

No. Dok. Un.01-B.III-UM-SUB.TU-SOP-002

Tgl. Terbit 5 Agustus 2011

Tgl. Efektif 5 September 2011 No. Revisi 000

Hlm. 1 | 4

SOP PENGURUSAN SURAT KELUAR UNTUK SURAT DINAS ATAU RESMI

TUJUAN

Standard Operating Procedure (SOP) ini bertujuan :

a. sebagai panduan kerja bagi pajabat atau petugas dalam melaksanakan pengurusan surat

keluar untuk surat dinas atau resmi di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

b. agar pengurusan surat keluar di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dapat

diselesaikan dengan tepat, cepat dan aman hingga sampai kepada tujuan yang dimaksud.

RUANG LINGKUP

Standard Operating Procedure (SOP) ini meliputi:

a. Surat-surat masuk dinas yang dikeluarkan di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

b. Unit-unit dan fungsi-fungsi yang terkait

REFERENSI

a. Pedoman Tata Persuratan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

b. Pedoman Kearsipan

c. Jadwal Retensi Arsip (JRA)

ISTILAH DAN DEFINISI

1. Surat : pernyataan tertulis dengan segala bentuk dan corak yang

digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan

informasi dari suatu pihak kepada pihak yang lain.

2. Surat dinas/resmi : Surat ang menyangku kedinasan yang digunakan antar satuan

organisasi yang berisi pemberitahuan, pernyataan, anjuran,

saran, permintaan, tanggapan dan jawaban atas

pertanyaan/permintaan.

3. Tata naskah dinas : pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup

pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,

pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan serta media yang

digunakan dalam komunikasi kedianasan.

4. Naskah dinas : semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan

yang dikeluarakan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan

instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas umum

pemerintahan dan pembangunan.

5. Naskah Dinas Arahan : naskah yang berisi informasi mengenai apa dan bagaiman

melakukan suatu kegiatan, berupa produk hukum yang bersifat

pengaturan dan penetapan, naskah yang bersifat bimbingan

serta naskah yang bersifat perintah melaksanakan tugas.

6. Naskah Dinas Khusus : informasi tertulis sebagai alat komunikasi yang dikeluarkan

oleh pejabat yang berwenang untuk kepentingan khusus

(dengan format dan keabsahan yang diatur secara khusus)

7. Surat ekstern : surat yang dikirim dari satuan organisasi di lingkungan UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta ke instansi lain.

8. Surat intern : surat yang dikirim antarsatuan kerja di lingkungan satuan

organisasi.

9. Satuan organisasi : bagian dari suatu organisasi di mana diselenggarakan kegiatan-

kegiatan organisasi dalam arti terbatas (dalam lingkungan UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta) yang di dalamnya terdapat pejabat-






Hlm. 2 | 4


pejabat yang mengurusi administrasi kepegawaian, keuangan

dan administrasi umum.

10. LPSR : Lembar Pengatar Surat Rahasia

11. LPSB : Lembar Pengantar Surat Biasa

DOKUMEN TERKAIT/FORM/REKAMAN MUTU

1. Panduan Tata Cara Pengurusan Surat

2. Form Lembar Pengantar Surat Biasa (LPSB)

3. LPSB

4. Data Kartu Kendali

INSTRUKSI KERJA

a.






Hlm. 3 | 4


Dasar hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Keputusan Menteri Agama nomor 141

Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata

Kerja Universitas Islam Negeri (UIN)

Syarif Hidayatullah Jakarta

2. Peraturan Menteri Agama Nomor 10

Tahun 2005 tentang Petunjuk

Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip

Dinamis di lingkungan UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta.

3. Peraturan Menteri Agama Republik

Indonesia Nomor 16 Tahun 2006

tentang Tata Usaha Persuratan Dinas di

Lingkungan UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta.

4. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971

tentang Ketentuan-ketentuan Pokok

Kearsipan (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 1971 Nomor 32,

Tambahan Lembaran Negara Nomor

2964)

5. Undang-undang Republik Indonesia

Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan.

a. Minimal berpendidikan D3

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:

- Pejabat Pengadministrasi Surat Masuk

Subbag. Tata Usaha

- Pejabat Pengarah Surat Subbag. Tata

Usaha

- Pejabat Pencatat Surat Subbag. Tata

Usaha

- Pejabat Pendistribusi Surat Subbag. Tata

Usaha

LPSB

Nomerator

Meja Sortir

Lemari Kartu Kendali

ATK

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

Harus disertai bukti pengiriman Tanggal dan nomor surat

Informasi-informasi yang berkaitan dengan

surat yang masuk

Pihak pengirim dan penerima






Hlm. 4 | 4


No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Pengadmini

strasi Surat

Masuk

Pencatat

Surat

Pendistribusi

Surat

Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output

1. Mulai

2. Menerima surat

dinas dari satuan

kerja di UIN

Syarif

Hidayatullah

Jakarta

Telah ditandata-

ngani oleh

pimpinan satuan

organisasi/kerja

2-5 Menit

dan sesuai

dengan

volume

atau

jumlah

surat

LPSB

3. Meneliti

kebenaran surat

sesuai dengan

LPSB

Telah diberi

nomor surat,

tanggal

5 Menit LPSB yang

telah

diparaf

4. Memasukkan

surat ke amplop

Diberi alamat

lengkap dan

stempel dinas

2-5 Menit

dan sesuai

dengan

volume

atau

jumlah

surat

Surat yang

telah diberi

alamat

lengkap

dan

stempel

dinas

5. Mencatat surat

dinas yang akan

dikirim

LPSB warna

putih dan hijau

2-5 Menit

dan sesuai

dengan

volume

atau

jumlah

surat

Data surat

dinas

keluar

6. Mengirimkan

surat melalui

Kantor Pos dan

Giro atau jasa

kurir

Surat Dinas dan

Jawaban

Lamaran dari

UIN Jakarta ke

pelamar

30-60

Menit

Bukti

pengiriman

7. Selesai

02 SOP Pengurusan Surat Keluar Untuk Surat Dinas Atau Resmi

Documents

Transcript of 02 SOP Pengurusan Surat Keluar Untuk Surat Dinas Atau Resmi