Tugas pokok sekretaris menyiapkan rapat dan memimpin rapat ade&dsybru banget 02(fix)bgt
02 Arahan Sekretaris Daerah
-
Upload
hidayat-sb -
Category
Documents
-
view
44 -
download
6
Transcript of 02 Arahan Sekretaris Daerah
ARAHAN SEKRETARIS DAERAHARAHAN SEKRETARIS DAERAHPADA RAKOR PENGENDALIAN PADA RAKOR PENGENDALIAN
OPERASIONAL KEGIATAN (POK) OPERASIONAL KEGIATAN (POK) TRIWULAN I TAHUN 2013TRIWULAN I TAHUN 2013
SLAWI, 17 APRIL 2013
TAHAPAN PENGENDALIAN
PENGENDALIAN INTERNAL SKPD
TINDAK LANJUT HASIL PENGENDALIAN INTERNAL KOORDINASI
PENGENDALIAN OPERASIONAL KEGIATAN TINGKAT KABUPATEN
PEDOMAN RKO TERLAKSANA SETIAP AKHIR BULANCAPAIAN KINERJA – INVENTARISASI
MASALAH – BUAT RENCANA TINDAK LANJUT
PENYUSUNAN LAPORAN
PENGIRIMAN LAPORAN TEPAT
WAKTU
KOORDINASI DAN KONSULTASI
PENGENDALIAN INTERNALPENGENDALIAN INTERNAL
RENCANA KERJA
OPERASIONAL (RKO)
TERLAKSANA SETIAP AKHIR
BULAN
HASIL PENGENDALIAN
INTERNAL
RKO mutlak harus disusun oleh SKPD
RKO sebagai pedoman dalam melaksanakan pengendalian internal SKPD
SKPD yg tidak memiliki RKO dapat dipastikan tidak pernah melaksanakan pengendalian program /
kegiatan secara internal
Kepala SKPD menjadwalkan secara rutin pengendalian internal dalam bentuk Rakor POK masing-masing SKPD
PPTK melaporkan kepada Kepala SKPD tentang Progres / capaian kinerja, permasalahan dan rencana tindak lanjut
Penyusunan Laporan Perkembangan Kegiatan setiap bulan
Inventarisasi Masalah dan susun Rencana Tindak Lanjut
Penyampaian Laporan kepada Bupati tepat waktu
Konsultasi kepada Pengambil Kebijakan dan Koordinasi dengan SKPD lain terkait permasalahan yang ada
HASIL PENGENDALI
AN INTERNAL
SOLUSI HARUS ADA
ARAHAN PIMPINAN
SOLUSI HARUS
KOORDINASI SKPD LAIN
SOLUSI BISA DI ATASI
INTERNAL
SOLUSI MASALAH DARIHASIL PENGENDALIAN INTERNAL
DAFTAR INVENTARISASI MASALAH DAN RENCANA TINDAK LANJUT
TRIWULAN I TAHUN 2013
PROGRAM PRIORITAS DAERAH
PERMASALAHAN
Lemahnya koordinasi antar SKPD
Belum sinkronnya Hari Kerja Pelayanan Administrasi Kependudukan
Bank Jateng masih kesulitasn dalam penerimaan setoran pajak
MOU dg Bank Jateng belum selesai
Waktu penyelesaian layanan KTP/KK masih terlalu lama
RENCANA TINDAK LANJUT
Penerimaan uang pajak sementara oleh Mantri Pajak
Segera selesaikan MOU dg Bank Jateng dalam waktu yg sesingkat singkatnya
Jika diperlukan ada penambahan petugas administrasi kependudukan
1. PROGRAM RUMAH PATEN
2. PROGRAM ADIPURA2. PROGRAM ADIPURA• Belum sepakatnya Tempat Pengolahan Sampah terpadu
(TPST) karena Desa/Kelurahan menganggap TPST kotor (mau membuang tetapi tidak mau ketempatan sbg lokasi pengolahan sampah)
• Banyak Tong Sampah hilang yg ada di ruang publik
• Penggalian pipa PDAM, PDAB, Telkom mempengaruhi penilaian adipura
• Pemangkasan pohon
MASALAH
• Membuat kesepakatan penggunaan lahan milik negara sebagai demplot percontohan TPST kepada DPU, Bagian Pemerintahan, BLH dan Bappeda menyelesaikan tindak lanjut ini
• Pengawasan dan membuat bentuk tong sampah yg tidak mudah diambil dan tidak memiliki nilai jual (Triwulan II sudah ada pengadaan Tong Sampah dari BLH)
• Koordinasi intensif dg instansi terkait agar pekerjaan tidak dilaksanakan pada masa penialain adipura
• Pemangkasan pohon untuk memperhatikan estetika
RENCANA TINDAK LANJUT
3. TAMAN RAKYAT SLAWI AYU3. TAMAN RAKYAT SLAWI AYU
• Panggung hiburan belum termanfaatkan
• Saluran drainase tidak tertutup bisa membahayakan pengunjung
• Hotspot area belum terpasang
• Belum ada penutup pintu (portal) sebelah utara
• Parkir preman sudah mulai meresahkan
MASALAH
• Disperindag untuk menyusun rencana kegiatan bulanan pemanfaatan TERASA kerjasama dg event organizer / swasta / komunitas masyarakat
• Seluruh SKPD agar mengarahkan tamu-tamu Pemda untuk mengunjungi Gedung Pusat Oleh-oleh di TERASA
• Untuk pemanfaatan Panggung Hiburan, segera dilengkapi sarana prasarana penunjang yg sudah direncanakan pada Triwulan II, seperti pengadaan sound system, genset (Disperindag), background panggung (DPU), ruang ganti dan toilet di panggung (PT Gunung Slamat).
• Waktu penerangan pada malam minggu agar bisa tetap menyala sampai jam 1 malam (DPU)
• Saluran drainase segera ditutup (DPU)
• Disperindag berkoordinasi dg Telkom untuk mendapatkan bantuan melalui CSR Telkom Pemasangan Hotspot Area
• Penutup pintu sebelah utara agar segera dibuat portal (Dinas Koperasi, UKM dan Pasar)
RENCANA TINDAK LANJUT
4. WISATA KESEHATAN JAMU KALIBAKUNG4. WISATA KESEHATAN JAMU KALIBAKUNG
• Gedung klinik tidak cukup memadai
• Kolam renang belum berfungsi
• Kelembagaan pengelola WKJ belum terbentuk
• Pembagian tugas pengelolaan sarana prasarana antara Dinkes dan Disparbud masih perlu kejelasan secara tertulis
MASALAH
• Pengadaan simplisia untuk menunjang pelayanan Klinik Jamu
• Penyempurnaan etalase sampai 100%
• Pembangunan drainase
• Segera ajukan konsep kelembagaan pengelola WKJ termasuk pembagian tugas pengelolaan sarana dan prasarana di Kalibakung pada Triwulan II
RENCANA TINDAK LANJUT
PERMASALAHAN
Jumlah PTT K2 1.103 orang, adapun jumlah Riil termasuk Non K1 dan Non K2 lebih dari 3.000 orang
Adanya kebutuhan tenaga tambahan untuk pelayanan kesehatan, sementara ada larangan pengangkatan THL / PTT
RENCANA TINDAK LANJUT
Pengadaan CPNS hanya dari PTT K1 dan K2
Kepala Dikpora, Dishubkominfo, DisKop UKM Pasar, dan SKPD lain untuk memetakan THL/PTT yg ada
Kepala Dinas Kesehatan dan Direktur RSUD untuk memetakan kebutuhan tenaga pelayanan kesehatan
Segera ditindaklanjuti melalui Rakor membahas secara khusus Pengangkatan Pegawai Non PNS
Segera lakukan seleksi PTT K2
5. PENATAAN PEGAWAI NON PNS (NON PTT)
DAFTAR INVENTARISASI MASALAH DAN RENCANA TINDAK LANJUT
HASIL LAPORAN PELAKSANAAN APBD TRIWULAN I TAHUN 2013
1. PERENCANAAN
PERMASALAHAN
SKPD masih ada yang belum menyusun dokumen
Rencana Kerja Operasional (RKO)
Rendahnya capaian kinerja Triwulan I dilihat dari
deviasi realisasi penyerapan keuangan dan
target, dimungkinkan karena penyusunan RKO
yang tidak merencanakan waktu kegiatan secara
tepat
RENCANA TINDAK LANJUT
Bagi SKPD yang belum memiliki RKO diminta untuk segera menyusun RKO
dan dikirimkan ke Bappeda paling lambat tanggal 30 April 2013, hal ini akan dijadikan salah satu indikator
penilaian kinerja Kepala SKPD
Perubahan terhadap isi RKO terutama rencana jadwal pelaksanaan kegiatan disesuaikan dg penyediaan anggaran kas
DPPKAD untuk memberikan penjelasan kepada SKPD terkait estimasi ketersediaan anggaran kas dalam satu tahun, agar tidak terjadi penumpukan kegiatan di akhir tahun
2. PENGANGGARAN
PERMASALAHAN
Kegiatan sarana prasarana yang anggarannya
bersumber dari Bantuan Provinsi belum ada dana sharing; untuk DPU, BLH,
Disparbud
Beberapa SKPD menyatakan dana sharing
untuk biaya umum kegiatan DAK masih terlalu
kecil
RENCANA TINDAK LANJUT
DPPKAD untuk mengidentifikasi kegiatan yang bisa dengan solusi Penggeseran Anggaran dan yang harus menunggu Perubahan APBD untuk bisa memenuhi dana sharing
Kepada anggota TAPD untuk memperhatikan permasalahan semacam ini agar tidak terulang kembali
Pengalokasian anggaran biaya umum untuk disesuaikan dengan masing-masing kebutuhan kegiatan, karena ada kebutuhan yang berbeda untuk kegiatan kontraktual dan swakelola
3. GAMBAR DESAIN RAB
PERMASALAHAN
SKPD mengalami kendala dalam pelaksanaan kegiatan fisik
karena lamanya proses penyusunan gambar desain dan RAB di DPU karena jumlah SDM
dan beban kerja yg tidak berimbang
Proses lelang yang mensyaratkan adanya kelengkapan dokumen gambar desain dan RAB
juga mengalami keterlambatan
RENCANA TINDAK LANJUT
DPU untuk menyusun konsep pengaturan secara tertulis tentang prosedur pelayanan gambar desain
dan RAB, antara lain mengenai kejelasan waktu penyelesaian,
keterlibatan pihak ketiga yg kompeten, pembagian tugas
verifikasi gambar desain dan RAB
Konsep pengaturan secara tertulis tentang prosedur pelayanan gambar
desain dan RAB dapat diajukan kepada Bupati paling lambat bulan Mei 2013
4. BANTUAN SOSIAL & HIBAH
PERMASALAHAN
Bantuan Sosial dan Hibah yg sudah dialokasikan
anggarannya di APBD 2013 masih ada yg belum proses
verifikasi
Setelah verifikasi SKPD mengalami kesulitan untuk
memenuhi persyaratan administrasi pemberian
Bantuan Sosial dan Hibah
RENCANA TINDAK LANJUT
Untuk diperhatikan Permendagri tentang Bansos Hibah, terutama
penyelarasan waktu usulan/proposal, verifikasi, penetapan APBD dan
keputusan Bupati penetapan lokasi/alokasi bantuan
Jika setelah verifikasi termasuk kategori bermasalah, maka persyaratan
administratif calon penerima bantuan untuk dipenuhi terlebih dahulu
sesuaikan proses waktunya kemudian dianggarkan ulang dalam perubahan
5. KEWENANGAN
PERMASALAHAN
SKPD masih ada yang melaksanakan kegiatan
yang bukan kewenangan Pemerintah Kabupaten
SKPD belum memenuhi persyaratan administratif
atas pelaksanaan kegiatan yg bukan
kewenangan Kabupaten
RENCANA TINDAK LANJUT
Untuk dijadikan perhatian oleh anggota TAPD agar kedepan memperhatikan asas kewenangan dalam memverifikasi usulan kegiatan dari SKPD
Kepada SKPD juga harus memahami asas kewenangan
Koordinasi dg Pihak yg memiliki kewenangan. Jika kegiatan kewenangan Desa maka harus dilengkapi persyaratan usulan dari Desa sasaran, demikian juga apabila melaksanakan kewenangan Provinsi, pertanyaannya : Apakah Provinsi mau membuat surat usulan ?
6. KOORDINASI
PERMASALAHAN
Koordinasi masih lemah, terutama penanganan masalah
lintas sektoral, seperti GOR, Terminal Dukuhsalam, jalan
407, Taman Rakyat Slawi Ayu, Terminal Dukuhsalam, dll
Rapat Koordinasi seringkali hanya dihadiri oleh utusan/perwakilan SKPD yg tidak memiliki kapasitas untuk membahas permasalahan.
Kurangnya ketersediaan data dan informasi yg relevan
RENCANA TINDAK LANJUT
Asisten Sekretaris Daerah dan Bappeda untuk mengambil peran aktif dalam meningkatkan fungsi koordinasi
untuk mengatasi permasalahan dan menyelesaikannya secara cepat, tepat
dan terukur.
Komitmen Kepala SKPD untuk dapat bersinergi satu sama lain dalam melaksanakan kegiatan lintas sektoral.
Rapat Koordinasi harus selalu menghasilkan kesepakatan dan komitmen untuk menindaklanjuti, siapa berperan apa ? Kapan selesainya ? Dengan strategi /metode bagaimana ?
7. VERIFIKASI SK BUPATI
PERMASALAHAN
SKPD menilai Proses verifikasi konsep SK Bupati di Bagian
Hukum masih membutuhkan waktu lama, sehingga
menghambat pelaksanaan kegiatan.
Bagian Hukum memiliki keterbatasan sumber daya
dalam memberikan pelayanan verifikasi
konsep SK Bupati
RENCANA TINDAK LANJUT
Perlu segera disusun pedoman penyusunan SK Bupati sehingga secara
teknis penyusunan SKPD dapat lebih memahami dan meminimalisir
kesalahan dalam penyusunan konsep SK Bupati
Bagian Hukum perlu membentuk Tim yg bertugas memverifikasi konsep SK Bupati dan menetapkan pelayanan secara periodik dg jadwal waktu tertentu.
Jika perlu dijadikan kegiatan pelayanan verifikasi SK dg penyediaan anggaran
8. PELAPORAN
PERMASALAHAN
Tingkat keterlambatan SKPD dalam mengirimkan laporan
perkembangan kegiatan APBD / Banprov / DAK / TP &
DUB kepada Bupati
Dari hasil Laporan SKPD, pengisian format masih banyak yg kurang sesuai pedoman dan hanya sedikit SKPD yg mampu dalam menemukenali masalah dan menyusun rencana tindak
lanjut
RENCANA TINDAK LANJUT
Untuk diperhatikan batas waktu pengiriman :
Laporan APBD dan Banprov setiap tgl 5 bulan berikutnya
Laporan DAK, TP & DUB setiap tgl 10 bulan berikutnya
Kepala SKPD untuk menyelenggarakan Rakor Pengendalian Internal secara periodik setiap akhir bulan, menerima Laporan masing-masing PPTK, temukenali masalah yg muncul, susun rencana tindak lanjut dan buat laporan sesuai format , kemudian dikirimkan tepat waktu .
PENTINGNYA PELAPORAN
KOORDINASI
PENGENDALIAN
KINERJA
PELAPORAN
ARAHAN
BUPATI JENIS LAPORAN :
LAPORAN KETERANGAN PERTANGGUNGJAWABAN BUPATI (LKPJ)
LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA PEMERINTAH (LAKIP)
LAPORAN PELAKSANAAN APBD
LAPORAN PERKEMBANGAN KEGIATAN APBD, BANPROV, DAK, TP / DUB
DLL
PELAPORAN UNTUK EVALUASI KINERJAJENIS LAPORAN SKPD PENGOLAH EVALUATOR
LAPORANOBYEK YG DI
EVALUASI
LAPORAN KETERANGAN PERTANGGUNGJAWABAN BUPATI (LKPJ)
BAGIAN PEMERINTAHAN
DPRD BUPATI
LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA PEMERINTAH (LAKIP)
BAGIAN ORGANISASI
PEMERINTAH PUSAT ( KEMENPAN DAN
REFORMASI BIROKRASI)
BUPATI / PEMERINTAH
DAERAH
LAPORAN PELAKSANAAN APBD
DPPKAD DPRD / BPK BUPATI / PEMERINTAH
DAERAH
LAPORAN PERKEMBANGAN KEGIATAN APBD, BANPROV, DAK, TP / DUB
BAPPEDA BUPATI KEPALA SKPD
APRESIASI ATAS HASIL EVALUASI LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA (LAKIP) PEMERINTAH KABUPATEN TEGAL
Hasil evaluasi dalam rangka penilaian implementasi dan pengembangan akuntabilitas kinerja Pemerintah Kabupaten Tegal mendapat penghargaan dari Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi dengan kategori CC dengan nilai 51,62
Komponen yang dinilai meliputi :
NO KOMPONEN YG DINILAI BOBOT NILAI 2012
1 PERENCANAAN KINERJA 35 19,38
2 PENGUKURAN KINERJA 20 11,69
3 PELAPORAN KINERJA 15 8,32
4 EVALUASI KINERJA 10 3,34
5 CAPAIAN KINERJA 20 8,89
NILAI CAPAIAN KINERJA 100 51,62
CATATAN ATAS KOMPONEN YG DINILAI
1. PERENCANAAN KINERJA ; perencanaan kinerja sudah tersusun melalui RPJMD dan RKPD , yang perlu mendapat perhatian adalah belum dimanfaatkan secara nyata Penetapan Kinerja (PK) sebagai media untuk memonitor, mengukur dan menyimpulkan, memberikan rewardmaupun punishment terhadap tercapai atau tidaknya kinerja yang diperjanjikan dalam dokumen Penetapan Kinerja (PK)
2. PENGUKURAN KINERJA; yang perlu mendapat perhatian adalah kualitas indikator kinerjanya sebagian belum berkualitas outcome, belum berdasar baseline data yang akurat serta belum memiliki sistem pengumpulan data kinerja yang baik.
CATATAN ATAS KOMPONEN YG DINILAI
3. PELAPORAN KINERJA; yang perlu mendapat perhatian adalah Laporan belum menginformasikan analisis capaian kinerja yang memadai, informasi keuangan belum dikaitkan dengan pencapaian target kinerja, sehingga belum dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi untuk mengetahui prestasi kinerja dan umpan balik perbaikan perencanaan dan peningkatan kinerja organisasi secara berkelanjutan.
4. EVALUASI KINERJA; kualitas evaluasi kinerja belum dapat menggambarkan akuntabilitas yang di evaluasi karena belum sepenuhnya mengacu pada PERMEN PAN dan RB tentang Petunjuk Pelaksanaan Evaluasi AKIP
5. CAPAIAN KINERJA; perlu ditingkatkan capaian-capaian indikator outcome yang telah ditetapkan targetnya dalam PK serta kualitas keakuratan dan kehandalan data
ARAHAN TINDAK LANJUT
1. Perlu segera menetapkan mekanisme untuk memonitor dan mengevaluasi kemajuan (progres) kinerja secara periodik (triwulanan) yang harus dimanfaatkan hasilnya sebagai salah satu dasar untuk memberikan penghargaan kepada Kepala SKPD atas pencapaian target-target kinerja yang sudah ditetapkan.
2. Perlu segara mereviu Indikator Kinerja Utama (IKU), mulai dari Kabupaten sampai tingkat SKPD dan kemudian dimanfaatkan dalam perencanaan, penganggaran, pengukuran, pelaporan dan evaluasi kinerja di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tegal.
ARAHAN TINDAK LANJUT3. Para Asisten Sekretaris Daerah dan Bappeda untuk
melakukan pengawalan yang intensif atas capaian Program-Program Strategis Pemerintah Kabupaten Tegal dengan mengoptimalkan koordinasi, komunikasi dan pengendalian program / kegiatan yang dilaksanakan oleh SKPD pengampu.
4. Kepala SKPD untuk meningkatkan kualitas penyajian informasi data pelaporan dan disiplin dalam penyampaian pelaporan.
5. Perlu peningkatan kapasitas SDM dalam bidang akuntabilitas dan manajemen kerja di seluruh jajaran Pemerintah Kabupaten Tegal untuk mempercepat terwujdunya pemerintahan yang berkinerja dan akuntabel.