01 Pelayanan Data Dan Informasi

download 01 Pelayanan Data Dan Informasi

of 7

description

prosedur dalam pelayanan data dan informasi

Transcript of 01 Pelayanan Data Dan Informasi

  • 1

    DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI

    Febri L. Kotten, SE, MM

    Penyusun SOP

    Ir. Benny J. Pandie

    Kepala Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi

    Drs. Daud U.Z Kamuri, M.Si

    Kepala Biro Administrasi

    3 November 2012 25 November 2012 30 November 2012

    BIRO ADMINISTRASI

    AKADEMIK, KEMAHASISWAAN,

    PERENCANAAN DAN SISTEM

    INFORMASI (BIRO AAKPSI)

    No.Dokumen : -

    Revisi : 0

    PROSEDUR OPERASIONAL

    PELAYANAN DATA DAN

    INFORMASI

    Tanggal berlaku : 1 Januari 2013

    Halaman : 1 dari 7

    LEMBAR PENGESAHAN

    PROSEDUR OPERASIONAL PELAYANAN DATA DAN INFORMASI

  • 2

    BIRO ADMINISTRASI

    AKADEMIK, KEMAHASISWAAN,

    PERENCANAAN DAN SISTEM

    INFORMASI (BIRO AAKPSI)

    No.Dokumen : -

    Revisi : 0

    PROSEDUR OPERASIONAL

    PELAYANAN DATA DAN

    INFORMASI

    Tanggal berlaku : 1 Januari 2013

    Halaman : 2 dari 7

    DAFTAR ISI

    Lembar Pengesahan ................................................................................................................ 1

    Daftar isi ........................................................................................................................... 2

    1. Pendahuluan ............................................................................................................... 3

    2. Maksud dan Tujuan ........................................................................................................ 3

    3. Definisi ........................................................................................................................... 3

    4. Referensi ........................................................................................................................... 3

    5. Prosedur Operasional ................................................................................................... 4

    6. Petunjuk Operasional ................................................................................................... 5

    6.1 Stakeholders ............................................................................................................... 5

    6.2 Pemimpin Universitas ................................................................................................ 5

    6.3 Biro AAKPSI ............................................................................................................. 5

    6.4 Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi ................................................................ 5

    6.5 Sub Bagian Sistem Informasi ..................................................................................... 5

    7. Waktu Penyelesaian .......................................................................................................... 5

    8. Daftar Dokumen ................................................................................................................ 6

    9. Daftar Distribusi ................................................................................................................ 6

    10. Lembar Revisi ................................................................................................................... 6

  • 3

    BIRO ADMINISTRASI

    AKADEMIK, KEMAHASISWAAN,

    PERENCANAAN DAN SISTEM

    INFORMASI (BIRO AAKPSI)

    No.Dokumen : -

    Revisi : 0

    PROSEDUR OPERASIONAL

    PELAYANAN DATA DAN

    INFORMASI

    Tanggal berlaku : 1 Januari 2013

    Halaman : 3 dari 7

    1. Pendahuluan

    Sistem informasi merupakan frase yang sudah tidak asing dan sering kita dengar, bahkan disadari

    atau tidak,kita sudah sangat sering memanfaatkannya. Secara mudah, sistem informasi dapat

    diartikan sebagai suatu sistem yang di dalamnya terdapat suatu proses yang saling berkaitan dalam

    mengolah kumpulan data menjadi suatu informasi sehingga dapat dimanfaatkan oleh pengguna

    (user) sebagai sumber informasi dalam membantu yang bersangkutan untuk pengambilan

    keputusan atau menyelesaikan suatu persoalan/pekerjaan. Dari asumsi tersebut dan dalam

    praktiknya sistem informasi selalu dikonotasikan sebagai suatu sistem jaringan yang

    menggunakan teknologi yang canggih.

    2. Maksud dan Tujuan

    a. Agar proses aliran data dari Fakultas, Lembaga, UPT dan unit lain dapat tersaji secara akurat,

    tepat waktu dan memiliki validitas yang memadai

    b. Agar data yang diperoleh dapat dijadikan dasar dalam proses pengambilan keputusan di

    tingkat Universitas

    3. Definisi

    Prosedur pelayanan data adalah bentuk mekanisme pelayanan data dari Universitas untuk

    kebutuhan internal (dalam universitas) ataupun kebutuhan eksternal (Instansi pemerintah,

    Masyarakat dan stakeholder).

    4. Referensi

    a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi

    Elektronik

    b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi

    Publik

    c. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran

    Negara Tahun 2003 Nomor 78)

    d. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi, (Lembaran Negara

    Tahun 2012 Nomor 158)

    e. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 085/D/O/1998 yang berada

    dalam kedudukan sebagai terminal data dan informasi di tingkat Universitas

    f. Peraturan Pemerintah Nomor..................tentang Pendirian Universitas Nusa Cendana

    g. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 2011

    Tentang Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

    h. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2012

    Tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan

    Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

  • 4

    Setuju Setuju

    Koreksi Koreksi Koreksi

    BIRO ADMINISTRASI

    AKADEMIK, KEMAHASISWAAN,

    PERENCANAAN DAN SISTEM

    INFORMASI (BIRO AAKPSI)

    No.Dokumen : -

    Revisi : 0

    PROSEDUR OPERASIONAL

    PELAYANAN DATA DAN

    INFORMASI

    Tanggal berlaku : 1 Januari 2013

    Halaman : 4 dari 7

    5. Prosedur Operasional Pelayanan Data dan Informasi

    STAKEHOLDER PEMIMPIN

    UNIVERSITAS BIRO AAKPSI

    BAGIAN

    PERENCANAAN

    DAN SISTEM

    INFORMASI

    SUB BAGIAN

    SISTEM

    INFORMASI

    Permintaan

    Data dan

    Informasi

    Disposisi

    Proses Data

    dan Informasi

    Disposisi Telaah /

    Proses

    Persiapan

    Materi

    Paraf

    Paraf

    Setuju/

    TTD

    A A

    Arsip

    Internal

    Distribusi

  • 5

    BIRO ADMINISTRASI

    AKADEMIK, KEMAHASISWAAN,

    PERENCANAAN DAN SISTEM

    INFORMASI (BIRO AAKPSI)

    No.Dokumen : -

    Revisi : 0

    PROSEDUR OPERASIONAL

    PELAYANAN DATA DAN

    INFORMASI

    Tanggal berlaku : 1 Januari 2013

    Halaman : 5 dari 7

    6. Petunjuk Operasional (Uraian Tugas) harus sesuai dengan bagan diatas.

    6.1 Stakeholder

    6.1.1 Surat permintaan data dan informasi dari stakeholder

    6.2 Pimpinan Universitas

    6.2.1 Menerima surat permintaan data dan informasi dari stakeholder

    6.2.2 Mendisposisi ke Biro AAKPSI

    6.3 Biro AAKPSI

    6.3.1 Menerima disposisi permintaan data dan informasi dari Pimpinan Universitas

    6.3.2 Menyetujui dan memaraf

    6.3.3 Mendisposisi ke Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi

    6.3.4 Menandatangani

    6.4 Bagian Perencananaan dan Sistem Informasi

    6.4.1 Menerima disposisi permintaan data dan informasi dari Biro AAKPSI

    6.4.2 Meneliti dan memberikan tanggapan

    6.4.3 Menyetujui dan memaraf

    6.4.4 Mendisposisi ke Sub Bagian Sistem Informasi

    6.4.5 Menandatangani

    6.5 Sub Bagian Sistem Informasi

    6.5.1 Menerima disposisi permintaan data dan informasi dari Bagian perencanaan dan

    Sistem Informasi

    6.5.2 Menelaah tentang substansi permintaan data dan informasi

    6.5.3 Melakukan koordinasi dengan unit terkait data yang diminta

    6.5.4 Mengkonsep surat pengantar pengiriman data dan informasi

    6.5.5 Menyimpan arsip informasi yang diberikan kepada stakeholder

    6.5.6 Mendistribusikan informasi kepada stakeholder

    Waktu penyelesaian persiapan permintaan data dan informasi paling lama 4 minggu.

  • 6

    BIRO ADMINISTRASI

    AKADEMIK, KEMAHASISWAAN,

    PERENCANAAN DAN SISTEM

    INFORMASI (BIRO AAKPSI)

    No.Dokumen : -

    Revisi : 0

    PROSEDUR OPERASIONAL

    PELAYANAN DATA DAN

    INFORMASI

    Tanggal berlaku : 1 Januari 2013

    Halaman : 6 dari 7

    7. Daftar Dokumen

    NO NAMA

    DOKUMEN

    FUNGSI PENANGGUNG

    JAWAB

    PENANDA

    TANGAN

    DISTRIBUSI

    1 Data

    Fakultas/Unit

    Sebagai dasar

    untuk menyusun

    data

    Pimpinan Unit Kerja Pimpinan Unit

    Kerja

    Pimpinan

    Universitas

    2 Dokumen

    Permintaan

    data

    Sebagai acuan

    bagi unit kerja

    untuk

    melakukan

    pengambilan

    keputusan

    Rektor

    Pembantu Rektor

    Karo AAKPSI

    Kabag Perencanaan dan

    Sistem Informasi

    Kasubag Sistem Informasi

    Pimpinan

    Universitas

    Unit kerja

    terkait

    3 Berkas

    Penyusunan

    Data

    Sebagai

    dokumen resmi

    hasil

    penyusunan data

    Rektor

    Pembantu Rektor

    Karo AAKPSI

    Kabag Perencanaan dan

    Sistem Informasi

    Kasubag Sistem Informasi

    Pimpinan

    Universitas Stakeholder

    Unit kerja terkait

    8. Daftar Distribusi

    Dikirm sesuai dengan alamat pada surat permintaan data dan tembusannya sesuai kebutuhan unit

    kerja

    9. Lampiran Dokumen

    a. Data Print

    b. File Data

  • 7

    BIRO ADMINISTRASI

    AKADEMIK, KEMAHASISWAAN,

    PERENCANAAN DAN SISTEM

    INFORMASI (BIRO AAKPSI)

    No.Dokumen : -

    Revisi : 0

    PROSEDUR OPERASIONAL

    PELAYANAN DATA DAN

    INFORMASI

    Tanggal berlaku : 1 Januari 2013

    Halaman : 7 dari 7

    10. Lembar Revisi

    No Uraian Tanggal Tanda Tangan