01 Pelayanan Data Dan Informasi

1

DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI

Febri L. Kotten, SE, MM

Penyusun SOP

Ir. Benny J. Pandie

Kepala Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi

Drs. Daud U.Z Kamuri, M.Si

Kepala Biro Administrasi

3 November 2012 25 November 2012 30 November 2012

BIRO ADMINISTRASI

AKADEMIK, KEMAHASISWAAN,

PERENCANAAN DAN SISTEM

INFORMASI (BIRO AAKPSI)

No.Dokumen : -

Revisi : 0

PROSEDUR OPERASIONAL

PELAYANAN DATA DAN

INFORMASI

Tanggal berlaku : 1 Januari 2013

Halaman : 1 dari 7

LEMBAR PENGESAHAN

PROSEDUR OPERASIONAL PELAYANAN DATA DAN INFORMASI

2

BIRO ADMINISTRASI




No.Dokumen : -

Revisi : 0


PELAYANAN DATA DAN

INFORMASI


Halaman : 2 dari 7

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ................................................................................................................ 1

Daftar isi ........................................................................................................................... 2

1. Pendahuluan ............................................................................................................... 3

2. Maksud dan Tujuan ........................................................................................................ 3

3. Definisi ........................................................................................................................... 3

4. Referensi ........................................................................................................................... 3

5. Prosedur Operasional ................................................................................................... 4

6. Petunjuk Operasional ................................................................................................... 5

6.1 Stakeholders ............................................................................................................... 5

6.2 Pemimpin Universitas ................................................................................................ 5

6.3 Biro AAKPSI ............................................................................................................. 5

6.4 Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi ................................................................ 5

6.5 Sub Bagian Sistem Informasi ..................................................................................... 5

7. Waktu Penyelesaian .......................................................................................................... 5

8. Daftar Dokumen ................................................................................................................ 6

9. Daftar Distribusi ................................................................................................................ 6

10. Lembar Revisi ................................................................................................................... 6

3

BIRO ADMINISTRASI




No.Dokumen : -

Revisi : 0


PELAYANAN DATA DAN

INFORMASI


Halaman : 3 dari 7

1. Pendahuluan

Sistem informasi merupakan frase yang sudah tidak asing dan sering kita dengar, bahkan disadari

atau tidak,kita sudah sangat sering memanfaatkannya. Secara mudah, sistem informasi dapat

diartikan sebagai suatu sistem yang di dalamnya terdapat suatu proses yang saling berkaitan dalam

mengolah kumpulan data menjadi suatu informasi sehingga dapat dimanfaatkan oleh pengguna

(user) sebagai sumber informasi dalam membantu yang bersangkutan untuk pengambilan

keputusan atau menyelesaikan suatu persoalan/pekerjaan. Dari asumsi tersebut dan dalam

praktiknya sistem informasi selalu dikonotasikan sebagai suatu sistem jaringan yang

menggunakan teknologi yang canggih.

2. Maksud dan Tujuan

a. Agar proses aliran data dari Fakultas, Lembaga, UPT dan unit lain dapat tersaji secara akurat,

tepat waktu dan memiliki validitas yang memadai

b. Agar data yang diperoleh dapat dijadikan dasar dalam proses pengambilan keputusan di

tingkat Universitas

3. Definisi

Prosedur pelayanan data adalah bentuk mekanisme pelayanan data dari Universitas untuk

kebutuhan internal (dalam universitas) ataupun kebutuhan eksternal (Instansi pemerintah,

Masyarakat dan stakeholder).

4. Referensi

a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi

Elektronik

b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi

Publik

c. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran

Negara Tahun 2003 Nomor 78)

d. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi, (Lembaran Negara

Tahun 2012 Nomor 158)

e. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 085/D/O/1998 yang berada

dalam kedudukan sebagai terminal data dan informasi di tingkat Universitas

f. Peraturan Pemerintah Nomor..................tentang Pendirian Universitas Nusa Cendana

g. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 2011

Tentang Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

h. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2012

Tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

4

Setuju Setuju

Koreksi Koreksi Koreksi

BIRO ADMINISTRASI




No.Dokumen : -

Revisi : 0


PELAYANAN DATA DAN

INFORMASI


Halaman : 4 dari 7

5. Prosedur Operasional Pelayanan Data dan Informasi

STAKEHOLDER PEMIMPIN

UNIVERSITAS BIRO AAKPSI

BAGIAN

PERENCANAAN

DAN SISTEM

INFORMASI

SUB BAGIAN

SISTEM

INFORMASI

Permintaan

Data dan

Informasi

Disposisi

Proses Data

dan Informasi

Disposisi Telaah /

Proses

Persiapan

Materi

Paraf

Paraf

Setuju/

TTD

A A

Arsip

Internal

Distribusi

5

BIRO ADMINISTRASI




No.Dokumen : -

Revisi : 0


PELAYANAN DATA DAN

INFORMASI


Halaman : 5 dari 7

6. Petunjuk Operasional (Uraian Tugas) harus sesuai dengan bagan diatas.

6.1 Stakeholder

6.1.1 Surat permintaan data dan informasi dari stakeholder

6.2 Pimpinan Universitas

6.2.1 Menerima surat permintaan data dan informasi dari stakeholder

6.2.2 Mendisposisi ke Biro AAKPSI

6.3 Biro AAKPSI

6.3.1 Menerima disposisi permintaan data dan informasi dari Pimpinan Universitas

6.3.2 Menyetujui dan memaraf

6.3.3 Mendisposisi ke Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi

6.3.4 Menandatangani

6.4 Bagian Perencananaan dan Sistem Informasi

6.4.1 Menerima disposisi permintaan data dan informasi dari Biro AAKPSI

6.4.2 Meneliti dan memberikan tanggapan

6.4.3 Menyetujui dan memaraf

6.4.4 Mendisposisi ke Sub Bagian Sistem Informasi

6.4.5 Menandatangani

6.5 Sub Bagian Sistem Informasi

6.5.1 Menerima disposisi permintaan data dan informasi dari Bagian perencanaan dan

Sistem Informasi

6.5.2 Menelaah tentang substansi permintaan data dan informasi

6.5.3 Melakukan koordinasi dengan unit terkait data yang diminta

6.5.4 Mengkonsep surat pengantar pengiriman data dan informasi

6.5.5 Menyimpan arsip informasi yang diberikan kepada stakeholder

6.5.6 Mendistribusikan informasi kepada stakeholder

Waktu penyelesaian persiapan permintaan data dan informasi paling lama 4 minggu.

6

BIRO ADMINISTRASI




No.Dokumen : -

Revisi : 0


PELAYANAN DATA DAN

INFORMASI


Halaman : 6 dari 7

7. Daftar Dokumen

NO NAMA

DOKUMEN

FUNGSI PENANGGUNG

JAWAB

PENANDA

TANGAN

DISTRIBUSI

1 Data

Fakultas/Unit

Sebagai dasar

untuk menyusun

data

Pimpinan Unit Kerja Pimpinan Unit

Kerja

Pimpinan

Universitas

2 Dokumen

Permintaan

data

Sebagai acuan

bagi unit kerja

untuk

melakukan

pengambilan

keputusan

Rektor

Pembantu Rektor

Karo AAKPSI

Kabag Perencanaan dan

Sistem Informasi

Kasubag Sistem Informasi

Pimpinan

Universitas

Unit kerja

terkait

3 Berkas

Penyusunan

Data

Sebagai

dokumen resmi

hasil

penyusunan data

Rektor

Pembantu Rektor

Karo AAKPSI

Kabag Perencanaan dan

Sistem Informasi

Kasubag Sistem Informasi

Pimpinan

Universitas Stakeholder

Unit kerja terkait

8. Daftar Distribusi

Dikirm sesuai dengan alamat pada surat permintaan data dan tembusannya sesuai kebutuhan unit

kerja

9. Lampiran Dokumen

a. Data Print

b. File Data

7

BIRO ADMINISTRASI




No.Dokumen : -

Revisi : 0


PELAYANAN DATA DAN

INFORMASI


Halaman : 7 dari 7

10. Lembar Revisi

No Uraian Tanggal Tanda Tangan

01 Pelayanan Data Dan Informasi

Documents

Transcript of 01 Pelayanan Data Dan Informasi